[ндфл]: платить ли с расходов, возмещаемых работнику сверх компенсации за личное авто? — все о налогах

Нужно ли облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации сверх установленных норм расходов ООО на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в данном случае?

Согласованная сторонами трудового договора сумма ежемесячной компенсации за использование личного легкового автомобиля сотрудником ООО в служебных целях составляет 4000 руб.

В сумму компенсации входят расходы на горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ), техническое обслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомашины в период исполнения служебных заданий. Использование личного автомобиля связано с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (разъездной характер работы).

ООО использует УСН с объектом налогообложения «доходы». Вся сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФОМС, так как компенсационные выплаты не относятся к расходам на оплату труда.

Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу:

Суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного автомобиля работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами при наличии документального подтверждения фактического использования имущества в интересах работодателя.

Также необходимо иметь документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие суммы произведенных расходов.

Обоснование вывода:

В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:

— компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В ТК РФ компенсации за использование личных транспортных средств отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено.

Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Также условиями соглашения может быть определен порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (на приобретение ГСМ, техническое обслуживание и др.).

Возмещение указанных расходов может производиться, например, по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

В соглашении целесообразно закрепить, как будет определяться размер произведенных работником расходов.

НДФЛ

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

При этом главой 23 НК РФ не установлены нормы компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях.

Отметим, что постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) установлены нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок автомобилей, учитываемых при налогообложении прибыли организаций. В целях исчисления НДФЛ нормы, установленные Постановлением N 92, не применяются.

Источник: https://otchetonline.ru/art/konsultaczii-garanta/62246-nuzhno-li-oblagat-ndfl-i-strakhovymi-vznosami-summu-kompensatsii-sverkh-ustanovlennykh-norm-raskhodov-ooo-na-vyplatu-kompensatsii-za-ispolzovanie-dlya-sluzhebnykh-poezdok-lichnykh-legkovykh-avtomobilej-v-dannom-sluchae.html

Налогообложение НДФЛ компенсации расходов в связи с использованием личного имущества | Народный вопрос.РФ

0 [ ] [ ]

Налогообложение НДФЛ компенсации расходов в связи с использованием личного имущества

На практике встречаются случаи, когда работник с ведома работодателя использует личное имущество (например, автомобиль или телефон) в интересах организации.

При этом работодатель должен выплачивать работнику компенсацию за использование, износ имущества, а также возмещать расходы, связанные с использованием этого имущества.

О том, нужно ли удерживать с сумм, выплачиваемых работнику, налог на доходы физических лиц, Вы узнаете, прочитав данную статью.

Прежде отметим, что согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

– выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

– возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Как видим, из положений статьи 188 ТК РФ следует, что работнику могут быть компенсированы два вида выплат:

– компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов;

– расходы, связанные с использованием имущества.

Иначе говоря, одному и тому же работнику может выплачиваться компенсация и возмещаться расходы, связанные с использованием личного имущества.

Кроме того, из указанной статьи вытекает, что при использовании личного имущества без согласия работодателя, требовать компенсацию и возмещение расходов работник не вправе.

Также статьей 188 ТК РФ определено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, при составлении трудового договора работодатель и работник должны согласовать стоимость использования личного имущества, срок его использования, а также определить размер возмещения работодателем расходов, произведенных работником при использовании личного имущества в деятельности организации.

Порядок исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) регулируется нормами главы 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ).

Согласно статье 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключением являются доходы, перечисленные в статье 217 НК РФ.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Как сказано в письме Минфина России от 30 апреля 2015 года № 03-04-05/25434, поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Аналогичное мнение высказано в письмах Минфина России от 20 апреля 2015 года № 03-04-06/22274, от 27 августа 2013 года № 03-04-06/35076.

Следует отметить, что чаще всего в служебных целях работники используют личный транспорт.

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 27 июня 2013 года № 03-04-05/24421, размер возмещения расходов при использовании личного транспорта с целью освобождения от обложения НДФЛ должен подтверждаться:

– документами, свидетельствующими о принадлежности работнику транспорта на праве личной собственности (паспорт транспортного средства и свидетельство о регистрации);

– документами, обосновывающими расчет сумм компенсаций;

– путевыми листами, подтверждающими фактическое использование транспорта в интересах работодателя;

– документами, подтверждающим суммы расходов (чекам на ГСМ, ремонт и т.п.).

Обратите внимание, что транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом.

Поэтому положения пункта 3 статьи 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 8 августа 2012 года № 03-04-06/9-228, от 21 февраля 2012 года № 03-04-06/3-42, а также в письме ФНС России от 25 октября 2012 года № ЕД-4-3/18123@ «По вопросу обложения налогом на доходы физических лиц компенсации за использование, износ (амортизацию) личного транспорта».

Исключением является ситуация, когда сотрудник управляет по доверенности транспортным средством, оформленным на его супругу, и это транспортное средство является совместно нажитым имуществом.

В этом случае супруг также признается собственником транспортного средства (пункт 1 статьи 256 Гражданского кодекса Российской Федерации, статья 34 Семейного кодекса Российской Федерации).

А значит, компенсации и возмещение затрат в связи с его использованием не облагаются НДФЛ в силу пункта 3 статьи 217 НК РФ. На это указывает письмо Минфина России от 3 мая 2012 года № 03-03-06/2/49.

Согласно разъяснениям Минфина России, приведенным в письме от 1 декабря 2011 года № 03-04-06/6-328 организация вправе не удерживать НДФЛ при выплате своим работникам возмещения расходов по оплате парковки при предоставлении ими отчетов, подтверждающих производственную необходимость использования личного автомобиля.

Кроме использования собственного автотранспорта работники могут использовать в служебных целях и собственный телефон.

Денежная компенсация за использование в служебных целях личного мобильного телефона, принадлежащего работнику организации, не облагается НДФЛ в пределах установленных организацией размеров (письма Минфина России от 18 февраля 2013 года № 03-04-06/4259, от 17 июня 2009 года № 03-04-06-01/138, постановления ФАС Поволжского округа от 18 января 2005 года по делу № А49-6290/04-540А/2, ФАС Уральского округа от 29 ноября 2005 года по делу № Ф09-5353/05-С2).

Компенсация работникам произведенных ими расходов по оплате услуг связи с использованием сотовых (мобильных) телефонов в производственных целях также не облагается НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ, письмо Минфина России от 13 октября 2010 года № 03-03-06/2/178, постановления ФАС Московского округа от 28 января 2010 года по делу № КА-А40/15468-09, ФАС Северо-Кавказского округа от 18 июня 2009 года по делу № А53-14011/2008-С5-14).

При этом размер возмещения таких расходов согласно трудовому договору должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием указанного имущества в трудовой деятельности (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 мая 2006 года № А13-15096/2005-08).

То есть организация должна иметь документы (или их копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные при использовании данного имущества в служебных целях.

Документальным подтверждением затрат могут служить счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов.

Аналогичное мнение высказано в письмах Минфина России от 17 июня 2009 года № 03-04-06-01/138, УФНС России по городу Москве от 21 января 2008 года № 28-11/4115, от 28 августа 2007 года № 28-17/1269.

При этом по разъяснения финансового ведомства, размер компенсации должен соответствовать стоимости используемого мобильного телефона и времени телефонных разговоров в служебных и личных целях. Такая позиция изложена в письмах Минфина России от 18 февраля 2013 года № 03-04-06/4259, от 17 июня 2009 года № 03-04-06-01/138.

Если внутренними документами организации предусмотрено использование телефона только в служебных целях, то компенсировать расходы на оплату сотовой связи можно в полном размере (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 ноября 2006 года по делу № А05-2791/2006-9).

Заметим, что ФАС Центрального округа в постановлении от 24 июня 2011 года по делу № А35-8471/2009 указал на то, что ни в НК РФ, ни трудовое законодательство не содержат перечня документов, которыми подтверждается производственный характер переговоров. Соответственно, работодатель имеет право самостоятельно утвердить (приказом или иным локальным нормативным актом) необходимые для такого обоснования документы.

Источник: https://xn--80aefurcfeajeho7k.xn--p1ai/Home/Article/2800

Компенсация работнику за использование личного транспорта

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем

Налогообложение компенсационных выплат

Компенсация за автомобиль: нормы-2017

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности

Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника

Налогообложение выплат по договору аренды

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:

компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;
фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией.

Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.

И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:

имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
порядок эксплуатации;
срок эксплуатации;
величину компенсации за эксплуатацию имущества;
величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
порядок и сроки платежей.

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем

При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.

Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:

от степени износа автотранспортного средства;
срока его полезной эксплуатации, который определяется на основании технической документации;
активности эксплуатации (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-02/275).

Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kompensacii/kompensaciya_rabotniku_za_ispolzovanie_lichnogo_transporta/

Норма компенсации за использование личного автомобиля 2017 работника

Выплата компенсации за использование личного автомобиля – возмещение работодателем расходов, связанных с износом транспортного средства. Также она должна включать вознаграждение водителю непосредственно за аренду. Об обязанности погашения предприятием долга перед работником сказано в ст. 188 ТК.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Сразу стоит отметить, что никаких ограничений, связанных с покрытием сотруднику расходов на износ, законодательство не устанавливает. Работодатель может утвердить любую разумную сумму на возмещение расходов и амортизации, проводить ее расчет нет необходимости. При этом, что касается личного вознаграждения сотрудника, то тут установлены некоторые ограничения.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:

компенсация за амортизацию;
возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.

Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:

уровень износа ТС;
срок полезного использования машины;
интенсивность эксплуатации машины.

Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:

приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты).

Какая будет компенсация за автомобиль, если учитывать нормы 2017 года?

Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то налоговые расходы можно включить сумму в пределах законных нормативов. Правило распространяется на компании с общей и упрощенной системы налогообложения. Большая часть компаний сразу учитывает максимальный размер возмещения, чтоб избежать перерасчета разницы.

Такие нормативы предусмотрены пунктом первым Постановления Правительства № 92, что от 08.02.2002 года:

аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. стоит 1200 рублей;
за эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см. придется отдать 1500 рублей;
стоимость аренды мотоцикла обойдется в 600 рублей.

Но вот послабления в отношении аренды личных грузовых авто сотрудников распространяются только на компании, которые работают на ОСНО. Те же предприятия, что действуют по упрощенной схеме налогообложения, имеют закрытый перечень расходов. Они могут учитывать толь компенсацию за аренду легковых авто, мотоциклов (пп.12 п. 1, ст.346.16 НК).

Источник: https://SocLgoty.ru/kompensatsii/rabotniku-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya.html

Разъяснено, когда компенсация за использование личного автомобиля не облагается взносами

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение по вопросам обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами компенсационных выплат работнику организации за использование автомобиля в служебных целях и сообщает, что в соответствии с регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.06.2012 N 82н, в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения по разъяснению (толкованию норм, терминов и понятий) законодательства Российской Федерации и практики его применения, по практике применения нормативных правовых актов Министерства, по проведению экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Вместе с тем в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) разъясняем следующее.

Согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

1.Налог на доходы физических лиц

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

С учетом изложенного компенсационные выплаты, производимые в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса организацией за использование личного автомобиля работника, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3статьи 217 Кодекса в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

При этом в целях освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц полученных доходов в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

2.Страховые взносы

Пунктом 1 статьи 420 Кодекса определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

Согласно пункту 1 статьи 421 Кодекса база для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1статьи 420 Кодекса, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

На основании абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

С учетом положений статьи 188 Трудового кодекса сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, и в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом в целях освобождения от обложения страховыми взносами указанных выплат в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом.

Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель
директора Департамента

Источник: https://PrimTrud.ru/content/razyasneno-kogda-kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-ne-oblagaetsya-vznosami.html

Почему выгодно платить работнику компенсацию?

Приходили ли вы когда-нибудь на работу со своим ноутбуком? А может, отвозили срочный заказ покупателю на личном авто? Или распечатывали деловые письма на домашнем принтере? Если вы делали это с согласия работодателя, то Вам положена

компенсация!

В случае, когда работник использует для служебных целей что-то свое и работодатель об этом знает и не возражает, работодатель обязан платить работнику компенсацию за использование личного имущества.

Не исключено, что заработная плата покрывает все издержки, и претензий со стороны сотрудника нет, но требование закона нужно выполнить и компенсацию из суммы заработной платы выделить.

Хорошая новость в том, что это выгодно, ведь компенсация позволит уменьшить страховые взносы.

В чем выгода?

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается:

Налогом на доходы физических лиц (13% от заработной платы для резидентов и 30% для нерезидентов)

Страховыми взносами на пенсионное, социальное и медицинское страхование (30% от заработной платы, при отсутствии права на пониженный тариф)

Взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (от 0,2% до 8,5% в зависимости от вида деятельности)

Законодательство

Выплата компенсации работнику за использование и износ инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещение расходов связанных с их использованием – это обязанность работодателя (Трудовой Кодекс, статья 188 ).

Поэтому доходы работника классифицируются как установленные действующим законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей, и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Не облагаются НДФЛ: Налоговый кодекс, статья 217, пункт 3

Не облагаются страховыми: Налоговый кодекс, статья 422, пункт 1, подпункт 2, абзац 10

Не облагаются взносами на страхование от несчастных случаев: Федеральный закон №125-ФЗ от 24.07.98, статья 20.2, пункт 1, подпункт 2, абзац 13

Сколько платить?

Работодатель и работник договариваются о размере компенсации по обоюдному согласию , в законодательстве на эту тему указаний нет.

В 2017 году действует всего одна норма о предельном размере компенсации за использование легкового авто или мотоцикла, которую можно учесть для целей налога на прибыль

Источник: https://zachestnyibiznes.ru/blog/kompensacii_rabotnika_ispolzovanie_imushchestva

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

В нынешнее время директора организаций хотят взять работника с личным транспортом для мобильности и упрощения ведения бизнеса. В статье расскажем, как начисляется компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018 году, рассмотрим порядок выплат.

Общее понятие о компенсации использования личного авто в служебных целях

Возникает вопрос, как законодательно верно оформить такие отношения в бухгалтерском и налоговом учете?

Во-первых, необходимо заключить трудовой договор с сотрудником, в котором предусмотреть, что его личный автомобиль будет использоваться в служебных целях.
Во –вторых можно составить договор аренды, согласно которого организация арендует у работника его авто.
В-третьих, подпишите договор на разовое оказание услуг по перевозке, если эта услуга не будет носить постоянный характер.

Какие расходы будет компенсировать организация

Предприятие в соответствии с Законом обязано возместить сотруднику:

Расходы на бензин, топливо
Затраты на ремонт, в случае поломки
За парковку, мойку машины в рабочее время

Чтобы у налоговой не было сомнений в чистоте проведенных операций по оплате организацией компенсации за «служебный» износ личного автомобиля и возмещения расходов, возникших в процессе эксплуатации, необходимо предоставить на случай проверки подтверждающие документы. Читайте также статью: → «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях».

Например:

Трудовой договор, где прописано, что личное авто используется в служебных целях
Подтвердить, что транспортное средство действительно принадлежит сотруднику, предъявив технический паспорт
Составлять справку-расчет с суммой компенсации, на основании первичных документов, таких как чеки, накладные, квитанции и другие ы, которые могут подтвердить расходы на эксплуатацию личного автомобиля;
Издать приказ руководителя предприятия о том, что он действительно компенсирует затраты работнику

Размер компенсации сотруднику

Компенсацию необходимо выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Даже за разовую поездку необходимо платить. Читайте также статью: → «Льготы и компенсации за вредные условия труда».

На какие же суммы может рассчитывать работник? В трудовом кодексе конкретные суммы не указаны, каждый работодатель в праве при заключении договора указать сумму, которую посчитает достаточной для возмещения расходов. Между тем налоговые органы для контроля налогообложения и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

степень амортизации и срок полезного использования;
интенсивность.

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц;
установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Отражение в учете компенсаций

Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.

Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.

С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля	Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц
до 2000 куб. см включительно	1 200.00
свыше 2000 куб. см	1500.00

Порядок возмещения затрат работнику

Во-первых, компенсация положена исключительно сотрудникам, которые работают на авто, ездят по командировкам и их деятельность носит разъездной характер
Во-вторых, основанием для того, чтобы сотрудник мог использовать личный транспорт в служебных целях является приказ руководителя организации
В-третьих, работники, которые работают с доверенностью на транспортное средство имеют такое же право на компенсацию как и с личным авто.
В-четвертых, сотрудник подает заявление где поясняет, при каких обстоятельствах и с какой периодичностью использовался его личный транспорт в служебных целях.К заявлению работник прикладывает следующие документы:.
копия документов на автомобиль, технический паспорт, свидетельство о постановке на учет);
путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены органом власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
первичные документы, в соответствии с которыми можно подтвердить расходы на ремонт, топливо, техническое обслуживание. Читайте также статью: → «Порядок оформления и получения компенсации за снос гаража».

Решение по выплате компенсации принимается руководителем в определенный срок в зависимости от:

необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
времени использования личного транспорта в служебных целях;
объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Пример расчета выплат

С сотрудником организации «Амел» заключено соглашение об использование его личного авто RenoLogan 1.6 d в служебных целях:

Для компенсации по ремонту и эксплуатации авто предусмотрена сумма в размере 6 000,00 руб. в месяц;
Расход автомобиля по топливо восемь литров на 100 км.

1 августа работник сдал в бухгалтерию отчет об использовании личного транспорта за июль с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в июле составил 1 700 км. Сумма компенсации за использование и возмещение расходов за июль составит:

Сумма компенсации за июль 6 000 руб.т.к отработан полный месяц
Сумма возмещения расходов на бензин 1 700 * 8 / 100 * 42,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-95 согласно чекам АЗС) = 5780 руб.
Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в июле составит 11780 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Содержание операции
44	73	11780	Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотруднику
73	51	11780	Перечислена компенсация на карту сотруднику

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 10580 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Преимущества и недостатки расчетов

Заплатить компенсацию сотруднику для компании выгоднее, поскольку если работодатель будет платить за использования транспорта сотрудника ежемесячную премию, тогда придется платить НДФЛ и страховые взносы, тем самым он экономит.
Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц.

Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля.

Причины, по которым могут отказать в получении

К причинам по которым работодатель может отказать в выплате компенсации за использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях, можно отнести :

Сотрудник официально не трудоустроен
Работник отказывается предоставлять подтверждающие документы по расходам, связанным с рабочими моментами, возникшими во время эксплуатации автомобиля
Есть подтверждение тому, что машина использовалась не по служебным делам, а в интересах сотрудника, в таком случае директору нет причин что-либо возмещать
Какой-либо из документов утерян, соответственно приложить как подтверждение к расходам нечего

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?

Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.

Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?

Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.

Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?

Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.

Видео-советы. Возможно ли компенсировать расходы, которые связаны с эксплуатацией имущества сотрудника (автомобиль, бензин, ремонт)?

В видео раскрывается информация о том, какие документы необходимы для подтверждения расходов и существуют ли нормы компенсаций за имущество сотрудника⇓

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://kompensacii.ru/kompensaciya-ispolzovaniya-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax/

Порядок налогообложения в случае использования личного автомобиля для служебных поездок

11.07.2017
Российский налоговый портал

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий.

https://www.youtube.com/watch?v=FFU5tJ4EtDY

В сумму компенсации входят расходы на горюче-смазочные материалы (далее – ГСМ), техническое обслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомашины в период исполнения служебных заданий. Использование личного автомобиля связано с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (разъездной характер работы).

Нужно ли облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации сверх установленных норм расходов ООО на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в данном случае?

Следует ли выписывать путевой лист сотруднику для служебных поездок на личном автомобиле?

Какой документ (или расчет) за месяц необходимо оформить сотруднику, использующему личный автомобиль в служебных целях, на основании документально подтвержденных расходов (на ГСМ и другие), чтобы вся сумма компенсационной выплаты была принята в затраты ООО?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Также необходимо иметь документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие суммы произведенных расходов.

Обоснование вывода:

То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:

– компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

– возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Источник: https://taxpravo.ru/analitika/statya-393817-poryadok_nalogooblojeniya_v_sluchae_ispolzovaniya_lichnogo_avtomobilya_dlya_slujebnyih_poezdok

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

амортизацию автотранспорта;
оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

о марке транспорта работника, годе выпуска;
о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды.

За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

Заключить договор аренды.
Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления.

Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

Источник: https://assistentus.ru/oplata-truda/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya/

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.

Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка).

Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей.

В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти здесь.

Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.

Варианты компенсации:

Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.

Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.

Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.

Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.

Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях.

Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа.

В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.

Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.

Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.

Оформление компенсации

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

Компенсация за транспорт и налоги

В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах.

Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ.

Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.

Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92:

Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
Мотоциклы – 600 руб.
Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.

В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.