Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2016) — все о налогах

Должностная инструкция делопроизводителя секретаря

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе.

В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота.

Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.

Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками.

Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя.

Главные его задачи:

структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
хорошая память для запоминания большого объёма информации;
высокое чувство ответственности;
доброжелательность;
коммуникабельность;
грамотная чёткая речь;
спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
спокойное восприятие критики в свою сторону.

Источник: https://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnye-obyazannosti/dolzhnostnye-obyazannosti-deloproizvoditelya-sekretarya.html

Как составить инструкцию должностного типа по профессии секретарь-делопроизводитель: Какие функции, обязанности и требования импонируют профессии

Профессия делопроизводителя-секретаря у каждого руководителя трактуется по-своему.

То есть, все должностные инструкции формируются в зависимости от направления деятельности предприятия, а также от индивидуальных потребностей руководства.

В некоторых компаниях такой секретарь выполняет минимальное количество функций, таких как ответы на звонки и приготовление кофе директору. На других предприятиях делопроизводитель для руководителя выступает «правой рукой».

Если в компании формируется значительный документооборот, то создается разветвленный административный аппарат.

В такой ситуации делопроизводитель-секретарь выступает в роли специалиста занимающегося документами, а функции приема звонков и пр., выполняют иные сотрудники.

В маленьких фирмах такое распределение кадров, является недопустимым. В такой ситуации секретарь является универсальным специалистом.

Соответственно становится понятно, что все требования к кадрам непременно должны отражаться в инструкциях должностного порядка. Таким образом, руководство предприятия грамотно описывает все обязанности, обязательства, функции, которые должен выполнять тот или иной специалист на предприятии.

В инструкции должностного порядка в первую очередь отражаются данные, которые касаются в первую очередь выбора специалиста на вакантную должность. То есть указывается возраст, стаж, образование, наличие опыта в той или иной сфере деятельности, наличие необходимых знаний, умений и навыков.

Четкое определение указанных параметров это возможность подобрать специалиста, который всецело будет импонировать должности. В документе также нужно будет указать на функции, обязанности и права специалиста которого вы примите на работу. Законодательство трудового плана не устанавливает жестких требований касательно составления инструкции должностного плана.

А все по той причине, что требования к квалификации и должностным обязанностям у разных компаний – разные.

Само наименование должности уже говорит о том, какие обязанности и обязательства могут быть возложены на работника. В инструкции должностного плана следует очень внимательно отнестись к описанию этого раздела. Чаще всего к основным требованиям относят:

Профессиональные умения, навыки и знания архивного дела и делопроизводства. По сути, практически любой руководитель желает специалиста, который уже имеет определенный багаж знаний. Поэтому определяется необходимость наличия образования, чаще всего высшего. В инструкции можно указать даже наименование специализации;
Наличие какого-либо опыта. В определенных ситуациях руководитель может потребовать наличие опыта в сфере делопроизводства. В иных случаях достаточно будет предоставить данные о наличии опыта в сфере деятельности секретаря;
Список навыков, умений, и качеств. Сегодня специалист данной сферы деятельности непременно должны иметь опыт работы с персональным компьютером, а также с определенным знанием ряда программ;
К обязательным требованиям руководитель может отнести определенные, дополнительные нюансы, знание английского языка, умение использовать оргтехнику, знание электронных систем документооборота и пр.

Многие руководители крайне внимательно подходят к вопросу составления основных требований должностной инструкции. Это позволяет исключить прием на работу сотрудников, не имеющих соответствующих знаний, качеств, навыков и умений.

Многие руководители игнорируют требования по поводу наличия специального образования, считая, что каждый ответственный и внимательный человек может справиться с поставленной задачей.

В тоже время, работа со значительным количеством документации, непременно потребует от секретаря знаний по срокам хранения документов, правилам и стандартам оформления, данные о разновидности, учете и регистрации. А также специальные познания в области организации архивов, ведения специализированных электронных баз, создание номенклатуры дел.

В определенных случаях в инструкции должностного порядка рекомендуется указывать данные о том, какой техникой, а также программами для компьютера специалисту придется пользоваться. Это поможет найти специалиста имеющего соответствующие навыки.

Руководитель по своему желанию может внести требования по умению будущего работника пользоваться, а также обслуживать (заправлять, менять расходники, заказывать, устранять незначительные поломки или же обеспечивать ремонт) определенную технику.

Внимательность в работе с документами – основное требование, которое ставится перед делопроизводителем-секретарем. Многие руководители считают, что секретарь выступает своеобразным «лицом» предприятия.

В данном случае могут формироваться дополнительные требования, например, четкое следование дресс-коду (если он существует на предприятии), или следование деловому стилю в одежде.

Нередко указывается требование по знанию правил этикета.

Обязанности и их определение в инструкции должностного порядка

В процессе разработки инструкции обязательно указываются данные касательно обязательств.

Естественно список таких данных определяется индивидуально в зависимости от того какие именно функции будут возложены на специалиста.

Руководителю в разработке данной инструкции лучше руководствоваться шаблонными текстами модернизируя их под индивидуальные потребности. Чаще всего при составлении инструкции используется описание следующих обязанностей:

К основным обязанностям специалиста относят выполнение действий по приему, а также обработке корреспонденции. Речь идет о том, что на любом предприятии формируется возможность получения корреспонденции. Ее нужно проверять, причем систематически, оценивать и распределять в зависимости от назначения. Данные функции возлагаются на делопроизводителя;
Специалист обязан осуществлять различные переговоры телефонного характера. В определенных ситуациях на специалиста возлагается обязанность осуществлять прием звонков направленных руководству, производить записи на встрече и пр.;
Делопроизводитель выполняет все необходимые функции, которые касаются составления документации. Причем в данной ситуации определяется необходимость производить процесс составления документов в четко установленные сроки;
На определенных предприятиях и в компаниях специалист данного формата принимает документы от секретарей иных подразделений. Осуществляет процесс анализа данных документов, а также составляет отдельную отчетность, на основании которой руководитель получает точные данные, которые касаются работы предприятия в целом;
К основным обязанностям специалиста относят наличие профессиональных знаний в сфере сбора, анализа, оценки информации а также составление определенной отчетной документации. При этом если речь идет о маленьком предприятии, то также можно указать в основных обязанностях специалиста необходимость проведения контроля по вопросу своевременной сдачи документации в государственные инстанции надзорного порядка;
Также существует необходимость указать в инструкции должностного формата данные о том, каким программным обеспечением должен пользоваться специалист, какие программы должны использоваться для составления отчетности и иной подобной документации;
Очень важно в инструкции указать все данные, которые касаются документов необходимых в работе компании, и которые в обязательном порядке должен составлять делопроизводитель.

Соответственно можно сделать логический вывод, что в процессе составления должностных инструкций важно руководствоваться исключительно теми требованиями, которые формируются на вашем производстве или в вашей компании.

По сути, должность является весьма многогранной, что и провоцирует необходимость достаточно четкого описания обязательств, чтобы в дальнейшем полностью исключить, какие бы то ни было сложные и спорные ситуации с сотрудником.

Фактически функции определяют основное направление деятельности специалиста.

Нередко функции сочетаются с обязательствами, в тоже время более рациональным считается указание функции как основного направления деятельности, а описание обязательств как формирование дополнительных данных четко структурирующих все нюансы профессии. Рекомендуется в инструкции должностного типа, по данной профессии, указать следующие данные:

Специалист должен исполнять функции делопроизводителя. То есть на него возлагаются все обязательства, которые касаются сбора, составления, анализа документов. При этом на каждом предприятии четко формируется описание тех документов, с которыми должен работать специалист;
Выполнение функций, которые касаются, осуществления взаимодействия руководства и иных подчиненных. Речь идет о том, что делопроизводитель–секретарь несет на себе обязательства по приему различных звонков руководству, записи работников, партнеров, контрагентов, инвесторов и пр. на прием, передача различных документов и корреспонденции директору;
Специалист должен знать, какие существуют программы для ведения той или иной документации, должен уметь их использовать в своей профессиональной деятельности. Сегодня ведение документооборота осуществляется на основании применения специальных программ, что обеспечивает скорость и качество выполняемых работ. Наличие знаний и опыта в сфере программного обеспечения и применение программ в процессе выполнения профессиональной деятельности – одна из основных функций делопроизводителя;
В процессе ведения профессиональной деятельности специалист должен опираться на глубокие знания нормативных документов, внутренних правовых актов, знание регламента и пр.

Функциональный потенциал специалиста нормируется исключительно требованиями, которые формирует руководитель предприятия. Соответственно список функций, которые должен будет исполнять специалист, формируется в индивидуальном порядке.

Как правильно составить инструкцию должностного типа для делопроизводителя-секретаря?

Трудовое законодательство не содержит указаний на то, что инструкция является обязательным элементом трудоустройства. Это значит, что в процессе составления документа нужно будет руководствоваться письмами Роструда, в которых дается детальное описание важных нюансов и деталей составления данного документа.

Существует масса шаблонных образцов, которые вы можете использовать в процессе составления столь важного документа. По сути, такой документ можно модернизировать и видоизменять с учетом индивидуальных особенностей должности на вашем предприятии. Заметим также то, что нередко возникает вопрос о необходимости составления инструкции.

Тут сразу же можно сказать о том, что наличие инструкции позволяет предотвратить многие негативные аспекты.

Например, трудовое законодательство гласит о том, что работодатель при приеме на работу не имеет права необоснованно отказать в предоставлении вакантной должности соискателю. Если у вас есть инструкция, в которой указаны все требования к кандидату, то формируется отказ с учетом отсутствия определенных качеств или данных, которые являются необходимыми для этой профессии.

Как вы понимаете, наличие инструкции в данной ситуации предотвращает массу неприятностей. К тому же, в инструкции вы четко указываете на все обязательства профессионального характера, и в случае если работник не исполняет возложенные на него обязательства, у руководства возникает законное основание для проведения увольнения.

Запомните, что составлением документа в виде инструкции, занимается либо сам руководитель, либо ответственное лицо, чаще всего сотрудник отдела кадров. В качестве основы создания документа используется шаблон.

Он дополняется нужными данными по вопросу квалификации, отбору кандидатов, требованиям к кандидатам, прав, полномочий, обязанностей.

Процесс составления инструкции является достаточно сложным, но есть прекрасная возможность воспользоваться готовыми образцами. Мы предлагаем вам ознакомиться с образцом, который можно дополнить под ваши индивидуальные требования:

В этом разделе следует указать основные данные, которые касаются вопроса выбора кандидатов:

Указываются данные по образованию;
В случае необходимости указываются данные по стажу, наличию профессионального опыта, дополнительных навыков, умений и пр.;
В обязательном порядке формируется описание нормативной базы, которую должен знать специалист, определяются все нюансы подчинения.

Выше мы описали стандартный список обязательств, который предъявляется специалисту-делопроизводителю. Фактически есть основные нюансы, на которые непременно нужно сделать акцент:

Специалист обязан осуществлять все действия по делопроизводству;
Специалист оказывает различную помощь руководству (формирование записи на прием, принятие телефонных звонков и пр.);
Обеспечение взаимодействия с остальными специалистами и сотрудниками.

В процессе создания инструкции следует помнить о необходимости указания прав, а также полномочий специалистов. Формируя описание прав секретаря-делопроизводителя следует учитывать компетенцию специалиста.

В основном к полномочиям относят возможность делопроизводителя осуществлять систематический запрос тех или иных документов, которые необходимы для создания отчетности, анализа и других действий входящих в компетенцию специалиста.

Специалист имеет право запрашивать информацию, которая необходима для осуществления выполнения поставленных задач и целей. Определенные документы, сотрудники имеют право подписывать самостоятельно без предварительного согласования с руководством.

Данные полномочия обеспечивают перспективу сокращения расхода времени на выполнение тех или иных операций и мероприятий. В тоже время руководитель имеет полное право ограничить такие полномочия. Соответственно работник должен будет предварительно согласовывать свои действия с руководством.

В обязательном порядке пропишите все данные, которые касаются вопросов ответственности. Данный пункт можно расписать весьма детально, но на самом деле нет такой необходимости.

Укажите на то, что специалист несет ответственность прямых обязанностей сформированных инструкцией, а также укажите на необходимость исполнения всех норм законодательства, которые касаются профессионального направления деятельности.

Как вы видите, структура документа достаточно проста. Если на вашем предприятии секретарь-делопроизводитель будет выполнять какие-то особые поручения, то все данные по ним в обязательном порядке должны быть внесены в инструкцию должностного формата. По сути, используя стандартный вариант шаблона документа, вы можете быстро составить свой, немного изменяя толкование и понятия.

Источник: https://www.finanbi.ru/doljnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-obyazannosti-funkcii-i-trebovaniya-253

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.

Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования.

Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.

В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.

Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.

Общие положения

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

наличие минимум среднего специального образования;
опыт от года;
работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Должностные обязанности

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

принимать посетителей и вести учет времени приема;
принимать звонки и корреспонденцию;
принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

Права

В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.

Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.

Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.

Ответственность

Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.

К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.

Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.

Условия работы

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

+7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
+7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
+7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(11

Источник: https://russiansu.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Делопроизводитель: должностные обязанности

Должность делопроизводителя является одной из основных на каждом предприятии. Грамотность работы данного должностного звена оказывает воздействие на скорость документооборота как внутри компании, так и за её пределами.

Этот фактор также влияет на результативность работы внутренних отделов компании и скорость решения проблем, возникающих в ходе хозяйственной деятельности.

Давайте узнаем, чем занимается делопроизводитель, и ознакомимся с его функциональными обязанностями.

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — кто это и в чем его функции? Данный вопрос имеет высокую актуальность, поскольку многие люди даже не подозревают о существовании данной профессии. Несмотря на этот факт, рассматриваемая должностная позиция имеется в каждой организации.

Как правило, делопроизводитель работает с большим количеством различных документов. В его обязанности входит регистрация всех документов в журналах учета, их сортировка и архивация.

Информация о каждом документе вносится в специальные регистрационные журналы с целью систематизации документооборота и упрощения поиска нужной информации.

Рассматривать вопрос о том, в чем заключается работа делопроизводителя лучше всего на практических примерах. Давайте представим себе крупную компанию, где трудится более нескольких сотен человек.

В кадровом отделе такой компании содержатся личные документы всех работников. Данные документы должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Далее, сведения из этих журналов переносятся в электронную базу данных.

Именно эта задача выполняется делопроизводителем.

Как показывает практика, представители данной профессии имеют высокую востребованность в судебных органах. В подобных учреждениях размер документооборота может достигать невероятных размеров. Также данная должностная позиция имеется во многих справочных службах, юридических агентствах, нотариальных конторах, промышленных предприятиях и других учреждениях.

Отличие от секретаря

Если рассматривать данный вопрос поверхностно, то найти отличие практически невозможно. Дело в том, что на небольших предприятиях данные должности совмещаются в одну позицию.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя включает в себя функции как кадрового работника, так и представителя секретариата.

Рассматривать различия между секретарем и делопроизводителем следует на примере крупных компаний.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера

Для начала давайте разберем обязанности секретаря. Данное должностное лицо максимально приближенно к руководящему звену компании. В сферу обязанностей представителей данной профессии входят различные функции.

К ним можно отнести обработку входящих звонков и корреспонденции. Помимо этого, секретарь занимается приемом посетителей и составляет рабочий график руководства компании.

Этому должностному лицу может быть поручено исполнение различных просьб руководства и доверены функции контроля выполнения трудовых обязательств других работников.

Говоря простым языком, секретарь является «правой рукой» генерального директора. Нужно понимать, что представители этой должности имеют множество различных функций.

В отличие от секретарей, делопроизводители занимаются исключительно работой с документами. В сферу их полномочий не входит общение с людьми или прием звонков.

Как показывает практика, некоторые руководители поручают секретарям ведение деловой переписки и контроль за корреспонденцией. Однако эти обязанности являются прямой функцией делопроизводителя.

Деятельность делопроизводителя

Многие предприниматели, желая сэкономить определенную сумму финансовых средств, нанимают одного работника, который берет на себя функции делопроизводителя и секретаря.

Данный подход является в корне неправильным, поскольку ведет к снижению результативности трудовой деятельности работника.

Подобные шаги допускаются только для субъектов малого бизнеса, где штат персонала составляет менее тридцати человек.

Итак, давайте разберем, чем занимается рассматриваемое должностное лицо в организации крупного размера. Первоочередной обязанностью делопроизводителя является контроль документооборота.

Телефонная работа и исполнение поручений руководителя может стать препятствием для выполнения вышеперечисленных функций.

Нужно отметить, что данные сотрудники занимаются не только контролем документооборота, но и формированием архива компании.

Должностные обязанности

Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции.

Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо.

Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

Делопроизводитель — должностные обязанности:

Формирование электронной базы документов.
Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

Права

Как и каждый человек, ведущий трудовую деятельность, данное должностное лицо имеет права, охраняемые государством.

Каждый представитель рассматриваемой профессии имеет право на ознакомление с распорядительными актами, касающихся трудовой деятельности.

Помимо этого, сотрудникам предоставляется право подавать заявку на рассмотрение проектов, направленных на систематизацию рабочего процесса. Очень важно, чтобы подобные проекты не противоречили правилам, изложенным в должностной инструкции.

Сотрудники, занимающие данный пост, имеют полное право требовать от других работников документы, содержащие информацию, необходимую для исполнения поручений руководства или прямых должностных функций. Руководитель каждой организации должен оказывать непосредственное содействие данным работникам и своевременно отвечать на все заявки, поступающие из отдела делопроизводства.

Ответственность

Разбирая вопрос о том, что делает делопроизводитель, следует уделить особое внимание уровню ответственности данного должностного лица. Ненадлежащее исполнение трудовых обязательств может стать причиной штрафных санкций от руководства.

Также следует сказать о том, что представители рассматриваемой профессии несут ответственность за соблюдение правил, установленных внутри компании, охраны труда и дисциплины.

Нарушение данных правил может повлечь за собой не только лишение премиальных выплат, но и увольнение.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с распространением конфиденциальных сведений и коммерческой тайны. В этом случае, работодатель имеет законное право обратиться к правоохранительным органам или в суд для защиты своих интересов.

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя

Требования к работнику в данной должности

Как показывает практика, для того чтобы получить данную вакансию соискателю, необходимо иметь высокий уровень профессиональной квалификации. Большинство работодателей предпочитают зачислять в штат только тех работников, что имеют высшее образование.

Особое внимание при поиске кандидатов уделяется уровню профессиональных навыков и теоретических знаний. Нужно сделать акцент, что помимо профессиональных качеств, особое внимание уделяется и личным качествам.

Человек, претендующий на данную должность, должен иметь великолепную память, хорошее терпение и самообладание.

Ниже представлен примерный список квалификационных запросов, что предъявляются к претендентам на данную должность:

Наличие высшего образования. Крупные компании предпочитают брать на данную должность специалистов в области архивоведения и документоведения.
Наличие профессиональных знаний. Главным требованием к кандидатам является знание порядка оформления и регистрации актов, свидетельств и других документов, навыки формирования реестров и архивирования бланков.
Умение создавать грамотную связь между несколькими отделами компании.
Практический опыт в рассматриваемой сфере.
Умение общаться на иностранных языках. Подобные требования выдвигают организации, взаимодействующие с иностранными контрагентами.

Каждый человек, занимающий рассматриваемую должность, должен уметь применять в своей трудовой деятельности различные нормы, регламентирующие порядок документооборота внутри компании. Ведение подобной трудовой деятельности подразумевает четкое исполнение правил, установленных государственными инстанциями и контролирующими органами.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым

Выводы (+ видео)

В данной статье была рассмотрена должностная инструкция делопроизводителя. По мнению специалистов, сотрудники, представляющие данную профессию, имеют широкую востребованность на рынке труда.

На сегодняшний день во многих образовательных учреждениях, введены курсы «Документоведения и архивоведения».

Наличие практического опыта и высокой квалификации позволяет представителям данной профессии зарабатывать крупные суммы денежных средств.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/deloproizvoditel-dolzhnostnye-obyazannosti.html

Должностная инструкция делопроизводителя – образец 2018

Young businesswoman working at desk

Кадровик -это категория специалистов, которая включает в себя техническую сторону исполнительной должности (например, им рассчитывается резерв отпусков на предприятии). Что касаемо данной вакансии, то освобождаться от основных обязанностей и назначать дополнительные обязанности вправе только директор предприятия (ну или кто-то вроде заведующего хозяйством, иногда).

В случае отсутствия на предприятии такой должности, как генеральный директор, категория специалистов (даже если это младшие воспитатели детсада со своей инструкцией) подчиняется заведующему канцелярией или руководителю отдела.

Должностная инструкция делопроизводителя ДОУ в соответствии с ФГОС

Руководство к действию содержит не только обязанности, но и общие положения согласно Трудовому Кодексу РФ:

Проведение основных и дополнительных развлекательных мероприятий в дошкольном учреждении, согласно утвержденному плану ФГОС, в соответствии с ДОУ.
Ведение основной технической документации, которая подлежит непосредственной проверке руководителя дошкольного образовательного учреждения, детского сада, ДОУ.
Соблюдение внутреннего распорядка между сотрудниками образовательной организации по ФГОС.
Ведение кадрового учета ФГОС в соответствии с ДОУ.
Контроль за прохождением осмотра в медицинских учреждениях сотрудников, а также предоставление книжки в установленный срок.
Ведение документации, в рамках установленной компетенции.

Кстати, с обязанностями секретаря-референта можно ознакомиться в этом материале.

Должностная инструкция делопроизводителя в образовательном учреждении

Руководство к действию делопроизводителя в школе или в любом образовательном учреждении, по ФГОС, содержит основные обязательства должности по документу, который доступен для скачивания здесь :

Обязанности:

Разработка и проведение основных мероприятий, среди сотрудников образовательного учреждения.
Обеспечение канцелярией руководителя предприятия или детского сада.
Осуществляет прием прессы, которую заказывает руководитель.
Осуществляет прием заявлений от родителей и сотрудников образовательного учреждения.

Кстати, о том, как выглядит должностная инструкция архивариуса, написано в этой статье.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

На секретаре кадровике лежит основная функция контроля за документацией, необходимой руководителю общеобразовательного учреждения:

Проведение и осуществления внутреннего распорядка в организации.
Устранение конфликтов между сотрудниками компании.
Осуществляет проведение мероприятий в компании.
Прием посетителей согласно утвержденному руководителем графику.
Контроль за работой кадровиков в компании в соответствии с ДОУ.

Должностная инструкция делопроизводителя кадровика

Права и обязанности:

Контроль за приходящей и уходящей документацией, согласно графику, утвержденному руководителем по ФГОС детского сада.
Осуществление систематизации документации и хранение ее, согласно установленным правилам, в соответствии с ДОУ.
Контроль за поступлением канцелярии и прессы, необходимой директору, в соответствии с ДОУ.

Пример для скачивания находится здесь:

Должностная инструкция делопроизводителя бюджетного учреждения

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии, содержит всю необходимую информацию, согласно установленному порядку. В бюджетной организации, обязанности секретаря несколько разнятся.

Кстати, здесь имеется еще и должностная инструкция инспектора по кадрам.

Среди них:

Обеспечение нормативной базы на предприятии.
Принимает и подготавливает документацию на подпись директора предприятия.
Организация телефонных переговоров для дирекции компании.
Ведение картотеки документов.
Выполнение личных поручений директора.

Должностная инструкция делопроизводителя администрации района

Категория специалистов, которая администрирует район, по ФГОС, обязуется:

Организовывать командировочный отпуск для работодателя, в соответствии с ДОУ.
Организация приема посетителей детского сада, согласно утвержденному графику, самим работодателем по ФГОС.
Подготавливает и организует мероприятия в компании.
Контролирует содержание рабочего места работодателя в порядке и чистоте.

Должностная инструкция руководителя делопроизводителя

Основные пункты данного документа могут быть расширены и дополнены, согласно пожеланиям самого руководителя компании, по ФГОС, в соответствии с ДОУ.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

+7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
+7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
+7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://www.samso.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya-obrazec.html

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя на предприятии

Сейчас довольно часто можно встретить в объявлениях о поиске секретаря-делопроизводителя. Данный факт отражает нынешнюю востребованность этой профессии.

Этот работник является незаменимым на предприятии, так как его прямой обязанностью является обработка большого количества документации.

Чем еще входит в его компетенцию? И почему в последнее время он стал таким востребованным? Необходимо разобраться в этом подробнее.

Основы профессии секретаря делопроизводителя

Как правило, у каждого среднего и крупного предприятия имеется в штате сотрудников делопроизводитель.

В основном этот работник занимается только бумажной работой, что собственно и является его прямой обязанностью. Такая профессия может ошибочно восприниматься как довольно скучная и неинтересная.

На самом деле масштабы созданного на предприятии документооборота поражают, и с ним разбирается данный сотрудник.

Секретарь делопроизводитель

Именно для структурирования и обработки документооборота на предприятии и необходим делопроизводитель. Выделяют пять основных обязанностей и функций, ложащихся на плечи этого работника:

Обработка и ведение всего документооборота в организации;
Постоянные звонки и разговоры с клиентами;
Учет и использование приходящей корреспонденции;
Постоянный контроль документации, которой занимаются другие работники;
Отправление документов в архив.

Как уже стало понятно, секретарь-делопроизводитель должен обладать соответствующими навыками, и быть знакомым с нормами и правилами делопроизводства.

Конечно, можно обучится всему необходимому на предприятии, но лучше до этого потратить время на хорошую теоретическую подготовку.

Каким является идеальный делопроизводитель на предприятии? Ведь возложенные обязанности и условия в которых он находится не проходят бесследно. И таких факторов довольно много. Но, отдельно выделить личные качества, которые наиболее подойдут для такой работы. Что именно будет требоваться от работника:

Аналитический склад ума. Это необходимо для того, чтобы максимально быстро разбираться с большим объемом документов и при этом принимать правильные решения;
Возможность концентрироваться на протяжении долгого времени на одной проблеме;
Возможность выполнять несколько поручений в одно время. К примеру, это могут быть звонки клиентам и обработка документации;
Развитая память, так как постоянно будет необходимо что-нибудь запоминать;
Ответственность;
Коммуникабельность и доброжелательность;
Спокойствие стрессоустойчивость. Поскольку работа иногда может идти в очень быстром темпе;
Быть восприимчивым к возможной критике в свою сторону;
Поставленная правильная и четкая речь.

Если сотрудник обладает вышеперечисленными качествами, то в таком случае он будет легко справляться с работой. Однако, у данной специальности существуют медицинские противопоказания, в случае если претендент будет иметь следующие проблемы:

Проблемы с органами дыхания. Астматикам категорически запрещается такая пыльная работа;
В случае если у работника есть болезни или пороки сердца. Сюда же входит аритмия и гипертония;
Всевозможные нервные расстройства.

Читайте также! Должностная инструкция начальника отдела продаж

Если их у работника нет, то в таком случае для его работы в качестве делопроизводителя не существует никаких преград.

Круг обязанностей секретаря делопроизводителя

На сегодняшний день фактически в каждом населенном пункте на предприятии работает делопроизводитель. Он имеет ряд своих должностных обязанностей, которые необходимо четко и правильно выполнять. Рассмотрим их:

Принимать и обрабатывать всю поступающую корреспонденцию. Так делопроизводитель должен провести регистрацию письма, после чего направить его адресату. Если в нем указаны предписания, то необходимо будет проконтролировать их исполнение. После чего подобного рода информация записывается в журналы и карточки из которых в последствии будет составлен банк данных;
Должен сопровождать документ на всех стадиях оформления. А именно подготовить его, после чего оформить в соответствии с правилами и стандартами. В последствие принять и обработать его и отправить на хранение в архив. Кроме того, делопроизводитель в случае востребования какого-то документа должен быть готовым быстро предоставить его;
Проведение учета отправленных и принятых бумаг и документов. Прежде всего необходимо для того, чтобы ничего не потерять;
Проведение архивации документации. Здесь важно отметить, что этот процесс должен быть максимально четким, так как в случае востребования документа он должен быть быстро найден;
Правильный подход при создании справочной базы и ее последующем ведении. Очень важно, чтобы в последствии можно было быстро найти необходимый документ;
Проведения контроля за оформлением и подписанием документа. Ведь в случае если документ быть неверно составлен его действие может быть аннулировано либо же создаст проблемы предприятию;
Принятие ответственности за всю документацию на предприятии.

С перечнем возложенных предприятием обязанностей может справиться только делопроизводитель, имеющий специальную подготовку. Стоит отметить, что все обязанности, возложенные на него, максимально оптимизируют его работу и делают ее эффективной и быстрой.

Как правило, работа предприятия или организации зависит от потока ее внутренних и внешних документов. А вот как раз их систематизацией и последующим переформатирование в отлаженный бюрократический магазин занимается делопроизводитель. Интересно, что даже в государственных учреждениях таких как детский сад или школа, объем документации также находится на большом уровне.

Читайте также! Аттестация персонала – как она проводится и для чего нужна?

Садики стоит даже выделить в связи с тем, что они в соответствии с относительно недавно принятым законопроектом «об образовании» были наделены большей автономией и расширили свой спектр прав.

Работа секретаря-делопроизводителя

Также это может касаться и других видов деятельности, в том числе научной и кадровой. Непосредственно руководство таких организаций ведет свою деятельность по направления изначально установленным в уставе предприятия.

При этом для фирмы жизненно важным является проведение переговоров, деловой переписки и подписание договоров. Все эти факторы прежде всего влияют на документооборот внутри самого предприятия. И весь этот объем нужно систематизировать и обработать.

В связи с этим у секретаря делопроизводителя возникает обязанность изучать и распределять документы по их классификации:

Относящиеся к распорядительным;
Относящиеся к информационным и справочным;
Относящиеся к организационным;
Относящиеся к кадровым;
Относящиеся к финансовым и техническим.

После классификации документы нужно систематизировать, только после чего отправлять их для выполнения.

Важные функции секретаря делопроизводителя

При составлении должностной инструкции, нужно тщательно изучить и учесть функциональные обязанности секретаря делопроизводителя.

При этом важно не путать их с должностными, так как между этими определениями существует серьезная разница.

Функциональные обязанности подразумевают в первую очередь те основные действия, которые должен взять на себя секретарь делопроизводитель:

Это обработка все приходящий документов, после чего следует занесение их в регистр и отправка согласно классификации, в подразделение;
Проведение учета и контроля при документообороте, а также слежение за исполнением;
После обработки документации отправка ее к указанному адресату;
Проведение организации для максимально лучшего хранения документации.

Здесь были перечислены основные положения, согласно которым организовывается работа делопроизводителя. Стоит отметить, когда указывается или отмечается о должностных обязанностях, то подразумевается функции, которые будет выполнять сотрудник в организации. Поэтому вышеперечисленные действия были изначально рассчитаны на определенную структуру, созданную внутри компании.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя – права и обязанности

Отметим также и важность того, что на секретаря накладываются не только обязанности, но и определенные права. К ним относится непосредственно возможность ознакомится с рабочим проектом.

В случае если секретарь обнаружил в силу своей компетенции недостатки или ошибки в нем, то он обладает правом обратить внимание руководства на них.

Источник: https://vesbiz.ru/personal/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря :

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции.

Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях.

Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
Подготовка совещаний и ведение их протокола.
Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
Организация приема сотрудников и других посетителей.
Выполнение ряда поручений.

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

Основы трудового и административного законодательства.
Общие нормы этики и делового этикета.
Основы делопроизводства.
Техника безопасности.
Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
Охрана труда.
Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше.

Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
организацией телефонных и личных переговоров;
составлением деловых писем;
созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами.

Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции.

Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше.

При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе.

В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
Проверка корректности оформления внутренней документации.
Регистрация, учет, хранение документов.

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде.

Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы.

Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией.

Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет.

Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html