Лететь в командировку можно бизнес-классом — все о налогах

Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд в командировку из места проведения отпуска

Сотрудник руководитель планирует лететь в отпуск заграницу(Лондон) и оттуда вылететь в командировку (Амстердам), можем ли мы принять для целей налогового учета стоимость данного билета и не возникает ли у сотрудника натурального дохода, который мы должны обложить по ставке 13% и начислить страховые взносы на стоимость билета.

Расходы на проезд в командировку из места проведения отпуска можно учесть при расчете на прибыль при соблюдении определенных условий. НДФЛ и страховые взносы в этом случае исчислять и уплачивать не нужно.

Буквальное прочтение норм законодательства позволяет сделать вывод о том, что отправиться в командировку сотрудник может не от места постоянной работы. Точкой отправления может быть, в том числе, место проведения отпуска.

Расходы можно признать в налоговом учете, если они экономически оправданы и документально подтверждены. Поэтому, если такой вариант проезда экономически оправдан, расходы можно принять в налоговом учете.

Экономически обосновать расходы можно, например тем, что билет из Лондона до Амстердама дешевле.

Так как требования об отправлении в командировку от места работы в законодательстве нет, расходы на билет признаются расходом на командировку и дохода в натуральной форме у физического лица не возникает. По той же причине со стоимости билета не нужно исчислять и уплачивать страховые взносы.

Обоснование

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д. При этом вид общественного транспорта (самолет, поезд и т. д.

) и уровень обслуживания в нем (бизнес-класс, вагоны повышенной комфортности и др.) не важны.

Даже если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДФЛ

С компенсации документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не удерживайте (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

При этом налог не удерживается и в том случае, если фактические расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364).

Допустим, сотрудник едет в командировку поездом в вагоне повышенной комфортности. В таком случае доход для целей НДФЛ также отсутствует. Это подтвердил Минфин России в письме от 2 июля 2015 г. № 03-04-06/38183.

Не надо включать в доход сотрудника и сбор, удержанный при возврате билета, если командировка отменена. Основание – квитанция о приеме билета с указанием суммы сбора. Этот документ сотрудник должен приложить к авансовому отчету при возврате наличных денег, полученных под отчет.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости проезда волонтеров до места проведения акции. Организация для проведения мероприятия в другом городе набирает волонтеров и компенсирует им затраты на проезд

Нет, не нужно.

С компенсации документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ удерживать не нужно (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации.

А к таким лицам можно отнести волонтеров. По своему правовому статусу доброволец не является сотрудником и не состоит в трудовых отношениях с организацией, он находится в ее подчинении.

Таким образом, сумма компенсации документально подтвержденных расходов на проезд до места проведения акции в доход волонтеров не включается и НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

То, что с суммы компенсации стоимости проезда не нужно удерживать НДФЛ, подтверждает и решение ВАС РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04. В нем сказано, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме.

Так, при служебной командировке сотрудник направляется в поездку по инициативе организации и в ее интересах. Поэтому и расходы на оплату проезда осуществляются именно в интересах организации, а не сотрудника.

Такое заключение ВАС РФ применимо и к рассматриваемой ситуации, поскольку волонтеру оплачивается проезд в интересах организации.

Ситуация: нужно ли исчислить НДФЛ с тех сумм, что организация оплатила за проезд своих сотрудников до места спортивных и корпоративных мероприятий, в которых они участвуют

Да, нужно.

Компенсации расходов на проезд сотрудника до места спортивных и развлекательных мероприятий нет в перечне тех, что освобождены от НДФЛ и перечислены в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. А признать такую поездку командировкой нет оснований (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Ведь в командировку сотрудника направляют по распоряжению руководства на определенный срок, чтобы выполнить служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Участие же в спортивных и корпоративных мероприятиях не связано с производственной деятельностью сотрудников и не требует от них выполнять служебные поручения. Потому и расходы на проезд до таких мероприятий и обратно не являются командировочными. И значит, применить льготу не получится. С компенсации таких расходов придется удержать НДФЛ.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 14 августа 2013 г. № 03-04-06/33039, от 21 июня 2013 г. № 03-04-06/23587.

Налог на прибыль и НДФЛ: командировка из местожительства

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на проезд от местожительства (места проведения отпуска) сотрудника до места командировки, если работодатель и место проживания (отпуска) сотрудника находятся в разных городах

Такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль при условии, что они экономически обоснованны и документально подтверждены. Независимо от пункта отправления в командировку НДФЛ с компенсации расходов на проезд удерживать не нужно.

Командировкой считается поездка сотрудника по распоряжению администрации организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

При расчете налога на прибыль можно учесть расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Из буквального толкования положений данной статьи следует, что вернуться сотрудник должен на место работы. При этом пункт отправления в командировку прямо не указан.

Следовательно, расходы на проезд сотрудника от местожительства (места проведения отпуска) до места командировки можно учесть при расчете налога на прибыль. Аналогичная позиция отражена в письме Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813. Единственные требования: такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Подтвердить обоснованность расходов в рассматриваемой ситуации можно, в частности, следующим аргументом. Расходы на проезд от местожительства (места проведения отпуска) до места командировки меньше, чем аналогичные расходы от места постоянной работы.

Что касается НДФЛ, то по аналогии с налогом на прибыль этим налогом не облагаются документально подтвержденные расходы на проезд к месту командировки и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Требований о том, что сотрудник должен выезжать в командировку непосредственно от места своей постоянной работы, глава 23 Налогового кодекса РФ не содержит.

Таким образом, с компенсации расходов на проезд (вне зависимости от пункта отправления в командировку) НДФЛ удерживать не нужно.

Правомерность таких выводов подтверждает Минфин России в письмах от 16 октября 2015 г. № 03-04-06/59443, от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762.

Страховые взносы

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/qa/141847-qqbss-16-m6-mojno-li-uchest-pri-raschete-naloga-na-pribyl-rashody-na-proezd

Как летать бизнес классом?

?levik (levik) wrote,
2015-10-14 01:01:00levik
levik
2015-10-14 01:01:00Короткая ссылка на этот пост: https://go.levik.blog/air-business

Сегодня я расскажу о том, как человек среднего достатка может летать бизнес классом.

Многие считают, что бизнес класс — это только для каких-то там запредельных богачей. На самом деле это не так. Мне вот иногда везёт, и получается порой себя побаловать, несмотря на то, что я работаю на неполную ставку, а летаю куда-нибудь сравнительно часто.

Бизнес класс на Аэромексико, в новеньких Боингах 787Под катом — четыре способа попасть в бизнес класс.Начнём с того, что бизнес классы бывают очень разные. В общем они делятся на две категории: те, что немногим лучше эконома, и те, что многим. В первый разряд часто попадают бизнес салоны коротких внутри-европейских перелётов. Например бывает что заплатившие втридорога пассажиры летят в тех же креслах, но среднее, в котором и так никто не хочет сидеть, «заблокировано» (для вашего комфорта!)
Внутриевропейский бизнес класс ЛюфтганзыНа внутренних рейсах США ситуация чуть лучше — тут кресла будут поудобней, пошире, но за исключением трансконтинентальных рейсов (с одного побережья Америки на другое), разница несущественная. Тратить деньги на подобный бизнес класс не имеет смысла — можно и в экономе пару часов себя поразвлечь.
Domestic первый класс Дельты хуже международного бизнесаСовсем другое дело, когда в бизнес салоне стоят кресла-раскладушки, часто превращающиеся в полноценные койки, где можно поспать. Как правило такие бывают на длинных перелётах, от пяти — шести часов. Большинство перелётов между Нью Йорком и Калифорнией, Европой и Азией или Америкой попадают в эту категорию. Бизнес билеты на такие рейсы могут стоить несколько тысяч долларов, но и сервис, и уровень комфорта тут совсем другой.
Бизнес салон China SouthernАвиалинии кормят таких пассажиров неплохой едой (с настоящей посуды, а не из коробочек), угощают сносными винами и прочим спиртным (а не просто «красное или белое?»). На память вам подарят сувенирный набор каких-нибудь кремиков, ну и разумеется дадут нормально поспать, не скрючиваясь при этом в странные позы.
У той же Дельты на трансконтинентальных рейсах кроватки с постельюИтак, как же вы можете попасть в бизнес класс? Вот четыре способа:

1. Просто купить билет в бизнес классе

Уже слышу, как вы на меня злитесь. «Спасибо, Лёва, за офигенный совет! Никогда бы сами не додумались!» — Да, это действительно самый очевидный из способов, и не стоило бы из за одного него затевать этот пост но подождите… Дело в том, что цены на билеты бизнес класса бывают совершенно разными.

Конечно, можно заплатить за него от четырёх до восьми(!) тысяч долларов. То есть нельзя столько платить, но иногда за эти билеты именно столько просят. Но случаются и распродажи со скидками, когда можно перелететь океан в удобном кресле где-то за $1,000 в каждую сторону.

Бывают даже случаи, когда это лишь незначительно дороже эконома! Я вот покупал билет в бизнес-классе за деньги всего один раз в жизни. Как сейчас помню, летел НЙ-Копенгаген и Стокгольм-НЙ, за $2,400. Это было летом, когда бизнес билеты дешевеют, а эконом наобород дорожает.

Тогда, на те же числа билет в экономе стоил бы мне $1,800 — то есть разница всего одна треть! Обычно билеты в бизнесе стоят в 3-5 раз дороже. Например если я посмотрю на рейсы из Нью Йорка до того же Стокгольма сейчас, то самые дешёвые в экономе стоят $730, а в бизнес классе — аж $2,700! Разница почти в 4 раза.

Так что переплатить только 33% — очень неплохой вариант.Но я прекрасно понимаю, что отдавать и такие деньги за перелёт из точки А в точку Б — это слишком «богато», так что пока что больше таких билетов не покупал. Гораздо приятней получить билет практически бесплатно…

2. Взят билет в бизнес классе за авиамили

Это пожалуй самый лучший и доступный из способов. А главное, он самый надёжный (не считая первого). Если у вас в бонусной программе накопилось порядочное количество авиамиль, можно потратить их на билет в бизнес классе. (Про то, как начать копить авиамили, я писал раньше.

)Премиальные билеты в бизнес классе конечно стоят больше миль, чем в экономе, но не настолько больше, как если бы билет покупался за деньги. Как я уже говорил, денежная разница — где-то в 3-5 раз. Если же брать билет за мили, то разница может быть меньше двухкратной.

Например билет туда-обратно через Атлантику стоит 50,000 — 60,000 миль в эконом классе, в зависимости от программы. А в бизнес-классе выходит где-то от 100,000 до 120,000. Иногда можно и подешевле найти!
Бизнес кресло Singapore Airlines.

Прямой рейс EWR — SIN был самым длинным в мире (его отменилив 2013)Если есть авиамили, то билеты в бизнес классе — второй самый лучший способ их потратить (если разделить цену билета на количество миль, будет ясно сколько получаешь за каждую милю).

А самый-самый лучший способ их потратить — это билеты в первом классе на каком-нибудь далеко-летящем рейсе.

Да, большой плюс авиамиль, это что за них часто можно получить премиальные билеты в заоблачно дорогих местах. Например, в начале года я летал в Гонконг. По дороге назад я решил себя побаловать, и взял билет в первом классе прямого рейса Гонконг — JFK на Cathay Pacific — одной из лучших авиалиний в мире. Билет обошёлся мне в 110,000 миль в один конец, совсем недёшево.

Зато я посмотрел ради любопытства на его цену в деньгах, и понял, что он стоит $16,000! То есть я за каждую свою милю получил более 15 центов (в экономе редко удаётся выжать даже по два цента). На этом рейсе не только кровать с постелью, они ещё и пижаму выдают, и чёрной икрой перед сном кормят. Ещё бы, за шестнадцать то тысяч долларов!

Update: Только что этим же самолётом летел из НЙ в Гонконг. На этот раз билет удалось взять всего за 67,500 миль! Читайте подробный отчёт, каково это, летать 15 часов в такой роскоши.

Вот так выглядит первый класс Cathay Pacific

Кстати, если хочется копить авиамили быстрее, в этом очень способствуют правильные кредитные карты. Я вот с их помощю два-три раза в году летаю туда-обратно бизнесом. А один мой друг вот уже несколько лет летает со своей женой и детьми исключительно бизнесом и первым, по несколько раз в год, всё с помощью бонусов, заработаных на кредитках.

А это первый класс на Etihad — всего 60,000 миль от Абу Даби до СингапураНо если вдруг на балансе миль недостаточно, то есть и другие способы.

3. Купить апгрейд

Апгрейд — это когда ты покупаешь билет в один класс, а тебя пересаживают в другой, который лучше. У каждой авиакомпании свои правила, кому они выдаются, сколько стоят, и так далее. Некоторые дают самым «верным» пассажирам (которые много летают этой авиалинией) купоны на бесплатный апгрейд.

Я много летаю Дельтой, и воспользовался недавно таким купоном, чтоб получить апгрейд от Токио до Сиэттла во время моего очень длинного возвращения из отпуска на работу.
Long-haul бизнес у Дельты из Токио в НЙЕсли такого купона нету, то скорее всего за апгрейд придётся платить, деньгами или авиамилями.

Вообще, лучше всего за недельку до полёта позвонить в авиалинию, и попросить его. Вам скажут возможен ли апгрейд, и назовут цену (в долларах, милях, или и в том и в другом). Зачастую это будет недёшево, но всё же значительно дешевле, чем разница в деньгах между билетами.Ещё, некоторые авиалинии поменьше продают свои апгрейды на аукционе.

За пару недель до вылета вам придёт письмо, предлагая сделать заявку — сколько вы готовы заплатить. Обычно это будет стоить пару сот долларов. Если в бизнес классе останутся свободные места, их отдадут пассажирам, готовым заплатить лучшую цену. Я сталкивался с таким у австрийцев, и на Аэромексико (фотка в начале поста).

Опять же, обычно можно получить апгрейд дешевле, чем разница между экономом и бизнесом. (В моих случаях это стоило $300 и $100.)Бывает, сама авиалиния предложит апгрейд во время регистрации (поэтому важно регистрироваться через интернет, как только дают возможность). Я как-то выкупил таким образом предложенный апгрейд на KLM из Амстердама в JFK за 250 евро.

При апгрейдах важно опасаться авиалиний, у которых между экономом и бизнесом есть ещё и промежуточный класс Premium Economу. В таких случаях повышают лишь до следующего уровня, и до бизнеса вам понадобится покупать аж два апгрейда, что редко выгодно.

4. Получить бесплатный апгрейд в последний момент

На такую удачу надеяться не стоит, это как лотерею выиграть. Но иногда бывает. Если есть статус с авиалинией, или хотя бы с партнёром по альянсу, это повышает шансы, но в большинстве случаев не на много.

В США на внутренних рейсах, авиакомпании регулярно дают бесплатные апгрейды клиентам со статусом, но как правило только на тех рейсах, где бизнес класс так себе. Мне вот например так повезло во время недавней поездки в Колорадо.
Пришло вот такое письмо, сообщающее про апгрейдНа рейсах с «хорошим» бизнес классом такое происходит крайне редко.

Я бы сказал, со мной это было раз пять-семь, за те десять лет, что я активно летаю. Обычно такие апгрейды возникают когда рейс переполнен, и чтоб освободить место в экономе для пассажиров, уже купивших билет, некоторых пересаживают в бизнес класс. Называется такой манёвр «operational upgrade», некоторые летальщики сокращённо именуют его «oп-ап».

Учтите, что такие лакомные апгрейды достаются в первую очередь людям у которых с авиалинией (или партнёрами) есть какой-нибудь статус. Тем не менее, никогда не мешает подойти к агенту около посадочного траппа и спросить его, как обстоят дела, и нет ли у вас какой-нибудь возможности пересесть «поближе к кабине пилота».

В этом пожалуй и заключается главный совет насчёт апгрейдов — не бойтесь спрашивать у представителей авиалинии насчёт возможности пересесть в бизнес. Делайте это дружелюбно, и по доброму — так чтоб этот человек захотел вам помочь.

Кто знает — может повезёт!

Update: Толко что агентша AirFrance во время регистрации предложила мне апгрейд из эконома на рейсе Нью Йорк — Париж (то есть я сам спросил). В Premium Economy мог пересесть за 360€, а в бизнес — за 660€. Это меньше разницы в цене за билет, но я всё же отказался — всё равно собираюсь спать…

Источник: https://levik.livejournal.com/202003.html

Оформление командировочных расходов | Бухгалтерия и кадры

Компании обязаны возмещать командированным сотрудникам все расходы, связанные со служебными поездками. Для многих организаций это весьма существенная статья затрат.

Чтобы избежать в дальнейшем проблем с учетом данных расходов, предприятия должны еще перед отъездом сотрудника в командировку оформить целый ряд документов. Для некоторых из них предусмотрены унифицированные бланки.

Другие составляют в произвольной форме. Но это их значимость нисколько не уменьшает.

Направление сотрудника в командировку сопровождается оформлением сразу нескольких документов. Так, постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 для этих целей предусмотрены:

– приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма № Т-9 или Т-9 а, если командируют сразу нескольких сотрудников);

– командировочное удостоверение (форма № Т-10);

– служебное задание и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

Кроме того, в компании должен быть некий документ, устанавливающий размеры суточных. В статье 168 ТК РФ сказано, что это может быть коллективный договор или же локальный нормативный акт. Например, приказ руководителя либо Положение о командировках.

Все начинается с задания…

… а заканчивается кратким отчетом о его выполнении. Как мы уже отметили, и для того и для другого предусмотрен один и тот же документ – форма № Т-10а.

В служебном задании помимо собственно цели поездки указывают также срок и место командирования сотрудника. Документ нужно составлять таким образом, чтобы у проверяющих не возникало никаких сомнений в производственном характере поездки, а у компании соответственно – проблем с учетом затрат при расчете налога на прибыль.

Форму № Т-10а подписывает начальник подразделения и утверждает руководитель организации.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен в форме № Т-10а написать краткий отчет о проделанной работе. Скажем, если работник должен был подписать договор, в отчете нужно указать, удалось это ему или же переговоры не увенчались успехом.

Начальник подразделения, сотрудник которого был командирован, должен дать заключение о достижении поставленных целей.

Не секрет, что далеко не всегда командированному удается выполнить служебное задание. Но, несмотря на это, фирма, конечно же, обязана возместить сотруднику все расходы, связанные со служебной поездкой.

На наш взгляд, то, что поставленные задачи не были выполнены, вовсе не помеха для включения расходов на командировку в налоговую себестоимость. Главное, чтобы цель поездки носила производственный характер.

Однако инспекторы считают иначе. Но судьи на стороне организаций. Они отмечают, что отсутствие подписанных договоров и протоколов о намерениях не свидетельствует о необоснованности командировочных расходов (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 26 декабря 2005 г. № А44-2051/2005-9, ФАС Московского округа от 25 сентября 2007 г. № КА-А40/9510-07).

Нужно ли удостоверение?

Служебное задание, утвержденное руководителем, является основанием для составления приказа о командировке.

В этом документе указывают, какой сотрудник, куда, когда, на какой срок и с какой целью направляется. Но аналогичные сведения нужно приводить и в командировочном удостоверении.

А раз формы № Т-10 и Т-9 во многом дублируют друг друга, вправе ли организация ограничиться оформлением лишь одного приказа?

Прежде финансисты считали параллельное составление приказа и удостоверения нецелесообразным. Так, например, в письме от 24 октября 2006 г.

№ 03-03-04/2/226 Минфин России отметил, что организация может сама установить, какими документами она станет оформлять служебные командировки: «это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдача ему командировочного удостоверения».

Источник: https://www.buhkadr.ru/articles/884-oformlenie-komandirovochnyh-rashodov

Как сэкономить на командировочных расходах

Чтобы сэкономить расходы на командировки сотрудников, не снизив продаж и не ухудшив отношений с контрагентами, воспользуйтесь нашими рекомендациями. Они подскажут, какие статьи затрат можно сократить, какие меры предпринять для этого.

Используйте пошаговые руководства:

Чтобы сократить расходы на командировки сотрудников, нужно:

• ужесточить контроль над затратами с помощью регламентов;
• оптимизировать расходы на проезд и проживание;
• ввести возможность удаленной связи с партнером.

Как сэкономить на командировочных расходах за счет ужесточения контроля

Чтобы контролировать командировочные расходы, разработайте . Определите в нем допустимые командировочные расходы (ж/д и авиабилеты, проживание, суточные, мобильная связь и др.) и лимиты по ним в зависимости от категории сотрудников.

Помимо стандартных лимитов, включите перечень расходов, возмещение которых возможно без дополнительного согласования при соблюдении определенных условий.

К примеру, компенсация услуг прачечной возможна при сроке командировки, превышающем две недели, компенсация оплаты сверхнормативного багажа – если сотрудник перевозил образцы товаров, рекламную продукцию.

Перечислите расходы, которые не возмещаются компанией (алкоголь, сигареты, повышение класса авиаперелета и т. д.). Ознакомьте с положением о командировках всех сотрудников – это поможет избежать расходов свыше установленных лимитов, в обратном случае сотрудники должны будут компенсировать их за свой счет.

Укажите порядок согласования заявок на расходы, в каком случае требуется дополнительный акцепт руководства, как обосновывается производственная необходимость поездки, что нужно для получения аванса и возмещения расходов, в какие сроки сотрудник должен представить отчетные документы, кому и в какой форме сдать .

Пропишите в этом документе типы гостиничных номеров (только одноместное или двухместное размещение, номера повышенной комфортности – только для топ-менеджеров и др.).

Планируя расходы на командировки, не ограничивайтесь общей суммой. Детализируйте ее по датам (месяцам), центрам финансовой ответственности, направлениям следования, по возможности – по сотрудникам и целям поездки.

Уже на этом этапе можно отсечь малоэффективные командировки (например, поездки по обмену опытом) и спланировать график более экономично с учетом сезонности в ценах на билеты и гостиницы, возможного объединения нескольких населенных пунктов в одну поездку и т. д.

Чтобы придерживаться составленного плана поездок на год, ежемесячно уточняйте у руководителей план командировок на ближайший месяц. Если не предполагается изменений по сравнению с бюджетом, то оформляйте заявку на командировку в стандартном порядке.

Если возникла потребность во внеплановой поездке, предусмотрите дополнительное согласование с руководством. Такую поездку квалифицируйте как сверхбюджетную и на сумму затрат по ней уменьшите бюджет на командировки на оставшуюся часть финансового года.

Для введите ежемесячное сопоставление запланированных и фактически истраченных на деловые поездки средств. В случае перерасхода остаток до конца периода сократите или перераспределите в его пользу остатки по другим статьям, по которым у подразделения есть экономия. Это обеспечит достоверность бюджета и потребует тщательно просчитывать необходимость предстоящих поездок.

Оценивайте экономическую эффективность деловых поездок, к примеру, на сколько улучшились финансовые показатели филиалов после поездки их руководителей на тренинг, или соотношение выручки по контракту с клиентом и затрат на поездки для переговоров с ним. Такой анализ поможет оценить целесообразность аналогичных расходов в будущем.

Для назначьте отдельного сотрудника, который будет отвечать за проверку заявок на командировки и заниматься организацией поездок.

Как снизить расходы на командировки за счет оптимизации стоимости проезда

Нормируя расходы на проезд к месту командировки, ограничьте класс билетов (для авиабилетов – экономкласс для всех перелетов продолжительностью менее восьми часов и бизнес-класс – для более длительных) и тариф (обычно самый низкий из имеющихся на запланированные даты поездки). Дополнительно сэкономить можно, если:

• заключить договор с агентством делового туризма. Такие фирмы помогут купить билеты с более низкими тарифами, чем при самостоятельном бронировании, и предложат выгодные цены на другие услуги, связанные с поездкой;
• заключить трехсторонний договор с агентством делового туризма и банком (платежной системой). Тогда заказчик поездки оплачивает расходы на командировку специальной корпоративной картой, открытой для него банком (платежной системой), и позже компания возмещает банку эту сумму в течение определенного периода – обычно один–два месяца;
• заключить договор с перевозчиком. Актуально при условии значительных объемов ежегодных поездок в населенные пункты, обслуживаемые данным перевозчиком. Тогда компания-клиент может рассчитывать на более низкие тарифы и накопительную систему скидок, а иногда и на возможность накапливать бонусы для последующей оплаты ими части стоимости билетов;
• правильно выбрать время покупки билетов и даты поездки. Четкий план деловых поездок на год позволит сэкономить до 15 процентов на проезд.

Если сотрудник, ответственный за организацию командировок, самостоятельно ищет предложения по билетам и ценам на проживание, то может:

• отслеживать предложения перевозчиков и гостиниц с помощью мобильных приложений и специализированных сайтов;
• подписаться на рассылки перевозчиков в соцсетях и узнавать о спецпредложениях, получать промокоды для покупки льготных авиабилетов;
• подключить электронное оповещение об изменении цен на билеты в течение дня. Учитывая, что иногда цены за сутки меняются два–три раза, особенно на зарубежные направления в связи с изменением курса валюты, такое оповещение поможет сэкономить от 2 до 10 процентов на покупке билетов.

Планируя командировку, учитывайте сезонность. Если подразделение компании или местонахождение ее клиента расположено в городе, который популярен среди туристов, стоимость билетов на самолет или поезд в летний период может существенно возрастать.

Если сотрудник желает отправиться в деловую поездку на , следует ограничить компенсацию связанных с этим расходов (ГСМ, парковка, амортизация автомобиля и др.) суммой, которая не превышает стоимость проезда до места назначения другим видом транспорта.

Как сократить расходы на командировки за счет оптимизации расходов на проживание

Для получения максимально низких цен на проживание в гостиницах:

• заключайте договор с гостиницей. Стоимость номера может быть снижена на 5–10 процентов, но этот вариант часто экономически оправдан только для гостиниц в больших городах;
• воспользуйтесь услугами туристического агентства. Такие агентства помогают получить более низкие тарифы на проживание и заказ билетов;
• бронируйте номера на специализированных сайтах. Они позволяют в режиме онлайн получить информацию о ценах разных гостиниц и предоставляют возможность вносить изменения в даты бронирования.

В качестве альтернативы размещению в гостиницах можно арендовать квартиру.

Такой вариант особенно экономичен, если населенный пункт – популярное место командировок (например, город, где расположен головной офис компании), а еженедельное количество командированных сотрудников от компании превышает два–три человека.

Даже посуточная аренда квартир дешевле проживания в гостинице, если же снимать квартиру на длительный срок, стоимость размещения снизится минимум в два–три раза.

Как снизить командировочные расходы за счет использования современных средств удаленной связи

Чтобы сократить расходы на командировки, переведите часть корпоративных мероприятий и переговоров в онлайн-формат. Потребуется компьютер или планшет с подключением к Интернету и установленная программа для связи. Затраты минимальны – экономия существенная.

Такой способ позволит также сократить расходы на поездки, связанные с . При наличии в компании филиальной сети и регулярной потребности в проведении обучающих мероприятий (например, тренинги для новых сотрудников, обучение навыкам продаж, обучение работе с информационными системами и др.) командировки сотрудников по возможности лучше заменить вебинарами.

Источник: https://fd.ru/articles/158234-sqf-16-m10-kak-sekonomit-na-komandirovochnyh-rashodah

Для тех, кто ездит в командировки – как вернуть больше налогов

Свежая редакция 05/10/2016

Один из немногих оставшихся путей уменьшить свои налоги.

Мне часто приходиться встречаться с людьми, которые ездят в командировки. Есть прекрасные работодатели (чаще всего государственные или  горнодобывающие предприятия) которые оплачивают все расходы в командировке до копейки. Чаще встречается ситуация, когда оплачивают перелет, гостиницу и все.

Это статья о том, какие надо записи вести и документы сохранять, чтобы в конце года вернуть как можно больше налогов.

Вариант первый – оплачивают все.

Это самый прекрасный и выгодный вариант, когда работодатель оплачивает все расходы на командировку по предоставлению чеков. В этом случае об увеличении возврата налогов беспокоиться не нужно. Дальше можно не читать.

Вариант второй – платят командировочные, которые называются travel allowance;

В этом случае возврат налогов можно значительно увеличить.

Частый пример – работника отправляют в командировку на три недели, оплачивают перелет и платят командировочные 120 долларов в день. Из этой суммы оплачивается гостиница, проезд на транспорте и частично питание.

С точки зрения налоговой в расходы на командировку ( проживание, питание и т.д) можно включить около $300 в день, если они потрачены, но не сохраняя при этом никаких чеков.

Все что нужно, это упомянуть о командировке бухгалтеру во время составления налоговой декларации. Помнить даты и город командировки. Для разных городов слегка разные суммы расходов.

Для Сиднея это (2012-2013 года)  $299,26, для Перта $349,25, более точная информация здесь :

2016 финансовый год;

2017 финансовый год

Если командировка за пределы Австралии – чеки за гостиницу все же сохранять.

Если командировка за границу и более 6 ночей подряд, то нужно вести дневник ( о дневнике чуть позже).

Если вы работаете водителем грузовика, то расходы в день только 89.60, а не 300 долларов).

Если расходы в день превысили сумму, которую АТО разрешает включать в расходы, то чеки нужно хранить на абсолютно на все.

Вариант третий –командировочные не платят, просто оплачивают перелет;

Этот вариант тоже достаточно распространенный.

В этом случае нужно сохранять чеки на все расходы. Кроме этого, если длина командировки 6 и более ночей подряд- то нужно еще и вести дневник.

Назначение дневника – показать насколько командировка относится к работе и можно ли включать все расходы или только часть.

Дневник этот можно купить в любом газетном киоске, и он обычно, совмещен с записями об использовании машины – logbook. Выглядит он так:

LogbookДневник командировки

Дневник: Вот эту форму нужно заполнить

Дневник командировки

Дата, описание деятельности, время. Запись о деятельности вести каждый день.

В этой же книжке есть раздел по расходам. Его обязательно заполнять для тех расходов, на которые невозможно получить чек, например, – парковка, такси, платная дорога и т.п.

нужно сохранять запись – дата, сумма, адрес, название компании, –кому уплачены деньги, назначение платежа.

Записи о расходах, на которые невозможно получить чек

Что считается чеком , а что нет:

Самый распространенный документ- инвойс или чек, который выдают в магазине. Его необязательно хранить в бумажном виде. Достаточно сфотографировать или отсканировать и хранить в электронном виде.

Подтверждения о покупке по электронной почте  (например paypal или ebay) тоже считаются чеком, выписка по кредитной карточке частично может быть документом подтверждающим расход.

Здесь табличка, которая суммирует эти требования — на английском языке — Записи о командировке

Как обычно, хочу добавить, что налоговые законы запутанные и в одной такой короткой статье невозможно охватить все нюансы для всех профессий и обстоятельств.

Дополнительная информация:

Я написала много о переезде и жизни в Австралии. Ответы на множество вопросов есть в рубриках:

Добавлю, что работаю налоговым бухгалтером, зовут меня Елена Телегина. С удовольствием помогу вам вернуть налоги. Как я это делаю: Как я возвращаю налоги.

Как мне написать: [email protected]

Если у вас есть вопросы, то лучше задать их в комментариях, чтобы те, у кого есть похожие вопросы, могли быстрее найти на них ответ.

Статья прочитана:

(2509)

Источник: https://mystoryaustralia.com/2013/11/21/business-trips-and-tax/

Corporate Travel Policy

Seagate Technology will reimburse employees for their reasonable expenses incurred in connection with necessary and authorized Company business. The purpose of this policy is to establish consistent, reasonable, and accountable standards to record and control the cost of business travel and entertainment.

Controlling travel and entertainment as well as business meal costs is the responsibility of each employee. It is expected that good judgment will be exercised when authorizing the use of and/or when utilizing Company funds.

As travel is an inherent part of doing business, employees are hired with the expectation that they are willing to travel in accordance with these guidelines and provide supporting documentation.

This policy covers all Seagate Technology employees as well as any individuals under contract with Seagate who incur, authorize, or reimburse Company funds.

This policy shall be implemented on a worldwide basis; however, for non-U.S. operations, this policy may be adapted to meet local requirements within individual countries.

The Chief Financial Officer (CFO) must first approve any policy changes.

Non compliance with this policy may result in delayed/non-reimbursement and / or disciplinary action up to and including termination of employment.

Procedures

I.        TRAVEL REQUEST

• A Travel Request (TR) must be completed and approved in advance of all international trips; it is not required for domestic or intra-regional travel, (i.e. within North America, within Asia or within Europe). A TR is required when transportation or lodging is being purchased for an international trip (e.g., airline ticket, car rental, train, bus, hotel). The Web based TR system should be used for all TRs. Each site/organization may impose stricter TR guidelines for domestic and intra-regional travel.
• International TR approvals should be in accordance with the Delegation of Authority, Definitions and Restrictions (DOA). Refer to Policy #2025.
• When changes occur to an approved TR that increases the cost of the trip by more than 10%, but not less than $300.00, it is suggested that the TR be recalled, edited and re-submitted. If the “start date” on the TR has passed or if the TR has been associated with an expense report it can’t be recalled and changes must be approved via the Expense Report.  If the trip period or destination changes mid trip, it is suggested that a new TR be created, approved and submitted with the expense report to avoid approval delays.
• All policy exceptions must be detailed on the TR (refer to Section VIII of this policy for information regarding expensing of exception costs — expense reporting and record keeping). Exceptions require approval of the cognizant Vice President (VP). 
• Domestic and intra-regional travel with policy exceptions must utilize a TR for approval — only the policy exception(s) must be included on the TR.
• All Seagate employees, contractors and representatives of the company are restricted from traveling for business purposes to any country identified on the U.S. embargo list. No exceptions are allowed. Refer to Section XI of this policy for further details regarding this restriction and other relevant customs requirements.
• The approved TR must be associated to the employee's Expense Report.Check site specific domestic and intra-regional TR requirements.
• A TR is required for relocation travel booked through Seagate’s relocation services provider (currently the MI Group).

II.      AIR TRAVEL

A.       CLASS OF SERVICE

B.      UPGRADING/DOWNGRADING

C.       FREQUENT TRAVELER PROGRAMS

D.       FLIGHT INSURANCE

E.       PERSONAL TRAVEL

F.       CHARTER/PERSONAL AIRCRAFT

G.      PERSONNEL ABOARD SAME AIRCRAFT

H.       CANCELLED RESERVATIONS AND CHANGES

I.       LOST AIRLINE TICKETS

III.     GROUND TRANSPORTATION

A.       CAR RENTALS

B.       PERSONAL AUTOMOBILES

C.       TRANSPORTATION FROM HOME TO THE AIRPORT

D.       AIRPORT PARKING

E.       USE OF TAXI SERVICE

IV.      LODGING

A.       HOTEL DIRECT BILLING

V.     TRAVEL MEALS

VI.     BUSINESS MEALS AND ENTERTAINMENT EXPENSES

A.      DEFINITIONS

B.      PAYMENT

C.      ATTENDANCE

D.       APPROVAL

VII.     NON-SEAGATE TRAVELERS
 

A.       APPLICANT TRAVEL

B.       OTHER NON-SEAGATE TRAVELERS

C.       SPOUSAL/GUEST TRAVEL EXPENSES- INCOME TAX TREATMENT FOR REIMBURSEMENT 

VIII.   EXPENSE REPORTING AND RECORD KEEPING

IX.   PAYMENT METHODS

• All employees issued a corporate credit card are strongly encouraged to use the card for Travel and Entertainment (T&E) expenses. Card application forms may be obtained from the Seagate Travel Website under forms.
• All credit card applications must be approved by two levels of management.
• All T&E expenses are to be billed to the corporate credit card, with the exception of business related airline tickets, which will be charged to the Company billed credit card but must be included in the employee expense report as company paid.
• Corporate cards are to be used for Company business only. If a personal expense is charged to the corporate card, it must be cleared through the expense report as a personal expense and paid directly to AMEX by the employee.
• Employees with a corporate card may use their cards to obtain cash from an ATM. Expenses paid for via cash advance require the same documentation needed for expenses incurred with a corporate card before Seagate will authorize payment of the expense. Note: Corporate Express Cash via ATMs (cash debited to the CorporateCards) is not available for card programs in Malaysia and Taiwan. For cards issued in Korea, cash advances are available overseas only, not within Korea.
• It is expected that the employee will submit his/her Expense Reports in a timely fashion and pay the credit card bill on time. Late fees are not a reimbursable expense (Finance can authorize reimbursement if the timing was a result of process/system errors on the payment side only).
• Employees who do not qualify for a corporate credit card must utilize their personal credit card. Airline tickets will be charged to a company billed credit card.
• Corporate credit cards must be returned to the local Human Resources Representative or to Corporate Travel Administration for cancellation. Corporate Travel must be notified within 48 hours when an employee who has been issued a card leaves the Company.

X.      MISCELLANEOUS
 

A.       TELEPHONE EXPENSES

• Actual expenses for business calls placed from home will be reimbursed. All calls must be supported with the name and business affiliation of the individual called. The personal home telephone bill must be attached to the Expense Report.
• Seagate Technology realizes the need for employees to maintain communication with their families while traveling. Employees are encouraged to minimize the cost of these telephone calls. The Company will reimburse actual and reasonable personal call costs.
• Refer to IT services on myseagate for information on making phone calls while traveling.

B.       MEDICAL EXPENSES

• If an employee is required to travel to a country where vaccines or immunophylaxis are recommended by the traveler's health care provider, Seagate will reimburse for the amount not covered by the traveler's health care insurance provider. Employees should seek care for emergency, urgent and unforeseeable outpatient medical and dental expenses resulting from sickness or injury during business travel, including necessary medical treatment, services and prescriptions.
• Employees should seek reimbursement from their medical insurance provider for all medical expenses incurred while traveling on company business. If expenses exceed the local policy limit or if charges are not covered by the policy, the employee may seek reimbursement with approval via the standard DOA.
• If immediate payment is required, the host department should arrange for payment.
• Reimbursement request must be submitted via «Miscellaneous» Expense Type, along with supporting documentation: insurance claim form and explanation of benefits and the bill and receipts from the attending healthcare provider.
• Seagate reserves the right to consider each case on a case-by-case basis, including the amount of reimbursement. The following charges are not eligible for reimbursement:
  • over the counter drugs without a doctor’s prescription
  • planned / elective treatment
  • any services not requiring immediate medical attention and could be reasonably postponed until the employee returns to home country
  • expenses incurred by assignees (refer to HR policies on Short Term Assignment – Benefits / Medical Coverage)

C.       MEDICAL EMERGENCIES AND EVACUATIONS

D.       EXPATRIATE TRAVEL

E.       OTHER MISCELLANEOUS EXPENSES

Seagate will reimburse reasonable and necessary laundry and dry cleaning charges for employees traveling in excess of seven days or if clothing is soiled accidentally.
 

F.       NON-REIMBURSABLE EXPENSES (not an inclusive list)

• Alcoholic Beverages outside of customer entertainment or business meals external
• Laptop Bags/Cases
• Boarding fees for pets
• Baby-sitting fees
• Corporate card late fees
• Registered-Traveler Identification Programs (exception for EVP and above)
• Airline preferred seat assignments/upgrades
• Airline preferred boarding
• Airline early boarding
• Airline club membership fees
• Flight insurance
• Transportation between home and office on regular workdays
• Traffic or parking tickets
• Frequent Traveler Program fees
• Additional travel or car rental insurance costs
• GPS systems, satellite radio, prepaid fuel or fuel option (FPO) in rental cars
• In-room movies
• Any personal items lost, stolen or damaged while traveling on Companybusiness.
• Medications and Recurring Prescriptions (See your Health Coverage Plan for reimbursement.)
• Transportation, duties, taxes and other fees associated with the shipment ofpersonal effects.

XI.    CUSTOMS AND EXPORT CONTROL REQUIREMENTS

XII.    MEETING/GROUP SERVICES

XIII.  MOBILE APPLICATIONS

XIV.   SOCIAL MEDIA

XV.    ADDENDUM A: ETHICAL CONDUCT AND CONFLICT OF INTEREST

Источник: https://www.seagate.com/ru/ru/legal-privacy/corporate-travel-policy/

«Если чиновник летит за госсчет, эти деньги не нужно отдавать иностранному перевозчику» / АвиаПорт.Дайджест

Чиновников обяжут летать в командировки российскими авиакомпаниями. Соответствующий проект президентского указа подготовил Минтруд. Главный редактор портала Avia.ru Роман Гусаров ответил на вопросы ведущего «Коммерсантъ FM» Алексея Корнеева.

Документ требует от госслужащих всех уровней, от федеральных до муниципальных, пользоваться услугами исключительно отечественных авиакомпаний для служебных поездок.

Летать иностранными перевозчиками можно будет только в том случае, если российские не осуществляют рейсы в необходимых направлениях.

— Как оцениваете эту инициативу, действительно ли ее можно реализовать, не будет ли у чиновников каких-то лазеек для того, чтобы все-таки летать зарубежными авиакомпаниями? Хотя я не знаю, в чем здесь интерес чиновников.

— Действительно, в чем интерес чиновников? Сегодня российские авиакомпании предлагают сервис не хуже, а то и лучше иностранных авиаперевозчиков, а по стоимости авиаперевозки цены сопоставимы. И, конечно же, вполне логично — если чиновник летит за госсчет, то есть из бюджета оплачивается его командировка, то почему эти деньги нужно отдавать иностранному авиаперевозчику? Конечно же, логично отдать нашей авиакомпании, и часть этих денег опять-таки вернутся в бюджет через налоги, плюс это поддержка наших перевозчиков в это тяжелое время.

— Абсолютно логично, я согласен с вами. Но в связи с этим не начнут ли российские перевозчики поднимать цены?

— Думаю, нет, сейчас не то время, когда российские перевозчики могут играть на каком-то повышенном спросе. Наоборот, сейчас есть профицит провозных мощностей, целый ряд авиакомпаний, наоборот, сокращают и парк воздушных судов, и, к сожалению, увольняют авиаперсонал, поэтому на этом фоне они заинтересованы в любом пассажире и будут только рады, если к ним придет еще такой часто летающий пассажир, как чиновник.

— В пояснительной записке сказано, что запрет повысит конкурентоспособность российской авиационной отрасли. Стоит ожидать такого эффекта?

— Насчет конкурентоспособности — это громко сказано, не думаю, что это повысит конкурентоспособность. Это, скорее, экономически поддержит наших перевозчиков, потому что сейчас, даже несмотря на то, что в некоторых сегментах у нас спад, в некоторых сегментах наблюдается рост авиаперевозок, в целом все авиакомпании за первый квартал отчитались об убытках, и это очень плохо, надо поддержать нашу авиационную отрасль.

— Но с другой стороны, чиновники будут лишать дешевых мест, дешевых билетов простых пассажиров, которые тоже хотят сэкономить на авиаперевозках и заплатить российским авиаперевозчикам.

— Ой, не думаю. Чиновники, конечно, разного ранга, но немалое количество любит летать совсем не по дешевым тарифам, а зачастую бизнес-классом, поэтому они, конечно же, никого не лишат билетов, более того, еще раз повторюсь, у нас загрузка у авиаперевозчиков падает, и поэтому билетов хватит всем.

— Но какой-то статистики нет по поводу таких командировочных перелетов непосредственно российских чиновников — сколько они на это тратят, и велик ли бюджет непосредственно госкомпаний на эти самые поездки, просчитать, наверное, довольно сложно?

— Какой-то консолидированной статистики нет — она есть у авиакомпаний, но они, конечно же, ее не афишируют. Однако из разговоров с рабочими авиакомпаний у меня есть информация, что доля командировочных в объеме авиаперевозок достаточно высока. Особенно это сказывается в период зимней навигации, когда у нас туризм почти нулевой или минимальный, и в основном летают как раз командировочные люди — это и госчиновники, и просто работники компаний, которые летят по деловым нуждам, поэтому это существенная доля в составе пассажиров.

— А много таких направлений, по которым не летают отечественные авиакомпании?

— В России летают только отечественные авиакомпании, а если брать зарубежные направления, то на всех направлениях действуют так называемые межправсоглашения, согласно которым полеты выполняются на паритетной основе, то есть чаще всего 50 на 50: иностранный перевозчик или перевозчики и наши назначенные перевозчики, один или два, но сейчас уже в основном не менее двух. Таком образом, выбор как минимум на любом международном направлении есть среди двух иностранных или двух российских авиакомпаний.

— Но, может быть, у зарубежных авиакомпаний есть какие-то договоренности непосредственно с российскими ведомствами, такие скрытые договоренности о том, что вы будете летать нашими компаниями, а мы за это вам какие-то льготы определенные устраиваем. Что-то об этом известно?

— Нет, с госструктурами точно нет.

Иногда авиакомпании заключают какие-то рамочные соглашения с крупными компаниями-корпорациями и дают им определенные льготы и скидки, и эти коммерческие компании приобретают для своих сотрудников билеты исключительно в этой компании. Но в этом отношении наши авиакомпании вполне конкурентоспособны, и чаще всего такие пассажиры достаются именно нашим перевозчикам.

Авторские права на данный материал принадлежат радиостанции «Коммерсантъ FM». Цель включения данного материала в дайджест — сбор максимального количества публикаций в СМИ и сообщений компаний по авиационной тематике. Агентство «АвиаПорт» не гарантирует достоверность, точность, полноту и качество данного материала.

Источник: https://www.AviaPort.ru/digest/2015/05/19/340303.html