Кадровые документы, которые должны быть в организации — все о налогах

Особенности кадрового делопроизводства

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

оформление приема на работу;
внутреннее перемещение работников;
увольнение;
регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
организация трудового процесса;
иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы	Выполняемые задачи
Учетно-контрольное	прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное	подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое	изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов.
Координационно-информационное	подготовка, обучение, переподготовка персонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудящихся; архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое	документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство.
Документальное	ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);

Источник: https://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Виды кадровой документации

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Оформляем документы с нуля

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
Устав ООО.
Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
Положения о создании филиалов, подразделений.
Перечень аффилированных лиц.
Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
- трудовой договор;
- приложения к трудовому договору;
- трудовая книжка;
- личное дело сотрудника;
- прочие документы.
Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
Внутренняя служебная переписка.
Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
Изучить уставную документацию ООО.
Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу».

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

Источник: https://rusjurist.ru/ooo/skachat_dokumenty_ooo/neobhodimye_kadrovye_dokumenty_s_nulya_dlya_ooo/

Документы, которые должны быть у ООО

Законодательные акты, регулирующие деятельность организаций, устанавливают два учредительных документа: устав и договор об учреждении.

Ст. 52 ГК РФ гласит, что юридическое лицо действует на основании устава, либо договора об учреждении и устава, либо только договор об учреждении.

Договор об учреждении юридического лица заключается, а устав утверждается его участниками.

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место нахождения и порядок управления его деятельностью, другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Для отдельных видов юридических лиц в учредительных документах должны быть определены предмет и цели деятельности.

Корпоративные документы

Устав со всеми изменениями и дополнениями или действующая редакция Устава (их копии с печатью налогового органа)

Предыдущие редакции устава желательно хранить. Чтобы не запутаться в редакциях, можно сделать надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …»

Устав должен содержать следующие сведения

Об организационно-правовой форме
О наименовании, нахождении организации
О размере ее уставного капитала (фонда), составе
О порядке распределения прибыли
О порядке образования фондов
О порядке и условиях реорганизации и ликвидации

Учредительный договор или Договор об учреждении

Договор об учреждении устанавливает, что

Учредители обязуются создать юридическое лицо
Учредители определяют:
Порядок совместной деятельности по созданию юридического лица
Условия передачи имущества, участия в его деятельности
Порядок и условия распределения прибыли и убытков между участниками управления деятельностью
Порядок выхода участников из состава юридического лица

Договор об учреждении должен содержать сведения

О наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей
О местонахождении учредителей
О государственной регистрации
О размере уставного капитала
О долях участия (паях, количестве акций), принадлежащих каждому учредителю
О размерах, порядке и способах внесения вкладов (оплаты акций)

Договор об учреждении весьма странный документ, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет».

Юридически этот договор вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует.

При создании ООО учредители в соответствии со ст. 89 ГК РФ должны заключать такой договор.

Протокол или решение о создании ООО

Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества необходимо хранить.

Самым часто используемым является протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, так как его регулярно запрашивают нотариусы.

Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников.

Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о ЮЛ), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме N Р51003 (или более старое)
Уведомление (Форма N 1-3-Учет Код по КНД 1121029) или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (Форма N 1-1-Учет Код по КНД 1121007)
Листы записи ЕГРЮЛ по форме N Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ

Все листы записи в ЕГРЮЛ (и первый, и выдаваемые в связи с изменениями) следует хранить, они могу понадобиться у нотариуса и в банке.

Выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно.

Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
Информационное письмо Росстата (коды статистики)

В Москве письмо Росстата можно получить онлайн по адресу https://91.194.112.170/webword/default.aspx. Оно может заменить оригинал.

Документы, подтверждающие адрес ЮЛ

Если помещение принадлежит самой организации

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение в аренде

Договор аренды
Акт приема-передачи помещения
Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем

Источник: https://aaa-investmentsllc.com/uslugi/registracziya-kompanij/registraciya-oooip/registraciya-ooo/dokumenty-kotorye-dolzhny-byt-u-ooo.html

Как вести кадровый учет в ООО с нуля в 2018 году — пошаговая инструкция, самостоятельно

Сегодня вопрос ведения документации по кадрам — вопрос, который стоит достаточно остро. На территории РФ действует специальное законодательство, в соответствии с которым необходимо будет вести таковой учет.

Причем нарушение такового может повлечь за собой достаточно существенные неприятности.

Существуют некоторые особенности ведения такового учета в зависимости от целого ряда разных факторов. Одним из основополагающим является как раз юридический статус конкретной организации.

Например, ведение кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью обязательно должно вестись в соответствии с рядом нормативных документов.

Именно поэтому оптимальным решением будет нанять специалиста, который имеет определенные опыт ведения такового учета. Это даст возможность избежать штрафов от трудовой инспекции.

Основные моменты

На предприятии любого типа, вне зависимости от количества работников, строго обязательно ведение кадрового учета. Существует ряд обязанностей работодателя по ведению такового.

Отдельно нужно отметить, что таковой учет имеет ряд особенностей в зависимости от типа самой организации. Увольнение и прием на работу должны выполняться с отражением в таковом учете.

Трудовой распорядок подразумевает ведение трудовых книжек в соответствии с определенными тонкостями, особенностями процедуры.

Существует множество различных приказов, которые должны быть соответствующим образом оформлены при осуществлении определенных операций внутри организации.

С таковыми опять же лучше всего будет разобраться предварительно. Только таким образом можно не допустить многих трудностей, сложностей.

Что это такое

Под кадровым учетом подразумевается отражение документальное различных процедур, связанных с приемом и работой официально трудоустроенных сотрудников.

Причем таковой учет обязательно должен вестись не только на предприятии, но и у индивидуального предпринимателя.

Сегодня в кадровом учете соответствующим образом должны отражаться следующие моменты:

документальное оформление приема;
перемещение работников по должностям внутри организации;
увольнение;
другое.

Таковой учет обязательно ведется на основании первичной кадровой документации, а также специальных нормативов по труду.

Для ведения учета без ошибок потребуется достаточно обширный набор знаний. В первую очередь это касается знания трудового права, а также форматов различных кадровых документов и другого.

При отсутствии опыта подобного рода необходимо будет в обязательном порядке нанять квалифицированного специалиста.

В таковых обязательно должны отражаться различного рода моменты, непосредственно связанные с приемом на работу и увольнением. Установлен определенный алгоритм составления таковых книжек, их ведения.

С какой целью ведется

Кадровый учет как таковой ведется с различными целями. Таким образом возможно будет решить достаточно обширный перечень самых разных задач.

Основными таковыми задачами, которые удается решить с помощью квалифицированной кадровой работы, являются следующие:

Прием на работу	И последующее увольнение сотрудников в организации
Учет принятых на работу сотрудников	—

Помимо основных задач, которые решает кадровая служба, существует также ряд различных дополнительных направлений — в которых также будет осуществляться работа.

К таковым направлениям сегодня относится следующее:

Аналитическая деятельность, связанная с трудом принятых сотрудников

изучение деятельности сотрудников;o подготовка отчетов, статистических данных

Координационно-информационное направление кадровой работы

проведение профессионально подготовки и переподготовки сотрудников; организация приема сотрудников на работу и иные мероприятия, требующие определенной координации; выполнение работы, связанной с письменным обращением документов на предприятии;планирование кадровой работы

В то же время задачи кадрового отдела могут достаточно существенно различаться в зависимости от множества самых разных нюансов, специфики работы самого предприятия.

Помимо основной своей задачи касательно ведения кадрового учета данное подразделение может выполнять другие поручения руководства.

Существует ряд ограничений, которые налагаются на ведение подобного рода деятельности. Со всеми таковыми обязательно нужно будет ознакомиться предварительно. Это позволит не допустить многих проблемных ситуаций в дальнейшем.

Важно отметить, что трудовая инспекция осуществляет особенно пристальный надзор за крупными компаниями штат сотрудников которых составляет от 250 человек и более.

Правовая база

Основной нормативной базой, в рамках которой обязательно должен вестись кадровый учет, является как раз Трудовой кодекс РФ.

Данный документ включает в себя обширный перечень статей, в рамках которых должен вестись учет.

Важно отметить, что процесс таковой подразумевает не только соблюдение норм ТК РФ, но также ряда иных нормативных документов. Например, процесс оформления трудовой книжки регулируется отдельным НПД.

https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug

В большинстве предприятий основной задачей, которую должны решать кадровые сотрудники, является именно заполнение трудовых книжек.

Основным НПД, в рамках которого должно осуществляться заполнение трудовых, является Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.03 г. Она включает в себя все аспекты ведения учета.

Отдельно нужно будет отметить, что трудовое законодательно подразумевает формирование целого ряда достаточно специфических документов.

В первую очередь это касается личных карточек сотрудников, а также многих других бумаг.

Отдельно нужно отметить факт того, что помимо правильности заполнения таковые документы должны храниться определенный период времени. Процесс таковой имеет множество различных особенностей.

Причем знать трудовое законодательство необходимо не только самому кадровому работнику, но и обычному сотруднику, который осуществляет устройство на работу.

Если гражданин считает, что права его каким-либо образом нарушаются, то ему необходимо обратиться в суд или же трудовую инспекцию. Трудовое законодательство обширно, по необходимости стоит получить юридическую консультацию.

Как вести кадровый учет в ООО с нуля самостоятельно

Процесс самостоятельного ведения кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью связан с некоторой спецификой.

Причем если опыт ведения такового учета по какой-то причине отсутствует, то лучше обратиться к специалистам. Так как, например, допущение ошибок при заполнении трудовых книжек не допускается.

Аналогичным образом обстоят дела именно с трудовыми договорами. Таковые документы обязательно должны составляться в рамках ТК РФ.

Если возможность нанять квалифицированного кадрового работника по какой-то причине отсутствует, то понадобиться предварительно разобрать следующие вопросы:

с чего начать;
пошаговая инструкция;
оформление документов;
какие применяются журналы в делопроизводстве;
нюансы для ИП.

С чего начать

Ведение кадрового учета возможно будет вести разными способами. На данный момент существует множество различных моментов, непосредственно связанных с таковой процедурой.

Существует несколько вариантов рассматриваемого типа:

создание кадровой службы, наем квалифицированного специалиста;
передать ведение кадрового учета секретарю или же бухгалтеру;
сотрудничество с аутсорсинговой компанией.

Самостоятельное же ведение кадрового учета нередко затруднительно. Если же кадровый учет планируется вести самостоятельно — обязательно следует начать именно с планирования.

Таким образом нужно будет определить ряд важных для организации моментов:

сколько сотрудников и какой квалификации должны быть наняты;
устанавливаются определенные требования к разным категориям сотрудников;
как осуществляется привлечение новых сотрудников;
какие потребуются затраты.

Уже после того, как все обозначенные выше моменты были определены, необходимо будет приступить к ознакомлению с порядком учета, а также перечнем требуемых в таковом случае документов.

Последним нужно будет уделить отдельное внимание. Так как наличие ошибок может стать причиной множества затруднительных моментов.

Пошаговая инструкция

Начать необходимо будет с организации документооборота соответствующим образом. В первую очередь это касается следующего:

локальные нормативные акты:

Правила ведения внутреннего распорядка на предприятии.
Основные положения о труде.
Должностные инструкции для каждой категории сотрудников.
Положение о защите труда.
Другое.

оформляется штатное расписание на каждого сотрудника отдельно;
составляется штатная расстановка;
оформляются типовые договора для заключения с сотрудниками;
оформляются карточки сотрудников личного характера — по форме №Т2;
типовые приказы.

Фактически, на обозначенном выше перечне документов осуществляется основывается кадровый учет в любом предприятии. Причем не только в ООО, но также других типах.

Касается это также индивидуальных предпринимателей. К таковым требования не такие серьезные, но также устанавливаются.

По возможности нужно избегать допущения типичных в таком случае ошибок. Так как это может привести к существенным неприятностям, вопросам со стороны трудовой инспекции.

Оформление документов

Все документы, которые требуется составлять при кадровом учете, по типу оформления можно разделить на два вида:

Cоставляемые в соответствии	C установленными нормами и стандартами
Оформляемые в обязательном порядке	Но сам бланк документа утверждается самостоятельно руководителем предприятия

Также важно отметить, что документы второго типа могут иметь требования к содержимом.

Видео: как можно оформить сотрудника

Опять же следует обязательно осуществить предварительное рассмотрение законодательных документов, которые регулируют данный момент. Это позволит не допустить нарушений, избегнуть проблем иного характера.

Какие применяются журналы в делопроизводстве

В делопроизводстве в обязательном порядке должны использоваться специальные журналы.

Стандартный перечень таковых в себя будет включать следующее:

учета входящих и исходящих документов;
отправляемой информации;
входящей и исходящей корреспонденции;
другое.

Полный перечень используемых журналов может отличаться в зависимости от сферы деятельности предприятия, а также ряда иных факторов.

https://www.youtube.com/watch?v=8x6cFk6fv8A

Со всеми таковыми нужно будет заранее ознакомиться. Это позволить не допустить многих сложностей и затруднений.

Нюансы для ИП

Индивидуальные предприниматели имеют право нанимать до 100 работников. Потому им также необходимо будет осуществлять ведение кадрового учета.

Основные нюансы, связанные с таковым:

Кадровый учет необходим	Даже если в наличии только 1 работник
Трудовая инспекция	В праве потребовать ИП предъявить документы учета
На ИП распространяются стандартные требования	Устанавливаемые для такового учета

Сегодня ведение такового учета имеет ряд особенностей, связанных именно с форматом ведения деятельности.

В то же время есть ряд стандартных моментов, соблюдать которые необходимо обязательно. Важно внимательно изучить законодательные нормы — прежде, чем будет иметь место начало ведения такового учета.

Источник: https://jurist-protect.ru/kak-vesti-kadrovyj-uchet-v-ooo-s-nulja/

Обязательные кадровые документы в 2018, наличие которых важно контролировать руководителю

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники.

Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.

Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил.

Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах (подробнее об этом читайте в статье «Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»).

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности.

Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д.

Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно! С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор.

Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты).

Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие продолжат вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения.

Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв.

Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/nalichie-kakikh-kadrovykh-dokumentov-vazhno-kontrolirovat-rukovoditeliu-kompanii-8200/

Какие кадровые документы должны быть у юрлица?

Основное предназначение кадровых документов заключается в обеспечении прозрачности трудовых отношений. Учитывая такое назначение, кадровая документация, содержащаяся у юридического лица (ООО, ЗАО и т.д.

), подчиняется определенным правилам, соблюдение которых гарантирует порядок и стабильность. С ее помощью администрации предприятия легче управлять персоналом.

Благодаря этим документам обеспечивается более точная регламентация перечня обязанностей и прав, которые в полной мере отвечают всем требованиям заинтересованных в трудовых отношениях сторон.

Поэтому правильное оформление и ведение кадровой документации дает возможность частному предпринимателю адекватно, с точки зрения юридической стороны вопроса, выстроить взаимоотношения со всеми своими сотрудниками, а также избежать возникновения рисков при разрешении определенных трудовых споров. Не стоит забывать, что именно эта документация является предметом внимания сотрудников различных контролирующих органов. К ним относятся МВД, Пенсионный фонд, трудовая инспекция налоговой инспекции и др.

На данный момент бывает сложно определить полный список кадровой документации, необходимой для юридического лица (будь то ООО, ЗАО и т.д.). Окончательный перечень подобного рода документации определяется рядом факторов, к которым относятся:

область деятельности юрлица;
перечень условий труда;
регион;
личные пожелания работодателя.

Однако, несмотря на это, существует определенный список документов, которые являются обязательными и должны быть вне зависимости от вышеприведенных обстоятельств.

Обязательный список кадровых документов включает:

документацию по личному составу;
книги и журналы по учету;
нормативные акты;
распорядительную документацию.

Рассмотрим более детально каждый из них.

Данная группа документов оформляется вследствие исполнения кадровой службой своих прямых обязанностей. Подобная документация имеет определенную привязку к конкретному сотруднику и поэтому отражает всю специфику занимаемой им должности, профессии, результатов трудовой деятельности, условий принятия на работу и т.д.

В эту категорию входят следующие виды документов:

распорядительная документация;
документы, которые подтверждают трудовую деятельность конкретного сотрудника;
внутренняя и официальная переписка;
расчетно-информационные документы;
книги или журналы по учету и регистрации документации.

При этом все документы, причисляемые к каждой из приведенных групп, обладают определенной спецификой. Они предназначаются для конкретных целей и поэтому по-разному разрабатываются, вводятся в действие, а также утверждаются.

К категории документации, которая подтверждает трудовую деятельность всех сотрудников, относятся:

трудовой договор;
трудовая книжка;
справка, подтверждающая наличие трудовой деятельности;
различные приказы, свидетельствующие о принятии сотрудника на конкретную работу или о его увольнении (копии).

Все они максимально достоверно отражают имеющийся у работника трудовой стаж.

Данное обстоятельство очень важно, так как любой вид стажа будет учитываться при расчете будущего пенсионного государственного обеспечения сотрудника, а также при назначении выплат, которые оформляются по ограниченной нетрудоспособности при сохранении рабочего места. Также с их помощью заносятся сведения о совместительстве.

К расчетно-информационной документации, которая содержит в себе учетные сведения индивидуальных данных каждого сотрудника, входят:

личная карточка сотрудника;
табель по учету установленного рабочего времени;
штатное расписание;
личные дела.

Здесь закрепляется вся информация, которая касается трудовой деятельности конкретного работника. Их форма унифицирована.

Наиболее часто в обязательный список кадровой документации, которая касается личного состава, входят:

трудовой договор;
штатное расписание;
правила, принятые для внутреннего трудового распорядка;
положения, разработанные для оплаты труда;
основания к приказам;
документация воинского учета;
документация образовательного плана (дипломы, сертификаты и т.д.);
документы, требуемые в пенсионном фонде;
приказы унифицированной, а также произвольной формы;
график отпусков;
должностные инструкции для сотрудников. В случае, если предприниматель не прописал их в заключенном трудовом договоре, но сделал только ссылку на определенную должностную инструкцию;
график, в котором указана сменность сотрудников. Нужен, если деятельность носит посменный характер;
список должностей, установленных для сотрудников, которые имеют ненормированный рабочий день;
положения и обязательства, разработанные для защиты личных данных;
договор о коллективной индивидуальной/полной материальной ответственности – нужен, если работают люди, несущие материальную ответственность.

В список кадровых документов, применяемых для личного состава, связанного со спецификой практической деятельностью, могут входить:

нормы труда;
документы, свидетельствующие о прохождении необходимых периодических/предварительных медосмотров;
положения, содержащие информацию об охране имеющихся коммерческих тайн;
положения о назначении премий, надбавок и т.д.

Вышеприведенный список не является окончательным и исчерпывающим, так как при формировании трудовых взаимоотношений между юридическим лицом и сотрудниками может возникнуть потребность в оформлении других типов документов.

Журналы и книги учета

Они должны быть на предприятии для ведения учета всей кадровой документации: личных дел, удостоверений личности, трудовых книжек, различных приказов по кадрам и прочее.

https://www.youtube.com/watch?v=0GzYgLnYMX4

Правильным считается только тот учет документации, при котором обеспечивается присвоение конкретного номера и имеется отметка о проведенной дате регистрации. Только таким образом они будут иметь юридическую силу. Юридическое лицо может использовать их в качестве аргументов при возникновении трудовых спорных вопросов.

При помощи журнала регистрации отдел кадров ведет учет следующих групп документов:

всех оформленных трудовых договоров;
изданных приказов о приеме/увольнении/переводе сотрудников;
приказов, подтверждающих факт предоставления работодателем отпусков сотрудникам;
приказов, подтверждающих факт оформления командировок и командировочных удостоверений;
нормативных локальных актов;
служебных заданий;
приказов о наложении определенных дисциплинарных взысканий или, наоборот, поощрений;
учета мероприятий, проводимых в целях контроля;
книги, осуществляющей учет передвижений вкладышей к трудовым книжкам, а также их самих;
приходно-расходной книги, в которой ведется учет бланков трудовых книжек и ее вкладышей;
информации о выданных личному составу справок;
учета выданных больничных листов;
учета нештатных ситуаций, произошедших на производстве.

Форма ведения книг и журналов утверждается официальными органами. Хотя возможно и самостоятельная разработка организацией соответствующей формы.

Нормативные акты

Еще одним важным видом кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой частной организации, являются нормативные акты.

По действующему Трудовому кодексу России, в перечень необходимых для юрлиц нормативных локальных актов входят:

штатное расписание;
правила, установленные для трудового распорядка;
документы, устанавливающие процедуру обработки всех личных данных работников, их обязанности и права в данной сфере;
график сменности, который оформляется для отдельной группы сотрудников. Там должна быть указана заранее определенная продолжительность установленного рабочего дня;
график отпусков;
инструкции и правила, разработанные по охране труда. Согласно ним, работодатель должен обеспечить своих сотрудников надлежащими условиями для безопасного ведения трудовой деятельности.

Именно эти акты в числе первых проверяются инспекторами сферы охраны труда. Некоторые нормативные акты могут входить и в перечень документации по категории «личный состав». Все зависит от специфики функционирования конкретного предприятия.

Распорядительные документы

Последними в списке, но не таковыми по значению, идут распорядительные документы. К ним относятся любые распоряжения, а также приказы от руководителя. Благодаря им он может реализовывать свои полномочия, направленные на обеспечение функционирования предприятия.

Распоряжения бывают двух типов:

выданные на основании деятельности предприятия. Сюда входят приказы, изданные по определенным производственным вопросам, порядок осуществления аттестаций, инструкции, выданные по делопроизводству;
выданные по личному составу. Сюда входят приказы, изданные при переводе/приеме/увольнении сотрудника, дисциплинарные взыскания/поощрения.

Первый тип охватывает работу организации в целом, а второй – сферу, непосредственно связанную с самой трудовой деятельностью сотрудников. Подобная документация ведется по типовой и обычной форме, которая утверждена действующим законом.

Оформив должным образом кадровую документацию, можно избежать множества проблем, как с собственными сотрудниками, так и с проверяющими государственными органами.

Видео «Как правильно заполнить кадровые документы»

На видео юрист рассказывает о том, как издать приказ о приеме на работу и как оформить личную карточку на работника.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. — Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.nalog.ru/

Источник: https://dokymenta.ru/biznes/kadrovye-dokumenty-yurlitsa-2212/

Документы по учету кадров: обязательные формы для каждой организации

Бытует мнение, что кадровый учет достаточно прост, т.к.

большинство форм, применяемых в организации, утверждено Госкомстатом, порядок их заполнения четко регламентирован, сроки их хранения законодательно установлены.

Но в реальности ведение кадровой документации – очень ответственное и кропотливое дело, поскольку любое упущение или отсутствующая форма при проверке может стоить фирме 30 000 рублей, согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Несомненно, в каждой организации должны быть трудовые книжки, трудовые договоры и кадровые приказы, и эта норма большинством фирм четко соблюдается.

Но в кадровом документообороте существуют и такие формы, о которых часто забывают.

Это в основном происходит в том случае, если кадровый учет ведет не специалист по данному виду учета, а сотрудник, совмещающий обязанности бухгалтера и кадровика.

Табели о рангах

Так какие же документы по учету кадров упускаются из поля зрения в большинстве случаев? Это табель учета рабочего времени, график отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, расчетный листок, книга учета трудовых книжек, личная карточка работника. Правила и основания оформления этих документов будут рассмотрены ниже.

Первый документ, о котором пойдет речь, — табель учета рабочего времени. Необходимость наличия данного документа, как и обязанность организации ведения учета рабочего времени, закреплена в ст.91 ТК РФ.

Формы данного документа (Т-12 и Т-13) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата № 1).

Эти формы отличаются лишь наличием граф для расчета заработной платы – в форме Т-12 они имеются, а вот форма Т-13 используется исключительно для кадрового учета, в ней указывается только явка работников и время, отработанное ими.

Организация обязана вести только одну форму табеля по своему выбору.

Хранение табелей учета рабочего времени, согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010г.

№558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ Минкультуры России №558), осуществляется только в течение 5 лет после окончания года их заполнения. Но есть и исключение: организации с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда обязаны хранить табели в течение 75 лет, т.к. информация, содержащаяся в них, может быть необходима для расчета стажа и пенсии.

Графики отпусков

Следующий документ, о котором часто забывают, — график отпусков сотрудников. В ст.

123 ТК РФ прямо указано, что компания обязана иметь в наличии данный документ, причем утверждаться он должен не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

Любое отклонение от утвержденного графика отпусков при уходе сотрудника в реальный отпуск, должно оформляться отдельным приказом, вносящим данные изменения в график.

График отпусков составляется по форме Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата №1. Срок хранения данного документа составляет 1 год, который исчисляется с 01 января года, следующим за тем годом, на который был составлен график (Приказ Минкультуры России №558).

К примеру, график отпусков на 2013 год должен был утвержден до 17 декабря 2012 года, и хранить его нужно будет до 31 декабря 2014 года. Если в 2012 году в организации будет проходить проверка, то инспекторы могут потребовать график отпусков и на 2011, и на 2012 годы.

Еще один документ, который должен быть в организации, — это штатное расписание. В Трудовом кодексе не прописана необходимость наличия данной кадровой формы, но при этом в ст.

57 ТК РФ содержится норма, согласно которой организация должна указать в трудовом договоре должность сотрудника в соответствии со штатным расписанием.

Следовательно, фирма должна иметь документ, в котором указывается наименование должностей, размеры окладов и прочие условия.

Штатное расписание составляется по форме Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата №1. Этот документ не является статичным, в него по мере необходимости вносятся изменения, которые утверждаются соответствующими приказами.

При всех происходящих изменениях нужно внимательно следить за тем, чтобы в последней (действующей) редакции штатного расписания наименования должностей совпадали с их наименованием в трудовых книжках и трудовых договорах.

Правила трудового распорядка

О необходимости иметь такой документ, как правила внутреннего трудового распорядка, говорится в ст.189 ТК РФ. В данной статье сказано о том, что трудовой распорядок в организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка, а также приведено краткое описание указанного документа.

Эти правила должны быть утверждены приказом руководителя, и каждый сотрудник должен быть ознакомлен с ними под подпись. Если в компании изменяются правила или применяются новые, то прежняя редакция хранится, согласно Приказу Минкультуры России №558, в течение одного года.

Расчетные листки

Организациями часто упускается из виду и такой документ, как расчетный листок. Согласно ст.136 ТК РФ, он должен выдаваться каждому сотруднику в день выплаты заработной платы. В расчетном листке должна быть информация о том, из каких частей состоит начисленная сумма заработка, указаны размеры и основания удержаний из заработной платы, а также общая сумма, подлежащая выплате.

Если при проверке окажется, что в компании расчетные листки не выдаются работникам при каждой выплате заработной платы, то инспектор может оштрафовать организацию на 50 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Чтобы избежать данного штрафа, необходимо утвердить приказом по организации форму расчетного листка. Данный приказ издается на основании ст.136 ТК РФ и содержит информацию о порядке заполнения расчетного листка, порядке выдачи его сотрудникам, а также о лицах, ответственных за него на каждом этапе.

Стоит обратить внимание и на то, что форма и порядок выдачи сотрудникам расчетного листка утверждается и в тех организациях, которые перечисляют заработную плату на банковские карты работников (письмо Роструда от 18.03.2010г. №739-6-1).

Личная карточка

В кадровом учете существует и такой документ, как личная карточка работника. Этот документ косвенно связан с трудовыми книжками, и его форма утверждена Постановлением Госкомстата №1 (форма Т-2). О необходимости ее ведения говорится в п.12 и п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Личная карточка работника заполняется на каждого сотрудника и подлежит хранению в течение 75 лет.

Это далеко не все документы по учету кадров, есть еще и такие, которые согласно трудовому законодательству должны появляться в компании в тех или иных случаях. Но перечень обязательных для каждой организации закончен.

О расчетных листках читайте здесь более подробно .

А в вашей организации на кого возложена обязанность вести кадровый учет – на кадровика или бухгалтера? А может руководитель ведет учет? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Источник: https://pommp.ru/zarplata/kadrovyiy-uchet/dokumentyi-po-uchetu-kadrov-obyazatelnyie-formyi-dlya-kazhdoy-organizatsii/

Виды кадровых документов организации в соответствии с ТК РФ

Основные кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ. Кадровые документы должны быть у каждого работодателя, эта обязанность прямо отражена в действующем Трудовом кодексе РФ.

В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии, относятся:

трудовая книжка работника;
штатное расписание (форма № Т-3);
трудовой договор (или контракт);
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
личную карточку (форма № Т-2);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
график отпусков (форма № Т-7);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
правила внутреннего трудового распорядка;
положение по защите персональных данных работника;
трудовую книжку;
локальные акты по охране труда.

В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету кадров, факультативные кадровые документы. Рассмотрим каждый из этих видов коротко в отдельности.

Локальные нормативные акты

Это обязательные кадровые документы организации, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:

штатное расписание (ст.57 Трудового кодекса РФ);
правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190 Трудового кодекса РФ);
документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.86, 87, 88 Трудового кодекса РФ);
при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст.103 Трудового кодекса РФ);
график отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ);
правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 Трудового кодекса РФ).

Все вышеназванные документы инспекторы федеральной инспекции по труду всегда проверяют в первую очередь, поэтому их разработка и ведение в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательна.

К унифицированным формам по учету рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда, утвержденные постановлением госкомстата российской федерации от 5 января 2004 года № 1, к ним относят:

табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
расчетная ведомость (форма № Т-51);
платежная ведомость (форма № Т-53);
журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
лицевой счет (форма № Т-54);
лицевой счет (форма № Т-54а);
записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно. Факультативные кадровые документы скорее носят рекомендательный характер, которые также как и другие виды кадровых документов содержат нормы трудового законодательства РФ и необходимы для регламентации трудовых отношений.

К факультативным кадровым документам организации, как правило, относят:

положение о структурных подразделениях организации;
положение о персонале;
должностные инструкции;
положение об аттестации работников.

Таким образом, весь набор кадровой документации в организации определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего трудового законодательства РФ, с учетом специфики деятельности организации и организации труда в ней, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя, без исключения.

Источник: https://apgmag.com/vidi-kadrovih-dokumentov/