[лайфхак] месяц закончился, работник увольняется, сзв-м еще не сдан — как быть? — все о налогах

Как и какие ошибки можно исправить в отчете СЗВ-М?

Как исправить ошибки в СЗВ-М? Что делать, если пришел отрицательный протокол по итогам проверки файла? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье.

Сроки подачи корректировки СЗВ-М

Частые ошибки при сдаче СЗВ-М

«СЗВ-М ошибка 50»: что означает данная запись

Что означают другие коды ошибок

Итоги

Сроки подачи корректировки СЗВ-М

С апреля 2016 года абсолютно все компании и ИП, которые осуществляют выплаты наемным сотрудникам и лицам по договорам ГПХ, обязаны отчитываться по форме СЗВ-М.

Данный отчет можно представить на бумажном носителе, если в штате 24 сотрудника или менее. В электронном варианте отчет сдается, если у работодателя трудится от 25 человек (п. 2 ст.

8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Заполненный бланк подается в ПФР ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, наступающего после окончания отчетного периода (п. 22 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Чтобы не пропустить важные для отчетности даты, следите за нашей рубрикой «Календарь бухгалтера».

Корректировать выявленные самостоятельно ошибки в отчете СЗВ-М страхователь без негативных для себя последствий может до момента выявления этих ошибок ПФР.

Причем если ошибка выявляется в момент приемки отчета, то санкций можно избежать, подав уточнение не позднее 5 рабочих дней с даты получения уведомления об устранении расхождений (п.

39 инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н).

Напомним, что 1 ошибка будет стоить компании 500 руб. Общая сумма штрафных санкций рассчитывается исходя из количества застрахованных лиц, перечисленных в табличной части документа (абз. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Частые ошибки при сдаче СЗВ-М

В блоке 4 данной формы необходимо перечислить всех сотрудников компании, с которыми в отчетном месяце действовали трудовые договоры или договоры ГПХ (только для тех договоров ГПХ, с которых исчислялись страховые взносы). Включить нужно даже тех работников, которые были уволены 1 числа месяца или приняты в его последний день.

№ п/п	Ошибки в СЗВ-М	Способ исправления
1	Забытый сотрудник	Формируем новый отчет. В блоке 3 отчета ставим код «Доп». В блок 4 вписываем недостающего работника, его СНИЛС и ИНН (если есть). Всех работников, указанных в первичном отчете, перечислять не нужно
2	Лишний сотрудник	Формируем новый отчет. В блоке 3 ставим код «Отмн». В блоке 4 указываем данные лишнего работника. Перечислять весь персонал не нужно, иначе исходные сведения по ним обнулятся
3	Ошибки в данных работников	Формируем новый отчет. В блоке 3 отмечаем код «Отмн». В блоке 4 указываем работников, сведения о которых содержат ошибки. Формируем еще один отчет. В блоке 3 проставляем код «Доп». В блоке 4 перечисляем этих же работников, указав корректные сведения

СЗВ-М также должна быть выдана увольняющемуся сотруднику. О том, какие моменты в связи с этим заслуживают внимания, читайте в публикации «Месяц закончился, работник увольняется, СЗВ-М еще не сдан — как быть?».

«СЗВ-М ошибка 50»: что означает данная запись

Если компания после отправки электронного отчета получила отрицательный протокол проверки, необходимо еще раз пересдать форму, исправив допущенные неточности.

Цифровые коды выявляемых ошибок приведены в распоряжении правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Код 50 означает ошибку, отчет с которой не может быть принят фондом. Например:

1. Файл имеет неверную структуру.

Сдаваемый файл должен быть корректно заполнен в формате XML-документа со следующей структурой:

ПФР[рег. номер]_[код ТО ПФР]_СЗВ-М_[дата формирования файла]_[GUID].xml,

где: Рег. номер — номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов.

Код ТО ПФР — код территориального органа ПФР, в который отправляется файл (указывается согласно классификатору территориальных органов ПФР).

Дата формирования файла — дата в формате ГГГГММДД.

GUID — глобальный уникальный идентификатор, который отражает уникальность электронного документа. Значение GUID должно быть идентично значению GUID документа. Например: ПФР_034-012-008689_034012_СЗВ-М_20151121_2d2b5a89-157c-44e8-a2a0-639b7ce30a69.xml.

2. Проставлена некорректная электронная подпись.

3. Неверно указан ИНН отчитывающейся фирмы.

4. Отправлен файл с типом «Исх», а ранее уже был сдан первичный файл за отчетный месяц.

О последствиях неверного указания периода отчета читайте в материале «Ошибка в периоде — правомерен ли штраф за СЗВ-М?».

Что означают другие коды ошибок

Код 40 указывает на ошибки при заполнении формы, к которому предъявляются особые требования. Так, в файле недопустимы:

• двойные пробелы;
• точка после фамилии;
• пробел до или после знака дефиса;
• знак дефиса после Ф. И. О.

Код 30 информирует о следующих ошибках:

• СНИЛС, Ф. И. О. сотрудников не соответствуют данным, указанным в базе ПФР;
• графа «№ п/п» заполнена не в порядке возрастания;
• не заполнены обязательные элементы — фамилия или имя сотрудника.

Коды 10 и 20 свидетельствуют о незначительных ошибках и несут информацию о допустимых знаках, таких как апостроф, точка, скобки и т. д.

Итоги

Заполнять отчет по форме СЗВ-М нужно очень внимательно. Допущенные ошибки, выявленные после истечения срока сдачи отчета, могут довольно дорого обойтись компании, особенно если в ней трудится много сотрудников.

Источник: https://nalog-nalog.ru/strahovye_vznosy_2017/szvm/kak_i_kakie_oshibki_mozhno_ispravit_v_otchete_szvm/

Ежемесячный отчет СЗВ-М: сдаем без ошибок

Кому надо сдавать ежемесячный отчет? Этот вопрос — один из самых частых. Итак, разберем, кто сдает данную форму в ПФР в 2016 году.

Рассмотрим несколько ситуаций. Договор заключен в последний рабочий день отчетного месяца. Между работодателем и работником  31 числа месяца 2016 года заключен гражданско-правовой договор (последний рабочий день отчетного месяца).

Работы еще не выполнены, на момент сдачи СЗВ-М акт приемки не оформлен, оплаты не было. Несмотря на это, поскольку договор заключен в отчетном периоде, надо сдать СЗВ-М на данного работника. Договор расторгнут в первый день отчетного месяца.

У застрахованного лица был только один рабочий день в  месяце. Надо сдать форму СЗВ-М  на данного работника.

Как быть в случае, если работник ушел в отпуск с последующим увольнением. Нужно ли его отражать в отчетности и как правильно это сделать?

Отчетный месяц — июнь. В мае работник ушел в отпуск с последующим увольнением. Дата увольнения — 27 июня. Компания рассчитала работника и выдала ему трудовую книжку перед отпуском. Данного работника надо включить в СЗВ-М за июнь.

Ведь в отчет включаются все сотрудники, с которыми в течение месяца действовал трудовой или гражданско-правовой договор. Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, компания рассчитывается и выдает ему трудовую книжку в последний день перед отпуском.

Но датой прекращения трудового договора считается последний день отпуска. Значит, в июне контракт с сотрудником действовал и на него надо подать сведения по форме СЗВ-М.

Если работник в отпуске за свой счет. Что в этом случае?

Работник трудится в организации с 2015 года по бессрочному трудовому договору. С 1 по 30 июня 2016 года он был в отпуске за свой счет. В июне 2016 года договор продолжает действовать. Соответственно, надо сдать СЗВ-М.

  Аналогично решается вопрос с ежемесячной отчетностью в ПФР при временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, а также в период прогула, простоя и в других подобных ситуациях.

Работник в отпуске по уходу за ребенком. Работник трудится в компании с 2014 года по бессрочному трудовому договору. С сентября 2015 года по настоящее время он находится в отпуске по уходу за ребенком. В отчетном периоде — договор продолжает действовать. Соответственно, надо сдать на данное застрахованное лицо СЗВ-М.

А если бывшим работникам организации выплатили премию к праздничной дате, нужно ли о таких лицах отчитаться  в Пенсионный фонд?

Если были выплаты работнику  вне рамок трудового или договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг, на таких застрахованных лиц сдавать СЗВ-М не надо. 

Таким образом, В СЗВ-М надо записать всех сотрудников, с которыми в течение отчетного месяца заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые и гражданско-правовые договоры. Не указываются в форме СЗВ-М только те работники, которые уволились до начала месяца, за который сдается отчетность. 

Сдавать ли отчет индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, арбитражным управляющим?

Страхователи, уплачивающие страховые взносы в фиксированном размере, сведения о застрахованных лицах на себя не сдают. Однако если есть наемные работники (лица, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры), то надо представить отчет. 

Сдавать ли форму на сотрудников некоммерческих организаций?

Некоммерческие корпоративные организации создаются по решению учредителей, принятому на их общем (учредительном) собрании, конференции, съезде и т.п. Указанные органы утверждают устав соответствующей некоммерческой корпоративной организации и образуют ее органы.

В случае если утвержденным уставом некоммерческой организации определено положение о выплате вознаграждений, а также право заключения трудовых отношений, то в отношении таких лиц предоставляется форма СЗВ-М.

Сведения по форме СЗВ-М представляются за застрахованных лиц осуществляющих работу и (или) иную деятельность, в период которой они подлежат обязательному пенсионному страхованию в соответствии с Федеральным законом от 12.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Сдавать ли отчет на лиц, работающих по совместительству?

С лицами, работающими по совместительству, заключаются договора, то есть они состоят с работодателем в трудовых отношениях. Соответственно, на таких лиц работодатели должны сдавать СЗВ-М.

Сдавать ли отчет крестьянским (фермерским) хозяйствам?

Если крестьянские (фермерские) хозяйства состоят на учете в ПФР как  хозяйства, в которых есть глава и члены, то этом случае сдавать СЗВ-М не надо.

Если же хозяйства состоят на учете ПФР, как использующие труд наемных работников (не путать с членами хозяйства), то в этом случае главы таких хозяйств представляют помимо РСВ-2 и РСВ-1, куда включается информация о наемных работниках. То есть таким хозяйствам СЗВ-М на работников необходимо.

Сдавать ли форму  на иностранцев и лиц без гражданства?

Застрахованными лицами являются постоянно и временно проживающие на территории РФ иностранцы и лица без гражданства; иностранцы или лица без гражданства, временно пребывающие в РФ при условии, что такой гражданин не относится к категории высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

На указанных иностранцев и лиц без гражданства, с которыми у работодателя заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, надо представить СЗВ-М. Иностранцы или лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ, относящиеся к категории высококвалифицированных специалистов, не подлежат регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Сдавать СЗВ-М на них не надо.

Источник: https://www.pfrf.ru/branches/krim/news~2016/06/27/114884

Если в СЗВ-М вы ошиблись с отчетным периодом в большую сторону… | Журнал «Главная книга» | № 23 за 2016 г

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 ноября 2016 г.

Содержание журнала № 23 за 2016 г.

Считай, отчитались «авансом»!

Некоторые программы при заполнении формы СЗВ-М в качестве отчетного периода проставляют по умолчанию тот месяц, в котором заполняется отчет. И, составляя отчет в декабре, можно из-за невнимательности отчитаться не за ноябрь (как планировалось), а за декабрь.

Причем, отправив такой отчет в ПФР, вы не получите ни отрицательный протокол, ни какие-либо предупреждения на этот счет. Ведь контроль значений поля «Отчетный период» настроен таким образом, что к форме СЗВ-М, поданной за месяц, в котором проводится проверка, или за предшествующие месяцы, претензий не будеттабл. 7 приложения к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р.

То есть в отчетах СЗВ-М, поступивших в ПФР в декабре, значение «12» в поле «Отчетный период» программа, естественно, пропустит. ПФР просто решит, что вы представили СЗВ-М именно за декабрь. То есть сознательно отчитались «авансом».

Как исправить ошибку

Конечно, хотелось бы для исправления ошибки подать тот же самый отчет, но уже с типом «доп» (то есть дополняющую форму), просто указав в нем верный месяц. Однако специалисты ПФР на местах видят один путь исправления этой ошибки — представление формы СЗВ-М с правильным отчетным периодом и типом «исхд».

Напомним, правила проставления типа формы СЗВ-М такиеразд. 3 формы СЗВ-М, утв. Постановлением ПФР от 01.02.2016 № 83п:

• вы дополняете ранее принятые ПФР сведения о застрахованных лицах за отчетный период — подается отчет с типом «доп»;
• вы впервые представляете сведения о застрахованных лицах за отчетный период — подается отчет с типом «исхд».

В нашей ситуации СЗВ-М за ноябрь ПФР принял как декабрьский. Отчета за ноябрь в базе ПФР нет. То есть дополнять нечего. Соответственно, в ПФР необходимо направить именно исходный СЗВ-М за ноябрь.

Что же касается СЗВ-М, принятого ПФР как отчет за следующий месяц (в нашей ситуации — за декабрь), то отменять его нет смысла. В январе вы, если будет нужно, просто подадите СЗВ-М за декабрь:

• с типом «доп» на новых работников;
• с типом «отмн» на тех, с кем расстались еще в ноябре — месяце, предшествующем отчетному.

Готовимся уменьшить штраф

Понятно, что если СЗВ-М за ноябрь с верным отчетным периодом и типом «исхд» вы подадите до окончания срока отчетной кампании, то штрафа не будет.

Но, как правило, эта ошибка выявляется лишь через месяц — при сдаче следующего отчета, который ПФР отказывается принимать, ссылаясь на то, что исходный отчет за этот месяц в базе уже есть. Тут-то и выясняется, что у ПФР нет вашего СЗВ-М за предыдущий месяц.

Как только вы подадите отчет с типом «исхд» за предыдущий отчетный период, ПФР оштрафует вас. И штраф за это (особенно для компаний с большим штатом работников) просто драконовский — 500 руб.

в отношении каждого человека в списке застрахованныхст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ). Причем у ПФР нет полномочий снижать штраф даже по причине каких-либо смягчающих обстоятельств.

Но это вправе сделать суд.

Например, в АС Пермского края обратился предприниматель, который в мае подал вовремя отчет за апрель, но со значением «05» в поле «Отчетный период», которое программа заполнила автоматически.

СЗВ-М с верно указанным отчетным периодом — «04» — был подан позже крайнего срока, установленного для сдачи отчета за апрель. Суд оказался солидарен с ПФР в том, что нарушение законодательства тут налицо. Но штраф, назначенный в размере 11 000 руб., снизил до 500 руб.

Решение АС Пермского края от 11.10.2016 № А50П-525/2016 (Внимание! PDF-формат)

Источник: https://GlavKniga.ru/elver/2016/23/2579-esli_szv_m_oshiblisi_otchetnim_periodom_bolishuu_storonu.html

Нужно ли выдавать СЗВ-М сотрудникам при увольнении?

Сотрудник увольняется. Что должен выдать работодатель ему на руки? Раньше работодатель выдавал работнику справку по форме 2-НДФЛ. После введения новой отчетности работодатель становится страхователем и должен выдавать своему бывшему сотруднику отчет СЗВ-М (ФЗ №27).

Если возникнет вопрос у бухгалтера, нужно ли выдавать СЗВ-М сотрудникам, которые уволились из компании, ответ однозначный — да, нужно, и это прописано в законодательном порядке.

Образец формы можно увидеть на изображении:

Для чего сотруднику нужен СЗВ-М

При увольнении из организации работник обязательно должен получить копию СЗВ-М. Этот документ подтверждает стаж сотрудника.

Работодатели, они же страхователи, заполняют и передают справку СЗВ-М всем работникам компании. Если бухгалтер компании выдает копию документа на руки уволившемуся сотруднику, то выписка делается на одного человека. Это связано с тем, что в отчете содержатся индивидуальные сведения работников. Разглашение их третьим лицам категорически запрещено.

Эти сведения страхователь должен выдавать работникам каждый месяц не позднее (с 2017 года) 15-го числа, то есть одновременно с передачей отчетности в ПФР.

Если же сотрудник уволился, то выдача СЗВ-М работнику при увольнениидолжна быть произведена в последний рабочий день сотрудника или в последний день прекращения трудового договора.

Если сотрудник уволился в сентябре, то работодатель должен подготовить ему справку в сентябре и выдать в последний рабочий день сотрудника.

Документ СЗВ-М при увольнении сотрудника выдан. Должен ли работник подтвердить, что документ получен?

Подтверждается ли выдача документа СЗВ-М работниками?

После того как работодатель выдал копию документа на руки сотруднику, он в обязательном порядке должен получить письменное подтверждение о том, что данный работник действительно получил документ СЗВ-М.

Это может быть расписка или подтверждение в журнале выданных документов, которые ведут в бухгалтерии компании.

Существует ли ответственность за невыдачу уволившемуся сотруднику документа?

По закону как таковой ответственности работодатель не несет. Штрафами за это не облагается ни компания, ни ответственное лицо.

Единственное, что может сделать уволенный сотрудник, — написать жалобу либо в прокуратуру, либо в суд, или обратиться в инспекцию по труду.

В каком виде выдавать данную справку?

Пример бланка подтверждения о получении СЗВ-М на руки при увольнении:

Как заполнить СЗВ-М при увольнении работника

При выдаче документа уволившемуся сотруднику ответственное лицо вносит в документ только его персональные данные, данные других сотрудников компании не вносятся. В справке нужно указать ФИО сотрудника, его СНИЛС, ИНН, сколько времени проработал данный сотрудник в компании.

В третьем разделе выбираются первичные документы и указывается форма – исходящая СЗВ-М (исх.). Программа 1С позволяет формировать справку на одного сотрудника.

При выдаче такой справки не имеет никакого значения, по какому договору работал уволенный сотрудник: трудовой ли это договор или ГПХ. Не важно, начислялись ли сотруднику какие выплаты, но важно, что работодатель перечислял по сотруднику страховые взносы.

Кроме того, что этот документ выдается при увольнении, также работодатель должен предоставлять этот документ ежемесячно всем сотрудникам после предоставления документальной отчетности в ПФР.

Эта справка необходима человеку для назначения пенсии.

Так что должен выдавать работодатель уволившемуся сотруднику?

• Трудовую книжку.
• Справку 2-НДФЛ. Эта форма была утверждена Министерством труда России. В этой справке необходимо указать заработную плату сотрудника за два года. На основании ее работнику будут начисляться больничные или декретные на следующем месте работы.
• Справку СЗВ-М, которая выдается сотруднику в его последний рабочий день со всеми документами.
• Другие документы, которые непосредственно связаны с деятельностью работника в компании.

Во многих организациях справки по форме 2-НДФЛ выдаются человеку, даже если он не писал заявление ее на получение. Это стандартный пакет документ уволившемуся человеку.  Работодатели не должны ждать письменного заявления на выдачу того или иного документа, а обязаны предоставить все своевременно.

Источник: https://saldovka.com/nalogi-yur-lits/vznosyi-v-pfr-i-fss/szv-m-pri-uvolnenii-sotrudnika.html

Внесение изменений в СЗВ-М в 2018 году

СЗВ-М — это утвержденная в первом квартале 2016 года форма обязательной отчетности для любых работодателей, исключая ИП, не имеющего работников. Сдавать СЗВ-М необходимо в Пенсионный фонд России каждый месяц, начиная с апреля минувшего года.

СЗВ-М значит «Сведения о застрахованных входящие», отчет месячный (М). Имеется в виду информация о лицах, которым начисляется страховая часть пенсии. «Входящими» эти сведения являются для Пенсионного фонда, для предприятия они наоборот, исходящие.

Форма состоит из четырех разделов. Это:

1. Реквизиты страхователя, т.е. название предприятия, его регистрационный номер в ПФР, номера КПП и ИНН.
2. Отчетный период — им является календарный месяц.
3. Тип формы отчета. Может быть исходный (не путать с исходящим), дополняющий или отменяющий.
4. Информация о застрахованных лицах, то есть работниках. Основной раздел отчета.

В основной раздел включаются данные обо всех сотрудниках, в том числе оформленных по традиционных трудовым контрактам, гражданским договорам подряда, авторским, издательским или другим соглашениям, согласно которым одно лицо, выполнив (официально) любую интеллектуальную или физическую форму, получило за это деньги — неважно, будь то регулярная заработная плата либо разовый авторский или лицензионный гонорар.

Заполнение первых двух разделов редко вызывает вопросы у уполномоченного на это лица (им может быть бухгалтер или кадровик, либо любое другое лицо по решению руководителя), но когда дело доходит до типа формы отчетности, у многих людей возникают вопросы, когда и какую форму применять.

Всего их три, маркирующиеся сокращенным буквенным обозначением, «исхд» — исходная, «доп» — дополняющая, «отмн» — отменяющая.

Первая, исходная форма вопросов обычно не вызывает. Она ставится в отчет по умолчанию, когда он составляется для стандартной сдачи отчетности в ПФР первый раз за отчетный период. Такой отчет должен содержать сведения обо всех работниках, включая временно занятых или сезонных рабочих, которые трудились во благо предприятия в отчетном периоде и получили за это вознаграждение.

Но если в отчетность вкралась ошибка — забыли про принятого на работу нового сотрудника, уволенного старого, кто-нибудь за месяц поменял фамилию, либо уполномоченный сотрудник просто допустил опечатку в чьих-нибудь личных данных, то в отчет необходимо своевременно внести корректировки. Для этого и предназначены дополняющая и отменяющая формы.

Отменяющая

Маркируется в третьем разделе отчета специальным кодом «отмн». Она применяется, если в исходную форму случайно, по причине неполучения бухгалтерией своевременно данных, чьей-то халатности или забывчивости попали данные о работниках, которые были уволены до начала отчетного месяца. Смысл ее — в том, чтобы исключить из базы данных ПФР сведения об этих лицах, работавших в данном месте.

Допустим, организация подала отчет СЗВ-М с кодом «исхд» в августе месяце. Отчет содержит информацию о работниках за июль месяц. Но в него случайно попал слесарь Сидоров, который был уволен 30 июня.

В этом случае до истечения срока подачи отчетности организация должна подать новый отчет с кодом «отмн», содержащий данные о единственном сотруднике — Сидорове (ФИО, номер СНИЛС и ИНН, если он есть).

Информация о нем будет вычеркнута из базы данных ПФР, касающейся этого предприятия.

В случае ошибочного внесения данных, в целях их коррекции необходимо подавать два отчета — один отменяющий, другой заполняющий. Рассмотрим пример: в организации есть менеджер Татиана Петрова (по паспорту). В отчет она попала как Татьяна Петрова.

С точки зрения законодательства это классифицируется как предоставление  заведомо неверных сведений.

В этом случае, чтобы избежать штрафных санкций, в ПФР отправляется отчет с кодом «отмн» на Татьяну Петрову и следом за ним — следующий, с кодом «доп» на Татиану Петрову.

Дополняющая

В других случаях дополняющая форма используется, если в отчетном периоде, после сдачи основного отчета, был принят на работу новый сотрудник, либо же кто-то из старых, не включенный в исходный отчет по причине недостаточности данных (самый распространенный случай — работник не предоставил в отдел кадров СНИЛС) или иному поводу.

Эта форма подается только на тех сотрудников, которые фактически числятся на предприятии, но были «забыты» по какой-то причине. Дополняющая форма оформляется в том числе на работников, которые:

• находятся в отпуске с содержанием или без такового;
• числятся в декрете (женщины), либо в длительном отпуске по уходу за ребенком;
• ушли на больничный;
• отправлены в командировку.

С точки зрения закона, все они, даже находясь в отпуске без содержания, являются сотрудниками предприятия. Кроме того, СЗВ-М по форме «доп» подается также на генерального директора, в том числе если он единственный учредитель организации — т. к. он тоже имеет право на страховую часть пенсии.

Также, как приводилось в примере выше, дополняющая форма употребляется во всех случаях, когда необходимо откорректировать любые ошибочные данные, в том числе ФИО, номер СНИЛС и ИНН.

Практически все три формы между собой ничем не различаются, кроме кода. Сдаются они на одинаковых бланках.

Сроки подачи корректировки

Обычный срок подачи исходной формы СЗВ-М — до 10-го числа  месяца, который идет за отчетным. В некоторых случаях — до 12-го, если в начале месяца идут государственные праздники (май, ноябрь и так далее). График меняется ежегодно в соответствии с календарем.

Сроков подачи корректирующих форм законодательством не определяются. Теоретически их можно подавать в любое время, но практически за несвоевременное предоставление, либо предоставление неверных сведений о любом работнике предприятие карается штрафными санкциями.

То есть, упрощенно говоря, вы можете подать отчет за текущий месяц, например, июнь, в конце июня, но если произойдут какие-либо кадровые изменения, то у вас останется очень мало времени для коррекции данных. В случае задержки информации будет начислен штраф. Кроме того, согласно статьи 17 №27-ФЗ от 01.04.1996 штрафом карается само предоставление неполных/недостоверных данных.

Юридически сам факт подачи корректирующей (отменяющей или дополняющей) формы может привести к штрафу, т.к. фактически организация признается в подаче недостоверных данных.

Применять ли в этом случае санкционную политику или нет, каждое региональное отделение ПФР решает самостоятельно. Никакими нормативными актами не обозначена ситуация, когда предприятие самостоятельно обнаруживает ошибку в отчете и принимает меры к ее исправлению, соответственно это остается на рассмотрение чиновников местного ПФР.

В некоторых отделениях допустимо сдавать корректирующие отчеты до истечения срока подачи основного, т.е. до 10 числа следующего месяца. Во всех остальных случаях автоматически следует штраф.

Частые ошибки с расшифровкой

Данная отчетность может сдаваться как в бумажном, так и в электронном варианте. Последний, естественно, доставляет меньше хлопот и экономит время, но при его сдаче можно получить отрицательный протокол от ПФР, что означает — документ не принят.

Самые частые ошибки при расшифровке отчета СЗВ-М программным методом — коды:

1. «50». Этот код ошибки значит, что программа получила неверные данные. Либо файл отчета имеет неверную структуру, либо наличествует ошибка в ИНН подотчетного предприятия, либо некорректная электронная подпись. Если все верно, то некорректен код формы — например, невозможно за один и тот же отчетный период сдать два отчета с кодом «исхд», первичных. Второй может быть только «доп» или «отмн».
2. «40». Этот код означает, что в файле присутствуют некоторые пунктуационные и другие знаки, мешающие его расшифровке. К ним относятся двойной пробел, пробел после дефиса, точка после фамилии, дефис после ФИО.
3. «30». Этот код свидетельствует о нарушениях в заполнении раздела 4. Например, в графу ИНН вписаны нули или стоит прочерк, личные данные сотрудников не соответствуют базе данных ПФР либо просто некорректно указаны (ошибка в фамилии, номере и т.д.), графа «№п/п» заполнена с нарушением порядка возрастания. Также «тридцатую» ошибку программный комплекс выдает при неверно указанном КПП отчитывающейся организации.
4. «20» и «10». Эти коды свидетельствуют о незначительных пунктуационных ошибках.

Отсутствие в графе сведений об ИНН работника не считается ошибкой, эта графа заполняется по мере поступления таких сведений. Если ИНН сотрудника неизвестен, просто оставьте поле пустым.

Пенсионный фонд рекомендует проверять отчет СЗВ-М перед сдачей по программе CheckPFR, которую можно бесплатно скачать на сайте ПФР.

Ответственность и штрафы

За нарушение сроков подачи отчетности СЗВ-М, а также за подачу недостоверной и/или неполной информации предусматривается административная ответственность, подразумевающая штраф в размере 500 рублей за каждого работника и за каждый день просрочки либо до исправления сведений (если в ПФР заметили ошибку). При этом сам факт подачи корректирующего отчета может быть расценен как подтверждение имевшей место подачи ложных данных.

Пример: организация «Незабудка», в которой работает 250 человек, по причине внутренних кадровых перестановок задержала сдачу отчета СЗВ-М на 4 рабочих дня. Ей может грозить штраф до 500 000 рублей.

Но если та же организация на основную часть сотрудников подала отчет своевременно, но по истечении 4 рабочих дней (при условии, что местное отделение ПФР допускает сдачу корректирующих отчетов в течение 10 дней после отчетного периода) прислала отменяющий и дополняющий отчет на двух сотрудников — уволенного и принятого взамен в отчетном периоде — то штраф составит всего 4000 рублей.

Составление и предоставление новой формы СЗВ-М — в данной публикации.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://znaybiz.ru/fondy/pfr/otchet/vnesenie-izmenenij-v-szv-m.html

Нужно ли выдавать СЗВ-М сотруднику при увольнении

СЗВ-М при увольнении сотрудника — выдавать или нет? Частый вопрос, возникающий у работодателей. В апреле 2016 года появилось нововведение — при увольнении работнику помимо справок 2-НДФЛ и о среднем заработке бухгалтер должен предоставить СЗВ-М. Это является обязательным, так как прописано в законодательстве (ФЗ №27).

СЗВ-М при увольнении сотрудника

Этот документ свидетельствует о стаже работника, и неважно договор какого типа был подписан с ним. Суть в том, чтобы работодатель (страхователь) даже за 1 отработанный день уплатил за сотрудника взносы. В будущем данная справка понадобится для правильного начисления пенсионных выплат.

Данные по форме СЗВ-М работодатель обязан предоставлять сотрудникам до 15-го числа каждого месяца, единовременно со сдачей отчетности в Пенсионный фонд. При увольнении СЗВ-М выдается в последний день работы сотрудника.

В ПФР страхователи предоставляют СЗВ-М по всем сотрудникам компании. Бухгалтер не имеет права предоставлять работнику точную копию СЗВ-М, так как в ней содержатся персональные данные других сотрудников (ИНН, ФИО, СНИЛС). Такую информацию раскрывать запрещено законом.

За распространение персонифицированных данных может быть применена административная и уголовная ответственность:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• За разглашение недоступной информации должностным лицом полагается штраф для граждан от 500 до 1 000 руб., для официальных лиц – от 4 000 до 5 000 руб. (согласно ст. 13.14 КоАП РФ);
• За незаконный сбор или передачу информации, являющейся личной тайной по УК РФ, могут применить крупные штрафы до 300 000 руб. Также виновным могут приписать принудительные работы, сместить с определенных должностей или наказать заключением под стражу сроком до 4-х лет (п.2 ст. 137 УК РФ);
• Уголовное наказание в такой ситуации почти не применяется, но во избежание различного рода наказаний стоит соблюдать правила составления СЗВ-М и других отчетов.

Выдача СЗВ-М работнику при увольнении

В таком случае документ формируется на одного человека. Бухгалтер может это сделать в своей программе, с помощью которой он сдает отчетность.

Законодательством не прописана ответственность работодателя за несвоевременную выдачу копии СЗВ-М или за отказ от выдачи. Тем не менее, стоит регламентировать порядок предоставления этих копий, чтобы подстраховаться от нежелательных разногласий с работниками.

Вот несколько вариантов для этого:

1. Журнал регистрации выдачи копий.
2. 2-й экземпляр справки с подписью работника.
3. Расписка о получении копии справки СЗВ-М.

Один из оптимальных вариантов – это журнал учета. Занимает мало места, практичен, там же можно указывать и причину выдачи справки. Примерный образец:

Распечатывать 2-й экземпляр – это конечно выход из положения, но довольно трудоемкий. К тому же, со временем их будет немало – опять же дополнительные бумажные кипы.

Расписка составляется в любой свободной форме. Примерный образец:

Сотруднику справка выдается в течение 5 дней с даты написания заявления на выдачу копии СЗВ-М.

Справка СЗВ-М при увольнении: пример заполнения и образец

Выдавая копию СЗВ-М, необходимо проверить правильность ее заполнения. При составлении справки отчета СЗВ-М обязательно указываются следующие данные:

• Данные страхователя, его реквизиты в ПФР;
• Дата отчетного периода;
• Тип формы (исходящая);
• ФИО, СНИЛС и ИНН работника;
• Дата выдачи справки.

В нижней части – ФИО руководителя, его подпись, дата и печать (если имеется). Образец справки:

Во многих организациях копии справок СЗВ-М выдаются автоматически вместе с другими документами при увольнении. Сотрудник не должен ее требовать, а работодатель не должен ждать заявления о ее выдаче от работника. Это прописано законом, значит должно быть выдано быстро и без задержек.

Пройдет немного времени, и этот процесс станет обыденным, несложным и более понятным для работодателя.

Источник: https://BuhSpravka46.ru/nalogi/vznosyi-v-fondyi/nuzhno-li-vyidavat-szv-m-sotrudniku-pri-uvolnenii.html

СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2018 году: как выдавать (образец заполнения)

Если работник увольняется, надо выдать ему на руки индивидуальные копии сведений по форме СЗВ-М. Узнайте, как подготовить СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2018 году и выдать, чтобы не возникло споров с работниками и трудовыми инспекторами.

В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ бухгалтерия должна выдавать сотрудникам копии сведений СЗВ-М. В частности, надо выдать документ:

1. В случае окончания срока действия договора с сотрудником;
2. При увольнении.

При увольнении сотрудника надо подготовить индивидуальную копию отчета СЗВ-М — она может понадобиться работнику в дальнейшем. Причем выдать ее необходимо в беззаявительном порядке, т.е. работник не обязан подавать для этого специальное заявление.

СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2018 году: за какой период

Сдавать СЗВ-М в Пенсионный фонд надо не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (ст. 4 закона № 27-ФЗ). Сроки выдачи СЗВ-М при увольнении сотрудника и окончании срока действия договора гражданско-правового характера, на выплаты по которому начисляются взносы, смотрите в таблице.

СЗВ-М при увольнении сотрудника: за какой период и когда выдавать

СитуацияПериодСрок выдачи

Сотрудник увольняется	Все периоды работы/Месяц увольнения*	День увольнения
Последний день действия договора
Увольняется сотрудник, оформленный по ГПХ

*При увольнении надо выдать сотруднику копию СЗВ-М за все периоды работы — за каждый месяц работы. При увольнении в середине месяца — выдать СЗВ-М, указав в разделе 2 код отчетного периода, соответствующий месяцу увольнения.

Образец СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2018 году

Выдать сотруднику СЗВ-М надо по форме, утвержденной постановлением правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Пример заполнения смотрите ниже.

СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2018 году: образец

Подтверждение выдачи СЗВ-М при увольнении сотрудника

Штрафов за то, что сотруднику не была выдана копия СЗВ-М законом не предусмотрено. Но если ему все же нужны эти документы, он может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд. Это, конечно, маловероятно, но такой риск все же существует.

Поэтому, если работник потребовал СЗВ-М на руки, надо выдать сведения. А чтобы после не возникло споров, лучше получить письменное подтверждение передачи сведений.

Также можно распечатать выписку выписку в двух экземплярах и оставить второй, подписанный работником, у себя.

Как вариант, еще можно вести журнал учета выданных документов. При получении копий СЗВ-М сотрудники будут расписываться в нем.

Образец подтверждения получения СЗВ-М при увольнении

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/51312-szv-m-pri-uvolnenii-sotrudnika-v-2018-godu

СЗВ-М при увольнении работника: выдача, образец заполнения, бланк, ответственность за невыдачу

Если бухгалтер задаётся вопросом, надо ли выдавать СЗВ-М уволенным сотрудникам, то ответ будет такой — да, нужно! Выдача подобного документа прописана в трудовом законодательстве.

Для чего нужна справка СЗВ-М при увольнении рабочего

Все работодатели, в том числе предприятия и ИП, обязаны предоставлять в Пенсионный Фонд отчёт СЗВ-М «Сведения о застрахованных гражданах». В нём наниматели указывают своих работников.

При увольнении из компании сотрудник получает копию СЗВ-М. Подобный документ подтверждает страховой стаж рабочего. Наниматели оформляют и предоставляют справку СЗВ-М всем своим трудящимся.

Подобные сведения работодатель выдаёт сотрудникам каждый месяц до 15-го числа, то есть одновременно с отправлением отчётов в ПФР.

Выписки из документа

Выписку из СЗВ-М работодатель составляет параллельно с подачей отчётов о сотруднике в Пенсионный фонд.

Помимо этого, наниматель оформляет выписку из СЗВ-М в таких ситуациях:

• если работник собрался выйти на пенсию. Наниматель отправляет выписку в ПФР, и бывший сотрудник официально становится пенсионером;
• если сотрудник решил уволиться. Согласно ст. 62 ТК РФ, выписку обязательно включают в список документов, который напрямую связан с трудовой деятельностью.

Работодатель составляет такой документ в крайний рабочий день сотрудника. Если работник работал по трудовому соглашению – то в последний день действия подобного договора.

Категорически запрещено выдавать рабочим копии отчётов СЗВ-М.

Составление и заполнение СЗВ-М описано в данном видео:

Как правильно оформить отчёт

Для того чтобы правильно заполнить отчёт СЗВ-М, законодателями была разработана уникальная инструкция, при применении которой работодатель с лёгкостью заполняет этот документ.

Итак, при заполнении раздела 1 отчёта СЗВ-М работодатель указывает такие сведения:

• регистрационный номер в ПФР. Этот номер отражён в конкретном свидетельстве ПФР об организации;
• название компании. Конкретную правовую форму директор фирмы указывает в сокращённом виде;
• ИНН. Работодатель указывает ИНН на основании документа о госрегистрации;
• КПП – здесь идентично: руководитель предприятия указывает его на основании документа о госрегистрации.

2 раздел отчёта СЗВ-М «Отчётный период за 1 год» и 3 раздел «Разновидность формы» работодатель также обязательно заполняет.

В 3 раздел отчёта СЗВ-М наниматель вписывает 1 из нижеперечисленных вариантов:

• «исхд» — при первичном отправлении отчёта в ПФР;
• «доп» — при вторичном отправлении, после уже принятого в ПФР отчёта за отчётный предыдущий месяц;
• «отмн» — при аннулировании уже отправленного ранее отчёта.

4 раздел отчёта СЗВ-М считается основным, потому что в нём указывают данные о застрахованных гражданах — рабочих предприятия, а также о действии трудовых договоров и соглашений. Итак, при заполнении 4 раздела работодатель указывает такую информацию:

• инициалы застрахованного гражданина. Указывает их только в именительном падеже (например, Сидоров В.М. и др);
• номер страхового персонального лицевого счета (СНИЛС). Он отражён в оформленном трудовом соглашении;
• ИНН. Наниматель вносит в документ ИНН о работнике, если таковой прописан в трудовом договоре. Во многом это связано с тем, что страхователям запрещено требовать от застрахованных лиц сведения об ИНН.

В конце отчёта СЗВ-М наниматель указывает такие реквизиты:

• свою должность и инициалы. Например, генеральный директор Сидоров В.М.;
• дату оформления отчёта. Указывает её только в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 19.10.2017);
• печать. Ставит печать на отчёте только в случае её наличия.

Бланк можно скачать здесь.

Пример заполнения

В итоге отчёт СЗВ-М несложно заполнить. С этим может справиться каждый работодатель.

Если рабочий уволился

Работодатель составляет отчёт СЗВ-М, в котором отражает данные о всех сотрудниках, получающих премии, ЗП и иные суммы, облагаемые страховыми взносами. Это документ подтверждает страховой пенсионный стаж рабочего.

Согласно закону № 27-ФЗ, выписку СЗВ-М выдают при увольнении работников, при подаче заявления застрахованными гражданами при выходе на пенсию. Кроме того, этот документ наниматель каждый месяц отправляет в ПФР. При этом наниматель получает письменное подтверждение от застрахованного гражданина — своего работника, что он действительно получил выписку СЗВ-М на руки.

Как выдать

При увольнении работника выписку из СЗВ-М оформляют в 2 экземплярах. Первый отдают сотруднику, а второй остаётся у работодателя. На экземпляре нанимателя сотрудник ставит отметку о получении документа.

Письменное подтверждение выдачи работнику копии из отчёта СЗВ-М может быть в такой форме:

• подтверждение, написанное в произвольном порядке;
• подпись на 2 экземпляре СВЗ-М, который остаётся у бухгалтера;
• подпись в журнале выдачи СЗВ-М.

Подтверждение выдачи

Сроки

Часто работодатели задаются вопросом, за какой срок надо выдавать рабочему копии СЗВ-М при увольнении? В подобной ситуации количество отчётов соответствует числу месяцев, которые рабочий проработал в фирме.

Например, сотрудник проработал на предприятии 1 год. При увольнении он получает на руки 12 отчётов за каждый месяц.

Ответственность за непредоставление копий

В 2017 г. наниматель не несёт никакой ответственности за невыдачу сотрудникам копий отчётов СЗВ-М. Подобная ситуация была и в предыдущие годы. Однако, если рабочий не получил подобный отчёт, он может составить жалобу в госинспекцию по труду, в прокуратуру или в судебную инстанцию.

В 2017 г. наниматели должны выдавать работникам копии раздела 3 Единого расчёта по страховому взносу. Форму этого документа можно скачать из приказа ФНС от 10 октября 2016 г. № ММВ-7–11/551.

Отражение такого СЗВ-М в 1С

Перед созданием отчёта СЗВ-М в 1С 8.3 надо удостовериться в корректности информации о предприятии, потому что эти сведения нужно обязательно внести в этот документ:

В этом случае бухгалтер должен зайти в такие пункты программы 1С: Настройка -> Предприятие -> Организации.

Затем, бухгалтер указывает в программе такие данные о компании:

• название (сокращённое);
• регистрационный номер в ПФР;
• Индивидуальный налоговый номер (ИНН);
• КПП;

Кроме того, бухгалтер вписывает в 1С такие сведения о работниках:

Сделать это надо в 1 очередь, потому что за каждый неправильно заполненный документ предусмотрены определённые  штрафные санкции.

СЗВ-М является новой формой отчёта в ПФР с 2016 г. В программе 1С его можно открыть и составить по такому пути: Отчётность, справки -> 1С-отчётность. В подобной ситуации бухгалтер указывает отчётный период, и нажимает на кнопку «Заполнить». Далее, появляется таблица, которую автоматически заполняют сами сотрудники.

Если программа 1С работает одновременно с системой обмена документации с госорганами по коммуникационным каналам связи (ТКС), то нужные данные отправляют при нажатии кнопки «Отправить». Здесь же можно распечатать отчёт СЗВ-М.

Источник: https://uriston.com/kommercheskoe-pravo/buhgalteriya/otchetnost/szv/pri-uvolnenii-szv-m.html

СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2017 году

Компании ежемесячно сдают в ПФР форму СЗВ-М. Кроме того, копия отчета должна предоставляться сотрудникам. Посмотрите, когда надо выдать СЗВ-М работнику, как ее составить при увольнении сотрудника в 2017 году, в какие сроки и за какой период. А образец заполнения формы поможет быстро разобраться.

Скачать СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2017 году>>> 

Когда составляется СЗВ-М в 2017 году

Бухгалтер ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, должен сдать в ПФР отчет СЗВ-М по форме, утвержденной постановлением правления ПФР от 01.02.16 № 83п.

Никаких иных случаев составления СЗВ-М законодательство в 2017 году не предусматривает, в остальное время бухгалтер выдает копии уже ранее составленных отчетов. Разберемся, когда бухгалтер обязан это сделать.

Когда выдаются копии СЗВ-М в 2017 году

Бухгалтер обязан выдать копии СЗВ-М в 2017 году в следующих случаях:

• По требованию работника, в т.ч. работающему по договору ГПХ;
• В день увольнения или прекращения договора ГПХ.

Выдать копию отчета по требованию сотрудника компания должна в течение 5 календарных дней. Сотрудник не обязан указывать, для чего ему потребовалась копия.

При увольнении сотрудника в 2017 году копия СЗВ-М выдается по умолчанию, каких-либо дополнительных заявлений от работника не требуется.

Важно! С 2017 года у работодателя исчезла обязанность выдавать копию СЗВ-М при выходе сотрудника на пенсию.

Правила составления СЗВ-М на уволенного работника в 2017 году

Каждому работницу выдается СЗВ-М в 2017 году только с его данными. Выдача копии отчета с данными других работников будет нарушением закона о персональных данных.

Проще всего это сделать в бухгалтерской программе, сформировав отчет только по одному сотруднику.

Как выдавать работнику копию 

Обязательно получите от сотрудника письменное подтверждение выдачи ему копии. Письменное подтверждение может быть в любой форме, например:

• Подтверждение в произвольной форме;
• Подпись на второй экземпляре отчета, который останется в бухгалтерии;
• Подпись в журнале выдачи СЗВ-М.

За какой период выдавать копию СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2017 году  

Распространенным вопросом является, за какой период выдавать сотруднику копии СЗВ-М при увольнении 2017 году? Число отчетов будет соответствовать количеству месяцев, которые сотрудник работал в компании.

Пример

Работник проработал в компании 1 год. При увольнении он должен получить на руки 12 отчетов за каждый месяц.

Нужно ли включать уволенных работников в следующие отчеты 

Чтобы понять, включаются ли в дальнейшем в СЗВ-М уволенные сотрудники, обратимся к самой форме.

В разделе 4 указано, что в отчете указываются данные о «о застрахованных лицах — работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры». Таким образом, месяц увольнения будет последний отчетом, в котором бухгалтер должен указать данные о работнике.

Пример

Сотрудник уволен в августе 2017 году, в отчете СЗВ-М за август 2017 году необходимо указать его данные в разделе 4, а в отчете за сентябрь 2017 году информации об уволенном уже не будет.

Как заполнить СЗВ-М на уволенного сотрудника в 2017 году

При увольнении сотрудника СЗВ-М составляется по обычной форме, отчет содержит 4 раздела.

Раздел 1

Первый раздел содержит данные о страхователе, т.е. о вашей компании. Раздел подлежит обязательному заполнению, в нем указываются регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, КПП и ИНН компании.

Раздел 2

Второй раздел содержит сведения о периоде, за который составляется форма.

Как уже было указано выше, отчет составляется за все периоды работы, таким образом, 1 отчет – 1 период.

При увольнении сотрудника в середине месяца выдайте ему отчет СЗВ-М, указав в разделе 2 код отчетного периода, соответствующий месяцу увольнения.

Например, при увольнении в августе 2017 года – укажите отчетный период 08, календарный год – 2017.

Раздел 3

В третьем разделе укажите код «исх».

Раздел 4

В четвертом разделе укажите данные уволенного — ФИО сотрудника, номер СНИЛСа, а также ИНН.

Посмотрите ниже пример заполнения отчета.

Источник: https://www.RNK.ru/article/215542-szv-m-uvolnenii-sotrudnika-2017

Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника?

С апреля 2016 года работодатели, помимо 2-НДФЛ и справки о заработной плате, обязаны выдавать на руки еще и справку СЗВ-М при увольнении. Такая обязанность установлена ч. 3 п.4 ст. 11 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете», т.к.

для подтверждения страхового стажа сотруднику понадобится данный документ.

При этом не имеет значения форма его трудоустройства – по гражданско-правовому или трудовому договору: главное, чтобы во время его служебной деятельности в ПФР производились страховые взносы.

Согласно действующему законодательству, руководитель должен выдавать копии СЗВ-М своим работникам не только при увольнении, но и в процессе их работы на предприятии, т.е. каждый месяц не позднее 10 числа, следующего за отчетным периодом. При расторжении трудовых отношений СЗВ-М предоставляется в последний рабочий день или по окончании действия гражданско-правового договора.

Перед тем, как сдавать СЗВ-М при увольнении, необходимо правильно заполнить данный документ.

Несмотря на то, что ежемесячно справка подается в ПФР в общем на всех сотрудников, при расторжении трудового договора делается отдельная выписка, в которой указывается информация только об увольняющемся работнике.

Это связано с тем, что отчет содержит персональные данные, за разглашение которых предусмотрена административная и даже уголовная ответственность:

• Разглашение информации с ограниченным доступом с использованием служебного положения влечет наказание в виде штрафа для граждан в размере от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 13.14 КоАП РФ).
• Незаконное собирание или распространение сведений, представляющих личную тайну по УК РФ, наказывается куда более крупными штрафами, размеры которых достигают 300 000 руб. Также виновное лицо могут привлечь к принудительным работам, лишить права занимать определенные должности или лишить свободы на срок до четырех лет (п.2 ст. 137 УК РФ).

Уголовное наказание в данном случае применяется очень редко, но во избежание неприятностей лучше всего не пренебрегать правилами заполнения и выдачи СЗВ-М и других документов.

СЗВ-М для выдачи сотруднику при увольнении: основание, форма, сроки

Форма СЗВ-М установлена Постановлением Правительства РФ от 01.02.2016 №83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах», и в обязательном порядке должна содержать следующие данные:

• Информацию о страхователе (компании работодателя), его реквизиты в ПФР.
• Дату отчетного периода.
• Код формы. Если страхователь отправляет отчет впервые, то он должен указать код «исхд». Также есть и другие коды, обозначающие тип представленной формы: «доп» – дополняющая, «отмн» – отменяющая.
• Сведения о застрахованных лицах: страховой номер индивидуального лицевого счета, а также ИНН (если у страхователя есть его номер).
• Дату заполнения формы.
• Наименование должности руководителя, его Ф.И.О.
• Подпись и печать организации.

Несмотря на то, что справка выдается строго до 10 числа каждого месяца за отчетный период, есть исключения, при которых ее копия может быть предоставлена сотруднику раньше:

• Если работник выходит на пенсию, то справка должна быть выдана в течение 10 календарных дней после получения от него заявления о предоставлении документов для начисления пенсии.
• Если сотрудник трудился по гражданско-правовому договору, то справка выдается в день его окончания.
• При увольнении работнику нужно выдавать СЗВ-М непосредственно в его последний рабочий день вместе с трудовой книжкой и иными документами.

Каков порядок выдачи копии СЗВ-М:

• Заполняется справка по установленному образцу. Она должна содержать сведения только об увольняемом, а не обо всех сотрудниках, как при передаче документа в Пенсионный фонд, т.к. за разглашение персональных данных законодательством предусмотрена ответственность – об этом не стоит забывать.
• Увольняющийся работник получает копию и дает подтверждение о получении в виде расписки.

Следует помнить, что если в оригинале СЗВ-М указаны сведения более чем о 25 сотрудниках, то документ предоставляется в Пенсионный фонд в электронном виде и подписывается электронной подписью. Если же справка содержит данные менее чем о 25 работниках, то ее можно отнести в ПФР в обычном бумажном виде.

С 1 ноября 2016 года работодатели обязаны предоставлять отчет СЗВ-М в электронном виде по установленному Распоряжением Правления ПФ РФ №432р образцу. Ознакомиться с примерами электронных документов можно в этом же законодательном акте, однако они содержат в себе лишь то, какую информацию необходимо подавать ежемесячно.

Ответственность за невыдачу СЗВ-М

Согласно ч.4 ст. 17 ФЗ №27-ФЗ, за предоставление неполных или недостоверных сведений, а также за отказ от предоставления установленных законодательством справок в ПФР работодатель может быть оштрафован на 500 руб. за каждого работника, информация о котором вовремя не была направлена. Это касается и СЗВ-М, ведь данный документ является одним из основных в ежемесячных отчетностях.

Таким образом, если руководитель или иное ответственное лицо не предоставили данные о 50 работниках, то размер штрафа для него будет составлять 25 000 руб., а денежная сумма будет взыскиваться сотрудниками Пенсионного фонда в соответствии с нормами ст. 19 и ст. 20 ФЗ №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд…»:

• Может быть описано личное имущество индивидуального предпринимателя или организации, но его стоимость не должна превышать общий размер штрафа. Также списанию подлежат и деньги, находящиеся на банковских счетах.
• Взыскание производится на основании постановления руководителя органа, осуществляющего контроль за уплатой страховых взносов.

Как подтвердить выдачу СЗВ-М на руки работнику?

После получения сотрудником копии СЗВ-М на руки при увольнении необходимо запросить у него письменное подтверждение:

• Написать расписку. В ней должна быть отображена информация, подтверждающая, что копия действительно была выдана в день увольнения.
•  Сделать две копии справки, и попросить на одной из них расписаться о получении.
• Отобразить факт выдачи СЗВ-М в журнале учета документов, если таковой есть в организации. Форма ведения журнала может быть свободной, но желательно отразить в нем сведения об отчетном периоде (дату), Ф.И.О человека, получившего справку, а также дату ее выдачи и подпись.

В целом, письменное подтверждение о получении СЗВ-М должно содержать примерно такую информацию: «Настоящим подтверждаю, что на основании прекращения трудового договора (его дата и номер) я получил от ООО «Ромашка» (данные об ИНН и КПП организации) копию СЗВ-М за время работы на двух листах». Расписка подкрепляется подписью бухгалтера и печатью компании.

В каких случаях не требуется предоставление СЗВ-М на сотрудника в Пенсионный фонд:

• Если работник был уволен до начала нового отчетного периода, но на это время не приходится выплата выходного пособия.
• Если в штате организации числится один сотрудник – директор, но он не является работающим пенсионером.

Последнее вызывает немало споров среди работников самого Пенсионного фонда, ведь учредитель даже при отсутствии подчиненных в штате приравнивается к наемным сотрудникам – соответственно, у него с его компанией присутствуют трудовые отношения, попадающие под действие законодательства, устанавливающего обязанность по сдаче СЗВ-М.

Если компания не ведет никакой деятельности, не приносит прибыль и фактически является «замороженной», то допускается сдача «нулевой» отчетности, но документ в любом случае должен быть предоставлен в территориальное отделение Пенсионного фонда в установленные законодательством сроки.

Источник: https://Vse-o-Trude.ru/nuzhno-li-vydavat-szv-m-pri-uvolnenii-sotrudnika/