Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы
Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты.
На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги).
Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно.
Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?
На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно – давайте посмотрим.
Какие действия может предпринять работодатель
В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.
Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ).
Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.
Другое решение ситуации – возместить работнику понесенные расходы. Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.
Обратите внимание! 1. Работник должен отчитаться о расходовании подотчетных денег, представив авансовый отчет. К нему сотрудник прикладывает чеки, билеты, квитанции и другие оправдательные документы. Если документы в порядке, обложения НДФЛ и взносами подотчетных денег не возникает.
2.
Компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник потерял чеки и квитанции. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя).
Помимо этого, неподтвержденные затраты не получится поставить в расходы по УСН (при объекте доходы минус расходы).
В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов.
Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%.
Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).
Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.
Источник: https://www.mosbuhuslugi.ru/material/podotchetnik-net-chekov-dokumentov-rashody
Удержание НДФЛ с подотчетника
Работнику выданы деньги под отчет. Об их использовании сотрудник не отчитался (хотя со дня, отведенного для отчета, прошло более года), деньги в кассу не вернул. Поэтому инспекция доначислила НДФЛ. В аналогичной ситуации могут потребовать и взносы во внебюджетные фонды (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17–3/В-609, приложение к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).
Рассматривая начисление взносов, суд напоминает: их берут с тех выплат персоналу, что выданы в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).
А подотчетные средства нельзя приравнивать к зарплате и другим выплатам, входящим в облагаемую оплату труда. Значит, требование об уплате взносов незаконно. Так сообщали многие судьи (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.07.
13 № А43-14173/2012, АС Западно-Сибирского от 30.09.14 № А27-16522/2013 и Поволжского от 09.12.15 № Ф06-3232/2015 округов и др.).
Ограничение наличных расчетов нарушено. Как учесть расходы
По НДФЛ нет единой практики. Отдельные судьи полагают: поскольку задолженность сотрудника не списана, то спорные суммы нельзя относить к доходам физлица, НДФЛ недопустим*. По нашему мнению, такая позиция обоснованна, но ее не везде придерживаются.
Сейчас арбитраж все чаще указывает: если компания не принимает мер по взысканию просроченных долгов, то она фактически выплачивает доход физлицу. Поэтому надо удержать НДФЛ или сообщить в инспекцию о невозможности его взыскания (см.
постановления ФАС Западно-Сибирского от 19.02.14 № А45-25321/2012, АС Северо-Западного от 21.04.16 № А26-8332/2014 и Центрального от 24.12.15 № Ф10-4388/2015 округов)**. Также арбитраж признает законность пеней.
Суд подтверждает и оправданность 20-процентного штрафа за неуплату НДФЛ, взимаемого по статье 123 НК РФ.
Исчисление НДФЛ с подотчетных
Иная ситуация, когда компания пыталась взыскать долг.
Срок, на который выданы подотчетные суммы, истек. Но не прошел трехлетний срок давности, введенный в статье 196 ГК РФ. Значит, предприятие может потребовать свои средства, и это один из аргументов против начисления НДФЛ***.
Другой довод — действия самой организации. Она приняла решение об удержании задолженности из зарплаты. Кроме того, обратилась с судебным иском к работнику, требуя погашения им долга. Предприятие не списывает задолженность.
Значит, не относит спорные суммы к тем, которыми физлицо может распоряжаться. Если сотрудник не вправе распоряжаться средствами, то у него нет дохода. Это вывод из пункта 1 статьи 210 НК РФ, и он не позволяет доначислить НДФЛ. Так сообщил Девятнадцатый ААС (постановление от 05.04.16 № А36-5689/2015).
С ним согласился АС Центрального округа в комментируемом постановлении.
Компания вправе приводить и другие доводы, свидетельствующие о принятии мер по взысканию долга. Это, в частности, письма с требованием о погашении выданных авансов, направленные подотчетнику. Или его расписка, где приведен срок погашения долга. Или акты сверки, свидетельствующие о признании задолженности сотрудником (в актах желательно прописывать ожидаемые сроки погашения).
Иногда предприятие и работник подписывают соглашения о новации, по которому спорная сумма признается займом, предоставленным физлицу. Но мы не рекомендуем использовать подобные соглашения.
Ведь если заем беспроцентный или выдан под низкую ставку (менее 2/3 учетной ставки ЦБ РФ), то нужно определить материальную выгоду.
Ее рассчитывают со дня подписания соглашения о новации, облагая налогом по 35-процентной ставке (п. 2 ст. 224 НК РФ).
Возможна ситуация, когда подотчетные суммы возвращены по истечении проверяемого периода. Тогда документы на возврат стоит предъявить ревизорам. Скорее всего, они откажутся от доначисления НДФЛ.
Если инспекция все-таки доначислит налог, то она проиграет суд (постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.14 № А65-15313/2013). Арбитраж примет документы на возврат, даже если они не предъявлены в ходе проверки. Это вывод из постановления Четвертого ААС от 25.03.
15 № А19-16749/2014 (оставлено без изменений постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № А19-16749/2014). Он соответствует части 3 статьи 65 АПК РФ, где подчеркнута лишь необходимость предоставления доказательств «до начала судебного заседания» первой инстанции.
И не сказано, что к доказательствам относят лишь те документы, что предъявлены во время проверки.
Срок использования подотчетных сумм
Если подотчетные средства выданы для командировки, то сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. В остальных ситуациях авансовый отчет представляют в течение трех дней с момента окончания срока, установленного компанией. Так сказано в пункте 6.
3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». Там не запрещено вводить разные сроки, зависящие от должности сотрудника, места его работы и т. п.
В частности, максимальный срок может быть установлен для генерального директора, если он не сразу отчитывается о произведенных расходах.
Руководителем предприятия издан приказ, где перечислены фамилии либо должности сотрудников, которым могут быть предоставлены средства под отчет.
Там же указано: «подотчетные средства предоставляются на семь рабочих дней, но этот срок может быть увеличен на основании отдельного приказа организации. Кроме того, этот срок не распространяется на выдачу средств генеральному директору и руководителю отдела снабжения.
Им подотчетные средства предоставляются на три календарных месяца (для генерального директора) или на один календарный месяц (для руководителя отдела снабжения)».
В приказ вводят только общие правила выдачи подотчетных средств. Основанием для каждой конкретной выплаты должно быть заявление работника с указанием требуемой суммы и срока предоставления авансового отчета. На практике этот документ не все заполняют и за его отсутствие не штрафуют. Но все-таки лучше оформлять заявление — о его необходимости сказано в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У.
Несвоевременный возврат подотчетных сумм — нарушение, но за него не предусмотрено наказание. Задержка с оформлением отчета или возвратом средств не приводит и к доначислению НДФЛ.
Правда, отдельные чиновники полагают: работник получил материальную выгоду, временно распоряжаясь подотчетными суммами, и с нее нужно рассчитать НДФЛ. Но это противоречит пункту 1 статьи 212 НК РФ, где перечислена облагаемая материальная выгода.
К ней относят суммы, полученные от временного использования средств, но только поступивших по договорам кредита или займа. В нашем случае подобные договоры не оформлялись.
Решения судов по похожим спорам
В комментируемом деле показаны индивидуальные аргументы, и нельзя привести аналогичные решения.
Источник: https://www.NalogPlan.ru/article/4009-uderjanie-ndfl-s-podotchetnika
Ндфл с подотчетника, если у фирмы-продавца нет госрегистрации | «гарант-сервис» г. белгород
Если контрагент, у которого подотчетник приобрел товары, отсутствует в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, инспекторы могут посчитать выданные работнику суммы его доходом и оштрафовать фирму за неисполнение обязанностей налогового агента.
Приобретение подотчетным лицом для компании товаров (работ, услуг) у контрагента (организации, индивидуального предпринимателя), который отсутствует в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, несет в себе налоговые риски в части налога на прибыль, НДС*(1) и НДФЛ.
Рассмотрим позицию контролирующих ведомств и судей по вопросу НДФЛ, а также способы защиты от претензий и споров.
Позиция инспекторов
Как правило, в момент покупки подотчетник не проверяет контрагента. Сотрудник приобретает товар (работу, услугу), затем предоставляет авансовый отчет, приложенные к нему первичные оправдательные документы, и расходы принимаются к учету. Впоследствии при проверке инспекторы выясняют, что контрагент не зарегистрирован в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug
Контролеры в рассматриваемом случае могут посчитать сделку по приобретению недействительной, а подотчетные суммы — доходом работника, с которого следовало удержать НДФЛ*(2). Фирму надо оштрафовать за невыполнение обязанности по удержанию и перечислению налога в качестве налогового агента*(3).
Свою позицию инспекторы обосновывают следующими доводами. Правоспособность юридического лица возникает в момент его создания*(4). Юрлицо считается созданным со дня внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ*(5). Если же оно не зарегистрировано в ЕГРЮЛ, его не существует.
Несуществующие организации юрлицами в гражданско-правовом смысле не являются, то есть они не могут иметь гражданские права и нести гражданские обязанности.
Действия таких фирм, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, не могут быть признаны сделками в смысле статьи 153 Гражданского кодекса.
Что касается ИП, то они начинают обладать правоспособностью с момента государственной регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя*(6). Если же информация в ЕГРИП отсутствует, то физическое лицо также не может являться стороной в гражданской сделке купли-продажи в качестве ИП*(7). Такая сделка является ничтожной на основании статьи 168 Гражданского кодекса.
Таким образом, документы (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, чеки и прочее), предоставленные несуществующим контрагентом, приложенные к авансовым отчетам сотрудника, не могут являться основанием для принятия фирмой указанных сумм подотчетных расходов к учету. Выданные работнику под отчет суммы являются его доходом.
Что делать фирме?
Арбитражные суды в процессе рассмотрения спора обращают внимание на реальность факта совершения сделки, правильность оформления документов по ней, обоснованность расходов*(8) и на наличие контрагента в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Если документы оформлены с нарушениями*(9) или у контрагента нет госрегистрации*(10), некоторые судьи, руководствуясь приведенными выше нормами гражданского и налогового законодательства, не признают документы по таким сделкам надлежащими доказательствами понесенных фирмой затрат и обоснованием расходов на выданные под отчет денежные суммы.
По мнению других судей*(11), в том числе и Президиума ВАС РФ*(12), если авансовый отчет работника фирмой принят, приобретенные по подотчетным денежным средствам товары (работы, услуги) оприходованы в установленном порядке, а инспекция не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой сотрудника, удерживать НДФЛ в таком случае не требуется.
Судьи в каждой ситуации будут принимать решение с учетом конкретных обстоятельств. Поэтому во избежание ненужных налоговых споров рекомендуем фирмам минимизировать риски. Например, можно закупаться только у проверенных поставщиков или (как крайняя мера) каждый раз запрашивать выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Но в этом случае придется нести дополнительные траты в виде уплаты госпошлины.
Кроме того, налоговики обращают внимание на правильность оформления приложенной к авансовому отчету «первички»*(13). Поэтому не только бухгалтер, но и каждое подотчетное лицо должно знать правила оформления необходимых первичных документов. Соответствующие положения можно прописать во внутреннем локальном акте организации, регламентирующем выдачу подотчетных сумм.
Важно! У фирмы не будет рисков в части удержания НДФЛ с подотчетника, если она приняла авансовый отчет, оприходовала товары в установленном порядке, а инспекция не доказала, что выданные суммы — экономическая выгода работника.
Н. Насиров, руководитель группы контроля качества и методологии
компании Intercomp
Экспертиза статьи: К. Котов,
заместитель начальника отдела ФНС России
«Актуальная бухгалтерия», N 7, июль 2014 г.
Источник: https://www.belgarant.ru/articles/as140814-2/
Подотчетные риски
03.06.2011
Деньги, выданные под отчет сотрудникам, помогают решить множество хозяйственных вопросов. Но отчетность по этим суммам должна быть составлена безукоризненно – любая ошибка приводит к доначислению налогов. На какие моменты бухгалтеру стоит обратить внимание?
По закону
Основными документами, регламентирующими взаимоотношения с «подотчетниками», являются приказ руководителя фирмы и авансовый отчет. В приказе необходимо прописать перечень лиц, которые имеют право получать деньги.
Стоит заметить, что в отличие от списка сотрудников, которые могут получать наличные средства наоплату хозяйственных расходов, список тех, кто может быть направлен в служебную командировку, неограничен.
Кроме того, следует установить предельный размер, сроки, на которые выдаются денежные суммы, и порядок сдачи авансовых отчетов.
При отсутствии в приказе сроков налоговики считают, что они не установлены. А следовательно, согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г.
№ 40, установлено, что работник должен отчитаться о потраченных суммах не позднее чем через три рабочих дня после установленной даты, а о командировочных расходах – не позднее трех дней со дня возвращения из командировки.
Не стоит забывать и об оформлении авансового отчета. Он составляется по унифицированной форме (форма № АО-1), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
Этот документ заполняет подотчетное лицо и утверждает руководитель организации. К авансовым отчетамнеобходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчетные суммы.
Из данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм в установленном законом порядке.
Отражение в учете
В бухгалтерском учете организация использует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им подотчет на административно-хозяйственные и прочие расходы (План счетов и инструкция по его применению, утверждены приказом от 31 октября 2000 г. № 94н). На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
На израсходованные суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Риск при проверке
Налоговые органы очень пристально относятся к авансовым отчетам при проверке организации. Для многих бухгалтеров данный вопрос кажется простым, однако в нем кроется множество нюансов и споров. Причем некоторые из них решаются только в суде.
Заполнение авансового отчета обычно не вызывает особых проблем, а с подтверждающей расходы «первичкой» избежать трудностей удается крайне редко.
Часто организации, у которых мало машин, выдают денежные средства водителям для приобретения топлива. Стоит обращать внимание на время заправки, указанное в чеке.
Если налоговые инспекторы в ходе проверки установят, что автомобиль заправлялся в выходной день (либо ранее выезда из гаража, либо по окончании рабочего времени), то затраты на ГСМ исключаются из состава налоговых расходов и признаются доходом водителя со всеми последующими доначислениями в виде «зарплатных» налогов. Чтобы избежать этой ситуации, организации необходимо разработать и представить в инспекцию Правила внутреннего распорядка, утвержденные приказом руководителя, предусматривающие сменную работу водителей, или приказ о передаче автомобилей сотрудникам (водителям) на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. В данном приказе необходимо предусмотреть, что работникам возмещаются расходы, связанные с приобретением ГСМ во внерабочее время, для беспрепятственного выезда на линию в этот день или на следующий. Об этом свидетельствует арбитражная практика: постановление ФАС МО от 3 февраля 2009 г. № КА-А40//96-09; постановление ФАС МО от 4 декабря 2008 г. № КА-А40/13427-07-2.
Часто в авансовых отчетах встречаются документы, подтверждающие покупку товарно-материальных ценностей. В этом случае главному бухгалтеру следует внимательно относиться к оформлению данных документов.
При покупке должен быть приложен чек ККТ, однако его отсутствие при наличии других оправдательных документов не может являться свидетельством нецелевого использования средств и получения ими дохода, поскольку приобретенные товары приняты к учету в соответствии с действующим законодательством.
Если к отчету приложен приходный кассовый ордер, то обязательно должна присутствовать надпись «Получено» или «Погашено».
Если организация не достигла взаимопонимания с налоговиками по данному вопросу, то отстаивать свои интересы ей придется в судебном порядке. Арбитражной практики по этой теме предостаточно, причем судьи в основном поддерживают налогоплательщиков: см. определение ВАС РФ от 31 января 2008 г. № 665/08; постановление ФАС ВСО от 16 апреля 2008 г. № А19-8816/07-56-Ф02-1325/08.
В настоящее время организации широко используют корпоративные карты, это помогает решить проблему с выдачей подотчетных сумм. Ведь денежные средства на счетах находятся в собственности организации, а сами пластиковые карты оформляются на конкретных сотрудников.
Казалось бы, нюансов в данном вопросе нет.
Но это не так! Виной тому разъяснение ЦБ РФ, в котором говорится о том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (письмо ЦБ РФ от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Таким образом, корпоративные карты могут использоваться сотрудниками только для оплаты командировочных и представительских расходов.
При отсутствии корпоративных карт многие организации возмещают понесенные сотрудниками расходы путем перечисления сумм задолженности на «зарплатные» карты. В данном вопросе у организации и у сотрудника возникают риски.
Налоговые органы расценивают это как заработную плату или премию со всеми вытекающими последствиями (или переквалифицируют эти операции в приобретение у работника материальных ценностей по договору купли-продажи). Налоговики ссылаются на то, что задание на приобретение материальных ценностей сотруднику не давалось.
Получается, что работник приобретал товары для себя, а затем перепродал их организации как свое личное имущество. НДФЛ у сотрудника удерживать не придется, но доход от продажи имущества увеличит его совокупный доход. Покупка имущества у работника является объектом обложения НДС.
При этом зачесть налог организация не вправе, так как продавцом товара является физическое лицо, которое НДС не платит. Уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму возмещения нельзя, так как расход не отвечает требованиям статьи 252 НК РФ, в частности не имеет документального подтверждения.
Возмещение задолженности сотруднику по авансовому отчету налоговые органы расценивают как получение дополнительного дохода.
По окончании года работнику необходимо сдать декларацию по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 228 НК РФ). Вероятнее всего, ему придется заплатить НДФЛ.
Доход в дальнейшем можно уменьшить на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (подп. 1п. 1 ст. 220 НК РФ).
Командировочный конфликт
Организация может направить своих сотрудников в командировку. Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Первым нюансом являются разногласия организации с налоговыми органами по перечню командировочных документов.
Столичные налоговики в целях признания расходов при налогообложении прибыли определяют перечень необходимых командировочных документов в письме от 22 июня 2009 г. № 16-15/062978.
Вот он: • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а; • командировочное удостоверение – форма № Т-10; • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а;
• авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.
Однако специалисты финансового ведомства более лояльны. Организации достаточно наличия следующих оправдательных документов: командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом (форма № Т-10); о найме жилого помещения; о фактических расходах по проезду; об иных расходах, связанных с командировкой (письмо Минфина от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169).
По мнению инспекторов-налоговиков, если «подотчетник» подтвердил расходование денег «неправильными» документами (не типографским БСО; БСО, в котором отсутствуют обязательные реквизиты; ПКО без чека), или не представил их вовсе, то подотчетные деньги – это его доход, облагаемый НДФЛ.
В отношении суточных облагаемый НДФЛ доход у работника не возникнет, даже если он вообще не представит документы, при условии, что расходы не превысили: 700 руб. в сутки – для командировок по России; 2500 руб. в сутки – для заграничных командировок (п. 3 ст. 217 НК РФ).
А для целей начисления взносов в ПФР, ФСС и фонды ФОМС все еще проще.
Даже если нет подтверждающих расходы документов, взносы не начисляются, если расходы не превышают нормы, установленные локальным актом организации (приказом директора) (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г.
№ 212-ФЗ; ст. 168 ТК РФ). Но взносы на «несчастное» страхование в таком случае заплатить придется со всей суммы неподтвержденных расходов.
Возврат средств
Практика проверок показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а организация не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм.
Это может привести к тому, что налоговые органы включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а организация получит в акте проверки замечание о нарушении порядка ведения кассовых операций и установленных правил расчетов с подотчетными лицами.
Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неиспользованного подотчетного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). В соответствии с данной нормой Кодекса обязательным условием удержания является согласие работника.
Срок для осуществления операций по удержанию неограничен.
Согласно части 1 статьи 138 Трудового кодекса при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20 процентов от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате.
Сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса может превышать эту величину. В таких случаях задолженность погашается сотрудником частями.
Нюансом в этой ситуации является пропуск месячного срока на удержание подотчетной суммы. Если работодатель пропустил его, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы неиспользованного остатка подотчетного аванса. Такой спор с сотрудником можно решить только в судебном порядке.
Налоговики же в данной ситуации считают: раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими отсюда последствиями (НДФЛ, взносами в Пенсионный фонд, ФСС и ФОМС). При этом они ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса.
Из него следует, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником в денежной и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.
Проанализировав ситуацию по авансовым отчетам, можно сделать вывод, что несмотря на встречающиеся попытки налоговиков приравнять подотчетные суммы к зарплате и доначислить на выявленную сумму налоги, суды требуют доказательств, с которыми у налоговых органов дела обстоят не так хорошо, как им хотелось бы.
https://www.youtube.com/watch?v=8x6cFk6fv8A
Все публикации раздела Все публикации
Источник: https://www.cliff.ru/about/publications/nalogi-audit/nalogi-audit_154.html
Ндфл с подотчетных сумм, не подтвержденных первичкой
Источник: журнал «Главбух»
Сайт журнала «Зарплата в учреждении»
Электронный журнал «Зарплата в учреждении»
Работник, которому деньги из кассы были выданы под отчет, не подтвердил документально покупку. Подотчетные суммы бухгалтер не включил в налогооблагаемый доход работника. Налоговики сочли это нарушением, их поддержали судьи (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2014 г. № А26-5684/2013).
Суть спора
Инспекция установила что руководителю организации выдали средства под отчет на хозяйственные нужды. Директор приобрел дизельное топливо, но к авансовому отчету приложил лишь расчет расходов. Согласно пояснительной записке, руководитель покупал топливо для автомобилей за наличный расчет на автозаправочных станциях, при этом кассовые чеки потерял.
Документы, подтверждающие приобретение, оплату товарно-материальных ценностей и их оприходование, налоговикам не представлены. Поэтому они сочли, что надо было удержать НДФЛ с подотчетных сумм.
А поскольку компания этого не сделала, ее привлекли к ответственности Закономерным итогом стало разбирательство в суде.
Решение суда
Арбитры в данном споре заняли сторону налоговых инспекторов. И вот почему.
Пунктом 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды устанавливаемой в соответствии со статьей 212 Налогового кодекса РФ.
В постановлении Президиума ВАС РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08 указано, что налогом на доходы физических лиц не облагаются денежные суммы, которые были выданы работникам под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей. Но при условии, что работники документально подтвердили свои расходы, а товарно-материальные ценности приняты на учет.
В данном случае работник организации, получивший денежные средства под отчет, после покупки горюче-смазочных материалов обязан был представить в бухгалтерию авансовый отчет. При этом к нему должны прилагаться все оправдательные документы, подтверждающие расходы, которые понес работник.
Статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, нужно оформлять оправдательными документами. В пункте 6.
3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного приказом Банка России от 11 марта 2014 г.
№ 3210-У, сказано, что лица, получившие наличные деньги под отчет, в течение трех дней после истечения срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу должны отчитаться по полученным средствам.
При этом документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату товара (работы, услуги).
А в рассматриваемом случае вместе с авансовым отчетом не сдано ни одного первичного бухгалтерского документа о закупке дизельного топлива за наличный расчет. Таким образом, налоговый агент обязан был исчислить, удержать и перечислить налог в бюджет.
Важно
Если работник не отчитался по подотчетным суммам, их надо включить в его налогооблагаемый доход. Иначе налоговики оштрафуют компанию.
Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/49403-ndfl-s-podotchetnyh-summ-ne-podtverzhdennyh-pervichkoy.html
Как защититься от НДФЛ и взносов с подотчетных сумм
Поэтому, когда задержка превысит несколько месяцев, проверяющие признают невозвращенные суммы доходом физического лица, доначислят компании страховые взносы, предложат удержать НДФЛ, начислят штрафы и пени.
Действия налоговиков не основаны на нормах НК РФ, налогоплательщики оспаривают их в судах. Проанализируем, какие доводы помогут компании защититься от доначислений.
До окружных судов или Верховного суда РФ обычно доходят споры по существенным суммам подотчетных средств. Но опасно думать, что более мелкие суммы не интересуют контролеров.
- Контролеры настаивают на НДФЛ и страховых взносах.
По мнению Минтруда России, если работник опоздал с авансовым отчетом или возвратом денег более чем на месяц, то деньги становятся его доходом. А доход облагается страховыми взносами (письмо от 12.12.14 № 17–3/В-609). Налоговики, в чьем ведении сейчас находятся взносы, обязаны руководствоваться разъяснениями Минтруда (письмо от 16.11.16 № 03-04-12/67082).
- Логика контролеров следующая: Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией.
- Работодатель вправе удержать задолженность из зарплаты не позднее 1 месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ). Если компания не удерживает деньги, сумма становится выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).
- Кроме доначисления взносов компании грозят штрафы за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета (постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.09.14 № А27-16522/2013). Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, компания вправе произвести перерасчет взносов.
- Доначисление НДФЛ налоговики оправдывают ссылками на решения Президиума ВАС РФ, когда в 2013 году в один день было принято 2 решения в пользу контролеров, и он признал подотчетные суммы доходом, так как компания не представила документы по их расходованию или возврату (постановления от 05.03.13 № 14376/12, от 05.03.13 № 13510/12). Но сейчас инспекторы ФНС России на местах должны руководствоваться решениями в пользу контролеров. Некоторые суды их в этом поддерживают (определение ВАС РФ от 14.05.14 № ВАС-5277/14).
- Попытки вернуть деньги доказывают отсутствие дохода.
По смыслу ст. 41 НК РФ доходом физлица признается экономическая выгода, которой он вправе распоряжаться. До истечения срока исковой давности компания не теряет шансов взыскать долг. Значит, работник не вправе распоряжаться деньгами и их нельзя признать доходом.
Например: В одном из дел налоговики признали доходом директора 88 млн. рублей, за которые он не отчитывался более года. Компании предложили удержать НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени.
Претензии удалось оспорить, так как часть суммы работник и компания переоформили в заем, часть — директор вернул в кассу, часть — компания взыскала с него в судебном порядке.
Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 %.
Налоговики требовали от суда не учитывать эти переоформления и возвраты, поскольку они произошли после проверки. Однако суд с этим не согласился. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать налоговики. Они не доказали того, что работник получил доход. Все их выводы основываются лишь на нарушении срока сдачи авансового отчета.
Успешные действия организации по возврату долга, пусть даже и совершенные после проверки, доказывают намерение вернуть деньги. Значит, по факту работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016).
Совет: Если налоговики предъявят претензии, то организации стоит попытаться вернуть деньги в ходе проверки.
Если сумма подотчетных средств велика, то заключите с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени.
Сам факт такого соглашения и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода. А нарушение срока подачи авансового отчета — не основание для доначисления НДФЛ и взносов.
- Работник не получает деньги и товары в собственность.
Деньги, выданные под отчет, нельзя считать трудовой выплатой работнику. Их назначение — закупка товаров или работ для нужд работодателя. Ни выданные деньги, ни приобретенные на них товары в собственность работника не переходят. Компания вправе требовать возврата неиспользованных сумм. Отсутствие подтверждающих документов не доказывает, что суммы являются доходом работника.
- АС Московского округа указал, что по смыслу ТК РФ получение работником денег под отчет на хозяйственные нужды не относится к какому-либо из доходов в рамках трудового договора. Следовательно, эти суммы не учитываются в базе по страховым взносам. Отсутствие документов о расходовании средств или возврате не меняет их сути (постановление от 23.12.16 № Ф05-12835/2016).
- Если компания систематически выдает подотчетные средства директору без указания назначения денег, налоговики предъявят претензии (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016). Что решит суд, зависит от конкретных обстоятельств дела.
Совет: Безопаснее указывать основания для выдачи средств в приказах или служебных записках: на хозяйственные нужды, для закупки товаров и т. д. Назначение должно соответствовать должности работника. К примеру, директору больше подходит «на представительские расходы».
Например: В одном из дел основанием для выдачи денег работнику под отчет был беспроцентный заем другому обществу. К авансовому отчету сотрудник приложил приходные ордера заемщика. Налоговики усомнились в целесообразности этих операций и включили подотчетные суммы в доход работника. Суд снял доначисления (постановление АС Северо-Западного округа от 27.01.15 № А42-3672/2012).
- Платить НДФЛ придется, если не прервать срок исковой давности.
- Если со дня, когда работник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, прошло более 3 лет, то срок исковой давности считается истекшим (ст. 196 ГК РФ). Компания не вправе заставить физлицо вернуть такой долг даже через суд. В этом случае суды признают, что работник получил доход, облагаемый НДФЛ (постановления АС Северо-Западного от 14.07.16 № Ф07-5021/2016, Центрального от 02.11.16 № Ф10-3997/2016 округов).
- До истечения срока исковой давности подотчетные суммы — долг работника. Такие выводы сделаны в постановлениях Четвертого ААС от 25.03.15 № 04АП-726/2015 (оставлено в силе постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № Ф02-3235/201), Седьмого ААС от 28.12.15 № 07АП-11510/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 04.05.16 № 304-КГ16-5009).
Совет: В целях защиты компании подпишите с работниками акты сверок, соглашения о погашении долга в рассрочку или получите от них письмо с признанием долга. Такие действия прервут срок исковой давности, и он начнет течь заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.15 № 43).
- Но если подписать акт сверки после истечения срока давности, то он будет лишь формальностью, которая не спасет от претензий (постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).
- Заем иногда помогает отбиться от претензий.
Популярный способ избежать претензий — оформить договор займа на остаток подотчетных сумм.
На практике его применяют, если во время проверки контролеры начали задавать неудобные вопросы, а работник не способен моментально вернуть подотчетные деньги. Заемные средства в принципе не могут признать доходом физлица (п.
1 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25). Даже если договоры займа компания представит уже после проверки, суды принимают их в качестве доказательств.
Например: В одном деле суд отменил доначисления (постановление Девятнадцатого ААС от 05.04.16 № 19АП-6638/2015). Налоговики настаивали, что договор займа не был отражен по счетам бухучета. Но компания признала ошибки в бухучете и устранила их. Суд встал на сторону налогоплательщика.
- Если стороны переоформят подотчетный остаток в беспроцентный заем, то у физлица возникнет материальная выгода в виде экономии на процентах. Она облагается НДФЛ в конце каждого месяца (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Доход в виде материальной выгоды рассчитывается исходя из суммы займа и 2/3 ставки рефинансирования.
Например: Предположим, что компания перевела подотчетный остаток в сумме 1 млн. рублей в беспроцентный заем. Ставка рефинансирования — 10 % (информация Банка России от 03.02.17).
2/3 ставки рефинансирования: 6,67 процента (10 × 2 : 3).
Годовой доход в виде материальной выгоды: 8671 рубль (1 000 000 руб. × 6,67% × 13%).
Таким образом, при беспроцентном займе в 1 млн. рублей ежемесячно компания будет удерживать у физического лица НДФЛ в сумме 723 рубля (8 671 руб. : 12 мес.).
- Выдавать деньги безопаснее на длительный срок.
Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы работник отчитался в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги. Устанавливает этот срок сама компания.
- Если организация установила его равным 1 году (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016) или 5 месяцам (постановление Седьмого ААС от 28.12.15 № 07АП-11510/2015, оставлено в силе определением ВС РФ от 04.05.16 № 304-КГ16-5009), суд не станет оспаривать ее решение.
Например: Компания установила срок в 24 месяца для отчета по деньгам. Однако в суде она проиграла, поскольку предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе судебного разбирательства.
Во время проверки инспекторы его не видели. Суд счел, что таким образом компания просто уклоняется от доначислений, поэтому не принял приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015).
- Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы, указывая его в приказе или служебной записке. Она может прописать разные сроки для разных должностей или зафиксировать единый срок отчета для всех.
- Также компания вправе установить разные сроки для разных нужд. К примеру, по хозяйственным нуждам срок отчета равен 3 рабочим дням, а по закупке редких деталей — 2 месяца.
- Компании стоит показать реальность затрат.
Если долг за работником еще числится, то основной аргумент в защиту компании — возможность его взыскать.
Но если компания уже приняла неподтвержденный авансовый отчет и списала задолженность работника, тогда ей стоит упирать на реальность затрат. Предъявить закупленные товары, результаты работ или услуг.
Акты сверок докажут погашение долга перед контрагентом, если компания оплатила его через подотчетника.
Например: В одном из дел компания приняла к учету товары без документов. К авансовым отчетам работники приложили справки-отчеты, акты рабочей комиссии, а также распоряжения директора общества по каждому из подотчетных лиц. Компания посчитала, что физлица отчитались за деньги. Но контролеры включили эти суммы в доход и обложили его взносами.
Суд поддержал компанию. По его мнению, проверяющие не доказали, что товары, материалы, работы и услуги общество получило безвозмездно. А раз компания за них заплатила, то подотчетные суммы нельзя признать доходом физлиц (постановление АС Уральского округа от 11.11.15 № Ф09-7999/15).
Но есть только одно дело в пользу компании, поэтому надеяться на такой же исход опасно.
- Дефектный авансовый отчет грозит доначислениями.
Без документов трудно доказать, что спорный товар закупил именно подотчетник, а не поставил контрагент по безналичному расчету. Поэтому по списанным без основания подотчетным суммам суды чаще всего соглашаются с контролерами и признают их доходом физлица.
- Нет подтверждающих документов.
Например: В одном из дел компания выдала в подотчет своему директору несколько миллионов. Затем она списала их на основании авансового отчета без документов. При проверке контролеры доначислили страховые взносы и наложили штраф за нарушение персонифицированного учета.
Компания в ответ представила в суд приказ, согласно которому на составление отчета или возврат денег у работника есть 2 года. Но поскольку этот документ был представлен лишь в апелляционную инстанцию, суд счел это попыткой уклониться от уплаты доначислений, и поддержал проверяющих (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015).
Например: В другом деле суд признал правоту контролеров, поскольку в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, не было должности, фамилии, имени и отчества лица, которое их подписало.
В товарных чеках наименование товара указано обобщенно: «хозяйственные расходы» или «канцелярские товары». Нет даты составления документов, не заполнены графы «количество», «цена товара», отсутствует подпись продавца.
Верховный суд РФ признал, что в этом случае подотчетные суммы можно считать доходом работника (определение от 09.03.16 № 302-КГ16-450).
Например: Директор компании получил подотчет 4,7 млн. рублей, а в подтверждение расходов представил договоры с физлицами.
Но они при допросе сообщили, что никогда не продавали материалы обществу, никаких денег, кроме зарплаты, от общества не получали. При этом товары, указанные в договорах купли-продажи, отсутствуют как в списании, так и в остатках материалов.
Суд поддержал доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.01.14 № А19-2278/2013).
Отсутствие в документе тех или иных реквизитов, неподтвержденность сведений в нем автоматически ставит под сомнение факт сделки.
Например: Работники прикладывали к авансовому отчету чеки организаций, у которых не было зарегистрированных касс. В итоге подотчетные деньги контролеры включили в доход физлиц. Суд их поддержал (постановление АС Северо-Кавказского округа от 07.07.15 № Ф08-3967/2015).
- Регулярность выплат докажет их зарплатный характер.
- Порядок ведения кассовых операций запрещает выдавать деньги работникам под отчет, если они еще не отчитались по прежним суммам. Однако многие компании пренебрегают этим запретом.
Например: В одном из дел ИП в течение нескольких лет ежемесячно перечислял деньги на карточки своих работников. В назначении платежа указывал «на хозяйственные нужды». Но те не отчитывались, не возвращали остаток, а ИП не пытался вернуть свои деньги.
На момент проверки уже прошел срок исковой давности по платежам за 2010 год и первую половину 2011 года. В итоге суд признал доходом физлиц все подобные суммы независимо от того, прошел по ним срок давности или нет (постановление АС Северо-Западного округа от 21.04.
16 № Ф07-957/2016).
- Регулярный характер выплат делает их похожими на зарплату. Особенно если суммы соответствуют уровню оплаты труда. Иногда компания выплачивает работнику пониженную зарплату, а разницу выдает в виде подотчетных средств. В этом случае фискалы могут сделать вывод о зарплатном характере выплат.
- Компания не имеет права перечислять НДФЛ за физлицо.
В стремлении пополнить бюджет некоторые налоговики обязывают компании перечислить в бюджет НДФЛ с подотчетных сумм. Однако общество является лишь налоговым агентом физлица.
- Уплата налога за счет средств налогового агента недопустима. Это прямо прописано в п. 9 статьи 226 НК РФ. Практика показывает, что такие доначисления суды отменяют (например, постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).
*Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха»
Подписаться на рассылку «Навигатора успеха» (подписаться)
Последнее изменение Среда, 01 ноября 2017
Источник: https://smolenskcci.ru/category/item/644-how-to-protect-yourself-from-personal-income-tax-and-contributions-with-an-accountable-amount
Налогообложение расчетов с подотчетными лицами
Выданные подотчетные суммы должны корректно отражаться в учете бухгалтерии компании, так как неверное заполнение грозит штрафными санкциями со стороны налоговых агентов.
Подотчетные лица должны возвращать выданные средства в сроки и предоставлять подтверждение их правомерного использования.
Ведь существует масса нюансов, когда речь идет о таком явлении как налогообложение расчетов с подотчетными лицами.
Независимо от применяемой компанией формой налогообложения, расходы организации, указанные как подотчетные средства, выданные сотрудникам, не являются выплатой в их пользу.
Никакой материальной выгоды они не получили, а за каждый растраченный рубль сотрудник отчитался и приложил квитанции (ст. 212 Закона № 117-ФЗ).
Следовательно, материального дохода он не получил, и данные средства не учитываются при расчете:
- Страховых платежей (гл. 34 НК, ст. 419).
- НДФЛ (Закон № 117-ФЗ, ст. 207 НК РФ).
- Страховых взносов от профзаболеваний и несчастных случаев (Закон № 125-ФЗ, ст. 20.1).
Присоединение к доходу сотрудника подотчетных средств и удержание НДФЛ с этой суммы возможно, если средства не поступили на счета компании в срок. Также включение в зарплату работника выданных средств предусматривается в случае невозможности их возвращения. Такая ситуация происходит, если сотрудник уволился с предприятия и наступил срок давности по данному делу.
При невозможности провести бухгалтерскую операцию по возвращению подотчетных сумм налоговый агент обязан в течение 30 дней письменно сообщить о ситуации в налоговую службу. Также полная сумма долга может быть внесена в состав внереализационных расходов в качестве безнадежной дебетовой задолженности.
Компания может принять решение простить долг подотчетному лицу в объеме выданных средств. В этом варианте подотчетная сумма включается в доход и облагается налогом.
Датой причисления дохода к зарплате будет выступать число, с которого стало невозможным взыскание суммы, или дата принятия компанией такого решения.
Налоги с подотчетных сумм применяются в случае, если при проверке было выявлено отсутствие документов, подтверждающих целевое использование средств работником.
Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами рассматривает все нюансы, касающиеся выдачи и правильного оформления бумаг. В случае допущения ошибок, некорректного заполнения документов с нарушением требований Закона о бухгалтерском учете все суммы, относящиеся к подотчетным расходам, включаются в налоговую базу и облагаются НДФЛ.
В процессе организации бухучета, связанного с подотчетными средствами, чаще всего допускаются досадные ошибки. Отсутствуют документы, подтверждающие целевое использование средств, не прописан порядок и сроки возвращения сумм. Знание всех нюансов налогообложения упростит бухгалтеру процесс расчетов и поможет избежать административных санкций.
Источник: https://zhazhda.biz/base/nalogooblozhenie-raschetov-s-podotchetnymi-licami
Загрузка...
