Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица — работники организации (в том числе совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин — «под отчет»).
Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:
- в качестве аванса на командировочные расходы;
- на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, ГСМ через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.)
Порядок выдачи наличных денег под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций. Запрещается:
- выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
- передавать подотчетные суммы от одного работника другому.
Подотчетное лицо на суммы расходов предоставляет оправдательные документы: Авансовый отчет (ф. № АО-1), и к нему прикладываются товарные и кассовые чеки, квитанции и т. д.
Сроки сдачи авансовых отчетов устанавливаются приказом руководителя организации. По суммам, полученным на командировочные расходы, срок сдачи по командировке определен тремя днями — для командировок в пределах территории РФ и для загранкомандировок.
Для сумм, полученных на хозяйственные нужды, срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм определяется организацией самостоятельно.
Порядок оформления расходов на служебные командировки:
- Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (ф. № Т-9), при направлении группы работников — приказ (распоряжение) (ф. № Т-9а).
- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т-10а).
- Командировочное удостоверение (ф. № Т-10).
- Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) на сумму аванса.
- Авансовый отчет (ф. № АО-1).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Командированному работнику возмещаются:
- расходы по найму жилого помещения;
- проезд к месту командировки и обратно;
- суточные.
Расходы по найму жилого помещения оплачиваются в сумме фактически произведенных, документально подтвержденных затрат. Предельный размер данных расходов, по которым отсутствуют документы, необлагаемых НДФЛ, составляет до 700 руб. за каждый день командировки (для загранкомандировок — до 2500 руб.).
Расходы по проезду возмещаются командированному работнику и размере:
- стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
- оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;
- расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.
Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, указанным в коллективном договоре или в другом локальном нормативном акте организации. Предельный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составляет до 700 руб. за каждый день командировки (для загранкомандировок до 2500 руб.). Для целей исчисления налога на прибыль норматив су точных не установлен.
Для расчетов с персоналом по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные расходы и на командировочные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — активно пассивный (чаще активный).
Начальное сальдо (по дебету) — задолженность работника по подотчетным суммам на начало отчетного периода.
Дебетовый оборот — выдача денежных средств под отчет.
Кредитовый оборот — суммы затрат и приобретенных ценностей и возврат подотчетных сумм.
Конечное сальдо (по дебету) — задолженность работника по подотчетным суммам на конец отчетного периода.
Визит сотрудника за рубеж оформляют теми же документами, что и командировку по России.
Руководитель организации подписывает приказ о направлении сотрудника в командировку, в котором указываются личные данные сотрудника (фамилия, имя, отчество), страна пребывания, цели и срок командировки. При командировании работника за рубеж (кроме стран СНГ) командировочное удостоверение может не оформляться.
Все отметки о времени прибытия и отъезда работника осуществляются в его заграничном паспорте при пересечении границы. По возвращении работник, как и при обычной командировке, составляет отчет о выполнении поставленного задания, который утверждается руководителем организации.
Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть /дословно переведены на русский.
День пересечения границы при выезде из Российской Федерации оплачивается в иностранной валюте по норме, установленной для страны въезда, день пересечения границы при возвращении на территорию Российской Федерации оплачивается в рублях. Если работник направляется в несколько стран, суточные за день переезда из одной страны в другую оплачиваются по нормам, установленным для страны въезда, в иностранной валюте.
По заграничным командировкам нормы суточных установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 г. № 64н «Об установлении размеров выплат суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».
Порядок приобретения иностранной валюты для выдачи ее работнику, направляющемуся в зарубежную командировку. Одним из вариантов являются расчеты с применением корпоративной банковской карты.
На счете может быть любая сумма, но по согласованию с банком организация устанавливает лимит расчетов с использованием карты. Денежные средства с корпоративной банковской карты могут быть использованы за пределами РФ только для оплаты командировочных (представительских) расходов.
Поскольку снятые с корпоративной банковской карты средства считаются выданными под отчет, у организации-работодателя нет необходимости выдавать в иностранной валюте наличные средства на командировочные расходы. Все необходимые платежи будут осуществлены командированным сотрудником через корпоративную карту.
При возвращении сотрудника из командировки кроме привычных документов (проездных билетов, счетов гостиниц и т. д.) к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием корпоративной карты — квитанции банкоматов, слипы.
Банк, открывший корпоративную карту, имеет право потребовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с их использованием,
Валюту для загранкомандировки можно приобретать как с помощью валютного счета, так и через обменный пункт.
Организации необязательно выдавать при загранкомандировках аванс в иностранной валюте. Она может выплатить сотруднику рубли. А работник купит иностранную валюту в обменном пункте.
В бухгалтерском и налоговом учете все расчеты по загранкомандировке фирма переводит в рубли. При этом командировочные расходы отражаются по курсу Центробанка России на дату утверждения авансового отчета.
Пример
Иванов С.Ю., работник ООО «Виктория», направлен в загранкомандировку. 28 августа для оплаты командировочных расходов организация выплатила ему из кассы 30 000 руб. А Иванов СЮ. купил иностранную валюту в обменном пункте.
6 сентября утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма расходов по которому составила $1000. Курс Банка России в этот день составил 29,2307 руб./USD.
В бухгалтерском учете ООО «Виктория» были сделаны следующие проводки.
28 августа:
Дт 71 Кт 50 30 000 руб. — выданы денежные средства командированному работнику под отчет. 6 сентября:
Дт 26 Кт 71 29 230,7 руб. (1000 USD х 29,2307 руб./USD) — учтены командировочные расходы;
Дт 50 Кт 71 769,3 руб. (30 000 руб. — 29 230,7 руб.) — остаток средств Иванов С. Ю. вернул в кассу организации.
Если у организации есть валютный счет, то она может купить иностранную валюту для загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк.
При этом купленная валюта пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату покупки и выдачи денег. В командировочные расходы отражаются по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.
Кроме того, и в бухгалтерском, и в налоговом учете иностранная валюта пересчитывается на конец отчетного периода.
Пример
Предположим, что ООО «Виктория» решило выдать Иванову С. Ю. для оплаты командировочных расходов иностранную валюту — 1000 USD. Для этого организация подала в обслуживающий банк заявку на приобретение иностранной валюты. Банку перечислено 35 000 руб.
28 августа банк купил валюту по курсу 29,85 руб./USD и зачислил ее на валютный счет организации за минусом комиссионного вознаграждения в сумме 500 руб. В этот же день валюта была оприходована в кассу и выдана работнику.
6 сентября утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма расходов по которому составила $1000.
Курс Банка России составил на:
- 28 августа — 29,2289 руб./USD;
- 31 августа — 29,2447 руб./USD;
- 6 сентября — 29,2307 руб./USD.
В бухгалтерском учете ООО «Виктория» были сделаны следующие проводки. 28 августа:
Дт 57 Кт 51 35 000 руб. — перечислены деньги на покупку валюты;
Дт 52 Кт 57 29,2289 руб. (1000 USD х 29,2289 руб./USD) — зачислена валюта на счет организации;
Дт 91-2 Кт 57 500 руб. — удержано банком комиссионное вознаграждение;
Дт 91-2 Кт 57 621,1 руб. (1000 USD х (29,85 руб./USD — 29,2289 руб./ USD)) — отражена разница между курсом покупки валюты и курсом Банка России;
Дт 50 субсчет «Валютная касса» Кт 52 29,2289 руб. — оприходована наличная валюта в кассе;
Дт 71 Кт 50 субсчет «Валютная касса» 29,2289 руб. — выдана валюта командированному работнику под отчет.
6 сентября:
Дт 26 Кт 71 29,2307 руб. (1000 USD х 29,2307 руб./USD) — учтены командировочные расходы;
Дт 71 Кт 91-11,8 руб. (1000 USD х (29,2307 руб./USD — 29,2289 руб./ USD)) — учтена отрицательная курсовая разница.
Регистр синтетического и аналитического учета (совмещен) — журнал-ордер № 7. Аналитические счета открываются на каждое подотчетное лицо отдельной строкой.
При использовании организацией автоматизированной формы учета с применением программного продукта «1С: Предприятие» регистрами синтетического учета являются обороты счета 71 (Главная книга), анализ счета 71, оборотно-сальдовая ведомость и др. Регистрами аналитического учета выступают оборотно-сальдовая ведомость по счету 71, анализ счета 71 по субконто, обороты между субконто, карточки счета 71, карточка счета 71 по субконто и др.
| Денежные средства выданы под отчет | 71 | 50,51 |
| Оприходованы ценности, приобретенные подотчетными лицами | 07, 08, 10, 15,41 | 71 |
| Оплачены подотчетными лицами расходы на хозяйственные нужды и командировочные расходы | 20, 23, 25, 26 | 71 |
| Учтен НДС по приобретенным ценностям и суммам расходов | 19 | 71 |
| Налоговый вычет по НДС | 68 | 19 |
| Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу, на расчетный счет | 50,51 | 71 |
| Отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма | 94 | 71 |
| Невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника или | 70 | 94 |
| относится на счет 73, если она не может быть удержана из зарплаты | 73 | 94 |
Источник: https://www.konspekt.biz/index.php?text=5387
Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами
Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий.
К подотчетным лицам относятся работники предприятия, получившие денежные суммы (аванс) или чековую книжку под отчет для предстоящих расходов, а также работники, которые обязаны отчитаться за полученную выручку наличными деньгами.На предприятии должен быть утвержденный список подотчетных лиц.
Расходование подотчетных сумм может осуществ-ляться по следующим направлениям: командировочные, хозяйственные и расходы, связанные с получением и отгрузкой продукции.
Независимо от целевого назначения полученных сумм подотчетное лицо обязано представить в течение трех дней после завершения работы авансовый отчет с при-ложением оправдательных документов.
Авансовый отчет проверяется бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и служит основанием для списания израсходованных сумм.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — основной расчетный активный. Сальдо может быть и кредитовым, оно отражает кредиторскую задолженность организации перед подотчетным лицом в случае перерасхода полученных сумм. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут в журнале-ордере № 7 на основании отчетов кассира и авансовых отчетов.
По дебету отражается выдача д/с под отчет, по кредиту — списание д/с с подотчетного лица при представлении им отчета о расходах. Денежные ср-ва представляются на командировочные расходы на основании приказа о назначении коммандировки, коммандировочного удостоверения по расходному кассовому ордеру.
По возвращению из командировки работник должен представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах, к отчету приложить оправдательные документы. Наряду с командировочными расходами работники могут получать в кассе наличные д/с на хоз-операционные расходы. В бух проводке: 1. выданы д/с под отчет 71-50. 2.
оприходованы ценности или списаны расходы согласно представленному авансовому отчету 10,19,26,20 и др.-71
130 Синтетический и аналитичсекий учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.
К поставщикам и подрядчикам относятся организации, поставляющие различные товарно-материальные ценности (готовую продукцию, товары, сырье), оказывающие услуги (посреднические, арендные, коммунальные) и выполняющие разные работы (строительные, ремонтные, модернизирующие).
Расчеты с поставщиками и подрядчиками производятся в основном в безналичной форме; в настоящее время они сами выбирают форму расчетов при заключении договоров. Для учета расчетов организации с поставщиками в системе счетов бухгалтерского учета используют самостоятельный синтетический счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:- полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, по доставке и переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк; — товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (неотфактурованные поставки). На этом счете отражают расчеты по выданным авансам и по задолженности поставщикам по неоплаченным поставкам. Счет по отношению к балансу – активно-пассивный. Сальдо дебетовое – свидетельствует о суммах авансов или предоплат, перечисленных поставщикам. Сальдо кредитовое – о суммах задолженности организации поставщикам и подрядчикам по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам. Оборот по дебету – о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц. Оборот по кредиту – о суммах по принятым к оплате акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за отчетный месяц. Аналитический учет расчетов с поставщиками организуется в разрезе поставщиков, договоров, расчетных документов, видов расчетов. При этом необходимо выделить расчеты по авансам, выданным либо в аналитическом разрезе, либо на отдельных субсчетах.
Счет 60 корреспондирует со счетами учета денежных средств. При этом суммы выданных авансов и предварительные оплаты учитываются обособленно.
Расчеты с поставщиками отражаются на счете 60 в любом случае, даже если предъявленный счет поставщика оплачен одновременно с поступлением материальных ценностей.
Основанием для выписки банковских платежных документов, для расчетов с поставщиками являются счета-фактуры. Если реализация товара осуществляется за наличный расчет, счет-фактуру заменяет кассовый чек.
Дт 10 Кт 60 – на стоимость материалов, фактически поступивших,
принятых к оплате
Дт 15 Кт 60 – на сумму, оплачиваемую поставщику.
Дт 60 Кт 50 – оплачена задолженность поставщиком наличными.
Дт 60 Кт 51,52 – оплачена задолженность поставщиком с банковских
счетов.
Дт 60 Кт 66,67 – погашена задолженность поставщикам за счёт кредита
банка.
Дт 60 Кт 91 – на сумму, невзысканную поставщиком по истечении сроков
исковой давности, увеличиваются прочие доходы
организации.
Дт 91 Кт 60 – задолженность организации, взыскания с которой невоз-
можно, но списываются на прочие доходы организации
Источник: https://cyberpedia.su/12×5977.html
Учет расчетов с подотчетными лицами (12)
Сохрани ссылку в одной из сетей:
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.
Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются:
— расходные кассовые ордера – на суммы, выданные под отчет;
— авансовые отчеты – на израсходованные суммы;
— новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.
К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия.
Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
При командировании работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм суточных и квартирных.
Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка России на момент выдачи.
При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.
Необходимо помнить о включении в облагаемый налогом доход работника суммы превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по установленным нормам, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость. При этом суммы НДС, оплаченные при возмещении таких расходов, определяются по расчетной ставке в размере 15,25% от суммы указанных расходов и отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
При получении от подотчетных лиц согласно сопутствующим документам материалов, товаров, нематериальных активов соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются по счету 19, соответствующим субсчетам.
Суммы НДС списываются при фактической оплате при условии их отнесения на издержки производства и обращения в дальнейшем на расчеты с бюджетом по данному налогу (в дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «По налогу на добавленную стоимость»).
1.3. Контроль расчетов с подотчетными лицами
Основная цель контроля расчетов с подотчетными лицами – установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации.
В ходе контроля расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:
— проверка правильности оформления первичных документов по выдаче и использованию подотчетных средств;
— подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Объектами контроля являются расчеты предприятия с каждым подотчетным лицом.
Источниками информации для проверки расчетов с подотчетными лицами являются первичные учетные документы, подтверждающие получение и расходование подотчетных средств, авансовые отчеты, учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а так же Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др.
Контроль расчетов с подотчетными лицами может быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами принимается решение о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая эффективность функционирования названных систем.
В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам.
В противном случае методом сплошной проверки авансовых отчетов устанавливаются суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировки, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах командировки) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым вычетам.
Покрываются за счет собственных средств предприятия также расходы по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы для личного пользования (оформленной на домашний адрес) и т. п.
Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими горюче-смазочные материалы, запасные части и т. п. Списание на себестоимость продукции израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов не допускается.
Обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи и др.
При проверке правильности корреспонденции счетов по изучаемым хозяйственным операциям важно исследовать также сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки.
Для этого кредитовые обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и др.), затрат (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.
), денежных средств (50 «Касса») и расчетов (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.). Дебетовые обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» сверяют с суммами по кредиту счета 50 «Касса».
Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, необходимо учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в положении об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.
Достоверность записей по данному разделу учета подтверждается по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам, в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Необходимо учесть, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы считаются доходом работника и облагаются налогом на доходы с физических лиц.
Обнаруженные в ходе проверки ошибки и нарушения регистрируются в рабочей документации, определяется их количественное влияние на показатели бухгалтерской отчетности, определяется сумма заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных начислений единого социального налога и налога на доходы физических лиц.
Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие:
— отсутствие первичных учебных документов или их неполное оформление;
— ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, недостаточность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т. п.);
— несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных сумм, выплата в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам и др.).
Следует обратить внимание на то, что пунктом 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98) /6/ установлено требование формирования учетной политики организации исходя из предположения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.
На основании изложенного, даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.
), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними (или по крайней мере такими же), чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем дата расходного кассового ордера на выдачу подотчетных сумм.
Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:
— в первом случае – о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;
— во втором – о возмещении организацией затрат своих работников.
Глава 2. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
в ООО «ИнТрансКарго»
2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «ИнТрансКарго» создано в соответствии с законодательством Российской Федерации и зарегистрировано Администрацией Коминтерновского района г. Воронежа в 2000 году.
Источник: https://works.doklad.ru/view/YIUsH4TYPgQ/3.html
Ведение аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерской практике используется чаще, чем синтетический. Четкое понимание его назначения и умение оперировать информацией из регистрованалитического учета существенно облегчает работу бухгалтера. О подробностях читайте далее.
Для чего нужен аналитический учет расчетов с подотчетными лицами
Как производится аналитический учет подотчетных расчетов
Регистры аналитического учета расчетов с подотчетными лицами — примеры
Итоги
Для чего нужен аналитический учет расчетов с подотчетными лицами
Предположим, что вы бухгалтер и директор запросил у вас информацию о текущей задолженности перед фирмой по выданным подотчетам. Причем информация нужна по каждому подотчетному лицу и желательно с указанием даты выдачи подотчета.
Хорошо, когда на фирме 1 подотчетное лицо, которое вовремя отчитывается по всем выданным под отчет денежным средствам. В этом случае вы просто выводите сальдо по сч. 71 на текущую дату и показываете директору.
А если подотчетных лиц много и не все вовремя отчитываются по подотчетам — что делать? Каждый раз доставать все расходные кассовые ордера, банковские выписки, авансовые отчеты и вручную выписывать информацию по подотчетам? Вот тут и приходит понимание необходимости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, когда помимо простого сальдо (или оборота) по сч. 71 нужна еще и развернутая информация по нему:
- Ф. И. О. подотчетных лиц;
- даты и суммы выдачи подотчета;
- способы выплаты подотчета: наличный (Дт 71 Кт 50) или безналичный (Дт 71 Кт 51, 52);
- разъяснения по вопросам: когда, на что и в каком размере использован подотчет (Дт 10, 41, 20, 26, 44, … Кт 71).
Как производится аналитический учет расчетов по подотчетам
О том, как должен вестись аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами, немногословно сказано в Плане счетов, утвержденном приказом Минфина от 30.10.2000 № 94н.: «… ведется по каждой сумме, выданной под отчет».
Более подробных разъяснений нет. Поэтому каждый бухгалтер вправе самостоятельно устанавливать свой порядок ведения аналитического учета по сч. 71 исходя из специфики деятельности обслуживаемой фирмы.
Рассмотрим на простом примере тот вариант ведения аналитического учета по сч. 71, по итогам которого возможна наиболее полная развертка информации для анализа расчетов с подотчетными лицами.
Пример
Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/vedenie_analiticheskogo_ucheta_raschetov_s_podotchetnymi_licami/
Загрузка...
