Составляем обоснование представительских расходов — образец — все о налогах

Представительские расходы: признание, обоснование и подтверждение

Источник: Журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов»

Представительские расходы, пожалуй, – та статья затрат, к проверке которой налоговые инспекторы подходят с особой тщательностью. Важно правильно оформить необходимые документы. Правда, о том, какими именно они должны быть, в налоговом законодательстве не сказано.

До недавнего времени контролирующие органы настаивали на подготовке налогоплательщиками довольно внушительного пакета подтверждающих документов по представительским расходам (подразделяя их на предварительные и итоговые). Но ситуация, похоже, меняется.

Как и в какую сторону – читайте в статье.

Налоговые правила о представительских расходах

Само понятие представительских расходов определено в положениях пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ.

Из названных норм следует, что таковыми признаются расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также лиц, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. В частности, к названной категории относятся расходы на:

проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах; транспортное обеспечение доставки участвующих в приеме лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; буфетное обслуживание во время переговоров; оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Между тем сами понятия официальный прием и обслуживание представителей других организаций в п. 2 ст. 264 НК РФ определены нечетко и допускают их расширительное толкование. Так, под приемом следует понимать завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие, а транспортное обеспечение, буфетное обслуживание, оплату услуг стороннего переводчика в равной степени можно отнести к категории обслуживание. Полагаем, во избежание споров с налоговыми инспекторами при квалификации тех или иных расходов в качестве представительских налогоплательщикам необходимо учитывать разъяснения официальных органов, а также арбитражную практику. Разумеется, не нужно упускать из виду и то, что одним из условий признания представительских расходов в налоговом учете является их направленность на установление и (или) поддержание взаимного сотрудничества с партнерами То есть данные расходы должны свидетельствовать о производственном характере понесенных затрат.

Толкование налоговых норм чиновниками и арбитрами

Расходы, которые можно признать представительскими

Прежде всего, все мероприятия, затраты на которые можно учесть при налогообложении прибыли в качестве представительских расходов, должны носить официальный характер.

В частности, Минфин не разрешает учитывать для целей налогообложения прибыли затраты на проведение мероприятия (например, ужина с партнерами в ресторане), если оно не имеет официального характера (Письмо от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/40378-predstavitel-skie-rashody-priznanie-obosnovanie-i-podtverzhdenie.html

Представительские расходы в 2018 году

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм.

Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
Время проведения.

Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
Результат встречи.

Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
Количество участников также не определяет представительские расходы.

Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
- завтрак;
- обед;
- выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
Трансфер участников до места приема и обратно.
Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
средства на развлекательную программу для участников;
стоимость экскурсий;
деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
финансы на оформление зала для мероприятия;
медицинские траты, если они потребовались;
проезд и проживание гостей;
оплата визовых услуг участников;
траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах.

Поэтому их можно толковать с расширительным значением.

Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

Документы для подтверждения представительских расходов

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал.

Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов.

При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются.

Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы.

Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб.

, на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб.

, на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.

16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют.

Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Представительские расходы и бухучет

Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

материальные затраты;
амортизационные;
связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
прочие.

Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Проводка будет выглядеть так:

дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось.

Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб.

Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/predstavitelskiye-rashody/

Оформление представительских расходов

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

Что такое представительские расходы

Законодательство к представительским расходам относит следующее:

затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес — мероприятия.

Отчет по представительским расходам: пример

Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

когда и где было проведено мероприятие;
его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

Акт на списание представительских расходов: образец

После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.

При его составлении обычно делается ссылка на приказ или отчет, либо он может идти приложением к приказу.

Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

Затраты предприятия на проведение бизнес — мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.

Источник: https://spmag.ru/articles/oformlenie-predstavitelskih-rashodov

Представительские расходы: налогообложение издержек на организацию деловых встреч, документальное оформление

Статьей 252 НК предусмотрено, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных затрат.

Расходы можно принять к учету в целях налогообложения прибыли, если они:

— обоснованны;

— экономически оправданны;

— подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

— произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под обоснованностью расходов суды рассматривают намерения налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (Определение КС РФ от 4 июня 2007 г. N 320-О-П, Постановление ВАС РФ от 12 октября 2006 г. N 53).

Камнем преткновения при проверках налоговых органов с точки зрения обоснованности произведенных затрат почти всегда являются издержки, понесенные компанией для организации деловых встреч, или попросту «представительские».

Установленный Налоговым кодексом РФ перечень расходов, относимых к таковым, является закрытым (следует иметь в виду, что в целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату труда).

К этому виду затрат относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества, в том числе лиц, прибывших на заседания совета директоров, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся:

— расходы на проведение официального приема, завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для указанных лиц, а также представителей организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия;

— на буфетное обслуживание во время переговоров;

— на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. К этому виду расходов нельзя отнести оплату билетов на междугородный проезд официальных лиц приглашенной организации, если та находится в другом населенном пункте, а также плату за проживание в гостинице.

Установленный НК перечень расходов, относимых к представительским (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК), является закрытым. Вместе с тем не следует забывать, что в целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4 процентов от суммы расходов организации на оплату труда.

Однако в НК РФ не детализировано, что можно учитывать, например, в качестве буфетного обслуживания или проведения официального приема, а что нельзя. Принимая во внимание достаточно широкую трактовку данных понятий, на практике организации нередко испытывают трудности при решении вопроса о том, являются ли те или иные затраты представительскими расходами.

На первый — второй рассчитайсь!

Источник: https://www.pnalog.ru/material/nalogooblozhenie-predstavitelskie-rashody

Представительские расходы документальное оформление 2018

Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2018 году и приведем образец проводок.

Мероприятия

При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2018 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Общепринятые разрешенные затраты

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
Услуги и затраты на буфет.
Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Документальное оформление 2018

Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

Место и дата проведения мероприятия.
Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

Приказ о проведении официального мероприятия

Смета на представительские расходы

Отчет о проведении официальной встречи

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

отчет о представительских расходах, который утвердил руководитель организации;
авансовый отчет.

К двум отчетам сотрудник прикладывает первичные документы, например кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержаться в письмах ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Проводки

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Проводки следующие:

Дебет 26 (44) Кредит 71
– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Источник: https://buhguru.com/nalog-na-pribyl/predstavitelskie-rashodyi.html

Бухгалтерская справка для обоснования представительских расходов

Расходы на организацию представительских мероприятий компания учитывает при налогообложении прибыли в размере не более 4% от суммы затрат на оплату труда сотрудников за тот отчетный период, в котором проводилось мероприятие (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Обосновать порядок такого расчета поможет в том числе бухгалтерская справка, образец которой приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Организация» 127322, г. Москва, ул. Добролюбова, д. 25а, корп. 1

ИНН 7715123456, КПП 771501001

3 июня 2015 г.

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА-РАСЧЕТ N 18
Определение суммы расходов, учитываемых в пределах норм

1. 12 мая 2015 г. были проведены переговоры с представителями контрагента ООО «Компания». Для организации мероприятия компания произвела следующие расходы:

приобретение продуктов питания и напитков в целях буфетного обслуживания — 44 840 руб., в том числе НДС — 6840 руб.

2. Отчетным периодом по налогу на прибыль для компании является квартал. Доходы и расходы при исчислении налога на прибыль учитываются пометоду начисления.

Расходы на оплату труда за полугодие 2015 г. составили 810 000 руб.

В I квартале 2015 г. представительские расходы не осуществлялись.

Предельная сумма представительских расходов за полугодие 2015 г. равна 32 400 руб. (810 000 руб. x 4%).

Рассчитанный предельный норматив меньше суммы фактически произведенных расходов. Таким образом, представительские расходы за полугодие 2015 г. при расчете по налогу на прибыль учитываются в размере норматива 32 400 руб.

3. Сумма НДС со стоимости представительских расходов, принимаемая к вычету во II квартале 2015 г., равна 5832 руб. (32 400 руб. x 18%).

4. Приложение на 23 листах:

приказ о проведении встречи;
авансовый отчет;
отчет о результатах мероприятия;
акт об осуществлении представительских расходов.

Главный бухгалтер ООО «Организация» ————— А.П. Вилюга

1. Ссылка на учетную политику подтвердит право использовать бухгалтерскую справку и форму ее составления.

Справка бухгалтера подтверждает данные налогового учета (ст. 313 НК РФ). Форму бухгалтерской справки закон не устанавливает. Поэтому документ компания может разработать самостоятельно.

Причем справки для различных целей могут отличаться друг от друга. Главное, чтобы все они содержали обязательные для «первички» реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.

2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Источник: https://www.mosbuhuslugi.ru/material/buhgalterskaya-spravka-predstavitelskie-rashody

Представительские расходы: как правильно обосновать, подтвердить и не иметь последствий

От правильного оформления, подтверждения и обоснования расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны инспекций в необоснованности занижения «прибыльной» базы.

Избежать их можно только в том случае, если грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие документы.

Налоговая сущность представительских расходов

Представительские расходы являются одной из категорий затрат, которые в обязательном порядке производят организации при осуществлении хозяйственной деятельности.

К ним относятся издержки на официальный прием и обслуживание представителей других предприятий, ведущих переговоры с целью установить и поддержать взаимное сотрудничество и деловые контакты, а также участников, прибывших на заседание Совета директоров (Правления) или иного руководящего органа налогоплательщика (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Пункт 2 статьи 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль к представительским относит следующие категории расходов:

затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
издержки на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.

Таким образом, законодатель ограничивает перечень представительских расходов, делая его «закрытым».

Проведение официального приема может потребовать еще целого ряда расходов, которые не перечислены в пункте 2 статьи 264 НК РФ:

затраты на посещение культурно-зрелищных мероприятий;
стоимость буфетного обслуживания во время культурно-зрелищного мероприятия;
расходы на оплату профилактики и лечения заболеваний, организации отдыха;
издержки на приобретение букетов и подарков для деловых партнеров.

Такие расходы, являясь с экономической точки зрения представительскими, не уменьшают базу налога на прибыль. Компании вправе производить подобные траты только за счет чистой прибыли. Согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» в бухгалтерском учете предприятий представительские расходы будут относиться к обычным видам деятельности.

Однако ряд организаций ошибочно трактует в свою пользу термин «обслуживание» и следующее решение арбитражного суда.

Ссылки на вышеуказанное постановление ФАС ЗСО несут для организации налоговые риски. Инспекторы могут оштрафовать компанию за неправомерное уменьшение базы по налогу на прибыль по следующим основаниям.

Во-первых, данное решение может быть применено только на территории Западно-Сибирского арбитражного округа.

Источник: https://delovoymir.biz/predstavitelskie_rashody_kak_pravilno_obosnovat_podtverdit_i_ne_imet_posledstviy.html

Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета

Многие организации рано или поздно сталкиваются с таким понятием, как представительские расходы. В статье разберемся, что это за расходы, что к ним относится и как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Начнем с того, что определимся, какие расходы можно отнести к представительским? Тут все просто, открываем ст.264 2 части НК РФ (скачать его, кстати, можно тут) и читаем. Краткие выводы из этой статьи:

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание:

представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры с целью дальнейшего сотрудничества;
участников совета директоров или другого руководящего органа;

В частности, к представительским расходам можно отнести:

расходы на завтрак, обед, ужин для вышеуказанных лиц и официальных представителей налогоплательщика;
транспортирование вышеуказанных лиц до места проведения переговоров, приемов, обедов и прочих официальных мероприятий и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
услуги переводчиков, если они оказаны сторонней организацией.

К представительским расходам НЕ относятся расходы на организацию отдыха, развлечений, а также профилактики и лечения заболеваний.

Также статья 264 п.2 НК РФ оговаривает, что представительские расходы в целях расчета базы для налога на прибыль принимаются не в полном объеме, а только в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда в отчетном периоде, к которому относятся представительские расходы.

Как и любые другие расходы, представительские расходы нужно подтвердить документально.

Учет представительских расходов в бухгалтерии

Представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для торгового предприятия они списываются в дебет счета 44 «Расходы на продажу», для производственного в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Проводки по учету представительских расходов (счет 26)

Если оплата представительских расходов происходит лично представителем организации, то ему выдаются денежные средства под отчет, при этом составляется проводка Д26 (44) К71.

Услуги сторонних организаций оформляется проводкой Д26 (44) К60, Д26 (44) К76.

Представительские расходы относятся к тому отчетному периоды, в котором они были утверждены, независимо от их оплаты.

Налоговый учет представительских расходов

Эта группа расходов относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Как уже выше было сказано, для целей налогообложения можно учесть только сумму расходов, не превышающую 4% от суммы расходов на оплату труда.

Представительские расходы свыше этих 4% не учитываются при определении налоговой базы при расчете налога на прибыль.

Сравнивая величину представительских расходов с величиной расходов на зарплату, берутся данные, полученные нарастающим итогом с начала налогового периода.

Основная сложность при учете представительских расходов заключается в том, что в бухгалтерии они учитываются в полном объеме, а при налогообложении их величина ограничивается 4% от оплаты труда. То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов.

Пример расчета представительских расходов

В мае 2013 года организация встречала своих партнеров, были запланированы следующие мероприятия по этому поводу: официальный обед в ресторане, культурное мероприятие — посещение сауны.В связи с этим организация имела следующие расходы:

доставка партнеров в ресторан и обратно — 4000 руб.;
обед в ресторане — 20000 руб.;
доставка партнеров в сауну и обратно — 4000 руб.;
услуги сауны — 30000 руб.

Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно.Общая сумма представительских расходов составила 24000 руб.Для организации всех мероприятий ответственному сотруднику были выданы деньги под отчет в размере 60000 руб. По окончании мероприятия сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет, в котором отчитался о потраченной сумме, к авансовому отчету были приложены все необходимые документы, подтверждающие расходы. Услуги транспортной компании оплачивались организацией с расчетного счета.

Бухгалтерский учет представительских расходов (счет 26)

60 000 Д71 К50 — выданы денежные средства сотруднику под отчет.

50 000 Д44 К71 — принят авансовый отчет по представительским расходам.

10 000 Д50 К71 — подотчетным лицом сданы остатки аванса в кассу предприятия.

8000 Д44 К76 — получен счет на оплату от транспортной компании, осуществлявшей доставку партнеров.

8000 Д76 К51 — оплачен счет транспортной компании.

Отчетный период — полугодие.

С начала года сумма расходов на оплату труда составила 350000 руб.

Максимальная величина представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения, составляет 350 000 * 4% = 14000 руб. В нашем примере величина представительских расходов 24000 руб. То есть при расчете налога на прибыль мы можем уменьшить налоговую базу только на 14000 руб. Оставшиеся 10000 руб. учтены не будут.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://online-buhuchet.ru/predstavitelskie-rasxody-osobennosti-buxgalterskogo-i-nalogovogo-ucheta-v-2013-godu/

Расчет представительских расходов образец

Нормирование представительских расходов Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат.

Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов.

Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов. 1 способ – квартальный.

Как правильно оформить представительские расходы — пример?

2 ст. 264 НК РФ.

Учет и оформление представительских расходов

Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.

Общая система налогообложения Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие.

Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д.

(ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов.

Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

средства на развлекательную программу для участников;
стоимость экскурсий;
деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
финансы на оформление зала для мероприятия;
медицинские траты, если они потребовались;
проезд и проживание гостей;
оплата визовых услуг участников;
траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением.

Представительские расходы

Источник: https://11-2.ru/raschet-predstavitelskih-rashodov-obrazets/

Условия документального оформления представительских расходов

Затраты, которые выделяются компанией на проведение каких-либо представительских мероприятий, на сегодняшний день являются одними из наиболее спорных.

Причина такого противоречия заключается в ключевых особенностях и самой юридической природе подробных мероприятий, в связи с чем многие предприниматели, которые занимаются их проведением, регулярно сталкиваются с различными сложностями.

Именно поэтому для того, чтобы минимизировать налоговые риски, предприниматели должны правильно понимать, как осуществляется документальное оформление представительских расходов в 2018 году и как этот вопрос регулируется действующим законодательством.

Что входит, а что нет

В соответствии с положениями, указанными в пункте 1 статьи 264 Налогового кодекса, в категорию представительских затрат включены любые расходы, которые относятся к официальному приему или обслуживанию каких-либо лиц.

В частности, это касается представителей других компаний, принимающих участие в проведении переговоров для поддержания или установления взаимного сотрудничества, а также тех участников, которые прибывают для проведения заседания совета директоров или же каких-либо других руководящих органов.

К обслуживанию же в данном случае относится транспортировка всех участников проводимого мероприятия, буфетное обслуживание и оплата услуг переводчиков.

При этом стоит отметить тот факт, что в число представительских расходов не входят следующие категории затрат предпринимателей:

аренда помещения;
расходы, выделенные для организации развлекательных мероприятий или отдыха, лечения и профилактики заболеваний;
любые затраты, которые выделены на обслуживание физических лиц, если они не являются частными предпринимателями или клиентами компании;
визовая поддержка, транспортировка иностранных граждан до гостиницы от вокзала, а также любые затраты, выделенные для обеспечения проживания;
приобретение сувенирной продукции.

Главные детали

Так как вопрос о проведении представительских мероприятий на сегодняшний день является достаточно активно обсуждаемым юридическими деятелями, нужно знать все ключевые особенности их проведения для того, чтобы не столкнуться с какими-либо проблемами.

Зачем и по каким требованиям

Представительские затраты относятся к обособленной категории издержек компании и могут использоваться для того, чтобы сократить налогооблагаемую базу компании, работающей на общей системе.

Предоставить налоговым органам нужно внутреннюю учетную и контрактную первичную документацию. Первичная документация оформляется в процессе возникновения того или иного хозяйственного факта или же сразу после его появления. Руководитель компании в обязательном порядке утверждает форму первичного документа, используемого в компании, указывая его в учетной политике компании.

Нормативы налогов

Налоговый учет представительских затрат включает в себя три основных этапа:

Подсчет представительских расходов за текущий месяц.
Определение того, какая часть таких затрат может учитываться в текущем периоде в соответствии с нормативом в 4% от рассчитанных затрат на оплату труда. При этом стоит отметить, что суммы затрат и оплаты труда в процессе нормирования определяется нарастающим итогом, и если какая-то часть в одном квартале не учитывается, то в таком случае ее можно хотя бы частично учитывать на протяжении следующего квартала этого года.
Принимается к вычету НДС по всем представительским затратам, которые учитываются в пределах норматива как расходы текущего периода.

Приказ о проведении официального мероприятия

Что стоит учитывать

В соответствии с законами официальный прием предусматривает проведение завтрака, обеда, ужина или какого-либо другого аналогичного мероприятия, и под обслуживанием в данном случае подразумевается следующее:

транспортировка каждого участника на то место, где проводится представительское мероприятие, и обратно;
буфетное обслуживание (действующее налоговое законодательство не предусматривает подробный перечень напитков и продуктов, расходы на которые не могут указываться в составе представительских расходов);
оплата профессиональных переводчиков, которые не являются сотрудниками компании, но при этом обеспечивают перевод в процессе проведения указанного мероприятия.

Представительские затраты могут учитываться даже в том случае, если по результатам проведенной встречи контракт или желаемый договор стороны не подписывали, так как Налоговым кодексом не определяется возможности признания подобных расходов в зависимости от результатов указанного мероприятия.

Законные детали документального оформления представительских расходов

Представительские затраты должны быть в обязательном порядке оформлены следующей внутренней документацией:

приказ руководителя компании;
программа мероприятий с указанием состава делегации и должностей приглашенных лиц;
список представителей компании, принимающих участие в проводимых переговорах, а также заседаниях руководящих органов;
перечень должностных лиц компании, имеющих право на получение средств для проведения мероприятий;
порядок выдачи средств;
смета представительских расходов;
акт о выделении затрат на представительские мероприятия;
отчет о предоставленных образцах и сувенирах;
меню, которое было утверждено руководителем столовой, если предоставление обеда осуществлялось самим предприятием;
авансовый отчет с указанием оригиналов первичной документации, то есть товарных чеков и чеков ККМ.

Важные формальности

Для корректного признания представительских затрат и использования их в целях сокращения базы налогообложения нужно правильно понимать все ключевые формальности, связанные с их оформлением.

Критерии признания

Для обоснования данных расходов нужно правильно учитывать следующие критерии:

под затратами подразумеваются любые расходы, имеющие документальное подтверждение и обоснование;
обоснование расходов предусматривает экономическую оправданность выделенных сумм;
документальное подтверждение затрат предусматривает наличие соответствующих документов, которые составлены в полном соответствии с действующим законодательством.

Бухучет

В бухгалтерском учете представительские затраты не нормируются или же в принципе относятся к категории затрат по стандартным видам деятельности. Таким образом, при оформлении соответствующей документации их нужно будет отразить на счете 26 или 44 в зависимости от того, был ли получен отчет к моменту утверждения авансовой отчетности или окончания мероприятия.

В процессе списания в конце года на затраты сумм НДС, которые относятся к представительским затратам, превышающим нормативы, налоговые обязательства отражаются по Кт68 и Дб99.

Смета на представительские расходы

Наглядные примеры

Стандартная схема отчетности может выглядеть следующим образом:

полное наименование компании;
должность и ФИО лица, заполняющего данную документацию;
дата оформления документа;
наименование «Смета представительских расходов» с указанием отчетного года;
указание полного перечня представительских расходов с указанием их вида и лимита годовых расходов, а также общей суммы;
подпись генерального директора компании.

Помимо этого, также издается внутренний документ (к примеру, специальное положение о проведении подобных мероприятий), которое должно утверждаться приказом руководителя, в котором указываются следующие данные:

полное наименование компании;
номер приказа;
город и дата составления документа;
определение норм расходования средств на представительские расходы на отчетный год;
перечень лиц, которые имеют право получать средства на проведение представительских мероприятий;
указание лица, несущего ответственность за расходование средств;
указание лица, которое должно предоставлять ответственность о приеме;
указание необходимости обеспечения соответствующего отражения проведенных расходов в бухгалтерском и налоговом учете;
подпись генерального директора.

Помимо всего прочего, само мероприятие должно проводиться в соответствии с приказом, в котором значится дата и ключевые особенности данного мероприятия.

Отчет о проведении официальной встречи

Особенности заполнения и содержания

Унифицированные формы, в соответствии с которыми должны оформляться подобные затраты, законодательством не утверждены, и каждая компания имеет право разработать свои, некоторые из которых являются обязательными, и это:

приказ о проведении мероприятия с указанием даты, цели и места проведения, а также полного списка лиц;
программа представительского мероприятия, в которой указываются даты и этапы официального приема;
смета проводимого мероприятия, которая составляется на каждое мероприятие с постатейным указанием всех затрат;
отчетность о проведенном мероприятии с указанием наименования партнеров, даты, цели и места проведения;
акт на списание представительских затрат, в котором указывается точная сумма всех понесенных затрат.

Помимо всего прочего, собираются также всевозможные чеки и документы, подтверждающие сумму понесенных затрат.

Отдельные уточнения

Затраты на организацию развлекательных программ не могут учитываться в перечень затрат при оформлении налоговой отчетности, в то время как расходы на ужины, которые проводятся в позднее ночное время или же в процессе проведения командировок, могут включаться в данный перечень. Помимо этого, при учете представительских расходов нужно обеспечить возможность распределения принимаемых затрат от непринимаемых.

Источник: https://buhuchetpro.ru/dokumentalnoe-oformlenie-predstavitelskih-rashodov/