Что нужно знать про график отпусков
Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?
В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:
- сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
- сотрудников в возрасте до 18 лет;
- участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.
Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах.
Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст.
260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.
Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?
По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.
Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит.
График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.
В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:
- попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
- приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?
Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.
Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).
Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?
Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.
В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.
Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.
Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?
График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.
Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.
Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?
Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации.
Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно.
Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.
Источник:
Источник: https://hh.ru/article/16001
График отпусков
График отпусков — это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не могут в одностороннем порядке изменить график отпусков.
Работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом- графиком отпусков одним из двух способов:
Можно использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.
1. Пускать по отделам, подразделениям ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.
2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты его ухода в отпуск «Примечание».
График отпусков на новый календарный год должен быть составлен не позднее, чем за две недели до нового года.
График отпусков устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года. Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников.
Декабрь для работодателя — это тот месяц, когда нужно спланировать отпуска всех работников на будущий год, даже несмотря на то, что зимой мало кто задумывается об отпуске. Ведь в случае проверки ГИТ отсутствие утвержденного графика может стать причиной штрафа.
Обычно на момент составления графика к нему относятся довольно формально в расчете на то, что ближе к лету даты будут скорректированы с учетом реальных планов работников. Но если в текущем году у работника не был израсходован отпуск, то он обязательно поднимет вопрос о судьбе неизрасходованных дней.
Чтобы избежать дальнейших конфликтов, лучше заранее решить этот вопрос. Работодатель может пойти несколькими путями. Неиспользованные отпуска могут быть включены в общий график, либо может быть составлен дополнительный индивидуальный план для данного работника.
Некоторые работодатели считают, что отпуска за прошлые годы можно не предоставлять в натуре, а просто выплатить за них компенсацию. Но такое решение будет противоречить не только ТК РФ, но и Конвенции МОТ 1970 года № 132 (далее – Конвенция, Конвенция МОТ № 132), которая прямо запрещает такие договоренности.
Несмотря на то, что Конвенция действует уже 2 года, суды редко обращаются к ней. Между тем правильное понимание норм Конвенции позволило бы избежать правовых ошибок, которые допускают суды при вынесении решений.
Если график отпусков не был утвержден или была нарушена процедура его составления
Если график отпусков не утверждался или он был утвержден с нарушением законодательства виновные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ предусматривающая следующее наказание:- на должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
— на юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или их деятельность приостанавливается на срок до 90 суток.
Форма составления графика отпусков
График отпусков может быть составлен по унифицированной форме №Т-7, которая с 01.01.2013 года является не обязательной к применению, или график может быть разработан самим работодателем с учетом ст.9 Закона РФ « О бухгалтерском учете».
График отпусков подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем.
Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение.
Время утверждения графика отпусков
Утвердить график отпусков на новый год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего, К этому дню график должен быть составлен.
Что должно быть учтено при составлении графика отпусков
При составлении графика следует учесть специфику деятельности организации и пожелания сотрудников, а также особенные условия трудовых договоров некоторых категорий работников.
Кто может использовать отпуск в любое время
Уйти в отпуск в любое время может несовершеннолетний работник.
Уход в отпуск работников отработавших в организации менее шести месяцев
Работники недавно принятые на работу имеют право на отпуск только по истечении шести месяцев работы в организации.
Уйти в отпуск ранее шести месяцев вправе:
Работник в возрасте до 18 лет, поскольку он имеет право на отпуск в любое удобное для него время;
работник, усыновивший ребенка в возрасте до трех месяцев;
беременные женщины и женщины находящиеся в отпуске по беременности и родам могут взять ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или после него;
Работнику, работающему по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.
Досрочное предоставление отпусков
Законом предусмотрены следующие случаи досрочного предоставления отпусков:
- Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск необходимо запланировать в графике отпусков в период до истечения срока трудового договора.
- Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть установлено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы. В этом случае его отпуск необходимо включить в график отпусков. Если же такой договоренности нет, включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку он еще не получит право на отпуск.
Трудовой договор начинается и заканчивается в текущем году. У работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.
При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы.
Планирование количество дней отпуска в графике отпусков
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней.
Некоторым категориям работников предоставляются отпуска большей продолжительности.
Такое право имеют:
— несовершеннолетние — 31 календарный день;
— работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) — не менее 30 календарных дней;
— педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней;
— государственные гражданские служащие — 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности.
Сложение основного и дополнительного отпуска при составлении графика отпусков
Некоторой категории работников законодательством предоставляется не только основной, но и дополнительный оплачиваемый отпуск .
При расчете ежегодного отпуска дополнительный оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным.
Так же следует поступить и при составлении графика отпусков — суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.
Учебный отпуск в графике отпусков
Учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к ежегодному не имеет.
Если работник имеет возможность одновременно работать и, например, сдавать экзамены, учебный отпуск он может не оформлять.
Если такой возможности нет, сотрудник должен представить работодателю справку-вызов и заявление о предоставлении учебного отпуска. В график отпусков учебные отпуска не вносят.
Не использованные дни отпуска
К моменту наступления нового календарного года работник может накопить отпускной стаж, дающий ему право на использование большего количества календарных дней отпуска, чем положено за отработанный год. Нужно ли этот факт учитывать при планировании отпусков?
Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.
Включение неиспользованного отпуска в график позволяет компании более рационально распоряжаться фондом рабочего времени и соблюсти нормы трудового законодательства:
— запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд;
— неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Изменение графиков отпусков
В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения. По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск.
Работника может быть отозван из отпуска по производственной необходимости. В таких случаях в графике должно быть указано, что работник отозван из отпуска с указанием даты и реквизиты приказа.
Бывает удобно запланировать отпуска вновь поступивших работников. Порядок внесения таких изменений в график отпусков не установлен.
В настоящее время на практике встречаются два варианта действий.
1. К действующему графику отпусков оформляют приложение — такой же лист по унифицированной форме № Т-7 с записями об отпусках новых работников. Приложение утверждает руководитель компании, предварительно согласовав с профсоюзом, если он в организации есть.
2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения). Если новый работник соберется в отпуск, не включенный в график, он подает заявление в произвольной форме. В случае согласия руководитель издает приказ о предоставлении отпуска. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.
Администрация предприятия обязана предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели .
Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.
Источник: https://pershickow.ru/grafik-otpuskov.
Cоставлениt графика отпусков — Все о кадрах
Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.
Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).
Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ.
Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов .
При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.
Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, которая предпочтет отпуск зимой.
Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.
Ежегодное предоставление отпуска
Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).
Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год.
Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя.
Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.
По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.
Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год.
При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.
К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
Период отпуска
Начало ежегодного основного отпуска Нужно запланировать так, чтобы его окончание приходилось на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но Можно запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.
Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.
Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника, который отработает на предприятии в текущем году более шести месяцев.
Однако момент возникновения права на отпуск вовсе не означает, что работодатель Обязан предоставить отпуск работнику сразу же по истечении шести месяцев непрерывной работы. Он должен «уложиться» в понятие «ежегодности» (ст. 122 ТК РФ), т. е.
в 12 месяцев со дня приема работника на работу.
С учетом того, что ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (почти календарный месяц), запланировать его в графике отпусков нужно не позднее чем за 28 календарных дней до истечения года непрерывной работы (если более длительный отпуск не установлен работнику в соответствии с требованиями законодательства).
Источник: https://info-personal.ru/otpyska/statya-o-chem-nuzhno-pomnit-pri-sostavlenii-grafika-otpuskov/
График отпусков: от утверждения до уничтожения · Энциклопедия начинающего предпринимателя
13:12, 29 октября 2013 4 9 4634
Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика.
При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно.
Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.
Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.
Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.
Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.
- Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
- Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.
Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.
- Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
- Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.
Знакомить ли работников с графиком?
Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.
Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.
Это можно сделать разными способами:
- оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
- зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
- вывесить график отпусков в общедоступном месте,
- направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
- каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.
Хранение и уничтожение графика отпусков.
Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.
Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.
Для этого нужно:
- Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
- После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.
Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере), а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.
Источник: https://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/grafik-otpuskov-ot-utverzhdeniya-do-unichtozheniya/
Загрузка...
