График отпусков-2018: успейте утвердить не позднее 18 декабря
График отпусков на 2018 год надо утвердить не позднее чем за две недели до года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). То есть не позднее 17 декабря 2017 года.
Но этот день попадает на воскресенье. Значит, последний день для утверждения графика отпусков 2018 — понедельник, 18 декабря. Это подчеркнул Минтруд.
Как утвердить график отпусков на 2018 год
График должны сделать все работодатели. Иначе могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. ИП — от 1 до 5 тыс руб., компанию — от 30 до 50 тыс руб.
Унифицированную форму № Т-7 работодатели использовать не обязаны, но на практике именно ею чаще всего и пользуются.
Чтобы известить сотрудников о составлении графика, можно издать приказ, в котором обязать руководителей подразделений собрать у подчиненных их пожелания.
Опросные листы руководители подразделений передают в кадровую службу, где составляют график отпусков, который утвердит руководитель организации.
С графиком сотрудников надо ознакомить под роспись.
Инспекторы могут заявить о рабском труде
ГИТ всегда проверяет график отпусков, анализируя, точно соблюдается ли он. Само отсутствие такого графика чревато компаниям штрафом в 50 тыс. рублей, но вот непредоставление отпуска грозит таким же штрафом уже за каждый случай (т.е.
за каждого работника). Обычно сами сотрудники не ходят или не используют весь отпуск, это и понятно: им выгодно накапливать дни в расчете на последующую компенсацию, да и длинные каникулы многим позволяют достаточно отдохнуть.
Но штрафы за это платит компания из своего кармана.
К тому же, появилась и еще более серьезная опасность из-за неиспользованных отпусков. По результатам одной из проверок, ГИТ предложила новую «трактовку» нарушения. Инспекторы усмотрели в нем признаки ст. 127.
2 Уголовного кодекса РФ, а это между прочим «Использование рабского труда». Предписание венчала фраза: «Материалы проверки подлежат направлению в Главное Следственное Управление Следственного Комитета РФ по г. Москве».
Возможное наказание за это — вплоть до лишения свободы на срок от 3 до 10 лет.
Мы собрали самые частые вопросы по графику отпусков.
Работник устроился в начале 2018 года и хотел бы отгулять часть отпуска летом. Внесут ли изменения в график отпусков, если он уже утвержден?
Когда работодатель и новый работник согласовали время отпуска последнего, график отпусков должен быть дополнен.
На основании заявления нового работника работодатель должен издать специальный приказ о внесении дополнений в график. Когда именно должно быть написано такое заявление, вправе установить работодатель.
Как пояснили специалисты портала Онлайнинспекция.рф, он вправе требовать от работника написания заявления только в том случае, когда такая обязанность установлена трудовым договором, коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организации. В противном случае сам работник решает, когда ему написать такое заявление.
Работнику, устроившемуся после составления графика отпусков, придется учитывать высказанные ранее пожелания других работников, за исключением случаев, когда он обладает преимущественным правом на предоставление отпуска. Напомним, что работники в возрасте до 18 лет могут отправиться отдыхать в любое удобное для них время (ст. 267 ТК РФ).
Кроме того, по желанию мужа ежегодный отпуск ему могут предоставить в период, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам. Причем это не зависит от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
Сколько раз в год можно переносить отпуск?
По соглашению сторон — неограниченное число раз.
Отметим, что в целом Трудовой кодекс не содержит закрытого перечня случаев, когда работник может перенести отпуск.
Это возможно в случае временной нетрудоспособности работника, а также исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, и в других случаях, установленных трудовым законодательством или локальным нормативным актом (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Так, по мнению экспертов службы Правового консалтинга компании «Гарант» отсутствие запрета означает, что перенос отпуска на другое время в течение рабочего года по соглашению сторон возможен.
В связи с этим они полагают, что отпуск работнику может быть предоставлен и в иное время, не предусмотренное графиком отпусков, если он выскажет такую просьбу, а у работодателя не возникнет возражений по поводу конкретного периода.
Работник ушел по графику отпусков, не предупредив работодателя
Еще одна распространенная ситуация, когда на работе аврал, который никогда не заканчивается, и работодатель не отпускает в отпуск. Но график отпусков был составлен еще в прошлом году, поэтому работник заранее взял билеты на отдых.
Пример. Секретарь-референт Максимова В.А. написала заявление на отпуск с 15 июля 2018 года. Однако руководитель компании не подписывает, поскольку некому заменить секретаря и в компании планируется начало серьезного проекта. Референт ушла в отпуск не дожидаясь разрешения от руководства.
Работодатель решает уволить работника.
Однако в данном случае работодатель не прав, поскольку в соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно ч. 4 ст.
123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
Источник: https://bishelp.ru/business/grafik-otpuskov-2018-uspeyte-utverdit-ne-pozdnee-18-dekabrya
График отпусков
Минтруд выпустил срочные разъяснения. График отпусков должен быть утвержден 17 декабря 2017 года (воскресенье). В соответствии с частью статьи 14 ТК РФ если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
До 15 декабря включительно нужно составить и утвердить график отпусков на 2018 год. Если этот документ не составить в срок, инспекторы по труду вправе оштрафовать хозяйство на сумму до 50 000 руб.
Такое же наказание ждет за ошибки в оформлении графика (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В статье – опасные заблуждения, из-за которых возникают ошибки.
Читайте также, как оплатить отпуск, если сотрудник присоединил его к длинным праздникам.
Заблуждение 1. Пожелания сотрудников учитывать не нужно
Хозяйства имеют право, но не обязаны учитывать мнение работников при составлении графика отпусков (ст. 123 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам отпуск нужно предоставить в удобное для них время (ниже). Сверьтесь с таблицей, есть ли у вас такие работники. Предложите им выбрать даты в первую очередь и внесите их в график. После этого право выбора предоставьте остальным.
Таблица. Кому предоставить отпуск в любое время
| Работники в возрасте до 18 лет | Статья 267 Трудового кодекса РФ |
| Женщины, которые собираются в отпуск по беременности и родам или планируют выйти на работу после него | Статьи 122, 260 Трудового кодекса РФ |
| Мужчины в период отпуска по беременности и родам жены | Статья 123 Трудового кодекса РФ |
| Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев | Статья 122 Трудового кодекса РФ |
| Совместители. Им дни отдыха предоставляют одновременно с отпуском по основному месту работы | Статья 286 Трудового кодекса РФ |
| Работники, супруги которых являются военнослужащими, вправе взять отпуск одновременно с отпуском мужа (жены) | Пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ |
| Граждане, пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС | Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1 |
| Инвалиды войны, ветераны боевых действий | Статьи 14–19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ |
При составлении графика лучше учитывать и мнение всех работников. Ведь это лишь укрепит хорошие отношения в коллективе. Чтобы успеть опросить каждого, издайте приказ. В нем распишите сроки, когда начальники отделов сдадут списки с пожеланиями работников и когда готовый документ должны представить на утверждение.
Заблуждение 2. Декретницы в отпуск не пойдут
В графике отпусков нужно указать только тех сотрудников, которые в 2018 году пойдут в ежегодный отпуск. Но декретницы уже находятся в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам. В такие периоды ежегодный отпуск не полагается. Включать в график сотрудниц, которые на начало 2018 года находятся в одном из таких отпусков, не надо.
Однако декретницы в любой момент могут прервать отпуск по уходу или выйти из него досрочно. Тогда они смогут уйти в очередные отпуска.
Чтобы информация в графике была достоверной, узнайте у таких работниц планы на следующий год. Если они собираются выйти из отпуска или прервать его, учтите их пожелания и включите в график.
Заблуждение 3. В графике у каждого должно быть 28 дней
Часто сотрудникам кроме основного отпуска нужно предоставить еще и дополнительный. Например, за ненормированный рабочий день – 3 дня в год сверх 28 календарных дней. Эти дополнительные дни можно заменить деньгами (ч. 2 ст. 126 ТК РФ).
В графике отпусков сложите дни всех отпусков. В графе «Примечание» отразите, сколько дней каждого отпуска положено работнику. Здесь же можно сделать отметку о замене дополнительного отпуска деньгами. Например, так: «Часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 7 (семи) календарных дней заменена денежной компенсацией. Основание – приказ от 10.01.2018 № 15-К».
Таблица. Кому предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск
| Сотрудники, условия труда на рабочих местах которых по результатам спецоценки отнесены к вредным 2-й, 3-й или 4-й степени либо к опасным условиям труда. Этот отпуск нельзя заменить деньгами | Не менее 7 дней | Статья 117 Трудового кодекса РФ |
| Сотрудники с ненормированным рабочим днем | Не менее 3 дней | Статья 119 Трудового кодекса РФ |
| Профессиональные спортсмены и тренеры | Не менее 4 дней | Статья 348.10 Трудового кодекса РФ |
| Работающие по основному месту работы или вахтовым методом в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях | В районах Крайнего Севера – 24 дня; в приравненных к нему местностях – 16 дней | Статьи 321, 287, 302 Трудового кодекса РФ |
| Трудящиеся в остальных районах Севера, где установлены районные коэффициенты и процентная надбавка к зарплате | 8 дней | Статья 14 Закона РФ от 19 февраля 1993 г. № 4520-1, пункт 4 письма Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1 |
| Граждане, подвергшиеся воздействию радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС. Этот отпуск нельзя заменить деньгами | 14 дней – для тех, кто перенес лучевую болезнь, получил инвалидность; 7 дней – для остальных | Статьи 14, 16, 18, 19 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1 |
Заблуждение 4. Рабочий год – это календарный год
Перед тем как составить график отпусков, посмотрите, когда у каждого сотрудника начинается новый рабочий год. Обычно он не совпадает с календарным. Отсчет надо начинать с той даты, когда работник устроился в компанию.
Например, сотрудник приступил к работе 1 декабря 2016 года. Значит, первый отпуск (28 дней) ему положен за период с декабря 2016 года по ноябрь 2017 года включительно.
Второй – с 1 декабря 2017 года по 30 ноября 2018 года и так далее.
Если считать дни отпуска с января по декабрь, значит, сотрудник должен был начать работать с 1 января. Но это редкость. Ведь вряд ли кто-то примет на работу новичка в нерабочий день.
Рабочий год сдвигается за счет отпуска без содержания, отпуска по уходу за ребенком, прогулов (ст. 121 ТК РФ). В таком случае начало нового рабочего года может сместиться на 1 января. Но такое совпадение тоже бывает редко.
Источник: https://www.cxychet.ru/article/76868-opasnye-zablujdeniya-o-grafike-otpuskov-na-2018-god
Предоставление трудовых отпусков в 2018 году: от А до Я
Главой 19 Трудового кодекса РФ (далее по тексту — ТК РФ) предусмотрено, что все работники имеют право на ежегодные отпуска с сохранение среднего заработка. Согласно ст.
115 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка продолжительностью 28 календарных дней.
Некоторым работникам предусмотрены удлиненные очередные отпуска, например, таким категориям как:
При этом работодатель вправе по своей инициативе увеличить продолжительность отпусков и иным категориям работников.
Отпуска предоставляются на основании графика отпусков, который утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года работодателем и обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).
При составлении графика отпусков необходимо учесть пожелания работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время. К таким работникам относятся:
Так как перечисленные выше работники имеют право на отпуск в удобное для них время у них необходимо уточнить, когда они планируют пойти в отпуск.
Если работник не подпадает под льготную категорию, работодатель вправе запланировать ему отпуск в любое время.
Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению сторон между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней. Оставшаяся часть отпуска делится на любые части.
Однако, согласно разъяснениям чиновников, изложенным в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1, работодатель, не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей.
Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора. Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.
Если работодатель будет делить отпуск на части, то обязан уточнить у работника согласен ли он разделить отпуск.
График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Если трудовые отношения заключены после утверждения графика отпусков, то отпуск предоставляется по правилам ст.122 ТК РФ.
У таких работников право на отпуск возникает по истечении шести месяцев работы, а у некоторых и ранее (у беременных, несовершеннолетних, доноров и т.п.).
По договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше шести месяцев всем категориям работников (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В данных ситуациях отпуск предоставляется на основании заявления работника.
При приближении отпуска, несмотря на то, что пришло время отпуска по графику отпусков, о времени начала отпуска работодатель обязан каждого работника известить под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.
При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.
Затем оформляется приказ на отпуск. Форму приказа можно использовать утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Так же можно использовать произвольную форму приказа на отпуск. С приказом на отпуск работник знакомиться под роспись.
Писать заявление на отпуск по графику не нужно. Заявление потребуется только в случае, если отпуска в графике не было. Например, при предоставлении отпуска работнику, принятому в текущем году. Либо если отпуск используется с согласия работодателя не по графику.
В табеле учета рабочего времени дни отпуска отражаются кодом «ОТ» или «09».
Так же необходимо заполнить личную карточку Т-2. В личной карточке делается отметка об отпуске в разд. VIII.
Согласно статьи 114 ТК РФ за работником сохраняется средний дневной заработок при любом режиме работы и при любой системе оплаты труда. Средний заработок сохраняется на все календарные дни отпуска.
В число календарных дней отпуска не включаются праздничные дни, установленные ст.112 ТК РФ. Праздничные дни просто увеличивают время отдыха (ст.120 ТК РФ).
Средний заработок для отпускных определяется по правилам ст.139 ТК РФ, а особенности определения среднего заработка прописаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение № 922)).
Формула расчета среднего дневного заработка:
Справочно:
Если в расчетном периоде присутствуют месяцы, не полностью отработанные, то среднемесячное количество календарных дней, нужно определить расчетным путем:
Средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
В средний заработок при расчете отпускных включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда у данного работодателя (п.2 Положения № 922):
Не участвуют в исчислении среднего заработка выплаты социального характера, не связанные с трудовой деятельностью работника, например: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.
Сумма отпускных будет равна:
Зачастую работодатели поощряют работников путем выплаты премий за различные показатели. Премии по итогам работы периода времени: месяца, квартала, полугодия, года и т.д. Премии за выполнение заданий, объема работ. Различные единовременные премии за личные показатели или к праздничным и юбилейным датам.
Все эти премии будут участвовать при определении среднего заработка при условии, что они предусмотрены системой оплаты труда, то есть предусмотрены каким-либо локальным нормативным актом: положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором, либо иным локальным актом.
При определении среднего заработка премии участвуют с учетом особенностей, установленных п.15 Положения № 922.
Премии и вознаграждения по итогам месяца участвуют, если они фактически начислены в расчетном периоде не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Причем будут участвовать в фактически начисленной сумме, при условии, что начислялись пропорционально отработанному времени в месяце.
Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц также участвуют при определении среднего заработка, если начислены в расчетном периоде, не важно за какой начислялись.
Например:
Сотрудник уходит в отпуск в июле 2018 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2017 года по июнь 2018 года. В июле 2017 года сотруднику начислена премия за 2 квартал 2017 года. Так как факт начисления премии июль 2017 года попадет в расчетный период данная премия будет участвовать при определении среднего заработка.
Данные премии будут учитываются в зависимости от продолжительности периода, за который они начислены если период, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, то учитываются премии, фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, а если период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то премии учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Например:
Сотрудник уходит в отпуск в июле 2017 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2017 года по июнь 2018 года.
В январе 2018 года была начислена премия за успешное выполнение проекта, срок выполнения которого приходился на июль 2016 года по декабрь 2017 года. Получается, что премия начислена за период 18 месяцев, а средний заработок определяется из расчетного периода 12 месяцев.
В данном случае начисленную премию нужно учесть при определении среднего заработка в месячной части, то есть разделить на 18 и умножить на 12.
Премии и иные вознаграждения по итогам работы за год учитываются в полном объеме независимо от времени начисления вознаграждения, то есть они не обязательно должны быть начислены в 12-ти месяцах расчетного периода. Премии участвуют начисленные по итогам работы за предшествующий календарный год.
Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом годовой премии и доплатить (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1).
Источник: https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/predostavlenie-trudovyh-otpuskov-v-2018-godu-ot-do-ya/
Порядок формирования и требования к графику отпусков на 2018 год. Часть 1
С момента утверждения графика отпусков исполнение его обязательно как для сотрудников, так и для работодателя
Всем работодателям в срок не позднее 15 декабря 2017 года (так как 17-е число выпадает на воскресенье) нужно утвердить график отпусков на 2018 год, согласно положениям статьи 123 Трудового кодекса РФ. Требованиям, нюансам и порядку утверждения этого документа посвятим две следующие статьи.
Зачем нужен график отпусков?
Ежегодно с регулярной периодичностью не позднее середины декабря компании и предприниматели во исполнение требований трудового законодательства составляют графики отпусков на следующий календарный период.
График отпусков — документ, в котором обозначено расписание ежегодных отпусков сотрудников с соблюдением определенной очередности. Такой подход обеспечивает пребывание на рабочем месте нужного для бесперебойного функционирования организации количества работников.
Порядок ведения и в целом наличие графиков отпусков в компании контролируют сотрудники трудовой инспекции, а иногда и налоговики.
Документ обязателен для всех юрлиц и ИП независимо от среднесписочной численности работников.
Исключение с 2018 года хотят сделать для организаций, относящихся к малому и микробизнесу. Однако до вступления в силу новых законодательных положений от такой обязанности не освобождены и эти работодатели.
График отпусков важен как для сотрудников, так и для самого работодателя, поскольку гарантирует соблюдение трудовых прав подчиненных и принуждает соблюдать букву закона.
Порядок утверждения графика отпусков
За правило принято применять унифицированную форму графика отпусков №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.
Скачать форму №Т-7 и другие кадровые документы вы можете в разделе «Кадры» программы «Бухсофт: Зарплата и кадры», которая также обеспечивает комплексное ведение кадрового учета в компании.
В законодательстве нет прямого указания на невозможность составления собственной формы данного документа, тем не менее, важно понимать, что график отпусков — это учетная документация.
Он важен и для финансовой деятельности компании, поскольку на его основании осуществляется порядок выплаты сотрудникам отпускных.
Если в компании разработана собственная форма документа, правомерность ее применения следует отразить в учетной политике организации.
График отпусков 2018 заверяет подписью начальник отела кадров.
Если такой должности в компании не предусмотрено, подписать документ может уполномоченный работник с правом подписи финансовой или правовой документации, например, ведущий юрисконсульт либо главный бухгалтер.
Утверждает документ руководитель компании. Круглую печать на подписи директора в форме ставить не нужно, для этого даже на унифицированном бланке место не предусмотрено.
С момента утверждения графика отпусков исполнение его обязательно как для сотрудников, так и для работодателя. Для целей соблюдения графика всеми сотрудниками, каждого из них нужно ознакомить с документом под подпись. Для этого можно поступить двумя способами:
- Попросить работников расписаться рядом с датой его предполагаемого отпуска в самом графике, для этого в унифицированной форме предусмотрена графа «Примечание».
- Приложить к документу лист ознакомления, в котором каждый работник поставит подпись и дату.
Многие кадровики интересуются, обязательно ли формировать отдельный приказ об утверждении графика отпусков? Такой обязанности нет, так как в шапке формы гриф «Утверждаю» с подписью руководителя уже выполняет роль приказа.
Согласно положениям п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 хранить графики отпусков нужно один год после года формирования.
Таким образом, для графика отпусков на 2018 год срок действия —2018 год, а срок хранения начнется 1 января 2019 года, после 31 декабря 2019 года документ можно уничтожить.
Как вносить дополнения и изменения в график отпусков?
Невозможно предугадать на год вперед, что потребуются какие-либо кадровые перестановки, вынужденный перенос отпусков, необходимость отзыва и переноса отпускных дней, будут увольнения сотрудников. Поэтому изменение графика отпусков неизбежно.
Для этих целей в унифицированной форме предусмотрены графы с 7 по 10:
- Графа 7 — фактическая дата выхода сотрудника в отпуск.
- Графа 8 — документ, выступающий основанием для переноса плановой даты начала отпуска, например, заявление сотрудника о переносе отпуска с подписью руководителя структурного подразделения и руководителя компании (ст. 124 ТК РФ).
- Графа 9 — предполагаемая дата начала перенесенного отпуска.
- Графа 10 — примечания, где сотрудники могут, как мы отметили выше, ставить свою подпись, подтверждающую ознакомление с документом.
Все заявления и иные документы о переносах отпусков нужно хранить вместе с утвержденным графиком. А для графика отпусков на 2018 год целесообразно дополнить форму графой «С изменениями ознакомлен», где сотрудники будут ставить подпись после внесения связанных с ними изменений в документ.
Если в течение года на работу были приняты новые сотрудники, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя вносить дополнения в утвержденный график отпусков.
Так, предоставить отпуск новичку правомерно по одному его заявлению. Однако и запрета на внесение дополнений в документ в Трудовом кодексе нет. Потому, если было приятно много новых сотрудников, допустимо утвердить дополнительный график отпусков, в котором будут отражены сведения о планируемых отпусках только для них.
В следующей статье разберем нюансы законодательства, которые обязывают работодателей придерживаться некоторых требований и условий при составлении графиков отпусков.
Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/902-poryadok-formirovaniya-i-trebovaniya-k-grafiku-otpuskov-na-2018-god-chast-1
График отпусков на 2018 год
При составлении графика отпусков нужно учитывать и пожелания работников, и потребности предприятия. Расскажем, как составить и утвердить график отпусков на 2018 год, какую форму использовать и где найти правильно заполненный образец документа.
Форма № Т-7. График отпусков
Скачать в .xls
Скачать в Exel
Когда составляется график отпусков
По мере приближения нового календарного года у работодателей, помимо основной массы дел, появляется еще одна обязанность — составление графика отпусков. Законодателем установлен крайний срок ежегодного утверждения документа. Согласно ст.
123 Трудового кодекса РФ, утверждение графика отпусков на 2018 год должно состояться не позже чем за две недели до его наступления. Получается, что к 17 декабря 2017 года документ нужно составить, согласовать и утвердить в установленном порядке.
Важно: если 17 декабря приходится на выходной день (в большинстве организаций это суббота или воскресенье), утвердить график придется на один-два дня раньше.
В зависимости от режима работы предприятия датой утверждения будет 15 или 16 декабря. Именно такая ситуация складывается в 2017 году, 17 декабря приходится на воскресенье.
Поэтому утвердить график отпусков следует 15 декабря 2017 года.
Подробнее об отпусках читайте здесь:
Начать работу над проектом документа лучше заранее — в ноябре или октябре, особенно если речь идет о крупной организации, в которой трудится много людей. Основная сложность, с которой сталкиваются кадровики при составлении графика отпусков-2018, заключается в необходимости согласования производственных нужд с потребностями и желаниями отдельных сотрудников.
Скачайте документы по теме:
Многие хотят уйти в отпуск летом (что вполне объяснимо), но одновременное отсутствие на рабочих местах большого количества компетентных специалистов невыгодно компании. Следовательно, составить график отпусков на 2017 год таким образом, чтобы удовлетворить и работодателя, и всех сотрудников, поможет лишь активный поиск компромиссных решений.
Зачем нужен график отпусков на 2018 год
Право на отдых имеют как руководители, так и рядовые сотрудники. График отпусков помогает планировать производственную деятельность на будущий год с учетом периодов отсутствия на работе того или иного специалиста. Он обязателен для исполнения работниками и работодателем (ст.123 ТК РФ).
Планировать отпуска удобнее умной таблицей, которая решит за вас часть рутинных задач
Она посчитает окончание отпуска с учетом праздников, сама заполнит унифицированную форму, а также напомнит, когда сотрудника нужно уведомить о начале отпуска.
В прошлом году мы предложили читателям использовать умную таблицу, которая упрощает работу с отпусками. Для отпускного сезона – 2018 мы ее обновили и добавили новые функции. Перед тем как начать подготовку графика отпусков, скачайте таблицу.
Что умеет умный график отпусков
- 1. Считать окончание отпусков с учетом праздничных дней.
- 2. Еще удобнее показывать пересечения отпусков сотрудников.
- 3. Планировать отпуск на семь частей.
- 4.
Определять, у кого перерасход отпусков, а кому запланировали меньше положенного.
- 5. Предупреждать, у кого отпуск авансом, а кто уже его заработал.
- 6. Заполнять унифицированную форму № Т-7 одной кнопкой.
График отпусков на 2018 год excel скачать бесплатно
Ежегодное утверждение графика отпусков входит в круг обязанностей каждого работодателя, за исключением физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.
Легкомысленное отношение к этому вопросу влечет за собой серьезные последствия, ведь при любой проверке представитель ГИТ или другого надзорного органа может запросить документ для ознакомления.
Если график на текущий год не утверждался, предприятию грозит административный штраф (ч.1 ст.5.27 КоАП РФ).
Приказ на график отпусков на 2018 год
Никому не хочется стать объектом претензий со стороны контролирующих структур, поэтому работодатели все же стараются подготовить документацию вовремя.
На малых предприятиях с задачей составления графика отпусков может справиться один человек.
Но для сбора и согласования данных об отпусках всех сотрудников крупного предприятия со сложной структурой потребуется гораздо больше времени и ресурсов.
Чтобы четко обозначить сроки и контрольные точки столь трудоемкого процесса, направив его в нужное русло, целесообразно издать отдельный приказ на график отпусков на 2018 год. В приказе нужно отразить:
реквизиты работодателя;
место, дату и цель издания приказа (например, «для своевременной подготовки и утверждения графика отпусков на 2018 год»);
конкретные задачи и полномочия должностных лиц, занимающихся работой над проектом;
сроки, в которые руководители структурных подразделений должны собрать и представить в отдел кадров информацию о желаемом времени отпуска своих подчиненных;
сроки, в которые уполномоченный сотрудник отдела кадров должен составить и передать на утверждение сводный график;
данные должностного лица, контролирующего исполнение приказа.
Важно: с приказом нужно ознакомить под роспись всех упомянутых в нем сотрудников, проставив рядом с подписью дату ознакомления.
Что касается отдельного приказа об утверждении графика отпусков, то в большинстве случаев в нем нет необходимости. Работодатели, как и прежде, в основной своей массе используют унифицированную форму Т-7, на которой предусмотрена специальная строка для заверительной подписи.
Как составить график отпусков на 2018 год
Сбор сведений, необходимых для составления графика, обычно поручается руководителям структурных подразделений. Каждый сотрудник компании сообщает своему непосредственному руководителю желаемую дату ухода в отпуск.
Руководитель оценивает реальную возможность удовлетворения пожеланий, высказанных подчиненными, и составляет график отпусков для своего отдела (службы, департамента).
Затем данные передаются в отдел кадров, где объединяются в сводный документ.
Понять, в какой месяц выгоднее брать отпуск в 2018 году, вам поможет таблица ниже
Выясните у работника, что ему важнее – дольше отдохнуть или не потерять в зарплате. Это поможет убедить согласиться на другие даты.
График отпусков на 2018 год excel скачать бесплатно
Составляя образец графика отпусков на 2018 год, не забывайте о ч.4 ст.123 ТК РФ, предоставляющей отдельным категориям работников приоритет в выборе времени отдыха. К ним относятся сотрудники:
имеющие награду «Почетный донор России» (ст.11 закона РФ №5124-1);
не достигшие совершеннолетнего возраста (ст.267 ТК РФ);
имеющие ребенка-инвалида, которому еще не исполнилось 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ), причем данная норма распространяется не только на биологических родителей, но и на усыновителей, попечителей и опекунов такого ребенка;
готовящиеся уйти в отпуск по беременности и родам (ст.260 ТК РФ).
Кроме того, правом на выбор времени отдыха по своему усмотрению обладают жены и мужья военнослужащих (ст.11 Федерального закона №76-ФЗ), а также супруги женщин, находящихся в «декретном» отпуске (ст.123 ТК РФ).
Особые правила распространяются и на внешних совместителей. Ежегодный оплачиваемый отпуск специалисту, работающему на двоих и более работодателей, предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст.286 ТК РФ). Сведения о дате начала отпускного периода по основному месту работы следует запросить у совместителя заранее и отразить в графике.
Образец графика отпусков на 2018 год
До отмены законодательного требования об обязательном применении унифицированных форм график отпусков повсеместно составлялся на типовом бланке Т-7. Сегодня у работодателей есть выбор. Некоторые компании разработали свои собственные бланки для таких случаев, но большинство продолжает использовать унифицированную форму Т-7 как наиболее удачное и многократно проверенное решение.
Справка
Независимо от формы документа — типовой или разработанной локально — в нем следует отразить минимально необходимый набор сведений:
- полный перечень сотрудников (в график включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе совместители, надомники, сезонные и временные работники);
- количество отпускных дней, полагающихся каждому работнику в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором и локальной нормативной документацией;
- предполагаемые даты начала и окончания отпускного периода — желательно указывать не только месяцы, но и дни, чтобы сотрудникам не приходилось писать отдельное заявление для конкретизации даты;
- возможность разделения отпуска на части.
В типовой форме Т-7 отражаются как запланированные (графа 6), так и фактические (графа 7) даты ухода в отпуск. Когда он по каким-то причинам переносится, в графу 8 вносятся реквизиты документа, на основании которого осуществляется перенос.
Это может быть завизированное руководителем заявление самого работника, больничный листок, приказ или другой документ, предусмотренный ст.124 ТК РФ и иными нормами актуального трудового законодательства.
В графе 9 отражается дата, на которую переносится начало отпуска, а 10 графа отводится под примечания.
Если вам нужен незаполненный бланк Т-7, чтобы составить график отпусков на 2018 год, скачать его в электронном виде всегда можно на сайте журнала «Кадровое дело». К тому же в нашей базе кадровых документов представлен готовый пример оформления графика с заполненными строками.
- После того как вы учли все нюансы, разошлите вашу таблицу руководителям подразделений. Они увидят пересечение отпусков и другие недочеты. Попросите скорректировать данные в форме планирования отпусков. Обратите внимание руководителей, чтобы они проконтролировали собственноручную подпись всех сотрудников за выбранные даты.
- Используйте все преимущества умного графика отпусков! Зайдите на вкладку «Сформировать график». Создайте заполненную унифицированную форму, распечатайте ее и отдайте на подпись директору.
В таблице есть отдельная вкладка «Сформировать график». Зайдите на нее и нажмите кнопку «Создать унифицированную форму». Таблица занесет все данные в стандартный график отпусков, который вы можете распечатать и подписать у директора.
Скачать умный график и узнать подробнее о его работе
Как утвердить график отпусков на 2018 год
Проект документа с проставленной датой и номером, соответствующим его порядку в документообороте организации, отправляется на утверждение руководства. График отпусков на 2018 год утверждается сначала начальником отделка кадров, а затем — руководителем компании. Если главное должностное лицо соглашается с предложенным вариантом и визирует его своей подписью, документ вступает в силу.
Вносить ли новых сотрудников в уже утвержденный график отпусков?
Как утвердить график отпусков на 2018 год, если на предприятии функционирует профсоюзная ячейка или иной орган, уполномоченный представлять интересы работников? В этом случае придется сначала согласовать документ с профсоюзом, и только потом отправить на утверждение руководству. Не всегда предложенный отделом кадров проект беспрепятственно проходит этап согласования.
Если у представителей профсоюза или руководителя компании возникают возражения или предложения по существу, в документ вносятся правки. Затем он снова передается на согласование, пока не будет достигнут консенсус по всем спорным моментам.
Три инструмента, которые спасут от рутины в сезон отпусков
С утвержденным графиком отпусков на 2018 год работодатель может (но не обязан!) ознакомить всех сотрудников. Некоторые компании с этой целью даже вводят в бланк графика дополнительное поле для подписей. Подписывая документ, работник подтверждает, что ознакомлен с ним и согласен с предложенными датами отпуска.
Готовый график хранится на предприятии в течение года с момента завершения срока действия (ст. 693 «Перечня типовых управленческих документов … с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.). Следовательно, график отпусков на 2018 год необходимо хранить до 1 января 2020 года.
Можно ли предоставить отпуск с выходного или праздничного дня?
Да, это не запрещено. Составляйте приказ на отпуск в общем порядке.
Сколько приказов на отпуск оформлять, если сотрудник ̵ внутренний совместитель?
Два приказа, если пользуетесь унифицированной формой № Т-6. Но вы можете утвердить свой образец приказа, в котором будут сразу две должности.
Можно ли отказать в отпуске с понедельника по пятницу?
Да, можно, если изначально не предусмотрели это в графике.
Допустимо ли брать каждую неделю отпуск по одному дню?
Да, но важно, чтобы одна из частей отпуска была не менее 14 календарных дней подряд (ст. 125 ТК РФ).
Можно ли отпуска за прошлые годы заменить деньгами?
Нет, нельзя. Заменить можно только часть каждого старого отпуска, которая превышает 28 дней (ст. 126 ТК РФ).
Вправе ли сотрудник ходить в отпуск по выходным?
Формально вправе, но не желательно. Похоже на скрытую форму компенсации за неиспользованный отпуск. В выходные дни сотрудник и так отдыхал бы.
Как предоставить ежегодный отпуск декретнице, которая вышла на неполный день?
Ей нужно прервать отпуск по уходу за ребенком. Потом может снова его взять (п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28 января 2014 г. № 1).
Должен ли работодатель отпустить декретницу в ежегодный отпуск авансом?
Нет, если сотрудница полностью отгуляла отпуск за текущий рабочий год, а следующий рабочий год еще не наступил (ст. 122 ТК РФ).
Сколько дней ежегодного отпуска положено сотруднику при неполной рабочей неделе?
28 календарных дней. Ни в коем случае не уменьшайте число дней отпуска пропорционально графику неполной недели (ст. 115 ТК РФ).
Сколько дней включать в отпускной стаж, если работник брал отпуск за свой счет на два месяца?
14 дней (ст. 121 ТК РФ). При этом не важно, что отпуск за свой счет длился больше двух недель.
Источник: https://www.kdelo.ru/art/384580-grafik-otpuskov-na-2018-17-m11
Загрузка...
