Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы) — все о налогах

Налоговая проверка и подотчетные суммы

Это может привести к тому, что налоговые органы включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а организация получит в акте проверки замечание о нарушении порядка ведения кассовых операций и установленных правил расчетов с подотчетными лицами. Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неиспользованного подотчетного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). В соответствии с данной нормой Кодекса обязательным условием удержания является согласие работника. Срок для осуществления операций по удержанию неограничен. Согласно части 1 статьи 138 Трудового кодекса при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20 процентов от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате.

Таким образом, у инспекции не было оснований для правовой оценки подотчетных денежных средств как дохода физического лица, начисления по ним оспариваемой суммы НДФЛ, соответствующих пеней и привлечения организации к налоговой ответственности по рассматриваемому эпизоду.Апелляционная и кассационная инстанции не согласились с выводами суда первой инстанции и отменили решение по следующим основаниям.Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п.

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

Внимание

В этом случае главному бухгалтеру следует внимательно относиться к оформлению данных документов. При покупке должен быть приложен чек ККТ, однако его отсутствие при наличии других оправдательных документов не может являться свидетельством нецелевого использования средств и получения ими дохода, поскольку приобретенные товары приняты к учету в соответствии с действующим законодательством.

Важно

Если к отчету приложен приходный кассовый ордер, то обязательно должна присутствовать надпись «Получено» или «Погашено». Если организация не достигла взаимопонимания с налоговиками по данному вопросу, то отстаивать свои интересы ей придется в судебном порядке.

Арбитражной практики по этой теме предостаточно, причем судьи в основном поддерживают налогоплательщиков: см. определение ВАС РФ от 31 января 2008 г. № 665/08; постановление ФАС ВСО от 16 апреля 2008 г. № А19-8816/07-56-Ф02-1325/08.

Подотчетные суммы: как избежать налоговых рисков (севастьянова ю.в.)

Источник: https://2440453.ru/nalogovaya-proverka-i-podotchetnye-summy/

Подотчетные риски

03.06.2011

Деньги, выданные под отчет сотрудникам, помогают решить множество хозяйственных вопросов. Но отчетность по этим суммам должна быть составлена безукоризненно – любая ошибка приводит к доначислению налогов. На какие моменты бухгалтеру стоит обратить внимание?

По закону

Основными документами, регламентирующими взаимоотношения с «подотчетниками», являются приказ руководителя фирмы и авансовый отчет. В приказе необходимо прописать перечень лиц, которые имеют право получать деньги.

Стоит заметить, что в отличие от списка сотрудников, которые могут получать наличные средства наоплату хозяйственных расходов, список тех, кто может быть направлен в служебную командировку, неограничен.

Кроме того, следует установить предельный размер, сроки, на которые выдаются денежные суммы, и порядок сдачи авансовых отчетов.

При отсутствии в приказе сроков налоговики считают, что они не установлены. А следовательно, согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г.

№ 40, установлено, что работник должен отчитаться о потраченных суммах не позднее чем через три рабочих дня после установленной даты, а о командировочных расходах – не позднее трех дней со дня возвращения из командировки.

Не стоит забывать и об оформлении авансового отчета. Он составляется по унифицированной форме (форма № АО-1), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

Этот документ заполняет подотчетное лицо и утверждает руководитель организации. К авансовым отчетамнеобходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчетные суммы.

Из данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм в установленном законом порядке.

Отражение в учете

В бухгалтерском учете организация использует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им подотчет на административно-хозяйственные и прочие расходы (План счетов и инструкция по его применению, утверждены приказом от 31 октября 2000 г. № 94н). На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Риск при проверке

Налоговые органы очень пристально относятся к авансовым отчетам при проверке организации. Для многих бухгалтеров данный вопрос кажется простым, однако в нем кроется множество нюансов и споров. Причем некоторые из них решаются только в суде.

Заполнение авансового отчета обычно не вызывает особых проблем, а с подтверждающей расходы «первичкой» избежать трудностей удается крайне редко.

Часто организации, у которых мало машин, выдают денежные средства водителям для приобретения топлива. Стоит обращать внимание на время заправки, указанное в чеке.

Если налоговые инспекторы в ходе проверки установят, что автомобиль заправлялся в выходной день (либо ранее выезда из гаража, либо по окончании рабочего времени), то затраты на ГСМ исключаются из состава налоговых расходов и признаются доходом водителя со всеми последующими доначислениями в виде «зарплатных» налогов. Чтобы избежать этой ситуации, организации необходимо разработать и представить в инспекцию Правила внутреннего распорядка, утвержденные приказом руководителя, предусматривающие сменную работу водителей, или приказ о передаче автомобилей сотрудникам (водителям) на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. В данном приказе необходимо предусмотреть, что работникам возмещаются расходы, связанные с приобретением ГСМ во внерабочее время, для беспрепятственного выезда на линию в этот день или на следующий. Об этом свидетельствует арбитражная практика: постановление ФАС МО от 3 февраля 2009 г. № КА-А40//96-09; постановление ФАС МО от 4 декабря 2008 г. № КА-А40/13427-07-2.

Часто в авансовых отчетах встречаются документы, подтверждающие покупку товарно-материальных ценностей. В этом случае главному бухгалтеру следует внимательно относиться к оформлению данных документов.

При покупке должен быть приложен чек ККТ, однако его отсутствие при наличии других оправдательных документов не может являться свидетельством нецелевого использования средств и получения ими дохода, поскольку приобретенные товары приняты к учету в соответствии с действующим законодательством.

Если к отчету приложен приходный кассовый ордер, то обязательно должна присутствовать надпись «Получено» или «Погашено».

Если организация не достигла взаимопонимания с налоговиками по данному вопросу, то отстаивать свои интересы ей придется в судебном порядке. Арбитражной практики по этой теме предостаточно, причем судьи в основном поддерживают налогоплательщиков: см. определение ВАС РФ от 31 января 2008 г. № 665/08; постановление ФАС ВСО от 16 апреля 2008 г. № А19-8816/07-56-Ф02-1325/08.

В настоящее время организации широко используют корпоративные карты, это помогает решить проблему с выдачей подотчетных сумм. Ведь денежные средства на счетах находятся в собственности организации, а сами пластиковые карты оформляются на конкретных сотрудников.

Казалось бы, нюансов в данном вопросе нет.

Но это не так! Виной тому разъяснение ЦБ РФ, в котором говорится о том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (письмо ЦБ РФ от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Таким образом, корпоративные карты могут использоваться сотрудниками только для оплаты командировочных и представительских расходов.

При отсутствии корпоративных карт многие организации возмещают понесенные сотрудниками расходы путем перечисления сумм задолженности на «зарплатные» карты. В данном вопросе у организации и у сотрудника возникают риски.

Налоговые органы расценивают это как заработную плату или премию со всеми вытекающими последствиями (или переквалифицируют эти операции в приобретение у работника материальных ценностей по договору купли-продажи). Налоговики ссылаются на то, что задание на приобретение материальных ценностей сотруднику не давалось.

Получается, что работник приобретал товары для себя, а затем перепродал их организации как свое личное имущество. НДФЛ у сотрудника удерживать не придется, но доход от продажи имущества увеличит его совокупный доход. Покупка имущества у работника является объектом обложения НДС.

При этом зачесть налог организация не вправе, так как продавцом товара является физическое лицо, которое НДС не платит. Уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму возмещения нельзя, так как расход не отвечает требованиям статьи 252 НК РФ, в частности не имеет документального подтверждения.

Возмещение задолженности сотруднику по авансовому отчету налоговые органы расценивают как получение дополнительного дохода.

По окончании года работнику необходимо сдать декларацию по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 228 НК РФ). Вероятнее всего, ему придется заплатить НДФЛ.

Доход в дальнейшем можно уменьшить на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (подп. 1п. 1 ст. 220 НК РФ).

Командировочный конфликт

Организация может направить своих сотрудников в командировку. Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Первым нюансом являются разногласия организации с налоговыми органами по перечню командировочных документов.

Столичные налоговики в целях признания расходов при налогообложении прибыли определяют перечень необходимых командировочных документов в письме от 22 июня 2009 г. № 16-15/062978.

Вот он: • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а; • командировочное удостоверение – форма № Т-10; • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а;

• авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

Однако специалисты финансового ведомства более лояльны. Организации достаточно наличия следующих оправдательных документов: командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом (форма № Т-10); о найме жилого помещения; о фактических расходах по проезду; об иных расходах, связанных с командировкой (письмо Минфина от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169).

По мнению инспекторов-налоговиков, если «подотчетник» подтвердил расходование денег «неправильными» документами (не типографским БСО; БСО, в котором отсутствуют обязательные реквизиты; ПКО без чека), или не представил их вовсе, то подотчетные деньги – это его доход, облагаемый НДФЛ.

В отношении суточных облагаемый НДФЛ доход у работника не возникнет, даже если он вообще не представит документы, при условии, что расходы не превысили: 700 руб. в сутки – для командировок по России; 2500 руб. в сутки – для заграничных командировок (п. 3 ст. 217 НК РФ).

А для целей начисления взносов в ПФР, ФСС и фонды ФОМС все еще проще.

Даже если нет подтверждающих расходы документов, взносы не начисляются, если расходы не превышают нормы, установленные локальным актом организации (приказом директора) (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г.

№ 212-ФЗ; ст. 168 ТК РФ). Но взносы на «несчастное» страхование в таком случае заплатить придется со всей суммы неподтвержденных расходов.

Возврат средств

Практика проверок показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а организация не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм.

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неиспользованного подотчетного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). В соответствии с данной нормой Кодекса обязательным условием удержания является согласие работника.

Срок для осуществления операций по удержанию неограничен.

Согласно части 1 статьи 138 Трудового кодекса при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20 процентов от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате.

Сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса может превышать эту величину. В таких случаях задолженность погашается сотрудником частями.

Нюансом в этой ситуации является пропуск месячного срока на удержание подотчетной суммы. Если работодатель пропустил его, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы неиспользованного остатка подотчетного аванса. Такой спор с сотрудником можно решить только в судебном порядке.

Налоговики же в данной ситуации считают: раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими отсюда последствиями (НДФЛ, взносами в Пенсионный фонд, ФСС и ФОМС). При этом они ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса.

Из него следует, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником в денежной и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.

Проанализировав ситуацию по авансовым отчетам, можно сделать вывод, что несмотря на встречающиеся попытки налоговиков приравнять подотчетные суммы к зарплате и доначислить на выявленную сумму налоги, суды требуют доказательств, с которыми у налоговых органов дела обстоят не так хорошо, как им хотелось бы.

Все публикации раздела Все публикации

Источник: https://www.cliff.ru/about/publications/nalogi-audit/nalogi-audit_154.html

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Отправить на почту

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами является частью проверки расходов организации. Неправильный учет подотчетных сумм может привести к печальным для фирмы последствиям: штрафам за ошибки в бухучете, нарушению кассовой дисциплины, доначислению НДФЛ и страховых взносов.

Какие бумаги проверяют при проведении проверки расчетов с подотчетными лицами?

При проведении проверки расчетов с подотчетниками налоговики обычно запрашивают:

ПКО;
РКО;
авансовые отчеты;
документы по командировкам;
инвентаризационные описи по счету 71.

Бухгалтерские регистры по счету 71 в корреспонденции со счетами 50, 51.
Документы, устанавливающие:

период, на который фирма предоставляет средства сотруднику;
список людей, которым возможна выдача средств;
процедуру выдачи,
перечень ответственных за выдачу денег лиц;
утвержденную форму отчета (если она отличается от общепринятой).

Контролера могут заинтересовать и другие документы, например по оплате работ по гражданско-правовым договорам через подотчетников.

Документы, устанавливающие порядок расчетов в организации

Часто проверяющие наказывают предприятие за отсутствие документа, устанавливающего список подотчетников. Правомерность таких действий является спорной, так как руководитель в каждый раз при выдаче аванса подотчетнику подписывает соответствующее распоряжение, а нормативными актами форма такого распоряжения не утверждена.

По этой причине требование о наличии единого приказа не совсем аргументировано, однако лучше его все-таки сделать, чтобы не иметь лишних проблем с налоговиками.

Совсем другое дело, если сотрудник что-то приобретает, а потом приносит в бухгалтерию чеки и другие оправдательные документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчет, по которому вся сумма, потраченная работником, вписывается в графу «Перерасход». Далее деньги возвращаются работнику через кассу или на банковскую карту.

В этом случае наличие документа, устанавливающего список подотчетников (приказ, распоряжение), крайне желательно, так как работник фактически не имеет письменного указания осуществить покупку и такие действия могут быть расценены как реализация товара со всеми вытекающими последствиями (удержание НДФЛ, невозможность вычесть НДС). Поэтому в приказе нужно определить, что в отдельных ситуациях при наличии производственной необходимости подотчетник, упомянутый в данном акте, может покупать для фирмы имущество, используя собственные денежные средства, а фирма, в свою очередь, компенсирует потраченные суммы.

ВАЖНО! Не допускается выдача нового аванса сотрудникам, не отчитавшимся по предыдущим суммам.

На основании авансового отчета суммы расходов, произведенных сотрудником, принимаются к учету и относятся на соответствующие их назначению счета.

В соответствии с подп. 6.3 п.

6 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У) деньги вручаются под отчет работникам, при этом под работниками подразумевают две группы людей (п. 5 указания № 3210-У):

сотрудники, принятые по трудовому договору;
лица, работающие по договорам ГПХ.

Один из основных принципов расчетов с подотчетниками описан в п. 6.3 указания № 3210-У.

Согласно ему, работник должен не позднее 3 суток с момента истечения срока, на который были выданы деньги (или выхода на работу), предоставить отчет со всеми подтверждающими расходы бумагами (чеками, квитанциями и др.).

Контролируются такие операции главбухом, ответственным бухгалтером или руководителем, они же и утверждают документ в установленные на предприятии сроки.

Проверка целевого расходования средств

Смысл выдачи аванса подотчетному лицу в том, что деньги оно получает на приобретение определенных товаров, работ, услуг для нужд организации. Следовательно, один из главных критериев отнесения потраченных сумм на расходы — целевой характер их расходования.

Для получения аванса работник составляет служебную записку с просьбой выдать ему сумму на определенные нужды (суточные, проезд и проживание в служебной командировке, приобретение товаров и услуг, наличные расчеты с поставщиком или подрядчиком и т. д.).

Контролер при проведении проверки сверяет характер произведенных расходов с заявленными в приказе (распоряжении) на выдачу средств. Так, если в служебной записке сотрудник просит выдать ему сумму для командировки в Москву, а предъявлены билеты на самолет до Санкт-Петербурга и обратно, налоговики сочтут такие расходы необоснованно принятыми к учету.

Нарушением могут счесть, например, расходы по командировке на конференцию медработников сотрудника организации, не имеющей отношения к медицине, так как в этом случае затраты не будет являться экономически обоснованными.

То же самое касается и других трат подотчетных сумм: деньги на спецоборудование не могут быть потрачены на канцтовары, на деньги для оплаты строительных работ нельзя купить материалы и т. д.

Проверка первичной документации

Даже если работник получил от фирмы средства на покупку, в магазине он будет являться обычным физлицом, а не представителем организации (если, конечно, у него нет доверенности и печати). Продавец при реализации товаров населению обязан предоставлять кассовый чек или другой заменяющий его документ.

В то же время фирме для списания расходов, произведенных работником, чека ККТ может быть мало, так как в нем бывает прописана только общая сумма без указания конкретного приобретения, что не позволяет подтвердить экономическую обоснованность затрат и не дает оснований бухгалтеру отнести расходы на конкретные статьи. В такой ситуации продавец обязан по требованию покупателя выдать товарный чек, содержащий все необходимые реквизиты: наименование, количество ТМЦ (услуги), общую сумму, дату и др.

Когда чек ККТ содержит все необходимые реквизиты, этого достаточно для принятия к учету и возмещения сотруднику потраченных средств, однако наличие товарного чека будет также приветствоваться.

Если работник оплатил работы, товары, услуги наличкой в кассу поставщика (подрядчика), отчитываясь, он должен предоставить в бухгалтерию квитанцию к ПКО и накладную (акт, если приобретены работы, услуги).

Иногда продавец не имеет ККТ (это разрешено, в частности, для фирм-плательщиков ЕНВД или применяющих патентную систему). В этом случае он должен выдать покупателю товарный чек или БСО с отметкой, свидетельствующей о факте оплаты.

Проверка кассовой дисциплины при оформлении авансовых отчетов

Помимо этого, не стоит забывать про лимит кассы. Согласно вышеупомянутому указанию, компания должна утвердить приказом или иным документом максимальную сумму наличности, разрешенную к хранению на конец рабочего дня (лимит кассы).

Рассчитывается он исходя из множества условий, перечисленных в приложении к указанию № 3210-У: характер и расписание работы, объем среднедневной наличной выручки и др.

Кроме того, недорасходование средств, выданных под отчет и возвращенных в кассу, может привести к превышению максимально допустимых сумм.

ВАЖНО! Согласно п. 2 указания № 3210-У предприятия — субъекты малого бизнеса, а также ИП не обязаны устанавливать лимит кассы.

При расчете наличными подотчетник и бухгалтер также должны помнить о том, что существует предельный размер наличных расчетов между организациями (или ИП). В 2016 году предельная сумма, которую может внести в кассу контрагента работник организации по одному договору — 100 000 руб.

Подотчетник может внести в кассу поставщика сколько угодно денег, если договоров несколько и каждый платеж не превышает 100 000 руб. При этом предмет соглашения и характер сделки должны быть действительно разными, так как проверяющие обязательно заинтересуются тем, насколько обоснованно существование сразу нескольких договоров между двумя юрлицами.

Если налоговики придут к выводу, что на несколько составляющих раздробили одну и ту же сделку, организацию могут серьезно наказать за нарушение кассовой дисциплины. Согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП, за подобные нарушения налагают штраф в размере 4 000–5 000 руб. на должностное лицо и 40 000–50 000 руб. на организацию.

При этом законом не оговаривается, на которую из сторон налагается штраф: на того, кто внес сумму, или на того, кто принял. Поэтому часто ФНС штрафует сразу обе стороны сделки.

Подробнее о том, как избежать ошибок при проведении кассовых операций, читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Доначисление НДФЛ при проверке расчетов с подотчетными лицами

П. 1 ст. 210 НК РФ предусматривает, что НДФЛ облагаются все доходы физлица в денежной и материальной форме, а также суммы материальной выгоды.

Что же делать, если работник не предоставил все необходимые подтверждающие документы или подотчетная сумма не была возвращена в кассу? В такой ситуации проверяющие имеют полное право трактовать выплаты по авансовому отчету неправомерными и отнести их к доходам работника.

Дело в том, что отсутствие в документах необходимых реквизитов или отсутствие самого документа, подтверждающего расходы, ставит под сомнение правомерность принятия таких расходов к учету, а также наличие самого факта произведенных расходов.

Поэтому бухгалтер должен тщательно проверять предоставленные подотчетником документы, наличие в них всех необходимых реквизитов, следить за правильностью составления авансового отчета, указанных в нем сумм, соответствием приобретенных ТМЦ или услуг заявленным целям в авансовых документах.

О том, как дисциплинировать работника, не отчитывающегося по выданным деньгам, читайте в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

Ошибки в бухучете

Бумаги, прикладываемые к отчету, доказывают покупку работником материальных ценностей (приобретение услуг) для нужд фирмы. На основании авансового отчета бухгалтер делает запись по Кт счета 71 и Дт счетов учета затрат. В зависимости от того, что купил сотрудник, счет 71 корреспондирует со счетом 10 (если приобретены ТМЦ), 08 (оборудование), 20, 26 (если приобретены услуги, работы).

Неправомерность учета ТМЦ, документы по которым отсутствуют или имеют существенные недочеты, может быть расценена проверяющими органами и судом как бухгалтерская ошибка (п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»).

В общем случае отсутствие документов, подтверждающих произведенные расходы, или их неправильное оформление влечет за собой невозможность уменьшить налогооблагаемую базу (п. 1 ст. 252 НК РФ).

О том, что можно считать бухгалтерской ошибкой и как ее исправить, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

Особенности налогового учета подотчетных сумм упрощенцев

Бывает, что подотчетное лицо перерасходует средства, выданные ему на покупку, либо аванс ему совсем не предоставляется, а покупает оно все целиком из собственных денег. В такой ситуации есть определенные нюансы налогового учета предприятий, работающих на упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы».

Источник: https://nanalog.ru/nalogovaya-proverka-raschetov-s-podotchetnymi-litsami-nyuansy/

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных. В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.

Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно-операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих под отчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.

Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, должна производиться на основании командировочное удостоверение, а при направлении в загранкомандировку — приказ руководителя.

При проверке расходных кассовых ордеров, подтверждающих выдачу денег под отчет, обращается внимание на полноту заполнения всех реквизитов и, в частности, на отражение оснований для выдачи авансов.

Выдача денег под отчет должна производиться при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Проверка своевременности представления авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков представления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя.

Если аудитор установил несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Д-т сч.94, К-т сч.

71) и последующее списание этих сумм.

Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, и их последующего отражения.

Законность и целесообразность расходов на хозяйственно-операционные нужды определяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов.

Необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненных работ, актов закупок и т.п.).

Аудитор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию.

При отсутствии подтверждающих документов и факта оприходования материально-производственных запасов подотчетные суммы подлежат включению в совокупный доход работника для удержания подоходного налога. Аудитор устанавливает, производилось ли в таких случаях удержание подоходного налога.

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица(60 тыс. руб.).

При проверке документов, подтверждающих произведенные расходы, выявляется правомерность выделения и предъявления бюджету НДС. Прослеживая корреспонденцию счетов, указанную в авансовых отчетах, аудитор обращает внимание на характер произведенных затрат:

— расходы, связанные с производственной деятельностью (Д-т сч.20-26, 44, К-т сч.71), следует отражать на счетах учета затрат;

— расходы социального и непроизводственного назначения (Д-т сч.84, К-т сч.71) списываются за счет собственных средств предприятия;

— расходы капитального характера (Д-т сч.08, К-т сч.71) .

Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

Служебной командировкой признается поездка работника предприятия по распоряжению руководителя в другую местность в служебных целях.

Проверяя авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем предприятия.

При загран. Командировках размеры суточных дифференцированы по странам и установлены в двух видах ставок:

— для работников, направляемых в командировку за рубеж;

— для работников загранучреждений РФ и других категорий работников при краткосрочных командировках в пределах государства, где находятся загранучреждения.

Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока командировки. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ.

Необходимо принимать во внимание и особенности оплаты суточных за время пребывания в командировке:

— со дня пересечения государственной границы на выезде из РФ суточные выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник;

— со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ — по норме, установленной при командировках в пределах РФ;

— в случае выезда в командировку и возвращения в РФ в тот же день суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы;

— в случае, когда работник обеспечивается в стране пребывания бесплатным питанием, суточные выплачиваются в размере 30% от установленных норм.

При проверке авансовых отчетов необходимо установить наличие документов (приказ о командировке, копии виз и заграничного паспорта с отметками КПП, подтверждающие расходы документы, расчет суточных) и соответствие их данным авансового отчета. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при наличии подтверждающих документов.

Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Центрального банка РФ на день утверждения авансового отчета.

При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:

— наличие сметы на представительские расходы, утвержденной советом директоров (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;

— наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;

— наличие оправдательных документов (товарных чеков, чеков ККМ, закупочных актов, квитанций приходных кассовых ордеров и т.п.).

Если при проверке выявляется несоблюдение названных условий, то подотчетные суммы могут считаться личными доходами сотрудника и должны облагаться подоходным налогом.

Аудитору следует проверить, отражены ли при расчете налогов суммы сверхнормативных расходов на командировки и расходы, списанные за счет собственных средств.

Выявленные при проверке несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора.

Источник: https://megaobuchalka.ru/6/7476.html

Налоговая проверка и подотчетные суммы

Как правильно оформлять операцию, чем подтверждаются расходы и где чаще всего находят нарушения, расскажет данный материал.

Отчитываемся за наличные: детали заполнения авансовых отчетов После того как сотрудник получил и потратил деньги компании, выданные подотчет, с него потребуется взять письменное обоснование и документальное подтверждение трат. Для этого работником составляется авансовый отчет с обязательными реквизитами:

Дата составления документа;
Порядковый номер;
ФИО сотрудника, составившего отчет;
Информация о целевом назначении финансовых средств;
Содержание операций, а также дата совершения платежей и номер платежного документа;
Количество документов, которые прилагаются к отчету;
Подписи составителя, ответственного за оформление авансовых документов работника.

Отчет заверяется подписью руководителя фирмы.

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Выдача наличных денег под отчет производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату (п.

4.4 Положения № 373-П). ВАЖНО В РАБОТЕ Налоговые органы при проверках соблюдения кассовой дисциплины, сталкиваясь с выдачей денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся по полученным ранее авансам, зачастую привлекают организации к административной ответственности по п.

1 ст. 15.1 КоАП РФ Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить его в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например, в соответствующем приказе руководителя).

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

ВажноТакой спор с сотрудником можно решить только в судебном порядке. Налоговики же в данной ситуации считают: раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими отсюда последствиями (НДФЛ, взносами в Пенсионный фонд, ФСС и ФОМС).