Что делать, если сломался фискальный накопитель? — все о налогах

Принцип работы онлайн-кассы: что делать, если пропал Интернет или отключили электричество

Многие российские торговые предприятия ожидает переход на онлайн-кассы. Их применение характеризуется достаточно большим количеством нюансов, а также может сопровождаться появлением тех или иных сложностей.

Рассмотрим ключевые факты о принципах работы онлайн-касс, на которые полезно обратить внимание, а также особенности решения возможных проблем с соответствующей разновидностью ККТ.

Расскажем об общих принципах работы онлайн-кассы.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Принцип работы и её сущность

Онлайн-касса — это инновационный вид контрольно-кассовой техники (который, однако, в обозримом будущем предполагает стать массовым и типовым), способный выполнять следующие ключевые функции:

передачу сведений о платежах, совершенных покупателем, в Федеральную налоговую службу в режиме онлайн;
формирование электронных кассовых чеков, а также их отправка на e-mail или на телефон покупателя (в виде SMS);
сохранение и шифрование сведений о платежах.

При этом, платежные данные передаются в ФНС не напрямую, а через уполномоченную организацию — оператора фискальных данных (ОФД).

Основное предназначение онлайн-кассы — это именно информирование ФНС (при посредничестве ОФД) о выручке, поступаемой в кассу предприятия вследствие получения оплаты за товары или услуги от посетителей.

В некоторых аспектах онлайн-касса может быть использована и как инструмент поддержания лояльности покупателя: тот факт, что бумажный чек сохранять необязательно (так как есть его электронная копия), может порадовать многих клиентов магазинов. Конечно, если покупатель не желает сообщать кассиру свои контактные данные — его не будут обязывать это делать. В этом случае покупатель получит только бумажный чек.

Видео — передача кассового чека online на кассе Viki Mini:

Стоит отметить, что онлайн-касса принципиально не слишком отличается от обычной кассы.

Главное, чтобы она удовлетворяла законодательным требованиям — которые закреплены в пункте 1 статьи 4 54-ФЗ (в новой редакции от 03.07.2016 года).

В числе таких требований — совместимость с фискальным накопителем. Он представляет собой во многом уникальное устройство и является ключевым компонентом онлайн-кассы.

Фискальный накопитель способен, в частности:

шифровать и удостоверять платежные данные, передаваемые от кассы в ФНС и обратно;
сохранять и защищать соответствующие платежные данные;
обеспечивать законную работу онлайн-кассы в периоды, когда интернет по каким-либо причинам недоступен.

Фактически, фискальный накопитель — главный технологический компонент, отличающий онлайновую кассу от обычной. Даже с учетом того, что в отношении первой положениями 54-ФЗ установлен ряд требований, ранее не применявшихся в отношении второй, именно фискальный накопитель делает кассу, собственно, «онлайновой».

Совершенно очевидно, что соответствующий накопитель — технологически очень сложный продукт. На российском рынке сейчас реализуется пока что единственная его модель — устройство ФН-1, производимый ООО «РИК». Именно она устанавливается в контрольно-кассовую технику и превращает ее в «онлайновую».

Собственно, как работает онлайн-касса с учетом отмеченных ее функций? Условно можно представить работу соответствующего типа ККТ в рамках следующего алгоритма:

Кассир, используя сканер штрих-кода товара, клавиатуру на ККТ (или, к примеру, сенсорный дисплей), вводит в операционную систему кассового аппарата:

сведения о покупке;
SMS или e-mail покупателя (если они будут предоставлены).

Кассир в привычном порядке пробивает чек.

В этот момент сведения о платежной операции передаются на фискальный накопитель, записываются в его внутреннюю память, шифруются, а затем отправляются через интернет оператору фискальных данных. Получив их и проверив, ОФД в установленном порядке направляет данные в ФНС. Кроме того, оператор направляет на онлайн-кассу магазина сообщение о том, что информация принята.

Далее — по завершении процедуры формирования записи о платеже в фискальном накопителе, осуществляется передача текстового блока с необходимыми платежными данными на чековый принтер ККТ. Он распечатывает бумажную версию чека, которая сразу же выдается покупателю. Электронный чек покупатель получает чуть позже (как только ОФД обработает полученные сведения и отправит электронный чек на указанные контакты).

Таким образом, самый главный критерий выполнения корректного технологического цикла работы онлайн-кассы — это запись платежных данных в фискальную память, а также их передача в зашифрованном виде ОФД (в идеале — также получение подтверждения от оператора о том, что данные приняты). Оператор фискальных данных сделает остальную работу сам — передаст в ФНС платежные сведения и отправит электронный чек покупателю.

Конечно, в компетенции кассира останется распечатка бумажного чека (как минимум, для этого бумага в кассовом аппарате должна быть) и передача его покупателю — но соответствующая процедура не характеризует работу, собственно, онлайн-кассы как отличительный ее признак. Она точно так же осуществляется и на обычной кассе. Аналогично осуществляются иные привычные кассирам процедуры — например, формирование отчета по форме № КМ-6, а также отчета об окончании смены.

Примечательно, что оператору фискальных данных (оттуда, в свою очередь в ФНС) отчет о завершении смены передается в автоматическом режиме — как только закрывается кассиром. Его, а также сведений о платежах, передаваемых всякий раз при пробитии чека, налоговикам может быть достаточно, чтобы не приходить в магазин с проверкой записей в памяти фискального накопителя.

Однако, возможны случаи, когда по тем или иным причинам ключевые функции онлайновой кассы — запись и последующая передача данных ОФД, не выполняются. Как правило, подобные ситуации наблюдаются, если:

нет связи кассового аппарата с интернетом;
онлайн-касса сломалась, отключили электричество или есть иная проблема, не позволяющая в принципе задействовать ККТ.

Изучим то, какими могут быть действия магазина в каждом случае.

Проконсультируем, подключим и настроим онлайн-кассу со скидкой 30% на все услуги!

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Возможные проблемы в работе онлайн-кассы: что делать в этом случае?

Пропал Интернет

Выше мы отметили, что платежные данные перед отправкой ОФД записываются в память фискального накопителя ККТ. Это — обязательное действие, и оно предусмотрено именно на случай возникновения проблем с интернетом.

В памяти фискального накопителя ФН-1 платежные данные могут храниться до 30 дней. Крайне маловероятно, что перебои со связью не будут улажены магазином в течение данного периода.

Тем более, что для передачи имеющегося пула платежных данных, как правило, достаточно относительно непродолжительного сеанса связи с ОФД, причем, речь здесь не идет о передаче гигабайтов данных, скорее — мегабайтов.

С учетом пропускной возможности даже устаревших сетей, не говоря о технологичных оптоволоконных линиях, которые становятся все более распространенными в России — сохраненные в фискальной памяти данные передадутся в ОФД быстро.

Маловероятно, но тем не менее, теоретически возможно, что магазин не будет по каким-либо причинам иметь доступа в онлайн в течение периода, превышающего 30 дней. В этом случае ключевой технологический компонент ККТ — фискальный накопитель, попросту блокируется. Магазин временно теряет право использовать онлайн-кассу — как следствие, обязан приостановить продажи.

Многие современные ОФД — например, «Контур.ОФД» дают своим пользователям возможность через личный кабинет отслеживать, передаются ли платежные данные от кассовых аппаратов своевременно в ОФД и, соответственно, в ФНС. Неплохо, если оператор информирует пользователя о процессах коммуникации между кассой и ОФД через SMS — «Контур» также предоставляет подобный сервис.

Если обнаружится, что соответствующего коммуникационного обмена по каким-либо причинам не происходит — нужно немедленно выявлять причину проблемы. И это важно исходя из следующей особенности правоотношений в сфере контрольно-кассового мониторинга.

Дело в том, что с технологической точки зрения блокировка фискального накопителя — совершенно незначительная проблема.

Для того, чтобы снять ее, необходимо лишь подключить устройство к интернету и убедиться, что канал передачи данных функционирует.

В этом приятная особенность работы онлайн-касс: они в автоматическом режиме отслеживает работоспособность онлайн-каналов. Даже при заблокированном фискальном накопителе данная функция выполняется.

Поэтому, до тех пор, пока у фискального накопителя не истек срок эксплуатации (в настоящий момент он составляет 13 месяцев), его разблокировка в 30-дневный период осуществляется очень просто.

Вместе с тем, факт блокировки онлайновой кассы магазина — веский повод ФНС обратить внимание на соответствующую торговую точку. Особенно, если речь идет о магазине, расположенном на территории, для которой не характерны частые проблемы с интернетом.

Например, это может быть здание крупного торгово-развлекательного центра в котором маловероятно отключение от интернета всех арендаторов. А если испытывает проблемы со связью только один магазин — то у ФНС есть все основания подозревать его в нежелании быть открытым и прозрачным с точки зрения налогового контроля.

Как результат — ФНС может приехать в магазин с внеплановой проверкой, и, выявив неработающую ККТ, оштрафовать торговую точку на крупную сумму.

Вместе с тем, похожий сценарий может наблюдаться и в случае, если с интернетом все в порядке, однако, наблюдаются проблемы в работе самой онлайн-кассы, вплоть до невозможности ее задействовать. Изучим данный нюанс подробнее.

Касса сломалась или нет электричества

Действительно, онлайн-касса может попросту сломаться: перестать включаться, начать работать с ошибками, выдавать некорректные чеки.

Поломка ККТ может случиться по разным причинам. Как и у любой электроники, в структуре кассового аппарата могут быть не самые надежные электронные компоненты. На ККТ могут что-то пролить, уронить — факторы появления неисправности могут быть разными.

Не функционирующий должным образом кассовый аппарат эксплуатировать нельзя. Как нельзя и вести торговлю в этом случае — таковы рекомендации финансовых регуляторов.

Дело в том, что законодательство, регламентирующее применение контрольно-кассовой техники, не предусматривает сценариев, при которых возможен запасной сценарий с использованием альтернативы сломанной кассовой машины. И в случае проблем с техникой магазину придется сворачивать торговлю.

Если магазин продолжит продавать товары при неработающей онлайн-кассе, то может быть оштрафован. В соответствии с пунктом 2 статьи 14.5 КоАП РФ величина штрафа может составить до 50% от выручки, полученной, но не проведенной через ККТ (однако не менее 10 000 рублей) — для кассира, а также до 100% от выручки (и не менее 30 000 рублей) — для магазина.

Важный нюанс: вместо кассовых чеков при неработающей ККТ недопустимо использовать бланки строгой отчетности (если это прямо не предусмотрено законодательством — например, при оказании услуг гражданам). Они не будут иметь никакой юридической силы и не помогут магазину избежать штрафа от ФНС за торговлю при неработающей ККТ.

Таким образом, со сломанной ККТ все ясно: как только выявлен неработающий кассовый аппарат, нужно закрывать кассу и вызывать специалистов обслуживающей ККТ организации. Далее — действовать по их рекомендациям.

Другое дело, если ККТ не удается задействовать по причинам, не зависящим от магазина. Например, в силу отключения электричества.

Конечно, если касса сломалась — это тоже, как правило, проблема, возникшая по не зависящей от фирмы причине, но в данном случае речь идет о форс-мажоре, о ситуации, которую было крайне сложно предвидеть (в то время как следить за техническим состоянием кассовой техники магазину вполне по силам).

Примечательно, что действия кассира в случае, если касса обесточена, в общем случае должны быть те же, что и в случае, если ККТ сломалась: необходимо незамедлительно прекратить торговлю. В случае нарушения данного порядка действий ФНС может наложить на магазин тот же штраф — по статье 14.5 КоАП РФ.

Однако, ФНС с высокой вероятностью не будет этого делать, если:

кассиры подготовят письменное объяснение, в котором будут подробно изложены обстоятельства неприменения онлайн-кассы;
руководство магазина запросит у компании-поставщика электроэнергии письменное подтверждение того факта, что в такой-то период в районе, где расположен магазин, отключалось электричество;
кассиры сформируют чек коррекции.

Ключевой момент здесь — как раз таки формирование чека коррекции. В нем отражается сумма, полученная от покупателя во время отключения ККТ от электросети (но, в свою очередь, не фиксируется название товара).

Соответствующий чек коррекции нужно сформировать до закрытия смены, а если не получится (например, если электричество не включат до завершения рабочего дня), то — на следующий день также до закрытия смены.

Чек коррекции в контексте применения ККТ в розничной торговле — инновационный документ, как и сама онлайн-касса. Сведения, содержащиеся в нем, как и те, что отражены в обычном чеке, передается из магазина в ОФД, а затем — в ФНС в автоматическом режиме.

Впоследствии специалисты ведомства могут прийти с проверкой и выяснить обстоятельства, при которых магазину пришлось формировать данный чек. Здесь и пригодятся остальные документы — удостоверяющие тот факт, что кассу в силу отключения электричества задействовать было нельзя.

При имеющемся чеке коррекции ФНС с высокой вероятностью не будет накладывать санкции на магазин. Даже если налоговики все же наложат штраф , у магазина будут хорошие шансы оспорить его в суде.

При этом, некоторые арбитражные прецеденты по налоговым спорам, возникшим еще до введения онлайновых касс, отражают тот факт, что суды встают на сторону налогоплательщиков — если их вины в неприменении касс нет.

С учетом новой правовой нормы — об использовании чеков коррекции, шансы предприятий в спорах с ФНС — при штрафах в ситуации с отключением электричества, значительно повышаются.

Безусловно, по возможности стоит избегать споров с ФНС. И лучше, конечно, при отключении электричества — как и при сломанной кассе, приостановить продажи. Но судебная практика и позиции ФНС в отношении двух отмеченных проблем не идентичны — и данный факт может во многих случаях помочь магазину защитить свои интересы.

На случай возможных проблем с электричеством магазину имеет смысл заранее уделять внимание необходимому технологическому оснащению кассовой инфраструктуры. Например, установке ИБП, применению работающих на достаточно мощном аккумуляторе онлайновых касс, которые, к слову, выпускаются в самом широком спектре модификаций.

Так или иначе, в силах руководства магазина свести возможные проблемы с кассовой техникой к минимуму. Главное здесь — работать с качественным оборудованием, надежными поставщиками коммунальных услуг и интернета.

Расскажем о возможных проблемах при работе с онлайн-кассой.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Видео — демонстрация работы бюджетной POS-системы АТОЛ:

Источник: https://online-kassa.pro/ispolzovanie/printsip-raboty.html

Проблемы в эксплуатации новых ККТ, или что делать, если сломалась онлайн касса

При выходе из строя новой кассовой техники, сбоях, перебоях с электричеством и отключением Интернета нарушается порядок передачи сведений от ККТ к ОФД.

Последний не имеет возможности передать сведения о произведенных операциях в ФНС.

В случае возникновения указанных ситуаций необходимо прекратить торговлю, сформировать чек коррекции на неучтенную выручку и предоставить в налоговый орган объяснительную записку по факту неприменения ККТ.

При работе с новыми кассовыми аппаратами возникают ситуации, когда ККТ выходит из строя, происходит сбой или поломка, в связи с чем возникает вопрос, что делать, если сломалась онлайн касса.

Официальных разъяснений по данной вопросу нет: есть информация, размещенная на сайте налоговой службы, в которой описан примерный принцип действий при выходе из строя кассового аппарата с функцией передачи данных в налоговый орган.

В случае возникновения накладок, сбоев, неполадок и проблем в работе фискального накопителя или выходе из строя ККТ необходимо придерживаться следующего порядка действий.

Прекращение работы на онлайн-кассе до устранения неполадок.

Если кассовый аппарат сломался или стал работать с ошибками и перебоями, необходимо прекратить торговлю до восстановления работоспособности кассы. Это позволит избежать проблем с налоговыми органами, связанных с тем, что на законодательном уровне запрещено вести деятельность без применения кассового аппарата (чревато штрафами за неприменение ККТ).

Примечание: не допускается выдача покупателям вместо кассового чека товарного, бланка строгой отчетности и иного документа, подтверждающего оплату, если это не оговорено в законе.

Извлечение данных из фискального накопителя.

При поломке ККТ необходимо обратиться за помощью к производителю фискального накопителя с целью извлечения данных с указанного устройства. Специалист не только получит данные с накопителя, но и выделит те, что не были направлены ОФД и не попали в налоговый орган.

Обратите внимание! Данные на фискальном накопителе хранятся в течение 30 дней и могут быть получены только при обращении к его производителю.

Запись неотправленных ОФД сведений на электронный носитель.

После того как получены сведения о неоправленных ОФД чеках, данные необходимо записать на флешку, дискету или иной электронный носитель и передать в ФНС вместе с объяснительной запиской.

Составление объяснительной.

В ней необходимо указать дату и время поломки, вызвавшие ее причины, вкратце описав сложившуюся ситуацию.

Если касса перестала функционировать, но прием платежей был продолжен, это вызовет вопросы проверяющих, даже несмотря на предоставление объяснений. Позиция налоговых органов довольно жесткая: торговля не может вестись без применения кассового аппарата.

Можно попробовать поступить следующим образом: сформировать на неучтенную выручку чек коррекции. Так же стоит поступить, если данные не попали в фискальный накопитель, но сохранились в учетной системе.

Как сформировать чек коррекции на неучтенную выручку

При составлении коррекционного чека на неучтенную выручку необходимо ввести следующие данные:

признак расчета – «коррекция прихода»;
тип коррекции – «самостоятельная операция»;
основание коррекции – «дата, номер и наименование документа».

Обратите внимание! Чек коррекции нужно пробить сразу, как только восстановлена работа кассы. Это может произойти по завершении рабочей смены, на следующей день или даже через несколько суток. Главное – составление чека в открытую смену, а не в промежутке между ними.

Что делать, если сломался фискальный накопитель ФН

Ремонт ФН | Почему лучше обратиться к специалистам?

С 1 июля 2017 полным ходом идет внедрение онлайн касс на предпринимательский рынок. В кассы встроены фискальные накопителе, о которых подробно можно узнать в нашем другом разделе .

Первый переход был произведен не очень удачно, ожидался другой эффект и другие скорости перехода, но ко второй ступени перехода на новые ККТ, налоговая собрала все свои силы и ресурсы, что привело к полному контролю и регулированию деятельности заводов производителей онлайн касс и производителей фискальных накопителей. С 2018 года большинство индивидуальных предпринимателей получили обязанность применять онлайн кассы, в связи с чем, возникла необходимость менять старые кассы на новые или модернизировать старые, путем изменения аппаратной части кассы. Важное требование: передача информации в налоговую через интернет. За это отвечает ФН, также ФН сохраняет информацию о продаже товаров.

Но что делать, если ФН вышел из строя?

Согласно ФЗ № 192, в случае неисправности или повреждения ФН необходимо произвести следующие действия:

— В течение 5 рабочих дней с момента обнаружения неисправности сообщить в ФНС России, написав заявление о перерегистрации ККТ или снятии ее с регистрационного учета.

— В течение 30 дней, после подачи заявления в ФНС России направить ФН производителю для проведения экспертизы и дождаться результатов проверки о неисправности.

— После получения экспертного заключения производителя (оно направляется в двух экземплярах, первый заявителю, а второй в ФНС России в течение 30 дней с момента принятия ФН на экспертизу.

— В течение 60 дней после направления в налоговую заявления о перерегистрации или снятии с учета ККТ, необходимо предоставить в ФНС России данные, которые хранятся в ФН. Данные считывает изготовитель и хранит у себя.

— Если по каким-либо причинам данные невозможно получить, заявлений и уведомления направлять дополнительно не нужно. Но это только в том случае, если брак выявлен производителем. В противном случае ФНС России будет иметь основания привлечь нарушителя к административной ответственности. Если причиной поломки стали неисправности по вине изготовители, правда на вашей стороне.

Не хотите тратить время на поездки в налоговую и общение с производителем?

Мы сделаем это за вас! Решим все вопросы, которые связаны с заменой ФН, уведомлением налоговой и общением с производителем ФН

Закажите услугу у нас!

«Заменить ФН — бесплатно»

2 000 руб. 0 руб.

Что вы получаете при заказе услуги:

Устраним неисправность ФН

Перерегистрация ФН

Заявление в ФНС России

Доставка

Источник: https://www.kasscenter.ru/slomalsia-fn.htm

Когда менять фискальный накопитель

Фискальный накопитель — главный компонент в онлайн-кассе. Он хранит информацию о продажах и передает ее оператору фискальных данных. Раньше вместо накопителей использовали электронную контрольную ленту — ЭКЛЗ, ее нужно было предъявлять на проверку в налоговую и менять в сервисном центре. Накопитель можно заменить самому.

Если с накопителем что-то случится, касса не будет работать. На ней можно будет смотреть историю продаж, печатать отчеты, менять настройки, но пробивать покупки нельзя. Вот что может случиться:

закончится срок действия накопителя. Накопитель может работать от 13 до 36 месяцев — зависит от режима и особенностей работы;
закончится память. У фискального накопителя на 13 месяцев объема памяти хватает примерно на 400-450 чеков в день. Но память может закончится раньше, если в чеках будет много позиций. Например, в гипермаркетах, где люди покупают десятки товаров;
накопитель может просто сломаться. Или быть неисправным изначально;
предприниматель ошибется во время регистрации. Регистрация кассы — занудное дело, в котором нужно перепроверять все данные, которые вводятся. Если ошибиться, то накопитель придется выкинуть и купить новый.

И причина, не связанная с поломкой, — если предприниматель захочет сменить юрлицо, то нужно будет регистрировать кассу заново и покупать новый фискальный накопитель. Просто поменять настройки кассы нельзя, только заново ставить на учет.

Какие бывают фискальные накопители

Письмо ФНС РФ от 12.02.2018 «О порядке использования фискальных накопителей»

Накопитель может работать 13, 15 или 36 месяцев. Какой купить — зависит не от желания предпринимателя, а от системы налогообложения и вида бизнеса. При этом, даже если купить накопитель с запасом, то не факт, что это поможет. Например, для продажи подакцизных товаров можно взять ФН с любым сроком действия, но проработает он все равно чуть больше года.

Какой накопитель взять:

торговля на основной системе налогообложения — только на 13 или 15 месяцев;
торговля на упрощенке, ЕНВД и патенте — только на 36 месяцев;
сфера услуг на любом режиме — только на 36 месяцев;
торговля подакцизными товарами, например, сигаретами, вином, спиртом, нефтепродуктами — любой, но проработает он все равно 410 дней. Это чуть больше года. Накопители на 36 месяцев стоят почти в два раза дороже, поэтому лучше взять на 13;
сезонный бизнес и использование автономной кассы — так же как и с акцизными товарами.

13 или 36 месяцев — это максимальный срок, но на самом деле накопитель может проработать меньше. Это зависит от особенностей работы. Если касса пробивает слишком много чеков или чеки слишком объемные, то она проработает меньше.

Где купить новый фискальный накопитель

Проще всего покупать новый ФН у того производителя, у которого вы покупали онлайн-кассу: не придется искать подходящую модель, смотреть, чтобы она подходила к формату фискальных документов. Еще можно купить:

у оператора фискальных данных. Это, например, «Платформа ОФД», OFD.ru, Первый ОФД;
в центре техобслуживания;
напрямую у производителя — это, например, НТЦ «Измеритель», «РИК», «Прагматик», «Инвента».

Сервис проверки фискальных накопителей на сайте налоговой

Главное при покупке — убедиться, что ФН входит в реестр фискальных накопителей. Налоговая разрешает использовать накопители только из этого списка. Проверить можно на сайте налоговой, для этого хватит номера накопителя.

Сервис налоговой для проверки номера накопителя

На всякий случай покупать фискальный накопитель лучше заранее — без него касса не сможет работать. Если вы работаете с Модулькассой, она предупредит о замене накопителя за месяц до конца его действия, и потом покажет уведомление еще семь раз. Если память накопителя заполнится на 90%, касса также предупредит об этом.

Что еще нужно сделать этим летом

Кроме замены, нужно продлить договор с оператором фискальных данных — часто они заключаются на год и совпадают по времени с заменой накопителя.

Еще нужно сообщить налоговой о том, что вы поменяли ФН. Процедура такая же как и при регистрации кассы. Это можно сделать в личном кабинете налоговой, если есть электронная подпись. Если подписи нет, придется идти в налоговую лично и дважды подавать документы — это займет несколько дней, и с кассой в течение этого времени работать будет нельзя.

Источник: https://delo.modulbank.ru/nakopitel