Васу о налоговых последствиях использования факсимиле на первичных документах
Использование в хозяйственной деятельности факсимиле вместо собственноручной подписи определенного лица обладает целым рядом преимуществ, одно из которых (пожалуй, самое главное) – возможность оформить те или иные срочные документы даже в ситуации, когда лицо, уполномоченное их подписывать, отсутствует на рабочем месте. Поэтому не удивительно, что эта практика имеет достаточно широкое распространение.
Вот только, как всегда, имеются нюансы. Один из них – достаточно фрагментарное регулирование законодательством вопросов применения факсимиле подписи. К примеру, в отношении расчетных и расчетно-кассовых документов существует однозначный запрет на использование факсимиле, а во многих других случаях законодатель не уделяет достаточного внимания этому вопросу.
Как результат контролирующие органы получают возможность самостоятельно делать выводы о допустимости факсимиле подписи на том или ином документе. Особо ярко это выражено для налоговых органов при рассмотрении вопроса о законности оформления с помощью факсимиле первичных документов бухгалтерского учета.
Позиция налоговиков выражена в Обобщающей налоговой консультации по вопросам применения факсимиле при составлении первичных документов, документов бухгалтерской и налоговой отчетности, утвержденной еще в 2012 году. С тех пор мнение контролирующего органа не менялось.
Заключается оно в том, что использование факсимиле на первичных документах бухгалтерского учета не допускается. В обоснование приводится ссылка на пп. 2.
5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, который содержит отсылочную норму о допустимости использования факсимиле и других аналогов собственноручной подписи только в случаях, предусмотренных законами и актами гражданского законодательства.
Поскольку в профильном Законе «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» разрешения на использование факсимиле нет, то и использовать его на первичных документах нельзя.
Однако такая позиция неоднократно вызывала критику. В качестве контраргументов приводились ссылки на нормы ч. 2 ст. 207 Гражданского кодекса и ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
Так, указанная норма Гражданского кодекса предусматривает возможность использования для оформления сделок факсимиле подписи не только в случаях, предусмотренных законодательством, но и в случаях, когда об этом договорились стороны сделки. Это дает основания говорить, что требование пп. 2.
5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете выполнено – актом гражданского законодательства предусмотрена возможность использования факсимиле на тех первичных документах, которые с точки зрения гражданского права являются документами, фиксирующими письменную форму сделки.
В свою очередь, упомянутая норма Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» предусматривает принципиальную возможность использования для оформления первичных документов не только собственноручных подписей, но и других средств идентификации лица, составившего документ (в том числе и факсимиле). Следовательно, это говорит о некорректности использованных налоговиками аргументов.
Понятное дело, что в такой ситуации, когда имеется однозначное мнение налоговиков о недопустимости факсимиле, «осторожные» налогоплательщики стараются все же факсимиле на первичных документах не использовать.
Тем не менее в административные суды время от времени попадают дела об обжаловании НУР, выписанных на основании того, что тот или иной оформленный с помощью факсимиле подписи документ не может являться надлежащим подтверждением возникновения налогового кредита и расходов с точки зрения обложения налогом на прибыль.
Надо сказать, что административные суды занимают по данным делам не менее однозначную позицию, нежели налоговики.
Заключается она в признании аргументов налоговиков относительно недопустимости оформления первичных документов бухгалтерского учета с использованием факсимиле необоснованными.
Главное внимание судами уделяется вопросу, договорились ли стороны об использовании факсимиле при оформлении документов. Если соответствующая оговорка в договоре (или в форме отдельного документа) была сделана – суды считают использование факсимиле законным.
При этом в решениях ВАСУ уделяется внимание и разного рода нюансам оформления такого согласия. К примеру, при вынесении 06.10.
2014 определения по делу № 2а-16034/12/2670 ВАСУ указал, что согласие на оформление договора с использованием факсимиле подписей может быть выражено не только непосредственно в договоре, но и в приложениях к нему.
Главное, чтобы стороны согласились, что такие приложения являются неотъемлемой частью договора. При этом одновременно был сделан более обобщенный вывод о том, что первичные документы могут оформляться с использованием факсимиле.
В свою очередь, в определении по делу № 2а-911/11/1470 от 20.01.2015 ВАСУ детализировал этот вывод для целей обложения НДС. В тексте определения однозначно указано, что использование факсимиле при подписании договоров не может влиять на формирование налогового кредита в связи с исполнением таких договоров.
Источник: https://juristoff.com/analytics/sudebnaja-praktika/16036-vasu-o-nalogovykh-posledstviyakh-ispolzovaniya-faksimile
Можно ли использовать факсимиле в первичных учетных документах?
Правовые основания использования факсимиле для подписания документов
При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 161 Гражданского кодекса РБ (далее – ГК)).
На основании данной нормы можно сделать следующие выводы:
– факсимиле является не подписью физического лица, а лишь воспроизведением собственноручной подписи с помощью средств механического или иного копирования. Как следствие, проставление факсимиле при составлении документа не является подписанием документа физическим лицом – это лишь способ выражения волеизъявления соответствующего физического лица на составление документа;
– факсимиле может использоваться при совершении сделок. Напомним, сделками признают действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 154 ГК).
Договор – это сделка с участием двух или более сторон (п. 1 ст. 155 ГК).
Следовательно, совершением сделки будут являться действия по заключению договора, а именно по подписанию договора и приложений к нему (спецификаций, графиков платежей и т.д.).
Неоднозначным является вопрос о том, считать ли сделкой действия, совершаемые в порядке исполнения уже заключенного договора, а именно выставление счетов на оплату, подписание актов сдачи-приемки товаров, работ, услуг, подписание накладных и т.д. Для целей настоящей статьи автор полагает возможным исходить из того, что указанные действия являются сделкой;
– случаи и порядок использования факсимиле должны быть предусмотрены законодательством или соглашением сторон. Действующее белорусское законодательство подобных случаев не предусматривает, поэтому между сторонами должно быть достигнуто письменное соглашение о случаях и порядке использования факсимиле.
Внимание! Соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами без использования факсимиле.
Например, соответствующее условие может быть включено в подписанный сторонами договор, а если он уже подписан, к нему может быть подписано дополнительное соглашение.
Соглашение об использовании факсимиле должно предусматривать обязательство сторон по признанию юридической силы документов, составленных с использованием факсимиле уполномоченных лиц, наравне с документами, подписанными личной подписью уполномоченного лица.
При изложении условия целесообразно указать примерный перечень документов, при составлении которых может использоваться факсимиле.
https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug
Приведем пример соответствующего условия:
«Документы, составленные при исполнении настоящего договора (счета, спецификации, и т.д.) с использованием факсимильного воспроизведения подписей уполномоченных лиц сторон (факсимиле), являются оригиналами и имеют юридическую силу».
Юридическая сила документа, составленного с использованием факсимиле
Особенностью документа, составленного с использованием факсимиле, является его предполагаемая достоверность. В частности, считается, что лицо, факсимиле которого использовано при составлении документа, действительно имело волеизъявление на составление соответствующего документа.
Такой документ имеет юридическую силу документа, лично подписанного уполномоченным лицом, до тех пор, пока достоверность этого документа не будет оспорена лицом, факсимиле которого использовалось при составлении документа.
Правило о предполагаемой достоверности документа, составленного с использованием факсимиле, корреспондирует с принципом добросовестности и разумности участников гражданских правоотношений: добросовестность и разумность участников гражданских правоотношений предполагается, поскольку не установлено иное (абз. 8 части второй ст. 2 ГК).
Документы, составленные с использованием факсимиле, могут быть письменным доказательством в суде, если имеется не противоречащее законодательству письменное соглашение сторон об использовании факсимиле при их составлении. Соответствующий документ как письменное доказательство будет оцениваться судом по внутреннему убеждению наравне с иными доказательствами (ст. 84 Хозяйственного процессуального кодекса РБ).
При отсутствии письменного соглашения сторон об использовании факсимиле при составлении документов такие документы могут быть сочтены судом юридически доброкачественными и приняты в качестве письменного доказательства, если сторона, от имени которой проставлено факсимиле, не оспорит юридическую силу такого документа.
Следовательно, для целей гражданского законодательства и судопроизводства в хозяйственных судах документ, составленный с использованием факсимиле, имеет юридическую силу, если лицо, чье факсимиле использовалось при составлении документа, не оспаривает свое волеизъявление на составление такого документа и признает его юридическую силу. Документ, составленный с использованием факсимиле, может быть признан недействительным (т.е. не имеющим юридической силы), если будет установлена его недостоверность, а именно несоответствие действительности указанных в нем сведений.
Использование факсимиле при составлении первичных учетных документов
Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/malakhova-mozhno-li-ispolzovat-faksimile_0000000
Где можно использовать факсимиле в 2018 году — подписи, в России, на товарных накладных
Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.
Где в 2018 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.
Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.
В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2018 году?
Общие моменты
Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.
Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.
Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.
Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.
Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:
- Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
- образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
- действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
- период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.
Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.
Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.
Необходимые термины
Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.
К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.
Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.
Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).
Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.
Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.
Каково его назначение
Основными факторами необходимости использования факсимиле является:
- отсутствие ответственного лица;
- высокая загруженность руководства;
- большой объем документов, требующих подписи.
Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.
Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.
Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.
При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.
Нормативное регулирование
Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.
При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.
А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.
По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.
Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.
Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.
Где можно использовать факсимиле подписи
Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.
Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.
До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.
Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.
Для подписания договоров
Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.
Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.
При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.
Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.
Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.
Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».
На товарных накладных
Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.
Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.
А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.
Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.
Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.
То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.
На актах выполненных работ
Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.
Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.
При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.
Видео: использование факсимиле
И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.
В кассовых документах
Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?
Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.
На счетах-фактурах
Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.
Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.
Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.
В кадровых документах
Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.
Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.
На доверенностях
Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.
Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.
Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.
На бухгалтерских бланках
Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.
Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.
Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.
Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.
Плюсы и минусы
Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.
Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.
По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:
| В соглашении с контрагентом | Должно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле |
| В рабочее время храниться факсимиле | Должно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте |
| В нерабочее время | Сохранять клише следует в сейфе |
Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.
В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.
В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.
Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.
Источник: https://jurist-protect.ru/gde-mozhno-ispolzovat-faksimile/
Вычет по НДС снят из-за использования факсимиле
Общество оспорило решение налоговиков в суде. По мнению предприятия, оснований для отказа в вычете не имеется.
Так, оно проявило осмотрительность в выборе контрагентов, рассчиталось по приобретаемым работам и имеет на руках все необходимые документы для получения налоговой выгоды.
Результаты хозяйственной деятельности были отражены обществом в бухгалтерском и налоговом учете в соответствии с их действительным экономическим смыслом. Контрагенты общества не относятся к недобросовестным налогоплательщикам.
Кроме того, реальность совершенных хозяйственных операций была доказана в суде и инспекция ее не оспаривает.
Также плательщик указывает, что даже подписание счетов-фактур неустановленными лицами само по себе не препятствует вычету. Об этом говорится в постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.
06 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды». Вычеты по НДС защищаются фактом реальности сделки.
Кассационный суд признал эти доводы плательщика необоснованными и отказал в праве на вычет. Суд указал, что налоговые вычеты по НДС применяются только при наличии надлежащих первичных документов на основании счетов-фактур (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Порядок оформления и выставления счетов-фактур установлен статьей 169 НК РФ. Этот документ подписывается руководителем и главным бухгалтером организации.
Закон не содержит ссылок на допустимость факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.
В связи с этим суд признал первичные документы и счета-фактуры, представленные заявителем, несоответствующими требованиям налогового законодательства. Об этом вынесено Постановление АС Московского округа от 19.07.16 № А40-179707/2015.
Суд подошел к вопросу использования факсимиле формально
Из материалов дела следовало, что налоговики не спорили с реальностью совершенных хозяйственных операций.
Суд установил наличие у общества при заключении договоров с контрагентами разумных экономических причин. Также доказано проявление им должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагентов.
Работы были выполнены. Их результаты компания приняла на учет и использовала для облагаемых НДС операций.
При указанных обстоятельствах вывод налогового органа о ненадлежащем подписании первичных документов не опровергает факта выполнения работ контрагентами общества. Факсимиле — единственная претензия инспекторов.
Действительно, Налоговый кодекс не предусматривает возможности факсимильного воспроизведения подписи в счетах-фактурах. Но не содержит он и подобного запрета.
Более того, Гражданский кодекс допускает использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, если это не запрещено законом или соглашением сторон (ч. 2 ст. 160 ГК РФ).
В отношении НДФЛ ситуация иная. Судьи в схожей ситуации вынесли решение в пользу налогоплательщика, посчитав, что расходы по недостоверной первичке должны соответствовать рыночному уровню, и на этом основании сняли с компании доначисления по НДФЛ.
Решения судов по похожим спорам
ВАС РФ также склоняется к мнению о невозможности оформления первичной документации при помощи факсимиле (постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11).
Судьи указали, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом.
В свою очередь факсимиле представляет собой лишь клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.
Положениями статьи 169 НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Между тем документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц.
Отступление же от данных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.
Отсюда ВАС РФ пришел к выводу, что закон не позволяет оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.
Источник: https://www.NalogPlan.ru/article/4046-ispolzovanie-faksimile-na-schete-fakture-stoilo-kompanii-193-mln-rubley
Факсимиле. Правомерно ли использование в договорах и ПУД
Вопрос: Правомерно ли использование факсимиле в договорах и первичных учетных документах (далее- ПУД) — актах передачи имущественных прав, актах выполненных работ, оказанных услуг, накладных?
Ответ: В договорах – можно, если это предусмотрено соглашением сторон, в ПУД – нет.
Обоснование:
1. Факсимиле в договорах
Законодательство позволяет использовать при заключении договоров факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иной аналог собственноручной подписи лишь в случаях, предусмотренных законодательством либо соглашением сторон .
Поскольку законодательство не определяет случаи, в которых возможно указанное воспроизведение подписи, подписание договора факсимильными подписями будет правомерно только если это предусмотрено соглашением сторон.
При этом, по нашему мнению, включение в договор, который будет подписываться факсимильными подписями, такого соглашения не будет являться надлежащим соглашением о возможности подписания договора факсимильными подписями.
Это связано с тем, что данный договор будет подписываться факсимильными подписями, а указанное соглашение, которое по сути, также является сделкой, должно быть заключено в письменной форме и подписано собственноручными подписями сторон .
Ведь поскольку соглашение является сделкой, оно может быть подписано факсимильными подписями, только если стороны об этом договорились в письменной форме, скрепив эту договоренность собственноручными подписями .
Вместе с тем, в материалах судебной практики имеется следующая позиция представителей Высшего Хозяйственного суда Республики Беларусь.
«Согласно пункту 2 статьи 161 ГК использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.
Применительно к указанной норме выполнение одной стороной подписи на договоре, в котором факсимильным способом воспроизведена подпись второй стороны с отражением этого условия в его тексте, свидетельствует о ее согласии с этим и не противоречит действующему законодательству, поскольку при заключении сделки стороны вправе устанавливать порядок ее удостоверения.
Однако мы все же рекомендуем скреплять собственноручными подписями обеих сторон соглашение о подписании договора факсимильными подписями.
Данная рекомендация основана на том что, как мы сказали выше, соглашение о подписании договора факсимильными подписями, по сути, является сделкой . Поэтому оно, как и другие сделки, должно быть подписано собственноручными подписями сторон .
А для того, чтобы подписать такое соглашение факсимильными подписями, нужно заключить еще одно соглашение и подписать его собственноручными подписями. Выходит «бесконечная история».
Исходя из сказанного, подписание договоров факсимильными подписями имеет смысл использовать, когда у сторон длительные договорные отношения, и они периодически заключают договоры.
В таком случае стороны могут заключить соглашение о подписании факсимильными подписями всех договоров, которые будут заключаться между ними, подписав это соглашение собственноручно.
Если же это единичный договор, смысла в таком оформлении нет, поскольку соглашение нужно будет все равно подписывать собственноручно, а те же две подписи можно проставить и в договор.
2. Факсимиле в ПУД
Как мы отметили выше, о возможности использования факсимиле при совершении сделок идет речь в положениях ГК. При этом стороны вправе использовать данный порядок совершения сделок, только если они заключили между собой соответствующее соглашение.
В связи с этим возникает вопрос, можно ли применить эти нормы к ПУД?
Далее мы разберемся с вопросом применяются ли указанные выше положения ГК к ПУД и, соответственно, можно ли использовать факсимиле при оформлении ПУД.
Так, в положениях ГК, предусматривающих возможность использования факсимиле, речь идет исключительно о совершении сделок с использованием факсимильной подписи. Следовательно, данные нормы ГК можно применить к ПУД только если ПУД являются сделками.
Однако, по нашему мнению, ПУД сделками не являются. ПУД – это документы, подтверждающие факт совершения хозяйственных операций. Они отражают факт выполнения условий сделок.
Сделками же являются договоры, соглашения и иные аналогичные документы (далее – договор).
ПУД можно рассматривать как договор в случаях, когда договор между сторонами не заключен, а ПУД содержит все существенные условия договора.
Вместе с тем в таких случаях ПУД не только выступают в качестве договора, но и являются первичными учетными документами, подтверждающими факт совершения хозоперации.
Следовательно, требования, установленные законодательством для ПУД, как в случаях, когда ПУД не является договором, так и в случаях, когда он является таковым, должны соблюдаться.
Далее мы рассмотрим, какие требования предъявляются законодательством к ПУД и позволяют ли они проставлять в ПУД факсимильную подпись.
В настоящее время порядок оформления ПУД установлен Законом N 57-З от 12.07.2013 «О бухгалтерском учете и отчетности».
Статьей 10 данного закона предусмотрено, что каждый ПУД должен содержать в числе иных сведений подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления. При этом в законе не уточнено что имеется в виду под подписями.
По нашему мнению, слово «подписи» здесь следует понимать, как именно собственноручные подписи. Факсимильные же подписи собственноручными не являются, это лишь аналог подписи. Такой вывод следует из п. 2 ст. 161 ГК. В данной норме факсимильное воспроизведение подписи отнесено именно к аналогам подписи.
Иные нормы закона и иного законодательства, например, Инструкции о порядке заполнения ТТН и ТН, утв. Постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58 , также не предусматривают возможность проставления аналога подписи в виде факсимильного ее воспроизведения в ПУД.
Отметим, что есть практика квалификации контролирующими органами ПУД, пописанных факсимильной подписью, в качестве не имеющих юридической силы. Последствиями такой квалификации может быть доначисление налогов, уплата пени за их недоплату, привлечение организации и ее должностных лиц к административной ответственности.
Квалификация ПУД, подписанных факсимильной подписью, в качестве не имеющих юридической силы не является бесспорной. Однако, во избежание споров с контролирующими органами и судебных разбирательств, не рекомендуем оформлять ПУД с использованием факсимильного аналога подписи.
Отметим, что некоторым организациям разрешено оформлять ПУД путем факсимиле. Однако, в законодательстве их такое право прямо не закреплено. На практике, такое право предоставляется определенным организациям, например, письмами Минфина. К таким организациям относится лишь небольшой круг организаций.
По имеющейся у нас информации – это, например, операторы сотовой связи, Белтелеком.
В случае, если организация направляет Вам ПУД с факсимильной подписью, рекомендуем до принятия их к учету запросить у этой организации документ (письмо Минфина или иной документ), который подтверждает ее право на такое оформление.
Приведенные обоснования и выводы применимы как к ТТН и ТН, так и к актам передачи имущественных прав, актам выполненных работ, оказанных услуг.
Это связано с тем, что требование об обязательном включении в ПУД подписей ответственных лиц являются общими, то есть должны применяться независимо от вида ПУД. Иное может быть предусмотрено Президентом.
Однако, в отношении указанных видов ПУД иное не предусмотрено.
Отметим, что некоторые специалисты высказывают мнение, что использование факсимиле в ПУД является правомерным, если стороны заключили соглашение об этом, например, включили соответствующее условие в договор. Однако, мы не рекомендуем руководствоваться этим на практике, поскольку, как мы указали выше, требования законодательства к ПУД не позволяют использовать в них факсимильные подписи.
Вывод: Законодательство допускает использование факсимильной подписи при совершении сделок, если стороны заключили об этом соответствующее соглашение. При этом, по нашему мнению, данное соглашение должно быть заключено в письменной форме путем собственноручного подписания его сторонами.
В ПУД допускаются только собственноручные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозоперации и (или) правильность ее оформления.
Это связано с тем, что ПУД – это документ, который предназначен для подтверждения факта совершения хозоперации и должен соответствовать требованиям Закона о бухучете об обязательном включении в него подписи.
Факсимильная подпись, по сути, не является подписью, а является ее аналогом. Следовательно, подписание ПУД факсимильными подписями не допускается.
Источник: https://ilex.by/faksimile-v-dogovorah-i-pud/
Факсимильная подпись: какие документы можно подписывать, а какие нельзя?
9 августа 2016
ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОДПИСЫВАТЬ ФАКСИМИЛЕ?
Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись.
Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны.
Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Гражданско-правовые сделки
Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора.
Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы.
Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.
Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.
Документы бухгалтерского и налогового учета
Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя.
Согласно законодательству о бухгалтерском учете: первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц.
Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.
Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия.
Налоговый кодекс РФ не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.
Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет
Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах.
Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.
Источник: https://xn--b1alahvidfj0j.xn--p1ai/na-zametku/faksimilnaja-podpis-kakie-dokumenty-mozh.html
Загрузка...
