Допустим ли подобный порядок заполнения путевых листов автомобиля с точки зрения бухгалтерского и налогового учета? Существуют ли налоговые риски в связи с неполным заполнением путевого листа?
Предполагается, что в 2013 году общество также будет применять УСН с объектом обложения «доходы». ООО не является автотранспортным предприятием, имеет в собственности один автомобиль, второй — арендует у постороннего физического лица. При заполнении путевых листов организация не расписывает точный маршрут следования автомобилей, а просто указывает «поездки по городу».
Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу:
У организации, применяющей упрощенную систему налогообложения и выбравшей в качестве объекта налогообложения доходы, порядок заполнения путевых листов не влияет на облагаемую налогом базу, и, соответственно, не возникают налоговые риски в связи с неполным заполнением путевого листа.
В целях бухгалтерского учета организация самостоятельно разрабатывает порядок заполнения путевого листа и закрепляет его в учетной политике организации.
Обоснование вывода:
Налоговый учет
Для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН) и выбравших в качестве объекта налогообложения доходы, налоговой базой признается денежное выражение доходов организации или индивидуального предпринимателя (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Статья 346.16 НК РФ, которая предусматривает порядок определения расходов, а также требует их документально подтверждения и экономического обоснования, применяется только к налогоплательщикам, выбравшим в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов.
Налогоплательщики, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, исчисляют налог исходя из ставки налога и фактически полученных доходов без учета произведенных расходов (п. 3 ст. 346.21 НК РФ).
Следовательно, порядок заполнения путевых листов не влияет на облагаемую налогом базу, так как у организации, применяющей УСН с объектом налогообложения доходы, нет необходимости подтверждать произведенные расходы.
Налоговые риски, связанные с неполным заполнением путевых листов, могут возникнуть у организации, применяющей УСН, в случае, если она решит поменять режим налогообложения «доходы» на режим налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», а также если организация потеряет право на применение УСН и будет обязана применять общий режим налогообложения.
Риски могут возникнуть в связи с тем, что контролирующие органы считают, что для принятия расходов в целях налогообложения путевые листы должны содержать информацию о месте следования автомобиля, которая позволит подтвердить факт использования автомобиля в деятельности организации и, соответственно, будет служить доказательством экономической обоснованности расходов на ГСМ и их связи с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ) (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2).
Источник: https://otchetonline.ru/art/konsultaczii-garanta/17338-dopustim-li-podobnyj-poryadok-zapolneniya-putevyx-listov-avtomobilya-s-tochki-zreniya-buxgalterskogo-i-nalogovogo-ucheta-sushhestvuyut-li-nalogovye-riski-v-svyazi-s-nepolnym-zapolneniem-putevogo-lista.html
Для чего нужен журнал учета путевых листов
В июле 2018 года водителю было выписано 3 путевки. Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ. Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля.
В примечании указываем пункт назначения и другую информацию. Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.
После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.
Заполняем журнал учета путевых листов
ВниманиеНа оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.
Табличная часть состоит из 9 колонок:
- Порядковый номер путевого листа.
- Дата выдачи.
- Личные данные водителя.
- Табельный номер.
- Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
- Подпись о получении листа водителем.
- Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
- Подпись бухгалтера и дата приема листа.
- Примечание.
В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы.
Порядковые номера бланков должны быть сквозными.
Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?
Ведение журнала очень выгодно крупным предприятиям, так как после подачи отчета в налоговые органы данная информация позволяет существенно сократить налоговые выплаты организации. Если журнал заполнен неправильно с рядом выявленных ошибок, то все затраты на горюче-смазочные материалы при проведении проверки налоговой службой будут признаны недействительными.
Для чего нужен журнал учета движения путевых листов
В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8(ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги листы, на которых нанесена таблица из девяти колонок.
Каждая организация может разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные.
Как осуществляется учет путевых листов
Источник: https://zalog-nedvizhimost.ru/dlya-chego-nuzhen-zhurnal-ucheta-putevyh-listov/
Штраф за отсутствие путевого листа в 2018 году
Для того чтобы разобраться, кому и зачем нужен путевой лист, следует четко понимать, что это за бумага и для каких целей ее заполняют.
Путевой лист – это такой документ, который позволяет человеку находиться за рулем автомобиля, имеет всю информацию об авто и о самом водителе.
Помимо этого, в листе указывается информация об организации, выдавшей его, и описывается маршрут, по которому следует транспортное средство.
https://www.youtube.com/watch?v=wbnHxIZAmpo
Фирмы или организации используют путевой лист для контроля работы водителя, расхода горючего, с его помощью просчитывается пробег автомобиля.
С начала 2013 года организациям разрешено разрабатывать самостоятельно формат путевого листа, если в нем будут указаны утвержденные реквизиты, которые установил ФЗ РФ в статье 9 «О бухгалтерском учете» от 06. 12. 11.
Однако использовать уже унифицированную форму документа, которую утвердил Госкомстат РФ № 78, никто не запрещал.
Делая вывод из вышеизложенного, понятно, что предприятия имеют право самостоятельно выбирать, какую форму путевого листа им использовать – утвержденную государством или составленную лично, но отвечающую всем требованиям государства.
Какое время путевой лист может храниться в 2017-2018 году
В настоящее время сроки хранения путевых листов регламентированы в таких документах:
- Приказ Министерства транспорта РФ № 152 от 18. 09. 2008 года.
- Приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25. 08. 2010 года.
В первом приказе говорится о том, что период хранения ПЛ может быть не меньше 5 лет, это значит, что при желании любая фирма имеет право этот срок увеличить. Этот правовой документ понятен, в отличие от приказа Минкультуры.
В первую очередь в приказе уточняется, что время хранения ПЛ допускается около 5 лет только при условии контроля или проверке регулирующим органом в течение этого времени.
В результате этого становится ясно, что если на протяжении 5 лет проверка не осуществлялась, то использовать путевые листы предприятие не имеет права.
Также в приказе упоминается, что если путевой – это единственный документ, что подтверждает высокую степень опасности, тяжести труда, то его срок хранения может достигать 75 лет.
По причине того, что ПЛ относят к первичному документу, срок его хранения устанавливают также:
- Налоговый кодекс Российской Федерации.
- Закон о бухучете № 402 от 04. 11. 14.
Налоговый кодекс гласит о том, что сохранять путевой можно не менее 4 лет, а закон о бухучете говорит тоже, что приказ Минтранса РФ (срок хранения 5 лет).
На какой срок выдают путевой лист
Организации, деятельность которых не имеют отношения к автотранспортным услугам, имеют право выдавать путевой сроком от 1 дня до 1 месяца. У транспортных организаций порядок иной. Путевой лист нужно выдаваться каждый день, за исключением командировок. Тогда ПЛ выдается на полный период командирования водителя.
Кому ПЛ необходим в работе
На основании ст. № 6 ФЗ РФ «Об автомобильном и наземном электрическом транспорте» не иметь путевого листа при вождении автомобиля разрешается в случае:
- если водитель не занимается перевозкой пассажиров;
- если не транспортирует багаж, груз, товары;
- если не используется такой транспорт, как трамвай, троллейбус, автобус.
Случаются моменты, когда член предприятия не является водителем, не занимается перевозкой товаров или грузов, но использует авто по работе.
Нужен ли ПЛ в таких случаях? Определенного ответа на данный момент нет, так как встречались случаи, когда судом было разрешено не иметь ПЛ.
Несмотря на это, многие сотрудники Госавтоинспекции требуют предъявить данный документ, если авто зарегистрировано на фирму или физлицо, а водитель использует его в своих целях. Поэтому стоит быть готовым к тому, что свою точку зрения придется отстаивать в суде.
Для того чтобы предотвратить такие ситуации и оградить себя от лишних проблем и судебных разбирательств, лучше всего путевой лист выдавать водителю. Это поможет свести к минимуму споры с сотрудниками ГАИ и сэкономить свое время и нервы.
Поводя итог вышеизложенного, выходит, что ПЛ нужно выдавать водителям.
Более того, его стоит иметь при себе даже частным предпринимателям, которые используют свои машины в работе, и сами занимаются пассажирскими перевозками, транспортировкой грузов или товаров.
Также стоит помнить, что путевой лист – это документ, который помогает контролировать расход топлива и его используют для уменьшения налоговой базы.
Исключением может стать случай, когда физлицо пользуется автомобилем для собственных нужд или оформляет доверенность на другое лицо для пользования не в рабочих целях.
Источник: https://shtrafyinfo.ru/dokumenty/shtraf-za-otsutstvie-putevogo-lista-v-2016-godu.html
Размер штрафа за отсутствие путевого листа
При осуществлении определенной деятельности, связанной с эксплуатацией ТС, автомобилисту необходимо иметь при себе и предъявлять для ознакомления сотрудникам ГИБДД особый документ – путевой лист (далее также – ПЛ, дорожный документ).
За его отсутствие накладывается ответственность в соответствии с главой 12 КоАП. Что такое путевой лист, какой период его хранения, кто обязан всегда возить с собой, ответственность за непредоставление?
ПЛ – это специальный документ, который должен оформляться организацией-работодателем в отношении ТС, перевозящих грузы или багаж. Также лист понадобится водителям автобусов, трамваев, троллейбусов, грузовых или легковых ТС, если на них перевозятся пассажиры, груз или багаж (ст. 6 ФЗ №259 «Устав автомобильного транспорта…»).
Дорожный документ нужен не только для того, чтобы избежать штрафа от ГИБДД, но и для:
- уменьшения налогооблагаемой базы в связи с понесенными затратами на горюче-смазочные материалы;
- бухгалтерского учета топлива и смазочных материалов;
- учета пробега ТС и пройденного маршрута.
Организация-работодатель имеет право оформить путевой лист либо по единой форме №3, утвержденной Постановлением Госкомстата №78, так и на собственном бланке.
Если компания решила использовать собственную форму ПЛ, она (форма) будет действительной только в случае нахождения в ней обязательных реквизитов, определенных разделом 2 Приказа Минтранса России №152 «Об утверждении обязательных…» (далее – Приказ №152).
Чтобы форма была действительна, компании необходимо, помимо всего прочего, придерживаться стандартного порядка оформления путевого листа, указанного в разделе 3 Приказа №152.
Период выдачи и хранения
Часть 10 раздела 3 Приказа №152 регламентирует, что ПЛ может быть оформлен:
- на 1 день;
- на иной срок, который не превышает 1 месяца.
В большинстве случаев дорожный документ оформляется на срок 1 день. Исключением является случай командировки работника – тогда путевой листок выдают на срок, равный сроку командировки.
Часть 18 раздела 3 Приказа №152 устанавливает время хранения выданных и оформленных дорожных документов. На основании нормативных положений указанного пункта путевые листы должны храниться в течение не менее 5 лет.
Есть еще один Приказ, который устанавливает время хранения – это Приказ Минкультуры России №558 «Об утверждении перечня типовых…» (далее – Приказ №558). И в данном Приказе №558 приведены некоторые нюансы хранения, о которых не идет речи в Приказе №152.
Так, ст. 842 Приказа №558 указывает аналогичный указанному в Приказе №152 срок хранения путевых листков – 5 лет.
Однако в Приказе №558 определено, что такой срок (5 лет) справедлив только в том случае, если в течение этого времени контролирующий орган проводил проверку или ревизию. Если такая проверка или ревизия не проводились, то и списывать ПЛ (даже хранящиеся более 5 лет) работодатель не вправе.
Кроме этого, Приказ №558 регламентирует, что если ПЛ является единственным документом в организации, свидетельствующим о вредности или тяжести трудовой деятельности, то срок его хранения будет выше – целых 75 лет.
ПЛ, к тому же – первичный документ, а значит, срок его хранения, помимо вышеупомянутых Приказов, устанавливают еще и:
- пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ;
- ст. 29 ФЗ №402.
НК РФ гласит о сроке в 4 года, Закон о бухучете же приводит такой же срок, как и указанный в Приказе Минтранса – то есть 60 месяцев.
Выводы:
- минимальный срок хранения дорожного документа – 5 лет;
- если ревизия со стороны контролирующих структур не проводилась, ПЛ необходимо хранить до момента проведения соответствующей проверки;
- в некоторых случаях срок хранения может быть увеличен до 75 лет.
П. 9 раздела 3 Приказа №152 гласит о необходимости оформления ПЛ юридическими лицами и ИП, осуществляющими деятельность по:
- транспортировке грузов;
- пассажирским перевозкам;
- доставке багажа.
При этом путевой лист оформляется на каждого водителя в случае, если в течение рабочего дня (рабочей смены) транспортное средство используют несколько рабочих.
Дорожный документ оформляется как на автомобильный наземный транспорт (грузовой автомобиль, фура, газель и прочие), так и на городской наземный электрический транспорт (трамваи, троллейбусы).
При этом неважно, как используется транспорт – для осуществления городского, пригородного или междугороднего сообщения.
Понадобится или нет путевой лист зависит от типа деятельности, а не от ее географии.
Стоит рассмотреть ситуацию, когда сотрудник компании не является водителем, не перевозит грузы или пассажиров, а использует машину для реализации служебных задач. Налагается ли на такого гражданина штраф за отсутствие путевого листа?
Конкретного ответа на данный вопрос нет. Судебная практика в большинстве своем гласит об отсутствии необходимости оформлять путевой документ в таком случае (см., к примеру, Определение №7-161/2013 Ленинградского областного суда от 9 апреля 2013 года).
Отметим, что сотрудники дорожной полиции могут быть иного мнения и наложить штраф. Не исключено, что правоту придется доказывать в порядке судебного разбирательства.
Чтобы избежать суда, рекомендуется оформлять путевой лист. Не стоит забывать и про то, что ПЛ является документом, позволяющим уменьшить налоговую базу и удостоверить расход топлива (с последующим отражением в бухгалтерском учете). Это еще один несомненный плюс в пользу выдачи путевых документов.
Ответственность за отсутствие
Ответственность за отсутствие дорожного документа регламентируется ч. 2 ст. 12.3. КоАП РФ.
Объективный состав правонарушения по данной части образует невыполнение обязанности водителем, осуществляющим трудовую деятельность на служебном ТС, передавать для проверки инспектору ДПС водительское удостоверение, полис ОСАГО, путевой лист или товарную накладную за перевозимые грузы.
Субъектом правонарушения по указанной части является водитель транспортного средства. Именно на него и будет наложен штраф 500 рублей. В некоторых случаях инспектор может ограничиться письменным предупреждением.
Наказание может наступить не только для водителя.
Так, если работодатель нарушит требования закона в отношении порядка проведения предрейсовых и послерейсовых медосмотров (то есть в путевом листе не будет стоять соответствующая отметка от медика), то организацию ждет ответственность в виде штрафа 30000 рублей. Должностных лиц, ответственных за данный проступок, могут оштрафовать на 5000 рублей.
Обращаем особое внимание, что ответственность по ст. 12.31.1. КоАП РФ ИП несут как юридические лица. А это значит, что ИП могут оштрафовать на 30000, если, к примеру, он не позаботится об осуществлении предрейсового техосмотра транспортного средства и не проставит соответствующую отметку в путевом листе.
Нужна ли печать медосмотра на путевом листе? Находим ответ в данном видео.
Рекомендуем другие статьи по теме
Источник: https://znaybiz.ru/buh/plan-schetov/sklad/shtraf-za-otsutstvie-putevogo-lista.html
Как заполнить путевой лист, чтобы у Налоговой не возникло вопросов
Правила заполнения и хранения путевых листов в 2017 году
Налоговые инспекторы могут не учесть расходы на топливо, если в путевых листах не был указан точный маршрут проезда водителя.
Тому подтверждением являются многочисленные судебные дела, связанные с неточностями в заполнении путевых листов, а также разногласиями по налогу на прибыль.
Без точно обозначенного маршрута налоговики могут посчитать, что работник совершал поездки в личных целях, поэтому не обозначил их или сделал это в неполной мере в путевом листе. Разберемся, когда путевые листы признаются чиновниками заполненными верно.
Как часто оформлять путевые листы в 2017 году?
Организация, деятельность которой напрямую связана с автотранспортными перевозками, обязана подготавливать путевые листы в ежедневном режиме. Если предстоит длительная командировка или просто нет возможности делать это каждый день, допускается более длительный срок.
Прочим компаниям и предпринимателям разрешается заниматься оформлением путевых листов раз в месяц. Как бы то ни было, периодичность подготовки этого документа лучше четко прописать в учетной политике организации.
Обратите внимание, в Минтрансе на текущий момент готовится проект о внесении изменений с 1 марта 2017 года в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса от 18.09.2008 №152.
Согласно проекту в путевых листах будет обязательно указываться информация о предрейсовом осмотре технического состояния транспортного средства. Кроме того, в путевых листах не нужно будет обязательно ставить круглую печать организации.
Многие компании разрабатывают собственные бланки путевых листов. Тем не менее, налоговики рекомендуют учитывать обязательные сведения, утвержденные приказом Минтранса. Потому, если проект пройдет утверждение и будет одобрен законодателями, всем компаниям придется обновить свои бланки. Мы будем следить за новостями и сообщим, когда НПА вступит в силу.
В программе «Бухсофт: Путевые листы» вы можете скачать образец заполнения и бланк путевого листа автомобиля.
Сколько лет хранить путевые листы?
Срок хранения путевых листов нормируется приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 №152 и приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Минтрансом строго обозначено, что срок хранения данного документа составляет не менее 5 лет. Срок может быть продлен, если этот нюанс закреплен в локальной нормативной документации конкретной организации.
В приказе Минкультуры все не так однозначно. В частности, в нем оговорено, что путевые листы нужно хранить пять лет, если в этот период была проведена ревизия или проверка контролирующих инстанций.
Получается, что если ревизии не было, то и списывать эти документы компания не может.
Кроме того, в обозначенном приказе сказано, что в случаях, когда путевые листы — это единственная подтверждающая опасные, вредные и тяжелые условия труда документация, то срок ее хранения должен быть 75 лет.
Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/693-kak-zapolnit-putevoy-list-chtoby-u-nalogovoy-ne-vozniklo-voprosov
Штраф за отсутствие путевого листа | Юридические Советы
Последнее обновление Август 2018
Путевой лист для множества автомобилей входит в число документов, подтверждающих легальность использования машины. Он выписывается не только если транспорт в собственности у организации, а также у предпринимателя (ИП).
Есть ситуации, когда путевка понадобиться на частные машины, например, личный автомобиль работника, на котором он отправился в служебную командировку. Так как за отсутствие путевого листа в 2018 году предусмотрена административная ответственность, то лучше знать случаи, когда нужно обзавестись этим документом.
Какое наказание
Административное законодательство предусматривает штраф за отсутствие путевого листа (часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ).
Других мер воздействия не предусмотрено. То есть сотрудник ГИБДД не вправе ни отстранить от управления, ни арестовать транспорт, ни прочие меры.
Дополнительная ответственность
В тоже время отсутствие путевого листа является поводом для составления документов о наличии еще нескольких нарушений.
- Непрохождение медицинского осмотра перед выездом. Предрейсовый осмотр должен организовывать собственник (арендатор) транспорта. Чаще всего это работодатели водителя. Непроведение медосмотра вообще как такового наказывается штрафом от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ).
- Нарушение оформления результатов предрейсового медосмотра. Результаты медосмотра вносятся в путевой лист. При отсутствии медосмотра в путевом листе, как и при отсутствии самого документа (даже если осмотр фактически был) на организацию (ИП) возлагается штраф – 30 000 руб. А если осмотр должно организовать обычное физическое лицо, то сумма наказания – 3 000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
- Отсутствие контроля техсостояния транспорта. Коммерческие автомобили, перевозящие людей и груз, в обязательном порядке перед выпуском на смену подлежат техосмотру. Об успешном прохождении делается отметка в путевом листе. Если её нет, то осмотр не оформлен как следует. За что предусмотрен штраф юридическому лицу в сумме 30 000 руб., это для организаций и предпринимателей. Для граждан – 3000 руб. (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Таким образом, отсутствие путевого листа может привести к крупному суммарному штрафу.
Например, коммерческий грузовик доставлял продукты питания для гипермаркета. Проверяя документы у водителя, сотрудник ГИБДД выявил, что отсутствует путевой лист.
Транспортная организация обеспечила прохождение медосмотра и техсостояния, но не составила путевой лист и не выдала его водителю, а водитель выехал в рейс без документа. Штраф на организацию будет 60 000 руб. за неоформление осмотров (30 тыс. за медосмотр и 30 тыс.
за техосмотр), а водителю 500 руб. за управление автомобилем без путевого листа.
https://www.youtube.com/watch?v=IyoZ4WvGPdI
Штрафы для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей одинаковые. Однако организации в довесок налагаю санкции и на её должностных лиц (директор, начальник транспортного цеха и пр.). Эта сумма увеличивает сумму штрафов за отсутствие медосмотра и технического контроля по 5 тыс. руб.
Как фиксируется нарушение
Работник ГАИ может выявить нарушение при стандартной проверке документов.
Эта проверка может быть целенаправленная, чаще касается коммерческих грузовых автомобилей.
В связи с подписанием Приказа Минтранса России №141 от 06.04.2017 г. «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств» ГИБДД изредка организует специальные рейды по путевым листам.
Проверка может быть и сопутствующая, то есть вопрос о путевом листе может подняться в дополнение к другим нарушениям.
Факт непредъявления водителем этого документа достаточен для привлечения к ответственности.
Также основанием для оформления нарушения является некорректный путевой лист. Он считается составленным с нарушением если:
- нет подписи и штампа медицинского работника о прохождении медосмотра. При этом медик должен иметь соответствующее разрешение;
- нет отметки лица контролирующего техсостояние ТС. Это лицо не просто механик на предприятии, а специалист имеющий соответствующую квалификацию (профессиональное образование по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или профподготовку с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автомобильного транспорта»);
- не заполнены основные реквизиты ПЛ;
- нет подписи и штампа предприятия-собственника (арендатора) ТС и другие.
Не стоит вступать в открытый конфликт.
В последнее время водители в качестве главного аргумента своей правоты заявляют об отсутствии законных причинах для остановки ТС. Не стоит уповать на это. Опытный сотрудник ГИБДД приведет и Вам и суду множество оснований, по которых он остановил транспорт.
Поэтому вести себя следует деликатно. Лучше сообщить, что путевой лист был оформлен, как положено и выдан с остальными документами, но случайно потерялся.
Возможно, этот поможет избежать более серьезных наказаний и позволит отделаться только минимальным штрафом за езду без путевого листа.
В каких случаях нужен путевой лист
Существуют три случая с путевым листом.
Обязательное оформление:
- коммерческая перевозка грузов легковым или грузовым автомобилями;
- перевозка людей и багажа автобусами и троллейбусами;
- путевой лист для такси также обязателен.
При этом не следует путать управление автомобилем в служебном режиме и для личных целей.
Например, гражданин имеет личный автомобиль, который используется как такси. После отработанной смены он приезжает в организацию, сдаёт документацию и выручку, проходит послерейсовые осмотры.
А после на своей автомашине направляется домой, но уже не в роли таксиста. Остановив такого водителя, сотрудник ГИБДД не вправе требовать от него путевой лист и соответственно наказывать за его отсутствие.
Необязательное оформление. Личный автомобиль используется в служебных целях. Остановив такого водителя, сотрудник ГАИ не сможет определить, что водитель ездит по служебным делам. Поэтому путевку не будет требовать. Если, конечно, в багажнике не будет служебный груз с товарными документами на него.
Зачастую путёвки на такие поездки оформляются по настоянию работодателя для ведения строгой материальной отчетности и контролем за трудовой дисциплиной.
Не требуется составление. Автомобиль используется обычным гражданином для личных и семейных нужд. Даже если на нем перевозить груз (например, бытовую технику во время переезда) или пассажиров (допустим, поездка с родственниками на отдых) это не влечет необходимость в оформлении подобной документации.
Также не предусмотрен путевой лист для водителя, который одолжил автомобиль у знакомого, либо взял в прокат и пр.
Нужен ли путевой лист на грузовой автомобиль
На грузовик нужен ПЛ только тогда, когда машина эксплуатируется для коммерческих целей. Если автомобиль движется без груза и водитель поясняет, что использует машину лично для себя, то нарушения нет.
Правда, сотрудник ГИБДД может принять действия по проверке этих фактов.
Для это возбуждается административное дело, у собственника могут запрашиваться журнал регистрации ПЛ, товарно-транспортные накладные, могут опрашиваться свидетели и т.п.
Нужен ли ПЛ на автомобиль, который в собственности у юр.лица
Опять же, если автомобиль перевозит деловые грузы и пассажиров.
Часто такие автомобили используют руководители предприятий или отдельные работники для себя. В том числе ездят на таком транспорте на работу. В этих случаях путевой лист необязателен.
Но здесь возникают трудности в общении с сотрудниками ГИБДД. Иногда приходится долго доказывать отсутствие коммерческих целей в эксплуатации автомобиля.
https://www.youtube.com/watch?v=8BhXfTQmQsE
Выходом из такой ситуации является составление договора аренды или доверенности от организации на физическое лицо (работника, руководителя). В этих договоре или доверенности просто указывается, что транспорт предоставляется работнику/руководителю для собственных нужд, не связанных с деятельностью фирмы.
Что такое путевой лист
Это коммерческий документ. В основном используется:
- для контроля за расходом ГСМ, трудовой нагрузкой водителя;
- как первичный документ для налоговой отчетности по начисленным и уплаченным налогам;
- для подтверждения доставки груза (по договорам поставки продукции товаров);
- как способ контроля за прохождением предрейсового мед-, техосмотра;
- и пр.
Бланк путевого листа заполняется одинакового, будь он у юридического лица, у предпринимателя или у таксиста.
Основные сведения, которые включаются в путевой лист, следующие:
- информация о собственнике автомобиля;
- данные о водителе;
- сведения о машине (госномер, марка, модель);
- дата и время выезда и возвращения;
- срок действия путёвки;
- маршрут движения;
- показания одометра;
- данные о технической проверке состояния транспорта;
- результат медицинского осмотра водителя;
- прочие данные по усмотрению ответственных лиц.
Путевой лист составляется ежедневно, вернее, на каждый выезд. Но в некоторых случаях допускается так называемый длительный путевой документ.
К примеру, водитель выехал в командировку на автомобиле. Путёвка может быть выписана единая на весь период командировки, но не более чем на 1 месяц.
Путевой лист заполняет водитель и в нем ставят отметки прочие лица (работник СТО, медик др.).
Он составляется собственником или арендатором автомобиля и в нем ставят отметки и подписи диспетчер, ответственный за техсостояние, медик, водитель.
Данные о ПЛ вносят в специальный журнал путевых листов. Причем отсутствие журнала является также нарушением ведения документации и организацию могут привлечь к ответственности.
Срок хранения ПЛ
Оформленный путевой лист должен храниться у юридического лица, предпринимателя 5 лет с даты его составления.
При проведении проверок налоговики, транспортная инспекция, ГИБДД могут запрашивать их.
Случалось, когда во время проверки проверяющему не предоставлялись ПЛ. В этой связи такую организацию привлекали к ответственности за перевозки без путевых листов.
Хотя сотрудники ГИБДД не останавливали такой автомобиль, не фиксировали в реальном времени отсутствие путевого документа. Но проверяющему достаточно было по товарно-транспортным накладным подтвердить факт перевозки груза.
А несоблюдение срока хранение путёвок расценивалось как их отсутствие вообще.
Источник: https://juresovet.ru/shtraf-za-ezdu-bez-putevogo-lista-s-organizacii-taksi/
Срок хранения путевых листов | Статьи | Журнал «Кадровое дело»
Путевые листы являются особо важным локальным документом, позволяющим штатным водителям предприятия получать в свое пользование определенное количество бюджетного топлива и транспортное средство предприятия для осуществления трудовых обязанностей. В ниже представленной статье будут рассмотрены нюансы, касающиеся составления и методики хранения путевых листов, установленные Законодательством РФ.
Из представленной статьи вы узнаете:
- какие существуют нюансы хранения путевых листов;
- какие предусмотрены законодательством сроки хранения путевых листов;
- нужно ли хранить испорченные путевые листы;
- какие путевые листы имеют право храниться на предприятии.
Нюансы хранения путевых листов
Для путевых листов рекомендуется использовать отдельный регистрационный журнал, а для хранения — создать отдельный каталог. В зависимости от того, насколько предприятие крупное и какие услуги предоставляет, будет зависеть важность данного документа.
Если организация напрямую осуществляет транспортные услуги и предоставляет своим водителям исключительно рабочие автомобили, то путевые листы из простых локальных бумажек превращаются чуть ли не в основной трудовой документ, по которому можно провести учет затраченных бюджетных ресурсов.
Согласно законодательным актам, путевые листы могут располагаться вместе с другими товарно-транспортными документами или содержаться в отдельном виде, но до них должен быть легкий доступ ответственного лица, если подразумевается скорая проверка или требуется провести переучет использованных бюджетных средств.
Сроки хранения путевых листов
В наши дни сроки хранения путевых листов указаны в двух нормативно-правовых государственных актах: приказ Министерства культуры РФ № 558 и приказ Минтранса РФ № 152. В данных документах указано, что путевые листы на предприятиях должны храниться в течение 5 лет с момента составления и использования, но, по личному предпочтению руководителя, данный срок может быть увеличен.
Правда, вопросов не возникает, если руководствоваться исключительно приказом Минтранса.
Постановление же Министерства культуры указывает, что путевые листы необходимо хранить в течение 5 лет при условии, что за этот период на предприятии пройдет ревизионная проверка.
Если же государственными органами проверка не осуществлялась, то даже по истечению 5-летнего срока данные документы отправлять на утилизацию нельзя.
Нужно ли хранить испорченные путевые листы?
Нередко случаются ситуации, когда водитель или любой другой сотрудник предприятия может умышленно или случайно повредить путевой лист во время осуществления трудовых обязанностей.
Но такие документы ни в коем случае нельзя выбрасывать, аннулированные или пришедшие в негодность листы учета использованных ресурсов и транспорта должны храниться в отдельной папке до того момента, пока государственными органами не будет проведена соответствующая проверка.
Досрочное уничтожение испорченных путевых листов может проходить исключительно по письменному разрешению непосредственного директора предприятия, который соглашается взять на себя возможную ответственность за утилизацию пришедшей в негодность документации. Сама утилизация проводиться после составления акта на списание, подписанного членами проверяющей комиссии.
Какие путевые листы имеют право храниться на предприятии?
В современном мире существует огромное количество компаний, так или иначе, нуждающихся в собственном или наемном транспорте. Для таких учреждений предусмотрена определенная классификация путевых листов, которые допускается использовать и хранить в архиве после использования в работе:
- путевые листы для специальных автомобилей (учитываются все доступные транспортные средства, присутствующие в автопарке организации);
- путевые листы легкового такси (указывается количество собственных автомобилей, задействованных в работе наемными таксистами);
- путевые листы автобусов (транспорта для гражданских и транспортных перевозок);
- путевые листки автобусов необщего пользования (автобусы для личного пользования);
- путевые листы для грузовых машин (сдельные и не сдельные).
Использование и хранение путевых листов подразумевается для предприятий любой формы собственности, если у таковой имеется собственное транспортное средство.
Допускается ли использование и хранение путевых листов, составленных по индивидуальной форме?
В принципе, Законодательством не запрещается составлять бланки учета и контроля за использованием частного имущества организации в произвольной форме.
Но порядки хранения и учета таких документов ничем не будут отличаться от правил, касающихся прочих видов документации.
Путевые документы должны содержать полное название организации, инициалы ответственного лица-водителя, поле для проставления даты и подписи сотрудника.
Существуют так же унифицированные виды путевых листков, которыми, чаще всего, пользуются транспортные организации, имеющие в своем распоряжении большой автомобильный парк.
Источник: https://www.kdelo.ru/art/383592-qqq-16-m10-srok-hraneniya-putevyh-listov
Какие претензии к путевым листам предъявляют налоговики
Чтобы признать в налоговом учете расходы на ГСМ и обслуживание автотранспорта, а также принять вычеты по ним, компании необходимо оформлять путевые листы. Таковы требования контролирующих органов. Ниже описаны наиболее интересные судебные споры, возникавшие за прошедший год между компаниями и налоговиками из-за содержания путевых листов.
Формы путевого листа, обязательной для применения, не существует. Компания может составлять путевые листы либо на бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, либо разработать бланк самостоятельно.
Если организация выбирает второй вариант, необходимо учитывать, что путевой лист должен отвечать требованиям к первичному учетному документу. Такие требования приведены в статье 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — закон № 129-ФЗ).
Кроме того, бланк должен содержать сведения, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 (далее — приказ № 152).
Чиновники Минфина России считают, что учесть расходы можно только на основании тех путевых листов, которые соответствуют требованиям приказа № 152 и заполнены в определенном им порядке (письмо от 25.08.09 № 03-03-06/2/161).
Даже если автомобиль арендован, на него необходимо оформлять путевой лист
Что не понравилось инспекторам
В обоснование расходов на бензин для арендованного автотранспорта компания не предъявила путевые листы. Налоговики посчитали, что данные расходы документально не подтверждены и доначислили налог на прибыль. На это компания возразила следующее.
В налоговом законодательстве не сказано, что плательщик вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на стоимость ГСМ только при наличии путевых листов. Чтобы списать затраты на бензин достаточно кассовых чеков на его покупку.
Кроме того, компания сослалась на то, что она не является собственником автомобилей, на которые не были оформлены путевые листы.
Позиция суда
Инспекция действовала правомерно. Чтобы признать расходы на ГСМ, нужны не только кассовые чеки, но и правильно оформленные путевые листы. Именно они подтверждают фактический расход бензина, а также использование автомобиля в производственных целях (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22.04.09 № Ф04-2285/2009(4825-А27-26)).
Компания может сама решить, с какой периодичностью выписывать путевой лист
Что не понравилось инспекторам
Налоговики не приветствуют, когда путевые листы выдаются на несколько поездок и на период, превышающий один день (на неделю, на месяц и т.д.).
В конце последнего дня периода, на который выписывается путевой лист, в него заносятся показания спидометра и подводятся итоги по километражу.
По данным такого путевого листа рассчитывается расход топлива, и его стоимость учитывается для целей налогообложения.
Позиция судов
Компании, которые составляют путевые листы на несколько поездок, не лишаются возможности признавать в налоговом учете затраты на ГСМ (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.
09 № А38-4082/2008-17-282, Северо-Западного округа от 11.02.09 № А56-10236/2007, от 10.04.09 № А56-21728/2008).
Налогоплательщик вправе организовать учет расходования топлива сообразно специфике своей деятельности и оформлять путевые листы в соответствии с выбранным методом.
Комментарий редакции
Отметим, что порядок заполнения путевых листов, установленный приказом № 152, предусматривает, что срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца. На это положение также можно сослаться в случае возникновения спора с инспекцией.
При этом независимо от периода, на который выдан путевой лист, компании лучше обзавестись и другими подтверждающими документы.
В приведенных выше постановлениях судьи принимали в обоснование затрат на ГСМ маршрутные ведомости, журнал учета их движения, приказы об использовании служебного транспорта, установленные нормативы затрат на приобретение и использование ГСМ, ежемесячные отчеты о пробеге каждой автомашины и о расходах на нее, акты списания топлива, справки бухгалтера.
Состав реквизитов путевого листа должен подтверждать осуществленные расходы
Что не понравилось инспекторам
Налоговики не принимают расходы на автотранспорт, так как в путевых листах недостаточно данных. Это, как указывают ревизоры, не позволяет им проверить обоснованность расходов.
Зачастую компании, ссылаясь на то, что не обязаны применять типовую форму путевого листа, включают в него минимальный набор показателей. А именно — ограничиваются списком реквизитов, приведенных в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.
Такой формальный подход нередко вызывает претензии со стороны инспекции.
Позиция судов
Путевой лист — это первичный документ, по которому списываются траты на содержание автомобиля. Такой документ должен показывать, что машина используется в служебных целях, а также подтверждать расход топлива и использование запчастей.
В противном случае признать расходы налогоплательщик не может.
Так, ФАС Восточно-Сибирского округа отметил, что нельзя обосновать понесенные затраты, если в путевом листе нет информации о наименовании и адресе организации, в которую следует автомобиль, о маршруте его следования и времени в пути (постановление от 21.10.09 № А33-13602/08).
В то же время ФАС Северо-Кавказского округа пришел к выводу, что в путевом листе не обязательно указывать адрес пункта назначения автомобиля. Ни закон № 129-ФЗ, ни правила заполнения типовой формы путевого листа этого не требуют (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.12.08 № Ф08-7602/2008).
В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 01.12.08 № Ф04-7500/2008(16942-А27-37) судьи отказали компании в признании расходов, так как в ее путевых листах не было показаний спидометра в момент выезда машины из гаража и ее возвращения.
А стоимость бензина можно отнести на расходы только по километражу. Однако в практике есть примеры противоположных решений.
Например, ФАС Московского округа считает, что отсутствие указанных показаний в путевом листе не мешает налогоплательщику учесть расходы на ГСМ (постановление от 07.04.09 № КА-А41/2439-09).
Комментарий редакции
Приведенные примеры судебных решений показывают: не следует стремиться к тому, чтобы максимально сократить количество показателей отражаемых в путевом листе и формально подходить к его заполнению (или разработке бланка собственного образца). Желательно, чтобы содержание путевого листа было наиболее полным и позволяло однозначно определить сумму расходов, а также установить, что транспорт использовался в производственных целях.
Чтобы обосновать свои претензии, налоговики могут использовать информацию, предоставленную ГИБДД
Что не понравилось инспекторам
Сведения в путевых листах противоречат данным, запрошенным у ГИБДД. Налоговики считают, что информация, содержащаяся в таких путевых листах недостоверна. А раз так, то они не могут подтверждать расходы и право на вычет НДС.
Например, в практике ФАС Северо-Кавказского округа был спор, в котором инспекция ссылалась на данные системы «Поток». В ней фиксируются регистрационные номера автомобилей, прошедших в радиусе действия установленных камер (радаров).
Маршруты, отраженные в путевых листах, не соответствовали информации, полученной из этой системы (постановление от 26.06.09 № А32-5535/2008-26/113).
А ФАС Северо-Западного округа рассматривал дело, в котором налоговики приводили в качестве довода данные о нарушениях правил дорожного движения, совершенных с участием автомобилей компании. На основании таких данных проверяющие установили, что принадлежащие фирмы машины использовали лица, которые не являлись ее работниками (постановление от 10.04.09 № А56-21728/2008).
Позиция судов
Из приведенных арбитражных решений можно сделать вывод, что судьи принимают к рассмотрению ссылки на информацию, предоставленную ГИБДД. Хотя в этих двух конкретных случаях она и не повлияла на исход дела.
В споре, возникшем из-за несоответствия сведений о маршрутах следования автомобилей данным системы «Поток», компания сама отказалась от расходов и вычетов по проблемным путевым листам.
Что касается данных о нарушении правил дорожного движения, то судьи установили, что эти данные сами являлись недостоверными. Они содержали опечатки и ошибки.
Комментарий редакции
В практике примеры, подобные описанным, единичны. Нельзя говорить, что налоговики повсеместно практикуют запросы в ГИБДД. Тем не менее, советуем следить за тем, чтобы фактические маршруты автомобилей совпадали с данными путевых листов. Иначе вы рискуете «нарваться» на доначисления.
При расхождениях данных путевых листов с данными ГИБДД компания даже в суде не сможет отстоять расходы на ГСМ, на зарплату водителю за время поездки, а также заявить вычеты по НДС. Вряд ли судьи примут доводы о том, что расхождения в информации возникли из-за недобросовестных действий водителя, который не следовал по предписанному маршруту.
А доказать недостоверность сведений, полученных в ГИБДД, будет еще сложнее.
Источник: https://www.buhonline.ru/pub/judge/2009/12/2664
Учет путевых листов. Журнал учета, ведение
Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов.
Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега.
Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.
Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии
Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.
Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.
ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.
Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.
Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации.
Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.
КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.
Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:
- заполнять бумажный вариант журнала;
- вести таблицы в Excel;
- ограничиться заполнением формы в программе 1C.
Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.
Основная документация
Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/putevyh-listov/
Хранение путевых листов на предприятии
Путевые листы относятся к документам строгой отчетности, главная функция которых состоит в учете и контроле расходования топлива автомобилями, которые числятся у предприятия.
Они применяются как в специализированных автотранспортных компаниях, так и во всех остальных, где есть служебные машины.
Только в первом случае положено использовать унифицированную форму этого документа, а во втором – компания вправе сама ее разрабатывать и закреплять внутренними приказами.
В теме о путевых листах есть много нюансов, но сегодня мы сосредоточим свое внимание на таком вопросе, как хранение путевых листов на предприятии. Ведь это очень важный момент, потому что если такие документы списать раньше времени, то контролирующие органы могут признать такие действия нарушением закона и наложить штрафы.
Срок хранения путевых листов в организации прописан в двух государственных документах: Приказе Министерства транспорта № 152 и Приказе Министерства культуры № 558. Согласно им, в архиве организации данная бумага должна пролежать 5 лет.
При этом приказ Министерства культуры уточняет, что храниться такая документация должна пять лет, если за это время была проведена хотя бы одна проверка или ревизия. Если таковых не было, то уничтожать путевой лист нельзя.
Есть еще одна особенность, согласно которой если путевой лист был выписан на человека, работающего в тяжелых и вредных условиях, то в таком случае хранить бумагу следует 75 лет. Таков точный срок хранения путевых листов в организации, и его надлежит соблюдать.
Храниться такая документация должна пять лет, если за это время была проведена хотя бы одна проверка или ревизия, а если таковых не было, то уничтожать путевой лист нельзя.
Поскольку путевой лист относится к первичной документации, то его и следует хранить в бухгалтерии точно так же, как и остальные бумаги, попадающие под эту категорию. Сданные в бухгалтерский отдел листы оттуда переносятся в архив, где и лежат до тех пор, пока не придет время их списывать и уничтожать.
Помещение должно быть отдельным, со специальными стеллажами или глухими шкафами. Чтобы избежать порчи бумаги, рекомендуется плотно занавешивать все окна, мешая проникновению в комнату солнечных лучей.
А для предотвращения кражи рекомендуется закрывать комнату на замок, ключ от которого будет храниться у ответственного лица.
Минимальный срок хранения путевого листа автомобиля составляет 5 лет. В некоторых случаях он может быть продлен, и это нужно учитывать. Нужно всегда правильно хранить такие документы, чтобы не иметь проблем с проверяющими государственными инстанциями.
Источник: https://zhazhda.biz/base/hranenie-putevyh-listov-na-predpriyatii
Загрузка...
