Удержание НДФЛ с подотчетника
Работнику выданы деньги под отчет. Об их использовании сотрудник не отчитался (хотя со дня, отведенного для отчета, прошло более года), деньги в кассу не вернул. Поэтому инспекция доначислила НДФЛ. В аналогичной ситуации могут потребовать и взносы во внебюджетные фонды (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17–3/В-609, приложение к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).
Рассматривая начисление взносов, суд напоминает: их берут с тех выплат персоналу, что выданы в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).
А подотчетные средства нельзя приравнивать к зарплате и другим выплатам, входящим в облагаемую оплату труда. Значит, требование об уплате взносов незаконно. Так сообщали многие судьи (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.07.
13 № А43-14173/2012, АС Западно-Сибирского от 30.09.14 № А27-16522/2013 и Поволжского от 09.12.15 № Ф06-3232/2015 округов и др.).
Ограничение наличных расчетов нарушено. Как учесть расходы
По НДФЛ нет единой практики. Отдельные судьи полагают: поскольку задолженность сотрудника не списана, то спорные суммы нельзя относить к доходам физлица, НДФЛ недопустим*. По нашему мнению, такая позиция обоснованна, но ее не везде придерживаются.
Сейчас арбитраж все чаще указывает: если компания не принимает мер по взысканию просроченных долгов, то она фактически выплачивает доход физлицу. Поэтому надо удержать НДФЛ или сообщить в инспекцию о невозможности его взыскания (см.
постановления ФАС Западно-Сибирского от 19.02.14 № А45-25321/2012, АС Северо-Западного от 21.04.16 № А26-8332/2014 и Центрального от 24.12.15 № Ф10-4388/2015 округов)**. Также арбитраж признает законность пеней.
Суд подтверждает и оправданность 20-процентного штрафа за неуплату НДФЛ, взимаемого по статье 123 НК РФ.
Исчисление НДФЛ с подотчетных
Иная ситуация, когда компания пыталась взыскать долг.
Срок, на который выданы подотчетные суммы, истек. Но не прошел трехлетний срок давности, введенный в статье 196 ГК РФ. Значит, предприятие может потребовать свои средства, и это один из аргументов против начисления НДФЛ***.
Другой довод — действия самой организации. Она приняла решение об удержании задолженности из зарплаты. Кроме того, обратилась с судебным иском к работнику, требуя погашения им долга. Предприятие не списывает задолженность.
Значит, не относит спорные суммы к тем, которыми физлицо может распоряжаться. Если сотрудник не вправе распоряжаться средствами, то у него нет дохода. Это вывод из пункта 1 статьи 210 НК РФ, и он не позволяет доначислить НДФЛ. Так сообщил Девятнадцатый ААС (постановление от 05.04.16 № А36-5689/2015).
С ним согласился АС Центрального округа в комментируемом постановлении.
Компания вправе приводить и другие доводы, свидетельствующие о принятии мер по взысканию долга. Это, в частности, письма с требованием о погашении выданных авансов, направленные подотчетнику. Или его расписка, где приведен срок погашения долга. Или акты сверки, свидетельствующие о признании задолженности сотрудником (в актах желательно прописывать ожидаемые сроки погашения).
Иногда предприятие и работник подписывают соглашения о новации, по которому спорная сумма признается займом, предоставленным физлицу. Но мы не рекомендуем использовать подобные соглашения.
Ведь если заем беспроцентный или выдан под низкую ставку (менее 2/3 учетной ставки ЦБ РФ), то нужно определить материальную выгоду.
Ее рассчитывают со дня подписания соглашения о новации, облагая налогом по 35-процентной ставке (п. 2 ст. 224 НК РФ).
Возможна ситуация, когда подотчетные суммы возвращены по истечении проверяемого периода. Тогда документы на возврат стоит предъявить ревизорам. Скорее всего, они откажутся от доначисления НДФЛ.
Если инспекция все-таки доначислит налог, то она проиграет суд (постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.14 № А65-15313/2013). Арбитраж примет документы на возврат, даже если они не предъявлены в ходе проверки. Это вывод из постановления Четвертого ААС от 25.03.
15 № А19-16749/2014 (оставлено без изменений постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № А19-16749/2014). Он соответствует части 3 статьи 65 АПК РФ, где подчеркнута лишь необходимость предоставления доказательств «до начала судебного заседания» первой инстанции.
И не сказано, что к доказательствам относят лишь те документы, что предъявлены во время проверки.
Срок использования подотчетных сумм
Если подотчетные средства выданы для командировки, то сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. В остальных ситуациях авансовый отчет представляют в течение трех дней с момента окончания срока, установленного компанией. Так сказано в пункте 6.
3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». Там не запрещено вводить разные сроки, зависящие от должности сотрудника, места его работы и т. п.
В частности, максимальный срок может быть установлен для генерального директора, если он не сразу отчитывается о произведенных расходах.
https://www.youtube.com/watch?v=QOLY50MxtlE
Руководителем предприятия издан приказ, где перечислены фамилии либо должности сотрудников, которым могут быть предоставлены средства под отчет.
Там же указано: «подотчетные средства предоставляются на семь рабочих дней, но этот срок может быть увеличен на основании отдельного приказа организации. Кроме того, этот срок не распространяется на выдачу средств генеральному директору и руководителю отдела снабжения.
Им подотчетные средства предоставляются на три календарных месяца (для генерального директора) или на один календарный месяц (для руководителя отдела снабжения)».
В приказ вводят только общие правила выдачи подотчетных средств. Основанием для каждой конкретной выплаты должно быть заявление работника с указанием требуемой суммы и срока предоставления авансового отчета. На практике этот документ не все заполняют и за его отсутствие не штрафуют. Но все-таки лучше оформлять заявление — о его необходимости сказано в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У.
Несвоевременный возврат подотчетных сумм — нарушение, но за него не предусмотрено наказание. Задержка с оформлением отчета или возвратом средств не приводит и к доначислению НДФЛ.
Правда, отдельные чиновники полагают: работник получил материальную выгоду, временно распоряжаясь подотчетными суммами, и с нее нужно рассчитать НДФЛ. Но это противоречит пункту 1 статьи 212 НК РФ, где перечислена облагаемая материальная выгода.
К ней относят суммы, полученные от временного использования средств, но только поступивших по договорам кредита или займа. В нашем случае подобные договоры не оформлялись.
Решения судов по похожим спорам
В комментируемом деле показаны индивидуальные аргументы, и нельзя привести аналогичные решения.
Источник: https://www.NalogPlan.ru/article/4009-uderjanie-ndfl-s-podotchetnika
Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы (Елина Л.А.)
Дата размещения статьи: 09.03.2017
Работник получил деньги под отчет, однако вовремя за них не отчитался. Нужно ли начислить страховые взносы и надо ли удержать НДФЛ с таких сумм? Казалось бы, подход к решению этих вопросов должен быть единым. Однако это не так.
Подотчет просрочен: что делать
Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника. Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном акте . В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.
Внимание! При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами.
Работник должен отчитаться об истраченных наличных суммах в течение 3 рабочих дней :- или со дня истечения срока, на который выданы деньги.
Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет;- или со дня возвращения из командировки;- или со дня выхода на работу после отпуска/болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки . А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.
Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.
Внимание! Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным суммам .
Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника . Для этого нужно :- не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;
— ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.
Справка
Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на руки .
Источник: https://xn—-ctbbdccf4eebbnlpq5kj.xn--p1ai/article/1326
Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы
Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты.
На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги).
Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно.
Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?
На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно – давайте посмотрим.
Какие действия может предпринять работодатель
В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.
Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ).
Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.
Другое решение ситуации – возместить работнику понесенные расходы. Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.
Обратите внимание! 1. Работник должен отчитаться о расходовании подотчетных денег, представив авансовый отчет. К нему сотрудник прикладывает чеки, билеты, квитанции и другие оправдательные документы. Если документы в порядке, обложения НДФЛ и взносами подотчетных денег не возникает.
2.
Компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник потерял чеки и квитанции. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя).
Помимо этого, неподтвержденные затраты не получится поставить в расходы по УСН (при объекте доходы минус расходы).
В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов.
Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%.
Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).
Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.
Источник: https://www.mosbuhuslugi.ru/material/podotchetnik-net-chekov-dokumentov-rashody
Когда налоговики непременно потребуют удержать НДФЛ с подотчетной суммы
07.12.2009
«Семинар для Бухгалтера»Автор: Лектор семинара: М. В. Медведева
НЕТ ОТЧЕТА. Если сотрудник не отчитался в срок, то право собственности на выданные деньги к нему не переходит.
Если сотруднику выдали деньги под отчет, то он должен отчитаться по ним в установленные сроки. Конкретный срок для отчета каждая компания устанавливает самостоятельно и закрепляет его приказом руководителя.
В общем случае подотчетник обязан не позднее трех рабочих дней по истечении утвержденного срока, на который выдаются деньги, предъявить отчет по израсходованной сумме – пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.
Обратите внимание: если срок, на который выдаются деньги, в организации не установлен, то все расчеты по подотчетным суммам должны быть произведены в пределах одного рабочего дня – письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704.
Итак, со сроками мы разобрались, теперь рассмотрим, какие проблемы возникают у организаций.
Если при проверке налоговики обнаружат, что сотруднику выданы деньги и он по ним в установленный срок не отчитался, то будьте уверены, что инспекторы потребуют удержать НДФЛ с выданных под отчет сумм.
По мнению чиновников, такие суммы уже нельзя считать подотчетными. Они являются не чем иным, как доходом сотрудника, поэтому с них компания как налоговый агент обязана удержать НДФЛ.
Следует отметить, что позицию налоговиков разделяют и некоторые арбитры. Так, например, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2007 г.
№ Ф04-3478/2007(34785-А46-43), ФАС Западно-Сибирского округа от 14 ноября 2005 г.
№ Ф04-8038/2005(16759-А27-25) судьи поддержали инспекторов и признали их право увеличить налоговую базу по НДФЛ на подотчетные суммы, по которым работники не отчитались в срок.
Вместе с тем по данному вопросу существует и другое мнение. Если подотчетник не отчитывается в срок по выданным средствам и не возвращает деньги в кассу, то это свидетельствует лишь о нарушении Порядка ведения кассовых операций. К слову скажу, что никакой ответственности за такое нарушение законодательством не предусмотрено.
Однако это нарушение никакого отношения к налогам не имеет. Выданные работнику деньги как были подотчетными, так ими и остаются. Право собственности на выданные организацией деньги к сотруднику не переходит даже в том случае, если работник вовремя не отчитывается по выданным ему деньгам.
Таким образом, подотчетные суммы доходом сотрудника не становятся, а значит, и обязанности удерживать с них НДФЛ у компании не возникает. Правомерность такого подхода подтверждают и судьи.
(Постановления ФАС Северо-Западного округа от 7 ноября 2008 г № А66-4549/2007, ФАС Уральского округа от 20 февраля 2008 г № Ф09-516/08-С2, ФАС Северо-Кавказского округа от 11 декабря 2006 г № Ф08-5708/2006-2386А)
Как видите, вопрос достаточно спорный. Поэтому каждой компании придется самостоятельно решать, какой вариант ей выбрать.
Она может не удерживать НДФЛ с сумм, по которым сотрудники не отчитались в срок, но такой подход наверняка вызовет претензии со стороны проверяющих.
Как мы выяснили, шанс отстоять правомерность такого подхода существует. Но, к сожалению, в отдельных случаях сделать это можно будет только в суде.
https://www.youtube.com/watch?v=FFU5tJ4EtDY
В заключение отмечу еще один немаловажный момент. Бытует мнение, что если невозвращенные работником в срок подотчетные суммы компания решит списать за счет своих собственных средств, то таким решением она однозначно признает ранее выданные деньги доходом сотрудника. Это значит, что избежать доначисления НДФЛ точно не удастся.
Поэтому в большинстве случаев, когда компании списывают зависшие подотчетные суммы, они предпочитают не рисковать и удерживают НДФЛ с работников. Не могу не отметить, что даже в подобной ситуации у компаний есть возможность НДФЛ не начислять. Такую возможность подтвердили и судьи в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 12 ноября 2008 г.
№ А43-3598/2008-6-65. Они рассмотрели дело, суть которого сводилась к тому, что сотрудник не вернул подотчетные суммы, срок исковой давности на их взыскание истек, и компания списала деньги за счет собственных средств.
По мнению арбитров, даже в этом случае ранее выданная сотруднику сумма не признается его доходом, поскольку существует вероятность, что работник добровольно вернет эти деньги впоследствии.
– Наш работник тоже не отчитался по довольно крупной сумме. А разве мы не можем удержать деньги из его зарплаты?
– В том-то и проблема, что удерживать зависшие подотчетные суммы из зарплаты в одностороннем порядке компания не может. Необходимо получить письменное согласие сотрудника. Если его нет, то взыскать подотчетную сумму можно только через суд – статьи 137, 248 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.
Понятно, что далеко не все компании спешат судиться, в итоге подотчетные суммы зависают. Вспоминают о них только при проверке, когда налоговики начинают предъявлять претензии и доначислять НДФЛ.
Обратите внимание: если сотрудник все-таки дал письменное согласие на удержание задолженности по подотчету, то сумма, которую бухгалтер сможет удержать за месяц не должна превышать 20 процентов от его заработка – статья 138 Трудового кодекса РФ.
ДОКУМЕНТ С ОШИБКАМИ. Недочеты в «первичке» не опровергают сам факт покупки.
Идем дальше и рассмотрим следующую ситуацию. Работник отчитался в срок за выданные деньги, но оправдательные документы, которыми он подтвердил свои расходы, оформлены с нарушениями, например в товарном чеке отсутствует печать продавца или дата выписки.
Если при проверке налоговики обнаружат такие дефектные документы, то они тут же потребуют удержать НДФЛ с подотчетных сумм, которые были подтверждены этими документами. Аргументация следующая: в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций сказано, что подотчетники обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.
При этом следует помнить, что основанием для записей в бухгалтерских регистрах являются первичные документы, к которым предъявляется ряд обязательных требований, в частности наличие наименования документа, содержания хозяйственной операции, ее измерителей в натуральном и денежном выражении и т. п.
(Пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г № 34н)
Если «первичка» не отвечает одному из обязательных требований, то считать расходы сотрудника подтвержденными нельзя. Получается, что работник за выданные деньги не отчитался. Как мы уже выяснили, налоговики при отсутствии отчета за подотчет всю выданную работнику сумму признают его доходом и требуют доначислить НДФЛ.
Подводим итог: если оправдательные документы, представленные сотрудником, оформлены с нарушением, то подотчетные суммы также следует включить в налоговую базу работника по НДФЛ и удержать соответствующий налог.
Именно такой подход отражен в письме УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861 и др. Поддерживают его и отдельные суды.
(Постановления ФАС Уральского округа от 19 декабря 2008 г № Ф09-9428/08-С2, от 2 мая 2006 г № Ф09-2757/06-С2)
Тем не менее и в этой ситуации подход чиновников можно оспорить. Дело в том, что документ, пусть даже и оформленный с ошибками, не опровергает самого факта совершения покупки. Напротив, он свидетельствует о том, что сотрудник действительно понес расходы.
Поэтому никаких оснований считать деньги, выданные работнику под отчет, его доходом нет, ведь фактически он их потратил. А раз сотрудник дохода не получил, то нет оснований и удерживать с него НДФЛ. Стоит отметить, что именно такой позиции придерживаются большинство судей.
Об этом свидетельствуют многочисленные постановления, в которых арбитры приняли решения в пользу компаний, а не налоговиков.
(Постановления ФАС Московского округа от 19 августа 2008 г № КА-А40/7413-08, ФАС Северо-Кавказского округа от 22 октября 2008 г № Ф08-6326/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 12 ноября 2008 г № А43-3598/2008-6-65, ФАС Поволжского округа от 4 декабря 2008 г № А55-4566/08, от 17 июня 2008 г № А55-42/08 и др)
Как видите, реальных оснований удерживать НДФЛ с сотрудника в случае обнаружения ошибок в подтверждающих документах нет. Однако такой подход может вызвать претензии со стороны проверяющих. Чтобы избежать конфликта, тщательно проверяйте «первичку» от подотчетников и в случае необходимости по горячим следам требуйте исправить недочеты в документах.
НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ. По мнению налоговиков, покупка товара у незарегистрированной организации – это еще один повод доначислить НДФЛ.
А как быть компании, если ее сотрудник полностью отчитался по выданной сумме, но при проверке выяснилось, что подтверждающие документы, представленные сотрудником, фальшивые? Например, инспектор пробил по базе ИНН продавца из товарного и кассового чеков и выяснил, что организации с таким идентификационным номером в природе не существует.
Сразу скажу, что налоговики в таких ситуациях непреклонны. Выяснять, откуда именно появилась фальшивка, они не будут. Для проверяющих не важно, сам работник инициировал оформление фальшивого документа или вина за появление такого документа полностью лежит на недобросовестном продавце.
Если инспекторы установят, что товар куплен работником в компании, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ, то они тут же доначислят НДФЛ на подотчетную сумму.
Поэтому оспорить решение проверяющих и избежать доначислений налога организация сможет только в одном случае – если опротестует решение инспекции в суде.
Следует отметить, что и обращение в арбитраж не всегда гарантирует победу компании. Дело в том, что в судебной практике есть примеры решений, в которых арбитры поддержали инспекцию.
Они подтвердили мнение о том, что покупка товара у незарегистрированной компании свидетельствует о получении сотрудником дохода. С этого дохода компания обязана удержать НДФЛ.
(Постановления ФАС Уральского округа от 19 декабря 2008 г № Ф09-9428/08-С2, ФАС Поволжского округа от 21 августа 2008 г № А49-813/08)
Вместе с тем приведу ряд постановлений, в которых судьи, напротив, встали на сторону компаний. Кстати, таких положительных для организаций решений гораздо больше. Так, например, в постановлении Президиума ВАС РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08 арбитры отклонили претензии налоговиков.
Они указали, что достоверность документов, которые подтверждают расходы сотрудника, каждая организация определяет самостоятельно.
Если авансовый отчет был принят к учету, а купленный сотрудником товар оприходован, то оснований доначислять работнику НДФЛ нет даже в том случае, если в дальнейшем выяснится, что товар был приобретен у незарегистрированной организации.
Аналогичный подход в постановлениях ФАС Поволжского округа от 7 октября 2008 г. № А55-18063/2007, ФАС Северо-Кавказского округа от 12 марта 2008 г. № Ф08-1022/08-382А, от 17 января 2008 г. № Ф08-8930/07-3350А и др.
Как видите, сомнительные чеки и квитанции могут стать еще одной причиной для спора с инспектором по поводу удержания НДФЛ с подотчетных сумм. Полностью защитить себя от подобных конфликтов можно только в одном случае – если организация все покупки через подотчетников сведет на нет.
Как вы понимаете, для большинства компаний отказ от таких покупок не слишком удобен, а подчас и вовсе невозможен. Поэтому во избежание конфликтов с налоговиками будет нелишним порекомендовать своим сотрудникам приобретать товары для организации только у проверенных и благонадежных поставщиков.
Такая осторожность если и не избавит от спорных ситуаций, то хотя бы сведет их возникновение к минимуму.
Если же спора избежать не удастся и проверяющие обнаружат чеки, оформленные от имени незарегистрированной компании, то организации придется принять решение самостоятельно. Либо по требованию налоговиков удержать НДФЛ и пересчитать свои расходы, либо готовиться защищать свои интересы в суде.
Рекомендация лектора.
Ошибка в авансовом отчете не повод доначислить НДФЛ сотруднику
Иногда налоговики пытаются доначислить НДФЛ даже в том случае, если документы, приложенные к авансовому отчету, верны, а вот сам авансовый отчет оформлен с недочетами, например не утвержден директором компании. Сразу скажу, что ни один суд в такой ситуации налоговиков не поддержит.
Ведь сотрудник в таком случае все свои обязательства исполнил: потратил средства по заданию руководителя и представил документы, подтверждающие правомерность этих трат. Поэтому в данной ситуации и речи быть не может о доначислении НДФЛ сотруднику, ведь никакого дохода он не получал. Аналогичный подход – в постановлениях ФАС Московского округа от 24 июня 2009 г.
№ КА-А40/4694-09, ФАС Северо-Кавказского округа от 9 сентября 2008 г. № Ф08-5354/2008.
Рекомендация лектора.
Увеличьте срок выдачи подотчетных сумм
Обратите внимание, что приказом руководителя может быть установлен абсолютно любой срок, на который организация выдает деньги под отчет своим работникам. Обычно компании устанавливают это срок в 1–3 дня. Однако он может быть и гораздо больше, например 60 или 90 дней.
Такой увеличенный срок выдачи денег под отчет позволит избежать и претензии налоговиков, и нарушения кассовой дисциплины. Согласитесь, увеличенный период для отчета сведет к минимуму ситуации, когда сотрудники не успевают по тем или иным причинам отчитаться в срок.
Источник: https://taxpravo.ru/analitika/statya-71450-kogda_nalogoviki_nepremenno_potrebuyut_uderjat_ndfl_s_podotchetnoy_summyi_
Если сотрудник не вернул подотчетные деньги или сдал авансовый отчет без подтверждающих документов
Выдавая сотрудникам деньги под отчет, предприятие или предприниматель (далее по тексту — предприятие) всегда должны быть начеку: средства могут и не вернуться! И что тогда делать?
В этом случае законом допускаются крайние меры со стороны работодателя.
Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался?
Прежде всего, не стоит торопиться причислять подотчетные суммы, не возвращенные или не подтвержденные работниками в установленные сроки, к доходу этих работников.
Без наличия авансового отчета и (или) без внесения в кассу (на расчетный счет) предприятия неизрасходованных подотчетных денег за сотрудником можно признать пока только задолженность.
Причем, возникает эта задолженность на следующий день по истечении срока, который предусмотрен для подтверждения расходования подотчетных средств. Т.е. по истечении 3-х рабочих дней, отсчет которых ведется с момента:
- окончания срока, на который выданы подотчетные деньги;
- или со дня выхода на работу.
Именно в этот момент и признается задолженность, но не доход подотчетного лица!
Например, сотруднику выдали средства на покупку канцтоваров 12 июля до 18 июля. Таким образом, он должен сдать авансовый отчет до 21 июля включительно. И если он не представляет указанный документ, то с 22 июля за данным сотрудником числится задолженность.
Самое интересное, что даже Указание Банка России №3210-У прямо признает подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, только задолженностью. В абз.3 п.6.3 Указание №3210-У говорит, что выдать наличные деньги под отчет можно только при условии полного погашения сотрудником его задолженности (!) по ранее полученным подотчетным деньгам.
На основании письма ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13 г. с подотчетных средств, по которым сотрудник не отчитался вовремя, удерживается НДФЛ. Но вот вопрос, в какой момент удерживается НДФЛ?
Многие компании считают, что данный момент наступает сразу же по истечении срока, который предусмотрен для предоставления авансового отчета. Но это не так! По истечении данного срока за сотрудником признается только задолженность перед его предприятием, для взыскания которой нужно принять все меры.
В частности, для начала стоит в письменном виде напомнить работнику о его обязанности сдать авансовый отчет и (или) внести в кассу предприятия (на расчетный счет) остаток либо полную сумму, выданных под отчет денег.
Кроме того, следует подписать акт сверки с сотрудником по такому долгу. Данная переписка предприятия с сотрудником является доказательством того, что предприятие предприняло попытку уладить дело.
И тогда сотрудник либо отчитывается, либо пишет заявление с просьбой на удержание долга по подотчетным суммам с его заработной платы. Либо предприятие подает на своего работника в суд!
Что делать, если сотрудник сдал авансовый отчет без подтверждающих документов?
Несвоевременная сдача авансового отчета – малая неприятность для бухгалтера. А вот что делать, если этот отчет не содержит подтверждающей расходы первички? Как списать подотчетные суммы без документов?
Согласно письму ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13г., если сотрудник, получив деньги под отчет, не предоставил документальных доказательств о расходовании указанных сумм, то на основании п.
1 статьи 210 Налогового Кодекса РФ указанные средства в том объеме, в каком они не подтверждены документами, включаются в доход подотчетного лица и в налоговую базу по НДФЛ.
Но это возможно только, если сотрудник не решил указанную проблему — и не позаботился о восстановлении первичных документов.
В аналогичном порядке многие компании решают судьбу и тех подотчетных сумм, расходование которых оказалось подтвержденным документами, какие не могут быть по закону признаны первичными.
В соответствии со статьей 9 федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы, которыми оформляются всех хозяйственные операции, должны содержать закрытый перечень обязательных реквизитов. И если будет отсутствовать хотя бы один из указанных реквизитов, то документ не может быть признан первичным и послужить основанием для признания расходов и для подтверждения потраченных средств.
А значит, авансовый отчет, сопровожденный подобными документами, может быть утвержден руководством предприятия на сумму меньшую, чем потратило подотчетное лицо. Т.е. в пределах тех сумм, которые подтверждены правильно оформленными документами.
В результате у сотрудника образуется перед предприятием задолженность, но до тех пор, пока сам сотрудник не предпримет попыток ее устранить. Например, потребовать от поставщиков или подрядчиков правильно оформленные документы.
Однако вопрос о неправильном оформлении первичной документации, сопровождающей авансовый отчет, является довольно спорным:
- к авансовому отчету прикладываются документы в качестве доказательства только произведенной сотрудником оплаты (!) за товары, работы, услуги. В качестве такого доказательства служат, прежде всего, бланки строгой отчетности и кассовые чеки, предоставляемые при наличных расчетах. При этом указанные документы должны соответствовать требованиям не закона №402-ФЗ, а закона №54-ФЗ от 22.05.03 г. «О применении контрольно-кассовой техники». И такого соответствия будет достаточно для признания обязательств подотчетного лица исполненными, даже если приложенные к этим платежным документам накладные и иные формы подготовлены с нарушениями статьи 9 закона №402-ФЗ;
- для того чтобы принять произведенные подотчетным лицом платежи в качестве расходов, одних только платежных документов мало. Для этого потребуется иная документация, из которой ясно видно о взаимосвязи между расходами и предпринимательской деятельностью предприятия. Такой вывод сделан в письме ФНС РФ №ЕД-4-3/11515 и в статье 252 Налогового Кодекса РФ. Но данный вывод не касается подтверждения факта оплаты, отраженного в авансовом отчете. Даже если к этому отчету не приложены накладные, а только кассовые чеки, то для бухгалтера одних чеков будет достаточно, чтобы принять авансовый отчет. Остальные документы, чтобы признать расходы, он может истребовать самостоятельно или обязать это сделать подотчетное лицо. В результате налогооблагаемого НДФЛ дохода, если к авансовому отчету приложены только платежные документы, не возникает, как и не возникает даже задолженности подотчетного лица перед предприятием. А вот оформленная с нарушениями закона №402-ФЗ первичка (накладные и иные документы) влияет только на возможность признания расходов расходами для целей бухгалтерского и налогового учета.
Другое дело, когда у сотрудника нет вообще документов, которые бы подтвердили расход подотчетных сумм. И даже вовремя сданный авансовый отчет не имеет значения. В этом случае предприятие должно:
- сначала попытаться восстановить первичку к авансовому отчету;
- если это не удалось, то нужно признать задолженность за сотрудником по окончании срока, в течение которого должен был быть сдан авансовый отчет;
- затем предпринять все попытки для взыскания долга с работника;
- если не удалось взыскать средства даже через суд, то следует признать этот долг безнадежным и списать его на убытки;
- и только после этого у данного сотрудника возникает налогооблагаемый НДФЛ доход!
Когда возникает доход для целей удержания НДФЛ в случае невозвращения подотчетных денег или отсутствия отчета по ним?
В соответствии со статьей Трудового Кодекса РФ 248 в случае причинения сотрудником любого ущерба предприятию, взыскание этого ущерба возможно тремя способами:
- добровольный. В этом случае сотрудник (виновное лицо) должен полностью или частично самостоятельно возместить ущерб. Для этого работник в письменном виде оформляет данное обязательство с указанием конкретных сроков внесения платежей. Рассрочка при возмещении ущерба возможно только, если между сторонами достигнуто по этому поводу согласие;
- по распоряжению руководителя. Такой порядок возмещения возможен только если величина ущерба не превышает средний месячный заработок сотрудника. При этом распоряжение о взыскании должно быть дано не позже одного месяца со дня, когда был установлен окончательный размер причиненного сотрудником ущерба;
- в судебном порядке. Этот вариант взыскания ущерба возможен, если установленный выше месячный срок истек, либо если сотрудник отказывается от добровольного возмещения причиненного ущерба, а сама сумма ущерба превышает его среднемесячную зарплату.
Указанная статья 248 ТК РФ распространяется и на взыскание сумм, выданных под отчет, но не возвращенных работником или по которым он не отчитался. Таким образом, пока не будет выполнена одна из вышерассмотренных процедур, признать возможность удержания НДФЛ с подотчетной суммы нельзя.
https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug
Если сотрудник решит добровольно погасить долг по подотчетной сумме независимо от ее величины, то у предприятия нет оснований для удержания НДФЛ.
Если же сотрудник отказывается это делать, а через суд указанные суммы взыскать не удалось, тогда предприятию придется их списать по истечении срока давности. И тогда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход!
Однако для этих целей сроком исковой давности (письмо Минфина РФ №03-03-06/1/610) согласно статье 196 Гражданского Кодекса РФ считаются 3 года. По окончании этих 3-х лет задолженность по подотчетным суммам признается безнадежной и подлежит списанию на убытки предприятия.
А у сотрудника по окончании этого срока возникает облагаемый НДФЛ доход:
- пп.5 п.1 статьи 223 НК РФ датой фактического получения дохода признается день списания (!) организацией со своего баланса в установленном порядке суммы безнадежной задолженности. Под списанием с баланса понимается принятие указанных сумм в состав убытка с кредита счета 71 и перевод задолженности на забалансовый учет на счет 007. На этом счете долги хранятся в течение 5 лет с даты их списания с баланса с целью контроля возможности их взыскания;
- п.3 статьи 226 НК РФ говорит, что НДФЛ исчисляется налоговым агентом (работодателем) в момент фактического получения налогоплательщиком дохода. Т.е. в день списания долга по подотчетным суммам с баланса;
- п.4 статьи 226 НК РФ предусмотрено удержание налога при выплате доходов и непосредственно из доходов сотрудника. Т.е. в ближайшую по срокам выплату заработка.
В случае если по окончании срока исковой давности сотрудник уволился, то предприятие в письменном виде должно предупредить налоговую инспекцию и самого налогоплательщика (т.е. работника) о невозможности в течение налогового периода удержать у данного сотрудника сумму НДФЛ.
И отправить такое уведомление необходимо не позже 1 марта года, следующего за прошедшим налоговым периодом, в котором и возникли указанные обстоятельства (п.5 статьи 226 НК РФ).
В уведомлении обязательно отражается сумма дохода, с какой не удержан НДФЛ, сам не удержанный НДФЛ и причина невозможности его удержать. Данное уведомление подается в форме Справки 2-НДФЛ и в порядке, который утвержден в приказе ФНС РФ от 16.09.2011г. №ММВ-7-3/576@.
Стоит напомнить, что списать безнадежную сумму подотчетных денег можно только, если само предприятие предприняло все попытки к взысканию данного долга.
Как определить окончание срока исковой давности?
Для целей списания долга и расчета НДФЛ очень важно понять, когда истекает срок исковой давности:
- в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;
- как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;
- нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок;
- по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации.
Сама инвентаризация должна проводиться на основании приказа руководителя предприятия (например, по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.09г.), а результаты проверки можно оформить с помощью Акта ИНВ-17. К этому Акту следует приложить подтверждающие задолженность документы:
- акты сверки, подписанные обеими сторонами спора;
- переписку с должником-сотрудником;
- авансовый отчет (если он есть), и иные документы, из которых следует наличие и величина задолженности.
И только тогда можно списать признанный безнадежным долг с баланса компании и начислить НДФЛ!
А вот в случае, если подотчетное лицо не подтвердило свои командировочные расходы, действует совсем иной порядок начисления НДФЛ.
Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы?
Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?
Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.12 п.1 статьи 264 НК РФ, могут быть признаны при расчете налогооблагаемой базы только если они документально подтверждены.
Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника:
- сумм, которые превышают 700 рублей за каждый командировочный день, если командировка была внутри страны;
- сумм, превышающих 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.
Это разрешено Налоговым кодексом РФ в статье 217 (абз.12 п.3).
Но вот вопрос, когда именно признавать указанную задолженность? По этому поводу Минфин РФ в свое время отстаивал мнение, что доход у командировочного лица возникает тогда, когда ему выплачены суточные сверх норматива (Письмо Минфина РФ №03-04-06/6-135 от 25.06.10г.).
Однако на момент выдачи командировочных невозможно еще сказать, подтвердит ли сотрудник указанные расходы документами или нет. Это станет известно только после сдачи им авансового отчета.
Для целей же признания указанных сверхнормативных выплат облагаемыми НДФЛ следует учесть, что согласно статье 223 НК РФ (пп.6 п.
1) датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, в котором авансовый отчет командированного лица был утвержден (именно утвержден руководителем компании, а не сдан подотчетным лицом!).
Таким образом, исчисление НДФЛ должно быть выполнено в день фактического получения облагаемого дохода (согласно п.3 статьи 226 НК РФ). Т.е. в последний день месяца.
Но в п.4 этой же налоговой статьи 226 сказано, что удержание рассчитанного НДФЛ должно быть выполнено в момент фактической выплаты доходов. А в случае с не подтвержденными документально командировочными расходами в какой момент должен быть удержан налог, если никакой выплаты дохода нет?
Сверхнормативными командировочные суммы признаются в момент утверждения авансового отчета подотчетного лица, когда точно виден размер его задолженности перед работодателем. Фактически в этом случае выплаты дохода не производится. А значит, и удерживать НДФЛ не из чего.
Тем более в п.4. ст.226 НК РФ прямо сказано, что НДФЛ удерживается непосредственно из доходов налогоплательщика (т.е. подотчетного лица), а в п.9 статьи 226 НК РФ также обозначено, что налоговый агент не вправе за свой счет внести НДФЛ за своего сотрудника в бюджет.
Таким образом, удерживать НДФЛ по сверхлимитным командировочным следует в ближайшую по времени выплату зарплаты
Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/raschety/nalichnye/podotchet/sotrudnik-ne-vernul-podotchetnye-dengi.html
Как отбиться от НДФЛ и взносов с подотчетных сумм
Фискалов заинтересует даже незначительный долг подотчетника
Намерение вернуть долг — лучший контраргумент компании
Из-за ошибок в документах приходится платить взносы и штрафы
Сотрудники компании, особенно топ-менеджмент, далеко не всегда вовремя возвращают подотчетные средства и отчитываются по ним. У них по закону есть на это три рабочих дня после окончания срока, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Порядка, утв.
указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У, далее — Порядок ведения кассовых операций).
Поэтому, когда задержка превысит несколько месяцев, проверяющие признают невозвращенные суммы доходом физического лица, доначислят компании страховые взносы, предложат удержать НДФЛ, начислят штрафы и пени.
Действия налоговиков не основаны на нормах Налогового кодекса, налогоплательщики оспаривают их в судах. Проанализируем, какие доводы помогут компании защититься от доначислений.
Долги подотчетников достигают десятков миллионов рублей
До окружных судов или Верховного суда РФ обычно доходят споры по существенным суммам подотчетных средств. Пример тому следующие дела:
- 88,9 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016);
- 70 млн рублей (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12);
- 20 млн рублей (определение ВАС РФ от 14.05.14 № ВАС-5277/14);
- 12,8 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 24.12.15 № Ф10-4388/2015);
- 11,3 млн рублей (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016).
Но опасно думать, что более мелкие суммы не интересуют контролеров. Так, в деле, рассмотренном в постановлении АС Поволжского округа от 09.12.15 № Ф06-3232/2015, спор шел о подотчетной сумме в 13,3 тыс. рублей. Ревизоры из Фонда социального страхования доначислили компании взносы. Страхователь выиграл спор.
Контролеры настаивают на НДФЛ и страховых взносах
По мнению Минтруда России, если работник опоздал с авансовым отчетом или возвратом денег более чем на месяц, то деньги становятся его доходом. А доход облагается страховыми взносами (письмо от 12.12.14 № 17–3/В-609). Налоговики, которые сейчас заведуют взносами, обязаны руководствоваться разъяснениями Минтруда. Это распоряжение Минфина России (письмо от 16.11.16 № 03-04-12/67082).
Логика контролеров такова. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией. Работодатель вправе удержать задолженность из зарплаты не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ).
Если компания не удерживает деньги, сумма становится выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).
Помимо доначисления взносов компании грозят штрафы за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета (постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.09.14 № А27-16522/2013).
Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, компания вправе произвести перерасчет взносов.
Доначисление НДФЛ налоговики оправдывают ссылками на решения Президиума ВАС РФ. В 2013 году Президиум ВАС РФ в один день принял два решения в пользу контролеров. Он признал подотчетные суммы доходом, так как компания не представила документы по их расходованию или возврату (постановления от 05.03.13 № 14376/12, от 05.03.13 № 13510/12).
ФНС России отмечает, что до принятия указанных постановлений единообразия в судебной практике не было (письмо от 24.12.13 № СА-4-7/23263). Но сейчас инспекторы на местах должны руководствоваться решениями в пользу контролеров. Некоторые суды их в этом поддерживают (определение ВАС РФ от 14.05.14 № ВАС-5277/14).
Попытки вернуть деньги доказывают отсутствие дохода
По смыслу статьи 41 НК РФ доходом физлица признается экономическая выгода, которой он вправе распоряжаться. До истечения срока исковой давности компания не теряет шансов взыскать долг. Значит, работник не вправе распоряжаться деньгами и их нельзя признать доходом.
В одном из дел налоговики признали доходом директора 88 млн рублей, за которые он не отчитывался более года. Компании предложили удержать НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени.
Претензии удалось оспорить, так как часть суммы работник и компания переоформили в заем, часть — директор вернул в кассу, часть — компания взыскала с него в судебном порядке.
Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.
Налоговики требовали от суда не учитывать эти переоформления и возвраты, поскольку они произошли после проверки. Однако суд с этим не согласился. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать налоговики. Они не доказали того, что работник получил доход.
Все их выводы основываются лишь на нарушении срока сдачи авансового отчета. Успешные действия организации по возврату долга, пусть даже и совершенные после проверки, доказывают намерение вернуть деньги. Значит, по факту работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.
07.16 № Ф10-2385/2016).
Аналогичный вывод сделал АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2016. В этом деле директор уже в ходе судебного разбирательства вернул часть подотчетных денег. По другой части средств он представил документы, подтверждающие расходы. Суд отменил доначисления.
Если налоговики предъявят претензии, то организации стоит попытаться вернуть деньги в ходе проверки.
К примеру, если сумма подотчетных средств велика, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени.
Сам факт такого соглашения и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода. А нарушение срока подачи авансового отчета — не основание для доначисления НДФЛ и взносов.
Работник не получает деньги и товары в собственность
АС Поволжского округа признал, что деньги, выданные под отчет, нельзя считать трудовой выплатой работнику. Их назначение — закупка товаров или работ для нужд работодателя. Ни выданные деньги, ни приобретенные на них товары в собственность работника не переходят.
Компания вправе требовать возврата неиспользованных сумм. Отсутствие подтверждающих документов не доказывает, что суммы являются доходом работника (постановление АС Поволжского округа от 09.12.15 № Ф06-3232/2015).
К аналогичному выводу арбитры пришли в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 30.09.14 № А27-16522/2013.
АС Московского округа указал, что по смыслу ТК РФ получение работником денег под отчет на хозяйственные нужды не относится к какому-либо из доходов в рамках трудового договора. Следовательно, эти суммы не учитываются в базе по страховым взносам.
Отсутствие документов о расходовании средств или возврате не меняет их сути (постановление от 23.12.16 № Ф05-12835/2016). Аналогичный вывод содержится в постановлении АС Поволжского округа от 25.12.15 № Ф06-4463/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 21.04.
16 № 306-КГ16-3205).
Если компания систематически выдает подотчетные средства директору без указания назначения денег, налоговики предъявят претензии (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016). Что решит суд, зависит от конкретных обстоятельств дела.
Безопаснее указывать основания для выдачи средств в приказах или служебных записках: на хозяйственные нужды, для закупки товаров и т. д. Назначение должно соответствовать должности работника. К примеру, директору больше подходит «на представительские расходы».
В одном из дел основанием для выдачи денег работнику под отчет был беспроцентный заем другому обществу. К авансовому отчету сотрудник приложил приходные ордера заемщика. Налоговики усомнились в целесообразности этих операций и включили подотчетные суммы в доход работника. Суд снял доначисления (постановление АС Северо-Западного округа от 27.01.15 № А42-3672/2012).
Если не прервать срок исковой давности, придется платить НДФЛ
Если со дня, когда работник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, прошло более трех лет, то срок исковой давности считается истекшим (ст. 196 ГК РФ).
Компания не вправе заставить физлицо вернуть такой долг даже через суд. В этом случае суды признают, что работник получил доход, облагаемый НДФЛ (постановления АС Северо-Западного от 14.07.
16 № Ф07-5021/2016, Центрального от 02.11.16 № Ф10-3997/2016 округов).
До истечения срока исковой давности подотчетные суммы — долг работника. Такие выводы сделаны в постановлениях Четвертого ААС от 25.03.15 № 04АП-726/2015 (оставлено в силе постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № Ф02-3235/201), Седьмого ААС от 28.12.15 № 07АП-11510/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 04.05.16 № 304-КГ16-5009).
В целях защиты компании подписывают с работниками акты сверок, соглашения о погашении долга в рассрочку или получают от них письмо с признанием долга. Такие действия прерывают срок исковой давности, и он начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ, п.
20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.15 № 43). Однако если стороны подпишут акт сверки уже после истечения срока давности, то он будет лишь формальностью, которая не спасет от претензий (постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.
16 № Ф07-5021/2016).
Иногда отбиться от претензий помогает заем
Популярный способ избежать претензий — оформить договор займа на остаток подотчетных сумм.
На практике его применяют, если во время проверки контролеры начали задавать неудобные вопросы, а работник не способен моментально вернуть подотчетные деньги. Заемные средства в принципе не могут признать доходом физлица (п.
1 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25). Даже если договоры займа компания представит уже после проверки, суды принимают их в качестве доказательств.
В одном таком деле суд отменил доначисления (постановление Девятнадцатого ААС от 05.04.16 № 19АП-6638/2015). Налоговики настаивали, что договор займа не был отражен по счетам бухучета. Но компания признала ошибки в бухучете и устранила их. Суд встал на сторону налогоплательщика.
Если стороны переоформят подотчетный остаток в беспроцентный заем, то у физлица возникнет материальная выгода в виде экономии на процентах. Она облагается НДФЛ в конце каждого месяца (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Доход в виде материальной выгоды рассчитывается исходя из суммы займа и 2/3 ставки рефинансирования.
Выдавать деньги безопаснее на длительный срок
Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы работник отчитался в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги. Устанавливает этот срок сама компания.
Если организация установила его равным одному году (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016) или пяти месяцам (постановление Седьмого ААС от 28.12.15 № 07АП-11510/2015, оставлено в силе определением ВС РФ от 04.05.
16 № 304-КГ16-5009), суд не станет оспаривать ее решение.
Еще один пример — компания установила срок в 24 месяца для отчета по деньгам. Однако в суде она проиграла, поскольку предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе судебного разбирательства.
Во время проверки инспекторы его не видели. Суд счел, что таким образом компания просто уклоняется от доначислений, поэтому не принял приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.
15 № 03АП-4126/2015).
Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы, указывая его в приказе или служебной записке.
Она может прописать разные сроки для разных должностей или зафиксировать единый срок отчета для всех. Также компания вправе установить разные сроки для разных нужд.
К примеру, по хозяйственным нуждам срок отчета равен трем рабочим дням, а по закупке редких деталей — два месяца.
Компании стоит показать реальность затрат
Если долг за работником еще числится, то основной аргумент в защиту компании — возможность его взыскать.
Но если компания уже приняла неподтвержденный авансовый отчет и списала задолженность работника, тогда ей стоит упирать на реальность затрат. Предъявить закупленные товары, результаты работ или услуг.
Акты сверок докажут погашение долга перед контрагентом, если компания оплатила его через подотчетника.
В одном из дел компания приняла к учету товары без документов. К авансовым отчетам работники приложили справки-отчеты, акты рабочей комиссии, а также распоряжения директора общества по каждому из подотчетных лиц. Компания посчитала, что физлица отчитались за деньги. Но контролеры включили эти суммы в доход и обложили его взносами.
Суд поддержал компанию. По его мнению, проверяющие не доказали, что товары, материалы, работы и услуги общество получило безвозмездно. А раз компания за них заплатила, то подотчетные суммы нельзя признать доходом физлиц (постановление АС Уральского округа от 11.11.15 № Ф09-7999/15). Но есть только одно дело в пользу компании, поэтому надеяться на такой же исход опасно.
Дефектный авансовый отчет грозит доначислениями
Без документов трудно доказать, что спорный товар закупил именно подотчетник, а не поставил контрагент по безналичному расчету. Поэтому по списанным без основания подотчетным суммам суды чаще всего соглашаются с контролерами и признают их доходом физлица.
Нет подтверждающих документов. В одном из рассмотренных выше дел компания выдала в подотчет своему директору несколько миллионов. Затем она списала их на основании авансового отчета без документов. При проверке контролеры доначислили страховые взносы и наложили штраф за нарушение персонифицированного учета.
Компания в ответ представила в суд приказ, согласно которому на составление отчета или возврат денег у работника есть два года.
Но поскольку этот документ был представлен лишь в апелляционную инстанцию, суд счел это попыткой уклониться от уплаты доначислений и поддержал проверяющих (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015).
Аналогичные выводы арбитры сделали в постановлении АС Центрального округа от 24.12.15 № Ф10-4388/2015.
Ошибки в документах.
В другом деле суд признал правоту контролеров, поскольку в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, не было должности, фамилии, имени и отчества лица, которое их подписало.
В товарных чеках наименование товара указано общо: «хозяйственные расходы» или «канцелярские товары». Нет даты составления документов, не заполнены графы «количество», «цена товара», отсутствует подпись продавца.
Верховный суд РФ признал, что в этом случае подотчетные суммы можно считать доходом работника (определение от 09.03.16 № 302-КГ16-450). Аналогичный вывод сделал АС Северо-Кавказского округа в постановлении от 23.05.16 № Ф08-2743/2016.
Фиктивные документы. Директор компании получил под отчет 4,7 млн рублей, а в подтверждение расходов представил договоры с физлицами.
Но они при допросе сообщили, что никогда не продавали материалы обществу, никаких денег, кроме зарплаты, от общества не получали. При этом товары, указанные в договорах купли-продажи, отсутствуют как в списании, так и в остатках материалов.
Суд поддержал доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.01.14 № А19-2278/2013).
В другом деле суд указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов, неподтвержденность сведений в нем автоматически ставит под сомнение факт сделки. В итоге он согласился, что подотчетные суммы образуют доход физлица (постановление АС Северо-Кавказского округа от 23.05.16 № Ф08-2743/2016).
Еще один пример — работники прикладывали к авансовому отчету чеки организаций, у которых не было зарегистрированных касс. В итоге подотчетные деньги контролеры включили в доход физлиц. Суд их поддержал (постановление АС Северо-Кавказского округа от 07.07.15 № Ф08-3967/2015).
Регулярность выплат докажет их зарплатный характер
Порядок ведения кассовых операций запрещает выдавать деньги работникам под отчет, если они еще не отчитались по прежним суммам. Однако многие компании пренебрегают этим запретом. Так, в одном из дел ИП в течение нескольких лет ежемесячно перечислял деньги на карточки своих работников. В назначении платежа указывал «на хознужды».
Но те не отчитывались, не возвращали остаток, а ИП не пытался вернуть свои деньги. На момент проверки уже прошел срок исковой давности по платежам за 2010 год и первую половину 2011 года. В итоге суд признал доходом физлиц все подобные суммы независимо от того, прошел по ним срок давности или нет (постановление АС Северо-Западного округа от 21.04.
16 № Ф07-957/2016).
Регулярный характер выплат делает их похожими на зарплату. Особенно если суммы соответствуют уровню оплаты труда. Иногда компания выплачивает работнику пониженную зарплату, а разницу выдает в виде подотчетных средств. В этом случае фискалы могут сделать вывод о зарплатном характере выплат.
Советуем почитать:
Источник: https://www.fiokan.ru/stati/yuridicheskie/kak-otbitsya-ot-ndfl-i-vznosov-s-podotchetnyx-summ.html
Загрузка...
