Один файл для налоговой может содержать электронные документы в разных форматах — все о налогах

Сканы документов: ФНС диктует свои правила

Один файл для налоговой может содержать электронные документы в разных форматах - все о налогах

В эпоху широкого развития информационных технологий, потребность в них среди юридических лиц только возрастает.

Если обратиться к событиям двадцатилетней давности, то там нам едва ли удастся встретить такое понятие, как «подача документов в электронной форме» или «отправка электронного письма с вложением», вы не услышали бы просьбы «выслать принтскрин» и многого тому подобного.

Сейчас же это является частью нашей реальности и волей-неволей профильным ведомствам приходится к этому адаптироваться. Правда, как-то у них это все в очередной раз запоздало происходит…

Мы поговорим с вами о сканах документов, столь востребованных в документообороте между компаниями и государственными инстанциями.

Если фирма в диалоге со своими партнерами имеет право самостоятельно выдвигать требования к высылаемым и принимаемым документам, то во взаимодействии с чиновниками приходится все же придерживаться правил, которые диктуют они сами.

Далее в нашей статье: почему ФНС долгое время отказывалась принимать электронные документы и вынуждала людей «стоять в очередях» с бумагами? Почему разные ведомства предъявляют разные требования к оформлению сканов? О чем нельзя забывать при отправке материала в Налоговую? Какие разговоры сейчас ходят в кабинетах ФНС?

Как-то затянулось дело…

По удивительному стечению обстоятельств, у хозяйствующих субъектов не так давно появилась возможность направлять в ФНС документы в электронном виде. Было много жалоб на то, почему со своими клиентами фирмы уже долгое время ведут переписку в электронном формате, а Налоговая до сих пор работает «по старинке».

На тот момент у ФНС был веский козырь в рукаве, и они говорили, что в НК РФ нет соответствующих предписаний, в виду этого они не имеют права принимать документы в электронном виде.

Так-то оно так, но, спрашивается, почему те должностные лица (депутаты), которые ответственны за то, в каком состоянии находится Налоговый Кодекс, так поздно спохватились? Интересующиеся журналисты задавали соответствующие вопросы парламентариям и им все время говорили, мол, «мы готовим законопроект» или «данный вопрос находится на стадии рассмотрения» и далее снова ссылались на то, что на тот момент времени были дела куда более важные. Если посмотреть на этот вопрос с другой стороны, то у государства и в правду есть куда более серьезные проблемы, которые нужно решать. А Государственная Дума всего одна на всю страну… Потом, когда дело стронулось с мертвой точки, ответственные лица все никак не могли определиться, в каком формате документы можно и нельзя направлять не только в ФНС, но и в другие ведомства. Самое смешное здесь то, что так до сих пор и не придумали неких «единых» требований. Дали свои рекомендации и на этот дело закрыто. Благо, ФНС, так или иначе заинтересованная в электронном документообороте идею быстро освоила, и теперь у нас на руках есть утвержденные требования к отсканированным документам.

Как должен выглядеть документ?

Итак, ФНС в одном из своих сообщений, а если быть точнее в письме 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ распространило информацию о том, какие сканы они готовы принимать к рассмотрению. Подробнее об этом по пунктам:

Оцифрованный документ в обязательном порядке должен включать в себя формирование копий формата TIFF и PDF;
Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого);
Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя;
Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3;
Настройки яркости и контраста должны быть выверены таким образом, чтобы чтение текста было максимально удобным (конкретных цифр нет);
Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открывать на стандартных платформах ОС (Windows, начиная с 2000 и далее по возрастанию);
При открытии документа не должно «всплывать» никаких предупреждений о возможных ошибках;
Нельзя ставить пароли на открытие документа, а также устанавливать запрет печати – такой документ точно не примут;
Если документ содержит в себе более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме;
В том случае, если скан будет состоять только из одного листа, то здесь допускается использование разрешения JPEG.

Как мы видим, необоснованно сложных или «экзотических» требований ФНС не выдвигает – можно работать в привычном режиме. В виду этого рекомендуем нашим читателям при первой отправке документов в Налоговый орган проверить текущие настройки вашего сканера и установить их согласно требованиям. Это не должно быть сложно.

С арбитражными судами дело обстоит иначе

У российских судов есть свой взгляд на то, какими должны быть присылаемые к ним сканы документов. В частности:

Принимаются документы только в формате PDF;
Разрешение отсканированного документа должно быть 200 DPI;
Все документы принимаются исключительно в черно-белом варианте. Это значит, что строки, заполненные синей или фиолетовой шариковой ручкой в готовом варианте скана должны быть черными;
Объем файла не должен превышать «вес» в 10 МБ;
Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы;
Отправляемый письмом файл должен, как и тема письма, отражать суть высылаемого документа примерно в таком формате: «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…»;

Смеем предположить, что потребность в отличии требований к отсканированным документам вызвана разницей в содержании и оформлении самих бумаг. К примеру, формат иска в суд все же разнится с налоговой декларацией. В виду этого, требования Арбитражных судов можно признать вполне справедливыми и обоснованными.

Требования на этом не заканчиваются

Выше мы описали общие условия, которые действительны для всех документов.

Однако, мы хотим здесь сделать некоторое уточнение: при предварительном согласовании с ведомством, куда направляется отсканированный документ, чиновники могут запросить дополнительные характеристики документа.

В частности, сотрудники ФНС не так давно высказались, что на основании статьи 93 НК РФ документы можно и нужно заверять усиленной электронной подписью ответственного лица компании (лучше, директора).

Применение данной меры в разы увеличит шансы на то, что скан будет принят к рассмотрению. Более того, это дополнение может потребоваться, если компания обращается «за помощью» на портал государственных услуг, ставший столь популярным в последние годы. Усиленная электронная подпись не должна оставить сомнения в том, что документ не является фальсификатом.

XML-документы – отдельная история

Бывает и такое, что требуемые данные неудобно или вовсе невозможно отсканировать. Наиболее явно это прослеживается с документами формата XML. Это, грубо говоря, сохраненная страница браузера.

Сохранение таких документов может потребоваться, если в вашем программном обеспечении не предусмотрена или «не работает» функция выгрузки данных в иной формат. Часто это касается платежных поручений, проведенных через некоторые банки.

И все же ФНС полагает, что далеко не каждый файл такого разрешения может быть ими принят. Ниже разрешенный список, согласно письму ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@:

Счета-фактуры, в том числе и корректировочные;
Журналы учета;
Товарная накладная ТОРГ-12;
Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся листы к ним;
Акты приема и сдачи работ;

Кажется, все. Это не так много и все же вполне достаточно. Остальные документы всегда можно отсканировать в привычном режиме.

Важная заметка: В случае, если ФНС посчитает отправленные вами документы недостаточными или сообщит, что по какой-то причине недополучила часть файлов одного пакета, следует прикреплять в файлу также опись, как в традиционном виде это происходит с почтовым отправлением ценных бумаг.

Порядок составления описи и требования к ее оформлению вы можете прочитать из Приказа ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Данному приказу уже скоро исполнится 5 лет, однако, его актуальность пока не утратилась.

Собака лает – ветер носит

Положение дел в области электронного документа совершенно нельзя назвать удовлетворительным, однако, и удручающим – тоже нельзя. Еще несколько лет назад чиновники ни раз предлагали отойти окончательно от бумажных носителей и полностью перейти на электронный документооборот.

Во-первых, по их мнению, это должно благотворно сказаться на экологии всей страны (сами посудите, сколько срубают деревьев для того, чтобы обеспечить нас бумагой, которую потом мы безжалостно килограммами уничтожаем). Во-вторых, электронные документы гораздо сложнее подделать, особенно, если к ним прилагается электронная подпись.

В-третьих, деятельность многих компаний, как показала практика электронной отчетности, должна стать более прозрачной по отношению к тем временам, когда все документы были исключительно на бумажных носителях. В-четвертых, вероятность того, что какой-то документ «затеряется», сокращается в разы.

А именно, при его отправке по электронной почте он автоматически будет иметь два дубликата (в папке «отправленные» самого пользователя и папке «входящие» получателя), или в программном обеспечении пользователя, или в личном кабинете портала государственных услуг. Если подумать и развить эту тему, то положительных сторон вопроса можно будет найти, как минимум, еще столько же.

Спрашивается, так что же мы медлим? Нет, никто не спорит – на сегодняшний день проделана огромная работа по внедрению инновационных технологий в нашу общественную жизнь в формате огромной страны, но подумайте, сколько ведь еще нужно сделать. А наши чиновники пока только говорят и говорят, что надо…

Итог

В заключение хочется еще раз пожелать нашим клиентам по услуге «1С Предприятие 8.3 онлайн» и тем официальным инстанциям, к которым по долгу службы им приходится обращаться, пока оставить все в таком виде, как есть сейчас.

Дело в том, что переход на все эти «цифровые изыскания» проходил у нас и так с большими трудностями как со стороны ведомств, так и со стороны штатных пользователей. Давайте пока привыкнем к тому, что есть сегодня, а завтра уже можем начать готовиться к переходу на качественно новый уровень документооборота.

В любом случае, мы ничего не потеряем, т.к. текущая система в целом налажена.

Желаем успехов!

Источник: https://scloud.ru/blog/skany_dokumentov_fns_diktuet_svoi_pravila/

Фнс разъяснила, как представлять в инспекцию электронные документы, форматы для которых не утверждены

Если запрошенные налоговиками документы составлены в электронном виде не по установленным форматам, то представлять их в инспекцию нужно не в электронной форме, а на бумажном носителе. Такой вывод следует из письма Федеральной налоговой службы от 09.09.15 № СА-4-7/15871.

Для начала поясним, что речь в письме идет только о юридически значимых электронных документах.

Это документы, которые были подписаны электронной подписью и которыми контрагенты обменивались через специальную систему с участием оператора ЭДО (например, систему «Диадок» от компании СКБ Контур).

Для самых распространенных документов — счета-фактуры, ТОРГ-12, акты приемки-сдачи работ (услуг) (полный список см. ниже), ФНС утвердила форматы.

Для других документов (например, договор или доверенность) форматы пока не установлены. Их также можно подписать электронной подписью и передать через систему для электронного документооборота, после чего они признаются юридически значимыми (подробнее см.

«Чем подписывать электронную первичку: читаем новый закон о бухучете и закон об электронной подписи»). Если инспекция в рамках камеральной проверки запросит подтверждающие документы, то первую группу электронных документов можно будет загрузить в систему для отправки отчетности (например, «Контур.

Экстерн») и не распечатывая отправить в инспекцию (об обмене документами с инспекцией см. «Утвержден новый порядок обмена документами с инспекцией: что изменится для налогоплательщиков»).

А как передать неформализованные документы, входящие вот вторую группу? Их следует распечатать и прислать в инспекцию на бумажном носителе, отвечают налоговики в комментируемом письме.

Как отправлять неформализованные документы

Чиновники ссылаются на пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса.

В нем сказано: если истребуемые документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Таким образом, документы могут быть представлены в электронном виде только в том случае, если они составлены в соответствии с установленным форматом.

Свою позицию специалисты ФНС подкрепили разъяснениями Минфина и арбитражной практикой. Так, в письмах финансового ведомства от 07.07.11 № 03-03-06/1/409, от 14.06.

[su_quote]

11 № 03-02-07/1-190 сказано: если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Это не означает, что придется просить контрагента заново изготовить документы с собственноручными подписями. Достаточно будет распечатать документ, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что документ был подписан электронной цифровой подписью (подробнее см. «Чиновники рассказали, как представлять налоговикам электронные документы, составленные не по установленному формату»).

Заметим, что раньше на практике специалисты ФНС допускали отправку неформализованных документов в инспекцию в виде подписанных электронной подписью сканов.

То есть электронный неформализованный юридически значимый документ следовало распечатать, заверить в обычном порядке, отсканировать, подписать электронной подписью и прислать в инспекцию через систему для отправки отчетности (см.

«Пользователи системы «Контур-Экстерн» могут отправить затребованные инспекцией документы в электронном виде»).

Арбитражная практика

Такой же вывод содержится в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.03.12 № А40-124838/11-75-497 (оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 11.07.12). Арбитры рассуждали следующим образом.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов в электронном виде по ТКС установлен приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7- 2/168@. Данным Порядком не установлены форматы для представления регистров учета в электронном виде по ТКС. Следовательно, организация была не вправе представлять эти документы в электронном виде.

При этом суд сослался на вышеназванные письма Минфина, тем самым подтвердив, что регистры нужно было распечатать, заверить и сделать отметку о том, что документ подписан КЭП.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/tks/2015/9/10257

Формы и форматы электронных документов. В чем разница?

Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.

Что такое форматы электронных документов?

Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:

Документы, которые можно использовать и в бумажном, и в электронном виде (товарная накладная ТОРГ-12, счет-фактура, универсальный передаточный документ, акт выполненных работ, счет на оплату, договор поставки и др.).
Документы, которые разрешено применять исключительно на бумаге (копия счета-фактуры, предоставляемая агентом принципалу, товарно-транспортная накладная (ТТН), декларация соответствия и др.).

В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.

.XML – единый формат учетных документов

Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.

ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.

Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.

Формализованные документы создаются по форматам ФНС. На сегодняшний день для электронных подлинников законодательно утвержден единый формат – .XML, для отсканированных копий — .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.

Что интересно: есть обязательный к применению формат электронного счета-фактуры, соответствующий требованиям ФНС, – это .XML. А есть рекомендованные форматы для акта и ТОРГ-12, и это тоже .XML.

Несмотря на то что обмениваться первичкой вы можете в любых форматах, при истребовании в электронном виде налоговая примет только документы в формате .XML. Если же вы обмениваетесь первичкой в другом формате, представлять ее в ФНС вам придется на бумаге.

Неудобно, неправда ли? Поэтому, чтобы избежать путаницы, мы советуем вам использовать форматы, рекомендованные ФНС.

Форма электронного документа – не есть его формат

Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.

Ниже вы видите, как выглядит электронный счет-фактура в формате .XML. Его тело состоит из элементов разметки и самого массива данных. Ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к формату электронного счета-фактуры, можно в тексте Приказа ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо».

Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму.

Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.

Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.

Наименование ЭД	Формат	Обязательность применения формата	Форма	Обязательность применения формы
Счет-фактура	.XML	В соответствии с Приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ формат .XML обязателен к применению.	Форма разработана и утверждена.	Форма счета-фактуры определена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 и обязательна к применению.
Акт выполненных работ	.XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и др.

Источник: https://www.synerdocs.ru/6246240.aspx

Определены требования к отсканированным документам для передачи в налоговую

Доброе утро, дорогие читатели! С вами Юлия Дидух, а первая информация окажется важна для всех налогоплательщиков.

ФНС России разработала требования к документам, которые нужно представлять по требованию инспекторов в виде электронных скан-копий. Такие документы должны иметь прежние реквизиты, определенный размер и формат.

Предоставить их в налоговый орган разрешат любым удобным способом, даже на флешке.

ФНС России продолжает разработку проекта ведомственного приказа, которым будут утверждены требования к формату документов, требуемых для проверки или контроля инспекторами ФНС, если они изначально были составлены на бумажном носителе, а в налоговый орган представлены в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов). Документом налоговая служба предполагает утвердить такие параметры документов, как:

требования к формату истребуемых документов, составленных на бумажном носителе и представляемых в налоговый орган в отсканированной форме;

форму уведомления проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в установленные сроки документов (информации)
формат указанного уведомления,
способы предоставления скан-копий документов в территориальный орган ФНС.

С чем связана необходимость новых требований предоставления документов в фнс

Федеральным законом от 01.05.2016 № 130-ФЗ в статью 93 НК РФ и статью 93.

1 НК РФ внесены поправки, в результате которых налогоплательщикам разрешается предоставлять по требованию проверяющих из ФНС не бумажные, а отсканированные копии необходимых для проверки документов.

Так как, законодатели определили саму возможность, но не регламентировали порядок передачи скан-копий в ФНС, налоговики решили урегулировать этот вопрос самостоятельно.

Какие скан-копии примет налоговая

В проекте приказа установлено, что любой документ, который изначально составлен на бумажном носителе, может быть преобразован в электронный образ путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.

Такая копия документа может быть предоставлена по требованию в налоговый орган, наравне с бумажной копией. Важно только, чтобы скан-копия отвечала требованиям, установленным ФНС.

В их число вошли такие требования:

Копия документа может состоять из одного или нескольких файлов изображений,
Формат изображения документа может быть один из допустимых ( .tif , .jpg, .pdf, .png),
Разрешение изображение не должно быть ниже 150 и выше 300 dpi (точек на дюйм),
Цветопередача должна составлять не менее 256 градаций серого цвета.

Основной целью таких требований является обеспечение свободного чтения отсканированного документа, разборчивости всех необходимых реквизитов, виз, дат, штампов и печатей.

Направлять отсканированные копии в налоговые органы разрешается с использованием технологического xlm-файла, формат которого будет установлен ФНС.

Передать этот файл можно как по электронным каналам связи в сети интернет, так и непосредственно инспектору, с помощью записывающих устройств, например флешки.

Основное требование — все документы обязательно должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его законного представителя.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

e-mail рассылка

Подпишитесь на новости для бухгалтера!

Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Источник: https://ppt.ru/news/137425

Представить документы в ответ на требование будет проще

Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками.

Теперь не только компании смогут использовать опись, когда представляют документы в налоговый орган, но и сами налоговые органы могут аналогично пользоваться описью. Набор реквизитов в ней в этих случаях различается.

Если опись сопровождает документ от налоговой, то в ней содержится идентификатор приложенного файла и информационное сообщение о направляемом документе: КНД, номер, дата, количество файлов, из которых состоит документ, и их названия.

Как и раньше, с описью в ФНС можно направить xml-документы и скан-образы. Однако максимальное число документов, которые можно отправить, увеличено с 99 до 9 999.

В прежней описи для всех документов нужно было заполнять их коды, которые были строго ограничены форматом: всего можно было представить 14 кодов, то есть типов xml-документов. Теперь этого не требуется, такого поля нет.

Это значит, что когда будут появляться новые утвержденные форматы электронных документов, бизнес сможет сразу начать их использовать. Раньше приходилось ждать, когда обновится список кодов в описи. Без этого электронный документ невозможно было представить в ФНС.

Например, весной 2016 года вступил в силу формат УПД, а в составе описи его код появился лишь спустя полгода.

[su_quote]

Представление скан-образов упростилось еще больше. Код, как и прежде, обязательно заполняется для каждого документа.

Но если раньше можно было указать коды только для 11 типов документов, то теперь будет единый код для любого типа документа — 9998. Это значит, что теперь в виде скана можно представить любой документ, без ограничений.

Раньше, чтобы представить документы, для которых в формате описи не было кодов, приходилось делать бумажные копии и направлять в налоговую в таком виде.

Значительно уменьшился набор реквизитов, с помощью которых идентифицируются сканированные документы. Теперь в числе обязательных, кроме кода, только наименование документа (или другие идентифицирующие признаки) и имя файла. Ранее для большинства типов документов обязательными были еще дата, номер, сумма сделки, сумма налога, предмет документа и реквизиты лица — составителя документа.

Согласно еще одному нововведению, если скан документа заверен электронной подписью (ЭП) нотариуса, то файл электронной подписи можно представить вместе со сканом, а имя файла ЭП указать в описи.

И последнее изменение: если раньше в описи налогоплательщик указывал только код налогового органа, в который направлял документы, то теперь наряду с кодом следует указывать наименование налогового органа.

Новый формат описи вступит в силу в июне и упростит документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами. Однако проблема представления электронных неформализованных документов остается. Их по-прежнему нужно представлять в виде заверенных бумажных копий.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/7748

Как представить документы в налоговую через Интернет?

Представлять бумажные документы (впрочем, как и электронные) по ТКС разрешено Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, который утвердил формат xml-файла электронной описи документов.

«Согласно приказу 14 видов документов можно представить по ТКС двумя способами. Электронные документы можно направить в утвержденных xml-форматах.

Бумажные же документы нужно отсканировать и перевести в форматы jpg или tif», — рассказывает эксперт системы электронного документооборота (ЭДО) Диадок Тамара Мокеева.

Порядок представления по ТКС утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. В соответствии с порядком налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов.

Если налогоплательщик в течение суток не примет требование, налоговая продублирует его на бумаге и вышлет почтой.

Не принять требование налогоплательщик имеет право по трем причинам: невозможность прочитать его из-за нарушения формата, неправомерность подписи под требованием или ошибочное направление (п. 14 Приказа).

Подготавливаем документы

Если вы получили требование в электронном виде и хотите направить документы по ТКС, вам нужно принять его и отправить квитанцию о приемке. Она прогрузится в систему ИФНС и будет служить уведомлением о том, что требование дошло. Ознакомьтесь с перечнем требуемых документов.

Какие-то из них, возможно, были составлены на бумаге — их необходимо будет отсканировать, какие-то — в электронном виде. В последнем случае обратите внимание на то, в каком формате были составлены документы. Если в утвержденных ФНС xml-форматах, то прикрепить их к описи можно будет сразу же.

Иначе документы придется распечатать, заверить и снова отсканировать или же перевести в нужные форматы tif или jpg с помощью соответствующих программных средств.

Заметим, что согласно формату описи в настоящий момент представить по ТКС можно ограниченный перечень документов, который обозначен в Приложении к Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Все прочие документы придется направить почтой.

Формируем опись

Далее вам нужно сформировать опись, собрать и прикрепить к ней все документы. Это можно сделать либо самостоятельно (например, в учетной системе), либо в системе сдачи налоговой отчетности, в которой пришло требование.

Работать в системе сдачи отчетности удобнее в том плане, что все реквизиты описи, связанные с требованием, подписью и количеством направляемых документов, будут заполнены автоматически. Это те реквизиты, от которых зависит, прогрузится ли пакет документов в приемочный комплекс инспекции.

При этом отправить пакет можно будет сразу же без выгрузки и поиска способов направить его по ТКС.

Приведем в пример порядок подготовки и направления документов в системе сдачи налоговой отчетности «Контур-Экстерн». Чтобы заполнить реквизиты описи, вам необходимо указать код формы документа по КНД (1165034) и признак лица, подписавшего документ — руководителя организации (3) или её представителя (4).

Прикрепляем документы

Остается прикрепить документы. Документы в виде xml-файлов можно выгрузить из системы ЭДО или из электронного архива. Из реквизитов понадобится указать код или наименование документа, код формы документа по КНД и порядковый номер в требовании.

Чтобы прикрепить скан-образы бумажных (или электронных в произвольных форматах) документов, придется заполнить больше данных: каких именно, зависит от типа документа.

Для счетов-фактур это, например, в том числе дата и номер документа, реквизиты участников сделки, сумма с НДС и НДС.

После того как все документы будут прикреплены к описи, пакет документов необходимо подписать сертификатом электронной подписи пользователя системы и направить в налоговую.

Если пакет был составлен верно, то он прогрузится через приемочный комплекс ГПР и попадет в ЭОД ИФНС, где документы уже будут просматриваться инспектором.

В противном случае пользователю в системе придет уведомление об отказе с перечислением непринятых документов. Их нужно будет исправить, прикрепить к описи и снова направить в налоговую.

Пример из практики

Межрайонная ИФНС Ростовской области № 6152 через систему спецоператора СКБ Контур направила налогоплательщику электронное требование о представлении счетов-фактур, которые были выставлены на бумаге.

При этом инспекция выразила желание получить эти документы в виде скан-образов через Интернет. Налогоплательщик отсканировал документы, сформировал в системе спецоператора опись и направил весь пакет в инспекцию.

Пакет успешно прогрузился в систему электронного обмена данных ИФНС, после чего документы были проверены инспектором и занесены в базу данных инспекции.

«Технология представления документов в электронном виде работает во всех ИНФС России с ноября 2012 года, — рассказывает Тамара Мокеева. – Налоговые инспекторы все чаще самостоятельно выступают с инициативой приема документов через Интернет — как электронных, так и бумажных».

«При представлении документов на бумажном носителе заверяются копии документов. При этом должна быть заверена копия каждого документа, а не прошивка этих документов.

Электронные документы объективно проще в обработке и хранении, а автоматизированный учет исполнения требований уменьшает риск нарушения сроков представления. Снижаются затраты на пересылку. ФНС прорабатывает вопрос о расширении перечня документов, которые можно представить по ТКС.

Активное участие налогоплательщиков в ЭДО ускорит данное направление работы», — считает Татьяна Василенко, начальник отдела по работе с налогоплательщиками межрайонной ИФНС № 6152.

Источник: https://kontur.ru/articles/2170

Процесс регистрации

Что такое ЕНВД? Все особенности применения единого налога на вмененный доход в 2018 году
Все аспекты и особенности применения единого налога на вмененный доход (ЕНВД) читайте далее…
Количество показов: 1093

Как страховые взносы ИП без работников уменьшают сумму налога на УСН?
О том, как индивидуальный предприниматель на УСН без работников должен уплачивать страховые взносы, чтобы уменьшить сумму налога, читайте далее…
Количество показов: 509

Подборка ответов ФНС России на распространенные вопросы о подаче документов в электронном виде
Нужно ли заверять у нотариуса копию паспорта в случае подачи документов в налоговую инспекцию через Интернет? Ответы на этот и другие спорные вопросы использования ЭЦП при обращении в регистрирующий орган читайте далее…
Количество показов: 11863

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я
Как подшивать документы, и при этом не нарушать общепринятые правила делопроизводства, читайте далее…
Количество показов: 19207

Отправка документов по почте. Как направить документы на регистрацию ООО или ИП почтой?
Что особенного в отправке документов в регистрирующий орган по почте? Ответ читайте далее…
Количество показов: 2878

Приказ ФНС России №ММВ-7-14/72@ от 11 февраля 2016 года. Как проходит проверка достоверности сведений в ЕГРЮЛ?
О том, каким образом, и в каких случаях налоговые органы проверяют сведения реестра юридических лиц на достоверность, читайте далее…
Количество показов: 1471

Как провести заочное общее собрание участников ООО по всем правилам?
Если вы хотите провести общее собрание участников ООО заочно, но не знаете, как это делать, читайте далее…
Количество показов: 5259

Как быстро открыть расчетный счет для ИП и ООО? Процедура открытия расчетного счета в банке
Как выбрать банк при необходимости открыть расчетный счет? Какие документы нужны для оформления отношений с банком? Ответы на все вопросы процесса открытия счета в банке читайте далее…
Количество показов: 817

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?
О сроках и особенностях хранения различных документов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей читайте далее…
Количество показов: 2611

Содержание и основные правила оформления протокола общего собрания ООО
О том, как правильно оформить протокол общего собрания участников ООО читайте далее…
Количество показов: 1299

Источник: https://www.eregistrator.ru/protsess-registratsii/elektronnaya-podpis/podacha-dokumentov-v-elektronnom-vide-podborka-otvetov-fns/

Как представить документы по запросу Налоговой службы через ТКС?

Какие документы следует обязательно представлять в Налоговую службу в виде XML-файла, а какие допускается в виде скан-образов?

Налоговые инспекторы могут запросить дополнительные к отчетности документы по множеству причин. Например, при камеральных проверках из-за ошибок в поданных декларациях, из-за расхождения показателей в контрольных соотношениях.

В этих и иных случаях налоговики вправе запросить представление пояснений и первичной документации. Кроме того, и вне рамок проведения проверок налоговики могут затребовать дополнительные документы. Такое право фискалов прописано в письме от 30.09.

[su_quote]

2014 ФНС № ЕД-4-2/19869.

Логично, что организациям и предпринимателям проще и быстрее отправить сведения в электронном формате и не нужно будет ничего копировать, отвозить лично в налоговые инстанции, тратить свое время.

Электронная отчетность в налоговую с Бухсофт Онлайн — это самый быстрый, доступный и удобный сервис для передачи данных фискалам!

Порядок представления документов в Налоговую

Согласно требованиям пункта 4 статьи 93.1 НК РФ налоговый орган в пятидневный срок с момента получения поручения по месту учета налогоплательщика, с которого запрашиваются дополнительные документы или информация, должен направить ему требование о представлении этих документов либо информации. К требованию налоговики прилагают копию вышеупомянутого поручения.

В свою очередь, налогоплательщик, руководствуясь регламентами пункта 2 статьи 93 НК РФ, имеет право представить такие документы:

в бумажном формате в виде копий, заверенных лицом, проверяемым налоговиками;
в электронном виде, если документы эти соответствуют форматам, установленным ФНС РФ.

Какие документы отправляются в формате XML-файла?

В приказе ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ были прописаны установленные форматы для электронных документов, представляемых по запросу налоговых органов по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Документы, представленные в налоговую в установленном формате XML-файла:

счет-фактура, корректировочная счет-фактура и исправления к ним;
журнал выставленных и полученных счетов-фактур;
книга покупок;
дополнительный лист книги покупок;
книга продаж;
дополнительный лист книги продаж;
акт приемки-сдачи работ (услуг);
товарная накладная (ТОРГ-12).

Обратите внимание, если требование по данным документам от налоговиков вы получили изначально в бумажном формате, то и отвечать придется также на бумаге.

Связано это с тем, что XML-файл описи обеспечен идентификатором файла документа, к нему производится формирование описи.

Такого идентификатора на требовании налоговой инспекции в бумажном формате нет, без него невозможна выгрузка описи в систему налоговиков, она просто не поймет, что по данному файлу было требование и выдаст ошибку, а для налогоплательщика это будет означать, что документы им не были представлены.

Какие документы можно представлять в виде скан-образов?

В приказе ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ закреплено, что кроме утвержденного формата XML-файла описи документов, посредством ТКС стало возможным представление неформализованных документов в электронном и бумажном варианте.

Такие документы следует направлять налоговикам в виде скан-образов (формат файлов должен быть jpg или tif) с заполнением полей метаданных.

Стоит отметить, что метаданные заполняются автоматически при сохранении файла на компьютере и представляют собой сведения об имени создателя файла, имени компьютера, названии организации, времени создания и изменения файла и другие параметры. Эти сведения выгружаются из системных данных вашего компьютера.

Итак, в виде скан-образов в налоговую можно направлять следующие документы:

счет-фактура, корректировочный счет-фактура и исправления к ним;
акт приемки-сдачи работ (услуг);
товарная накладная (ТОРГ-12);
товарно-транспортная накладная;
грузовая таможенная декларация/транзитная декларация;
добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации;
спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
договор (соглашение, контракт);
дополнение к договору.

Таким образом, очевидно, что названным выше приказом налоговики разрешили часть документов в установленном формате направлять в виде скан-образов.

Также налоговики отметили, что перечень этот будет пополняться новыми документами. Но пока, согласно письму ФНС России от 07.09.

2015 № ЕД-4-2/15669, существует определенный порядок действий для документов, сформированных в электронном формате по не установленным Налоговой службой форматам.

Представление таких документов следует производить на бумажном носителе в виде копии, заверенной лицом, от которого истребовали данные сведения. Кроме того, в копии такого документа должна быть отметка о подписании оригинала ЭЦП.

О формировании и отправке ответа на требование КНД 1165050 о пояснениях по НДС

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/626-kak-predstavit-dokumenty-po-zaprosu-nalogovoy-slujby-cherez-tks

Как сохранить и распечатать 3-НДФЛ за 2017 год из программы ФНС

Всё большее число физлиц, которые самостоятельно обязаны отчитаться о своих доходах за 2017 год, выбирает специальное бесплатное приложение от ФНС, чтобы в 2018 году заполнить и сдать декларацию о своих доходах за 2017 год. Наша консультация посвящена заключительному этапу работы с приложением «Декларация 2017»: как сохранить 3-НДФЛ из программы, а также вывести ее на печать.

Возможности программы ФНС

Программу для заполнения 3-НДФЛ за 2017 год на официальном сайте Налоговой службы России можно скачать по ссылке здесь (приведена с индексом для г. Москвы):

Тех, кто в силу закона обязан самостоятельно декларировать свои доходы, закономерно интересует вопрос: как сохранить декларацию 3-НДФЛ из программы ФНС и в принципе не потерять введенные данные о себе, своих доходах, затратах (ИП), а также вычетах.

Так вот: ее работа организована таким образом, что при запуске приложение автоматически формирует пустую декларацию. Причем в любой момент можно:

сохранить введенные данные на диск;
загрузить ранее сохраненную декларацию;
сформировать новую 3-НДФЛ.

Каждый раз при очередном открытии в заголовке окна будет показано имя, которые вы дали файлу с 3-НДФЛ за 2017 год.

Также см. «Скачать программу “Декларация” для 3-НДФЛ за 2017 год».

Сохранение

Важно понимать: приложение ФНС работает по такому принципу, что не даст просто так исчезнуть уже введенным в 3-НДФЛ сведениям. Даже если вы случайно или специально:

нажмёте одномоментно Alt и F4;
щелкните на крестик в правом верхнем углу окна;
выберите в главном меню пункт Файл – Выход.

В этих случаях – когда в заполняемой 3-НДФЛ есть несохраненные изменения – программа автоматически выдаст запрос на сохранение ее в файл. При утвердительном ответе появится запрос на имя и местонахождение сохраняемого файла (если имя еще не было выбрано).

При выборе в главном меню опции «Файл» вылезет подменю такого содержания:

Далее в таблице показано, как сохранить 3-НДФЛ из программы ФНС с помощью этих опций.

Возможности подменю «Файл»

Опция	Что дает
Создать	Формирует новую декларацию. При этом, если одновременно открыта другая декларацию и изменения в нее внесены, но не сохранены, появится предложение об их сохранении. Согласно своему внутреннему устройству, каждый свой старт программа начинает с создания новой декларации. То есть можно вводить и изменять данные в разных 3-НДФЛ.
Открыть	Дает возможность открыть файл с 3-НДФЛ, которая была ранее введена и сохранена. При этом, если одновременно открыта другая декларация и изменения в нее внесены, но не сохранены, появится предложение об их сохранении.
Сохранить	Позволяет сохранить активную декларацию в файл
Сохранить как…	Запросит имя и месторасположение файла для сохранения на вашем компьютере, ноутбуке
Выход	Позволяет уйти из программы

Обратите внимание: все эти опции продублированы на панели инструментов.

Вот ещё одна важная инструкция для заполнения 3-НДФЛ в приложении от ФНС: если после выбора опций Создать/Открыть/Сохранить вы подтвердили запрос на сохранение изменений, но при этом не ввели имя файла, система всё же выдаст диалог с запросом имени и места расположения на ПК нового файла. То есть уже введённые сведения никуда не исчезнут.

Не все знают, что программа «Декларация 2017» позволяет сформировать файл с отчётом 3-НДФЛ за 2017 год для налоговой инспекции в электронном виде. Чтобы потом отослать его через:

Получить такой файл можно с подходящим для отправки в ИФНС расширением xml. Для этого на панели инструментов нужно кликнуть по клавише «Файл xml»:

Второй способ – это выбрать «Декларация» – «Экспорт в xml»:

Также см. «Инструкция по заполнению 3-НДФЛ в 2018 году в программе «Декларация 2017».

Распечатка

Теперь о том, как распечатать декларацию 3-НДФЛ из программы ФНС. Отметим, что при установке программы она предложит отдельно установить так называемый модуль печати. А принтер может быть как реальным, так и виртуальным.

Первый способ – через подменю «Декларация» (см. рисунок выше).

Возможности подменю «Декларация»

Опция	Что дает
Просмотр	Предварительный просмотр сформированной декларации в том виде и объеме, в котором она будет напечатана, если будет выбрана «Печать»
Печать	Печать выбранной 3-НДФЛ
Экспорт	Перемещает данные текущей декларации в файл в утвержденном ФНС формате для отправки в инспекцию по электронным каналам
Проверить	Анализ сформированной декларации на полноту и соответствие введенных данных

Второй способ, как распечатать 3-НДФЛ с программы заключён в следующем. В главном окне приложения на панели инструментов кликните «Просмотр»:

Потом вы увидите череду листов сформированной вами декларации 3-НДФЛ за 2017 год:

Что касается кнопок с изображением дискет, то они позволяют сохранить печатные страницы в файл с расширением TIF: в один многостраничный либо в каждый файл по странице.

Имейте в виду: распечатанные бланки 3-НДФЛ содержат штрихкод и символы «+». Это нормально для так называемого машинно-ориентируемого бланка. Проще говоря, данные символы нужны для считывания информации сканером. Отказать в принятии такой декларации инспекция не вправе.

Когда нет принтера

Частая проблема, когда на ПК установлена программа «Декларация» для заполнения 3-НДФЛ за 2017 год, однако принтера нет. Можно ли сохранить заполненный бланк для печати на другом компьютере, где не установлено это приложение ФНС?

Никакой проблемы в этом нет. Просто в режиме «Просмотр» кликните на кнопку с изображением дискеты. Модуль печати создаст файл с расширением TIF. Его можно будет вывести на печать в любом месте. Там, где удобно.

Также см. «Кто должен сдавать 3-НДФЛ за 2017 год: перечень».

Источник: https://buhguru.com/ndfl/3-ndfl-za-2017-programma-fns-sohranit-raspechatat.html

Полный перечень документов, которые ФНС принимает в электронном виде через интернет

С 2012 года Федеральная налоговая служба разрешает налогоплательщикам присылать утвержденный перечень документов через интернет. Отправлять документы стало легче: перечисленные документы годятся к отправке даже без печати и подписи. Ноябрьское письмо ФНС разъясняет, как и какие документы можно направлять в электронном виде.

Приказ налоговой службы РФ от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ перечисляет виды документов, которые разрешается передавать через интернет, а также информирует о допустимых форматах описи документации. Согласно законодательству, налоговая инспекция вправе принимать от организаций следующие электронные документы:

Изначально оформленные на бумаге, затем отсканированные. Например, ТОРГ-12, ГТД;
Составленные в произвольном электронном виде. Например, скан-образы ТТН, договора, спецификации или акты приемки-сдачи работ;
Документацию, созданную по установленному формату и переданную контрагентам с помощью системы электронного документооборота. Например, ТОРГ-12, акты приемки-сдачи или счета-фактуры.

Отправлять электронные документы в ФНС стало проще!

Важные уточнения по отправке электронных документов

Законодательство облегчает процесс передачи информации: не нужно дублировать в электронном виде бумажные документы, достаточно отсканировать. Удобно, что перед отправкой их не нужно заверять печатью и подписью, поскольку действует электронная подпись.

Однако важно помнить, что и электронные формы, и сканы инспекция принимает строго через системы сдачи отчетности, а каналы электронного оборота документов между организацией и контрагентами для этого не годятся. Контур.Экстерн – удобный сервис, позволяющий не только сдавать отчетность, но и отправить в ФНС данные в соответствии с требованиями законодательства.

Также налоговики подчеркивают: они принимают через интернет только те документы, которые входят в список соответствующего приказа. Если вы намереваетесь отсканировать и отправить тот или иной документ, проверьте его наличие в списке, иначе его не примут.

Перечень электронных документов которые принимает ФНС

Документы на бумаге (или электронные документы в произвольном формате), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg или tif:

договор (соглашение, контракт);
дополнение к договору;
товарная накладная (ТОРГ-12);
спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации;
грузовая таможенная декларация/транзитная декларация;
акт приемки-сдачи работ (услуг);
товарно-транспортная накладная;
счет-фактура (счет-фактуру можно отправить в инспекцию, только если она изначально была создана в бумажном виде; в произвольном формате составить счет-фактуру нельзя).

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле: