Авансовый отчет | Все об авансовых отчетах: правила оформления, бланки, сложные случаи
Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Но при хорошо обученных подотчетниках крупных сумм инспектору не найти.
Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар — им доверено составлять авансовые отчеты.
В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.
Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.
Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.
В идеале каждый подотчетник должен помнить, как «Отче наш…», что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС, подотчетнику достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.
Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».
Особое внимание — чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.
Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие — всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали. Если нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.
Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку купленного.
Чтобы подстраховаться, включите в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы.
Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».
Не мешайте налоговику снимать с затрат «нерасшифрованные» расходы. Вам будет о чем написать в разногласиях к акту проверки. Помните: хотя налоговики и пишут, что проверили фирму сплошным методом, однако конкретный перечень просмотренных документов никто не составляет.
То есть вы спокойно можете заявить, что проверяющие не заметили некоторых документов. Это может быть акт на оприходование спорных товаров, составленный и подписанный комиссией из трех сотрудников вашей фирмы (директора, главбуха и, к примеру, завхоза).
Высший пилотаж — смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца).
Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все — вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем.
Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»
Подотчетник должен в любое время суток безошибочно назвать размер лимита расчета наличными. Пункт памятки может выглядеть примерно так: «Запрещается выплачивать поставщикам по одному договору более 60 тысяч рублей наличными. Иначе фирму могут оштрафовать на 50 тысяч рублей, директора и главного бухгалтера — на 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП)».
Это требование относится и к таможенным платежам. Тем не менее таможенники охотно принимают в свои кассы наличные в крупных размерах. Видимо, из-за того, что о лимитировании расчетов ГТК известил подчиненных очень скромно, через телефонограмму (от 2 апреля 2001 г. № ТФ-7905).
Другая сложность возникает, если с одним и тем же поставщиком работают несколько подотчетников. В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам.
Однако, если вы будете применять сокращенные проводки типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки.
https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug
Теоретически налоговики могут обвинить вас за такое самовольство в грубом нарушении методологии бухгалтерского учета.
В качестве оправдания достаточно процитировать последний абзац инструкции по применению Плана счетов: «…в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией».
Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые материалы и товары, оплаченные из «черной» кассы, приходится показывать в официальном учете. Для непосвященных это выглядит так: работники, не получавшие подотчетных сумм, вдруг приносят авансовые отчеты.
Если пунктуально соблюдать методологию бухгалтерского учета, то в такой ситуации придется оформить множество бумаг, причем задним числом (см. врезку «Фирма кредитует работника»). Чтобы не усложнять себе жизнь, оставляйте у работников в подотчете хотя бы небольшие суммы. Когда придет время оформлять отчет, вы спокойно заполните строки «получен аванс из кассы» и «перерасход».
В памятке эту ситуацию можно отразить так: «Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет — авансовый отчет бухгалтерия не примет».
Фактически подобные авансовые отчеты оплачены обналиченными деньгами, которые уже включены в себестоимость. Возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету может обернуться чрезмерно завышенной себестоимостью.
Будьте разумны и создайте видимость остатков материалов на складе. Тем более что с этого года они не облагаются налогом на имущество. На себестоимость вы спишете эти остатки в следующем месяце, уменьшив сумму обналички.
Источник
Источник: https://xn—-7sbahbt0a4ajd2arb2evc.xn--p1ai/
Авансовый отчет
Представить авансовый отчет работник должен не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. Такое требование содержится в пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Авансовые отчеты составляется по форме, утвержденной в учетной политике организации для целей бухучета. Бланк можно разработать самостоятельно или воспользоваться унифицированной формой № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г.
Бланк заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовые отчеты могут составляться как в бумажном виде, так и в электронном (на компьютере).
Как заполнять авансовый отчет
Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ.
На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 – 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в документе.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне бланка указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 – 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
На лицевой стороне авансового отчета указывается стандартная информация: наименование организации, номер и дата составления авансового отчета, фамилия и инициалы подотчетного лица, его табельный номер и должность, а также назначение аванса (хозяйственные, командировочные расходы и т.п.). Далее бухгалтером заполняется таблица, в которой указывается сумма аванса, сумма израсходованных денежных средств и остаток (или перерасход), а также соответствующие бухгалтерские проводки.
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны бланка и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству РФ.
Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем или уполномоченным на это лицом и принимаются к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм.
Авансовый отчет: проводки
Операции с подотчетными лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:
Дт 71 — Кт 50 (51) — выданы денежные средства под отчет;
После того, как сотрудник приобрел материальные ценности для организации, он оформляет авансовый отчет. На основании отчета бухгалтер делает следующие проводки:
Дт 08 — Кт 71 — приобретены основные средства;
Дт 10 — Кт 71 — приобретены материалы;
Дт 40 — Кт 71 — приобретены товары.
Если у подотчетного лица остались денежные средства, он их возвращает в кассу организации или на расчетный счет:
Дт 50 (51) — Кт 71 — возвращены неизрасходованные денежные средства.
Ошибки в авансовом отчете
Нередко в организациях первичные документы оформляются небрежно. В частности, бланк авансового отчета может быть заполнен не полностью или вообще отсутствовать, может не хватать документов, подтверждающих расходы. Часто авансовые отчеты не утверждены руководителем.
https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q
Обратите внимание: важно правильно заполнить авансовый отчет. Авансовые отчеты, оформленные с нарушением требований, установленных законодательством, не могут быть приняты к учету. А значит, указанные в документе суммы не включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли.
Материалы по теме подотчетные средства вы можете найти в статье: «Как перечислить подотчетные средства на банковскую карту»
Источник: Журнал «Российский Налоговый Курьер»
Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/44869-avansovyy-otchet.html
Проводки по авансовому отчету — утвержден, учет, приобретение материалов, по командировке
Сегодня на предприятиях, где выдаются деньги на руки лицам для погашения каких-либо расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей, в обязательном порядке должен формироваться специальный приказ о подотчетных лицах.
При этом денежные средства из кассы какой-либо организации в большинстве случаев выдаются именно авансом.
Необходимо помнить, что данный момент должен в обязательном порядке отражаться в бухгалтерской и налоговой отчетности специальными проводками.
Основные моменты ↑
На данный момент существует практика, когда работники за собственный счет осуществляют приобретение материалов, а также свершают иные траты.
Также следует помнить, что допускается предоставление работнику, который в дальнейшем будет осуществлять какие-либо траты, аванса.
Но подобного рода операции, как и любые иные, должны в обязательном порядке отражаться соответствующим образом в отчетности.
Проводка по нему осуществляется специальным образом, она является типовой. При наличии специальных автоматизированных систем ведения бухгалтерского учета сложностей при формировании отчетности возникнуть попросту не должно.
Если же учет ведется вручную, то необходимо будет в обязательно порядке учитывать все нюансы. Директора предприятий должны в обязательном порядке ставить подпись на документах рассматриваемого типа.
Необходимо помнить, что все операции, свершаемые с подотчетными средствами, должны быть в обязательном порядке свершены в соответствии с действующими по этому поводу законодательными нормами.
Во избежание различного рода проблем и сложностей стоит в обязательном порядке, как бухгалтерам, так и иным лицам, имеющим непосредственное отношение к налоговой отчетности, максимально внимательно ознакомиться с действующим по этому поводу законодательством.
Перечень нормативно-правовых документов, затрагивающих данный вопрос, достаточно обширен. Также не следует по возможности рассмотреть следующие вопросы:
- определения;
- назначение документа.
Определения
Чтобы иметь возможность разобраться с регламентирующим данный момент законодательством, необходимо будет в обязательном порядке ознакомиться с основными понятиями.
В перечень таких терминов входит следующее:
- подотчетные лица, аванс, средства;
- приказ о подотчетных лицах;
- аванс;
- РКО;
- бланк авансового расчета.
Под термином «подотчетные лица» обозначаются сотрудники предприятия, которые имеют право на получение средств из кассы организации на свершение каких-либо трат.
Данный документ представляет собой полный перечень работников, обязанных отчитываться за свершение всех трат средств, принадлежащих непосредственно предприятию-работодателю.
«Подотчетные средства» — денежные суммы, выдаваемые в конкретном случае для свершения различного рода трат при выполнении работниками каких-либо обязанностей.
По ним сотрудник должен в обязательном порядке отчитаться в обозначенный в специальных документах срок.
«Аванс» — в рассматриваемом случае представляет собой некоторую сумму денег, которая выдается с учетом вероятности возникновения в дальнейшем необходимости каких-либо трат.
Также является основанием для формирования бухгалтерской/налоговой отчетности. «Бланк авансового расчета» — специальный документ, который представляет собой формат отчетной документации.
Необходимо помнить, что документ рассматриваемого типа должен в обязательном порядке быть соответствующим образом оформлен.
Назначение документа
Сегодня все финансовые операции (приобретение основных средств, иное) в обязательном порядке должны быть максимально подробно отражены в соответствующих документах. Причем касается это также различного рода авансов, в то числе подотчетных.
Необходимо помнить, что рассматриваемой документ представляет собой утвержденный на законодательном уровне формат. Придерживаться его необходимо в обязательном порядке, во всех без исключения случаях.
При нарушении формата или же возникновении каких-либо иных сложностей может быть наложен штраф и назначена камеральная проверка, что кране нежелательно.
Бухгалтерские проводки по авансовому отчету ↑
Следует помнить, что во всех без исключения случаях по авансовому отчету должны формироваться проводки. При этом они существенно отличаются в зависимости от различного рода финансовых операций, которые реализуются в таком случае.
https://www.youtube.com/watch?v=uyCfhUUFxf8
С процедурой формирования проводок по авансовому отчету связано очень большое количество самых разных нюансов, со всеми ними необходимо обязательно ознакомиться.
К наиболее важным моментам можно отнести следующее:
- учет основных операций;
- по договоренности;
- если подотчетное лицо не имеет доверенности;
- отражение перерасхода.
Рассмотрение всех сложностей, связанных с обозначенными выше вопросами, позволяет избежать допущения всевозможных типичных ошибок.
Видео: учет расчетов с подотчетными лицами
При этом следует помнить об одном важном нюансе – ежегодно осуществляется изменение проводок по авансовым отчетам. В 2018 году процедура реформирования налогового законодательства продолжается.
Учет основных операций
Максимально внимательно необходимо будет отнестись именно к осуществлению учета основных операций по авансовому отчету при выдаче средств подотчетного типа. Необходимо помнить, что все проводки требуется осуществлять обязательно своевременно.
В противном случае велика вероятность возникновения прецедента, при котором Федеральной налоговой службой будут восприняты суммы как:
При этом следует помнить о том, что подобного рода операции в обязательном порядке должны облагаться налогом, который достаточно велик.
В противном случае можно потерпеть серьезный материальный ущерб. Для основных операций необходимо будет в обязательно порядке использовать счет №71.
Проводки подобного рода будут выглядеть следующим образом:
| Д-т/К-т | Полное наименование свершенной операции |
| 71 50 | На руки работнику выданы средства из кассы |
| 71 51 | На лицевой счет, банковскую карточку работника перечислена некоторая сумма денег |
| 50 71 | При наличии остатка средств, когда часть их не израсходована – возраст непосредственно в организацию |
| 26 71 | Командировочные расходы списаны по себестоимости |
| 41 71 | Данной операцией осуществляется списывание расходов, свершенных работником на приобретение материальных ценностей |
| 94 71 | Полное списание какого-либо количества средств, если некоторая сумма не была возвращена подотчетным лицом вовремя |
| 70 94 | Если некоторая сумма денег не была возвращена сотрудником вовремя и потребовалось осуществить удержание её из заработной платы или же иного дохода |
По доверенности
Она обозначает наличие соответствующих прав у конкретного лица на осуществление некоторых определенных операций. Необходимо помнить, что данный момент закреплен в действующем по этому поводу законодательстве.
Данную доверенность лучше всего составлять при помощи 1С: Бухгалтерия. Она должна содержать:
- официальные реквизиты работника и работодателя;
- печать организации;
- подписи должностных лиц — руководителя, главного бухгалтера.
Какая-либо унифицированная форма данного вида документа на сегодняшний день попросту отсутствует.
Но при этом следует все же придерживаться определенных правил, обозначенных в действующем на сегодняшний день законодательстве.
Следует помнить, что доверенность не подразумевает отражения в бухгалтерском учете какими-либо проводками.
Но данное специализированное программное обеспечение позволяет сформировать сам данный документ максимально быстро, с минимальными затратами времени.
Для составления данного документа, который впоследствии в электронной форме в качестве отчетности будет представлен какому-либо конкретному лицу, необходимо будет выполнить следующие действия:
- отрываем документ «доверенность»;
- кликаем на кнопку «создать новый»;
- все поля заполняются в автоматическом режиме – при необходимости нужно будет лишь заполнить поля с паспортными данными физического лица, а также изменить длительность действия составляемого документа;
- выбирается подотчетное лицо;
- далее можно будет вывести один из форматов данного документа на печать (М-2 и М-2а).
При этом следует помнить, что разновидности форматов отличаются друг от друга только лишь наличие или же отсутствием корешка.
Если подотчетное лицо не имеет доверенности
Если по какой-то причине подотчетное лицо доверенности не имеет, то это никоим образом не должно сказываться на процедуре отражения выдачи авансовых средств на покрытие расходов.
Например, если требуется выполнить проводки по первичному отчетному документу №АО-1, то выглядеть они будут следующим образом:
| Д-т К-т | Какие хозяйственные операции были реализованы |
| 20 71 | Расходы по основному производству |
| 23 71 | По производству вспомогательного типа |
| 25 71 | Производству общехозяйственного типа |
| 26 71 | Общепроизводственные расходы |
| 29 71 | По обслуживающему производству |
| 44 71 | Расходы по продаже продукции |
Отражение перерасхода
Нередко случается, что суммы, выданной в качестве аванса, по какой-то причине попросту не хватило на всех необходимые расходы.
В таком случае осуществляется перерасход. Данный момент должен быть в обязательном порядке отражен в бухгалтерских проводках.
Осуществляется это следующим образом:
| Д-т К-т | Полное наименование осуществленной операции |
| 71 50 | Какие именно деньги были выданы под отчет |
| 50 71 | Все средства, которые по какой-то причине не были истрачены, возвращены в кассу предприятия |
| 71 50 | Данной проводкой обозначается сумма, выданная работнику свыше потраченного им аванса |
Работа в 1С – оплата штрафа ↑
Иногда случается, что на предприятие по какой-то причине налагается штраф. В таком случае необходимо будет его соответствующим образом отразить его в бухгалтерском учете.
Данная операция осуществляется следующим образом:
- открывается раздел «документы» — «учет денежных средств»;
- выбирается меню «прочее списание денежных средств»;
- выбирается счет 91.01;
- осуществляется проводка:
| Дебет | 91.02 (санкции штрафные) |
| Кредит | 51 (расчетный счет) |
Далее все действия осуществляются стандартным образом.
Необходимо помнить, что о подотчетных средствах необходимо отчитываться соответствующим образом.
Так как наличие каких-либо ошибок Федеральная налоговая служба может воспринять как попытку уйти от уплаты налогов и наложить существенный штраф.
Источник: https://buhonline24.ru/vyplaty-rabotnikam/podotchet/provodki-po-avansovomu-otchetu.html
Возмещение по авансовым отчетам проводки
Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.
Проводки по авансовому отчету
- ситуацию, когда сотрудник полностью выполнил задачи, поставленные руководством при выдаче подотчетных активов, а средств при этом было потрачено больше;
- ситуацию, когда работник предъявил доказательства личных трат – чеки, квитанции, оплаченные им гарантийные талоны и т.д.
Как используются проводки для авансового отчета
Для отражения в учете расходов по подотчетным лицам используется счет 71 «Расчет с подотчетными лицами». Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, получившие деньги на расходы и отчитывающиеся за них в дальнейшем с представлением авансового отчета в бухгалтерию.
Как отразить в учете компенсацию перерасхода подотчетных сумм
В то же время в письме от 24 декабря 2008 г.
№ 14-27/513 при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции.
Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.
Компенсация расходов по авансовому отчету
Хорошим вариантом избежать придирок налоговой службы в части НДС может быть дополнительное оформление доверенностей перечню работников на внезапные приобретения от имени компании. Для дорогих приобретений необходимо побеспокоиться о том, чтобы продавец на основе доверенности выписал начальные бумаги на имя компании, а не работника.
Авансовый отчет: проводки в 1С
Размер суточных определяется в «Положении о командировках», являющемся приложением к коллективному договору. Налоговый кодекс не ограничивает верхний предел суточных, однако надо помнить, что сумма суточных, превышающая 700 руб. в командировках по России и 2500 руб. в заграничных служебных поездках облагается НДФЛ, а с 2017 г. и страховыми взносами.
Какими бухгалтерскими проводками следует отразить возмещение расходов по авансовому отчету подотчетному лицу в случае, когда подотчетное лицо приобрело для учреждения почтовые конверты (маркированные)? Возмещение расходов по авансовому отчету подотчетному лицу осуществляется на его зарплатную карту один раз в месяц (в последний рабочий день месяца)
Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н).
Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка
Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.
Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете
Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.
Рекомендуем прочесть: Жилье под снос
Бухгалтерский счет 71
Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами — 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.
Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами
Нотариальная деятельность является особой юридической деятельностью, которая осуществляется от имени государства, не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли. Указанное положение подтверждается и позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в постановлении от 19.05.1998 № 15-П.
Тема: Перерасход по авансовому отчету — 73 счет
Несоблюдение указанного требования в отношении подотчетных средств подразумевает то, что бухгалтер неправомерно отражает в учете операции по возмещению работникам расходов, понесенных в связи с приобретением для нужд организации материальных ценностей за счет собственных средств, как списание подотчетных средств.
Авансовый отчет: проводки
- 20 «Основное производство», в случае если в командировку был направлен работник основного производства предприятия;
- 26 «Общехозяйственные расходы», если в командировку направлен сотрудник служб и подразделений, учитываемых как общехозяйственные (например заводоуправления, бухгалтерии и т.д.);
- 44 «Коммерческие расходы» — для сотрудников отделов и служб, связанных со сбытом продукции, например отдела сбыта и т.д.
– выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели; – лица, получившие деньги, обязаны в течение 3-х дней по истечении срока, на который они выданы (этот срок устанавливает руководитель организации) предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Проводки по авансовому отчету — утвержден учет
Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В расходном кассовом ордере в строке основание пишется под отчет и указывается цель расходования средств, к примеру на хозяйственные нужды.
Данный документ представляет собой полный список работников, обязанных отчитываться за свершение всех трат средств, принадлежащих конкретно предприятию-работодателю.
Источник: https://zakonandpravo.ru/lgoty-i-posobiya/vozmeshhenie-po-avansovym-otchetam-provodki
Покупка основного средства по авансовому отчету: проводки
Иногда складываются ситуации, где организации необходимо приобрести какие-либо основные средства на подотчетные средства через своего сотрудника. В данной статье расскажем в каких случаях это может быть полезно, поможем составить авансовый отчёт и собрать подтверждающие документы, А так же предложим вариант проведения приобретения ОС по авансовому отчету.
В каких случаях целесообразно осуществлять покупку основных средств на подотчетные средства?
Как правило, основные средства – вещь дорогостоящая, поэтому не многие организации доверяют сотрудникам осуществлять самостоятельно их покупку. Однако, в некоторых случаях это может быть весьма полезно.
С недавних пор в России действует ограничение наличных расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями по одному договору. Так, фирмы лишилась возможности покупать дорогостоящие товары (стоимостью более 100 тысяч рублей) за наличный расчёт.
Однако, поскольку на организации не наложено запрета на приобретение товара на подотчетные средства, а так же предельная сумма подотчетных средств не установлена, то в случае, если ИП не может принять безналичный расчёт или же покупку нужно осуществить срочно и на месте, имеет смысл выдать некую сумму сотруднику компании, а он в свою очередь приобретёт нужный объект.
Читайте также статью ⇒ Питание сотрудников проводки в бухгалтерском учете.
Как правильно составить и сдать авансовый отчёт при покупке ОС?
Авансовый отчёт необходим для того, чтобы отчитаться о том, на что пошли перечисленные средства, а так же для того, чтобы принять к учету расходы на товар, а в конкретном случае на основные средства, коим может выступать оборудование, недвижимое и движимое имущество и т.д Таким образом, соблюдение правил при его заполнении очень важно.
В первую очередь следует упомянуть, что отчёт составляется по утверждённой Госкомстатом форме – N АО-1. Форма требует заполнения следующих данных:
- Лицевая сторона документа:
- Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество и его должность;
- Назначение авансовых средств;
- Дата оформления данного отчета;
- Табличная часть, включающая сведения об авансовых средствах, выданных ранее и сейчас, расходе денежных средств на покупку основного средства и их остатке.
- Оборотная сторона авансового отчёта:
- Табличная часть, включающая в себя виды расходов на приобретение основного средства и их денежное выражение в виде сумм;
- Подпись подотчётного лица и ее расшифровка.
Так, как перечень подотчетных лиц на предприятии устанавливается приказом директора, то получать средства на покупку и составлять авансовые отчёты должны именно они, а не кто-то другой.
https://www.youtube.com/watch?v=0GzYgLnYMX4
Принимает этот отчёт у подотчетного лица сотрудник бухгалтерской службы, наделённый полномочиями по ведению учета основных средств и операций по ним. Он делает пометку на отчете, а так же заполняет отрывную часть его бланка. Отрывная часть является распиской о приёмке авансового отчёта, возвращаемой подотчётному лицу.
Однако, вышеуказанных действий не достаточно, чтобы принять к учету авансовый отчёт, а следоватьюельно и основное средство. Так же следует передать его руководителю, который его проверит и утвердит.
Какие документы необходимы для подтверждения покупки ОС на подотчетные средства?
Составление авансового отчёта по приобретению основных средств, так же как и любой другой авансовый отчёт, должно иметь обоснование, то есть необходимо предоставление подтверждающих документов. В виде таких бумаг могут выступать:
- Товарные накладные и счета фактуры;
- Чеки и акты передачи;
- Бланки строгой отчетности;
- Квитанции платежных систем и банкоматов и т.д.
Какие проводки необходимо сделать при покупке ОС за подотчетные средства?
В рамках описываемой ситуации может быть два исхода событий:
- Основное средство, приобретённое подотчетным лицом стоило менее 100 тысяч рублей;
- ОС, принимаемое к учету на основании авансового отчёта, имеет стоимость более 100 тысяч рублей.
В первом варианте расходы на приобретение списываются при вводе в эксплуатацию, как текущие. Второй же вариант подразумевает отражение расходов через амортизацию. Однако и в том, и в другом случае в бухгалтерском учёте необходимо произвести проводки представленные в таблице.
| Вид операции | Дебет | Кредит |
| Выдача под отчёт | Счёт 71 «Расчёты с подотчетными лицами» | Счёт 50 «Касса» – для наличных денежных средствСчёт 51 «Расчетные счета» – для безналичного перечисления |
| Приобретение основного средства | Счёт 08 «Вложения во внеоборотные активы» | Счёт 71 «Расчёты с подотчетными лицами» |
| Перевод объекта в категорию «Основные средства» | Счёт 01 «Основные средства» | Счёт 08 «Вложения во внеоборотные активы» |
Можно ли вычесть НДС при покупке основного средства на подотчетные средства?
Многих волнует вопрос: «Не обвинит ли налоговая в неправомерности использования вычета из налоговой базы НДС средств, потраченных на покупку основного средства и отраженных в авансовых отчетах?».
Как показала судебная практика, налоговики нередко обвиняют в неправомерности учета вычета, если покупать основное средство за наличку на подотчетное лицо. Однако, в ходе судебных разбирательств, судьи не видят здесь никаких нарушений и остаются на стороне коммерсантов.
Таким образом, разрешено принимать к вычету налог на добавленную стоимость, уплаченный при приобретении основных средств.
Читайте также статью ⇒ Восстановления НДС с авансов: бухгалтерские проводки.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос N1: Добрый день! Мой подчинённый приобрёл основное средство на подотчетные деньги за границей, следовательно все подтверждающие документы – на иностранном языке. Может ли наш бухгалтер принять их в качестве подтверждающих документов авансового отчёта?
Ответ: Все иностранные документы, включая товаросопроводительную документацию, квитанции и чеки, могут приниматься к учету в России. Однако, в Вашем, как и в большинстве других, случае необходимо произвести официальный перевод документа и заверить его. При этом перевод должен быть осуществлен построчно.
Вопрос N2: Здравствуте! Должен ли сотрудник организации при покупке основного средства для неё иметь при себе кроме денежных средств ещё какие-либо документы.
Ответ: Не всегда. В ряде случаев покупка основного средства за наличку по авансовому отчёту может потребовать от уполномоченного человека наличия некоторых документов.
Так в ряде случаев может понадобиться доверенность на вывоз товарно-материальных ценностей от поставщика и передачу ему денежных средств.
При таком раскладе, подотчётному лицу может понадобиться документ, удостоверяющий его личность, например, паспорт гражданина Российской Федерации или его водительские права.
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Источник: https://online-buhuchet.ru/pokupka-osnovnogo-sredstva-po-avansovomu-otchetu-provodki/
Проводки по авансовому отчету
Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.
Основные нюансы выдачи денег в подотчет
Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.
Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.
Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.
По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).
Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:
- Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
- Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.
Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:
Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.
Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам
| Счет Дт | Счет Кт | Сумма проводки, руб. | Описание проводки | Документ-основание |
| 71 | 50 | 12 500 | Выдача денег подотчет из кассы предприятия | РКО |
| 71 | 51 (52) | 13 100 | Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) | Платежное поручение |
| 71 | 55 | 12 370 | Выдача денег на специальный банковский счет | Платежное поручение |
| 71 | 50-3 | 5 890 | Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы. | |
| 50 (51, 52, 55) | 71 | 8 320 | Возврат неизрасходованных подотчетных средств | Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка |
| 08 (10, 15) | 71 | 158 000 | Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности | Авансовый отчет и акт приема |
| 41 | 71 | 7 800 | Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет | Авансовый отчет, расходная накладная |
| 202325262944 | 71 | 10 500 | Командировочные расходы включены в состав:-основного производства;— вспомогательного производства;— общепроизводственных затрат;— общехозяйственных затрат;— обслуживающего производства;— затрат на сбыт | Авансовый отчет, подтверждающие документы |
| 19 | 71 | 1 890 | Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%) | Авансовый отчет и счет |
| 71 | 50 (51) | 2 500 | Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств | РКО, платежное поручение |
| 94 | 71 | 3 260 | Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки | |
| 73 | 94 | 3 260 | Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства | |
| 70 | 73 | 3 260 | Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника | Зарплатная ведомость |
Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-avansovomu-otchetu.html
Как используются проводки для авансового отчета?
Авансовый отчет проводки может содержать самые разные. В основном это зависит от того, на какие расходы сотрудником брались подотчетные суммы. Важно также то, за счет какого вида деятельности предприятие получает основной доход. О том, как правильно отразить проводки в учете по авансовым отчетам, вы узнаете из данной статьи.
Как выдаются деньги под отчет
Авансовый отчет: проводки в бухгалтерском учете
Как выдаются деньги под отчет
В ходе осуществления деятельности предприятие несет расходы, которые оплачиваются как безналичным, так и наличным способом. В случае выдачи средств сотрудникам в качестве отчета по израсходованным суммам они обязаны сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы.
Для отражения в учете расходов по подотчетным лицам используется счет 71 «Расчет с подотчетными лицами». Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, получившие деньги на расходы и отчитывающиеся за них в дальнейшем с представлением авансового отчета в бухгалтерию.
Для того чтобы получить деньги под отчет, сотруднику необходимо оформить заявление с указанием целей получения денег.
Данное заявление подписывается руководителем предприятия, в нем должны быть указаны сумма выплаты и срок, в течение которого сотрудник должен за нее отчитаться. Прежде чем получить под отчет новую сумму, следует отчитаться по прежней.
Передавать полученную подотчетную сумму другому сотруднику запрещено. Деньги под отчет можно выдавать в любой сумме, подотчетные суммы не лимитируются.
О том, как завизировать авансовый отчет, читайте в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».
Авансовый отчет: проводки в бухгалтерском учете
В зависимости от того, каким способом происходит выдача подотчетных сумм, в бухучете для авансового отчета проводки предусмотрены следующие:
- Деньги, полученные подотчетником в кассе:
Дт 71 Кт 50 «Касса предприятия».
Подотчетные суммы в кассе фирмы получают по расходному кассовому ордеру, обязательно завизированному подписью руководителя предприятия.
- Деньги, полученные безналичным способом:
Дт 71 Кт 51 «Расчетный счет предприятия».
После того как утвержден авансовый отчет, проводки, формируемые бухгалтером, могут различаться в зависимости от направления расхода подотчетных сумм:
- Суммы, полученные на командировки, в зависимости от подразделения, в котором работает сотрудник:
Дт 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Коммерческие расходы»Кт 71.
Отчитаться за данные суммы нужно в течение 3 дней со дня возращения из командировки.
О том, как подтвердить расходы на транспорт во время командировки, читайте в статье «Работник едет в командировку на личном транспорте. Как подтвердить расходы?».
- Суммы, полученные на приобретение товарно-материальных ценностей:
Дт 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» Кт 71.
Если сотрудник организации погашает задолженность перед поставщиком, то представленный им авансовый отчет проводки будет содержать следующие:
Дт 60 Кт 71
Излишне выданные под отчет суммы должны быть возвращены в кассу фирмы. При возврате перерасхода по авансовому отчету проводка делается следующая:
Дт 50 Кт 71.
Суммы, не возвращенные сотрудником своевременно, отражаются следующей проводкой:
Дт 70 «Зарплата» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Но сначала эта сумма на основании авансового отчета проводкой в дебет счета 94 списывается с кредита счета 71.
Подотчетную сумму, не возвращенную в срок, можно расценивать как заем, выданный сотруднику. С нее нужно начислить упущенную выгоду, т.к. фактически сотрудник использовал деньги определенное время, а предприятию их не хватало. С выгоды также необходимо рассчитать НДФЛ по ставке 35%, причем по доходу в виде выгоды вычеты по налогу применять нельзя.
Источник: https://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/kak_ispolzuyutsya_provodki_dlya_avansovogo_otcheta/
Авансовые отчеты — проводки, примеры, законы
В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет.
Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.
В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.
Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами
Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации.
Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1.
К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.
Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.
В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:
- проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
- проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
- расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
- оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).
Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).
Основные проводки по авансовым отчетам сотрудников
Для операций по расчету с подотчетными лицами используют счет 71. Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71.
Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете? Рассмотрим типовые проводки на примерах.
Расходы на хозяйственные нужды
Бухгалтер ООО «Престиж» оформит данную операцию в проводках таким образом:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 71 | 50 | Сотрудник ООО «Престиж» получил аванс на приобретение бумаги | 6250 руб | заявление сотрудника |
| 10 | 71 | Фактические расходы на приобретение бумаги учтены в составе себестоимости приобретенных материалов | 7315 руб. | авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее) |
| 19 | 71 | Учтен НДС по приобретенной бумаге | 1116 руб. | авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее) |
| 71 | 50 | ООО «Престиж» осуществил доплату сотруднику (7315 — 6250) | 1065 руб. | авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее) |
Возможна ситуация, когда расходы по договору аренды оплачиваются наличными, и бухгалтер предприятия ежемесячно выдает сотруднику средства для внесения платежей. Выдаче средств в таком случае осуществляются по кредиту 60. Расходы же отражаются по счету 44.
Командировочные расходы
Допустим, ООО «Глобал» отправило своего сотрудника Симонова В.П. в командировку в г. Екатеринбург на 11 дней. Перед отбытием Симонов получил аванс в сумме 27 500 руб. Вернувшись, Симонов подал в бухгалтерию авансовый отчет, где были указаны расходы:
- проезд в оба конца (авиабилеты) на сумму 12 350 руб., НДС 1884 руб.;
- проживание в гостинице «Центральная» на сумму 7200 руб., НДС 1094 руб.;
- суточные согласно утвержденных норм на сумму 5500 руб.
Остаток неиспользованных средств (2450 руб.) Симонов вернул в кассу ООО «Глобал».
В учете ООО «Глобал» были сделаны такие проводки по командировочным расходам:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 71 | 50/1 | Симоновым получен аванс на командировку в г. Екатеринбург | 27 500 руб. | приказ на командировку, заявление Симонова В.П. |
| 19 | 71 | Учтен НДС | 2978 руб. | авансовый отчет Симонова В.П. |
| 68 НДС | 19 | Вычет НДС | 2978 руб. | авансовый отчет Симонова В.П. |
| 10 | 71 | Учтены расходы по командировке | 25 050 руб. | авансовый отчет Симонова В.П. |
| 50/1 | 71 | Возврат неиспользованных средств в кассу ООО «Глобал» | 2450 руб. | приходный кассовый ордер |
Расчеты с подотчетными лицами являются достаточно распространенными операциями. трудно найди бухгалтера, который хотя бы раз не столкнулся с выдачей средств сотруднику или с авансовым отчетом. Главное, о чем стоит помнить в данном случае — внимательность и скрупулезность при проверке документов, подтверждающих факт и сумму понесенных расходов работником.
Источник: https://saldovka.com/provodki/drugoe/provodki-po-avansovyim-otchetam-sotrudnikov.html
Загрузка...
