Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручной — все о налогах

Электронная подпись в личном кабинете налогоплательщика

Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручной  - все о налогах

Приветствую Вас, уважаемый посетитель блога «Пенсермен»!
В прошлой статье мы разбирались с декларацией 3-НДФЛ и перед отправкой документов в личном кабинете налогоплательщика вводили пароль от сертификата ключа проверки электронной подписи или выражаясь простым языком подписывали наши «толмуты» электронной подписью.

Как-то я упустил из виду, что не все знают что это такое. Тема полезная как для помощи при создании электронной подписи в своём личном кабинете налогоплательщика так и для общего образования. Учитывая, что многие мои читатели пенсионеры — люди преклонного возраста и недостаточно уверенные в общении с компьютером, «разложу всё по полочкам».

Прежде всего, давайте разберёмся для чего нужна электронная подпись. Здесь всё просто, как и простая подпись из под ручки, она нужна для придания какому-либо документу юридической силы.

Но простую-то можно сверить с той, что в паспорте и на худой конец провести графологическую экспертизу её подлинности. А как же сверить и проверить электронную? Здесь всё гораздо сложнее.

Но сначала о видах и типах.

Виды и типы электронных подписей

>
Скажу сразу, видов не великое множество, а всего два:

  • простая электронная подпись;
  • усиленная;

Простая — это логин и пароль. Она подтверждает, что электронное сообщение отправлено именно их владельцем. И больше ничего. Нам же интересна усиленная. Она помимо идентификации отправителя ещё и подтверждает, что после подписания документ не менялся и приравнивается к документальной бумажке с подписью из под ручки.

Бывают усиленные подписи тоже двух типов:

  • квалифицированная электронная подпись;
  • неквалифицированная;

В налоговой создаётся неквалифицированная усиленная электронная подпись и использоваться она может в документообороте только в рамках ИФНС! А вот использование квалифицированной подписи гораздо шире, но для её получения необходимо лично обратиться в удостоверяющий цент, аккредитованный Минкомсвязи России. И эта услуга платная.

Если же Вы её всё-таки приобретёте, то у Вас появиться возможность зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика без мытарств по налоговым органам, а потом и входить туда с помощью этой самой подписи. Кстати и в госуслуги тоже. Ну и конечно, подписывать ей все возможные электронные документы, в том числе и в налоговой конечно.

Далее следует общеобразовательный ликбез. Если он Вас не интересует, можете пропустить этот раздел и прокрутить вниз. Там уже расписано, как создать электронную подпись в личном кабинете налогоплательщика. А специалистов в области криптографии прошу не судить меня строго за некоторые неточности и упрощения в этом опусе.

Механизм отправки документов подписанных усиленной электронной подписью

Правильнее было бы использовать слово алгоритм вместо механизм. Но не буду пугать основную часть нашей аудитории — пенсерменов «заумными» словами. И далее не пугайтесь, всё разъясню. Итак, как же, например, товарищ Иванов передаёт Налоговой через интернет подписанные документы? Да ещё чтоб их никто не смог прочитать и подменить. Научным языком примерно так:

Вначале Иванов и Налоговая генерируют открытые и закрытые ключи шифрования. Затем обмениваются открытыми ключами между собой. На следующем этапе:

  1. Иванов шифрует документ своим закрытым ключом и как результат происходит подписывание документа.
  2. Далее Иванов шифрует открытым ключом, который перед этим ему отправила Налоговая то, что получилось после выполнения пункта 1. Теперь никто посторонний не сможет прочитать этот документ, если даже перехватит.
  3. После того как Налоговая получила «послание» Иванова, она сначала  расшифровывает его своим закрытым ключом и видит там  зашифрованный документ Иванова.
  4. Тут-то «Налоговая» расшифровывает этот документ с помощью открытого ключа переданного ей Ивановым в самом начале. В результате чего происходит сверка подписи Иванова.

А на «рабоче-крестьянском» языке это будет приблизительно похоже на такое мероприятие:

Сначала Иванов готовит чемодан с запасным ключом и бумагу с собственноручно подписанными реквизитами, а Налоговая шкатулку тоже с запасным ключом.  Идут на почту и отправляют друг другу посылки. Иванов укладывает в бандероль ключ от чемодана, а в ценное письмо бумагу со своими реквизитами и отправляет по отдельности. Налоговая — шкатулку посылкой и бандероль с одним ключом тоже отдельно.

Иванов, получив посылку и бандероль прячет, например, свою подписанный документ в шкатулку и закрывает её ключом из полученной бандероли. Укладывает эту секретную шкатулку в свой чемодан и тоже закрывает уже на свой ключ. А потом посылкой отправляет эту «матрёшку» в Налоговую. Ключи от шкатулки и чемодана оставляет у себя.

Налоговая получает посылку и бандероль. Все ключи у неё уже имеются и если они подходят, она открывает ими и чемодан и шкатулку. Смотрит и сверяет подпись и реквизиты, указанные в документе с теми , что пришли ценной бандеролью ранее. Если всё совпадает и никаких исправлений и подозрений нет, то принимает документы в работу.

Источник: http://pensermen.ru/polezno-znat/elektronnaya-podpis-v-lichnom-kabinete-nalogoplatelshhika.html

Кто отвечает за электронную подпись?

Выпуск ЭЦП не бесплатен, поэтому ситуация, когда несколько сотрудников используют один экземпляр ЭЦП — явление распространенное. Более того, во многих организациях это даже оформляют документально в виде приказа.

Насколько это законно и каковы последствия таких действий? Для этого сначала определимся, кто вы в компании:

Юрист →

Бухгалтер →

Директор →

ЧТО ГОВОРИТ ЗАКОН?

Согласно ГК РФ электронная подпись — это аналог собственноручной подписи. А руку свою вы передать никому не можете, равно как и право пользования ею. Законно использовать ЭП может только тот, на кого она оформлена. Можно уполномочить другого человека подписываться за вас, делая что-то в ваших интересах. Но представитель, конечно же, будет ставить свою подпись на документах, а не вашу.

Казалось бы, все очевидно, но у нас есть еще и Закон об электронной подписи. Его формулировки довольно противоречивы и многих ввели в заблуждение.
С одной стороны, Закон обязывает владельцев ключа ЭП сохранять его конфиденциальность и не использовать ключ в случае его нарушения (Подпункт 2 п. 2 ст. 9, п. п. 1, 3 ст. 10 Закона N 63-ФЗ).

Конфиденциальность — это сохранение секретности информации от других лиц, исключение ее утечки. 

Следовательно, никто, кроме лица, на которого оформлена ЭЦП, не может иметь к нему доступ!

Закон также говорит: ЭЦП должна позволять определить конкретное лицо, подписывающее документ (Пункт 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ). Пользователь электронного документа может увидеть только данные владельца, если документ подписывал некий «заместитель», то понять это нет возможности. Пользователь получит неверную информацию.

С другой стороны, прямого запрета на передачу ключа электронной подписи в Законе нет.
Более того, в качестве разъяснения правила о конфиденциальности Закон об электронной подписи требует не допускать использование ключа ЭЦП без согласия его владельца (Пункт 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ).

Даже Минкомсвязи (уполномоченный орган в сфере использования ЭЦП), не видит проблемы в передаче электронной подписи, оформленной на одно лицо, другому лицу.

Пресс-служба Минкомсвязи:
«Участники электронного взаимодействия обязаны не допускать использования принадлежащих им ключей электронной подписи без их согласия.

То есть, в принципе, использование ключа ЭЦП, принадлежащего одному лицу, другим лицом допускается, прямого запрета на это в законе нет.

При этом передавать сертификат ключа проверки электронной подписи другому сотруднику организации можно исключительно в случае наделения его полномочиями действовать от имени компании в том же объеме, что и сотрудник — владелец квалифицированного сертификата. Предоставление полномочий оформляется приказом руководителя организации, также необходимо получить согласие владельца сертификата ключа проверки на использование этого сертификата другим лицом».

Аналогичного мнения придерживается и Федеральная налоговая служба:

«При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использования принадлежащих им ключей ЭЦП без их согласия.

Таким образом, при наличии волеизъявления участник электронного взаимодействия может допустить использование ключа ЭП третьим лицом».

А вот разработчики программного обеспечения придерживаются другого мнения.
Любезный Виктор Владимирович, ведущий разработчик программных продуктов компании «Бухсофт.

ру»:

«Использование любого вида электронной подписи должно так или иначе говорить о том, что подпись сделана конкретным лицом. Для этого в Законе и прописана обязанность обеспечить конфиденциальность ключей. Поэтому смысл издания приказа о передаче ключа считаю спорным».

Хотя прямого нормативного запрета и нет, важно помнить, что вся ответственность, связанная с передачей ЭЦП ложится на ее владельца.

Многие считают, что издание приказа о передаче, к примеру, ЭЦП директора в пользование бухгалтеру делает последнего «ответственным лицом», но это не так. Владельцем электронной подписи является физическое лицо.

Когда ЭЦП оформлена для сотрудника компании, то пользователь электронного документа видит, помимо его Ф.И.О., еще должность и название организации. 

Вся ответственность, связанная с передачей ЭЦП ложится на её владельца

Таким образом, ЭЦП всегда персонифицирована и принимать решение о том, кому ее доверить, может только сам владелец. Ответственность за использование ЭЦП лежит на ее владельце независимо от оформления приказов, доверенностей или каких-либо других документов.

КАКИЕ РИСКИ ПОЯВЛЯЮТСЯ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ ЭЦП?

Банки

Сотрудники банков прекрасно знают, что ЭЦП часто использует не то лицо, на которое она оформлена. Банк, как правило, не придаёт этому значению, ведь в договоре четко прописано, что ответственность за сохранение конфиденциальности ЭЦП несет клиент.

Если с расчетного счета организации спишут деньги, используя Вашу ЭЦП, убытки с банка взыскать не получится. Суды считают, что банк обязан исполнять платежное поручение, подписанное корректной ЭЦП, выявляемые в суде факты передачи ЭЦП другим лицам всегда оцениваются как нарушение договора со стороны клиента банка.
Так, 96 000 руб.

«ушли» со счета ООО. В ходе разбирательства было выяснено, что деньги списали на основании платежного поручения, подписанного ЭЦП уволенного директора (о назначении нового в банк не сообщали). Кроме того, выяснилось, что подписывал документ вообще главный бухгалтер.

Суд отказал во взыскании денег с банка, отметив, что ООО не обеспечило режим секретности ключа, чем нарушило требования Закона об электронной подписи.

Контрагенты

Если документ, с которым не согласна организация, подписан действующей ЭЦП, то отвертеться от документа, скорее всего, не получится.

Так, ООО отказывалось оплачивать товар, настаивая на том, что его не получило. При этом в наличии была товарная накладная, подписанная ЭЦП работника компании. По мнению ООО, этой электронной подписью воспользовалось некое неуполномоченное лицо.

В процессе разбирательства было установлено, что договор ООО с поставщиком предусматривал использование ЭЦП при составлении первички.

Суд принял решение о взыскании с ООО задолженности по договору поставки, подписанную ЭЦП товарную накладную признали действительной.

Госзакупки

Очень серьёзные последствия использования чужой ЭЦП могут быть у организаций, участвующих в госзакупках. Есть случай, когда ООО на 2 года попало в реестр недобросовестных поставщиков.

Генеральный директор подписал госконтракт, выигранный по итогам открытого аукциона, чужой электронной подписью (подпись была оформлена на предыдущего генерального директора, а собственную ЭЦП новому директору сделать не успели).

Нестыковку с датой назначения заметил заказчик и направил жалобу в УФАС, сообщив, что контракт подписало неуполномоченное лицо. Антимонопольщики пришли к выводу о том, что ООО таким образом пыталось уклониться от заключения госконтракта и наказали организацию.

Инспекция Федеральной налоговой службы (ИФНС)

Подписание деклараций чужой ЭЦП также может создать проблемы для организации. В Новосибирске налоговики заблокировали расчётный счет компании, случайно узнав из допроса директора, что его ЭЦП при подписании декларации использовал другой сотрудник. Было принято решение, что такая декларация считается неподанной.

Справедливости ради, стоит сказать, что суд посчитал действия налоговой службы неправомерными, так как декларацию нельзя не принять по ТКС, если она соответствует формату. А раз она была принята, значит, блокировка незаконна.

Правда, любой, кто сталкивался с блокировкой расчетного счета, знает, какой удар бизнесу это может нанести.

Резюмируя, можно сказать так: безопаснее, чтобы ЭЦП была у каждого сотрудника, которому необходимо ею пользоваться.

Если этот вариант по каким-то причинам не годится, то можно сделать незаменимому сотруднику удаленный доступ к сервису электронного документооборота с тем, чтобы он мог подписать документ откуда угодно.

Работнику же лучше не соглашаться на передачу права пользования своей ЭЦП другим лицам — не придется отвечать за чужие ошибки или за что похуже. Это как оставить коллегам стопку чистых листов со своей подписью.

Источник: https://interlogika.ru/blog/infrastruktura/kto-otvechaet-za-elektronnuyu-podpis/

Электронная подпись для налоговой для физических лиц :

Электронная подпись для налоговой необходима в случае отправления отчетов в этот государственный орган электронным способом, а не на бумажных носителях, с целью придания документу юридической значимости.

Понятие об электронной подписи

Электронная подпись для налоговой считается равноценной по сравнению с собственноручной, которой заверяются бумажные документы. Помимо сдачи отчетности в ИФНС она может использоваться при совершении разных юридически значимых действий, например, таких, как регистрация ИП через сайт налоговой, в системах «Интернет-банк» и «Клиент-банк», в защищенной переписке и некоторых других случаях.

ИФНС предоставляет выписку из ЕГРЮЛ с электронной подписью налоговой, о чем будет рассказано ниже.

Безопасность рассматриваемого объекта

При собственноручном подписании документов единственным подтверждением сделанной на нем подписи может служить графологическая экспертиза. С развитием информационных технологий бумажный документооборот уходит в прошлое, поскольку отчеты, подготовленные таким образом, могут быть потеряны, украдены, отсканированы, откопированы или подделаны.

Последнее, кстати, абсолютно не грозит файлам с электронной подписью (ЭЦП). Ибо она является гарантией, которая составляет особый вид подтверждения компьютерного документа. И подделать или взломать ее практически невозможно, поскольку используются два ключа – закрытый и открытый (у обоих ограниченный срок действия).

Виды ЭЦП

Электронная подпись может быть простой. В таком виде она используется для работы на сайте Госуслуг или ему подобных. Однако юридической силы данный вид подписи не имеет. Она только подтверждает, что документ создан конкретным лицом.

Подпись, имеющая защиту, удостоверяющую подлинность и авторство, называют неквалифицированной электронной подписью.

Она может использоваться как для внутреннего, так и для внешнего документооборота. Данный продукт изготавливается с использованием современных приемов криптозащиты.

Для налоговой электронная подпись должна быть квалифицированной. Криптографические системы, использующиеся для ключей в этом цифровом подтверждении, сертифицируются органами безопасности после прохождения соответствующей проверки в ФСБ. Таким образом, применение данной электронной подписи лимитирует доступ к конфиденциальной информации и защищает ее от хищения.

Документы для получения ЭЦП

Электронная подпись для налоговой для физических лиц может быть получена путем подачи заявления, к которому должна быть приложена копия паспорта, заверенная нотариусом и копия квитанции об оплате услуги.

Оформление осуществляется достаточно быстро. В среднем на рассмотрение поданного заявления уходит около 3 суток. Все обращения рассматриваются по мере поступления.

Как получить электронную подпись для налоговой ИП? С этой целью нужно в подтверждающий центр принести удостоверение личности или его копию, заверенную нотариусом и СНИЛС. Помимо этого, необходима квитанция, подтверждающая факт оплаты услуг по изготовлению электронной подписи либо провести платеж через расчетный счет, закрепленный за ИП.

Подача документов в удостоверяющем центре физическими лицами должна осуществляться лично.

Получаем ЭЦП в МФЦ или удостоверяющем центре

С 2017 года получить электронную подпись для налоговой стало возможно через многофункциональные центры. Обработка заявки осуществляется в течение 10 дней с момента ее регистрации. Оформить заявку можно, записавшись на прием по федеральному телефону МФЦ либо взяв талон в ближайшее отделение Центра.

Бланк заявления физическому лицу предоставляет специалист МФЦ на месте. При себе необходимо иметь паспорт, СНИЛС и ИНН. Данная услуга для частных лиц бесплатная.

Процедура получения заключается в регистрации на сайте соответствующего удостоверяющего центра. Система проста: выбираем услугу оформления, подготавливаем документы и оплачиваем данный сервис. Далее заявителю сообщается число и время следующего посещения МФЦ для получения сертификата и ключей, которые незамедлительно должен быть установлены на компьютер или ноутбук.

Сертификат выдается на бумаге, а открытый и закрытый ключи электронной подписи для налоговой – на флешке. С целью усиления квалифицированной подписи заявитель получает сертификат ЭЦП, подтверждающий ее подлинность.

Получаем ключ сертификата проверки ЭЦП

На портале ФНС электронную цифровую подпись налоговой можно получить бесплатно. Для этого нужно посетить личный кабинет налогоплательщика – физического лица. Заходим в «Профиль» и кликаем по гиперссылке «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи». После этого оказываемся на странице генерации ЭЦП для физического лица.

Чтобы продолжить работу необходимо скачать и установить на свой компьютер программу ViPNet Local Signature Service, которая расположена на этом же портале. Нужно отметить, что данное приложение может быть установлено не под любую ОС, а только под Windows или Mac OS.

Читайте также:  Замена ккт онлайн кассой – расходы можно учесть для усн - все о налогах

Создание электронной подписи возможно в двух вариантах:

  • ключ к ней для налоговой может храниться на рабочей станции пользователя;
  • он же может оставаться в защищенной системе налоговой.

Наиболее удобен для пользователя первый вариант. При его выборе открывается новое окно, данные в котором нужно будет проверить, а затем подтвердить их. После этого система потребует создать пароль. Затем совершается обязательная операция по его подтверждению и сохранению. Последнее действие будет привязано к названию контейнера, который формируется автоматически.

Генерация сертификата должна сопровождаться нажатием на любые кнопки клавиатуры или перемещением мышки по столу. После этого появляется надпись, из которой пользователь узнает, что запрос отправлен, а ответ будет готов через некоторое время, не превышающее нескольких часов. Обычно эта информация появляется при следующем входе в «Личный кабинет».

После того как сертификат будет получен и установлен в программе (название которой приведено выше), в меню «Сертификаты» появляется установленный.

Выписка из ЕГРЮЛ с электронной подписью налоговой

Она формируется ФНС по конкретному юридическому лицу. Получить обычную выписку можно в разделе «Проверка контрагентов» на сайте ФНС. Однако в качестве юридически значимого документа ее использовать не получится.

На руки можно получить официальную и расширенную версии данной выписки, распечатанной на бумаге, заверенной подписью и печатью соответствующего ИФНС, но на запрос такого документа имеет право только само юрлицо или соответствующие правоохранительные органы.

Выписка из ЕГРЮЛ с электронной подписью налоговой инспекции обладает юридической силой, поскольку Инспекция согласно законодательству, обладает соответствующей квалифицированной усиленной цифровой подписью. Она полностью заменяет печать на бумажном варианте.

Электронная выписка может быть получена через личный кабинет налогоплательщика или через обращение на портал Госуслуг. В и том и в другом случае получение электронной официальной выписки требует наличия у физического лица квалифицированной электронной подписи.

Перенос ЭЦП

Перенос ключей электронной подписи для ИП в налоговую, как и других подобных подписей с одного компьютера на другой обычно производится при использовании специального приложения с названием «Крипто-Про». Однако, если при генерации ключа галочка «Пометить ключ как экспортируемый» не была выставлена, то программа будет ругаться, а ключ не закачается.

Но пользователей Windows есть преимущества. Они могут скопировать ключ из реестра данной ОС, расположенном в разделе HKML в ветке SOFTWARECryptoProSettingsUsers{SID}Keys (для 64-битных систем после SOFTWARE идет дополнительно Wow6432Node), сохранить его в формате .reg.

Далее необходимо перенести этот файл на новый компьютер, изменить SID старого пользователя на нового и произвести его импорт в реестр.

Утрата и восстановление ЭЦП

В случае потери ноутбука или повреждения винчестера возникает необходимость в восстановлении электронной подписи в случае хранения ее на данных носителях информации.

Но, потерянный ключ восстановлению не подлежит. В этом случае снова нужно подать заявку на получение ключа (нового), то есть физическому лицу придется повторно пройти уже знакомую процедуру по оформлению ЭЦП.

Чтобы этого избежать, необходимо периодически выполнять бэкап системы, включая и ключи электронных подписей. Их можно сохранять на других винчестерах или флешках.

Это особенно актуально для ИП, у которых потеря ключа часто случается накануне сдачи отчета в налоговую инспекцию.

Никакими силами восстановить его будет невозможно, поскольку его копии у удостоверяющего центра нет, а создать закрытый ключ по открытому нельзя.

Для этих категорий физических лиц также актуально хранение закрытых ключей, у которых закончился срок действия. Это особенно важно, если налоговая отчетность сдавалась только в электронном виде с такой же подписью, но если действующая на тот период электронная подпись будет утеряна, то расшифровать в случае необходимости сданную отчетность ИП не сможет.

В заключение

Электронную подпись для налоговой инспекции могут получить физические, юридические лица и ИП. Она дает возможность отправлять отчетность в данную организацию по телекоммуникационным каналам связи, не используя личную подпись и печать.

Многие физические лица предпочитают получать простую электронную подпись, но больше возможностей дает использование усиленных ее видов.

Источник: https://BusinessMan.ru/elektronnaya-podpis-dlya-nalogovoy-dlya-fizicheskih-lits.html

Эцп для юридического лица (электронная подпись) в 2018 году — москва, как получить, доверенность, налоговой

Электронный документооборот упростил ведение бизнеса. Получать и передавать документы можно в режиме онлайн. Но для придания правовой силы нужно подтвердить авторство электронной подписью.

Как юрлицу оформить ЭЦП в 2018 году? Электронную подпись используют как физические, так и юридические лица.

Это абсолютный аналог собственноручной подписи, придающий документу юридическую силу. Как правильно оформить ЭЦП юридическому лицу в 2018 году?

Общие моменты

В 2018 году передать в электронной форме можно практически любую информацию. Касается это и передачи документов при ведении коммерческой деятельности.

Можно онлайн вести бизнес, заключать сделки, подавать отчетность в налоговые инстанции, взаимодействовать с банковскими организациями, участвовать в электронных торгах и прочее.

Наличие ЭП позволяет усовершенствовать документооборот, обеспечив подлинность электронной документации.

Подделать электронную подпись нельзя. Для этого потребуется огромнейшее количество вычислений, что нельзя исполнить за то время, пока информация документа хранит актуальность.

Казалось бы все просто – получи ЭП и пользуйся. Но возникает немало вопросов – где получить, какой вид подписи нужен, в течение какого срока подпись действительна и тому подобное.

Что это такое

В Законе «Об электронной подписи» (ФЗ № 63 от 6.04.2011) дано достаточно ясное определение.

Электронной подписью именуется информация, оформленная в электронном формате, которая присоединяется к подписываемой электронной документации с целью идентификации субъекта, подписывавшего документ.

При наличии электронной подписи документ получает аналогичную юридическую силу, как если бы имел место подписанный бумажный документ.

Иногда возникает вопрос о разнице между ЭП и ЭЦП. На самом деле эти термины означают одно и то же. Прежде действовавший закон ФЗ № 1 от 10.01.2002 именовался «Об электронной цифровой подписи».

После замены закона слово «цифровая» исчезло, что и обусловило путаницу в понятиях. Что можно понимать под электронным документом?

Это может быть абсолютно любой документ, который был создан при помощи компьютерных технологий, и сохраняющийся на носителях, обрабатываемых компьютерной техникой.

Любое лицо, использующее электронную подпись для заверения электронной документации, задействует программно-криптографическое средство, обеспечивающее документам конфиденциальность, целостность и подлинность. Любое изменение подписанного документа нарушает целостность подписи.

Какие бывают виды

Все виды электронных подписей можно поделить на простые и усиленные. Но и усиленные ЭП разделяются, они бывают квалифицированными и неквалифицированными. Чем же отличаются варианты?

Неквалифицированная ЭП формируется как плод криптографического преобразования информации при использовании ключа электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись имеет все характеристики, свойственные неквалифицированной ЭП, а кроме того обеспечивает указание ключа проверки подписи в квалифицированном сертификате.

Отличие квалифицированной подписи от неквалифицированной ЭП сводится к тому, что первая фиксируется в ФСБ.

Но какой вид подписи выбрать? Зависит это от цели применения ЭЦП:

Неквалифицированная электронная подпись Применяется при подготовке внутренних документов и оформлении сделок. Контрагенты заключают дополнительное соглашение о действительности документов, заверенных такой подписью. Создавать данный вид подписи вправе любая организация, обладающая навыками криптографического шифрования
Квалифицированная электронная подпись Используется как и неквалифицированная, а также при отправке отчетности в надзорные органы, для участия в электронных торгах. Эта подпись может выдаваться только госорганами фискальной службы, при которых действует аккредитивный удостоверяющий центр. Сертификация подписи заверяется ФСБ РФ, что делает ее аналогичной подписи от руки

Правовые нормативы

Применение электронной подписи регламентируется ФЗ № 63 от 6.04.2011, иными федеральными нормативами и соглашениями участников электронного взаимодействия.

В Закон «Об электронной подписи» входит 20 статей. Законом устанавливается порядок выдачи подписей, признание и принципы применения, ответственность владельцев ЭП и удостоверяющих центров.

Работа удостоверяющих центров основывается на соблюдении таких документов (помимо основного закона), как:

Получить электронную подпись может любой гражданин, при условии обращения в надлежащую организацию лично и идентификации личности.

Как получить ЭЦП для юридических лиц

Получение электронной подписи юридическим лицом сводится к следующему алгоритму действий:

  1. Выбрать нужный вариант подписи (для чего нужна).
  2. Выбрать Удостоверяющий центр (стоимость услуг может отличаться).
  3. Заполнить и подать заявку в УЦ.
  4. Оплатить стоимость изготовления ЭЦП.
  5. Представить в УЦ нужные документы.
  6. Получить электронную подпись.

Процедура кажется простой. Но нужно учитывать, что оформление подписи, несоответствующей целям использования, потребует начинать процедуру заново.

Выбирая УЦ надлежит удостовериться в его аккредитации. Кроме того потребуется правильно оформить заявку и собрать все необходимые документы.

Довольно часто задается вопрос по поводу вида ЭЦП. В каком формате она передается владельцу? Как можно удостовериться в подлинности ЭЦП?

Структура электронной подписи

Сформированная электронная подпись сохраняется на ключевом носителе. Это может быть USB-флешка, дискета, смарт-карта. По сути, ЭЦП это электронная печать.

Она должна сохраняться в недоступном для посторонних месте и ее можно при необходимости носить с собой.

Потому создание копии ЭЦП не допускается, подпись создается в единственном экземпляре. Содержимое носителя это:

Криптограмма Программное обеспечение, нужное для работы с ЭЦП
Закрытый ключ Уникальная комбинация символов, известная исключительно владельцу. Ключ это типа применяется при создании подписи и сохраняется в тайне
Открытый ключ Соответствует закрытому ключу и необходим для подтверждения подлинности ЭЦП. Выглядит как файл (сертификат), в котором хранятся данные о владельце подписи

Самым уязвимым элементом криптосистемы цифровой подписи является закрытый ключ. Получение доступа к нему третьего лица позволяет создавать подлинные ЭП.

Потому особое значение имеет хранение носителя ключа. Ответственность за сохранность несет непосредственно владелец.

Сертификат ключа

Основой ЭЦП выступает криптография открытого ключа, позволяющая сформировать особый сертификат непосредственного пользователя.

В этом сертификате заключается информация о владельце, открытый ключ и сама электронная подпись, какую можно проверять на подлинность при помощи использования открытого ключа УЦ.

На этом и основано доверие к работе с ЭЦП. В целом доверие к УЦ строится по принципу иерархическому.

Система доверия, выстроенная на сертификатах, формирует инфраструктуру открытых ключей. Это обеспечивает проверку легитимности всех задействованных сертификатов.

В процессе электронной транзакции происходит проверка всех сертификатов, использованных при создании сертификата владельца ЭЦП. Такая сложная система позволяет гарантировать достоверность и актуальность ЭЦП.

И понято, что УЦ должен быть уверен в правомерности получения электронной подписи конкретным субъектом. Это обуславливает состав пакета документов для оформления ЭЦП.

Пакет необходимых документов

Юридическим лицам для получения электронной подписи потребуется предоставить УЦ:

  • заявление на выдачу ЭЦП;
  • свидетельство о госрегистрации юрлица (ОГРН);
  • свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН);
  • выписку из ЕГРЮЛ со сроком до полугода;
  • паспорт гражданина РФ, который будет владеть ЭЦП (копии листов с фото и пропиской);
  • страховое свидетельство пенсионного страхования владельца ЭЦП (СНИЛС).

Также следует учесть некоторые иные значимые моменты. Когда электронная подпись оформляется на имя руководителя организации, то требуется предоставление решения о назначении на должность.

Кроме того потребуется заполнить карточку, подтверждающую согласие на обработку личных данных.

Где можно приобрести

Где можно сделать ЭЦП для юридического лица? Выдачей ЭЦП занимаются Удостоверяющие центры.

Это может быть ИП или ЮЛ, выполняющее функции по созданию сертификатов ключей проверки ЭП и иные функции, предопределенные ФЗ № 63.

Важно, что УЦ должен иметь надлежащую аккредитацию. В противном случае полученная подпись не имеет силы.

Актуальный список аккредитованных УЦ можно найти на официальном сайте Министерства связи РФ. На главной странице сайта в разделе «Важно» есть пункт «Аккредитация УЦ».


Видео: ЭЦП на Юридическое лицо с правом подписи на сотрудника

Перейдя по ссылке, можно скачать перечень действующих на текущий момент центров в формате xls.

Получение электронной подписи возможно только лично.

Для этого на сайте центра заполняется форма заявки, прилагаются сканы документов. Комментарий к заявке указывает на то, какой вид подписи требуется.

Затем выполняется оплата и в назначенное время остается только лично обратиться в УЦ за получением готовой подписи.

Сколько это стоит

Стоимость ЭЦП не привязана к какому-то фиксированному значению. Разные УЦ могут работать по разным ценам. К тому же зависит цена и от вида получаемой подписи.

Но при существует некоторая средняя цена, в пределах которой варьируются предложения. На стоимость ЭЦП для юридических лиц влияют такие факторы:

  • вид и область применения подписи;
  • политики ценообразования конкретного УЦ;
  • регион выдачи.

Непосредственно цена складывается из:

  • оформления и выпуска сертификата ключа подписи;
  • предоставления прав на работу со специализированным ПО;
  • выдачи программных средств, нужных для работы с ЭЦП;
  • передачи ключа защиты носителя подписи;
  • технического сопровождения.

Что касается денежного эквивалента, то средняя стоимость ЭЦП в рублях такова:

2 000 Базовый квалифицированный сертификат (подходит для Госуслуг, сдачи отчетности в Росстат и ФСС, Роспатента и т. д.)
+ 3 000 (к базовой цене) Для участия в торгах (цена может отличаться в зависимости от вида площадки)
+ 50-2 000 Для государственных информационных систем (для налоговой, для таможни, для Росреестра и т. п.)

Кроме прочего дополнительные суммы взимаются за настройку рабочего места, консультацию, срочное изготовление и иные услуги. В среднем цена на ЭЦП варьируется от 3 000 до 7 000 рублей.

Срок изготовления зависит от того, насколько быстро будут предоставлены все необходимые документы и произведена оплата. Длительность изготовления может составлять от 1 часа до 5 дней.

Когда нужна доверенность на получение

Доверенность на получение ЭЦП требуется, когда владеть ей будет не руководитель организации, а другой сотрудник.

Документы на оформление электронной подписи может подавать уполномоченный представитель юрлица, если подпись получается не для непосредственного заявителя.

Доверенность предоставляет необходимые функции, что подтверждается подписью руководителя и печатью юрлица. представитель обязан предъявить доверенность и документы, подтверждающие личность.

Нюансы оформления в Москве

В Москве получение ЭЦП не отличается какими-то специфическими особенностями. Но обратиться за оформлением можно не только в один из УЦ, но и в Управление федерального казначейства по г. Москве.

На официальном сайте подробно описан порядок обращения и приведен перечень необходимых документов, включая образцы заявлений и доверенностей.

Важно знать, что срок действия ЭЦП равен только одному году. Ежегодно требуется перевыпуск подписи. Продление возможно в том же УЦ или можно обратиться в иной центр.

Источник: http://jurist-protect.ru/jecp-dlja-juridicheskogo-lica/

Как правильно сделать электронную подпись для виртуального визирования документов

После того, как в нашу жизнь вошли цифровые технологии, многие процессы упростились, в том числе и обмен документами. Теперь их не обязательно оформлять на бумажном носителе, можно сформировать в электронном виде и отослать получателю с помощью виртуальных средств связи.

Чтобы такой документ имел юридическую силу, его надо удостоверить электронной подписью (ЭП). Ее создание и применение регламентируется Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 года «Об электронной подписи».

Оформление и регистрация ЭП — услуга платная, можно ли ее сделать самому?

Что такое электронная подпись

Таковой считается цифровая информация, которую присоединяют к электронному документу для подтверждения его подлинности, а также определения наложившего визу лица.

Электронная подпись бывает двух видов:

  1. Простой. Она создается с помощью обычных кодов, шифров и паролей. Примерами могут служить использование банковских карт или регистрация сервисов в интернете. Она не имеет особых средств защиты, а потому применяется при деловых отношениях, для оказания государственных услуг. Ее принимают арбитражные суды в качестве доказательства подлинности документа. Для этого между участниками документооборота должно быть оформлено соглашение, где обозначены основные условия применения электронной подписи и способ ее создания. Простую ЭП не разрешается использовать при заверении документов, которые содержат в себе государственную тайну.
  2. Усиленной. Более защищенный вариант ЭП, которая формируется методом криптографического шифрования. Взломать такие данные практически невозможно. Существует два типа этой цифровой подписи:
    • Неквалифицированная. Применяется в тех же сферах, что и простая, только ее нельзя использовать при оказании госуслуг.
    • Квалифицированная. Имеет все свойства предыдущего типа, но для ее создания применяются средства, прошедшие сертификацию в ФСБ РФ. Поскольку за такой ЭП осуществляется повышенный контроль, то ее можно использовать при подаче документов в официальные органы (ФНС, ФСС, ПРФ и другие), а также для участия

Обратите внимание!

Если простая ЭП содержит информацию только о личности подписанта, то усиленные позволяют определить, вносились ли изменения в документ после его утверждения.

Как самостоятельно сделать электронную подпись

Учитывая, что заказ ЭП в специализированной организации стоит денег, возникает вопрос: можно ли сделать электронную подпись самостоятельно и бесплатно? Каждый может сам сгенерировать ЭП, только ее надо применять для визирования корпоративных документов или при отношениях между лицами, которые имеют друг к другу определенную степень доверия.

Читайте также:  С 31 марта продажа алкоголя осуществляется только через кассы - все о налогах

Есть несколько способов:

  1. Использовать стандартный пакет программ MS Office, в частности текстовый редактор Word. Чтобы подписать документ, выполняются следующие действия:
    • курсор помещаем в то место, где должна быть подпись;
    • входим во вкладку «Вставка», в разделе «Текст» открываем список «Строка подписи» и выбираем пункт «Строка подписи Microsoft Office»;
    • открываем окно «Настройка» и вводим данные ЭП: фамилию и инициалы подписанта, его должность и адрес электронной почты, инструкцию для ответственного лица, и определяем его полномочия.
    • сформировать визу можно с помощью меню «Файл». Для этого переходим в него, выбираем пункт «Сведения», затем, нажимаем на строку «Защита документа» и выбираем «Добавить цифровую подпись». Как и в предыдущем случае, определяем данные, которые будут видны в утвержденном документе.
  2. Многие распространенные почтовые программы (Lotus Notes, Outlook Express, Microsoft Outlook) позволяют снабдить отправляемый документ электронной подписью. Но сначала на личный компьютер необходимо установить специальный сертификат и выслать его получателю. Тогда он не будет сомневаться в подлинности полученного документа.
  3. Чтобы создать электронную подпись, защищенную криптографическим шифрованием, необходимо установить на компьютер российскую программу «КриптоАрм». Применяя ее, можно в онлайн режиме сгенерировать сертифицированный ключ, имеющий высокую степень защиты, или работать с программным обеспечением локально. Сформированной таким образом ЭП разрешается пользоваться в течение года, а потом пройти процедуру перевыпуска.

Обратите внимание!

Чтобы эти подписи имели юридическую силу, сторонам документооборота необходимо заключить соглашение, в котором будет обозначен способ создания ЭП и порядок ее использования.

Создание усиленных электронных подписей

Их невозможно сделать самостоятельно, а потому следует обратиться в удостоверяющий центр (УЦ) или МФЦ. Право использования усиленной электронной подписи подтверждается сертификатом ключа ее проверки. Он необходим для подтверждения владения ЭП, а также для охраны права ее собственника. Чтобы обеспечить защиту цифровой подписи, к сертификату прикрепляются ключи:

  • Закрытый, с помощью которого генерируется ЭП, и производится заверение документа. Владелец электронной подписи должен хранить этот ключ в секрете, чтобы другой человек не смог воспользоваться ЭП.
  • Открытый. Он имеет неразрывную связь с предыдущим ключом, используется для проверки подлинности электронной подписи.

В сертификате ключа проверки ЭП содержатся данные:

  • его уникальный номер и срок действия документа
  • информация о собственнике сертификата, которая позволяет его идентифицировать;
  • название устройства, с помощью которого будет создаваться электронная подпись;
  • стандарты, которым соответствуют оба типа ключей;
  • наименование удостоверяющего центра, выдавшего документ, и его адрес.

Для создания усиленной ЭП используют специальные устройства (средства электронной подписи), с помощью которых она не только формируется, но и проверяется.

Электронная печать и подпись

Как говорилось ранее, усиленные ЭП делятся на два вида: неквалифицированную и квалифицированную. Первая заменяет только подпись, а вторая одновременно является аналогом обычной печати.

По этой причине отличаются сведения, содержащиеся в сертификате ключа проверки ЭП.

Дополнительно к информации, указанной в документе на право владения неквалифицированной электронной подписью, в квалифицированном сертификате содержатся данные:

  • страховой номер индивидуального лицевого счета и ИНН владельца этого документа для граждан, ИНН — для организаций;
  • ключ проверки ЭП;
  • наименование, адрес удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, номер его квалификационного сертификата;
  • данные по ограничениям, наложенным на квалификационный сертификат УЦ, если они есть.

Устройства для создания и проверки ЭП, имеющих квалификацию, в обязательном порядке проходят процедуру сертификации в ФСБ РФ.

Обратите внимание!

Оформлением квалифицированных электронных подписей имеют право заниматься только удостоверяющие центры, аккредитованные в Минкомсвязи РФ.

Регистрация сертификата ЭЦП в удостоверяющем центре

Чтобы иметь возможность применять усиленную электронную подпись по назначению, необходимо зарегистрировать ее сертификат в УЦ. Для этого надо написать заявление и приложить к нему пакет бумаг. Граждане представляют:

  • паспорт или его копию, заверенную нотариально;
  • свидетельство о регистрации в налоговом органе и присвоении ИНН;
  • СНИЛС.

Так как индивидуальные предприниматели являются физическими лицами, то они собирают тот же пакет документов, дополняя его:

  • выпиской из ЕГРИП;
  • свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
  • свидетельством о государственной регистрации частного предпринимателя.

Организациям для получения ЭП понадобятся:

  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • документ о государственной регистрации;
  • свидетельство, подтверждающее постановку на учет в ИФНС;
  • если владельцем электронной подписи от имени организации будет выступать ее руководитель, то нужен документ о назначении его на должность;
  • когда пользоваться ЭП будет другой сотрудник, тогда понадобится доверенность на него, выписанная организацией;
  • в обоих случаях нужен паспорт и СНИЛС будущего владельца ЭП.

Все выданные сертификаты учитываются в реестре УЦ, информация вносится не позднее дня вступления в силу этих документов. Обычно, это день его получения владельцем, но может быть определен и другой срок.

Обратите внимание!

Если электронную подпись для организации получает сотрудник, на которого она будет оформлена, то именно он будет являться собственником ЭП, несмотря на то, что подпись используется для нужд компании.

Резюме

Для придания виртуальным документам юридической силы их заверяют электронной подписью. Она бывает простой и усиленной. Виды ЭП отличаются по способу создания и назначению.

Электронную подпись можно сделать самостоятельно, но она пригодится только для внутреннего документооборота и передачи информации между лицами, имеющими определенную степень доверия друг к другу.

Чтобы организовать полноценный документооборот со сторонними организациями и государственными структурами, понадобится усиленная ЭП.

Ее получают в специализированных организациях — удостоверяющих центрах.

Право владения усиленными ЭП подтверждается сертификатами проверки ключа. Их необходимо зарегистрировать в УЦ, чтобы иметь возможность использовать при работе со сторонними и государственными организациями.

Если у вас остались вопросы по этой теме, получите консультацию наших профессиональных юристов. Они подскажут, какую электронную подпись лучше всего сделать, чтобы она соответствовала кругу поставленных вами задач.

Источник: https://pravoved.ru/journal/kak-sdelat-ehlektronnuyu-podpis/

Электронные документы и ЭП: что нужно знать бухгалтеру

1. Электронная подпись, используемая фирмой – это подпись юридического лица или подпись конкретного человека (директора, бухгалтера)?

Ответ на этот вопрос можно найти в Федеральном законе от 06.04.2011 г. N  63 «Об электронной подписи» — в статье 14.

Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть — владельца сертификата ключа.

Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности.

Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически – уведомление о получении запросов в государственные органы. Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение).

В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

2. Какими бухгалтерскими документами можно сейчас обмениваться в электронном виде?

И вновь обращаемся к законодательству, а именно к Федеральному закону от 06.12.2011 г. N 402 «О бухгалтерском учете». В статье 9 указано, что создавать в электронном виде с использованием электронной подписи можно любой (!) первичный бухгалтерский документ.

Соответственно, при наличии электронной подписи и инструментов передачи/получения можно обмениваться любыми бухгалтерскими документами.

Инструменты для обмена определяют уже сами контрагенты – лучше всего прибегнуть к услугам операторов электронного документооборота.

Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ.

Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления.

Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер.

3. Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения?

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.

Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ. Согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.

30-2003 типографским способом в обязательном порядке должны изготавливаться бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

На практике, встречаются ситуации, когда законодатель не запрещает работать с документами в электронном виде, но никто не торопиться отказываться от бумаги. Ярким примером служат кадровые документы. Дело в том, что перевести все кадровые документы в электронный вид достаточно сложно.

Во-первых, часть таких документов имеет длительный или даже постоянный срок хранения, а вопрос долгосрочного хранения электронных документов пока остается открытым.

Во-вторых, кадровые документы напрямую связаны с персональными данными, что влечет за собой особый порядок обеспечения защиты информации и вытекающие из этого предъявляемые законодательством РФ требования.

В связи с этими и некоторыми другими причинами работу с кадровыми документами ведут с применением бумаги.

Что касается первичных учетных документов, то на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете» их разрешено составлять в электронном виде с применением электронной подписи.

Таким образом, законодательством РФ четко оговорены области правоотношений, в которых запрещено/разрешено применять документы в электронном виде.

4. Можно ли заключить договор с контрагентом удаленно, используя ЭП, без предварительного подписания каких-либо соглашений на бумаге?

Согласно Федеральному закону от 06.04.11 г.

№63-ФЗ «Об электронной подписи» при использовании в работе усиленной квалифицированной электронной подписи заключать дополнительные соглашения для начала обмена электронными документами не требуется.

Использование любого другого типа электронной подписи (простая или усиленная неквалифицированная) предполагает закрепление выбора подписи, а так же описания всех правил обмена в соглашении между контрагентами на бумаге.

Операторы электронного документооборота, используя в работе квалифицированную электронную подпись либо другой тип подписи, при заключении договора с организацией, подключающейся к их услугам, все же прописывают, какой вид подписи используется, а также уделяют большое внимание правилам обмена. При работе с оператором вам достаточно заключить всего один договор с самой организацией, предоставляющей услуги межкорпоративного электронного обмена.

5. Если все документы по сделке (договоры, счета-фактуры и др.) существуют только в электронном виде, в каком виде их можно представить по требованию налогового органа?

Представить документы в налоговые органы можно двумя способами: на бумажном носителе в виде заверенной копии или сами электронные документы. Рассмотрим оба случая.

Источник: https://bankir.ru/publikacii/20130829/elektronnye-dokumenty-i-ep-chto-nuzhno-znat-bukhgalteru-10003864/

Процесс регистрации

Что такое ЕНВД? Все особенности применения единого налога на вмененный доход в 2018 году
Все аспекты и особенности применения единого налога на вмененный доход (ЕНВД) читайте далее…
Количество показов: 1093

Как страховые взносы ИП без работников уменьшают сумму налога на УСН?
О том, как индивидуальный предприниматель на УСН без работников должен уплачивать страховые взносы, чтобы уменьшить сумму налога, читайте далее…
Количество показов: 510

Подборка ответов ФНС России на распространенные вопросы о подаче документов в электронном виде
Нужно ли заверять у нотариуса копию паспорта в случае подачи документов в налоговую инспекцию через Интернет? Ответы на этот и другие спорные вопросы использования ЭЦП при обращении в регистрирующий орган читайте далее…
Количество показов: 11871

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я
Как подшивать документы, и при этом не нарушать общепринятые правила делопроизводства, читайте далее…
Количество показов: 19228

Отправка документов по почте. Как направить документы на регистрацию ООО или ИП почтой?
Что особенного в отправке документов в регистрирующий орган по почте? Ответ читайте далее…
Количество показов: 2881

Приказ ФНС России №ММВ-7-14/72@ от 11 февраля 2016 года. Как проходит проверка достоверности сведений в ЕГРЮЛ?
О том, каким образом, и в каких случаях налоговые органы проверяют сведения реестра юридических лиц на достоверность, читайте далее…
Количество показов: 1471

Как провести заочное общее собрание участников ООО по всем правилам?
Если вы хотите провести общее собрание участников ООО заочно, но не знаете, как это делать, читайте далее…
Количество показов: 5267

Как быстро открыть расчетный счет для ИП и ООО? Процедура открытия расчетного счета в банке
Как выбрать банк при необходимости открыть расчетный счет? Какие документы нужны для оформления отношений с банком? Ответы на все вопросы процесса открытия счета в банке читайте далее…
Количество показов: 818

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?
О сроках и особенностях хранения различных документов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей читайте далее…
Количество показов: 2616

Содержание и основные правила оформления протокола общего собрания ООО
О том, как правильно оформить протокол общего собрания участников ООО читайте далее…
Количество показов: 1300

Источник: https://www.eregistrator.ru/protsess-registratsii/elektronnaya-podpis/podacha-dokumentov-v-elektronnom-vide-podborka-otvetov-fns/

Электронная подпись: что это такое, как ее получить и надо ли заморачиваться

  • Что такое электронная подпись (ЭП)

    ЭП — набор символов, в которых зашифрована информация о ее владельце. Такую подпись прикладывают к электронному документу, чтобы подтвердить его авторство, обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность (изменить или подменить документ, скрепленный ЭП, уже не получится).

    Все это позволяет использовать электронную подпись удаленно, в режиме онлайн, чего не сделаешь с подписью рукописной. Например, договоры, акты или счета-фактуры с ЭП, отправленные онлайн, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, собственноручно подписанные документы.

    Подделать электронную подпись невозможно.

    Зачем нужна ЭП

    Плюсы использования электронной подписи для ИП и организаций очевидны: она экономит время и расширяет географию бизнеса, позволяет наладить электронный документооборот внутри компании и с внешними партнерами (экономия бумаги и тонера для принтеров — тоже приятный бонус).

    Сдача отчетности в контролирующие органы становится проще и быстрее: не придется ехать в учреждения лично или переживать о том, дойдет ли письмо (надежность «Почты России» — известный предмет споров). Кроме того, с ЭП бизнес получает расширенный набор государственных услуг на порталах федеральных и региональных органов власти.

    Без ЭП не получится через интернет сдать статистическую и бухгалтерскую отчетность, подать декларации, участвовать в электронных торгах.

    Кому без ЭП никак

    Для части ИП и компаний электронная подпись — не только удобный инструмент для работы, но и необходимость. Так, ЭП обязательна для крупных компаний (100 и более работников) и всех плательщиков НДС.

    Они сдают налоговую отчетность только в электронном виде, приложив к документам усиленную квалифицированную электронную подпись. ПФР и ФСС установили еще более низкий порог для численности работников.

    Если в вашей компании более 25 человек, сдавать отчетность в эти фонды придется только в электронном виде и с квалифицированной усиленной ЭП.

    Какие ЭП бывают

    Электронные подписи бывают трех видов.

    • Простая представляет собой комбинацию из логина и пароля и лишь подтверждает, что документ подписан конкретным лицом. Такую подпись могут получить физические лица и ИП.
    • Наличие усиленной неквалифицированной подписи свидетельствует еще и о том, что документ после подписания не менялся.
    • И, наконец, самая защищенная разновидность ЭП — усиленная квалифицированная. По юридической силе она полностью эквивалентна собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Такую ЭП получают только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России, а программное обеспечение, необходимое для работы с ней, сертифицирует ФСБ.

    Если вы индивидуальный предприниматель или владеете компанией, вам, скорее всего, потребуется одна из разновидностей усиленной подписи. Какая именно? Это зависит от сферы, в которой вы собираетесь ее использовать.

    Для сдачи отчетности в Росстат, ФНС, Пенсионный и другие внебюджетные фонды потребуется самая защищенная — усиленная квалифицированная подпись. Для участия в электронных торгах, заключения сделок с клиентами и партнерами, электронного документооборота внутри вашей компании подойдет и усиленная неквалифицированная ЭП.

    А воспользоваться частью услуг для предпринимателей на Едином портале госуслуг можно и с простой электронной подписью.

    Как и где получить ЭП

    Простая ЭП подходит толькодля ограниченной работы на портале госуслуг: например, можно отправить электронное заявление на регистрацию ИП или ООО. Получить такую подпись можно бесплатно в МФЦ. Вас попросят заполнить заявление и выдадут ЭП в тот же день.

    Список необходимых документов может незначительно различаться, но, как правило, требуют только паспорт и СНИЛС. Вам выдадут бумажное уведомление, содержащее логин и пароль. Введите их в личном кабинете на сайте госуслуг и измените по своему желанию.

    Подпись действует пожизненно.

    Усиленная ЭП годится для участия в электронных торгах, внутреннего документооборота ИП или организации, а также для отправки электронных документов из одной компании (ИП) в другую.

    Получают эту подпись в специализированных государственных или коммерческих структурах — в удостоверяющих центрах (УЦ).

    Придется заплатить от 1500 рублей, а подпись запишут на флешку или другой накопитель: его придется вставлять в компьютер всякий раз, когда надо подписать бумаги. Срок действия усиленной ЭП — год.

    Усиленная квалифицированная ЭП (от 2 000 рублей) — самый полный аналог личной подписи и печати компании. Такую ЭП мы и советуем вам получить — ее выдают в аккредитованном удостоверяющем центре (найдите ближайший здесь или здесь).

    С ней можно всё: отправлять любую отчетность в госорганы, подписывать договоры и даже участвовать в системе госзакупок. Если вы физическое лицо, для получения усиленной квалифицированной ЭП вам понадобится паспорт, СНИЛС и, возможно, ИНН.

    Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей список документов шире (берите с собой оригиналы или нотариально заверенные копии):

    • свидетельство или уведомление о госрегистрации
    • устав (для юрлиц)
    • выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (со сроком давности не более 30 дней)
    • ИНН
    • паспорт
    • СНИЛС того лица, на чье имя изготавливается ЭП 
    • нотариально заверенная копия приказа о назначении руководителя или доверенность на работника, заверенная подписью руководителя и печатью (для юрлиц)
    Читайте также:  Новые пояснения фнс к строке 080 формы 6-ндфл - все о налогах

    После того, как вы заполните заявления и оплатите услугу, вам выдадут сертификат и ключи усиленной квалифицированной ЭП. Их запишут на электронный носитель — токен, карту памяти или флэш-накопитель (можно принести свои). Этот носитель присоединяется к компьютеру каждый раз, когда вам нужно применить ЭП. Срок действия подписи — 1 год с момента изготовления.

  • Источник: https://incrussia.ru/instruction/razbor-temi_elektronnaya-podpis-chto-eto-takoe-kak-ee-poluchit-i-nado-li-zamorachivatsya/

    Электронная подпись: когда можно, а когда нужно

    С развитием информационных технологий всё большее распространение приобретает электронная подпись. Сегодня таким средством защиты пользуются практически в каждой организации. Однако далеко не все знают, в каких случаях и на каких документах её необходимо использовать. Рассмотрим наиболее проблемные ситуации.

    Прошло уже два года с тех пор, как в России был введён в действие Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ). Он пришёл на смену старому закону «Об электронной цифровой подписи», который был принят в далёком 2002 г. Таким образом, история использования такого средства защиты, как электронная подпись, насчитывает уже больше десяти лет.

    Какими бывают электронные подписи

    В статье 5 Закона № 63-ФЗ предусмотрено два вида электронных подписей: простая и усиленная. Последняя может быть квалифицированной и неквалифицированной. Простая подпись подтверждает факт формирования электронной подписи посредством использования кодов, паролей или тому подобных средств.

    Однако она не дает никаких гарантий того, что после подписания в документ не будут внесены изменения. Алгоритм работы простой подписи довольно примитивен: пользователь просто вводит пароль, а информационная система идентифицирует его.

    Усиленная подпись работает совсем по другому принципу. Здесь используется криптографическое преобразование информации. Проще говоря, данные о подписанте шифруются при помощи специальной программы.

    Внести изменения в документ с усиленной подписью невозможно.

    Неквалифицированная электронная подпись получается с использованием специального ключа, защищённого паролем.

    В ситуации с квалифицированной подписью такие ключи выдают специальные аккредитованные удостоверяющие центры. Их перечень есть на сайте Минкомсвязи России (www.minsvyaz.ru) в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».

    Ключ проверки подписи, а также название организации, удостоверяющего центра, «сроке годности» ключа и некоторая другая информация указывается в квалифицированном сертификате. С его помощью проверяется подлинность подписи.

    Выдаётся сертификат сроком на один год. А если его вовремя не продлить, то ключ аннулируется.

    Алгоритм работы с квалифицированной подписью таков. Лицу, обратившемуся за её получением, выдают два ключа: закрытый и открытый. Первый находится у владельца подписи. С его помощью как раз и формируется подпись. Второй ключ является общедоступным (его обычно передают контрагентам). Он предназначается для расшифровки подписи и подписанта.

    По сути, квалифицированная подпись – это набор символов, который содержится либо в подписываемом документе, либо в отдельном прилагаемом файле. Чтобы расшифровать этот набор потребуется открытый ключ.

    Сила электронной подписи

    Документ, подписанный квалифицированной подписью, равнозначен собственноручно подписанной бумаге. Так сказано в ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

    Из этого правила предусмотрено лишь одно исключение.

    Если какой-либо нормативный акт предусматривает составление документа только на бумажном носителе, то сформировать его электронно, пусть даже с использованием квалифицированной подписи, нельзя.

    Так, Трудовой кодекс РФ предусматривает составление большинства кадровых документов (за исключением некоторых бумаг, которые оформляются с дистанционными работниками) только на бумажном носителе.

    А вот простая и неквалифицированная подписи будут иметь юридическую силу лишь тогда, когда их использование напрямую предусмотрено законодательством.

    Использовать документы, содержащие простую электронную подпись, можно при обращении за получением государственной (муниципальной) услуги (ч. 3 ст. 21.2 Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»).

    Как быть с печатью?

    Электронная подпись успешно используется в системе документооборота уже не первый год. А вот электронная печать на документах не ставится в принципе. В связи с этим возникает вопрос: как быть, если законодательство предусматривает проставление на документе не только подписи, но и печати?

    Ответ на него можно найти в ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Там сказано, что документ, подписанный усиленной подписью, приравнивается к бумаге, которая подписана собственноручно и заверена печатью организации.

    Таким образом, применение квалифицированной подписи исключает использование печати.

    Электронная «первичка»

    Источник: https://www.budgetnik.ru/art/95835

    Подпись электронная и рукописная: инструкция по применению

    Козлова С.Ю.

    Источник:

    delo-press.ru

    Подпись – один из важнейших реквизитов документа. В ряде стран документ становится легитимным лишь при наличии подписи уполномоченного лица, без проставления на нем печати организации. Нечто подобное встречается и в нашей стране.

    Например, при оформлении счета-фактуры законодатель не требует заверять подписи лиц печатью выдавшей ­организации или индивидуального предпринимателя. Но развитие современных технологий вносит свои коррективы и в эту сферу отношений.

    С одной стороны, такие нововведения призваны облегчить процесс подписания документов и расширить возможности применения подписи для удостоверения, например, электронных документов.

    С другой стороны, очень важно при этом действовать в соответствии с законодательством, дабы избежать ситуаций, когда юридическая сила документа может быть оспорена в силу неправомерного использования того или иного аналога собственноручной подписи.

    Кто и на каком основании

    Подпись как реквизит документа выполняет, по крайней мере, три функции:

    • она удостоверяет личность подписавшего;
    • гарантирует, что он не сможет отказаться от подписанного;
    • является подтверждением того, что отправитель заверил соответствующим образом именно тот документ, который отправил, а не какой-либо другой.

    Согласно Гражданскому кодексу для удостоверения любых сделок требуется личная подпись гражданина. Перечень случаев, когда документ может быть подписан другим лицом, является исчерпывающим: наличие у гражданина физических недостатков, тяжелой болезни или его неграмотность. При этом подпись другого лица удостоверяется нотариусом.

    Однако Гражданский кодекс оговаривает ситуации, когда подпись документа возможна только лицом, от которого он исходит. Так, закрытое завещание должно быть собственноручно написано, причем подписано именно завещателем. Несоблюдение этих правил влечет недействительность завещания.

    Его подписание каким-либо другим, даже уполномоченным завещателем лицом, не допускается.

    В организации правом подписи документов наделены лишь руководитель и главный бухгалтер. Этот перечень может быть расширен по решению руководителя, которое оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате организации.

    Поскольку приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации. Доверенность же предполагает такую возможность и применительно к лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями.

    Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только руководителем или лицом, уполномоченным на это учредительными документами.

    Судебно-арбитражная практика

    Источник: http://hr-portal.ru/article/podpis-elektronnaya-i-rukopisnaya-instrukciya-po-primeneniyu

    Выписка с электронной подписью Налоговой инспекции

    Выписка с подписью ЭЦП Выписка в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначна выписке на бумажном носителе, подписанной собственноручной подписью должностного лица налогового органа и заверенной печатью налогового органа. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» п.п. 1 и 3 ст. 6 от 6 апр 2011 года

    Что такое выписка с электронной подписью?

    Это электронная выписка с усиленной квалифицированной электронной подписью, которая является аналогом бумажной. Она имеет такую же юридическую силу.

    Заказать выписку с ЭЦП онлайн

    Где заказать выписку с ЭЦП?

    Заказать электронную выписку с ЭЦП можно бесплатно по ссылке: заказать выписку с ЭЦП. Все выписки актуальны и формируются по данным Налоговой инспекции (ФНС России).

    Когда выписка с ЭЦП не подходит или не годится для применения?

    Электронная выписка с усиленной цифровой электронной подписью не имеет никакой юридической силы, если распечатана на бумажном носителе. Поэтому не имеет смысла печатать такую выписку. Выписка с ЭЦП имеет силу только в том первоначальном виде, в котором вы её скачали и сохранили. Сохранить выписку можно под любым именем, с расширением .pdf.

    Как передать выписку с электронной подписью?

    Электронную выписку можно передать на флэшке, диске, по электронной почте, через файлобменник или запросить и скачать по ссылке: заказать выписку с ЭЦП.

    Кому можно предоставить электронную выписку с ЭЦП вместо бумажной?

    • Нотариусам — при проверке правоспособности юридических лиц. Обычно нотариусы самостоятельно запрашивают электронную выписку с ЭЦП.
    • Электронным площадкам — для прохождения аккредитации, например, на электронной торговой площадке.

    Некоторые особенности при участии в Торгах, Аукционах, Котировках. При подаче заявки на электронных площадках необходимо приложить выписку в первоначальном виде отдельным файлом. Нельзя распечатать выписку, отсканировать и вложить.

    Обратите внимание! Электронная выписка с ЭЦП введена в 2015 году, и многие операторы электронных площадок, нотариусы и другие ответственные лица могут не иметь технической возможности проверить подлинность ЭЦП и, вследствие чего, отказать в ее приеме. В большинстве случаев это не будет считаться нарушением или ошибкой. В таких случаях остаётся предоставить оригинал выписки из налоговой инспекции, по старинке, на бумажном носителе или её нотариально заверенную копию. Пожалуйста, заранее уточняйте такие моменты.

    Кто проверяет подпись?

    Проверять электронную подпись должны нотариусы, операторы электронных площадок, а также все сотрудники, заинтересованные в подлинности сведений, содержащихся в электронной выписке.

    Как проверить правильность электронной подписи у выписки?

    Если не произвести установку необходимых программ и настройку Adobe Reader, то при проверке подписи возникнет сообщение о недействительности подписи.

    Как проверить подпись? Иинструкция на сайте ФНС.

    • Сертификат Удостоверяющего Центра ФНС России (инструкция по установке на сайте ФНС);
    • Adobe Reader (бесплатная) https://get.adobe.com/ru/reader/;
    • КриптоПро CSP 4.0 для Windows (платная). Некоторые новые версии имеют бесплатный пробный период до 3-х месяцев. Чтобы скачать, необходимо зарегистрироваться https://www.cryptopro.ru/, после регистрации можно скачать здесь https://www.cryptopro.ru/products/csp/downloads;
    • КриптоПро PDF (бесплатная, но не работает без КриптоПро CSP) https://www.cryptopro.ru/products/other/pdf.

    После того как три программы установлены, необходимо настроить Adobe Reader. Откройте Adobe Reader и зайдите в меню «Редактирование» — «Установки».

    Выберите «Подписка», затем «Проверка» — «Подробнее», затем «Всегда использовать метод по умолчанию:» — «КриптоПро PDF».

    Закройте и откройте заново файл электронной выписки.

    Если вы видите сообщение «По крайней мере в одной подписи имеются проблемы», необходимо установить корневой сертификат «FNS Russia».

    Для этого нажмите на синюю печать в открытой выписке и выберите «параметры подписи…».

    В открывшемся окне нажмите кнопку «Показать сертификат..».

    В следующем окне перейдите во вкладку «Путь сертификации», выберите «FNS Russia» и нажмите кнопку «Просмотр сертификата».

    В следующем окне, в первой вкладке «Общие» нажмите кнопку «Установить сертификат…».

    Далее, в открывшемся окне «Мастер импорта сертификатов» выберите «Текущий пользователь» и нажмите «Далее».

    Затем выберите «Поместить все сертификаты в следующее хранилище» и нажмите «Обзор».

    Затем, в открывшемся окне, в самом низу установите галочку «Показать физические хранилища», затем выбрать «Доверительные корневые центры сертификации» — «Реестр» и нажать кнопку «ОК», затем кнопку «Далее» и «Готово».

    Откроется окно установки сертификата, нажмите «Да». Если появилась надпись «Импорт успешно выполнен», значит всё сделано правильно. Нажмите во всех ранее открытых окнах «ОК» и закройте их.

    Проверка. Закройте все ранее открытые выписки и откройте заново. Должна появиться зеленая галочка и текст «Подписано, все подписи действительны».

    Теперь для проверки ЭЦП у других выписок достаточно открыть и увидеть зеленую галочку, а затем убедиться, что документ подписан «МИ ФНС России».

    Если вам потребуется удалить установленный корневой сертификат «FNS Russia», то запустите (Win+R): certmgr.msc и найдите раздел «Доверительные корневые центры сертификации» — «Сертификаты», а в нем сертификат «FNS Russia», щелкните правой кнопкой и выберите «удалить».

    Источник: https://xn—-7sbfbqq4deedd2d1bu.xn--p1ai/spravka/vipiska-egrul/ecp/

    Юридическая сила электронного документа

    В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа?

    От бумажного к электронному документообороту

    В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный.

    Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной.

    При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

    В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов.

    Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160.

    Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

    Реквизиты, определяющие юридическую силу

    Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

    • наименование вида документа (кроме писем);
    • порядковый номер;
    • наименование организации,
    • дата регистрации;
    • место разработки и подписания;
    • электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

    Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.

    Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.

    Защита корреспонденции

    Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

    • наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
    • применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
    • наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

    Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

    Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации.

    Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.

    Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.

    В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности.

    Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность.

    И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.

    Практические рекомендации

    Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения.

    Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия.

    Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

    Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

    Что дальше?

    Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал электронный документооборот, облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.

    Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.

    Юридическая сила электронных документов — адвокат Москаленко

    Заявление о присоединении к договору о признании электронных документов в Сота.

    Юридическая сила документов в электронном виде

    Электронные документы, часть 5 Придание юридической силы электронным документам

    Источник: http://documentooborot.com/dokument/yuridicheskaya-sila-elektronnogo-dokumenta.html

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector