Внутренняя опись документов личного дела — образец — все о налогах

Образец внутренней описи документов личного дела

Можно использовать как чистый лист формата А4, так и фирменный бланк компании. Как правило, оформляется один экземпляр для каждого дела.

Читайте также: Бланк внутренней описи документов личного дела Приведенный ниже бланк внутренней описи документов личного дела можно скачать на нашем портале. Он разработан в соответствие с Приложением 10 к Правилам работы архивов.

Отметим, что при необходимости работодатель может самостоятельно разработать подобный бланк и утвердить его локальным нормативным актом компании.

Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец Как заполнять внутреннюю опись личного дела? Регистр документов крайне важен для их учета и систематизации. Именно поэтому к его заполнению необходимо подходить ответственно. При оформлении рекомендуется придерживаться следующих правил:

Важно своевременно фиксировать поступающие в дело бумаги, а также факты их изъятия.

Внутренняя опись документов личного дела

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся: 2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т.д.;
копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
копии документов об образовании, повышении квалификации;
аттестационные листы;
служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении трудового договора.

Внутренняя опись документов личного дела — образец

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .

doc Для чего нужна опись Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник.

В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Внутренняя опись личного дела

В 2017 году на предприятиях должна быть продумана и организована совершенная система хранения дел, исключающая несанкционированный доступ к ним. Традиционно таким хранилищем является запирающийся на ключ металлический сейф или шкаф. Все личные дела хранятся внутри кадровой службы.

Подлежат хранению только дела сотрудников, которые состоят на работе в данный момент.
После увольнения работника его дело передается в архив. На государственных или муниципальных предприятиях личные дела перед сдачей в архив течение 10 лет хранятся на самом предприятии.

Для частных предприятий определенные сроки хранения не установлены, но на практике принято хранить дела в течение одного года после увольнения.
Перед сдачей в архив дело закрывается с помощью специального заверителя. В нем содержится финальная информация о составе дело и его физическом состоянии.

Данный лист должен быть подшит отдельно.

Правила формирования личного дела на сотрудника

Наименование отдела, в котором состоит данный сотрудник (по центру);
Если сотрудник сменил отдел работы, то предыдущий пункт заключается в скобки, а здесь пишется название нового отдела (по центру);
Индекс по номенклатуре дел и номер дела (Дело №32 (индекс) – 384 (номер)) (по центру);
Фамилия, имя, отчество сотрудника являются заголовком личного дела (по центру);
Дата открытия дела (день приема на работу) и дата закрытия дела (день подписания приказа об увольнении) (слева внизу);
Количество листов в деле и срок его хранения (слева внизу).

Образец обложки личного дела (титульного листа) представлен ниже: Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец Внутренняя опись документов личного дела Обратите внимание, что по ГОСТу 17914-72 в 2017 году все дела работников должны храниться в картонных обложках.

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

К каким личным делам должна составляться опись Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании.

Даже если стаж специалиста ограничивается всего несколькими годами, в его персональном деле будет находиться сравнительно большой объем документации.

Чтобы упорядочить ее и облегчить поиск нужной информации, составляют внутреннюю опись документов личного дела.

Она выполняет функции заголовка и представляет собой перечень всей подшитой в папку документации.

Полезная статья: Узнайте больше о хранении личных дел Для чего составляют внутреннюю опись личного дела? Ведение персонального дела сотрудника не является обязательным для большинства организаций.

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

Источник: https://advokat-burilov.ru/obrazets-vnutrennej-opisi-dokumentov-lichnogo-dela/

Опись документов — составляем образец

Деятельность любой организации тесно связана с ведением документации, которая включает входящую корреспонденцию, кадровый учет, договорные отношения, отчеты в различные государственные органы. Все эти документы требуют тщательной и качественной оптимизации.

Немного про опись документов — для чего она нужна?

Опись помогает систематизировать имеющуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск нужных документов.

Выделяют различные виды описи дел в зависимости от назначения:

Описи дел постоянного хранения. Основным их назначением является раскрытие состава дел и их содержания.
Описи дел временного хранения. Содержат список документов дел временного хранения (т. е. дела со сроком хранения не более 10 лет).
Перечни документов, характерных для специфических организаций (правоохранительных, судебных органов и т. д.)
Описи дел личного состава.

Кадровая и бухгалтерская документация подлежит обязательному учету, так как эти документы направляются в государственные органы или архив. Для некоторых документов предусмотрен обязательный срок хранения. К примеру, личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет, фотографии и видеоматериалы — 5 лет.

Опись дел является не только важнейшим элементом качественного делопроизводства в любой организации, но и, в некоторых случаях, обязательным. Например, трудовая инспекция при проверке может потребовать определенные кадровые документы, которые по закону должны находиться у работодателя.

Так, в течение 75 лет должно храниться в архиве предприятия или в Государственном архиве согласие на обработку персональных данных. Непредставление этих документов грозит наложением ответственности в виде крупного штрафа.

Предприятия различной организационно-правовой формы также активно используют описи дел в своей деятельности. В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально (т. е. по видам дел).

В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации:

входящей и исходящей документации (письма, требования, просьбы);
кадровых документов (распоряжения, приказы);
различных протоколов (протоколы собраний учредителей, совета директоров, протоколы собраний работников, совещаний);
приказов и распоряжений в рамках основной деятельности предприятия;
лицензий и сертификатов.

Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников.

Состав личного дела определяется внутренними нормативными актами предприятия. Оптимальный состав должен включать:

копии паспорта;
копии дипломов, свидетельств о повышении квалификации;
копии ИНН, пенсионного удостоверения;
справки о наличии судимости;
копии медкнижки;
приказ о назначении на должность;
копии трудовой книжки;
трудовой договор;
копии должностной инструкции.

Читайте также! Срок действия выписки из ЕГРЮЛ — расскажем все нюансы

Для описи личного дела уволенного работника данный перечень дополняется копией приказа об увольнении. На каждого сотрудника заводится отдельное дело, которое впоследствии прошивается и сдается в архив организации.

Часть производственной документации спустя определенное время должна передаваться в архив. В архив организации обычно сдаются дела со сроком хранения более 10 лет. Согласно законодательству, по истечении 3-х лет с момента завершения дел в делопроизводстве предприятия они должны передаваться в архив.

Порядок подготовки и сдачи документации в архив:

Нумерация страниц дела

Номер страницы проставляется в правом верхнем углу простым графитным карандашом. Листы форматов А3 и А2 прошиваются за один край и нумеруются как 1 лист, затем сворачивается. На лист, подшитый за середину, ставятся два порядковых номера. Фотографии, иллюстрации нумеруются по обратной стороне.

Подшивка и прошивка томов, частей

Максимальный объем дела — 250 страниц, при превышении указанного количества, необходимо начать новый том или часть. Прошивается в четыре прокола для надежного закрепления листов разного формата.

Скачать образец типовой формы описи документов

Оформление обложки

Полное наименование организации, порядковый индекс части или тома, наименование дела и срок хранения.

Оформление листа-заверителя дела

Вкладывается после последнего документа.

Составление описи

Составляется сам документ

Окончательный переплет дела

Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело. Это необходимо для предохранения ниток от истирания.

При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале. При составлении сдаточной описи необходимо указать:

номер, присваиваемый каждому делу;
индекс тома или части;
заголовки каждого тома или части;
количество листов в каждом томе;
необходимый срок хранения.

В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки.

Для направления в государственные органы

Составление описи это обязательное требование при отправке документов в различные государственные и муниципальные структуры. Опись должна быть заверена подписью и печатью организации-составителя.

Читайте также! Как получить больничный — методы и правила оформления

Документы включаются в опись согласно стандартной структуре, которая предусматривает:

фирменное наименование организации;
номер описи;
заголовок;
пронумерованный список документов и количество листов;
суммарное количество документов.

Опись документов для личного дела

Подробный перечень предоставляемых документов необходимо указать при отправлении документации в налоговые и пенсионные органы, ФСС (Фонд социального страхования), органы статистики. Составление перечня документов необходимо и при направлении документов в суд и всем участникам по конкретному делу. Законодательством не устанавливается специфических требований к этому виду описи.

Для передачи документов в налоговую существует унифицированная форма описи и под каждый запрос и заявление предусмотрен определенный перечень документов.

Подача заявлений в правоохранительные органы так же должна сопровождаться составлением подробной описи, особенно если заявление содержит какие-то вложения, доказательства или оправдательные данные.

Многие крупные организации при заключении договоров с контрагентами требуют полный пакет необходимых документов вместе с их описью.

Такой пакет документации может быть отправлен почтой, передан курьерской службе или нарочно, и существует вероятность утери части передаваемых бумаг.

Чтобы избежать недоразумений и неблагоприятных последствий, рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного должностного лица.

Опись для передачи документации другой организации составить очень просто. Для этого необходимо указать наименование организации-отправителя, пронумеровать все вложения и указать количество листов. Таким образом, вы можете избежать необоснованных претензий и обвинений в непредставлении нужной документации и сокрытии сведений.

Заключение

Опись дел широко используется во внутренней деятельности организаций:

для учета корреспонденции, ведения личных дел сотрудников, учета и оптимизации учредительных документов, договоров;
правила составления перечней дел постоянного и временного хранения разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно;
при ликвидации в архив передаются только личные дела сотрудников;
по истечении установленного времени, дела должны передаваться в архив организации;
в отдельных нормативно закрепленных случаях составление подробных перечней является обязательным: для направления бумаг в ИФНС (Инспекция Федеральной налоговой службы), Росстат (Федеральная служба государственной статистики), ФСС, правоохранительные и судебные органы;
при проведении проверки трудовой инспекцией, отсутствие необходимых документов повлечет неблагоприятные последствия для организации;
описание дел помогает систематизировать документацию, обеспечить удобный и оперативный поиск необходимых бумаг.

Источник: https://vesbiz.ru/dokumenty/poleznaya-informaciya/opis-dokumentov-obrazec.html

Внутренняя опись документов дела — Отличный секретарь

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения.

По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи.

Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке). Это:

Внутренняя опись: общая информация

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том.

Форма описи документов приведена в Правилах работы архивов от 2015 года (Приложение №27). Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя.

Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

В целом таблица не сложная:

(картинки кликабельны)

№ п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
регистрационный индекс документа – номер документа,
дата есть дата;
заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.

Под таблицей указывается общее количество документов в деле. Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов. Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем:

Итого 1 (один) документ.

Особенности оформления внутренней описи

В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет. Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно:

А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе. Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет:

А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.

Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя.

Скачать форму внутренней описи дел, docx, 15 kB

Скачать образец заполнения внутренней описи, pdf, 391 kB

Источник: https://thebestsecretary.ru/?p=5112

Внутренняя опись личного дела

Составление внутренней описи личных дел сотрудников является важной частью документооборота любого предприятия. Назначение этого документа – облегчение поиска нужной информации в папке с личным делом работника. Как составить и вести опись личного дела и как правильно заполнить бланк этой описи, читайте в материалах данной статьи.

Из этой статьи вы узнаете:

как составляется опись личного дела работника;
как ведется внутренняя опись документов личного дела;
как заполнить бланк описи документов в личном деле работника.

Причин, по которым работодатели стремятся к систематизированному хранению личной информации о своих сотрудниках, может быть несколько:

оптимизация поиска нужных сведений о работнике;
защита персональных данных от распространения;
оперативное внесение изменений и уточнений в существующее дело.

В 2017 году законодательство не обязывает руководителей заводить личное дело на каждого сотрудника. Впрочем, это не касается государственных и муниципальных служащих. На них личные дела заводятся в обязательном порядке. Делается это для того, чтобы сохранялась возможность отслеживания всех изменений в персональных данных государственных и муниципальных служащих.

Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным. Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, — непродуктивно.

Следует подчеркнуть, что закон не обязывает, но и не запрещает частным предпринимателям иметь в своей компании архив дел сотрудников. Единственное условие: в случае принятия в организации системы ведения дел работников, она должна быть закреплена локальным нормативным актом предприятия.

Это может быть приказ или распоряжение, которые регламентирует правила заполнения, ведения, обращения и хранения личных дел. Кроме того, этот акт должен определять ответственность за сохранность персональных данных каждого сотрудника.

Опись личного дела работника

Все необходимые для поиска и идентификации сведения должны в 2017 году содержатся на обложке (титульном листе) папки, в которой хранится личное дело работника.

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регламентирует требования к их оформлению.

Так, согласно положениям этого документа на самом верху располагаются строчки, которые заполняются сотрудниками государственных или муниципальных архивов в момент приема дел на хранение.

Это могут быть код организации, код государственного архива и его наименование. Раньше эти сведения заполнялись от руки, сейчас это делается с помощью специального штампа, в любом случае, сверху нужно обязательно оставить немного места для этой информации.

Далее следуют следующие обязательные элементы:

Полное и сокращенное наименование организации, составившей дело (по центру);
Наименование отдела, в котором состоит данный сотрудник (по центру);
Если сотрудник сменил отдел работы, то предыдущий пункт заключается в скобки, а здесь пишется название нового отдела (по центру);
Индекс по номенклатуре дел и номер дела (Дело №32 (индекс) – 384 (номер)) (по центру);
Фамилия, имя, отчество сотрудника являются заголовком личного дела (по центру);
Дата открытия дела (день приема на работу) и дата закрытия дела (день подписания приказа об увольнении) (слева внизу);
Количество листов в деле и срок его хранения (слева внизу).

Образец обложки личного дела (титульного листа) представлен ниже:

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Внутренняя опись документов личного дела

Обратите внимание, что по ГОСТу 17914-72 в 2017 году все дела работников должны храниться в картонных обложках. Архивы не принимают на хранение скоросшиватели или файлы из пластика.

Подробнее об оформлении личных дел сотрудников читайте здесь:

Закон в 2017 году устанавливает перечень документов, которые в обязательном порядке подшиваются к делу государственных служащих, для работников частных предприятий список таких документов определяет локальный нормативный акт. По сложившейся практике в дело включают следующие документы:

Опись документов в личном деле работника: бланк

Документы, которые работник предоставил при трудоустройстве в данную организацию:
- Заявление о приеме на работу;
- Резюме;
- Копии паспорта, СНИЛСа, ИНН;
- Копия диплома;
- Характеристики с предыдущего места работы, рекомендательные письма,
Документы, изданные работодателем во время работы сотрудника:
- Приказ о приеме на работу;
- Приказы о переводе на другую должность, в другой отдел;
- Приказы о поощрении или дисциплинарном взыскании;
- Кадровая справка;
- Трудовой договор во всеми дополнительными к нему соглашениями;
- Листы о прохождении аттестации;
- Свидетельства или справки об изменении личной информации работника;
- Должностные инструкции данного работника с отметкой о его ознакомлении с ними;
- Внутренняя опись.

Поскольку срок хранения личного дела сотрудника обычно определяется в 75 лет, не стоит подшивать сюда документы краткосрочного хранения, типа заявлений о предоставлении отпуска и подобных.

Как уже отмечалось выше, в 2017 году локальный нормативный акт предприятия (приказ) назначает специального сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение персональных дел.

Только он имеет право осуществлять оформление, нумерацию, опись, внесение каких-либо изменений и сдачу в архив личных дел работников.

Этот специалист имеет доступ к персональным данным и он же понесет ответственность, если эти данные будут разглашены.

Каждый сотрудник раз в год должен быть ознакомлен со своим делом и расписаться об этом. Данное мероприятие также осуществляется сотрудником отдела кадров, ответственным за ведение дел.

Все документы в личном деле располагаются по дате поступления. В обязательном порядке производится их нумерация, опись и прошивание. Внутренняя опись документов либо прошивается последней, либо прикрепляется к обратной стороне титульного листа. Рассмотри подробнее, как оформляется внутренняя опись документа.

Скачайте документы по теме:

Внутренняя опись документов личного дела: образец

Наименование документа ставится вверху. Под ним идет фамилия и инициалы сотрудника в именительном падеже. Далее следуют графы, куда вносится информация, соответствующая названию графы:

Порядковый номер дела в соответствии с журналом учета личных дел;
Присваиваемый по номенклатуре дел индекс документа;
Обозначенная арабскими цифрами дата выдачи документа;
Занимаемые данным документом номера листов дела;
Дата включения данного документа в дело;
Примечание (данное поле используется в случае необходимости внесения уточняющих сведений о документе, например, оригинал или копия.)

Обязательные поля: № п/п – согласно журналу учета личных дел. Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел. Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами.

Образец внутренней описи личного дела представлен ниже:

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Порядок регистрации и учета личных дел в 2017 году подробно прописывается в соответствующем локальном нормативном акте предприятия (приказе). По сложившейся практике принято заводить книгу или журнал учета личных дел. Каждому делу присваивается номер согласно хронологическому порядку их заведения. Этот же номер проставляется и в самом деле.

Данный журнал является единственным документом, по которому осуществляется нумерация дел. В данном журнале могут содержаться и краткие сведения об этом деле: номер, фамилия и инициалы сотрудника, дата формирования, дата закрытия, дата передачи в архив или в другую организацию.

В 2017 году только сотрудник, назначенный приказом вести личные дела, может вносить в них изменения. В его отсутствие данную процедуру может осуществлять назначенный приказом руководителя временно исполняющий обязанности. Все прочие сотрудники отдела кадров не имеют право работать с личными делами.

Обычно исправления в дела вносятся по аналогии с исправлениями в трудовые книжки.

Например, исправление неверной фамилии осуществляется путем зачеркивания горизонтальной чертой и вписывания сверху новой фамилии. Любая другая информация исправляется аналогичным образом.

Копии документов и ссылка на них (свидетельство о перемене имени, о браке или разводе) служат подтверждение всех внесенных изменений.

Обращаем особое внимание, на конфиденциальность информации, содержащейся в личном деле. В 2017 году на предприятиях должна быть продумана и организована совершенная система хранения дел, исключающая несанкционированный доступ к ним. Традиционно таким хранилищем является запирающийся на ключ металлический сейф или шкаф.

Все личные дела хранятся внутри кадровой службы. Подлежат хранению только дела сотрудников, которые состоят на работе в данный момент. После увольнения работника его дело передается в архив.

На государственных или муниципальных предприятиях личные дела перед сдачей в архив течение 10 лет хранятся на самом предприятии. Для частных предприятий определенные сроки хранения не установлены, но на практике принято хранить дела в течение одного года после увольнения.

Перед сдачей в архив дело закрывается с помощью специального заверителя. В нем содержится финальная информация о составе дело и его физическом состоянии. Данный лист должен быть подшит отдельно. Срок хранения в архиве личных дел рядовых сотрудников – 75 лет, а руководящих – постоянно.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384372-qqq-17-m5-vnutrennyaya-opis-lichnogo-dela

Опись документов личного дела

Процедура ведения личных дел предусмотрена в обязательном виде в бюджетных и госучреждений. Коммерческие предприятия выполняют это действие на свое усмотрение. Если же личное дело на работника заводится, то в него следует включить опись, поясняющую его содержание.

Опись документов личного дела представляет собой бумагу, составленную в свободной форме и включающую основные данные о каждом бланке, включенном в состав дела. Основное предназначение внутренней описи — это ускорение и упрощение поиска необходимых документов, а также систематизация информации о них.

В личное деле все составляющие расположены последовательно, по мере их подготовке. Как правило, используется хронологический порядок распределения документации.

Каждому документу присваивается номер, под которым он будет значиться в описи. Все листы личного дела нумеруются, номера документов проставляются во внутренней описи.

Такая информация позволит в кратчайшие сроки найти необходимый бланк.

Основное требование к оформлению описи — наглядность и логичность предоставления информации, она должна помогать в описке необходимой информации, а не запутывать.

Скачать образец описи личного дела работника можно внизу статьи по ссылке.

Образец оформления

Бланк внутренней описи должен включать сведения обо всей документации, включенной в состав личного дела. Данные вписываются в нее по мере поступления. Верхние записи посвящаются наиболее ранним по дате оформления документам. Далее последовательно фиксируются данные о поступающей документации.

Для каждого отдельного бланка заполняется своя строка описи. Число граф и их наименование определяется самим работодателем.

Рекомендуем обозначить такие графы для указания информации о каждом вносимом в дело документе:

№ по порядку;
индекс документа, который проставляется на нем в момент его внесения в дело работника;
дата выписки, указанная на самом бланке;
наименование и заголовок;
номера листов личного дела, на которых располагается регистрируемый документ;
примечание — оставляется графа для необходимых поясняющих пометок.

При желании таблицу можно дополнить нужными графами.

Так как внутренняя опись относится к конкретному делу работника, то номер этого дела следует поставить в описи, чтобы не произошло утери.

Документы, касающиеся деятельности работника, могут поступать в дело в процессе работы. В некоторых случаях их число может быть значительным. По мере поступления сведения о документе включаются в таблицу внутренней описи. Когда весь лист будет заполнен информацией, внизу пишется общее число порядковых номеров на странице, далее подготавливается еще одна страница для продолжения записей.

По каждой странице описи нужно зафиксировать количество порядковых номеров, а также общее число номеров с начала ведения. Данные сведения нужны для того, чтобы один из документов личного дела не потерялся.

Лицо, ответственное за учет кадров и ведения личных дел, должен подписать составленный документ. Опись должна храниться внутри дела. Возможный пример оформления можно скачать ниже.