Кадровый документооборот предписано перевести в электронную форму — все о налогах

Электронный документооборот с налоговой: как СЭД может помочь при проверках

Когда завершается очередной отчетный период, добросовестным организациям предстоит камеральная налоговая проверка. Заключается она в том, что организация предоставляет в ФНС налоговые декларации, подтверждающие, что организация добросовестно платит налоги. В зависимости от необходимости, налоговая может потребовать и пакет иных документов.

В мире современных технологий налоговая отчетность может предоставляться в двух форматах: бумажном и электронном, через оператора электронного документооборота.

Как показывает практика, предпочтительным способом пока является первый.

При этом документы для налоговой формируются, как правило, на компьютере — в финансовых учетных системах, специализированном ПО или внутренней системе электронного документооборота.

В итоге получается такой бессмысленный расход бумаги: документы, призванные храниться в электронном виде, все равно печатаются и отправляются Почтой России или курьером. В этой статье мы попытаемся разобраться в отношениях СЭД и налоговой службы, а также привести рекомендации по предоставлению документов в ФНС в электронном виде.

Сэд и налоговая: регламенты электронного документооборота

Налоговый кодекс РФ свободно предоставляет налогоплательщикам два способа предоставления налоговой отчетности: в бумажной форме либо в электронной.

Под электронными документами в ФНС подразумеваются либо цифровые документы, изначально созданные средствами программного обеспечения, либо отсканированные бумажные документы.

В обоих случаях электронной подачи деклараций пакет документов должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Форма подачи документов в ФНС зависит от того, в каком виде организация получила требование на подачу налоговой отчетности. Если это письмо на бумаге, то деваться некуда — документы необходимо выгрузить из учетной системы или системы документооборота, распечатать, заверить печатью и подписью и отправить в ФНС.

Однако, в случае, если организация выразила такое желание, зарегистрировавшись на соответствующих сервисах, Минкомсвязи может прислать  уведомление о подаче декларации через личный кабинет налогоплательщика на своем сайте либо через оператора электронного документооборота, к которому подключилась компания. В первом случае подача документов может происходить в электронном виде по следующим схемам:

  • электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах выгружаются из учетной системы или из системы электронного документооборота;
  • бумажные документы сканируются и переводятся в графические форматы (.JPG, .TIF). Все электронные документы, находящиеся не в установленных ФНС XML-форматах, печатаются, сканируются и переводятся в графику.

Далее формируется опись, к которой прикрепляются требуемые документы. Пакет документов с подписью подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляется в ФНС через личный кабинет налогоплательщика.

Предположим, что в организации установлена СЭД и налажено управление договорами. Стоимость договоров, формируемых в СЭД, включает в себя процент налогов, который будет уплачен с каждого договора.

Для подачи электронной отчетности в ФНС данные по сделкам должны быть выведены в учетную систему, способную поддерживать установленные ФНС XML-форматы.

Для таких целей существуют шлюзы интеграции с учетной системой, которые способны поддерживать функции XML-хранилища документов, из которых учетная система сможет забирать данные для налоговой отчетности.

При наличии такой системы документооборота подсчитать и задекларировать, сколько налогов было уплачено с каждой сделки, будет гораздо проще. А единое XML-хранилище финансовых документов позволит СЭД забрать отчетность в нужном XML-формате для последующего сведения в пакет документов.

Отчетные документы, существующие в бумажной форме, необходимо сканировать. Хорошо, если в организации заведен эффективный регламент обязательного сканирования бумажных документов и ввода их в СЭД, интегрированную со сканером. В этом случае документы в электронном виде будут поступать в единое хранилище документов в нужных для подачи в налоговую форматах, будь то JPG или TIF.

Формирование описи документов становится гораздо более удобным при аккуратном ведении канцелярии в СЭД. Автоматическое формирование канцелярской отчетности в виде описи документов для налоговой упрощает создание пакета документов для электронного документооборота с налоговой.

Наконец, свести все документы в единый пакет и подписать ЭП тоже гораздо проще через СЭД — при условии, что программа поддерживает усиленную квалифицированную электронную подпись. В СЭД ТЕЗИС усиленная квалифицированная  ЭП на базе технологий CryptoPro (кстати, официально аккредитованных ФНС) поддерживается, начиная с версии 4.1.

Сэд и налоговая выездная проверка: как предъявить электронные документы?

Регламентом для предоставления документов при выезде налоговой в организацию налогоплательщика является информативное письмо ФНС от 25.07.13 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок». Оно распространяется как на бумажные, так и на электронные документы. Согласно ему, налоговый инспектор должен провести проверку документа по следующему алгоритму:

  • визуально изучить документ на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
  • оценить правильность подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
  • провести правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
  • провести проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации установлена СЭД, то налоговому инспектору должен быть предоставлен полный доступ ко всем программным средствам хранения документов, для проведения процедуры налоговой проверки.

То есть, инспектор должен получить рабочую станцию с доступом к системе электронного документооборота, а также набором программ для просмотра документов, выгружаемых из СЭД.

Это, в первую очередь, пакет офисных программ (для просмотра неформализованных документов в форматах DOC(X), XLS, PDF), графическое ПО для просмотра сканированных копий документов (JPG, TIFF).

И, разумеется, СЭД должна поддерживать выгрузку документов во всех указанных форматах — либо в форме выгрузки вложений, либо в форме автоматической генерации файла, например Excel, на основе таблиц в СЭД.

Встроенная функциональность генерации PDFиз XML позволит сформировать для выездного инспектора удобную форму просмотра налоговой отчетности, выгружаемой из учетной системы, и подписать ее ЭП, как и все остальные документы. Такую форму подачи документов на проверку ФНС считает приемлемой.

Кстати, о доступе. Инспектору ФНС, приехавшему в компанию проверить финансовую отчетность, вовсе не обязательно видеть остальные документы компании. Поэтому гибкая подсистема безопасности, присущая современным СЭД, позволит оградить их от постороннего глаза. В СЭД ТЕЗИС настройки безопасности заложены на глубинном уровне.

Инспекторов налоговой можно ограничить при помощи механизма групп доступа к документам, которые будут определять, какие документы им видны, а какие — нет. Или вообще создать в системе отдельную роль — «Инспектор ФНС», с помощью которой «урезать» СЭД на уровне интерфейса и отдельных его элементов исключительно до функций просмотра финансовой отчетности.

Таким образом, защита конфиденциальных документов в СЭД от налоговой будет организована грамотно.

Наконец, СЭД, установленная в компании, должна иметь интеграцию со средством криптографической защиты информации и иметь функциональность, позволяющую инспектору просмотреть и проверить информацию о подлинности электронной подписи. В СЭД ТЕЗИС такая возможность реализована прямо в карточке документа. Модуль «КриптоПро» позволяет обратиться в удостоверяющий центр ЭП прямо из карточки и подтвердить, является ли подпись подлинной.

Электронный документооборот с налоговой: оператор ЭДО или внутренняя СЭД?

Электронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.

Можно приводить много аргументов «за» и «против» с обеих сторон.

С одной стороны, внешние операторы ЭДО куда эффективнее подготовлены к работе именно с налоговой: они предлагают функциональность автоматической генерации накладных, счетов-фактур и так далее, и все это — в форматах, предписанных ФНС. Следует заметить, что все это может делать и гибкая, грамотно настроенная СЭД, имеющая механизмы работы с XML или возможность их создать.

С другой стороны, внешние операторы ЭДО сильно проигрывают «стационарным» СЭД в плане безопасности: отдавая свои документы во внешнюю среду вы, фактически, отдаете их в чужие руки.

Да и подсистемы безопасности у веб-сервиса (а им обычно и является оператор ЭДО) гораздо скромнее, чем у любой внедряемой СЭД, а значит, всегда есть риск, что налоговый инспектор увидит то, что должно быть коммерческой тайной.

В случае же внутренней СЭД то, что должно быть внутри компании, останется  внутри компании.

При этом оба вида вендоров документооборота одинаково хорошо работают с усиленной квалифицированной ЭП, так как для обоих ее реализация регламентируется федеральным законом «Об электронной подписи». Так что выбор технического способа реализации электронного документооборота с налоговой остается за заказчиком.

Заключение

В статье мы немного поговорили об электронном документообороте с налоговой и представили свое видение его организации в соответствии с законодательством. Мы также дали рекомендации по организации документооборота при налоговых проверках при помощи стандартной внедряемой СЭД.

Сюда входит интеграция СЭД с учетной системой и организация общего XML-хранилища, интеграция СЭД со сканером и аккуратное сканирование важных для налоговой документов, ведение канцелярии и выбор продукта, поддерживающего усиленную квалифицированную ЭП. Пережить выездную налоговую проверку сильно помогут гибкая подсистема безопасности СЭД, механизмы выгрузки данных в различных форматах и интеграция с центром проверки подлинности электронной подписи.

ФНС, как и любая организация, имеющая дело с финансами, находится на передовом крае современных информационных технологий (достаточно вспомнить, что первыми программами для ЭВМ, после военных, были именно финансовые). Налоговой службе ежедневно приходится обрабатывать тысячи документов, поэтому электронный документооборот в данной сфере всем понятен — и даже приветствуется.

Источник: https://www.tezis-doc.ru/blog/elektronnyj-dokumentooborot-s-nalogovoj-kak-sed-mozhet-pomoch-pri-proverkah/

Документооборот с ИФНС, новая схема

Распечатать

С 01 сентября 2014 года отправка и прием деклараций осуществляются в соответствии с приказом ФНС РФ от 31.07.

2014 N ММВ-7-6/398@ «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи».

Также данный приказ с 01 сентября 2014 года признает утратившим силу приказ ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@.

При передаче отчетности, подписанной сертификатом уполномоченного представителя, с каждой декларацией передается информационное сообщение о представительстве (см. Каковы особенности предоставления налоговой отчетности через уполномоченного представителя?).

Порядок документооборота с ФНС

Налогоплательщик после отправки отчета получает следующие документы:

1. Подтверждение даты отправки отчета

Это электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации. Формируется сразу после отправки отчета.

Дата представления отчета, которая указывается в квитанции о приеме, соответствует дате, зафиксированной в подтверждении даты отправки.

2. Извещение о получении либо сообщение об ошибке.

  • Извещение о получении — электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. Формируется налоговым органом, поступает в течение 6 часов после отправки отчета. При поступлении извещения о получении документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.
  • Сообщение об ошибке — электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Поступает от ИФНС в течение 6 часов после отправки отчета. Если вам пришло сообщение об ошибке, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в сообщении, и повторить процедуру отправки отчета.
Читайте также:  Порядок ведения кассовых операций в 2018 году - все о налогах

3. Квитанция о приеме либо уведомление об отказе.

  • Квитанция о приеме — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт приема отчета. Поступает от ИФНС в течение следующего рабочего дня после отправки отчета. При получении квитанции о приеме документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов ввода данных в базу налогового органа.
  • Уведомление об отказе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт отказа в приеме сведений с указанием причин отказа. Поступает от ИФНС в течение 6-12 часов после отправки отчета. Если пришло уведомление об отказе, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в уведомлении, и повторить процедуру отправки отчета.

4. Извещение о вводе либо уведомление об уточнении.

  • Извещение о вводе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло извещение о вводе, это значит, что отчет принят. Документооборот завершен.
  • Уведомление об уточнении — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции, но содержащий сообщение о необходимости предоставить уточнения. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло уведомление об уточнении, это значит, что отчет принят, но требует уточнений. Необходимо отправить корректирующий отчет, внеся необходимые уточнения.

Сроки документооборота

Максимальный срок завершенного документооборота согласно методическим рекомендациям не должен превышать трех рабочих дней при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.

Источник: https://www.kontur-extern.ru/support/faq/41/246

Электронный или бумажный документооборот?

Столы, заваленные толстыми папками с бумагами. Шкафы, заставленные ими же. Пыль, как ни старайся от нее избавиться. Да, так выглядит типичный отдел бухгалтерии,потому что там всегда много документов – любое движение денег, любая операция – должны быть учтены. Закон предписывает записи в бухгалтерском учете делать на основании первичных документов. 

Федеральный закон о бухгалтерском учете требует хранить такие документы не менее 5 лет.

Но кроме этого закона есть множество других законов и требований о хранении разных типов документов – закон об архивном законодательстве, требования налогового кодекса и т.д.

И, к примеру, документы об учете кадров организация должна хранить не менее 75 лет!

Естественно, что при таких обстоятельствах, даже небольшие компании со временем обрастают внушительными бумажными архивами. Что уж говорить о больших компаниях и производствах – на обработку и содержание документов там затрачиваются значительные ресурсы, как человеческие, так и материальные. А это расходы: на зарплату, на бумагу, канцтовары, аренда дополнительных площадей…

Хороший руководитель старается расходы сократить. И оптимизация документооборота, а именно переход на электронный документооборот – решение, которое напрашивается само собой. 

Но часто возникают вопросы: если перейти на цифровой документооборот, то не будут ли при налоговой проверке у них запрашивать оригиналы документов в бумажном виде? И обязательно ли иметь бумажные копии, чтобы предоставлять их по требованию инспекции? Внесем ясность.

Что говорит закон? 

Ни действующим законодательством, ни другими нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между организациями.

Напротив, пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» говорит о том, что законодательством РФ разрешается составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. 

А совсем недавно и Минфин рассмотрел вопрос о том, чтобы принимать затраты для исчисления налога на прибыль на основании электронного документа. Расходы относятся к тому же налоговому периоду, в который они возникают, независимо от времени фактической их оплаты. 

Никакого особого порядка признания расходов в случае, если первичные документы составлены в электронном виде, нет. Применяется тот же порядок, что и для бумажных документов. И датой признания расходов в целях налогообложения прибыли будет признаваться дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов.

Виды электронного документооборота 

Электронный документооборот — это не просто документы в электронном виде. Это совокупность автоматизированных процессов по работе с этими документами.

https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug

Перевести на электронный документооборот можно не только финансовый отдел. Точно так же вы можете повысить эффективность в других подразделениях: производственном, управленческом, кадровом, техническом, складском и так далее. 

Естественно, потребуются определенные трудозатраты на то, чтобы внедрить электронный документооборот в вашей организации – это и время на разработку регламента, перевод бумажных документов в электронный вид, создание цифровой подписи, обучение сотрудников. 

Однако плюсов гораздо больше:

  • Все документы будут храниться централизованно, в структурированном виде
  • Сократятся почтовые расходы на пересылку и расходы на печать документов
  • Скорость! Существенно увеличится скорость на передачу информации, регистрацию, согласование и подписание документов
  • Найти нужный документ станет гораздо проще и быстрее

Подведем итог

Существующая в данный момент законодательная основа дает вам возможность легко взаимодействовать с контролирующими органами независимо от того, в каком виде ведется документооборот в организации — в бумажном или в электронном.  Вы уже сейчас можете использовать электронные документы и экономить таким образом затраты на документооборот с контрагентами. Эффективность бизнеса от этого только растет. 

Источник: https://Osnova.capital/blog/elektronnyy-ili-bumazhnyy-dokumentooborot

Переход на электронный документооборот в работе с кадровыми документами. Невозможное, возможно, станет возможным!

Настало время, когда работа кадровых служб должна кардинально измениться. Старые документы, которые в большинстве своем ведутся просто «по привычке», должны уйти в прошлое, автоматизация кадрового документооборота – одна из наиболее актуальных задач для служб управления персоналом сегодня.

Я не буду здесь приводить какие-то очевидные аргументы из области «когда космические корабли бороздят просторы вселенной», и сразу перейдем к вопросам того, что такая автоматизация и исключение лишних документов и кадровых процедур дает работодателю:

· Экономия времени и человеческих ресурсов на ведение кадровых документов, сокращение ФОТ;

· Возможность увеличить скорость обмена документами, скорость реализации кадровых процедур;

· Сокращает банально затраты на канцелярские товары, места для хранения документов и т.д;

В общем, плюсов очень много, здесь их, наверное, можно долго перечислять. Но по своей практике могу сказать, что в среднестатистической компании сокращение части документов вызовет в лучшем случае непонимание, в худшем — возмущение и активное сопротивление. Почему?

Первое, никто не любит кардинальных изменений в своей работе.

Второе, у всех внутри сидит страх, что «без бумажки мы…никто» и ничего не докажем при конфликте с работником или в суде.

Третье, инспекция труда при проведении проверок требует все подряд, не особенно обращая внимания на то, что должно быть у работодателя обязательно, а что остается на его усмотрение.

Четвертое, «мы то не против, но бухгалтерия требует бумажку по каждому поводу и не даст нам ничего отменить».

В общем, оправдания, привычка и некорректное взаимодействие внутри компании и с государственными контролирующими органами. Если все эти слова Вам близки и Вы можете еще накидать немало разных аргументов, то предлагаю дальше не читать. Мой материал для других работодателей.

Во-первых, по моей практике могу сказать, что уменьшить объем кадровых документов на 50-60% — задача абсолютно реальная, иногда удается оптимизировать до 80% объема документов, сократить огромное количество трудозатрат на выполнение того, что не несет никакой функциональной нагрузки и экономической ценности.

Во-вторых, законодательство, к счастью, движется по пути сокращения требований к бумажным документам.

Во многих статьях Трудового кодекса РФ не требуется с кадровыми документами знакомить «под роспись», а значит, бизнес может использовать иные способы ознакомления — вывешивание информации на электронном ресурсе или на каких-то общедоступных источниках размещения информации, отправление по электронной почте или внутренней коммуникационной системе и т.д.

Просто для примера: в большинстве своем на практике организации, у которых есть сменный режим работы, продолжают знакомить работников с графиком сменности под роспись, хотя таких требований в ст. 103 Трудового кодекса РФ не установлено. И такое ознакомление без ущерба для управленческих решений можно организовать иным менее трудозатратным способом.

Опять же для примера, в Трудовом кодексе РФ обязательным для ведения является только 4 приказа в письменной форме, в работе же любой среднестатистической кадровой службе количество таких приказов доходит до 15-20.

И хотя есть еще документы, которые все-таки исходя из сегодняшних требований трудового законодательства надо вести в бумажном виде, но все-таки идут обсуждения о том, чтобы сокращать количество таких процедур и документов.

В частности, сейчас подготовлен к рассмотрению законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части использования документов в электронной форме)», согласно которому планируется разрешить работникам знакомиться с локальными актами, используя электронную подпись.

Предполагается, что именно электронная подпись станет подтверждением того, что работник ознакомился с содержанием правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией (при ее наличии), даже (святая святых) положением об охране труда и другими локальными актами.

Применять такой порядок можно будет только при одновременном соблюдении следующих условий:

Первое, работодателем принят локальный нормативный акт, устанавливающий порядок использования электронной подписи и случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях.

Естественно, что работник должен быть ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись (под живую подпись).

То есть по факту, введя такой локальный нормативный акт, работодатель будет знакомить работника только с этим актом под роспись, полностью переводя все остальные документы в электронный формат.

Естественно, так как задачу доказательства того, что работник был ознакомлен с указанными документами, необходимо все-таки решать, чтобы работодатель не потерял право требовать от работника соблюдения положений данных актов и привлекать, при необходимости, к дисциплинарным взысканиям, работодателю необходимо будет принять организационно-технические меры для использования электронной подписи. В том числе установить порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечить целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью.

Правда, в этом проекте, одно из «узких» мест это предложение о том, как решать ситуацию, если работник не согласен с установленным в организации порядком использования электронной подписи.

Предлагается, что по письменному заявлению работника использование электронной подписи в трудовых отношениях с данным работником применяться не будет.

Читайте также:  Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? - все о налогах

Хотя, с другой стороны, так как с таким локальным нормативным актом работодатель вновь принимаемых работников будет знакомить до подписания трудового договора, скорее всего таких «отказников» не будет.

Сейчас право знакомить с локальными нормативными актами работодатель имеет только в отношении сотрудников, работающих на дистанционной основе – они уже сегодня могут быть ознакомлены с локальными актами путем обмена электронными документами с работодателем (ст. 312.1 ТК РФ).

Проект пока находится на рассмотрении, надеемся, что он будет принят, и работодатель кроме исключения лишних документов и кадровых процедур сможет и оставшиеся обязательные процедуры перевести в электронный документооборот.

Понятно, что все документы пока исключить будет невозможно, но даже если останется только:

· ознакомление с локальным нормативным актом, регулирующим особенности порядок внутреннего электронного документооборота;

· трудовой договор и соглашения к нему;

· 4 вида приказа, установленных Трудовым кодексом РФ;

· личная карточка Т-2 (пока еще);

· трудовая книжка (пока не перешли на электронную трудовую книжку);

· 2 журнала учета учета;

— это будет уже революция в традиционном кадровом делопроизводстве!!!!!

Но уже сейчас в любой компании ресурсы для сокращения ненужных кадровых документов точно имеются, уж поверьте моему опыту. Было бы желание, и тогда оптимизировать значительно эту функцию сможет любая компания!

Источник: https://HR.SuperJob.ru/kadrovyj-uchet/perehod-na-elektronnyj-dokumentooborot-v-rabote-s-kadrovymi-dokumentami-nevozmozhnoe-vozmozhno-stanet-vozmozhnym-3462/

Последние статьи

В последние годы наметилась тенденция — и в отделах кадров в том числе — переводить в электронный формат как можно больше документов. Это плюс.

Минус же в том, что вопрос хранения электронных документов до последнего времени был урегулирован на федеральном уровне довольно слабо, а точнее, практически никак. Не так давно ситуация изменилась в лучшую сторону.

В статье рассмотрим основные правила хранения электронных документов.

Статья от наших коллег https://thebestsecretary.ru/

Всем известно, как щепетильно отдел кадров относится к своему документообороту. Немудрено: время от времени кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам со стороны государственных органов. Поэтому независимо от того, как налажена система общего делопроизводства в организации, кадровое в большинстве случаев содержится в относительном порядке.

Проблема хранения электронных документов стояла давно. Частично из-за того, что никто толком не знал, как нужно обращаться с ними после того, как они будут завершены делопроизводством. Более того, в отделах кадров до сих пор ведется в бумажном виде то, что давным-давно можно было бы вести в электронном.

Какие документы можно перевести в электронный формат

По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде.

Обратимся к Приказу Росархива от 29.04.2011 N 32 “Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности” (далее — Рекомендации).

В Приложении к нему приведен перечень таких документов, и документы кадрового делопроизводства фигурируют в нем наравне с остальными.

Просим также обратить внимание на слово “должно” в заголовке Приказа: если ФОИВ предписывается переводить свой документооборот на электронные рельсы, то и всем остальным можно и нужно это делать.

————————————————

Далее — ФОИВ.

Таким образом, не стоит опасаться того, что электронный формат делает документ ненадежным, недействительным и вообще каким-то ненастоящим. Это не так.

Что такое электронный документ

Давайте определимся, что такое электронный документ. Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.

2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

И самое главное: электронный документ весь свой жизненный цикл, от создания до уничтожения, проводит в электронном формате. Чтобы придать ему силу — распечатывать его не нужно, его распечатка — это копия.

Далее рассмотрим, в соответствии с чем и как именно осуществлять хранение электронных документов.

Что говорят нормативы

Минувшей осенью вступили в действие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, далее — Правила). В них впервые на нормативном уровне были закреплены правила хранения электронных документов.

Источник: https://archivekeeping.ru/public/view/documenti_elvid

Кадровые документы рано переводить в электронный вид, считает Минтруд

Речь идет не о полной замене бумажной формы электронной, а о добровольном внедрении электронной формы

Д.Абрамов / Ведомости

Рабочая группа, контролирующая исполнение утвержденной правительством дорожной карты «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса» Агентства стратегических инициатив (АСИ), признала вчера неудовлетворительным проект доклада в правительство, который готовил Минтруд по созданию условий для использования электронных документов в кадровом документообороте, рассказал «Ведомостям» член рабочей группы АСИ Денис Шиповсков, координатор по правовым вопросам экспертного совета «Электронные документы – эффективная экономика», и подтвердил представитель Минэкономразвития.

Вопрос использования электронных документов в кадровом документообороте появился в дорожной карте в октябре 2014 г. Премьер Дмитрий Медведев тогда обязал Минтруд, Минкомсвязи и Минэкономразвития представить доклад об этом в I квартале 2015 г.

Из раскритикованного вчера проекта доклада (есть у «Ведомостей») следует, что Минтруд против перехода на электронный кадровый документооборот. Электронные носители информации менее надежны, чем бумажные, считает Минтруд.

Переход на электронный документооборот вынудит компании идти на дополнительные расходы, усложнит разбирательство трудовых споров (во многих случаях сотрудник, ознакомившись с кадровым документом, должен расписаться), приведет к злоупотреблениям, считает министерство.

Трудовой кодекс уже содержит возможность использования электронного документооборота при удаленной работе, так что ссылки на недостаточную защищенность электронных документов несостоятельны, считает Шиповсков.

По его словам, Минтруд должен был рассмотреть все виды кадровых документов и предложить, какие из них можно перевести в электронный вид. Идея была в переносе главным образом массовых документов – приказов, распоряжений и т. д.

Нужно было определить, какие виды электронной подписи (простая, усиленная или усиленная квалифицированная) могут использоваться при подписании или ознакомлении с электронными кадровыми документами, добавляет Шиповсков.

При этом речь идет не о полной замене бумажной формы электронной, а о добровольном внедрении электронной формы как при составлении таких документов, так и при ознакомлении с ними, поэтому предприятиям не навязываются дополнительные затраты, замечает Шиповсков. Права работника также не будут нарушены, ведь никто не сможет заставить его использовать электронные средства идентификации, уверяет он.

Дальнейшая проработка предложений потребует согласительных совещаний с участием Минкомсвязи и Минэкономразвития, говорит Шиповсков. Доклад надо доработать с учетом высказанных замечаний, считает представитель Минэкономразвития.

Представитель Минкомсвязи о докладе не знает. Представитель Минтруда не ответил на запрос «Ведомостей».

Источник: https://www.vedomosti.ru/technology/articles/2015/04/21/kadrovie-dokumenti-rano-perevodit-v-elektronnii-vid-schitaet-mintrud

Как перевести все бумажные документы в электронный вид? | Вопросы подписчиков | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Компания на рынке существует уже два года, документооборот ведется в бумажном виде. В основном это договоры и счета.  Как максимально быстро перевести все бумажные документы в электронный вид: выгоднее купить сканер или обратиться за услугой к специалистам?

Сразу отметим, что сканер вам нужно будет приобрести в любом случае (естественно, если в будущем не планируется полный отказ от бумажного документооборота, что сомнительно), так как перевод имеющихся документов в электронный вид – это первоначальный этап создания электронного архива. Но даже в случае привлечения сторонних специалистов последующее постоянное наполнение и актуализация данных будут проводиться вами самостоятельно.

Более подробно о документировании утери документов вы можете узнать в статье.

Прежде всего вам следует определиться, какова цель перевода бумажного архива документов в электронный вид. Если самоцелью является наличие скан-образов необходимых документов предприятия, то вам будет достаточно потокового сканера и сотрудника, умеющего его использовать.

 Но, как показывает практика, основной проблемой при значительных объемах документации чаще всего является поиск, сбор и актуализация информации, а здесь нужны не просто документы в электронной форме, а структурированный архив с удобной навигацией и фильтрацией данных.

Для решения задачи в таком виде требуется гораздо больше ресурсов, да и вопросов становится больше (как и направлений развития и охватываемых функций).

Например, совершенно ясно, что для создания электронного архива специализированные системы (например, ECM) подходят гораздо больше, чем, скажем, общий сетевой ресурс предприятия, а желание систематизировать данные требует извлечения из документов дополнительных реквизитов (контрагенты, суммы, категории договоров и т.д.).

Кроме того, все чаще информационные системы предприятия работают в связке, образуя единый комплекс обработки данных.

Это можно сказать не только о крупных организациях – сегодня редко где можно встретить компании, не использующие хотя бы системы налогового и бухгалтерского учета.

Совершенно логичным желанием было бы обеспечить взаимодействие учетной системы организации и архива документов (тем более это актуально в случае договоров и счетов).

Таким образом, желание перевести документы в электронный вид при более подробном рассмотрении вылилось в развертывание системы (для конкретики будем говорить о ECM), разработку (или доработку) классификаторов документов, перевод документов в электронный вид с извлечением (желательно автоматическим) метаданных и занесением их в систему. Кроме того, желательно получить и интеграцию с учетной системой организации.

То есть вам нужен как минимум один аналитик и один разработчик, способный доработать как ECM, так и учетную систему.

Если в компании, существующей два года, имеются сотрудники с соответствующей квалификацией, то работы могут быть выполнены своими силами при условии закупки необходимого ПО. Как правило, такое встречается редко, и для организации гораздо проще и эффективнее обратиться к сторонним специалистам, чем затрачивать большое количество ресурсов на «выращивание» своих узкоспециализированных кадров.

В то же время на рынке существуют легкие для освоения продукты, позволяющие с минимальными вложениями получить базовый функционал ECM-системы.

Если ситуация такова, что на текущий момент нет возможности выделить достаточное количество ресурсов, можно выбрать современный перспективный продукт и своими силами с минимальным привлечением подрядчиков закрыть им основные потребности (тем более что появляется все больше облачных решений, в том числе с рассрочкой или арендной платой).

Читайте также:  Распределение расходов при совмещении енвд и усн - все о налогах

В дальнейшем с ростом организации могут охватываться все новые задачи. А при наличии планов на развитие системы постепенное выделение и обучение своих специалистов в будущем может и вовсе свести необходимость в посторонней помощи к нулю.

Источник: https://www.sekretariat.ru/question/211554-qqqa-16-m4-kak-perevesti-vse-bumajnye-dokumenty-v-elektronnyy-vid

Кадровые документы: переводим в электронный вид

← все новости

11.05.2018

В России начался эксперимент по переводу в электронный вид кадровых документов. Кроме того, власти планируют уже в этом году подготовить законопроект об электронных трудовых книжках. О том, зачем переводить все документы сотрудников к цифровому значению, рассказала Светлана Сидоркина, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

23 марта 2018 года стартовал эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках компании. Приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 года утверждены цели этого эксперимента. Так, в рамках задач необходимо будет:

  • провести апробацию возможного механизма ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценку затрат и полученных эффектов от перевода этих бумаг в цифровой вид;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовить предложения по оптимизации кадровых документов, обязательных для ведения работодателем.

Опытным путем

Эксперимент будет проводиться в четыре этапа. На первом подготавливаются проекты и утверждаются локальные НПА; устанавливается взаимодействие с профсоюзными организациями или иными представителями работников.

На втором этапе происходят разработка корпоративных информационных систем и, при необходимости, их техническая подготовка.

На третьем в организациях участников эксперимента будут проведены установленные для каждой компании виды работ с документами в электронном виде.

https://www.youtube.com/watch?v=qCvElNicKnc

В частности, по новым правилам будут происходить оформление отпусков и служебных командировок; извещение работников о составных частях заработной платы; ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска; ознакомление работников с локальными нормативными актами; предоставление сотрудникам документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости и иные виды работ. На этом этапе будут подведены итоги, проведена оценка финансовых затрат, проанализирован эффект от ведения кадровых документов в электронном виде.

На последнем этапе, который завершится 1 октября 2018 года, в Минтруде будут подведены итоги эксперимента и будет проведена оценка его результатов.

Исходя из того, что участниками «пилота» по оцифровке кадровых бумаг стали крупнейшие компании страны, вывод напрашивается сам собой: стоимость технического обеспечения для перевода всех кадровых документов в цифру будет достаточно высока. И позволить себе перейти на такой документооборот сможет не каждая компания.

Однако можно предположить, что в случае удачного проведения эксперимента будут разработаны технические и методические рекомендации, после некоторого количества времени данный обмен документами может стать доступным и для небольших предприятий.

Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу.

Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции.

Вероятнее всего, перевод кадровых документов в электронный формат сможет позволить сократить расходы организации на создание печатных копий.

Но это будет возможно только в том случае, если организация сможет обеспечить надежное хранение кадровых документов в электронном архиве.

Нужно ли будет выдавать работнику копии бумаг в печатном виде или же будет достаточно направить эти документы сотруднику на электронную почту, еще не понятно.

Новшества, как всегда, отразятся на работе бухгалтера и сотрудников кадровой службы: это и освоение новых программ, и появление новой законодательной базы, которую необходимо будет изучить. Работы вряд ли убавится, однако снижения затрат времени можно будет ожидать за счет того, что сократится время на распечатывание документов и их сортировку.

Обратите внимание

Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу. Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции.

В век информационных технологий, когда всё и все пытаются перевести в цифру, закодировать и сохранить, перевод на повсеместный электронный кадровый документооборот возможен и даже вероятен.

Электронные бумаги – это удобно, информация занимает меньше места в материальном мире, но следует не забывать и о данных, которые будут размещаться в цифровом мире. Такая информация требует не только места, но и затрат, как финансовых, так и ресурсных.

Перевести все организации на электронный кадровый документооборот будет возможно только в том случае, если технологии будут финансово доступны для этих организаций.

Цифровая трудовая книжка

Стоит напомнить, что в рамках Российского инвестиционного форума в Сочи глава Минтруда России Максим Топилин сообщил, что к концу 2018 года планируется подготовить законопроект об электронных трудовых книжках.

Глава Минтруда прокомментировал это так: «Надо иметь в виду, что электронная трудовая книжка – это не скан трудовой книжки, это будут данные о позициях человека, которые будут храниться частично централизованно, частично, где нет в этом смысла, децентрализованно».

Получается, что после ввода электронных трудовых книжек организациям придется выгружать в Пенсионный фонд России дополнительные сведения по деятельности работников. Будем надеяться, что перевод бумажных трудовых книжек в электронный формат позволит сотрудникам облегчить процедуру назначения пенсий.

На сегодняшний день потенциальным пенсионерам для подтверждения страхового стажа приходится разыскивать бывших работодателей, направлять всевозможные запросы, и даже после произведенных действий стаж в ликвидированной организации, если она не позаботилась о том, чтобы направить данные в архив, можно не подтвердить.

Работодателю возможно будет перед приемом на работу проверить все места работы потенциального работника, и естественно, что данная информация должна будет выдаваться только по официальному запросу.

Отпадает необходимость хранения бумажных трудовых книжек в организации, также сводятся на нет риски по несвоевременной передаче трудовой книжки увольняющемуся работнику.

Таким образом, перевода кадровых документов в электронный формат, а также появления электронных трудовых книжек возможно ожидать уже в ближайшем будущем. Несмотря на весь трудоемкий процесс и значительные финансовые затраты на первом этапе введения этого новшества, в дальнейшем это может распространиться на все компании, конечно же, после существенного удешевления процедуры.

Источник:  https://www.buhgalteria.ru/article/n164127

Узнать больше о Системе Кадры

Источник: https://kgermak.ru/news.php?id=513

Электронные первичные бухгалтерские документы и счета-фактуры: предоставляем в налоговую

Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте. Эксперты Диадока отвечают на эти вопросы.

С принятием летом 2010 г. закона №229-ФЗ, разрешившего компаниям использовать электронные счета-фактуры, эксперты вновь заговорили о возможности избавиться от бумажной рутины и использовать в процессе сопровождения сделок не привычные документы, а цифровые.

Эта перспектива довольно заманчива, учитывая, что передача электронных документов по телекоммуникационным каналам связи занимает несколько секунд, а бумажные документы идут неделями и нередко теряются при пересылке.

Кроме того, электронные документы в несколько раз дешевле бумажных (стоимость одного стандартного пакета документов с учетом печати, хранения, отправки около 80 рублей); требуют меньших трудозатрат в процессе обработки и позволяют сделать процесс документооборота прозрачным и контролируемым.

При этом ажиотажа в переходе на электронный обмен первичными документами у российских компаний не наблюдается. Причина этого — отсутствие ясности в процедурах хранения таких документов и предоставления их по требованию налоговых органов.

Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте.

Эксперты Диадока постарались ответить на эти вопросы.

Прежде всего, стоит в принципе оговорить возможность использования электронных документов, так как понимании российских людей слово «документ» — это исключительно бумага с подписью и синей печатью. Такое понимание ошибочно. Так, согласно ст. 1  закона  «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10.01.

2002), в электронном виде можно передавать и хранить документы, используемые в гражданско-правовых отношениях и в других предусмотренных законодательством случаях. Ст. 9 закона  «О бухгалтерском учете» (№129-ФЗ от 21.11.1996) также предполагает  возможность составления первичных и сводных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации.

На возможность использования электронных документов в процессе взаимодействия предприятий указывает п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ, где утверждается, что стороны могут обмениваться документами в электронном виде при взаимном согласии сторон. При этом в Гражданском кодексе нет указания на то, что электронный документ должен одновременно иметь и бумажный оригинал.

В связи с этим организация вправе использовать и хранить только электронные документы, которые и будут являться оригиналами.

Второе важное опасение организаций, решивших использовать электронные документы, касается взаимодействия с налоговыми органами. Так, п. 2 ст.

93 Налогового кодекса РФ, регламентируя действия налоговых органов и налогоплательщиков по истребованию/предоставлению электронных документов, указывает на существование определенного Порядка («Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов»).  Такой Порядок на данный момент не утвержден. Однако 22.12.2010 на официальном сайте ФНС РФ был размещен проект такого документа, с которым могут ознакомиться все желающие. Исходя из этого, можно говорить о том, что налоговая будет принимать документы в электронном виде после того, как порядок будет утвержден.

В проекте Порядка также оговаривается сам механизм представления документов в налоговые органы в электронном виде: «Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого Требования о представлении документов (информации), подписывается ЭЦП налогоплательщика и представляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа».

Однако вопрос о сроках утверждения такого порядка пока остается открытым.

Поэтому на данный момент организации, использующие электронные документы, в случае получения требования от налогового органа о представлении документов должны будут за свой счет изготовить бумажные копии этих документов (согласно п. 7 ст.

9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996). Бумажные копии заверяются печатью и подписью уполномоченного лица организации, в которой хранятся документы.

Это подтверждает и разъяснительное письмо Минфина от 01.02.

2011 № 03−03−06/1/47: «По требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, документы, оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, должны быть распечатаны и заверены подписью руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими на то лицами».

В заключение можно сделать вывод, что организации уже сейчас могут использовать электронные документы, экономя таким образом издержки на документооборот с контрагентами и увеличивая эффективность своего бизнеса.

Потому что на данный момент существующая законодательная основа предоставляет легитимные механизмы взаимодействия с контролирующими органами независимо от того, в каком виде ведется документооборот в организации — в бумажном виде или в электронном.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/127

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
Для любых предложений по сайту: [email protected]