Срок хранения бухгалтерских документов в организации: таблица
В 2017 году Минфин назвал новые сроки хранения бухгалтерских документов. В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.
Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.
Бухгалтерские документы: учетную политику, первичку, регистры бухучета, отчетность, аудиторское заключение – храните в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Срок отсчитывайте после года, когда использовали их в последний раз.
Документы для расчета налогов храните в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Срок отсчитывайте с того отчетного или налогового периода, в котором последний раз использовали документы для расчета и уплаты налога, составления отчетности. Из этого правила есть два исключения.
- Регистры, необходимые для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, и журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур) отсчитывайте с даты последней записи в них.
- Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества — с момента, когда перестали начислять амортизацию в налоговом учете. Основание — письмо Минфина № 03-03-06/1/2598 от 19 января 2018 г.
Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов регламентированы:
Проверить, можно ли выкидывать документы, поможет таблица сроков хранения документов:
| Документ | Срок хранения(кол-во лет) |
| 1. Оплата труда | |
| Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников в учреждении. | Постоянно* |
| Положение об оплате труда и премировании работников | Постоянно |
| Табель учета рабочего времени:— нормальные условия труда— тяжелые, вредные и опасные условия труда | 575 |
| Расчетно-платежная ведомость | 5 |
| Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | 5 |
| 2. Страховые взносы | |
| Карточка индивидуального учета | 6 |
| Платежные поручения на перечисление страховых взносов | |
| Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов | |
| Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1) | |
| 2.1 Документы для ФСС России | |
| Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму | 5 |
| План мероприятий по предупреждению производственного травматизма | 5 |
| План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний | 5 |
| Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму | 5 |
| 2.1 Документы для ПФР | |
| Индивидуальные сведения | 75 |
| Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов | 5 |
| Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3) | 5 |
| 3. НДФЛ | |
| Налоговая карточка по учету НДФЛ | 5 |
| Справка по форме 2-НДФЛ | 5 |
| Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный) | 5 |
| Заявление об отказе от вычета | 5 |
| Заявление о последовательности применения вычетов | 5 |
| Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ | 5 |
| Пояснительная записка налогового агента в ИФНС | 5 |
| Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ | 5 |
| Листок нетрудоспособности | 5 |
| Журналы регистрации листков нетрудоспособности | 5 |
| Заявление о выплате пособия | 5 |
* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).
Чтобы случайно не утилизировать первичку, срок хранения которых еще не истек, нужно правильно исчислять его. Считать нужно не с момента создания файла, а с начала следующего года (п. 2.9 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Такие правила действуют не для всех документов. Например, срок хранения нужно считать с момента:
- последней записи для книги покупок и книге продаж,
- истечения срока действия – договора на аудиторские услуги и прочие,
- увольнения материально ответственного лица – договоры о материальной ответственности,
- снятия с учета – свидетельство о постановке на учет.
Архив бухгалтерских документов: сроки хранения
Для архива оборудуйте специальные помещения, сейфы или шкафы. Помещение для него должно быть изолированным, сухим, снабжено пожарной сигнализацией и системой пожаротушения. Обязательна защита от несанкционированного доступа, особенно, если есть документы с особым статусом.
https://www.youtube.com/watch?v=k1fMsjBo6hw
Госорганы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы для хранения документов, а вот учреждения создают их по своему желанию.
В архив сдайте документы, которые нужно хранить временно (свыше 10 лет), либо постоянно. Остальные держите в бухгалтерии, пока не придет время их уничтожить.
Порядок хранения бухгалтерских документов
До того как передадите документы в архив, соблюдайте такие правила.
- Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечат их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки с лицевого счета с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.
- Остальные документы храните в закрытых помещениях или шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Электронные документы
Бухгалтерские документы можете хранить в электронной форме:
- Первичные и сводные учетные документы составляют как на бумажных носителях, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 32, 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», п. 11 ).
- Регистры налогового учета можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 Налогового кодекса РФ).
- Налоговые декларации (расчеты) можно сдать электронно (ст. 80 Налогового кодекса РФ).
Электронные документы должны быть заверены электронной подписью. В архив передавайте их в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте состояние электронных носителей и можно ли их воспроизвести. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры № 526 от 31 марта 2015 г.
Ответственность за сохранность документов
Соблюдайте сроки хранения. Если уничтожите документы раньше срока, то не сможете предъявить их по требованию проверяющего. За это вас могут оштрафовать по статье 15.11 КоАП РФ:
- от 5 тыс. до 10 тыс. руб. – за первое нарушение;
- от 10 тыс. до 20 тыс. руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.
Если не представите налоговикам, заплатите 10 тыс. руб. (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ).
Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения
Когда срок хранения документов истекает, утилизируйте их. Такое решение принимает комиссия, состав которой утверждает руководитель. В нее могут входить секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.
Она должна составить протокол заседания, а затем на его основании акт на уничтожение документов. В акте пропишите реквизиты всех документов (например, «авансовые отчеты за 2009 год») и способ уничтожения.
Их два:
- Передать на переработку (утилизацию). Передачу оформите накладной. Укажите в ней дату передачи, вес и количество бумаг.
- Самостоятельно уничтожить – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д. Для этого используйте акт, который утвержден в приложении 21 приказа Минкультуры № 526 от 31 марта 2015 г.
Пример списания электронных документов >>
Подробнее про уничтожение и утилизацию бухгалтерских документов смотрите в рекомендации.
Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102700-srok-hraneniya-buhgalterskih-dokumentov-v-organizatsii
Как правильно хранить бухгалтерские документы
Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Какие документы хранить обязательно
В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.
Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).
А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.
Срок хранения
Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы?
Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.
Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»).
Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.
Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г.
№ 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела.
Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).
Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.
https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет.
После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании.
Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.
| Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) | Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали | Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270 |
| Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества | В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль | Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278 |
| Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки) | Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново | Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ |
Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.
Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур.
Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них.
Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).
Ответственность за нарушение правил хранения
Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то организации и ее ответственным сотрудникам грозит наказание.
Место хранения
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.
Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.
Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Такой порядок следует из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.
Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ).
Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).
А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.
Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.
По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.
Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г.
№ 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.
В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Не всегда понятно, где организация должна хранить бухгалтерские документы обособленного подразделения (например, филиала). Хранить документы нужно непосредственно в подразделении или в головном отделении организации?
Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы организации.
Так, закон об ООО позволяет держать документы в любом месте, которое известно участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Филиал как раз можно считать таким местом. Поэтому документы ООО могут находиться как в головном отделении, так и в обособленном.
А вот в акционерных обществах бухгалтерские документы, до того как они попадут в архив, нужно хранить в том подразделении, к которому они относятся (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).
Но уже сам архив может быть как в головном, так и в обособленном подразделении. В правилах нет требования создавать его строго по местонахождению головной организации (Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г.
№ 03-33/пс).
Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке.
Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.
По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ).
При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.
Передача документов в архив
Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата).
Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Так предусмотрено пунктом 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:
- составить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель;
- подшить (переплести) дело;
- пронумеровать листы дела;
Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Ситуация: может ли организация передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет?
Да, может.
Порядок передачи документов в архив организации определен в пункте 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, тоже можно передать в архив организации. Такой порядок предусмотрите, например в Положении об архиве.
Ситуация: можно ли сдать в архив электронные документы?
Да, можно.
Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30–2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:
- значимость, полнота (завершенность) документов;
- аутентичность (полнота и достоверность) документов;
- отсутствие дублирования информации в документах.
Это следует из раздела IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Уничтожение документов
Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.
Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).
Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».
Организация может уничтожить документы следующими способами:
- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.
Выбранный способ уничтожения укажите в акте.
Учет расходов на хранение
В бухучете расходы организации на формирование дел отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (Инструкция к плану счетов).
Если такие работы выполняли сотрудники по гражданско-правовому договору, то начисленное им за это вознаграждение отразите проводкой:
Дебет 26 (44) Кредит 76
– начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.
Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отразите проводкой:
Дебет 26 (44) Кредит 70
– начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.
НДФЛ с таких выплат рассчитайте так же, как и по всем остальным трудовым договорам.
Источник: https://NalogObzor.info/publ/uchet_i_otchetnost/organizacija_ucheta/kak_pravilno_khranit_bukhgalterskie_nalogovye_dokumenty/42-1-0-1063
Какой срок хранения у авансовых отчетов — nalog-nalog ru
исцеление, сверхтехнологичная мед и.Ценности документов предприятия, учреждения и организации, основывающихся на. Четырехлетний срок, в течение которого. Срок хранения авансовых отчетов для организаций определен законодательно.Другой вариант передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету ндс за i квартал 2008 года, начинается с года и завершается года. Место хранения других документов определяет председатель ликвидационной комиссии либо конкурсный управляющий.
Сроки хранения документов — cfin ru
При наличии у него контракта с учреждением росархива документы неизменного срока хранения и по личному составу оно передает в муниципальный архив.
Приказ 558 перечень типовых управленческих архивных документов
Как длительно следует хранить авансовые отчеты командированных. к примеру, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с года. Кассовые книжки, книжки и картотеки подотчетных лиц, авансовые отчеты.Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета.
Федеральное бюро медико-социальной экспертизы
Нк рф), в данном случае связанный с расходованием валютных средств наемным сотрудником. Так сказано в пт 1 статьи 9 федерального закона от 21. Ранее документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении квартальных балансов и отчетов хранлибось 5 лет.так как унифицированной формы нет, он тоже составляется в случайной форме. Картотеки, книжки, журнальчики, базы данных регистрации арбитражных дел, претензий и исков 1. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. такой может составлять до 10 лет, последующих за тем периодом, в котором зафиксирован соответственный убыток (п. Балансы организации, отчеты о валютных результатах и все.
Источник: https://observer.materik.ru/zayavlenie/srok-hraneniya-avansovyh-otchetov-v-organizatsii.html
Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО
Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Сроки хранения бухгалтерских документов разные.
Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать.
Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.
Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.
Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?
- данные налогового бухгалтерского учёта;
- документы, подтверждающие доходы;
- документальное подтверждение расходов;
- подтверждение удержания налогов;
Как отсчитать эти четыре года? Следующий день после окончания налогового периода и есть первый день отчётного четырёхлетнего срока.
Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.
Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.
Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?
- Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
- Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке ( статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
- Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
- Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
- Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
- Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
- Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
- Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
- Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.
Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.
Делам вывод: сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.
Как хранить бумажные документы?
В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.
Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис.
Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему.
Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.
Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.
https://www.youtube.com/watch?v=3JK6Ufa-ouY
При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.
Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов.
Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно.
К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.
Как правильно уничтожить документы?
Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.
Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо.
Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.
Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.
Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.
Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.
И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.
При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.
Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год.
Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.
А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.
Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.
Источник: https://uhelp.pro/info/nalogovoe-pravo/skolko-let-hranit-buhgalterskie-dokumenty-ooo/
Сроки хранения налоговых документов
Сроки хранения налоговых документов для каждого документа разные. Например, декларации нужно хранить как минимум 5 лет, а реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет. Предлагаем вам удобную таблицу, в которой перечислены все документы, необходимые для расчета налогов и взносов, и сроки их хранения. КБК ФСС
Таблица составлена на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Таблица. Сроки хранения документов, необходимых для расчета налогов и взносов
| Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов | 5 лет | 392 |
| Налоговые карточки по НДФЛ | 5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет | 394 |
| Сведения о доходах физических лиц | 5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет | 396 |
| Реестры сведений о доходах физических лиц | 75 лет | 397 |
| Декларации и расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | 5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 75 лет | 395 |
| Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ:1) годовые2) квартальные | Постоянно5 лет, а при отсутствии годовых — постоянно | 390 |
| Книги учета доходов и расходов «упрощенцев» | Постоянно | 401 |
| Реестры расчета земельного налога | 5 лет | 389 |
| Расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка по расчету налоговой базы, о начисленных и уплаченных суммах налогов и о задолженностях по ним | 5 лет | 382 , 400 |
| Расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них | 5 лет | 384 |
| Акты сверок, справки об уплате налогов зачетами | 5 лет | 385 |
| Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями | 5 лет после погашения налогов | 386 |
| Книги учета погашенных векселей на уплату налогов | 5 лет после погашения налогов и при условии проведения проверки | 459 |
| Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения | 5 лет | 398 |
| Решения, справки, отчеты, заявления, переписка о реструктуризации задолженности по страховым взносам | 5 лет | 399 |
| Книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями | 5 лет — при условии проведения проверки | 459 |
| Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах | 5 лет | 409 |
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Источник: https://www.26-2.ru/art/177651-red-sroki-hraneniya-nalogovyh-dokumentov
Авансовые отчеты налоги
- Вы сами решаете,каким образом направить данные,можно просто сфотографировать и отправить, и приложение уже само все рассчитает
- Wheels, уникальный инструмент ввода данных.
Это легкий способ, позволяющий выбирать какие категории вы хотели бы добавить (например, давать различные имена проектам или выбирать способы оплаты) и это так же просто, как повернуть колесо
- Приложение для планирования командировок. Мы сможете легко спланировать вашу командировку в мобильном приложении, чтобы все командировочные расходы сортировались автоматически.
Ваш главный бухгалтер будет Вам признателен, так как все ваши расходы будет легко обрабатывать. Приложение очень легко в использовании. Так что если вы хотите узнать больше нажмите здесь
В таблице, которая размещена в подп. 4 п. 4 разд. II приказа Минкультуры РФ от 25.08.
2010 № 558, указано, что первичные источники, а также документы, дополняющие их, в том числе авансовые отчеты и прилагающиеся к ним квитанции, чеки, ПКО, должны храниться государственными и муниципальными структурами 5 лет и даже дольше, если к моменту истечения данного срока не завершена ревизия.
Срок хранения авансовых отчетов для организаций определен законодательно. Однако проблема в том, что таких сроков существует не один, а целых три. Не запутаться в них поможет наша статья.
Минимальный срок обеспечения их сохранности фиксируется в нормах ст. 29 закона № 402-ФЗ и составляет 5 лет. Он корреспондирует с положениями подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. В соответствии с ними авансовые отчеты необходимо хранить 4 года.
И даже если фирма обеспечит сохранность источников в течение сроков, указанных в ст. 23 и ст. 29 НК РФ, авансовые отчеты, возможно, потребуется сохранять и дольше, если таковые используются для подтверждения расходов, перенесенных на другие периоды (п. 4 ст. 283 НК РФ).
Соответствующий срок в корреляции с переносом убытков организации может составить 10 лет.
Изучим ключевые положения отмеченных НПА подробнее.
В положениях подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ сказано о том, что фирмы обязаны, если в НК РФ не зафиксированы иные нормы, в течение 4 лет обеспечивать сохранность сведений, относящихся к бухгалтерскому либо налоговому учету, а также представленных в иных документах, которые задействуются для исчисления и перечисления в бюджет налогов, подтверждения доходов и расходов.
В соответствии с положениями п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ первичная документация, к которой относятся и авансовые отчеты, должна храниться субъектом экономических отношений как минимум 5 лет после отчетного года.
Какой срок хранения у авансовых отчетов
Основной источник права, устанавливающий порядок хранения авансовых отчетов в государственных и муниципальных организациях – приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Фирма обязана хранить отчеты и дополняющие их источники в безопасных условиях (п. 3 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Если у фирмы меняется руководитель, то он должен корректным образом принять документы бухучета в порядке, установленном фирмой (п. 4 ст. 29 ФЗ № 402).
Авансовый отчет относится к документам, которые подтверждают расходы фирмы. Данные отчеты предоставляются наемными сотрудниками работодателям в подтверждение того, что подотчетные денежные средства израсходованы по назначению. Компания-работодатель, в свою очередь, может задействовать авансовые отчеты и документы, прилагающиеся к ним, с целью уменьшения налогооблагаемой базы.
Таким образом, авансовые отчеты попадают под юрисдикцию рассматриваемой части НК РФ.
Существует 3 НПА, устанавливающих порядок хранения авансовых отчетов для негосударственных организаций.
Авансовые отчеты — это бухгалтерская документация. Относятся они к категории первичных документов (п. 1 постановления Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).
Вы же пытаетесь снова и снова поднять уже закрытый вопрос.
Кроме того, денежная наличность в кассе ПБОЮЛ — его собственность. Поэтому у предпринимателя нет необходимости отчитываться по потраченным суммам.
Так что краткость в нашем деле далеко не всегда сестра таланта, а попытка пересказать то что было сказано, более простыми словами, иногда оборачивается противоположным ответом.
Кроме того, абсурдным этот документ делают сами люди, приписывая обязанности,которых на прописано в положении 373-п.
Даны ссылки с исчерпывающей информацией.
Я понимаю различия авансовых отчетов и кассовых книг. Но все взаимосвязано. АО нужно делать, если у ИП работники берут в подотчет. Конечно, кассовая дисциплина ИП абсурдна, вот и приходится изощряться. Перевод бумаги и времени, но делать приходится.
Если ИП сам берет деньги в кассе, составляется РКО. З эти деньги он не обязан ни перед кем отчитываться. В том силе и перед собой. Т.е. по деньгам, взятым ИП в своей кассе авансовый отчет не составляется. Расходы учитываются другими документами или непосредственно в Книге учета доходов и расходов.
Источник: https://pahomova-nsk.ru/avansovye-otchety-nalogi/
Загрузка...
