Примерная номенклатура дел спо 2018 — Кредитный юрист
- далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
- затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
- переписка и т. д.
Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.
- Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
- Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
- Составление и формирование самого бланка.
Составление номенклатуры в учреждении образования Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:
- Определение круга документации.
Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
- Составление заголовков.
Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
- Разработка схемы расположения дел.
Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:- первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
- затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т.
Типовая номенклатура дел
Внимание
Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.
Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.Переходящие дела В качестве самого яркого примера переходящих дел я всегда привожу судебные дела.
Чаще всего устав действует много лет, и на всем их протяжении является переходящим делом.
Ipc-zvezda.ru
Важно
ТУД 03-03 Лицевые счета работников 75 лет ЭПК ст. 413 ТУД 03-04 Главная книга 5 лет ст.
361 362 ТУД При условии проведения проверки (ревизии) 03-06 Журналы — ордера 5 лет ст. 361
ТУД При условии проведения проверки (ревизии) 03-07 Карточки и книги бухгалтерского учета подотчетных лиц 5 лет ст.
459 н ТУД 03-08 Документы (протоколы инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) 5 лет ст.
427 ТУД При условии проведения проверки (ревизии) 03-09 Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов 5 лет ст.
362 ТУД При условии проведения проверки (ревизии) 03-10 Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные) 5 лет ЭПК ст.
Списки работников
В случае значительных изменений в делопроизводстве номенклатура дел составляется вновь, подлежит согласованию и утверждению ее, независимо от даты предыдущего согласования.
Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1986.
Данные 1,2 и 4-ой граф конкретной номенклатуры переносятся на обложки дел.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (специалиста) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В отличие от примерной номенклатуры в конкретной номенклатуре имеются 5 граф. В графе 3 конкретной номенклатуры против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томов.
Сроки хранения части документов установлены в соответствии с Инструкцией об учете библиотечного фонда (Приложение к Приказу Министерства культуры РФ от 02.12.1998 № 590), а также решениями экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области.
Указанные в примерной номенклатуре сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру без изменения.
В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены.
Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе.
Источник: https://helpcredits.ru/primernaya-nomenklatura-del-spo-2018/
Правила составления номенклатуры дел в ДОУ в 2018 году
Дошкольная образовательная организация (далее — ДОО, ДОУ) любой формы собственности может быть приравнена к предприятию, управление которым осуществляется через ведение номенклатуры дел.
Формирование строгой структуры документооборота позволяет обеспечить четкость управления детским садом, при необходимости — отследить порядок оформления важных нормативных документов, избежать утери данных.
Значение номенклатуры дел в детском саду
Номенклатура дел в ДОУ 2018 применяется для систематизации и каталогизации дел после их исполнения, определения сроков хранения документации разного типа. Систематизированный перечень со строгой структурой является основным видом описи документации, предназначенной для временного (до 10 лет включительно) и постоянного хранения.
КУРС ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИАдминистративно-хозяйственная деятельность образовательной организации
По итогам слушатели получают удостоверение установленного образца. быстрая подписка: 8 (800) 511-08-33 |
На основе номенклатуры формируется документальный фонд детского сада — перечень документов, созданных в ДОО с целью обеспечения условий ведения воспитательно-образовательной деятельности, а также дел, оформленных в результате взаимодействия организации с другими учреждениями, органами управлениями, проверяющими органами, родителями (законными представителями) воспитанников.
Принципы формирования номенклатуры дел
Систематизация перечня дел составляется после изучения документов, регламентирующих управленческие процессы и в дошкольной образовательной организации. Данный документ формируется в течение года, в конце года — проверяется, при необходимости — дополняется, утверждается и вводится в действие с начала нового календарно года (с 1 января).
Рассказывает Валентина Андреева, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия
Номенклатура дел в ДОУ 2017, как и аналогичные перечни предыдущих лет, после оформления должна храниться в детском саду.
Номенклатуру удобнее всего составлять по функциональному принципу, представленному в таблице 1.
Таблица 1
Скачать пример составления номенклатуры по функциональному принципу
Скачать в .pdf
| Код | Направление деятельности |
| 01.01 | Организационно-распорядительная деятельность |
| 01.02 | Кадровое делопроизводство |
| 01.03 | Организация работы с воспитанниками |
| 01.04 | Документационное обеспечение управления |
| 01.05 | Финансово-распорядительная деятельность |
| 01.06 | Организация работы по взаимодействию с надзорными органами |
| 02.01 | Организационно-методическая деятельность |
| 02.02 | Аттестация педагогических работников |
| 02.03 | Инспекционно- контрольная деятельность |
| 02.04 | Предшкольное образование |
| 02.05 | Взаимодействие с родителями воспитанников |
| 02.06 | Награждение |
| 03.01 | Административно-хозяйственная деятельность |
| 03.02 | Охрана труда |
| 03.03 | Деятельность по обеспечение безопасности учреждения |
| 04. | Деятельность по обеспечению медицинского обслуживания |
| 05. | Деятельность профсоюзной организации |
*Код дела в номенклатуре дел ДОУ 2018 отражает номер кабинета или структурного подразделения, в котором хранится дело. Методисты рекомендуют формировать индексы в детском саду по общепризнанному принципу, принимая за:
код 01 — кабинет руководителя ДОО; код 02 — кабинет заместителя руководителя ДОО по воспитательно-образовательной работе;
код 03 — кабинет заместителя руководителя ДОО по административно-хозяйственной части и т.д.
Попробуй бесплатно! Учебная программа «Компетенции воспитателя». За прохождение — диплом о профессиональной переподготовке. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются необходимыми шаблонами и примерами.
Оформление номенклатуры дел в ДОУ на 2018 год
оформляется на общем бланке учреждения в виде таблицы, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Непосредственно перед каталогизированным списком дел создается шапка документа, в которой указывается слово «Утверждаю», с новой строки указывается наименование должности руководителя ДОО, его фамилия и инициалы, дата составления документа. Главный администратор детского сада должен обязательно расписаться в номенклатуре. Данная информация выравнивается по правому краю документа.
В номенклатуре допускается оформления грифа согласования документа с начальником архивного отдела структурного подразделения или контролирующего органа. Гриф оформляется в утвержденном порядке (после слова «Согласовано» с новой строки указывается должность ответственного лица, подпись, расшифровка подписи, дата согласования) и выравнивается по левому краю документа.
Далее идет непосредственное название номенклатуры с полным указанием дошкольной образовательной организации. Название выравнивается по центру и выделяется полужирным начертанием.
Перечень дел формируется в таблицу (номенклатура дел в ДОУ: образец 2018 представлен в приложениях к материалу). Организация информации в номенклатуре должна быть проведена в соответствии с утвержденным образцом, в рамках пяти граф:
Скачать образец структуры номенклатуры дел на 208 год
Скачать шаблон в .docx
| Индекс | Заголовок | Количество томов | Срок хранения | Примечание |
Содержание номенклатуры дел
Рассмотрим подробнее требования по систематизации информации, которые следует учитывать при ДОУ 2018.
Индекс дела, который указывается в первой графе, должен включать код, обозначающий номер структурного отдела, и порядковый номер заголовка дела. Индекс следует обозначать только арабскими цифрами.
Во второй графе указываются заголовки дел, их частей или томов, отражающие все документированные направления деятельности дошкольной образовательной организации.
Заголовки следует формировать с предельной четкостью и лаконичностью, они должны отражать основное содержание и состав дел.
В заголовке не следует употреблять обобщенные формулировки («общие данные», «разная переписка»), вводные слова.
Заголовок рекомендуется формировать поэтапно, включая элементы в следующей последовательности:
- наименование разновидности дела (опись, переписка), документов (приказы, протоколы);
- указание автора документа (дошкольной образовательной организации);
- указания адресата или корреспондента документации (наименование учреждения, ответственного за получение документа);
- краткое содержание дела;
- название местности, с которой связана реализация документации.
Распределение документов в номенклатуре дел в ДОУ осуществляется по важности и с учетом взаимосвязи дел. В первую очередь в систематизированной таблице следует указывать заголовки дел, относящихся к организационно-распорядительной документации, а потом дела по другим направлениям деятельности ДОО, например, .
Если дело содержит документы по одному вопросу, то его заголовок следует формировать следующим образом: в начало выносится слово «документы», далее указывается содержание, а в конце заголовка в скобках упоминается разновидность документации (опись, сводка, справка). В заголовках дел, содержащих переписку, нужно указывать ее тематику и адресата. Для дел, состоящих из нескольких томов, составляется общий заголовок, а затем на его основании формируются названия каждой отдельной части.
При уточнении и окончательном формировании номенклатуры дел в ДОУ допускается частичное или полное изменение заголовков.
Количество томов (графа 3) заполняется в конце календарного года, при финальном редактировании таблице. Общее количество томов выносится в конец таблицы.
В графе 4 указываются номера томов в соответствии с порядковым перечнем и длительность их хранения, которая определяется в соответствии с типовой номенклатурой ведения документации или требованиями Федерального архивного агентства.
В графу 5 при оформлении номенклатуры дел в ДОУ на 2018 год можно вынести отметки о заведении или уничтожении дел, о переходящей документации, или в ведение других органов исполнительной власти.
Источник: https://www.resobr.ru/article/61553-qqq-16-m11-pravila-sostavleniya-nomenklatury-del-v-dou-v-2017-godu
Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2018 год образец бюджетникам
Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год
Основные требования по оформлению и составлению номенклатуры следующие: Указанный документ следует изготавливать в 4 экземплярах: 1-й хранится в отделе делопроизводства; 2-й передается в необходимый отдел как справочник для упрощения работы всего подразделения; 3-й хранит архив компании; 4-й экземпляр формируется при необходимости передачи дел в государственный архив.
Номенклатура дел организации в 2018 году
Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно.
Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения.
Виды Также необходимо понимать, что дел бывает трех видов: Типовая номенклатура Является нормативным документом и определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях.
При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия. Период действия приказа Как составить приказ: основные правила
- сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
- наименование организации;
- номер и дату создания приказа;
- список лиц, ответственных за исполнение приказа.
Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание.
Приказ об утверждении штатного расписания
Правила же утверждения такой документации целесообразно закрепить локальным актом (например, специальным положением).
В нем следует отразить, в т.ч.:
- порядок ознакомления работников с документом (документами).
- перечень уполномоченных на утверждение лиц;
- порядок утверждения документации;
Если иное не предусмотрено локальным актом организации, то лицу, издающему соответствующий приказ (распоряжение), следует проставить на нем свою подпись и печать организации (при наличии). Срок, периоды, случаи утверждения штатного расписания законодательством не установлены.
Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел
Составление приказа об утверждении номенклатуры дел
, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса.
Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа.
Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия.
Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2018 год».
Следующий шаг — составление преамбулы. Ее можно сформулировать по-разному, например:
Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа.
Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.
Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО «Весенний день» на 2018 год и ввести ее в действие с 01.10.2018».
Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную.
Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа.
Завершает процесс издания простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации.
Образец об утверждении дел вы можете найти на нашем сайте.
Приказ об утверждении номенклатуры дел не является унифицированной формой, он составляется в произвольной форме.
Содержание документа
В частности, приказ должен содержать:
Источник: https://yuridicheskayakonsulitatsiya.ru/prikaz-ob-utverzhdenii-nomenklatury-del-na-2017-god-obrazec-bjudzhetnikam-28149/
Образец приказа об утверждении номенклатуры дел на 2018 год
Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. ФАЙЛЫСкачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .
docСкачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел .doc Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.
Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях.
Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.
Приказ об утверждении номенклатуры дел
- Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
- Составление заголовков.
Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
- первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
- затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т.
Внимание
Комиссия уполномочена:
- на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
- утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
- составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
- Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
- В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством.
Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.
Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., в номенклатуре следует указать:
- Индекс дела.
- Наименование дела – это название вносимого дела.
- Количество единиц хранения – измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
- Срок хранения и № статей по перечню – указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
- Примечание. Заполняется по мере необходимости.
Определение сроков хранения Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам.
Как заполнить форму номенклатуры дел организации
- наименование организации, по которой создается приказ;
- номер приказа по внутреннему документообороту;
- дата составления;
- населенный пункт, в котором действует предприятие.
После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е.
обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо.
При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.
Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации
В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.
Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:
- наименования дел;
- дата начала их ведения;
- срок хранения;
- количество томов и т.п. информация.
При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.
Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.
Важно
После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.
Номенклатура дел в ДОУ на 2017-2018 годы Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.
Порядок заполнения аналогичен общему порядку. Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:
- порядковый номер дела;
- полное наименование дела;
- срок его хранения.
Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.
Источник: https://juristufa.ru/2018/04/21/obrazets-prikaza-ob-utverzhdenii-nomenklatury-del-na-2018-god/
Примерная номенклатура дел спо 2018
После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы.
При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.
ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года. Структура номенклатуры дел Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:
- Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов.
Номенклатура дел среднего профессионального образования на 2018 год
Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.Переходящие дела В качестве самого яркого примера переходящих дел я всегда привожу судебные дела. Если компания активно ведет арбитражное производство, таких дел в ней очень много.
Типовая номенклатура дел
Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.
Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости. ВАЖНО! Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне.
В частности, там нет приказов, уведомлений.
Типовая номенклатура дел организации, перечень № Заголовок документа Нормативный акт 1 Трудовой договор ст. 56 ТК РФ 2 Трудовые книжки ст. 66 ТК РФ 3 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ст.
123 ТК РФ 4 Штатное расписание 5 График отпусков 6 Табель учета рабочего времени ст.
Ipc-zvezda.ru
УСПО Пост.5а ПТД 01-21 Протоколы заседаний педагогического совета УСПО Пост.5а ПТД 01-22 Концепция развития УСПО Пост.85 ПТД 01-23 Перспективная программа развития УСПО Пост.85 ПТД 01-24 Годовой план работы УСПО Пост.90а ПТД 01-25 Годовой отчет о работе УСПО Пост.
198б ПТД 01-26 Документы (справки, акты, перечни) о передаче зданий, помещений, земельных участков и имущества в пользование, распоряжение, аренду, собственность УСПО Пост.422, 428, 429 ПТД 01-27 Документы (акты, справки, докладные записки) о проверках работы УСПО вышестоящими организациями Пост.
48 ПТД 01-28 Документы (исторические и тематические справки, подборки публикаций в средствах массовой информации) по истории УСПО Пост.
47 ПТД 01-29 Документы (буклеты, плакаты, информации) о рекламной деятельности УСПО До минова-ния надоб-ности*258 ПТД *Наиболее удачные в художественном отношении, выполненные известными авторами – пост.
Списки работников
ВниманиеУчреждения среднего профессионального образования, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с разделом 2 «Основных правил работы ведомственных архивов», М., 1986. При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику делопроизводства, сложившуюся в данном образовательном учреждении и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.Конкретная номенклатура дел должна отражать все документы, образующиеся в деятельности образовательного учреждения, в том числе, не предусмотренные примерной номенклатурой. В то же время не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела и отдельные документы, которые в делопроизводстве данного образовательного учреждения не образуются.ВажноНа сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения. Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.
Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры: Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал
Источник: https://sv-groups.ru/primernaya-nomenklatura-del-spo-2018/
Номенклатура дел учреждения
Для большинства документов учреждения устанавливается длительный или постоянный срок хранения. Документооборот и хранение документов организуется с применением номенклатуры дел учреждения – систематизированного перечня наименований дел. Как составить и вести номенклатуру дел, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».
Ирина Иванова, аудитор, эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях»
Текущее хранение документов
С момента создания документов и до передачи в архив дела, в котором они сгруппированы, они находятся на текущем хранении. Организация хранения и архивации документов учреждения регламентирована следующими законодательными и нормативными правовыми актами:
Все правила документооборота в учреждении – в статьях журнала «Учет в бюджетных учреждениях». Не забудьте оформить подписку!
Этими нормами учтено, что документы имеют разную значимость и определенный, зависящий от нее, срок хранения. Документы могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Текущее хранение дел ведется по месту их формирования и делится на хранение исполненных документов и тех, которые находятся в процессе исполнения. Подготовка исполненных документов к хранению включает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление документов, сдаваемых в архив;
- составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение сохранности дел;
- передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).
В свою очередь, документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. Исполненные документы подшиваются и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках.
Скорый поиск документов в ежедневной текущей работе возможен лишь при их четкой классификации – распределении и группировке документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).
Составление номенклатуры дел – основной вид работы, обеспечивающей систематизацию документов учреждения. Согласно пункту 75 ГОСТ Р51141-98 номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения. На основании номенклатуры дел производится:
- группировка исполненных документов в дела, которые могут состоять как из одного документа, так и из совокупности документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных под отдельную обложку (п. 71 ГОСТ Р51141-98);
- систематизация документов внутри дел.
Номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам).
Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики их работы или организационно-правовой формы, в том числе и для бюджетных учреждений.
Номенклатура дел используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам.
В нее включаются все дела организации и журналы регистрации, за исключением научно-технических документов и печатных изданий. При этом различают:
- три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную – для конкретной организации;
- номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения в целом.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций. Такая номенклатура относится к нормативным документам.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной.
Так, в номенклатуру дел учреждения из типовой или примерной номенклатуры дел переносят предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве учреждения. При этом допускается конкретизация заголовков с учетом специфики учреждения.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Каждое учреждение независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел имеет конкретную номенклатуру дел.
Основные требования к номенклатуре дел
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста учреждения. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, а также комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
Номенклатура дел учреждения на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. Основанием для нее служат номенклатуры дел структурных подразделений. Сводную номенклатуру дел учреждения рассматривает и одобряет экспертная комиссия.
Дальнейшие действия зависят от того, поступают документы на государственное хранение или нет. В первом случае номенклатура дел визируется архивистом и направляется на согласование в государственный архив.
Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации.
В любом случае по окончании формирования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения, после чего печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров.
Номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается руководителем учреждения и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Номенклатура дел организации пересматривается не менее одного раза в пять лет.
Как правило, номенклатура дел включает следующие реквизиты:
- наименование учреждения;
- наименование вида документа;
- дату и индекс;
- место составления;
- гриф утверждения;
- заголовок к тексту;
- текст и подпись;
- гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф:
- индексы дел;
- заголовки дел;
- количество дел (томов, частей);
- номер статьи по перечню;
- примечания.
Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.
Названиями остальных разделов номенклатуры дел чаще всего выступают названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой учреждения.
Если в учреждении нет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Соответственно, в таком случае названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлениями деятельности учреждения.
На основе номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, она выступает основным учетным документом в делопроизводстве.
В архиве учреждения номенклатура используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки исполненных документов.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела может состоять, например, из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: «01-03», где 01 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).
Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03).
В графу 2 включают заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко и в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, таких как «разные материалы» или «общая переписка». Также недопустимы вводные слова и сложные синтаксические обороты.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав заголовка дел образуют следующие элементы:
- название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т. д.);
- название учреждения или его структурного подразделения;
- адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
При этом вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке они не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с исполнителями контрактов». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается:
- период времени, на который составлены документы;
- вид документа (план, отчет).
В заголовках дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, указывается вид и автор документа.
Если дело содержит документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы».
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются:
- срок хранения дела;
- номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются, в частности, отметки о:
- заведении дел;
- переходящих делах;
- выделении дел к уничтожению;
- передаче дел в другую организацию для продолжения.
В номенклатуру дел также включаются справочные карточки, журналы учета документов. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободные места), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
Номенклатура дел и сроки хранения документов
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-поверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.
Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Он включает типовые управленческие архивные документы с указанием сроков хранения, образующиеся при выполнении однотипных управленческих функций в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и государственных (муниципальных) учреждений.
В отдельных случаях используется Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182.
В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 5 лет, 10 лет, 75 лет и постоянно. Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само учреждение исходя из практической ценности документации, но он не может составлять менее одного года.
Номенклатура дел в конце каждого года уточняется. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего эту отметку, и расшифровки его подписи.
Также смотрите:
– Хранение бухгалтерских документов
– Списание документов
– Первичные документы бюджетных учреждений
– Методология бухгалтерского учета 2015
Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», , или подпишитесь на журнал.
Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3640-red-nomenklatura-del-uchrejdeniya
Номенклатура дел на 2018 год с новыми сроками хранения профессионльного образовательного учреждения
Меню
Главная — Новости — Номенклатура дел на 2018 год с новыми сроками хранения профессионльного образовательного учреждения
Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока. Административная ответственность В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.
7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации — в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.
Судебная практика Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений.
Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан. В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст.
Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018 год
Она имеет следующее содержание:
- В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
- Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
- По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
- Далее следует табличная часть:
- В графе 1 указывается индекс дела;
- графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
- в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
- графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
- графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.
После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности.
Номенклатура дел среднего профессионального образования на 2018 год
Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4. Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов: Постоянный срок хранения Положение о защите персональных данных п.8 чт.1 ст.
86 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка ч.4 ст. 189 ТК РФ Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) ст. 21 ТК РФ Положение об аттестации Положение о системе обучения ст. 196 ТК РФ, ст.
197 ТК РФ Приказы по основной деятельности Длительное хранение Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст.
81ТК РФ 75 лет Личные карточки работников (Т-2) Постановление Госкомстата России № 1 75 лет Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении 75 лет Табели учета рабочего времени ч.3 ст.
Номенклатура дел на 2014-2018 год
По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к.
он будет иметь большую юридическую силу.
Правила хранения Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел 1.
Источник: https://yuruos.ru/nomenklatura-del-na-2018-god-s-novymi-srokami-hraneniya-professionlnogo-obrazovatelnogo-uchrezhdeniya/
Загрузка...
