Фнс рассказала о правилах представления документов в электронном виде — все о налогах

Сканы документов: ФНС диктует свои правила

ФНС рассказала о правилах представления документов в электронном виде - все о налогах

В эпоху широкого развития информационных технологий, потребность в них среди юридических лиц только возрастает.

Если обратиться к событиям двадцатилетней давности, то там нам едва ли удастся встретить такое понятие, как «подача документов в электронной форме» или «отправка электронного письма с вложением», вы не услышали бы просьбы «выслать принтскрин» и многого тому подобного.

Сейчас же это является частью нашей реальности и волей-неволей профильным ведомствам приходится к этому адаптироваться. Правда, как-то у них это все в очередной раз запоздало происходит…

Мы поговорим с вами о сканах документов, столь востребованных в документообороте между компаниями и государственными инстанциями.

Если фирма в диалоге со своими партнерами имеет право самостоятельно выдвигать требования к высылаемым и принимаемым документам, то во взаимодействии с чиновниками приходится все же придерживаться правил, которые диктуют они сами.

Далее в нашей статье: почему ФНС долгое время отказывалась принимать электронные документы и вынуждала людей «стоять в очередях» с бумагами? Почему разные ведомства предъявляют разные требования к оформлению сканов? О чем нельзя забывать при отправке материала в Налоговую? Какие разговоры сейчас ходят в кабинетах ФНС?

Как-то затянулось дело…

По удивительному стечению обстоятельств, у хозяйствующих субъектов не так давно появилась возможность направлять в ФНС документы в электронном виде. Было много жалоб на то, почему со своими клиентами фирмы уже долгое время ведут переписку в электронном формате, а Налоговая до сих пор работает «по старинке».

На тот момент у ФНС был веский козырь в рукаве, и они говорили, что в НК РФ нет соответствующих предписаний, в виду этого они не имеют права принимать документы в электронном виде.

Так-то оно так, но, спрашивается, почему те должностные лица (депутаты), которые ответственны за то, в каком состоянии находится Налоговый Кодекс, так поздно спохватились? Интересующиеся журналисты задавали соответствующие вопросы парламентариям и им все время говорили, мол, «мы готовим законопроект» или «данный вопрос находится на стадии рассмотрения» и далее снова ссылались на то, что на тот момент времени были дела куда более важные. Если посмотреть на этот вопрос с другой стороны, то у государства и в правду есть куда более серьезные проблемы, которые нужно решать. А Государственная Дума всего одна на всю страну… Потом, когда дело стронулось с мертвой точки, ответственные лица все никак не могли определиться, в каком формате документы можно и нельзя направлять не только в ФНС, но и в другие ведомства. Самое смешное здесь то, что так до сих пор и не придумали неких «единых» требований. Дали свои рекомендации и на этот дело закрыто. Благо, ФНС, так или иначе заинтересованная в электронном документообороте идею быстро освоила, и теперь у нас на руках есть утвержденные требования к отсканированным документам.

Как должен выглядеть документ?

Итак, ФНС в одном из своих сообщений, а если быть точнее в письме 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ распространило информацию о том, какие сканы они готовы принимать к рассмотрению. Подробнее об этом по пунктам:

  1. Оцифрованный документ в обязательном порядке должен включать в себя формирование копий формата TIFF и PDF;

  2. Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого);

  3. Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя;

  4. Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3;

  5. Настройки яркости и контраста должны быть выверены таким образом, чтобы чтение текста было максимально удобным (конкретных цифр нет);

  6. Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открывать на стандартных платформах ОС (Windows, начиная с 2000 и далее по возрастанию);

  7. При открытии документа не должно «всплывать» никаких предупреждений о возможных ошибках;

  8. Нельзя ставить пароли на открытие документа, а также устанавливать запрет печати – такой документ точно не примут;

  9. Если документ содержит в себе более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме;

  10. В том случае, если скан будет состоять только из одного листа, то здесь допускается использование разрешения JPEG.

Как мы видим, необоснованно сложных или «экзотических» требований ФНС не выдвигает – можно работать в привычном режиме. В виду этого рекомендуем нашим читателям при первой отправке документов в Налоговый орган проверить текущие настройки вашего сканера и установить их согласно требованиям. Это не должно быть сложно.

С арбитражными судами дело обстоит иначе

У российских судов есть свой взгляд на то, какими должны быть присылаемые к ним сканы документов. В частности:

  1. Принимаются документы только в формате PDF;

  2. Разрешение отсканированного документа должно быть 200 DPI;

  3. Все документы принимаются исключительно в черно-белом варианте. Это значит, что строки, заполненные синей или фиолетовой шариковой ручкой в готовом варианте скана должны быть черными;

  4. Объем файла не должен превышать «вес» в 10 МБ;

  5. Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы;

  6. Отправляемый письмом файл должен, как и тема письма, отражать суть высылаемого документа примерно в таком формате: «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…»;

Смеем предположить, что потребность в отличии требований к отсканированным документам вызвана разницей в содержании и оформлении самих бумаг. К примеру, формат иска в суд все же разнится с налоговой декларацией. В виду этого, требования Арбитражных судов можно признать вполне справедливыми и обоснованными.

Требования на этом не заканчиваются

Выше мы описали общие условия, которые действительны для всех документов.

Однако, мы хотим здесь сделать некоторое уточнение: при предварительном согласовании с ведомством, куда направляется отсканированный документ, чиновники могут запросить дополнительные характеристики документа.

В частности, сотрудники ФНС не так давно высказались, что на основании статьи 93 НК РФ документы можно и нужно заверять усиленной электронной подписью ответственного лица компании (лучше, директора).

Применение данной меры в разы увеличит шансы на то, что скан будет принят к рассмотрению. Более того, это дополнение может потребоваться, если компания обращается «за помощью» на портал государственных услуг, ставший столь популярным в последние годы. Усиленная электронная подпись не должна оставить сомнения в том, что документ не является фальсификатом.

XML-документы – отдельная история

Бывает и такое, что требуемые данные неудобно или вовсе невозможно отсканировать. Наиболее явно это прослеживается с документами формата XML. Это, грубо говоря, сохраненная страница браузера.

Сохранение таких документов может потребоваться, если в вашем программном обеспечении не предусмотрена или «не работает» функция выгрузки данных в иной формат. Часто это касается платежных поручений, проведенных через некоторые банки.

И все же ФНС полагает, что далеко не каждый файл такого разрешения может быть ими принят. Ниже разрешенный список, согласно письму ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@:

  1. Счета-фактуры, в том числе и корректировочные;

  2. Журналы учета;

  3. Товарная накладная ТОРГ-12;

  4. Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся листы к ним;

  5. Акты приема и сдачи работ;

Кажется, все. Это не так много и все же вполне достаточно. Остальные документы всегда можно отсканировать в привычном режиме.

Важная заметка: В случае, если ФНС посчитает отправленные вами документы недостаточными или сообщит, что по какой-то причине недополучила часть файлов одного пакета, следует прикреплять в файлу также опись, как в традиционном виде это происходит с почтовым отправлением ценных бумаг.

Порядок составления описи и требования к ее оформлению вы можете прочитать из Приказа ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Данному приказу уже скоро исполнится 5 лет, однако, его актуальность пока не утратилась.

Собака лает – ветер носит

Положение дел в области электронного документа совершенно нельзя назвать удовлетворительным, однако, и удручающим – тоже нельзя. Еще несколько лет назад чиновники ни раз предлагали отойти окончательно от бумажных носителей и полностью перейти на электронный документооборот.

Во-первых, по их мнению, это должно благотворно сказаться на экологии всей страны (сами посудите, сколько срубают деревьев для того, чтобы обеспечить нас бумагой, которую потом мы безжалостно килограммами уничтожаем). Во-вторых, электронные документы гораздо сложнее подделать, особенно, если к ним прилагается электронная подпись.

В-третьих, деятельность многих компаний, как показала практика электронной отчетности, должна стать более прозрачной по отношению к тем временам, когда все документы были исключительно на бумажных носителях. В-четвертых, вероятность того, что какой-то документ «затеряется», сокращается в разы.

А именно, при его отправке по электронной почте он автоматически будет иметь два дубликата (в папке «отправленные» самого пользователя и папке «входящие» получателя), или в программном обеспечении пользователя, или в личном кабинете портала государственных услуг. Если подумать и развить эту тему, то положительных сторон вопроса можно будет найти, как минимум, еще столько же.

Спрашивается, так что же мы медлим? Нет, никто не спорит – на сегодняшний день проделана огромная работа по внедрению инновационных технологий в нашу общественную жизнь в формате огромной страны, но подумайте, сколько ведь еще нужно сделать. А наши чиновники пока только говорят и говорят, что надо…

Итог

В заключение хочется еще раз пожелать нашим клиентам по услуге «1С Предприятие 8.3 онлайн» и тем официальным инстанциям, к которым по долгу службы им приходится обращаться, пока оставить все в таком виде, как есть сейчас.

Дело в том, что переход на все эти «цифровые изыскания» проходил у нас и так с большими трудностями как со стороны ведомств, так и со стороны штатных пользователей. Давайте пока привыкнем к тому, что есть сегодня, а завтра уже можем начать готовиться к переходу на качественно новый уровень документооборота.

В любом случае, мы ничего не потеряем, т.к. текущая система в целом налажена.

Желаем успехов!

Источник: https://scloud.ru/blog/skany_dokumentov_fns_diktuet_svoi_pravila/

О передаче информации в электронном виде в налоговую инспекцию

ИНФОРМАЦИЯ «В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ»  И  ИНФОРМАЦИЯ «В ВИДЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА» – ЭТО НЕ ОДНО И ТО ЖЕ

Закон «Об электронной подписи» различает информацию «в электронной форме» и информацию «в форме электронного документа».

 В первом случае информация может быть представлена любым файлом: текстовым, графическим, аудио и т. д.

Но в ситуации, когда тот же файл будет зашифрован при помощи квалифицированной электронной подписи (далее ‒ КЭП), речь пойдёт уже об электронном документе, значимом юридически. 

Соответственно, если в отношении передаваемой в налоговые органы информации не предусмотрено обязательных к применению формата, формы подачи (например, заявление об отказе от освобождения от НДС в отношении операций, перечисленных в ч. 3 ст. 149 НК РФ), то любая информация, направленная по ТКС с применением КЭП, – это документ, надлежащим образом оформленный и переданный, и у налоговиков не будет оснований оставить такую информацию без внимания. 

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФНС ПО ТКС  – ПРАВО ИЛИ ОБЯЗАННОСТЬ?

Читайте также:  Мрот снова хотят поднять - все о налогах

В большинстве случаев налогоплательщик может выбрать удобный ему способ передачи данных. Но есть ситуации без права выбора: налоговые декларации (расчёты) должны быть направлены  исключительно по ТКС в установленные сроки, с соблюдением формы и формата, если в отношении налогоплательщика выполняется хотя бы одно условие:

  • среднесписочная численность работников за предшествующий год (или во вновь созданной организации) превысила 100 человек; 
  • налогоплательщик относится к категории крупнейших;
  • налогоплательщик не относится ни к одной из категорий, указанных выше, но должен представлять электронную декларацию в силу положений НК РФ применительно к конкретному налогу. Практически в 100 % данное правило работает в отношении декларации по НДС. 

При этом налогоплательщику следует выбрать такого оператора электронного документооборота, который соответствует требованиям ФНС России, иначе станет невозможно соблюдать порядок подачи и деклараций, и иных сведений. 

Во всех остальных случаях представление информации по ТКС – право налогоплательщика, а не обязанность.  

ВСЕГДА ЛИ МОЖНО НАПРАВИТЬ ДОКУМЕНТЫ НАЛОГОВИКАМ ПО ТКС?

Нет, не всегда. При истребовании документов (информации) налоговыми органами налогоплательщик обязан руководствоваться нормами НК РФ, а также порядком, утверждённым ФНС России. Из них следует, что представить документы по ТКС налогоплательщик вправе, только если выполняются все условия: 

  • документы изначально существуют как электронные;
  • документы  были созданы по форматам, установленным ФНС России. 

Основная доля имеющихся форматов для электронной передачи документов была утверждена ФНС ещё в 2012 году.

Однако в связи с изменением законодательства в 2015 году форматы были обновлены для ряда электронных документов.

А в конце 2015 года прошли регистрацию в Минюсте РФ приказы ФНС России, утвердившие форматы для электронных первичных документов о передаче товара и  передаче результатов работ (оказании услуг). 

В настоящее время утверждены форматы следующих документов: счёт-фактура; книга покупок; книга продаж; журнал полученных и выставленных счетов-фактур; акт приёмки-сдачи работ (услуг); дополнительный лист книги покупок;  дополнительный лист книги продаж; товарная накладная (ТОРГ-12); корректировочный счёт-фактура; ответ на требование о представлении пояснений. На сегодняшний день указанный перечень документов является исчерпывающим.                                             

м

В соответствии с требованиями ФНС России данные документы должны быть созданы и представлены в виде xml-файлов. 

Следовательно, для документов, составленных в оригинале на бумажном носителе, кодексом не предусмотрено электронное направление при истребовании их налоговиками. Для них придётся применить способ представления «по старинке»: создать и заверить бумажные копии.  Правда, жёсткие ограничения по способу передачи традиционно созданного документа НК РФ устанавливает только на случай проверок.  

МОЖНО ЛИ НАПРАВИТЬ КОПИИ ЗАПРОШЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ ЧЕРЕЗ ТКС В ВИДЕ СКАНИРОВАННЫХ ИЗОБРАЖЕНИЙ?

Поэтому налоговиками были утверждены не только форматы для создания электронных документов (.xml), но и форматы для передачи скан-образов документов.  Однако в разъяснениях  представители ФНС России уточнили, что так можно направить на запрос проверяющих только бумажные в оригинале документы.

В настоящее время утверждены  форматы для скан-копий следующих документов: счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура, ТТН, акт приёмки-сдачи работ (услуг), ГТД, добавочный лист к ГТД, спецификация (калькуляция, расчёт) цены (стоимости), товарная накладная (ТОРГ-12), договор (соглашение, контракт) и дополнение к договору, отчёт НИОКР.  Передать скан-копию разрешено в форматах .tif, .jpg, .pdf, .pgn. При этом изображение документа должно быть черно-белым с использованием 256 градаций серого и с разрешением от 150 до 300 точек на дюйм. 

Таким образом, налогоплательщик в ответ на требование о представлении документов вправе направить в налоговый орган скан-образы только указанных в перечне документов. Заверять скан-копии печатью и подписью не нужно. 

В КАКОМ ЖЕ ПОРЯДКЕ СЛЕДУЕТ НАПРАВЛЯТЬ В НАЛОГОВУЮ ИНСПЕКЦИЮ ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ СОСТАВЛЕНЫ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, НО ПО НЕ УТВЕРЖДЁННОМУ ФОРМАТУ?

На этот вопрос представители ФНС России отвечали в письмах 2015 года. Чиновники указали, что в таких ситуациях документ представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Аналогичные разъяснения содержатся и в ранее изданных письмах Минфина России. 

Таким образом «неформатные» электронные документы, которые в ходе проверки истребуют налоговые органы, по ТКС отправить в инспекцию нельзя. Предварительно они должны быть распечатаны, должным образом заверены и на бумажном носителе представлены в налоговый орган.

БУДЕТ ЛИ ИНФОРМАЦИЯ «НЕ ПО ФОРМАТУ» ВООБЩЕ СЧИТАТЬСЯ ЗА ДОКУМЕНТ НАЛОГОВИКАМИ?

В любом случае вопрос признания информации юридически значимым документом решается не только Налоговым кодексом.

Есть Закон «Об электронной подписи», и он признаёт любую информацию в электронной форме, подписанную КЭП, электронным документом, равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручно.

А с 30 января 2016 года работает поправка, распространяющая применение такого электронного документа на любые правоотношения. Исключение, как и раньше, составляют случаи, когда нормативно установлено требование создать документ только на бумаге. 

Заметим, что на практике налогоплательщики при взаимодействии с ИФНС  используют именно КЭП.

А значит, в принципе любое отправление с такой подписью, в отношении которого не установлено иных обязательных требований, является полновесным документом.

Ещё раз отметим, что особые требования предусмотрены НК РФ только в отношении электронных деклараций и документов по запросу инспекции в рамках проверки.

Итак, при получении требования представить документы в налоговую инспекцию лишь очень немногие из них допускается передать в виде электронного документа.

Возможность передать истребуемые документы по ТКС в виде скан-копий, заверенных КЭП налогоплательщика, распространяется на документы, созданные на бумаге, и число таких документов пока невелико.

Необходимость расширить перечень бумажных документов, которые могут быть представлены в электронном виде, очевидна и самим контролёрам, которые выдвигают соответствующие законотворческие инициативы.  

В то же время каждый налогоплательщик по собственной инициативе может передать в налоговую инспекцию по ТКС любую информацию, в том числе и электронные копии документов.

Источник: https://bishelp.ru/business/o-peredache-informacii-v-elektronnom-vide-v-nalogovuyu-inspekciyu

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

Не секрет, что один из центральных аргументов при переходе на электронные документы – это удобная и быстрая работа с ФНС.

Но одним представлением документов взаимодействие с налоговой не ограничивается: есть и выездные проверки, и консультации, и многое другое.

Мы со специалистами Synerdocs встречали множество ситуаций, когда без звонка или официального письма в региональное отделение налоговой службы невозможно было решить даже самый простой вопрос с форматом документа или его носителем.  

Камеральная налоговая проверка

В конце каждого отчетного периода организации представляют в налоговую инспекцию декларации и другие документы, на основе которых проводится камеральная налоговая проверка. В рамках проверки налоговый орган может направить в компанию требование о представлении некоторого комплекта документов.

На сегодняшний день существует два варианта представления налоговой отчетности: бумажный и электронный.

Если ваша компания ведет документооборот исключительно в бумажном виде, то весь процесс – от получения требования до представления документов в налоговую – происходит «по старинке».

Другое дело, если у вас неоднородный архив – часть документов в электронном виде, а часть в бумажном. Как отчитываться перед налоговой в этом случае?

Нужно ли распечатывать электронные документы перед тем, как отправить в ФНС?

Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. Стоит отметить, что ФНС определяет порядок истребования электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками.

Как представлять документы в ФНС зависит от того, в каком виде пришло требование. Если по почте, то электронные документы выгружаются из учетной системы или сервиса обмена, распечатываются, заверяются подписью и печатью. В том случае, если требование пришло через оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота), то:

  •  бумажные документы сканируются и переводятся в форматы .TIF или .JPG. В эти же форматы переводятся все электронные документы, кроме созданных по форматам ФНС;
  •  электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах просто выгружаются из учетной системы или из системы оператора электронного документооборота.

Далее формируется опись, и к ней прикрепляются все необходимые документы. Весь пакет подписывается квалифицированной электронной подписью и отправляется непосредственно в налоговую инспекцию через оператора ЭДО, с помощью которого сдается отчетность в ФНС.

Представление электронных документов в ходе выездной налоговой проверки

Сразу стоит отметить, на сегодняшний день не существуют каких-либо особых нормативно-правовых актов, которые регулируют порядок проведения выездных налоговых проверок (ВНП) в организациях с электронным документооборотом.

Поэтому налогоплательщикам следует ориентироваться на НПА, которые применяются для бумажного документооборота. Согласно письму ФНС от 25.07.

13 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок» проверка документа предполагает:

  •  визуальное изучение документа на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
  •  оценку правильности подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
  •  правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
  •  проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации электронный или смешанный документооборот, то налоговому инспектору должны быть представлены программные и технические средства для проведения процедуры налоговой проверки. Что это значит?

В ходе ВНП налогоплательщику следует предоставить инспектору компьютер, на котором должны быть установлены в первую очередь средства просмотра документов. Для просмотра неформализованных документов в форматах .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF используются вполне привычные и распространенные программы. Но, например, электронные счета-фактуры имеют формат .XML, каким образом просматривать их?

Налогоплательщик может показать документы прямо в информационной или учетной системе, с которой непосредственно работает.

Другой вариант – сохранить XML-документ в формате .PDF, однако здесь невозможно проверить электронную подпись. В таком случае можно предоставить XML-файл с электронной подписью и непосредственно в PDF.

Это позволит проверить электронную подпись, соответствие документа форматам ФНС, наличие необходимых реквизитов и правильность подсчетов. И, наконец, можно показать документы в системе оператора ЭДО.

Но первый и последний варианты чреваты тем, что инспектор может получить доступ к другим документам.

Кроме того, на компьютере или ноутбуке, предоставленном инспектору, должны быть установлены средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и средство просмотра информации об электронной подписи. Это может быть специализированное ПО, информационная или учетная система налогоплательщика, или система оператора ЭДО, в том числе и веб-клиент.

Так каким же образом удобнее всего обеспечить налоговому инспектору доступ к документам?

Мы советуем предоставить инспектору отдельный компьютер, на котором будут установлены средства просмотра документов и СКЗИ.

Для просмотра формализованных документов и информации об электронной подписи мы рекомендуем использовать веб-клиент оператора ЭДО, через который велся обмен с контрагентами. Конечно, есть риск того, что инспектор может увидеть другие документы, которые не относятся к проверке.

В этом случае вы можете обратиться к оператору ЭДО с вопросом, можно ли технически обеспечить доступ к документам, заранее указанным в организации.

Электронный документооборот в компаниях – уже далеко не редкость на сегодняшний день. Все большее количество организаций сталкиваются с электронными требованиями о представлении документов в налоговую инспекцию.

м

Среди главных плюсов электронного представления документов стоит выделить упрощение и сокращение времени на формирование комплекта истребуемых документов, а также сокращение времени самой проверки со стороны налоговой инспекции. Да, все это применительно к камеральной налоговой проверке. Практика проведения выездной налоговой проверки при ЭДО в организации сегодня крайне мала.

«И хорошо!» – скажут бухгалтеры. Законодательная основа для процедуры проведения ВНП только создается, поэтому прислушивайтесь к рекомендациям экспертов. И пусть ВНП обойдет вас стороной.

Почему ФНС идет навстречу

Сотрудники налоговой службы, как и все бухгалтеры, постоянно сталкиваются с проблемами, связанными с бумагой.

Межведомственное взаимодействие происходит в электронном виде, чиновники имеют собственные автоматизированные рабочие места (система исполнения регламентов).

И в момент, когда им приходит бумага, появляется необходимость в дополнительных действиях – бумагу нужно зарегистрировать, занести в систему в электронном виде, отправить на исполнение, дождаться ответа, который придется потом переводить в бумагу и так далее.

Ситуация усугубляется, когда речь идет о проверке документов налогоплательщиков. Иногда истребование затрагивает сотни бумаг, которые необходимо доставить в налоговую для анализа.

Это головная боль для обеих сторон: организация тратит лавину времени на подготовку документов, а ФНС лавину усилий, чтобы все это систематизировать и проанализировать. В итоге стоимость такой проверки чересчур высока, убытки терпят все.

Стоит ли говорить про стресс и желание налоговых инспекторов «хоть что-то найти», ведь уже убито столько времени и сил.

Потому сегодня ФНС планомерно избавляется от бумаги в своей работе, даже закрывая глаза на возможные трудности и ошибки.

Инспекторы идут на встречу налогоплательщику в различных ситуациях, связанных с переводом документов электронный вид, их предоставлением или отправкой в налоговую и т.п.

Даже если инспектор по каким-то причинам не может просмотреть ваши электронные документы, вы имеете право представить их на бумаге, в том числе и если не укладываетесь в установленный срок.

Сегодня ФНС благосклонно относится к компаниям, которые переходят на работу с электронными документами. Рассылает разъяснительные письма, отвечает на запросы, консультирует.

Так, например, специалисты службы активно призывают к совместной разработке новых документов, которые впоследствии могут стать электронными. Например, так было при разработке электронного формата универсального передаточного документа.

И это далеко не единственный случай, когда ФНС выносила вопрос на обсуждение с налогоплательщиками.

Другой пример – рекомендации. В ФНС прекрасно понимают, что начинать обмен в электронном виде документами как есть – сложно. В этом вопросе ведомство не выставляет жесткие границы, а старается создавать условия, в рамках которых любой бизнес может работать.

Например, для счетов-фактур формат .XML является обязательным, а вот для товарных накладных и актов выполненных работ – рекомендуемым. Конечно, можно придумать множество аргументов, что работать с накладной в XML неудобно.

Но согласитесь, лучше сейчас приучить себя работать с форматами, которые рекомендует налоговая.

Во-первых, это позволит вам беспрепятственно представлять ваши документы во время проверок, во-вторых, если формат перейдет в раздел обязательных, вы будете готовы к этому.

Кстати, об обязательных форматах. Мы всерьез прогнозировали переход к обязательным электронным счетам-фактурам, но этого не последовало. Мы считаем, что это тоже своеобразный шаг навстречу налогоплательщикам.

Источник: Клерк.ру

Источник: https://www.nashgorodspb.ru/node/3702

Порядок истребования и представления документов по телекоммуникационным каналам связи

Один из последних Приказов ФНС — Приказ от 17.02.

2011 N ММВ-7-2/168@ (Документ вступает в силу по истечении десяти дней с момента официального опубликования) — посвящен порядку направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее — Порядок истребования и представления документов). Об особенностях данного Порядка читайте в предложенной статье.

Истребование документов: положения НК РФ

Принятие комментируемого документа обусловлено изменениями, внесенными в НК РФ Федеральным законом N 229-ФЗ, а именно появлением в ст.

93 НК РФ следующих норм: требование о представлении документов может быть передано руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Если указанными способами требование о представлении документов передать невозможно, оно направляется по почте заказным письмом и считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма.

Соответственно, Федеральным законом N 229-ФЗ были внесены изменения, позволяющие налогоплательщикам представлять истребуемые налоговым органом документы по телекоммуникационным каналам связи в случае, если такие документы у налогоплательщика составлены в электронном виде.

Как сказано в той же ст.

93 НК РФ, порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Однако за налоговым органом оставлено право в случае необходимости ознакомиться с подлинниками документов.

Данные правила направления требований о представлении документов и представления истребуемых документов распространяются и на случаи истребования документов в соответствии со ст. 93.1 НК РФ.

Порядок истребования и представления документов: общие положения

Цель Порядка истребования и представления документов. Как и любой подобный документ, комментируемый Порядок начинается с общих положений, где определяются круг лиц, на которых распространяется действие порядка, перечень документов, используемых при осуществлении документооборота, и т.д.

Итак, Порядок истребования и представления документов определяет общие положения организации информационного обмена при направлении налоговым органом требования о представлении документов (информации) и представлении налоговому органу документов (информации) (далее — истребуемые документы) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Участники информационного обмена. Участниками информационного обмена при направлении требования о представлении документов и представлении истребуемых документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи являются:

— налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители; — налоговые органы;

— специализированные операторы связи, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между налоговыми органами и указанными лицами (далее — специализированные операторы связи).

Обратите внимание! Положения Порядка истребования и представления документов распространяются на плательщиков сборов, налоговых агентов.

Перечень используемых электронных документов.

В процессе электронного документооборота при направлении требования о представлении документов и представлении истребуемых документов по телекоммуникационным каналам связи также участвуют следующие технологические электронные документы: — подтверждение даты отправки (форма и Формат утверждены Приложениями N 1 и N 2 к Порядку истребования и представления документов); — квитанция о приеме (форма и Формат утверждены Приложениями N 3 и N 4 к Порядку истребования и представления документов); — уведомление об отказе в приеме (форма и Формат утверждены Приложениями N 5 и N 6 к Порядку истребования и представления документов);

— извещение о получении электронного документа (форма и Формат утверждены Приложениями N 7 и N 8 к Порядку истребования и представления документов). Извещение о получении электронного документа по телекоммуникационным каналам связи формируется на каждое требование о представлении документов, каждый истребуемый документ и технологический электронный документ.

К сведению. При направлении требования о представлении документов и получении от налогоплательщика квитанции о его приеме в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налоговый орган не направляет налогоплательщику требование о представлении документов на бумажном носителе.

Аналогичное правило действует и относительно налогоплательщика: при представлении истребуемого документа и получении от налогового органа квитанции о его приеме в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налогоплательщик не представляет налоговому органу истребуемый документ на бумажном носителе.

Хранение электронных документов. Участники информационного обмена обеспечивают хранение всех отправленных и принятых требований о представлении документов, истребуемых документов и технологических электронных документов с электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) и сертификатов ключей подписи.

Обратите внимание! Положениями Порядка истребования и представления документов установлена обязанность участников информационного обмена не реже одного раза в сутки проверять поступление требований о представлении документов, истребуемых документов и технологических электронных документов.

Требования к отправлению документов.

Направление и получение требования о представлении документов и истребуемого документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи допускается при обязательном использовании сертифицированных средств ЭЦП, позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в указанных документах. Сертификаты ключей подписи участникам информационного обмена выдаются организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования их в информационных системах общего пользования в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС. Направление требования о представлении документов и представление истребуемого документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляются в зашифрованном виде.

Даты отправки и получения документов. Датой направления налогоплательщику требования о представлении документов или датой представления налоговому органу истребуемого документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки.

Требование о представлении документов считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная ЭЦП налогоплательщика. Истребуемый документ считается принятым налоговым органом, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная ЭЦП должностного лица налогового органа.

При получении налоговым органом квитанции о приеме требования о представлении документов датой его получения налогоплательщиком в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата, указанная в квитанции о приеме.

При получении налогоплательщиком квитанции о приеме истребуемого документа датой его получения налоговым органом в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата, указанная в квитанции о приеме.

м

Требование о представлении документов или истребуемый документ не считается принятым налогоплательщиком (налоговым органом): 1) в случае ошибочного направления налогоплательщику (налоговому органу); 2) при несоответствии утвержденному формату;

3) при отсутствии (несоответствии) ЭЦП уполномоченного должностного лица налогового органа (налогоплательщика).

Процедура направления требования о представлении документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи

Действия налогового органа.

Требование о представлении документов формируется на бумажном носителе, подписывается и регистрируется в налоговом органе.

Форма требования о представлении документов (информации) утверждена Приказом ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@ «Об утверждении форм документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах».

Не позднее следующего рабочего дня требование о представлении документов формируется в электронном виде, подписывается ЭЦП уполномоченного должностного лица налогового органа и направляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогоплательщика.

При этом налоговым органом фиксируется дата его отправки налогоплательщику.

Налоговый орган в течение следующего рабочего дня после дня отправки требования о представлении документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи должен получить: — подтверждение даты отправки; — квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме, подписанные ЭЦП налогоплательщика. При получении уведомления об отказе в приеме налоговый орган устраняет указанные в этом уведомлении ошибки и повторяет процедуру направления требования о представлении документов.

Действия налогоплательщика. При получении от налогового органа требования о представлении документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи и отсутствии оснований для отказа в приеме указанного требования налогоплательщик в течение одного рабочего дня с момента его получения формирует квитанцию о приеме, подписывает ее ЭЦП и направляет в налоговый орган.

При наличии оснований для отказа в приеме требования о представлении документов налогоплательщик формирует уведомление об отказе в приеме, подписывает ЭЦП и направляет его в налоговый орган.

Обратите внимание! Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение десяти дней со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ). Согласно п. 5 ст. 93.

1 НК РФ лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).

Действия специализированного оператора связи. Специализированный оператор связи: 1) фиксирует дату направления требования о представлении документов и формирует подтверждение даты отправки;

2) подписывает подтверждение ЭЦП и высылает его одновременно в адрес участников информационного обмена. Подтверждение направляется специализированным оператором связи налогоплательщику вместе с требованием о представлении документов в электронным виде по телекоммуникационным каналам связи.

К сведению. Если налоговый орган не получил от налогоплательщика квитанцию о приеме, предусмотренную Порядком истребования и представления документов, он направляет требование о представлении документов на бумажном носителе.

Процедура представления истребуемого документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи

Действия налогоплательщика.

Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого требования о представлении документов, подписывается ЭЦП налогоплательщика и направляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа.

При этом фиксируется дата отправки истребуемого документа налоговым органом.

Налогоплательщик в течение следующего рабочего дня после дня отправки истребуемого документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи должен получить: 1) подтверждение даты отправки; 2) квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме, подписанные ЭЦП налогового органа. При получении уведомления об отказе в приеме налогоплательщик устраняет указанные в этом уведомлении ошибки и повторяет процедуру направления истребуемого документа.

Действия налогового органа.

При получении от налогоплательщика истребуемого документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи и отсутствии оснований для отказа в приеме указанного документа налоговый орган в течение одного рабочего дня с момента его получения формирует квитанцию о приеме, подписывает ее ЭЦП уполномоченного должностного лица налогового органа и направляет налогоплательщику.

При наличии оснований для отказа в приеме истребуемого документа налоговый орган формирует уведомление об отказе в приеме, подписывает ЭЦП уполномоченного должностного лица налогового органа и направляет его налогоплательщику.

К сведению. Если налогоплательщик не получил от налогового органа квитанцию о приеме, предусмотренную положениями Порядка истребования и представления документов, он направляет истребуемый документ налоговому органу на бумажном носителе в срок, установленный НК РФ.

Действия специализированного оператора связи. Специализированный оператор связи: 1) фиксирует дату направления истребуемого документа и формирует подтверждение даты отправки;

2) подписывает подтверждение ЭЦП и высылает его одновременно в адрес участников информационного обмена. Подтверждение направляется специализированным оператором связи налоговому органу вместе с истребуемым документом в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Источник: https://www.pnalog.ru/material/predstavlenie-dokumentov-telekommunikacionnym

О предоставлении документов налоговому органу

Налоговый орган в форме письма (не требования) просит представить копии документов для анализа финансово-хозяйственной деятельности (не в рамках выездной или камеральной проверки), ссылаясь на пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 1 ст. 82 НК РФ.

В указанном перечне фигурируют следующие документы: всевозможные налоговые регистры за два года, сведения о дебиторской и кредиторской задолженности на конкретные даты, договоры аренды, действующие в течение двух лет, список аффилированных лиц и др.

Обязано ли предприятие представлять все эти документы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Поскольку истребование документов (информации) без оформления соответствующего требования о представлении документов (информации) установленной формы нормами НК РФ не предусмотрено, налоговым органом не соблюдена процедура истребования документов (информации), предусмотренная ст.ст. 93 и 93.1 НК РФ, поэтому направленный в адрес организации запрос о представлении документов является неправомерным. Организация вправе не выполнять такой запрос налогового органа как не соответствующий НК РФ.

Обоснование вывода:

Подпунктом 1 п. 1 ст.

 31 НК РФ предусмотрено, что при реализации своих полномочий налоговые органы вправе требовать от налогоплательщиков (плательщиков сборов, налоговых агентов) в соответствии с законодательством о налогах и сборах документы по формам и (или) форматам в электронном виде, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.

Право требовать от налогоплательщиков (плательщиков сборов, налоговых агентов) представления указанных документов может быть реализовано налоговыми органами исключительно в рамках проведения мероприятий налогового контроля, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в четко определенных случаях и с соблюдением установленной процедуры (смотрите, например, письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-02-07/1-122).

Налоговым контролем согласно п. 1 ст. 82 НК РФ признается деятельность уполномоченных органов по контролю за соблюдением налогоплательщиками (налоговыми агентами и плательщиками сборов) законодательства о налогах и сборах в порядке, установленном НК РФ.

Налоговый контроль проводится должностными лицами налоговых органов в пределах своей компетенции посредством налоговых проверок, получения объяснений налогоплательщиков (налоговых агентов и плательщиков сборов), проверки данных учета и отчетности, осмотра помещений и территорий, используемых для извлечения дохода (прибыли), а также в других предусмотренных НК РФ формах.

Отметим, что нормы пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 1 ст. 82 НК РФ по своей сути являются общими и не могут применяться вне связи со специальными нормами НК РФ, регламентирующими истребование документов (информации) в рамках конкретных мероприятий налогового контроля.

Одной из форм налогового контроля, предусмотренных главой 14 НК РФ, является истребование налоговым органом документов (информации).

При этом, исходя из норм главы 14 НК РФ, налоговыми органами могут быть истребованы:

— на основании ст. 93 НК РФ — в рамках налоговых проверок, а также при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля в рамках процедуры рассмотрения материалов налоговых проверок — у проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) документы, необходимые для проверки;

— на основании ст. 93.

1 НК РФ — либо в рамках налоговых проверок, а также при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля в рамках процедуры рассмотрения материалов налоговых проверок — у контрагентов и иных лиц документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) (п. 1 ст. 93.1 НК РФ), либо вне рамок проведения налоговых проверок — документы (информация) относительно конкретной сделки у ее участников или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Помимо этого документы (информация) могут быть истребованы ФНС России при осуществлении налогового контроля в связи с совершением сделок между взаимозависимыми лицами в соответствии с нормами главы 14.5 НК РФ:

— у налогоплательщиков — в порядке, установленном п.п. 1, 2 и 5 ст. 93 НК РФ, в целях предоставления ими документации, предусмотренной ст. 105.15 НК РФ, в отношении проверяемой сделки (группы однородных сделок) (п. 6 ст. 105.17 НК РФ);

— у участников проверяемых сделок, располагающих документами (информацией), касающимися (касающейся) этих сделок, — в порядке, аналогичном установленному ст. 93.1 НК РФ, в целях предоставления ими документов (информации) по таким сделкам (п. 7 ст. 105.17 НК РФ).

Процедура истребования документов (информации) как у проверяемых налогоплательщиков (плательщиков сборов, налоговых агентов), так и у их контрагентов и иных лиц, располагающих этими документами (информацией), в том числе информации относительно конкретной сделки у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих такой информацией, регламентирована ст. 93 и ст. 93.1 НК РФ, а также Порядком взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов, утвержденным приказом ФНС России от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@, соответственно.

Источник: https://NalogKodeks.ru/o-predostavlenii-dokumentov-nalogovomu-organu/

Документы по требованию налоговой на… флэшке? ФНС установит требования к сканам документов, представляемых в налоговые органы

Опубликован проект приказа ФНС, которым планируется утвердить:

·       требования к формату истребуемых документов, составленных на бумажном носителе и представляемых в налоговый орган в отсканированной форме;

·       форму «Уведомление проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в установленные сроки документов (информации)»;

·       формат указанного уведомления.

Данный документ разработан ФНС во исполнение поправок в первую часть НК РФ, внесенных Федеральным законом от 01.05.2016 № 130-ФЗ.

Требования к формату документов, составленных на бумажном носителе и представляемых в электронной форме в виде скан-образов, будут касаться представления документов в налоговый орган по его запросу согласно п. 2 ст. 93 НК.

Будет установлено, что документ, составленный на бумажном носителе и истребованный налоговым органом, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Скан формируется в виде одного или нескольких файлов изображений в формате tif | jpg | pdf | png. Сканирование представляемого документа должно будет производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 dpi (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.

Сканирование должно будет обеспечивать возможность свободного чтения текста документа, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок.

Электронный образ надо будет направлять в налоговый орган с использованием технологического xlm-файла, формат которого устанавливается ФНС. Направляемые в ИФНС документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя.

Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид:

KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:

KD – префикс, принимающий четырехзначное значение, равное 1101 (истребованные документы);

м

О – идентификатор отправителя имеет вид:

‎для организаций – девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП организации);

‎для физлиц – двенадцатиразрядный код (ИНН физлица, при отсутствии ИНН – последовательность из двенадцати нулей);

P – идентификатор конечного получателя, четырехразрядный код налогового органа в соответствии с СОНО;

GGGGMMDD – дата формирования файла;

N1, N2 – идентификационные номера файла (GUID).

Более подробно см. здесь.

Источник: https://www.nalog-briz.ru/2016/10/blog-post_21.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
Для любых предложений по сайту: [email protected]