Электронный больничный — как он работает для кадровиков? — все о налогах

Как работать с электронными больничными работодателю

Приказ Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.2011 о порядке выписки больничных. Как это работает Электронный больничный документ медицинское учреждение открывает по следующей схеме:

Работник, посетив кабинет врача, сообщает ему о желании взять электронный листок нетрудоспособности (кратко – ЭЛН). При этом он:
- сообщает доктору об участии работодателя-страхователя в информационном обмене сведениями, необходимыми для формирования «цифровых» больничных;
- заполняет и подписывает заявление о согласии на выдачу документа в электронной форме;
- предъявляет СНИЛС или сообщает его номер.
Врач отправляет онлайн-запрос в информационную систему («Соцстрах») о присвоении документу номера. Получив его, медработник при помощи специально разработанного программного обеспечения производит заполнение ЭЛН.

Вероятно, в будущем будет разработан специальный гаджет. Такие больничные невозможно испортить, что в масштабе страны приводит к существенной экономии.

Новая технология плохо усваивается медработниками старшего поколения и сотрудниками, плохо разбирающимися в компьютерных программах.
Ее внедрение требует их дополнительного обучения.

Электронные ЛН гораздо сложнее подделать – это требует высокой технической грамотности, специальных знаний и трудоемкой работы.

Инструкция: как работать с электронными больничными

упростить взаимодействие между лечебной организацией, работодателем, заболевшим работником и ФСС;
уменьшить оборот бумажных документов;
повысить контроль над подлинностью листков нетрудоспособности, сделать прозрачной их выдачу.

Несмотря на то, что оформление «цифровых» больничных – законодательно разрешенная медицинская госуслуга, выписать их врач сможет только при выполнении трех обязательных условий:

Работодатель сотрудника зарегистрировался на официальном ведомственном сайте ФСС и открыл там личный кабинет.
Медицинское учреждение подключилось к специальной информационной системе по выдаче электронных листков нетрудоспособности.
Пациент оформил и подписал согласие о выдаче цифрового документа.

Скачать образец согласия работника на оформление электронного листка нетрудоспособности. Форма актуальна на январь 2018 года.

Электронный больничный — как он работает для кадровиков?

Выбирается статус работы уходившего на больничный сотрудника: основной или по совместительству.
Указывается регистрационный номер, присвоенный ФСС организации при ее постановке на учет, и код подчиненности — номер структурного подразделения ФСС, к которому прикреплено предприятие.
Прописывается ИНН и СНИЛС сотрудника.
В графе «Условия начисления» ставится код случая начисления пособия, отличающегося от стандартного.
Акт формы Н-1 заполняется при получении производственной травмы, и в ЭБЛ указывается дата составления такого акта.
Обязательно проставляется дата начала работы.
Вносится информация о страховом стаже работника и нестраховых периодах.
Бухгалтер рассчитывает период страхового случая, средний заработок сотрудника и сумму причитающегося пособия.
В ЭБЛ, как и в бумажном, должны быть указаны Ф. И. О.

Электронный больничный лист

Такой листок нетрудоспособности не выдается на руки застрахованному лицу, его создают в личном кабинете на сайте ФСС. После создания документ подписывается электронной подписью медработника. Электронный листок нетрудоспособности имеет такую же юридическую силу, что и бумажный документ.

Кроме того, при выдачи таких больничных снизится количество подделок. Рекомендуем прочитать: Как определить подлинность листа нетрудоспособности? Переход и выписка – как подключить? Перейти на электронные листки нетрудоспособности должна, прежде всего, сама организация, работодатель.

СОДЕРЖАНИЕ:

Что такое и как выглядит?
Переход и выписка – как подключить?
- Обязательно ли переходить?
- Порядок выдачи листка нетрудоспособности
Как работает – взаимодействие всех сторон?
- Действия работника
- Действия работодателя
Инструкция по оформлению и заполнению

Источник: https://vip-real-estate.ru/2018/05/04/kak-rabotat-s-elektronnymi-bolnichnymi-rabotodatelyu/

Как выглядит электронный больничный лист (листок нетрудоспособности) в 2018 году — что это такое, образец, пример, заполнение

Больничные листы выписываются, когда официально оформленный сотрудник обращается за медицинской помощью и не может выполнять свои функциональные обязанности на работе.

Бумажный больничный известен всем, но в связи с внедрение нового вида документа, встречается много вопросов, например, как будет выглядеть электронный больничный лист (листок нетрудоспособности) в 2018 году.

Он отличается от привычного варианта, но тем не менее, не несет в себе никаких особых изменений, кроме внешнего вида.

Вводная информация

Чтобы сотруднику не ставили на работе прогулы, когда он заболел, был создан больничный лист, выписываемый врачом и подтверждающий, что болезнь действительно имеется.

До недавнего времени данные о периоде, особенностях болезни, стаже и зарплате человека указывались на бумаге, после чего сам сотрудник получал документ при выписке и предоставлял его работодателю.

На его основании работодатель рассчитывал пособие, уплачивал его, а потом направлял в ФСС требование о возмещении средств.

Такой подход был неудобен для всех сторон, и в первую очередь для пациента, ведь ему приходилось брать лист и нести его на место работы, рискуя потерять документ или испортить его.

Электронный вариант прежде всего сделал процесс получения больничного более удобным для самого пациента, ведь он может отслеживать его статус даже дома, а чтобы передать больничный начальству, достаточно просто сообщить набор цифр.

В базе у каждого документа есть уникальный идентификатор, и при его наличии, поиск нужной записи не вызовет сложностей.

Нормативные акты

Понятие электронного листка нетрудоспособности обсуждалось давно, но закон 86-ФЗ, который буквально легализует его, начал работать только в июле 2017 года после принятия в мае.

В связи с этим законы были изменены таким образом, чтобы понятие больничного листа внедрялось в сферу и было абсолютно законным, при этом прописано, что электронная версия может оформляться только по согласию пациента.

Конкретные требования при оформлении листка нетрудоспособности прописаны в приказе Минздравсоцразвития 624н “Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности”.

Он утверждает форму заполнения этих листов, информацию, которая в них должна быть, а также особенности выдачи документа при разных ситуациях.

Заполнение не отличается в ситуации с бумажным и электронным вариантами, поскольку информация в них содержится одинаковая и от формы подачи не меняется.

Пример того, как выглядит электронный больничный лист

Листок нетрудоспособности, который оформляется в электронном формате, по внешнему виду отличается от бумажного варианта.

Прежде всего он имеет четыре раздела, отдельных друг от друга, где могут работать медицинские сотрудники и работодатели, основные поля остались неизмененными в сравнении со стандартным документом.

Для медика нужно указать место работы пациента, период нетрудоспособности, свою квалификацию и ФИО, а также позаботиться о наличии дополнительных кодов нетрудоспособности.

Для работодателя интерфейс будет схожим с бумажным листком, нужно будет ввести следующие данные:

название организации (наименование ИП);
является ли место работы основным, или по совместительству;
номер регистрации и код подчиненности;
ИНН сотрудника;
средний заработок за два предшествующих года, а также средний заработок за день по итогам этого периода;
страховой стаж в количестве полных лет и месяцев (на протяжении которых производилась уплата страховых взносов);
нестраховые периоды;
период, за которое будет формироваться и выплачиваться пособие;
разбивка выплаты на средства, выплачиваемые из бюджета работодателя и из средств ФСС, а также полная сумма с уже вычтенным НДФЛ, как правило, НДС с этих выплат не берется;
дата, когда человек должен приступить к работе;
ФИО руководителя и главного бухгалтера.

В электронном листе указываются все те данные, которые можно найти и в бумажном листке, разница состоит только в том, что эти записи можно откорректировать в нужный момент. Информация сразу же вносится в базу данных и потом может быть запрошена ФСС.

Подробно о заполнении может рассказать этот образец:

Как это работает

Человек, которому требуется больничный, должен прийти в медицинское учреждение и пройти врачебный осмотр, если жалобы подтвердятся, то специалист выпишет листок и тем самым начнет период лечения.

Всю информацию о пациенте врач вносит в единую информационную базу, где после сохранения другие участники процесса предоставления пособия и обработки листков могут получать необходимые им данные.

Пациент получает уникальный номер записи в системе, с которым он идет к работодателю и введя его в систему, бухгалтер получает доступ к документу, и может переносить некоторую информацию в свой раздел.

Источник: https://posobieguru.ru/trudovoe-pravo/bolnichnyj/kak-vygljadit-jelektronnyj-list/

Электронные больничные листы в 2018 году

С июля прошлого года вступил в силу закон об использовании электронных больничных листов.

В 2018 году в России все больше учреждений присоединяются к этому проекту, который направлен на упрощение взаимоотношений между сотрудником, работодателем, фондом социального страхования и медицинским учреждением. Новая система позволяет значительно сократить временные затраты на полное оформление документов.

Отличия электронного больничного от бумажного

Лист временной нетрудоспособности выписывается официально работающему сотруднику в случае его обращения за медицинской помощью. Тем самым он подтверждает, что это уважительная причина его отсутствия на рабочем месте. Документ гарантирует выплату сотруднику денежного пособия за период его болезни (или беременности и родов), которые покрываются Фондом социального страхования (ФСС)

Ранее вся документация заполнялась от руки на бумажном носителе специального образца. В документ вносились информация о заболевании, период болезни, а также данные о сотруднике (место работы, стаж, уровень заработной платы). Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) ничем не отличается от бумажного, только формируется и хранится на сервере Фонда социального страхования.

Электронный документ заполняет врач лицензированного медицинского учреждения. Далее больничный заверяется усиленной электронной цифровой подписью в больнице, а после его окончательного оформления – работодателем. В дальнейшем ФСС компенсирует затраты работодателю в установленном порядке.

Участие в данном проекте учреждений – добровольное. К нему могут присоединиться все желающие организации, которые осуществляют подобный документооборот.

Преимущества электронного больничного

Переход на ведение электронной документации значительно упрощает работу всех участников процесса. Это позволяет быстрее обрабатывать информацию и получить требуемый результат.

В первую очередь, ЭЛН удобен для сотрудника. Теперь ему не нужно ходить к врачу, чтобы получить на руки заполненный бланк, а затем передавать его в отдел кадров. Все выполняется в системе базы данных.

Это исключает риск потери документа или приведения его в негодность. Сотрудник получает положенные средства в рамках утвержденного срока, что контролируется ФСС.

Также в системе предоставляется возможность проверить рассчитанные выплаты с помощью специального калькулятора.

Для врача и кадровика использование электронных бланков значительно сокращает временные затраты. Решается проблема транспортировки и хранения документации. Предупреждается возможность подделывания больничного листа. Необходимую информацию можно уточнить и проверить в базе данных быстро и просто.

Недостатки

Как любое нововведение, проект сталкивается с определенными препятствиями. Многим врачам и кадровым работникам необходимо научиться правильно работать в новым программным обеспечением. Для сотрудников старшего возраста это может стать большой проблемой.

Использование электронной базы данных влечет с собой риск появления неполадок и сбоев в системе, что может отсрочить оформление больничного. Кроме того, нельзя полностью исключить человеческий фактор, поэтому возможно появление ошибок при заполнении бланка.

Внедрение системы требует полной компьютеризации всех медицинских учреждений, что, конечно же, хорошо, но для этого необходимо время и стабильное финансирование.

Правила оформления

Чтобы оформить ЭЛН сотруднику следует выполнить несколько шагов:

Уточнить у работодателя, входит ли организация в перечень учреждений, которые учувствуют в данном проекте ФСС.
Если да, то сообщить об этом лечащему врачу при обращении в медицинское учреждение.
Предоставить в медучреждение страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС).
Подписать согласие на оформление ЭЛН.
Уточнить номер своего ЭЛН.
Сообщить номер ЭЛН работодателю или сотруднику отдела кадров (это можно сделать лично, по телефону и пр.).

Электронные больничные листы очень удобны в использовании. Зайдя в личный кабинет ФСС с помощью персонального логина и пароля можно посмотреть статус и историю всех своих больничных листов. А также получить информацию по выплатам, пособиям и пр.

Как это будет работать в 2018 году для работодателя:

На компьютере, где планируется работа с больничными, должен быть выход в интернет, и установлено сертифицированное программное обеспечение для криптозащиты информации.
В ФСС необходимо получить усиленную цифровую подпись или использовать ранее полученную в аккредитованном удостоверяющем центре.
Файл с листом можно получить либо через программное обеспечение ведения бухгалтерского учета (1С), либо на сайте ФСС в личном кабинете.
Для запроса данных необходимо предоставить в ФСС номер листа и СНИЛС сотрудника.
Заполнить необходимые данные в полученном документе и подписать электронной подписью.
Отправить документ в ФСС.
Выплатить работнику требуемое пособие.

На сегодняшний день продолжают действовать оба варианта: бумажный и электронный. Поэтому, если организация не может работать с цифровой документацией, ответственное лицо должно предупредить об этом сотрудников. Те, в свою очередь, могут получить в медучреждении бумажный вариант листа нетрудоспособности.

Разъяснения ФСС относительно электронных больничных: видео

Источник: https://2018god.net/elektronnye-bolnichnye-listy-v-2018-godu/

Больничный в электронном виде в 2017 году

Все работники российских организаций, которые по состоянию здоровья временно не могут выполнять свои профессиональные обязанности, предоставляют своему работодателю листок временной нетрудоспособности или так называемый больничный.

Данный документ поступает в бухгалтерию или кадровую службу предприятия для проверки на соответствие установленным требованиям и подлинность. При этом на основании листка с работником должен быть произведен расчет в виде выплаты пособия.

В последние годы все организации, как коммерческие, так и относящиеся к бюджетной сфере стремятся максимально сократить количество документов составляемых в бумажном формате и перейти на систему электронного документооборота.

Электронный больничный лист: пилотный проект

Одним из самых важных нововведений в области кадрового дела является повсеместный переход на систему больничных листов в электронном виде. Соответствующий федеральный закон № 86-ФЗ от 01.05.2017г. подписан президентом России.

В предшествующие периоды электронный больничный лист (в 2017 году регионы без исключения будут применять с 1 июля электронные больничные) был доступен ограниченному количеству регионов, а именно Белгородской, Тамбовской, Самарской, Астраханской областям, а также Крыму, Татарстану и Хабаровскому краю.

Ввести в действие электронный больничный лист с 1 января 2017, как планировалось ранее, Минтруд не смог по причине неготовности проекта закона.

Электронный больничный: как он работает

Механизм применения электронного больничного листа в 2017 осуществляется уже не только в тех регионах, для которых данное нововведение до недавнего времени являлось пилотным проектом. В этом году переход на электронные больничные листы произведен повсеместно на всей территории страны.

Федеральный закон начнет действие лишь с 01 июля 2017 года. Однако уже сейчас сотрудников кадровых и бухгалтерских служб беспокоит вопрос о том, как будет реализован этот переход на практике. Разумеется, даже после внедрения нового формата листка нетрудоспособности, полностью упразднять бюллетени в настоящее время никто не станет.

На начальных этапах выдача больничных в электронном виде будет осуществляться только при наличии согласия пациентов. Тем не менее, Минтруд предполагает, что даже, если предоставление электронных больничных листов будет являться лишь альтернативой, а не единственно возможным вариантом, бюджет сможет сохранить более 12 млн.

рублей только за текущий год.

В том случае, если пациент выбирает электронный больничный 2017, все сведения о составленном документе сразу же попадают в специальную базу ФСС. При этом ФСС электронный больничный лист будет обрабатывать, и аккумулировать всю необходимую ему информацию.

Электронный больничный: как он работает для кадровиков

Каковы действия организации при работе с электронными больничными с 1 июля 2017? При получении бумажного листка нетрудоспособности, кадровик должен был заполнить часть документа. Для этого предназначается раздел «Заполняется работодателем».

Принцип работы с больничным в электронном виде в 2017 году также предполагает необходимость заполнить свою часть документа. Делать это предполагается в личном кабинете организации на сайте соцстраха.

Отследить получение нового больничного работодатель сможет благодаря наличию системы электронных уведомлений в личном кабинете. Если организация откажется регистрироваться в личном кабинете, ее работники не смогут получить электронный больничный.

Таким образом, система электронного документооборота при выдаче листков временной нетрудоспособности позволяет одновременно информировать и соцстрах, и работодателя о конкретном больничном.

Несмотря на то, что до недавнего времени, электронные больничные листы в 2017 году были всего лишь законопроектом, у применения электронных больничных листов существует множество преимуществ.

Наверное, самым значимым для работодателей преимуществом применения электронных больничных листов в 2017 году является упразднение обязанности тщательного контроля над соблюдением формальных принципов составления документа. Также несомненным плюсом является отсутствие необходимости обеспечивать систему хранения всех больничных листов, переданных сотрудниками в бумажном формате.

Соцстрах, в свою очередь, получает возможность свести к нулю передачу страхователем фальсифицированных документов, сфабрикованных сотрудниками компаний с целью незаконного обогащения.

С того момента, когда введут электронные больничные листы на территории всей страны, Минтруд сможет оценить успешность реализованного проекта.

Источник: https://LawCount.ru/otchet/bolnichnyiy-list-elektronnom-vide/

Как заполнять электронный больничный

Делопроизводство

Когда появится электронный больничный лист? В настоящее время Фонд социального страхования (ФСС) проводит тестирование системы оформления листов. Проект открывает для людей новые возможности.

Заместитель председателя организации сообщил, что его подготовку планируется завершить до конца 2018 года.

Когда будут электронные больничные листы?

Электронные больничные листы — цели проекта

То есть, например, зайдя на сайте ФСС в свой личный кабинет, работодатель может увидеть:

Сколько и кто из его работников болеет;
В каких медучреждениях открыты листки нетрудоспособности;
С какого дня их закрыли.

Кто будет заполнять электронные больничные листы?

Электронные больничные листы — плюсы и минусы

К плюсам внедрения закона можно отнести отсутствие любой межведомственной волокиты:

Конечно, есть и определенные минусы, которые на сегодняшний день пока тормозят повсеместное внедрение закона.

Их гораздо меньше, чем плюсов.

Инструкция: как работать с электронными больничными

Шаг 1.

Получите подпись

Если у вас уже есть подпись для сдачи отчетов через ТКС, уточните у своего оператора, подходит ли она для работы в личном кабинете ФСС. Шаг 2. Зарегистрируйте организацию на портале госуслуг Прежде чем авторизоваться в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах», зарегистрируйте организацию на портале госуслуг.

Актуально на: 25 мая 2018 г.

Больничный в электронном виде в 2018 году

Электронный больничный: как он работает для кадровиков

Порядок работы с с 1 июля 2018 года будет такой:

Электронный больничный — как он работает для кадровиков?

— как он работает для кадровиков, волнует многих работодателей в связи с последними нововведениями в сфере социального страхования работников.

Попробуем разобраться.: нововведение 2018 года Результаты тестирования подтвердили эффективность оборота электронных листов (далее — ЭБЛ), поэтому было принято решение о закреплении данного явления на законодательном уровне.

больничный: что изменилось с 1 июля 2018 года

Больничный лист — 2018: бумажный или На сегодняшний день в системе ФСС зарегистрированы 52 млн граждан.

Ежегодно в России выдается более 40 млн листков нетрудоспособности, при этом 1,6 млн из них оказываются испорченными.

Электронные больничные листы: не все так хорошо, как хотелось бы

Вначале посмотрим на ситуацию с законодательной точки зрения.

Уже сейчас нововведение действует в 700 больницах и поликлиниках, работающих в Единой интегрированной информационной системе (ЕИИС). Ожидается, что остальные 12 тысяч медучреждений подключатся к программе до конца 2018 года.

Бумажные листки нетрудоспособности пока не отменены, но в ближайшие годы правительство планирует полностью перенести оформление в формат.

Электронный листок нетрудоспособности

Электронный больничный с 1 июля по-прежнему будет оформляться согласно Порядку выдачи листков нетрудоспособности (приказ Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н). Работодателю также самостоятельно следует вносить данные в раздел «Заполняется работодателем».

— как он работает для кадровиков?

— как он работает для кадровиков — актуальная тема в свете повсеместного ввода взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими компаниями. Об этом расскажет наш материал.

Привычный для нас лист — это документ: подтверждающий временную неспособность к работе физлиц; выдаваемый медучреждением; оформленный на бумаге; необходимый для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Как работать с электронным больничным с 1 июля

Работники получили право подтвердить дни болезни листком нетрудоспособности.

Изменения вступят в силу с 1 июля (Федеральный закон от 01.05.2018 № 86-ФЗ). Новый формат больничный лист — это тот же, только в виде электронного документа. Выдавать его смогут клиники, которые подключатся к системе информационного взаимодействия.

Источник: https://obpotrebnadzor.ru/kak-zapolnjat-ehlektronnyj-bolnichnyj-86097/

Журнал регистрации больничных листов — образец заполнения

После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета. Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.

Учет больничных листов в организации

Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования.

Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.

В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда.

Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами.

Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.

Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности.

Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности. На работодателя только возлагается обязанность расчета суммы пособия.

Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.

Больничный лист: сроки предоставления и регистрации

Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику. И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен.

Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.

И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.

Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно.

Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся.

В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

Журнал учета больничных листов

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы.

Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.

Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).

При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:

На титульном листе или первой странице журнала:

наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
даты начала и окончания ведения журнала,
если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
Дата предоставления листка нетрудоспособности,
Фамилия, инициалы работника,
Должность, наименование структурного подразделения работника,
Номер больничного листа,
Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
Даты начала и окончания нетрудоспособности,
Количество дней нетрудоспособности.

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

Образец журнала учета больничных листов

Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.

На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии.

В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

Журнал учета больничных листов — бланк

Где найти номер больничного листа

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр.

На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке.

Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Хранение больничных листов в организации и у ИП

По общему правилу первичные документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, это относится, в том числе, и к документам об оплате листков нетрудоспособности.

Но согласно федеральному закону «О страховых взносах» плательщики таких взносов должны обеспечивать на протяжении шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. Больничные листки, как раз, и подтверждают правильность исчисления и уплаты таковых взносов.

Из чего можно сделать вывод о том, что работодатель должен обеспечивать хранение листков нетрудоспособности в течение шести лет. Течение этого срока исчисляется с момента окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников.

Аналогично и с журналом учета листков временной нетрудоспособности. Несмотря на то этот документ не отнесен к обязательным, Перечень типовых управленческих документов содержит упоминание и об этом журнале.

Срок хранения журнала, согласно Перечня, составляет пять лет. В то же время, разумно предположить, что журнал учета больничных листков не может храниться в организации или у предпринимателя менее срока хранения самих больничных листков.

Поэтому целесообразно установить шестилетний срок хранения журнала учета.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/obrazets-i-poryadok-zapolneniya-zhurnala-registratsii-bolnichnyih-listov.html

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Использование журнала регистрации листов нетрудоспособности — полезный и удобный регистр для бухгалтеров и службы отдела кадров. Особенно это касается крупных компаний с огромным количеством работников.

Все листки нетрудоспособности изначально регистрируются в поликлинике, затем сотрудник предоставляет его в организацию, где отдел кадров или бухгалтер вносит все данные в книгу учета больничных листов.

Что это за документ?

Журнал регистрации выдачи больничных листов – это систематизированный документ, фиксирующий все сведения о бюллетене сотрудника в организации, где трудится работник.

Он является хорошим помощником в следующих ситуациях:

составление документа об учете рабочего времени;
начисление заработной платы сотрудника;
суммирование оплачиваемых дней по нетрудоспособности;
контроль сроков предоставления сотрудником больничного листа;
проверка из ФСС, поиск листов нетрудоспособности;
подсчет отпускных;
анализ на предприятии, уровень заболеваемости, оценка сложившейся ситуации;
решение спорных случаев в результате потери больничного листа.

Руководитель проводит анализ заболеваемости на предприятии, определяет мероприятия по профилактике улучшения охраны труда.

При нарушении больничного режима или предоставлении больничного листа с задержкой директор может строгими мерами усилить дисциплинарную ответственность.

Законом не предусмотрено ведение журнала учета больничных листов у юридических лиц и ИП. Это решает каждый руководитель предприятия самостоятельно, прописывая во внутренних локальных актах.

Но для удобства и для порядка документооборота журнал учета бюллетеней — необходимый регистр в компании.

Как оформляется журнал учета больничных листов в организации?

Инструкцию по оформлению и ведению журнала учета больничных листов необходимо закрепить во внутренних нормативных актах организации.

В журнале листы прошивают, пронумеровывают, проставляют в конце журнала печать и подпись директора предприятия.

Структура и форма

Самостоятельно разработать этот регистр несложно. Форма журнала утверждается инструкцией по кадровому делопроизводству или приказом руководства.

Структура журнала состоит из трех частей:

Титульный лист, куда вписывают такие сведения: название документа, название организации, сроки ведения журнала (начало и конец), сроки хранения, подпись ответственного лица.
Главная часть – сведения о больничном листе.
Окончательная часть: подсчет листов журнала и подпись руководителя предприятия.

Ответственное лицо пронумеровывает и прошивает журнал. На последней странице скрепляет листом, где указано количество страниц. Директор и ответственный подписывают и ставят печать организации.

Вот пример листа, который завершает ведение книги:

Наличие поправок или зачисток при помощи корректирующего карандаша в журнале недопустимо. В графе «Примечание» можно пояснить допущенную ошибку.

Электронный или бумажный?

Регистрация больничных листов в журнале учета возможна как в бумажном формате, так и электронно в специальной программе 1С – Зарплата и кадры.

А с 2017 года введен электронный документооборот между медучреждением, ФСС и работодателем, где при введении сведений больничного листа автоматически формируется регистр учета листов нетрудоспособности.

Правила заполнения

Несмотря на то, что форму журнала разрабатывают самостоятельно в организации, необходимо внести следующие графы:

порядковый номер при занесении записи по больничному листу;
данные о сотруднике (ФИО, должность);
штрихкод больничного листа;
название медучреждения, которое оформило лист нетрудоспособности;
срок действия больничного листа (начало и конец даты);
число дней болезни;
дата выхода на работу;
роспись работника;
форма работы (основная или совместительство);
код причины;
роспись лица ответственного за занесение данных из бюллетеня;
примечание.

Образец (пример)

Источник: https://buhdzen.ru/kadry/bolnichnyj-list/zhurnal-registracii/

Оплата электронных больничных листов

Алгоритм работы с ЭБЛ работодателю Для того, чтобы предприятие могло работать с ЭБЛ, нужна подготовка. Присоединиться к проекту вправе любая компания и организация вне зависимости от того, большая она или маленькая. Что нужно сделать владельцу:

Заключить с отделением фонда соцстрахования соглашение, подтверждающее информационное взаимодействие.
Оформить усиленную электронную подпись.
Приобрести и установить соответствующее ПО.
Внести изменения в действующую учетную политику – предусмотреть отдельной записью, что компания принимает все БЛ, в том числе, и электронные.
Открыть личный кабинет на cabinets.fss.ru. Для этого организация регистрируется на сайте gosuslugi.ru.

Через личный кабинет происходит обмен информацией об ЭБЛ с ФСС. Сотрудник компании также может посмотреть свой ЭБЛ в кабинете застрахованного лица в cabinets.fss.ru.

Например ФИО штатной единицы, ее СНИЛСа) находит документ в базе сайта ФСС;

вносит сведения в отведенную для заполнения им часть документа (помимо личного кабинета, сделать это можно в программе «АРМ Подготовка расчетов для ФСС», скачиваемой на компьютер);
рассчитывает больничные выплаты.

Все данные о расчетах по больничным уходят в ФСС автоматически после сохранения изменений работодателем. Действия по переходу на электронный больничный лист в 2018 году Работодатель, принявший решение перейти на электронный документ, должен:

оповестить об этом подчиненных, поставить их в известность о том, что они также могут контролировать содержание больничного и начисленные на его основании выплаты;
поставить в известность бухгалтерскую службу.

Электронный больничный: инструкция для бухгалтера

Важно

Туда он, в частности, вносит:

наименование компании, где трудится застрахованное лицо;
совместителем или основным работником является владелец гражданин, которому выписан больничный;
его ИНН;
фамилии с инициалами – руководителя фирмы и главбуха;
средний заработок застрахованного сотрудника и его стаж;
период нетрудоспособности;
дата, когда он приступил к работе, и иные сведения.

На основе введенных данных пособие, положенное сотруднику в связи с нетрудоспособностью, рассчитывается программой автоматически. Сотрудник получает выплату за больничный лист, а данные о ее размере сообщаются страховщику – в ФСС.

Преимущества и недостатки электронного оформления С одной стороны, сокращение бумажной работы и высокая степень достоверности ЭЛН являются его неоспоримыми преимуществами над бумажными аналогами.

Оформление электронного больничного: порядок и сроки

Электронный больничный 2017: взаимодействие с фсс и расчет в программах 1с

Минусы присутствуют, но они не могут перевесить преимущества.

Среди недостатков ЭБЛ выделяются такие: Минусы ЭБЛ для работодателей ФСС Задержки выплат исключены Необходимость дополнительного обучения сотрудников Дополнительные затраты на специальное ПО и ЭЦП Денежные расходы на ПО и ЭЦП Освоение особенностей программы Возможность сбоев в работе ПО и вытекающие негативные результаты Технические системные сбои и их последствия Недопустимость задержек в расчетах оплаты по больничному и отправлений компенсаций Касательно минусов для сотрудников компаний, то они, скорее, морального содержания – покупка больничного листа и его подделка становятся невозможными.
Для полного перехода на выдачу ЭБЛ во всех медучреждениях необходимо провести модернизацию и установить современное ПО. Как оплачивается выданный ЭБЛ Оплата по ЭБЛ производится так же, как и по бумажному.

Онлайн журнал для бухгалтера

Однако в законопроект после первого чтения неоднократно вносились поправки, связанные с двойным заверением нового бланка усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) – лечебного учреждения и лечащего врача. Также вносились изменения, относящиеся к форме согласия больного на предоставление больничного листа в электронном виде.

В связи с этим электронные больничные листы окончательно вступили в силу лишь 1 июля 2017 года. Стоит отметить, что саму идею электронных больничных листов сложно назвать свежей.

невозможность полного устранения человеческого фактора;
потребность в компьютерном обеспечении медучреждений по всей России;
возможность сбоев и неполадок в системе, которые негативно повлияют на процесс оформления больничного;
потребность в реорганизации ведомственных учреждений и структур с целью вменения им обязанностей по работе с новым видом больничных.

Порядок взаимодействия сторон, задействованных в оформлении и оплате больничного Прежде всего, сотрудник, временно неспособный выполнять свои функции из-за болезни или беременности, должен обратиться к лечащему врачу в медучреждение, имеющее доступ к автоматизированной системе (базе) ЕИИС «Соцстрах» и выбрать, в каком формате открывать больничный – в бумажном или электронном.

Электронный больничный лист

Кроме того, внедрение ЭБЛ поспособствует:

усилению контроля ФСС за фактами нетрудоспособности;
ликвидации мошенничества в страховой сфере;
минимизации рисков отказа в пособиях;
упрощению расчетных процессов по страховым ситуациям;
сокращению бухгалтерских издержек.

Выписка ЭБЛ возложена на младший медперсонал. Это освобождает доктора от дополнительной писанины и позволяет сосредоточиться на составлении индивидуального плана терапии для больного.

Читайте также статью: → «Максимальная и минимальная сумма больничного: как правильно сделать расчет». Важно! Врач сможет без промедления отправлять в фонд соцстраха все документы, на основании которых рассчитываются выплаты его пациенту.

Удобно ли использовать ЭБЛ – плюсы Работники ФСС считают, что в оформлении ЭБЛ есть плюсы: Преимущества ЭБЛ Для граждан Для ФСС Пациент не тратит время на сбор необходимых подписей и печатей. Нет нужды простаивать в очередях к доктору при получении и закрытии листа нетрудоспособности.

Чтобы оформить ЭБЛ, понадобится несколько минут, поскольку сведения, вносимые в медкарту пациента и бумажный БЛ дублировать не нужно Простота в обработке данных. Это позволяет анализировать статистическую информацию, не допуская при этом ошибок, и, соответственно, решения принимать правильно Оперативное получение компенсации после закрытия БЛ.

Человеку не придется ждать аванса или зарплаты, поскольку деньги перечисляются на банковскую карту (возможен и почтовый перевод) Уровень контроля – высокий. Все ЭБЛ находятся на виду, проверить их легко, изменить – крайне сложно.

Электронный больничный — как он работает для кадровиков?

Например, если у предпринимателя работает 5 человек, то, скорее всего, он посчитает нецелесообразным внедрение сложных электронных систем. Его выбор – бумажные БЛ. Вопрос №4. Кто имеет доступ к информации об ЭБЛ? Сведения, поступившие в электронную базу данных, доступны работникам ФСС, руководителю компании и медработникам.

Сотрудник может ознакомиться только со своим ЭБЛ, введя в систему его номер. Вопрос №5. Можно ли подделать ЭБЛ? Подделать ЭБЛ трудно, ведь он подписывается ЭЦП медучреждения и доктора.

Для его оформления отведены специальные защищенные каналы связи. Поэтому для подделки нужно иметь особые знания и умения, которыми обладают хакеры, или же вступить в криминальный сговор с доктором.

Внедрение ЭБЛ значительно упрощает процесс расчетов и возмещения пособий для фонда соцстраха, работодателей и трудящихся.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем получить бесплатную консультацию специалистов компании «Бизнес Ресурс». Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:

Экономия средств – до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате).
Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С.
Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.

Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните по телефонам:

8 (951) 652-55-06;
8 (931) 975-44-15.

Действия кадровиков при получении ЭЛН Узнав номер электронного листка нетрудоспособности, сотрудник сообщает его работодателю. По нему и номеру СНИЛС самого работника кадровики или бухгалтеры в электронном виде запрашивают данные о больничном в ФСС.

Внимание

Чтобы она высветилась на экране, необходимо щелкнуть по кнопке «ПОЛУЧИТЬ ЛН». Важное замечание! Работодатель получает доступ к цифровому больничному листу сотрудника только после того, как документ будет закрыт медицинской организацией.

Просмотреть действующий ЭЛН он не сможет. Когда представитель работодателя получит электронный документ, он вносит в него недостающую информацию, и исправляет, если что-то заполнено неверно (сообщение об этом он видит внутри системы). Для него в программе имеется красноречивая вкладка: «Заполняется работодателем».

Источник: https://law-uradres.ru/oplata-elektronnyh-bolnichnyh-listov/