Как заполнять и вести кассовую книгу?
Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга.
При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец.
Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.
Основные положения
Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой.
Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию.
Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.
Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.
Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.
Заполнение кассовой книги
На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».
Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.
- Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
- Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
- Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
- От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
- Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
- Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
- Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
- Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
- Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.
При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).
Элементы книги
Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.
Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.
Особенности ведения кассовой книги
Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.
Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.
При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.
Ошибки при заполнении
К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:
- При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
- В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка «Аннулировано». После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.
После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.
Проверки и штрафные санкции
Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.
https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU
За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:
- для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
- для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.
Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.
Как сшить книгу?
Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.
Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.
На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.
Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.
Электронная версия кассовой книги
Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.
При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.
При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.
Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.
Также кассовую книгу можно вести полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.
При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:
- от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
- от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.
Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.
Видео: Ведение кассовой книги на программе 1С
Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.
Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.
Источник: https://moyaidea.ru/zapolnyat-i-vesti-kassovuyu-knigu.html
Кассовая книга в электронном виде: ведем, печатаем и храним правильно
Общие моменты
Кассовая книга — документ установленной формы (типовая форма № КО-4, приведена в приложении 5 к Положению № 637), который применяется для осуществления первичного учета наличности в кассе (п. 1.2 Положения № 637).
В нем субъекты хозяйствования, которые проводят расчеты наличными между собой и с физлицами через кассу, отражают все поступления и выдачу наличных денежных средств в национальной валюте*.
Каждое предприятие (юрлицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (п. 4.2 Положения № 637).
Если у предприятия есть обособленные подразделения, принимающие наличные средства за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением приходных кассовых ордеров, а также выдающие наличность на выплаты, связанные с оплатой труда, хознужд, другие операции с оформлением расходных кассовых ордеров и ведомостей, такие подразделения также ведут кассовую книгу.
При этом кассовая книга обособленного подразделения совершенно независима от кассовой книги предприятия. И ведется она по той же типовой форме № КО-4.
м
Внимание! Если обособленные подразделения предприятий проводят наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, и при этом не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, то такие подразделения кассовую книгу не ведут (п. 4.2 Положения № 637).
Регистрация в налоговой кассовых книг как для предприятия, так и для обособленных подразделений не предусмотрена (категория 109.15 ЗІР ГФСУ).
Особенности оформления
https://www.youtube.com/watch?v=kVlA0A3itWc
Предприятие (как и его подразделения) может вести кассовую книгу как в бумажном, так и в электронном виде. Если вы выбрали последний вариант, то вести такую книгу нужно, соблюдая форму и содержание ее бумажного «собрата», но с некоторыми особенностями.
1. Завести кассовую книгу можно в любом программном продукте (Word, Exel или специализированной бухгалтерской программе).
Главное, чтобы такое программное обеспечение обеспечивало визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладний аркуш касової книги» и «Звіт касира»), по форме и содержанию идентичных форме и содержанию кассовой книги в бумажной форме (п. 4.4 Положения № 637).
Так, на титульной странице укажите наименование предприятия, его идентификационный код согласно ЕГР и период, на который оформляется книга. А вот дальше будьте внимательны.
Дело в том, что записи в бумажной кассовой книге проводятся в 2 экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой (п. 4.3 Положения № 637). При этом страница делится на две части:
• неотрывную часть «Вкладний аркуш касової книги», которая остается в кассовой книге. В ней кассир отражает все поступления и выдачи наличных денежных средств в течение дня;
• отрывную часть «Звіт касира». Данную часть кассир, подытожив операции за день и подсчитав остаток наличных денег в кассе, в конце рабочего дня передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.
Конечно, если кассовая книга ведется в электронной форме, делить страницу на две части не нужно. Достаточно оформить два одинаковых бланка по форме № КО-4: один — как «Вкладний аркуш касової книги», а второй — как «Звіт касира» (см. рисунок).
Пример заполнения кассовой книги в электронной форме
Далее записи в кассовой книге производятся кассиром при получении или выдаче наличности по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи. При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не производиться (п. 4.3 Положения № 637).
Внимание! Записи в кассовой книге должны делаться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
2. Распечатывать страницы кассовой книги нужно в конце каждого рабочего дня (если в течение такого дня были проведены кассовые операции).
Этого требует п. 4.4 Положения № 637.
Так, данная норма гласит: после распечатки «Вкладного аркуша касової книги» (аналог неотрывной части бумажной кассовой книги) и «Звіта касира» (аналог отрывной части бумажной кассовой книги) кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Звіт касира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладному аркуші касової книги».
Конечно, п. 4.4 Положения № 637 разрешает кассиру распечатывать «Вкладний аркуш касової книги» в конце месяца или даже года.
При этом ставит одно условие — должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за такой месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год. Однако на практике это удобно, если на предприятии бухгалтер выполняет функции кассира.
В противном случае это создает некоторые трудности. Например, в конце месяца (года) бухгалтеру придется сверять данные во всех «Звітах касира», полученных за месяц (год), чтобы поставить подпись на каждом «Вкладному аркуші касової книги».
А если бухгалтер уволится в течение года, то нераспечатанные на тот момент листы останутся неподписанными. Поэтому распечатке листов лучше уделять внимание каждый день.
«Вкладні аркуші касової книги» в течение года кассир сохраняет отдельно за каждый месяц (делает подшивки).
3. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.
Обратите внимание! Электронную кассовую книгу заводят (формируют в электронном виде) только на один календарный год.
Поэтому нумерация страниц в книге должна начинаться с даты, когда осуществлена первая кассовая операция в текущем году, и заканчиваться — датой последней операции, проведенной в этом же году.
Включается ли титульный лист в общее количество страниц? Да. Ответ на этот вопрос подсказывает сама форма кассовой книги (типовая форма № КО-4).
Дело в том, что в данной форме над страницами кассовой книги есть надписи «зразок 3, 5, 7, 9 та інших сторінок» и «зразок 4, 6, 8, 10 та інших сторінок». Соответственно, страницы с номером «1» и «2» принадлежат титульному листу кассовой книги.
Нюанс. Если в течение календарного года заканчивается или меняется форма кассовой книги, нумерация страниц будет начинаться опять с «1». При этом нумерация самих приходных и расходных кассовых ордеров должна продолжаться (категория 109.10 ЗІР ГФСУ).
4. По окончании календарного года «Вкладні аркуші касової книги» формируются в кассовую книгу. То есть все «Вкладні аркуші касової книги», сформированные за год, сшиваются в одну кассовую книгу.
Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляется печатью предприятия (при наличии).
А вот какую дату ставить в кассовой книге, распечатанной в конце года? Если следовать требованиям п. 4.
4 Положения № 637 (делать электронную книгу идентичной бумажной), то такой датой должна стать дата первой кассовой операции в текущем году. То есть дата создания кассовой книги. Однако тот же п. 4.
4 Положения № 637 разрешает формировать электронную кассовую книгу только в конце года.
Решить эту загадку нам поможет сама форма кассовой книги. Дело в том, что она призывает указывать дату, когда были пронумерованы и прошнурованы страницы, а также скреплены печатью. Поэтому для кассовой книги в бумажном варианте — это будет дата первой кассовой операции, внесенной в эту книгу, а для электронной — дата последней операции в текущем году.
Заметьте, все эти нюансы (частоту распечаток, правила составления и хранения кассовых документов) вы можете зафиксировать в приказе (распоряжении) о кассовой дисциплине предприятия.
5. После окончания календарного года кассовую книгу нужно хранить на предприятии в течение 36 календарных месяцев при условии завершения проверки фискальными органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.
Исправление ошибок
Наверняка вы знаете о том, что вносить исправления в кассовые ордера и ведомости на выплату денег запрещено (абзац четвертый п. 3.10 Положения № 637). Поэтому в случае выявления ошибки в таких документах единственный вариант действий — составить новый, правильно оформленный документ.
Что касается кассовой книги, то исправления в ней также не допускаются (абзац седьмой п. 4.2 Положения № 637). Но! В случае необходимости корректировку неправильной записи сделать все-таки можно. При этом Положение № 637 требует, чтобы все исправления были заверены подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его замещающего.
При внесении корректировок нужно придерживаться общих правил внесения исправлений, предусмотренных п. 4.2 Положения № 88. Напомним, ошибки в документах, созданных в бумажной форме, исправляют корректурным способом:
• неправильный текст и цифры зачеркивают и над зачеркнутым вписывают правильный текст или цифры;
• делают надпись «исправлено»;
• ставят дату исправления;
• надпись заверяют своими подписями лица, которые подписали этот документ.
Если же учетный регистр составлен в электронной форме, то п. 4.6 Положения № 88 говорит о том, что исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством
Источник: https://i.Factor.ua/journals/bn/2017/october/issue-40/article-30850.html
Оформление и образец заполнения кассовой книги в 2017 году
Большинство организаций или предприятий работают по безналичным расчетам, но это не означает, что ни в одной операции не используются наличные деньги. А если есть хотя бы небольшой процент операций с наличными, значит нужно вести кассовую книгу.
Поэтому данная статья актуальна для юридических лиц, бухгалтеров и для индивидуальных предпринимателей (далее – ИП). С 2014 года ИП, имеющий книгу учета доходов и расходов, может не оформлять кассовые ордера. Соответственно вести кассовую книгу им тоже не надо. Хотя некоторые предпочитают продолжать это делать.
Не осознавая ее значимость, к ней относятся «спустя рукава». Чтобы избежать неприятных последствий и санкций налоговой инспекции, необходимо внимательно относиться к кассовым операциям и заполнять книгу. Давайте рассмотрим основные вопросы, возникающие по поводу кассовой книги: ее значение, как ее заполнить, можно ли вносить исправления и как это грамотно сделать.
Что это за книга и зачем ее вести
Кассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами.
Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными.
Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.
На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса.
В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции. Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис.
м
Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.
Унифицированная форма книги утверждена Постановлением Госкомстата. Форма называется КО-4.
Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.
Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год. Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги.
Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения.
Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.
Бланк кассовой книги в формате excel и word
Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.
Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.
Кто занимается ее ведением
Все записи в кассовую книгу вносит кассир. Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.
В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги. Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.
Индивидуальный предприниматель имеет некоторые особенности. Если он работает один, он и является кассиром. Соответственно, подписи главбуха не будет.
Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.
Как заполняется этот журнал?
На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:
- полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
- фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
- период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
- если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
- ОКПО.
Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице.
После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств.
Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.
Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.
Если согнуть лист по линии отрыва, то можно одновременно заполнять обе части под копирку. То есть на вкладном листе пишут шариковой ручкой, а на отрывном копируется такая же запись.
По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.
Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:
- Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня», здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
- Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
- Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
- Номер субсчета или корреспондирующего счета. Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
- Затем идут строки «Приход» и «Расход», в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
- Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
- Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
- В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день». Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
- «Остаток на конец дня». Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
- Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
- В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.
Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.
https://www.youtube.com/watch?v=5Yj06Z2WQeA
Образец заполнения журнала
Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.
Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:
Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею.
Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год.
Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.
Исправления в кассовой книге
Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом.
Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию.
Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.
Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.
Внимание! Лист не вырывается. Кассир должен написать заявление о случившемся главбуху.
Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.
Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.
Источник: https://ZnayDelo.ru/document/journal/kassovaya-kniga.html
Изменились правила исправления документов по кассовым операциям
С 1 июня вступил в силу новый порядок ведения кассовых операций и компании получили право вносить изменения в кассовую книгу, ведомости и другие документы. Но с данными правилами появились и вопросы о том, как оформить все исправления и кто должен заверить их.
В новых правилах ведения кассовых операций теперь прямо разрешено исправлять многие документы, которыми компании оформляют кассовые операции. Но четкого порядка исправления нет.
Какие документы можно исправить
Новый порядок позволил компаниям исправлять кассовую книгу, книгу учета по форме КО-5, платежные, расчетно-платежные ведомости и авансовый отчет (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Под запретом остались кассовые документы — приходные и расходные ордера.
Старые правила тоже запрещали вносить правки в кассовые документы (п. 2.1 Положения № 373-П). То есть в приходники и расходники. Но в старом Положении не было норм, которые разрешали исправления.
Поэтому инспекторы на местах запрещали зачеркивать сведения в кассовой книге, ведомостях и иных документах.
А значит, если бумаги составлены до 1 июня 2014 года, то при ошибках безопаснее их переоформить, а не вносить исправления.
Исправить можно ошибки не только в бумагах текущего дня, но и за прошлые дни. Например, если кассир неверно записывал остатки в кассовой книге несколько дней. Причем исправить сведения надо во всех листах, в которых допущена ошибка. Ведь сведения об остатке на конец дня переносятся в строку с остатком на начало книги за следующий день.
Как изменить бумажные документы
При исправлении надо зачеркнуть неверные данные, поставить правильные, дату исправления и заверить правки подписью сотрудников, которые оформили документ, с расшифровкой фамилии и инициалов. Аналогичные правила есть в законе о бухучете. В нем сказано, что заверяет исправления в первичке сотрудник, который ее составил (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).
Из некоторых документов не ясно, кто их оформил (составил), а значит, кто заверяет исправления. Например, в кассовой книге четыре подписи. В указании сказано, что «записи в кассовой книге осуществляет кассир».
Главбух или бухгалтер (либо, если их нет, руководитель) сверяет данные книги с ордерами и ставит подпись (п. 4.6 указания № 3210-У).
Кроме того, из указаний по заполнению типовой формы следует, что общее число листов книги заверяют руководитель и главбух (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88).
м
Мы считаем, что при исправлении достаточно две визы — кассира и главбуха (см. образец). Фактически книгу составляет кассир. Но если сведения в ней неверные, то они не соответствуют ордерам. Поэтому главбух должен после повторной сверки поставить свою визу. Руководитель лишь заверяет число страниц книги. Если оно не изменилось, его подпись не нужна.
Как исправить ошибки в электронных документах
Компания вправе исправить только документы, составленные на бумаге. Вносить правки в электронные книги, ордера и ведомости после их подписания запрещено (п. 4.7 указания № 3210-У).
Поэтому, если у компании электронный документооборот, надо оформить новые экземпляры без ошибок и подписать их заново электронной подписью.
Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/2564-red-izmenilis-pravila-ispravleniya-dokumentov-po-kassovym-operatsiyam
Как заполнять кассовую книгу в бумажном и электронном виде
Соблюдение правил кассовой дисциплины и ведение кассовой книги является обязательным для всех организаций и частных предпринимателей при любой системе налогообложения, если они оперируют наличными денежными средствами при ведении деятельности. Рассмотрим, как правильно вести кассовую книгу.
Порядок ведения и оформления кассовой книги
На основании полученных приходных и расходных кассовых документов кассир заполняет соответствующие разделы книги. Каждому кассовому документу соответствует одна запись в кассовой книге.
По завершении рабочего дня кассир сверяет данные кассовых ордеров с данными кассовой книги, выводит конечный остаток денежных средств и заверяет эту сумму своей подписью.
Остаток денежных средств по кассовой книге сверяется с фактическим остатком наличности в кассе.
https://www.youtube.com/watch?v=r5n81OXFThs
Главный бухгалтер проверяет правильность отражения приходных и расходных сумм и расчет остатка на конец дня, и подписывает листы кассовой книги и за проверяемую дату.
Если в течение дня не проводилось операций по кассе, то остаток денежных средств в неизменной сумме переносится на следующий день.
При заполнении кассовой книги не допускаются помарки, это считается нарушением кассовой дисциплины.
Если при заполнении кассовой книги была допущена ошибка, не влияющая на расчет остатка денежных средств, следует зачеркнуть одной чертой неверное значение, над ним или под ним написать верный вариант и заверить подписями кассира и главного бухгалтера. Если допущенная ошибка повлекла неправильное отражение остатков и оборотов за определенный период, то допускается одинарное перечеркивание ошибочных страниц с пометкой «Аннулировано» и составление новых кассовых листов с корректными данными.
При этом кассир должен составить рапорт на имя главного бухгалтера об обнаружении ошибки. Главный бухгалтер или директор назначает комиссию, ответственную за внесение корректировок в кассовую книгу. После внесения исправлений кассир составляет бухгалтерскую справку с описанием допущенной ошибки и внесенных исправлений.
Титульный лист кассовой книги
На титульном листе кассовой книги пишется полное наименование организации или ФИО предпринимателя, а также год, за который ведется кассовая книга.
Вкладной лист кассовой книги
Страница кассовой книги состоит из двух одинаковых по заполнению частей — вкладного листа и отчета кассира. Заполнять кассовую книгу на бумажном носителе можно с помощью копировальной бумаги или без нее, дублируя записи вкладного листа в отчете кассира. Вкладной лист остается в кассовой книге, а отчет кассира прикладывается к кассовым документам за операционный день.
Образец заполнения кассовой книги
Рассмотрим правила, как правильно оформлять поля кассовой книги.
- В графе «Касса за» указывается дата проведения операций. В поле «Лист» указывается порядковый номер листа кассовой книги.
- В поле «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера.
- В графе «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции.
- В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют.
- В строке «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО.
- В строке «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО.
- В графе «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств.
- В графе «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов.
Как сшивать кассовую книгу
Страницы кассовой книги нумеруются сквозным способом. Вся книга прошнуровывается и заверяется печатью и подписью директора и главного бухгалтера, чтобы не было возможности изъять листы из книги. На последнем листе кассовой книге указывается цифрами и прописью количество прошнурованных листов книги.
Ведение электронной кассовой книги
Внимание!
Подготовить и скачать кассовую книгу можно в онлайн-бухгалтерии. Всё, что Вам требуется, — зарегистрироваться в интернет-бухгалтерии «Моё дело», чтобы работать быстро, чётко и грамотно!
Попробовать бесплатно…
Возможно оформление кассовой книги в электронном виде. С помощью специальной программы листы кассовой книги распечатываются и сшиваются, а в конце года нумеруются и скрепляются печатью и подписями ответственных лиц.
При оформлении кассовой книги в электронном виде титульный лист распечатывается в конце года и скрепляется с вкладными листами книги.
При ведении кассового регистра в электронном виде допускается оформление кассовой книги поквартально, а не за год.
Нужна ли кассовая книга для ИП?
До вступления в силу Порядка ведения кассовых операций законодательство не указывало прямо и однозначно на обязательное ведение предпринимателями кассовой книги. В Арбитражной практике также имелись решения судов в пользу предпринимателей, которые при совершении операций с наличными средствами не заполняли кассовую книгу.
Однако в применяемом с 2012 года Порядке указано об обязательном ведении кассовой книги предпринимателями. ИП, осуществляющие наличные операции, обязаны вести кассовую книгу независимо от используемой системы налогообложения. За некорректное ведение кассовой книги и нарушения кассовой дисциплины, выявленные при налоговой проверке, на предпринимателя может быть наложен штраф.
Источник: https://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/kassovaya-kniga.html
Как заполнять кассовую книгу: правила и образец
Оформление и ведение кассовой книги может понадобиться для разных субъектов хозяйственной деятельности — как для индивидуальных предпринимателей, так и для организаций. Если из двух доступных форм ведения книги — электронной и бумажной — выбирается последняя, то нужно знать основные правила ее заполнения и оформления.
Порядок ведения кассовой книги
Кассовая книга — это важный документ ООО и ИП, которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:
- Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года.
- Ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир).
- В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
- В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
- Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным.
- Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная. Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
- Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств.
- Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4.
- В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с наличными расчетами, все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый остаток денежных средств, который сверяется с суммой наличных в кассе.
Под итоговой суммой ставится подпись кассира или другого лица, ответственного за ведение книги. Также рассчитанные показатели каждого дня проверяются главным бухгалтером предприятия, что и подтверждается его подписью в конце листа.
Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.
Правила оформления кассовой книги
При ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.
Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:
1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.
https://www.youtube.com/watch?v=bnIwd-OG4Fc
Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.
Все листы в журнале делятся на два вида:
- вкладные — заполняются шариковой ручкой;
- отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.
Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его отчетностью и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.
2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).
Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.
Исправления в кассовой книге
При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:
- В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
- Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.
В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.
При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования.
В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие.
Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.
Титульный и вкладной листы кассовой книги
Титульный лист кассовой книги, как и у большинства других документов, содержит информацию о субъекте предпринимательской деятельности. На нем должно быть указано:
- ОКПО предприятия;
- фамилия и инициалы ИП;
- год или временной период, за который ведется книга;
- название структурного подразделения (если книга ведется на дочернем предприятии).
Что касается вкладного листа, то он представляет собой документ со строго обозначенными графами, в каждую из которых вносится соответствующая информация.
На вкладном листе указываются остатки денежных средств на начало дня и данные из кассовых ордеров: их номера и суммы поступлений или расходов. Причем сумма должна вноситься в виде целых чисел — в рублях без копеек.
Далее подсчитывается общая сумма совершенных операций и итог на конец дня.
Образец заполнения кассовой книги
Чтобы лучше понять, как правильно вести кассовую книгу, стоит ознакомиться с образцом ее ведения.
Образец заполнения кассовой книги можно бесплатно скачать по ссылке: бланк.
Как сшивать кассовую книгу?
При ведении кассовой книги важным моментом является не только ее правильное заполнение, но и соблюдение всех требований оформления бухгалтерской документации. В первую очередь это касается прошивания листов и их скрепления.
Порядок сшивания листов кассовой книги также зависит от того, каким способом она ведется:
1. Купленная в типографии книга сшивается сразу. Перед началом ее заполнения необходимо:
- пронумеровать все листы;
- прошить все листы;
- на последней странице указать общее количество листов;
- поставить печать (сургучную или мастичную);
- подписать (это должен сделать руководитель предприятия и главный бухгалтер).
2. Книга, распечатанная на компьютере, прошивается в конце года. В течение года кассир или бухгалтер заполняет распечатанные листы и хранит их в отдельной папке, а после — сшивает по тем же правилам, что и готовую книгу (с указанием количества страниц, печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).
При ведении и оформлении кассовой книги стоит помнить о нескольких важных моментах:
- Наличие книги необходимо для тех организаций и предпринимателей, которые в своей деятельности имеют дело с наличными средствами.
- Для использования можно как купить готовую кассовую книгу, так и самостоятельно распечатать ее на компьютере.
- Ведением кассовой книги занимается специальное ответственное лицо: главный бухгалтер или кассир.
- В бумажном варианте книгу можно вести как от руки, так и при помощи технических средств (то есть заполнять на компьютере и распечатывать).
Смотрите также видео о том, как правильно заполнять кассовую книгу:
Источник: https://boss-consult.ru/buch/docs/kak-vesti-kassovuyu-knigu.html
Как правильно заполнить кассовую книгу
Кассовая книга (КК) — это внутриорганизационный документ, иллюстрирующий совокупность всех операций в организации за конкретную дату (рабочий день). Ее унифицированный номер обозначается как КО-4 (постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).
С 2013 года она не является обязательной, теперь это решение принимается учреждением самостоятельно. Бланк документа может быть разработан и закреплен локальными нормативно-правовыми актами организации.
В статье вы найдете: инструкцию, как заполнять кассовую книгу, образец.
Ведение кассовой книги в 2018 году
Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2018 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У). Контролирующая функция остается за главным бухгалтером.
Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств.
В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга, как правильно ее вести 2018, можно отразить в следующей обобщенной схеме:
- Кассир ежедневно сводит остатки на начало и конец рабочего дня. Суммы эти должны быть равны. Если же за какой-либо день операции не производились, свод можно не формировать. Остаток автоматически перенесется на следующий день.
- Поступление денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, выдача наличных денег проводится через расходные ордера. Номера каждому из этих документов присваиваются по порядку, а информация о них отражается в книге.
- В дни, когда осуществлялось движение наличных денег, завершать работу кассир будет подведением итогов расчетного периода. В книге отражаются все дневные операции и заверяются подписью ответственного работника. Все движения и их записи должны поступить на проверку главному бухгалтеру.
Кассовая книга, бланк, скачать Word
Перед вами бланк по форме ОКУД 0310004. По сути это пустая кассовая книга, образец заполнения вручную можно найти в конце статьи.
Заполнение кассовой книги
Если говорить об оформлении КО-4, то необходимо соблюдать следующие требования:
- на титульном листе отражаются реквизиты организации;
- бланк соответствует одному финансовому году;
- каждая страница должна быть пронумерована.
Заполнять можно как вручную, так и в бухгалтерских программах.
Некоторые учреждения ведут вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись. Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге.
Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку. Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей КК. Если в отчетный день совершается множество операций с ДС, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос». В этой ячейке отражается приходная и расходная величина на момент переноса.
Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.
Конец периода фиксируется итогами по ПКО и РКО, и выводится наличный остаток на конец дня. Главный бухгалтер производит сверку с первичными приходными и расходными документами и заверяет КК.
Сшивается журнал по итогам года, период — с 01 января по 31 декабря финансового года. Каждый лист должен быть пронумерован, прошит и закреплен печатью на последней странице. Обязательна запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Заверяется сшив подписями руководителя и главного бухгалтера организации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).
Как исправлять ошибки
Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.
Если погрешность затронула итоговый результат, то страница с ошибкой полностью аннулируется, а верные данные отражаются на новом листе. По факту исправления составляется специальная справка с указаниями измененных значений. Исправления вносит кассир или другой ответственный за ведение.
Образец заполнения кассовой книги
Если учреждение оперирует денежными средствами, но при этом не ведет кассовую книгу или же заполняет ее с грубыми нарушениями, то такие действия признаются административным правонарушением. Следовательно, административная ответственность ляжет на плечи руководителя (или главного бухгалтера) организации. Действующим законодательством предусматриваются штрафные санкции:
- в отношении юридического лица — в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
- в отношении руководящего должностного лица или главного бухгалтера (их ИФНС рассматривает, как физлицо), — в размере до 5 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-pravilno-zapolnit-kassovuyu-knigu
Загрузка...
