Документальное подтверждение представительских расходов — все о налогах

Представительские расходы в 2018 году

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм.

Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
Время проведения.

Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
Результат встречи.

Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
Количество участников также не определяет представительские расходы.

Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
- завтрак;
- обед;
- выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
Трансфер участников до места приема и обратно.
Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
средства на развлекательную программу для участников;
стоимость экскурсий;
деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
финансы на оформление зала для мероприятия;
медицинские траты, если они потребовались;
проезд и проживание гостей;
оплата визовых услуг участников;
траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах.

Поэтому их можно толковать с расширительным значением.

Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

Документы для подтверждения представительских расходов

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал.

Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов.

При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются.

Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы.

Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб.

, на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб.

, на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.

16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют.

Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Представительские расходы и бухучет

Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

материальные затраты;
амортизационные;
связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
прочие.

Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Проводка будет выглядеть так:

дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось.

Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб.

Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/predstavitelskiye-rashody/

Представительские расходы: налогообложение издержек на организацию деловых встреч, документальное оформление

Статьей 252 НК предусмотрено, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных затрат.

Расходы можно принять к учету в целях налогообложения прибыли, если они:

— обоснованны;

— экономически оправданны;

— подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

— произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под обоснованностью расходов суды рассматривают намерения налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (Определение КС РФ от 4 июня 2007 г. N 320-О-П, Постановление ВАС РФ от 12 октября 2006 г. N 53).

Камнем преткновения при проверках налоговых органов с точки зрения обоснованности произведенных затрат почти всегда являются издержки, понесенные компанией для организации деловых встреч, или попросту «представительские».

Установленный Налоговым кодексом РФ перечень расходов, относимых к таковым, является закрытым (следует иметь в виду, что в целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату труда).

К этому виду затрат относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества, в том числе лиц, прибывших на заседания совета директоров, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся:

— расходы на проведение официального приема, завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для указанных лиц, а также представителей организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия;

— на буфетное обслуживание во время переговоров;

— на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. К этому виду расходов нельзя отнести оплату билетов на междугородный проезд официальных лиц приглашенной организации, если та находится в другом населенном пункте, а также плату за проживание в гостинице.

Установленный НК перечень расходов, относимых к представительским (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК), является закрытым. Вместе с тем не следует забывать, что в целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4 процентов от суммы расходов организации на оплату труда.

Однако в НК РФ не детализировано, что можно учитывать, например, в качестве буфетного обслуживания или проведения официального приема, а что нельзя. Принимая во внимание достаточно широкую трактовку данных понятий, на практике организации нередко испытывают трудности при решении вопроса о том, являются ли те или иные затраты представительскими расходами.

На первый — второй рассчитайсь!

Источник: https://www.pnalog.ru/material/nalogooblozhenie-predstavitelskie-rashody

Представительские расходы. Документальное оформление и особенности налогового учета

Такое общение способствует установлению приятельства, что в свою очередь переводит деловые отношения между представителями компаний на новый, более высокий уровень.

Кроме того, проведение деловых переговоров в не формальной обстановке способствует снятию напряжения между сторонами и скорейшему достижению совместных договоренностей.

Для установления не формальных отношений при проведении деловых встреч используются:

совместные обеды и ужины (зачастую включающие в себя распитие спиртных напитков) – банкеты приемы и т.д.,
посещение различных культурных и развлекательных мероприятий,
прочие тому подобные встречи.

Кроме того, при проведении переговоров, к представительским расходам относятся:

Буфетное обслуживание,
Оплата услуг переводчика.

При организации таких встреч, организация-устроитель может понести значительные расходы. Такие расходы называются представительскими.

В соответствии с пп.22 п.1 ст.264 Налогового кодекса, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, представительские расходы налогоплательщика, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

При этом, в соответствии с п.2 ст.264 НК РФ, к представительским расходам относятся не только расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание:

представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и или поддержания взаимного сотрудничества,
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика,

независимо от места проведения указанных мероприятий.

1. На проведение официального приема:

завтрака,
обеда,
иного аналогичного мероприятия

для вышеуказанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

2. Транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

3. Буфетное обслуживание во время переговоров.

4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию:

развлечений,
отдыха,
профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В нашей статье будут рассмотрены:

порядок их оформления представительских расходов,
особенности налогового учета представительских расходов.

НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Порядок налогового учета представительских расходов регламентируется 264 статьей Налогового кодекса.

При этом, налогоплательщик должен быть готов к тому, что у налоговых органов возникнут вопросы связанные с целесообразностью крупных представительских расходов, понесенных компанией.

Соответственно, заранее нужно позаботиться об аргументах, подтверждающих обоснованность произведенных расходов.

Особое внимание нужно обратить на:

виды производимых расходов,
состав участников встречи,
место ее проведения,

а также на документы, подтверждающие понесенные расходы.

Чаще всего под представительскими расходами понимаются затраты на проведение деловых встреч с представителями компаний-контрагентов (либо уже действующих, либо потенциальных).

Такие встречи проводятся либо для поддержания и продолжения уже имеющегося взаимовыгодного сотрудничества, либо для его установления.

Соответственно, встречи связаны либо с текущей предпринимательской деятельностью организации, либо нацелены на перспективное сотрудничество.

Таким образом, проведение деловых встреч, преследует следующие цели:

Обсуждение условий текущего сотрудничества и его перспектив.
Пролонгация имеющихся договоров и согласование их условий.
Предварительное обсуждение условий предлагаемых сделок.
И тому подобное.

Не смотря на то, что Налоговым кодексом не предусмотрены какие либо ограничения по целям и предметам проводимых мероприятий, затраты на встречи с представителями компаний, сотрудничество с которыми так и не установлено, могут быть оспорены представителями налоговых органов.

В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде. При этом, суды довольно часто принимают сторону налогоплательщика.

Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 05.03.2008г. по делу №А05-5668/2007 указывается, что специальной нормой п.2 ст.264 Налогового Кодекса «не установлено ограничений представительских расходов в зависимости от предмета переговоров».

В данном постановлении также не отрицается возможность, что переговоры могут быть приурочены к какому-либо знаменательному событию (празднику, годовщине): «тот факт, что представительские мероприятия, в рамках которых проведены переговоры производственного (экономического, делового) характера, приурочены к празднованию 60-летия Дня Победы, не исключает их экономическую обоснованность».

Для целей налогового учета не имеет особенного значения название проводимого мероприятия.

Так, представительские расходы могут осуществляться при проведении:

официального приема,
деловой встречи,
переговоров,
совещаний,
собраний,
конференций,
прочих подобных мероприятий.

Как уже упоминалось выше, в соответствии положениями ст.264 НК РФ, в составе представительских расходов могут учитываться расходы на официальный прием или обслуживание участников, прибывших на заседания:

совета директоров,
правления,
иного руководящего органа налогоплательщика.

Представительские расходы на проведение данных мероприятий могут быть подтверждены документами, подтверждающими принятие решения и содержащем информацию:

о цели (повестке дня),
месте заседания,
времени проведения заседания руководящего органа компании,
составе участников заседания.

При этом такие расходы, как:

Расходы связанные с арендой помещений
Подготовкой и рассылкой необходимой информации,

иные расходы непосредственно связанные с проведением собрания:

Акционеров,
Пайщиков,
Участников,

Учитываются в составе внереализационных расходов организации в соответствии с пп.16 п.1 ст.265 Налогового кодекса.

Налогоплательщикам следует знать, что если компания при проведении налоговой проверки не сможет предоставить подтверждение обоснованности произведенных представительских расходов (объяснить цель проведения встреч), то первичных документов, подтверждающих произведенные затраты, будет не достаточно для признания таких расходов для целей налогового учета.

В таком случае и в суде свою позицию компании будет отстоять затруднительно.

Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 09.10.2007г. по делу №А26-691/2006-216 указано, что «из содержания представленных Предпринимателем счетов, выставленных ресторанами, кафе, барами, не следует, что лица, воспользовавшиеся услугами заведений общественного питания, являются деловыми партнерами налогоплательщика».

В результате суд принял решение в пользу налогового органа.

Ниже мы рассмотрим некоторые вопросы, возникающие у налогоплательщиков при учете представительских расходов в налоговом учете и позицию Минфина, отвечающего на эти вопросы.

Частные ситуации – разъяснения Минфина.

1. Затраты на организацию развлекательной программы для участников бизнес-семинара, не учитываются в расходах для целей налогового учета.

Для поддержания делового сотрудничества и для увеличения количества заключаемых договоров компания организовала бизнес-семинар для своих клиентов.

В рамках семинара проходила презентация нового продукта, а также подведение итогов работы за 2010 год с основными диллерами.

После официальной части семинара компания провела развлекательную программу для участников:

прогулка на теплоходе,
выступление артистов,
фуршет.

В результате у организации возник вопрос — можно ли включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль расходы на фуршет, теплоход и артистов, а также проживание гостей.

Отрицательный ответ Минфина в Письме от 01.12.2011г. №03-03-06/1/796 был вполне ожидаем:

«В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Кодекса в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются в том числе представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Кодекса.

Согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса к представительским расходам относятся в том числе расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Учитывая изложенное, расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 Кодекса.»

2. Расходы на ужины с контрагентами в позднее ночное время, в том числе расходы на ужины в командировках при проведении переговоров, могут учитываться в составе представительских расходов для целей налогового учета.

Для учета таких расходов, они должны быть оформлены должным образом и документально подтверждены.

Такие разъяснения дал Минфин в своем Письме от 01.11.2010г. №03-03-06/1/675:

«Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Что касается проведения переговоров в рамках производственных командировок, то, по нашему мнению, следует применять аналогичный порядок признания таких расходов.

Учитывая вышеизложенное, соответствующие расходы учитываются в составе представительских расходов согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса.»

3. При учете представительских расходов на проведение мероприятий, нужно обеспечить возможность отделения принимаемых расходов для целей налогового учета от не принимаемых:

3.1. Расходы на организацию официальной встречи с клиентами, включая продукты питания и спиртные напитки, учитываются в составе представительских расходов.

3.2. Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала, не могут быть учтены в составе расходов для целей налогового учета.

Такой позиции придерживается Минфин в своем Письме от 25.03.2010г. №03-03-06/1/176:«Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Учитывая изложенное, расходы налогоплательщика на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров на 2010 год согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ учитываются в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков.

Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала пунктом 2 статьи 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.»

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

В соответствии с п.1 ст.252 Налогового кодекса, в целях налогообложения налогом на прибыль, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

При этом, расходами для целей налогового учета, признаются:

обоснованные,
документально подтвержденные

затраты, понесенные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:

оформленными в соответствии с законодательством РФ,
оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы,
косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, экономическая оправданность и документальное подтверждение, необходимы для всех видов расходов.

А для признания представительских расходов в налоговом учете, нужно особенно внимательно подходить к их документальному оформлению.

В соответствии с положениями ст.313 НК РФ, данные налогового учета должны отражать:

порядок формирования суммы доходов и расходов,
порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде,
сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах,
порядок формирования сумм создаваемых резервов,
сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.

Подтверждением данных налогового учета являются:

Первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
Аналитические регистры налогового учета;
Расчет налоговой базы.

Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы, являющиеся документами для налогового учета, в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

наименование регистра;
период (дату) составления;
измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
наименование хозяйственных операций;
подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Итак, рассмотрим, какие документы необходимы для оформления представительских расходов.

Согласно рекомендациям Минфина, изложенным в Письмах от 01.11.2010г. №03-03-06/1/675, от 22.03.2010г. №03-03-06/4/26:

«Согласно статье 313 Кодекса основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль служат данные первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном Кодексом.

Подтверждением данных налогового учета являются:

первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
аналитические регистры налогового учета;
расчет налоговой базы.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
— смета представительских расходов;
— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
— отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
— иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.»

Следуя данным рекомендациям, налогоплательщик сможет избежать претензий налоговых органов, при проведении ими проверки обоснованности уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на суммы представительских расходов.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/17235-predstavitelskie-rasxody-dokumentalnoe-oformlenie-i-osobennosti-nalogovogo-ucheta.html

Представительские расходы документальное оформление 2018

Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2018 году и приведем образец проводок.

Мероприятия

При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2018 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Общепринятые разрешенные затраты

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
Услуги и затраты на буфет.
Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Документальное оформление 2018

Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

Место и дата проведения мероприятия.
Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

Приказ о проведении официального мероприятия

Смета на представительские расходы

Отчет о проведении официальной встречи

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

отчет о представительских расходах, который утвердил руководитель организации;
авансовый отчет.

К двум отчетам сотрудник прикладывает первичные документы, например кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержаться в письмах ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Проводки

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Проводки следующие:

Дебет 26 (44) Кредит 71
– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Источник: https://buhguru.com/nalog-na-pribyl/predstavitelskie-rashodyi.html

Представительские расходы: как правильно обосновать, подтвердить и не иметь последствий

От правильного оформления, подтверждения и обоснования расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны инспекций в необоснованности занижения «прибыльной» базы.

Избежать их можно только в том случае, если грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие документы.

Налоговая сущность представительских расходов

Представительские расходы являются одной из категорий затрат, которые в обязательном порядке производят организации при осуществлении хозяйственной деятельности.

К ним относятся издержки на официальный прием и обслуживание представителей других предприятий, ведущих переговоры с целью установить и поддержать взаимное сотрудничество и деловые контакты, а также участников, прибывших на заседание Совета директоров (Правления) или иного руководящего органа налогоплательщика (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Пункт 2 статьи 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль к представительским относит следующие категории расходов:

затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
издержки на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.

Таким образом, законодатель ограничивает перечень представительских расходов, делая его «закрытым».

Проведение официального приема может потребовать еще целого ряда расходов, которые не перечислены в пункте 2 статьи 264 НК РФ:

затраты на посещение культурно-зрелищных мероприятий;
стоимость буфетного обслуживания во время культурно-зрелищного мероприятия;
расходы на оплату профилактики и лечения заболеваний, организации отдыха;
издержки на приобретение букетов и подарков для деловых партнеров.

Такие расходы, являясь с экономической точки зрения представительскими, не уменьшают базу налога на прибыль. Компании вправе производить подобные траты только за счет чистой прибыли. Согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» в бухгалтерском учете предприятий представительские расходы будут относиться к обычным видам деятельности.

Однако ряд организаций ошибочно трактует в свою пользу термин «обслуживание» и следующее решение арбитражного суда.

Ссылки на вышеуказанное постановление ФАС ЗСО несут для организации налоговые риски. Инспекторы могут оштрафовать компанию за неправомерное уменьшение базы по налогу на прибыль по следующим основаниям.

Во-первых, данное решение может быть применено только на территории Западно-Сибирского арбитражного округа.

Источник: https://delovoymir.biz/predstavitelskie_rashody_kak_pravilno_obosnovat_podtverdit_i_ne_imet_posledstviy.html

Представительские расходы: проблемы налогового учета

30.10.2008 Как показывает практика, не все представительские расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль. Но сложившаяся арбитражная практика свидетельствует о том, что почти все расходы (в пределах установленных норм) могут быть признаны. Обосновать расходы поможет статья И.А.

Баймаковой, эксперта-консультанта по вопросам налогообложения, фирма «1С».

Содержание<\p>

Успех деловых переговоров зависит от множества факторов.

И в данном случае речь идет не только о степени подготовленности участников к переговорному процессу, но и о «второстепенных», на первый взгляд, факторах, таких как оформление помещения, условия проживания и питание, транспортное обеспечение, организация культурной программы и других составляющих, оказывающих влияние на впечатление, производимое вашей компанией на потенциального партнера. Несомненно, что организация приема представителей другой компании требует значительных затрат, как времени, так и средств. Следовательно, рано или поздно бухгалтер организации сталкивается с так называемыми представительскими расходами.

В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, относятся к категории прочих расходов*.

Порядок налогового учета данных затрат определен пунктом 2 статьи 264 НК РФ, согласно которому к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Примечание:
* Представительские расходы при применении УСН пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ не предусмотрены и, соответственно, для целей налогообложения не учитываются.

С целью обоснования понесенных расходов в качестве затрат, учитываемых для целей налогообложения, бухгалтеру организации следует иметь ответы на ряд вопросов, связанных с целесообразностью и местом проведения встречи, составом ее участников, видами понесенных расходов, а также документы, подтверждающие понесенные расходы.

Успех деловых переговоров зависит от множества факторов.

Порядок налогового учета данных затрат определен пунктом 2 статьи 264 НК РФ, согласно которому к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Наиболее часто, под представительскими расходами, подразумевают затраты, связанные с организацией и проведением деловых встреч с представителями других организаций в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, т. е. деятельности в рамках существующего либо планируемого договора или соглашения, совместного участия в решении какой-либо проблемы или задачи.

Как правило, целями проведения деловых встреч являются:

предварительные переговоры по вопросу заключения договоров;
обсуждение вопросов текущего производства, стратегического развития;
проведение испытаний, осуществление контроля за соблюдением условий договора и другие.

Следует обратить внимание, что в большинстве случаев суды высказывают позицию, согласно которой действующим законодательством о налогах и сборах не предусмотрены какие-либо ограничения по целям и предметам проводимых встреч. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 05.03.

2008 по делу № А05-5668/2007 отмечено, что специальной нормой пункта 2 статьи 264 НК РФ «не установлено ограничений представительских расходов в зависимости от предмета переговоров».

В нем также не отрицается возможность, что переговоры могут быть приурочены к какому-либо знаменательному событию (празднику, годовщине).

В частности, в документе сказано, что «тот факт, что представительские мероприятия, в рамках которых проведены переговоры производственного (экономического, делового) характера, приурочены к празднованию 60-летия Дня Победы, не исключает их экономическую обоснованность».

Стоит учитывать, что название проводимых мероприятий не имеет существенного значения. Представительские расходы могут иметь место как в случае проведения официального приема, деловой встречи, так и переговоров, совещаний, собраний, конференций, а также иных мероприятий.

Кроме того, в составе представительских расходов могут учитываться расходы на официальный прием и (или) обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика*.

В данном случае в подтверждение экономической целесообразности представительских расходов могут быть представлены документы, подтверждающие принятие решения о месте и времени проведения заседания руководящего органа, составе его участников, повестке дня.

В случае если организация или предприниматель не сможет предоставить достаточно обоснованное объяснение цели проведения деловой встречи или иного мероприятия, то первичных документов, подтверждающих понесенных расходы, будет явно недостаточно. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 09.10.

2007 по делу № А26-691/2006-216 судьями установлено, что «из содержания представленных Предпринимателем счетов, выставленных ресторанами, кафе, барами, не следует, что лица, воспользовавшиеся услугами заведений общественного питания, являются деловыми партнерами налогоплательщика».

Данное обстоятельство позволило суду принять решение в пользу налогового органа.

Примечание:
* Расходы на проведение собраний акционеров (участников, пайщиков), в частности, расходы, связанные с арендой помещений, подготовкой и рассылкой необходимой для проведения собраний информации, и иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания, учитываются в составе внереализационных расходов в соответствии с подпунктом 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

В пункте 2 статьи 264 НК РФ речь идет о двух категориях лиц, расходы по официальному приему и обслуживанию которых относятся в состав представительских расходов:

представители других организаций;
участники, прибывшие на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Вместе с тем, по мнению автора, данный перечень лиц явно недостаточный.

В первую очередь, возникает вопрос, а если организация планирует заключить договор с частным предпринимателем и проводит с ним и (или) его представителями деловые встречи, то расходы по их проведению не могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по прибыли? Формальное прочтение рассматриваемой нормы НК РФ не позволяет учесть в данном случае понесенные расходы в составе представительских.

Во вторую очередь, в невыгодном положении оказываются организации, работающие в основном с физическими лицами.

Например, в банке, автосалоне, розничном магазине, торгующем дорогостоящей мебелью, одеждой или ювелирными украшениями, потенциальному клиенту могут быть предложены различные напитки, фрукты, сладости.