Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017 — все о налогах

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения, оформление

Я думаю, что многие сталкивались с такой проблемой как оформление дубликата трудовой книжки по утере или по причине неприглядного состояния. Вот и меня постигла та же печальная участь. Поехал к родителям и взял с собой сумку с документами. Там, как назло, оказалась и труд.книжка.

Сумку по дороге неудобно поставил, и соседний пассажир разлил на нее лимонад, вот такой я растяпа, но делать нечего и теперь надо восстанавливать документ, поскольку они пришли в полную негодность.

Раньше и не знал, кто занимается выдачей дубликата, и какие документы могут для этого потребоваться, а сейчас изучил процедуру в подробностях и даже могу давать советы своим читателям. Приступим к написанию статьи, где и будет рассказано о процедуре получения и заполнения дубликата ТК в 2018 году.

Как рассматривает данное право закон, и в каких случаях нужен дубликат

Первое, что нужно обязательно сказать, что оформление дубликата ТК – это не мошенничество, а действие разрешенное законодательно. Если причины, по которым требуется произвести замену формуляра, определены правовыми нормами, как уважительные, но можно приступать к дальнейшим действиям в этом направлении.

Существует ряд ситуаций, при возникновении которых выдача дубликата труд.книжки является обязательным мероприятием. Речь идет о следующих обстоятельствах:

Причина для получения дубликата ТК	Дополнительные характеристики
Документ стал непригодным для использования	порвался; обгорел при пожаре; пострадал от воздействия воды; возникли иные обстоятельства, когда формуляр был поврежден.
Книжечка была утеряна или похищена	К примеру, украли сумку с документами, где была ТК или владелец где-то ее оставил. В этой ситуации необходимо сразу же уведомить работодателя. На это дается до 15-ти суток.
Произошла массовая утрата документов	Речь идет о чрезвычайных ситуациях, например об аварии или о затоплении. Для установки причины формируется специальная комиссия, которая затем восстанавливает стаж для каждого работника. Итогом работы органа становится специальный акт, на основании которого и выписывается дубликат труд.книжки.
При обнаружении в формуляре недостоверных сведений	Сначала в документ вносятся исправления, а затем, оформляется дубликат ТК.

В каждой ситуации, вся информация из подлинника должна быть перенесена в дубликат.

В случае повреждения ТК, достаточно переписать имеющиеся там записи, а если сделать это невозможно, то сотруднику придется подготовить справки и выписки, удостоверяющие его занятость в других компаниях и получение определенных поощрений.

Подробнее о порядке получения труд.книжки можно узнать из видео:

Порядок оформления документа в 2018 году: кто заполняет и выдает, сколько это стоит

По общим правилам непосредственным оформлением и выдачей дубликата гражданину занимается наниматель. Помимо работодателя такими правами наделены:

• ПФР;
• Государственный Архив.

Если гражданин не знает, как оформить дубликат ТК и куда обратиться с таким вопросом, то первое, что требуется сделать – это составить заявление в произвольной форме и передать его в одно из перечисленных ведомств или по месту своей занятости. На изготовление копии документа, ответственным лицам дается 15 суток с даты поступления обращения.

Отдельно следует сказать о стоимости услуги, потому что, трудовая книжка стоит денег. Распределение расходов зависит от того, кто виновен в произошедшем. Если вина за утрату ТК лежит на работодателе, то все затраты ложатся на него. При исключительной вине работника, оплачивает стоимость трудовой книжки и другие расходы, именно он.

По завершению отведенного законом срока, документ передается сотруднику на руки, а он расписывается в получении в специальном регистре. Если гражданин остается работать, то документ остается на хранении у нанимателя, в отделе кадров.

Схема заполнения дубликата

Специалисты, занимающиеся решением таких проблем, советуют при оформлении новой труд.книжки или ее дубликата, использовать специальный образец заполнения. Это позволит исключить ошибки и неточности, а также, существенно сэкономит время сотрудника.

Есть общая схема действий, и заключается она в следующем:

1. Владельцу формуляра потребуется подготовить справки о своей прежней занятости с указанием периодов и точных названий: предприятия и должности.
2. Передать документы по месту оформления дубликата, совместно с заявлением.
3. Если бумаги оформить не удается, то привлечь к этой процедуре свидетелей.
4. Специалист вносит записи в ТК с учетом дат поступления и увольнения гражданина с работы.

После выполнения этих рекомендаций останется только забрать готовый документ. Иногда восстановить данные не удается и тогда гражданин может обратиться в ПФР для получения информации о поступающих за него платежах в разные периоды.

В итоге нужно отметить еще одну важную вещь. Если в полученном дубликате гражданин не обнаружил некоторых периодов занятости, хотя документы по ним предоставлял, стоит уточнить этот вопрос у специалиста, занимавшегося восстановлением труд.книжки.

Вполне возможно, что данные показались ему недостоверными и вносить он их не стал. Если договоренности достигнуть не удастся, то гражданин сможет оспорить данное решение в суде.

Источник: https://grazhdaninu.com/trud/trud-knizhka/dublikat.html

Оформляем дубликат трудовой книжки

Важность трудовой книжки (ТК) несомненна, так как в этом документе находят свое отражение этапы трудовой деятельности того или иного гражданина.

Данный документ отличается востребованностью, так как он способствует устройству на работу и его предъявление обязательно, конечно, если вы не находитесь в начале своего трудового пути.

Именно ТК позволяет работодателю понять, насколько ему необходим конкретный гражданин в качестве будущего сотрудника компании. В то же время далеко не все соискатели рабочих мест понимают важность рассматриваемого вида документа.

Это может быть обусловлено большим количеством причин. Например, человек практически не работал официально или он устраивается на работу впервые. В этом случае оценка важности книжки для таких людей крайне низкая, что объясняет их халатное отношение к этому документу. Но подобную халатность проявляют и работодатели, включая сотрудников кадровой службы.

Такие ситуации должны быть исключены, но они все равно имеют место. Если гражданин остался без трудовой книжки, то ему будет проблематично отстаивать свои права в рамках Трудового кодекса.

Ответственность работодателя за утерю

Утеря трудовой по вине работодателя способна вызвать негативные последствия для него только в том случае, если трудовая инспекция получит сообщение по этому поводу, которое должен инициировать работник. Это приведет к тому, что к работодателю будут применены различного рода санкции, например, в виде соответствующих штрафов.

Что касается конкретизации штрафов, то в кодексе, регулирующем административные правонарушения, указано, что величина штрафа может доходить до 5000 руб. в зависимости от конкретных обстоятельств.

Важно знать, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав и интересов. Также не стоит забывать об упущенной или же недополученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Работодатель должен знать, что каждый день задержания выдачи трудовой приводит к тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Дубликат трудовой книжки. Что это?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна.

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми. Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом. Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Как поступить работодателю, потерявшему трудовую своего работника

Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом. При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:

• оповестить об этом работника;
• принять заявление от работника;
• направить запросы в бывшие места работы работника;
• явиться в пенсионный фонд нашей страны;
• оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
• внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
• заполнить дубликат трудовой книжки; выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.

Источник: https://dedadi.ru/administrativnoe/dublikat-trudovoy-knizhki.html

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

Что такое дубликат трудовой книжки

Оформление дубликата трудовой книжки

Какие документы необходимы

Как сделать дубликат трудовой книжки: образец 2018

Действия ответственного лица при выдаче дубликата

Что такое дубликат трудовой книжки 

На основании ст. 66 ТК РФ документом, который может подтвердить трудовую деятельность и стаж гражданина является трудовая книжка. Ее форма и правила ведения и хранения, а также изготовления и приобретения работодателями бланков приведены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Подробности в статье Образец заполнения трудовой книжки в 2018 году.

Дубликат книжки по своей сути является 2-м экземпляром, который имеет аналогичную юридическую силу.

Оформляется дубликат трудовой книжки полностью в соответствии с оригиналом. Исключение составляют случаи, когда ранее в трудовую были внесены данные:

• ошибочные, ложные или неточные;
• не подлежащие восстановлению из-за отсутствия их документарного подтверждения. 

Порядок заполнения и оформления дубликата регламентируется следующими документами:

1. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила);
2. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). 

Дубликат книжки выдается и заполняется по последнему месту работы лица на основании заявления. Администрация обязана оформить и выдать документ в течение 15 дней со дня получения от сотрудника соответствующего заявления (п. 31 Правил). 

Оформление дубликата трудовой книжки 

Оформление дубликата может потребоваться в нескольких случаях:

1. По просьбе самого сотрудника:
   • При потере оригинала. При этом лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 Правил).
   • В случае если книжка утратила целостность (например, порвалась и т. д.), вследствие чего стала непригодна к использованию (абз. 3 п. 33 Правил). Если это произошло по вине ее владельца и восстановить некоторые сведения не предоставляется возможным (страницы испачканы, уничтожены, разорваны и т. д.), работодатель вправе затребовать у него дополнительные бумаги, свидетельствующие о стаже работы в определенных местах. Представить и собрать эти сведения гражданин должен самостоятельно. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.
   • В случае если запись в основном документе признана недействительной, гражданин вправе потребовать оформления дубликата, при этом указанная запись в него вноситься не будет (пп. 22, 33 Правил). 

В перечисленных ситуациях лицо обязано предъявить заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Если же с момента увольнения лицо трудоустроилось на иное предприятие, соответствующая просьба подается по новому месту работы. 

1. По инициативе администрации:
   • При краже оригинала.
   • При массовой утере документов. В этом случае стоит руководствоваться п. 34 Правил, согласно которому восстановить данные возможно только путем создания специальной комиссии, состоящей из представителей органов исполнительной власти. Процедура установления стажа регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50.  

Какие документы необходимы 

Заполнение дубликата трудовой книжки (образец которого вы найдете далее) необходимо проводить на основании имеющихся или предоставленных сведений о трудоустройстве.

Подтвердить предыдущие трудовые отношения могут:

• справки, содержащие информацию о причине их выдачи, то есть реквизиты распоряжений о приеме и увольнении с предприятия, а также переводе с должностей;
• приказы (распоряжения), в том числе в виде выписок;
• личные дела и карточки;
• лицевые счета граждан;
• бухгалтерская документация об оплате труда;
• профсоюзный билет и т. д. 

Помимо этого, подтвердить место работы разрешается при помощи трудового договора или иных бумаг, содержащих информацию относительно времени работы.

Необходимо учесть тот факт, что администрация обязана всячески содействовать и помогать сотруднику в получении документации, служащей подтверждением его стажа, с предыдущих мест работы (п. 7.2 Правил).

С указанных документов снимаются копии, а оригиналы после надлежащего заверения передаются на хранение владельцу (ч. 7 п. 7.2 Инструкции).

Образец дубликата трудовой книжки можно скачать здесь: Оформление дубликата трудовой книжки — образец. 

Как сделать дубликат трудовой книжки: образец 2018 

Выдача дубликата предусматривает следующие шаги:

1. В правом верхнем углу 1-й страницы нового бланка ставится отметка: «Дубликат». На самой же трудовой книжке делается запись, что взамен нее выдан дубликат, с проставлением его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).
2. На титульном листе фиксируется информация, актуальная на день оформления дубликата. То есть если в период рабочей деятельности у сотрудника менялись фамилия, имя или иные данные, вносить их в дубликат по Правилам нет необходимости (п. 2.1 Инструкции). Указываются последние действительные данные.
3. При заполнении раздела «Сведения о работе»:
   • указывается общий стаж работы, который рассчитывается суммарно за весь период деятельности, без указания периодов работы на конкретном предприятии (ч. 2 п. 7.2 Инструкции);
   • поочередно (с присвоением порядкового номера в графе 1) записываются сведения о каждом месте работы (дата приема/увольнения ставится в графе 2), например: «Принят в общество с ограниченной ответственностью “Машина” (ООО “Машина”) на должность продавца» (раздел 3);
   • в раздел 4 вносятся данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация, например: «Справка ООО “Машина” от 13.05.2013». 

При оформлении дубликата трудовой нет необходимости заверять все внесенные записи подписями уполномоченных на то лиц.

Следует отметить, что все иные условия заполнения дубликата (написание дат, цвет пасты и чернил и т. д.) аналогичны порядку заполнения оригинала трудовой согласно Инструкции.

Внесение последующих данных о трудоустройстве у текущего работодателя производится в соответствии с Правилами в общем порядке.  

Действия ответственного лица при выдаче дубликата 

После того как дубликат оформлен, сведения о его выдаче надлежит внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в ней следует отразить факт снятия с учета оригинала трудовой.

Дубликат трудовой книжки выдается владельцу под расписку.

Действия в случае, если после выдачи дубликата обнаружится оригинал, нормами права не урегулированы. Возможен такой вариант:

• принять от сотрудника найденную трудовую и продолжить ее ведение надлежащим образом;
• получить от сотрудника письменные объяснения, почему он не представил документ ранее и просил завести дубликат;
• уничтожить дубликат по правилам для испорченных бланков на основании комиссионного акта (п. 42 Правил). 

Не допускается выдача нового бланка книжки без указания сведений о том, что это дубликат. В дальнейшем возникнут проблемы относительно его подлинности, поскольку дата выпуска самого бланка будет гораздо позднее, чем даты внесенных в него сведений. В связи с этим обязательно потребуется предъявление дополнительных справок с целью подтверждения стажа. 

Итак, ответ на вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки, дан в Правилах (специальные нормы для дубликатов), а также Инструкции (общие требования по ведению трудовых). Юридическая сила дубликата аналогична оригиналу документа, а сведения, вносимые в него, по возможности должны дублировать оригинал.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/trudovaya_knizhka/obrazec_zapolneniya_dublikata_trudovoj_knizhki/

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2018 году — пример, оформление, при утере, по справкам, правильное

Трудовая книжка — это основной документ гражданина, который работает на официальной основе и является источником страховых взносов, а также налогов.

Именно в нем отражается трудовая история человека, причины его увольнения и стаж в принципе, но в некоторых случаях может потребоваться дубликат.

Его заполнение не отличается особыми правилами, но при этом нужно соблюсти нюансы, оговоренные законодательством.

Ведь дубль документа — это его замена, но когда выдается новый паспорт, информация из него хранится в УФМС, в то время, как рабочая книжка находится у человека, и сдается только на время официальной занятости.

В каких случаях выдается

Обычно информация о работе хранится только в этой бумаге, и ни в какие базы не попадает, с одной стороны, так личная информация более защищена, но вместе с тем, при необходимости восстановления возникает вопрос, где взять данные для нового заполнения.

Естественно, что люди часто теряют данные документы или портят их, а вина в этом может быть как сотрудника, так и ответственных за хранение документации лиц.

В любом случае, нужно разобраться, когда дубликат действительно необходим, и как его правильно запросить.

При утере

Если сотрудник потерял свой документ, либо это сделали ответственные за хранение лица, задача по восстановлению всех записей осложняется, поскольку нельзя увидеть записи даже частично, и остается только пользоваться заранее сделанными копиями или другими методами.

Но поскольку дубликат все равно выдается и в такой ситуации, то следует подготовиться, и попросить при трудоустройстве, чтобы начальство сняло копии со всех страниц, и только тогда направлял книжку в личное дело.

Массовая утрата работодателем также является причиной для восстановления в виде дубликатов, но заниматься этим должен он сам, вне зависимости от того, произошла данная ситуация по вине начальства, либо же в этом виновен форс-мажор.

В любом случае порядок восстановления информации о стаже оговаривается Постановлением Минтруда под номером 50 от 1994 года.

Негодность

Не менее часто, наравне с утерей документы еще и портятся, это может быть по вине домашних животных, стихии, детей и массы других факторов.

Работодатель же может сослаться на возникший пожар, наводнение, влияние вредных веществ и т.д., этот случае лучше, чем утеря, поскольку восстановить можно хотя бы часть данных, если на страницах осталась хотя бы некоторая информация.

Но при отсутствии такой возможности, нужно будет пользоваться теми же способами, что и в случае с утерей, поскольку в обоих вариантах доступа к данным нет.

Как выглядит пример заполнения

Заполняется дубль так же, как и основной вариант, то есть на его титульной странице ставится номер, ФИО владельца, его дата рождения, уровень образования и специальность, а также дата оформления.

Но выше, над названием документа ставится пометка из слова “дубликат”, а слева на свободной странице оговаривается выдача официальной копии, ставится дата и причина замены, с указанием номер трудовой, это подтверждается печатью.

Заполнение внутренних разделов никак не отличается от оригинала, то есть вносится вся информация о трудоустройстве, но произвести записи о деятельности можно как просто отражением длительности стажа, так и детализировать его, если подобная информация имеется.

Тот работодатель, который был последним, или является текущим, вписывает свои данные, и по возможности указывает не только даты работы и название предприятия, но и статьи ТК РФ, на основании которых производились действия.

При наличии, желательно также указывать основания в виде реквизитов документов, по которым принимались решения.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2018 году такой:

Сведения, которые заносятся в бланк

В бланк обычного рабочего документа вносятся все те же данные, что и обычно, и этот перечень состоит из:

Личных данных человека	Его специальности и уровня образования — на титульном листе
Обязательно следует указать	Что это дубликат основного рабочего свидетельства
Дата поступления на работу	Увольнения или иного события
Информация	О том, где работает человек
Переводы и увольнения	Также необходимо отразить
Основания на внесение записей	В виде внутренних документов
Для дубля	Также характерна запись об общем стаже работы до начала труда в фирме, она присутствует при восстановлении не по копии, а по иным каналам

Алгоритм действий при его оформлении

При утере или порче трудовой книжки либо ее вкладыша, следует разобраться, какой есть порядок запроса нового документа, и что нужно сделать конкретно гражданину, чтобы получить необходимую помощь.

Прежде всего, следует ознакомиться с двумя основными схемами восстановления — по копии и по справкам, из которых легче всего будет первая.

Обязательно при утере человек должен известить об этом работодателя, даже если он бывший (когда новую работу он не нашел), и в срок до 15 дней ему оформляется бумага.

Вполне можно запросить не дубль, а новый документ, подав заявку начальству, но прежде всего, этот метод хорош для молодых людей, которые не зависят от стажа, и для них важны только страховые отчисления.

Но если речь идет о работниках в возрасте, либо когда молодой специалист трудился в престижной фирме, лучше восстановить. Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки можно скачать здесь.

Восстановление по ксерокопии

Ксерокопия сама по себе не является документом, поскольку ее можно легко подделать и записать себе в стаж любую информацию.

Чтобы использовать ее для восстановления, необходима заверенная ксерокопия, но получить ее уже само по себе сложно, поскольку книжица находится у работодателя.

Для получения отксеренного документа, направляется обращение к кадровикам, в больших компаниях это письменно, а в мелких организациях вполне можно обойтись устным желанием.

Правила отводят на выдачу копии всего 3 рабочих дня, а результатом станет набор скопированных страниц, где разместится подпись “копия верна”, а также автограф должностного лица с печатью предприятия.

Также на последней странице ставится надпись “работает по настоящее время”, также заверяемая гендиректором, главным кадровиком или главбухом.

В итоге заполненные листы копии будут заверяться следующим образом:

Можно заверить только последний лист копии, но в этой ситуации все части должны быть сшиты ниткой, а ее концы выводятся на последнюю страницу, и уже там фиксируются бланком с написанным количеством и штампом.

Закон же утверждает, что восстановить трудовую, произведя ее дубликат, могут использоваться следующие документы:

• трудовые договора;
• справки от работодателей — заверенные копии будут именно такими бумагами;
• решения суда о признании стажа;
• выписки из приказов о трудоустройстве или увольнениях;
• расчетные книжки, в которых отражена заработная плата;
• архивная документация.

По справкам

Если же копии заблаговременно не было сделано, то необходимо воспользоваться справками, которые берутся у бывших работодателей.

Пишется обращение от имени текущего работодателя, в котором указывается просьба предоставить информацию о трудоустройстве конкретного человека в свободной форме.

Прежде чем отправлять это, компания обязана запросить разрешение у самого человека на обработку персональных данных, куда входит и информация о предыдущих местах работы.

В ответе другая компания должна подтвердить конкретный период, на протяжении которого человек находился в ее штате, а также указать реквизиты соответствующих приказов, которые и были основаниями для зачисления в коллектив.

Собрав все возможные справки, текущее начальство заполняет дубликат, но если с каким-то периодом возникла проблема, остается только обращаться в суд, но это крайняя ситуация.

Процедура заполнения не отличается от восстановления по копии, и необходимо постараться указать все существенные сведения.

Видео: по данной теме

Стоимость процедуры

Сам процесс оформления дубля трудовой книжки бесплатен, но при этом работник должен возместить стоимость бланка.

Ведь в каждой организации есть резервный запас, который выдается новоприбывшим людям, и гражданин может либо запросить такой, либо же приобрести его самостоятельно.

Во втором случае возможность приобрести не соответствующий стандартам вариант достаточно велик, поэтому лучше обратиться в компанию.

Она может взимать с обратившегося человека плату за бланк, цена которого зависит от региона и условий, на которых бумага была приобретена.

В среднем форма обойдется в 200 рублей, и есть как расценки ниже, так и выше, все зависит от индивидуального подхода.

Как оформить уволенному сотруднику

Люди, которые уволились ранее, могут обратиться к последнему работодателю с просьбой о восстановлении, если после этого они никуда больше не зачислялись в штат.

Отказ в связи с отсутствием доказательств последнего утверждения и просто отрицательный ответ на просьбу будут незаконными, поскольку дубль оформляется на общих основаниях.

То есть, у компании есть обязанность выдать официальную копию при поступлении соответствующего заявления, но естественно, что если человек работает в другой фирме, то и обращаться ему нужно туда же.

Для уволенных все равно нужно подтверждать свой стаж, но это может сделать и бывшее начальство по тому же принципу, что и действующее.

Если книжка теряется или портится, то ее нужно восстановить, а делается это путем оформления дубликата, в котором отражается прошлый стаж.

Для этого нужно обратиться к руководителю текущего места, подать на его имя заявление и сообщить, где человек был трудоустроен, чтобы был оформлен официальный запрос.

Заполняется этот документ так же, как и оригинал, за исключением надписи о замене на титульной странице и пояснением слева в свободной зоне.

Источник: https://juristhere.ru/obrazec-zapolnenija-dublikata-trudovoj-knizhki/

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2018 году — после ее утери, как оформить, образец приказа, как выдать бывшему сотруднику

Трудовым кодексом установлено, что основным документом, подтверждающим трудовой опыт гражданина, является трудовая книжка. Нередки ситуации, когда человеку требуется дубликат бумаги, например, если книжка теряется или портится.

Законодательством предусмотрен процесс оформления копии. Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2018 году находится в свободном доступе, с ним рекомендуется ознакомиться во избежание простых ошибок.

В каких случаях нужен

Существует 3 ситуации, когда требуется получить дубликат:

• владелец или работодатель потеряли оригинал. Сюда входят утрата документов в связи с уважительными причинами;
• документ больше невозможно использовать. Например, ее залили водой, обожгли или порвали;
• в бумагах обнаружили ошибки, которые суд признал недействительными. Дубликат выписывается по заявлению владельца оригинала.

Законом установлено, что человек обязан обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Однако нет положений, которые бы указали на наказания в случае утери книжки по вине человека.

В течение какого срока следует оформить

У руководителя есть 15 рабочих дней на выдачу дубликата после письменного обращения сотрудника. Не существует единой формы для обращения, гражданин заполняет бумагу по своему усмотрению. Можно уточнить у работодателя формулировки, чтобы данные поступили быстрее.

Чтобы вернуть подтверждение о стаже, сотруднику достаточно выполнить несколько простых действий:

• найти работодателя, который должен заниматься переоформлением. Если гражданин имеет официальное место работы, ответственность за выдачу ляжет на текущего работодателя. Если гражданин безработный, он подходит в отдел кадров по последнему месту работы. У них останется копия трудовой книжки бывшего сотрудника;
• заполнить бумагу на оформление и получение копии;
• подготовить документы, подтверждающие основания заявителя. Если работодатель виноват в утере книжки, бумаги подготавливает он. Однако работник должен оказывать содействие предпринимателю, чтобы дело шло быстрее.

Когда бумаги подготовлены, сотрудник выдает гражданину дубликат книжки.

Образец приказа

Копия документа выдается после проверки официального заявления и подписания приказа, в котором обязательно прописываются следующие пункты:

• номер и дата заполнения;
• причины, по которым гражданину понадобилось восстановить документ;
• подписи с расшифровкой работодателя и сотрудника.

Приказ имеет силу только в письменной форме. Когда документы оформлены, заявитель читает приказ и ставит свою подпись. Для оформления распоряжения работодатели должны использовать установленные бланки. Записи ставятся в свободные графы.

Как составить заявление и его образец

Изготовление документа требуется, если оригинал книжки исчез по вине сотрудника. Стандартное заявление содержит следующие пункты:

• ФИО полностью и должность сотрудника, который пишет заявление и человека, которому оно отправляется;
• доказательства порчи, утери или других основаниях, из-за которых требуется создание дубликата;
• просьба о предоставлении копии заявителю;
• подпись и дата.

Документы разрешено оформлять на компьютере или от руки. На некоторых предприятиях разработаны свои бланки с печатями.

Какие сведения вносятся

Лицевая часть копии книжки оформляется так же, как и оригинал. Первая страница отличается только надписью «Дубликат».

Другие разделы претерпят незначительные изменения:

Работодатель аккуратно заполняет предыдущий стаж сотрудника, которому есть документальное подтверждение.

Ставится общее количество времени, в течение которого человек был официально трудоустроен. Прошлых работодателей и другую информацию заполнять не требуется. Устанавливаются все рабочие места, о которых была найдена информация.

Работодатель обязан записать стаж, даже если работник не может предоставить определенные данные (реквизиты приказа или время приема), эти сроки остаются пустыми. Если сотрудник предоставил информацию о переводе, она заполняется в книжку.

Прошлые организации ставятся в порядке прохождения службы, начиная с самого первого места работы. Не требуется выводить название фирмы отдельно до графы о приеме на работу. Затем ставится отметка об увольнении.

Сведения о последнем или текущем месте работы вносятся в обычном порядке, как если бы они записывались в оригинал документа.

Затем работодатель или ответственный сотрудник закрепляет бумагу печатью фирмы. Сотрудник получает на руки все документы, предоставленные при оформлении дубликатов.

Трудовым кодексом установлено, что у работодателя есть 15 календарных дней с момента оформления заявления, однако на деле не всегда получается подготовить дубликат за это время. Если работник уже уволился с места работы, можно договориться с человеком, чтобы в заявлении он поставил дату, когда стороны уже подготовят документы.

Пример заполнения оформления копии состоит из 5 пунктов:

• указать, сколько времени проработал человек до оформления на текущем рабочем месте;
• поставить порядковый номер записи в первой графе. В новом дубликате отсчет начинается с единицы;
• следующий пункт уведомляет о дате прохождения службы;
• в 3 графе проставляют данные о бывшей должности. В отличие от оригинала, где сначала заполняется информация, а затем ставится дата, в дубликате важнее указать сроки на рабочем месте. Необязательно вписывать данные детально, достаточно даты, названия организации и должности;
• в последней графе описываются все документы, на основании которых работодатель поставил отметке о прошлых местах работы.

Кроме сведений о приеме на работу, прописываются данные об увольнении с причинами.

После её утери, пример

Вся информация из подлинника переносится в дубликат, оригинал становится недействительным. Только та информация появляется в копии документа, которую сотрудник смог подтвердить бумагами. Если сотрудник может подтвердить прошлые награды и поощрения, они также заполняются в трудовую книжку.

Бывшему сотруднику

Бывшие работники оформляют дубликаты на последнем месте трудоустройства. В отдел кадров передаются бумаги, подтверждающие основания для выдачи копии.

Взамен испорченной

Существует много ситуаций, когда бумажная книжка может испортиться:

• обгореть после пожара;
• порваться;
• шрифт поплыл или стал нечитаемым.

Гражданин приносит оригинал, если с него можно переписать информацию, или документы, подтверждающие прошлые места работы.

Какие нужны документы

Сотруднику недостаточно предоставить заявление для получения дубликата трудовой книжки, даже если он не виноват в том, что оригинал пропал. Организация должна получить подтверждение, что человек работал в определенном месте и занимал должность в течение какого-либо времени.

Чтобы подтвердить предыдущие места работы, требуется предоставить одну или несколько бумаг:

• задокументированный трудовой договор;
• приказы с датами, названиями предприятия и занимаемой должностью (например, которые были выпущены при приеме на работу или увольнении);
• ведомости на выплату зарплату за определенные года;
• справки с бывших работ, где прописаны даты прохождения службы;
• постановление из суда об установлении профессиональной деятельность на определенном месте службы.

Если гражданин берет копии документов у бывших работодателей, они должны поставить свои подписи на каждой бумаге.

Сколько стоит

Если работник потерял трудовую книжку, он обязан возместить работодателю цену за новый бланк документа. Если работодатель каким-либо образом виноват (например, на предприятии произошел пожар), то он самостоятельно оплачивает все расходы. Стоимость устанавливается в каждой организации.

Что делать если найден оригинал

Если гражданин уже получил дубликат, а затем обнаружил оригинал, то копия считается официальным подтверждением стажа. На его основе будет рассчитываться стаж гражданина, а работодатели будут проверять опыт работы.

Если трудовая книжка пострадала или была утеряна по вине сотрудника или работодателя, ее можно восстановить в течение 15 дней.

Процедура может быть не бесплатной, цена зависит от виноватой стороны. Чтобы в дубликате возникли записи о предыдущем стаже, гражданин должен собрать подтверждающие документы с прошлых мест работы.

Видео по теме:

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-zapolnenija-dublikata-trudovoj-knizhki/

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2018 году — оформление, при утере, по справкам, правильное

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в России в 2018 году дает возможность исключить вероятности занесения в документ недостоверных либо ошибочных сведений.

Основной документацией, которая способна подтвердить наличие у человека официального стажа работы, принято считать трудовую книжку.

В случае его утраты возникает необходимость оформить дубликат. Рассмотрим подробней особенности его заполнения в 2018 году.

Основные моменты

Основные особенности и подробное разъяснение о трудовых книжках изложены в статье 66 ТК РФ.

В соответствии с правилами трудового законодательства, в документе должны быть указаны такие сведения, как:

• персональная информация о самом сотруднике;
• разновидность выполняемой работы;
• подробные сведения относительно переводов, увольнениях и награждениях;
• основания прекращения трудового соглашения.

Дубликат, обладающий равную юридическую значимость с подлинником, должен обязательно включать в себя сведения, которые полностью соответствуют первоначальному документу.

Исключением являются только ситуации, при которых были выявлены изначально указанные недостоверные сведения и записи, из-за невозможно их восстановить по причине отсутствия документального подтверждения.

В каких случаях он требуется

Говоря о необходимости оформления дубликата трудовой книжки и занесения в него соответствующих сведений, то в соответствии с нормами законодательства РФ это возможно по такой причине, как:

• утеря документа сотрудником. К примеру, в общественном транспорте, на улице и так далее;
• выявлен факт непригодности трудовой книжки;
• выявлен факт наличия в документе недостоверных сведений, к примеру, указание о недействительности увольнения либо же перевода и так далее;
• банальная потеря трудовой книжки.

Иными словами, дубликат нужен при невозможности использования оригинала документа. Необходимо обращать внимание на многочисленные особенности, которые напрямую зависят от оснований для оформления дубликата рассматриваемого документа.

Где можно оформить

Все без исключения граждане, которые обладают официальным стажем работы, оставляют за собой право восстановить трудовую книжку, вне зависимости от оснований утраты либо порчи, поскольку у физических лиц в обязательном порядке должен быть документ, подтверждающий персональную деятельность.

В данном случае речь идет об оформлении дубликата. Это единственная документация, которая обладает аналогичной юридической значимости.

Необходимо обращать внимание на то, что оформлением дубликата вправе заниматься исключительно работодатели, в частности уполномоченные лица отдела кадров.

Одновременно с этим нынешний работодатель может оказать всяческое содействие в оформлении в максимально сжатые сроки.

Законодательная база

Процесс оформления дубликата устанавливается многочисленными актами, которые были утверждены Постановлением Министерства труда России, в частности:

1. Трудовым Кодексом.
2. Инструкцией по заполнению необходимыми данными трудовую книжку.
3. Правила хранения и ведения трудовых книжек.

Ознакомиться со всей необходимой указанной выше документацией можно здесь:

В указанной документации подробно изложены многочисленные ситуации и способы дублирования подлинности.

Помимо указанной выше нормативно-правовой документации, нередко используется и Порядок относительно установления опыта официальной занятости в случае утраты трудовой книжки.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки

Процесс занесения необходимых сведений в дубликат трудовой книжки обладает многочисленными особенностями, о которых необходимо знать с целью исключения вероятности возникновения различного недопонимания.

Благодаря этому можно с первого разу составить дубликат в надлежащем виде. Рассмотрим подробней, как правильно завести дубликат.

Какие потребуются документы для записей

Изначально необходимо обращать внимание на то, что соответствующие записи должны быть сделаны на основании имеющейся либо же полученной от сотрудника информации относительно последнего трудоустройства.

В соответствии с нормами трудового законодательства, подтвердить факт предыдущей официальной занятости можно с помощью:

• справок, которые включают в себя сведения относительно оснований предоставления. Иными словами, речь идет о реквизитах всевозможных распоряжений относительно факта приема и увольнения с компании, а также возможного перевода с занимаемых должностей;
• Приказов и распоряжений в форме выписок;
• персонально оформленных надлежащим образом дел и карточек;
• персональных лицевых счетов физических лиц;
• документов из бухгалтерии относительно начисления заработной платы в установленном размере;
• профсоюзных билетов и так далее.

Необходимо помнить, что кроме указанной документации, подтвердить факт официального трудоустройства ранее можно с помощью трудовых договоров либо иных подобных бумаг, включающих данные относительно периода занятости.

С предоставленной всей необходимой документации уполномоченные лица должны сделать копии, а заверенные подлинники возвращаются на хранение собственнику.

Сведения, которые заносятся в бланк

Применяя полученные сведения, непосредственный работодатель должен внести соответствующие записи.

Среди них может быть и информация относительно имеющихся наград. Если же документация не включает в себя необходимые значения, то нужно указывать только достоверные сведения.

Пример рассматриваемого дубликата трудовой книжки по причине утраты по правилам заполнения имеет вид:

Изначально нужно указать суммарный стаж работы	Который официально подтвержден у работника до момента трудоустройства к конкретному работодателю. Данные заносятся ответственным лицом за выдачу дубликата
В первом поле должен быть указан порядковый номер записи	В большинстве случаев указывается № 1
Во второй графе	Отображаются данные относительно даты возникшего события
В третьей графе указывают сведения относительно занимаемой должности	Данные о непосредственном работодателе в рассматриваемом документе должны быть внесены после указания времени (в отличии от подлинника). После этого начинает действовать общепринятый порядок — полное название места ведения деятельности предшествующие графе 2
После этого следует перечисление документации	Данные в которых предоставили возможность сделать соответствующую запись о стаже и деятельности в целом

Помимо сведений относительно официального трудоустройства, возникает необходимость указывать данные относительно возможного увольнения.

По завершению внесения сведений в рассматриваемый документ, в соответствии с нормами российского законодательства, непосредственный работодатель должен будет сделать копии со всех без исключения справок, распоряжений и иных типов бумаг, перед возвратом подлинников самому сотруднику.

Аналогичные действия подлежат дублированию, и при наличии острой необходимости нужно будет оформить дубликат самого вкладыша в трудовую книжку.

В случае неверного занесения необходимых записей непосредственным работодателем в рассматриваемый документ, по нормам российского федерального и трудового законодательства допускается возможность просто сменить дубликат, исправив при этом некорректно указанную информацию.

Видео: как сделать запись в трудовой книжке

К сведению — процедура предоставления и восстановления дубликата подлежит обязательной фиксации в специальной книге пол учету оборота трудовых книжек.

Обязательно в такой книге должна проставляться дата и персональная подпись сотрудника.

Пример оформления ТК

Для исключения вероятности занесения различных ошибок рекомендуется использовать имеющиеся примеру.

Крайне важно в период составления дубликата исключать допущения каких-либо ошибок и опечаток, поскольку в таком случае документ считается таким, как недействительным со всеми вытекающими юридическими последствиями.

Можно ли восстановить вкладыш

Изначально необходимо обращать внимание на то, что ситуации с возможной утратой вкладыша нормами российского законодательства не регулируются.

Немного иначе ситуация обстоит с утратой самой трудовой книжки. В случае наличия подобной ситуации, сотруднику в обязательном порядке необходимо будет составить соответствующее заявление непосредственному работодателю с требованием оформить дубликат.

Одновременно с этим, факт утраты самого вкладыша может повлечь за собой возникновение серьезных проблем, причем для самого собственника.

Во многом это связано с возможными сложностями:

• в оформлении потребительских замов в финансовых учреждениях;
• невозможность оформить загранпаспорт;
• проблемы в оформлении визы и так далее.

Помимо этого не стоит забывать о вероятном возникновении проблем с представителями Пенсионного фонда.

Во многом это связано с тем, что указанный фонд в обязательном порядке затребует официально заверенную копию трудовой книги и вкладыша в частности.

Кроме того, крайне важно обращать внимание на такие немаловажные особенности, как:

При возникновении каких-либо ошибок	Категорически запрещается заносить в документ многочисленные виды исправлений. В данной ситуации речь может идти только о полной утилизации
Изначально возникает необходимость сделать во вкладыш соответствующие записи	И только после этого есть возможность подшивать его к дубликату трудовой книжки. В случае игнорирования такого правила, нужно будет повторно делать всю процедуру
Рассматриваемый тип вкладыша подлежит составлению таким же образом	Как и сам дубликат трудовой книжки
В случае отсутствия подлинности документа	Рассматриваемый вкладыш не несет за собой какой-либо юридической значимости — исключительно в сочетании с трудовой книжкой
По нормам российского законодательства допускается возможность перенесения необходимых данных с трудовой книги	В восстановленный вкладыш
Корректировка фамилии в случае ее изменения	К примеру, по причине замужества осуществляется во вкладыше таким же образом, как и в самой книжке
Если же по каким-либо причинам непосредственный работодатель не смог	Проставить в конкретном документе персональную печать, то наемному работнику нужно будет обязательно обратиться по данному вопросу к уполномоченному представителю кадровой службы с целью официального заверения. При этом отказ не допустим в данной ситуации

Напоследок хотелось бы отметить — процесс формирования дубликата трудовой книжки не влечет за собой сложностей для самого составителя.

Достаточно только придерживаться стандартных разработанных правил занесения соответствующих записей и исключить допущения каких-либо ошибок и опечаток.

Источник: https://jurist-protect.ru/obrazec-zapolnenija-dublikata-trudovoj-knizhki/

Как оформить дубликат трудовой книжки · Энциклопедия начинающего предпринимателя

3:58, 11 февраля 2014 2   7   1924

Напомню, что работодатель несет полную ответственность за организацию работы с трудовыми книжками. То есть, предприниматель должен организовать эту работу, но не обязан выполнять её самостоятельно. Можно поручить ведение, хранение и учет книжек своему работнику (бухгалтеру, например). Для этого достаточно издать приказ.

Поскольку приказ о назначении ответственного за ведение книжек является обязательным, возникает вопрос, нужно ли издавать приказ, если книжки будет вести сам ИП (работодатель)?

Ответ нормативные документы не дают, ведь Правила*  не учитывали работодателей — ИП.

Поэтому в целях буквального соблюдения закона, я все же советую издать приказ, закрепляющий возложение такой обязанности на самого предпринимателя.

Дубликат трудовой книжки

Правила предписывают работодателю оформлять и выдавать дубликат, если:

•  трудовая книжка порвана, обгорела, до безобразия испачкана, т.е. пришла в негодность;
• человек потерял трудовую книжку;
• в книжку была занесена порочащая работника запись (например, увольнение по статье), а суд признал такое увольнение незаконным, изменил формулировку или вообще восстановил работника на работе. В этом случае работник имеет право потребовать оформить ему дубликат, в котором не будет этой записи.

Разберемся, как происходит процесс оформления дубликата:

1. Работник пишет заявление, в котором просит оформить дубликат трудовой книжки. Если человек уже не работает, то заявление он пишет последнему работодателю.
2. Соблюдая все правила приобретения нового бланка новой трудовой книжки (см. статью), Вы получаете чистый бланк. В правом верхнем углу на страницу №1 (титульный лист) делаете надпись: «Дубликат«.

   На титульном листе старой трудовой книжки (если она сохранилась) также делаете запись: «Взамен выдан дубликат, серия, №___» .

3. По старой книжке считаем общий стаж работы. Если книжка утеряна, то работник должен представить документы с прежних мест работы, которые подтверждали бы периоды работы в этих организациях.

   Оригиналы справок Вы отдаете работнику, они ему пригодятся для ПФР, а себе оставляете заверенные копии. Если книжка утеряна по вашей вине, то Вы принимаете активное участие в добывании подтверждающих стаж документов.

4. Заполняем титульный лист дубликата. Как это сделать, мы уже рассказывали.

5. На первом развороте раздела «Сведения о работе» посередине графы №3 записываем суммарный общий стаж работника, который подтвержден документально. Нельзя считать в стаж периоды только со слов работника, обязательно подтверждение документами (справками, копиями или выписками из приказов и личных карточек, и др.).

6. Потом все подтвержденные периоды нужно записать в хронологическом порядке:

• название работодателя,
• номер записи,
• дата,
• запись о приеме,
• ссылка на приказ,
• номер записи,
• дата,
• запись об увольнении,
• ссылка на приказ и т.д.

Если есть сведения о переводах, их тоже записываем.

 Последняя запись будет о работе в вашей фирме. И сделав ее, вы ставите печать только на увольнении в своей организации. Ну и на титульном листе, конечно. Все, дубликат оформлен.

Выдаем книжку работнику: нюансы

Правила разрешают выдавать трудовую книжку работнику на руки только при увольнении. Но есть один случай, когда можно выдать книжку без увольнения. Поскольку обязанность оформлять пенсию снята с работодателя, то работник должен лично предоставить оригинал книжки при обращении в ПФР.   Как снять с себя ответственность, если работник вдруг потеряет книжку (или испортит)?

Выход такой:

• работник пишет заявление с просьбой выдать трудовую книжку для оформления пенсии,
• после положительного решения руководителя работник письменно, на этом же заявлении подтверждает факт получения книжки с обязательством вернуть ее своевременно, без каких-либо повреждений и исправлений,
• контролировать возврат книжки.

В других случаях (для предоставления в банк, поиск работы и пр.) работник вполне может обойтись заверенной копией.

Комментарий от 02 февраля 2015 года. С января  2015 года работодатель обязан выдавать трудовую книжку работнику для оформления пенсии.  Статья 18 Закона от 21 июля 2014 г. № 216-ФЗ.

Теперь несколько слов о выдаче книжки при увольнении. Иногда работник по разным причинам не является за книжкой в день увольнения. Возникает риск, что работник воспользуется этим фактом и обратится в суд о взыскании неполученного заработка. Ведь Вы лишили его возможности устроиться на работу, не выдав книжку вовремя.

Если  Вы не хотите рисковать, нужно как можно скорее отправить работнику письмо (обязательно с уведомлением о вручении) или телеграмму. В письмо вложить уведомление о том, что работник обязан получить книжку в связи с увольнением или дать согласие, чтобы книжку ему отправили по почте.

С момента отправки такого письма Вы освобождаетесь от ответственности за невыдачу книжки. И не забудьте в Книге учета трудовых книжек в двух последних графах указать дату отправления и номер уведомления (письма или телеграммы).

Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте https://slavianna.ru

Источник: https://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/trudovaya-knizhka-trudovoe-zakonodatelstvo/kak-oformit-dublikat-trudovoj-knizhki/