Срок хранения бухгалтерских документов в организации — все о налогах

Сроки и порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

Все документы организации можно условно разделить на две группы: налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов) и бухгалтерские документы (в том числе кадровые), они составляют весь документооборот организации. Хранение, а также своевременное уничтожение документов – актуальная задача для многих руководителей и бухгалтеров. Чаще всего особое внимание уделяется требованиям законодательства о порядке и сроках хранения документации.

Эти вопросы мы раскроем в статье.

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, по архивному делу устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

1. Чем регулируются сроки хранения документов

2. Срок хранения налоговых документов

НК установлен предельный 4 (четырехлетний) срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов и взносов (ст.

23 НК РФ) Данный срок относится и к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Соответствующее требование установлено для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, нужных для исчисления, удержания и перечисления налогов.

Помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранные юридические лица, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ. При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков – не более 10 (десяти)  лет.

3. Срок хранения бухгалтерских документов

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный 5 (пятилетний) срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности.

Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

4. Сроки хранения кадровых документов

Источник: https://firmmaker.ru/stat/nalogovye/srok-hran-buhnalog

Хранение бухгалтерских документов

ПодробностиКатегория: Подборки из журналов бухгалтеруОпубликовано: 05.08.2015 00:00

Источник: журнал «Главбух»

Самое большое количество бумаг скапливается в бухгалтерии. И порой архив становится объемным настолько, что новые документы просто негде складывать. Нужно решить, как долго надо обеспечить хранение архивов документов.

Ведь если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени. Поэтому отсчитывать срок хранения надо безукоризненно.

Как и сколько хранить документы

Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг:

• Налоговый кодекс РФ;
• Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;
• перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Он достаточно большой, но бухгалтеру нужны для работы только три раздела: 4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

Если вы заглянете в кодекс, закон и приказ Минкультуры, то увидите, что каждый из них утверждает разный срок хранения одних и тех же бумаг.

В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Так написано в пункте 1.4 раздела I перечня из приказа Министерства культуры. Хранить бухгалтерские документы нужно как минимум пять лет.

Сколько хранить документы

Документы	Срок хранения
Бухгалтерская (финансовая) отчетность: – годовая;– квартальная	Сроки: — постоянно;- не менее пяти лет
Учетная политика и документы к ней (план счетов, формы первичных учетных документов и проч.)	Не менее пяти лет после года, в котором учетную политику использовали в последний раз для составления отчета
Регистры (Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и проч.)	Не менее пяти лет
Карточки учета основных средств	Не менее пяти лет после ликвидации объекта
Книги покупок и продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур	Не менее четырех лет с даты последней записи
Документы (акты, справки) о приеме выполненных работ по договорам на работы, которые относятся к профильной деятельности компании	В течение пяти лет после истечения срока действия договора
Счета-фактуры	Не менее четырех лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты – постоянно, а квартальные – в течение шести лет
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум шесть лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Декларации по всем налогам	Не менее пяти лет
Сведения о доходах физлиц	Не менее пяти лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – не менее 75 лет
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: – годовая; – полугодовая и квартальная; – единовременная;– месячная;	Постоянно; пять лет или постоянно при отсутствии годовых; постоянно;год или постоянно при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее пяти лет
Договоры, соглашения и дополнительные документы к ним	В течение пяти лет после окончания срока действия (если иное не указано в отдельных статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее пяти лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Документы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	Не менее пяти лет, а при отсутствии лицевых счетов – не менее 75
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее пяти лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

Сохранность документов налогового учета нужно обеспечить строго в течение четырех лет. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. При этом четыре года нужно отсчитать со следующего дня после окончания налогового периода (года или квартала), в котором компания использовала этот документ.

К примеру, у вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Дата выписки документов – 10 августа 2015 года. Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете. Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года.

Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Ведь он не является первичным документом (письмо Минфина России от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154).

Поэтому на него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Задача счета-фактуры исключительно налоговая – подтвердить право на вычеты по НДС.

К тому же срок хранения в четыре года установлен и в перечне Минкультуры (п. 368 перечня).

Отсчет четырех лет по счету-фактуре начните со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету. Допустим, вычет счета-фактуры вы заявили в III квартале, тогда точка отсчета – 1 октября 2015 года. Получается, что компания может уничтожить документ только после 1 октября 2019 года.

Итак, мы выяснили, что хранение архивов первичных документов нужно обеспечить как минимум в течение пяти лет. Именно такое требование установлено в Законе о бухучете.

В то же время срок хранения документов налогового учета – четыре года. Однако в некоторых случаях инспекторы будут вправе запросить документы и за пределами четырех лет (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). Остановлюсь на этом подробнее.

Когда инспекторы вправе запросить документы за пределами четырех лет

Документы	Срок хранения	Пример
По убыткам, которые компания переносит на будущее	В течение всего срока переноса убытка плюс еще четыре года после того, как компания списала его полностью	В 2013 году компания получила убыток. А в 2014 и 2015 годах она полностью учла его в расходах. В этом случае документы, которые подтверждают убыток, нужно хранить до конца 2019 года
По списанной дебиторской или кредиторской задолженности	Четыре года с того момента, как безнадежный долг списали в доходы или расходы	Компания учла безнадежную дебиторскую задолженность в расходах 2014 года. Организация будет хранить документы, подтверждающие долг, до конца 2018 года
По основным средствам	В течение четырех лет после того, как: – компания закончит амортизировать объект; – реализует его;– полностью спишет убыток от его продажи	Компания купила основное средство. Бухгалтер отнес его к третьей амортизационной группе и установил срок полезного использования равный четырем годам. Именно столько компания будет начислять износ по объекту. Тогда документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС, нужно хранить в течение восьми лет
По ошибкам в расчете налога	Компания должна сохранить документы, которые подтверждают расчет налога в том периоде, в котором допущена неточность. Срок – четыре года после окончания периода, в котором компания ошибку исправила	Поставщик опоздал с документами. Из-за этого акт на услуги, датированный 31 декабря 2013 года, компания получила лишь в марте 2015-го и в этот же момент учла расходы. Документы, которые подтверждают расходы за 2013 год (за тот период, в котором допущена ошибка), компания должна хранить до конца 2019 года

Нестандартные сроки хранения документов будут у компаний, которые переносят убытки на будущее. Напомню, что организации, которые платят налог на прибыль могут уменьшать базу текущего периода на старые убытки.

Переносить убытки можно в течение 10 лет с того момента, когда компания их получила.

Однако если организация использует такую возможность, то у нее обязательно должны быть бумаги, подтверждающие старый убыток: отчеты, регистры и первичка.

Документы по убытку нужно хранить в течение всего срока переноса и плюс еще четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ). Для компании, которую инспекторы уже проверили, исключений нет. Такие сроки должна соблюдать и она (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278).

Дольше стандартного срока нужно хранить документы по списанной безнадежной дебиторке. А именно в течение четырех лет после того, как задолженность учли в расходах.

Кстати, это же относится и к безнадежной кредиторской задолженности. Документы по ней (накладные, платежки, акты сверки и другие бумаги, подтверждающие долг) можно уничтожить только через четыре года после того, как компания учла долг в доходах.

Компаниям – владельцам основных средств тоже важно позаботиться о сохранности документов.

Бумаги на покупку и ввод в эксплуатацию ОС хранят четыре года с момента полной амортизации (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

То же относится и к документам по реконструкции и модернизации ОС. Ведь в результате этих мероприятий увеличивается первоначальная стоимость объекта и, соответственно, амортизация.

Допустим, вы продали основное средство. Тогда бумаги по объекту нужно хранить в течение четырех лет после продажи или списания убытка по сделке. Они необходимы, чтобы подтвердить остаточную стоимость ОС, которую вы учли в расходах.

Наверняка знакомая ситуация – поставщик с опозданием принес документы, и из-за этого вы не учили расходы в том квартале, в котором нужно. Не беда. Такие бумаги можно провести и в текущем периоде. Ведь ошибку в расчете налога можно исправить в текущем отчете, если из-за этого налог переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Но для этого у вас обязательно должны быть бумаги, которые подтверждают расходы в том периоде, в котором изначально нужно учесть документы. Их сохранность важно обеспечить еще в течение четырех лет после того, как вы исправили ошибку в текущем отчете (см. пример в таблице выше. – Примеч. ред.).

Что делать с бумагами, срок хранения которых закончился

Документы с истекшим сроком хранения вы вправе уничтожить. Например, их можно измельчить с помощью шредера или разорвать руками.

Но этот факт нужно обязательно зафиксировать по правилам. Скажу сразу, что у приказов и актов, о которых пойдет речь дальше, нет унифицированных бланков, формы их произвольные.

Сначала руководитель издает приказ о создании экспертной комиссии А она проводит инвентаризацию старых бумаг.

По результатам инвентаризации члены комиссии составляют акт об отборе документов на уничтожение. В акте вовсе не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Да и порой это просто невозможно из-за колоссальных объемов. Однородные бумаги запишите под общим названием. Например, так: «Полученные счета-фактуры за период с 1 января по 31 декабря 2010 года – 10 коробок».

И только после того, как бумаги отобраны, их можно ликвидировать. Если компания делает это собственными силами, то оформите акт об уничтожении документов.

Лектор:
Марина РИЗВАНОВА,
генеральный директор аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/49513-hranenie-buhgalterskih-dokumentov.html

Хранение бухгалтерских документов. Сроки хранения

22.09.2014
«Главбух»

Какие документы хранить обязательно

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно. К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе. А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Срок хранения бухгалтерских докуменгтов

Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет.

Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы »Клиент-Банк»).

Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет.

Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение указанных сроков.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Вот ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения первички.

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)	Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали

Источник: https://taxpravo.ru/analitika/statya-355631-hranenie_buhgalterskih_dokumentov_sroki_hraneniya

Срок хранения бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения по ней подлежат хранению. Расскажем, как, где и сколько нужно хранить архивы.

Сколько нужно хранить бухгалтерские документы?

По общему правилу срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет, однако отдельные документы необходимо хранить в течение большего времени или постоянно.

Сроки хранения бухгалтерской документации установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов должны быть организованы руководителем предприятия.

Так, согласно Налоговому кодексу, налогоплательщик не менее четырех лет должен обеспечивать хранение бухгалтерских документов и данных налогового учета, которые необходимы для расчета и оплаты налогов, а также документов, которые являются подтверждением оплаты налогов, понесенных расходов и полученных доходов. Однако иной порядок предусмотрен, например, для документов, которые подтверждают полученный компанией убыток. Подтверждающие документы в данном случае необходимо сохранять в течение всего времени, пока сумма убытка не будет полностью погашена.

Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года, содержит типовые архивные документы, а также сроки, в течение которых их стоит хранить. В таблице вы можете посмотреть сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Все документы распределены по разделам.

Так, в разделе 4 «Учет и отчетность» можно посмотреть сколько лет хранятся бухгалтерские документы: например, документы по лизингу имущества компании должны хранится бессрочно (постоянно), а переписка, в которой содержится информация по оказанию платных услуг, должна храниться 5 лет. В подразделе 4.

1 «Бухгалтерский учет и отчетность» можно посмотреть также сроки хранения аналитических документов к бухгалтерской отчетности, документов учетной политики и других.

Как хранить бухгалтерские документы

Дела временного хранения, у которых время хранения составляет меньше 10 лет, обычно не отдают в архив бухгалтерских документов предприятия.

Как правило, они остаются в структурных подразделениях организации, и как только сроки давности бухгалтерских документов истекают, уничтожаются.

В обязательном порядке в хранение архива организации передаются бухгалтерские документы бессрочного (постоянного) и длительного хранения, которое превышает 10 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Организации обязаны соблюдать порядок хранения бухгалтерских документов, обеспечивать сохранность документов в течение установленных законодательством сроков. Согласно законодательству, собственные архивы обязаны создавать только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района.

Согласно законодательству, создание собственного архива для хранения документов является правом, а не обязанностью компании.

Поэтому если у предприятия нет собственного архива, то возможно заключить договор о хранении документов с государственным муниципальным архивом.

Организация имеет право выбрать для хранения своих документов любой государственный или муниципальный архив, а также музей или библиотеку. При этом целесообразно заключать договор с архивом, находящимся по месту фактического нахождения организации.

Создание архива бухгалтерских документов

Для хранения документов бухгалтерского учета организация имеет право создать собственный архив.

В зависимости от количества, объема документов, которое планируется хранить, можно создать архив как:

• отдельное самостоятельное структурное подразделение компании;
• подразделение в составе определенного отдела, например, отдела делопроизводства.

В зависимости от состава документов, которые подлежат передаче в архив на хранение (бухгалтерские и иные документы), могут быть созданы следующие типы архивов:

• архив, в котором хранится управленческая документация;
• научно-технический архив;
• архив с аудиовизуальными материалами;
• архив электронных документов.

При этом архив должен быть обеспечен отдельным помещением, отвечающим всем требованиям к архивохранилищу, укомплектован необходимым оборудованием и кадрами.

Как правильно архивировать бухгалтерские документы? Дела, которые включают в себя документы постоянного хранения или документы длительного хранения (которые должны храниться 10 лет и более), подлежат полному оформлению. Полное оформление представляет из себя:

• подшивку или переплет дела;
• постраничную нумерацию;
• составление листа-заверителя;
• создание внутренней описи документов (при необходимости);
• заполнение реквизитов обложки дела (точное название организации, заголовок дела, регистрационного индекса дела и т.д.).

В отношении дел, которые хранятся менее 10 лет, стоит проводить частичное оформление: возможно не систематизировать документы в деле, не проставлять нумерацию и заверительные надписи.

Сколько лет и каким образом нужно хранить бухгалтерские документы в электронном виде? В отношении электронных документов применяются те же сроки хранения. Однако хранение электронных документов обладает некоторыми особенностями. Обязательно должны соблюдаться следующие условия:

В процессе хранения электронных бухгалтерских документов в архиве организации должен периодически производиться технический контроль физического и рабочего состояния носителей электронных документов.

Контроль необходимо осуществлять не реже одного раза в пять лет.

Если установлены какие-либо изменения состояния носителей, которые могут повлиять на сохранность информации, то по решению руководителя должна быть проведена работа по переносу электронных документов на новые носители.

• в архиве предприятия должно храниться минимум два экземпляра каждой позиции электронных документов (экземпляры должны быть на разных устройствах);
• в компании должны быть в наличии программное обеспечение и технические средства, которые предназначены для воспроизведения, копирования и другой работы с электронными документами;
• необходимо обеспечить такую сохранность электронных документов, чтобы их потеря, уничтожение, попадание к посторонним лицам были полностью исключены.

Источник: https://spmag.ru/articles/srok-hraneniya-buhgalterskih-dokumentov

23:24 Хранение документов бухгалтерии

Срок хранения большинства бухгалтерских документов ограничен. Возможно, по некоторым из них он уже истек и их пора уничтожить, соблюдая установленную процедуру. А какие-то бумаги придется хранить еще долго, не забывая при этом и о специальных правилах… 

Виды бухгалтерских документов

Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы: — документы налогового учета и отчетности; — документы бухгалтерского учета и отчетности. К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы: — формы бухгалтерской отчетности; — регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.

); — первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.

Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)

Сроки хранения следует соблюдать

Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы. Требования законодательства Обратимся к статье 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Здесь сказано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, документы учетной политики (включая рабочий план счетов) следует хранить не менее пяти лет. Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст.

23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов).

Как видно, сроки, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме того, период хранения каждого конкретного документа нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (далее — Перечень).

Однако не все сроки, установленные в нем, соответствуют требованиям законодательства. Например, срок, предусмотренный для хранения месячной бухгалтерской отчетности, составляет не менее одного года (ст. 135 Перечня).

Какими же сроками следует руководствоваться учреждению?

По мнению автора, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:

— не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения; — в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения (п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением.

Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Бухгалтерская и налоговая отчетность

Согласно статье 170 Перечня, годовую налоговую отчетность следует хранить постоянно. Квартальные отчеты по налогам хранят пять лет, а при отсутствии годовых (например, по налогу на добавленную стоимость) — постоянно. Срок хранения ежемесячных налоговых деклараций (расчетов) составляет пять лет.

Сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов также хранят постоянно (ст. 140 Перечня). Квартальные — в течение пяти лет, а при отсутствии годовых — постоянно. К документам постоянного хранения относятся и сводная годовая, и годовая бухгалтерская отчетности (ст. 135 Перечня).

Квартальную и месячную отчетности положено хранить пять лет, а при отсутствии годовых (квартальных) отчетов — постоянно. Обратите внимание: учреждения, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, могут хранить документы постоянного срока не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня).

Исключение из данного порядка составляет, в частности, сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее положено хранить до момента ликвидации организации.

«Первичка», регистры и прочие документы

Срок хранения составляет пять лет, в частности, для: — бухгалтерских учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и т. п.); — «первички», служащей основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и т. п.). Отметим также: пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур.

Основание — пункт 150 Перечня. Лицевые счета работников положено хранить в течение 75 лет (п. 153 Перечня). Срок хранения расчетно-платежных ведомостей на выдачу зарплаты составляет пять лет (п. 155 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов такие ведомости следует хранить в течение 75 лет.

С какого момента исчисляют сроки хранения

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня). Однако для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего. Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж.

Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне.

В частности, пятилетний период хранения начинает течь: — для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) — с момента истечения срока действия; — для договора о материальной ответственности — с момента увольнения материально ответственного лица; — для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции — с момента снятия организации с налогового учета.

Как хранить бумаги

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п.

16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Какие документы передаются в архив

Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание — пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Порядок уничтожения бумаг

Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя. Уничтожить документы можно двумя способами.

Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес.

Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов. Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг.

В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (пример в приложении).

Приложение

Источник: https://www.taxru.com/blog/2009-11-25-1194

Сколько времени надо хранить документы

Пожалуй, ни один день в организации не обходится без составления документов. Письма, договоры, приказы, отчетность — вот массив документации, которым обрастает каждая организация. Надо ли хранить все документы? Если надо, то где и как долго?

Все правила хранения документов, возникающих в процессе деятельности организации, можно разделить на три большие группы. В первую войдут правила, установленные налоговым законодательством.

Соответственно, они распространяются на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов. Во вторую группу попадут кадровые документы.

А в третью — бухгалтерские документы и документы по хозяйственной деятельности. Рассмотрим их все по порядку.

Налоговые документы

Общее правило для хранения налоговых документов установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Там говорится, что налогоплательщик должен хранить бухгалтерские документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет.

Такой же срок установлен и для документов, подтверждающих уплату налога. При этом Налоговый кодекс не содержит специального порядка расчета этого четырехлетнего срока. Значит, четыре года надо отсчитывать со дня, следующего за составлением документа.

А истекут они в соответствующее число и месяц, которые наступят через 4 года (ст. 6.1. НК РФ).

Из четырехлетнего срока хранения существует два исключения. Первое касается налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам. Им придется хранить документы, подтверждающие право на льготы, в течение всего периода применения льготы.

Ведь при камеральной проверке инспекция вправе затребовать такие документы (п. 6 ст. 88 НК РФ). Но и по окончании применения льготы спешить с уничтожением документов не стоит.

Ведь есть еще проверка выездная, которая может проводиться за три предшествующих года (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Второе исключение относится к амортизируемому имуществу. Поскольку расходы на него списываются в течение определенного периода, то все это время организации придется хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость такого имущества, а также начисленную и учтенную в расходах амортизацию. Ну и, конечно, не стоит забывать про возможность выездной проверки.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Нарушение сроков хранения налоговых документов помимо доначисления налогов с пенями может обернуться еще и штрафами.

Так, согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. А это влечет штраф в размере от 5 000 руб. до 15 000 руб.

Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кадровые документы

Перейдем теперь к кадровым документам. Тут сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов.

Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т п. Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно «всего» 50 лет.

Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет. Столько же положено хранить информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах. Также пятилетний срок установлен для приказов о командировках, награждениях.

Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для табеля учета рабочего времени срок сокращен вообще до 1 года. Также в течение года хранятся графики отпусков и документы на сотрудников, которым отказано в трудоустройстве.

Обратите внимание, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9).

Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб.

за невыполнение требований о хранении документов), так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе. Так что не спешите избавляться от кадровых документов!

Бухгалтерские и хозяйственные документы

По идее, сроки хранения бухгалтерских документов должны устанавливаться в Законе о бухучете. Но этот Закон, хотя и содержит целую статью, посвященную хранению документов (ст. 17) дает весьма скудную информацию по этому поводу.

Так, хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность Закон требует не менее пяти лет.

При этом особо оговаривается, что в отношении рабочего плана счетов и других документов учетной политики этот срок считается с года, следующего за тем, в котором данные документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

В остальном же Закон о бухучете отсылает организации к архивному законодательству. А если говорить точнее, то к уже упоминавшемуся Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

В нем приведены сроки хранения практически всех возможных документов, которые могут образовываться в деятельности организации. При этом в отношении бухгалтерских документов все сроки в Перечне равны именно пяти годам.

Столько нужно хранить бухгалтерскую отчетность (как годовую, так и квартальную), всевозможные хозяйственные договоры, первичные и кассовые документы, приемо-сдаточные акты и т п. При этом данные сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за годом прекращения использования документа (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Еще одной особенностью хранения бухгалтерских документов является то, что в законодательстве четко прописано, где и как надо сохранять подобную документацию. А также установлены ответственные лица и порядок доступа к бумагам. Так, согласно п. 6.

2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.83 № 105) первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы могут храниться либо в архиве организации, либо в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

А бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Ведь, как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2-3 тыс. руб.).

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2009/8/1956

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Первичные документы, а также учетные регистры необходимы для бухгалтера для составления отчетности, чтобы в дальнейшем подать ее в соответствующие органы. Она может подвергаться аудиту. Кроме того, ее могут потребовать вместе с первичными документами во время налоговой проверки.

https://www.youtube.com/watch?v=8BhXfTQmQsE

Из этого можно заключить, что все первоначальные документы и отчетности должны сохраняться в течение срока, который был утвержден законодательством РФ.

Федеральный закон №402-ФЗ, регламентирующий порядок осуществления бухгалтерского учета, вступил в силу шестого декабря 2011 года. В нем и установлены периоды для сохранения различных бухгалтерских документов.

Для обеспечения надлежащей сохранности архивных документов организация может организовать на своей территории собственный архив. Федеральный закон, регламентирующий порядок ведения архивного дела, предоставляется такое право всем коммерческим и некоммерческим организациям.

При этом они имеют свободу выбора наилучшего способа для сохранения бухгалтерских документов. Компания может открыть личный архив или же воспользоваться услугами, которые предоставляют специализированные территориальные архивные организации.

Сооружение личного архива

Когда руководство принимает решение самостоятельно сохранять документы, то ему необходимо выделить обособленное помещение под архив, которые будет оснащено всеми необходимыми для хранения средствами, такими как: наличие полок и стеллажей, система климат-контроля и система безопасности.

Учитывая общую практику, следует дать несколько рекомендаций для тех, кто еще не сталкивался с ведением архивного дела:

1. Если помещение будущего архива выходит на солнечную сторону, то лучшем спасением от излишнего света станут светонепроницаемые шторы, а также жалюзи. Если это требование не будет соблюдено, то большинство документов придут в негодность из-за выцветания раньше указанного для хранения срока.
2. Для обеспечения безопасности помещения будущего архива, который планируется расположить на первом этаже, следует поставить на окна металлические решетки. Они помогут предотвратить несанкционированный доступ в архив. Кроме того, для усиленной безопасности некоторые компания часто устанавливают металлическую дверь.
3. Систематизированный перечень бухгалтерских документов, которые будут храниться в архиве, поможет работникам компании сэкономить время, если им понадобится найти тот или иной документ. Копию разработанной номенклатуры следует хранить непосредственно в самом архиве.
4. Также необходимо учредить специальный регламент, который будет контролировать выдачу архивных документов. Не рекомендуется предоставлять бухгалтерские документы работникам иных структурных подразделений. Существуют определенные случаи, в который главный бухгалтер может разрешить выдачу отчетностей, руководствуясь при этом исключительно мотивированным запросом.

Хранение не на территории организации

Внеофисное хранение документом на сегодняшний день приобрело большую популярность. Профессиональные архивные организации предоставляют специализированные услуги для сохранения отчетностей.

Доверять стоит исключительно профессиональным архивохранилищам, поскольку в их оснащении имеется современное оборудование. Кроме того, обычно к ним не возникают никаких претензий со стороны законодательства.

К внеофисному архивированию чаще всего прибегают те организации, которые стремятся освободить некоторое пространство в офисе или сократить расходы. Тем самым они не тратят средства на создание собственного архива, на последующее его обслуживание, поскольку не платят за аренду площади и не выплачивают зарплату архивному сотруднику.

Бухгалтер в свою очередь освобождается от массы дополнительных обязанностей, таких как организация архива, разработка определенной системы в хранении документов и так далее. При пользовании услугами архивных компаний все эти обязанности перекладываются на других специалистов.

Таким образом, выбирая между способами хранения отчетностей – создавать личных архив в компании или воспользоваться услугами внеофисного хранения – необходимо руководствоваться финансовыми возможностями компании. Кроме того, следует учитывать особенности ведения документооборота.

Российская практика показала, что правильный выбор архивной компании может сэкономить денежные средства организации.

Примеры

ООО «Комфорт» образовалось три года назад, однако на данный момент стабильно укрепилось на рынке. Составление всех бухгалтерских документов было поручено четырем сотрудникам, каждый из которых отвечает за определенные участки учета. При этом главный бухгалтер занимается подготовкой отчетности и взаимодействует с контролерами.

За эти годы в компании было составлено множество документов, которые хранятся в папках в хаотичном порядке и уже не помещаются в стеллажи. Самое время навести порядок в документации.

Большую часть первичных документов составляют акты по проведенным работам, по данным которых определяется выручка организации. Она в свою очередь отражается в финансовом отчете.

Внушительные объемы из всех бумаг состоят из накладных на инструменты, которые были приобретены за несколько лет, а также платежи, в том числе зарплатные ведомости, всевозможные расчеты.

https://www.youtube.com/watch?v=kVlA0A3itWc

Один из шкафов полностью заставлен бухгалтерскими отчетностям, различными декларациями и отчетностями для Пенсионного фонда и Социального страхования. Кроме этого, там еще и хранятся статистические формы.

Что делать в подобной ситуации? Каждому бухгалтеру необходимо составить список дел с соответствующей бухгалтерской документацией по закрепленному за ним участку. Главному бухгалтеру следует систематизировать все данные и отразить их в одной таблице. Одна из граф в данной таблице должна указывать срок, в течение которого должен храниться тот или иной документ.

При сравнении сроков, предусмотренных для сохранения бухгалтерских отчетностей и установленных перечнем и соответствующим законом №402-ФЗ, следует сделать несколько выводов:

1. Перечень устанавливает различные сроки для хранения исходя из учета не только вида, но и значимости того или иного документа, приписываемого к категории бухгалтерского.
2. В законе №402-ФЗ предусмотрен лишь пятилетний срок для сохранения бухгалтерских документом; кроме того, отсутствует конкретизация по видам документов.
3. В первом пункте статьи 29 этого же закона сказано, что определение необходимого времени для сохранения документов должно осуществляться с учетом перечня, о котором говорилось выше.

Таблица со сроками

ДокументыСроки сохранения

Акты по проделанным работам согласно договорам по основному виду деятельности	Не менее пяти лет после прекращения срока действия заключенного соглашения
Различные договоры и специальные соглашения, предлагающиеся к ним	Не менее пяти лет после прекращения срока их действительности
Все доверенности на владение деньгами, а также ТМЦ	Не меньше пяти лет
Документы по выдаче заработной платы, различных пособий, а также материальной поддержки	До истечения пяти календарных лет, а в случае если расчетные счета не сохранились, то в течение 75 лет
Документы, содержащие информацию о доходах физических лиц	В течение 75 лет
Трудовые соглашения и договоры, а также персональные карточки сотрудников	Не менее 75 лет
Различные табели и журналы, учитывающие рабочее время	В течение пяти календарных лет (и на протяжении 75 лет при экстремальных трудовых условиях)
Информация о доходах физических лиц	По истечению пяти календарных лет, а если расчетные счета не сохранились, а также ведомостей о зачислении заработной платы, то в течение 75 лет
Бухгалтерская отчетность за год	Постоянно
Учетная политика компании, планирование счетов, а также формы для изначальных данных учета	По истечению 5 лет
Основная книга бухгалтерского учета и все различные ведомости и лицевые счета для оборота денежных средств	По истечении пяти лет
Карточки для записи основных денежных средств	По истечению пяти лет после ликвидации организации
Отчеты по выплате НДС, имеющегося транспорта, земле и прибыли	В течение пяти лет
Декларации в ФСС	Не уничтожают годовые расчетые, и в течение шести календарных лет сохраняются квартальные
Декларации для Пенсионного фонда	Не менее шести лет, а при отсутствии расчетных счетов – не меньше 75 лет
Персональная информация в ПФР на сотрудников	В течение 75 лет
Выписка о различных взысканиях и штрафах	В течение пяти лет

Нюансы учета

Бывали случаи, когда компания ООО «Комфорт», о которой говорили выше в качестве примера, не реализовывала полностью свой товар и несла убыток. Бухгалтерский и налоговый учет осуществляется по одинаковым бумагам.

Различия заключаются в осознании расходов, которые связаны с выбытием. Данный факт необходимо учитывать для определения периода сохранения документов.

Предположим, несколько лет назад организация купила автомобиль. Срок для полезного использования считается пять лет. Автомобиль постоянно ломался, поэтому компания приняла решение реализовать его за любую цену.

Средства, которые были выручены после продажи, оказались намного меньше первоначальной стоимости имущества. По всем нормам налогового учета этот убыток распределяется на три года при налогообложении на прибыль.

Убыток во время осуществления ОС и нюансы его учета отражаются в пункте 3 статьи 268 Налогового кодекса РФ.

Итак, все документы, которые связаны с составлением начальной и остаточной цены, а также срока СПИ и необходимые договоры по реализации, и некоторые другие бумаги и отчетности необходимо хранить в течение четырех лет с момента окончания включения какого-либо убытка в декларацию для налоговой службы. Проверяющие имеют право запросить документы за последние три года после предшествующей проверки. Именно поэтому все отчетности и декларации должны сохраняться в течение девяти лет. Существуют и другие ситуации, когда период хранения бумаг увеличивается, о чем будет говориться ниже.

Случаи увеличения и уменьшения сроков

Если какая-либо организация работает в убыток и учитывает его при подсчете налогов на прибыль, то они обязана должна сохранять документы в течении всего периода для переноски убытков и плюс четыре года. Важно понимать, что нельзя уничтожать первоначальные документы, которые подтверждают понесенный убыток, справки и расчеты, по которым был перенесен убыток.

Скажем, документы по бухгалтерскому и налоговому учету с убытком, который организация понесла в 2018 году и распределяет на следующие десять лет, необходимо сохранять до конца 2032 года.

Кроме того, срок для хранения будет увеличен и в таком случае. Некая компания оказала услуги определенному заказчику, однако тот в свою очередь своевременно не заплатил за них и не отвечал на претензионные письма. Из государственного реестра организацию не исключили, однако долг не был погашен. Все документы по данной ситуации должны быть сохранены в течение четырех лет.

Все накладные, декларации, акты за выполненные работы, а также ведомости по выплате заработной платы сотрудникам – эти и еще многие иные документы бухгалтерия должна сохранять на протяжении установленного законодательством Российской Федерацией срока. Уменьшать данные сроки нельзя ни при каких обстоятельствах, однако в определенных ситуация их можно увеличить.

Как долго нужно хранить бухгалтерские документы? Узнайте из данного видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://znaybiz.ru/buh/raznoe/otchetnost/sroki-hraneniya.html