Как командированный работник должен подтвердить оплату с корпоративной банковской карты — все о налогах

Что такое корпоративная карта для юридических лиц

Как у крупных предприятий, так и у представителей малого и среднего бизнеса зачастую возникают расходы, связанные с предпринимательской деятельностью, ведь без них нормальное функционирование бизнеса просто невозможно.

Причем все расходные и приходные операции должны тщательно отслеживаться бухгалтерами и отражаться в отчетных документах. А, например, в крупных предприятиях его руководителю приходится финансировать несколько отделов, которые производит оплату за те или иные товары и услуги.

Именно для удобства расчетов банки предлагают корпоративные карты. Далее, пойдет речь о том, что такое корпоративная карта для юридических лиц.

Что это такое

Корпоративная банковская карта юридического лица – это, простыми словами, банковский пластик, привязанный к расчетному счету предпринимателя.

По сути, он физически мало чем отличается от привычных для нас пластиковых карт, но тем не менее, имеет несколько своих особенностей, а также свое особое назначение.

С помощью корпоративной карты сотрудники имеют возможность оплачивать товары и услуги для нужд предприятия в России или за ее пределами.

Зачем предприятию оформлять банковский платежный инструмент? На самом деле, это неотъемлемый платежный инструмент, ведь любая компания практически каждый день производит какие-либо расходные операции, причем каждая из них сопровождается большим документооборотом, что затрудняет работу бухгалтера. Платежная банковская карта, привязанная к расчетному счету юридического лица, позволяет упростить систему расчетов и более эффективно отслеживать все расходы.

Кстати, нельзя не отметить тот факт, что предприниматель может выпустить несколько неименных банковских карт для нескольких сотрудников, при этом каждая карточка будет привязана к одному главному счету, а при осуществлении расходных операций средства будут списаны с общего расчетного счета юридического лица. Кроме того, руководитель может установить на каждую отдельную карточку определенный лимит.

Сто такое корпоративная карта: определение

Для чего используют платежный пластик юридические лица

Причина для оформления платежных карт у каждого предприятия, несомненно, своя. Но все же использование корпоративных банковских карт может потребоваться в следующих случаях:

расходы командированных сотрудников;
представительские траты;
оплата услуг коммунальных служб;
расчет с поставщиками;
оплата канцтоваров;
оплаты иных услуг, связанных с хозяйственной деятельностью.

Как видно, корпоративная карточка – универсальный инструмент, с помощью которого можно оплачивать товары и услуги. То есть, по сути, это тот же платежный инструмент, которым пользуется большинство физических лиц, но только корпоративные карты предназначены для оплаты не личных нужд сотрудников, а хозяйственных нужд предприятия.

Корпоративная кредитная карта: особенности обслуживания

Спектр финансовых услуг банков довольно широкий, причем как для физических, так и для юридических лиц, соответственно, каждый предприниматель по собственному желанию может оформить дебетовую карточку или кредитную. Соответственно, дебетовая более простая в оформление ведь на ней не предусмотрен кредитный лимит соответственно все расходы будут осуществляться в рамках баланса расчетного счета предпринимателя.

Корпоративная кредитная карта оформляется по личному заявлению юридического лица. Карточка с кредитным лимитом позволяет оплачивать текущие расходы предприятия за счет кредитных средств банка.

Кредитный лимит устанавливается финансовым учреждением для каждого клиента индивидуально, в расчет берется средний оборот за расчетный период.

Соответственно кредитный лимит не может превышать размер ежемесячных поступлений насчет карты.

Оформление корпоративной карточки

Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет.

Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями.

Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.

Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт.

Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.

Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.

Особенности использования

Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:

список разрешенных операций по пластиковой карте;
лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей;
сроки, в течение которых сотрудник использует платежный инструмент;
порядок и сроки предоставления отчета за расходные операции;
список документов, которые сотрудник обязан предоставить в качестве отчета за расходы;
предоставление расписки о защите данных доступа карточному счету (сохранение ПИН-кода в тайне);
ответственность за нарушение правил положения.

Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы.

С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов.

Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.

И, наконец, особое внимание обратить на то, что сотрудники компании обязаны предоставлять полный отчет о произведенных расходах. К учетным документам можно отнести накладные, кассовые чеки, товарные чеки, документы, которые будут свидетельствовать о целевом использовании денежных средств.

Кстати, с платежной карты не запрещено снимать наличные единственный нюанс в том, что за использование этих средств также нужно предоставить полный отчет в виде платежных поручений, кассовых и товарных чеков.

Те сотрудники, который ненадлежащим образом использовали денежные средства должны быть наказаны следующим образом, сумма средств, за которые не поступил отчет в бухгалтерию будет удержана из заработной платы сотрудника.

Использование корпоративных карт

Бухгалтерские проводки

Бухгалтер должен тщательно отслеживать все приходные и расходные операции в компании. Сегодня бухгалтерский учет ведется в специализированной программе 1С. Согласно установленным правилам бухгалтерские проводки по корпоративным картам учитываются в специализированном счете номер 55. По пластиковым картам проводки будут выглядеть следующим образом:

Д-т 55.04, К-т 51 – поступление денежных средств на карте счет;
Д-т 71.01, К-т 55.04 – расходная операция;
Дт 91.02, К-т 55.04 – комиссионный сбор в кредитно-финансовой организации.

Преимущества платежных корпоративных карт

В первую очередь нужно отметить тот факт, что платежная карта – это универсальный платежный инструмент, который можно использовать на территории России и за ее пределами.

Особенно это актуально для предприятий, которые часто командируют своих сотрудников за границу.

Ведь в данном случае им нет необходимости производить обмен валюты для оплаты товаров и услуг в иностранной валюте, конвертация осуществляется автоматически.

Также у пластиковых корпоративных карт есть и другие явные преимущества:

Руководство или должностному лицу компании нет необходимости каждый раз обращаться в банк для того, чтобы получить необходимую сумму для тех или иных расходов, в том числе при оформлении командировки для сотрудников.
Обслуживание корпоративных карт обходится дешевле, нежели комиссия за получение денежных средств в банке.
Достаточно в банке открыть один карточный счет и получить несколько платежных карт для сотрудников, которые по долгу службы выполняют расходные операции на нужды компании.
Благодаря пластиковым картам легко отследить расходы сотрудников.
Произвести пополнение карточного счета можно несколькими способами, в том числе и удаленно с помощью интернет-сервисов.
С помощью банковских карт получать наличные можно в любое время суток, так как банкоматы работают круглосуточно, а вот банковские отделения по определенному графику.
При наличии корпоративной карты процедура получения денежных средств сотрудниками значительно упрощают работу бухгалтерии, для получения наличных достаточно под расписку получить пластиковую карту, процедура оформления выдачи наличных средств более длительная.
Наконец, последнее преимущество – это безопасность, ведь средства на карточном счету надежно защищены от мошеннических действий со стороны третьих лиц, их практически невозможно украсть, даже при утере карты и ей легко заблокировать и перевыпустить.

Кстати, основное преимущество карты в том, что достаточно один раз обратиться в банк и написать заявление на выпуск в будущем в течение 3 лет можно ей пользоваться без дополнительного посещения кредитно-финансовых организаций. Затем, по истечении срока действия можно заказать новый пластик.

Таким образом, для каждого предпринимателя будет очевидным для чего нужны корпоративные карты. Они позволяют тщательно отслеживать траты сотрудников, сократить время на процедуру выдачи наличных для осуществления расходных операций. Кроме того, получить банковский пластик будет просто и быстро в любом коммерческом банке.

Источник: https://znatokdeneg.ru/uslugi-bankov/plastikovye-karty/chto-takoe-korporativnaya-karta-dlya-yuridicheskih-lits.html

Загранкомандировка учет расходов по корпоративной карте

Вопрос

Ответ

Для целей бухгалтерского и налогового учета ключевым моментом является утверждение авансового отчета, поскольку именно на эту дату признаются командировочные расходы. Следовательно, до момента утверждения авансового отчета авансом являются:

— денежные средства, перечисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника;

— наличные суммы, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;

— платежи за услуги, произведенные с использованием корпоративной карты.

Корпоративные карточные счета являются специальными счетами в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках». При расчетах с использованием банковских карт составляется слип (первичный документ на бумажном носителе). Слипы и выписки банка по специальному счету являются оправдательными документами, подтверждающими командировочные расходы сотрудника.

Если организация открыла валютную корпоративную карту, остатки иностранной валюты на ней нужно переоценивать.

В налоговом учете положительные (отрицательные) курсовые разницы, образовавшиеся при переоценке имущества в виде валютных ценностей на счетах, учитываются в составе внереализационных доходов (расходов). Суммы полученных авансов пересчету не подлежат (п.

11 ст. 250, п. 5 п. 1 ст. 265, пп. 7 п. 4, п. 8 ст. 271, пп. 6 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ). В бухучете положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникающие при пересчете, включаются в состав прочих доходов (расходов) (п. п. 3, 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). По общему требованию п. 10 ст.

272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, нужно пересчитать в рубли по официальному курсу Банка России на дату признания соответствующего расхода.

При выплате аванса расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс).

В бухучете действует аналогичный порядок пересчета командировочных расходов в рубли (п. 9 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

При перечислении средств на карточные счета составляется проводка:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» Кредит 51 «Расчетные счета» (52 «Валютные счета») — перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного (валютного) счета.

На основании акта приемки карты отражается ее передача работнику организации:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами по выданным денежным документам», Кредит 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» — выдана корпоративная карта работнику.

При возврате карты работником в бухгалтерию производится запись:

Дебет 50/3 Кредит 71 — работником возвращена корпоративная банковская карта.

При открытии банковской карты в валюте следует помнить требования ПБУ 3/2006 о необходимости переоценки иностранной валюты, находящейся на специальном карточном счете, на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности. Согласно п.

13 ПБУ 3/2006 возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета, при этом суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами).

В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются следующей записью:

Дебет 55 Кредит 91/1 — отражена сумма положительной курсовой разницы;

Дебет 91/2 Кредит 55 — отражена сумма отрицательной курсовой разницы.

Снятие денег с корпоративной карты и проведение безналичных расчетов оформляются такой корреспонденцией счетов:

Дебет 71, субсчет «Расчеты с подотчетными лицами по выданным средствам на хозяйственные расходы», Кредит 55 — работником сняты наличные средства с корпоративной карты (оплачены товары, услуги).

На дату утверждения руководителем организации авансового отчета, представленного работником, в бухгалтерском учете признаются произведенные расходы и оформляются записи:

Дебет счета учета затрат (20, 26, 44 и др.) Кредит 71 — отражена сумма расходов (командировочные, представительские и др.);

Дебет 10 «Материалы», 41 «Товары» Кредит 71, субсчет «Расчеты с подотчетными лицами по выданным на хозяйственные расходы средствам» — отражены приобретенные материалы, товары;

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71, субсчет «Расчеты с подотчетными лицами по выданным на хозяйственные расходы средствам» — отражено погашение задолженности перед поставщиком.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт, является выдаваемый банком реестр платежей или электронный журнал.

Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра.

Затем такие документы могут быть переданы организации.

Кроме того, работник организации при использовании карты в магазинах, гостиницах и прочих местах расчета получает документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.). К названным документам должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник должен представить вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию организации.

Источник: https://nalog-expert.ru/buhgalterskij-uchet/zagrankomandirovka-uchet-rasxodov-po-korporativnoj-karte/

Корпоративные карты в командировке

Отправляя сотрудника в командировку, можно выдать ему на руки не наличные, а корпоративную банковскую карту. Это намного практичнее и безопаснее. Как получить такую карточку, какие сопроводительные документы оформить, как вести учет и как контролировать расходы – об этом и многом другом расскажет наша статья.

Безналичные расчеты с использованием корпоративных банковских карт значительно упрощают учет и контроль представительских и командировочных расходов.

Бухгалтер может посмотреть подробную детализацию всех трат работника в служебной поездке, а после возвращения не возникнет проблемы пересчета и возврата неиспользованных денег или, наоборот, доплаты.

Кроме того, значительно сокращается документооборот. И кстати, фирма может использовать сразу несколько корпоративных карт для разных целей. Еще один плюс в использовании банковских карт, выпущенных на имя организации, – автоматическая конвертация в иностранную валюту на дату платежа без необходимости открытия валютного счета.

И самое важное, комиссию банка за открытие и использование карт можно списать как расходы на услуги кредитной организации (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ), а затраты подтвердить договором с банком и выпиской. Рассмотрим, как начать использование корпоративной дебетовой карты.

Разработка внутренних документов Для начала нужно разработать внутренние документы об использовании карт.

Следует создать положение о картах в компании. В документе нужно указать круг лиц, использующих «пластик», а также ответственных за расчеты. Кроме того, необходимо установить лимит расходования средств. Или же предусмотреть ограничения, но сделать это нужно в другом документе – например, в Положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов.

Далее требуется установить порядок передачи карт работникам, а также разработать систему отчетности, в том числе форму авансового отчета. Впрочем, законодательство разрешает использовать форму № АО-1. Не забудьте также создать журнал учета движения корпоративных карт.

Обратите внимание 030 122 корпоративные банковские карты были выпущены в 2015 году – сообщил Банк России.

С готовыми внутренними документами каждый работник должен быть ознакомлен под подпись. Не стоит пренебрегать инструктажем с разъяснением об ответственности и порядке отчетности при использовании денег на карте.

Заключение договора с банком Для выпуска карт нужно заключить договор с кредитным учреждением о выпуске и обслуживании карточек. В договоре будет указано, с какого расчетного счета организации производится перечисление средств.

После этого на специально выбранном счете необходимо будет установить расходные лимиты, определить и передать банку список сотрудников, имеющих право на получение и использование денег.

В соответствии с пунктом 1 статьи 86 Налогового кодекса банки открывают счета компаниям, а также предоставляют им право использовать корпоративные электронные средства только при предъявлении свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. При этом до 2 мая 2014 года о каждом вновь открытом счете фирмы обязаны были письменно уведомить инспекции в течение семи рабочих дней (в соответствии с подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ).

Согласно Федеральному закону от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ, указанные положения утратили силу.

Обязанность компании сообщать об открытии или закрытии счетов в банках и ответственность за неподачу таких сообщений в ПФР и ФСС также отменены Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 59-ФЗ.

Использование карты сотрудником После того как банк выпустит карты, их можно передать сотрудникам, направляемым в командировку.

Во время служебной поездки работник может осуществлять командировочные расходы в безналичном порядке или же снять деньги в банкомате. Отражение в кассовой книге операций в безналичном порядке не предполагается.

Хотя на практике налоговые органы на это обращают внимание и имеют совершенно другое мнение относительно отражения таких трат.

Однако суды отказывают контролерам во взыскании штрафов с организаций, поскольку деньги в кассу физически «не попадают», бухгалтерия не может их оприходовать и выдать под отчет (например, постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20 декабря 2012 года № А03-6142/2012 и Третьего арбитражного апелляционного суда от 30 января 2013 года № А33-15574/2012). Контроль за использованием карты Существуют различные способы отслеживания «безналичных» трат в командировках.

Во-первых, для предотвращения перерасхода на каждую корпоративную карту устанавливается лимит, причем не один. Ограничений может быть несколько: лимит на снятие наличных в день, ограничения на разовые расчеты в безналичной форме, лимит на операции за рубежом, запрет на использование карты в личных целях и другие.

Во-вторых, организация имеет возможность установить правило о необходимости составления работником заявления об использовании «пластика» (т. е. где, когда, в каком порядке и размере, а также для каких целей будут произведены расходы). Без такого заявления использование средств будет считаться незаконным.

В-третьих, получить отчет о расходовании денег. Как уже говорилось выше, компания может внедрить собственную форму отчета и сроки его предоставления, либо использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 (постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55).

Есть мнение, что при безналичных расчетах не требуется оформления полноценного авансового отчета, так как все расходы можно увидеть в системе Банк-Клиент.

Однако рекомендуется все-таки требовать от сотрудников предоставления документов в подтверждение расходов; к ним относятся: кассовые и товарные чеки, накладные и иные документы. К этим бумагам следует прикладывать служебную записку либо авансовый отчет.

В-четвертых, необходимо установить материальную ответственность за использование корпоративного «пластика» – например, в форме договора о полной материальной ответственности. Если работник не представил отчет и документы в подтверждение произведенных расходов, то компания может удержать потраченные средства из его заработной платы.

Сумма, использованная не по назначению, взыскивается с виновного сотрудника в соответствии со статьями 238, 241, 248 ТК РФ.

Однако это крайний случай, и перед тем как решиться на подобные меры нужно проверить, есть ли у компании необходимые доказательства ущерба, определить его сумму.

Не забывайте, что материальную ответственность работник несет в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Обратите внимание

Существуют различные способы отслеживания «безналичных» трат в командировках.

Во-первых, для предотвращения перерасхода на каждую корпоративную карту устанавливается лимит, причем не один; ограничений может быть несколько: лимит на снятие наличных в день, ограничения на разовые расчеты в безналичной форме и другие.

В заключение обратите ваше внимание на один нюанс в использовании корпоративных банковских карт. Перечислять деньги с корпоративного «пластика» на свою карту нельзя, фактически это будет считаться растратой денег компании.

Исключение составляют случаи, когда такой перевод имеет веские основания (приказ работодателя, невозможность использования корпоративной карты и т. д.) К тому же перевод средств с карты компании на свою не приветствуется налоговыми органами.

Не разрешается также передавать карту другому сотруднику-коллеге, так как ответственность за ее использование все равно несет держатель, т. е. работник, на имя которого она выдана. Бухгалтерский учет карт Корпоративные банковские карты учитываются на забалансовом счете. Расходование средств работником с корпоративной карты по экономическому смыслу представляет собой трату подотчетных средств. Поэтому бухгалтеры используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной карты, поскольку счет 73 имеет иной смысл. На нем, как правило, отражаются разовые операции: заем работнику, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.

www.buhgalteria.ru

Источник: https://lawedication.com/blog/2016/10/10/korporativnye-karty-v-komandirovke/

Какие схемы ищут налоговики, проверяя использование банковских карт

анковская карта долгое время оставалась одним из наиболее удобных и относительно безопасных для компании способов получить наличные денежные средства. Завести карту очень просто.

Банки с удовольствием открывают карточные счета всем желающим независимо от благосостояния и дохода — достаточно иметь паспорт. Держателями карт могут быть и юридические лица.

Учитывая разветвленную сеть банкоматов, снять наличные можно довольно быстро.

Однако в последнее время налоговики стали обращать пристальное внимание на операции, проводимые с использованием банковских карт. Как правило, проверяющие ищут в таких операциях признаки незаконного обналичивания денежных средств.

Банковские карты зависимых лиц редко используют для обналички

Банковские карточки, оформленные на связанное с компанией лицо (владельца, директора, работника), используют, в основном, для проведения вполне законных операций: списания средств в виде заработной платы, различных представительских и командировочных расходов.

Ведь любые переводы на карту взаимозависимого лица со счета компании обнаружат при первой же налоговой проверке, и вопросов по этим перечислениям будет предостаточно. Незаконную обналичку через такие карты на практике проводят лишь неискушенные люди.

Однако налоговики при проверке все равно ищут тут схему.

На командировочные и представительские расходы средства выдаются под отчет. А значит, получившее их лицо должно представить авансовый отчет (абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.11 № 373-П). Здесь возможны следующие варианты.

В случае обоснованности и надлежащего документального подтверждения этих расходов суммы уменьшат прибыль компании. При этом у физлиц-получателей не возникнет облагаемого НДФЛ и страховыми взносами дохода.

Налоговики же при проверке ищут случаи, когда авансовый отчет составлен, но остаток денежных средств по нему не возвращен. Либо авансовый отчет не составляется вовсе.

В первом варианте компания вправе удержать эти средства из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

Такое удержание производится не позднее одного месяца, установленного для возврата аванса (три рабочих дня с окончания срока, указанного при выдаче денег под отчет).

После этого взыскание возможно только в гражданско-правовом порядке. Срок исковой давности для такой задолженности — три года (ст. 196 ГК РФ).

Источник: https://www.NalogPlan.ru/article/2831-kakie-shemy-ishchut-nalogoviki-proveryaya-ispolzovanie-bankovskih-kart

Подтверждение расходов на оплату банковской картой оргвзносов

Какими первичными документами можно подтвердить расходы , связанные с оплатой сотрудником с банковской карты оргвзносов за участие в научной конференции за рубежом? Как возместить сотруднику расходы по оплате оргвзносов, в случае, если сотрудник за исключением выписки из банковской карты подтверждающей оплату оргвзносов не предоставил и никакие другие документы предоставить не может (организация проводящая конференцию, документы на оказание услуги не выдает)? Налог на прибыль? Речь идет о личной банковской карте сотрудника, которая может быть, как заработной, так и не заработной. Этот вопрос еще можно сформулировать следующим образом: Сотрудники организации участвуют в российских и международных конференциях. Оплачивают оргвзносы за участие в конференциях с личных банковских карт и наличными. 1. Может ли Университет со своего расчетного счета оплачивать оргвзносы за участие в международных конференциях, если да, то что для этого надо? 2. Зарубежные компании, проводящие конференции, представительств в России не имеют, валютного счета у Университета нет. Необходимо ли для оплаты орг. взносов за участие в международных и российских конференциях заключать договор? 3. Какие документы сотрудник должен предоставить для возмещения оплаченных им взносов с личной банковской карты и наличными д/с? 4. Какими первичными документами можно подтвердить расходы связанные с участием сотрудника в международной и российской научной конференции? Как возместить сотруднику расходы по оплате оргвзносов, в случае, если сотрудник за исключением выписки из личной банковской карты подтверждающей оплату оргвзносов никакие документы подтверждающие участие в конференции не представил (организация проводящая конференцию документы на оказание услуги не выдает)? 5. В каком случае расходы, связанные с участием сотрудника в конференции учесть в налогооблагаемой прибыли?

1. Из буквального прочтения Закона 44-ФЗ от 05.04.2013г. делаем вывод, что такие контракты подпадают под действие Закона 44-ФЗ. По своей сути оплата за участие в соревнованиях является оплатой за оказание услуг по организации и участию учреждения в каком-либо мероприятии. А это считается закупкой, которая осуществляется в рамках ведения уставной деятельности учреждения.

По общему правилу закупки, связанные с командировками сотрудников, с участием в культурных мероприятиях по приглашениям учреждение должно производить у единственного поставщика, путем заключения контрактов на основании п. 26 части 1 статьи 93 Закона 44-ФЗ от 05.04.2013г. В данные расходы входят услуги по проезду, проживанию и питанию участников.

Научная конференция не является культурным мероприятием. Оплату оргвзносов за участие можно провести по п.4 части 1 ст. 93 Закона 44-ФЗ (при соблюдении всех условий закупки у единственного поставщика). Именно только по этому основанию можно выдать сотруднику наличные деньги для оплаты услуг (товаров) в интересах учреждения.

Учреждение может самостоятельно заключить контракт на участие в мероприятии конкурентными процедурами, например- через запрос котировок. В таком случае учреждение может оплатить за услуги в рублях или в валюте. Для проведения валютной операции учреждение должно открыть в банке валютный счет.

По вопросу правомерности оплаты сотрудником с личной банковской карты следует сказать, что законодательство не запрещает этого делать.

О том, какими документами сотрудник должен подтвердить расход- конкретного ответа нет.

Например, в ситуации подтверждения командировочных расходов сотрудник может даже не предъявлять выписку из банка о совершенной операции, при наличии бумажной маршрут/квитанции и посадочного талона.

Таким образом считаем, что, в Вашей ситуации сотрудник обязан для подтверждения произведенных расходов предъявить первичный документ, который подтвердит оказанную услугу по участию в конференции, и выписку по счету банковской карты (подтверждение факта оплаты). Кроме того, рекомендуем прописать в учетной политике порядок учета расходов, произведенных через личные банковские карты сотрудников.

О том, как учитывать документально подтвержденные расходы при налогообложении- рассказано в рекомендации 6.

1.Ситуация: Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

оплаты командировочных расходов;
компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. В частности, можно прописать, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников».* Кроме того, при перечислении денег в платежном документе укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в учреждение заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Источник: https://www.budgetnik.ru/qa/9486-red-podtverjdenie-rashodov-na-oplatu-bankovskoy-kartoy-orgvznosov

Оформление авансового отчета с использованием корпоративной карты

Прошу проконсультировать по следующему вопросу: на имя руководителя выдана корпоративная карта, при покупке авиабилетов на руководителя и главного бухгалтера оплата была произведена вышеуказанной корпоративной картой, в маршрутной квитанции указан номер и владелец карты (руководитель). Как правильно отчитаться в авансовом отчете, нужно ли пояснить в служебной записке, что данной картой были оплачены билеты для главного бухгалтера?

Специального порядка по оформлению авансового отчета с использованием корпоративной карты не имеется.

Сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Дополнительно к авансовому отчету вы вправе написать служебную записку с указанием, что корпоративной картой были оплачены билеты главному бухгалтеру.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как выдать деньги под отчет

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п.

1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. СогласноИнструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт. Организация применяет общую систему налогообложения

Для оплаты командировочных расходов сотруднику можно выдать пластиковую банковскую карту.* При расчете налога на прибыль командировочные расходы, оплаченные при помощи банковской карты, учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы на открытие и использование карт

Операции по открытию и использованию банковских карт, выданных сотрудникам для командировок, сопровождаются расходами в виде комиссии банка. При расчете налога на прибыль сумму комиссии включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример, как учесть операции по открытию и обслуживанию банковских карт для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 16 апреля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

17 апреля Кондратьев снял за границей через банкомат 400 евро для оплаты услуг гостиницы. При получении валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу 53,15 руб. за евро.

Кондратьев вернулся из командировки 28 апреля. 30 апреля он представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложил справку банка о движении денежных средств на счете. Также 30 апреля за обслуживание корпоративного карточного счета банк удержал комиссию в размере 500 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

16 апреля:

Дебет 55 Кредит 51
– 35 000 руб. – перечислены деньги на карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55
– 35 000 руб. – отражена выдача денег под отчет.

30 апреля:

Дебет 26 Кредит 71
– 21 260 руб. (400 EUR × 53,15 руб./EUR) – учтена плата за гостиницу;

Дебет 91-2 Кредит 55
– 500 руб. – удержано банком вознаграждение за обслуживание карточного счета.

При расчете аванса по налогу на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» включил в состав командировочных расходов плату за гостиницу (21 260 руб.), а в группу расходов на услуги банков в составе прочих расходов – комиссию банку (500 руб.).

Как подтвердить расходы

При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов).

В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты.* Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г.

№ 03-03-06/2/19106).

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте.

Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа.

Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка – 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR × 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи.

Объяснение такое. В случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления денег. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 сентября 2015 г.

№ 03-03-07/50836.

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты.

В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты.

В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/qa/142094-qqbss-16-m6-oformlenie-avansovogo-otcheta-s-ispolzovaniem-korporativnoy-karty

Учет операций с корпоративными картами

Источник: журнал «Главбух»

Для удобства расчетов за услуги через подотчетных лиц турфирмы могут оформить корпоративную карту. Расскажем о нюансах таких расчетов.

Какими бывают корпоративные карты

Корпоративная карта – это банковская карта, держателем которой является сотрудник компании, заключившей договор на выпуск такой карты. Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы денежных средств. Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника туристической компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из подотчетных лиц.

Как показывает практика, турфирмы в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Как оформить корпоративную карту

Чтобы оформить корпоративную карту, турфирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:

список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному туристической компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.

Как регламентировать использование корпоративной карты

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, турфирме необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:

перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
лимиты расчетов по корпоративным картам;
срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт.

Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания – оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Какие расходы можно оплачивать по карте

Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:

получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.

У бухгалтера турфирмы часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты туристских услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?

Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами. Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты туристских услуг.

Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г.

№ 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.

При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется.

Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл.

США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138-И).

Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой туристские услуги за рубежом в иностранной валюте.

Как отчитаться о расходовании денег по корпоративной карте

В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому турфирма может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012).

Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г.

№ А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).

Надо ли соблюдать лимит расчетов при использовании карты

Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.

Использование корпоративной банковской карты – это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.

Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица турфирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.

Штраф за нарушение лимита расчетов для туристической компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Как вести бухгалтерский учет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках».

Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты».

Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.

Пример 1
Турфирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.