Расчетные листки можно рассылать работникам по e-mail — все о налогах

Можно ли рассылать расчетные листки по почте? | Вопросы подписчиков | Журнал «Кадровое дело»

Хотелось бы узнать ваше мнение на вопрос: согласно ст. 136 тк работодатель должен выдавать в письменной форме работникам расчетные листы.

Подскажите, какие возможные способы могут быть предусмотрены для организации данного процесса?Дело в том, что бухгалтерия нашей компании размещена в отдельном офисе и нет физической возможности выдачи 2 раза в мес на бумажном носителе данной информации.

Помимо этого, есть ряд подразделений, которые находятся в других городах.Как вариант: не противоречит ли закону о защите перс. данных, например рассылка сканов расчетных листов по корп. почте на персональные электронные адреса в запороленном виде?

Ответ на вопрос:

В части 1 статьи 136 ТК РФ сказано, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

— о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период (в том числе в виде выплат в неденежной форме); — иных начисленных ему суммах, в том числе о денежной компенсации, если работодатель нарушил установленный срок выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других причитающихся ему выплат; — общей начисленной сумме; — размерах и основаниях произведенных удержаний из заработной платы;

— сумме, подлежащей выплате.

Документом, содержащим такую информацию, является расчетный листок. Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя.

Причем эта обязанность установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы: расчетные листки обязаны предоставлять работникам и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы, и те, которые перечисляют ее на банковскую карту (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы статьи 136 ТК РФ будут нарушены.

Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец ниже).

Форма расчетного листка утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, определенном статьей 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

На практике сложилось мнение, что трудовое законодательство не запрещает в приказе, определяющим форму расчетного листка, предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте). Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.

Но считаем важным предупредить, что проверяющие органы могут не признать выполнение обязанности по выдаче расчетного листа при направлении его в электронном виде.

Тем более не надо указывать, что «оригинал растчетки хранится в бухгалтерии по адресу такому-то с просьбой получить оригинал». Это может рассматриваться как нарушение. Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы статьи 136 ТК РФ будут нарушены.

За нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам, в том числе отражение неполной информации о проведенных выплатах или использование формы, не согласованной с профсоюзом, трудовая инспекция может привлечь организацию и ее должностных лиц к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме, выдав расчетный листок.

Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его можно составить в произвольной форме, согласовать с профсоюзом (при его наличии в организации) и утвердить локальным актом.

Применение работодателем неутвержденной формы расчетного листка либо не согласованной с профсоюзом незаконно и может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. На это указывают и суды. См., например, постановление Верховного суда РФ от 23 декабря 2010 г. № 75-АД10-3, решение Пермского краевого суда от 24 февраля 2014 г. № 7-271-2013-21-185-2014.

В расчетном листке, в частности, должны быть отражены:

Такой порядок установлен в частях 1, 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Отражение в расчетном листке неполной информации о произведенных выплатах также может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, постановление Волгоградского областного суда от 15 мая 2014 г. № 7а-442/14.

Обязанность выдавать сотрудникам расчетные листки возникает независимо от того, каким способом работодатель выплачивает зарплату:

Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.

Несмотря на то что зарплату сотрудникам следует выплачивать не реже чем каждые полмесяца, обязанность выдавать расчетные листки возникает только один раз в месяц при начислении и выплате окончательной части зарплаты (ст. 136 ТК РФ). Такую позицию подтверждает и Роструд в письме от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.

Внимание: за нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам, в том числе отражение неполной информации о проведенных выплатах или использование формы, не согласованной с профсоюзом, трудовая инспекция может привлечь организацию и ее должностных лиц к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

На практике работодатели не всегда сопровождают выдачу зарплаты расчетными листками. Обязателен ли расчетный листок? Как часто его нужно выдавать? Оштрафуют ли компанию за отсутствие расчетного листка? Ответы — в статье.

Выдача расчетного листка — это право или обязанность работодателя?

Ответ на этот вопрос содержится в части 1 статьи 136 ТК РФ. В ней сказано, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

— сумме, подлежащей выплате.

Документом, содержащим такую информацию, является расчетный листок. Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя.

Расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам, в том числе совместителям, надомникам, дистанционным работникам

Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец ниже).

Как выдавать расчетные листки сотрудникам, заработная плата которым выдается не наличными, а перечисляется на банковскую карту

Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен.

Компания может установить его сама, например, приказом руководителя, определяющим форму расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

В приказе можно предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте).

Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.

Как часто нужно выдавать расчетный листок?

По правилу, установленному в части 6 статьи 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.

Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата.

Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка — известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.

При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним.

Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.

Пример

В ООО «Ветер» установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:

— аванса в размере 50% от оклада не позднее 20-го числа текущего месяца;

— заработной платы за вторую половину месяца — не позднее 10-го числа следующего месяца;

— ежемесячной премии в размере 30% оклада. Премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.

В компании на должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы — 30 000 руб.

С 1 по 8 августа 2013 года она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб.

Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет.

20 августа 2013 года ей выплачен аванс в размере 15 000 руб. (30 000 руб. × 50%).

26 августа 2013 года С.А. Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь).

10 сентября сотруднице выплачена заработная плата за вторую половину августа.

Как в расчетном листке работницы за август 2013 года будет отражена сумма начислений и удержаний?

Решение

Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 года.

Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб.: 22 раб. дн. × 16 раб. дн.).

Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. [(30 000 руб. × 30%): 22 раб. дн. × 16 раб. дн.].

Сумма НДФЛ за август 2013 года с начисленных сумм равна 4935 руб. [(21 818,18 руб. + 9600 руб. + 6545,45 руб.) × 13%].

10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб. – 4935 руб. – 15 000 руб. – 4000 руб.).

Образец заполнения расчетного листка за август 2013 года приведен ниже.

Образец Расчетный листок С.А. Васильевой за август 2013 года

Оштрафуют ли компанию за отсутствие расчетного листка?

Трудовая инспекция может оштрафовать компанию как за отсутствие расчетного листка, так и за несвоевременную его выдачу сотрудникам.

Размер штрафа составит (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

— для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.;
— для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. При этом вместо штрафа к предпринимателям и компаниям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И.А. Тушева

старший научный редактор журнала «Зарплата»

20.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Евгения Пикеева,

эксперт Системы Кадры

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Моментальный ответ от эксперта «Системы Кадры»

Источник: https://www.kdelo.ru/qa/128884-qqkss6-mojno-li-rassylat-raschetnye-listki-po-pochte

Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте?

Статья была опубликована в журнале «Кадровые решения» № 6 июнь 2017.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Без расчетного листка не обойтись

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

Как выдавать расчетные листки?

Можно рассылать по электронной почте

Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда[1].

Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

Специалисты Минтруда России[2] считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

1) в трудовом договоре;

2) коллективном договоре;

3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте[3].

Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можно ознакомить с помощью специальной программы

В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

• в личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

Источник: https://kadrovik-info.ru/magazine-articles/show/186/

Выдача расчетных листов работникам

Работник, работающий в структурном подразделении в другом городе, написал заявление с просьбой отправлять ему расчетный листок на электронную почту. Можем ли мы отправлять такую информацию по электронной почте, ведь это не защищенный канал связи? Как выдавать расчетные листки работникам, работающим в другом городе?

Расчетные листки можно высылать на почту. Это может быть любая электронная почта. Важно, чтобы порядок был предусмотрен локальным документом.

Если порядок выдачи расчетных листов в электронном виде не предусмотрен договором (локальным актом), то направьте расчетные листы по почте заказным письмом с описью вложения.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

1. Ситуация: Какими способами можно выдавать сотрудникам расчетные листки

«Трудовое законодательство не регламентирует, в какой форме выдавать расчетные листки. Работодатель вправе самостоятельно выбрать удобный способ:

 на бумаге;

 в форме электронного документа*.

Если выбрали вариант выдавать расчетные листки электронно, то, как правило, при таком способе расчетные листки направляют сотрудникам на электронную почту.

Для этого попросите сотрудника написать заявление с адресом электронной почты, куда направлять расчетные листки. Однако можно рассылать документы и другим удобным способом.

Например, если в организации есть корпоративный сайт с личными кабинетами сотрудников, то можно размещать расчетные листки в личных кабинетах.

Порядок выдачи расчетных листков пропишите в одном из документов:

– трудовом договоре;

– коллективном договоре;

– ином локальном нормативном акте работодателя, например в Положении об оплате труда.

Ознакомьте сотрудника с документом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков, под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560)».

2. Статья: Выдаем расчетные листки. Нужны ли подписи сотрудников и другие спорные вопросы

«Каким способом выдавать расчетные листки

Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что сотруднику выдали расчетный листок. Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г.

№ 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015).

Способы выдачи расчетных листков можно разделить на две группы: когда листки вручают сотрудникам под подпись и когда подпись не получают.

Расчетные листки вручают работникам под подпись. Это значит, что выдачу расчетных листков фиксируют на бумаге. Например, работодатель:

– предусматривает в форме листка отрывную часть (корешок), где работники будут расписываться при его получении;

– разрабатывает журнал выдачи расчетных листков, в котором работники ставят свою подпись в их получении;

– вносит отдельный столбец в платежную (форма № Т-53) или расчетно-платежную (форма № Т-49) ведомость либо самостоятельно разработанную форму, где работники будут расписываться, что получили листок.

Подпись работника на расчетном листке не получают. То есть документальный учет выдачи расчетных листков не ведут. Например, работодатель:

– сообщает работникам, где и в каком порядке можно получить расчетные листки, и сотрудники приходят за ними при необходимости;

– направляет расчетные листки работникам по электронной почте*;

– размещает листки на электронном ресурсе, например, в личном кабинете на корпоративном сайте;

– уведомляет работников СМС-сообщением о возможности получить расчетный листок в электронном виде по ссылке и т. п.

Ирина СКВОРЦОВА, юрист практики трудового права международной юридической фирмы CMS (Москва)

Суды согласны с тем, что можно направлять расчетные листки работникам по электронной почте

Формально Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель извещал работников о составных частях заработной платы, удержаниях и т. д. письменно, в бумажном виде (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Однако суды трактуют эту норму более широко и допускают, чтобы расчетные листки направляли по электронной почте.

Требования ГИТ выдавать расчетные листки в бумажной форме суды нередко признают необоснованными, если локальные акты работодателя предусматривают рассылку расчетных листков работникам в электронном виде (апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29 апреля 2013 г. по делу № 33-204/2013).

В случае конфликта с сотрудником или при проверке ГИТ работодатель должен быть готов доказать, что расчетные листки работнику на самом деле вручали.

Это подтвердят свидетельские показания, заверенная распечатка электронного сообщения, направленного в адрес сотрудника и содержащего расчетный листок, подтверждение входа работника под личным логином и паролем во внутреннюю электронную систему работодателя, где размещен расчетный листок, и т. д.*

Способы первой группы безусловно подтверждают, что работодатель исполнил требования закона. Но использовать их не всегда удобно, так как вручать расчетные листки всем работникам под подпись довольно трудоемко.

Закон прямо не запрещает применять способы второй группы, однако это более рискованно. Право работодателя направлять сотрудникам расчетные листки в электронной форме подтвердил Минтруд России (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560).

Но как отнесется к этому конкретный инспектор, неизвестно. Судебной практики по применению таких способов немного, встречаются отдельные судебные решения в пользу работодателя.

Например, в одном деле суд признал законным порядок, при котором расчетные листы находились в бухгалтерии и выдавались работникам, желающим получить их (решение Пугачевского районного суда от 22 июня 2015 г. по делу № 2-585(1)/2015).

Как упорядочить вручение расчетных листков

Важная статья: «Организация вправе применять форму расчетного листка, удобную ей» (№ 7, 2015)

Закрепите на локальном уровне порядок выдачи расчетных листков. Он включает способ и периодичность их вручения работникам, а также назначение ответственных за это лиц. Эту информацию нужно закрепить в локальном акте, например, правилах внутреннего трудового распорядка, или в приказе.

Сотрудникам можно выдавать один расчетный листок при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). НДФЛ с заработной платы за месяц нельзя исчислить до его окончания.

Поэтому из первой части зарплаты налог не удерживают (п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 21 июня 2016 г. № 03-04-06/36092).

Следовательно, при ее выплате в расчетном листке нельзя указать всю необходимую информацию, в частности, размер и основания удержания НДФЛ.

Лучше извещать работников о составе заработной платы в день ее получения. Это снизит риск обращения сотрудников в ГИТ с жалобой на то, что работодатель нарушает сроки выдачи расчетных листков. Ответственным за выдачу расчетных листков обычно назначают бухгалтера. Но это могут быть и сотрудники кадровых служб, и непосредственные руководители».

3. Статья: Можно ли выдавать электронные расчетные листки

«Современные технологии уберегут бухгалтера от штрафа и сэкономят время

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать расчетный листок работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать расчетные листки, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

 — отправить по электронной почте;

 — открыть в специальной программе;

 — выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Расчетный листок — по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать расчетные листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму расчетного листка. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Минтруд России не возражает, но уточняет, что порядок извещения нужно закрепить в одном из документов*:

 — в трудовом договоре;

 — коллективном договоре;

 — локальном нормативном акте работодателя.

Запись может выглядеть следующим образом.

Образец 1. Фрагмент Положения об оплате труда (скачать)

Условие об электронном извещении работника не противоречит требованиям статьи 136 Трудового кодекса (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже считают, что направлять расчетные листки работникам по электронной почте можно (определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061).

Кадровик должен ознакомить работников с локальным нормативным актом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков под роспись (ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если это условие находится, например, в положении об оплате труда, рекомендуем оформить лист ознакомления с локальным актом и прикрепить его к положению*».

18.10.2017

Источник: https://www.law.ru/question/76424-vydacha-raschetnyh-listov-rabotnikam

Такой дорогой расчетный листок: что будет, если не выдать его сотруднику

Евгения Дубкова, ведущий эксперт Департамента малого и среднего бизнеса интернет-бухгалтерии «», рассказывает о функциях расчетного листка, о правилах оформления отчетности и подробно описывает возможные штрафы за его невыдачу работникам

Многие работодатели игнорируют требование о выдаче сотрудникам расчетных листков. Особенно при переходе на безналичную выплату зарплаты, тогда как нарушение требований законодательства может вылиться в кругленькую сумму.

Итак, расчетный листок вы обязаны выдавать своим сотрудникам при выплате зарплаты за месяц. При наличии необходимости вы можете выдавать сотрудникам расчетные листки и чаще, чем раз в месяц. Например, при выдаче аванса, а потом еще раз при выдаче окончательного расчета. Это не будет являться нарушением.

Однако, поскольку общую сумму зарплаты каждого работника за соответствующий период (месяц) можно определить только по итогам данного периода, то расчетные листки целесообразно формировать и выдавать работникам один раз в месяц — при окончательном расчете. Такого же мнения придерживается и Роструд в .

И сразу про ответственность. Если вы не выдаете расчетные листки сотрудникам, то трудовая инспекция при проверке может оштрафовать организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

В данном случае работодателя привлекут к ответственности за нарушение требований трудового законодательства по . При этом сумма штрафа не будет зависеть от количества сотрудников, которые не получили расчетные листки, так как нарушение единое.

То есть вне зависимости от количества сотрудников при выявлении нарушения компанию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, не больше.

А теперь непосредственно к порядку формирования и выдачи расчетных листков.

Форма

Официально форма расчетного листка не утверждена. Поэтому вы должны утвердить его форму самостоятельно (да-да, именно утвердить специальным приказом, локальным актом). Иначе могут оштрафовать все так же за нарушение норм трудового законодательства. Есть примеры подобных судебных решений.

Расчетный листок может быть сформирован посредством специальных компьютерных программ, позволяющих распечатать его на бумаге либо направить на электронную почту работника.

Утвердить форму расчетного листка вы вправе в отдельном локальном нормативном акте. Например, в приказе. Кроме того, работодатель может разработать форму расчетного листка и сделать ее приложением к Положению об оплате труда работников (см. ) или к коллективному договору (см., например, Расчетный листок ).

Подтверждение: , письма ., .

Посредством расчетного листка вы обязаны известить работника в письменной форме:

о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период. Если применяется районный коэффициент к зарплате, то в расчетном листке обязательно должна быть отдельная строка с указанием его размера.
о размерах иных сумм, начисленных работнику (в т. ч. денежной компенсации за задержку зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику);
о размерах и основаниях произведенных удержаний (НДФЛ, алименты и т.д.);
об общей денежной сумме к выплате.

Подтверждение: .

Формировать и выдавать расчетные листки — это требование трудового законодательства. Оно распространяется только на штатных сотрудников (тех, с которыми заключен трудовой договор). Если у вас сотрудник работает по ГПД, то выдавать ему расчетный листок не нужно. Аналогичные правила касаются и учредителей, с которыми не заключен трудовой договор и которые получают лишь дивиденды.

Кроме того, в расчетных листках штатных сотрудников не отражайте данные о командировочных расходах (суточных, расходов по проезду и др.) Поскольку указанные расходы не относятся к выплате зарплаты (.)

Порядок выдачи

В документе, утверждающем форму расчетного листка, отразите порядок его выдачи. Вы можете выдавать расчетный листок как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте, в этом случае в приказе об утверждении обязательно укажите почту, с которой будете рассылать расчетные листки сотрудникам).

Если вы выдаете расчетные листки в бумажном виде, то ведите журнал учета выдачи расчетных листков. Там сотрудники должны расписаться за получение расчетного листка (этот момент также проверяют трудовые инспекторы).

Если вы отсылаете расчетные листки сотрудникам по электронной почте, то попросите их написать заявление с указанием своей электронной почты (почта может быть любая: как рабочая, так и личная). Фактом получения сотрудником расчетного листка может быть специальное уведомление об открытии письма, к которому прикреплен расчетный листок.

И последнее

Следует помнить о защите персональных данных. Дело в том, что доходы работника отнесены к персональным данным. А значит это является конфиденциальной информацией. И работать с ней могут только строго допущенные к таким данным люди.

И если, например, вы выдаете расчетные листки руководителю подразделения, а он уже позже выдает их сотрудникам, позаботьтесь о том, чтобы он (руководитель подразделения) был письменно предупрежден о сохранении режима секретности.

Иначе — штраф за то, что не обеспечили защиту персональных данных.

Для вашего удобства мы подготовили примеры бланков, необходимых для формирования расчетных листков.

Кстати! Онлайн-сервис «» автоматически рассчитает зарплату и сформирует расчетный листок сотрудникам. Кроме того, сервис «» содержит огромную базу данных по вопросам учета (в том числе кадрового) и всевозможные бланки. Бесплатный доступ к сервису можно получить прямо сейчас по .

Источник: https://delovoymir.biz/takoy-dorogoy-raschetnyy-listok-chto-budet-esli-ne-vydat-sotrudniku.html

Электронный расчетный листок: блажь или необходимость (Криницын А.)

Дата размещения статьи: 28.08.2017

Листки нетрудоспособности скоро будут выдавать в электронном виде .

А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учет выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ).———————————

Скудутис М. Электронные больничные. Плюсы и минусы // Расчет. 2016. N 3. С. 23 — 25.

Расчетный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам .

Всем остальным категориям работников часть 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) предписывает выдавать расчетные листки исключительно в бумажном виде, используя рассылку расчетных листков по электронной почте лишь как дополнительный способ .——————————— Часть 5 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Мошкович М.Г. Тайны расчетного листка // Главная книга. 2014. N 23. С. 23.

Но как проинформировать работника о причитающихся ему выплатах, если тот, к примеру, заболел или в день выдачи зарплаты находится в пути, является высококвалифицированным иностранным специалистом, не владеющим русским языком, либо не сможет вовсе прочитать его, так как имеет ограниченные возможности по состоянию здоровья?
Попробуем разобраться, почему же расчетный листок остается «обездоленным» в век информационных технологий, ведь требований к нему куда меньше, чем к тому же авиабилету или постановлению об административном правонарушении.

Персональные данные — надежная защита

Обратимся к норме закона. Часть 1 ст.

136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Первое преимущество электронного расчетного листа заключается в необязательности указания персональных данных работников. Обратите внимание: закон не требует указывать в расчетном листке фамилию, имя и отчество работника.

Поэтому при утверждении формы расчетного листка работодателю достаточно под личную подпись довести до сведения сотрудника то, что в расчетном листке будет указываться вместо Ф.И.О. его табельный номер, и в случае утери листка это не повлечет за собой разглашение персональных данных вследствие их обезличивания. А с учетом возможного ужесточения административного наказания за нарушение законодательства о персональных данных данный вопрос становится еще актуальнее .———————————

Федеральный закон от 07.02.2017 N 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях».

Особенно удобен этот прием для гражданского персонала различных силовых структур: как правило, там действуют довольно строгие правила в отношении даже весьма простых документов. Конечно, многие специалисты могут возразить, ведь всю информацию о заработной плате, включая Ф.И.

О. работника, легко можно «зашить», к примеру, в QR-код.

Но также у многих есть телефоны, которые подобный код могут прочитать на раз-два, а вот табельный номер работника знает он сам и ограниченный круг его коллег, которые несут ответственность за разглашение персональных данных.

А в случае возникновения споров, касающихся неправомерных действий (бездействия) работодателя при обработке и защите персональных данных работника, такие конфликты будет рассматривать суд, так как согласно ст. 391 ТК РФ подобные споры рассматриваются непосредственно судом.

Пример 1. Работодатель выдавал расчетные листки работникам в запечатанных конвертах, аналогичных тем, в которых банки выдают ПИН-код к банковским карточкам.

Однако человеческий фактор никуда не денешь: конверты перепутали, вследствие чего два работника узнали размер заработной платы друг друга и «закатили» скандал, которого можно было избежать, если бы в расчетных листках стояли не фамилии, а номера и выдавались они в электронном виде на адрес электронной почты сотрудника.

Экономия денег

Источник: https://xn—-ctbbdccf4eebbnlpq5kj.xn--p1ai/article/1646

Расчетный листок по зарплате — расшифровка

На сегодняшний момент регистрируется довольно много случаев с нарушением трудового кодекса. При этом практически все сотрудники знают, что совершается непоправимое и закон при этом на их стороне. Однако, они ничего не предпринимают.

Это связанно с тем, что у нас остался сложилась ситуация, в которой руководство предприятия не поощряет стремление трудящихся к защите своих прав.

Наиболее частым фиксированным нарушением норм Трудового кодекса становится отказ от выдачи расчетного листа.

Что такое расчетный листок по зарплате

Согласно официальному определению, расчетный лист является документом, с помощью которого работодатель информирует сотрудника о выплаченной заработной плате, и возможных удержаниях из нее.

Кроме того, он содержит все налоговые вычеты из заработной платы, и премии с поощрениями.

Если обобщить, то этот документ является выпиской, содержащей информацию о зарплате и выдающийся вместе с ней сотруднику на руки.

В трудовом кодексе на работодателя налагается обязанность при выплате заработной платы сотруднику выдавать данный расчетный лист. Отметим, что это именно обязанность, а не прихоть.

Расчетный лист прежде всего необходим для обеспечения и защиты прав сотрудника. Его выдача является подтверждением о регулярной и своевременной выплате заработной платы. При этом если указанная в расчетном листе зарплата не совпадает со значением, указанным в трудовом договоре, то у сотрудника появляется право оспорить такую несправедливость.

В Трудовом Кодексе Российской Федерации выдача расчетного листка регулируется статьей 136. Согласно этому положению он должен быть выдан в день, когда производится выплата заработной платы.

А сама зарплата должна быть выдана в соответствии с календарным днем указанным в трудовом договоре. При выплате отпускных и авансовых средств законодательно разрешено не выдавать листок.

Однако, при выдаче основной заработной платы в нем должны быть указаны эти начисления.

Трудовой договор также регламентирует как именно должна быть выдана заработная плата, а именно наличными или же зачислением на банковскую карточку. При этом расчетный листок должен быть выдан сотруднику на руки в любом случае.

Однако, при зачислении заработной платы на банковскую карточку работодатель сам выбирает день для выдачи расчетного листка. К примеру, из-за развития технологий он может выдаваться и в электронном виде отправленным на почте.

Но при таком способе, работодателю нужно будет получить свидетельство о том, что работнику был отправлен расчетный листок.

Обычно, для этого создается специальный журнал, в котором фиксируется выдача данных листков сотрудникам с помощью их подписей.

В случае отказа работодателя выдавать расчетные листки, и тем самым отвергнув законодательные нормы ему грозит начисление штрафных санкций.

Должностное лицо будет оштрафовано на 5000 рублей;
Индивидуальный предприниматель будет оштрафован на 5000 рублей, при этом возможна приостановка его деятельности на 90 календарных дней;
Юридическому лицу грозит штраф до 50000 рублей, с последующей приостановкой деятельности предприятия на 90 календарный дней.

В случае если работодатель повторно нарушит эту норму, то он помимо финансового штрафа может получить запрещение вести индивидуальную деятельность на протяжении последующих трех лет.

Еще одно требование, выдвинутое у работодателя, заключается в сохранении конфиденциальности данных сотрудника. Это связанно с тем, что в зарплатном листке указаны подробные данные о работнике включая его ФИО и все начисления. По этим причинам предприниматель должен предпринять все меры и постоянно контролировать чтобы зарплатный листок выдавался лично в руки сотруднику.

Читайте также! Инвентарная карточка учета основных средств — как ее вести?

Утверждение формы документа

В законодательстве не утвержден единая официальная форма расчетного листка. Поэтому каждый работодатель вправе сам разработать и использовать форму расчетного листка. Однако, на деле отдел бухгалтерии, пользующийся автоматизированными программами, использует заложенную в них форму.

Работодателю необходимо взять на заметку, что в случае существования на предприятии профсоюза или же наличии выбранных представителей сотрудников то информация об этом должна быть отражена в листке.

И организация или представитель имеет право вносить правки в данный документ. В случае если работодатель не принимает их правки, то они могут подать иск в трудовую инспекцию.

Содержание расчетного листка

При том что нет унифицированной формы листка, в нем должны быть отражены несколько позиций в обязательном порядке:

Фамилия, Имя, Отчество сотрудника;
Указанное время, отработанное работником за один календарный месяц;
Подробно расписанные выписки зарплаты;
Общая сумма начислений без вычетов налогов;
Расчетная сумма при увольнении.

Согласно законодательству, максимальный размер удержания из заработной платы работника должен быть не более 20%. Однако существуют определенные случаи, когда он может составлять 50%. Но это скорее исключение. Поэтому если в заработном листке указано ненадлежащее значение удержания, то работник может обжаловать его в судебном порядке.

Удержания из зарплаты работника, которые разрешены законом:

Уплата налогов и взносов в страховую компанию;
Удержание в профсоюзную организацию;
Выданный за счет зарплаты неотработанный аванс;
Суммы выданные начисленные по ошибке сотруднику;
Алиментные выплаты.

Отметим еще раз, что расчетный лист выдается во время начисления основной зарплаты, поэтому в нем должны быть перечислены все суммы, которые были получены сотрудником в течении месяца. Отдельно, работодатель в нем должен выделить пункты о сверхурочных и штрафных отчислениях и об оплате за верные условия труда.

Расчетный листок по зарплате и его расшифровка

Практически в каждом предприятии бухгалтерия ведет свою деятельность прибегая к помощи сокращенных кодов, которые являются различными счетами организации. Поэтому для того, чтобы правильно оформлять отчетность и документы в особенности при составлении расчетного листка необходимо его расшифровать. В первую очередь это нужно для более четкого просчета заработанной суммы.

В бухгалтерии зарплата сотрудника подсчитывается с учетом некоторых положений:

Общий опыт сотрудника;
Уровень его подготовки и полученный им разряд;
Сложность операций, которые он выполняет;
Его результаты в работе;
Качество этих результатов;
Условия, в каких сотрудник выполнял свою работу.

Стоит отметить, что каждая организация обладает собственными шифрами и численными показателями. Все зависит от деятельности и масштаба предприятия. Для бухгалтерского отдела было бы просто невозможно проводить начисления без использования кодов и цифр, а для работника расшифровка этих данных позволяет ему разобраться в тонкостях начисленной ему заработной платы.

В итоге можно сказать что расчетный листок является очень важным документом для сотрудника компании. Ведь с его помощью, он может защитить свои права на установленную в трудовом договоре заработную плату. И в случае неправомерных действий работодателя в судебном порядке заставить его исполнять условия договора.

Данный листок также может помочь работникам, начальство которых прибегает к штрафам, которые составляют половину заработной платы. Если этот факт зафиксирован в листке, то можно смело обращаться в профсоюз или в суд.

Поэтому вовсе не удивляет желание работодателей не выдавать расчетный листок своим сотрудникам. В России это очень распространенная практика.

А тех людей, которые хотят отстоять свои законные права, как правило начальство стремится уволить по другим выдуманным причинам.

Поэтому многие боятся проявлять активную гражданскую позицию и мирятся с нарушениями. При таком образе действий они оставляют себя беззащитными в будущем перед работодателем.

В настоящее время работники в нашей стране еще не до конца понимают важность отстаивания своих законных прав. Во многом такое поведение является пережитком прошлого. Важно понимать, что Российская конституция обеспечивает граждан правами и свободами, равных которым мало во всем мире. И если люди начнут требовать исполнения и соблюдать их, в стране станет намного больше порядка.

Источник: https://vesbiz.ru/buxuchet/raschetnyj-listok-po-zarplate-rasshifrovka.html

Расчетный листок по зарплате — образец

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:+7 (499) 455 09 86 (Москва)Это быстро и бесплатно!

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает.

Актуально на: 19 мая 2017 г.

Работодатель обязан информировать работника о его заработной плате при ее выплате (абз. 1 ч. 1 ст. 136 ТК РФ ). Делается это путем вручения расчетного листка, о форме которой расскажем в нашей консультации.

Форма расчетного листка

Законодательством не утверждена единая форма расчетного листка. В ТК РФ указано, что работодатель разрабатывает форму расчетного листка самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ ).

Расчетные листки по зарплате: как правильно выдавать

Для подтверждения факта вручения расчетного листка работнику можно:

или предусмотреть отрывную часть, на которой работник будет расписываться;
или вести журнал учета выдачи расчетных листков.

При этом несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ ), расчетный листок достаточно выдавать лишь с окончательным расчетом, ведь составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.

Источник: https://pravostoriya.ru/raschetnyj-listok-po-zarplate-obrazets/

Расчетные листки по зарплате в 2018 году: изменения от Минтруда, образец листка

Бумажные расчетные листки отменены. Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд разрешил выдавать работникам электронные расчетные листки. Например, по почте и скайпу. Таким образом, теперь работодатель вправе не выдавать расчетный листок на бумаге. В статье есть бланк и образец расчетного листка.

Содержание:

Бланк расчетного листка

Обратите внимание на то, что правила расчета авансов и зарплаты поменялись. Как теперь считать выплаты — читайте в свежем выпуске журнала «Упрощенка». А рассчитать зарплату и аванс по новым правилам вы можете в нашей новой программе «Упрощенка 24/7». Доступ к ней бесплатный на целый год!

Как правильно выдавать расчетные листки в 2018 году

Минтруд в письме сказал, что закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Но чтобы применять такой способ, бухгалтерия должна выпустить ряд документов. Расскажем обо всем по порядку.

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

о составных частях заработной платы и других начислениях;
размере и основаниях удержаний из зарплаты;
сумме к выплате на руки.

Форма извещения о зарплате — расчетный листок. Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать расчетный листок работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать расчетные листки, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

отправить по электронной почте;
открыть в специальной программе;
выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Обратите внимание, что расчетный лист выдается в день выдачи зарплаты, об этом мы подробно рассказали в статье Сроки выдачи аванса и зарплаты в 2018 году.

Рассчитать зарплату и отпускные бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик.

Кстати, программа сама заполняет расчетные листки и отправляет их работникам на электронную почту и СМС. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней.

Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Как направить расчетный лист по электронной почте

Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

Ниже приводим бланк и образец заполнения расчетного листка. Эту форму можно отправлять по электронной почте. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например, из 1С.

Бланк расчетного листка

Образец расчетного листка

Ранее были установлены штрафы за расчетные листки. Новые штрафы смотрите в таблице.

Нарушение, норма закона

Наказание для…

Бухгалтеров	Предпринимателей	Компаний
— Невыдача расчетных листков; (ч. 1-2 ст. 5.27 КоАП РФ)	Первое нарушение
штраф от 1000 до 5000 руб.	штраф от 1000 до 5000 руб.	штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение*
штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года	штраф от 10 000 до 20 000 руб.	штраф от 50 000 до 70 000 руб.

*Повторное нарушение — невыплата зарплаты в течение года со дня вступления в силу постановления о первом штрафе.

Полезный документ: таблица штрафов за задержку зарплаты

Сколько лет хранить расчетный листок

Как таковые расчетные листки работодатель хранить не обязан. Однако ведите журнал выдачи расчетных листков, который трудовики могут потребовать при проверке. Ведь как еще доказать им, что расчетные листки выдавались работникам?

Информация о работниках отражается на лицевых счетах, их надо хранить 75 лет.