Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета — все о налогах

Срок возмещения по авансовому отчету работнику

Его печатная форма включает:

передаваемые суммы;
направления их использования;
реквизиты подтверждающих документов.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств.

Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата». После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71.

Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее».

Компенсация расходов по авансовому отчету

Расходы, связанные с командировкой, возмещаются работнику в порядке, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации (в случае, если организация относится к коммерческой). Правовое обоснование: Согласно ч. 1 ст.

129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). В соответствии со ст.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ Деньги, оплаченные подотчетным сотрудником в иностранной валюте, могут отражаться как в ней же, так и в рублях согласно текущему курсу на момент оплаты товаров или услуг.

Раньше возмещение расходов по авансовому отчету начиналось с составления приказа руководства о выполнении работником служебного задания, которое могло быть оформлено в виде приказа с перечислением подотчетных лиц и списком товаров или услуг, на оплату которых выдаются деньги, принадлежащие организации.

На сегодняшний день составлять приказ необязательно – достаточно просто добавить соответствующий пункт в документ по учетной политике.

Во внутренней документации могут быть прописаны правила и сроки возмещения расходов по авансовому отчету. Покупая товары или оплачивая услуги своими денежными средствами, работник организации выступает от ее лица.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

В ней заполняются те же самые поля, но дополнительно указываются реквизиты счета. Этот документ формирует проводку ДТ71 КТ51. Все операции по использованию средств также должны быть занесены в программу. Основанием для списания денег может быть билет на самолет, который приобрела сама организация.

ВажноВ таком случае формируется документ «Выдача денежных документов» в разделе «Банк и касса». В нем указывается Ф.И.О. подотчетного лица, а на второй вкладке сам документ, например, так: «билет на самолет «Москва — Белгород — Москва»». Данная операция формирует проводку с ДТ71 на КТ50 на сумму стоимости билета.
Все расчеты с подотчетными лицами оформляются документом АО-1.

Возмещение по авансовому отчету

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде. Однако в рамках одного договора сумма произведенного работником платежа не должна быть более 100 000 руб. (Указания Центробанка №3073-У).

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия. Нарушение установленного порядка может стать основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности (ст. 15.1 КоАП РФ). В какой срок нужно возместить Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки.

Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

Возмещение расходов по авансовому отчету после увольнения сотрудника

При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

название организации;
номер, дату составления отчета;
реквизиты структурного подразделения;
ФИО ответственного лица;
табельный номер, должность работника;
назначение аванса;
данные по предыдущему авансу;
бухгалтерскую запись;
приложение;
отчет проверен;
данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
расписка о принятии отчета на проверку;
подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом: Дт 71 Кт 50 Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы Пример заполнения АО Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки. Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня. Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55. Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре.

https://www.youtube.com/watch?v=eFZGVPH-8sg

В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета. При приеме документов работнику выдается расписка о том, что он сдал отчет на проверку. После проверки документ должен быть утвержден руководителем предприятия.

ВниманиеОтметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа. При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера. В отчете должна быть расшифровка подписи кассира, главного бухгалтера.
Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия. Списание производится на основании утвержденного авансового отчета. Но, если отчет не прошел проверку, например, по причине необоснованности израсходованных работником денег, то он не принимается к учету.

Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы. Суть По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах.

Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др. Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру.

Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру. Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

БУ Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71.

При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм. Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами. Что это такое Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет.

Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек. Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду (ст.41 НК РФ). Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.

Источник: https://11-2.ru/srok-vozmeshheniya-po-avansovomu-otchetu-rabotniku/

Возмещение расходов работнику

Источник: журнал «Главбух»

Сайт журнала «Зарплата в учреждении»

Электронный журнал «Зарплата в учреждении»

Статьи по теме

Информационная система — основа регламента

Анализ действующих норм

По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику учреждения по его письменному заявлению, подписанному руководителем Это установлено пунктом 213 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н).

Суммы, выданные сотруднику по такому заявлению, отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Согласно нормам трудового законодательства, при использовании работником с согласия и ведома работодателя в интересах учреждения личного имущества работнику производится возмещение расходов работника, связанных с использованием активов. В случае когда сотрудник использовал свои личные денежные средства на оплату услуг, приобретение товаров, но при этом не получил предварительно аванс на это, работодатель возмещает понесенные им расходы.

Через подотчетное лицо учреждение может внести наличными стоимость имущества (работ, услуг) другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю в сумме, не превышающей предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого Центральным банком РФ.

В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке составляет 100 тыс. руб. При расчетах с поставщиками и подрядчиками следует учитывать также требования Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Отражение ситуации в бухгалтерском учете

В соответствии с Инструкцией № 157н в целях отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам», так и счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

По мнению чиновников, изложенному в письме Минфина России от 30 сентября 2011 г.

№ 02-06-05/4406, в связи с тем, что в Инструкции № 157н не предусмотрена обязанность отражения расчетов с сотрудником учреждения в указанном случае на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами», не будет ошибкой отражение таких обязательств учреждения на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам».

Учитывая, что в соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из отраслевых или иных особенностей, оно вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денег под отчет.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Вместе с тем финансовое ведомство обращает внимание, что, согласно Инструкции № 157н, сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Деньги под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения, как правило, на основании письменного заявления получателя, в котором должны содержаться назначение аванса, расчет его размера и срок, на который выдаются деньги.

В заявлении о выдаче сумм под отчет бухгалтер делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам, указывает соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и коды КОСГУ, соответствующие счетам.

Письменное заявление необходимо и в том случае, когда аванс не выдан, а расходы необходимо произвести. Заявление нужно для согласования предстоящих расходов с руководителем учреждения.

Для доказательства того, как израсходованы денежные средства, подотчетное лицо представляет Авансовый отчет ( ф.

0504049 ), на оборотной стороне которого указывает фактически потраченные суммы с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Правила заполнения авансового отчета

Форма авансового отчета и порядок ее заполнения утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Согласно указанному порядку, подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1–6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии бюджетного учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств.

На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7–10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение ее в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Согласно пункту 6 Инструкции № 157н, учреждения в учетной политике должны утвердить правила документооборота учетной информации для отражения в бухучете. Таким образом, необходимо утвердить срок представления авансового отчета. Как правило, он составляет три дня.

Бухгалтерские записи

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале операций по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции № 157н).

Операции по счету отражаются в журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам (п. 219 Инструкции № 157н).

Разберем порядок отражения операций по погашению кредиторской задолженности перед сотрудником на примерах.

Пример

Делопроизводитель отдела кадров бюджетного учреждения Иванов И.И. за счет личных денежных средств оплатил услуги по отправке заказной корреспонденции (письма).

Cтоимость услуги составила 320 руб. Иванов представил авансовый отчет с приложением к нему кассовых чеков, реестра отправленной корреспонденции.

Расходы по отправке корреспонденции возмещены работнику из кассы учреждения по факту произведенных расходов (за счет средств субсидии на выполнение государственного задания).

В учетной политике бюджетного учреждения закреплено следующее. Обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств, отражается на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Пример

В связи с производственной необходимостью (авария) сотрудник учреждения приобрел материальные запасы на сумму 800 руб. Заявление на выдачу денег под отчет сотрудник не писал. Для целей отражения принятых обязательств перед сотрудником бюджетного учреждения в соответствии с учетной политикой используется счет 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».

В.Н. Трофимова,

эксперт по бюджетному учету

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/52203-vozmeschenie-rashodov-rabotniku.html

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет — Вопрос про выдачу денег под отчет. — 22 ответа

В разделе Бухгалтерия, Аудит, Налоги на вопрос Вопрос про выдачу денег под отчет. заданный автором философствовать лучший ответ это Как так получилось, что у Вас нет кассы? Касса организации должна вестись, и ИП тоже не исключение…. Если у вас нет кассового аппарата-это дело не меняет.

Не стоит путать операционную кассу с кассой организации.. А с сотрудником можно рассчитаться так: он должен составить авансовый отчет, в котором указать сумму стоимости товара, приложить документ, подтверждающий факт оплаты (копию чека, квитанцию и т. д) , по ав. отчет образуется перерасход на сумму товара. Далее Вы можете снять денеж.

с р-ва с расчетного счета, указав в цели «хоз. расходы» и выдать перерасход сотруднику, как подотчетные средства. При этом операции по поступлению ден. средств с р/сч, выдача в подотчет должны производиться через кассу организации! Проводки: Д 50 «Касса» К 51 «Расчетный счет»- снятие ден. ср-в с р/сч.

, Выдано в п/о Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50 «Касса»ЮлияМудрец(18454)

Для выдачи подотчетных средств кассовый аппарат Вам и не понадобится!…Спасибо!Удачи!

Ответ от Ђатьянушка[гуру]При чем тут касса, вы делаете А/о с чеками, а р/о выдаете деньги
Ответ от Ѓдачный день![гуру]сначала надо было выдать деньги сотруднику, а потом посылать его на закупки!

ИФНС часто квалифицирует такое — как закупку у физлица — со всеми вытекающими….

Ответ от Двутавровый[новичек]
Что значит нет кассы? Если лимит нулевой, то снимайте с расч. сч. именно ту сумму, на которую сотрудник отчитается по АО и в этот же день закройте кассу. Если не получали в банке чековую книжку, то перегоните сумму на зарпл. карточку ему.
Ответ от Простреливаться[гуру]Повторю вам то, на что вы не обратили внимание, а жаль!Выдача денег должна предшествовать закупке… Поскольку если формально задание на приобретение ценностей сотруднику не давалось, то получается, что работник приобрел материальные ценности по собственной инициативе. То есть для себя, а затем перепродал их организации как свое личное имущество. Из этого следует, что операцию нужно расценивать как приобретение у работника ценностей по договору купли-продажи.Тот вариант оформления какой предложила вам Юлия самый распространенный, но, к сожалению, не самый верный. Для перерасхода нужно иметь то, что вы «перерасходовали», а именно аванс. Налоговая прицепится.А на будущее.. . Выдача наличных денег на нужды предприятия производится с учетом требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). И нужен бухгалтер, желательно, грамотный.
Ответ от Івиллинг[гуру]Руководитель пишет сначала Распоряжение о том, что такой-то работник имеет право покупать товар для фирмы за счет собственных средств с дальнейшей компенсацией ему расходов. Работник пишет Заявление на имя Руководителя (приложив к нему чек ККТ и накладную) с просьбой возместить затраты. Снимаете с рсчета деньги (хозраходы ) = Это приходный ордер и выдаете работнику =Это Расходный ордер.Касса в организации =ПКО и РКО + кассовая книга по УНИФИЦИРОВАННЫМ формам

Если хотите выдать «из кассы»,сначала в кассу надо деньги внести (ПКО), можно «займ» руководителя» или «займ учредителя»(договор составить) или «возврат подотчета» (если таковые суммы есть)

Ответ от Ёветлана[гуру]
«Руководитель пишет сначала Распоряжение о том, что такой-то работник имеет право покупать товар для фирмы за счет собственных средств с дальнейшей компенсацией ему расходов. Работник пишет Заявление на имя Руководителя (приложив к нему чек ККТ и накладную) с просьбой возместить затраты», а также с указанием своего лицевого банковского счета. Руководитель ставит свою резолюцию «ПЕРЕЧИСЛИТЬ» и перечисляете. Но в будущем правильнее будет все таки для таких нужд организовать кассу. Все равно без неё не обойтись! Для этого запросите Вашего банка лимит кассы. Да, ещё, правильнее будет, если вы сначала будете давать деньги в подотчет на приобретение хозтоваров, выписывая при этом Расходный кассовый ордер, Затем при авансового отчета списывать с работника эти суммы расхода. Не использованные наличные возвращаются работником в кассу по приходному кассовому ордеру. А если наоборот, возмещение расходов, то могут даже эти суммы НДФЛ обложить с работника.
Ответ от Галина Комарова[гуру]
Можно возмещение по подотчетным суммам сделать через банк на карточку сотруднику, на которую перечисляете зарплату

Источник: https://22oa.ru/vozmeshchenie-raskhodov-sotrudniku-bez-vydachi-podotchet/

Возмещен работнику перерасход по авансовому рассходу

При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию. Обратите внимание Если документы, подтверждающие покупку материалов сотрудником, выписаны на имя организации, с признанием затрат проблем не будет.

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже.

А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя — его можно оформить в произвольной форме.

Компенсация расходов по авансовому отчету

ВниманиеНа расчет единого налога при упрощенке с доходов и на расчет ЕНВД возмещение сотруднику перерасходованных подотчетных сумм не влияет, поскольку организации, применяющие эти спецрежимы, вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того, как организация компенсировала ему перерасход сумм, выданных под отчет на эту операцию? Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод учета применяет организация при расчете налога на прибыль. Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то момент компенсации сотруднику перерасхода для признания затрат по приобретенным товарам (работам, услугам) не важен.
Расходы признавайте в период их осуществления. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Вопрос Добрый, день! Вопрос о подотчетных суммах. Обычно у нас авансовые отчеты на директора оформляются. В июле сотрудник со своей карты покупал канцтовары.

Нужно ли приказ или оформить авансовый отчет? Ответ Если сотрудник оплатил канцтовары со своих денежных средств, тогда авансовый отчет составлять не нужно.

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные).

На основании приказа возместите данные расходы. Так же рекомендуем оформить общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.

) В случае перечисления подотчетных средств на карту сотрудника, он должен отчитаться за полученные средства в авансовом отчете.

К авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

При составлении РКО, кроме основных реквизитов предприятия необходимо дополнительно внести следующие записи: Строка «Основание» Возмещение перерасхода согласно с авансовым отчетом Строка «Приложение» Название и реквизиты прилагаемых к ордеру документов, одним из которых может быть авансовый отчет Альтернативным вариантом является зачисление денег на заработную карту сотрудника. Решение об изменении способа выдачи денег принимает работодатель.

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом: Дт 71 Кт 50 Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы Пример заполнения АО Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки. Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня. Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55.
Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре.

Возмещения личных расходов сотруднику

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.). НДФЛ и страховые взносы Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:

взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Дело в том, что возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда.

Источник: https://dolgoteh.ru/vozmeshhen-rabotniku-pererashod-po-avansovomu-rasshodu/

Возмещение расходов по авансовому отчету — сроки, проводки, заявление, документы, компенсация

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

Что это такое

Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

Когда оформляется

Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой.

Правила заполнения

Нормы написания авансового отчета определены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно назначенному порядку, подотчетные особы приводят данные о себе на внешней стороне отчета и заполняют пункты 1-6 на обратной стороне о потраченных ими суммах с приложением бумаг, которые удостоверяют затраты.

Бумаги, приложенные к отчету, нумеруются подотчетной особой в порядке их записи в бумаге.

Проверенные авансовые отчеты заверяет начальник компании. Суммы, оплаченные в зарубежной валюте, считаются как в зарубежной валюте, так и в эквиваленте рубля. Выплата суммы долга в зарубежной валюте подотчетными особами и отображение ее в отчете в рублевом эквиваленте делается по курсу ЦБ России.

Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету?

Возмещение расходов по авансовому отчету оформляется при присутствии общего распоряжения о вероятности совершения таких приобретений сотрудниками. Это может быть приказ, в котором описаны особы либо посты, которые могут делать приобретения от лица компании.

Поскольку при приобретении товара за собственные деньги работник выступает от имени компании, то соответственно со ст. 183 ГК России нужно приложить документы, которыми будет закрепляться сделка.

Ими могут быть:

Заявление сотрудника о компенсации затрат, подтвержденное начальником.
Отчет о потраченных деньгах с прикрепленными документами на приобретение и оплату.
Приказ от имени начальника о компенсации затрат работника.

Возмещение затраченных сотрудником средств делается после того, как проконтролированный кассиром отчет будет утвержден начальником организации. Предоставление необходимых бумаг важно не только для сотрудника, но и для начальника.

Если компания использует кассовый метод начисления затрат, то произведенные затраты учитываются по факту выплаты товаров и услуг. Впоследствии затраты учитываются в том отчетном времени, когда будет утвержден отчет по авансу.

Но в рамках одного соглашения сумма произведенной работником оплаты не должна быть больше 100 тыс. руб. За вероятным увеличением лимита следит ответственная особа, назначенная начальником организации. Нарушение назначенного порядка может быть основанием для притягивания должностных лиц к ответственности административного характера.

Но часто спонтанные приобретения для рабочих необходимостей работники совершают на маленькие суммы. Это могут быть канцелярские товары, какие-то расходные материалы, оплата незначительных хозяйственных услуг. В таких ситуациях налоговые риски небольшие.

Видео: Все нюансы

Возмещение расходов по командировке

На основе приказа о направлении подчиненного в командировку бухгалтерия производит расчет аванса. В приказе пишется назначение платежа. Сумма аванса считается исходя из настоящих потребностей, обусловленных периодом и местом командировки.

Авансовый отчет – это документ, который заверяет использование средств, выданных до поездки.

Нужно помнить о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Компенсацию суточных обеспечивает ст. 168 ТК России. К отчету о потраченных деньгах нужно приложить заявление на компенсацию затрат, дальше выпускается приказ начальника на компенсацию.

Сроки подачи

Сроки сдачи авансовых отчетов назначаются локальным актом начальника. Строгих ограничений по данному поводу закон не содержит, но сроки должны быть разумными.

Сроки подачи авансового отчета определяются зависимо от того, для чего выданы подотчетные средства:

На командировочные расходы. Если под отчет выданы наличные – до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку. Если расчеты производились после снятия их с карты — до конца третьего банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку.
Для исполнения производственно-хозяйственного поручения до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил выполнение поручения.

Если в кассе организации нет необходимой суммы, то стороны могут договориться об оплате средств по частям. При этом начальник должен помнить, что за не вовремя выполненные обязательства сотрудник может претендовать на компенсацию ущербов.

Ограничения сотрудникам

Соответственно с п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка компании, полученная наличными в кассу, может быть истрачена только на обусловленные нужды:

Социальные оплаты и заработная плата.
Оплата страховки.
На персональные нужды частного предпринимателя.
Оплата за товары, работы, услуги.
Выдача средств под отчет.
Выдача средств за отданные товары, которые оплачиваются наличными.
Оплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для компенсации затрат работникам нужно использовать другой источник оплат либо намеренно снять финансовые средства со счета или перекинуть их на карту банка работника.

Бухгалтерский учет

После того как работник получил подтверждение затрат от начальника и принес все оправдательные бумаги, действие должно отражаться на счетах бухгалтерского учета.

Ведь расчеты производятся с работниками по другим действиям. В данной ситуации используется счет 73 «Расчеты с персоналом по другим действиям».

Здесь применяются такие проводки:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, уплаченные работником;
Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — компенсированы из кассы сделанные работником затраты.

При командировочных и других затратах сотрудника пишется авансовый отчет. К нему прикрепляются необходимые документы. По авансовому отчету подчиненному возмещаются все расходы, связанные с рабочими нуждами. Неиспользованная часть аванса возвращается в той валюте, в которой был выдан аванс.

Источник: https://biznes-delo.ru/vozmeshhenie/vozmeshhenie-rasxodov-po-avansovomu-otchetu.html

Как оформить возмещение расходов директору

Руководитель купил за наличные тренажер для сотрудников и установил в офисе. В бухгалтерию принес чек. Можем ли мы возместить ему эти расходы (из чистой прибыли) путем перечисления ему денежных средств на карточку по зарплате и какими документами оформить эту операцию.

Да, вы можете возместить расходы директора, пусть и непроизводственного назначения. Законодательство этого не запрещает.

Если ранее он получал деньги в подотчет, чек он должен приложить к авансовому отчету. Если денег в подотчет он не получал, и нет возможности провести выдачу денег в подотчет «задним числом», то оформление будет уже несколько другим — вы можете выбрать один из двух вариантов оформления данной операции.

Первый — выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй — приобрести тренажер у директора по договору купли-продажи. Поскольку деньги в подотчет не выдавались, требовать от сотрудника авансовый отчет с перерасходом не нужно. Ведь в данном случае речь не идет об учете подотчетных сумм.

В то время как авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Для того, чтобы выплатить компенсацию расходов, достаточно приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате. Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы.

Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ).

Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. Поэтому лучше его издать.

Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств.

А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т.п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.

В бухучете суммы, причитающиеся работнику в возмещение потраченных им средств, логичнее отразить с использованием счета 73, субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.

2000 N 94н, счет 73 предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетниками.

Таким образом, на сумму возмещения нужно сделать запись по дебету счета 73, субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», в корреспонденции с кредитом счета 50 или 51. Проводки будут такими:

Дебет 73 Кредит 50 (51)

— выданы денежные средства сотруднику в возмещение расходов;

Дебет 10 Кредит 73

— оприходован тренажер;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 10

— списана стоимость тренажера за счет прибыли при передаче его в эксплуатацию.

Обратите внимание: в налоговом учете при УСН стоимость тренажера не учитывается.

Источник: https://www.26-2.ru/qa/125342-qqa-16-m2-kak-oformit-vozmeshchenie-rashodov-direktoru

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Отправить на почту

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации.

Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно.

Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг.

Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Источник: https://nanalog.ru/vozmeshhenie-rashodov-sotrudniku-bez-vydachi-podotcheta/

Перерасход по авансовому отчету — в какой срок возместить, почему получается, образец заявления

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица.

По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.

При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы.

Общие сведения ↑

Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы.

Однако перерасход должен быть обоснован с экономической точки зрения, иначе работодатель может отказать заявителю в возмещении потраченной суммы.

Еще одним обязательным условием является наличие подтверждающих документов. К ним относятся:

Решение о возврате излишне потраченной суммы денег принимает руководитель предприятия. Отдельно стоит упомянуть о налогообложении доходов.

Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами.

Что это такое

Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет. Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек.

Документ позволяет вести учет денежных средств, которые выдается работникам на производственные нужды. Авансовый отчет является документом, который подтверждает произведенные сотрудником растраты.

Почему так получается

Перерасход подотчетных сумм может образоваться по разным причинам, например, в связи с увеличением стоимости товаров и услуг.

Правовое регулирование

Кассовые операции проводятся предприятием с учетом Указаний Центробанка №3210-У. Наличные расчеты осуществляются согласно с требованиями Центробанка №3073-У.

Форма отчетного документа закреплена постановлением Госкомстата №55. Налогообложение субъектов хозяйственной деятельности осуществляется на основании Налогового кодекса.

Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету ↑

Общий порядок возврата израсходованных работником денег определяется законом. При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов.

Как написать заявление

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет. К нему нужно обязательно приложить список документов, подтверждающих текущие расходы (см. подзаголовок «Общие сведения»).

Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия. Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя.

Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде.

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия.

В какой срок нужно возместить

Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки. Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

Как именно осуществляется выдача?

Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств. Получить деньги можно через кассу предприятия.

При составлении РКО, кроме основных реквизитов предприятия необходимо дополнительно внести следующие записи:

Строка «Основание»	Возмещение перерасхода согласно с авансовым отчетом
Строка «Приложение»	Название и реквизиты прилагаемых к ордеру документов, одним из которых может быть авансовый отчет

Альтернативным вариантом является зачисление денег на заработную карту сотрудника. Решение об изменении способа выдачи денег принимает работодатель.

Основная заминка может возникнуть при оформлении авансового отчета, который предусматривает внесение данных о расходно-кассовом ордере.

Но, так как унифицированная форма отчета не является обязательной, то работодатель может разработать собственный формуляр документа.

Судебная коллегия указала на то, что предприятие правомерно произвело перечисление денег на банковскую карту сотрудника.

При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом:

Дт 71 Кт 50

Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы

Пример заполнения АО

Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки.

Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня.

Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре. При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

название организации;
номер, дату составления отчета;
реквизиты структурного подразделения;
ФИО ответственного лица;
табельный номер, должность работника;
назначение аванса;
данные по предыдущему авансу;
бухгалтерскую запись;
приложение;
отчет проверен;
данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
расписка о принятии отчета на проверку;
подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы.

К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

Видео: авансовый отчет и все нюансы по его составлению в программе 1С

В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета.

Отметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа. При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера.

В отчете должна быть расшифровка подписи кассира, главного бухгалтера. Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия.

Списание производится на основании утвержденного авансового отчета. Но, если отчет не прошел проверку, например, по причине необоснованности израсходованных работником денег, то он не принимается к учету.

Следовательно, произведенный работником перерасход не возмещается. Перерасход считается обоснованным при соблюдении следующих условий:

Чтобы не было лишних недоразумений на предприятии должен быть разработан порядок выдачи подотчетных денег.

Можно также разработать формуляр памятки, где будут отображены все важные моменты для подотчетного лица.

На основании этих документов работник сможет принимать объективные решения относительно допустимых лимитов перерасхода.

Часто задаваемые вопросы ↑

При оформлении перерасхода в авансовом отчете могут возникнуть следующие вопросы:

Возмещение денег при банкротстве предприятия.
Как отобразить перерасход в 1С.

Возмещение при банкротстве

Следовательно, выплата денег будет осуществляться в порядке очередности, установленной законом для соответствующей категории кредиторов (ст.134 ФЗ «О банкротстве…»).

Отражение перерасхода в 1С

При выдаче наличных денег работнику данная операция отображается в программе 1 С следующим образом:

Открывается документ «Расходный кассовый ордер» (подпункт меню «Касса»)	Операция «Выдача средств ответственному лицу
Заполняется счет учета 50.01	Указывается сумма аванса
Открывается вкладка «Реквизиты платежа»	Вписывается «Подотчетное лицо» из справочника «Сотрудники» и статья перемещения денег «Выдача средств подотчетнику»

После этого делается следующая проводка:

Указывается подотчетная сумма

Дт 71.01 Кт 50.01

Источник: https://buhonline24.ru/vyplaty-rabotnikam/podotchet/pererashod-po-avansovomu-otchetu.html