Табель учета рабочего времени: порядок и образец составления в 2018 году
Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.
Что такое табель учета рабочего времени и для чего он нужен
Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:
- вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
- его продолжительность (в часах и днях).
Функции табеля:
- отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
- контроль персонала;
- адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
- доказательство при соответствующих трудовых спорах;
- расчет переработки;
- основание правомерности увольнения вследствие прогула;
- налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
- основа для составления отчетов в контролирующие органы.
Может ли ООО или ИП работать без табеля учета
Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.
Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.
бухпроффи
Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).
Как учитывается рабочее время сотрудника
Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.
В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:
- дневное;
- ночное;
- в выходные и праздничные дни;
- сверхурочное;
- вахта;
- командировка;
- повышение квалификации вне производства;
- оплачиваемые отпуска;
- больничные;
- вынужденный прогул;
- забастовка;
- простой и др.
Принципы ведения табеля
Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:
- Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
- В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
- Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
- Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
- При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
- Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.
Правомерно ли применять электронные системы контроля?
Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.
Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:
- предъявление электронных пропусков-карточек;
- считывание отпечатков пальцев;
- сканирование сетчатки глаза;
- видеофиксация с помощью камер и др.
В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.
бухпроффи
Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – трудовых договорах с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.
Как часто и кто заполняет табель
Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:
- отдела кадров;
- бухгалтерии;
- начальник структурного подразделения;
- директор;
- любое лицо, назначенное приказом руководства.
В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.
После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).
Скачать бланк и образец заполнения табеля
Заполнение табеля учета рабочего времени
Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.
Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:
- форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
- форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).
Как заполняется табель по форме Т-13
С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.
Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:
- полное наименование фирмы;
- код по ОКПО;
- название структурного подразделения (если их в организации несколько).
Далее начинается заполнение каждой графы.
Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:
- графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
- графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
- 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.
Далее графы отражают количество часов и дней, отработанных по факту.
бухпроффи
Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.
Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.
Они заполняются следующим образом:
- графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
- графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
- графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
- графа 7 содержит шифр оплаты труда;
- графа 8 – код бухгалтерского учета;
- графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
- графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
- графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.
Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.
Основные коды для заполнения табеля
Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.
| Вид рабочего времени | Обозначение с помощью буквы | Кодирование цифрой | |
| 1 | Присутствие по стандартному графику | Я | 01 |
| 2 | Работа в неурочное время | Н | 02 |
| 3 | Занятость в выходные и праздничные дни | РП | 03 |
| 4 | Сверхурочные | C | 05 |
| 5 | Пребывание в командировке | К | 06 |
| 6 | Ежегодный отпуск | ОТ | 09 |
| 7 | Дополнительный отпуск | ОД | 10 |
| 8 | Учебный отпуск | У | 11 |
| 9 | Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производства | УВ | 12 |
| 10 | Учебный административный отпуск | УД | 13 |
| 11 | Больничный по беременности и родам (декретный отпуск) | Р | 14 |
| 12 | Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет | ОЖ | 15 |
| 13 | Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальства | ДО | 16 |
| 14 | Административный отпуск, предусмотренный законодательно | ОЗ | 17 |
| 15 | Оплачиваемая временная нетрудоспособность | Б | 19 |
| 16 | Нетрудоспособность, не подлежащая оплате | Т | 20 |
| 17 | Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудников | ЛЧ | 21 |
| 18 | Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностей | Г | 23 |
| 19 | Прогул | ПР | 24 |
| 20 | «Короткий» рабочий день, объявленный работодателем | НС | 25 |
| 21 | Выходные дни | В | 26 |
| 22 | Отсутствие по неустановленной причине | НН | 30 |
| 23 | Простой по вине компании | РП | 31 |
| 24 | Простой по вине работника | ВП | 33 |
Как заполнить табель в конкретных ситуациях
Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.
Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.
Сотрудник не появляется на рабочем месте
Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.
Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).
бухпроффи
Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть уволен за прогул.
Праздничные дни выпали на время отпуска
Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.
Сотрудник заболел во время отпуска
Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.
Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.
Командировка выпала на выходные
Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.
Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html
Табель учета рабочего времени: порядок и образец заполнения, бланки форм Т-12, Т-13 и 0504421
Учет рабочего времени — очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.
Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.
Табель учета рабочего времени — это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.
На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий за сверхурочную работу или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.
Варианты форм
Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.
Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.
Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13.
Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов).
Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.
Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.
Cкачать чистый бланк Word табеля учёта рабочего времени Т-12 и Т-13 можно соответственно ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.
Как правильно заполнить
Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:
- таблица существует в единственном экземпляре;
- заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
- запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.
При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.
Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация — ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима — опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.
Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12
В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – название организации, структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.
В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной — РВ, а ежегодный отпуск — ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.
Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.
Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.
Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».
Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.
Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.
В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику — сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 можно посмотреть ЗДЕСЬ.
Особенности ведения табеля в бюджетных организациях
Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».
Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:
- ведется в единственном экземпляре;
- открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
- используется без изменений типовой формы.
Принято также два порядка регистрации — сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.
Скачать чистый бланк табеля учета использования рабочего времени формы 0504421 можно по ССЫЛКЕ.
В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме 0504421 можно посмотреть ЗДЕСЬ.
Первые четыре графы заполняются сразу — это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.
Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.
Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:
| Наименование показателя | Код |
| Выходные и нерабочие праздничные дни | В |
| Работа в ночное время | Н |
| Выполнение государственных обязанностей | Г |
| Очередные и дополнительные отпуска | О |
| Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам | Б |
| Отпуск по уходу за ребенком | ОР |
| Часы сверхурочной работы | С |
| Прогулы | П |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН |
| Неявки с разрешения администрации | А |
| Выходные по учебе | ВУ |
| Учебный дополнительный отпуск | ОУ |
| Замещение в 1 — 3 классах | ЗН |
| Замещение в группах продленного дня | ЗП |
| Замещение в 4 — 11 классах | ЗС |
| Работа в выходные и нерабочие праздничные дни | РП |
| Фактически отработанные часы | Ф |
| Служебные командировки | К |
Как обозначается отпуск
Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от ежегодного оплачиваемого отпуска и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.
https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM
Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.
По графику
На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.
За свой счет
Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно — отпуск без сохранения заработной платы.
Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску — свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».
Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.
Учебный
Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.
Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.
По беременности и родам
Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.
По уходу за ребенком
А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».
Работа с документами — это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.
Видео — составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С:
Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html
Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.
Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:
- ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
- получать данные об отработанном времени;
- рассчитывать зарплату;
- составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*.
Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет).
При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.
Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Кто ведет табель
Раньше во многих организациях была специальная должность — табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу.
Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций.
Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.
Как отражать в табеле использование рабочего времени
Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы — Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен на стр. ….
Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации.
Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.).
Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.
Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.
В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12.
Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим «Я» и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить «К». А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль.
Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится «в», а в нижней — нули.
Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. …
приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда.
Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам («НН»).
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13
Как подводить итоги
В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов.
При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок — в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе.
Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).
Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16.
В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска — 09, а неявки по невыясненным причинам — 30.
И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.
*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
| Условные обозначения в табеле учета рабочего времени |
Источник: Кадровое дело
Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-zapolnyat-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-davayte-razberemsya
Табель учёта рабочего времени. Формы Т-12, Т-13
Начнём с того, что работодателем может быть как юрлицо, так и индивидуальный предприниматель, если заключает трудовой договор с наёмными работниками. А под ответственность каждого работодателя подпадает не только обязанность выплачивать взносы в ФСС и ПФР, но и вести учёт отработанного сотрудниками времени.
Чтобы делать это было просто, и чтобы как-то регламентировать и стандартизировать эти процессы в деятельности фирмы, существуют специальный бланк, носящий название табель рабочего времени.
Заполнять его будет человек, на котором лежат данные обязанности в фирме, либо сам руководитель, что, если брать крупные фирмы, никогда не встречается.
Для чего нужен табель рабочего времени
Как мы уже писали, обязанности по ведению подобного бланка ложатся на предпринимателей и руководителей фирмы. Это обусловлено трудовым кодексом Российской Федерации.
Соответственно, если обнаруживается нарушение в исполнении этого предписания, фирму ждёт штраф.
Причём наказание будет как для всей фирмы в целом, так и для конкретного работника, на которого по трудовому договору возложены обязанности.
В табеле записываются данные по работе каждого конкретного работника фирмы. Все его проведённые рабочие часы, а также время, когда на работу он не выходил, независимо от того, была ли причина прогула уважительной или нет.
Есть два способа ведения табеля:
- Ежедневное заполнение данных о сотруднике.
- Информация фиксируется только в случае нарушения рабочей нормы. То есть тогда, когда работник не является на работу, опаздывает и так далее.
В дальнейшем, исходя из информации, содержащейся в данном документе будет производиться расчёт заработной платы к начислению. Также с помощью табеля ведётся документирование выполнения норм трудовой дисциплины, наличия сверхурочной переработки, выполнение обязанностей в выходное время.
Как мы уже писали в другой статье, стандартная рабочая неделя при пятидневке по закону состоит из 40 часов. В шестидневной недели — 36 часов.
В случае нарушения этого графика, основным требованием станет совпадения общего количества часов с нормой за отчётный период — квартал или год.
Важно! При проверочных мероприятиях со стороны органов трудовой инспекции, табель о рабочем времени будет первым документом, который запросят у руководства фирмы.
Также по табелю будет вестись статистика по трудовым кадрам вместе с нужной отчётностю.
Порядок применения табеля учёта рабочего времени
По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.
- Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
- Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.
Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.
Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.
Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.
Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».
Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.
Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.
Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:
- Заработная плата — код 2000.
- Гражданско-правовые договора с работниками — код 2010.
- Коды отпуска и компенсационных выплат — 2012.
- Больничные — код 2300.
Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.
Далее идёт проверка со стороны кадровиков. Они должны сверить информацию в табеле со сведениями по личному составу.
Следующим шагом становится пересылка документа в бухгалтерию, где по полученным данным, и будет начислена заработная плата сотрудникам.
Важно! Данные к бухгалтеру поступает двумя этапами. Первая часть — для выплат по авансам работникам фирмы. Вторая — для выплат по основной части заработной платы по итогам отчётного периода.
После окончания процедуры выплаты, бланки отправляются в архив, при этом подшиваясь в отдельную папку. Срок хранения бланков — 5 лет. Это в стандартном случае. Если же предприятие организовано с вредными или опасными условиями труда (обозначаются после специализированной проверки), то срок хранения — 75 лет.
Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец
Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.
Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:
- Название фирмы полностью.
- Код организации исходя из справочника ОКПО.
- Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
- Порядковый номер табеля.
- Дата документа.
- Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).
Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.
Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).
Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.
Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).
Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:
- «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
- «К» — служебная командировка работника.
- «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
- «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
- «Б» — больничный сотрудника.
- «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
- «Р» — отпуск по беременности и родам.
- «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
- «НН» — неявка без причины.
Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.
Графа 5. Нужно указывать общее количество дней и часов, которое проработал сотрудник за каждую из двух половин рабочего месяца. В первой клеточке вписываются дни, а ниже — часы.
Графа 6. Вписываем ту же информацию, только уже за полный месяц.
Графа 7,8,9. Здесь должна быть указана информация по начислению сотруднику зарплаты. Когда для всего состава работников используется один код оплаты труда и корреспондирующий счёт, заполняется данными шапка этой таблицы.
Тогда графы под номером 7 и 8 по конкретному работнику не заполняются. А в графе номер 9 указываются часы отработанного времени. Иначе, заполняются все графы целиком — со своими кодами оплаты и кор.счётом.
Корреспондирующий счёт берётся из Плана счётов по конкретному виду оплаты.
Мы уже описывали несколько вариантов кодов вида оплаты выше. Если у вас есть желание посмотреть все коды, то можете обратиться к приложенному к статье файлу с перечнем кодов.
Графы 10,11,12,13. Нужны для того, чтобы заносить информацию в случае отсутствия работника на месте. Здесь обозначается причина неявки и количественное обозначение времени пропуска.
Внизу табельного бланка ставим фамилию заполняющего ответственного лица и его должность. В правом углу бланк должен будет содержать подпись руководителя подразделения, информация по которому была занесена в этот табель. Также потом подпись поставит работник отдела кадров, которому бланк уйдёт на проверку. Каждая подпись снабжается датой подписания.
Особенности заполнения табеля учёта рабочего времени
- Допускается, что в дополнение к основному табелю фирма заводит приложение. Лист приложения заполняется при увольнении сотрудника. По окончании отчётного периода (месяца) дополнительный лист прикладывается к табелю, а в нём уже составляется запись «Уволен».
- Мы уже писали, что можно не вносить кодировку причины неявки, если ответственный сотрудник не уверен, что причина была неуважительной. Но можно также в графе номер 4 проставить код «НН», или «30» (невыясненная причина). В таком случае, после появления сотрудника и предоставления подтверждающего документа (например, мед справки), в табель вносятся исправления.
- Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку «Б» вместо «ОТ» с количеством дней по справке. Тогда отпуск продлевается на идентичное количество дней.
- Тогда же, когда во время отпуска идут праздничные выходные (по производственному календарю), то дни совпадения в отпуск незащитываются. А в табеле на их месте будет значиться кодировка «В». Пример: в случае отпуска сотрудника в период с 11 по 18 июня, день России попадает в промежуток. Тогда нужно в таблице бланка 13 июня отметить кодировкой «В».
Особенности формы Т-12 — простого бланка
Основным отличием этой формы от стандартной компьютеризированной Т-13 является раздел, где можно указать заработную плату работника.
Однако компания не обязана заполнять его, если эти цифры будут отражены в других видах документации по работе.
Табель по этой форме заполняется в одном варианте. Также назначается ответственный. Все процедуры работы по бланку схожи с описанным выше.
Источник: https://businessmens.ru/article/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-formy-t-12-t-13
Табель учета рабочего времени ведем правильно
26.07.2017
В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление.
Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402).
Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
Для начала отметим, что все государственные (муниципальные) бюджетные учреждения в силу норм ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1], Приказа № 52н[2] в своей работе применяют для учета рабочего времени табель (ф. 0504421).
Применение другой формы законодательством РФ не предусмотрено. При этом в табель (ф. 0504421) допускается внесение дополнительной информации, необходимой субъекту учета (данная норма предусмотрена в методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 52н).
Исключать имеющуюся в табеле (ф. 0504421) информацию (графы, строки) недопустимо.
Относительно правил заполнения этой формы отметим следующее:
|
Способы заполнения табеля (ф. 0504421) (приложение 5 к Приказу № 52н) |
|
|
Регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка |
Отражение фактических затрат рабочего времени |
Выбор способа заполнения табеля (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения. При этом в графах 20 и 37 табеля (ф. 0504421) предусмотрено отражение информации в разрезе только «явок» или только «неявок».
Выбор соответствующего способа отражения информации в табеле (ф. 0504421) устанавливается актом учреждения в рамках формирования его учетной политики. Таким образом, при заполнении табеля (ф.
0504421) допускается фиксировать исключительно случаи отклонений от нормального использования рабочего времени (выходные и праздничные дни, очередные, дополнительные отпуска и т. п.).
Если учреждение зафиксировало в своей учетной политике заполнение табеля путем регистрации случаев отклонений, то по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, отражаются:
- в верхней половине строки – часы отклонений;
- в нижней половине строки – условные обозначения отклонений, часы работы в ночное время.
При заполнении табеля (ф. 0504421) применяются условные обозначения, в том числе:
|
Выходные и нерабочие праздничные дни |
В |
|
Работа в ночное время |
Н |
|
Выполнение государственных обязанностей |
Г |
|
Очередные и дополнительные отпуска |
О |
|
Неявки с разрешения администрации |
А |
|
Фактически отработанные часы |
Ф |
|
Служебные командировки |
К |
Учреждение вправе вводить дополнительные условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией отклонений
В табеле (ф. 0504421) в соответствии с утвержденной учетной политикой учреждения отражается регистрация отклонений. Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.
Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.
2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией отклонений от нормального использования рабочего времени за июнь 2017 года:
В данном случае в табеле указываются только сведения об отсутствии работника на рабочем месте по каким-либо обстоятельствам, в итог выносятся дни (часы) неявок его на работу.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией фактических затрат рабочего времени
Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).
Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.
2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.
2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.
Фрагмент табеля учета использования рабочего времени за июнь 2017 года заполняется следующим образом:
Обращаем ваше внимание на то, что при использовании этого способа заполнения табеля (ф. 0504421) в нем отражается только фактически отработанное время. Дни неявок обозначаются соответствующим кодом.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника двух отклонений в один день
При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).
Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.
В этом случае табель на этого работника будет заполняться следующим образом:
При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле (ф. 0504421) повторяется.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:
Учреждение вправе вводить дополнительные условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений
Сотрудница (кассир) работает на условиях неполного рабочего дня
(4 ч) в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Учетной политикой предусмотрено в данной ситуации применять при заполнении табеля (ф. 0504421) обозначение «ОРФ».
В этом случае табель на работника будет заполняться следующим образом при условии регистрации в нем фактически отработанного времени (дней явок):
При обнаружении работником, ответственным за составление и представление табеля (ф. 0504421), факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени необходимо учесть такие изменения, составить и представить в установленные сроки коррекционный табель (ф. 0504421). При этом если первоначально табель (ф.
0504421) представлялся за соответствующий расчетный период с указанием значения «первичный» и цифры «0», то при внесении необходимых изменений ставится значение «корректирующий» с указанием порядкового номера корректировки – цифры начиная с 1. Сведения из корректирующего табеля (ф.
0504421) служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.
* * *
Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:
- учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
- учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
- при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
- в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.
[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».
[2] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Аюдар-пресс
Источник: https://taxpravo.ru/analitika/statya-394410-tabel_ucheta_rabochego_vremeni_vedem_pravilno
Загрузка...
