Все об учете БСО: ведение, хранение и отчетность
При оказании услуг населению индивидуальным предпринимателям можно воспользоваться правом применения БСО.
Бланк строгой отчётности является документом, который подтверждает оплату предоставленной услуги.
При некоторых видах деятельности, в частности, непривязанной к определённому месту (оказание услуг выездного видео-/фотооператора, визажиста и т.п.), БСО являются наиболее приемлемым вариантом.
Но как бы не был сложен порядок работы с ККТ, взаимодействие с бланками строгой отчётности также требует внимательного и вдумчивого отношения. Учёт БСО является важным моментом в процессе работы с бланками. Некоторые считают, что работа с БСО намного проще, чем с ККТ. Но на деле происходит не совсем так. Скорее затраты на бланки меньше, чем на обслуживание ККТ.
А вот о простоте использования говорить не приходится. В законодательстве работа с БСО строго регламентирована. Бланки строгой отчётности — важные документы, которые подлежат учёту и хранению в соответствии с установленными правилами. Необходимые сведения, касающиеся порядка обращения с бланками, содержатся в Постановлении Правительства от 6.05.
2008 № 359 (далее по тексту Постановление).
Что нужно знать о БСО
Применять бланки строгой отчётности вправе ИП и организации, которые оказывают населению услуги, полный перечень которых представлен, например, в утверждённом классификаторе услуг ОК002-93. А также индивидуальные предприниматели:
- уплачивающие ЕНВД;
- применяющие патентную систему (при осуществлении определённых видов деятельности);
- находящиеся в удалённых местностях и оказывающие услуги (перечень утверждается каждым субъектом РФ).
ИП применяют бланки при произведении расчётов за наличные суммы с другими индивидуальными предпринимателями или с населением (при оказании услуг). При расчёте с организациями использование БСО запрещено.
Бланки строгой отчётности следует заказывать в типографии. Можно воспользоваться автоматизированной системой, к которой предъявляются определённые требования (такие, например, как сохранение в памяти каждой операции с бланком в течение пяти лет, защита от доступа неуполномоченных лиц, фиксация серии и номера бланка при выпуске).
Самостоятельное изготовление БСО (печать на обычном принтере) запрещено. Каждый бланк должен иметь перечень реквизитов, установленных в пункте 3 Положения. Бланк имеет шестизначный номер, который присваивается при печати в типографии или при автоматическом формировании.
БСО заполняются чётко и разборчиво, ошибки и исправления не допускаются (неправильно заполненный бланк перечёркивается и прикрепляется к книге учёта за тот день, в который он был заполнен).
Книга учёта БСО: общие сведения
Учёт БСО для ИП, равно как и для организаций, ведётся в книге или журнале учёта БСО. Утверждённой законом формы нет. В Постановлении описаны общие рекомендации по составлению данной книги. Разберём их подробно. Книга учёта должна быть прошита и скреплена подписью и печатью (при наличии) предпринимателя.
Для этого каждый лист нумеруют, делают отверстия дыроколом для сшивания и скрепляют верёвкой/ниткой, включая титульные листы. Концы верёвки завязывают и приклеивают на них листок бумаги, на котором ставятся дата, подпись предпринимателя и печать (при наличии).
Таким образом, получается готовый к применению и опечатанный журнал для ведения учёта бланков. На пронумерованных страницах книги должно быть предусмотрено место для даты, подписи и печати ИП.
По причине того, что при приёме или выдаче бланков требуется указывать дату, номер, количество, выдающие или получающие БСО лица, а также их подписи, то при формировании граф журнала следует предусмотреть для данных сведений соответствующие графы.
Как было сказано выше, утверждённой формы нет, и создать её можно самостоятельно или приобрести готовый экземпляр. Предприниматели могут книгу учёта БСО скачать и оформить в соответствии с приведёнными инструкциями. Примерный вариант содержания и общего вида книги представлен ниже. ИП на своё усмотрение может добавить или убрать необходимые графы.
Образец книги учета БСО
Индивидуальный предприниматель также может книгу учёта БСО купить или заказать в типографии (по желанию). Но в любом случае нужно будет прошить и опломбировать (опечатать) в соответствии с требованиями. Заверять книгу в налоговой инспекции не нужно.
При использовании АС (автоматизированная система) при печати данные о бланке автоматически заносятся в книгу учёта. Если из налоговой поступит запрос о предоставлении информации из АС, то предприниматель обязан её предоставить.
В 1C также предусмотрена возможность формирования книги.
Особенности обращения с бланками строгой отчётности
Каждое перемещение бланка должно быть учтено. Приём из типографии и движение бланков во время работы предпринимателя фиксируются в книге учёта. Для каждого действия составляется соответствующий акт.
Для осуществления приёма/выдачи бланков, регистрации, а также для ведения журнала учёта назначается уполномоченный сотрудник. С ним заключается договор о материальной ответственности.
В случае, если ИП ведёт деятельность один, то обязанность учёта и хранения БСО в установленном порядке ложится на него.
Хранение и инвентаризация
Пункты с 14 по 16 Постановления касаются вопроса хранения бланков. В законодательстве конкретно прописаны требования.
Прежде всего, стоит упомянуть, что предприниматель обязан создать условия для безопасного хранения БСО.
После каждого рабочего дня бланки опечатываются и помещаются в сейф или надёжный ящик из металла, также предусмотрено хранение документов в специально предназначенных помещениях (например, в бухгалтерии).
Срок хранения бланков (копий или отрывных частей бланка) — 5 лет. По истечении месяца и после проведения последней инвентаризации документы можно утилизировать. Предварительно нужно составить соответствующий акт.
м
Для неиспользованных бланков строгого ограничения времени хранения нет. Излишки или устаревшие формы БСО (с неактуальными данными ИП) уничтожаются также после инвентаризации и составления акта о ликвидации.
Пример акта о ликвидации приведён ниже.
Акт о списании БСО
Инвентаризация бланков обычно проводится одновременно с инвентаризацией кассы. Таким образом, осуществляется проверка надлежащего исполнения требований по хранению и использованию БСО, выявляются остатки или недостача.
Для проведения инвентаризации ИП необходимо утвердить инвентаризационную комиссию — указать участвующих лиц. Результаты фиксируются в форме ИВН-16, образец которой приведён ниже.
При плановом проведении инвентаризации форма оформляется в двух экземплярах.
Форма ИВН-16
При выявлении недостатков БСО необходимо разобраться в причинах и применить необходимые меры для предотвращения повторения подобного в будущем. В законодательстве не предусмотрено ответственности за потерю бланков строгой отчётности, но предприниматель вправе применить дисциплинарное взыскание по отношению к ответственному сотруднику.
К слову о штрафах. За отсутствие книги учёта БСО или ведение её с нарушениями индивидуальный предприниматель может быть привлечён как к административной, так и к налоговой ответственности.
По статье 120 НК РФ за грубое нарушение учёта предусмотрен штраф от 10 000 рублей (при нарушении в течение одного налогового периода) до 30 000 рублей (более одного налогового периода). При несоблюдении порядка и срока хранения отчётности может быть применена статья 15.
11 КоАП и соответственно штраф (в отношении ответственного лица или индивидуального предпринимателя) в размере от 2 000 рублей до 3 000 рублей.
При всей простоте использования бланки строгой отчётности довольно требовательны в обращении. Индивидуальный предприниматель обязан вести подробный учёт БСО и соблюдать условия хранения.
Ведение книги учёта БСО и частая инвентаризация — два обязательных процесса, сопровождающих работу с бланками строгой отчётности.
При соблюдении установленного порядка обращения с данными документами ИП действительно может значительно упростить себе жизнь, исключив необходимость использования ККТ.
Когда можно выдавать бланки строгой отчетности (БСО)?
Источник: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalterskaya-otchetnost/pravilnoe-vedenie-ucheta-bso-kniga-ucheta-hranenie-i-inventarizatsiya.html
Все об учете БСО: ведение, хранение и отчетность
При оказании услуг населению индивидуальным предпринимателям можно воспользоваться правом применения БСО.
Бланк строгой отчётности является документом, который подтверждает оплату предоставленной услуги.
При некоторых видах деятельности, в частности, непривязанной к определённому месту (оказание услуг выездного видео-/фотооператора, визажиста и т.п.), БСО являются наиболее приемлемым вариантом.
Но как бы не был сложен порядок работы с ККТ, взаимодействие с бланками строгой отчётности также требует внимательного и вдумчивого отношения. Учёт БСО является важным моментом в процессе работы с бланками. Некоторые считают, что работа с БСО намного проще, чем с ККТ. Но на деле происходит не совсем так. Скорее затраты на бланки меньше, чем на обслуживание ККТ.
А вот о простоте использования говорить не приходится. В законодательстве работа с БСО строго регламентирована. Бланки строгой отчётности — важные документы, которые подлежат учёту и хранению в соответствии с установленными правилами. Необходимые сведения, касающиеся порядка обращения с бланками, содержатся в Постановлении Правительства от 6.05.
2008 № 359 (далее по тексту Постановление).
Применять бланки строгой отчётности вправе ИП и организации, которые оказывают населению услуги, полный перечень которых представлен, например, в утверждённом классификаторе услуг ОК002-93. А также индивидуальные предприниматели:
- уплачивающие ЕНВД;
- применяющие патентную систему (при осуществлении определённых видов деятельности);
- находящиеся в удалённых местностях и оказывающие услуги (перечень утверждается каждым субъектом РФ).
ИП применяют бланки при произведении расчётов за наличные суммы с другими индивидуальными предпринимателями или с населением (при оказании услуг). При расчёте с организациями использование БСО запрещено.
Бланки строгой отчётности следует заказывать в типографии. Можно воспользоваться автоматизированной системой, к которой предъявляются определённые требования (такие, например, как сохранение в памяти каждой операции с бланком в течение пяти лет, защита от доступа неуполномоченных лиц, фиксация серии и номера бланка при выпуске).
Самостоятельное изготовление БСО (печать на обычном принтере) запрещено. Каждый бланк должен иметь перечень реквизитов, установленных в пункте 3 Положения. Бланк имеет шестизначный номер, который присваивается при печати в типографии или при автоматическом формировании.
БСО заполняются чётко и разборчиво, ошибки и исправления не допускаются (неправильно заполненный бланк перечёркивается и прикрепляется к книге учёта за тот день, в который он был заполнен).
Учёт БСО для ИП, равно как и для организаций, ведётся в книге или журнале учёта БСО. Утверждённой законом формы нет. В Постановлении описаны общие рекомендации по составлению данной книги. Разберём их подробно. Книга учёта должна быть прошита и скреплена подписью и печатью (при наличии) предпринимателя.
Для этого каждый лист нумеруют, делают отверстия дыроколом для сшивания и скрепляют верёвкой/ниткой, включая титульные листы. Концы верёвки завязывают и приклеивают на них листок бумаги, на котором ставятся дата, подпись предпринимателя и печать (при наличии).
Таким образом, получается готовый к применению и опечатанный журнал для ведения учёта бланков. На пронумерованных страницах книги должно быть предусмотрено место для даты, подписи и печати ИП.
По причине того, что при приёме или выдаче бланков требуется указывать дату, номер, количество, выдающие или получающие БСО лица, а также их подписи, то при формировании граф журнала следует предусмотреть для данных сведений соответствующие графы.
Как было сказано выше, утверждённой формы нет, и создать её можно самостоятельно или приобрести готовый экземпляр. Предприниматели могут книгу учёта БСО скачать и оформить в соответствии с приведёнными инструкциями. Примерный вариант содержания и общего вида книги представлен ниже. ИП на своё усмотрение может добавить или убрать необходимые графы.
Индивидуальный предприниматель также может книгу учёта БСО купить или заказать в типографии (по желанию). Но в любом случае нужно будет прошить и опломбировать (опечатать) в соответствии с требованиями. Заверять книгу в налоговой инспекции не нужно.
При использовании АС (автоматизированная система) при печати данные о бланке автоматически заносятся в книгу учёта. Если из налоговой поступит запрос о предоставлении информации из АС, то предприниматель обязан её предоставить.
В 1C также предусмотрена возможность формирования книги.
Особенности обращения с бланками строгой отчётности
Каждое перемещение бланка должно быть учтено. Приём из типографии и движение бланков во время работы предпринимателя фиксируются в книге учёта. Для каждого действия составляется соответствующий акт.
Для осуществления приёма/выдачи бланков, регистрации, а также для ведения журнала учёта назначается уполномоченный сотрудник. С ним заключается договор о материальной ответственности.
В случае, если ИП ведёт деятельность один, то обязанность учёта и хранения БСО в установленном порядке ложится на него.
Ежедневное заполнение журнала учёта — неотъемлемая обязанность, исполнение которой необходимо при использовании бланков.
м
Пункты с 14 по 16 Постановления касаются вопроса хранения бланков. В законодательстве конкретно прописаны требования.
Прежде всего, стоит упомянуть, что предприниматель обязан создать условия для безопасного хранения БСО.
После каждого рабочего дня бланки опечатываются и помещаются в сейф или надёжный ящик из металла, также предусмотрено хранение документов в специально предназначенных помещениях (например, в бухгалтерии).
Срок хранения бланков (копий или отрывных частей бланка) — 5 лет. По истечении месяца и после проведения последней инвентаризации документы можно утилизировать. Предварительно нужно составить соответствующий акт.
Для неиспользованных бланков строгого ограничения времени хранения нет. Излишки или устаревшие формы БСО (с неактуальными данными ИП) уничтожаются также после инвентаризации и составления акта о ликвидации.
Пример акта о ликвидации приведён ниже.
Инвентаризация бланков обычно проводится одновременно с инвентаризацией кассы. Таким образом, осуществляется проверка надлежащего исполнения требований по хранению и использованию БСО, выявляются остатки или недостача.
Для проведения инвентаризации ИП необходимо утвердить инвентаризационную комиссию — указать участвующих лиц. Результаты фиксируются в форме ИВН-16, образец которой приведён ниже.
При плановом проведении инвентаризации форма оформляется в двух экземплярах.
При выявлении недостатков БСО необходимо разобраться в причинах и применить необходимые меры для предотвращения повторения подобного в будущем. В законодательстве не предусмотрено ответственности за потерю бланков строгой отчётности, но предприниматель вправе применить дисциплинарное взыскание по отношению к ответственному сотруднику.
К слову о штрафах. За отсутствие книги учёта БСО или ведение её с нарушениями индивидуальный предприниматель может быть привлечён как к административной, так и к налоговой ответственности.
По статье 120 НК РФ за грубое нарушение учёта предусмотрен штраф от 10 000 рублей (при нарушении в течение одного налогового периода) до 30 000 рублей (более одного налогового периода). При несоблюдении порядка и срока хранения отчётности может быть применена статья 15.
11 КоАП и соответственно штраф (в отношении ответственного лица или индивидуального предпринимателя) в размере от 2 000 рублей до 3 000 рублей.
При всей простоте использования бланки строгой отчётности довольно требовательны в обращении. Индивидуальный предприниматель обязан вести подробный учёт БСО и соблюдать условия хранения.
Ведение книги учёта БСО и частая инвентаризация — два обязательных процесса, сопровождающих работу с бланками строгой отчётности.
При соблюдении установленного порядка обращения с данными документами ИП действительно может значительно упростить себе жизнь, исключив необходимость использования ККТ.
Когда можно выдавать бланки строгой отчетности (БСО)?
Источник: https://mari-a.ru/biznes/vse-ob-uchete-bso-vedenie-xranenie-i-otchetnost
Хранение БСО
Согласно действующему законодательству, все компании, принимающие наличные деньги от физических лиц, обязаны устанавливать ККМ. Фирмы, работающие в отдельных отраслях, могут заменить кассовые чеки на бланки строгой отчетности.
Эти документы могут выглядеть по-разному: абонементы, путевки, проездные билеты и т.д.
Суть остается одной: они должны содержать все необходимые реквизиты, а хранение БСО и их документальное отражение должны производиться в строгом соответствии с положениями нормативно-правовых актов.
Нормы сохранения бланков строгой отчетности прописаны в соответствующих положениях Правительства РФ. Они гласят, что организация обязана вести журналы учета БСО, где фиксируется их количество. Образец оформления таких документов не установлен законодательно, поэтому юридическое лицо вправе выбирать тот формат, который будет ему удобен. Журнал должен отвечать трем основным характеристикам:
- наличие номеров страниц;
- прошивка листов;
- наличие подписи директора и оттиска печати юридического лица.
Заводя журнал, организация выпускает акт касательно правил его заполнения. В этом документе прописывается ФИО работника, ответственного за использование и сохранность БСО.
Отражение БСО в бухгалтерии предприятия
Законодательство не предусматривает единых правил бухгалтерского учета бланков, но правила их поступления в организацию и хранения изложены полно и четко.
БСО поступают в фирму вместе с сопроводительным документом (товарная накладная), в котором указано их количество, вид, серия, номер и другие детали. Прием производится комиссией, которая пересчитывает документы и сверяет их номера. Если ошибок не найдено, составляется акт о приеме в свободной форме. Он подписывается руководителем предприятия и служит основанием для принятия БСО к учету.
Существует два вида актов о приеме: временный (ответственные лица получают БСО на четко прописанный срок) и количественный (сотрудникам компании передается бессрочно определенное количество бланков). Акт обязательно содержит информацию о числе поступивших из типографии бумаг, их сериях и номерах.
В плане счетов существует отдельная группа для отражения бланков строгой отчетности. Расходы, связанные с их печатью, вычитаются из налоговой базы по налогу на прибыль. С периодичностью, установленной законодательно (чаще всего раз в месяц), проводится инвентаризация документации.
Порядок хранения документов строгой отчетности
БСО хранятся в металлических шкафах или сейфах. Для этих целей может быть использована касса, потому что она оборудована специальным образом для размещения ценностей. Если документы были напечатаны в большом количестве, их размещают в отдельные комнаты (кабинеты), в которых созданы условия, исключающие вероятность порчи или хищения.
По окончании рабочего дня сейф, в котором находятся БСО, опечатывается. Руководитель компании заключает договор с одним сотрудником, который работает с документами строгой отчетности и обеспечивает их сохранность. С этим должностным лицом подписывается договор о полной материальной ответственности.
Срок хранения БСО
Законодательство не ограничивает время, в течение которого действительны БСО. Можно сказать, что «срок годности» документов устанавливает сам предприниматель.
Компания, применяющая БСО, обязана хранить корешки и копии использованных бланков в течение пяти лет. По окончании этого срока она имеет право уничтожить архив. Для этого нужно выбрать день, когда с даты последней инвентаризации пройдет не менее одного месяца.
Инвентаризация БСО
Организация несет обязанность осуществлять инвентаризации бланков с периодичностью, установленной законом. В ходе проверки пересчитывается количество документов, выявляются те их них, срок хранения которых истекает. Проведение ревизии – зона ответственности инвентаризационной группы, которая выбирается руководителем предприятия из числа сотрудников.
Пересчет документов должен производиться в присутствии лица, ответственного за их хранение. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах.
Если ревизия выявила недостачу, нужно выявить ее причины. Для начала определяется степень вины ответственного лица. Если вина была установлена, к этому сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.
Если недостачи в организации – частое явление, рекомендуется обратиться за помощью в правоохранительные органы.
Списание БСО
Когда срок хранения БСО, определенный предпринимателем, истекает, их нужно списать. Закон устанавливает, что предприниматель обязан сохранять не только использованные, но и испорченные документы (с ошибками в дате или в реквизитах) в течение пяти лет. По истечении этого периода от них можно избавиться.
Для списания утерянных бланков существует особый порядок. Их недостача проявляется в ходе ежемесячных ревизий. Изменение количества документов фиксируется в журнале учета БСО.
Лицо, отвечающее за работу с этими бумагами, несет дисциплинарное наказание, если устанавливается его вина. Если потеря БСО сопровождалась кражей другого имущества организации или иными действиями противоправного характера, имеет смысл обратиться в органы внутренних дел.
Источник: https://okbuh.ru/bso/hranenie-bso
Как вести книгу учёта бланков строгой отчетности для ИП и ООО: порядок и образец заполнения БСО
Применение бланков строгой отчётности освобождает организацию (ИП) от использования кассового аппарата. Одновременно законом РФ предусмотрена ответственность за соблюдение требований по грамотному учёту БСО в специальных книгах.
Обязанность вести книгу учёта БСО
БСО (бланк строгой отчётности) является финансовым документом. Иными словами, бланк подтверждает получение денежных средств без выдачи кассового чека. Такой вариант рассматривается только при оказании услуг (работ) населению.
Примеры БСО: ж/д билеты, авиабилеты, билеты в театр (кино, выставку и прочее), путёвка в санаторий и т. д.
Законодательством РФ разрешено самостоятельно разрабатывать форму бланка, но печатать предпочтительнее в типографии (постановление №359 РФ от 06.05.2008 с изм. и доп.). Однако есть бланки, форма которых унифицирована законом РФ. Коррекция таких бланков недопустима.
м
Бланк БСО заполняется одновременно с копией. Нужное количество копий прописано на каждом бланке. На некоторых бланках предусмотрены отрывные части.
Для учёта бланков строгой отчётности предусмотрена специальная книга. Она так и называется: «Книга учёта БСО». Оформляется книга в строгом порядке: обязательная нумерация, листы прошнурованы и скреплены печатью и подписью руководителя (главного бухгалтера) или ИП. Каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму книги по учёту БСО либо приобрести готовый вариант.
Обязательно ли заводить книгу учёта для бухгалтерии
Организация или ИП не обязаны вести книгу учёта БСО, если бланки изданы при помощи автоматизированных систем.
Бланки, изданные при помощи типографии, обязательно требуется фиксировать в журнале учёта БСО.
Правильный контроль и заполнение журнала учёта бланков строгой отчётности
Учёт в организации (у ИП)
Первое, что потребуется при учёте БСО — издание приказа, где чётко прописаны правила заполнения журнала БСО. В этом же приказе можно назначить материально ответственное лицо по учёту бланков.
В день поступления в организацию бланков строгой отчётности необходимо их принять на баланс. Сначала проводится инвентаризация поступивших бланков только в присутствии членов комиссии. По итогам заседания комиссии составляется соответствующий акт. И только на основании акта бланки принимаются на учёт назначенным материально ответственным лицом (п.14 постановления 359 РФ от 06.05.2008).
Как быть, если член комиссии только один. Акт приёмки БСО — обязателен, поэтому комиссия может состоять из единственного члена.
Можно ли ИП самому себе выдать бланки БСО? Лучше соблюсти формальности и требования закона РФ и оформить акт передачи бланков БСО самому себе. Этим вы ничего не нарушите, а наоборот, только перестрахуетесь.
Как правильно заполнить
В соответствующей строке пишется полное название организации (ИП). Если есть структурные подразделения — указываются соответствующие сведения (если подразделений нет — ставится прочерк).
Правильно заполняем поля книги — таблица.
Заполнение сведений о БСО — таблица.
Образец заполнения книги учёта БСО
Заполнение книги БСО на примере бланка «Квитанция»
Ссылка для скачивания чистого листа книги учёта БСО в 2017 году:
Книга учёта БСО в 2017 году
Нумерация БСО
Каждый вид бланков строгой отчётности нумеруется по порядку. В случае проверки контролирующими органами обязательно производится сверка использованных и оставшихся бланков. Поэтому испорченные бланки сразу подлежат списанию с обязательным сохранением самого бланка.
А вот использование БСО не по порядку не грозит никакими штрафными санкциями.
Кто заполняет и отвечает за хранение
Руководителем организации (ИП) приказом назначается ответственный за бланки сотрудник. Как вариант — сотрудник бухгалтерии. Он и является материально ответственным лицом, отвечающим за сохранность и правильный учёт БСО.
Отвечать за ведение книги и сохранность БСО вправе сам ИП, если у него нет штата работников.
Ответственный за БСО сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись с приказом о назначении его материально ответственным лицом. Этот сотрудник заполняет графы книги в соответствии с инструкцией.
Одновременно ответственное лицо отвечает и за сохранность бланков. Где и как хранить бланки решается в каждой организации индивидуально. Главное — обеспечить полную сохранность.
Если БСО хранятся в сейфе организации или ИП, то его ежедневно следует опечатывать.
Сейф следует опечатывать ежедневно
Ответственность при хранении БСО
Материально ответственное за БСО лицо обязано соблюдать порядок и сроки хранения документов. При нарушении требований статьи 15.11 КоАП РФ на виновное лицо накладывается штраф в размере 2–3 тыс. рублей.
Инвентаризация, списание
Сроки проведения инвентаризации БСО определяются в локальных нормативных актах организации (ИП). Часто эту процедуру совмещают с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП).
Срок хранения использованных бланков, в т. ч. копий (корешков) — 5 лет, неиспользованных — неограниченный срок (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).
Сверка всех БСО организации (ИП) осуществляется специальной комиссией. Делать акт сверки разрешено единственному члену комиссии. В нём обязательно перечисляются реквизиты использованных, испорченных, неиспользованных бланков.
Образец акта на списание БСО, ссылка для скачивания: АКТ о списании БСО в 2017 году
С момента инвентаризации срок хранения списанных бланков — 1 месяц. Далее они уничтожаются (сжигаются).
Вести грамотный учёт БСО — это:
Своевременное заполнение книги учёта БСО. Ответственность за сохранность БСО. Своевременная инвентаризация и списание бланков.
Если ответственное за БСО лицо действует по закону РФ, то риск возможных неприятностей в виде штрафов сводится к минимуму.
Источник: https://xn——7kcbekeiftdh9amwkb4d2o.xn--p1ai/kniga-ucheta-blankov-strogoy-otchetnosti.html
Учет и хранение БСО
Бланк строгой отчетности (БСО) считается альтернативой кассовому чеку. Документ можно выдавать физическим лицам либо индивидуальным предпринимателям при получении наличных денег за продажу товара или оказание услуги. К юридическим лицам данная процедура не применяется. Для организаций оплата производится безналичным расчетом. Учет и хранение БСО осуществляются в соответствии с законом.
Инструкция по учету денежных документов и БСО зафиксирована в ПП РФ № 359. По закону, бланки изготавливаются в типографии (п. 4 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов (далее – Положение)). Затем они кладутся в сейф или другое помещение, гарантирующее сохранность. Причем это место каждый день подлежит опечатыванию и опломбированию (п. 16 Положения).
За сохранность бланков отвечает отдельный сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями.
Директор предприятия заключает с ним договор о материальной ответственности (п. 14 Положения). На момент поступления бланков из типографии работник обязан осуществить следующие действия:
- Посчитать количество и сверить номера и серии с теми, которые отображены в прилагаемых документах.
- Зафиксировать акт приемки.
- Отразить приемку на страницах книги учета БСО.
На базе приказа директора компании создается комиссия, которая обязательно должна лично присутствовать и контролировать осуществление всех трех действий (п. 15 Положения).
Акт приемки подписывается каждым членом комиссии в отдельности. После чего документ может быть утвержден руководителем. Книга учета БСО прошивается и нумеруется, а затем подписывается директором и главным бухгалтером.
После проставления печати документ готов к работе.
Правила учета БСО распространяются на регистрацию каждого документа. Бланк должен сопровождаться уникальным номером из шести знаков и серией. Эти данные фиксируются и в акте приемки, и в книге учета.
Есть более инновационный способ учета бланков строгой отчетности. Вся информация отражается в автоматизированных системах (п. 11 Положения). Главное, чтобы такое хранение обеспечивало защищенность от постороннего доступа, а также отражало учет БСО в течение пяти лет.
Данный способ облегчает работу, так как не требуется привлекать дополнительных сотрудников. Весь порядок учета БСО осуществляется компьютером. Книга также ведется в электронном виде.
Примечательно, что хранение распечатанных и по каким-то причинам испорченных БСО также осуществляется в сейфах фирмы или других надежных местах. Обычно бухгалтер лучше других разбирается в том, как правильно вести учет БСО. Поэтому его чаще всего назначают ответственным лицом при электронном отображении информации.
Учет БСО при УСН несколько отличается от традиционной формы. Предприятие может выдавать бланки, если оказываются услуги физическим лицам, а также ИП. Однако для реализации товаров БСО при УСН применять нельзя.
Бухгалтерский учет бланков осуществляется проводками, которые отражают расходы на изготовление БСО. Обычно применяются счет 26 «Общехозяйственные расходы» и счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Оборот документов записывается на балансовом счете 006.
Проведение ревизии
Учет, хранение и уничтожение БСО сопровождаются обязательной процедурой инвентаризации. Все действия производятся по аналогии с процедурами для наличных денежных средств в кассе (п. 17 Постановления). Создается комиссия из представителей руководства, бухгалтерии и других специалистов, в обязанности которых входит учет БСО.
Осуществляется сверка номеров по месту хранения бланков. Составляются два экземпляра описи. На документах ставятся подписи участников. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица.
Все копии и корешки хранятся в компании в течение 5 лет. По истечении срока, но не раньше чем через месяц со дня последней инвентаризации документы списываются. При использовании автоматизированных систем вся проверка со списанием БСО происходит в электронном виде.
Источник: https://zhazhda.biz/base/uchet-i-hranenie-bso
Порядок применения книги учета БСО
Применение бланков строгой отчетности (БСО) осуществляется вместо чеков ККМ (контрольно-кассовой машины). Документ выдается в случае проведения наличных расчетов с населением по предоставленным услугам.
К бланкам строгой отчетности относятся:
- Билеты и абонементы.
- Квитанции, путевые листы.
- Путевки, проездные билеты и талоны.
Четко установленной формы БСО не имеется. Предприниматель может применить напечатанные в типографии, используемые в обиходе бланки или самостоятельно разработать форму при условии соблюдения требований о наличии:
- Обязательных реквизитов ИП и получателя.
- Уникальной нумерации каждого документа. Применяется нумерация с использованием шестизначного номера и серии, присваиваемых в типографии.
- Книги учета и правильного ее ведения.
- Архивации данных.
Для применения самостоятельно разработанных бланков необходимо иметь специальную программу и принтер, позволяющий распечатать защищенные формы учета. Хранение производится в течение 5 лет со дня совершения операции с последующей утилизацией. БСО всегда тщательно проверяются во время осуществления мероприятий контроля ИФНС.
Ведение, получение и выдача БСО
Документы относятся к кассовым формам. Заполнение бланков производится без допуска помарок, зачеркиваний и подчисток. Если форма имеет помарки, данные считаются недействительными.
При выявлении ошибочной записи:
- Документ больше не используется.
- Перечеркивается по диагонали с надписью «ошибочно».
- Сдается в бухгалтерию для контроля и внесения записи в журнал учета.
Первая запись в книгу вносится при поступлении документов из типографии. Основанием для записи служит акт приема-передачи, подписанный производителем и получателем.
Средства, затраченные на приобретение бланков, можно принять для снижения налогообложения в качестве расходов при ведении ОСН или УСН.
Вести учет БСО должен кассовый работник, имеющий договор о полной материальной ответственности.
Для учета бланков:
- Назначение ответственного лица производится приказом по предприятию. Вести учет традиционно поручают кассиру.
- Документы хранятся вместе с кассовыми формами.
- В обязательном порядке производится инвентаризация.
Предприниматель должен организовать порядок выдачи бланков. Передача бланков подотчетным лицам для дальнейшего использования производится по акту, подписанному комиссией или самим ИП.
В акте необходимо указать все номера, выданные под отчет. При ежедневном получении форм и сдаче неиспользованных документов в конце рабочей смены допускается составлять временный акт. Регистрация в журнале производится только в разрезе примененных для сбора наличности документов.
Правила учета книги БСО
Вести книгу учета можно только при обеспечении защиты формы. Журнал до начала внесения первой записи необходимо:
- Пронумеровать и прошить.
- Скрепить подписью ИП и печатью при ее использовании.
- Заполнить титульную страницу.
- Вести учет согласно инструкции, принятой предпринимателем.
Данные полученных и выданных БСО заносятся в журнал в разрезе используемых видов. ИП сможет применять в учете несколько категорий бумаг, разработанных по типам деятельности. Допускается использование форм одного образца, что позволяет упростить документооборот.
При разработке книги необходимо предусмотреть запись данных, сгруппированных по столбцам:
- Нумерация по порядку и дата.
- Организация (производитель) или работник, от имени которого производится поступление бланков.
- Подотчетное лицо, получившее на руки БСО.
- Наименование.
- Номера и серии прихода.
- Номера и серии расхода.
- Подпись лица.
- Остаток.
Сведения о поступлении бланков ведутся согласно актам приема-передачи, формы которых необходимо хранить на протяжении всего срока использования журнала.
При необходимости прекращения деятельности, требующей применения БСО, остатки форм уничтожаются.
Грамотная утилизация сопровождается оформлением акта, составленного в присутствии специальной комиссии, созданной для подтверждения уничтожения остатков.
Особенности учета БСО и книги
БСО применяются всеми организационными формами предприятий. На законодательном уровне установлено требование ведения бухгалтерского учета бланков. Для ИП, который составляет баланс только в упрощенном варианте и может не вести двойные записи синтетического учета, допускается только четкая организация получения, заполнения, хранения бланков.
Предпринимателю для организации учета необходимо издать локальный акт – инструкцию по заполнению БСО и книги учета. Положения акта доводятся до всех лиц, участвующих в процессе использования форм под подпись.
Инвентаризация документов и остатков БСО
Одним из условий организации правильного хранения бланков и журнала выступает необходимость регулярного проведения инвентаризации. Действия производятся аналогично проверке состояния кассы и денежной наличности и входят в состав мероприятий при ее проверке.
В компании издается приказ о необходимости проведения инвентаризации. Наиболее правильным вариантом, снижающим документооборот, является создание в ИП постоянно действующей комиссии.
Особенности создания постоянных комиссий:
- Состав лиц определяется ежегодно. Количество участников должно быть не менее 3 человек.
- В начале нового календарного года издается приказ сроком на год.
- Если состав комиссии и председатель не меняются, допускается дублировать действие приказа.
Для придания системности процессу инвентаризации ИП может установить срок проведения мероприятия контроля – ежемесячно, ежеквартально, по полугодиям. Документы проверяются совместно с кассовыми формами учета, поэтому для инвентаризации необходимо устанавливать сроки аналогично проверке наличности.
В порядке проведения мероприятия контроля ведутся действия:
- При проведении инвентаризации кассовой наличности БСО подлежат пересчету и отражению в акте.
- Проводится полистный подсчет остатков и сличение данных о наличии в книге учета.
В случае выявления недостачи фактических остатков в сравнении с документальными данными должностное лицо подлежит наказанию. Материальная ответственность за утерю БСО не предусмотрена, но к лицу применяется дисциплинарное взыскание.
Источник: https://IPprof.ru/buhgalteriya/buxgalterskaya-otchetnost/primeneniye-knigi-ucheta-bso.html
Загрузка...
