Компенсацию аренды машины в командировке можно не облагать взносами — все о налогах

Как подтвердить аренду авто в командировке?

«Главная книга»:

— В целях налога на прибыль обоснованные расходы на аренду авто учитывать в принципе можно, т.к. перечень налоговых командировочных расходов открыт . Однако рискованно делать это:

при наличии из всех первичных документов одного только ПКО.

Минфин указывает, что для списания таких расходов в налоговых целях подтверждающими документами могут быть договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии) ;

при отсутствии в коллективном договоре или ином локальном акте условия о возмещении расходов на аренду авто для передвижения в месте командировки (в отличие от аренды авто для проезда к месту командировки). Минфин и ФНС считают это необходимым требованием для списания таких расходов в налоговом учете .

Само по себе отсутствие договора аренды и актов приема-передачи арендованного авто не может быть причиной отказа работнику в возмещении этих расходов. Ведь он представил подтверждающий документ – ПКО, из которого видно, сколько и за что (текст в строке «Основание») он заплатил.

Однако если аренда авто в командировке заранее не была согласована с руководством и не указана в локальных документах организации , пусть работник напишет заявление директору о возмещении расходов на аренду (оно будет приложением к авансовому отчету). Директор должен решить, возмещать ли эти расходы. Если решит возместить и утвердит авансовый отчет, то тем самым одобрит сделку по аренде авто от имени фирмы .

Это будет подтверждением того, что деньги работник потратил в интересах организации, следовательно, их возмещение не является его личным доходом и не облагается НДФЛ . Также может понадобиться подтверждение того, что арендованный автомобиль использовался для поездок в служебных целях (например, составленный работником путевой лист) .

С тем, что суммы возмещения расходов на аренду авто не образуют облагаемого НДФЛ дохода, согласен и Минфин . Поэтому спор с налоговой по этому вопросу маловероятен. Но все-таки возможен. Это следует из одного судебного решения.

По мнению суда, такие затраты работника не подпадают под названные в перечне сумм возмещения командировочных расходов, освобожденных от НДФЛ , и вообще компенсируются ему суточными.

А если работодатель возмещает их сверх суточных, то должен считать это доходом работника и удерживать из него НДФЛ .

Источник: https://GlavKniga.ru/conference/7-slozhnie_raskhodi_komandirovochnie_predstaviteliskie/545

Нужно ли облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации сверх установленных норм расходов ООО на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в данном случае?

Согласованная сторонами трудового договора сумма ежемесячной компенсации за использование личного легкового автомобиля сотрудником ООО в служебных целях составляет 4000 руб.

В сумму компенсации входят расходы на горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ), техническое обслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомашины в период исполнения служебных заданий. Использование личного автомобиля связано с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (разъездной характер работы).

ООО использует УСН с объектом налогообложения «доходы». Вся сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФОМС, так как компенсационные выплаты не относятся к расходам на оплату труда.

Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу:

Суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного автомобиля работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами при наличии документального подтверждения фактического использования имущества в интересах работодателя.

Также необходимо иметь документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие суммы произведенных расходов.

Обоснование вывода:

В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:

— компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В ТК РФ компенсации за использование личных транспортных средств отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено.

Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Также условиями соглашения может быть определен порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (на приобретение ГСМ, техническое обслуживание и др.).

Возмещение указанных расходов может производиться, например, по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

В соглашении целесообразно закрепить, как будет определяться размер произведенных работником расходов.

НДФЛ

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

При этом главой 23 НК РФ не установлены нормы компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях.

Отметим, что постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) установлены нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок автомобилей, учитываемых при налогообложении прибыли организаций. В целях исчисления НДФЛ нормы, установленные Постановлением N 92, не применяются.

Источник: https://otchetonline.ru/art/konsultaczii-garanta/62246-nuzhno-li-oblagat-ndfl-i-strakhovymi-vznosami-summu-kompensatsii-sverkh-ustanovlennykh-norm-raskhodov-ooo-na-vyplatu-kompensatsii-za-ispolzovanie-dlya-sluzhebnykh-poezdok-lichnykh-legkovykh-avtomobilej-v-dannom-sluchae.html

Личный автомобиль в служебных целях: компенсация или договор аренды? (Зайцева С.Н.)

Дата размещения статьи: 16.05.2015

Как выгоднее использовать в рабочих целях автомобиль сотрудника? Этот вопрос возникает у крымских (севастопольских) организаций вновь и вновь. Что ж, давайте обратимся к теме и посмотрим, чем отличается выплата компенсации за использование автомобиля сотрудника от аренды авто (с экипажем и без экипажа).

———————————

Интересующие налогоплательщиков вопросы по указанной тематике были также рассмотрены на конференции, проводимой в г. Симферополе в ноябре 2014 г. (дополнительно см. запись мероприятия и раздаточный материал по нему по адресу https://www.audar-info.ru/conference).

Компенсация за использование автомобиля сотрудника

Обосновываем, документально подтверждаем…

Использование с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника предполагает наличие компенсационной выплаты (ст. 188 ТК РФ). Ее размер законодательно не ограничен и определяется соглашением сторон (ст. 421 ГК РФ).

Помимо компенсации за использование личного транспорта ст. 188 ТК РФ предусматривает возмещение работнику расходов, связанных с использованием имущества. К таковым (для рассматриваемого случая) можно отнести:

— расходы на ГСМ;

— расходы на ремонт автотранспортного средства;

— расходы на платную парковку и др.

К сведению. Возмещение расходов, возникающих у работника как владельца автотранспорта (например, на проведение им техосмотра, уплату транспортного налога и т.п.), организацией не предполагается.

Как видим, по трудовому законодательству выплачиваемая работнику сумма складывается из двух частей: компенсации (возмещения износа автомобиля) и суммы затрат, понесенных в ходе эксплуатации транспортного средства. Этот же подход может быть применен организацией на практике.

В то же время она вправе руководствоваться иным принципом — например, установить фиксированную сумму, не разбивая ее на составляющие.

В общем, все здесь зависит от договоренности, определяемой соглашением сторон, причем такое соглашение обязательно должно быть закреплено в письменном виде.

Для заключения соглашения об использовании личного имущества работник представляет документы, подтверждающие право собственности на автомобиль или право управления и распоряжения автомобилем (копию паспорта транспортного средства, заверенную в установленном порядке, или доверенность).

Кроме документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества налогоплательщику, соглашения с работником, в котором установлен размер компенсации, приказа о возмещении расходов необходимы документы, экономически обосновывающие возмещаемые расходы (накладные на покупку запчастей, чеки на приобретение ГСМ и др. ). К числу таких документов чиновники относят и путевые листы .

———————————

Источник: https://xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai/article/4058

Департамент общего аудита о компенсации сотруднику затрат по аренде автомобиля во время командировки

04.12.2009

Ответ

Статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что «в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяютсяколлективным договором или локальным нормативным актом организации.

Аналогичная норма содержится в пункте 11 Положения об особенностях направления работника в служебные командировки[1] (далее – Положение), согласно которой работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам на производство и (или) реализацию относятся расходы на командировки. К данным расходам в частности относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Как следует из Вашего вопроса сотрудник арендует автомобиль для передвижения по территории страны, в которую был командирован и расходы, осуществленные им не связаны с проездом к месту командировки и обратно.

В то же время, перечень расходов, предусмотренный подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ не является исчерпывающим, а Положением предусмотрено, что Организация вправе самостоятельно установить список расходов, возмещаемых сотруднику, оформив данное решение приказом руководителя.

Следовательно, по нашему мнению, Организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли расходы на аренду автомобиля, а также затраты на приобретение бензина и оплату услуг парковки в случае их соответствия критериям статьи 252 НК РФ.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документами, подтверждающими осуществление расходов в данной ситуации будут являться перечисленные в вопросе договор на аренду автомобиля, акт выполненных работ и кассовый чек об оплате, акт сдачи-приемки автомобиля и путевой лист, чеки на бензин, чеки на аренду парковки.

Экономическая обоснованность и направленность на получение дохода расходов по аренде и обслуживанию транспортного средства в командировке может быть доказана необходимостью перемещения сотрудника по территории страны, куда он был командирован, для достижения целей, указанных в служебном задании на командировку.

В то же время, поскольку официальных разъяснений и арбитражной практики по вопросу включения в состав расходов данных затрат, связанных с командировкой, после введения в силу Положения на данный момент нет, по нашему мнению, данные расходы могут быть признаны налоговыми органами экономически необоснованными и не направленными на получение дохода.

Судебная практика по данному вопросу показывает, что в ряде случаев судьи признают расходы на аренду автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, обоснованными. В частности в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 25.04.05 № А56-32729/04 указано следующее:

«В ходе проверки также установлено, что Общество отнесло на затраты расходы по аренде автомобиля во время заграничной командировки сотрудников организации, расходы по оплате стоянки этого автомобиля и затрат на бензин.

Налоговая инспекция указывает, что такие расходы не предусмотрены исчерпывающим перечнем расходов на командировки.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации к расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. Указанный в данном подпункте перечень не является исчерпывающим.

Согласно подпунктам 10 и 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации к расходам, связанным с производством и реализацией, относятся арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество, а также другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

Расходы организации на аренду автомашины для поездок командированного сотрудника правомерно учитывать при определении налоговой базы по налогу на прибыль в качестве арендных платежей за арендуемое имущество в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

Также правомерно учитывать в качестве иных расходов, связанных с производством и реализацией, затраты на оплату стоянки автомобиля и затраты на бензин.

Производственная необходимость расходов и их документальное подтверждение установлены судом первой инстанции.»

Источник: https://www.mosnalogi.ru/consultation/obshchiy-audit/departament_obshchego_audita_o_kompensatsii_sotrudniku_zatrat_po_arende_avtomobilya_vo_vremya_komandirovki.html

Статьи о компании — «Позитив-Аудит»

4. Учет компенсаций при расчете налога на прибыль

Компенсационные выплаты в пределах норм учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Организация может выплачивать сотруднику компенсации, превышающие установленные нормы. Однако суммы превышения не будут учитываться при расчете налога на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Следует также учитывать, что компенсационные выплаты за использование личного автомобиля относятся к косвенным расходам (п. 1 ст. 318 НК РФ). Это означает, что их можно в полном объеме учитывать при расчете налога на прибыль в том же отчетном периоде, когда произведены расходы.

При этом надо обратить внимание на следующее. Компенсации за использование личного автотранспорта признаются в учете только после того, как деньги будут выданы сотруднику на руки или перечислены на сберкнижку.

Такое правило применяется как при кассовом методе (п. 3 ст. 273 НК РФ), так и при методе начисления (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Этим компенсационные выплаты отличаются от зарплаты, которую можно списать на расходы сразу после начисления (при втором методе).

Пример 6. В декабре 2007 г. сотрудник организации ООО «Варяг» регулярно совершал служебные поездки на своем автомобиле «ВАЗ-2107». Руководитель организации распорядился, чтобы сотруднику компенсировали его расходы, выплатив 1500 руб.

Объем двигателя автомобиля «ВАЗ-2107» меньше 2000 куб. см.

Норма компенсации по данному автомобилю равна 1200 руб. Поэтому в состав расходов, которые учитываются в расчете налога на прибыль, включаются 1200 руб. Остальные же 300 руб. при налогообложении прибыли не учитываются.

Обратите внимание! В размере компенсации учтены все расходы на содержание автомобиля, в том числе на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Поэтому если организация помимо компенсации оплачивает работнику и стоимость бензина, то эти расходы не будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

5. Учет компенсаций при расчете

налога на доходы физического лица и ЕСН

Использование работником личного автомобиля для служебных целей связано с исполнением им трудовых обязанностей. Поэтому компенсации в пределах норм не облагаются налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы компенсации, превышающие нормы, необходимо включить в налоговую базу по НДФЛ.

Единым социальным налогом суммы компенсации не облагаются, независимо от того, в пределах норм они выплачены или сверх норм. Компенсации в пределах норм освобождаются от уплаты ЕСН в соответствии с п. 1 ст. 238 НК РФ. А сверхнормативные компенсации не облагаются налогом, поскольку они не учитываются при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Страховые взносы в Пенсионный фонд с компенсаций тоже не исчисляются, поскольку налоговая база по ЕСН и расчетная база по пенсионным взносам совпадают. Такое положение установлено п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

А вот взносы на страхование от несчастных случаев с выплат, которые превышают нормы, заплатить придется. Компенсация в пределах этих норм налогом не облагается.

Пример 7. Используем условия предыдущего примера. На сумму превышения установленных норм — 300 руб. — начисляется НДФЛ, а также взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Тариф этого взноса установлен для ООО «Варяг» в размере 0,2%.

При выплате компенсации за декабрь в учете ООО «Варяг» были сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 73

— 1500 руб. — начислена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях;

Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 39 руб. (300 руб. x 13%) — начислен налог на доходы физических лиц;

Дебет 26 Кредит 69-11

— 0,6 руб. (300 руб. x 0,2%) — начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

Дебет 73 Кредит 50

— 1461 руб. (1500 руб. — 39 руб.) — выплачена компенсация за использование личного автомобиля в декабре 2007 г.

6. Автомобиль «по доверенности»

Предположим, что работник предприятия использует в служебных целях свой автомобиль. Но владеет он им не на праве собственности, а по доверенности. Соответственно, в техническом паспорте указан другой владелец машины.

Возникает вопрос: можно ли в этом случае возмещать расходы на пользование личным автомобилем этому работнику? И Трудовой, и Налоговый кодексы оперируют понятиями «личный», не уточняя, должен ли автомобиль принадлежать работнику именно на праве собственности.

По мнению налоговых органов, личный автомобиль — это тот, которым работник распоряжается на законных основаниях. Конечно, речь не идет о ситуации, когда автомобиль принадлежит предприятию.

Поэтому работник, использующий для служебных нужд машину по доверенности от третьего лица, вправе получить от работодателя компенсацию.

Для этого сотрудник должен представить в бухгалтерию своей организации заверенные копии технического паспорта автомобиля и доверенность.

Кстати, эта позиция подтверждается и Минфином России. Правда, свое мнение он высказал до вступления в силу гл. 25 НК РФ. Однако правило о компенсации за использование личного автомобиля было установлено и до гл.

25 НК РФ, и действующая сейчас формулировка не изменилась по сравнению с той, что была раньше. Поэтому вполне можно принять во внимание Письмо Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57.

В нем, в частности, говорится, что компенсация за использование личного автомобиля выплачивается и тем работникам, которые используют для служебных поездок автомобили, принадлежащие им на основании доверенности.

В конце концов, можно применить п. 7 ст. 3 НК РФ и истолковать неустранимое сомнение в пользу организации.

Ведь, чтобы установить возможность компенсировать работнику расходы за пользование автомобилем, принадлежащим ему только на праве собственности, законодатель должен был бы написать примерно следующее: «компенсация за использование автомобиля, находящегося в собственности работника». Тогда бы никаких вопросов и не возникало.

Источник: https://www.pozitiv-audit.ru/articles/20

Использование личного автомобиля в командировке — компенсация

Многие профессии требуют поездки в командировки. Чтобы добраться до места назначения, работник может использовать общественный транспорт, служебный или личный автомобиль. Ограничений в этом вопросе закон не предусматривает, хотя в отчете о командировке данная информация тоже должна быть указана.

Однако если используется автомобиль личный, то директор организации должен возместить расходы, которые были потрачены при его эксплуатации. В каком виде предусмотрена компенсация? Как ее оформить? Какие документы при этом понадобятся? На эти и другие вопросы найдете ответы далее.

Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

Подготовить документы;
Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
Оформить компенсацию в счет использования ТС;
Произвести расчет суточных;
Составить отчет о результатах после возвращения;
Составить служебную записку.

Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

Использование личного автомобиля в командировке — документы

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.

Согласно 749 Постановления Правительствак обязательным документам относятся следующие:

Командировочное удостоверение;
Записка об использовании транспорта;
Документы на аренду жилья;
Проездные документы;
Отчет с указанием всех растрат.

При необходимости руководитель может оформить служебное задание. При таком виде транспорта важно оформить служебную записку. Такая поездка предусматривает предоставление путевого листа при поездке на собственном транспортном средстве.

Путевой лист дает возможность подтвердить факт о том, что транспортное средство было использовано в служебных целях. Также он позволяет вести учет относительно расчета расходов на бензин.

Форма путевого листа является законно утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, либо в учреждении ее могут разработать самостоятельно в виду особенностей самого предприятия.

В добавок водитель должен предъявить счета или кассовые чеки на покупку бензина во время поездки для списания денег из бюджета предприятия. Также желательно предоставить и другие документы, свидетельствующие о соблюдении маршрута командировки. К примеру, это могут быть накладные от поставщика или распечатки тахографа.

Образец приказа о командировке на личном автомобиле

Приказ о командировке на личном автомобиле не имеет унифицированного образца.

Оформлять его можно в произвольной форме, а именно включая в образец следующую информацию:

Данные об организации;
Дата, номер приказа;
Данные сотрудника, его должность, структурное подразделение;
Данные относительно места поездки, где будет выполняться задание;
Дата выезда и прибытия с поездки;
Цель поездки;
Информация об использовании собственного транспорта;
Данные организации, которая обязуется оплатить расходы.

В конце образца приказа необходимо поставить подпись, как руководителем, так и самим сотрудником, которого командируют.

Компенсация при использовании личного автомобиля в командировке

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает выплату компенсации на основании статьи 168 ТК РФ и Постановления Правительства № 749.

Расходы возмещаются такие:

Проезд в обе стороны;
Суточные расходы;
Аренда жилья;
Прочие расходы, которые предусматривает работодатель, например, за парковку.

Размер компенсации рассчитывает организация. При расчете также учитывается объем двигателя транспортного средства. При объеме до 2 000 кубических сантиметров оплачивается компенсация за месяц 1 200 руб., а свыше – 1 500 руб. Налогом данная компенсация не облагается.

Существует второй вариант выплаты компенсации, который предусматривает заключения договора об аренде машины. В этом случае предприятие выплачивает сумму не в установленном законом размере, а относительно приложенных документов о затратах. По сути здесь производится выплата аренды и расходов на содержание.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

Расходы на личный автомобиль в командировке при ГСМ рассчитывают таким же образом, как и при использовании служебного транспортного средства. В первую очередь предоставляются чеки с АЗС. Также расчет указывается в путевых листах. Чтобы учесть ГСМ нужно просуммировать все указанные суммы.

https://www.youtube.com/watch?v=Prw5nBqZGVw

Таким образом, при работе, связанной с командировками, можно использовать в служебных целях собственный транспорт. При этом в бюджетных документах организации должны быть учтены расходы, которые должны быть выплачены сотруднику в виде компенсации. Кроме того, необходимо заполнить все предусмотренные законом документы при оформлении поездки.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

+7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
+7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
+7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://www.samso.ru/komandirovka/ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-komandirovke-kompensaciya.html

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

В нынешнее время директора организаций хотят взять работника с личным транспортом для мобильности и упрощения ведения бизнеса. В статье расскажем, как начисляется компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018 году, рассмотрим порядок выплат.

Общее понятие о компенсации использования личного авто в служебных целях

Возникает вопрос, как законодательно верно оформить такие отношения в бухгалтерском и налоговом учете?

Во-первых, необходимо заключить трудовой договор с сотрудником, в котором предусмотреть, что его личный автомобиль будет использоваться в служебных целях.
Во –вторых можно составить договор аренды, согласно которого организация арендует у работника его авто.
В-третьих, подпишите договор на разовое оказание услуг по перевозке, если эта услуга не будет носить постоянный характер.

Какие расходы будет компенсировать организация

Предприятие в соответствии с Законом обязано возместить сотруднику:

Расходы на бензин, топливо
Затраты на ремонт, в случае поломки
За парковку, мойку машины в рабочее время

Чтобы у налоговой не было сомнений в чистоте проведенных операций по оплате организацией компенсации за «служебный» износ личного автомобиля и возмещения расходов, возникших в процессе эксплуатации, необходимо предоставить на случай проверки подтверждающие документы. Читайте также статью: → «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях».

Например:

Трудовой договор, где прописано, что личное авто используется в служебных целях
Подтвердить, что транспортное средство действительно принадлежит сотруднику, предъявив технический паспорт
Составлять справку-расчет с суммой компенсации, на основании первичных документов, таких как чеки, накладные, квитанции и другие ы, которые могут подтвердить расходы на эксплуатацию личного автомобиля;
Издать приказ руководителя предприятия о том, что он действительно компенсирует затраты работнику

Размер компенсации сотруднику

Компенсацию необходимо выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Даже за разовую поездку необходимо платить. Читайте также статью: → «Льготы и компенсации за вредные условия труда».

На какие же суммы может рассчитывать работник? В трудовом кодексе конкретные суммы не указаны, каждый работодатель в праве при заключении договора указать сумму, которую посчитает достаточной для возмещения расходов. Между тем налоговые органы для контроля налогообложения и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

степень амортизации и срок полезного использования;
интенсивность.

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц;
установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Отражение в учете компенсаций

Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.

Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.

С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля	Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц
до 2000 куб. см включительно	1 200.00
свыше 2000 куб. см	1500.00

Порядок возмещения затрат работнику

Во-первых, компенсация положена исключительно сотрудникам, которые работают на авто, ездят по командировкам и их деятельность носит разъездной характер
Во-вторых, основанием для того, чтобы сотрудник мог использовать личный транспорт в служебных целях является приказ руководителя организации
В-третьих, работники, которые работают с доверенностью на транспортное средство имеют такое же право на компенсацию как и с личным авто.
В-четвертых, сотрудник подает заявление где поясняет, при каких обстоятельствах и с какой периодичностью использовался его личный транспорт в служебных целях.К заявлению работник прикладывает следующие документы:.
копия документов на автомобиль, технический паспорт, свидетельство о постановке на учет);
путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены органом власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
первичные документы, в соответствии с которыми можно подтвердить расходы на ремонт, топливо, техническое обслуживание. Читайте также статью: → «Порядок оформления и получения компенсации за снос гаража».

Решение по выплате компенсации принимается руководителем в определенный срок в зависимости от:

необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
времени использования личного транспорта в служебных целях;
объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Пример расчета выплат

С сотрудником организации «Амел» заключено соглашение об использование его личного авто RenoLogan 1.6 d в служебных целях:

Для компенсации по ремонту и эксплуатации авто предусмотрена сумма в размере 6 000,00 руб. в месяц;
Расход автомобиля по топливо восемь литров на 100 км.

1 августа работник сдал в бухгалтерию отчет об использовании личного транспорта за июль с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в июле составил 1 700 км. Сумма компенсации за использование и возмещение расходов за июль составит:

Сумма компенсации за июль 6 000 руб.т.к отработан полный месяц
Сумма возмещения расходов на бензин 1 700 * 8 / 100 * 42,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-95 согласно чекам АЗС) = 5780 руб.
Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в июле составит 11780 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Содержание операции
44	73	11780	Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотруднику
73	51	11780	Перечислена компенсация на карту сотруднику

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 10580 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Преимущества и недостатки расчетов

Заплатить компенсацию сотруднику для компании выгоднее, поскольку если работодатель будет платить за использования транспорта сотрудника ежемесячную премию, тогда придется платить НДФЛ и страховые взносы, тем самым он экономит.
Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц.

Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля.

Причины, по которым могут отказать в получении

К причинам по которым работодатель может отказать в выплате компенсации за использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях, можно отнести :

Сотрудник официально не трудоустроен
Работник отказывается предоставлять подтверждающие документы по расходам, связанным с рабочими моментами, возникшими во время эксплуатации автомобиля
Есть подтверждение тому, что машина использовалась не по служебным делам, а в интересах сотрудника, в таком случае директору нет причин что-либо возмещать
Какой-либо из документов утерян, соответственно приложить как подтверждение к расходам нечего

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?

Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.

Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?

Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.

Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?

Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.

Видео-советы. Возможно ли компенсировать расходы, которые связаны с эксплуатацией имущества сотрудника (автомобиль, бензин, ремонт)?

В видео раскрывается информация о том, какие документы необходимы для подтверждения расходов и существуют ли нормы компенсаций за имущество сотрудника⇓

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://kompensacii.ru/kompensaciya-ispolzovaniya-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax/

Аренда автомобиля у сотрудника – налогообложение и бухгалтерский учёт

В трудовых буднях предприятия или учреждения может сложиться ситуация, когда для решения разнообразных профессиональных задач требуется транспортное средство кого-то из персонала.

Если работник осуществляет поездку в интересах производства, то такая ситуация рассматривается, как аренда автомобиля у сотрудника.

Соответственно, он может рассчитывать на компенсацию, согласно статье 188 ТК.

Компенсация начисляется по установленному правилу. Необходимость его начисления диктуется тем, что машина вовремя рейса в интересах предприятия или учреждения изнашивается. Тем не менее, законодательство предусматривает определенные рамки в данных начислениях.

По сути, выплаты работнику считаются компенсационными. Это значит, что они не подлежат налогообложению, а также страховым взносам.

Правительственное постановление №92 (08. 02. 2002) регламентирует данный вопрос следующим образом:

Компенсация начисляется в размере 1200 руб., если арендованный у сотрудника автомобиль оснащен двигателем с объемом до 2000 кубических сантиметров.
Компенсация начисляется в размере 1500 руб., если арендованный у сотрудника автомобиль оснащен двигателем с объемом, превышающим 2000 кубических сантиметров.
Компенсация начисляется в размере 600 руб., если у сотрудника арендуется мотоцикл.

В реальности вышеперечисленные начисления не отражают уровень износа транспортного средства. Использованное авто может нуждаться в гораздо более серьезных суммах для восстановления прежней работоспособности.

Поэтому на предприятиях или учреждениях практикуется заключение договора аренды автомобиля у работника предприятия без экипажа (или с экипажем).

И уже в этом случае компенсационные отчисления относятся на расходы в целях налогообложения.

Правила оформления договора аренды ТС у сотрудника

В рамках данного договора транспортное средство предоставляется во временное использование. При этом не подразумевается использование услуг владельца машины в качестве водителя. Этот вариант технической эксплуатации автомобиля регламентируется статьей №642 Гражданского кодекса.

Допускается также другая ситуация, когда имеет место договор аренды с экипажем. В этом случае владелец автомобиля (арендодатель) не только предоставляет руководителю предприятия свое транспортное средство за определенную выплату, но и оказывает услуги по вождению. Такая техническая эксплуатация ТС регламентируется статьей №632 Гражданского кодекса.

Таким образом, арендодателем является физическое лицо. Необходимость обложения страховыми взносами возникает именно во 2-м варианте, поскольку в этом случае договор включает в себя оказание физическим лицом услуг своему арендодателю.

Рационально при заключении договора с элементами предоставления услуги (управления) отражать этот нюанс в договоре. Тем самым фактические отношения арендодателя (физического лица) и арендатора (предприятия) будут законными и открытыми.

При этом в договоре должны отдельно указываться:

арендная плата за предоставленное транспортное средство;
оплата услуг по вождению.

В случае инспекции на предмет законности надзорные органы могут потребовать документы, из которых становился бы очевидным факт расходов по арендной плате в рамках договора аренды ТС.

В частности, владелец предприятия и физическое лицо (арендодатель) должны будут предоставить:

акт приемки-сдачи арендованного личного имущества (имеется в виду автомобиль);
письменное подтверждение использования транспортного средства в целях арендатора;
заявку на использование ТС;
приказ по предприятию о том, что вышеназванное транспортное средство закреплено за сотрудником;
путевые листы (из них должно быть ясно время задействования ТС, систематичность его использование, маршрут передвижения; допускается предоставление копий листов);
справки о приобретении ГСМ;
справку о техническом осмотре автомобиля;
справку о ремонтных мероприятиях, которые имели место за время действия договора аренды;
справку об объеме израсходованного топлива.

Надзорные органы могут потребовать от арендатора также акты проведенных технических или ремонтных работ с арендованным средством. Поскольку не существует федерального образца для составления данного акта, то арендатор может предоставить его в свободной форме. Главное, чтобы были исполнены требования об актуальных реквизитах, озвученных в статье №9 ФЗ (06. 12. 2011) «О бухгалтерском учете».

Аренда автомобиля у сотрудника: налогообложение 2018

Если автомобиль арендован без экипажа, арендатор освобождается от любых расчетов по НДС.

Кроме того, хозяйствующий субъект, арендовавший транспортное средство сотрудника, автоматические освобождается:

От выплаты налога на имущество. Это объясняется тем, что имущество (в данном случае транспортное средство) остается личной собственностью физического лица (арендодателя).
От уплаты транспортного налога. Это опять-таки объясняется тем, что транспортное средство зарегистрировано на физическое лицо (арендодателя), согласно статье 357 НК.

Правило о транспортном налоге остается актуальным даже в том случае, если руководство предприятия-арендатора сможет оформить временный учет транспортного средства. Платить транспортный налог по-прежнему будет обязанность арендодателя.

Если в аренду сдает свой автомобиль сотрудник, не являющееся частным предпринимателем, то хозяйствующий субъект, будучи арендатором, считается налоговым объектом. Он (хозяйствующий субъект) обязан удержать из арендной платы НДФЛ по традиционной ставке, которая измеряется 13 процентами. Данная сумма должна быть перечислена в бюджет по месту учета арендатора в надзорном органе.

Перечисление должно состояться в день получения денежной суммы физическим лицом в качестве арендной платы. Деньги могут даваться на руки наличными или же переводиться на счет в банке. Каждое предприятие-арендатор выбирает удобную ему форму расчета с сотрудниками.

С той суммы, которую перечисляет хозяйствующий субъект (арендатор) за аренду автомобиля у сотрудника, страховые взносы не взимаются.

Однако в отдельных случаях арендодатель (физическое лицо) может сам проявить инициативу об уплате взносов страховки от какого-либо несчастного случая. В этом случае с арендной платы удерживаются взносы.

Притом данный нюанс обязательно должен отражаться в договоре аренды.

Аренда автомобиля у сотрудника: бухгалтерский и налоговый учет

Комплекс всех сведений, касающихся аренды ТС, должен быть включен в бухучет.

Поводом для этого является акт приемки, где детально рассматриваются следующие обстоятельства:

регистрационный номер соглашения;
пробег автомобиля;
цена;
данные технических осмотров.

Транспорт отмечается на забалансовом счете 001, а проводка — как Дт 001. Когда срок аренды транспортного средства исчерпает в себя, это должно быть отражено записью Кт 001.

На автомобиль, взятый в аренду у частного лица, должна быть заведена специальная инвентарная карточка.

Поскольку арендованное транспортное средство не есть собственность хозяйствующего субъекта, в бухучете оно не приходуется на баланс на 01 счет. При этом все выплаты, которые начисляются по факту выполнения работ на арендованном транспортном средстве, должны отражаться на счетах адекватно профессиональной деятельности предприятия.

(28

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/arenda-avtomobilya-u-sotrudnika.html

Аренда автомобиля или компенсация за использование автомобиля у сотрудника НДФЛ

В своей практике работодатели берут в аренду автомобиль у своих сотрудников, так как для них такой подход выгоднее, чем покупка нового авто. Законом предусмотрено, что за использование транспортных средств физических лиц в рабочих целях полагается компенсация. Это возмещение заключается в выплате средств за износ, топливо парковку.

Как оформить аренду автомобиля своего сотрудника?

Существует несколько схем, позволяющих арендовать транспортное средство у сотрудника. Мы рассмотрим самые распространенные способы оформления сделки. Также необходимо будет затронуть тему НДФЛ, ведь доходы граждан облагаются налогом. Какой же способ окажется наиболее предпочтительным и наименее затратным для сторон, попробуем разобраться.

Законодательное подтверждение

Ст. 188 ТК предусматривает обязанность работодателя компенсировать расходы сотрудника, который использует личное авто для выполнения служебных обязанностей. ГК закрепляет условия договора аренды транспортных средств. Ст. 632 — 641 ГК РФ рассматривает вопрос аренды с экипажем, а ст. 642 — 649 ГК – без экипажа.

Способы, посредством которых может быть арендовано авто у сотрудника

Работником может быть предоставлено авто для выполнения задач работодателя на таких основаниях:

ссуда;
компенсация за износ личного авто;
аренда.

Есть еще два варианта – передача авто в безвозмездное пользование, лизинг.

Аренда автомобиля или компенсация за использование личного автомобиля, какой вариант предпочтительней?

Каждый из выше перечисленных способов имеет свои достоинства и недостатки. Для того чтоб понять каким вариантом воспользоваться, нужно знать особенности каждого из них.

Вариант первый – ссуда. Он предполагает заключение между организацией и сотрудником договора безвозмездной эксплуатации авто. В таком порядке транспортное средство переходит на баланс предприятия и числится как арендованное имущество. При этом право собственности сохраняется за сотрудником. Эта возможность закреплена в ст. 689 ГК.

В таком варианте фирма получает возможность учета расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ), затрат по текущему и капитальному ремонту.

Более того покрываются расходы могут на оплату технического обслуживания и страхования, мойки и парковки. По факту расходы учитываются точно так же, как и по собственным авто компании.

Точно также проводится и документальное оформление расходов. Вместе с договором ссуды нужно будет оформлять накладные на ГСМ, путевые листы, страховые бумаги.

Но есть в этом варианте и недостатки. Он наименее выгоден и организации, и работнику. Ссуда – порядок безвозмездной передачи прав. В таком случае организации придется включить стоимость аренды в графу внереализованные доходы. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ.

При расчете дохода нужно обратить внимание на рыночную стоимость аренды аналогичного имущества. Главный риск заключается в том, что точно просчитать размер дохода и, а значит и вывести НДФЛ невозможно. Сотрудник такой вариант невыгоден тем, что он не получит средств за аренду. Фактически он может претендовать только на компенсацию автомобильных расходов.

Преимущества ссуды:

учет всех расходов на транспортное средство, без всяких ограничений.

Минусы:

уплата НДФЛ по договору;
риск доначисления налога на прибыль;
необходимость оформления дополнительного договора;
отсутствие возможности выплаты дополнительного вознаграждения сотруднику;
оформление кадровой документации на управление ТС.

Вариант второй – компенсация. Этот способ отличается простотой оформления. В этом случае не потребуется заключать дополнительных договоров. Тут можно обойтись служебной запиской и приказом по предприятию. Кроме того закон не ограничивает сумму расходов за износ авто, но предусмотрены ограничения для компенсационных выплат (за аренду).

Итак, в случае использования легкового авто, в налоговых расходах предусматривается ограниченная нормативами сумма компенсации.

Такое правило должны соблюдать компании, использующие упрощенное налогообложение, а также общую систему (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).

Большинство компаний, для того чтоб избежать перерасчета разницы, устанавливают максимальный размер возмещения расходов на амортизацию, что учесть компенсационные расходы.

Постановление Правительства № 92, что от 8 февраля 2002 г. утверждает такие нормативы:

для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно — 1200 руб.;
для машин, объем двигателя, которых больше 2000 куб. см. — 1200 руб.;
для мотоциклов — 600 руб.

Упрощенщики находятся в менее выгодном положении. Их закон ограничивает в возмещении компенсации за грузовой автомобиль. В отличие от предприятий на ОСНО упрощенщики работают с закрытым перечнем расходов. А пп. 12 пункта 1 статьи 346.16 НК разрешено учитывать только компенсацию за мотоциклы и легковые транспортные средства.

Плюсы компенсации:

отсутствие необходимости заключения дополнительных договоров;
возможность оформления дополнительного вознаграждения;
отсутствие надобности издания кадрового документа;
не облагается НДФЛ и иными налогами.

Минусы компенсации:

ограниченный размер компенсации за аренду;
споры с учетом расходов на техосмотр, ремонт, ГСМ;
риски признания выплат по НДФЛ и другим налогам.

Вариант третий – аренда.

Сразу стоит отметить, что если у работодателя возникла необходимость компенсации износа авто, а также вознаграждения сотруднику, то ему предпочтительней будет использовать вариант аренды.

При оформлении ссуды максимум, что можно будет сделать, так это включить под отчет деньги на топливо. Порядок оформления договора аренды регулируется ст. 633, 643 ГК.

В таком случае удастся учесть расходы на ГСМ и ремонт, страховку и техосмотр. Но есть важное условие: в договор аренды должен быть внесен пункт, что ремонтные расходы (с уточнением типа — текущий, капитальный), техобслуживанию, страхованию несет арендатор.

При этом законодательство не мешает закреплять арендованный автомобиль за собственником (сотрудником). Для этого нужно создать соответствующий приказ по предприятию. Но опять-таки, есть нюансы. В таком положении существует риск начисления дополнительных страховых налогов, так как договор может быть переквалифицирован в аренду транспортного средства с экипажем.

Плюсы аренды: