Использование личного автомобиля в служебных целях в 2018 году — заправка ГСМ, НДФЛ, для ИП
Вопрос того, как оформить использование личного автомобиля в служебных целях сотрудником предприятия является достаточно сложным как для российских работодателей, так и для самих работников-автовладельцев.
Однако на текущий момент действующее законодательство предоставляет достаточно широкий выбор возможных механизмов, которые можно применить в данной ситуации, что может повлиять на размер компенсации за использование собственной машины при работе на какое-либо предприятие.
Также особого внимания заслуживает и вопрос использования личного транспорта индивидуальным предпринимателем.
Российское законодательство не содержит отдельных нормативных документов, которые бы непосредственно регулировали вопросы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях и были бы посвящены им целиком и полностью. Возможность применения личных транспортных средств при ведении трудовой деятельности согласно российскому законодательству существует – она закреплена в положениях статьи 188 Трудового кодекса РФ.
В целом, сейчас распространены следующие способы оформления использования личной машины на работе:
- Компенсационный порядок. В этом случае применение личного автотранспорта просто закрепляется в локальных нормативных актах предприятия, либо трудовом договоре с сотрудником или коллективном договоре. В данной ситуации процессуальные процедуры являются минимальными, а работодатель получает возможность достаточно гибкого регулирования трудового процесса, одновременно с этим выплачивая работнику компенсационные выплаты, которые до определенного предела не облагаются НДФЛ. В то же время, с точки зрения подсчета фактических расходов по использованию автомобиля и компенсации ГСМ, ремонта и иных аспектов деятельности при данном подходе работник является наименее защищенным и доказать свою правоту в судебном порядке ему будет достаточно сложно.
- Аренда. Часто для снижения фактических расходов одной из сторон трудовых взаимоотношений, а также в целях оптимизации учета всех затрат, связанных с использованием автомобильного транспорта, используется механизм аренды. В данной ситуации организация фактически берет автомобильный транспорт в аренду без услуг водителя, а сам работник таким образом ездит уже на фактически служебном транспорте, находящемся на балансе предприятия. Договор аренды позволяет предусмотреть полную схему компенсирования затрат на автомобиль без ограничений, однако имеет и ряд свойственных ему недостатков.
- Ссуда. Применение механизма безвозмездной ссуды автомобиля также является оправданным способом использования личного транспорта в служебных целях. В таковом случае работник не будет получать прямого вознаграждения за предоставление своего транспорта, но, в то же самое время, это снизит и общую налоговую нагрузку, связанную с учетом НДФЛ и иных отчислений с аренды автомобиля. Как и в случае с арендой, транспорт в данной ситуации ставится на баланс предприятия.
- Заключение договора ГПХ с водителем. В некоторых ситуациях вместо полноценного трудоустройства есть возможность заключить с водителем договор гражданско-правового характера на предоставление услуг по транспортировке товаров или людей. Однако данный вариант организации деятельности имеет как свои преимущества, так и недостатки, серьезно выделяющие и отличающие его от иных способов применения служебного автомобиля в личных целях.
Вне зависимости от того, как осуществляет свою трудовую функцию водитель, ездит ли он по работе на личном или находящемся на балансе предприятия автомобиле, у него в обязательном порядке должен иметься путевой лист со штампом о прохождении медицинского осмотра. Данные требования являются ультимативными и несмотря на противоположные судебные решения из практики по данному вопросу ранее, на 2018 год предрейсовый медосмотр обязателен как для ИП, так и для иных водителей, фактически применяющих транспортное средство для исполнения своих служебных обязанностей.
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях
Отдельный порядок компенсации предусмотрен в данном случае для сотрудников органов внутренних дел, Следственного комитета, а также некоторых иных категорий государственных служащих.
В отношении же простых работников имеет место ряд нюансов, связанных с расходами предприятия на компенсацию таковых услуг в целях учета налогообложения и прибыли. Так, статья 264 НК РФ и Постановление Правительства №92 от 08.02.
2002 устанавливают предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в размере 1200 рублей для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см и 1500 рублей – для превышающих данный объем.
Все суммы прямых компенсаций за использование личного транспорта в данном случае не могут превышать означенных средств в целях учета расходов.
https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug
Данное ограничение касается только расчета фиксированной ежемесячной компенсации, а не расходов, привязанных к обслуживанию транспорта. То есть, в вопросах учета расходов на ГСМ, на ремонт автомобиля и иных схожих затрат, ограничения на внесение в расходную часть отчетности предприятия не предусмотрено.
К особенностям работы на личном автомобиле в служебных целях можно отнести:
- Простоту оформления взаимоотношений. В данном случае предприятию не требуется заключать дополнительных договоров с работником.
- Отсутствие налогообложения при правильном учете и расчете компенсаций.
- Сложности в подсчете фактических расходов на ГСМ и ремонт и необходимость введения дополнительных механизмов учета.
- Ограниченные возможности действий работника по защите собственных прав.
Использование личного автомобиля в служебных целях по механизму ссуды
Вопросы применения ссуды личного автомобиля на предприятии рассматриваются положениями статьи 689 Гражданского кодекса РФ. В данном случае подразумевается передача предприятию транспортного средства в непосредственное пользование.
Это влечет за собой возложение именно на предприятие обязанности по обслуживанию автомобиля, его ремонту, учету ГСМ, однако, в свою очередь, значительно упрощает ведение отчетности с точки зрения расчетов НДФЛ и расходов предприятия в вопросах налогообложения.
Следует отметить, что в данном случае работодатель должен предусмотреть возможность закрепления автомобиля исключительно за его владельцем и право использования данного транспортного средства сотрудником в личных целях.
К основным нюансам ссуды личного автомобиля предприятию можно отнести:
- Упрощение подсчета расходов на автомобиль.
- Необходимость переоформления страхового полиса транспортного средства на предприятие.
- Отсутствие прямых дополнительных вознаграждений сотруднику.
- Необходимость оформления дополнительной кадровой документации на управление транспортом для отдельного работника.
Аренда личного автомобиля предприятием для использования в служебных целях
Сдача личного автомобиля в аренду в целях последующего использования его в служебных целях является достаточно распространенной практикой.
Такая методика организации взаимоотношений позволяет обеспечить работнику достаточный уровень гарантий по сохранности его транспорта, предоставить дополнительное вознаграждение, а также поставить автомобиль на баланс предприятия, что, как и в случае с ссудой, значительно упростит ведение отчетности и последующую ее сдачу.
Однако к недостаткам подобного способа использования личного транспорта в служебных целях можно отнести необходимость уплачивать НДФЛ с арендных выплат сотруднику, оформлять заново страховку на транспортное средство и заключать дополнительный договор аренды.
При этом все это нужно делать, устанавливая одновременно с этим новые локальные акты на предприятии, которые бы регулировали взаимоотношения с собственниками такового транспорта, работающими на предприятии. Необходимо также помнить, что в данном случае должен заключаться именно договор аренды транспортного средства без экипажа.
Правовое регулирование означенного вопроса наиболее подробно раскрывается положениями статьи 643 ГК РФ.
Использование своего транспорта на работе по договору ГПХ
Договор гражданско-правового характера часто используется многими представителями бизнеса в качестве альтернативы трудовому договору.
В данном случае фактически исполняющий свои обязанности работник становится с точки зрения законодательства исполнителем, а его фактический работодатель – заказчиком.
Соответственно, в данных отношениях не применяются нормативы трудового права и положения ТК РФ в целом. Это имеет как определенные плюсы, так и минусы для каждой из сторон взаимоотношений.
В вопросах же использования личного транспорта с применением подобного правового механизма следует отметить, что владелец автомобиля вправе предоставлять нанимателю транспорт как по договору аренды без экипажа, так и по договору аренды с экипажем, а также подряда, субподряда или прямого оказания услуг по перевозке или транспортному обслуживанию. Однако в данном случае необходимо, чтобы владелец транспорта имел надлежащие права для осуществления таковой деятельности – то есть, являлся субъектом предпринимательства, что может повлечь за собой определенные дополнительные расходы времени и денежные затраты.
Использование личного автомобиля индивидуальным предпринимателем или директором ООО
Если же личный автомобиль в служебных целях использует индивидуальный предприниматель или же директор предприятия, то в данном случае также могут использоваться и иные механизмы оформления данных действий.
В первую очередь, следует отметить, что ни сам ИП, ни директор предприятия тем более не освобождаются от обязанности проходить медицинские осмотры, выписывать себе путевые листы и должным образом оформлять рабочие поездки в целом.
Однако на практике данное требование соблюдается далеко не всегда, особенно если деятельность субъекта хозяйствования, который они представляют, не связана с транспортными перевозками напрямую.
В данном случае при возникновении каких-либо проблем, как предприниматель, так и директор вправе объяснить свои поездки личными, а не рабочими целями.
И для того, чтобы обвинить их в нарушении законодательства, сотрудникам правоохранительных органов и следствию придется объективно доказать факт исполнения ими именно рабочих функций на момент какого-либо происшествия, если таковое произошло.
В случае с директором ООО, вне зависимости от того, является ли он одним из учредителей или даже единственным учредителем юридического лица, он может использовать для оформления личного автомобиля на предприятии любые вышеозначенные способы – аренду, безвозмездное пользование транспортом или же компенсационный порядок. Это допускается, так как он одновременно выступает и физическим лицом – директором и работником, и представителем юридического лица.
В отношении же индивидуальных предпринимателей, арендовать или ссудить автомобиль самому себе, равно как и трудоустроить себя в качестве собственного же работника не получится.
Законодательством прямо устанавливается необходимость заключения договора между как минимум двумя разными лицами в данных ситуациях, а сам ИП является лишь физическим лицом.
Чтобы учитывать расходы на транспорт в целях налогообложения, индивидуальному предпринимателю будет необходимо поставить автомобиль на баланс предприятия. Аналогичные действия допускаются и для директора ООО без использования вышеозначенных механизмов правового регулирования.
(23
Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyh-tselyah.html
Как списать гсм на использования личного автомобиля в служебных целях
Работник по договору с организацией может использовать свой личный автомобиль в служебных целях. В этом случае, ему на поездки выдаются путевые листы, а он должен подтверждать факт покупки топлива документально — товарными или кассовыми чеками.
Организация, в силу статьи 252 и статьи 264 Налогового кодекса РФ имеет право зачесть такие расходы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции в целях налогообложения прибыли. Однако сумма таких расходов ограничена законодательно.
В соответствии с нормами, установленными в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, такие лимиты составляют:
- для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2 тыс. куб. см включительно – 1,2 тысячи рублей в месяц,
- для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2 тыс. куб.
Списание гсм при использовании личного автомобиля в служебных целях
К нему следует приложить копию технического паспорта автомобиля. На его основании руководство предприятия издает соответствующий приказ, в котором устанавливает размер компенсации и порядок его выплаты.
ВниманиеБухгалтерия предприятия производит начисление компенсации, после чего списывает расходы на покупку ГСМ и эксплуатацию автомобиля. Но в данной ситуации наиболее рациональным будет установление индивидуального размера компенсации, исходя из производственных заданий работника, загруженности автомобиля с учетом дальности поездок, их маршрута.
ВажноСообразно предписаниям статьи 264 НК облагаемая налогом база уменьшается на величину определенной нормы. Такого рода ограничения установлены постановлением правительства № 92, которое было обнародовано 8 февраля 2002 года.
Они предусмотрены для использования транспортных средств на период времени, равный одному месяцу.
Личное авто в служебных целях: как не остаться в минусе
В договорах предусматривалось, что работники обязаны:
- использовать личные автомобили по заданию организации в целях и сроки, определенные договором,
- поддерживать автомобили в исправном состоянии,
- производить за свой счет текущий и капитальный ремонт и нести другие расходы по их содержанию,
- представлять организации документы, подтверждающие факты использования автомобилей в служебных целях (путевой лист) и приобретения горюче-смазочных материалов для заправки автомобилей.
Со своей стороны организация обязалась поручать работникам выполнение заданий с использованием личных автомобилей только в служебных целях и возмещать расходы на ГСМ.
Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо
Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля
Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией.
Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления.
Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку.
Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.
Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером АМ-23-р.
Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику
Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту. Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.
Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково. При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:
- распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
- справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.
В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы.
По усмотрению руководства не исключается вероятность списания ГСМ за счет предприятия.
Списание гсм при использовании личного автомобиля
Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.
! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником. 2.
Должностная инструкция сотрудника. В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки.
А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов. Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля В соответствии со ст.
188
ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты: — компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества; — возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества. Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.
Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.
Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику. Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта 5.
Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.
Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.
Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.
Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы: 1.
Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года. Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться:
- оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
- сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.
Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены.
в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива. Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.
Компенсация и вознаграждение за использование личного автомобиля в производственных целях являются двумя независимыми друг от друга выплатами. Данное положение разъяснено в статье 188 ТК, в которой дается четкое определение компенсации и возмещения.
Первая выплата производится за износ автомобиля, вторая – возмещает расходы относительно его использования.
Списание ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основе первичных документов, то есть путевом листе и накопительной ведомости, составленных по чекам автозаправочных станций выданных за покупку топлива.
И в заключении необходимо отметить, что использование личного автотранспорта в производственных целях оформляется в качестве аренды без экипажа. Сотрудник выступает в лице арендодателя, предприятие – арендатора. Он обязан платить каждый месяц арендную плату.
Источник: https://buh-nds.ru/kak-spisat-gsm-na-ispolzovaniya-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyh-tselyah/
Расходы на легковой автомобиль — Эльба
Часто ИП на УСН «Доходы минус расходы» используют личный автомобиль в бизнесе. Разберёмся, можно ли учесть расходы на его покупку и содержание при расчёте налога.
Расходы на покупку личного автомобиля
Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.
Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.
Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:
- «Автомобиль приобретен и использовался предпринимателем непосредственно в процессе предпринимательской деятельности, с целью получения дохода от данного вида деятельности, а доводы налогового органа об использовании транспортного средства в личных целях носят предположительный характер».
- «Налоговое законодательство не содержит ограничений по включению в расходы затрат по приобретению и обслуживанию транспортных средств, приобретенных для осуществления предпринимательской деятельности. В этой связи доводы инспекции о том, что расходы принимаются лишь при осуществлении деятельности, связанной с грузовыми и пассажирскими перевозками, не основаны на законе». (Постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. по делу № Ф09-8532/07-С3).
Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».
Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.
Ещё раз: сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.
Расходы на использование автомобиля
Вы можете включить затраты на эксплуатацию автомобиля — прежде всего, на покупку топлива — в расходы на УСН, если вы ездили на нём по делам бизнеса. Если вы занимаетесь транспортными перевозками, затраты относятся к материальным расходам, а если другим бизнесом — к расходам на служебный транспорт.
Чтобы учесть затраты на покупку бензина, обычных чеков с заправки недостаточно. Нужно подтвердить маршрут поездок — обычно для этого используют путевые листы. Форма путевых листов утверждена только для автотранспортных предприятий. Если у вас другой бизнес, придумайте собственную форму.
Шаблон путевого листа в свободной форме
Шаблон путевого листа для перевозок пассажиров и грузов
Вероятно, что у налоговиков может возникнуть мнение о том, что расходы на топливо ИП должны укладываться в нормы, установленные «Методическими рекомендациями нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утверждёнными распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р. Поэтому ИП лучше ознакомиться с этим документом и соотноситься с его нормами.
Учёт в УСН расходов на бензин отстоять проще, чем затраты на его покупку личного автомобиля, но всё же риск спора с налоговой сохраняется.
Однажды арбитражный суд запретил учитывать такие расходы ИП-юристу: постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.02.2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34.
Там речь идёт не о налогоплательщике УСН, но аргументы суда универсальны — автомобиль не является основным средством, поэтому затраты на его использование в расходы включаться не должны.
Другие расходы на эксплуатацию, например, на мойку или охраняемую стоянку, ещё с большей вероятностью могут вызвать вопросы налоговой. Поэтому с ними лучше совсем не рисковать.
Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/32
Налог на прибыль и ГСМ
Допускаются следующие варианты:
- К ранее составленному трудовому договору заключается дополнительное соглашение, по которому работнику компенсируются все затраты по использованию личного автомобиля в служебных целях + затраты на бензин. Однако здесь есть существенный недостаток: при расчете налоговой базы можно принять к учету компенсации не больше установленного норматива, а бензин и вовсе не принимается к учету.
- С сотрудником заключается дополнительный договор аренды автомобиля. В этом случае к учету принимаются как арендные платежи, так и затраты на топливо.
Однако, если автомобиль является собственностью организации, то вышеперечисленные пункты не работают.
В любом случае для списания затрат на топливо необходимо вести путевые листы, где будет отражаться весь маршрут, проделанный автомобилем, длительность в километрах и т.д. Сотрудник должен предоставить подтверждающие документы о затратах на топливо (кассовые чеки с АЗС).
Затраты на топливо
При расчете суммы налога затраты на топливо следует учитывать исходя из того, для каких нужд используется автомобиль. Если транспорт используется в качестве основного средства для оказания автотранспортных услуг, то затраты на топливо следует относить к основным материальным расходам.
В случае, когда автомобиль используется для других нужд предприятия, то и затраты на топливо следует включать в состав прочих, связанных с осуществлением основной деятельности.
В первом случае списывать затраты на бензин необходимо с учетом способа оценки материалов, применяемого на предприятии. Во втором случае затраты учитываются по фактической стоимости (без учета НДС).
Объем израсходованного топлива должен подтверждаться документально. Для этих целей используются специальные документы – путевые листы. При этом неважно, используется собственный автомобиль или арендованный.
На предприятии может использоваться путевой лист унифицированной формы, так и самостоятельно разработанный.
Формы путевых листов унифицированного образца утверждены ещё в 1997 году – постановлением Госкомстата № 78. Но они не являются обязательными. Если такие формы не подходят, то можно пользоваться самостоятельно разработанными бланками. При этом использование путевых листов должно быть прописано в УПП.
Путевые листы
При самостоятельной разработке путевого листа необходимо проверить наличие всех обязательных реквизитов: номер листа, данные о водителе и автомобиле и т.д. Кроме обязательных можно использовать и дополнительные реквизиты.
Путевой лист оформляется в единственном экземпляре на каждый автомобиль. Тип последнего указывается в наименовании (например, путевой лист микроавтобуса или легкового автомобиля). Путевые листы заполняет ответственный сотрудник предприятия. Все бланки должны иметь нумерацию и заверяться печатью.
Перед началом и после совершения маршрута путевые листы заверяются сотрудником, ответственным за эксплуатацию транспортных средств.
В путевом листе также должны быть проставлены отметки о медосмотрах водителя. Делает это медицинский работник предприятия. В путевом листе должна быть отметка следующего содержания: «Предрейсовый медосмотр прошел, допущен к исполнению обязанностей».
Путевые листы оформляются с разной периодичностью в зависимости от вида деятельности организации.
Если предприятие на постоянной основе предоставляет транспортные услуги, то путевые листы оформляются ежедневно для каждого автомобиля, т.к. действительны в течение только одного рабочего дня. Исключение составляют только дальние командировки.
Остальные же предприятия заполняют путевые документы с периодичностью, позволяющей обосновать затраты на топливо, но не менее 1 раза в месяц.
Важно! При расчете налога на прибыль нельзя учитывать затраты на топливо в том случае, когда предприятие возмещает их работнику сверх компенсации за пользование автотранспортным средством.
Дело в том, что эти затраты уже включены в разработанные нормы затрат на эксплуатацию автомобиля.
Специалисты рекомендуют заключать с работником именно договор аренды автотранспортного средства с целью учета затрат на топлива при расчете налога на прибыль. При этом расходы на топливо можно учитывать и в случает отдельной оплаты, и когда они включены в арендную плату за пользование автомобилем.
Источник: https://raszp.ru/nalogi/zatratyi-na-gsm-naloga-na-pribyil.html
Использование предпринимателем личного автомобиля
На практике довольно распространена ситуация, когда коммерсант в предпринимательской деятельности использует личное имущество, например транспортное средство, принадлежащее ему на праве собственности как физическому лицу, а не как предпринимателю.
В подобной ситуации у ИП, разумеется, возникает вполне закономерное желание учесть расходы на ГСМ и содержание авто при налогообложении (при расчете единого налога, уплачиваемого в рамках УСНО, или НДФЛ). Реализовать это желание возможно, что подтверждают и контролирующие органы.
Но, увы, не в той мере, как, вероятно, ему бы хотелось.
Правовая сторона вопроса
Если речь идет о юридическом лице, которое использует в своей деятельности личное имущество своих работников, то эти правоотношения оформляются:
— либо договором аренды (в отношении транспортного средства есть два варианта: с экипажем или без него);
— либо соглашением о выплате компенсации работнику.
В любом случае документ оформляется с учетом требований гл. 27 «Понятие и условие договора» ГК РФ, в котором прописываются все значимые условия такой двусторонней сделки.В ситуации, когда личное имущество (включая авто) в своей предпринимательской деятельности использует ИП, об оформлении договора аренды речи быть не может.
По меньшей мере это противоречит понятию договора, под которым согласно п. 1 ст. 420 ГК РФ понимается соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Применительно к рассматриваемой ситуации лицо одно, значит, заключенный в данном случае договор аренды будет недействительным.
По вышеназванным причинам заключение двустороннего соглашения о компенсации также не будет иметь юридической силы.
Получается, что учесть для целей налогообложения расходы на эксплуатацию и содержание личного авто, используемого в предпринимательской деятельности, предприниматель сможет на основании, например, путевых листов, а также иных документов, подтверждающих как сам факт расходов, так и их цель. Этот вариант и будет своеобразной компенсацией ему в случае использования в предпринимательской деятельности личного имущества.
Итак, мы выяснили, что ИП вправе учесть при налогообложении расходы на ГСМ и текущие расходы на содержание авто. Но это лишь половина дела. Теперь нужно определить, в каком размере ИП может учесть подобные расходы.
О размере компенсации
Вначале проанализируем, что думают по этому поводу контролирующие органы.
Источник: https://nalogooblozhenie.blogspot.com/2013/06/blog-post_19.html
Департамент общего аудита по вопросу реализации арендодателю бензина в баке автомобиля
22.03.2013
Ответ
В соответствии с действующим в настоящее время законодательством, деятельность по реализации нефтепродуктов не лицензируется.
Также следует отметить, что с 1 января 2007 года утратила силу статья 179.1 НК РФ, регламентирующая порядок выдачи свидетельства о регистрации лица, совершающего операции с нефтепродуктами, в том числе, в отношении деятельности по розничной реализации нефтепродуктов.
При этом данное свидетельство не являлось документом, разрешающим осуществление того или иного вида деятельности, без получения которого осуществление этой деятельности запрещено.
Таким образом, действующее законодательство не запрещает Организации по той или иной причине реализовать излишки приобретенных ранее для производственных целей горюче-смазочные материалы сторонним организациям.
Нужно ли подавать декларацию по акцизам на нефтепродукты, если да, то в какие сроки, порядок ее заполнения ?
В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 179 НК РФ, налогоплательщиками акциза (далее в настоящей главе — налогоплательщики) признаются, в частности, организации, если они совершают операции, подлежащие налогообложению в соответствии с главой 22 «Акцизы» НК РФ.
На основании пункта 1 статьи 181 НК РФ, подакцизным товаром признается, в частности, автомобильный бензин (подпункт 7).
При этом согласно статье 182 НК РФ объектом налогообложения признаются следующие операции:
1) реализация на территории РФ лицами произведенных ими подакцизных товаров[1].
Подпункты 2-4, 5 утратили силу.
6) продажа лицами переданных им на основании приговоров или решений судов, арбитражных судов или других уполномоченных на то государственных органов конфискованных и (или) бесхозяйных подакцизных товаров, подакцизных товаров, от которых произошел отказ в пользу государства и которые подлежат обращению в государственную и (или) муниципальную собственность;
7) передача на территории РФ лицами произведенных ими из давальческого сырья (материалов) подакцизных товаров собственнику указанного сырья (материалов) либо другим лицам, в том числе получение указанных подакцизных товаров в собственность в счет оплаты услуг по производству подакцизных товаров из давальческого сырья (материалов);
8) передача в структуре организации произведенных подакцизных товаров для дальнейшего производства неподакцизных товаров[2];
9) передача на территории РФ лицами произведенных ими подакцизных товаров для собственных нужд;
10) передача на территории РФ лицами произведенных ими подакцизных товаров в уставный (складочный) капитал организаций, паевые фонды кооперативов, а также в качестве взноса по договору простого товарищества (договору о совместной деятельности);
11) передача на территории РФ организацией (хозяйственным обществом или товариществом) произведенных ею подакцизных товаров своему участнику (его правопреемнику или наследнику) при его выходе (выбытии) из организации (хозяйственного общества или товарищества), а также передача подакцизных товаров, произведенных в рамках договора простого товарищества (договора о совместной деятельности), участнику (его правопреемнику или наследнику) указанного договора при выделе его доли из имущества, находящегося в общей собственности участников договора, или разделе такого имущества;
12) передача произведенных подакцизных товаров на переработку на давальческой основе;
13) ввоз подакцизных товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией;
Пункты 14, 15-19 утратили силу.
20) получение (оприходование) денатурированного этилового спирта организацией, имеющей свидетельство на производство неспиртосодержащей продукции.
21) получение прямогонного бензина организацией, имеющей свидетельство на переработку прямогонного бензина[3].
22) передача одним структурным подразделением организации, не являющимся самостоятельным налогоплательщиком, другому такому же структурному подразделению этой организации произведенного этилового спирта для дальнейшего производства алкогольной и (или) подакцизной спиртосодержащей продукции, в том числе передача произведенного спирта-сырца для производства ректификованного этилового спирта, в дальнейшем используемого этой же организацией для производства алкогольной и (или) подакцизной спиртосодержащей продукции (за исключением спиртосодержащей парфюмерно-косметической продукции в металлической аэрозольной упаковке и (или) спиртосодержащей продукции бытовой химии в металлической аэрозольной упаковке), если иное не установлено подпунктом 16 пункта 1 статьи 183 НК РФ.
Анализ установленного пунктом 1 статьи 182 НК РФ перечня операций, подлежащих обложению акцизом (объектов налогообложения), позволяет сделать вывод, что в Вашем случае операция по реализации автомобильного бензина, не произведенного организацией, не является объектом налогообложения акцизами.
Какие особенности продажи и учета ГСМ ?
Каких-либо особенностей и отличий (в общем случае) в случае отражения в учете продажи ГСМ от иных материально-производственных запасов, действующее законодательство не содержит.
Поскольку данная операция является нетипичной для Вашей организации, по нашему мнению, доходы и расходы от продажи ГСМ следует отражать с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы»[4].
В бухгалтерском учете при этом оформляются проводки:
Дт 62 Кт 91.1 — отражена выручка от реализации горюче-смазочных материалов;
Дт 91.2 Кт 68 – исчислен НДС;
Дт 91.2 Кт 10 — списана стоимость реализуемых горюче-смазочных материалов.
Документальное оформление в данном случае, на наш взгляд, также следует производить в общеустановленном порядке (накладная по форме № Торг-12, счет-фактура).
Исчисление и уплата налогов с продажи ГСМ ?
Операция по реализации бензина в данном случае признается объектом налогообложения по НДС (пункт 1 статьи 146 НК РФ). Глава 21 НК РФ не предусматривает исключений для данного случая.
В целях налога на прибыль выручка от реализации бензина будет признаваться доходом от реализации (статья 249 НК РФ).
При этом организация вправе учесть в составе расходов затраты на приобретение бензина (подпункт 2 пункта 1 статьи 268 НК РФ).
[1] В том числе реализация предметов залога и передача подакцизных товаров по соглашению о предоставлении отступного или новации.
В целях настоящей главы передача прав собственности на подакцизные товары одним лицом другому лицу на возмездной и (или) безвозмездной основе, а также использование их при натуральной оплате признаются реализацией подакцизных товаров.
[2] За исключением передачи произведенного прямогонного бензина для дальнейшего производства продукции нефтехимии в структуре организации, имеющей свидетельство о регистрации лица, совершающего операции с прямогонным бензином, и (или) передачи произведенного денатурированного этилового спирта для производства неспиртосодержащей продукции в структуре организации, имеющей свидетельство о регистрации организации, совершающей операции с денатурированным этиловым спиртом.[3] Для целей настоящей главы получением прямогонного бензина признается приобретение прямогонного бензина в собственность.[4] п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации».
Назад в раздел
Источник: https://www.mosnalogi.ru/consultation/obshchiy-audit/departament_obshchego_audita_po_voprosu_realizatsii_arendodatelyu_benzina_v_bake_avtomobilya.html
Использование автомобиля для нужд нанимателя: можно ли стоимость топлива учитывать в составе затрат?
Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, вправе получить за их износ (амортизацию) компенсацию, размер и порядок выплаты которой работник и наниматель определяют по договоренности (ст. 106 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Выплата указанной компенсации и включение ее в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, вопросов не вызывают. Однако использование автомобиля влечет не только его износ, но и расходование топлива, о чем ст. 106 ТК не упоминает.
А вправе ли организация включать стоимость израсходованного такими автомобилями топлива в состав затрат, учитываемых при налогообложении?
Несмотря на наличие различных мнений по данному вопросу, следует отметить, что налоговое законодательство Беларуси не исключает права плательщиков относить стоимость израсходованного топлива к затратам, учитываемым при налогообложении.
По общему правилу плательщики налога на прибыль, использующие топливно-энергетические ресурсы для осуществления предпринимательской деятельности, вправе отнести их стоимость к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли.
Какова юридическая природа правоотношений, складывающихся при их использовании, не имеет существенного значения.
Автомобили не могут эксплуатироваться без топлива – это очевидно, а соответственно затраты на его приобретение могут быть учтены при налогообложении.
Топливо, используемое работником в интересах организации, – расходы, учитываемые при налогообложении
Если организация приобретает топливо и передает его работнику для выполнения им своих трудовых обязанностей с использованием последним личного автомобиля, стоимость топлива есть не что иное как затраты, учитываемые при налогообложении, поскольку эти расходы полностью соответствуют определению затрат, приведенному в ст. 130 Налогового кодекса РБ (далее – НК). В ней сказано, что затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.
Исключение составляют затраты, перечисленные в ст. 131 НК, но в этой статье ничего не сказано о компенсации рассматриваемых расходов.
Тот факт, что топливо, принадлежащее нанимателю, расходуется при эксплуатации не принадлежащего нанимателю транспортного средства, не имеет в данном случае существенного значения. Определяющим же является тот факт, что топливо расходуют в целях ведения предпринимательской деятельности.
В практике можно встретить и другие случаи, когда плательщик передает имущество иным лицам, но вправе включить его стоимость в затраты, учитываемые при налогообложении. Типичный пример – давальческая переработка. При заключении договора подряда с иждивением заказчика заказчик передает подрядчику сырье для производства продукции.
Последний не приобретает права собственности на это сырье и обязан его использовать для исполнения принятых на себя обязательств по изготовлению определенной продукции, которую он передает заказчику.
Разумеется, что переработку сырья и производство продукции осуществляют на оборудовании, не принадлежащем заказчику, но стоимость израсходованного в таком случае сырья заказчик вправе учитывать при налогообложении прибыли от реализации полученной продукции.
Другой пример – договор перевозки. По такому договору заказчик может обеспечивать перевозчика топливом для выполнения последним перевозки. Если перевозку осуществляют в целях ведения заказчиком предпринимательской деятельности, то стоимость топлива заказчик может учитывать в качестве затрат, уменьшающих облагаемую прибыль.
Нередко работники используют собственную оргтехнику в интересах нанимателя, например используют в офисе собственный персональный компьютер. В таком случае стоимость электроэнергии, оплачиваемой нанимателем и расходуемой на обеспечение работы такого компьютера, также будет относена к затратам нанимателя.
Можно привести и другие примеры, но и этих уже достаточно для того, чтобы сделать вывод: стоимость топлива, расходуемого организацией для заправки автомобиля, используемого работником для нужд нанимателя, можно учитывать при налогообложении прибыли.
Причина неверных выводов – нечеткость формулировки ТК
По мнению автора, неверные выводы и комментарии в отношении отнесения таких расходов к учитываемым при налогообложении затратам продиктованы некоторой сложностью возникающих между сторонами правоотношений, которые вызваны несовершенством ст. 106 ТК.
В Российской Федерации, например, положения схожей по своей сути статьи ТК сформулированы более четко. Так, ст.
188 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивают компенсацию за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещают расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяют соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Как видим, в данной статье речь идет не только о компенсации за использование личного имущества работника, но и о компенсации стоимости использованных материалов, а также о возмещении расходов, связанных с их использованием. В белорусском трудовом законодательстве подобная оговорка отсутствует, что и стало причиной возникновения определенных заблуждений.
В то же время отсутствие в ст. 106 ТК оговорки о возможности обеспечения работника, использующего свой автомобиль в интересах нанимателя, топливом, а также о праве нанимателя относить стоимость такого топлива к затратам, учитываемым при налогообложении, вовсе не говорит о неправомерности этого.
Выше было указано, какие затраты в соответствии с НК могут быть учтены при налогообложении. Данные вопросы регулирует именно НК, который и позволяет относить к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли, стоимость израсходованного для ведения предпринимательской деятельности топлива.
К трудовым правоотношениям можно применять положения Гражданского кодекса
Вопрос снабжения организацией работника, использующего личный автомобиль в интересах нанимателя, топливом для его заправки может быть урегулирован соглашением между работником и нанимателем об использовании такого автомобиля. Положения, подтверждающие такую возможность, содержит и белорусское законодательство. В ТК они отсутствуют, но их можно обнаружить в Гражданском кодексе РБ (далее – ГК).
Обратимся к ст. 658 ГК. В ней сказано, что, если иное не предусмотрено договором, работа выполняется иждивением подрядчика – из его материалов, его силами и средствами. Законодательство позволяет использовать при выполнении работ и материалы заказчика (ст. 667 ГК). Подобные положения могут быть распространены и на иные сделки, в т.ч. на соглашение, упоминаемое в ст. 106 ТК.
Применять положения ГК к трудовым правоотношениям позволяет п. 1 ст.
1 ГК: семейные, трудовые, земельные отношения, отношения по использованию других природных ресурсов и охране окружающей среды, отвечающие признакам, указанным в частях первой и второй этого пункта, регулирует гражданское законодательство, если законодательством о браке и семье, о труде и занятости населения, об охране и использовании земель и другим специальным законодательством не предусмотрено иное.
Ведь и сами положения ст. 106 ТК есть не что иное, как определенная разновидность предусмотренных ГК правил о выполнении работ (услуг) иждивением исполнителя. По общему правилу именно наниматель должен обеспечить работника средствами труда. Соглашение же, упоминаемое в ст. 106 ТК, позволяет отойти от указанного правила.
Таким образом, белорусское законодательство позволяет нанимателю не только заключить с работником соглашение об использовании последним принадлежащего ему автомобиля для нужд нанимателя, но и включить в такое соглашение условие о том, что затраты на заправку автомобиля топливом несет наниматель. Передача такого топлива происходит в целях обеспечения нанимателем работника имуществом для выполнения последним своих трудовых обязанностей и полностью соответствует требованиям как гражданского, так и трудового законодательства.
Использовать имущество в интересах организации могут не только ее работники
Затронув положения ГК, нельзя не отметить и еще одно часто встречающееся заблуждение, суть которого состоит в следующем. Нередко, принимая во внимание положения ст. 106 ТК, делают вывод о невозможности выплаты компенсации за использование личного имущества лицам, не являющимся работниками организации.
Данный вывод неверен, так как норма указанной статьи регулирует определенные правоотношения и говорит о праве на получение компенсации работниками. При этом она не говорит о запрете схожих выплат иным лицам, т.е.
не регулирует какие-либо иные отношения и не может служить обоснованием невозможности выплат иным лицам.
Возможность выплаты компенсации в таких случаях предусмотрена гл. 50 ГК. В частности, ст. 874 ГК гласит, что необходимые расходы и иной реальный ущерб, понесенные лицом, действовавшим в чужих интересах, подлежат возмещению заинтересованным лицом.
Следовательно, лицо, использующее собственное имущество, в т.ч. топливо для нужд организации, действуя в интересах такой организации, вправе рассчитывать на получение соответствующей компенсации. С учетом норм статей гл.
50 ГК «Действия в чужом интересе без поручения» компенсация может быть выплачена не только работникам организации, но и любым иным лицам, например учредителям, контрагентам и другим субъектам, которые использовали собственное имущество в интересах иных лиц.
При этом, как можно заметить, даже не требуется заключение какого-либо договора. Если же договор имел место, то следует применять обычные положения об обязательствах, возникающих из договора.
Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/veremeiko-yu-ispolzovanie-avtomobilya-dl_0000000
Загрузка...
