Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет? — все о налогах

На какой срок можно выдавать деньги в подотчет 2017

1. за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров.
2. с текущего банковского счета (п. 4 Порядка ведения кассовых операций. письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 1&0-Т);

Для этих целей не может быть использована наличность, принятая от граждан в качестве платежа в пользу иных лиц. Ее в полной сумме следует сдавать в банк (п.

2 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г.

Выдача денег под отчет из кассы в 2017 году

ФНС отредактировала контрольные соотношения показателей декларации по НДС.

Это связано со вступлением в силу приказа, внесшего поправки в бланк НДС-отчетности. В случае, когда «физик», не зарегистрированный в качестве ИП, приобретает товары с использованием заграничного интернет-сервиса (например, eBay), обязанности налогового агента по НДС на него не возлагаются.

В преддверии очередного срока уплаты страховых взносов налоговики решили обратить внимание плательщиков на наиболее распространенные ошибки, допускаемые при заполнении платежных поручений на перечисление взносов в бюджет.

Впервые сдать в ИФНС новый единый расчет по взносам нужно не позднее 2 мая.

Выдача денег под отчет в учреждениях госсектора

Выдача денежных средств под отчет с 1 июня 2014 года ведется по-новому.

Скорректированный порядок связан с применением новых правил ведения кассовых операций. Кроме того, уполномоченные сотрудники учреждений также могут оплачивать товары, работы и услуги непосредственно самой банковской картой – через электронный терминал и другие устройства.

Операции с использованием карт проводятся без взимания комиссии.

Выдача в подотчет в 2017 году: правила и образцы заявлений

Чтобы в 2017 году в расчетах с подотчетными все было идеально, мы вывели основные правила выдачи в подотчет.

Они помогут сделать все без нарушений и избежать штрафов.

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях надо выдать работнику деньги под отчет. Но здесь возникают вопросы: можно ли выдать деньги подрядчику, как оформить перевод подотчетных на личную карту работника и другие.

Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году — 100 тыс.

Выдача средств под отчет: о чем необходимо помнить

Необходимость выдачи денежных средств под отчет возникает едва ли не у каждого предприятия независимо от вида деятельности и формы собственности. Существуют ограничения относительно того, кому, в какой сумме и на какие цели можно выдавать подотчетные средства?

Каковы особенности порядка отчетности за использованные средства, выданные под отчет? работникам, которые находятся с этим предприятием, организацией или учреждением в трудовых отношениях.

Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2017 году?

Подотчет в 2017 году – предусмотрена ли максимальная сумма ? Подобный вопрос совершенно закономерен, особенно если учесть постоянно повышающийся интерес контролирующих органов к наличным операциям, совершаемым коммерсантами.

Разберемся, существуют ли ограничения по выдаваемым суммам под отчет. Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п.

Подотчет 2017: документы, проводки, налоги

Правила, по которым выдается подотчет в 2017 году, регулирует Порядок ведения кассовых операций.

НДФЛ и взносы с подотчета не начисляйте.

Если работник потратил собственные деньги, его расходы тоже нужно возместить. Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации.

Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет.

Расчеты с подотчетными лицами в 2017 году

Выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам, но и лицам, с которыми у вас заключены гражданско-правовые договоры.

Дальше мы подробно поговорим о том, как выдать деньги под отчет штатным и внештатным работникам в 2017 году.

1. Кому, кроме штатных работников можно выдать наличные под отчет
2. Как заполнить авансовый отчет 2017
3. Как составить заявление на выдачу денег под отчет 2017

Журнал «Зарплата» уже 10 лет помогает многим бухгалтерам избегать досадных ошибок в расчете налогов, взносов и отчетности.

Выдача наличных денег в подотчёт

Для выдачи денег в подотчёт составляется расходный кассовый ордер (РКО) на основании письменного заявления подотчётного лица, составленного в произвольной форме.

В заявлении указывается сумма выдаваемых наличных денег, срок, на который выдаются деньги, дата и подпись руководителя. Если руководителю организации нужно взять деньги под отчёт, то он также должен написать заявление, но составленное немного по-другому (См.

Сколько и на какой срок можно выдать денег под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации.

Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Совет: Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги (рубли) под отчет иностранному сотруднику из кассы?

Валютной операцией, в частности, признается отчуждение резидентом в пользу нерезидента (и наоборот) валюты РФ (рублей), а также использование такой валюты в качестве средства платежа (подп. «б» п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

При этом иностранный гражданин признается резидентом, если он имеет статус постоянно проживающего или лица без гражданства . Нерезидентами являются граждане, имеющие статус временно пребывающих или временно проживающих . Такой вывод позволяет сделать подпункт «б» пункта 6 и подпункт «а» пункта 7 части 1 статьи 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Российская организация является резидентом России (подп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

По общему правилу валютные операции между резидентами и нерезидентами осуществляются в безналичной форме (абз. 1 ч. 2 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Исключение из этого правила составляют случаи, перечисленные в абзацах 3–5 части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Однако, вне зависимости от статуса сотрудника-иностранца, выдача ему денег (рублей) под отчет не признается валютной операцией, так как:

• при выдаче наличных денег под отчет не происходит отчуждения валюты РФ (перехода права собственности на деньги) (п. 1 ст. 235, ст. 128 ГК РФ);

• выдачу под отчет нельзя считать использованием денег в качестве средства платежа (ведь в данном случае организация не расплачивается с сотрудником (ничего у него не приобретает), а выдает ему деньги на конкретные цели, например на приобретение канцелярских товаров).

Кроме того, пункт 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не содержит никаких ограничений и особенностей в отношении выдачи денег (рублей) под отчет иностранным сотрудникам.

Таким образом, организация вправе выдать сотруднику-иностранцу наличные деньги (рубли) под отчет.

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору?

Организация вправе выдать деньги под отчет работнику. Для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины с 1 июня 2014 года работником является человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. Это следует из пунктов 5 и 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 г. № 29-1-1-6/7859.

А значит, под отчет деньги можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

Ситуация: может ли филиал выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые числятся в головном отделении организации?

Обособленные подразделения не признаются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Они входят в состав организации, открывшей их.

Поэтому филиал, являясь обособленным подразделением организации, вправе выдавать денежные средства под отчет всем сотрудникам. И тем сотрудникам, которые заключили договор с филиалом, и тем, кто числится в головном офисе.

Главное, чтобы сотрудник значился в списочном составе организации. Такой вывод можно сделать из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности?

Ответ: нет, не нужно.

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен подтвердить свое согласие на выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату.

По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Внимание: предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать.

Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п.

14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится.

Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г.

№ А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Совет: Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2017 году?

Подотчет в 2017 году – предусмотрена ли максимальная сумма? Подобный вопрос совершенно закономерен, особенно если учесть неизменно высокий интерес контролирующих органов к наличным операциям, совершаемым налогоплательщиками. Разберемся, существуют ли ограничения по выдаваемым под отчет суммам.

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2017 году

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

• Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).

Источник: https://wearethepeople.ru/nazvanie-kategorii/na-kakoj-srok-mozhno-vydavat-dengi-v-podotchet/

Можно ли выдавать деньги в подотчет когда уже выдали этого

В избранноеОтправить на почту Максимальный срок выдачи денег под отчет— установлен ли он в 2018 году? От ответа на этот вопрос напрямую зависит порядок выдачи и возврата отчетных средств.

Разберемся, что по данному поводу говорят нормативные документы и контролирующие органы, в нашей статье.

Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством? Устанавливать ли срок выдачи денег в подотчет? Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств? Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки? Итоги Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством? Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.

В подотчетном заявлении срок не указан. На следующий день бухгалтер выдал этому подотчетнику еще одну сумму. Отчет по авансу, полученному 2 октября, работник не составил.

Важно

Получается, что в данной ситуации у компании сразу два нарушения кассовых правил: неправильно оформлено подотчетное заявление и деньги выданы работнику, который не сдал авансовый отчет по предыдущим полученным суммам. Не исключено, что судьи в этом случае поддержат налоговиков (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 марта 2013 г.

№ 09АП-2451/2013). Поэтому в заявлении нужно указывать срок, на который выданы наличные деньги.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Если скидываете деньги в подотчет на корпоративную карту, лимит расчетов ЦБ РФ (до 100 000 руб.) вас не затрагивает. Можно его не соблюдать Также см. «Наличные и безналичные расчеты между юридическими лицами».

Чтобы выдача денег подотчет проходила без заминок, нужно руководствоваться указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Когда стоит задача выдать деньги подотчет директору, надо руководствоваться этим же документом.
Принципиальных отличий нет Порядок действий Теперь разберем сам механизм, как выдать деньги подотчет.

1. Прежде всего, удостоверьтесь, что у сотрудника нет долга по предыдущей подотчетной сумме, по которым уже пора бы отчитаться. Если ответ положительный, то этому сотруднику давать деньги в подотчет нельзя – это запрещает закон.
2. Надо заручиться от работника заявлением на деньги подотчет.

10 ошибок, которые совершают бухгалтеры, выдавая деньги под отчет

• ВниманиеВыдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

Источник: https://advokat-na-donu.ru/mozhno-li-vydavat-dengi-v-podotchet-kogda-uzhe-vydali-etogo/

Выдача в подотчет

В некоторых ситуациях организации необходимо выдать своим сотрудникам наличные деньги под отчет. В каких ситуациях это возможно, и как это делается, вы можете узнать из следующей статьи.

Подотчетные деньги – это наличность, которая выдается работнику компании (подотчетному лицу) на затраты, связанные с осуществлением деятельности предпринимателя или компании.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году может быть осуществлена на следующие цели:

• На хозяйственные затраты;
• На приобретение активов;
• На расходы в командировке;
• На оплату расчетов по контрактам;
• На расходы филиалов и подразделений организации, находящихся на общем балансе.

Особенности выдачи наличности

1. Наличность на расходы в командировке выдается в размере, полагающемся на такие затраты.
2. Сотрудники, получившие наличность в подотчет, должны отчитываться о расходовании полученных сумм. Они должны сделать это в течение трех дней по истечению срока, на который выдавалась наличность.

   Если средства выдавались на поездку в командировку, не позднее трех дней с момента возвращения из нее. Отчет происходит путем подачи в бухгалтерию специальной авансовой отчетности о потраченных суммах.

3. Наличность в подотчет может быть выдана только в том случае, если лицо полностью отчиталось по ранее полученным средствам.

4. Передавать полученные деньги посторонним лицам категорически запрещено.

Приказ о выдаче средств

Управляющим организации должен быть издан приказ, в котором прописывается процедура выдачи и списания денег под отчет. В нем должна содержаться следующая информация:

• Список сотрудников, которые могут получать подотчетные средства (обязательно указывается должность, фамилия и инициалы работника);
• Сроки, на которые может выдаваться наличность;
• Порядок подачи и утверждения авансовой отчетности.

Сотрудники организации, которым управляющий компании дал право получать наличность по отчет, должны быть ознакомлены с данным приказом. Также, они должны будут поставить свою подпись, в подтверждение ознакомления.

Кроме того, с сотрудниками, числящимися в приказе, должен быть заключен контракт о материальной ответственности.

Образец приказа можно найти в статье.

На какой срок выдается наличность

Предприниматель или управляющий организации вправе сам решить, на какой срок выдать деньги. Законодательством данный вопрос не регулируется. Самое главное, чтобы этот срок был указан в заявлении сотрудника, и управляющий был полностью согласен с этим сроком.

Как уже было написано выше, подотчетная наличность должна быть возвращена не позднее, чем по истечению трех дней с момента окончания срока, на который выдавались средства. В случае если в заявлении не указывается, на какой срок сотрудник получает наличность, возвратить их нужно будет в течение трех дней с момента получения.

Если наличность была выдана на длительный период (к примеру, несколько месяцев), сотрудник имеет полное право не возвращать их до окончания назначенного срока. Досрочно их вернуть можно по собственному желанию, или при увольнении.

Документальное оформление выдачи

При выдаче подотчетных средств должны быть оформлены следующие документы:

1. Служебная записка от инициатора выдачи – в ней должно быть обоснование того, что выдача денег действительно нужна. Также, должен быть прописан исполнитель. Если инициатором выступает управляющий компании, оформлять данную записку нет необходимости.
2. Приказ руководства о подотчетных сотрудниках – в нем отражается, кому может быть выдана наличность и в каких суммах.
3. Кассовые ордера по расходу.
4. Специфические документы (с учетом содержания трудовых поручений). Такими документами могут выступать:

• Удостоверение работника, направленного в командировку;
• Рабочее задание;
• Книга регистрации работников, отправленных в командировки;
• Доверенности на оплату товаров и работ от лица компании, книги учета таких доверенностей.

Процедура выдачи наличности

Выдача денежных средств под отчет осуществляется в несколько этапов:

1. Проверка наличия долга по ранее предоставляемым суммам. Стоит узнать, не имеется ли у сотрудника долга по полученным ранее подотчетным деньгам. Если задолженность есть, выдавать деньги нельзя.
2. Получение заявление.

Сотрудник должен написать заявление на имя директора компании о выдаче ему денег под отчет. Законодательно установленной формы заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. Главное, чтобы в тексте было прописано: сумма выдаваемой наличности и срок выдачи.

Управляющий должен проставить на заявлении свою подпись и дату. Выдавать подотчетные средства без данного заявления нельзя.

После того, как заявление было получено и подписано, можно оформлять расходный кассовый ордер. Ордер может оформить:

• Главный бухгалтер;
• Бухгалтер или иной должностной сотрудник (в том числе кассир);
• Управляющий компании (если отсутствует бухгалтер или главный бухгалтер).

Также, бухгалтер или главный бухгалтер должны подписать данный документ. Если ни одного из них нет на рабочем месте, расходник подписывает директор организации.

Подробнее о расходном кассовом ордере читайте в статье.

Кассир обязан проверить полученный расходник. Если он составлен верно, то получатель средств должен предъявить кассиру документ, подтверждающий личность. После этого подотчетные средства могут быть выданы из кассы. Получатель денег и кассир должны поставить на ордере свои подписи.

В кассовой книге необходимо сделать запись о выписанном ордере. При этом записи в кассовой книге необходимо сверять со сведениями из ордеров. Делать это должен или бухгалтер, или главный бухгалтер. Если они отсутствуют – управляющий компании.

Подробнее о кассовой книге читайте в статье.

Авансовый отчет

Подотчетный сотрудник должен отчитаться о полученных средствах. Сделать это нужно в виде авансового отчета. Данный отчет должен быть предоставлен сотрудником управляющему компании в течение трех дней со дня:

• Истечения срока, на который были выданы деньги;
• Возвращения из командировки;
• Выхода на работу (с отпуска или с больничного).

К отчету необходимо приложить бумаги, которые могут подтвердить осуществление расходов. Этими документами могут быть различные чеки. Сдается данная отчетность либо бухгалтеру, либо главному бухгалтеру, а при их отсутствии – директору компании.

Сотрудник, которому был сдан отчет, должно проверить его на:

• Наличие подтверждающих бумаг;
• Целевое расходование денег;
• Правильность оформления самого отчета и подтверждающих бумаг;
• Соответствие потраченных сумм.

Срок проверки, утверждение отчета и окончательный расчет устанавливает директор организации. После того, как отчет был утвержден, подотчетные средства списываются с баланса организации.

Но не все так просто. Бывают случаи, когда сотрудник потратил больше или меньше денег, чем получил под отчет. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

1. Потратил меньше. В такой ситуации, для принятия денег обратно, главный бухгалтер должен оформить кассовый ордер по приходу, в котором он должен отразить возвращаемую сумму.
2. Потратил больше. После того, как авансовая отчетность была утверждена, перерасход возвращается сотруднику по ордеру по приходу. Реквизиты данного ордера должны быть внесены в авансовый отчет.

Образец приходного ордера можно найти в статье.

Также может возникнуть ситуация, когда сотрудник вовремя не отчитался о полученных средствах и не вернул остаток. В таком случае, не возвращенные деньги можно вычесть из его зарплаты. Для этого необходимо:

• Получить согласие от сотрудника на вычет данной суммы (если он не согласится, можно взыскать деньги путем обращения в суд).
• Управляющий организации должен издать приказ об удержании. Сделать это нужно в течение месяца со дня истечения срока возврата подотчетных средств. Если данный срок не соблюсти, получить деньги обратно можно будет только через суд.
• Ознакомить сотрудника с текстом данного приказа.

Следует учитывать, что сумма удержаний должна быть не более двадцати процентов от суммы заработной платы сотрудника. Если размер долга больше, чем данный предел, удержания производятся из нескольких зарплат.

Максимальная сумма подотчета

В соответствии с законодательством, расчеты по одному договору должны составлять не более ста тысяч рублей. Считается, что данное ограничение нельзя превышать. Однако некоторые нюансы все же имеются.

Данное ограничение установлено только на расчеты по договорам между компаниями и предпринимателями. А на расчеты с гражданами, которыми являются работники организации, данный лимит не распространяется. В данные расчеты входят выдача наличности под отчет, выплата заработной платы и социальные выплаты.

Главное, чтобы при расчетах с предпринимателями и компаниями, сотрудники не превышали лимит в сто тысяч рублей.

То есть, руководитель организации может выдавать подотчет любую сумму средств, в пределах финансовых возможностей.

Могут ли кассиры получать подотчетные средства

Подотчетные деньги выдаются из кассы компании. Если касса в организации временно отсутствует, данные суммы можно выдавать кассирам. Однако данное действие обязательно должно быть согласовано с кредитной организацией.

То есть, организация может выдавать кассирам денежные средства на выплату зарплаты работникам при правильном оформлении всех необходимых документов.

Выдача в подотчет в бюджетных компаниях

Выдача наличности в подотчет в бюджетных компаниях полностью совпадает с процедурой выдачи в частных компаниях.

Если средства выдаются на расходы в командировке, их размер определяется или коллективным контрактом, или нормативным актом.

Денежные средства также выдаются только по заявлению работников. Обязательно нужно проверить, отчитался ли сотрудник за прошлые полученные деньги.

Спорные ситуации

1. Сотруднику нужно срочно получить подотчетные средства, а управляющий компании находится в отпуске – деньги может выдать или финансовый директор или бухгалтер, но только при наличии доверенности.
2. Директор в устной форме попросил бухгалтера выдать ему деньги – выдавать деньги нельзя, это можно сделать только по письменному заявлению.

3. Сотруднику необходима сумма более ста тысяч рублей – выдать наличность можно, так как предельный лимит распространяется только на расчеты с предпринимателями и организациями.

4. Если необходимо приобрести материалы по гражданско-правовому контракту, наличность выдается подрядчику – в данном случае никаких нарушений кассовой дисциплины нет, так как с июня 2016 года сотрудник, работающий по такому договору, считается сотрудником организации.

5. Бухгалтер настаивает на том, чтобы подотчетный сотрудник подписал договор о материальной ответственности – выдача наличности под отчет не служит основанием для заключения такого договора. Если сотрудником не будут возвращены оставшиеся средства, их можно будет удержать из зарплаты работника.

Небольшая памятка бухгалтерам

Бухгалтера всегда должны помнить следующие правила:

1. Работник должен написать заявление на получение наличности из кассы.
2. Операция по выдачи средств должна быть оформлена ордером по расходу.
3. Если средства израсходованы не полностью, они должны быть возвращены обратно в кассу.
4. Новый аванс нельзя выдать до тех пор, пока сотрудник не отчитался за старый.
5. Одному подотчетному лицу нельзя выдать более ста тысяч за один раз.
6. Расходование средств должно быть подтверждено документально (чеками, квитанциями, актами, накладными).
7. Для того чтобы подтвердить оплату товара, недостаточно одного кассового чека, нужен еще товарный.
8. Если деньги не были возвращены в установленный срок, их удерживают из зарплаты работника. На суммы подотчетный средств начисляется НДФЛ. Если возникнут спорные ситуации, их необходимо оспаривать через суд.

Подробнее о бухгалтерском учете подотчетных средств читайте в статье.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/vydacha-deneg-v-podotchet-iz-kassy

В течение какого времени нужно отчитаться за подотчет 2018 году

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

В этом случае нужно учесть следующее: Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы? Абз.2 п.6.3.

Указания Банка России №3210-У говорит о поэтапном отчете сотрудником за полученные им средства: Все эти этапы проходят каждый в свой срок, который должен быть закреплен в локальном нормативном акте по предприятию (у предпринимателя).

Это может быть, например, Положение о подотчетных лицах, утвержденное приказом.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Однако такой риск существует, и о нем необходимо помнить.

В связи с вышеизложенным принимать решение на уровне локальных внутрикорпоративных актов об установлении (или неустановлении) сроков под отчет стоит на основе оценки собственной хозяйственной ситуации и возможных рисков.

Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств Обычно приказ составляется не отдельно для установления сроков, а для описания всей процедуры выдачи подотчетных сумм.

Как происходит выдача денег в подотчёт

Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи. Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет.

Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

Ниже представлены новые образцы для подотчета с 19 августа. Заявление от работника Приказ о подотчетных лицахКакую сумму можно выдавать под отчет В РФ все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс.

Подотчет 2018: оформляем по новым правилам

Иногда требуется выдать деньги сразу нескольким сотрудникам.

Необязательно каждый раз оформить отдельное распоряжение или приказ – достаточно в одном документе перечислить всех сотрудников, которые получат деньги. Образец приказа о выдаче наличных денег под отчет нескольким сотрудникам

Выдача новых авансов должникам Вот еще полезные статьи : Переход на новые правила выдачи подотчетных сумм в 2018 году Компании не обязательно менять правила денег.

Выдача денежных средств под отчет

Заявление о выдаче денежных средств подотчет, образец

Заявление о денежных средств подотчет

Приложение: сводный список-заявка на приобретение канцелярских товаров.

Приказ о выдаче денежных средств подотчет, образец

О выдаче подотчетных сумм на приобретение канцелярии для нужд офиса

Для осуществления закупки необходимых канцелярский принадлежностей для организации работы офиса компании ООО «Ромашка»

1.

В срок не позднее

20 сентября 2018 г. выдать секретарю Ивановой Л.Е. под отчет сроком на 3 дня сумму в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей наличными на приобретение канцелярии (согласованный список-заявка прилагается). сроком на три рабочих дня.

2.

В срок не позднее

20 сентября 2018 г. ознакомить Иванову Л.Е. с настоящим Приказом под подпись.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Петрову М.А.

Генеральный директор _________________________ А.П.

Сидоров

Сроки выдачи денежных средств подотчет

После получения авансового отчета работодателем стартует следующий отсчет – срока проверки и утверждения данного документа.

Источник: https://myeconomist.ru/v-techenie-kakogo-vremeni-nuzhno-otchitatsja-za-podotchet-2017-godu-19287/

Как выдать деньги под отчет сотрудникам организации. Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой.

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно.

Деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам;

Авансовый отчет по полученным наличным (в том числе на командировку) работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы.

Подотчет на карту

Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны.

В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним.

К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

Отчет по подотчету

Отчитываясь по расходам за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Для удобства можно подготовить образцы всех подтверждающих документов, выделив в них важную информацию, и выдать их на руки подотчетнику.

Кому может быть выдан подотчет

Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Однако не забывайте, что статус у таких работников разный.

На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.

Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками по трудовому договору.

А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.

), например, на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения (при этом авансовый отчет им оформлять не обязательно).

Очень часто хозяйствующие субъекты осуществляют часть своих расходов, связанных с их деятельностью, через представителей – работников, которым в подотчет выплачиваются денежные средства. Выдача этих денег строго регламентирована Порядком ведения операций по кассе, и проверяется соответствующими компетентными органами.

Подотчетные суммы — это деньги, выдаваемые работникам предприятия для осуществления определенных расходов. Подотчетные лица устанавливаются в компании либо на основании приказа, либо прописываются в учетной политике.

Ими могут быть как работники организации, так и подрядчики, с которыми она заключила гражданские договоры. При этом в данных нормативных актах желательно также отразить виды расходов, на которые могут выдаваться средства и на какой срок.

Выплаты денежных средств работнику осуществляются на основании такого документа, как заявление о выдаче денег под отчет, в котором он обязательно должен указать для чего нужны эти средства. Подтверждением осуществления расходов является , составленный работником. При чем основания в нем должны совпадать с целями, указанными в заявлении на выплату подотчетных сумм.

На какие цели могут выдавать деньги в подотчет

Законодательство определяет основные направления расходования денег, выплаченных в подотчет. На что могут быть выданы деньги в подотчет:

• . Сюда относятся выдача денег на проживание, питание, суточные и другие траты.
• На оплату услуг и работ.
• На покупку товарно-материальных ценностей.
• На представительские расходы и т. д.

Внимание! Нельзя выдавать деньги на приобретение основных средств, а также для осуществления в крупных размерах расчетов между предприятиями и предпринимателями (свыше установленного лимита в размере 100000 рублей).

Порядок выдачи и возврата подотчетных денег

Подотчетные деньги выплачиваются сотруднику несколькими способами. Выдать деньги под отчет можно через кассу хозяйствующего субъекта. В этом случае применяется .

При выдаче наличными любой работник, независимо от занимаемой должности, должен составить с указанием целей выдачи и срока. Если оно будет отсутствовать, то при проверке может быть наложен штраф в 50 тысяч рублей. Написанный документ визирует своей подписью руководитель фирмы.

Внимание! Заявление директора отличается по формулировке, поскольку он не просит выдать ему подотчет, а устанавливает факт такой необходимости.

Кроме этого, в заявлении должно присутствовать пустое поле для бухгалтера, в котором он обязан сделать пометку – если или нет у данного работника задолженность по ранее полученным суммам. Запрещено выдавать сотруднику подотчет, если он еще не отличался по предыдущему разу! В противном случае контролирующие органы также могут выписать за это штраф до 50 тысяч рублей.

Помимо выдачи наличными, допускается перечислить деньги подотчет на карту или расчетный счет работника. Для этого ему надо оформить заявление с соответствующей просьбой и приложить к нему платежные реквизиты.

Если такого документа не будет, то при проверке налоговый орган может посчитать, что было произведено перечисление дохода и удержать с этой суммы НДФЛ.

Также в платежном поручении в графе «Назначение платежа» должно быть указано, что это именно перечисление подотчетной суммы.

К сведению! Документом, подтверждающим расход подотчета с карты, является чек из терминала или банкомата, а также банковская выписка, которые прикладываются к авансовому отчету.

При перечислении на карту дополнительной суммы суточных, если командировка была по какой-либо причине продлена, писать еще раз заявление не нужно. Тем не менее, отчитаться по обеим суммам он должен будет одновременно во время подачи авансового отчета по командировке.

Если подотчетная сумма потрачена не полностью, то работнику нужно вернуть наличность в кассу после утверждения авансового отчета в бухгалтерию. Во время данной операции оформляется , а его реквизиты (сумма, номер, дата составления) должны быть указаны внизу на первой странице авансового отчета.

Сроки выдачи денег в подотчет

В законодательстве нигде четко не регламентировано на какой срок можно выдавать подотчетные деньги. Его предприятие может устанавливать самостоятельно, внеся соответствующий пункт в учетную политику. Кроме этого, работник обязан указать срок во время написания заявления на выдачу подотчетной суммы.

Требования к выдаче денег под отчет постоянно меняются. Чтобы не допускать просчетов в работе, сегодня необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11 марта 2014 года .

Однако основные ошибки совершаются не по причине незнания новых норм законодательства. Причина их скорее в привычке неверно выполнять ту или иную операцию при оформлении средств.

Вот о них мы и поговорим в этой статье.

Ошибка № 1. Без заявления

Средства выдаются под отчет без получения заявления от лица, которому передаются деньги. Например, компании нужно срочно сделать нотариальные копии документов, чтобы успеть, бухгалтер просто выдает средства, не требуя с сотрудника соответствующее заявление. Впоследствии о такой бумаге никто также не вспоминает. Однако отсутствие заявления является ошибкой. Согласно пункту 6.

3. Указания № 3210-У для выдачи наличных под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности, должен быть оформлен расходный кассовый ордер по форме 0310002. Такую бумагу нужно подготовить по письменному заявлению подотчетного лица, составлен ному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Ошибка № 2. Неизрасходованные деньги

Денежные средства, выданные под отчет, и не израсходованные, должны быть возвращены в кассу предприятия в трехдневный срок. Ошибкой будет, если сотрудник этого не сделает. Равно как и если средства он вернет намного позже или расход не будет подтвержден первичными документами.

По смыслу пункта 6.3 Указания № 3210-У подотчетное лицо обязано либо предъявить авансовый отчет, либо вернуть наличность.

Директор взял из кассы компании деньги, но в тот же день их вернул. На следующий день руководитель взял еще 144 000 рублей. В результате, инспекция привлекла компанию к ответственности по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. И арбитры с ней согласились…

Во избежание ошибки целесообразно заранее ознакомить работника с необходимостью вернуть средства. Это можно сделать, если дать ему прочесть внутренние документы компании, закрепляющие обязанность возврата денег, выданных под отчет, или же прописать соответствующие обязанности в трудовом договоре. Еще один выход из ситуации — составление авансового от чета.

Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю нужно принять меры по ее взысканию.

В этих целях в соответствии со он вправе удержать невозвращенный аванс из зарплаты, правда, с учетом 20-процентного ограниче-ния, предусмотренного , при каждой выплате заработка.

Такое решение принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает основания и размеры удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3044-6-0).

Ошибка № 3. Ранее выданные

Компании и индивидуальные предприниматели могут выдавать под отчет наличность только тем лицам, которые отчитались по ранее выданным средствам. Если работник этого не сделал, то будет ошибкой выдавать ему новую «партию» денег.

Согласно пункту 6.3 Указания № 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Следовательно, перед выдачей средств под отчет нужно проверить, отчитался ли работник за предыдущие суммы, вернул ли неизрасходованные средства.

Эта ошибка часто приводит к судебным спорам. В качестве примера можно привести постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25 февраля 2014 года № 09АП-47328/2013 по делу № А40- 144835/13.

Вместе с тем, расчеты посредством корпоративных карт не приравнены к расчетам наличными, а признаются безналичными, поэтому названное правило к ним не применяется (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-10884/2013).

Ошибка № 4. Нет авансового отчета

В некоторых случаях авансовый отчет, которым подтверждается расходование средств, может просто отсутствовать в компании, например, он — потерялся.

Еще одной ошибкой является неправильное заполнение этого документа, например, к таким неточностям можно отнести: отсутствие назначения аванса; обязательных реквизитов отчета; несоответствие сумм выданных и фактически израсходованных средств, которые подтверждаются первичными документами; отсутствие подписей подотчетного лица и главного бухгалтера.

1. наименование документа;
2. дата его составления;
3. название фирмы, составившей документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;
6. должность сотрудника, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
7. подписи.

Отсутствие авансового отчета или неправильное его заполнение является очень распространенным нарушением. Для того чтобы избежать подобной ошибки, необходимо проверять наличие отчета, а также его содержание.

Чтобы проверка документов осуществлялась на постоянной основе, целесообразно назначить лицо, ответственное за ревизию документа. Им может быть бухгалтер или специалист службы внутреннего аудита.

Соответствующие обязанности необходимо прописать в с работником.

Ошибка № 5. Нарушен лимит

Предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между компаниями и индивидуальными предпринимателями составляет 100 000 рублей (Указание Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных рас четов»). Такое ограничение применяется также, если подотчетное лицо покупателя вносит наличные средства в кассу поставщика.

Однако расходование на выдачу сотрудником денег под отчет осуществляется без учета предельного размера расчетов.

Отсутствие ордера является ошибкой. Чтобы ее избежать, нужно регламентировать в учетной политике выдачу и оформление этого документа. Кроме того, в трудовом договоре с бухгалтером необходимо прописать четкие обязанности по выдаче ордеров при оформлении средств под отчет…

Напомним, что ранее действовало ограничение и на выдачу средств под отчет (Указание № 1843-У). И такая ошибка может быть выявлена ревизорами за предыдущие периоды, в рамках проверки за три года. А значит, пока расслабляться рано.

По возможности осуществляйте расчеты безналичным методом. Расчеты «живыми» деньгами рекомендуется проводить только в случае крайней необходимости, например, компании понадобились ручки или бумага для принтера.

Ошибка № 6. Нет первичных документов

Любой факт хозяйственной деятельности компании должен быть подтвержден первичными бумагами. Однако, зачастую фирмы такие документы оформить забывают.

Статья 9 Закона «О бухгалтерском учете» закрепляет, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Расходование средств должно быть подтверждено документально. Например, чеком, квитанцией, актом приемки-передачи, накладной , железнодорожными и авиабилетами, платежными поручениями.

При отсутствии первичных документов невозможно будет подтвердить, что средства потрачены именно на те цели, которые указаны работником в авансовом отчете. На это обязательно обратят внимание чиновники во время ревизии.

Ошибка № 7. Только чек

При оплате товаров (работ, услуг) наличными для документального подтверждения расходов наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью предприятия, направленной на получение доходов. Такие разъяснения приведены в Письме ФНС России от 25 июня 2013 года № ЕД-4-3/ 11515@.

Следовательно, подотчетному лицу недостаточно взять только чек для того, чтобы подтвердить, что расходы были осуществлены на корпоративные цели.

Во избежание спорных ситуаций, необходимо прописать в локальном акте, какие документы подтверждают расходы, а также инструктировать сотрудников, какие бумаги они должны собрать.

Ошибка № 8. Отсутствует кассовый ордер

Взяв заявление с подотчетного лица о выдаче средств под отчет, бухгалтер может забыть выписать кассовый ордер. Однако форма такого документа даже утверждена документально. Согласно пункту 6.

4 Указания 3210-У выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002.

Таким образом, отсутствие ордера является ошибкой. Чтобы ее из бежать, нужно регламентировать в учетной политике выдачу и оформление этого документа. Кроме того, в трудовом договоре с бухгалтером необходимо прописать четкие обязанности по выдаче ордеров при оформлении средств под отчет.

Ошибка № 9. Начисление НДФЛ

Если работник не вернул деньги, эти средства рассматриваются как его выгода. Однако может сложиться ситуация, когда работник не вернул наличность в результате забывчивости. Или, например, он действительно потратил деньги, но не отчитался по ним, так как уехал в командировку.

Источник: https://biznat.ru/cash/how-to-give-out-money-for-the-employees-of-the-organization-is-there-a-maximum-period-for-issuing-money-to-a-subaccount.html