Разъездные сотрудники — Все о кадрах
Практически в каждой организации имеются сотрудники, работа которых проходит в дороге.
Данные поездки не являются командировками, в то же время таким работникам оплачиваются затраты на проезд, по найму жилья, суточные и иные расходы.
Причем возмещение работодателем указанных затрат становится возможным только в случае правильного оформления трудовых отношений с работниками, утверждения «разъездного» перечня и порядка возмещения затрат.
«Разъездные» работники
В ТК РФ выделены следующие формы работ для сотрудников, не сидящих на рабочих местах (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):
— работа в пути;
— работа в полевых условиях;
— работа экспедиционного характера;
— разъездной характер работы.
При этом в Кодексе отсутствует определение указанных работ. В ч. 1 ст. 166 ТК РФ лишь сказано, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Так что обратимся к иным нормативным правовым актам, где дана характеристика указанных работ.
Работа в пути
Обычно к работе, осуществляемой в пути, относят работу, выполняемую при движении транспортного средства.
Приведем примеры работ в пути, рассмотренные в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.
1978 N 579 «Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков». Речь здесь идет о капитанах-наставниках, лоцманах, контролерах пассажирского транспорта, кондукторах, водителях, постоянно работающих на междугородных перевозках, и т.д.
Работа в полевых условиях
Полевые условия — это особые условия производства геологоразведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа. Это определение дано в п. 2 ныне не действующего Положения о выплате полевого довольствия .
Распространим это определение и на другие отрасли. Полевые условия — это особые условия работы, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.
Работы экспедиционного характера
Законодатель не разъясняет понятие работ экспедиционного характера. Думаем, что в данном случае имеется в виду деятельность экспедиторов. Поэтому в качестве примера рассмотрим транспортную экспедицию.
По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (ч. 1 ст.
801 Гражданского кодекса РФ). Экспедитор — это лицо, выполняющее или организующее выполнение определенных договором транспортной экспедиции транспортно-экспедиционных услуг (п. 4 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.09.
2006 N 554).
Источник: https://info-personal.ru/rezhim-raboty/razezdnye-sotrudniki/
Командировки как указать в трудовом договоре
Работник может направляться в служебные командировки с оплатой понесенных расходов в соответствии с действующим законодательством и порядком, установленным Работодателем и настоящим договором. 2. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА 2.1.
Работник должен приступить к выполнению своих трудовых обязанностей с » » г. 2.2. Настоящий договор заключен на неопределенный срок и может быть прекращен по основаниям, установленным трудовым законодательством Российской Федерации. 3. УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА РАБОТНИКА 3.1.
За выполнение трудовых обязанностей Работнику устанавливается должностной оклад в размере ( ) рублей в месяц. 3.2. Работодателем устанавливаются стимулирующие и компенсационные выплаты (доплаты, надбавки, премии и т.п.).
Размеры и условия таких выплат определены в Положении о премировании работников » «, с которым Работник ознакомлен при подписании настоящего договора. 3.3.
2.1 настоящего договора. 1.6. Труд Работника по настоящему договору осуществляется в нормальных условиях. Трудовые обязанности Работника не связаны с выполнением тяжелых работ, работ в местностях с особыми климатическими условиями, работ с вредными, опасными условиями труда. 1.7.
Командировка и трудовой договор
Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»: – Сотрудникам с разъездным характером работы или выполняющим работу в пути необходимо компенсировать расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Порядок и размеры возмещения расходов работодатель устанавливает самостоятельно (ст. 168.1 ТК РФ). Суммы компенсаций не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Лидия ШИРОКОВА, к. э. н., ведущий научный сотрудник Управления заработной платы и доходов населения НИИ труда и социального страхования Минтруда России (Москва): – Кроме обязательных компенсаций, работодатель может предусмотреть надбавку (доплату) к заработной плате сотрудника за особый характер работы. А в случае если надбавка предусмотрена отраслевым или тарифным соглашением, работодатель обязан ее установить.
Нужно включать в тд условия о разъездном характере работы или о командировках?
В разделе «Кадровые документы» вы найдете образец: положение о разъездном характере работы (help.kdelo.ru/vk/item6425) Эти суммы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами во внебюджетные фонды3.
Однако, для того чтобы у проверяющих не было сомнений в компенсационном характере выплат, лучше, если все расходы будут подтверждены документально.
Внимание! Популярные вопросы Если работник не подтвердит свои «разъездные» расходы, то работодатель все равно будет обязан их компенсировать, но тогда на эти выплаты нужно будет начислить НДФЛ и страховые взносы (ст.
168.
1 ТК РФ) Для этого в организациях ведется журнал поездок или работникам выдаются маршрутные (разъездные) листы. В них сотрудники отмечают свои перемещения, фиксируют дату, цель, стоимость поездки и т. д.
Разъездной характер работы: как правильно оформить трудовой договор
Следует ли (и на каком основании) компании-работодателю, зарегистрированной в городе N, дополнительно регистрировать обособленное подразделение (рабочие места) в городе M для работников, работающих в городе М, при условии, что рабочее место работников находится на территории компании-заказчика, при этом рабочее место может меняться в пределах города М?2.
(Ответ требуется, если по воросу № 1 — ответ «нет»).Если обособленное подразделение в городе M создавать не нужно,2.1.
будет ли достаточным обоснованием для работы сотрудника в местности, отличной от места регистрации компании-работодателя (в данном случае в городе М) то, что в трудовом договоре будет указано условие о подвижном характере работы, а местом работы — адрес регистрации компании-работодателя в городе N?2.2.
Внимание
На период действия настоящего договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством РФ, локальными актами Работодателя и настоящим договором. 8.2.
При направлении Работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку Работодатель возмещает Работнику: — расходы по проезду; — расходы по найму жилого помещения; — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); — иные расходы, произведенные Работником с разрешения или ведома Работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются действующим Коллективным договором. 9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 9.1.
Важно
Кроме того, для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям, например, раз в неделю или в месяц, в зависимости от потребностей и целей самой организации.
Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу» Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России 2.
Журналы и книги: Кадровое дело 12Декабрь2014 Право и практика / Условия труда Закрепляем в трудовом договоре характер работы: разъездной, подвижной, в пути Обязательно ли закреплять особый характер работы в трудовом договоре?– Да, обязательно.
https://www.youtube.com/watch?v=IC7ThmPtDug
Должен ли работодатель выплачивать суточные сотруднику, чья работа носит разъездной характер?– Да, должен.Нужно ли начислять страховые взносы на суммы компенсаций за проезд?– Нет, не нужно.
Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью (не менее 28) календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у Работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного Работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск Работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков. 4.5. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам Работнику на основании его письменного заявления может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью, установленной трудовым законодательством Российской Федерации и Правилами внутреннего трудового распорядка » «. 5. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА 5.1. Работник обязан: 5.1.1.
Каким образом это оформить? Как разграничить работу в пути, работу разъездного и подвижного характера? В каких локальных актах организации это нужно отразить? Какие расходы работодатель должен компенсировать таким сотрудникам? Разграничиваем понятия Трудовой кодекс не содержит ответа на вопрос, чем отличается разъездной характер работы от подвижного и от работы в пути. Отсутствуют не только критерии разграничения этих понятий, но и перечни сотрудников, которые могут выполнять такую работу. Это значит, что работодатель вправе решить этот вопрос самостоятельно (письмо Роструда от 12 декабря 2013 г.
№ 4209- ТЗ, письмо ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488). Разъездная работа предполагает регулярные служебные поездки в пределах определенной территории и возможность ежедневно возвращаться к месту жительства1.
Как правило, у таких сотрудников нет стационарного рабочего места, а разъезды входят в их должностные обязанности. Чаще всего разъездной характер работы устанавливают водителям, курьерам, страховым агентам, торговым представителям и др.
Работа в пути означает, что у сотрудника нет возможности ежедневно возвращаться к месту своего проживания.
Он выполняет свою работу в процессе движения транспортного средства. В пути работают проводники пассажирских поездов, водители и кондукторы на междугородних автобусах, стюардессы, экспедиторы и т. д.
2 Совет Если работа сотрудника носит разъездной, подвижной характер или выполняется в пути, то, направляя его в служебную поездку, не оформляйте командировочные документы Разъездную работу и работу в пути следует отличать от командировки. В первом случае речь идет о служебных поездках, которые носят постоянный характер.
6.1.4.
Выплачивать в полном размере причитающуюся Работнику заработную плату в сроки, установленные Правилами внутреннего трудового распорядка. 6.1.5. Обеспечивать бытовые нужды Работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей. 6.1.6. Осуществлять обязательное социальное страхование Работника в порядке, установленном федеральными законами. 6.1.7.
Исполнять иные обязанности, установленные действующим законодательством Российской Федерации. 6.2. Работодатель имеет право: 6.2.1. Поощрять Работника за добросовестный эффективный труд.
Работник должен сохранять все чеки, квитанции, проездные билеты, иные подтверждающие документы и отчитываться по фактическим затратам.
В случае если деньги на покрытие «разъездных» расходов выдавались на месяц вперед, то в конце этого периода работник заполняет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет. При этом сумму неиспользованного аванса он возвращает в кассу, а перерасход работодатель ему компенсирует.
Если аванс не выдавался, то расходы могут возмещаться по факту, на основании подтверждающих документов, без оформления отчета. Статья 168.
1 Трудового кодекса не предусматривает обязанности работодателя компенсировать расходы сотрудникам с подвижным характером работы.
Поэтому налоговые органы могут не признать такие выплаты компенсационными и указать на необходимость обложения их НДФЛ и страховыми взносами.
В случае спора этот вопрос будет решаться в суде.
Источник: https://advokat-na-donu.ru/komandirovki-kak-ukazat-v-trudovom-dogovore/
Можно ли вместо командировок установить разъездной характер работы? | Вопросы подписчиков | Журнал «Кадровое дело»
В организации есть работники, у которых постоянные командировки по России. То есть работники в офисе работодателя не сидят. Работа заключается в том, что работник постоянно в командировке.
Например, сентябрь август он был в командировке в одном месте, потом вернулся домой, отгулял отгулы за работу в выходной день в командировке и уехал в другую командировку.
Данным сотрудникам мы не начисляем командировочные по среднему заработку, а платим им оклад и премию, а также суточные, расходы на проез и проживание и иные расходы связанные с командировкой. Просьба уточнить:1.
Можно ли работникам вместо среднего заработка на время командировки платить оклад и премию (готовы зафиксировать данный порядок в локальном акте)? 2. Если все же нельзя выплачивать оклад и премию, а надо платить средний заработок, то в случае проверки это общий штраф по ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ?3. Можно ли таким сотрудникам установить разъездной характер работы, а не оформлять каждую поезду командировкой?
Ответ на вопрос:
Ст. 167 ТК РФ прямо указывает на то, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Нормы ЛНА не должны противоречить ТК РФ (ст. 8 ТК РФ).
То есть за период командировки нельзя сотрудникам выплачивать оклад и премию вместо среднего заработка во избежание привлечения работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Если сумма оклада и премии будет меньше, чем средний заработок за соответствующий период, то сотруднику придется произвести соответствующие доплаты с учетом ст. 236 ТК РФ.
Итак, на время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, а не зарплата. Об этом сказано в статье 167 Трудового кодекса РФ. Следовательно, зарплату за дни командировки выплачивать нельзя, поскольку это противоречит положениям Трудового кодекса РФ. Такой вывод подтверждает письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0.
Это правило действует даже при однодневной командировке.
Совет: если средний заработок, сохраняемый на время командировки, окажется ниже зарплаты сотрудника за этот период, организация вправе компенсировать эту разницу.
Законодательство не даёт определения, что подразумевается под разъездным характером работы.
Читайте о том, Кого нельзя направить в командировку еще больше по ссылке.
Отсутствуют не только критерии этого понятия, но и перечни сотрудников, которые могут выполнять такую работу. Это значит, что работодатель вправе решить этот вопрос самостоятельно (письмо Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209- ТЗ, письмо ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488).
При этом, в случае возникновения спорной ситуации, работодателя придётся обосновать, что работнику действительно установлен разъездной характер работы.
Поэтому рекомендуется применять такой характер работы, только с указанием в одном из локальных нормативных актов организации, что под ним подразумевается и каким категориям работников установлен такой характер работы.
Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Пример условия в трудовом договоре о разъездном характере работы, а также образцы других необходимых документов можно найти в доп. материалах.
Разъездной характер носят работы, при которых:
- у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители);
- часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).
К работам с подвижным характером относятся работы, которые:
- производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.);
- предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).
В этих случаях поездки сотрудников командировками не признаются. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.
В исключительных случаях, если поездки сотрудников в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки.
Такой вывод подтверждают Минфин России в письме от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168 и судебная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г.
№ КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06).
В коллективном договоре или в локальном нормативном акте, например приказе, работодатель может предусмотреть конкретный перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки и перемещения.
Также прочитайте о Утверждении положения о командировках более подробно.
Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно в коллективном договоре или в локальном акте нужно определить:
- перечень разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ);
- размер возмещаемых расходов (ст. 168.1 ТК РФ);
- порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).
Размеры и порядок возмещения расходов можно также прописать в трудовых договорах с конкретными сотрудниками.
Аналогичные разъяснения дают Роструд в письме от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ и Минфин России в письме от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182. На это указывают и суды, см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 августа 2014 г. № А32-28657/2013.
Условие о разъездном характере работы можно включить в ТД в порядке ст. 72 ТК РФ или 74: https://www.1kadry.ru/#/document/130/50603/?step=4.
Также следует отметить, что Трудовым кодексом РФ предусмотрены:
— надбавка к окладу работника с разъездным характером работы (ст. 129);
— возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной характер (ст. 168.1).
Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет выплаты компенсационного характера, связанные с особыми условиями труда. Такая компенсация согласно ст. 129 ТК РФ является элементом оплаты труда.
Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ.
Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей
Источник: https://www.kdelo.ru/qa/146824-qqkss8-mojno-li-vmesto-komandirovok-ustanovit-razezdnoy-harakter-raboty
Разъездная работа — что платить и как учесть
Трудовое законодательство предусматривает два варианта компенсации работникам расходов, связанных с поездками во время выполнения трудовых обязанностей, — это оплата командировочных расходов и выплаты за разъездной характер работы или работу в пути. И если с командировочными в силу их большей распространенности все более-менее ясно, то по поводу прочих компенсаций постоянно возникают споры.
За примерами далеко ходить не придется. Взять хотя бы недавнее Письмо налоговой службы, в котором утверждается, что надбавки за разъездной характер, выплачиваемые сотрудникам, в расходах могут учесть только те организации, которые применяют общую систему налогообложения. А при УСН подобные расходы доходы уменьшить не могут (см.
Письмо ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226).
На правомерности подобного подхода мы остановимся чуть ниже, а сейчас давайте подробнее разберемся с сущностью данных доплат. Тем более что от ответа на вопрос «Что же из себя представляют выплаты за разъездной характер работы?» напрямую зависит и их налоговая судьба.
Что же такое «разъездная» выплата?
Ответ на вопрос, вынесенный в подзаголовок, нужно искать в трудовом законодательстве. Ведь именно оно определяет, из каких сумм состоит доход работника, в каких случаях ему положены помимо зарплаты какие-то дополнительные суммы.
Поездкам работника в связи с выполняемыми им трудовыми обязанностями в Трудовом кодексе РФ посвящена целая гл. 24 (ст. ст. 166 — 169 ТК РФ). Анализ норм ст. ст. 166 и 168.
1 позволяет сделать вывод, что с точки зрения трудовых отношений нужно проводить четкое различие между командировкой сотрудника, то есть разовой поездкой по заданию работодателя в другую местность, и работой разъездного характера, то есть такой ситуацией, когда сама суть должностных обязанностей сотрудника заключается в поездках (как, например, у курьера или у различных специалистов, работающих «по вызову»). Более того, Трудовой кодекс по признаку поездок в рабочее время выделяет и еще одну категорию сотрудников — тех, чья работа проходит непосредственно в пути: это могут быть водители, экспедиторы, проводники и т.п. Далее для каждой из этих трех категорий Трудовой кодекс вводит правила по денежным выплатам. Так, при командировках работнику положено оплатить проезд в обе стороны, проживание, а также выплатить суточные и компенсировать прочие расходы, понесенные в командировке и в связи с ней (ст. 168 ТК РФ). В точности такие же правила ст. 168.1 ТК РФ устанавливает и для работников, которые трудятся в пути или чья работа носит разъездной характер. Проще говоря, им также нужно возместить расходы на проезд, проживание вне места жительства и выплатить суточные и оплатить прочие расходы.
Таким образом, по своей сути выплаты, которые получают сотрудники, работающие в пути или постоянно находящиеся в разъездах, являются обычными компенсациями (ст. 164 ТК РФ). И поэтому с точки зрения трудового законодательства ничем не отличаются от командировочных расходов.
Какие документы нужны для оформления доплат
Источник: https://www.pnalog.ru/material/razezdnaya-rabota-vyplaty-uchet-nalogi
Что лучше с точки зрения налоговых последствий: разъездная работа или однодневные командировки
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 июня 2015 г.
Содержание журнала № 12 за 2015 г.
Тему статьи предложила И.Б. Пределина.
Различия между разъездным характером работы и однодневными командировками
Главное отличие разъездного характера работы от однодневных командировок — это частота и регулярность поездок у «разъездных» работниковПисьмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ. Перечень должностей и профессий с разъездным характером работы устанавливает сам работодательст. 168.1 ТК РФ. В него включаются должности работников, которые действительно много времени проводят в разъездах.
Например, если ваш страховой агент занимается в основном бумажной работой в офисе и почти не бывает на осмотрах объектов, то разъездной его работа не является. То есть «разъездником» может стать далеко не каждый. А вот в однодневную командировку вы можете отправить практически любого (за исключением узкого круга лиц, например беременных женщин, несовершеннолетних и т. д.
статьи 259, 268 ТК РФ).
В части документального оформления также есть различия. Кроме составления упомянутого выше перечня, условие о разъездном характере работы должно быть прописано в трудовых договорах с «разъездными» сотрудникамист. 57 ТК РФ. Один раз оформили эти документы — и можно жить спокойно. А в случае с командировками каждый раз нужно будет издавать отдельный приказ о направлении в командировку.
Но и при разъездном характере работы, и при однодневных командировках организация должна возместить своему работникустатьи 168.1, 168 ТК РФ; п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение):
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения, если работник не может каждый день возвращаться домой (в статье мы это рассматривать не будем);
- суточные или полевое довольствие;
- другие расходы, если они были согласованы с работодателем.
Отдельно стоит остановиться на суточных. По своей сути они являются компенсационной выплатой, которая возмещает работнику расходы, связанные с выполнением им трудовых обязанностей во время служебной поездки/разъездов.
В случае с однодневными командировками все однозначно: суточные работнику выплачиваться не должны, поскольку он имеет возможность каждый день возвращаться домойп. 11 Положения.
А нужно ли платить суточные, если работнику установлен разъездной характер работы?
КОВЯЗИНА Нина ЗаурбековнаЗаместитель директора Департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Таким образом, выплата суточных работникам с разъездным характером работы должна быть обоснованна.
Порядок и размеры возмещения расходов и при разъездной работе, и в случае с командировками должны быть установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организации (далее — ЛНА)статьи 168, 168.1 ТК РФ. А теперь надо оценить последствия этих расходов для компании с точки зрения налогов и взносов.
Учет расходов на проезд
Сравнить два варианта удобнее всего в виде таблицы.
То есть для целей налогообложения прибыли, а также начисления НДФЛ и взносов в учете расходов на проезд в рассмотренных случаях большой разницы нет. А вот для упрощенцев вариант с однодневными командировками явно выгоднее.
Учет суточных
Как мы уже говорили, при однодневной командировке суточные выплачиваться в принципе не должны. Исключение из правила — однодневные командировки за рубеж. По ним суточные выплачиваются в размере 50% от определенной в ЛНА суммы суточных для заграничных командировокпп. 11, 20 Положения.
Поэтому если при однодневной командировке по России будут выплачены суточные (то есть работник получит выплату, которая в ваших внутренних документах поименована именно таким образом), то в расходах их признать не получитсяПостановление АС УО от 30.01.2015 № Ф09-9855/14.
Но вместо них вы можете выплатить работникам компенсации в связи с однодневной командировкой, если предусмотрите это в своем ЛНА.
| Налог/взносы | При разъездном характере работы суточные | При однодневной командировке компенсации |
| Учет в расходах для целей налогообложения прибыли |
Источник: https://GlavKniga.ru/elver/2015/12/1914-luchshe_tochki_zrenija_nalogovikh_posledstvij_razjezdnaja_rabota_odnodnevnie_komandirovki.html
Разъездной характер работы VS командировка
Терминология превыше всего
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Разъездной* считают работу, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации, в связи с чем вынужден выезжать и возвращаться к месту работы в нерабочее время, что составляет не менее двух-трех часов в день.
Важно!
Служебные поездки работников, работа которых имеет разъездной характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством
Какой вывод можно сделать из приведенного? Если работник в соответствии с должностной инструкцией постоянно трудится вне места работы, но в пределах установленного рабочего времени, то такую работу, на наш взгляд, нельзя рассматривать как работу, имеющую разъездной характер. В таком случае отдельные длительные поездки работника, «выпадающие» из общего режима, следует считать командировками.
Если же работа, связанная с поездками на значительные расстояния и возвращением к месту работы в нерабочее время, носит постоянный характер, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы.
Однако в любом случае последнее слово здесь за предприятием. Подтверждает это и Минтруда в письме от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06. То есть если работодатель не определит работы как разъездные, он может считать их командировками.
Перечень должностей, работ, профессий работников, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель устанавливает в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте).
Денежная сторона разъездной работы
Дни поездок работников в другие населенные пункты табелируют как обычные рабочие, начисляя за них заработную плату.
Кроме того, работодатель может (но не обязан) установить надбавки к тарифным ставкам (окладам) работников, работа которых имеет разъездной характер.
Кому и сколько следует указать в коллективном договоре в разделе «Оплата труда» (ином локальном нормативном акте работодателя).
Устанавливая размер надбавок, следует руководствоваться постановлением № 490**. Интересно, что в этом документе размер надбавок привязан к предельному размеру суточных, установленных КМУ для командировок (см. п.
1 постановления № 490). А его Кабмин утвердил только для бюджетников. Как быть хозрасчетникам? Считаем, что в качестве предельного размера надбавок можно использовать сумму суточных, установленную п.п. «а» п.п. 107.9.
1 НКУ для командированных работников.
То есть
у хозрасчетников в 2015 году размер надбавки за разъездной характер работ в пределах Украины не должен превышать 243,60 грн. за день, за пределами Украины — 913,50 грн.
Где фиксировать количество дней, за которые будет выплачена надбавка за разъездной характер работ? Отдельный документ для этого нормативными актами не предусмотрен. Поэтому вы можете разработать его самостоятельно.
А как быть с расходами на проезд к месту назначения и обратно, а также на наем жилья, понесенными в связи с нахождением работника вне места основной работы? Пункт 3 постановления № 490 рекомендует компенсировать их работникам в порядке, определенном для командировок.
То есть для возмещения расходов, связанных с поездками, работник должен заполнить и предоставить вам Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом Миндоходов от 24.12.2013 г.
№ 845 (далее — Отчет), и приложить к нему соответствующие подтверждающие документы.
В какие сроки подавать Отчет? Считаем, что в сроки, установленные в п. 170.9 НКУ для командировок. Ведь для разъездного характера труда отдельно они не определены на законодательном уровне.
Хотя не исключено, что налоговики при проверке могут настаивать на подаче Отчета в срок, указанный для подотчетныхсредств, выданных на производственные (хозяйственные) нужды. А с учетом п. 2.
11 Положения № 637 он сужается до двух рабочих дней со дня выдачи наличных средств, включая день получения наличных средств под отчет.
Налогообложение и отражение в учете
НКУ не предусмотрено освобождение от налогообложения сумм надбавок за разъездной характер работы. Более того, налоговики считают, что для целей НКУ такие надбавки в размерах, предусмотренных трудовым (коллективным) договором, следует рассматривать как заработную плату (см. разъяснение в подкатегории 103.02 БЗ). А значит, сумму надбавки за разъездной характер труда:
— учитывайте при определении предельного размера дохода, дающего право на НСЛ;
— облагайте НДФЛ по ставкам 15 % и 20 %, а также ВС по ставке 1,5 %;
— отражайте в разделе I формы № 1ДФ в составе зарплаты с признаком дохода «101». Кроме того,
сумму надбавки и удержанного ВС укажите в соответствующих графах строки «Військовий збір» раздела II Налогового расчета
А вот с ЕСВ все не так грустно. Суммы надбавок за разъездной характер работ в установленных размерах, не превышающих озвученные выше цифры, не включаются в фонд оплаты труда согласно п. 3.16 Инструкции № 5 и указаны в п. 10 разд. I Перечня № 1170. Поэтому ЕСВ с них взимать не нужно. Также не нужно показывать их в отчетности по ЕСВ.
Суммы, которые выходят за установленные рамки, контролирующие органы, скорее всего, попытаются отнести к выплатам, имеющим индивидуальный характер. Они входят в фонд оплаты труда по п.п. 2.3.4 Инструкции № 5. А значит, «привет» ЕСВ сверху и снизу.
Расходы на проезд и проживание «разъездного» работника непосредственно связаны с выполнением им трудовой функции. Поэтому в данной ситуации, на наш взгляд, нельзя говорить о возникновении у работника налогооблагаемого дохода.
Однако, к сожалению, прямо из НКУ такой вывод не следует. Этот Кодекс разрешает «вытащить» из налогооблагаемых только суммы средств на проезд и проживание, полученные «разъездным» работником в форме и размерах, подлежащих включению работодателем в себестоимость реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг (см. абзац второй п.п. «б» п.п.
164.2.17 НКУ). А значит, с расходами на указанные цели, которые будут проходить мимо себестоимости, могут возникнуть проблемы при проверке контролирующими органами. Подтверждает наши опасения разъяснение ГФСУ в категории 103.02 БЗ.
В нем указано: «…если коллективным договором определено, что служебные поездки работников в другие населенные пункты являются работой, имеющей разъездной (передвижной) характер, не являющейся командировкой, то возмещение расходов на проезд к месту командировки и обратно, а также на наем жилого помещения таким работникам предприятием следует рассматривать как компенсационные выплаты, включаемые в состав заработной платы и облагаемые налогом по ставке 15 (20)%…». А там, где НДФЛ, будет и ВС.
Если расходы на проезд и проживание «разъездного» работника рассматривать как доход, то не порадует тут и Инструкция № 5.
Она выводит за фонд оплаты труда «командировочные» расходы на проезд и проживание. А вот о «разъездных» нет ни слова.
Более того, при желании, как и сверхнормативные надбавки, их можно «подтянуть» под п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 и требовать уплаты с этих сумм ЕСВ.
В бухучете надбавки за разъездной характер труда считаем правильным отражать на субсчете 663 «Расчеты по прочим выплатам». Ведь они не входят в фонд оплаты труда.
Расходы на проезд, наем жилья и т. д., связанные с нахождением работника вне основного места работы, если считать их частью зарплаты, необходимо показывать на субсчете 661 «Расчеты по заработной плате».
Если будете пытаться выводить из состава доходов на основании абзаца второго п.п. «б» п.п. 164.2.17 НКУ (см.
выше), то по аналогии с командировочными расходами их суммы можно отразить только по субсчету 372 «Расчеты с подотчетными лицами».
О подводных камнях разъездной работы мы рассказали. Основные отличия разъездных работ от командировок приведем в таблице.
Разъездной характер работы VS командировка
| Показатель | Разъездной характер работы | Командировка |
| Оплата труда | За дни поездок работника в другие населенные пункты начисляют зарплату | Дни командировок оплачивают в соответствии с трудовым или коллективным договором, но не ниже среднего заработка |
| Компенсация расходов в поездке/командировке | Компенсируют в порядке, установленном для командировок. Суточных нет. Может быть установлена надбавка за разъездной характер работ | При наличии подтверждающих документов компенсируют расходы, связанные с командировкой. За время командировки выплачивают суточные |
| Налогообложение | Зарплата, начисленная за дни поездок, облагается НДФЛ, ВС и ЕСВ в общем порядке. Надбавки за разъездной характер труда в пределах норм облагают НДФЛ и ВС. ЕСВ нет.По мнению налоговиков, с суммы компенсации расходов на проезд и проживание необходимо удерживать НДФЛ и ВС. Угроза ЕСВ | Дневной заработок (средний заработок), начисленный за дни командировки, облагают НДФЛ, ВС и ЕСВ в общем порядке.Суточные в пределах норм не облагают ЕСВ, НДФЛ и ВС. Суммы превышения над нормами облагают ВС и НДФЛ.Если выполняются требования п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, расходы, связанные с командировкой, не облагают НДФЛ, ВС и ЕСВ |
выводы
- Работодатель по согласованию с профкомом определяет в коллективном договоре предприятия, будут ли служебные поездки работников в другие населенные пункты служебной командировкой или работой, имеющей разъездной характер.
- Работодатель может установить надбавкик тарифным ставкам (окладам) работников, работа которых имеет разъездной характер. Кому и сколько полагается, следует указать в коллективном договоре в разделе «Оплата труда» (ином локальном нормативном акте работодателя).
- Налоговики настаивают, что для целей НКУ надбавка за разъездной характер труда является заработной платой. Следовательно, с ее суммы удерживайте НДФЛ и ВС.
Источник: https://i.Factor.ua/journals/nibu/2015/may/issue-43/article-8367.html
Суточные: размер, начисление и налогообложение
Статья была опубликована в журнале «Кадровые решения» № 6 (60) июнь 2010.
Все права защищены.
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
Несмотря на то что трудовое законодательство предусматривает несколько оснований для выплаты суточных, чаще всего с их выплатой работодатель сталкивается при отправлении работников в командировки.
Причем суточные, выплачиваемые в этом случае, всегда были предметом повышенного внимания налоговых органов. Поскольку мало того, что их размер значительно сказывается на налоге на прибыль, они, как и другие выплаты в пользу работников, тесно связано с исчислением налога на доходы физических лиц и страховых взносов на обязательные виды социального страхования.
В этой статье рассматриваются порядок выплаты и размер суточных, возмещаемых при командировках, а также вопросы их налогообложения (по состоянию на 10 февраля 2010 г.).
Виды суточных
Положения Трудового кодекса РФ обязывают работодателя выплачивать суточные в трех случаях:
1) при направлении работников в командировку (ст. 168 ТК РФ);
2) служебных поездках работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, в полевых условиях, имеет разъездной либо экспедиционный характер (ст. 168.1 ТК РФ);
3) направлении работников на повышение квалификации в другую местность.
Заметим, что независимо от основания выплаты под суточными Трудовой кодекс РФ понимает не что иное, как дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места его постоянного жительства. В то же время указанные виды суточных все-таки различаются.
Так, суточные, выплачиваемые при командировках и поездках для повышения квалификации работников, определяются работодателем самостоятельно и закрепляются либо в коллективном договоре, либо в ином локальном нормативном акте, например в положении о командировках.
Суточные, выплачиваемые работникам за разъездной характер работы, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера (далее — «разъездные» суточные), могут устанавливаться также трудовым договором.
Отметим, что наличие «разъездных» суточных характерно лишь для специализированных организаций, а вот суточные, выплачиваемые при направлении работника в командировку, имеют место в деятельности практически любой компании, так как командировки работников — явление обычное для подавляющего числа организаций.
Извлечение
из Трудового кодекса Российской Федерации
Статья 166. Понятие служебной командировки
Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
На основании статьи 168 ТК РФ к возмещаемым командировочным расходам сотрудника относят в том числе суточные. Причем, обязывая работодателя выплачивать суточные при направлении работника в командировку, как уже было отмечено выше, Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю самостоятельно решать вопрос о порядке и размере их выплаты.
Пользуясь данным правом, организация самостоятельно определяет свои «внутренние» нормы суточных и закрепляет их либо в коллективном договоре, либо в положении о командировках. При этом к установлению своих «внутренних» норм суточных организация вправе подойти дифференцированно.
Так, ничто не запрещает работодателю для руководства компании предусмотреть одни нормы суточных, а для рядовых сотрудников фирмы — другие.
Кроме того, организация может устанавливать размер суточных и в зависимости от места командирования сотрудника, поскольку понятно, что дополнительные расходы работника, связанные с командировкой в Москву, будут выше, чем при поездке в российскую глубинку.
Если организация осуществляет свою деятельность не только в Российской Федерации, но и на внешнем рынке, то организации следует определить размер суточных, выплачиваемых при командировках за границу.
Правила выплаты суточных
Сегодня, как известно, при направлении работников в командировку работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее — Положение).
Источник: https://kadrovik-info.ru/magazine-articles/show/38/
Для кадровика о разъездном характере работы
Александр Малютин, консультант по вопросам банкротства
В силу абзаца 8. ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовой договор должен содержать указание на разъездной характер работы.
Одновременно следует в трудовом договоре разделить понятия «разъездная работа» и «командировка», указать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной, например, в пределах г.
Москвы и Московской области. Закон не запрещает установить территорию разъездной работы в пределах всей Российской Федерации.
В договоре необходимо указать сотрудников или должности, чья работа носит разъездной характер, а также соответствующий перечень работ и профессий.
Работодателю следует издать журнал регистрации поездок, который помогает контролировать служебные перемещения работников, а работникам, в случае возникновения конфликта, доказать факт отсутствия прогула на рабочем месте.
Александр Янюшкин, старший юрисконсульт центра правового обслуживания
Более предпочтительным для работодателя является определение условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах, так как внесение изменений в коллективный договор или соглашение — более сложная процедура: должно быть достигнуто соглашение между представителями работников и работодателя (ст. 44, ст. 49 ТК РФ).
Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ работники при приеме на работу должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, коллективным договором.
Условия, определяющие характер работы, обязательны для включения в трудовой договор (п. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
В локальном нормативном акте о разъездном характере работы целесообразно фиксировать порядок направления работника в служебную поездку: в какой форме оформляется поручение работодателя, каким образом оно доводится до сведения работника, в какой форме и в какой срок работник отчитывается о результатах служебной поездки.
Подробная фиксация условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах позволит минимизировать риск трудовых споров, а в случае их возникновения будет способствовать их скорейшему разрешению в рамках установленных правил совершения служебных поездок.
Александр Тарасов, генеральный директор компании «АВТ Консалтинг»
Существует два вида условий, которые включаются в трудовой договор: обязательные и дополнительные. Условие о разъездном характере работы является обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Если данное условие не отражено в трудовом договоре, оно должно определяться дополнительным соглашением либо приложением к трудовому договору. Конкретные работы, профессии и должности закрепляются в локальных актах либо коллективных договорах и соглашениях (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
По сути, проще разработать локальный акт, который будет регулировать все вопросы, связанные с разъездной работой.
Чтобы избежать недоразумений, лучше прописать размер и порядок возмещения расходов на служебные поездки. Если в организации есть положение о разъездной работе или иной аналогичный внутренний документ, работодатель обязан ознакомить работника с ним, а работник должен внимательно прочитать все положения, особенно в части возмещения расходов.
Если говорить о плюсах для обеих сторон, при разъездной работе работодателю не нужно оформлять командировочные документы и платить средний заработок. Освобождение от бумажной волокиты и лишних выплат — существенный плюс. С точки зрения положенных выплат работнику лучше отправиться в служебную командировку.
Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ
Разъездной характер работы отдельных должностей работников оформляется следующим образом:
- в коллективном договоре (при его наличии) или в локальном нормативном акте организации (приказе руководителя, положении о разъездном характере работ или ином документе), в котором определяются: перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определяются формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок работников;
- в трудовом договоре с работником.
Перечень таких работ, профессий и должностей лучше указывать именно в локальном нормативном акте организации, а не в коллективном договоре: эти данные могут меняться в зависимости от нужд организации, а внесение изменений в коллективный договор — процедура довольно длительная.
В табеле учета рабочего времени периоды служебных поездок отмечаются как рабочее время.
Плюсы и минусы для работника и работодателя
Александр Янюшкин, старший юрисконсульт Центра правового обслуживания
Общие правила направления работников в командировки определены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Данный нормативный правовой акт обязателен как для работодателя, так и для работника.
Порядок выполнения работы разъездного характера не регулируется специальным нормативным правовым актом. У работодателя с учетом специфики его деятельности имеется возможность самостоятельно определять порядок направления работников в служебные поездки согласно правилам, закрепленным в коллективном договоре, локальных актах, трудовых договорах с работниками.
Работник при приеме на работу должен внимательно ознакомиться с порядком выполнения у данного работодателя работы, имеющей разъездной характер: установлена ли территория служебных поездок, какие установлены лимиты компенсационных выплат, какая предусмотрена отчетность по результатам служебных поездок.
Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD
Необходимость разъездной работы каждый работодатель определяет самостоятельно. Как правило, у таких сотрудников нет стационарного рабочего места, то есть работодатель экономит на его оборудовании, однако по закону он все равно должен компенсировать множество расходов.
В отличие от командировок, оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным характером работы не нужно. Для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям — например, раз в неделю или в месяц.
Кроме обязательных компенсаций работодатель может предусмотреть надбавку к заработной плате сотрудника за особый характер работы. Ее размер может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 1 ст. 129, ст. 149 ТК РФ). Однако на практике курьер или торговый представитель вряд ли может рассчитывать на такую надбавку.
Какие расходы нужно возместить работнику
Юлия Жижерина, эксперт Русской Школы Управления по трудовому праву
При возмещении расходов можно использовать два варианта:
1. Возмещение по документам. Работодатель возмещает расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные с его разрешения или ведома (ст. 168.1 ТК РФ). Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами (кассовые чеки, квитанции, проездные билеты).
2. Установление надбавки за разъездной характер работы. В этом случае работодатель выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами. Размер и порядок выплаты надбавки необходимо включить в текст трудового договора (ст. 168.1 ТК РФ).
Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ
Размер и порядок возмещения расходов устанавливает коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты или трудовой договор (ст. 168.1 ТК РФ).
Перечень документов, подтверждающих расходы работника, действующее законодательство не предусматривает. Подтвердить разъездные расходы работник может проездными билетами, квитанциями, чеками на бензин.
Других компенсаций при разъездном характере работы, помимо возмещения расходов работника, закон не устанавливает, однако дополнительные надбавки к заработной плате за разъездной характер работы могут быть предусмотрены отдельно коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором с работником.
В установлении работнику разъездного характера работы есть ряд плюсов. Сокращается администрирование поездок работника: не нужно оформлять приказ на каждую служебную поездку. Облегчается учет рабочего времени и расчет зарплаты.
В случае оформления поездок в качестве служебной командировки работодатель обязан за дни нахождения работника в командировке оплачивать работнику средний заработок.
При разъездном характере работы работник получает должностной оклад и дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором.
Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD.
Компенсированные работодателем расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Однако для того, чтобы у проверяющих не было сомнений в компенсационном характере выплат, лучше, если все расходы будут подтверждены документально.
В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т.п. Также работник должен сохранять все чеки, квитанции, проездные билеты, иные подтверждающие документы и отчитываться по фактическим затратам.
Источник: https://kontur.ru/articles/4773
Загрузка...
