Счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»
ПРИКАЗ Минфина РФ от 16-12-2010 174н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЛАНА СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ИНСТРУКЦИИ ПО ЕГО… Актуально в 2018 году
103. Для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты, применяются следующие группы счетов:
020810000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;
020820000 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;
020830000 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
020860000 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
020890000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».
104. Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:
020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;
020812000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;
020813000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда»;
020821000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
020822000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
020823000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;
020824000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;
020825000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества»;
020826000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;
020831000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;
020832000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;
020834000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;
020862000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;
020863000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;
020891000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов».
105. Операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:
получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявления с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812560, 020813560, 020821560 — 020826560, 020831560, 020832560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»;
выдача заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через подотчетное лицо, ответственное за выдачу заработной платы в тех случаях, когда из-за отдаленности структурного подразделения учреждения Платежная ведомость (ф.
0504403), подписанная руководителем бюджетного учреждения, по которой производятся причитающиеся работникам структурного подразделения выплаты, не может быть возвращена ответственным за выдачу лицом в кассу бюджетного учреждения в течении трех дней, отражается на основании Платежной ведомости (ф.
0504403) по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811560 — 020813560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации», 020134610 Выбытия средств из кассы учреждения»;
получение подотчетным лицом денежных документов подотчет отражается по дебету соответствующего счета аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812560, 020813560, 020821560, 020822560, 020826560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счета 020135610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения».
106. Операции по уменьшению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:
принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем Авансового отчета (ф.
0504049) с приложенными к нему оправдательными документами, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812660, 020813660, 020821660 — 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340), 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010621310, 010631310, 010634340), 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960212, 010960221 — 010960226, 010960290, 010960212, 010970221 — 010970226, 010970290, 010980212, 010980221 — 010980226, 010980290, 010990212, 010990221 — 010990226, 010990290), 021001560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам», 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030212830, 030213830, 030221830 — 030226830, 030231830 — 030234830, 030291830), 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда», 040120200 «Расходы хозяйствующего субъекта» (040120213, 040120213, 040120221 — 040120226, 040120262, 040120263, 040120290);
выданные подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат отражаются на основании Платежной ведомости (ф.
0504403) по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 — 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030211830 — 030213830, 030262830, 030263830, 030291830);
возврат остатков подотчетных сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020813660, 020821660 — 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020881660) и дебету счетов 020111510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»;
возврат подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, денежных средств в сумме остатков невыплаченной заработной платы, пособий, пенсий, стипендий отражается на основании Приходного кассового ордера (ф. 0310001), Платежного поручения (ф.
0401060), иного платежного документа по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 — 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счетов 020111510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»;
возврат в кассу учреждения неиспользованных денежных документов отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020813660, 020821660, 020822660, 020826660, 020834660, 020862660, 020863660, 020872660, 020873660, 020875660, 020891660) и дебету счета 020135510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения»;
списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству Российской Федерации нереальной ко взысканию отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 — 020813660, 020821660 — 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020881660) и дебету счета 040120273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»;
оплата подотчетным лицом аванса, отражается согласно представленного Авансового отчета (ф.
0504049) и прилагаемых к нему документов по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812660, 020813660, 020821660 — 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020612560, 020613560, 020621560 — 020626560, 020631560, 020632560, 020634560, 020662560, 020663560, 020691560);
погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020821660 — 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счета 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;
выплата подотчетным лицом алиментов, иных удержанных с работников (студентов) сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020821660-020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счета 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда».
Источник: https://www.zakonprost.ru/content/base/part/717820
Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении (стр. 1 из 2)
Содержание
Введение
Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении
Заключение
Список используемой литературы
До недавних пор бухгалтерский учет бюджетного учреждения был направлен только на отражение финансовых потоков в системе «государство — организация — государство».
Органы власти следили за тем, как пополняется казна, хватает ли средств на решение тех или иных проблем, не уходят ли собранные деньги «в песок». Бюджетные учреждения (получатели денежных средств) обосновывали объем необходимого финансирования и отвечали за целевое использование поступлений.
Казначейства, в свою очередь, контролировали исполнение финансовых планов и переводили деньги со счетов распорядителей на счета получателей.
С 1 января 2005 г. к бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях предъявляются новые требования — именно с этого дня вступил в силу Приказ Минфина России от 26 августа 2004 г.
№70н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».
Появление этой Инструкции связано с тем, что государство хочет иметь более четкую информацию о состоянии своих активов и обязательств, обеспечить прозрачность операций с государственными финансами.
Инструкция №70н регламентирует порядок отражения операций не только в бюджетных учреждениях, но и в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов (органы казначейства), а также в органах, организующих исполнение бюджетов (финансовые органы).
Объединение бухгалтерского учета исполнения бюджетов и бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях соответствует ст.240 Бюджетного кодекса РФ.
Там записано, что «все доходы бюджета, источники финансирования дефицита бюджета, расходы бюджета, а также операции, осуществляемые в процессе исполнения бюджета, подлежат бюджетному учету, основывающемуся на едином Плане счетов».
В данной работе рассматривается порядок учета расчетов с подотчетными лицами.
Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 » Расчеты с подотчетными лицами».
На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.
Наличные денежные средства выдаются работникам бюджетного учреждения:
для закупки материальных ценностей (как правило, для хозяйственных нужд);
в виде авансов на командировки;
раздатчикам для выплаты заработной платы и социальных выплат.
Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется приказом по организации, в котором должны быть отражены следующие элементы:
круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются;
предельный размер подотчетных средств. Суммы, выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных.
сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, не должен превышать трех дней.
Обязательное условие при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств — обеспечение финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.
К счету 020800000, в соответствии с Планом счетов может быть открыто до 24 аналитических счетов. Это такие счета, как:
0 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;
0 208 02 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;
0 208 03 000 «Расчеты с п/о лицами по начислениям на оплату труда»;
0 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
0 208 05 000 «Расчеты с п/о лицами по оплате транспортных услуг»;
0 208 06 000 «Расчеты с п/о лицами по оплате коммунальных услуг»;
0 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;
0 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;
0 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;
0 208 10 000 «Расчеты с п/о лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;
0 208 11 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;
0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;
0 208 13 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;
0 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям»;
0 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;
0 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;
0 208 17 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсионных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;
0 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;
0 208 19 000 «Расчеты с п/о лицами по приобретению основных средств»;
0 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;
0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;
0 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;
0 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;
0 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале.
Выдача наличных денежных средств из кассы организации осуществляется в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ России 22 сентября 1993 г. № 40. Многие положения этого документа дублировались Инструкцией 107н, поэтому теперь они исключены из текста документа, регулирующего бюджетный бухгалтерский учет.
Однако Инструкция 107н содержала и ряд специфических требований, которых не было в Порядке ведения кассовых операций. К ним относятся:
1. Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в ном учреждении.
2. Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.
На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
3. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.
4. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
5. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством,
Первое, третье и пятое требование из вышеприведенных теперь не включены в текст новой Инструкции, а четвертое — сохранено. Второе же несколько изменено. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется теперь не код ЭКР, на который должен быть отнесен расход, а соответствующий счет аналитического учета счета «Расчеты с подотчетными лицами».
Авансовый отчет ранее составлялся по ф.286 (0504601 по ОКУД). Инструкция 70н не предусматривает определенной формы авансового отчета. В п.18 Приложения № 3 к Инструкции 70н приведены обязательные реквизиты этого первичного документа. Для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используются:
Журнал по расчетам с подотчетными лицами (п.34 Приложения № 3 Инструкции 70н);
Карточка учета средств и расчетов (п. 19 Приложения № 3 Инструкции 70н).
Для учета расчетов с подотчетными лицами ранее использовался активно-пассивный счет 160 «Расчеты с подотчетными лицами». Инструкцией 70н для этих целей предназначен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет активный.
Ранее в случае перерасхода по авансовым отчетам счет 160 имел кредитовое сальдо, которое отражалось в пассиве баланса.
Поскольку счет 020800000 активный, перерасход по подотчетным суммам, образовавшийся на отчетную дату, показывается в активе баланса с минусовым значением.
По дебету соответствующих аналитических счетов счета 20800000 «Расчеты с подотчетными лицами» отражается выдача под отчет наличных денежных средств. При этом кредитуется счет — 020104610 «Выбытия из кассы».
По кредиту соответствующих аналитических счетов счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются израсходованные суммы аванса в корреспонденции с дебетом счетов:
010600000 «Вложения в нефинансовые активы», соответствующие аналитические счета;
030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда»;
030213830 «Уменьшение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения»;
Источник: https://MirZnanii.com/a/16939/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-litsami-v-byudzhetnom-uchrezhdenii
Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
Опубликовано в журнале «Финансовый менеджмент» №4 год — 2010
Савосина А.С.,
Бухгалтер
КТО ТАКИЕ ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА? Для начала уясним, кто такие подотчетные лица? Это лица, получившие денежные суммы под отчет для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами.
Сотрудники организации, которые получили подотчетные суммы (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы, должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.
КАКОВ ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕНЕГ В ПОДОТЧЕТ?
Начнем с того, что при формировании учетной политики учреждения по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета нужно осуществлять выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством Российской Федерации и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из положений по бухгалтерскому учету. Для чего это нужно, мы рассмотрим на примере. В бюджетных учреждениях из-за несвоевременного финансирования или в силу других причин подотчетные лица приобретают для учреждения ценности, а также оплачивают командировки за счет собственных средств.
Получается, что нет основания для составления авансового отчета, так как авансовый отчет является документом первичного учета, подтверждающим расходование выданных авансом подотчетных сумм.
Возникает вопрос: как возместить понесенные работниками расходы? В этой ситуации во избежание ненужных вопросов от контролирующих органов во время проверок в учетной политике желательно указать, что предприятие наделяет сотрудников правом осуществлять определенные действия от имени организации за свой счет.
И еще, что хотелось отметить по поводу учетной политики: бюджетным учреждениям при осуществлении деятельности, приносящей доход, на основании ст. 168 ТК РФ предоставлено право самостоятельно определять порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив это в приказе об учетной политике.
Но, к сожалению, не все учреждения при составлении учетной политики пользуются этим правом. Хотя в ходе контрольных мероприятий установлено, что выплаты, особенно суточных, при направлении работника в командировку в ряде учреждений осуществляются сверх установленных норм.
Помимо учетной политики должен быть приказ руководителя предприятия.
Контролирующие органы обращают особое внимание на наличие данного приказа. В нем надо прописать круг лиц, имеющих право на получение денег в под отчет.
Назначить лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировки и производство отметок в командировочных удостоверениях В этом же приказе обязательно следует уточнить сроки, на которые выдаются денежные суммы, и еще необходимо указать порядок сдачи авансовых отчетов и предельный размер выдачи сумм в под отчет.
В ходе контрольных мероприятий установлено, что бюджетные учреждения часто не соблюдают правила выдачи денежных средств в под отчет. К примеру, выдача денег производится при наличии задолженности за подотчетным лицом по предыдущим авансам, также они порой выдаются без письменного заявления получателя средств.
Правила выдачи денег в под отчет четко прописаны в Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 г. № 148н (далее – Инструкция № 148н).
Там сказано, что авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.
На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Это же правило установлено и п.
11 Порядка ведения кассовых операций, доведенного письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 г. № 18, там же установлено, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Не нужно забывать, что движение денежных средств, выданных под отчет, отражаются в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов (п. 167 Инструкции № 148н).
НА ЧТО НУЖНО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА?
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить авансовый отчет (ф.
0504049), форма которого утверждена приказом Минфина РФ от 23.09.2005 г. № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Наиболее распространенными нарушениями, допускаемыми при составлении авансового отчета, являются: невыполнение требования п.
17 Инструкции № 148н в части заполнения обязательных реквизитов и показателей. В авансовом отчете не указываются табельные номера, количество приложений, номера и дата приходных и расходных кассовых ордеров, отсутствуют в авансовом отчете подписи лица, представляющего отчет об израсходованных суммах.
Документы, приложенные к авансовому отчету, не нумеруются подотчетными лицами в порядке их записи в отчете.
Работнику бухгалтерии желательно внимательно проверять правильность заполнения авансового отчета, особое внимание обратить на документы, приложенные к отчету. Они должны быть оформлены соответствующим образом.
На основании авансового отчета сформировать бухгалтерские записи согласно Инструкции № 148н. Выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».
А принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов, согласно утвержденному руководителем авансовому отчету, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000.
Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.
РАСХОДЫ НА ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ НУЖДЫ
Если были произведены расходы на хозяйственные нужды, то к авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг.
Таковыми являются кассовые чеки или бланки строгой отчетности, подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица, и в обязательном порядке для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, прикладывается товарный чек.
Кассовый чек содержит сведения о продавце и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров или услуг. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации принимает к учету приобретенные ценности.
В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. К сожалению, в некоторых учреждениях считают достаточным приложить к авансовому отчету только кассовые чеки или бланки строгой отчетности.
ОПЛАТА СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК
Наиболее часто подотчетные суммы выдаются на оплату служебных командировок. Нарушения по ним составляют наибольший удельный вес среди всех нарушений, выявляемых в ходе проверок расчетов с подотчетными лицами.
Например, выплаты суточных производятся в неустановленном размере, неправильно определяются дни суточных, при возмещении работнику расходов на проезд возмещаются расходы, которые, согласно законодательству, возмещению не подлежат либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены.
Сначала уточним, что такое служебная командировка? Служебной командировкой, по определению ст.
166 ТК РФ, считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При этом нужно руководствоваться положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (далее – Положение).
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него, за исключением случаев, если работник направляется в командировку за пределы территории Российской Федерации).
По возвращении из командировки в течение трех дней работник должен отчитаться. При этом к авансовому отчету прилагаются: – отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем, в письмен ной форме; – командировочное удостоверение;
– документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и иных расходах, связанных с командировкой.
При определении суточных в Положении сказано: днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Имейте в виду, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы.
В Постановлении установлено, что командированному работнику бюджетного учреждения выплачиваются суточные в размере 100 рублей за каждый день командировки, в том числе и за дни нахождения в пути, но, как мы уже говорили выше, сумму суточных можно увеличить, закрепив это в учетной политике при условии если предприятие осуществляет приносящую доход деятельность.
То же самое касается и оплаты проживания.
В постановлении № 729 сказано, что возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 рублей в сутки. Но учреждению дано право, закрепив в учетной политике при наличии приносящей доход деятельности, выплачивать работнику иную сумму.
Источник: https://dis.ru/library/710/33525/
Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
С подотчетными лицами расчет в бюджетных компаниях, как и у любых других юридических лиц, принадлежат к строгому контролю. Какими нормами акта необходимо пользоваться и как же их применять на практике при осуществлении расчета с подотчетными лицами в бюджетных компаниях, рассмотрим в этой статье.
Оформление расчетов с подотчетными лицами в бюджетных компаниях
В соответствии инструкции по применению единичного плана счетов для бюджетных субъектов финансы под отчет выдаются работнику на основании заявления, котором обязана быть указана следующая информация:
- Предназначение выплат;
- Калькуляция нужных средств или объяснение суммы аванса;
- Сроки, на которые выдаются финансы.
Стандартные требования считаются то, что на момент выдачи аванса у работника не обязано быть не закрытого старого аванса.
Для бюджетных компаний так же действует общие для всех указаний Банка Российской Федерации о ведения кассовых операций, в соответствии которому выдают финансы, происходит по расходному кассовому ордеру.
Форма, которого с кодом «0310002» утверждена для бюджетных компаний приказом Министерства Финансов России.
В период не позднее трех рабочих дней по окончанию срока, на который выданы финансы, работник обязан отчитаться о производственных расходов, сдав отчет авансовый ( по форме «0504505»), утверждена тем же приказом. К отчетности необходимо приложить все оправдательные бланки.
Если работник не вернул не потраченные деньги в срок, руководитель имеет полное право вычесть сумму долга из заработной платы в силу по Трудовому кодексу России.
Но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчет по выданным под отчетности средств, и так же отсутствия разногласий с работником о поводу оснований и величины долга.
Кроме этого, нельзя забывать что устанавливающей, что только 20%, от каждой выплаты заработной платы могут пойти на удержания, то есть удержание может растянуть на несколько месяцев.
Читайте также статью ⇒ Удержан НДФЛ – проводки.
Расчет командировочных расходов
Правила направления работников в командировку установлены по положению, утвержденным постановлением Правителями России. В соответствии этого бланка финансовые средства выдаются работнику перед поездкой на уплату:
- Проезд;
- Проживание;
- Дополнительные расходы, связанные с нахождением не дома.
Отчет авансовый обязан быть предоставлен до истечения трех трудовых дней после возвращения из командировки. На все расходы (кроме суточных) обязаны быть приложены оправдательные бланки.
Для бюджетных компаний существуют некоторые ограничения по объему возмещений для внутренних российских командировок, установленные постановлением правительством России. Если же расходы превышают лимита, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных финансовых средств или за счет от коммерческой работы бюджетных компаний. Рассмотрим в таблице предельные ограничения:
| Виды затрат | Объем компенсируемых затрат | |
| Затраты подтверждены | Затраты не подтверждены | |
| Аренда жилья | Не больше пятьсот пятьдесят рублей в сутки | Двенадцать рублей в сутки |
| Суточное пособие | Сто рублей в день | |
| Проезд на поезде | Не больше стоимости билета в купе вагоне скорого организационного поезда | Цена за плацкарт |
| Проезд на воде | Не больше стоимости билета:
|
Цена билета:
|
| Проезд в самолете | Не больше цены билета в эконом-классе | – |
| Проезд на автотранспорте | Не больше цены билета на автотранспорте единого пользования (кроме такси) | Цена билета на общественном транспорте (автобус, трамвай и т.п) |
Для командировки за границу так же разрабатываются нормы компенсаций затрат на наем жилья – это приказ Министерства Финансов, а для суточных норм регламентируются постановления Правительства России. Предельные суммы расписаны в разрезе страны, куда отправляется работник.
Бухучет расчетов с подотчетными лицами бюджетной организации
Бухгалтерский учет в бюджетных компаниях, помимо общего плана счетов, регламентируется еще и частным планом счетов, утвержденным приказом Министерства Финансов России.
Учет расчетов с лицами подотчетными ведется на одноименном счете синтетическом, к которому открыто число аналитических счетов. Такая детальная политика нужна для контроля над исполнением бюджета.
В частности, интерес может вызвать счет «Расчет с подотчетными лицами по зарплате», ведь же для расчета с работниками по заработной плате предусмотрен другой уже счет.
Такой счет нужен при выдаче финансов лицу, которое отвечает за выдачу заработной платы работникам подразделения бюджетных компаний, удаленного настолько, что ведомость платежная, по которой производятся выплаты, не может быть возвращен в кассу бюджетной компании в срок до трех дней.
Инструкция к такому плану счетов можно обнаружить типовые проводки по расчетам с подотчетными лицами с разъяснениями. Рассмотри пример:
Кассир- бухгалтер удаленного структурного отделения и получила в кассе бюджетной организации в размере 340,000 рублей на выплату работникам в течение 12 трудовых дней. Через 6 дней платежная ведомость с росписями получивших была возмещена в кассу компании. 43,000 рублей бухгалтер вернула в кассу в связи с тем, что 1 из работников вышел на больничный. В учете были сделаны следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма, тыс. руб. | Определение |
| «Увеличение задолженности дебиторской по зарплате» | «Выбывание финансов из кассы компании» | 340,000 рублей | Кассиру-бухгалтеру выданы деньги на выплату заработной платы работникам |
| «Зачисление финансов в кассу компании» | «Уменьшение задолженности дебиторской подотчетных лиц по зарплате» | 43,000 рублей | Кассир-бухгалтер вернул остатки подотчетных финансовых средств в кассу |
| «Уменьшение задолженности кредиторской по зарплате» | «Уменьшение задолженности дебиторской подотчетных лиц по зарплате» | 297,000 рублей; | В соответствии с платежной ведомости отображена выданная работникам сумма заработной платы |
Завхозу этого же структурного отделения на основания заявления были отданы 17,000 рублей на закупку бытовой химии и канцтоваров на срок 6 дней. Ровно в срок завхоз представила в бухгалтерию отчет авансовый и чеки товарные на материалы, купленные на сумму 13,500. Сумму, которая осталась, была возвращена в кассу.
| Дебет | Кредит | Сумма, тыс. руб. | Определение |
| «Увеличение задолженности дебиторской подотчетных лиц по приобретению материалов» | «Выбывание средств из кассы организации» | 17,000 рублей; | Завхозу выданы деньги под отчет на приобретение материалов для рабочих нужд |
| «Поступления финансовых средств в кассу компании» | « Уменьшение задолженности дебиторской подотчетных лиц по приобретению материалов» | 3,500 рублей; | Завхоз вернула неиспользованную сумму финансов |
| «Увеличение цены других материальных резервы — другого движимого имущества компании» | «Уменьшение задолженности дебиторской подотчетных лиц по приобретению материальных резервов» | 13,500 рублей; | Оприходованы купленные материальные резервы на основании отчета авансового завхоза |
Читайте также статью ⇒Удерживать ли НДФЛ с арендной платы физ.лиц.
Подведем итог
Принципы выдачи подотчетных сумм сотрудникам бюджетных компаний в целом походи с подобными правилами, которые действуют для остальных финансовых субъектов, но подчиняются своим особым актам, имеющим ряд расхождений с нормами документа, которые применяются юридическими лицами не бюджетной сферы деятельности.
Отличается, в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой чета у бюджетников. Кроме этого, лимит на расходы командировочные, которые смогут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законом на достаточно низком уровне, но покрывать разницу возможно за счет средств от деятельности коммерческой или за счет экономии бюджетных ассигнований.
Ключевые процедуры и обороты при трудовой деятельности с подотчетными финансовыми средствами в коммерческих и бюджетных компаниях имеют много общего.
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Источник: https://online-buhuchet.ru/raschety-s-podotchetnymi-licami-v-byudzhetnyx-uchrezhdeniyax/
Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами
Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего. Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика. Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур.
Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.
В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).
Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения.
Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.
Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:
- Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
- Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ). В данном случае способ оплаты роли не играет.
Выдача наличными или перевод на карту
В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:
В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:
|
0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения» |
Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту |
|
0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) |
||
|
0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) |
||
|
Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги.
В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты. Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства.
В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н).
Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств. Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п.
42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе. В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи.
Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).
В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:
|
0 210 03 560 |
0 201 11 610 |
Денежные средства списаны с лицевого счета учреждения на дебетовую карту учреждения |
|
0 201 34 510 |
0 210 03 660 |
В кассу учреждения поступили денежные средства, обналиченные через банкомат или кассу банка с дебетовой банковской карты, открытой к счету 40116 |
|
0 208 26 830 |
0 201 34 610 |
Из кассы под отчет выдана сумма наличных денег на оплату прочих работ, услуг |
|
0 201 23 660 |
0 201 34 610 |
Выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или иное устройство) |
|
0 210 03 560 |
0 201 23 660 |
|
|
0 201 11 510 |
0 210 03 660 |
Невостребованная сумма возвращена со счета учреждения на счета органа Федерального казначейства |
Отчет за подотчет
За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.
Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:
- авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
- ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).
На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение.
На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа.
Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете. Принимает отчет бухгалтер или руководитель.
Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует. Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.
Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так:
|
0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» |
0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет |
|
0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы» |
0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
|
|
0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам» |
0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
|
|
0 40120 000 «Расходы текущего финансового года» |
0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
|
|
0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» |
0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов:
|
0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения» |
0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения |
|
0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) |
0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения |
|
0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) |
0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения |
|
1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений) |
0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения |
Как учесть задолженность и взыскать ее с подотчетных лиц
Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства.
Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. 243 ТК РФ).
Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета.
Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.
Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. 138 ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ.
В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так:
|
0 30403 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда» |
0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» |
Отражено удержание из заработной платы |
Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833).
Эти операции в бухучете будут выглядеть так:
|
0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений» |
0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» |
Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения |
|
ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» |
Отражается на забалансе одновременной операцией |
Датой списания будет дата судебного постановления. Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета.
Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.
Учет подотчетных сумм на конкретных примерах
Для покупки канцтоваров секретарю ГБУЗ «Прокопьевская поселковая больница» Алтуфьевой А. И. были выданы из кассы 3 500 руб. Средства выделены из собственных доходов учреждения.
Приобретенные канцтовары будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Общая стоимость покупки — 2 900 руб. (в том числе НДС — 442 руб. 37 коп.), расходы на курьерскую доставку канцтоваров — 200 руб.
(в том числе НДС — 30 руб. 50 коп.).
Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями:
|
2 208 34 560 |
2 201 34 610 |
3 500 |
Выданы средства под отчет на приобретение канцтоваров |
|
2 106 34 340 |
2 208 34 660 |
2 900 |
Учтены затраты на приобретение канцтоваров |
|
2 106 34 340 |
2 208 34 660 |
200 |
Стоимость курьерской доставки канцтоваров до учреждения списана на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС) |
|
2 105 36 340 |
2 106 34 340 |
3 100 (2 900 + 200) |
Приобретенные канцтовары учтены в составе материалов |
|
2 109 80 272 |
2 105 36 440 |
3 100 |
Списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию |
|
2 201 34 510 |
2 208 34 660 |
400 |
Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения |
Как проверить себя, чтобы избежать ошибок
В работе с подотчетными суммами бухгалтеры допускают несколько стандартных ошибок:
- допускают превышение лимита расчетов наличными деньгами;
- выдают денежные средства под отчет или возмещают расходы без соответствующего документального подтверждения;
- принимают авансовый отчет, заполненный не полностью или с нарушениями;
- некорректно удерживают задолженность с работника из его заработной платы
- и многие другие.
Нарушения в учете подотчетных средств чаще всего выявляются во время инвентаризации, которую государственное (муниципальное) учреждение обязано проводить на регулярной основе (Приказ Минфина России от 13.06.95 № 49).
В отчетах работников инвентаризационная комиссия проверяет, соблюдены ли цели использования средств и сроки отчетности.
Кроме того, комиссия должна пристально рассмотреть все случаи задолженности, проверить правильность оформления и обоснованность сумм.
Чтобы избежать споров с сотрудниками, судебных разбирательств и нареканий от контролирующих органов, бухгалтер должен регулярно проверять этот участок учета, в том числе:
- сопоставлять суммы в первичных документах с суммами в отчете, а данные отчетов — с записями в журнале операций расчетов с подотчетными лицами;
- отслеживать операции по выдаче и возврату денежных средств по журналу операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) и журналу операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
- сверять, правильно ли занесены в бухучете операции с подотчетными лицами с точки зрения бюджетной классификации и пр.
Хорошим подспорьем в работе с подотчетными суммами могут стать современные средства автоматизации бухгалтерского учета (к ним, среди прочих, относится программа «Контур-Бухгалтерия Бюджет»). Программы помогают бухгалтеру контролировать основные параметры, проверять соответствие сумм, отслеживать движение денежных средств и пр.
Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2017/6/12365
Загрузка...
