Какой срок хранения больничных листов в организации? — все о налогах

Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии

Предприятия и индивидуальные предприниматели обязательно должны определенное время хранить у себя основные документы, которые касаются работы их сотрудников. Они могут понадобиться для начисления налогов, заработной платы и прочих расчетов. Эта же норма относится и к больничным листам.

Сколько лет хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный лист – это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации.

Статья 29 Федерального закона №402, нормы которого касаются бухгалтерского учета, говорит о том, что подобные документы нужно хранить согласно архивному делу. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода (года).

Приказ Министерства культуры №558 также указывает на срок хранения больничных листов  в организации длительностью в 5 лет.

При этом наблюдается прямое влияние больничных на размер страховых взносов. Это делает их документами, которые подтверждают уплату страховки.

Зачем и как хранить больничные листы?

При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия

По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:

1. Создание комиссии. Из работников предприятия нужно сформировать комиссию, которая выберет просроченные документы.
2. Составление акта. Такой документ потребуется при будущих проверках или судебных делах. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты всех уничтоженных больничных листов.
3. Уничтожение документов. После соблюдения вышеупомянутой процедуры документы можно уничтожать любым удобным способом (сжечь, выбросить или передать на утилизацию).

Соблюдение такого порядка уничтожения прописано в приказе Минкультуры РФ №526.

Хранение листов нетрудоспособности является обязательной нормой, которая закреплена в законодательстве. Несоблюдение этой нормы приведет к сложностям во время проверки ФСС.

Источник: https://moyaidea.ru/srok-hraneniya-bolnichnyh-listov-v-organizacii.html

Срок хранения больничных листов на предприятии, в организации, зачем нужно хранить больничные листы, Современный предприниматель

Листок нетрудоспособности является документом, на основании которого выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Естественно, так как на основании больничного организация выплачивает деньги, возникает вопрос – каков срок хранения больничных листов, на основании которых сотрудникам платили пособия?

Больничный лист, ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом. Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике.

В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 17 февраля 2009 г. по делу № А45-6602/2008 сделал вывод, что листок нетрудоспособности является документом первичного бухгалтерского учета.

Из чего следует дальнейший вывод – больничный лист должен храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских документов.

По закону о бухгалтерском учете (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете – 5 лет после отчетного периода (то есть года).

Заметим, что при этом нет документов Минтруда или ФСС России, которые прямо указывают на этот срок. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации.

Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. 11.

1 четко сказано: листки нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Но есть и другое мнение.

Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС, поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. А для этих документов законом №212-ФЗ четко прописан шестилетних срок хранения (п.6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Исходя из этого, лучше больничные листы хранить 6 лет.

Листок нетрудоспособности – документ, по которому предприятие выплачивает сотрудникам пособия. При этом часть пособий возмещается из средств ФСС работодателю после представления в отделение ФСС документов о произведенных выплатах сотрудникам.

Сотрудники Фонда соцстраха проводят камеральную проверку документов и на основании решения отделения ФСС возмещают сумму пособий. Если у организации или ИП не будет подтверждающих документов о произведенных выплатах, в частности, того же больничного листка, пособие могут не возместить.

Может возникнуть вопрос по выплатам и позже, в рамках выездной проверки Фонда. Поэтому необходимо сохранить больничные, по которым производились выплаты.

Больничный лист | 13:22 10 декабря 2008

Больничный лист | 14:13 18 декабря 2014

Больничный лист | 10:26 14 сентября 2017

Больничный лист | 16:30 8 августа 2011

Больничный лист | 10:05 10 апреля 2014

Больничный лист | 10:59 20 июля 2011

Больничный лист | 12:04 21 сентября 2015

Больничный лист | 9:36 1 декабря 2011

Больничный лист | 10:00 22 июня 2011

Больничный лист | 13:58 9 января 2017

Источник: https://calypsocompany.ru/nalogi-i-vznosy/srok-xraneniya-bolnichnyx-listov-na-predpriyatii-v-organizacii-zachem-nuzhno-xranit-bolnichnye-listy-sovremennyj-predprinimatel

Срок хранения больничного листа | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Больничный лист подлежит не только правильному оформлению и порядку оплаты, но также определенному сроку и условиям хранения. Из этой статьи вы узнаете: • Сколько нужно хранить больничные листы? • Зачем хранить листы нетрудоспобности? • Как и где хранятся больничные листы? • Как провести уничтожение больничного листа по истечению срока хранения?

Форма бланка листа нетрудоспособности утверждена Министерством здравоохранения РФ приказом №347н (от 26 апреля 2011 г.). Порядок выдачи и заверения больничного листа в медицинском учреждении установлен приказом № 624н Минздрава РФ от 29 июня 2011 года.

Согласно этим нормативным актам, больничный лист имеет право выдавать медицинская организация государственной, муниципальной и частной формы подчинения при условии, что учреждение имеет аккредитацию и лицензию Минздрава на соответствующие виды деятельности.

[su_quote]

Закрытый, правильно оформленный (без помарок и исправлений) больничный лист предоставляется сотрудником в бухгалтерию для произведения расчета оплаты, подачи информации о временной нетрудоспособности работника в ФСС и передачи документа на хранение. После проведения всех операций, начисления оплаты больничного, получения ее на счет организации от Фонда социального страхования и выплаты сотруднику больничный лист подлежит хранению как первичный учетный документ.

Сколько нужно хранить больничный лист?

Порядок хранения больничного листа определяется статьей 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» Федерального закона №402, утвержденного 6 декабря 2011 года. Согласно этому нормативному акту, первичные учетные документы, к которым и относится лист нетрудоспособности, обязаны храниться в архиве организации (субъекта экономической деятельности).

Все учетные документы, стандарты экономического субъекта и акты ведения бухгалтерского учета должны храниться не менее 5 лет после последних учетных операций, произведенных с ними. Аналогичная информация присутствует в приказе №558 Министерства культуры РФ от 25. 08. 2010 г. Исходя из представленной законодательной базы, срок хранения больничного листа – 5 лет.

Зачем хранить листы не трудоспособности?

Руководство организации обязано обеспечить безопасного хранения больничного листа и создать условия для защиты документов от незаконных изменений после проведенных операций.

Даже если предприятие подвергается реорганизации, в нем меняется руководство или происходят внутренняя перестройка, должна быть проведена передача архивных и бухгалтерских документов.

Порядок передачи может быть оформлен согласно внутреннему распорядку организации.

Хранение больничных листов необходимо для того, чтобы в случае инспекции ФСС бухгалтерия могла предоставить листы нетрудоспособности за последние пять лет. Больничные листы относятся к документам, которые подлежат проверке при инспекции расходов по социальным выплатам.

Как и где хранятся больничные листы?

Важным аспектом при инспекции является факт предоставления оригиналов больничных листов в неповрежденном состоянии, поэтому данный вид документов не рекомендуется подшивать и делать в них проколы. Лист нетрудоспособности должен храниться вместе с расчетным документом, оформленным на отдельном листке, данный факт указан в приказе Минздрава РФ №624н пункт 67.

На бланках больничных листов ни в коем случае нельзя делать никаких дополнительных пометок.

В случае механического или фактического повреждения листа нетрудоспособности, инспекторы ФСС могут потребовать заменить его дубликатом.

Для создания оптимальных условий хранения больничные листы и приложенные к ним расчетные документы лучше всего поместить в отдельную папку или плотный прозрачный файл.

Как проводится уничтожение больничного листа по истечению срока хранения?

Когда срок хранения больничного листа истек, он подлежит уничтожению. Данный аспект регулируется приказом Министерства культуры РФ №526 пункт 2.3. Такой тип документации нельзя просто уничтожить без создания учетного акта.

 Для уничтожения вышедших из срока хранения документов создается специальная комиссия из работников данной организации. Выборка документов для уничтожения производится всеми членами комиссии, что подтверждается актом. Форма акта представлена в приложении 21 к Правилам приказа №526. В акте обязательно указывается все реквизиты листа нетрудоспособности.

Сам процесс уничтожения может быть выбран комиссией – их можно сжигать или измельчить в шредере. При необходимости их можно отдать на утилизацию. Способ уничтожения также указывается в акте. 

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383299-qqq-16-m9-srok-hraneniya-bolnichnogo-lista

Сроки хранения документов в 2016 году

Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Сроки хранения документов, по истечении которых они могут быть уничтожены, установлены законодательством. Из данной статьи вы узнаете, как долго следует хранить документы, связанные с персоналом.

Где прописаны сроки хранения документов

Сроки хранения документов прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Исчислять сроки хранения документов следует исчислять с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 части I «Общие положения» приложения к приказу № 558).

Для вашего удобства информацию о сроках хранения документов, связанных с персоналом организации, мы представили в виде таблице (см. ниже).

ПРИМЕР. Сотрудник уволился 30 сентября 2015 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Личные карточки работников хранятся 50 лет (ст. 658 раздела II Перечня управленческих документов). Отсчет срока следует начать с 1 января 2016 года. Соответственно карточка должна храниться до 31 декабря 2066 года.

Обозначения для сроков хранения документов

Сроки хранения документов в Перечне типовых управленческих архивных документов определены числовыми показателями, например 5 или 75 лет. Для некоторых документов время хранения точно не прописано. Срок указан словами, буквенными обозначениями. Разберемся, как слова перевести в годы.

«Постоянно» означает, что продолжительность хранения не может быть менее 10 лет. Это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Минимальные сроки хранения

Перечень типовых управленческих архивных документов не является единственным нормативным актом, который регулирует сроки хранения документов.

Так, например, налоговым законодательством установлен минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Он составляет не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета необходимо не менее пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Ответственность за нарушение сроков хранения документов

Если нарушены сроки хранения документов, организации грозит штраф.

Так, если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, они вправе наложить на организацию штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 руб. — если нарушения совершены в течение одного налогового периода;
• 30 000 руб. — если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода.

В Кодексе об административных правонарушениях предусмотрено несколько статей, в которых говорится о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Так, нарушение акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью сроков хранения документов наказывается штрафом (ст. 13.25 КоАП РФ):

• от 2500 до 5000 руб. — для должностных лиц;
• от 200 000 до 300 000 руб. — для юридических лиц.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, санкции будут возложены на должностных лиц. Им придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же административное правонарушение (ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ).

Таблица. Сроки хранения документов

Наименование документаСрок хранения (количество лет)Ссылка на пункт Перечня управленческих документов (если не указаны другие документы)

1	2	3
1. Трудовые отношения
1.1. Прием на работу
Заявление работника	75*	656
Трудовой договор	75*	657
Приказ	75*	656
Личная карточка	75*	658
Трудовая книжка	До востребования	664
Журнал учета бланков трудовых книжек	5	695
Заявления работника о согласии на обработку персональных данных	75*	666
1.2. Отпуска
График отпусков	1	693
Заявление на отпуск	5 или 75* лет, в зависимости от того, хранится заявление в личном деле или нет	656
Заявление о переносе отпуска	5 или 75* лет, в зависимости от того, хранится заявление в личном деле или нет	656
Уведомление об отсутствии возможности выплатить отпускные и о переносе отпуска	75*	656
Приказ об отпуске	75*	656
Записка-расчет	5	665
1.3. Командировка*
Служебная записка: — командировка по России— командировка за пределы России	510	669
План командировок: — командировка по России— командировка за пределы России	510	669
Приказ о направлении работника в командировку	75*	656
Служебное задание: — командировка по России— командировка за пределы России	510	669
Командировочное удостоверение: — командировка не в районы Крайнего Севера;— командировка в районы Крайнего Севера	5*75*	668
Отчет о выполнении служебного задания: — командировка по России— командировка за пределы России	510	669
Авансовый отчет	5	362
Журнал учета работников, прибывших к месту командировки	5	695
Журнал учета работников, выбывающих в командировки	5	695
1.4. Неполное рабочее время
Приказ о введении режима неполного рабочего времени	75*	656
Уведомление профсоюзной организации	5	665
Уведомление службы занятости	5	665
Уведомление работника	75*	656
Дополнительное соглашение к трудовому договору	75*	657
Приказ об отмене режима неполного рабочего времени	75*	656
1.5. Сверхурочная работа
Служебная записка	75*	656
Обращение к работнику	75*	656
Приказ	75*	656
Справка о сумме заработка для расчета	5	597
1.6. Организация труда и служебной деятельности
Переписка по вопросам трудоустройства, например письменное приглашение на работу	5	564
Предложения органов власти о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот	Постоянно	566
Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда: — по месту разработки и утверждения— в других организациях	Постоянно До заменыновыми	571
Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки)об организации труда при совмещении профессий	5	573
Коллективные договорыКоллективные договоры, присланные для сведения	ПостоянноДо минования надобности	576
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения	Постоянно	577
1.7. Увольнение
По собственному желанию работника
Заявление работника	75*	656
Приказ	75*	656
По соглашению сторон трудового договора
Предложение работодателя	75*	656
Ответ работника	75*	656
Протокол согласования интересов сторон	75*	656
Соглашение сторон	75*	657
Приказ	75*	656
По сокращению штата
Протокол собрания учредителей	Постоянно	52
Приказ о сокращении	75*	656
Уведомление службы занятости	5	650
Уведомление профсоюзного комитета	5	650
Протокол заседания комиссии по сокращению	5	650
Уведомление работника	75*	656
Акт об отказе работника получить уведомление о сокращении	75*	656
Приказ об изменении штатного расписания	Постоянно	71
Приказ об увольнении по сокращению	75*	656
2. Нормирование и оплата труда
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников: — по месту разработки и утверждения— в других организациях	ПостоянноДо замены новыми	598
Положение об оплате труда и премировании работников	Постоянно	411
Табель учета рабочего времени: — нормальные условия труда— тяжелые, вредные и опасные условия труда	575*	586
Расчетно-платежная ведомость	5	412
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5	600
3. Учет страховых взносов
Карточка индивидуального учета	6	Пункт 6 части 2 статьи 28Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ
Платежные поручения на перечисление страховых взносов
Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов
Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС РФ и РСВ-1 ПФР)
4. НДФЛ
Налоговая карточка по учету НДФЛ	5	394
Справка по форме 2-НДФЛ	5	396
4.1. Налоговые вычеты
Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)	5	362
Заявление об отказе от вычета	5	362
Заявление о последовательности применения вычетов	5	362
4.2. Недоимка по НДФЛ
Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ	5	382
Пояснительная записка налогового агента в ИФНС	5	382
Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ	5	382
5. Пособия
Листок нетрудоспособности	5	896
Журналы регистрации листков нетрудоспособности	5	897
Заявление о выплате пособия	5	415
6. Документы для ФСС России
Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму	5	635
План мероприятий по предупреждению производственного травматизма	5	635
План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний	5	635
Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму	5	635
7. Документы для ПФР
7.1. Персонифицированный учет
Индивидуальные сведения	75*	905
7.2. Софинансирование пенсии
Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов	5	362
Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)	5	382

* С 13 марта 2016 года документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года, нужно хранить 50 лет вместо 75.

**С 8 августа 2015 года при направлении сотрудников в командировки организации вправе оформлять журнал учета командированных работников, а с 8 января 2015 года отменена обязанность по оформлению следующих документов: командировочного удостоверения; служебного задания; отчета о выполненной работе в командировке.

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/144728-red-sroki-hraneniya-dokumentov

Сроки хранения бухгалтерских документов

Хранение первичной документации, отчетности и регистров в течение определенного промежутка времени – это требование действующего законодательства.

Оно означает, что в пределах указанного срока должен быть обеспечен доступ к документам и возможность их полноценного использования при необходимости.

Какие документы требуют обязательного хранения?

Документы, требующие обязательного хранения, условно можно разделить, на документы:

• которые находятся в работе в течение отчетного года;
• какие всегда необходимы в работе, несмотря на то, что ими ежедневно не пользуются.

К первой группе документов относятся:

• первичная документация и регистры по всем направлениям учета – по учету основных фондов, материальных запасов, оплате труда, и т.д. Причем, к данной группе документов относятся формы, заполненные как на самом предприятии, так и полученные им от поставщиков (подрядчиков и прочих лиц);
• отчетность. Эта группа документов включает в себя налоговые декларации и расчеты, бухгалтерскую и статистическую отчетность, и расчеты по взносам во внебюджетные фонды. Сюда также относятся аудиторские заключения;
• учетная политика и иные документы, которые содержат в себе сведения об организации и порядке ведения кадрового, бухгалтерского и иного учета на предприятии, включая средства для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронных подписей.

Хранить документы, относящиеся к первой группе, необходимо:

• для целей бухучета (статья 29, закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ) – не менее пяти лет с окончания отчетного года или года, в котором указанные документы использовались последний раз;
• для целей налогового учета (статья 23, Налоговый кодекс РФ) – на срок не меньше 4х лет. При этом Кодексом могут быть установлены и более длительные сроки хранения. Например, участник инвестиционного проекта субъекта РФ обязан хранить все документы в течение 6-ти лет. А для подтверждения суммы понесенного убытка – на весь срок, в течение которого с его помощью уменьшается налоговая база и который может исчисляться не одним – двумя годами.

Ко второй группе относятся документы, которые подлежат хранению на предприятии в течение всего срока его деятельности. В частности, для ООО в законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ предусмотрен следующий список обязательной к постоянному хранению на предприятии документации:

• регистрационные документы, включая протокол учредительного собрания (решение) о создании компании;
• документы, подтверждающие право собственности на находящееся на балансе фирмы имущество;
• протоколы, оформляющие проведенные собрания учредителей и иных лиц;
• документы о выпуске ценных бумаг;
• положения об обособленных подразделениях предприятия;
• списки аффилированных лиц;
• заключения различных контролирующих органов по тем или иным вопросам деятельности предприятия (по проведенным  проверкам, и т.д.);
• и иные документы, какие должны быть в наличии у предприятия в соответствии с действующими законодательными нормами.

Сколько должны храниться бухгалтерские документы?

Общий срок хранения любых бухгалтерских документов – не менее чем 5-ть лет.

Но в ряде случаев он может быть и значительно больше. Сводная таблица со сроками хранения представлена ниже.

Виды документацииСроки ее хранения

Первичная документация, бухгалтерские регистры, отчетность и заключения аудиторов по ней, учетная политика и иная документация по организации и ведению на предприятии учета	С учетом сроков, установленных в Правилах по архивному делу, но не меньше чем пять лет
Инвентарные карточки по выбывшим основным фондам	В течение срока, который установлен руководителем предприятия с учетом архивных Правил, но не менее пятилетнего срока
Копии документов или их корешки, которые подтверждают принятие предприятием наличных средств, в том числе и при расчетах платежными картами	Не меньше пяти лет
Документация о выпуске, приобретении, техобслуживании, регистрации и вводе в эксплуатацию кассовой техники. ЭКЛЗ и иные фискальные накопители	Не менее 5-ти лет с даты окончательного применения указанных документов
Контрольные ленты, журналы кассира-операциониста и иные документы, которыми подтверждаются произведенные наличные расчеты с покупателями	В течение сроков, какие установлены для первичной документации, но не меньше пяти лет
Паспорт на кассовую технику	На весь срок действия Паспорта
Книга, в которой учитывается движение трудовых книжек. Книга, предназначенная для учета пустых бланков трудовых книжек	Хранится 50-т лет. Но в случае ликвидации фирмы при сдаче кадровых документов — 75 лет
График с отпусками	один год
Положения: — о системе обучения, действующей в компании; — об аттестации сотрудников.	Постоянно
Трудовые соглашения. Приказы: — о приеме на работу; — о переводе сотрудника на иную работу; — об увольнении. Заявления сотрудников на отпуска без сохранения зарплаты. Личные карточки персонала.	75 лет
Должностные инструкции	Постоянно
Приказы о предоставлении отпусков	пять лет
Трудовые книжки	Пока сотрудник работает. В случае если есть книжки невостребованные, то не меньше 50-ти лет с последующей их сдачей в архив
Договоры на полную материальную ответственность сотрудников	5 лет
Книги, в которых учитываются приказы:
— по основной деятельности;	5-ть лет
— о приеме сотрудника на работу;	75-т лет
— об увольнении сотрудников;	75 лет
— о предоставлении работникам отпусков.	50 лет
Журнал регистрации командировочных удостоверений	5 лет
Табель учета рабочего времени. График сменности (при сменном режиме работы).	1 год
Списки занятых на вредном производстве. Наряды и табели по сотрудникам с вредными профессиями	75 лет
Инструкции, содержащие положения об охране труда	Хранить постоянно
Акты о несчастных случаях	45 лет
Журнал по инструктажу по технике безопасности	10 лет
Журнал по прохождению сотрудниками обязательной медкомиссии	5 лет

Несмотря на то, что в данном списке значительную часть составляют кадровые документы, они являются неотъемлемой часть бухгалтерского учета. На их основании происходит начисление оплаты труда и компенсационных выплат, больничных листов и вознаграждений, а также налога на доходы, страховых взносов и разнообразных пособий.

О сроках хранения отчетной документации рассказано в следующем видео сюжете:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок и место хранения

Чтобы организовать хранение документов, предприятие может:

• либо обратиться к услугам специальной архивной организации;
• либо создать собственный архив. Это разрешено ст.13 закона «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.04г.

Создавая собственный архив, предприятие должно под эти цели выделить отдельное помещение и оборудовать его стеллажами, полками или глухими шкафами. При наличии в данном помещении окон их необходимо зашторить или иным образом затенить, чтобы исключить попадание солнечного света на документы, приводящее к их выцветанию.

Кроме того, нужно собственное архивное помещение оборудовать защитой от несанкционированного доступа и от пожаров – металлической входной дверью, решетками на окнах и сигнализацией.

Для организации быстрого поиска нужных документов следует разработать номенклатуру дел.

В случае передачи дел для их хранения у специализированной структуры, необходимо выбирать организацию, которая оснащена современным оборудованием и всеми условиями для длительного хранения документов, включая наличие противопожарной сигнализации и систем контроля доступа.

Что касается документов о регистрации организации, ее Устав и иные аналогичные документы, они обычно хранятся у руководителя организации в подлинниках и в сейфе. А их копии – в бухгалтерии.

Трудовые книжки сотрудников предприятия, их пустые бланки и вкладыши к ним должны находиться всегда в кадровой службе или в бухгалтерии, если на нее возложено кадровое делопроизводство. При этом трудовые книжки хранятся всегда в сейфе.

Стоит отметить, что документы в электронной форме должны быть защищены от несанкционированного внесения в них каких-либо изменений и одновременно их хранение должно обеспечивать возможность создания при необходимости копии на бумажном носителе.

Передача документации в архив

В архив передаются документы для длительного (больше 10 лет) и постоянного хранения.

Передача данных материалов в архив осуществляется по графику, который утвержден руководителем организации в приказе о формировании архива.

В этом же приказе назначается лицо, ответственное за ведение архива, и утверждаются правила:

• сдачи в архив документов и их выдачи;
• ведения архива;
• уничтожения документов, у которых срок хранения истек;
• организации мероприятий для сохранности архивных дел.

Все документы в архив принимаются только в виде подлинников, а при их отсутствии – в виде заверенных копий. Передаваемые документы должны быть сброшюрованы по какому-либо признаку, подшиты, а на обложке их дела ставится идентифицирующая информация, в частности:

• год исполнения документов;
• область учета;
• порядковые №№;
• период, за который сформированы регистры и первичные документы;
• вид подшитых документов;
• количество подшитых листов, и т.д.

Что касается сдачи в архив документов в электронной форме, то данный порядок утверждается в Приказе руководителя об архиве организации отдельно. Но обычно указанные документы предварительно дублируют на другие носители.

Пример хранения бухгалтерской документации представлен в следующем видеосюжете:

Что делать в случае утраты

Документы могут быть потеряны либо из-за стихийного бедствия, либо в результате действий третьих лиц или собственных сотрудников. Но в любом случае потребуется подтверждение факта утраты соответствующими органами. Это могут быть правоохранительные структуры (если документы похищены), или органы пожарного надзора (если документы сгорели), и т.д.

При обнаружении гибели или пропажи документации руководитель организации своим приказом должен сформировать комиссию для выяснения причин выявленного факта. Если это необходимо, то для участия в расследовании могут быть приглашены представители охранной компании, пожарной или следственной структуры.

По итогам внутреннего расследования составляется акт в произвольной форме с изложением всех фактов. Данный акт становится оправданием отсутствия документов в случае их запроса контролирующими органами.

Что делать с документами, если истек их срок хранения?

Прежде чем уничтожить документацию потребуется проведение экспертизы ее ценности. Для этой цели на предприятии приказом руководителя создается постоянная комиссия. В нее должны входить специалисты, которые способны дать квалифицированную оценку необходимости уничтожения тех или иных документов.

Именно эта комиссия принимает решение по поводу уничтожения документов, если по сроку их можно более не хранить. Их уничтожение производится с составлением в произвольной форме акта, у которого должны быть обязательные реквизиты первичного документа и который необходимо утвердить Учетной политикой предприятия.

Перед уничтожением должна быть проведена инвентаризация документов за определенный период. Без этой процедуры уничтожать документацию нельзя.

Если нарушены правила хранения?

Ответственность за это нарушение бывает налоговая и административная, в частности:

1. должностные лица могут быть наказаны, если они не хранят документы в течение законного срока, от 5 тыс. до 10 тысяч рублей. Если данное нарушение будет выявлено повторно – 10-20 тысяч рублей или дисквалификация на 1-2 года (КоАП РФ, ст.15.11);
2. организация за те же деяния может быть наказана на 10 тыс.рублей, а в случае неоднократного нарушения – на 30 тысяч рублей (Налоговый кодекс РФ, ст.120).

О наказаниях за данные нарушения смотрите в следующем видео материале:

Источник: https://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=9608