Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — все о налогах

Возврат от подотчетного лица

Возврат подотчетных сумм в кассу — процедура общеизвестная, но ее актуальность в наши дни снижается. Да и не на каждом предприятии существует касса и осуществляются кассовые расчеты.

Возвратить неизрасходованные полностью деньги (выданные на хознужды, командировочные расходы, др.) сотруднику удобнее не в кассу, а на расчетный счет организации работодателя.

Как это сделать, расскажем в статье.

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа».

Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО.

Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Материалы по теме

Новый порядок оформления подотчетных сумм. Разъяснения ЦБ РФ

Что делать с комиссией за перевод?

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Материалы по теме

Минфин разрешил перечислять подотчетные суммы на ГСМ на банковские карты

Источник: https://agentsovetnik.ru/vozvrat-ot-podotchetnogo-lica/

Бухгалтерская справка на возврат неиспользованного аванса сотрудником на расчетный счет

Зарплата менеджера за июнь составила 24 тыс. руб. Бухгалтер может удержать максимум: (24 — 24 х 0,13) х 0,2 = 4,176 тыс. руб. Невозвращенный остаток превышает эту сумму. Поэтому удержания осуществляются в полном объеме. Если сотрудник отказывается возвращать остаток суммы добровольно, то придется обращаться в суд.

В таком случае издержки предприятия возрастут как минимум на величину уплаты госпошлины. Но чтобы у судьи не возникало лишних вопросов, необходимо заранее сроки и порядок подачи документов об использовании средств сотрудниками предприятия прописать в отдельном приказе руководителя и закрепить в учетной политике организации.

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно.

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.

Значит, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, организация обязана исчислить, удержать с физического лица и уплатить сумму налога.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Налогообложение производится по ставке 13%. Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание НДФЛ. На основании п. 3 ст. 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом обложения ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Возврат суммы неиспользованного аванса

Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Операция Дебет Кредит Сумма, рублей Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту 0 208 34 560 0 201 11 610 10 000,00 Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета 0 105 36 340 0 208 34 660 9500,00 Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер 0 201 34 510 0 208 34 660 500,00 Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными 0 210 03 560 0 201 34 610 500,00 Денежные средства внесены на расчетный счет 0 201 11 510 0 210 03 660 500,00 Возврат на расчетный счет Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами.

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет: бухгалтерские проводки

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице. ВАЖНО! Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет Как отражается в бухучете сумма возврата взятых под отчет денежных средств Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает Итоги Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

Источник: https://vip-real-estate.ru/2018/05/06/buhgalterskaya-spravka-na-vozvrat-neispolzovannogo-avansa-sotrudnikom-na-raschetnyj-schet/

Как отразить в учете возврат неизрасходованных подотчетных сумм

1 Срок возврата
2 Внесение в кассу
3 Бухучет
4 Чек ККТ
5 Налоги

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы.

Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан.

По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug

Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды

8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п.

4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

Дебет 50 Кредит 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

Чек ККТ

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?

Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно.

Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.).

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

11 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

14 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 50 Кредит 71
– 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Налоги

На расчет налогов возврат сотрудниками неизрасходованных подотчетных сумм не повлияет. Это связано с тем, что подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят:

при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;

при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Источник: https://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_otrazit_v_uchete_vozvrat_neizraskhodovannykh_podotchetnykh_summ/59-1-0-1525

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы. Авансовый отчет :

Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы.

Суть

По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др.

Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру. Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру.

Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

БУ

Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71. Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход.

По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу. Учет всех сумм ведется в журнале-ордере. Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов.

Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств. Рассмотрим основные проводки.

ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.

Основания

С 2015 года подотчетные суммы можно выдавать не только сотрудникам организации, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись.

Проверка

Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами. Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя.

Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен.

Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг.

Предоставление средств

Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника. Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств.

В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков.

Пример

Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ.

Из кассы предприятия 25.04.16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров. В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-podotchetnye-summy-naznachenie-vydacha-vozvrat-neispolzovannoj-summy-avansovyj-otchet.html

Израсходованы денежные средства подотчетным лицом проводка

Выдача подотчет — проводки зависят от того, откуда выдаются денежные средства:

выдача денежных средств из кассы отражается проводкой Дт 71 Кт 50;
если деньги выданы с расчетного (валютного) счета, то вместо Кт 50 используется Кт 51 или Кт 52.

Списание задолженности подотчетного лица происходит в зависимости от целевого назначения выданных денежных средств:

если деньги были выданы на хозяйственные нужды: Дт 26 Кт 71;
если это командировка, то списание производится записью Дт 26 (44) Кт 71;
если покупка товаров, материалов: Дт 41 (10) Кт 71;
если после использования денег у подотчетного лица остается излишек, то возврат денег в кассу отражается записью Дт 50 Кт 71.

Подробнее об этом см. статью «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов.

Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов.

Prednalog.ru

ВажноЕсли подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых. Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94.

Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

ВниманиеНеизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71, данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в этой статье).

Если деньги выданы на командировку Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в этой статье.

При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч.

Бухгалтерский счет 71. учет расчетов с подотчетными лицами

Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют «зарплатные» налоги.

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника.

При этом необходимо соблюдать следующие условия:- решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;- размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;- необходимо получить письменное согласие работника.Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71:Дебет 71 Кредит 50- выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Пример. Организация в марте 2011 г.

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

Д-т К-т Содержание хозяйственной операции 10 71 Поступили на склад материалы, купленные подотчетным лицом 20 71 Оплата расходов для нужд основного производства через подотчетных лиц 41 71 Поступили товары на склад , приобретенные через подотчетное лицо.

50 71 Неиспользованные подотчетные денежные средства внесены в кассу организации 99 71 Списана задолженность подотчетного лица по причине возникновения обстоятельств непреодолимой силы Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск! Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

Выданы в подотчет денежные средства — проводка

Как его оформить, читайте в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2016». Шаг 2. Работник пишет заявление на получение денег под отчет.

Образец такого заявления см. в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2015–2016 гг.». Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму.

Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. Авансовый отчет нужно составить в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п.

Источник: https://territoria-prava.ru/izrashodovany-denezhnye-sredstva-podotchetnym-litsom-provodka/

Возврат неизрасходованного подотчета

Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить если фирма временно не работает с 2013г ( когда заработает неизвестно), а у генерального директора остались неизрасходованные подотчетные деньги.

Можно ли деньги сдать в кассу организации? Если можно, то сколько времени деньги могут храниться в кассе организации и не будет ли это нарушением кассовой дисциплины? Либо директор должен что-то приобрести на эти деньги (что наверное не совсем правильно- ведь организация пока не работает).

По общему правилу, если деньги выданные подотчет не потрачены, сотрудник, в частности директор, обязан вернуть их в кассу организации в установленный срок (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П).

Если установленные сроки прошли, а сотрудник так и не вернул деньги, вся сумма выданного аванса переходит в разряд просроченной дебиторской задолженности.

Таким образом, независимо от того, что в настоящее время организация не ведет деятельности, директор может сдать неизрасходованные подотчетные деньги в кассу. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер.

На расчет единого налога сумма неизрасходованного подотчета никак не повлияет. Однако следует учитывать, что если в течение отчетного периода у организации было движение денежных средств по кассе, она не вправе сдавать единую (упрощенную) налоговую декларацию.

В связи с принятием нового порядка ведения кассовых операций малые предприятия могут не устанавливать лимит остатка в кассе и хранить наличные без ограничений. Такая льгота предусмотрена абзацем 10 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

То есть организация, которая относится к малому предприятию не обязано устанавливать и соблюдать лимит кассы, а значит, обязанности по сдаче выручки в банк у нее также нет. Поэтому организация может хранить в кассе наличные в любой сумме и неограниченный период времени.

Решение не устанавливать лимит можно оформить соответствующим приказом.

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы организации и предприниматели разрабатывают самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Обоснование

Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

Срок возврата

С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Главбух советует: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

В коммерческих организациях

Дебет 50 Кредит 71
– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

Чек ККТ

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек (

Нет, не нужно.

Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм в коммерческой организации

11 апреля секретарь ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

11 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

14 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 50 Кредит 71
– 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм в государственном (муниципальном) учреждении

Налоги

при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;
при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Источник: https://www.26-2.ru/qa/117973-vozvrat-neizrashodovannogo-podotcheta

Возврат подотчетных сумм

Возврат подотчетных сумм – процедура, с которой приходится сталкиваться многим организациям. Такая ситуация происходит тогда, когда подотчетным лицом после выдачи ему денежных средств предприятием не расходуются все имеющиеся финансы.

В этом случае уполномоченный сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму в кассу и представить бухгалтерский отчет о проделанных расходах.

Но как вернуть подотчетные деньги? И какие подводные камни могут встретиться на пути предприятия? Обо всем по порядку в статье.

Об образовании дебиторской задолженности и ее размере сотрудник должен быть официально извещен. Подответное лицо может как согласиться с предъявленным вердиктом, так и попытаться опровергнуть его.

Возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм осуществляется не позднее 3 суток с момента окончания периода, установленного для возврата аванса под отчет (согласно УБР № 3210-У, п. 6.3).

Это правило применимо только к возврату наличных сумм. Для безналичного расчета руководитель учреждения обязан установить расчетный порядок с подотчетными лицами самостоятельно.

Кроме того, оба процесса фиксируются в нормативных документах предприятия.

Полученные деньги от подответного сотрудника отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет счета 50, кредит счета 71 – возврат финансов в кассу учреждения.
Дебет 52, кредит 71 – возврат сверх выданных финансов на валютный счет организации.
Дебет 94, кредит 71 – запись о долге подотчетного лица в случае невозврата неизрасходованных средств.
Дебет счета 51, кредит счета 71 – возврат излишне выданной суммы на банковский счет фирмы.

Для безналичного расчета руководитель учреждения обязан установить расчетный порядок с подотчетными лицами самостоятельно.

Кроме наличного возврата средств, а также возврата денег на валютный и рублевый счет, возврат денег подответным лицом возможен и на расчетный счет учреждения.

В этом случае нужно сделать запись в нормативных бумагах предприятия о допустимости возврата излишних подотчетных сумм на расчетный счет фирмы.

Помимо этого, уполномоченный сотрудник должен обозначить назначение платежа при переводе как возврат подотчетных сумм. Это поможет избежать проблем с налоговой инстанцией.

Бывают ситуации, когда подответный сотрудник увольняется, так и не вернув подотчетную сумму в кассу предприятия. В случае, когда с сотрудником не был произведен итоговый расчет, можно удержать сумму задолженности из его заработной платы.

Данный момент оговаривается с сотрудником и его руководителем, и только при согласии обеих сторон допускается удержание долга из зарплаты. Согласие сотрудника на такую сделку должно фиксироваться в заявлении подотчетного лица. Заявление имеет силу лишь месяц с момента его написания.

В этот период руководитель фирмы должен принять решение об удержании финансов из зарплаты. Если решение не принимается в срок, погашение задолженности происходит только через суд.

Кроме того, операция по удержанию средств отражается в бухучете следующей проводкой – дебет счета 70, кредит счета 71 (списание остатка авансовой суммы в качестве выплаты зарплаты). Однако данная сумма не должна превышать 20% оклада (согласно ТК РФ, ст. 138).

Если же уволенным сотрудником уже была получена зарплата либо он не согласен с размером удержанных финансовых средств, взыскание задолженности производится через суд.

Согласно ТК РФ, ст. 243, п. 2, за подотчетные деньги, в частности неизрасходованный остаток, уполномоченный работник несет материальную ответственность. В случае невозврата излишне выданных средств бухгалтер признает недостачу, а работник теряет статус подответного лица.

После выявления недостачи предприятие должно провести инспекцию для определения причин ее возникновения. Сотрудник обязан предоставить объяснение о причине невозврата излишней суммы в письменном виде. Если по тем или иным соображением работник отказывается отчитываться о недостаче, уполномоченным специалистом составляется отвечающий требованиям акт согласно ст. 247 ТК РФ.

Руководителю необходимо знать, что возврат неизрасходованных подотчетных сумм обязательно должен сопровождаться соответствующими проводками в бухучете во избежание проблем с налоговым органом.

Кроме того, не стоит забывать, что заявление сотрудника – это основание для удержания задолженности из его заработной платы. При отсутствии такого документа руководитель не имеет права удерживать долг из оклада работника.

В противном случае ответственное лицо может понести за это наказание. Зная эти особенности возврата, можно избежать многих трудностей в этом деле.

Источник: https://zhazhda.biz/base/vozvrat-podotchetnyh-summ

Порядок предоставления денег в подотчет и возврата остатка подотчетных сумм

Сотрудник, которому выдали деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в установленные сроки и при необходимости сдать остаток подотчетных сумм в кассу.

Т.к. в законодательстве Российской Федерации никаких ограничений о длительности срока, на который выдаются деньги в подотчет нет, то руководитель организации имеет право самостоятельно назначить сроки возврата подотчетных сумм. Например, несколько дней, месяц, квартал и т.д. В общем случае: в соответствии

с п.4.4 гл.4 «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011г.

(далее Положение), подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней по истечении утвержденного руководителем предприятия срока, на который выдаются деньги, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет по израсходованной подотчетной сумме.

Пример. Офис-менеджер ООО «Березка» И.В.Беликова 1 марта 2013 года получила в кассе организации 2000 руб. в подотчет на оплату ремонта принтера. В резолюции руководителя на заявлении о предоставлении денег в подотчет указано, что деньги выданы ей на 20 дней. Т.о. срок, на который Беликовой выданы подотчетные деньги, истечет 20 марта 2013года.

В течение трех рабочих дней, то есть не позднее 23 марта 2013года, Беликова должна будет представить в бухгалтерию авансовый отчет.

На практике работник из полученных денег в подотчет может оплатить хозяйственные расходы предприятия в меньшей сумме, чем та, которую ему выдали, либо в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги в подотчет, не осуществить и не оплатить никаких хозяйственных расходов. В первом случае работник составляет и предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет и производит окончательный расчет, т.е. возвращает остаток подотчетных сумм. Во втором случае работник возвращает в кассу остаток подотчетных сумм и авансовый отчет не составляет.

Вполне возможна ситуация, когда работник не отчитывается в установленный срок по подотчетным суммам и уходит в отпуск.

Ситуация1. Работник не отчитался в установленный срок ушел в отпуск, после окончания отпуска вышел на работу.

В этом случае, когда он вернется с отпуска, предельный срок, установленный руководителем, для отчета, может закончиться. Налоговых последствий по НДФЛ данная ситуация не несет, т.к.

право собственности на полученную в подотчет сумму к работнику не переходит и данные подотчетные деньги его доходом являться не будут. (ст.41 и ст.210 НК РФ).

После выхода сотрудника на работу необходимо потребовать, что бы он отчитался за неиспользованные подотчетные деньги и остаток подотчетных сумм сдал в кассу.

Пока сотрудник не отчитается по ранее полученным средствам и не вернет остаток неиспользованного аванса, ему нельзя выдавать новые суммы под отчет согласно Положению о порядке ведения кассовых операций.

Если сотрудник не возвращает деньги добровольно, то организация может вернуть их путем принятия решения об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При этом должно выполняться условие, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания ( ч.3 ст.137 Трудового кодекса).

Решение оформляется, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. В данной ситуации лучше руководствоваться Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0.и получить письменное согласие работника на удержание.

При этом ст.138 Трудового Кодекса РФ ограничивает размеры удержания до 20% от заработной платы работника. Поэтому неизрасходованные подотчетные суммы будут удерживаться ежемесячно при каждой выплате заработной платы работнику, пока не будут погашены полностью.

Пример.Прораб ООО «Стройинвест» П.Н. Кузьмин получил 20 января 2013 г. в подотчет 6000 руб. на приобретение инструмента. Согласно распоряжения руководителя деньги выданы на срок 10 дней.Согласно п. 4.

4 Положения отчитаться по израсходованным суммам следует в течение трех рабочих дней. Таким образом, сдать авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО «Стройинвест» Кузьмин должен до 1 февраля 2013 г. включительно. 27 января 2012 г.

Кузьмин приобрел необходимый инструмент. В бухгалтерию он сдал авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек на сумму 4500. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1500 руб.

(6000-4500) Кузьмин добровольно не вернул, а 28 января ушел в отпуск на 14 календарных дней. После выхода из отпуска деньги так же не были им возвращены.

16 февраля руководитель организации издал приказ об удержании 1500 руб. неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы Кузьмина. Кузьмин дал свое письменное согласие, что не оспаривает размера и оснований удержания из заработной платы.

Заработная плата Кузьмина за февраль составила 20000 руб. Т.к. 1500 руб. меньше чем 20% заработной платы Кузьмина за февраль (20000*20%= 4000руб.

), то из февральской заработной платы Кузьмина удержания неиспользованных подотчетных сумм были произведены в размере 1500 руб.

Решение об удержании из заработной платы работника остатка подотчетных сумм руководитель может принять только в течении месяца.

Если руководитель пропустил этот срок или сотрудник не согласен с основанием и размерами удержания и сумма превышает среднемесячный заработок сотрудника, то в этом случае организации на основании ч.2 ст.248 ТК РФ может вернуть деньги только через суд.

Обратиться в суд с иском о взыскании долга с работающего сотрудника можно в течение одного года со дня, когда этот сотрудник обязан был отчитаться за полученные деньги в подотчет ( ч. 2 ст. 392 ТК РФ ).

Конечно, работник может и сам обратиться к руководителю с заявлением об удержании из зарплаты долга по подотчетным суммам.

В этом случае размер задолженности не важен, то есть сумма долга, удерживаемого из зарплаты, может превышать средний месячный заработок сотрудника.

В этом случае нарушений положений статьи 248 Трудового Кодекса РФ не произойдет. Так же работник имеет право попросить об отсрочке или рассрочке платежа.

Ситуация 2. По окончании отпуска работник уволился, не погасив долг по подотчетным суммам.

Возможна ситуация, когда все расчеты с увольняющимся работником уже произведены, а его задолженность выявлена после окончательного расчета, поэтому организация не может удержать сумму долга по подотчетным суммам из его зарплаты. В данной ситуации взыскать задолженность с бывшего сотрудника работодатель сможет только через суд. Если работник устроился на другую работу, то погашать задолженность он будет по исполнительному листу.

Механизм возврата задолженности через суд достаточно сложный, затратный и не гарантирует организации положительного для нее решения. Поэтому достаточно часто при небольшой сумме долга организации отказываются от ее взыскания, т.е. «прощают» работнику долг.

Статья 415 Гражданского Кодекса РФ предусматривает такой вариант освобождения должника от лежащих на нем обязательств. Так как ГК РФ не содержит специальных требований к форме прощения долга, то обычно такое решение оформляется приказом или распоряжением руководителя организации.

Необходимо так же сообщить и бывшему работнику о том, какой долг, в каком размере и когда ему прощен.

В случае, когда организация не производит «прощения» долга и пытается его вернуть, то данная задолженность отражается в бухгалтерском учете организации. По окончанию срока исковой давности задолженность работника признается безнадежной к взысканию и списывается на финансовые результаты деятельности организации. Затем такая задолженность отражается за балансом в течении пяти лет.

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые бывший сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из п. 2 ст. 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).

Пример.ООО «Стройинвест» выдало в подотчет 10 июня 2012г. завхозу И.И.Петрову 8000руб. на покупку хозяйственного инвентаря. Согласно, распоряжения руководителя подотчетные деньги на срок я на срок 30 дней.20 июня Петров уволился и по подотчетным суммам не отчитался, денежные средства в кассу предприятия не вернул.

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые Петров не вернул, ООО «Стройинвест» начало отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги, — с 9 июля 2012 г.9 июня 2014 г. ООО «Стройинвест» закончит отсчитывать срок исковой давности при отсутствии причин для его прерывания и признает задолженность безнадежной к взысканию.

Удержание НДФЛ с уволившегося сотрудника.

Организация признается на основании ст.226 Налогового кодекса РФ налоговым агентом по НДФЛ, и при увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса она обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет.

Для этого она должна предпринять все меры, предусмотренные действующим законодательством для возвращения денежных средств, которые были выданы работнику подотчет.

В случае, когда это оказалось невозможным: например, с истечением срока исковой давности; принятием организацией решения о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения о прощении долга.

Если организация не может удержать исчисленную у бывшего работника сумму НДФЛ, то в соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

Учитывая все вышеизложенное рекомендую организациям регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам.

При выявлении просроченной задолженности требовать от работника в срочном порядке сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы, либо если авансовый отчет сдан, а излишки денежных средств нет, то сдачу денежных средств в кассу.

При начислении отпускных желательно проверять состояние расчетов с данным работником по подотчетным суммам и принимать соответствующие меры.

You have no rights to post comments

Источник: https://galinaguselnikova.ru/bukhgalterskij-uchet/25-rabotnik-uvolilsya-i-ne-rasschitalsya-za-podotchetnye-dengi

Расчет по подотчетным суммам с работником

Источник: журнал «Главбух»

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано.

Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить (ст. 22 ТК РФ, Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:

сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы.

Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО-2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения

Да, можно.

Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска

Да, можно.

Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, необязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск

Да, можно.

После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель.

Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней после того, как сотрудник представил отчет в бухгалтерию.

Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска.

Такой вывод позволяют сделать Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Бухучет

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Пример

Секретарь ООО «Альфа» Иванова Е. В. приобрела для организации канцтовары. На эти цели 30 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб.

(на эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки), где выделен НДС в сумме 320,34 руб., счет-фактура отсутствует). 31 марта руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой.

3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 – 2000). Расчет по подотчетным суммам бухгалтер «Альфы» отразил так.

30 марта:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

31 марта:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 1779,66 руб. (2100 – 320,34) – получены канцтовары, купленные сотрудницей на подотчетные деньги;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– 320,34 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19

– 320,34 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации.

3 апреля:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 100 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных ей под отчет.

Налоги и взносы. Возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда.

Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Поэтому независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:

НДФЛ (ст. 209 НК РФ);
взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Деньги, выплаченные сотруднику в порядке возмещения перерасходованных подотчетных сумм, войдут в состав расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. Разумеется, для этого нужно подтвердить их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

На расчет единого налога при упрощенке с доходов и на расчет ЕНВД возмещение сотруднику перерасходованных подотчетных сумм не влияет, поскольку организации, применяющие эти спецрежимы, вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того, как организация компенсировала ему перерасход

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод учета применяет организация при расчете налога на прибыль.

Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то момент компенсации сотруднику перерасхода для признания затрат по приобретенным товарам (работам, услугам) не важен. Расходы признавайте в период их осуществления. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Если организация рассчитывает налог на прибыль кассовым методом, то расходы считаются понесенными только после их фактической оплаты.

Оплатой товаров (работ, услуг) признается прекращение встречного обязательства приобретателем перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой товаров (работ, услуг).

Каких-либо особенностей в случае приобретения товаров (работ, услуг) через сотрудника (представителя) организации статьей 273 Налогового кодекса РФ не установлено Таким образом, при оплате товаров (работ, услуг) подотчетником происходит погашение задолженности перед продавцом.

Однако, как разъясняют сотрудники Минфина России до возмещения подотчетнику перерасхода нельзя считать, что эти расходы оплачены именно организацией-приобретателем (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода.

Следовательно, для признания расходов в налоговом учете необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога по упрощенке (доходы минус расходы) стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того, как организация компенсировала ему перерасход

Нет, нельзя. При расчете единого налога при упрощенке организация вправе признать расходы только после их фактической оплаты. Оплатой товаров (работ, услуг) признается прекращение встречного обязательства приобретателя перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой товаров (работ, услуг).

Об этом сказано в пункте 2статьи 346.17 Налогового кодекса РФ. Как разъясняют сотрудники Минфина России, до возмещения подотчетнику перерасхода нельзя считать, что эти расходы оплачены именно организацией-приобретателем (п. 2 ст. 346.16, п.

1 ст. 252 НК РФ). Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода.

Следовательно, при расчете единого налога при упрощенке для признания расходов нужно, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход.

Ситуация: какие налоги (взносы) нужно начислить (удержать), если организация возместит подотчетному лицу расходы при отсутствии оправдательных документов

На расчет налога на прибыль, единого налога при упрощенке и ЕНВД возмещение сотруднику подотчетных сумм при отсутствии оправдательных документов не влияет (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

С подотчетных сумм, возмещаемых сотруднику, удержите НДФЛ. Такие выплаты при отсутствии оправдательных документов расцениваются как его доход, то есть являются источником экономической выгоды (ст.

41, 209 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861). Эту позицию поддерживают и арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 2 мая 2006 г.

№ Ф09-2757/06-С2).

При решении вопроса о начислении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование нужно учитывать следующее.

С одной стороны, возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. По смыслу части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ такие выплаты не включаются в расчетную базу по взносам.

Вместе с тем при проверке контролирующие ведомства могут расценить их как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А значит, подотчетные суммы организация должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст.

7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В сложившейся ситуации организации следует самостоятельно принять решение по вопросу начисления страховых взносов на суммы компенсации расходов, не подтвержденных оправдательными документами.

Есть аргументы, позволяющие не удерживать НДФЛ с сумм, возмещаемых подотчетному лицу, при отсутствии оправдательных документов. Они заключаются в следующем.

Подотчетные суммы, израсходованные сотрудником на хозяйственные нужды организации, не остаются в его распоряжении. Следовательно, не признаются его доходом для целей главы 23 Налогового кодекса РФ и не облагаются НДФЛ.

Такую точку зрения поддерживают некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 9 июня 2008 г. № 7332/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 мая 2009 г.

№ А33-6849/2008-Ф02-1857/2009, ФАС Уральского округа от 20 февраля 2008 г. № Ф09-516/08-С2).

Как принять неизрасходованную часть суммы

Общие правила. Срок, в течение которого сотрудник должен вернуть неизрасходованные суммы, полученные под отчет, составляет три рабочих дня. С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Порядке ведения кассовых операций не прописан.

По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Поэтому в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами. К тому же это в интересах самой компании.

Ситуация: что делать, если служебные поездки работника следуют одна за другой

Бывает, что подотчетник, не успевая выйти на работу после одной командировки, сразу же уезжает в другую. Тут возникает два вопроса. Можно ли выдать деньги на вторую поездку, если сотрудник не успел рассчитаться по первому авансу? И может ли сотрудник отчитаться за первую командировку уже после того, как вернется из последующей поездки – то есть позже чем через три рабочих дня?

Ответим по порядку. Если заранее известно, что подотчетник не успеет между поездками выйти на работу, можете выдать ему деньги сразу на обе командировки. Кассовый порядок поступать так не запрещает. Главное, чтобы за сотрудником не числилось долга по предыдущим подотчетам. При этом оформите общий расходник. А работник, вернувшись из последней поездки, заполнит один авансовый отчет.

Переходим ко второму вопросу. Руководство вправе принять решение о том, что в день приезда из первой командировки и отъезда во вторую подотчетник на работу не выходит (п. 4 Положения о командировках, утвержденного постановлением от 13 октября 2008 г. № 749).

Тогда сотрудник сможет отчитаться уже после возвращения из второй поездки – после выхода на работу. И трехдневный срок он при этом не нарушит.

То же самое можно сказать и про ситуацию, когда подотчетник вернулся из одной командировки, например, в пятницу. А уехал в другую – в понедельник или выходные. Раз на работу он не выходил (опять же по приказу руководителя), то отчитаться за первую командировку не мог. Все сроки соблюдаются.

А если между командировками сотрудник все-таки отрабатывает хотя бы день? Тогда в этот же день ему надо успеть отчитаться по поездке, из которой он вернулся накануне. И при этом вернуть в кассу неиспользованный остаток денег.

Либо оформите возврат и тут же выдайте деньги в счет второй командировки.

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите так:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен в Инструкциии к Плану счетов (счет 71).

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек

Нет, не нужно. ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится.

Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек никаких оснований нет. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Налоги и взносы. На расчет налогов возврат сотрудниками неизрасходованных подотчетных сумм не повлияет. Это связано с тем, что подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят: