Порядок проведения инвентаризации основных средств — все о налогах

16.3. Порядок проведения инвентаризации объектов основных средств и отражение ее результатов в учете

ОТРАСЛЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ БЮДЖЕТНОГО УЧЕТА В СИСТЕМЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Минздравсоцразвития РФ) (Часть 1)… Актуально в 2018 году

Инвентаризации подлежат все основные средства учреждения здравоохранения, в том числе числящиеся на забалансовых счетах.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет.

При продаже основных средств учреждения здравоохранения проведение инвентаризации обязательно в части основных средств, подлежащих продаже.

Инвентаризация основных средств производится по их местонахождению и материально ответственному лицу.

До начала инвентаризации проверяется:

наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

наличие документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бюджетного учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Результаты инвентаризации фактического наличия объектов основных средств, находящихся в учреждении здравоохранения, отражаются в Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов.

Инвентаризационная комиссия производит осмотр объектов основных средств и заносит в Инвентаризационную опись полное их наименование, инвентарные номера, единицу измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов на балансе учреждения здравоохранения.

Проверяется также наличие документов на земельные участки и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в оперативном управлении учреждения здравоохранения.

Данные по земельным участкам, находящимся в оперативном управлении учреждения здравоохранения, должны сверяться с данными государственного кадастрового учета: выписок из государственного земельного кадастра, а также в предусмотренных законом случаях копий хранящихся в кадастровом деле документов.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бюджетного учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Например, по зданиям — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена по рыночной цене с учетом износа. Сведения об оценке объектов основных средств оформляются соответствующим актом.

Основные средства вносятся в Инвентаризационную опись по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.

) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бюджетном учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений учреждения здравоохранения и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения учреждения (автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Инвентаризационная опись оформляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность ценностей, и доводится до сведения руководителя учреждения здравоохранения.

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию учреждения здравоохранения, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственного лица Инвентаризационная опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Подчистки и помарки в Инвентаризационной описи не допускаются.

Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

При выявлении недостач или излишков основных средств в Инвентаризационной описи указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В случае, когда при инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием основных средств и учетными данными, оформляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации.

Ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

В Акте о результатах инвентаризации указываются номер и дата Ведомости расхождений, на основании которой составлен Акт.

В Акте о результатах инвентаризации отражается: наименование объекта инвентаризации, единица измерения, количество, номер счета бюджетного учета, стоимость за единицу, недостача по дебету и кредиту, отнесенная за счет учреждения, за счет виновных лиц, оприходование излишков по дебету и по кредиту.

Акт подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии.

Подписанный руководителем учреждения здравоохранения Акт о результатах инвентаризации является основанием для осуществления соответствующих записей в бюджетном учете.

Типовые записи по отражению в бюджетном учете результатов инвентаризации основных средств:

N п/п	Содержание операции	Бухгалтерская запись
Дебет	Кредит
1	2	3	4
Оприходование излишков основных средств, выявленных при инвентаризации (по рыночной стоимости).
1	Оприходование излишков основных средств, выявленных при инвентаризации (по рыночной стоимости).	1 101 XX 310	1 401 01 180
Отражение недостачи объектов основных средств, отнесенной за счет виновных лиц.
2	Списание суммы начисленной амортизации по недостающим основным средствам.	X 104 XX 410	X 101 XX 410
Списание остаточной стоимости недостающих основных средств.	X 401 01 172	X 101 XX 410
3	Отражение недостачи объектов основных средств по текущей рыночной стоимости (после списания основных средств с баланса).	X 209 01 560	X 401 01 172
4	Отражение сумм, поступивших в кассу в возмещение причиненного ущерба.	X 201 04 510	X 209 01 660
5	Зачисление сумм, поступивших в возмещение недостач, на лицевой счет учреждения в рамках бюджетной деятельности.	1 210 03 560	1 201 04 610
1 304 05 310	1 210 03 660
6	Зачисление сумм, поступивших в возмещение недостач, на счет учреждения по приносящей доход деятельности.	2 210 03 560	2 201 04 610
2 201 01 510	2 210 03 660
7	Перечислены в доход бюджета суммы в возмещение ущерба, поступившие на лицевой счет учреждения, открытый в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов.	1 210 02 410	1 304 05 310
8	Удержание из заработной платы сотрудника сумм, начисленных в возмещение причиненного ущерба.	X 302 01 830	X 304 03 730
9	Зачтены в счет погашения задолженности виновного лица и перечислены в доход бюджета суммы произведенных удержаний из заработной платы в возмещение причиненного ущерба.	1 304 03 830	1 209 01 660
1 210 02 410	1 304 05 211
10	Перечислены виновным лицом в доход бюджета по безналичному расчету суммы возмещения недостач основных средств (на основании уведомления о перечислении).	1 210 02 XXX	1 209 01 660
11	Поступление средств в возмещение причиненного ущерба на счет в кредитной организации.	X 201 01 510	X 209 01 660
Списание с баланса суммы недостачи в связи с неустановлением виновных лиц.
12	Списание с баланса суммы недостачи в связи с неустановлением виновных лиц.	X 401 01 172	X 209 01 660
Списание недостач основных средств, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций.
13	Списание суммы начисленной амортизации по недостающим основным средствам.	X 104 XX 410	X 101 XX 410
Списание остаточной стоимости недостающих основных средств.	X 401 01 273	X 101 XX 410

Источник: https://www.zakonprost.ru/content/base/part/605966

Инвентаризация основных средств бюджетного учреждения

Вопросы, связанные с проведением инвентаризации основных средств бюджетных учреждений, приобретают особую актуальность в конце календарного года — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. При этом, несмотря на унифицированность процедуры проведения инвентаризации, на практике возникает много вопросов, связанных с документальным оформлением ее результатов.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), установленных законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

С учетом положений Налогового кодекса РФ (НК РФ) в учетной политике организации следует прописать обязательное проведение инвентаризации в следующих случаях:

— при передаче имущества организации в аренду, выкупа, продажи, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных российским законодательством или нормативными актами Минфина России;

— при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (при наличии в организации установленной коллективной материальной ответственности).

Отражение выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием единиц основных средств и данными регистра бухгалтерского учета проводится в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Для проведения инвентаризации в обязательном порядке создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, специалисты бухгалтерской службы и др. Специалисты других организаций, например аудиторы, включаются в нее на основании договора об оказании услуг.

Численность комиссии также определяется объемами работы, но количество членов комиссии, по общему правилу, должно быть нечетным.

Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица, руководитель экономического субъекта.

Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель, который осуществляет общее руководство.

Поскольку решение комиссии принимается всеми членами, то отсутствие хотя бы одного из них при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Следовательно, работа комиссии должна актироваться с указанием поименного списка присутствующих и ставящих подписи членов комиссии.

Инвентаризация проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя учреждения при наступлении случаев, указанных выше, а также при наступлении случаев, дополнительно установленных в учетной политике. С приказом должны быть ознакомлены все без исключения члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица под личную подпись.

Если в организации отсутствуют положение о единой постоянно действующей инвентаризационной комиссии или регламент проведения инвентаризации, то приказ может быть достаточно объемным.

В приказе необходимо отразить:

— сроки представления бухгалтером инвентаризационной комиссии рабочих документов;

— когда материально ответственное лицо и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества, дают расписки;

— каким образом и в какие сроки материально ответственное лицо сдает материальные ценности и кому;

— порядок работы инвентаризационной комиссии вплоть до установления приемов опечатывания помещений, в которых хранятся материальные ценности;

— сколько времени отводится на экспертизу материальных ценностей (если таковая потребуется);

— какие формы заполняются при выявлении расхождений;

— каким образом запрашиваются объяснения у материально ответственного лица;

— как проводятся заседания инвентаризационной комиссии и т. д.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), составленные не менее чем в двух экземплярах.

Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может быть определено на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.

Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Члены инвентаризационной комиссии имеют право непосредственно запрашивать разъяснения. В случае невыясненных обстоятельств у материально ответственного лица запрашиваются письменные объяснения.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей зачеркиванием одной чертой неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц сдавший имущество дает расписку в описи в сдаче инвентаризационной комиссии, а принявший имущество расписывается в описи в получении по окончании сверки фактического наличия. Такое действие не исключает оформления бухгалтерией накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2).

В случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны незамедлительно (до открытия места хранения) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия обязана проверить указанные факты и в случае их подтверждения исправить выявленные ошибки.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в закрывающемся ящике или отсеке в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.

Для контроля работы инвентаризационной комиссии по окончании инвентаризации могут быть проведены и контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся исключительно до открытия помещений, в которых проводилась инвентаризация.

В этих проверках в обязательном порядке участвуют члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей по унифицированной форме (ф.

ИНВ-24), подлежащим регистрации в книге учета контрольных проверок (ф. ИНВ-25).

Источник: https://economic24.ru/inventarizaciya-osnovnyx-sredstv-byudzhetnogo-uchrezhdeniya/

Понятие инвентаризации основных средств и порядок её проведения

Евгений Маляр

27 декабря 2017

# Нюансы бизнеса

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта.

Зачем нужна инвентаризация
Как часто проводится
Порядок проведения
Излишки основных средств
Проводки при недостаче
Инвентаризация арендованного имущества
Как присвоить инвентарный номер
Особые случаи
Образцы документов
Инвентарная карточка учета основных средств
Акт инвентаризации
Инвентарная книга

На каждом предприятии с определённой периодичностью проводится инвентаризация. Суть этого мероприятия состоит в сравнении реального имущества и его состояния с данными бухгалтерии. Статья о документальном сопровождении этого процесса и о том, как должна проходить инвентаризация основных средств.

Зачем нужна инвентаризация

Теоретически, любое изменение состава основных фондов и оборотных средств должно подкрепляться бухгалтерской документацией (сопровождаться актами и накладными). На практике ситуация, как правило, далека от идеальной.

Имущество теряется, непредвиденно портится, возникают пересортицы, да и такое прискорбное явление, как воровство, к сожалению, полностью не изжито.

Эти обстоятельства вынуждают регулярно проводить сверку фактического наличия предметов учёта с тем, что записано в бухгалтерских активах, и вносить корректирующие правки.

Общее понятие:
Инвентаризация основных средств на предприятии – это регулярное мероприятие, ставящее целью получение достоверных данных о реальном наличии ОС и определение их восстановительной стоимости (степени износа).

Как часто проводится

Периодичность и порядок инвентаризации регламентированы «Методическими указаниями по инвентаризации имущества…», введенными в действие приказом МФ РФ № 49 от 13.06.95 г. и «Положениями по ведению бухучета и отчетности».

Согласно действующим требованиям, мероприятие производится ежегодно до 1 октября, а для зданий, сооружений и других объектов, относимых к основным фондам, допустимая периодичность увеличена до трёх лет.

Внеочередная инвентаризация проводится при наступлении следующих событий:

Сменилось материально ответственное лицо;
Имущество похищено, испорчено или им злоупотребляли;
Случился пожар или иное чрезвычайное происшествие;
Организация ликвидируется или происходит его реструктуризация;
Активы сдаются в аренду, выкупаются или продаются;
Составляется годовая отчётность (для объектов, не учтённых при ежегодной сверке до 1 октября);
По распоряжению руководителя организации.

Инвентарный учет в бюджетных учреждениях ведётся так же, как и в других (коммерческих) предприятиях, за исключением библиотечных фондов (раз в 5 лет).

Порядок проведения

Инвентаризация проводится назначенной руководством предприятия рабочей комиссией с обязательным участием сотрудника бухгалтерии.

Началу работы предшествует сдача в бухгалтерию материально ответственными лицами приходно-расходных накладных и проверка первичной документации, отражающей движение ОС. В неё могут входить:

Инвентаризационная опись (карточка или книга) и другие информационные носители аналитического учёта;
Технические паспорта на здания и оборудование;
Документы на сданное в аренду, арендованное или принятое на ответственное хранение имущество;
Правоустанавливающие документы на здания и другие объекты недвижимости.

Комиссия вместе с материально ответственными сотрудниками проводит инвентаризацию визуально, сравнивая номера с данными описей. Процесс этот тем утомительней, чем больше объектов в списках, однако при всей монотонности труда, результаты могут быть неожиданными. Что же может произойти?

Выявлены объекты, не значащиеся в учётных документах. В этой ситуации комиссия приходует актив, занося в опись сведения о реальном износе и стоимости, соответствующей актуальному рыночному уровню.
Найдены признаки неучтённых капитальных работ. В результате ремонта или реконструкции стоимость объекта по балансу возрастает, что должно быть отражено в инвентаризационной описи.Второй вариант – когда неучтённые капитальные работы заключались в сносе (частичной ликвидации) и привели к уменьшению ценности имущества. В этом случае необходимо составление отдельного акта, в котором фиксируется факт конструктивного изменения основного средства и причины, по которым оно не было отражено в учёте (с приложением объяснительной записки материально ответственного сотрудника).
Некоторые основные средства отсутствуют на предприятии. В большинстве случаев подобная ситуация не является чрезвычайной. Автомобили могут находиться в отъезде, оборудование вывозится для ремонта и т. д. Сравнение с описью откладывается или производится на основе имеющихся накладных. Если объект отсутствует по неизвестной причине, то есть фактически утерян, ищут виновных.
Основное средство не подлежит восстановлению. Да, случается и такое. Оборудование вышло из строя безнадёжно, и произошло это как раз перед инвентаризацией. Средство производства вносится в составляемую комиссией отдельную опись, в которой указываются время начала эксплуатации и причины, ставшие для объектов губительными. Производится поиск виновных в порче лиц.

Результатом работы комиссии является сводная инвентаризационная опись с указанием местонахождения объектов и их стоимости. Этот документ передаётся в бухгалтерию и служит основанием уточнений и изменений в сводных ведомостях, инвентарных карточках и других регистрах учёта основных средств.

Излишки основных средств

При инвентаризации комиссия может выявить не только недостачу основных средств, но и их излишки. Обе эти ситуации крайне нежелательны, и неизвестно, какая из них хуже.

Не числящиеся на балансе активы приходуются. В любом случае от руководителя подразделения следует получить письменное объяснение по поводу причин наличия объектов, не состоящих на балансе.

В бухгалтерской документации совершается следующая проводка:

Дт01 «Основные средства» – Кт91 «Прочие доходы и расходы».

Этот факт, как правило, влечёт за собой организационные выводы вплоть до увольнения.

Проводки при недостаче

Недостача основных средств тоже факт прискорбный. Ценное оборудование может быть украдено или испорчено, и тогда возникает проблема поиска виновного.

При его выявлении материальный ущерб компенсируется вычетами из зарплаты.

Если же установить такового не представляется возможным, или в судебном порядке получить решение о взысканиях по каким-то причинам не удалось, то предприятие вынуждено само себе компенсировать убытки.

Эти действия находят отражение в следующих бухгалтерских проводках:

Смысл операции	Проводка
Виновный в ущербе определён
Определяется сумма ущерба (Разница рыночной цены и остаточной стоимости основных средств)	Дт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей») – Кт98 («Доходы будущих периодов»)
Сумма убытка относится на счёт виновника	Дт73 («Расчёты с персоналом») – Кт94 («Недостачи и потери от порчи ценностей»)
Погашение задолженности виновником (обычно по частям, до полной компенсации)	Дт98 («Доходы будущих периодов») – Кт91 («Прочие доходы и расходы»)
Виновный не установлен
Сумма ущерба компенсируется за счёт финансовых результатов предприятия	Кт94 («Недостачи и потери от порчи ценностей») – Дт91 («Прочие доходы и расходы»)

Инвентаризация арендованного имущества

Независимо от срока (краткосрочного или длительного), все арендованные объекты подлежат инвентаризации по отдельной описи. Один из экземпляров акта высылается собственнику имущества, а второй остаётся в бухгалтерии.

Как присвоить инвентарный номер

Для облегчения учёта и обеспечения сохранности, каждый объект основных средств должен легко распознаваться среди другого имущества. Это специалисту понятна разница между, к примеру, электронным частотомером и тахометром, а бухгалтер может и не разбираться в приборах.

Поэтому все ОС снабжены инвентарными номерами, наносимыми разными способами: краской, гравировкой, нестираемой наклейкой, штамповкой и даже сваркой (если предмет крупногабаритный и металлический). Главные требования – чёткость и уникальность.

В отношении инвентарных номеров действуют следующие правила:

Они ставятся на всех объектах, стоящих более трёх тысяч рублей. Это делается в момент постановки на баланс;
Номера не изменяются в процессе эксплуатации;
Присваиваются объектам, состоящим из частей с равным сроком использования;
Одинаковый номер не присваивается нескольким объектам;
В библиотечных фондах они обязательны для каждого экземпляра;
Не меняются при перемещении в пределах одной организации;
Новому объекту учёта можно присвоить тот же номер через 5 лет после списания старого;
Для арендованного имущества может использоваться номер, по которому объект учтён владельцем.

Законодательных норм, регулирующих систему инвентаризационных номеров, нет, поэтому в каждой организации применяют свой собственный метод. Небольшие фирмы поступают просто, указывая их по порядку, но в крупных компаниях есть смысл в разработке какой-то системы.

Пример:

Первые две цифры — номер подразделения или отдела.
Остальные — номер по учётной ведомости.

Впрочем, фантазия в данном вопросе ничем не ограничена. Главное, чтобы было удобно.

Особые случаи

Бывает, что объект настолько мал по размерам, что цифры на нём просто не помещаются. Физические свойства некоторых учитываемых активов также порой не позволяют проставлять на них какую-либо надпись. В этом случае в правилах ведения бухгалтерской документации предусмотрена возможность подробного описания предмета и указание инвентарного номера только в ведомости.

Образцы документов

Даже имея возможность составлять собственные бланки учётной документации, большинство бухгалтеров предпочитают пользоваться готовыми образцами. В этом, безусловно, есть двойной смысл: экономия времени и избежание возможных ошибок.

Инвентарная карточка учета основных средств

Ведение аналитического учёта основных средств производится по каждому объекту отдельно. В карточку учета основного средства заносится вся информация об активе на протяжении его «жизни», его начальная стоимость, год выпуска и другие характеристики.

Бланк, как и в большинстве подобных случаев, может быть произвольным, но с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтериях и сегодня чаще всего используется форма инвентарной карточки объекта ОС-6:

Скачать бланк ОС-6

В источниках можно посмотреть и образец заполнения, хотя больших затруднений ведение этого документа, как правило, не вызывает.

Акт инвентаризации

О том, что собой представляет это документ и для чего он нужен, уже писалось выше. Бланк представляет собой таблицу, увенчанную «шапкой».

В ней указаны реквизиты предприятия, основания для проведения инвентаризации, а в строках перечисляется имущество, коды, единицы измерения, стоимость и прочие данные.

Представитель бухгалтерии, в обязательном порядке участвующий в процессе, поможет разобраться членам комиссии в этих премудростях.

Скачать бланк акта

Инвентарная книга

Как ясно из самого названия этого средства бухгалтерского учёта, она представляет собой совокупность многих листов, объединённых в единую книгу.

Распечатывать бланки нет смысла – лучше просто купить её (форму ОС-6б) в магазине канцтоваров.

Заполняется книга рукописным способом, а для обеспечения достоверности информации её иногда прошивают и скрепляют нить мастичной печатью. Страницы нумеруются.

Скачать бланк

На каждом листе – десять столбцов, в которые заносятся данные об основных средствах и лицах, отвечающих за их сохранность, а также документы, на основании которых имущество принято на баланс.

Выводы

Инвентаризацию основных средств на предприятиях необходимо проводить систематически (на практике обычно – раз в год, в сентябре).

Основным средствам в момент их оприходования присваиваются инвентарные номера.

Результаты инвентаризации заносятся в акт.

Для ведения учёта чаще всего используются стандартные бланки форм ОС-6, ОС-6б, актов и инвентарных книг.

Источник: https://delen.ru/nyuansy-biznesa/inventarizaciya-osnovnyh-sredstv.html

Проведение инвентаризации основных средств – как разложить все по полочкам

Каждая организация ежегодно сталкивается с необходимостью проведения инвентаризации, и подчас этот процесс весьма трудоемкий и объемный, ведь ей подлежит все имущество и финансовые обязательства организации. Особенно важно своевременное и точное проведение инвентаризации основных средств, поскольку они могут составлять значительную часть всех активов компании.

Кроме того, если у компании имеется имущество, которое ей не принадлежит, но числится в бухгалтерском учете, то и его надо инвентаризировать (например, имущество, находящееся на ответственном хранении или взятое в аренду).

Так что же такое инвентаризация?

Инвентаризация – это один из важнейших элементов бухгалтерского учета, основной способ фактического контроля сохранности имущества и денежных средств.

При инвентаризации проводится проверка наличия имущества организации и состояние ее финансовых обязательств, а также соответствие полученных данных регистрам бухгалтерского учета.

Другими словами, инвентаризация — это полный пересчет имущества и сличение фактических остатков с данными бухгалтерии.

Законодательно проведение инвентаризации регламентируется нормативно-правовыми актами:

— Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 129-ФЗ);

— Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н);

— Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Вопросы, не урегулированные указанными документами, могут раскрываться локальными нормативными актами по организации внутреннего контроля. Некоторые компании проводят инвентаризации ежеквартально, или даже ежемесячно, но все организации должны проводить инвентаризацию ежегодно.

В каких случаях проводится инвентаризация?

Объекты инвентаризации, а также количество инвентаризаций в году и время их проведения, устанавливаются учетной политикой организации. Отдельным приказом руководитель назначает постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Пунктом 2 статьи 12 федерального закона № 129-ФЗ установлены случаи обязательного проведения инвентаризации.

В частности, инвентаризация должна проводиться перед составлением годовой финансовой отчетности (время ее проведения – последний квартал отчетного года), а также при смене материально-ответственных лиц, установлении фактов хищений, реорганизации компании и т.д.

Помимо этого, инвентаризация может носить и внезапный характер, если есть сведения о фактах присвоения ценностей, неучтенных продаж и т.д.

Перед проведением инвентаризации издается приказ руководителя (ф. № ИНВ-22) и при необходимости назначается новая инвентаризационная комиссия численностью не менее трех человек. Как правило, в эту комиссию входят представители администрации, бухгалтеры, специалисты необходимого профиля (экономист, инженер, технолог) и др.

Необходимо учитывать и то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии или материально-ответственного лица при пересчете имущества служит основанием для признания итогов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией необходимо взять расписку у материально-ответственного лица о том, что все приходные и расходные документы проведены в регистрах аналитического учета и сданы в бухгалтерию, и нет имущества, находящегося в других местах хранения. Также в период проведения инвентаризации приостанавливаются все операции по приходу и расходу инвентаризируемых ценностей.

Результаты инвентаризации по ходу проверки заносятся в инвентаризационную опись (форма № ИНВ-1).

Если имеются расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета, то этот факт отражается в сличительной ведомости (форма № ИНВ-18).

Для окончательного подведения итогов инвентаризации используется итоговая ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).

Действующим законодательством установлено, что инвентаризация основных средств может осуществляться один раз в три года.

Как правило, указанный срок соблюдается при подготовке годовой бухгалтерской отчетности, так как в иных случаях (например, при смене материально-ответственного лица или установлении факта хищения) проведение инвентаризации основных средств является обязательным, ведь к объектам основных средств относится не только недвижимое имущество (здания и сооружения), но и автомобили, компьютерная техника, производственное оборудование и т.п.

Перед инвентаризацией необходимо провести проверку наличия и состояния регистров аналитического учета – инвентарных книг, технических паспортов, документации на арендуемые основные средства и т.д. Если какие-либо документы на основные средства отсутствуют или содержат недостоверные данные, то их необходимо оформить надлежащим порядком.

Проведение инвентаризации основных средств заключается в осмотре комиссией объектов основных средств и включении в описи их полного наименования, инвентарных номеров и основных эксплуатационных показателей.

При инвентаризации объектов недвижимости (например, зданий или сооружений) в обязательном порядке проверяется наличие документации, подтверждающей нахождение данных объектов в собственности организации. Если у компании имеются собственные объекты природных ресурсов (земельные участки, водоемы и т.п.), то документация на них также подлежит обязательной проверке.

В том случае, если при проведении инвентаризации были выявлены ошибки в регистрах бухгалтерского учета, сведения о них указываются в инвентаризационной описи. Также в опись включаются и данные по объектам, которые по какой-либо причине не были приняты на учет.

Основные средства вносятся в описи в порядке, соответствующем прямому назначению объекта. Если после восстановления, реконструкции, расширения или переоборудования объекта изменилось его прямое назначение, то данный объект заносится в опись под наименованием, соответствующим его новому назначению.

Если же комиссией будет установлено, что в бухгалтерском учете не отражена работа капитального характера (например, капитальный ремонт здания, увеличивающий стоимость данного объекта) или частичная ликвидация строений, то в данном случае следует определить сумму увеличения (снижения) балансовой стоимости основного средства и внести в опись данные о произведенных изменениях.

В ходе инвентаризации также могут быть выявлены основные средства, не пригодные к эксплуатации. В этом случае на данные объекты комиссия обязана составить отдельную опись, в которую необходимо включить сведения о времени ввода в эксплуатацию объекта и о причинах, повлекших его непригодность.

Одновременно с проведением инвентаризации основных средств, находящихся в собственности компании, проверяются и основные средства, взятые в аренду или находящиеся на ответственном хранении. По данным объектам также составляется отдельная опись.

Нужно учитывать и то, что имущество, переданное в аренду, является собственностью организации-арендодателя, и в течение всего срока аренды оно должно учитываться на ее балансе. Поэтому во время проведения инвентаризации комиссии следует определить вид, а также количество и стоимость основных средств, переданных в аренду.

О том, как установить лимит основных средств при принятии их к учету, читайте здесь. А о том, как учитывать забалансовые основные средства, смотрите тут .

А как часто инвентаризацию основных средств проводите вы? Позволяет ли это вовремя обнаружить отклонения от данных учета? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Источник: https://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/provedenie-inventarizatsii-osnovnyih-sredstv-kak-razlozhit-vse-po-polochkam/

Инвентаризация основных средств (излишки и недостача)

3 июня 2014 Учет основных средств

Инвентаризация основных средств – процедура, необходимая каждому предприятию. Инвентаризация – это процесс сверки фактического наличия объектов основных средств и их местонахождения с данными бухгалтерского учета. Эта важна процедура позволяет выявить несоответствия учетных и фактических данных, выявить излишки и недостатки.

Порядок проведения процедуры регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Прежде, чем начать инвентаризацию, нужно подготовиться – проверить следующие моменты:

Наличие и правильность заполнение документов по основным средствам: инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и прочих документов;
Наличие технической документации на основных средства;
Наличие документов на арендованные объекты, а также на переданные в аренду.

Если какие-либо документы не найдены или испорчены, то их следует восстановить, получить или оформить.

Перед началом процедуры с материально-ответственных лиц берется расписка о том, что все объекты находятся по месту назначения и учтены.

Инвентаризация может проводиться в следующих случаях:

Контрольная проверка;
Смена материально-ответственного лица;
Очередная плановая проверка и пр.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Данная процедура должна сопровождаться грамотным документальным оформлением.

Прежде всего, решение о проведении инвентаризации основных фондов закрепляется в приказе. Для этого существует унифицированная форма ИНВ-22. В этом приказе отмечается, какие активы подвергаются проверке, устанавливается дата проведения процедуры, а также состав инвентаризационной комиссии.

Образец приказа ИНВ-22:

Формирование инвентаризационной комиссии – это неотъемлемая часть данного процесса.

В ее состав нужно включить представителей бухгалтерии, материально-ответственных лиц, представителей руководящего состава, сторонних лиц, не являющихся работниками данного предприятия.

В функции сформированной комиссии входит контроль процесса инвентаризации, оформление необходимой документации и вынесение итогового заключения.

При наступлении указанной в приказе даты начинается проверка наличия и состояния основных фондов предприятия.

Комиссия осматривает все объекты, заносит в специальные инвентаризационные описи по форме ИНВ-1 сведения о проверенных объектах:

Наименование,
Назначение;
Инвентарный номер;
Технические и эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков проверяется наличие документов, подтверждающих нахождение этих объектов в собственности организации.

Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах: для бухгалтерии и для материально-ответственного лица.

При инвентаризации арендованных основных средств описи составляются в трех экземплярах, третий вариант описи передается непосредственному владельцу объекта.

На объекты основных средств, по которым в процессе инвентаризации выявлены расхождения, составляются сличительные ведомости по форме ИНВ-18.

Сличительная ведомость также составляется в двух экземплярах: для работников бухгалтерии, которые выполнят необходимые проводки по учету излишков и списанию недостачи, и для материально-ответственного лица.

Объекты, которые пришли в негодность и не подлежат восстановлению, отражаются в отдельной описи с указанием даты начала использования, а также причины, по которой они не пригодны к эксплуатации.

Объекты, находящиеся на ремонте, также отражаются отдельно, на эти основные средства заполняется акт инвентаризации незаконченных ремонтов по форме ИНВ-10.

Объекты, числящиеся в организации, но ей не принадлежащие, например, находящиеся на ответственном хранении, заносятся в отдельные сличительные ведомости.

Все документы по инвентаризации заверяются подписями материально-ответственных лиц и членов комиссии во главе с председателем.

Итоговые результаты инвентаризации основных средств заносятся в ведомость учета результатов форма ИНВ-26.

Бухгалтерский учет инвентаризации ОС

Результаты инвентаризации подлежат немедленному отражению в бухгалтерском учете предприятия. Выявленные излишки и недостача должны быть отражены с помощью бухгалтерских проводок в месяце, в котором была проведена инвентаризационная процедура.

Все выявленные излишки и недостача должны быть объяснены материально-ответственными лицами.

Бухучет излишков (проводки)

Излишки – это неучтенные в бухучете объекты.

Выявленные в процессе проведения инвентаризации излишки приходуются на счет учета основных средств (сч.01) в корреспонденции со счетом учета прочих доходов и расходов (сч.91).

Принятие излишков на учет производится через 08 счет, так же, как и в случае поступления основных средств. Проводки по принятию излишков имеют вид: Д08 К91/1 и Д01 К08.

Принимаются такие основные средства по средней рыночной стоимости на текущую дату.

Списание недостачи (проводки)

Выявленная недостача списывается с 01 счета в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При списании объекта необходимо выполнить три шага:

списать с 02 счета начисленную амортизацию по недостающему объекту (проводка Д02 К01/2),
списать с 01 счета первоначальную стоимость недостающего объекта (проводка Д01/2 К01/1),
списать с 01 счета остаточную стоимость недостающего объекта (проводка Д94 К01/2).

Для того чтобы списать объект, необходимо на 01 счете открыть субсчет 2, в его дебет перенести первоначальную стоимость недостающего объекта, а в его кредит начисленную амортизацию. После чего по кредиту сч.01/2 определится остаточная стоимость, которую и нужно списать в недостачу. Подробнее о процессе выбытия основных средств читайте в этой статье.

Далее возможны два пути развития:

виновное лицо не установлено, в этом случае недостача списывается в прочие расходы проводкой Д91/2 К94. В данном случае должно быть документальное подтверждение отсутствия виновных лиц или же отказ от взыскания ущерба с виновного лица.
виновное лицо установлено, в этом случае недостача списывается в дебет субсчета 2 счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73/2 К94. Далее работник либо вносит недостачу в кассу наличными деньгами (проводка Д50 К73/2) либо она удерживается из его зарплаты (проводка Д70 К73/2). Если с виновного лица взыскивается рыночная стоимость недостающего объекта, то разница между суммой недостачи и рыночной стоимостью относится на счет 98 «Доходы будущих периодов».

Бухгалтерские проводки по учету инвентаризации основных средств:

Источник: https://buhs0.ru/inventarizaciya-osnovnyx-sredstv-izlishki-i-nedostacha/

Инвентаризация основных средств: подготовка, проведение, учет :

Основными фондами являются необходимые средства производства в предприятии любой формы собственности. Они составляют немалую часть имущества, позволяющего выпускать продукцию, выполнять производственные планы иосуществлять рентабельную деятельность.

Это здания, сооружения, станки, механизмы, транспорт и оборудование, т. е. все используемые (более года) в хозяйственном процессе объекты.

Учитывая необходимость обеспечения контроля сохранности этих объектов, действующим законодательством утверждена методика и разработаны основные этапы проведения инвентаризации.

Цель проведения инвентаризации

Инвентаризация основных средств преследует целью контроль сохранности объектов, выявление потерь, недостач или неучтенных единиц.

Ей подлежат все виды имущества, в том числе не принадлежащие компании, но учитываемые в финансовой отчетности.

Например: объекты, принятые на хранение по договору, имеющиеся в наличии арендованные средства, имущество, поступившее в монтаж, а также не учтенное по различным причинам.

Когда проводят инвентаризацию

Регулирует проведение инвентаризации и определяет ее сроки руководитель. Однако инвентаризация обязательно проводится:

— по окончании финансового года;

— при смене сотрудников, ответственных за сохранность объектов;

— при выявлении фактов хищения основных средств;

—при наступлении форс-мажорных обстоятельств, например стихийного бедствия, повлекшего частичное или полное уничтожение имущества.

Зачастую инвентаризация основных средств необходима при внедрении новых программ учета и управления предприятием.

Полномочия и состав инвентаризационной комиссии

Назначается комиссия распоряжением руководителя компании. Проходит инвентаризация, как правило, под председательством главного инженера или заместителя начальника.

В состав комиссии входят сотрудники бухгалтерии и технического отдела — инженеры, технологи, специалисты-производственники. В приказе руководитель определяет временные сроки инвентаризации, дату ее начала и окончания.

В случае необходимости в состав комиссии могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита (при ее наличии) или представитель независимой аудиторской фирмы. На участие внешнего аудитора в инвентаризациидолжен быть составлен договор услуг и предъявлена доверенность.

Следует помнить, что отсутствие любого члена комиссии ставит под сомнение подлинность результатов инвентаризации. Они могут быть признаны недействительными.

Оформление инвентаризационных описей

Записи о фактическом наличии имущества заносятся в описи унифицированной, утвержденной Госкомстатом России, формы.

Сегодня действующее законодательство не требует оформление результатов инвентаризации именно на таких бланках, компании могут разработать свои формы, содержащие необходимые реквизиты и утвержденные руководителем компании.

Однако использование унифицированных форм предприятием наиболее целесообразно: в них учтены все необходимые поля и реквизиты.

Подготовка к инвентаризации

Предваряется инвентаризация получением комиссией расписки от лица, ответственного за сохранность имущества, в которой подтверждается оформление операций по движению ОС в соответствии с законодательством.

Все унифицированные формы инвентаризационных описей, в том числе и бланк ИНВ-1, уже содержат текст расписки.

На всех последних бухгалтерских документах, не проведенных по учету, председателем комиссии делается пометка «До ревизии» с проставлением даты и подписью.

Процедура проведения инвентаризации

Собственно инвентаризация основных средств состоит в осмотре предъявленных объектов имущества, занесении в описи сведений по ним: наименование и назначение, инвентарный и заводской номера, год выпуска и количество объектов.

В графе «фактическое наличие» указываются все объекты, имеющиеся в наличии на данномпроизводственном участке, независимо от того, числятся ли они в бухгалтерском учете.

При установлении объектов ОС, данные о которых в бухгалтерском учете отсутствуют, их следует занести в опись и впоследствии определить рыночную стоимость объекта для ввода в состав основных фондов компании.

Инвентаризация основных средств должна осуществляться с оформлением отдельной описи по каждому производственному участку в разрезе сфер ответственности подотчетных лиц. Отдельно составляются описи по объектам ОС:

• не пригодным к дальнейшей эксплуатации с указанием причин;

• находящимся на ответхранении или в аренде с указанием оснований-договоров хранения или пользования арендованным имуществом и приложений к нему.

Инвентаризационные описи оформляются в 2-х экземплярах. Результаты инвентаризации подтверждаются подписями членов комиссии и подотчетными лицами.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию для дальнейшего оформления, составления сличительной ведомости и проведения учетных операций. Второй экземпляр описи остается у подотчетного лица.

При наличии арендованных или сохраняемых объектов составляется третий экземпляр описи, который подписывают и отправляют арендодателю или поклажедателю.

Учет результатов инвентаризации

При возникновении различий фактического наличия объектов ОС с учетными записями составляется сличительная ведомость формы ИНВ-18, где указываются позиции с установленными расхождениями и выявляются недостачи и излишки объектов имущества в количественном и стоимостном выражении.

Для обобщения расхождений по группам недостач и излишков, выявленных в ходе инвентаризации, используют ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26). В ней группируют сведения по расхождениям фактических и учетных остатков и, руководствуясь политикой компании, отражают результаты в бухгалтерском учете.

Отражение итогов инвентаризации в бухгалтерском учете

При выявлении неучтенных объектов ОС необходимо оприходовать их по первоначальной стоимости, определяемой текущими рыночными ценами, увеличив на эту сумму прочие доходы компании.

Налоговый учет стоимость излишков имущества, установленных в процессе инвентаризации, признает в составе внереализационных доходов. При установлении недостачи ОС материально-ответственное лицо письменно объясняет этот факт.

Руководитель организации, опираясь на предоставленные разъяснения, принимает решение о списании недостающего объекта и отнесении суммы ущерба:

• к взысканию при установлении виновного;

• на убытки предприятия при невозможности установления виновного (например, при краже) с документальным подтверждением этого факта. Им может служить решение следственных или судебных органов.

При невозможности установления виновных лиц ущерб от списания недостач ОС в бухучете учитывается в составе прочих расходов. Налоговый учет признает их внереализационными расходами при условии подтверждения факта хищения.

Когда все документы оформлены и закончена инвентаризация основных средств, проводки вышеуказанных операций в бухгалтерском учете отражаются так:

Д-т 08 К-т 91.1 увеличение на сумму неучтенных ОС;

Д-т 01 Д-т 08 – ввод стоимости неучтенного имущества в состав ОС;

Д-т 02 К-т 01.2 – списание начисленной на недостающий объект амортизации;

Д-т 94 К-т 01.2 – списание остаточной стоимости недостающего объекта;

Д-т 73.2 К-т 94 – сумма ущерба отнесена на виновное лицо;

Д-т 50,51,70 К-т 73.2 – сумма ущерба внесена в кассу, на счет предприятия или удержана из заработной платы сотрудника;

Д-т 91.2 К-т 94 – списан ущерб от недостачи в компании, связанный с невозможностью установления виновного лица.

Итак, инвентаризация основных средств – процедура, необходимая не только для поддержания сохранности имущества предприятия, но также для своевременного избавления от простаивающих, не задействованных в производственном процессе мощностей, влияющих на размер налога на имущество и уровень прибыли в компании.

Источник: https://www.syl.ru/article/141467/mod_inventarizatsiya-osnovnyih-sredstv-podgotovka-provedenie-uchet