Должностная инструкция специалиста по закупкам (2016) — все о налогах

Должностная инструкция специалиста по закупкам: образец

Узнайте об основных обязанностях специалиста по закупкам, скачайте образец должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ.

Специалист по закупкам – относительно молодая профессия, пришедшая на рынок с введением Закона о госзакупках № 44-ФЗ. Если ранее заниматься тендерами и госконтрактами мог любой сотрудник организации, имеющий соответствующие навыки, то сегодня специалист по закупкам в организации – это отдельная штатная должность, предполагающая наличие соответствующей квалификации.

Появление новой профессии на рынке всегда вызывает определенные трудности на первом этапе, в частности, не все организации до конца понимают, что конкретно входит в обязанности специалиста по закупкам и каков реальный круг его ответственности. Давайте во всем разберемся.

Для получения полного доступа к порталу Про-госзаказ.ру, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет не больше минуты. Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:

Специалист по закупкам в организации

Строго говоря, специалисты по закупкам (менеджеры по закупкам, специалисты по материально-техническому снабжению) не являются чем-то новым и необычным, такие работники всегда были в организациях, в том числе, государственных и муниципальных. Основная задача таких людей – обеспечение всех материально-технических нужд компании.

Главное отличие новой должности в том, что основная задача специалиста по закупкам в государственной или муниципальной организации – работа с государственными контрактами в рамках 44-ФЗ. Такая работа требует особой квалификации, именно поэтому выделена в отдельную должность.

Таким образом, специалист по закупкам в государственной (муниципальной) организации – это человек, который занимается тендерной деятельностью: размещением тендеров, поиск поставщиков, документальное сопровождением госконтрактов и т.д. В круг обязанностей специалиста по закупкам входит все, что касается организации тендеров и подписания госконтрактов. В своей деятельности специалист по закупкам должен опираться на нормы, прописанные в Законе 44-ФЗ.

На сегодняшний день существует два профессиональных стандарта, которые регулируют уровень квалификации работников сферы закупок: «Специалист в сфере закупок» и «Эксперт в сфере закупок».

Данные стандарты применяются для целой группы должностей, среди которых специалист по закупкам, старший специалист по закупкам, контрактный управляющий, консультант по закупкам и другие.

В зависимости от уровня квалификации меняется круг обязанностей и уровень ответственности работника.

Что хочет соискатель и что готов предложить заказчик

Если вы хотите работать контрактным управляющим — будьте готовы к высоким требованиям работодателя. Когда заказчик ищет контрактного управляющего, он смотрит на образование, опыт и квалификацию.

Старый опыт работы в закупках не подойдет, с 2017 года контрактным управляющим может работать только тот, кто прошел обучение по Закону № 44-ФЗ. Работодатели, как правило, требуют, чтобы кандидат имел не менее 100 часов курсов повышения квалификации по Закону № 44-ФЗ.

Опыт работы с ЕИС — тоже одно из основных требований. Причем обычно нужно еще и знание региональной системы, например, ЕАИСТ или ЕАСУЗ.

— Из статьи журнала «Госзакупки.ру» «Я – контрактный управляющий. Ожидания и реальность»

Важно

Закон 44-ФЗ требует от заказчика введения должности контрактного управляющего или формирования целой контрактной службы.

Работник, выполняющий в организации обязанности контрактного управляющего, может иметь должность с другим наименованием, например, «специалист по закупкам».

По сути, специалист по закупкам выполняет функционал контрактного управляющего, это взаимозаменяемые понятия со схожими должностными обязанностями.

Требования к специалисту по закупкам в рамках 44-ФЗ:

! Специалист по закупкам должен иметь профильное образование. Это может быть среднее специальное, высшее, дополнительное образование по соответствующей специальности или утвержденные государством курсы повышения квалификации.

! Работник должен обладать необходимыми практическими и теоретическими знаниями, которые включают в себя:

знание Закона 44-ФЗ и других нормативно-правовых актов, регулирующих работу с госконтрактами;
знание основ бухгалтерского учета;
умение работать с документами (составление, редактирование и т.д.);
знание основ информатики в объеме, необходимом для свободной работы с электронными площадками;
знание основ экономики в части ценообразования. Это необходимо для грамотного выполнения обязанностей.

! Специалисты по государственным закупкам должны иметь успешный опыт работы с государственными контрактами (успешно проведенные и заключенные тендеры).

Все эти требования основаны на положениях Закона 44-ФЗ и должны быть отражены в должностной инструкции специалиста по государственным закупкам.

↻ Вернуться к началу

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Должностная инструкция специалиста по закупкам – это внутренний документ организации, в котором изложены основные требования к соискателю на должность специалиста по закупкам, описан круг его должностных обязанностей, прописаны его права и степень ответственности за выполненную работу.

Наличие должностной инструкции является обязательным для предприятия, которое планирует включить в штат должность специалиста по закупкам и принимать участие в тендерах. Кроме того, в отличие от трудового договора, должностная инструкция позволяет конкретизировать и четко прописать все обязанности специалиста по закупкам, а также уровень его ответственности.

Стандартная форма должностной инструкции специалиста по закупкам содержит разделы:

❶ Общие положения. Общие сведения о должности и ряд общих требований к кандидатам. Здесь же оговаривается порядок назначения на должность и снятия с нее. Требования к квалификации работника могут быть отражены в разделе «Общие сведения» должностной инструкции или же вынесены отдельный пункт.

❷ Трудовые функции. Общий круг обязанностей, который предстоит выполнять специалисту по закупкам.

❸ Должностные обязанности. Обязанности специалиста в рамках конкретной должности в организации.

❹ Права. Права, которыми обладает специалист по закупкам в рамках своей должности.

❺ Ответственность. Круг нарушений и степень ответственности за них в случае неисполнения специалистом по госзакупкам своих прямых обязанностей.

❻ Заключительные положения.

Должностная инструкция специалиста по закупкам 44-ФЗ разрабатывается на основе соответствующего Закона, а также с учетом требований законодательства к форме и содержанию должностных инструкций специалистов на предприятии. За основу должны быть взяты уже упомянутые стандарты: «Специалист в сфере закупок» и «Эксперт в сфере закупок».

Закон 44-ФЗ не устанавливает конкретные требования к форме и составу должностных инструкций, поэтому документ формируется в соответствии со сложившейся в этой отрасли практикой. По желанию заказчика в текст должностной инструкции могут быть внесены изменения, однако они не должны противоречить требованиям закона.

Важно включить в должностную инструкцию специалиста по закупкам и порядок ее пересмотра и изменения.

↻ Вернуться к началу

Обязанности специалиста по закупкам

Основным параметром, описываемым в должностной инструкции специалиста по закупкам в рамках 44-ФЗ являются его должностные обязанности. В широком смысле специалист по закупкам (контрактный управляющий) в рамках должностных инструкций должен заниматься всем, что связано с госконтрактами, от момента формирования плана-графика и до окончательного подписания контракта.

Тем не менее, при наличии на предприятии нескольких специалистов с разным уровнем квалификации, их обязанности могут быть разделены на сектора, что должно быть обязательно отражено в должностной инструкции специалиста по закупкам.

Таким образом, в должностной инструкции специалиста по госзакупкам 44-ФЗ должно быть обозначено, что он выполняет следующие трудовые функции:

① Предварительный сбор информации о потребностях в товаре, работах или услугах, их стоимости и доступности на рынке.

② Подготовка закупочной документации.

③ Обработка результатов закупки и заключение контакта.

Исходя из функций, вытекают конкретные трудовые обязанности, которые могут быть прописаны в должностной инструкции специалиста по закупкам 44-ФЗ.

У нас объем закупок до 100 млн рублей. Можно ли назначить двоих контрактных управляющих?

Основные обязанности специалистов по закупкам в рамках 44-ФЗ:

Подготовка плана закупок, плана-графика, формирование всей необходимой документации для размещения тендера в Единой информационной системе (ЕИС).
Организация общественного обсуждения закупки, внесение изменений в планы и планы-графики по результатам общественного обсуждения.
Подготовка полного пакета документов для конкретной закупки: извещения, проект контракта, приглашения и т.д. размещение всех подготовленных документов в Единой информационной системе.
Сопровождение закупки (тендера) на всех этапах: рассмотрение заявок, проведение аукциона, заключение контракта.
Размещение в Единой информационной системе отчета заказчика и других необходимых документов.
Участие в судебных разбирательствах, связанных с тендерами конкретной организации.
Взаимодействие с контролирующими органами (ФАС и другими).
Консультирование поставщиков, поиск и привлечение экспертов в конкретных отраслях экономики для организации тендеров (если это необходимо).

В должностных инструкциях данные обязанности могут быть разделены на группы и конкретизированы.

Согласно требованиям законодательства, работник, претендующий на должность специалиста по закупкам, должен ознакомиться с должностной инструкцией до того, как подпишет трудовой договор. Поставленная подпись означает, что человек ознакомился с представленной ему должностной инструкцией и согласен с ней.

↻ Вернуться к началу

Ответственность специалиста по закупкам

Специалист по закупкам несет ответственность за свою деятельность. Должностная инструкция специалиста по закупкам должна в обязательном порядке содержать раздел об ответственности работника за нарушение своего трудового договора, невыполнение обязанностей, а также причинение материального или иного ущерба организации в ходе осуществления закупок.

Кроме того, работодатель имеет право периодически проводить проверки контрактных управляющих (специалистов по закупкам) с целью выявить, насколько полно человек выполняет свои обязательства перед работодателем, нет ли нарушений должностной инструкции. Данное положение также должно быть отражено в документе.

Должностная инструкция специалиста по закупкам в 2017 году – это основной документ, который регулирует круг обязанностей контрактного управляющего на государственном или муниципальном предприятии. Чем более четко и подробно составлена должностная инструкция, тем меньше проблем возникнет при работе непосредственно с государственными контрактами.

↻ Вернуться к началу

Практические разъяснения и рекомендации от ведущих экспертов в сфере закупок вы найдете в журнале «Госзакупки.ру»

Источник: https://www.pro-goszakaz.ru/article/103020-doljnostnaya-instruktsiya-spetsialista-po-zakupkam-obrazec

Должностная инструкция специалиста по закупкам 223-ФЗ + образец 2018

Каждая компания, которая приобретает товары и услуги в соответствии с нормами 223-ФЗ, должна иметь в своем штате специалиста по закупкам. Он отвечает да проведение всех процедур и соблюдение требований законодательства. Действовать такой сотрудник может только в рамках должностной инструкции. Поэтому всем заказчикам нужно помнить особенности такого документа и правила его составления.

Должностной инструкцией называют внутренний документ компании, в котором определяются требования к сотруднику, круг его обязанностей и полномочий. Она необходима для официального закрепления границ ответственности специалиста по закупкам.

С ее помощью при необходимости работодатель сможет применять к работнику меры дисциплинарного взыскания. Инструкция необходима и самому сотруднику. Из нее человек может понять, что именно от него требуется и какими правами он обладает.

Данный документ должен соответствовать требованиям 223-ФЗ, Налогового и Трудового Кодексов России.

С 2016 года в силу вступили поправки в Трудовой Кодекс, согласно которым заказчики при составлении должностной инструкции должны руководствоваться профессиональными стандартами.

Они разработаны Министерством труда РФ и закреплены приказом №625н от 10.09.15г. В нем прописаны требования к сотрудникам и его функции.

Требования

Каждый специалист по закупкам должен иметь не только высшее образование, но и переобучение для работы в сфере государственных закупок. Требование об обязательном регулярном повышении квалификации законодательно отменено.

Чаще на должность специалиста по закупкам назначаются люди, имеющие достаточный опыт практической работы в этой области. Они должны обладать хорошими аналитическим способностями, знать все требования законодательства, уметь работать с ЕИС и электронными торговыми площадками, быть способны быстро принимать решения в сложных ситуациях.

Ключевые правила оформления

Должностная инструкция составляется и визируется руководителем организации. В ней прописываются все функции, права и обязанности специалиста по закупкам. Предусматривается так же ответственность работника за нарушение инструкции или несоблюдение требований законодательства.

Инструкция составляется в соответствии с требованиями нормативов ведения деловой документации. В шапке прописывают реквизиты компании, а также данные ее руководителя. В конце документ обязательно подписывается работодателем и работником.

Работодатель имеет право вносить корректировки в инструкцию. Причем такая возможность должна быть обязательно прописана в первоначальном варианте документа. С любыми изменениями работника обязаны ознакомить. Он в свою очередь ставит на документе свою подпись, подтверждающую согласие с обновленными правилами.

Содержание

Конкретные правила формирования инструкции в законе не прописаны. Поэтому работодатель вправе самостоятельно выбирать форму составления документа. Чаще его делят на несколько ключевых разделов:

Общие положения. В этом параграфе приводятся некоторые важные сведения о работе, прописывается порядок назначения на должность сотрудника и вероятность снятия с нее. Предусматривается лицо, которое будет заменять основного сотрудника во время отпуска или нахождения на больничном.
Функции сотрудника. Прописываются все обязанности специалиста по закупкам. Работник отвечает за приобретение всех товаров и услуг, в которых нуждается организация, исполнение всех требований законодательства, а также ведение соответствующей отчетности.
Должностные обязанности. Работник должен обеспечивать проведение всех закупочных процедур, отвечать за ведение и хранение документации, организовывать работу на электронных торговых площадках, составлять планы закупок, осуществлять поиск и выбор поставщика, анализировать предложения поставщиков, отвечать за заключение контракта и контролировать его исполнение.
Права сотрудника. Специалист по закупкам имеет право знакомиться с решениями руководителя организации и получать всю необходимую информацию, вносить предложения, взаимодействовать со всеми структурными подразделениями компании.
Ответственность. Работник несет ответственность за неисполнение требований инструкции, совершение в процессе своей деятельности правонарушений, причинение ущерба организации.
Оценка эффективности труда. В этом разделе приводятся показатели, которые помогут руководителю оценить эффективность работы сотрудника.

Специалист по закупкам должен быть ознакомлен с должностной инструкцией до момента подписания трудового договора. Иногда инструкция не оформляется в виде отдельного документа. Она может стать частью трудового договора.

Оценка эффективности труда

Одним из важных пунктов должностной инструкции становится оценка эффективности работы специалиста по закупкам. Конкретного показателя, имеющего количественное выражение, не существует. Поэтому работодателю приходится оценивать целый комплекс параметров.

Руководитель компании изучает соблюдение работником требований законодательства. При их нарушении могут применяться меры дисциплинарного взыскания. В отдельных ситуациях наступает административная или уголовная ответственность.

При оценке эффективности работы сотрудника во внимание принимается его ответственность, умение правильно организовать рабочий процесс, применять все теоретические знания на практике.

Учитывается количество жалоб, поданных со стороны поставщиков, а также претензий со стороны контролирующих органов. Анализируется грамотность ведения специалистом документооборота.

По результатам оценки всех показателей работник может быть премирован или оштрафован.

Должностная инструкция – важный документ, без которого специалист по закупкам не может приступить к работе. От грамотности ее составления во многом будет зависеть правильность ведения закупочной деятельности.

Скачать образец должностной инструкции

Источник: https://GoszakupkiRF.ru/formy-i-shablony/230-dinstr-223

Составляем должностную инструкцию для специалиста по госзакупкам

В организации, которая занимается госзакупками, должен быть отдельный специалист по этому вопросу. Для него нужно составить должностную инструкцию, в которой будет определен круг его обязанностей и ответственности. Сделать это грамотно поможет эта статья.

Если организация занимается проведением тендеров и заключением государственных контрактов, в ее штатном расписании обычно есть должность специалиста по закупкам.

Специальность эта сравнительно молодая: она появилась после начала действия Федерального закона о госзакупках № 44. Это отдельная штатная должность, для которой разработан профессиональный стандарт, а значит, и установлены требования к необходимым квалификации и опыту.

Поэтому для такого сотрудника должна быть разработана и утверждена соответствующая должностная инструкция.

Когда необходима должностная инструкция для специалиста по госзакупкам

Если учреждение или организация решили ввести в штатное расписание отдельного специалиста, который будет заниматься исключительно вопросами, связанными с проведением закупок по закону № 44-ФЗ, для него необходимо разработать отдельную должностную инструкцию. При этом в организации уже могут быть такие должности, как:

менеджеры по закупкам;
специалист по материально-техническому снабжению.

Эти сотрудники обычно всегда есть в организациях, в том числе государственных и муниципальных. Они занимаются обеспечением всех материально-технических нужд и иначе их называют «снабженцы».

От специалиста по госзакупкам они отличаются тем, что его задача состоит в оформлении государственных контрактов в рамках № 44-ФЗ.

Для этого требуется не просто особая квалификация, но и соответствие новым профстандартам, утвержденным Минтрудом:

«Специалист в сфере закупок»;
«Эксперт в сфере закупок».

По закону 44-ФЗ, такой специалист должен быть в каждой муниципальной или государственной организации. Организации, принимающие участие в тендерах в качестве поставщиков, также могут ввести такую должность.

При этом отдельная должностная инструкция нужна, если обязанность по управлению госзакупками является для работника основной.

Если он совмещает несколько должностей, то можно дополнить уже утвержденные требования к работе (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Требования к специалисту по госзакупкам

Чтобы человек мог претендовать на должность в рамках закона 44-ФЗ, он обязательно должен иметь:

Профильное образование (среднее специальное, высшее, дополнительное) в зависимости от уровня должности. Допускается окончание курсов повышения квалификации, утвержденных на государственном уровне.
Достаточные практические и теоретические знания требований закона 44-ФЗ и подзаконных нормативно-правовых актов в сфере госзакупок.
Опыт работы с государственными контрактами.
Навыки бухгалтерского учета и знание документооборота (составление и редактирование документов).
Знание основ экономики и ценообразования.

Все эти условия должны быть отражены в соответствующей инструкции.

Кто утверждает должностную инструкцию

Этот документ каждая организация или учреждение разрабатывает самостоятельно, поэтому он является внутренним. Утвердить такой акт должен руководитель организации-работодателя.

К форме и составу должностных инструкций законодательством требований не установлено, поэтому каждый работодатель имеет возможность разработать этот документ в соответствии со своими предпочтениями и практикой, сложившейся в отрасли.

Пример составления должностной инструкции

Структура документа обычно включает несколько разделов:

Общие положения (порядок назначения на должность, подчинение и требуемый опыт).
Функциональные обязанности сотрудника (должны быть прописаны в соответствии с законом № 44-ФЗ).
Права работника (требования Трудового кодекса).
Ответственность работника.
Условия работы (режим и порядок проведения спецоценки условий труда).

Подписать разработанную инструкцию должен начальник структурного подразделения, куда трудоустроен сотрудник. Содержание документа должно быть согласовано с юридической службой. Сам работник должен быть ознакомлен с ней под подпись. Один экземпляр он обязательно должен получить на руки.

Сверху документа должны быть указаны данные организации (в левом углу) и стоять виза руководителя (в правом углу). Ниже располагается название.

Далее в разделе «Общие положения» нужно указать:

порядок назначения на должность специалиста по госзакупкам и освобождения от нее;
подчинение работника;
требования к стажу;
требования к знаниям.

Следующий раздел «Функциональные обязанности» может быть объемным, поскольку в нем нужно перечислить абсолютно все, что входит в обязанности сотрудника. Но можно сделать его и лаконичным, как в приведенном примере, главное, чтобы он соответствовал требованиям 44-ФЗ.

В разделе «Права» не забываем указать на право повышения квалификации и доступа к необходимой информации из других отделов организации.

Раздел «Ответственность» содержит сведения о том, какие нарушения караются по нормам трудового законодательства, а какие — по нормам гражданского или внутренних нормативных актов.

Далее нужно написать об условиях труда, указать, на основании чего утвержден документ. В самом конце идут подписи непосредственного начальника, виза юридического отдела и подпись самого работника с датой ознакомления.

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам

Скачать

Источник: https://goscontract.info/podgotovka-k-tenderu/sostavlyaem-dolzhnostnuyu-instruktsiyu-dlya-spetsialista-po-goszakupkam

Специалист по закупкам: обязанности, требования, обучение, профессиональный стандарт специалист в сфере закупок

Здравствуйте, уважаемые читатели. В предыдущей статье мы с Вами подробно рассмотрели специальность «специалист по тендерам». В данной статье мы с Вами рассмотрим такую специальность, как «специалист по закупкам».

Несмотря на схожесть названий специальностей «менеджер по тендерам» и «менеджер по закупкам» это другая сторона медали данной деятельности, а именно деятельность по закупке товаров, работ, услуг через тендеры, но уже со стороны заказчика.

Специалист по закупкам обязанности. Специалист по закупкам осуществляет деятельность на размещение заказа на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) для обеспечения государственных нужд в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

К обязанностям специалиста по закупкам относится также организация работы по подготовке аукционной, конкурсной документации, извещений о проведении запроса котировок, претензионно-исковая работа, представление интересов организации на заседаниях в УФАС, размещение государственного заказа на общероссийском официальном сайте, правовой анализ банковских гарантий, работа на электронных торговых площадках, разработка технических заданий, участие в формировании плана закупок и плана-графика, размещение отчетов об исполнении контрактов, ведение реестра контрактов.

Требования к специалисту по закупкам.
Проведя анализ размещенных вакансий «специалист по закупкам» можно выделить основные требования, которые работодатель предъявляет к кандидатам:

Высшее образование (техническое, экономическое, финансовое, юридическое)
Знание 223-ФЗ и 44-ФЗ
Повышение квалификации по дополнительной профессиональной
программе в сфере закупок (не менее 120 академических часов)
и/или профессиональная переподготовка в сфере закупок
Опыт разработки закупочной документации
Умение работать с подсистемами ЕАИСТ, с ООС (zakupki.gov.ru) и электронными торговыми площадками
Знание ПК на уровне уверенного пользователя

Это основные требования к специалисту по закупкам, которые можно выделить из размещаемых вакансий по данной специальности.

Профессиональный стандарт специалист в сфере закупок.
10 сентября 2015 года Приказом Минтруда России № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок» введен в действие новый профстандарт.

С 1 июля 2016 года работодатели будут обязаны применять профессиональные стандарты в части требований к квалификации работника и будут обязаны руководствоваться стандартом при:

формировании кадровой политики;
организации обучения и аттестации работников;
заключении трудовых договоров;
разработке должностных инструкций и установлении систем оплаты труда.

В стандарте определены не только функции, но требование к образованию, опыту работы должности специалист по закупкам, а также выделено несколько обобщенных трудовых функций:

3.1 Организация работы в сфере закупок Поставщика (подрядчика, исполнителя) 3.1.1 Обеспечение процедуры закупки 3.1.2 Поиск и отслеживание закупок в соответствии с направлением деятельности 3.1.3 Участие в закупочном цикле поставщика (подрядчика, исполнителя) 3.1.

4 Администрирование электронных подписей и работа на электронных торговых площадках 3.1.5 Осуществление поставки товара (выполнения работы, оказания услуги) 3.1.5 Экспертное консультирование 3.2 Организация процессов по управлению закупками для собственных нужд 3.2.1 Планирование закупок 3.2.

2 Поиск, выбор и оценка поставщиков 3.2.3 Анализ и мониторинг рынка закупок 3.2.4 Администрирование закупочного цикла (Покупатель) 3.2.5 Анализ предложений поставщика (подрядчика, исполнителя) 3.2.6 Администрирование электронных подписей и работа на электронных торговых площадках 3.2.7 Заключение и исполнение контракта 3.

2.8 Приемка и контроль качества закупки 3.2.9 Аудит качества закупочной деятельности

3.3 Общее руководство по управлению закупками

Специалист по закупкам зарплата.
Средняя зарплата специалиста по закупкам в Москве составляет 47 000 рублей, по Санкт-Петербургу 41 000 рублей, если анализировать зарплаты в целом по России, то средний уровень зарплаты данной должности составит уже 34 000 рублей. Представленные данные актуальны на момент написания статьи.

Курсы специалист по закупкам. На данный момент на рынке существует множество курсов, семинаров для специалистов по госзакупкам.

Первый распространенный минус таких курсов это высокая цена, и второй существенный минус, который следует отметить это очное обучение с отрывом от работы.

Наиболее современный и эффективный способ обучения на данный момент является онлайн обучение с поддержкой и обратной связью преподавателей. При этом нет необходимости присутствовать на обучении очно и тратить время на дорогу, достаточно иметь компьютер и выход в интернет.

Если Вы желаете повысить свою квалификацию в закупках или приобрести знания и умения и как следствие работу на должности «специалист по закупкам», то рекомендую пройти обучение в данной школе.

Источник: https://tenderoviki.ru/tenderovedenie/spezialist-po-zakupkam.html

Что должна содержать должностная инструкция специалиста по закупкам: образцы документов

В последнее время вакансия специалиста по закупкам стала все больше мелькать на сайтах поиска работы. Однако далеко не каждый соискатель правильно понимает, что из себя представляет работа в этой должности, и что обязан знать сотрудник, занимающийся закупками.

О том, какие положения содержатся в должностной инструкции специалиста по закупкам, и как ее правильно составить, мы сегодня и поговорим.

Как составить: общие положения

Должность специалиста в сфере закупок по-другому именуется менеджером по снабжению и является сравнительно «молодой» на рынке труда. Суть работы этого специалиста заключается в том, чтобы обеспечивать предприятие необходимыми товарами или сырьем.

Текст стандартной должностной инструкции начинается с раздела «Общие положения» и включает в себя базовые требования, предъявляемые работнику в должности снабженца:

уровень образования и возраст;
опыт работы;
практические навыки;
знание законодательства (трудового и связанного с его деятельностью), а также внутренних актов предприятия.

Кроме того, в общих положениях инструкции содержатся основные кадровые моменты: как специалист назначается на должность и освобождается с нее, кому непосредственно подчиняется, какое место занимает в структуре организационно-штатного расписания предприятия, кто будет его замещать на время отсутствия и др.

Должностные обязанности: на что имеет право специалист по закупкам и его ответственность

Раздел должностной инструкции «Обязанности» определяет:

перечень задач, которые специалист должен решать, сотрудничая с поставщиками, клиентами и партнерами;
по каким вопросам должен взаимодействовать с другими сотрудниками предприятия;
какие полномочия относятся исключительно к функциям специалиста по закупкам, и только он может их выполнять;
правила, по которым работник должен отчитываться по выполненной работе;
круг обязанностей сотрудника при выполнении приказов руководителей.

Практические обязанности данного специалиста обширны, поскольку возлагаемых на него трудовых функций несколько. Основной из них является предварительный сбор информации о потребностях, ценах на товары, работы и услуги. Сюда включаются такие обязанности, как:

обработка и анализ данных о ценах на товары, работы, услуги;
подготовка и направление приглашений к контрагентам с целью определения поставщика, подрядчика или исполнителя;
определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;
обработка и хранение информации и документов, полученных от контрагентов.

Не менее важна подготовка закупочной документации для участия в тендерах. Для осуществления этой функции на специалиста по закупкам возлагаются обязанности по:

подготовке требований к закупке;
составлению закупочной документации;
размещению закупки в единой информационной системе;
проведению торгов.

Отдельно стоит выделить анализ результатов закупки и подписание контракта. На этом этапе работник должен:

определить победителя в закупке;
заключить с ним контракт (урегулировав все спорные моменты);
составить документы по приемке;
проконтролировать процесс поставки товаров или выполнения работ, оказания услуг.

В должностной инструкции важно подробно расписать круг обязанностей в рамках каждого направления деятельности специалиста по закупкам.

Права специалиста по закупкам не имеют специфики. В инструкции должны содержаться неотъемлемые права работника, занимающегося менеджментом:

обсуждать проекты решений руководства компании и участвовать в совещаниях по этому поводу;
уточнять у непосредственного руководителя суть данных поручений;
выполняя поручение руководителя, запрашивать у коллег необходимую для работы информацию и документы;
знакомиться с проектами решений руководства, непосредственно связанными с выполняемой им функцией и предлагать руководству улучшить организацию своего труда;
вправе вносить любые предложения на рассмотрение руководителю, касающиеся его деятельности.

Отдельным разделом следует прописать круг ответственности специалиста. Как правило, сотрудник отвечает за:

выполнение закупочного плана на каждый месяц и его обеспечение;
выполнение правил внутреннего распорядка и соблюдение стандартов дисциплины;
совершение сделок в рамках своей компетенции, подписание договоров;
соблюдение требований пожарной безопасности, правил техники безопасности;
выполнение всех поручений руководства и издаваемых им указаний, инструкций, распоряжений, других актов.

За несоблюдение указанных положений на работника должны налагаться меры правового воздействия:

административная ответственность за разглашение корпоративной тайны, которую предприятие относит к таковой в специальных документах (является собственностью организации);
материальная ответственность по нормам гражданского права за нанесение ущерба имуществу предприятия или его деловой репутации;
дисциплинарная ответственность за пренебрежительное отношение к своим должностным обязанностям, закрепленным в должностной инструкции и действующих законодательных актах Российской Федерации.

Образцы должностной инструкции

Типовая

С примером типовой инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/ZjtX3mD-3ULaQ4

Бюджетного учреждения

По следующей ссылке мы разместили инструкцию для сотрудника бюджетного учреждения: https://yadi.sk/i/igjIA0_l3ULaST

Ведущего специалиста

Трудовые функции ведущих специалистов выглядят так: https://yadi.sk/i/YVGlhma93ULaik

Важно не только подробно составить текст должностной инструкции, но и подписать этот документ у руководителя предприятия, а затем ознакомить с ним сотрудника под роспись. В противном случае инструкция будет считаться недействительной.

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/specialista-po-zakupkam.html

Специалист по закупкам, должностные обязанности

Управление закупками на предприятии регулирует поток товаров и услуг и обрабатывает все данные, связанные с общением с поставщиками.

Для достижения результатов необходимо знание цепочки поставок, коммерческого и налогового прав, порядка выставления счетов, порядка формирования запасов, а также знание вопросов транспортировки и логистики.

Помимо хорошего знания приобретаемых товаров и услуг, специалисты по закупкам также должны уметь планировать, осуществлять и контролировать стратегии закупок, все эти должностные обязанности помогут их предприятиям стать более прибыльными.

Поиск надежных поставщиков является важной частью управления закупками. Руководители, агенты и специалисты по закупкам обычно узнают о новых товарах и услугах из Интернета, а также на выставках и конференциях.

По возможности они встречаются с потенциальными поставщиками на их заводах. Знание иностранных языков может быть полезным при поиске поставщиков заграницей.

Специалисты, работающие в этой отрасли, всегда должны оценивать потенциальных поставщиков с точки зрения их способности поставить качественный товар по приемлемой цене и точно в срок.

Навыки и обязанности специалиста по закупкам

Специалисты по управлению закупками должны уметь:

хорошо вести переговоры
понимать техническую информацию о продукте
обладать хорошими математическими способностями
уметь работать с электронными таблицами
понимать методы маркетинга
уметь брать на себя ответственность и самостоятельно принимать решения

Чтобы преуспеть в этой области, необходимо иметь хорошие лидерские качества, а для занятия более высоких должностей часто необходима степень магистра, связанная с управлением.

Для работы на позициях начального уровня, таких как младшие специалисты, по закупкам, помощники специалистов по закупкам, а также менеджеры отдела снабжения, часто требуется высшее образование и некоторые знания о товаре.

Например, в Северной Америке для работы на позициях начального уровня крупные поставщики могут потребовать наличие степени бакалавра.

Как правило, сотрудники проходят обучение и различные тренинги по продажам, затем по общему контролю, бухгалтерии и контролю запасов.

Профессиональные звания в этой области включают в себя титулы Дипломированного специалиста по закупкам — Certified Purchasing Professional (CPP) в США и Certified Professional Purchaser (CPP) в Канаде.

Руководители отдела закупок, специалисты по закупкам, специалисты отдела материально-технического снабжения контролируют бюджет, руководят персоналом, и могут, как анализировать методы закупок, так и заключать контракты с поставщиками.

Эти профессионалы своего дела обязаны разбираться в следующих аспектах:

налоговое право
тенденции в области закупок
этика в области закупок
вопросы глобального аутсорсинга

Специалисты по закупкам и менеджеры отделов снабжения обычно занимаются конкретными вопросами, связанными с закупками, когда как руководители обычно осуществляют общий контроль, включая контроль над менеджерами отделов снабжения. Однако должности и обязанности в разных отраслях и разных компаниях сильно отличаются.

Специалисты по закупкам должны уметь выбирать товар, который захотят купить потребители, поэтому они обязаны разбираться как в тенденциях, так и в экономических условиях, которые влияют на покупательную способность. Те, кто работают в небольших магазинах, могут отвечать за закупки всего ассортимента, тогда как сотрудники крупных компаний могут отвечать только за закупку нескольких конкретных товаров.

Специалисты по закупкам могут работать совместно с рекламным отделом над рекламной кампанией продуктов, которые они закупают. Важной частью этой работы является дальнейший контроль, так как их ответственность не заканчивается в момент покупки товара.

Например, специалисты должны контролировать то, что товары, которые они закупили, расставлены так, чтобы привлечь покупателя. Специалисты по закупкам должны отслеживать как потребности клиентов в новых товарах, так и то, как хорошо они распродаются.

Источник: https://fnow.ru/articles/spetsialist-po-zakupkam-dolzhnostnye-obyazannosti

Должностная инструкция специалиста по закупкам: образец :

В данной статье будет детально рассмотрена такая должность, как специалист по закупкам, в частности – его должностная инструкция.

Это документ, который сотруднику предоставляет сама компания и в котором четко прописываются все его права и обязанности, правила осуществления трудовой деятельности, определение границ ответственности в случаях нарушений рабочего порядка и другие локальные нормативные вещи, необходимые для изучения перед непосредственным вступлением в должность. Необходимо знать, как правильно написать данную инструкцию и из чего она состоит, а также рассмотреть все функции человека, выполняющего данную работу. Также в данной статье будет представлена должностная инструкция специалиста по закупкам в образце, поэтому читатель сможет не только узнать о специфике трудовой деятельности этого работника, но и посмотреть на то, как выглядит такой важный для этой должности (впрочем, как и для любой другой) внутренний юридический документ.

Федеральный закон

Вся информация о рассматриваемых в данной статье должностях и соответствующих им инструкциях основана на Федеральном законе Российской Федерации, посвященном системе контрактов в области товарооборота, закупок, осуществления работ и услуг, обеспечивающих нужды государства и муниципальных структур. Номер этого закона – 44, а принят он был пятого апреля 2013 года. Соответственно, должностная инструкция специалиста по закупкам с 44 ФЗ связана напрямую, равно как и та же инструкция для менеджера по снабжению.

Специалист по закупкам и менеджер материального снабжения

Специалиста по закупкам в данной статье в некоторых местах мы будем сравнивать со схожей должностью, которая называется “менеджер по снабжению” по причине наличия у них весомых точек пересечения и для полного охвата темы. Должностные инструкции специалиста по организации закупок и снабжающего менеджера также весьма схожи.

Специалист по закупкам, как и менеджер, отвечающий за снабжение в рамках своей компании – это практически новая профессия: по крайней мере, она куда моложе многих других специальностей из этой трудовой коммерческой сферы.

Впрочем, это вовсе не означает, что до их появления в специалистах подобного толка не было абсолютно никакой нужды: она была, и люди выполняли те же задачи и раньше в различных организациях и на предприятиях (как правило, связанных с промышленным производством), только само название должности было другим.

Сотрудников, которые сейчас именуются специалистами по закупкам, тогда называли инженерами, отвечающими за материальное и техническое обеспечение своего предприятия всем необходимым для успешного осуществления его деятельности.

Род деятельности данных специалистов

Прежде чем детально пройтись по должностной инструкции специалиста по закупкам и его коллеги в лице обеспечивающего организацию менеджера, равно как и по всем аспектам их трудовой деятельности, следует вкратце описать, чем они оба вообще занимаются.

Если свести к общему знаменателю все функции рабочей деятельности данных специалистов, не производя глубокий анализ (поскольку он будет представлен ниже) всех тонкостей их труда в рамках конкретного предприятия с определенным материальным состоянием, то можно выделить главную, первостепенную задачу, которая перед ними стоит.

Как уже можно было догадаться, задача эта заключается в своевременном и систематически постоянном обеспечении головного предприятия материальными ценностями, необходимыми ему для поддержания трудовой системы.

Проще говоря, данные специалисты занимаются непрерывными поставками сырья, требуемого спецификой производства его организации.

Это не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд.

За обеспечением предприятия различными товарами и прочими материальными продуктами стоит серьезная работа, включающая в себя огромное множество сопутствующих обязанностей, таких как: проведение анализа ценовых и качественных преимуществ того или иного поставщика, их непосредственный поиск и установление и поддержание договора, слежение за всеми текущими проходящими сделками и их сопровождение с целью обеспечения высокого уровня безопасности и продуктивности в плане получения фирмой заявленной прибыли, а также многое другое.

Разница между специалистом и менеджером

Очень часто, то есть практически в большинстве случаев, наниматели каких бы то ни было организаций не воспринимают должности специалиста по закупкам и менеджера по снабжению как имеющие какие-то различия между собой.

Фактически большая часть работодателей воспринимает эту пару как синонимичный тандем, хотя есть и те, кто так не думает.

Если же оперировать более деловым подходом к должностному восприятию трудовой дифференциации этих работников, то получается следующее:

Специалист по закупкам – это сотрудник компании, который напрямую занимается обеспечением этой компании теми материалами и товарами, которые соответствуют роду ее производительной деятельности (к примеру, если такой сотрудник работает на фабрике по изготовлению мебели, он должен следить за поставками на склады своего предприятия древесины, лака и других материалов, необходимых конкретно в данном случае).
Менеджер по снабжению – это сотрудник компании, который напрямую занимается всеми возникающими вопросами по доставке других, не связанных с самой деятельностью организации материальных ценностей (к примеру, это могут быть канцелярские товары для офисной работы управляющих менеджеров, запасы продовольствия для ежедневного обеспечения питания в столовой и т. п.).

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Будучи таким же первостепенно важным и главенствующим внутренним юридическим документом организации по части сотрудников рассматриваемой должности, как и трудовой договор, оформляемый между работником и его нанимателем, должностная инструкция любого работника является основным перечнем всех необходимых для ознакомления и изучения правил, прав, обязанностей и других вещей и деталей, касающихся конкретной должности, которую этот документ описывает. Это важно учитывать, поскольку, если ссылаться на действующее сейчас в нашей стране законодательство по части трудовой деятельности, получается, что ни один сотрудник без личного на то желания (юридически закрепленного официальным согласием) не имеет обязанности осуществлять рабочую деятельность, которая не была напрямую прописана непосредственно в самом трудовом договоре. Следовательно, по причине тесного взаимодействия этого документа с должностной инструкцией специалиста по закупкам (или любого другого трудящегося лица), именно должностная инструкция определяет итоговую эффективность и продуктивность в работе сотрудника. Именно поэтому работодателю очень важно знать, как правильно составить такую инструкцию, точно так же, как и работник должен быть осведомлен о том, правильно ли этот процесс был осуществлен и соответствует ли содержание инструкции всем нормативно-правовым нормам и прочим регулирующим факторам.

Разделы должностной инструкции специалиста по закупкам

В плане как формы, так и содержания этот документ должен быть выполнен в соответствии со всеми принятыми в деловом обороте юридических документов стандартами, определяющими качественность и правильность подачи основной информации по будущей должности претенденту на нее.

Так выглядит сам образец. В должностной инструкции специалиста по закупкам по профстандарту этот специалист (или только претендент на это звание) увидит следующие разделы:

Левая верхняя колонка этого документа содержит информацию о той организации, которая выдает его устраивающемуся на должность человеку. Правая же отражает читателю информацию о том, как и кем должностная инструкция специалиста отдела закупок была утверждена, а ее текст – согласован в соответствии со всеми требуемыми стандартами. За словом “Утверждено” следуют такие данные: дата, в которую документ непосредственно был утвержден и информация о руководящем лице организации, которое это утверждение осуществило. За этим следует его личная подпись. За словом “Согласовано” идут также дата, в которую было осуществлено согласование, и данные о работниках тех отделов, которые принимали непосредственное участие в составлении должностной инструкции. Им, в свою очередь, тоже необходимо оставить свои росписи в нужной строке, идущей после перечисленных выше данных. Отделы и учреждения, с которыми сотрудничает организация при составлении должностной инструкции для какого-либо работника на своей должности: служба, предоставляющая соответствующую юридическую консультацию и непосредственную помощь, отдел кадров и отдел компании, в который в дальнейшем попадет сотрудник, претендующий на должность.
Раздел должностной инструкции специалиста по закупкам бюджетного учреждения, содержащий общую информацию, включает в себя: список всех требований, которым должен соответствовать кандидат на должность (таких как нужный возраст, полученное образование, уже имеющийся за плечами опыт работы, все нужные для осуществления трудовой деятельности задатки и умения и др.), а также перечень документов, к которым относятся разнообразные юридические акты как законодательства Российской Федерации, так и самой организации, в которую устраивается сотрудник – с этим перечнем он обязан быть ознакомлен в момент официального вступления на рабочую должность. Помимо всего прочего, в данном разделе освещаются разные технические моменты, с которыми сотрудник может столкнуться во время исполнения своих обязанностей: место этого сотрудника во всей системе предприятия (в плане ответственности, связей, трудового графика и расписания и т. п.), порядок оформления на работу или увольнения с должности, порядок осуществления замещения сотрудником другого работника предприятия или замещения этим лицом самого сотрудника, вся информация о назначенным ему начальником человеке и т. д.
Основной раздел такого документа, как должностная инструкция специалиста по закупкам (в школе в частности, эта вакансия актуальна не только на производственных предприятиях), представляет собой четкий список всех прав и обязанностей сотрудника. Разумеется, сначала работнику предоставляются для ознакомления его обязанности, которые должны быть максимально точно и четко прописаны, дабы избежать любого недопонимания со стороны кандидата и потенциальных проблем в будущем во время осуществления им трудовой деятельности. Непосредственно права же являются следствием обязанностей и преследуют задачу существенно облегчить работнику процесс выполнения им всех положенных ему по должности функций. Такими правами могут быть: а) право на получение информации в полной мере касательно своей работы; б) право высказывать начальству предложения, которые так или иначе затрагивают трудовую деятельность сотрудника или всего предприятия в целом; в) право карьерного роста внутри организации и т. д.
Последний раздел в должностной инструкции специалиста по государственным закупкам заключает в себе информацию об ответственности, которую сотрудник вынужден будет принять на себя в случае неисполнения с его стороны его прямых обязанностей по части осуществления трудовой деятельности.

Должностная инструкция менеджера по снабжению

В своем содержании и оформлении инструктирующий документ менеджера по снабжению во всем схож с должностной инструкцией специалиста по закупкам, однако не следует забывать также и об их существенных различиях. В первую очередь это важно для крупных предприятий, в штате которых предусмотрены места для обеих этих должностей.

Следовательно, при составлении должностных инструкций их составители должны уделить особое внимание более конкретному составлению и определению критериев, по которым на данные вакансии проводится отбор желающих кандидатов, а также серьезно подойти к вопросу разграничения обязанностей и специфики деятельности специалиста по закупкам и менеджера по снабжению.

В трудовой сфере, как правило, бытует мнение, что специалист по закупкам рангом находится на более высокой позиции, чем его коллега, несущий ответственность за снабжение организации материальными ценностями всех профилей.

Наличие этого мнения в массах обусловлено, в частности, и разницей в заработной плате представителей двух данных должностей: у первого сумма денежного поощрения за трудовую деятельность в целом куда выше, чем у второго.

Однако и требования к нему предъявляются, соответственно, более строгие.

Должностная инструкция главного специалиста по закупкам и должностная инструкция менеджера по снабжению – это два документа, которые почти идентичны, однако очень важно понять, что лишь четкое разграничение должностных обязанностей этих сотрудников позволит оптимизировать рабочий процесс и привести к более эффективным результатам трудовой деятельности всего предприятия.

Требования к кандидатам

К претендентам на обе профессии вследствие схожести некоторых их полномочий и специфики рабочих обязанностей, а также потому что и у менеджера по снабжению, и у специалиста по закупкам должностные инструкции в ДОУ (документационном обеспечении управления) почти одинаковы, выдвигаются примерно одни и те же требования. И специалист по закупкам, и менеджер по снабжению должны:

Обладать умением вести переговоры с клиентами и добиваться от них высокой конверсии.
Уметь брать на себя ответственность за принятие сложных решений.
Уметь проанализировать ситуацию на рынке или любой другой требуемый для анализа объект.
Проводить работы с внушительными размерами информации и вести не менее обширную документацию.
Обладать компетенциями в области транспортировки грузов и таможенного законодательства на теоретической основе.
Уверенно владеть персональным компьютером и пользоваться всеми необходимыми в работе программами.

Однако это не весь перечень требований, которые предъявляются кандидатам на одну из двух рассматриваемых в данной статье должностей.

К старшему специалисту по закупкам, с должностной инструкцией которого мы уже разобрались, точно так же, как и к менеджеру по снабжению, работодатель имеет право предъявить какие-то другие требования, в число которых может войти, например, свободное владение иностранным языком в случае, если организация ведет свою деятельность в том числе и за границей той страны, в которой она располагается.

При этом есть и отличия.

Таким образом, специалисту в сфере закупок должностная инструкция предусматривает трудоустройство при наличии только высшего образования (финансового, экономического, юридического или иного в схожих направлениях), в то время как менеджером по снабжению может стать человек со средним специальным или даже обычным средним образованием. Оплата труда, как уже упоминалось ранее, у этих сотрудников тоже различна.

Разница в должностных обязанностях специалиста и менеджера

Здесь очень важным фактором становится непосредственно направленность трудовой деятельности компании и специфика процесса работы внутри нее.

Сами должностные инструкции специалиста по закупкам (образец вы уже видели) и менеджера по снабжению предполагают следующие должностные обязанности:

Комплектация товара или группы товаров на складе предприятия, осуществление организационного контроля над любыми процессами, касающимися этих товаров.
Товарное обеспечение по запросам без каких-либо задержек по времени.
Поиск и ведение переговоров с самым подходящим под возможности организации поставщиком.
Ведение всей юридической документации, связанной с поставщиками.
Слежение за финансами, процессуально сопровождающими товары.
Контроль реализации выполнения всех поставок в срок.
Слежение за передвижениями товара в рамках системы поставок.
Осуществление качественной проверки прибывшего в организацию товара.
Соответствующие личным компетенциям решения возникающих в ходе работы вопросов с поставщиками.

Различия же между специалистом по закупкам и менеджером по снабжению должны определять уже непосредственно нанимающие их организации, делая это максимально четко конкретно во избежание непродуктивной работы, не соответствующей высоким стандартам производства.

Наниматель также обладает правом наделить своего сотрудника дополнительными рабочими функциями в соответствии со спецификой его управления.

Итог

Должностную инструкцию специалиста по закупкам 44 ФЗ регламентирует достаточно подробно. Изучив данный документ досконально, можно найти ответы практически на все вопросы, касающиеся данной должности. Для специалиста в сфере закупок должностная инструкция – самый важный юридический документ, связанный с его рабочими обязанностями.

Источник: https://BusinessMan.ru/doljnostnaya-instruktsiya-spetsialista-po-zakupkam-obrazets.html