Авансовый отчет | Все об авансовых отчетах: правила оформления, бланки, сложные случаи
Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Но при хорошо обученных подотчетниках крупных сумм инспектору не найти.
Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар — им доверено составлять авансовые отчеты.
В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.
Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.
Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.
В идеале каждый подотчетник должен помнить, как «Отче наш…», что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС, подотчетнику достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.
Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».
Особое внимание — чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.
Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие — всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали. Если нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.
Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку купленного.
Чтобы подстраховаться, включите в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы.
Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».
Не мешайте налоговику снимать с затрат «нерасшифрованные» расходы. Вам будет о чем написать в разногласиях к акту проверки. Помните: хотя налоговики и пишут, что проверили фирму сплошным методом, однако конкретный перечень просмотренных документов никто не составляет.
То есть вы спокойно можете заявить, что проверяющие не заметили некоторых документов. Это может быть акт на оприходование спорных товаров, составленный и подписанный комиссией из трех сотрудников вашей фирмы (директора, главбуха и, к примеру, завхоза).
Высший пилотаж — смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца).
Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все — вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем.
Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»
Подотчетник должен в любое время суток безошибочно назвать размер лимита расчета наличными. Пункт памятки может выглядеть примерно так: «Запрещается выплачивать поставщикам по одному договору более 60 тысяч рублей наличными. Иначе фирму могут оштрафовать на 50 тысяч рублей, директора и главного бухгалтера — на 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП)».
Это требование относится и к таможенным платежам. Тем не менее таможенники охотно принимают в свои кассы наличные в крупных размерах. Видимо, из-за того, что о лимитировании расчетов ГТК известил подчиненных очень скромно, через телефонограмму (от 2 апреля 2001 г. № ТФ-7905).
Другая сложность возникает, если с одним и тем же поставщиком работают несколько подотчетников. В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам.
Однако, если вы будете применять сокращенные проводки типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки.
https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q
Теоретически налоговики могут обвинить вас за такое самовольство в грубом нарушении методологии бухгалтерского учета.
В качестве оправдания достаточно процитировать последний абзац инструкции по применению Плана счетов: «…в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией».
Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые материалы и товары, оплаченные из «черной» кассы, приходится показывать в официальном учете. Для непосвященных это выглядит так: работники, не получавшие подотчетных сумм, вдруг приносят авансовые отчеты.
Если пунктуально соблюдать методологию бухгалтерского учета, то в такой ситуации придется оформить множество бумаг, причем задним числом (см. врезку «Фирма кредитует работника»). Чтобы не усложнять себе жизнь, оставляйте у работников в подотчете хотя бы небольшие суммы. Когда придет время оформлять отчет, вы спокойно заполните строки «получен аванс из кассы» и «перерасход».
В памятке эту ситуацию можно отразить так: «Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет — авансовый отчет бухгалтерия не примет».
Фактически подобные авансовые отчеты оплачены обналиченными деньгами, которые уже включены в себестоимость. Возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету может обернуться чрезмерно завышенной себестоимостью.
Будьте разумны и создайте видимость остатков материалов на складе. Тем более что с этого года они не облагаются налогом на имущество. На себестоимость вы спишете эти остатки в следующем месяце, уменьшив сумму обналички.
Источник
Источник: https://xn—-7sbahbt0a4ajd2arb2evc.xn--p1ai/
Авансовый отчёт. Бланк и образец 2018 года
Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».
Как подтверждать расходы
Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя.
Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись.
В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.
Правила по составлению отчета
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
- сведения об организации, выдавшей деньги,
- сотруднике, их получившем,
- точная сумма средств,
- цели, на которые они были предназначены.
- здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Пример составления авансового отчета
Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
https://www.youtube.com/watch?v=uyCfhUUFxf8
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.
- В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
- Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
- Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.
Далее документ содержит две таблицы.
В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.
В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.
Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).
После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.
Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.
Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается
- их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
- а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.
Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.
Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются
- фамилия, имя, отчество работника,
- номер и дата отчета,
- размер выданных к расходованию средств (прописью),
- а также количество документов подтверждающих затраты.
Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.
Источник: https://assistentus.ru/forma/avansovyj-otchet/
Авансовый отчет — что это такое, бланк, образец заполнения, изменения в 2018 году
При выдаче подотчетных денежных сумм на предприятии работнику возникает необходимость в составлении авансового отчета.
Рассмотрим, каков порядок оформления такого документа действует в 2018 году, чтобы не нарушать законодательства и не нарваться на претензии от проверяющих структур.
Обязанность подотчетного работника – представить в установленные сроки отчет и документы, что могут обосновать понесенные расходы.
Но при подготовке такой отчетности стоит придерживаться четких правил, что устанавливаются не только законодательством России, но и руководителем компании посредством утверждения локальных документов.
Авансовый отчет – один из документов, составляемых на предприятии, при подготовке которого стоит придерживаться законов.
Разберемся, в каких нормативных документах дано определение и на какие положения законодательства необходимо опираться бухгалтерам и подотчетным сотрудникам фирмы.
Что это такое?
Под авансовым отчетом понимают тип бухгалтерского документа, что необходим для отчета сотрудника компании о расходовании денег на приобретение товара, услуг, работ.
Такой документ должен предоставляться бухгалтеру вместе с документацией, что подтвердит обоснованность понесенных затрат.
Назначение документа
С помощью авансового отчета работниками компаний предоставляется подтверждение израсходованных сумм, что ранее выдавались по приказу работодателя.
Действующие нормативы
Определение авансового отчета дано в п. 1 такого нормативного акта, как Постановление Госкомстата России, утвержденного 1 августа 2001 № 55.
Как правильно заполнять авансовый отчет? ↑
Авансовые отчеты заполняются работниками, которым выдавались целевые средства организацией. Передается заполненный бланк сотруднику бухгалтерии предприятия, его проверяют и подписывают уполномоченные лица.
Унифицированная новая форма бланка (АО-1)
Применим такой бланк для учета денег, что выдаются лицу, что считается подотчетным, на хозяйственные или иные затраты.
https://www.youtube.com/watch?v=k1fMsjBo6hw
При необходимости осуществляется возмещение расходов сверх лимитов. Такой документ стоит составлять в одном экземпляре на бумаге или в электронном виде.
Бухгалтером, что принял у сотрудника документ, снизу бланка оформляется расписка о том, что отчет принят. Далее составленную расписку он передаст работнику.
Составление документа по шагам
Рассмотрим подробнее, как составляется авансовый отчет. Подотчетным лицом вписываются на лицевой стороне бланка:
- название компании, которая выдавала подотчетные денежные средства;
- дата, когда документ составляется;
- ФИО;
- должность;
- свой табельный номер;
- назначение авансовых сумм (на хозпотребности или представительские затраты).
Вся документация, что подтверждается расходы, отражается на обратной стороне (графы 1 – 6), прописываются суммы.
| Графа 1 | Должна содержать номер, что присваивается документу, подтверждающему затраты |
| Во 2-й и 3-й графе | Отражают дату, когда документ составляется |
| Графа 4 | Отражает вид произведенных затрат (к примеру, покупка канцтоваров) |
| Графа 5 | Содержит данные о сумме затрат в рублях |
| Графа 6 | Заполняется при использовании иностранной валюты |
| В пункте итого | Пишут итоговую сумму по графам 5 и 6 |
Бухгалтер должен поставить подпись, что подтвердит принятие бланка на проверку. Специалист отражает его номер и дату, итоговую сумму затрат и количество прилагаемой документации.
После того, как будет проверено правильность составления авансового отчета и использования денег, бухгалтером заполняются на оборотной стороне бланка графа 7, 8. отражается сумма расходов, что принимаются к учету.
Затем работник бухгалтерии вносит сведения на лицевой стороне АО-1. Отражает:
- остаток (перерасход) авансовой суммы;
- средства, что были получены из кассы фирмы;
- израсходованные деньги;
- бухгалтерские записи операций учета затрат, что произведены.
Сведения, что вписываются в таблицу, должны формироваться из информации, отраженной в графе 9 (на оборотной стороне авансового отчета).
Проверив правильность арифметических подсчетов, составления документации, израсходование денег в соответствии с целевым назначением, банк должен направляться директору предприятия на утверждение.
Пример заполнения (образец)
Приведем пример того, как может быть заполнен авансовый отчет.
Установленные сроки
Чтобы не допустить этого, выясним, когда стоит представить отчет руководству и сколько такие бланки должны храниться на предприятии.
Сдачи в бухгалтерию
Лицо, что получило подотчетные деньги, должно в течение 3 дней после окончания сроков, которые они выданы, подать отчет. Все сроки предоставления документации устанавливает руководитель предприятия.
Подается отчет:
| По окончанию периода | На который выдавались подотчетные средства (такой период устанавливается руководством) – пункт 6.3 Указания № 3210-У |
| После возвращение командированного лица из поездки | — |
| После того, как работник выйдет на работу | После окончания отпускного периода или временной нетрудоспособности, если сроки, на которые выдавались деньги, истекли в такие периоды |
Хранение в организации
Период, в течение которого авансовые отчеты будут храниться, установлен законодательством Российской Федерации.
Есть одно «Но» — таких сроков 3. документацию со сведениями о сроках хранения можно разделить на такие группы:
- налоговые (при расчете налоговых платежей);
- бухгалтерские.
Сроки оговариваются в таких положениях:
| В подпункте 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса России | Где говорится о необходимость хранить бухгалтерские и налоговые документы (а также иные справки) в течение 4 лет |
| П. 4 ст. 283 НК Российской Федерации | Где сказано, что источник, подтверждающий убыток, должен храниться 10 лет, пока затраты могут понижать базу налогообложения |
| Ст. 29 нормативного акта России от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ | Где прописано, что первичные документы нужно хранить субъектами экономических отношений 5 лет по окончанию отчетных периодов |
Компания должна обеспечить сохранность таких документов, предусмотреть безопасные условия.
Наличие документов, подтверждающих расходы
Если нужно направить работника в командировку, оформляются такие справки:
После того, как будет предъявлено приказ и будет составлено расходный кассовый ордер, подотчетное лицо получает деньги из кассы.
Если такой сотрудник будет тратить выданные средства, он должен собраться справки, что подтвердят расходы.
Разберемся, какие документы можно считать оправдательными (такими, что подтвердят израсходование денежных средств по назначению, с отражением наименования, количества и стоимостью купленных материальных ценностей). Это:
| Кассовый чек | Он не считается разновидностью первичной документации, но налоговые работники при проведении проверок могут его затребовать, поскольку им подтверждается фактическая оплата. На чеках должна стоять четкая печать, все сведения должны быть читаемыми. Если такой документ не будет представлен, затраты можно принимать при наличии других справок. То есть, допускается предоставление авансового отчета без кассового чека в 2018 году |
| Бланк строгой отчетности | При проверке такого документа будет проверяться, правильно ли он составлен и использована ли установленная форма.На нем должны отражаться такие данные:
|
| Товарный чек | Которые не имеет унифицированной формы. Как оформить по чекам израсходование сумм?В обязательном порядке нужно отражать такие сведения:
Указание номера и печати не обязательное требование |
| Накладные | Форма ТОРГ-12 |
| Счета-фактуры | — |
| Чеки кассовой техники | — |
| Платежные документы | По приходным кассовым ордерам |
После возвращения командированный работник представить авансовый отчет и сопутствующие документы в бухгалтерию.
https://www.youtube.com/watch?v=kPVPRbxQHsk
Если сотрудник расходует больше денег, причем не оправданно, излишняя сумма из авансового отчета вычитается из прибыли такого работника.
Все справки оформляются согласно требованиям, прописанным в законодательных документах. Если нарушить их, вас ожидают претензии от представителей налоговых структур, штрафы.
Часто задаваемые вопросы ↑
Есть ряд нюансов, о которых стоит помнить компаниям, которые практикуют выдачу подотчетных средств своему персоналу.
К примеру, не все знают, как быть с нумерацией авансовых отчетов, какие особенности составления документа на хозяйственные потребности. Новички также допускают ошибки при заполнении бланка в программе 1С.
Как сделать АО на хозяйственные нужды?
После выполнения задания представляется акт выполненных работ, что подписывается комиссией. Должна ли бухгалтерия дать документ, что подтвердит закрытие аванса?
Все полученные документы и авансовый отчет сотрудник предприятия должен представить бухгалтеру. Отрывную часть авансового отчета будет возвращено работнику.
Это будет доказательством предоставления отчетности в компанию по подотчетным средствам. И, кстати, при израсходовании подотчетной суммы на хозяйственные потребности, стоит заполнить отдельные АО-1.
Работа по документу в 1С
Авансовый отчет может заполняться несколькими способами – при помощи специальной бухгалтерской программы, электронных файлов Еxcel.
По поводу проводок в авансовых отчетах – указывают суммы затрат по всем операциям, дебет счетов, субсчета. Сверяются проводки и суммы, что были приняты, номера счетов, по которым велся дебет затрат.
Если прилагаемая документация представлена на иностранном языке, ее переводят. При выявлении перерасхода средств или остатков, бухгалтером проставляются отметки на первых страницах авансового отчета.
При заполнении документа в 1С следует придерживаться следующих шагов:
| Откройте документ «Авансовый отчет» | Для этого перейдите на вкладки «Касса» или «Производство», выберите нужный пункт. Можно также нажать «Касса» на главном меню |
| Откроется журнал документов | де хранят сведения об авансовых отчетах. Создайте новый документ (кликните «Добавить») |
| Установите значения шапки бланка | Если нет нужного пункта, создайте ее в процессе |
| Для того чтобы выбрать физлицо | Кликните «…» с правой стороны, найдите пункт «Физическое лицо» |
Есть такие виды закладок:
- для авансов – отражают документы, что являются основанием для выдачи денег (платежные поручения, ордеры и т. д.);
- товаров;
- тары;
- оплаты;
- прочего.
После того, как вы нажмете «+», в таблицу будет добавлено строку. Выберите необходимый тип документа, к примеру, при выдаче денег через кассы по РКО.
Заполните 2-ю закладку – укажите товары, что куплены работником за полученные средства, например, бланки. Нажмите «+» и добавьте товар.
Если товар вносили в справочники номенклатуры, все столбцы будут заполнены автоматически. Отразите количество. При указании нескольких товаров действие стоит повторить
Если при покупке использовали возвратную тару, нужно заполнять соответствующую графу. При оприходовании товара и материалов через счет 631 стоит использовать вкладку оплата.
Печатная форма должна выводиться нажатием кнопки «Печать» или «Авансовый отчет». Проведите документ, нажав необходимый пункт или «ОК».
Как правильно произвести нумерацию?
А значит, компания имеет право на свое усмотрение осуществлять ведение отдельной нумерации в головных отделениях и обособленном подразделении. Это не будет считаться нарушением.
Нюансы в бюджетном учреждении
Деньги, что получены в кассе бюджетной организации, должны оформляться по расходному кассовому ордеру. В обязательном порядке ставится подпись работника бухгалтерии и директора.
Видео: поступление денежных документов от Подотчетного лица
Допускается безналичный перевод средств работнику (на банковские карточки). Авансовые отчеты для бюджетного учреждения должны оформляться по форме, что была утверждена правительством.
При заполнении бланка стоит опираться на установленные правила. Персональная информация вносится в документ на лицевой стороне отчета.
Другая сторона должна содержать информацию об израсходовании сумм. Бухгалтером проверяются данные граф 7 – 10, после чего бланк передается на утверждение руководству компании.
Но есть другое ограничение – по расчетам за предоставленную продукцию или услуги за наличность. Лимит равен 100 тыс. руб. А значит, разовые платежи не могут превышать такой предел.
Внесены ли изменения по АО в 2018 году? ↑
В 2018 году внесено некоторые поправки в законодательные документы регулирующие выдачу подотчетных сумм.
Но для получения суммы подотчет все работники должны написать заявление, в котором отражаются такие данные:
- размер суммы;
- период, на который получаются средства;
- дата;
- подписи руководства.
От руководителя требуется только поставить подпись. Образец заявления:
Если работник не отчитается по средствам, что были выданы подотчет ранее, он не имеет права получить другую сумму.
https://www.youtube.com/watch?v=iNNxOfWme0o
То есть, сотрудник компании должен отчитаться (подать авансовый отчет) по полученным средствам и погасить все задолженности.
Для перечисления на карту нужно:
- Поставить отметку в бухгалтерской документации отметку о том, что наличность из кассы перечислена на карточку работника.
- Получить от сотрудника заявление с такой же отметкой и реквизитами счета.
- Платежное поручение должно содержать отметку о том, что средства являются подотчетными.
- В учетной политике бухгалтерии разрабатывается и закрепляется бланк авансовых отчетов, где будет пункт для отражения денег, что перечисляются на карточку.
- Попросить работника сохранить слип после того, как будет производиться оплата.
Наличные средства теперь также должны отражаться в налоговом и бухгалтерском учете:
| При выдаче | Оформляют расходные кассовые ордера |
| Делают проводку Дт 71 Кт 50, 51 | Сумма выдана |
| Остаток возвращается в кассу | Выписывается приходный кассовый ордер |
| Делают проводку | Дт 50, 51 Кт 71 |
Допускается отражение подотчетных денег, что перечислены на корпоративные карты. Пишется заявление в свободной форме, руководителем издается приказ.
Помните, что не нужно списывать подотчетные суммы по налогу на прибыль до тех пор, пока работником не будет представлено авансовый отчет со всеми необходимыми документами.
Не стоит также начислять страховые взносы и удерживать налог на доход физического лица. Может включаться НДС в авиабилетах. В остальном же просто следуйте простым правилам.
Источник: https://buhonline24.ru/vyplaty-rabotnikam/podotchet/avansovyj-otchet.html
Налоговые риски при учете авансовых отчетов
Большой интерес у проверяющего инспектора всегда вызывают авансовые отчеты предприятия.
Налоговики при своем визите проверят наличие оправдательной документации, подтверждающей правомерность затрат, а также соответствие чеков, квитанций, слипов банковских карт утвержденному законом порядку их оформления.
А в случае, если инспектор обнаружит нарушения при оформлении расходов организации, предприятию грозит начисление штрафов.
Поэтому рекомендуется внимательно относиться к оформлению такого документа, как авансовый отчет. Как заполнять бланк отчета, зависит от того, утвержден ли на предприятии типовой бланк или внедрен внутренний документ с адаптированной структурой отчета.
Закон допускает применение на предприятии произвольной формы авансового отчета, главное – это соблюдение правил учета информации о расходовании подотчетных средств.
В качестве затрат, отнесённых к расходам предприятия, могут быть приняты только подотчетные суммы, выданные сотруднику для оплаты товаров или услуг, которые выполнены в интересах организации.
В качестве расходов признаются товары или услуги, оплата которых позволит предприятию увеличить доходы или избежать дополнительных расходов. В этом случае расходы разрешено учесть, как экономически обоснованные.
Оплаты, произведенные без экономического обоснования, не подлежат учету в качестве расходов организации. Такие траты признаются расходами на личные нужды подотчетного лица, а суммы таких покупок удерживаются из дохода сотрудника с последующим начислением НДФЛ.
Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета
Среди информации, обязательной для указания в авансовом отчете, присутствуют две даты: дата составления авансового отчета и дата его утверждения.
Есть также и даты на кассовых чеках, билетах, квитанциях, товарных чеках, бланках строгой отчетности, которые работник прилагает в качестве обоснования затрат.
Разберемся, о чем они могут рассказать налоговому инспектору, и как правильно оформить авансовый отчет, утверждение которого происходит позднее его составления.
Рассмотрим авансовый отчет: дата составления – это число по календарю, когда сотрудник составляет отчет о расходовании выданных ему подотчетных средств, прикладывает все чеки и квитанции, оформленные в соответствии с требованиями закона и подписывает бланк. Кстати, отчитаться за денежные средства, полученные подотчет, сотрудник обязан не более, чем через 3 дня после совершения покупки, оплаты услуги или возвращения из командировки.
Даты на подтверждающей расходы документации должны соответствовать отчетному периоду, указанному в распоряжении руководителя предприятия. Руководитель обязан в приказе о выдаче подотчетному лицу денежных средств указать срок, на который деньги выдаются сотруднику, и дату, когда работник обязан отчитаться за расходы.
Подписанный авансовый отчет сотрудник передает в бухгалтерию, где в установленный руководителем срок, он проверяется на правильность составления и соответствия подтверждающей документации требованиям закона.
Дата утверждения авансового отчета, что это за реквизит бланка отчетности за полученные подотчет суммы? Утверждение авансового отчета выражается в подписи руководителя на бланке предоставленной отчетности по расходам денежных средств, полученным сотрудником, после проверки этого отчета бухгалтером. Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета – она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя.
Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов. Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете.
Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке (при оплате суточных).
По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации.
В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.
Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета.
Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии.
Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании. Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.
Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя.
Авансовый отчет за расходы прошлых лет
При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета.
Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.
Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы.
К таким случаям относятся, например, предоставленные чеки за предыдущий год по затратам на долгосрочную командировку. В этом случае бухгалтеры авансовые отчеты проводят с опозданием.
Дата утверждения авансового отчета (расходы прошлых лет учитываются особым образом) в этом случае может совпадать с датой составления авансового отчета.
Авансовый отчет по дате утверждения за расходы прошлых лет учитывается бухгалтером на основании распоряжения руководителя компании.
Нарушение правил оформления авансовых отчетов за расходы прошлых лет могут негативно сказаться на заключении результатов проверки работы бухгалтерии предприятия после визита проверяющего инспектора.
Поэтому сотрудникам рекомендуется сдавать авансовый отчет вовремя, финансистам внимательно проверять все даты на чеках, квитанциях и накладных. Авансовые отчеты с расходами прошлых лет, учтенные с ошибками, инспектор может признать экономически необоснованными затратами и не зачесть такие расходы, что повлечет пересчет налогов, штрафные санкции и начисление дополнительных платежей.
Налоговики не советуют затягивать с авансовыми отчетами и утверждать их в течение месяца совершения расходов.
Авансовые отчеты по командировке за границу
Аванс для расходов в загранкомандировке на предприятии вправе получить лицо, которое заключило с организацией трудовой договор и не имеет задолженностей по предыдущим суммам, выданным этому лицу подотчет. Запрещено выдавать подотчет денежные средства лицам, не находящимся с организацией в трудовых отношениях, а также передавать для совершения расходов выданные деньги третьим лицам.
Выплата производится бухгалтером компании наличными денежными средствами через кассу, при этом кассир выписывает на имя сотрудника соответствующие документы. Деньги правомерно перечислить работнику на зарплатную банковскую карту, личную карту сотрудника или предоставить подотчетному лицу для расчетов корпоративную банковскую карту.
При необходимости предоставить денежные средства работнику для оплаты расходов в заграничной командировке, бухгалтер может выдать или перечислить работнику денежные средства в валюте (сотрудник также будет обязан собрать все чеки и квитанции, чтобы затем вложить их в авансовый отчет) на карточку. Подтверждение, что курсовая разница возникла, прикрепляется бухгалтером в виде пояснительной записке об изменении курса валюты за подписью руководителя к авансовому отчету.
В пояснительной записке рекомендуется указать, какая с момента перечисления валюты до даты утверждения авансового отчета возникла курсовая разница: положительная или отрицательная. Далее курсовую разницу бухгалтер учитывает в бухгалтерском учете.
Для предприятий, относящихся к бюджетной сфере, командировки оформляются по такому же алгоритму, что и в коммерческой организации.
Авансовый отчет (в бюджетном) по командировке за границу (в валюте также выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карту) оформляется с приложением оправдательной документации и пояснительной запиской в случае возникновения курсовой разницы.
Еще один особенный случай учета расходов на командировку относится к производственной практике студентов на дневной форме обучения. Одаренных учащихся некоторые учебные заведения направляют на практику в самые престижные подразделения предприятия, предоставляющего такую возможность, которые иногда функционируют не в том же городе России, где студент учится.
Если предприятие заинтересовано в студенте, как в перспективном сотруднике в будущем, руководитель организации вправе принять решение о направлении его на производственную практику за счет предприятия.
Возникает случай, когда студенту оплачивают проезд до места прохождения преддипломной практики из кассы предприятия. Надлежит ли в этом случае запросить с учащегося авансовый отчет? Что важнее: даты в билетах или даты по графику производственной практики студентов 2018 года обучения?
В рассматриваемом случае студент не связан с предприятием, направляющим его на практику, трудовыми отношениями. Находясь на дневной форме обучения, студент не вправе заключить трудовой договор с предприятием, соответственно, он не может от лица компании нести расходы в интересах организации. Поэтому выплаты на подобные цели предприятие может произвести только из чистой прибыли.
При оплате затрат на командировки из чистой прибыли, организация не ограничена законодательством документацией для подтверждения правомерности таких расходов. Поэтому даты на билетах и даты, указанные в графике производственной практики могут не совпадать, для налогового учета это не имеет никакого значения.
Выводы
Дата, когда отчет по авансам был составлен – обязательный реквизит авансового отчета, дата утверждения – таковым не является, но ее НК рассматривает, как точку отсчета для наступления налоговых последствий для организации.
Руководителю надлежит утвердить на предприятии алгоритм заполнения и учета отчетов по полученным авансам подотчет, прописать срок предоставления и порядок их утверждения.
Налоговики проверят правильность оформления авансовых отчетов и прикрепленную к ним подтверждающую документацию. Копии чеков и квитанции не будут приняты инспектором, как подтверждение затрат. Все неправильно оформленные отчеты не будут признаны проверяющим, бухгалтеру организации потребуется доначислить налоги, уплатить пени и штрафы.
Во избежание спорных ситуаций с налоговиками рекомендуется строго выполнять требования закона по выдаче подотчетных сумм и оформлению авансовых отчетов.
Источник: https://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/utverzhdenie_avansovogo_otcheta_bez_nalogovykh_riskov/71-1-0-2071
Заполняем авансовый отчет по командировке
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
https://www.youtube.com/watch?v=r5n81OXFThs
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.
Обязателен ли?
Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.
Правовые акты:
- Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
- Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)
Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:
- перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
- подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.
Как заполнить авансовый отчет о командировке 2018?
Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.
Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.
На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.
Требования к документу
Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?
Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.
Авансовый отчет-ao-1
Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.
Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.
Форма и разделы
Как правильно заполнить:
- Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
- Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).
Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.
Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.
Образец заполнения (пример)
Пример оформления авансового отчета по командировке 2018:
Пример заполнения авансового отчета
Кто подписывает и согласовывает?
Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.
Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.
Сроки сдачи
После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.
Сопроводительные документы
Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:
- Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
- Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
- Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
- Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
- Другие расходы, связанные с командировкой.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.
Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.
Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.
Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.
Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:
- Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
- Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
- Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.
Проводки
Далее будут использованы счета:
- 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
- 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
- 51 – «расчетный счет»;
- 50 – «касса»;
- 94 – «недостачи и потери предприятия».
Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:
- При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
- При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
- Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
- Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
- При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
- В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.
Нюансы составления при командировке за границу
Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.
Основные расходы при командировке за границу:
- Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
- Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
- Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
- Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
- Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.
Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.
Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.
Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.
Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.
Источник: https://kadriruem.ru/avansovyj-otchet-po-komandirovke/
Загрузка...
