Возможность учета представительских расходов | Отчётсдан
Эксклюзивное интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса
В составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией, особое место занимают представительские расходы. Возможность их учета предусмотрена только для налогоплательщиков, находящихся на общей системе налогообложения.
При этом в отличие от большинства других расходов, главой 25 НК РФ представительские расходы отнесены к нормируемым. Тем самым, законодатель ограничивает возможные злоупотребления. С другой стороны, Минфином и ФНС были изданы разъяснения, упрощающие учет данных расходов при налогообложении.
Представительским расходам посвящено предлагаемое интервью.
– Что относится к представительским расходам?
Общее определение представительских расходов следующее – это расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Более подробно представительские расходы раскрываются в пункте 2 статьи 264 НК РФ.
В порядке, аналогичным учету представительских расходов, принимаются расходы на официальный прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
– Регулирует ли процесс ведения переговоров Гражданский кодекс?
С 1 июня 2015 года расходы на проведение переговоров нашли свое отражение в Гражданском кодексе. Федеральным законом от 08.03.2015 № 42-ФЗ введена специальная статья 434.1 «Переговоры о заключении договора».
В соответствии с указанной статьей если иное не предусмотрено законом или договором, граждане и юридические лица свободны в проведении переговоров о заключении договора, самостоятельно несут расходы, связанные с их проведением, и не отвечают за то, что соглашение не достигнуто.
Причем принцип экономической обоснованности расходов, понимаемый как направленность расходов на извлечение прибыли, отражен в ГК РФ в духе «налоговой выгоды».
С одной стороны, правила о несении расходов, связанных с проведением переговоров, применяются независимо от того, был ли заключен сторонами договор по результатам переговоров.
С другой стороны, стороны переговоров обязаны действовать добросовестно, в частности, не допускать вступление в переговоры о заключении договора или их продолжение при заведомом отсутствии намерения достичь соглашения с другой стороной.
– Как установление факта недобросовестного ведения переговоров может отразиться на налоговых последствиях?
Парадокс заключается в том, что сторона, которая ведет или прерывает переговоры о заключении договора недобросовестно, обязана возместить другой стороне причиненные этим убытки. Под убытками понимаются расходы, понесенные другой стороной в связи с ведением переговоров о заключении договора, а также в связи с утратой возможности заключить договор с третьим лицом.
Учет убытков в составе внереализационных расходов в полном объеме предусмотрен статьей 265 НК РФ.
Тем самым, необоснованные расходы на представительские расходы, понесенные недобросовестной стороной – участником переговоров, могут быть учтены ею в качестве признанных убытков.
А вот у потерпевшей стороны переговоров дополнительное налогообложение может возникнуть. Так как ей придется включать в состав внереализационных доходов суммы возмещения ущерба, признанные стороной, виновной в нарушении переговоров.
– Является ли обязательным документальное оформление порядка ведения переговоров?
Стороны могут заключить соглашение о порядке ведения переговоров. Такое соглашение может конкретизировать требования к добросовестному ведению переговоров, устанавливать порядок распределения расходов на ведение переговоров и иные подобные права и обязанности.
– Если вернуться к перечню представительских расходов, установленному НК РФ, то является ли он исчерпывающим?
К представительским расходам относятся расходы на:
- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия, то есть, ланча, ужина), включая расходы на приобретение спиртных напитков;
- транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
С другой стороны, установлено два ограничения для учета представительских расходов. Не учитываются:
– расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний;
– представительские расходы в размере, превышающим в течение отчетного (налогового) периода 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот же отчетный (налоговый) период (пункт 42 статьи 270 НК РФ).
Это дает основание полагать, что перечень представительских расходов приведен как примерный и не носит исчерпывающего характера.
– Могут ли быть отнесены к представительским расходы на переговоры с физическими лицами – клиентами, в том числе потенциальными клиентами организации?
Источник: https://otchetsdan.ru/stati/predstavitelskie-rashody/
Спорные вопросы налогового учета представительских расходов — Новости — Новости компании — КонсультантПлюс Свердловская Область
Материалы журнала «Консультант Свердловская область»
| Автор: Брызгалин Аркадий Викторович, генеральный директор Группы компаний «Налоги и финансовое право», кандидат юридических наук |
| Соавтор: Аникеева Ольга Евгеньевна, главный специалист по юридическим вопросам Группы компаний «Налоги и финансовое право» |
Каждый налогоплательщик в своей деятельности проводит переговоры с представителями потенциальных и действительных контрагентов.
В связи с этим у него возникают затраты, которые при исчислении налога на прибыль возможно учесть в качестве представительских расходов.
На практике бытует мнение, что представительские расходы очень сложно подтвердить, поэтому налогоплательщики стараются производить их за счет «чистой прибыли».
В действительности, этот вид расходов ничем не отличается от других, и налогоплательщик, выполнив определенные требования закона, сможет включить его в налоговую базу. В статье проанализированы наиболее часто встречающиеся претензии налоговых органов, касающиеся порядка учета указанных затрат, а также решения, принимаемые по таким спорам арбитражными судами.
Определение представительских расходов
Согласно подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием следующих лиц:
– представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества (т.е. представителей действительных и потенциальных контрагентов);
– участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
Перечень лиц, затраты на официальный прием и обслуживание которых включаются в представительские расходы, закрытый. Вместе с тем, на практике налогоплательщики проводят переговоры и встречи не только с этими, но и с другими лицами. В связи с этим возникает ряд вопросов.
Можно ли признать представительскими расходами затраты на официальный прием потенциального контрагента – физического лица?
В подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ в качестве участников переговоров указаны представители других организаций. Т.е. формально положения п. 2 ст.
264 НК РФ относят к представительским расходам затраты на официальный прием или обслуживание только представителей других организаций.
Поэтому, исходя из прямого указания закона, затраты на официальный прием клиента – физического лица или индивидуального предпринимателя в составе представительских расходов учитывать нельзя.
Однако Минфин РФ в письме от 27.03.2009 г. № 03-03-06/2/64 указал, что к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами – потенциальными клиентами организации.
Раньше Минфин придерживался противоположной позиции и считал, что если организация сотрудничает с ИП или оказывает услуги физическим лицам, оснований для признания соответствующих затрат представительскими расходами нет (письмо от 24.11.2005 №03-03-04/2/119).
Судебной практики по данному вопросу нет. Поэтому считаем, что руководствоваться только письмом Минфина и учитывать в составе представительских расходов затраты на официальный прием физических лиц – это большой налоговый риск.
Вместе с тем, налогоплательщик, который решит «рискнуть» и все-таки будет включать в состав представительских расходов затраты на прием контрагента – физического лица, должен иметь в виду, что из подтверждающих документов должно быть четко видно, что расходы понесены именно в связи с проведением официального мероприятия, а не просто угощением физических лиц.
Нередко к представительским расходам относят затраты на чай, кофе, коньяк, приобретенные для руководителя и сотрудников организации. При этом аргументируют это тем, что указанные продукты используются не только работниками предприятия, но и для угощения представителей других организаций. Это неверный подход. В письме Минфина РФ от 12.05.
2010 г. № 03-03-06/1/327 сделан вывод, что если в организацию для решения различных производственных вопросов приходят представители других компаний, и организация угощает их чаем, кофе, кондитерскими изделиями, указанные затраты не относятся к представительским расходам, т.к. это не официальный прием, о котором идет речь в ст. 264 НК РФ.
Можно ли признать представительскими расходами затраты, связанные с приемом работников своего филиала, которые приехали в головной офис для решения производственных вопросов?
Считаем, что нельзя, т.к. данные затраты не отвечают понятию представительских расходов в силу субъектного состава принимаемых лиц. В состав представительских расходов можно включить только затраты на прием сотрудников иной организации и участников руководящего органа. Здесь же идет речь о работниках своей же организации.
Аналогичный вывод сделан в постановлениях ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.
Суд, в частности, указал, что расходы, связанные с приемом представителей филиалов и работников общества, прибывших для решения производственных вопросов, не соответствуют расходам, установленным п.2 ст.
264 НК РФ, поэтому не подлежат включению в состав представительских расходов.
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на проведение собрания акционеров?
Этот вопрос является спорным. Писем контролирующих органов на этот счет нет. Однако есть судебные решения, в которых сделан вывод, что данные затраты можно учесть в составе представительских расходов, т.к. собрание акционеров соответствует определению «иного руководящего органа».
Так, например, в постановлении ФАС УО от 03.03.2005 №Ф09-529/05-АК сделан вывод, что общее собрание акционеров подпадает под определение иного руководящего органа налогоплательщика, указанного в п. 2 ст.
264 НК РФ, а перечень затрат, которые могут быть отнесены к представительским расходам, законодателем не регламентирован.
Поэтому организация правомерно учла в составе представительских расходов затраты по проведению отчетного собрания акционеров банка.
Аналогичный вывод – в постановлении ФАС СКО от 15.10.2007 №Ф08-6877/2007-2552А.
Суд установил, что расходы общества на проведение годового общего собрания акционеров являются представительскими, связанными с производством и (или) реализацией товаров (работ, услуг); они не превышают предельную установленную налоговым законодательством величину, а также подтверждены соответствующими первичными документами. Аналогичный вывод – постановление ФАС СЗО от 19.06.2008 №А13-7506/2006-28.
ФАС ПО в постановлении от 09.10.2007 № А57-4062/2006-9 также признал представительскими расходами затраты организации, связанные с доставкой членов Совета директоров банка к месту проведения годового общего собрания акционеров.
Полагаем, что данные затраты возможно учитывать по подп.16 п.1 ст.265 НК РФ.
Согласно указанной норме в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются расходы на проведение собраний акционеров (участников, пайщиков), в частности, расходы, связанные с арендой помещений, подготовкой и рассылкой необходимой для проведения собраний информации, и иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания.
Поскольку перечень указанных расходов открытый, полагаем, что сюда можно включить буфетное обслуживание (в отличие от представительских расходов), транспортное обслуживание (без ограничения). Кроме того, по данному основанию, в отличие от представительских, расходы могут учитываться в полном объеме (т.е. без учета норматива). Так, например, в письме от 10.11.2009 г.
№03-03-06/1/736 Минфин указал, что на основании подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ в составе внереализационных расходов можно учесть расходы налогоплательщика на публикацию в официальном печатном органе и размещение в сети Интернет информации о собрании акционеров и его итогах, а также расходы на оплату услуг регистратора, осуществляющего функции счетной комиссии.
Как подтвердить официальный характер приема?
Источник: https://www.consultant-so.ru/news/show/type/company_news/year/2011/month/07/alias/spornye_voprosy_nalogovogo_ucheta_predstavitelskih_rashodov
Учет представительских расходов
К ним относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, прибывших для переговоров с целью взаимовыгодного сотрудничества, а также участников заседания совета предприятия и ревизионной комиссии.
В частности, затраты на проведение официального приема представителей, обеспечение их транспортом, посещение культурно-зрелищных мероприятий, буфетное обслуживание, оплата мероприятий культурной программы и переводчиков, не состоящих в штате.
style=»display:inline-block;width:240px;height:400px» data-ad-client=»ca-pub-4472270966127159″
data-ad-slot=»1061076221″>
Включение представительских расходов в себестоимость разрешается при наличии сметы этих расходов на год, утвержденной советом организации. Сумма представительских расходов должна быть подтверждена оправдательными документами.
Должен быть установлен круг лиц, имеющих право производства этих расходов. Необходимо иметь программу каждого мероприятия, даты его проведения и список приглашенных лиц.
Для целей налогообложения представительские расходы принимаются в пределах норматива, установленного НК РФ, – 4 % суммы затрат на оплату труда.
Ни один договор не обходится без предварительных переговоров. При этом фирма несет расходы на организацию встречи. Вот тут-то и появляются сложности с налоговиками. Что и в каком размере можно списать в затраты, как быть с НДС, придется ли платить налог с дохода физических лиц (далее – НДФЛ)?
Налоговики зачастую ставят под сомнение экономическую обоснованность расходов на проведение встреч с партнерами, ссылаясь на ст. 252 НК РФ. На наш взгляд, они путают разрешенные ст. 264 НК РФ затраты на прием представителей других фирм с затратами на организацию развлечений и отдыха.
Например, в одном из столичных арбитражных судов был рассмотрен случай несогласия инспекторов с обоснованностью выезда переговорщиков на остров Соловки, являющийся местом туризма. Решение суда: позиция налоговиков не основана на положениях норм гл. 25 HK РФ (постановление от 7 июня 2004 г. № А05-14160/03-13), что вполне логично.
Официальный прием и обслуживание проводятся независимо от места встречи в целях установления взаимного сотрудничества. Выбор места будет являться экономически оправданным, если это способствует построению деловых отношений. В таком случае положения ст. 252 НК РФ не нарушаются.
Другое дело, если вы проводите встречу, например, в бане. Официальным такой прием назвать трудно.
Не обоснованы и выводы некоторых инспекторов о необходимости заключения договора с контрагентом по итогам деловой встречи для оправдания расходов. И тем более неуместно требовать подтверждения получения дохода по такому договору, если он все-таки был составлен. Эти издержки носят характер управленческих и поэтому не должны быть связаны с определенным доходом, как, например, материальные.
В то же время попытки списать на расходы в качестве представительских затраты на проживание гостей в гостинице, на аренду помещений для проведения встречи, на передачу продукции собственного производства в качестве сувенира при проведении переговоров и на украшение зала обязательно наткнутся на жесткое сопротивление со стороны чиновников.
Проблему можно решить, если определять в учете вышеназванные расходы не как представительские, а иначе. Например, подарки гостям можно поставить в уменьшение базы по налогу на прибыль, оформив их как потери от брака (подп. 47 п. 1 ст.
264 НК РФ) или списать по итогам инвентаризации в пределах норм естественной убыли. Проживание представителей партнера в гостинице будет обосновано, если это предусмотреть в договоре с ним как условие совершения хозяйственной сделки. Расходы на аренду помещений предусмотрены в ст.
264 НК РФ, а затраты на украшение офиса могут быть включены в сумму арендной платы. Вряд ли арендодатели откажут вам в этом. В конце концов, можно использовать подп. 49 п. 1 ст.
264 НК РФ, и потом налоговикам будет очень сложно доказать, что ваши расходы не связаны с производством и реализацией и не являются экономически оправданными.
Законодательство при исчислении налога на прибыль не содержит каких-либо прямых запретов по расходам на приобретение алкогольной продукции при организации официального приема. В своем письме от 9 июня 2004 г.
№ 03-02-05/1/49 Минфин России также признал за организациями право признавать потраченные на алкоголь средства в налоговом учете. В то же время неясной остается ситуация с налогом на доходы физических лиц – участников переговорного процесса.
Среди налоговиков бытует мнение, что с представительских расходов, которые укладываются в норматив, НДФЛ платить не нужно, а вот со стоимости всех прочих услуг – следует. Они руководствуются п. 2 ст. 211 НК РФ, касающимся обложения НДФЛ доходов в натуральной форме, и ст.
217 НК РФ об освобождении от налогообложения сумм компенсационных выплат в пределах норм. Однако согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налог удерживается налоговым агентом из денег, выплаченных им налогоплательщику. Организатор встречи никаких выплат приглашенным не производит.
Говоря о едином социальном налоге (далее – ЕСН), а некоторые чиновники вспоминают и о нем, отметим, что представительские расходы как в пределах, так и сверх норм не поименованы в НК РФ в качестве объекта обложения ЕСН. Согласно п. 1 ст.
236 HK РФобъектом обложения ЕСН являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам.
Расходы на представителей, за исключением оплаты услуг внештатных переводчиков, таковыми назвать нельзя.
При упоминании сверхнормативных затрат нельзя не коснуться проблемы возмещения НДС по ним. Вычет допускается только на сумму налога по представительским расходам, укладывающимся в норматив, установленный для налога на прибыль (п. 7 ст. 171 HK РФ).
Причем НДС, приходящийся на сверхнормативы, не только не подлежит вычету, его нельзя списать на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Допустим, организация подает декларацию по налогу на прибыль раз в квартал, а по НДС – ежемесячно.
Если при определении норматива по итогу, например, 9 месяцев оказывается, что он превышен, налоговики могут потребовать уплатить пени по вычету НДС, сделанному ранее.
Пени не являются санкцией, и их уплата связана не с нарушением или виной налогоплательщика, а с фактом недополучения бюджетом сумм налога в срок. Поскольку по итогам квартала обнаружилась недоплата, пени должны быть уплачены. Проблема в том, за какой период их правомерно начислять – это вопрос спорный. Правда, подобной неприятности можно избежать.
Для этого надо 4 %-ный норматив по ФОТ (фактическая оплата труда) сравнивать с фактическими затратами на представительские расходы ежемесячно перед подачей декларации по НДС. Если в дальнейшем, например, к концу года их общая сумма окажется в пределах 4 %-ного годового ФОТ, списанный ранее НДС можно будет принять к вычету.
К декларации за месяц, в котором появляется право на вычет, следует прикладывать пояснительный документ (справку).
Известно, с каким трепетом инспекторы относятся к документальному подтверждению затрат. Речь идет о наличии кассовых чеков, счетов на оплату услуг предприятий общественного питания и транспорта, торгово-закупочных актов, договоров на оказание услуг переводчика и т. д. Это и понятно. Данное требование прописано в п. 1 ст. 252 HK РФ. Однако и здесь фискалы умудряются перегнуть палку.
Дело в том, что в качестве приложений к приказу по учетной политике компания может предусмотреть формы приказа о направлении приглашения на деловую встречу, сметы представительских расходов на каждый квартал, программы проведения деловой встречи и акты на списание таких издержек по каждому случаю приема делегации. В ряде инспекций требуют, чтобы расходы на представителей были не только подтверждены первичными документами, но и находились в пределах предварительно составленной сметы. Чтобы подтвердить произведенные расходы и учесть их в целях налогообложения, первичные документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Если реквизиты, установленные ст. 9 этого Закона, не указаны в первичных документах, расходы по ним не могут быть списаны на затраты.
Источник: https://www.finexg.ru/uchet-predstavitelskix-rasxodov/
Как отразить в учете представительские расходы командированного сотрудника
Состав представительских расходов
К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:
- на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
- на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам затраты на алкогольную продукцию, закупленную для организации встречи (банкета и т. п.)?
Ответ: да, можно.
Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкогольную продукцию можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).
Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136. Подтверждает ее арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. по делу № А55-14189/2012, Уральского округа от 10 ноября 2010 г. № Ф09-7088/10-С2 и др.).
Бухучет
В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). При этом в учете составьте следующие проводки:
Дебет 26 (44) Кредит 71
– отражены представительские расходы;
Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.
Документальное оформление
Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает сотрудник. Поэтому он должен составить авансовый отчет (в свободной форме или по типовой форме № АО-1) и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат.
Например, счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д.
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации представительских расходов, произведенных сотрудником во время командировки, не нужно платить:
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221);
- взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование(подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Налог на прибыль
Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.
Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов?
Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.
Ведь в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы.
Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ).
При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:
- сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
- приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
- отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
- акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
- иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.
Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).
По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:
- цели и результаты проведенных мероприятий;
- состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.
О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы по налогу на прибыль являются экономически обоснованными.
Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки
На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.
В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма «Гермес»» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».
На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.
По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:
- авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
- отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
- акт об осуществлении представительских расходов;
- счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).
После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:
Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;
Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.
Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам при расчете налога на прибыль затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи?
Ответ: да, можно при соблюдении определенных условий.
Перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, приведен в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В нем не предусмотрены затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи. Поэтому эти расходы учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Такой вывод следует из писем Минфина России от 25 марта 2010 г.
№ 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.
В то же время представители налоговой службы не отрицают возможности учесть стоимость сувениров в составе представительских расходов организации при соблюдении определенных условий, а именно:
- на сувенире присутствует логотип организации;
- сувенирная продукция вручается участникам деловой встречи во время официального приема в целях установления (поддержания) взаимного сотрудничества.
Такой вывод содержится в письмах МНС России от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.2 и подтвержден арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 31 января 2011 г. № КА-А40/17593-10, от 5 октября 2010 г. № КА-А41/11224-10).
При расчете налога на прибыль представительские расходы учтите в пределах нормы. Норма составляет 4 процента от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены.
Сверхнормативные представительские расходы при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В бухучете представительские расходы признаются в полной сумме (без учета нормативов).
Учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно вести нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Следовательно, нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитываются по итогам каждого отчетного (налогового) периода по налогу на прибыль (п. 2 ст. 285 НК РФ).
Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив.
В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)).
Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02). При его отражении сделайте проводку:
Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.
При включении в расходы части нормируемых затрат, которые по итогам предыдущего отчетного периода были признаны сверхнормативными, спишите соответствующую сумму отложенного налогового актива:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09
– погашен отложенный налоговый актив (в части представительских расходов, признанных в текущем отчетном (налоговом) периоде в пределах норматива).
Если по итогам года норматив представительских расходов будет меньше суммы фактически понесенных затрат, то уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму сверхнормативной разницы нельзя ни в текущем, ни в следующем году (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Отложенный налоговый актив, не погашенный полностью до окончания налогового периода, в последнем квартале (месяце) налогового периода спишите на счет прибылей и убытков (п. 17 ПБУ 18/02) следующей проводкой:
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 09
– списан отложенный налоговый актив в части представительских расходов, не признанных в налоговом учете в текущем налоговом периоде.
УСН
Представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют на расчет единого налога при упрощенке. В организациях, которые платят единый налог с доходов, – потому что они вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
В организациях, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, – потому что этот вид расходов отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.
Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 11 октября 2004 г. № 03-03-02-04/1/22.
Суммы НДС по представительским расходам также не уменьшают налоговую базу организаций на упрощенке (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
ЕНВД
Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют.
ОСНО и ЕНВД
Представительские расходы могут быть связаны одновременно с деятельностью на общей системе налогообложения и на ЕНВД. В таком случае сумму расходов нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).
Представительские расходы командированного сотрудника, который занят только одним видом деятельности организации, распределять не нужно.
Предельную величину представительских расходов определите исходя из величины расходов на оплату труда, относящихся к общей системе налогообложения.
Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Источник: https://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_otrazit_v_uchete_predstavitelskie_raskhody_komandirovannogo_sotrudnika/59-1-0-1550
Представительские расходы в налоговом учете
08.07.2009
«Бухгалтерское приложение»
Виды нормируемых расходов в налоговом учете
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ КАК ОНИ ЕСТЬ
Представительскими считаются расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. На это указано в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Место проведения представительских мероприятий значения не имеет.
К подобным затратам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для названных лиц, а также для официальных лиц организацииналогоплательщика, участвующих в переговорах, расходы на доставку участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание, оплата услуг внештатных переводчиков.
Бухгалтерский учет и первичные документы
В бухгалтерском учете представительские расходы отражают либо в составе общехозяйственных расходов по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы», либо в составе расходов на продажу (в организациях торговли и общественного питания — в составе издержек обращения) на счете 44 «Расходы на продажу».
По нашему мнению, более правильным представляется использование счета 44, поскольку представительские расходы практически всегда связаны с ведением переговоров по условиям хозяйственных договоров, то есть имеют место при проведении мероприятий, в той или иной степени касающихся продаж.
В бухгалтерском учете делают следующие проводки:
— Дебет 44 Кредит 60 — на сумму оплаты услуг организаций общественного питания по проведению официального приема или услуг транспортных организаций;
— на сумму оплаты услуг организаций общественного питания по проведению официального приема или услуг транспортных организаций;
— Дебет 44 Кредит 71 — на сумму фактически осуществленных расходов по оплате стоимости питания или транспортного обслуживания — в том случае, когда оплата производится наличными денежными средствами;
— на сумму фактически осуществленных расходов по оплате стоимости питания или транспортного обслуживания — в том случае, когда оплата производится наличными денежными средствами;
— Дебет 44 Кредит 71 (или 503 субсчет «Денежные документы») — в том случае, когда билеты на зрелищные мероприятия приобретены заранее и переданы на хранение в кассу организации) — на сумму расходов, связанных с посещением культурнозрелищных мероприятий;
— в том случае, когда билеты на зрелищные мероприятия приобретены заранее и переданы на хранение в кассу организации) — на сумму расходов, связанных с посещением культурнозрелищных мероприятий;
— Дебет 44 Кредит 76 — на сумму стоимости услуг переводчиков, обслуживающих представительское мероприятие и не состоящих в штате организации.
— на сумму стоимости услуг переводчиков, обслуживающих представительское мероприятие и не состоящих в штате организации.
Включение представительских расходов в расходы на продажу (издержки обращения) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых отражены дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.
Организации должны определять конкретный порядок расходования средств на представительство, документального оформления и контроля данных расходов, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации. Разумеется, данный порядок должен быть закреплен соответствующим распорядительным документом (лучше приказом руководителя организации в начале отчетного года).
Иными словами, документально подтверждается не только факт осуществления, но и экономическая обоснованность представительских расходов.
Наиболее целесообразен (с точки зрения минимизации рисков возникновения разногласий с налоговыми органами) следующий пакет документов:
— внутренний нормативный акт (приказ или распоряжение руководителя организации) об осуществлении расходов на представительские цели;
— смета представительских расходов;
— первичные документы, подтверждающие фактическое осуществление расходов (в том числе документы, подтверждающие использование ранее приобретенных материальнопроизводственных запасов, ра
бот или услуг сторонних организаций);
— акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
Источник: https://taxpravo.ru/analitika/statya-70799-predstavitelskie_rashodyi_v_nalogovom_uchete
Загрузка...
