Фнс начинает информационную кампанию по электронному документообороту — все о налогах

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

Не секрет, что один из центральных аргументов при переходе на электронные документы – это удобная и быстрая работа с ФНС.

Но одним представлением документов взаимодействие с налоговой не ограничивается: есть и выездные проверки, и консультации, и многое другое.

Мы со специалистами Synerdocs встречали множество ситуаций, когда без звонка или официального письма в региональное отделение налоговой службы невозможно было решить даже самый простой вопрос с форматом документа или его носителем.

Камеральная налоговая проверка

В конце каждого отчетного периода организации представляют в налоговую инспекцию декларации и другие документы, на основе которых проводится камеральная налоговая проверка. В рамках проверки налоговый орган может направить в компанию требование о представлении некоторого комплекта документов.

На сегодняшний день существует два варианта представления налоговой отчетности: бумажный и электронный.

Если ваша компания ведет документооборот исключительно в бумажном виде, то весь процесс – от получения требования до представления документов в налоговую – происходит «по старинке».

Другое дело, если у вас неоднородный архив – часть документов в электронном виде, а часть в бумажном. Как отчитываться перед налоговой в этом случае?

Нужно ли распечатывать электронные документы перед тем, как отправить в ФНС?

Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. Стоит отметить, что ФНС определяет порядок истребования электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками.

Как представлять документы в ФНС зависит от того, в каком виде пришло требование. Если по почте, то электронные документы выгружаются из учетной системы или сервиса обмена, распечатываются, заверяются подписью и печатью. В том случае, если требование пришло через оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота), то:

бумажные документы сканируются и переводятся в форматы .TIF или .JPG. В эти же форматы переводятся все электронные документы, кроме созданных по форматам ФНС;
электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах просто выгружаются из учетной системы или из системы оператора электронного документооборота.

Далее формируется опись, и к ней прикрепляются все необходимые документы. Весь пакет подписывается квалифицированной электронной подписью и отправляется непосредственно в налоговую инспекцию через оператора ЭДО, с помощью которого сдается отчетность в ФНС.

Представление электронных документов в ходе выездной налоговой проверки

Сразу стоит отметить, на сегодняшний день не существуют каких-либо особых нормативно-правовых актов, которые регулируют порядок проведения выездных налоговых проверок (ВНП) в организациях с электронным документооборотом.

Поэтому налогоплательщикам следует ориентироваться на НПА, которые применяются для бумажного документооборота. Согласно письму ФНС от 25.07.

13 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок» проверка документа предполагает:

визуальное изучение документа на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
оценку правильности подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации электронный или смешанный документооборот, то налоговому инспектору должны быть представлены программные и технические средства для проведения процедуры налоговой проверки. Что это значит?

В ходе ВНП налогоплательщику следует предоставить инспектору компьютер, на котором должны быть установлены в первую очередь средства просмотра документов. Для просмотра неформализованных документов в форматах .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF используются вполне привычные и распространенные программы. Но, например, электронные счета-фактуры имеют формат .XML, каким образом просматривать их?

Налогоплательщик может показать документы прямо в информационной или учетной системе, с которой непосредственно работает.

Другой вариант – сохранить XML-документ в формате .PDF, однако здесь невозможно проверить электронную подпись. В таком случае можно предоставить XML-файл с электронной подписью и непосредственно в PDF.

Это позволит проверить электронную подпись, соответствие документа форматам ФНС, наличие необходимых реквизитов и правильность подсчетов. И, наконец, можно показать документы в системе оператора ЭДО.

Но первый и последний варианты чреваты тем, что инспектор может получить доступ к другим документам.

Кроме того, на компьютере или ноутбуке, предоставленном инспектору, должны быть установлены средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и средство просмотра информации об электронной подписи. Это может быть специализированное ПО, информационная или учетная система налогоплательщика, или система оператора ЭДО, в том числе и веб-клиент.

Так каким же образом удобнее всего обеспечить налоговому инспектору доступ к документам?

Мы советуем предоставить инспектору отдельный компьютер, на котором будут установлены средства просмотра документов и СКЗИ.

Для просмотра формализованных документов и информации об электронной подписи мы рекомендуем использовать веб-клиент оператора ЭДО, через который велся обмен с контрагентами. Конечно, есть риск того, что инспектор может увидеть другие документы, которые не относятся к проверке.

В этом случае вы можете обратиться к оператору ЭДО с вопросом, можно ли технически обеспечить доступ к документам, заранее указанным в организации.

Электронный документооборот в компаниях – уже далеко не редкость на сегодняшний день. Все большее количество организаций сталкиваются с электронными требованиями о представлении документов в налоговую инспекцию.

Среди главных плюсов электронного представления документов стоит выделить упрощение и сокращение времени на формирование комплекта истребуемых документов, а также сокращение времени самой проверки со стороны налоговой инспекции. Да, все это применительно к камеральной налоговой проверке. Практика проведения выездной налоговой проверки при ЭДО в организации сегодня крайне мала.

«И хорошо!» – скажут бухгалтеры. Законодательная основа для процедуры проведения ВНП только создается, поэтому прислушивайтесь к рекомендациям экспертов. И пусть ВНП обойдет вас стороной.

Почему ФНС идет навстречу

Сотрудники налоговой службы, как и все бухгалтеры, постоянно сталкиваются с проблемами, связанными с бумагой.

Межведомственное взаимодействие происходит в электронном виде, чиновники имеют собственные автоматизированные рабочие места (система исполнения регламентов).

И в момент, когда им приходит бумага, появляется необходимость в дополнительных действиях – бумагу нужно зарегистрировать, занести в систему в электронном виде, отправить на исполнение, дождаться ответа, который придется потом переводить в бумагу и так далее.

Ситуация усугубляется, когда речь идет о проверке документов налогоплательщиков. Иногда истребование затрагивает сотни бумаг, которые необходимо доставить в налоговую для анализа.

Это головная боль для обеих сторон: организация тратит лавину времени на подготовку документов, а ФНС лавину усилий, чтобы все это систематизировать и проанализировать. В итоге стоимость такой проверки чересчур высока, убытки терпят все.

Стоит ли говорить про стресс и желание налоговых инспекторов «хоть что-то найти», ведь уже убито столько времени и сил.

Потому сегодня ФНС планомерно избавляется от бумаги в своей работе, даже закрывая глаза на возможные трудности и ошибки.

Инспекторы идут на встречу налогоплательщику в различных ситуациях, связанных с переводом документов электронный вид, их предоставлением или отправкой в налоговую и т.п.

Даже если инспектор по каким-то причинам не может просмотреть ваши электронные документы, вы имеете право представить их на бумаге, в том числе и если не укладываетесь в установленный срок.

Сегодня ФНС благосклонно относится к компаниям, которые переходят на работу с электронными документами. Рассылает разъяснительные письма, отвечает на запросы, консультирует.

Так, например, специалисты службы активно призывают к совместной разработке новых документов, которые впоследствии могут стать электронными. Например, так было при разработке электронного формата универсального передаточного документа.

И это далеко не единственный случай, когда ФНС выносила вопрос на обсуждение с налогоплательщиками.

Другой пример – рекомендации. В ФНС прекрасно понимают, что начинать обмен в электронном виде документами как есть – сложно. В этом вопросе ведомство не выставляет жесткие границы, а старается создавать условия, в рамках которых любой бизнес может работать.

Например, для счетов-фактур формат .XML является обязательным, а вот для товарных накладных и актов выполненных работ – рекомендуемым. Конечно, можно придумать множество аргументов, что работать с накладной в XML неудобно.

Но согласитесь, лучше сейчас приучить себя работать с форматами, которые рекомендует налоговая.

Во-первых, это позволит вам беспрепятственно представлять ваши документы во время проверок, во-вторых, если формат перейдет в раздел обязательных, вы будете готовы к этому.

Кстати, об обязательных форматах. Мы всерьез прогнозировали переход к обязательным электронным счетам-фактурам, но этого не последовало. Мы считаем, что это тоже своеобразный шаг навстречу налогоплательщикам.

Источник: Клерк.ру

Источник: https://www.nashgorodspb.ru/node/3702

Электронные документы и Налоговая. Часть 1: Почему ФНС ждет электронные документы от вас

Мы запускаем маленькую серию статей на сайте synerdocs.ru, в которой мы рассмотрим нюансы взаимодействия с ФНС. Мы уверены, что электронные документы фундоментально готовят нас к существенным переменам во взаимодействии налогоплательщиков и государственных органов. При чем, подготовка эта будет исходить из самых глубин нашей деловой культуры.

Не секрет, что одним из центральных аргументов при переходе на электронные документы часто называют упрощение взаимодействия с ФНС. Само по себе взаимодействие – понятие слишком обширное.

Что в него вкладывают маркетологи и операторы ЭДО? Во-первых, это непосредственно предоставление документов в службу во время встречных и камеральных проверок. Во-вторых, это работа с документами в ходе выездных налоговых проверок.

И, в-третьих, это предоставление налоговых деклараций в электронном виде. Вот, собственно, и все.

Но это не все. На самом деле формальной работой с документами взаимодействие с ФНС никак не ограничивается.

Мы встречали множество ситуаций, когда без звонка или официального письма в региональное отделение налоговой службы невозможно было решить на первый взгляд простую проблему.

В результате мы накопили довольно много интересных писем и ответов и наконец-то начали понимать, насколько глубоко переход на электронные документы меняет подход к работе как на стороне пользователя, так и на стороне ФНС.

Почему бумага мешает

Все уже привыкли работать на компьютере.

Вы уже умеете пользоваться учетной системой, на компьютере удобно проводить различные сверки, формировать консолидированную отчетность, управлять финансами – даже на простейшем уровне в excel-файлах и т.п.

Но в момент, когда вам необходимо передать эту информацию контрагенту, приходится все данные как-то умещать на бумагу, отправлять, ждать, звонить, контролировать и т.п. А компьютер делает все это в считанные минуты.

Ситуация справедлива и для работы в налоговом ведомстве. Межведомственное взаимодействие происходит в электронном виде, чиновники имеют собственные автоматизированные рабочие места (система исполнения регламентов).

И в момент, когда им приходит бумага, появляется необходимость в дополнительных действиях – бумага регистрируется, поступает в их систему, идет на исполнение, потом формируется ответ, который приходится переводить в бумагу и так далее.

Ситуация усугубляется, когда речь идет о проверке документов налогоплательщиков. Иногда истребование затрагивает сотни бумаг, которые необходимо доставить в налоговую для анализа.

Откажитесь от печати и копирования

Большую часть печатаемых документов – бухгалтерскую первичку – можно вообще никогда не выводить на принтер, законодательство позволяет нам НЕ печатать их, хранить и передавать контрагентам или контролирующим органам в электронном виде.

Это прекрасно ложится на существующие учетные системы: документ формируется на основе данных системы, создается в нужном формате в ECM-системе, подписывается и отправляется контрагенту через оператора ЭДО.

Таким же образом, только в обратном порядке, он поступает от внешних партнеров: через оператора в СЭД, где хранится и обрабатывается, а информация из документа – прямиком в учет.

Работая с бумагой, есть все шансы потерять многие часы на ксерокопировании оригиналов, например, во время проведения камеральной проверки, и увеличить в разы расходы своей компании. Согласно п. 3 ст.

93 части первой Налогового кодекса РФ истребованные документы необходимо представить в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования. А на основании п. 1 ст.

126 части первой Налогового кодекса РФ непредставление в установленный срок истребованных документов влечет за собой взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ. Количество документов, интересующих инспектора, может достигать сотни.

Подготовить за 10 дней заверенные копии документов и составить описи, конечно, можно, но тратить на это драгоценное время, когда можно сделать всё за несколько часов – роскошь в наши дни.

Фнс идет навстречу

Потому сегодня ФНС планомерно избавляется от бумаги в своей работе, даже закрывая глаза на возможные трудности и ошибки. Мы уже писали, что российское законодательство не предусматривает штрафных санкций за ошибки при работе с электронной первичкой. А вот наказания за ошибки в бумаге только ужесточаются.

Инспекторы идут на встречу налогоплательщику в различных ситуациях, связанных с переводом документов электронный вид, их предоставлением или отправкой в налоговую и т.п.

Даже если инспектор по каким-то причинам не может просмотреть ваши электронные документы, тогда вы имеете право представить их на бумаге, даже, если уже не укладываетесь в установленный срок.

Сегодня ФНС благосклонно относится к компаниям, которые переходят на работу с электронными документами. Рассылает разъяснительные письма, отвечает на запросы, консультирует.

Так, например, специалисты службы активно призывают к совместной разработке новых документов, которые впоследствии могут стать электронными. Например, при разработке электронного формата универсального передаточного документа.

И это далеко не единственный случай, когда ФНС выносила вопрос на обсуждение с налогоплательщиками.

Другой пример – рекомендации. В ФНС прекрасно понимают, что начинать обмен в электронном виде документами как есть – сложно. В этом вопросе ведомство не создает жестких границ, а старается создавать условия, в рамках которых любой бизнес может работать.

Например, для счетов-фактур формат .xml является обязательным, а вот для товарных накладных и актов выполненных работ – рекомендуемым. Конечно, можно придумать множество аргументов, что работать с накладной в xml неудобно.

Но согласитесь, лучше сейчас приучить себя работать с форматами, которые рекомендует налоговая.

Во-первых, это позволит вам беспрепятственно представлять ваши документы во время проверок, во-вторых, если формат перейдет в раздел обязательных, вы будете готовы к этому.

ФНС ждет электронных документов?

Подведем промежуточный итог. Мы видим, что эффективность безбумажной работы интересует не только бизнес (нас с вами), но и налоговую службу, которая тоже стремится к быстрой и слаженной работе всех своих подразделений.

Налогоплательщиков много и их число постоянно растет, раздувать штат ведомства, чтобы успевать работать со всеми, ФНС не стремится. Следовательно, как и любая коммерческая организация, налоговая будет планомерно реформировать собственную работу в сторону автоматизации.

А это означает гарантированный переход на электронные документы.

Поэтому ответ на вопрос выше – да.

Это только первая часть статьи. О том, как конкретно выглядит процесс предоставления документов в ФНС в ходе камеральных, встречных и выездных проверках читайте в следующем материале — «Практика налоговых проверок с участием электронных документов».

Не пропустите вторую статью «Практика налоговых проверок с участием электронных документов». Лучший способ прочитать ее в день выхода – подписаться на наш дайджест Synerbox.

Источник: https://www.synerdocs.ru/6254657.aspx

Электронный документооборот с налоговой: как СЭД может помочь при проверках

Когда завершается очередной отчетный период, добросовестным организациям предстоит камеральная налоговая проверка. Заключается она в том, что организация предоставляет в ФНС налоговые декларации, подтверждающие, что организация добросовестно платит налоги. В зависимости от необходимости, налоговая может потребовать и пакет иных документов.

В мире современных технологий налоговая отчетность может предоставляться в двух форматах: бумажном и электронном, через оператора электронного документооборота.

Как показывает практика, предпочтительным способом пока является первый.

При этом документы для налоговой формируются, как правило, на компьютере — в финансовых учетных системах, специализированном ПО или внутренней системе электронного документооборота.

В итоге получается такой бессмысленный расход бумаги: документы, призванные храниться в электронном виде, все равно печатаются и отправляются Почтой России или курьером. В этой статье мы попытаемся разобраться в отношениях СЭД и налоговой службы, а также привести рекомендации по предоставлению документов в ФНС в электронном виде.

Сэд и налоговая: регламенты электронного документооборота

Налоговый кодекс РФ свободно предоставляет налогоплательщикам два способа предоставления налоговой отчетности: в бумажной форме либо в электронной.

Под электронными документами в ФНС подразумеваются либо цифровые документы, изначально созданные средствами программного обеспечения, либо отсканированные бумажные документы.

В обоих случаях электронной подачи деклараций пакет документов должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Форма подачи документов в ФНС зависит от того, в каком виде организация получила требование на подачу налоговой отчетности. Если это письмо на бумаге, то деваться некуда — документы необходимо выгрузить из учетной системы или системы документооборота, распечатать, заверить печатью и подписью и отправить в ФНС.

Однако, в случае, если организация выразила такое желание, зарегистрировавшись на соответствующих сервисах, Минкомсвязи может прислать уведомление о подаче декларации через личный кабинет налогоплательщика на своем сайте либо через оператора электронного документооборота, к которому подключилась компания. В первом случае подача документов может происходить в электронном виде по следующим схемам:

электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах выгружаются из учетной системы или из системы электронного документооборота;
бумажные документы сканируются и переводятся в графические форматы (.JPG, .TIF). Все электронные документы, находящиеся не в установленных ФНС XML-форматах, печатаются, сканируются и переводятся в графику.

Далее формируется опись, к которой прикрепляются требуемые документы. Пакет документов с подписью подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляется в ФНС через личный кабинет налогоплательщика.

Предположим, что в организации установлена СЭД и налажено управление договорами. Стоимость договоров, формируемых в СЭД, включает в себя процент налогов, который будет уплачен с каждого договора.

Для подачи электронной отчетности в ФНС данные по сделкам должны быть выведены в учетную систему, способную поддерживать установленные ФНС XML-форматы.

Для таких целей существуют шлюзы интеграции с учетной системой, которые способны поддерживать функции XML-хранилища документов, из которых учетная система сможет забирать данные для налоговой отчетности.

При наличии такой системы документооборота подсчитать и задекларировать, сколько налогов было уплачено с каждой сделки, будет гораздо проще. А единое XML-хранилище финансовых документов позволит СЭД забрать отчетность в нужном XML-формате для последующего сведения в пакет документов.

Отчетные документы, существующие в бумажной форме, необходимо сканировать. Хорошо, если в организации заведен эффективный регламент обязательного сканирования бумажных документов и ввода их в СЭД, интегрированную со сканером. В этом случае документы в электронном виде будут поступать в единое хранилище документов в нужных для подачи в налоговую форматах, будь то JPG или TIF.

Формирование описи документов становится гораздо более удобным при аккуратном ведении канцелярии в СЭД. Автоматическое формирование канцелярской отчетности в виде описи документов для налоговой упрощает создание пакета документов для электронного документооборота с налоговой.

Наконец, свести все документы в единый пакет и подписать ЭП тоже гораздо проще через СЭД — при условии, что программа поддерживает усиленную квалифицированную электронную подпись. В СЭД ТЕЗИС усиленная квалифицированная ЭП на базе технологий CryptoPro (кстати, официально аккредитованных ФНС) поддерживается, начиная с версии 4.1.

Сэд и налоговая выездная проверка: как предъявить электронные документы?

Регламентом для предоставления документов при выезде налоговой в организацию налогоплательщика является информативное письмо ФНС от 25.07.13 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок». Оно распространяется как на бумажные, так и на электронные документы. Согласно ему, налоговый инспектор должен провести проверку документа по следующему алгоритму:

визуально изучить документ на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
оценить правильность подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
провести правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
провести проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации установлена СЭД, то налоговому инспектору должен быть предоставлен полный доступ ко всем программным средствам хранения документов, для проведения процедуры налоговой проверки.

То есть, инспектор должен получить рабочую станцию с доступом к системе электронного документооборота, а также набором программ для просмотра документов, выгружаемых из СЭД.

Это, в первую очередь, пакет офисных программ (для просмотра неформализованных документов в форматах DOC(X), XLS, PDF), графическое ПО для просмотра сканированных копий документов (JPG, TIFF).

И, разумеется, СЭД должна поддерживать выгрузку документов во всех указанных форматах — либо в форме выгрузки вложений, либо в форме автоматической генерации файла, например Excel, на основе таблиц в СЭД.

Встроенная функциональность генерации PDFиз XML позволит сформировать для выездного инспектора удобную форму просмотра налоговой отчетности, выгружаемой из учетной системы, и подписать ее ЭП, как и все остальные документы. Такую форму подачи документов на проверку ФНС считает приемлемой.

Кстати, о доступе. Инспектору ФНС, приехавшему в компанию проверить финансовую отчетность, вовсе не обязательно видеть остальные документы компании. Поэтому гибкая подсистема безопасности, присущая современным СЭД, позволит оградить их от постороннего глаза. В СЭД ТЕЗИС настройки безопасности заложены на глубинном уровне.

Инспекторов налоговой можно ограничить при помощи механизма групп доступа к документам, которые будут определять, какие документы им видны, а какие — нет. Или вообще создать в системе отдельную роль — «Инспектор ФНС», с помощью которой «урезать» СЭД на уровне интерфейса и отдельных его элементов исключительно до функций просмотра финансовой отчетности.

Таким образом, защита конфиденциальных документов в СЭД от налоговой будет организована грамотно.

Наконец, СЭД, установленная в компании, должна иметь интеграцию со средством криптографической защиты информации и иметь функциональность, позволяющую инспектору просмотреть и проверить информацию о подлинности электронной подписи. В СЭД ТЕЗИС такая возможность реализована прямо в карточке документа. Модуль «КриптоПро» позволяет обратиться в удостоверяющий центр ЭП прямо из карточки и подтвердить, является ли подпись подлинной.

Электронный документооборот с налоговой: оператор ЭДО или внутренняя СЭД?

Электронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.

Можно приводить много аргументов «за» и «против» с обеих сторон.

С одной стороны, внешние операторы ЭДО куда эффективнее подготовлены к работе именно с налоговой: они предлагают функциональность автоматической генерации накладных, счетов-фактур и так далее, и все это — в форматах, предписанных ФНС. Следует заметить, что все это может делать и гибкая, грамотно настроенная СЭД, имеющая механизмы работы с XML или возможность их создать.

С другой стороны, внешние операторы ЭДО сильно проигрывают «стационарным» СЭД в плане безопасности: отдавая свои документы во внешнюю среду вы, фактически, отдаете их в чужие руки.

Да и подсистемы безопасности у веб-сервиса (а им обычно и является оператор ЭДО) гораздо скромнее, чем у любой внедряемой СЭД, а значит, всегда есть риск, что налоговый инспектор увидит то, что должно быть коммерческой тайной.

В случае же внутренней СЭД то, что должно быть внутри компании, останется внутри компании.

При этом оба вида вендоров документооборота одинаково хорошо работают с усиленной квалифицированной ЭП, так как для обоих ее реализация регламентируется федеральным законом «Об электронной подписи». Так что выбор технического способа реализации электронного документооборота с налоговой остается за заказчиком.

Заключение

В статье мы немного поговорили об электронном документообороте с налоговой и представили свое видение его организации в соответствии с законодательством. Мы также дали рекомендации по организации документооборота при налоговых проверках при помощи стандартной внедряемой СЭД.

Сюда входит интеграция СЭД с учетной системой и организация общего XML-хранилища, интеграция СЭД со сканером и аккуратное сканирование важных для налоговой документов, ведение канцелярии и выбор продукта, поддерживающего усиленную квалифицированную ЭП. Пережить выездную налоговую проверку сильно помогут гибкая подсистема безопасности СЭД, механизмы выгрузки данных в различных форматах и интеграция с центром проверки подлинности электронной подписи.

ФНС, как и любая организация, имеющая дело с финансами, находится на передовом крае современных информационных технологий (достаточно вспомнить, что первыми программами для ЭВМ, после военных, были именно финансовые). Налоговой службе ежедневно приходится обрабатывать тысячи документов, поэтому электронный документооборот в данной сфере всем понятен — и даже приветствуется.

Источник: https://www.tezis-doc.ru/blog/elektronnyj-dokumentooborot-s-nalogovoj-kak-sed-mozhet-pomoch-pri-proverkah/

Часто задаваемые вопросы по ЭДО с ФНС

Если вам не поступили подтверждающие документы, рекомендуем:

принять почту в программе «Референт», обновить страницу в «Онлайн-Спринтере» или нажать кнопку «Обменяться» в «1С-Спринтере»;
проверить информацию о работоспособности ИФНС на форуме поддержки абонентов в разделе «Горячая информация». В данном разделе публикуется информация о технических работах и ориентировочных сроках восстановления работоспособности контролирующих органов. Если информации о технических работах нет и регламентированный срок, в течение которого документы должны были поступить, истёк, просим вас передать нам следующую информацию:
- даты отправки отчётов;
- виды отчётов, на которые не поступили ответы;
- ваши контактные данные (ФИО и телефон/e-mail).

Это можно сделать любым удобным для вас способом:

Мы свяжемся с ИФНС и сделаем все возможное, чтобы помочь вам решить данный вопрос как можно скорее.

Важно.

Если в регламентированный срок в ответ на декларацию по НДС, отправленную в любую ИФНС, вам не поступила «Квитанция о приеме», рекомендуем обратиться в отдел камеральных проверок или контрольно-аналитический отдел той ИФНС, в которую вы отправили декларацию, и выяснить, что сделать, чтобы декларация по НДС считалась представленной.
Контакты всех ИФНС есть на сайте www.nalog.ru в разделе «Контакты и обращения» – «Контакты инспекций».

Как отправить неформализованный документ в ИФНС

Представлять неформализованную отчётность рекомендуется по согласованию с ИФНС, в которой ваша организация состоит на учёте.

Чтобы отправить неформализованное письмо в ИФНС, необходимо:

В программе «Такском-Доклайнер»:

На вкладке «Подготовка» нажать на кнопку «Создать документ»-«ФНС»-«Обращение»;
Заполнить необходимы поля, добавить вложения (при необходимости), нажать «Создать».

После нажатия кнопки «Создать» на вкладке «Подготовка» появится файл, готовый к отправке в инспекцию, который необходимо отправить, как обычный отчет.

Требования к вложениям:

Доступные форматы:	.doc, .xml, .html, .txt, .pdf, .rtf, .tiff, .jpeg, .xls, .odt, .ods, .docx, .xlsx, .jpg, .nds, .zip, .rar
Максимальный размер одного файла: 1024 МБ
Максимальное количество файлов: 99

В программе «Референт»:

на вкладке «Выходной контроль» нажать на кнопку «Письменное обращение налогоплательщика», расположенную в верхней панели программы,
заполнить необходимые поля и прикрепить документ.

После нажатия кнопки «Сформировать» на выходном контроле программы появится файл, готовый к отправке в инспекцию, который необходимо отправить, как обычный отчёт.

Требования к вложениям:

Доступные форматы:	.doc, .xml, .html, .txt, .pdf, .rtf, .tiff, .jpeg, .xls, .odt, .ods, .docx, .xlsx, .jpg, .nds, .zip, .rar
Максимальный размер одного файла: 1024 МБ
Максимальное количество файлов: 99

В «Онлайн-Спринтер»:

На вкладке «Черновики» нажать кнопку «Создать».
Выбрать «Обращение в НО» слева, «1166102 — Обращение в налоговый орган» справа и нажать «Перейти к редактированию».
Поля, помеченные красным, обязательны для заполнения. Также рекомендуем вам проверить поля, заполненные автоматически. Если данные автоматически не указаны или некорректны, внести изменения можно в разделе «Настройки». Поля «(налогоплательщик)», «ИНН:», «Адрес местожительства в РФ:» можно заполнить на вкладке «Реквизиты». Поля «КПП:», «ИФНС обращения:» — на вкладке «Контролирующие органы». Данные о подписанте — на вкладке «Должностные лица» или «Доверенное лицо».
Вложения можно добавить с помощью кнопки «Загрузить».

Удалить вложение (при необходимости) можно с помощью кнопки.
Когда вы закончите составление письма, следует нажать кнопки «Сохранить» и «Отправить».
Дождаться, когда письмо переместится с вкладки «Черновики» на вкладку «ФНС» → «Отправленные». До этого момента рекомендуется не закрывать страницу и не прерывать соединение с Интернетом.

Требования к вложениям:

Доступные форматы:	.doc, .xml, .html, .txt, .pdf, .rtf, .tiff, .jpeg, .xls, .odt, .ods, .docx, .xlsx, .jpg, .nds, .zip, .rar
Общий размер письма:	Не более 25 МБ
Максимальный размер одного файла: 20 МБ
Максимальное количество файлов: 20
Для файлов, содержащих изображения:
Разрешение:	От 150 до 300 точек на дюйм
Цветность:	256 градаций серого цвета

В «1С-Спринтере»:

открыть справочник «Регламентированная и финансовая отчётность» → «Журнал обмена»;
перейти на вкладку «ФНС» → «Исходящие документы»;
нажать кнопки «Добавить» и «Отправить».

Пример заполнения доверенности

Доверенность №__

г. Москва __ ___________20__ г.

Общество с ограниченной ответственностью «Наименование Организации», ИНН XXXXXXXXXX, КПП XXXXXXXXX, ОГРН XXXXXXXXXXXXXX, в лице директора Иванова Сергея Лукича, действующего на основании Устава, уполномочивает Громову Елену Михайловну (паспорт XX XX N XXXXXX, выданный УВД ___ по г.

_______________, код подразделения XXX-XXX) представлять интересы Общества с ограниченной ответственностью «Наименование Организации» в налоговых органах РФ и совершать все необходимые для этого действия, в том числе подписывать от имени директора Общества с ограниченной ответственностью «Наименование Организации» бухгалтерскую и налоговую отчётность, представлять, запрашивать и получать от имени Общества с ограниченной ответственностью «Наименование Организации» любые документы.

Настоящая доверенность выдана сроком на три года без права передоверия.

Печать

Директор ООО «Наименование Организации» Иванов С.Л.

Как сформировать запрос off line в налоговый орган

В программе «Референт»

Для формирования запроса необходимо:

запустить программу «Референт»;
перейти на вкладку «Выходной контроль»;
выбрать в пункт меню «Действия» → «Создать» → «Запросы ФНС».

Откроется окно «Запросы ФНС». Если у вас несколько организаций, необходимо выбрать ту, от имени которой необходимо отправить запрос, и нажать кнопку «ОК».

После появится форма для заполнения запроса. В данной форме необходимо:

в поле «Направление ИФНС» выбрать из выпадающего списка код налогового органа, в который отправляется запрос;
в поле «Ответственное лицо» выбрать ФИО владельца сертификата ключа подписи;
в поле «Налогоплательщик» указать организацию, для которой формируется запрос;
в поле «Конечная ИФНС» указать налоговый орган, в котором организация состоит на учете;
в поле «Форма ответа» выбрать из выпадающего списка тип (формат) электронного документа, который вы получите в ответ;
в поле «Код запроса» указывается, какой именно документ нужно получить из налоговой инспекции:

справку о состоянии расчётов по налогам, сборам, пеням и штрафам;
выписку операций по расчётам с бюджетом;
перечень налоговых деклараций (расчётов) и бухгалтерской отчётности;
акт сверки расчётов по налогам, сборам, пеням и штрафам;
справку об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сборов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов.

После заполнения формы нажать на кнопку «Создать», сформированный запрос появится на вкладке «Выходной контроль», и вы сможете успешно отправить его в инспекцию.

С помощью сервиса «Онлайн-Спринтер»

Для формирования запроса необходимо:

в «Онлайн-Спринтере» выбрать пункт бокового меню «Черновики»;
в левом верхнем углу нажать кнопку «Создать»;
выбрать из списка документов элемент «Запрос ИОН»;
из выпадающего списка «Выберите форму документа…» выбрать форму, заполнить её и нажать на кнопку «Отправить».

В ПК «1С-Спринтер»

Для формирования запроса необходимо:

в разделе «Регламентированная и финансовая отчётность» открыть меню «Журнал обмена» (в «Бухгалтерии Предприятия» 3.0 «Журнал обмена» находится в меню «Администрирование»);
открыть вкладку «ФНС»;
перейти на вкладку «Запросы» и нажать кнопку «Новый»;
заполнить необходимые поля и отправить запрос.

Книги покупок/продаж отображаются пустыми, хотя были заполнены

Если книги покупок/продаж отображаются пустыми после выгрузки из бухгалтерской программы, необходимо проверить строку «Признак актуальности ранее представленных сведений» (код строки 001):

Цифру нужно проставить в случае, если в ранее представленной декларации сведения по данному разделу не представлялись (либо если в них выявлены несоответствия).
Цифру 1 нужно проставить в случае, если сведения, представленные в ИФНС ранее, актуальны, достоверны и не изменены.

Если проставлена цифра 1, раздел будет пустым.

Чтобы отправить книгу покупок/продаж в ИФНС заполненной, необходимо проставить цифру 0 в строке 001.

При проверке доп. разделов в декларации по НДС возникает сообщение «Нарушена структура XML-файла. Файл не может быть обработан»

Данное сообщение возникает, если в отчёте есть служебные символы «&’”» в ненадлежащем месте.

Источник: https://taxcom.ru/tekhpodderzhka/otchetnost/otchetnost-fns/voprosy/

Фнс все настойчивее рекомендует компаниям переходить на электронный документооборот

Федеральная налоговая служба (ФНС) все настойчивее рекомендует компаниям переходить на электронный документооборот. Часть документов уже и так принимается ФНС только по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), остальные – ждут своей очереди, причем для некоторых она придет в самом ближайшем будущем – в 2017 году.

Сегодня мы поговорим об электронном контроле НДС и документах, принятых специально для этой цели. И начнем с разработанного по просьбе представителей бизнеса уведомления о получателе документов.

Почему же возникла потребность в таком документе? Чтобы это понять, рассмотрим простой пример.

Допустим, крупная компания, имеющая подразделения в разных городах, отправляет декларацию по НДС из своего головного офиса в налоговую инспекцию.

Вдруг через день филиал этой компании, скажем в Сыктывкаре, отправляет декларацию по налогу на имущество, следом идет еще какой-то документ из Красноярска и так далее.

И вот в налоговой инспекции наступает момент формирования требования о представлении пояснений по расхождениям в той самой декларации по НДС, пришедшей из головного офиса. Система начинает искать абонента, которому необходимо направить сформированный документ.

Но так как ИНН у всех подразделений один и тот же, то автоматически требование отсылается на последний электронный адрес, с которого были получены документы этой компании, например из уже упомянутого Красноярска.

Так вот для того, чтобы потом не искать отправленное требование по всем существующим подразделениям, было создано уведомление о получателе.

Теперь, при формировании документа на отправку, система ищет уведомление и отсылает всю информацию по указанным в нем данным. Документ очень простой, в него можно вписать несколько получателей, и требования будут отправлены всем указанным адресатам.

Если электроника уведомление не нашла, то в ход идет старая схема, т. е. отправка по последнему адресу.

Итак, с уведомлением разобрались. Теперь вкратце напомним механизм взаимодействия налогоплательщиков и ФНС в части НДС. Организация каждый квартал по ТКС через оператора электронного документооборота подает декларацию по НДС в налоговую инспекцию.

Документ, поступивший в фискальное ведомство, загружается в автоматизированную систему, и та начинает анализировать показатели внутри документа, а также проверять контрольные соотношения, используя другие отчеты организации.

При несогласованности данных программа формирует требование о представлении пояснений по расхождениям и отправляет его организации-налогоплательщику.

Последняя, в свою очередь, обязана отправить квитанцию в налоговую инспекцию о получении требования и в течение пяти дней подготовить на него ответ с уточненными данными, так называемое пояснение. Это как раз следующий документ, о котором мы поговорим.

Пояснение можно оформить как в бумажном виде, так и в электронном. Причем, в первом случае оно составляется в свободной форме, для второго – разработан унифицированный формат. По данным ФНС, только четвертая часть организаций отправляет электронный ответ на требование.

Этой категории налогоплательщиков особенно беспокоиться не приходится. Поскольку пояснение является формализованным документом, то в налоговой инспекции присланные данные обработаются автоматически, и все изменения будут внесены в том виде, в котором и были указаны.

Основная же масса налогоплательщиков предпочитает бумажный вариант, и им надо учитывать некоторые нюансы, самый главный из которых – человеческий фактор.

Так вот, те бухгалтеры, которые составляют пояснения в свободной форме и отправляют по почте, рискуют попасть в своеобразный круговорот документов. Приведем пример. Фирма получила требование о представлении пояснений по расхождениям в номерах счетов-фактур. Бухгалтер нашел указанные разночтения, написал ответ и отправил его по почте в налоговый орган.

Инспектор ФНС, получив письмо, нашел в электронной базе декларацию этой фирмы и вручную стал вносить изменения, указанные в присланном пояснении. В это время зазвенел телефон (зашел начальник, упала ручка и т. д.), человек отвлекся и не дописал несколько цифр – сработал человеческий фактор, и не все данные были внесены.

Что происходит дальше? Программа обрабатывает информацию, находит снова то же самое расхождение и формирует новое требование. Фирма его получает, и процесс повторяется.

А если учесть, что начиная с декларационной кампании по НДС за 3 квартал текущего года, в адрес налогоплательщиков одновременно будут направляться два требования, на каждое из которых предстоит отвечать отдельно, то можно представить, каким будет объем бумажной работы для бухгалтера.

Налоговая служба устала от работы в ручном режиме и решила форсировать переход на электронные пояснения. Таким образом, с 2017 года в бумажном виде они приниматься уже не будут.

И еще один важный момент, который хотелось бы отметить. Как известно, с 1 июля 2016 года при заполнении декларации следует применять новые коды видов операций по НДС. В бухгалтерской среде по этому поводу возникла большая путаница.

ФНС, получив огромное число вопросов, выпустила методические рекомендации (примеры), в которых подробно указала, когда и какие коды необходимо указывать. И пока длится переходный период до апреля 2017 года, есть возможность потренироваться в правильности их применения.

Потому что за 1 квартал 2017 года, если коды будут указаны неверно, налоговое ведомство декларацию по НДС принимать не будет.

***

Итак, чем раньше компания начнет электронное взаимодействие с налоговыми службами, тем проще ей станет работать с отчетностью.

Ирина Щербань,
главный редактор сайта компании E-COM

Источник: klerk.ru

Источник: https://www.certisfera.ru/news/fns-vse-nastoychivee-rekomenduet-kompaniyam-perehodit-na-elektronnyy-dokumentooborot

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

Не секрет, что один из центральных аргументов при переходе на электронные документы — это удобная и быстрая работа с ФНС. Но одним представлением документов взаимодействие с налоговой не ограничивается: есть и выездные проверки, и консультации, и многое другое.

В результате мы накопили довольно много интересных писем и ответов (посмотрите нашу переписку с ФНС на сайте) и, наконец-то, начали понимать, насколько глубоко переход на электронные документы меняет подход к работе у пользователей и специалистов ФНС.

Камеральная налоговая проверка

В конце каждого отчетного периода организации представляют в налоговую инспекцию декларации и другие документы, на основе которых проводится камеральная налоговая проверка. В рамках проверки налоговый орган может направить в компанию требование о представлении некоторого комплекта документов.

На сегодняшний день существует два варианта представления налоговой отчетности: бумажный и электронный.

Если ваша компания ведет документооборот исключительно в бумажном виде, то весь процесс — от получения требования до представления документов в налоговую — происходит «по старинке».

Другое дело, если у вас неоднородный архив — часть документов в электронном виде, а часть в бумажном. Как отчитываться перед налоговой в этом случае?

Нужно ли распечатывать электронные документы перед тем, как отправить в ФНС?

Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. Стоит отметить, что ФНС определяет порядок истребования электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками.

бумажные документы сканируются и переводятся в форматы .TIF или .JPG. В эти же форматы переводятся все электронные документы, кроме созданных по форматам ФНС;
электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах просто выгружаются из учетной системы или из системы оператора электронного документооборота.

Представление электронных документов в ходе выездной налоговой проверки

Поэтому налогоплательщикам следует ориентироваться на НПА, которые применяются для бумажного документооборота. Согласно письму ФНС от 25.07.

13 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок» проверка документа предполагает:

визуальное изучение документа на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
оценку правильности подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Другой вариант — сохранить XML-документ в формате .PDF, однако здесь невозможно проверить электронную подпись. В таком случае можно предоставить XML-файл с электронной подписью и непосредственно в PDF.

Но первый и последний варианты чреваты тем, что инспектор может получить доступ к другим документам.

Так каким же образом удобнее всего обеспечить налоговому инспектору доступ к документам?

В этом случае вы можете обратиться к оператору ЭДО с вопросом, можно ли технически обеспечить доступ к документам, заранее указанным в организации.

Электронный документооборот в компаниях — уже далеко не редкость на сегодняшний день. Все большее количество организаций сталкиваются с электронными требованиями о представлении документов в налоговую инспекцию.

«И хорошо!» — скажут бухгалтеры. Законодательная основа для процедуры проведения ВНП только создается, поэтому прислушивайтесь к рекомендациям экспертов. И пусть ВНП обойдет вас стороной.

Почему ФНС идет навстречу

Межведомственное взаимодействие происходит в электронном виде, чиновники имеют собственные автоматизированные рабочие места (система исполнения регламентов).

И в момент, когда им приходит бумага, появляется необходимость в дополнительных действиях — бумагу нужно зарегистрировать, занести в систему в электронном виде, отправить на исполнение, дождаться ответа, который придется потом переводить в бумагу и так далее.

Ситуация усугубляется, когда речь идет о проверке документов налогоплательщиков. Иногда истребование затрагивает сотни бумаг, которые необходимо доставить в налоговую для анализа.

Стоит ли говорить про стресс и желание налоговых инспекторов «хоть что-то найти», ведь уже убито столько времени и сил.

Инспекторы идут на встречу налогоплательщику в различных ситуациях, связанных с переводом документов электронный вид, их предоставлением или отправкой в налоговую и т.п.

Сегодня ФНС благосклонно относится к компаниям, которые переходят на работу с электронными документами. Рассылает разъяснительные письма, отвечает на запросы, консультирует.

И это далеко не единственный случай, когда ФНС выносила вопрос на обсуждение с налогоплательщиками.

Другой пример — рекомендации. В ФНС прекрасно понимают, что начинать обмен в электронном виде документами как есть — сложно. В этом вопросе ведомство не выставляет жесткие границы, а старается создавать условия, в рамках которых любой бизнес может работать.

Например, для счетов-фактур формат .XML является обязательным, а вот для товарных накладных и актов выполненных работ — рекомендуемым. Конечно, можно придумать множество аргументов, что работать с накладной в XML неудобно.

Но согласитесь, лучше сейчас приучить себя работать с форматами, которые рекомендует налоговая.

Во-первых, это позволит вам беспрепятственно представлять ваши документы во время проверок, во-вторых, если формат перейдет в раздел обязательных, вы будете готовы к этому.

Источник: ИА «Клерк.Ру»

Источник: https://iecp.ru/news/item/403945