Если органы пфр и фсс рф истребовали у вас документы — все о налогах

Как проводятся проверки Пенсионным фондом РФ

Пенсионный фонд РФ (ПФР) контролирует, правильно ли работодатели рассчитывают и платят:

взносы на обязательное медицинское страхование.

Такой контроль сотрудники ПФР выполняют в ходе проверок.

Об этом сказано в части 1 статьи 3 и части 1 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды проверок и их периоды

Пенсионный фонд РФ силами своих территориальных подразделений проводит камеральные и выездные проверки организаций (ст. 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

И в том и в другом случае цель одна – проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование. Но вот периоды, охватываемые такими проверками, как правило, отличаются.

Быстро сориентироваться во всех сроках и периодах выездной и камеральной проверок можно по сравнительной таблице.

В рамках камеральной проверки сотрудники территориального отделения фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчет по форме РСВ-1 ПФР (ч. 1 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Например, это расчет РСВ-1 ПФР за девять месяцев 2015 года. Тогда в рамках камеральной проверки данного расчета Пенсионный фонд РФ может проконтролировать, правильно ли начислены взносы только за эти девять месяцев.

Хотя в ходе проверки сотрудники фонда могут использовать сведения и за другие отчетные периоды.

А вот в рамках выездной проверки сотрудники фонда вправе проверить период в пределах трех календарных лет. Тех, что предшествуют году, в котором такую проверку назначили (ч. 9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И кстати, конкретные периоды выездной проверки должны быть обозначены в решении о ее проведении (п. 3 ч. 4 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Общий порядок камеральной проверки

Камеральную проверку начнут с того дня, когда страхователь подал в Пенсионный фонд РФ расчет по форме РСВ-1 ПФР. Длиться такая проверка может три месяца с этой даты (ч. 2 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

При проведении камеральной проверки сотрудники фонда руководствуются статьей 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления ПФР от 31 июля 2014 г. № 323р.

Камеральную проверку проводят на территории фонда. Поэтому, кроме самого расчета, сотрудники фонда могут использовать в ходе проверки лишь уже имеющиеся у них документы. К примеру:

расчеты страховых взносов, представленные раньше;

документы, которые страхователь подал с первоначальными расчетами, – если речь идет о камеральной проверке уточненного расчета;

выписки из регистров бухгалтерского или налогового учета;

другие документы, полученные от страхователя в порядке, установленном Законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Запросить же дополнительные документы сотрудники фонда вправе, только если в сданной отчетности они выявили какие-либо ошибки или противоречия. В этом случае они могут потребовать от организации устранить эти несоответствия. А также вправе запросить письменные или устные пояснения.

О выявленных ошибках (несоответствиях) проверяющие должны сообщить плательщику. Одновременно они направят требование внести исправления в расчет. Исполнить такое требование необходимо в течение пяти рабочих дней.

Срок считайте со дня, следующего за тем, когда организация получила требование по ТКС или лично в руки. Если же требование пришло почтой, то оно считается полученным на шестой день с даты отправки, которая `указана в штампе.

Вместе с пояснениями можете дополнительно представить в фонд документы, которые подтверждают достоверность данных. Например, выписки из регистров бухучета.

Такие правила установлены в частях 3–4 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Кроме того, в ходе камеральной проверки сотрудники ПФР могут вызвать плательщика взносов в территориальное отделение фонда для дачи устных пояснений (п. 3 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Вызов оформляется письменным уведомлением.

Ситуация: можно ли не исполнять требование Пенсионного фонда РФ представить письменные пояснения, если в этом документе не указаны конкретные ошибки и (или) противоречия, выявленные при камеральной проверке?

Да, можно.

Пенсионный фонд РФ вправе требовать от организации письменные пояснения, только если в отчетности есть ошибки и противоречия. При этом проверяющие обязаны сообщить организации о конкретных выявленных неточностях и одновременно могут потребовать письменные пояснения к ним. Об этом говорится в части 3 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Когда же ошибок и противоречий нет, у сотрудников фонда нет оснований требовать от страхователя пояснения. А если они все-таки запросили таковые без указания на конкретные ошибки и (или) противоречия, то данное требование можно не исполнять. Оно считается незаконным.

Совет: Ответить на незаконное требование ПФР все же стоит. Напишите, что требовать пояснения сотрудники ПФР могут, только если в расчете есть ошибки и противоречия (ч. 3 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А поскольку в полученном требовании об ошибках ничего не сказано, запрос выглядит необоснованным и организация не может его исполнить.

Общий порядок выездной проверки

Выездные проверки сотрудники фонда проводят, руководствуясь статьей 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Такое контрольное мероприятие проходит, как правило, на территории плательщика взносов (т. е. организации-работодателя). Но есть исключение. Если у страхователя нет возможности предоставить помещение для проверки, тогда ее проведут в территориальном отделении ПФР. Об этом сказано в части 1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Выездная проверка начинается с того, что сотрудники ПФР вручают плательщику взносов решение о проведении проверки. В таком документе должны быть обозначены состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет (ч. 4–9 ст.

35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Убедитесь, что такое решение есть на руках у проверяющих. А вместе с ним проверьте и служебные удостоверения. Если таких документов у них нет, то вы вправе не пускать с проверкой на территорию организации.

С предъявленным решением надо ознакомиться и поставить свою подпись. После этого сотрудник ПФР вручит требование о представлении документов. Кстати, если проверку проводят совместно с ФСС России, то от каждого фонда должно быть свое требование. И исполнять эти требования придется по отдельности независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Выездная проверка заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В общей сложности выездная проверка не может длиться дольше двух месяцев (ч. 11, 14 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев (ч. 11 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Основанием для продления выездной проверки до четырех и (или) шести месяцев может стать:

получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;

форс-мажорные обстоятельства на территории, где проводится проверка;

наличие в составе проверяемой организации четырех и более обособленных подразделений;

непредставление (несвоевременное представление) организацией документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Об этом говорится в части 11.1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Чтобы продлить срок выездной проверки, отделение ПФР, которое ее проводит, должно направить мотивированный запрос в вышестоящий орган фонда. На основе этого запроса руководитель (его заместитель) вышестоящего органа примет решение о продлении выездной проверки или откажет в таком продлении.

Такой порядок предусмотрен в части 11.2 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды выездных проверок

Выездные проверки бывают двух видов: плановые и внеплановые.

Плановые выездные проверки территориальные отделения ПФР могут проводить только совместно с территориальными отделениями ФСС России. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на портале своего регионального отделения ФСС России. Учитывайте, что в этот график могут вноситься изменения.

Внепланово выездные проверки проводят лишь в определенных случаях. Например, при ликвидации или реорганизации организации. Об этом сказано в письме Минздравсоцразвития России от 22 февраля 2011 г. № 19-5/10/2-1748. Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Кстати, в совместных проверках, помимо сотрудников фондов, могут принимать участие еще и налоговые инспекторы. Их привлекают, чтобы проверить обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, если организация:

осуществляет деятельность в области информационных технологий;

оказывает инжиниринговые услуги.

Такой порядок установлен пунктом 2 части 5 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Какие документы может требовать ПФР при выездной проверке

Пенсионный фонд РФ может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые:

являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов;

подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.

Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Например, сотрудники ПФР могут требовать копии расчетных, расчетно-платежных, платежных ведомостей, документы, подтверждающие занятость во вредных условиях труда, договоры гражданско-правового характера и т. д.

Требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки, сотрудники фонда не вправе (п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 5 мая 2010 г. № 120р). Например, они не могут требовать налоговые декларации, в которых фиксируются суммы страховых взносов.

Перечень документов, которые сотрудники фонда могут истребовать в ходе выездной проверки, приведен в пункте 7.4 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р. К ним, в частности, относятся:

приказы об учетной политике;

расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;

бухгалтерская отчетность, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;

регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;

карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;

организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);

банковские и кассовые документы;

первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, ведомости по начислению и выдаче зарплаты, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц).

Дополнительно в ходе выездной проверки могут быть запрошены копии документов индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Перечень документов, подлежащих проверке, приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Ситуация: может ли Пенсионный фонд РФ при проверке произвести выемку документов?

Нет, не может.

Перечень контрольных мероприятий, которые могут проводить должностные лица Пенсионного фонда РФ при выездной проверке, определен в статьях 36–37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Среди них:

доступ на территорию плательщика взносов;

истребование документов для проведения проверки.

Закон не дает сотрудникам ПФР права на выемку документов. Поэтому, даже если у них есть основания считать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты или изменены, проводить такое мероприятие (в отличие от налоговых инспекторов) сотрудники фонда не могут.

Как подать документы по требованию ПФР

Представить копии документов по требованию проверяющих можно как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить.

Для этого на них нужно сделать надпись «Верно», указать должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), поставить дату заверения и печать организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 3.

26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Заверить нужно каждую копию документа. Заверять подшивки, состоящие из копий нескольких документов, нельзя.

Документы, которые были истребованы в ходе проверки, нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Внимание: если не представить документы по требованию проверяющих в течение 10 рабочих дней, то организацию или предпринимателя оштрафуют на 200 руб. за каждый неподанный документ (ст. 48 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А ответственному сотруднику организации, в частности, ее руководителю, грозит денежное наказание в размере от 300 до 500 руб. (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Оформление результатов проверок

Результаты камеральной и выездной проверок сотрудники фонда оформляют по-разному.

Если по итогам камеральной проверки сотрудники ПФР не нашли ошибки, то акт проверки они не составляют и о таких результатах плательщику не сообщают. Если же есть нарушения, то проверяющие оформляют акт камеральной проверки. Они должны это сделать в течение 10 рабочих дней со дня окончания проверки.

Для выездной проверки иначе. В последний ее день проверяющие составляют справку о проведенной проверке. Далее в течение двух месяцев с даты оформления справки сотрудники ПФР составляют акт выездной проверки.

Формы актов проверок и требования к их содержанию установлены Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2016 N 1п. О сроках и способах вручения акта проверки см. Как оформляются результаты проверок внебюджетных фондов.

Не согласны с актом проверки или с его отдельными частями? Тогда в течение 15 рабочих дней со дня получения акта можете представить в территориальное отделение фонда свои письменные возражения (ч. 5 ст. 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Руководитель или заместитель руководителя территориального отделения фонда должен сообщить о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Он обязан сделать это, даже если возражений нет. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Ситуация: может ли территориальное отделение Пенсионного фонда РФ рассматривать материалы камеральной проверки в отсутствие представителей организации?

Да, может, но только при условии, что плательщик взносов извещен о рассмотрении материалов.

Плательщик страховых взносов имеет право участвовать в рассмотрении материалов проверки (ч. 3 ст. 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Сотрудники фонда обязаны сообщить организации о времени и месте рассмотрения материалов проверки.

Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Если организация не извещена о времени и месте рассмотрения материалов, то решение, принятое по результатам такого рассмотрения, может быть обжаловано в суде.

Как правило, арбитражные суды признают такие решения недействительными (см., например, определение ВАС РФ от 28 мая 2012 г. № ВАС-6248/12, постановления ФАС Уральского округа от 4 апреля 2012 г. № Ф09-1776/12, Уральского округа от 24.10.

2011 № Ф09-6782/11 по делу № А60-4659/2011, Дальневосточного округа от 28 февраля 2012 г. № Ф03-374/2012).

По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель или заместитель территориального отделения ПФР выносит одно из двух возможных решений:

о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;

об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.

Решение должно быть вынесено в течение 10 рабочих дней по истечении срока, отведенного на подачу возражений по акту.

https://www.youtube.com/watch?v=WFp_OShOS_Y

Такой порядок следует из частей 1 и 8 статьи 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Решение территориального отделения Пенсионного фонда РФ можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (ч. 2 ст. 54 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Источник: https://NalogObzor.info/publ/nalogovye_proverki/kak_provodjatsja_proverki_pensionnym_fondom_rf/14-1-0-3076

Какие документы могут запрашивать сотрудники ПФР при выездной проверке?| Вопросы подписчиков | Журнал «Кадровое дело»

Подскажите какие документы могут запрашивать сотрудники ПФР при выездной проверке по льготным профессиям?

Ответ на вопрос:

Чаще всего при камеральной и выездной проверке специалисты ПФР просят кадровую службу представить следующие документы:

– штатное расписание, табель учета рабочего времени, трудовые договоры;

– договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, авторские и лицензионные договоры;

– копии приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

– копии приказов о предоставлении учебных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком;

– трудовые книжки, личные карточки по форме № Т-2 или иной утвержденной в организации.

Читайте о дополнительных взносах в ПФР за вредные условия труда еще больше по ссылке.

Особое внимание будет уделено личным делам сотрудников, которые имеют право на досрочное пенсионное обеспечение.

Подробнее о проверках читайте здесь:

В отношении таких работников дополнительно могут быть запрошены:

— результаты спецоценки рабочих мест;

— трудовые договоры;

— наряды, журналы, подтверждающие фактическое выполнение работ во вредных условиях. Иногда запрашивают документы о приобретении (аренде) оборудования, с работой на котором связана вредность. Если вредность связана с использованием в процессе труда определенных «вредных» материалов, то могут быть затребованы документы о приобретении и использовании в процессе труда именно данных материалов;

— документы, подтверждающие уплату дополнительных тарифов страховых взносов.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация 1. Готовимся к проверке Пенсионного фонда РФ

Журнал «Кадровое дело» № 9, Сентябрь 2014

Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Казалось бы, проверка Пенсионного фонда – это забота бухгалтерии, а не отдела кадров. В большинстве случаев так и есть, поскольку специалисты ПФР в ходе проверок контролируют, правильно ли работодатели рассчитывают и платят взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование (ч. 1 ст. 3, ч. 1 ст. 33 Закона № 212-ФЗ).

Но результаты проверок показывают, что работодатели чаще всего неверно исчисляют суммы компенсации отпуска при увольнении, премиальных выплат, оплаты по договорам подряда и др. Кроме того, по-прежнему много ошибок в исчислении страхового стажа, а это прерогатива кадровой службы.

Как узнать о дате проверки? Какие документы следует привести в порядок? Какая ответственность предусмотрена за выявленные нарушения?

Шаг 1. Выясняем, что будет проверять Пенсионный фонд

Проверки Пенсионного фонда делятся на два вида: выездные и камеральные (ч. 1 ст. 33 Закона № 212-ФЗ). Камеральная проверка – это проверка документов, представленных работодателем в ПФР (ч. 1 ст. 34 Закона № 212-ФЗ). Она проводится в соответствующем территориальном отделении ПФР.

При этом его специалисты не обязаны извещать организацию о проводимой проверке. Однако в случае выявления ошибок в расчете страховых взносов работодателю сообщают об этом.

Одновременно с этим ему предъявляется требование1 в течение пяти дней представить необходимые пояснения или внести соответствующие исправления (ч. 3 ст. 34 Закона № 212-ФЗ).

Совет

Плановые выездные проверки территориальные отделения ПФР проводят только совместно с ФСС России. План-график таких проверок отслеживайте на портале своего регионального отделения ФСС России

Выездная проверка проводится на территории организации не чаще одного раза в три года (ч. 10 ст. 35 Закона № 212-ФЗ). Основанием служит решение руководителя территориального отделения ПФР по месту нахождения работодателя.

Максимальный период, который может быть проверен, составляет три календарных года (ч. 9 ст. 35 Закона № 212-ФЗ). О предстоящей выездной проверке специалисты ПФР обычно извещают организацию по телефону за три–пять дней, хотя по закону они не обязаны этого делать.

Выездные проверки бывают двух видов: плановые и внеплановые.

В ходе любой проверки специалисты ПФР определяют своевременность начисления и уплаты страховых взносов в пользу лиц, работающих по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предусматривающим выполнение работ (оказание услуг), а также по авторским договорам (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Помимо этого, проверяющие могут обратить внимание на правильность заполнения сведений о страховом стаже и заработной плате работников.

Шаг 2. Уточняем перечень документов, подлежащих проверке

Чаще всего при камеральной и выездной проверке специалисты ПФР просят кадровую службу представить следующие документы2:

– штатное расписание, табель учета рабочего времени, трудовые договоры;

– копии приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

– трудовые книжки, личные карточки по форме № Т-2 или иной утвержденной в организации.

Помимо этого, проверяющие могут запросить списки сотрудников организации, а также лиц, работающих по гражданско-правовым договорам. Особое внимание будет уделено личным делам сотрудников, которые имеют право на досрочное пенсионное обеспечение.

Внимание!

Должностные лица ПФР при выездной проверке не вправе проводить выемку документов. Такое действие не входит в перечень контрольных мероприятий (ст. 36–37 Закона № 212-ФЗ)

Требование представить документы, связанные с уплатой взносов, оформляется в виде отдельного документа3.

Он вручается лично руководителю организации, высылается по почте заказным письмом либо направляется по электронной почте.

Минимальный срок представления документов составляет 10 дней со дня вручения требования, однако он может быть продлен по просьбе проверяемой организации (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5, 6 ст. 37 Закона № 212-ФЗ).

Если организация по письменному запросу фонда не представила документы, связанные с расчетом и уплатой взносов, либо передала документы в ПФР с опозданием, это является нарушением.

За него компании грозит штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ, а руководителю организации (сотруднику, ответственному за работу с фондами) – в размере от 300 до 500 рублей (ст.

48 Закона № 212-ФЗ, ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Комментарий специалиста

Ирина КЛЕЦКИНА,

начальник Управления организации администрирования страховых взносов и взыскания задолженности отделения ПФР по г. Москве и Московской области:

– Перед выездной проверкой специалисты анализируют всю информацию об организации, имеющуюся в органе ПФР, и ранее представленную отчетность. Объем документов, подлежащих проверке, определяют должностные лица, которые ее проводят. В зависимости от степени охвата может проводиться сплошная или выборочная проверка документов.

Выездная проверка начинается с того, что специалисты ПФР знакомятся с учредительными документами и с учетной политикой организации. Далее, наряду с бухгалтерскими документами, проверяются организационно-распорядительные документы.

В их числе приказы (о назначении на должность, об увольнении, поощрении, направлении в командировку и т. д.

), устав, коллективные договоры, штатное расписание, трудовые договоры (дополнительные договоры, соглашения), договоры гражданско-правового характера, табель учета рабочего времени, должностные инструкции, другие документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работника.

Читайте о приказе о проведении внутреннего аудита еще больше по ссылке.

Шаг 3. Приводим в порядок кадровые документы

Чтобы успешно пройти проверку Пенсионного фонда, к ней следует подготовиться. Для этого, во-первых, нужно выяснить, когда проводилась предыдущая проверка, какие нарушения были выявлены в прошлый раз и устранены ли они.

Внимание!

Cотрудники ПФР не вправе требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки (п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления ПФР от 5 мая 2010 г. № 120р). Например, налоговые декларации, в которых фиксируются суммы страховых взносов

Во-вторых, необходимо провести сплошную или выборочную ревизию анкетных данных работников и выяснить, совпадают ли эти сведения с индивидуальными сведениями, переданными в Пенсионный фонд.

В-третьих, нужно уточнить наличие у каждого сотрудника организации страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.

В-четвертых, провести аудит кадровых документов, подлежащих проверке. Они должны быть правильно оформлены, подписаны лицами, которые имеют право подписи. Желательно, чтобы в документах не было подчисток и помарок (п. 7.3 Методических рекомендаций по проведению выездных проверок).

Штатное расписание и табель учета рабочего времени. Помимо наличия обязательных реквизитов в штатном расписании, проверьте, чтобы наименования должностей и размеры окладов и надбавок сотрудников соответствовали приказам о приеме на работу и трудовым договорам.

Также обратите внимание на то, чтобы все должности были указаны на русском языке (ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ). Такие наименования, как HR-менеджер, IT-специалист, не допускаются.

В табеле учета рабочего времени должны быть верно отмечены должность работника, его табельный номер, полностью указаны его фамилия, имя и отчество.

Трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера. Проверьте, чтобы в трудовые и гражданские договоры на оказание услуг были внесены необходимые сведения о работнике (исполнителе, подрядчике).

Трудовой договор должен иметь обязательные сведения и условия, предусмотренные статьей 57 Трудового кодекса. Гражданский договор также должен содержать существенные условия (ст. 432, гл.

39 ГК РФ), а факт выполнения работ следует фиксировать в актах.

Трудовые книжки. Записи в трудовые книжки должны вноситься без сокращений и в полном соответствии с формулировками Трудового кодекса.

Зачеркивать что-либо в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или награждении, нельзя. Все исправления нужно делать по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 и постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Личная карточка и приказы по личному составу. Эти документы могут быть оформлены и вестись по унифицированным формам или другим образцам, утвержденным в организации. В них должны присутствовать все обязательные реквизиты и сведения (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Шаг 4. Проверяем полномочия сотрудника Пенсионного фонда

При выездной проверке специалисты Пенсионного фонда должны предъявить решение о проведении проверки и свои служебные удостоверения (ст. 36 Закона № 212-ФЗ). Форма удостоверения законом не установлена. Если возникают сомнения в подлинности указанных документов, то можно позвонить в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда (п. 1 ч. 1 ст. 28 Закона № 212-ФЗ).

Шаг 5. Знакомимся с результатами проверки

Порядок оформления результатов проверки и ознакомления с ними работодателя различаются в зависимости от того, какая проверка проводилась. Если нарушения были выявлены в ходе камеральной проверки, то акт составляется не позднее 10 дней со дня ее проведения (ч. 1 ст. 38 Закона № 212-ФЗ).

Если же проверка была выездная, то в течение двух месяцев со дня составления справки о проведении проверки сотрудники ПФР оформляют акт выездной проверки (ч. 2 ст. 38 Закона № 212-ФЗ). Составить акт проверяющие должны, даже если по результатам проверки не выявлено нарушений. В нем отражают все, что было проверено.

Акт подписывают должностные лица территориального отделения ПФР, проводившие проверку, и руководитель организации (ч. 3 ст. 38 Закона № 212-ФЗ).

Если работодатель не согласен с выводами проверяющих, то в течение 15 дней со дня получения акта он может направить в территориальное отделение Пенсионного фонда письменные возражения (ч. 5 ст. 38 Закона № 212-ФЗ).

Внимание!

Порядок исчисления и уплаты страховых взносов, а также правила подачи отчетности по взносам меняются с 1 января 2015 года (Федеральный закон от 28 июня 2014 г. № 188-ФЗ). Необходимо учесть все изменения, чтобы правильно рассчитать страховые взносы и избежать санкций

За выявленные нарушения работодатель может быть привлечен к материальной и административной ответственности.

В рамках материальной ответственности Пенсионный фонд может взыскать с организации штраф, пени и недоимки по уплате страховых взносов. Это происходит в течение трех месяцев со дня выявления недоимки (ст. 22, ч. 14 ст. 39 Закона № 212-ФЗ).

В рамках административной ответственности должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 1000 до 500 000 рублей (ст. 15.33 КоАП РФ).

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Екатерина ГРИПАСЬ,

руководитель Управления по работе с персоналом ИХ «ФИНАМ» (Москва):

– ПФР вправе проверить любые документы, так или иначе связанные с расчетом и уплатой взносов.

Поэтому работникам отдела кадров следует привести в порядок первичные документы по учету кадров: коллективные договоры, штатное расписание, график отпусков, личные карточки и др.

Особое внимание уделите документам, подтверждающим занятость во вредных условиях труда, а также по сотрудникам-нерезидентам.

1 Форма требования о представлении объяснений утверждена приказомМинтруда России от 1 июля 2013 г. № 286н (приложение № 6).
2 Перечень документов, подлежащих проверке, приведен в приложении 1к Методическим рекомендациям по проведению выездных проверок.

3 При проведении документальной проверки используется форма, утвержденная приказом Минтруда России от 1 июля 2013 г. № 286н (приложение № 11), при проведении выездной проверки – форма, утвержденная приказом Минтруда России от 27 ноября 2013 г.

№ 698н (приложение № 19).

Ситуация 2. Как избежать штрафа при проверке ПФР

Журнал «Зарплата» № 9, Сентябрь 2016

Документ: Определение ВС РФ от 06.07.2016 № 303-КГ16-5234
Что нового: ПФР вправе требовать при проверке карточки счетов и оборотно-сальдовые ведомости по счетам 76 и 91

Во время проверки контролеры требуют показать различные документы. Их список ПФР привел в Методических рекомендациях (распоряжение от 03.02.2011 № 34р).

Изучите этот список. Если вы откажетесь выполнить законные требования инспекторов, они начислят штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Например, вы решили, что операции по счетам 76 и 91 напрямую не связаны со страховыми взносами, поэтому отказались представить карточки счетов и оборотно-сальдовые ведомости. Это нарушение. Регистры бухучета инспекторы вправе требовать во время проверки.

Поскольку вы не выполнили законное требование, фонд оштрафует компанию.

04.10.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Моментальный ответ от эксперта «Системы Кадры»

Источник: https://www.kdelo.ru/qa/146658-qqkss8kakie-dokumenty-mogut-zaprashivat-sotrudniki-pfr-pri-vyezdnoy-proverke

Выездные проверки ПФР и ФСС — Эльба

Существует две основные формы проверки — камеральная и выездная.

Камеральные проверки осуществляются по итогам сдачи отчетности. Это стандартная процедура, в ходе которой контролеры проверяют правильность составления отчетности и уплату страховых взносов.

Личного присутствия плательщика и тонн документов, как правило, не требуется.

Наибольший интерес для предпринимателей представляют выездные проверки, потому что в этом случае с представителями Фондов придется общаться лично, проверять будут больше и готовиться нужно основательнее.

Право проводить выездные проверки контролеры получили только в 2011 году. В 2010 были только камеральные, т.к. согласно ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ проверка может охватывать только последние 3 года, и проверять, можно сказать, было нечего. Выездные проверки бывают плановые и внеплановые.

Внеплановую проверку могут провести, если:

в Фонды поступают жалобы от сотрудников;
организация ликвидируется или реорганизуется;
организация обращается в ФСС с просьбой выделить средства на выплату пособий сотрудникам.

Плановые выездные проверки осуществляются по составленному плану-графику, он утверждается на год и составляется до 25 декабря текущего года на следующий год. План в открытый доступ не попадает, поэтому о предстоящей проверке организация может узнать только накануне, когда получит решение о проверке.

Плановые проверки сотрудники фондов обязаны проводить только совместно. Обратите внимание: даже если проверка совместная, решения должно быть два — от ПФР и ФСС соответственно. Внеплановые проверки могут проводиться независимо друг от друга (Письмо ПФР от 04.03.2011 N ТМ-30-25/2106).

Кто рискует попасть в «чёрный список»?

В письме ПФР и ФСС есть критерии отбора, по которым проходила выборка для проведения проверки в 2011 году. На эти критерии контролирующие органы и ориентируются:

несоответствия расчетов по формам РСВ-1 в ПФР и 4-ФСС в ФСС;
у фирмы есть расходы, финансируемые за счет средств ФСС РФ (например, пособия по временной нетрудоспособности за счет ФСС);
отчетность не предоставлялась в срок;
организация произвела работнику выплату, которая не облагается страховыми взносами, например, материальную помощь в значительном размере;
применение льгот на уплату страховых взносов;
задолженность по взносам больше двух отчетных периодов подряд;
суммы начисленных страховых взносов уменьшились по сравнению с предыдущим отчетным периодом, а численность сотрудников осталась прежней;
неоднократное предоставление корректировок;
налоговая может донести в ПФР об участии в схемах минимизации сумм страховых взносов, если заподозрит подобное.

Таким образом, если под большую часть критериев плательщик страховых взносов попадает, то вероятно, что ПФР и ФСС захотят его «навестить».

Что готовить и чего ожидать?

Обычно выездная проверка проходит на территории предприятия. Если нет возможности предоставить помещение — тогда по месту нахождения контролирующих органов.Проводить проверку могут только те инспекторы, которые указаны в решении, поэтому, прежде чем предоставить доступ сотрудникам фондов, сверьте реквизиты в решении с реквизитами удостоверений инспекторов.

https://www.youtube.com/watch?v=Rh1T7EeJIns

Решений должно быть два:

первое — от руководителя (его заместителя) территориального органа ПФР (форма N 8-ПФР);
второе — от руководителя (его заместителя) территориального органа ФСС РФ (форма N 9-ФСС РФ).

Будьте внимательны к документам проверяющих! Проверьте удостоверения инспекторов, сверьте их с реквизитами решений. Право проводить проверку имеют только те инспекторы, которые указаны в решениях.

Не пустить их на территорию предприятия, если все документы в порядке, вы не имеете права. Если не обеспечить доступ, контролеры составят акт воспрепятствования доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов. И тогда по 212-ФЗ, инспекторы имеют право начислять штрафные санкции по аналогии.

Продолжительность выездной проверки не может быть больше двух месяцев (считается с даты решения до составления справки о проведенной проверке). Сотрудники фондов могут приостановить проверку для получения дополнительной информации; в общем случае срок приостановки не превышает шести месяцев.

ПФР и ФСС не могут проверять страхователя чаще, чем один раз в три года. Проверка в связи с реорганизацией или ликвидацией организации может проводиться в любое время, независимо от того, когда была предыдущая.

Предметом выездной проверки является правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов, поэтому ничего «лишнего» представителей ПФР и ФСС интересовать не должно.

Документы

Будьте готовы по Требованию предоставить проверяющим документы, которые связаны с исчислением и уплатой страховых взносов.

Есть 10 дней со дня получения Требования на то, чтобы подготовить необходимые документы и предоставить их.

Если компания не сможет предоставить документы в срок, необходимо письменно (в произвольной форме) сообщить об этом проверяющим, указав причину и новые сроки предоставления.

За отказ в предоставлении документов или нарушение срока инспекторы могут выставить штраф 200 рублей за каждый документ; также предусмотрено административное наказание для должностных лиц от 300 до 500 рублей.

Сотрудники ПФР и ФСС имеют право потребовать все документы, связанные с оплатой труда сотрудников, с расчетом страховых взносов, учредительные документы. Ожидаемый список документов:

устав, учредительный договор, лицензии;
банковские и кассовые документы;
трудовые и договоры ГПХ с физическими лицами;
первичные документы бухучета, учетную политику;
кадровую документацию (приказы о приеме на работу, личные карточки сотрудников, штатное расписание, приказы о предоставлении отпусков, приказы о премировании, табели учета рабочего времени, расчетные ведомости и т п.);
документы, связанные со страховым обеспечением (больничные листы, заявления сотрудников, приказы, подтверждающие документы).

Инспекторы не имеют права забирать с собой оригиналы документов, они могут работать с ними только на территории фирмы. Если необходимо забрать документы, то предоставить можно копии оригиналов, заверенные печатью организации и подписью директора.

Проверяющие будут искать несоответствие данных в документах с данными в отчетах, нарушения законодательства, правильность отражения в документах данных, влияющих на расчет страховых взносов.

Результаты проверки

В последний день проверки оформляется справка о проведенной выездной проверке в двух экземплярах.

Затем, в течение двух месяцев составляется Акт выездной проверки, этот документ является результатом проверки и может служить основанием для привлечения к ответственности. Если предприятие с решением акта не согласно, в течение 15 рабочих дней может предоставить письменные возражения руководителю контролирующего органа и приложить оправдательные документы.

Материалы о результатах проверки направляются руководителям фондов, они выносят решения о привлечении к ответственности, либо об отказе в привлечении к ответственности.

Совет

Перед проверкой приведите в порядок все документы (примерный перечень известен), проверьте, что документы соответствуют друг другу.

Если чувствуете, что какие-либо документы могут вызвать сомнение у инспекторов, подготовьте себе в защиту базу нормативно-правовых документов.

Если имеется недоимка по страховым взносам — погасите её, рассчитайте и заплатите пени — это поможет избежать штрафов.

Статья актуальна на 08.03.2016

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/143

Определен порядок передачи органами ПФР и ФСС РФ по запросам налоговых органов документов, касающихся задолженности плательщиков страховых взносов

Приказ ФНС России от 09.04.

2018 N ММВ-7-8/206@»Об утверждении порядка представления органами Пенсионного фонда Российской Федерации, органами Фонда социального страхования Российской Федерации первичных документов, подтверждающих обоснованность начисления, своевременность и полноту принятия мер по взысканию сумм недоимки, пеней и штрафов по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды, образовавшихся на 1 января 2017 года, а также сумм страховых взносов, пеней и штрафов, доначисленных органами Пенсионного фонда Российской Федерации, Фонда социального страхования Российской Федерации по результатам контрольных мероприятий, проведенных за отчетные (расчетные) периоды, истекшие до 1 января 2017 года, по которым имеются вступившие в силу решения о привлечении к ответственности (отказе в привлечении к ответственности) (за исключением сведений о суммах задолженности, пеней и штрафов, содержащихся в решениях и иных актах органа контроля за уплатой страховых взносов ненормативного характера, по которым начата процедура обжалования в вышестоящий орган контроля за уплатой страховых взносов (вышестоящему должностному лицу), или в суд, а также сведений о суммах задолженности, пеней и штрафов, в отношении которых утрачена возможность взыскания в связи с истечением до 1 января 2017 года сроков взыскания, установленных Налоговым кодексом Российской Федерации) по запросам налоговых органов»

Зарегистрировано в Минюсте России 07.06.2018 N 51320.

Определен порядок передачи органами ПФР и ФСС РФ по запросам налоговых органов документов, касающихся задолженности плательщиков страховых взносов

Порядок регламентирует представление первичных документов, подтверждающих обоснованность начисления, своевременность и полноту принятия мер по взысканию сумм недоимки, пеней и штрафов по страховым взносам.

Обмен информацией осуществляется на региональном уровне по запросу Управления ФНС России с указанием необходимого перечня первичных документов.

В случае нахождения запрашиваемых первичных документов в вышестоящем органе или в суде в связи с проведением процедуры обжалования отделение фонда должно проинформировать об этом Управление ФНС России в течение 5 рабочих дней с даты получения запроса.

ФНС России от 07.06.2018 N БС-4-11/11018@
«О рекомендуемой форме Заявления»

ФНС России разработана рекомендуемая форма заявления об освобождении от уплаты страховых взносов

Плательщики не исчисляют и не уплачивают страховые взносы на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование за периоды, установленные пунктом 7 статьи 430 НК (например, период прохождения военной службы, период ухода за ребенком до полутора лет, период проживания супругов военнослужащих-контрактников в местностях, где они не могли трудиться), при условии представления в налоговый орган соответствующего заявления.

В целях реализации данных положений разработана форма такого заявления, рекомендуемая к применению. Вместе с тем, плательщик вправе направить в налоговый орган данное заявление, составленное в произвольной форме.

ФНС России от 07.06.2018 N СА-4-7/11051@

В ходе выездной проверки налоговые органы вправе изменить выводы, сделанные при проведении камеральной налоговой проверки

Выездная налоговая проверка является более углубленной формой налогового контроля, в связи с чем при ее проведении не исключается выявление нарушений, которые не были обнаружены при проведении камеральной налоговой проверки.

Таким образом, наличие решения по результатам камеральной налоговой проверки не исключает возможность привлечения налогоплательщика к ответственности и начисление пени за несвоевременное исполнение обязательств по уплате налогов, установленное в ходе выездной налоговой проверки (Определение Конституционного Суда РФ от 20.12.2016 N 2672-О).

Кроме того, со ссылкой на определения Верховного Суда РФ сообщается о том, что налоговый орган, доначислив по результатам выездной налоговой проверки прямые налоги, обязан уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль организаций на сумму доначисленного налога, при условии, что налог на прибыль организаций входит в предмет выездной налоговой проверки.

При этом судами отклоняются доводы налоговых органов о том, что налогоплательщики не лишены права самостоятельно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль путем корректировки начислений и подачи уточненных деклараций.

Обращено внимание на то, что целью проведения выездной налоговой проверки является в том числе установление действительных налоговых обязательств проверяемого налогоплательщика.

При этом налоговый орган вправе, но не обязан учитывать в решении по результатам проверки показатели уточненных налоговых деклараций, представленных налогоплательщиками после составления акта выездной налоговой проверки.

В этом случае налоговый орган имеет право как на проведение дополнительных мероприятий налогового контроля и учет показателей уточненных налоговых деклараций при принятии решения по проверке, так и на повторную выездную налоговую проверку налогоплательщика.

ФНС России от 07.06.2018 N БС-4-21/11067@
«О порядке предоставления и использования налоговыми органами сведений из реестра системы взимания платы»

Форма запроса налогового органа о предоставлении сведений из реестра системы взимания платы «Платон» не установлена

Порядок предоставления налоговым органам сведений из реестра системы взимания платы в счет возмещения вреда, причиняемого автомобильным дорогам общего пользования федерального значения транспортными средствами, имеющими разрешенную максимальную массу свыше 12 тонн, предусмотрен приказом Минтранса России от 10.02.2017 N 46.

Сведения из реестра ежегодно передаются в ФНС России в виде файлов данных, а также дополнительно могут предоставляться по запросам налоговых органов.

При этом обращено внимание на то, что приказ Минтранса России не содержит требования об оформлении запросов налоговых органов исключительно по форме, предусмотренной для составления требований о представлении документов (информации) согласно статье 93.1 НК РФ.

Источник:

Источник: https://www.consultant.prime.ru/news/opredelen-poryadok-peredachi-organami-pfr-i-fss-rf-po-zaprosam-nalogovykh-organov-dokumentov-kasayuschikhsya-zadolzhennosti-platelschikov-strakhovykh-vznosov-