Представительские расходы — это какие расходы? — все о налогах

Представительские расходы: налогообложение издержек на организацию деловых встреч, документальное оформление

Статьей 252 НК предусмотрено, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных затрат.

Расходы можно принять к учету в целях налогообложения прибыли, если они:

— обоснованны;

— экономически оправданны;

— подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

— произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под обоснованностью расходов суды рассматривают намерения налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (Определение КС РФ от 4 июня 2007 г. N 320-О-П, Постановление ВАС РФ от 12 октября 2006 г. N 53).

Камнем преткновения при проверках налоговых органов с точки зрения обоснованности произведенных затрат почти всегда являются издержки, понесенные компанией для организации деловых встреч, или попросту «представительские».

Установленный Налоговым кодексом РФ перечень расходов, относимых к таковым, является закрытым (следует иметь в виду, что в целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату труда).

К этому виду затрат относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества, в том числе лиц, прибывших на заседания совета директоров, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся:

— расходы на проведение официального приема, завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для указанных лиц, а также представителей организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия;

— на буфетное обслуживание во время переговоров;

— на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. К этому виду расходов нельзя отнести оплату билетов на междугородный проезд официальных лиц приглашенной организации, если та находится в другом населенном пункте, а также плату за проживание в гостинице.

Установленный НК перечень расходов, относимых к представительским (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК), является закрытым. Вместе с тем не следует забывать, что в целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4 процентов от суммы расходов организации на оплату труда.

Однако в НК РФ не детализировано, что можно учитывать, например, в качестве буфетного обслуживания или проведения официального приема, а что нельзя. Принимая во внимание достаточно широкую трактовку данных понятий, на практике организации нередко испытывают трудности при решении вопроса о том, являются ли те или иные затраты представительскими расходами.

На первый — второй рассчитайсь!

Источник: https://www.pnalog.ru/material/nalogooblozhenie-predstavitelskie-rashody

Представительские расходы в 2018 году

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм.

Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
Время проведения.

Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
Результат встречи.

Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
Количество участников также не определяет представительские расходы.

Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
- завтрак;
- обед;
- выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
Трансфер участников до места приема и обратно.
Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
средства на развлекательную программу для участников;
стоимость экскурсий;
деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
финансы на оформление зала для мероприятия;
медицинские траты, если они потребовались;
проезд и проживание гостей;
оплата визовых услуг участников;
траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах.

Поэтому их можно толковать с расширительным значением.

Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

Документы для подтверждения представительских расходов

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал.

Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов.

При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются.

Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы.

Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб.

, на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб.

, на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.

16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют.

Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Представительские расходы и бухучет

Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

материальные затраты;
амортизационные;
связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
прочие.

Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Проводка будет выглядеть так:

дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось.

Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб.

Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/predstavitelskiye-rashody/

Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета

Многие организации рано или поздно сталкиваются с таким понятием, как представительские расходы. В статье разберемся, что это за расходы, что к ним относится и как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Начнем с того, что определимся, какие расходы можно отнести к представительским? Тут все просто, открываем ст.264 2 части НК РФ (скачать его, кстати, можно тут) и читаем. Краткие выводы из этой статьи:

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание:

представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры с целью дальнейшего сотрудничества;
участников совета директоров или другого руководящего органа;

В частности, к представительским расходам можно отнести:

расходы на завтрак, обед, ужин для вышеуказанных лиц и официальных представителей налогоплательщика;
транспортирование вышеуказанных лиц до места проведения переговоров, приемов, обедов и прочих официальных мероприятий и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
услуги переводчиков, если они оказаны сторонней организацией.

К представительским расходам НЕ относятся расходы на организацию отдыха, развлечений, а также профилактики и лечения заболеваний.

Также статья 264 п.2 НК РФ оговаривает, что представительские расходы в целях расчета базы для налога на прибыль принимаются не в полном объеме, а только в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда в отчетном периоде, к которому относятся представительские расходы.

Как и любые другие расходы, представительские расходы нужно подтвердить документально.

Учет представительских расходов в бухгалтерии

Представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для торгового предприятия они списываются в дебет счета 44 «Расходы на продажу», для производственного в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Проводки по учету представительских расходов (счет 26)

Если оплата представительских расходов происходит лично представителем организации, то ему выдаются денежные средства под отчет, при этом составляется проводка Д26 (44) К71.

Услуги сторонних организаций оформляется проводкой Д26 (44) К60, Д26 (44) К76.

Представительские расходы относятся к тому отчетному периоды, в котором они были утверждены, независимо от их оплаты.

Налоговый учет представительских расходов

Эта группа расходов относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Как уже выше было сказано, для целей налогообложения можно учесть только сумму расходов, не превышающую 4% от суммы расходов на оплату труда.

Представительские расходы свыше этих 4% не учитываются при определении налоговой базы при расчете налога на прибыль.

Сравнивая величину представительских расходов с величиной расходов на зарплату, берутся данные, полученные нарастающим итогом с начала налогового периода.

Основная сложность при учете представительских расходов заключается в том, что в бухгалтерии они учитываются в полном объеме, а при налогообложении их величина ограничивается 4% от оплаты труда. То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов.

Пример расчета представительских расходов

В мае 2013 года организация встречала своих партнеров, были запланированы следующие мероприятия по этому поводу: официальный обед в ресторане, культурное мероприятие — посещение сауны.В связи с этим организация имела следующие расходы:

доставка партнеров в ресторан и обратно — 4000 руб.;
обед в ресторане — 20000 руб.;
доставка партнеров в сауну и обратно — 4000 руб.;
услуги сауны — 30000 руб.

Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно.Общая сумма представительских расходов составила 24000 руб.Для организации всех мероприятий ответственному сотруднику были выданы деньги под отчет в размере 60000 руб. По окончании мероприятия сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет, в котором отчитался о потраченной сумме, к авансовому отчету были приложены все необходимые документы, подтверждающие расходы. Услуги транспортной компании оплачивались организацией с расчетного счета.

Бухгалтерский учет представительских расходов (счет 26)

60 000 Д71 К50 — выданы денежные средства сотруднику под отчет.

50 000 Д44 К71 — принят авансовый отчет по представительским расходам.

10 000 Д50 К71 — подотчетным лицом сданы остатки аванса в кассу предприятия.

8000 Д44 К76 — получен счет на оплату от транспортной компании, осуществлявшей доставку партнеров.

8000 Д76 К51 — оплачен счет транспортной компании.

Отчетный период — полугодие.

С начала года сумма расходов на оплату труда составила 350000 руб.

Максимальная величина представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения, составляет 350 000 * 4% = 14000 руб. В нашем примере величина представительских расходов 24000 руб. То есть при расчете налога на прибыль мы можем уменьшить налоговую базу только на 14000 руб. Оставшиеся 10000 руб. учтены не будут.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://online-buhuchet.ru/predstavitelskie-rasxody-osobennosti-buxgalterskogo-i-nalogovogo-ucheta-v-2013-godu/

Представительские расходы: их виды и особенности налогового учета, Комментарий, разъяснение, статья от 15 января 2010 года

Российский налоговый курьер, N 1-2, 2010 год Рубрика: Налоговое администрирование Подрубрика: Налог на прибыль Черевадская О.Е.,

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Итог хорошо проведенных переговоров — заключение новых выгодных контрактов либо продление уже имеющихся. Для эффективности переговоров деловых партнеров, прибывших из других городов или стран, необходимо встретить, а по окончании мероприятия — достойно проводить, иначе все усилия пропадут даром. Поэтому у компании возникают представительские расходы. Можно ли их признать в налоговом учете?

При расчете налога на прибыль затраты организации на представительские цели включаются в состав прочих расходов на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако учесть можно лишь те затраты, которые соответствуют понятию представительских расходов*, установленному в пункте 2 статьи 264 НК РФ. Более того, для целей налогообложения прибыли представительские расходы подлежат нормированию. Они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, не превышающем 4% от суммы расходов организации на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период. Это ограничение установлено в абзаце 3 пункта 2 статьи 264 НК РФ.

________________

* О принятии к вычету «входного» НДС по представительским и другим нормируемым расходам читайте в РНК, 2009, N 21. — Примеч. ред.

Понятие представительских расходов

К представительским относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества (подп.22 п.1 и п.2 ст.264 НК РФ). При этом место проведения представительского мероприятия не имеет значения.

Лицами, в отношении которых осуществляются представительские мероприятия, могут быть не только представители организаций, с которыми уже установлены деловые отношения, но и потенциальные партнеры

Перечень представительских расходов является закрытым. В него включены (абз.1 п.2 ст.

264 НК РФ):

— расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для указанных лиц и представителей организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах);

— транспортное обеспечение (доставка к месту проведения представительского мероприятия и обратно);

— буфетное обслуживание во время переговоров;

— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительскими также признаются аналогичные расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров, наблюдательного совета, правления или иного руководящего органа организации-налогоплательщика.

Некоторые виды затрат ни при каких обстоятельствах не могут быть учтены в составе представительских расходов. Их перечень приведен в абзаце 2 пункта 2 статьи 264 НК РФ. Это расходы на организацию развлечений и отдыха (например, стоимость билетов на концерты, в театры, музеи, кинотеатры), а также затраты на профилактику или лечение заболеваний.

Статус партнера

Большинство контрагентов организаций — это юридические лица. Официальными представителями компании-контрагента являются ее сотрудники, приехавшие на переговоры. Должности этих лиц для признания представительских расходов значения не имеют.

Главное, чтобы у них были необходимые полномочия на представление интересов их компании, включая полномочия на заключение договоров.

Проще всего установить цель визита и полномочия партнера, если он приехал из другого города.

Ведь в этом случае у гостя есть командировочное удостоверение*, в котором указывается цель поездки. Другим документом, подтверждающим полномочия прибывшего на участие в переговорах, является доверенность.

Наличие доверенности особенно важно, если в ходе переговоров или по их окончании предполагается подписание договора или иного двухстороннего документа.

________________

* Бланк командировочного удостоверения утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, и заверяется печатью организации (п.5 ст.185 ГК РФ)

Напомним, что руководитель общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества (директор, генеральный директор, президент) имеет право действовать от имени организации без доверенности. Основание — пункт 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Источник: https://docs.cntd.ru/document/902211642

Представительские расходы, что к ним относится? Содержание :

Чтобы поддерживать деловые связи и взаимовыгодные партнерские отношения с другими предприятиями, организациям приходится выделять средства из собственного бюджета на представительские расходы.

Что к ним относится? В налоговом законодательстве РФ данный вид затрат относят к издержкам, связанным с производственным и реализационным процессом. В статье приведем примеры представительских расходов.

Что к ним относится и как оформить правильно данные затраты в бухгалтерии?

В чем особенность представительских расходов

Неслучайно данная статья расходов считается одной из наиболее противоречивых. Все дело в том, что налогоплательщики, то есть владельцы бизнеса, любыми способами (порой и не совсем законными) пытаются провести различные затраты, выдавая их за представительские расходы. Что к ним относится?

В первую очередь стоит отметить, что такие средства не относятся к категории расходов, нормируемых для целей налогообложения прибыли. Это деньги, затраченные из бюджета предприятия на организацию официальных мероприятий.

Однако под видом представительских расходов порой незаконно направляются финансы на развлечения, спорт, отдых, медицинский сервис и т. д.

В этом случае налоговая инспекция, заподозрив сокрытие прибыли, назначит тщательную проверку состава всех растрат юридического лица.

На сегодняшний день судебная практика уже успела пополнится значительным количеством споров между налоговыми инспекциями и налогоплательщиками.

Судебным решением поставлена не одна точка в делах, связанных с выяснением статей расходов предприятия.

Итак, какие расходы не относятся к представительским? Попробуем разобраться, в каких случаях предпринимателю придется отстаивать свою позицию перед инспектором, доказывая обратное.

Что говорит закон

В Налоговом кодексе содержится определение данного термина и обозначено содержание представительских расходов. Что к ним относится? В статье 264 НК РФ отмечено, что в категорию данных затрат входят любые финансовые средства из бюджета учреждения, потраченные на организацию официального приема, а также обслуживание:

лиц, представляющих другие организации, если с ними проводятся переговоры с целью утверждения плана сотрудничества или развития уже имеющихся партнерских взаимовыгодных отношений;
членов предприятия-налогоплательщика, которые прибыли на заседание руководящего органа.

Министерство финансов РФ дало разъяснение по этому поводу. Ведомство определяет затраты на переговоры с физлицами, являющимися потенциальными клиентами.

Но что относится к представительским расходам и как оформить их правильно? Важное условие: переговоры должны носить официальный характер и преследовать цель развития взаимовыгодного сотрудничества.

При этом Минфин не считает правильным включать в представительские расходы средства, затраченные на проведение переговоров с сотрудниками своих же филиалов и отделений. Не поддерживают такую позицию и судебные инстанции, исходя из имеющихся прецедентов.

Также нельзя забывать, что средства, затрачиваемые на организацию корпоративных мероприятий для подчиненных, не относятся к представительским. Исключением считают коллективное мероприятие, на которое приглашены клиенты, деловые партнеры, представители других компаний, и только в том случае, если данное событие не носит развлекательный характер.

Нужно ли платить налог на прибыль

Вопрос о представительских расходах стоит остро, потому что эти финансовые затраты должны участвовать при расчете налога на прибыль.

Принципиальная особенность данной статьи растрат заключается в том, что выделенные средства теоретически могут быть использованы предприятием, работающим на общей системе налогообложения с целью сокращения налоговой нагрузки. При этом ст.

264 НК РФ устанавливает ограничения, касаемо их применения в указанных целях: представительские расходы могут составлять не более 4 % от величины расходов, выделенных на оплату труда в этом же налоговом периоде.

Перечень затрат, которые считаются издержками производственного процесса, является исчерпывающим, впрочем, как и варианты учета представительских расходов. Для точного расчета прибыли, подлежащей налогообложению, все траты должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и соответствовать параметрам, прописанным в ст. 252 НК РФ.

Отнесение сумм, потраченных на организацию официальных мероприятий, к налоговой базе предприятия до вычета НДС требует соблюдения ряда условий. В первую очередь, должен присутствовать признак экономической целесообразности представительских расходов.

Что к нему относится? Счета, чеки, квитанции, как подтверждение целевых растрат, учитываются при определении НДС.

Кроме того, данное положение означает, что представительские затраты совершаются ради заключения новых деловых связей или с целью поддержания партнерских отношений между фирмой-налогоплательщиком и ее партнерами.

Затраты на проведение официальных приемов

К представительским расходам относятся затраты по организации встреч представителей разных компаний. Сюда же включают расходы на обеспечение завтрака, обеда или ужина деловых лиц и посредником, принимающих участие в переговорах от компании-налогоплательщика.

Налоговое законодательство не устанавливает принципиальных ограничений в выборе места и времени проведения официальной встречи.

Следовательно, закон не запрещает проводить мероприятие в будничный, выходной или праздничный день, в утреннее или вечернее время суток. Организован прием может быть как в офисе, так и в бизнес-центре, ресторане.

Самое главное – это соблюдение всех формальностей и официоза встречи, которая должна быть подтверждена документально.

Какие расходы не относятся к представительским расходам? В эту категорию не входят денежные средства, выделенные на организацию досуга гостей, развлекательных концертов, торжеств, профилактики или лечения болезней.

Именно поэтому от приемов в таких развлекательных местах, как театр, клуб бильярда и боулинга, сауна, пабы, и лечебно-профилактических санаториях желательно отказаться, тем более, если в них не предусмотрено ресторанного обслуживания.

Несмотря ни на что, многим удавалось доказать обоснованность потраченных средств и обозначить их как представительские расходы.

Что к ним относится? Исключением из правила могут посчитать финансы, выделенные на организацию официального мероприятия, даже в том случае, если прием был проведен в месте, которое явно не способствует деловым переговорам.

Тогда основным обоснованием налогоплательщика должны стать подтверждающие документы, которые смогут доказать формальный характер события и экономическую целесообразность затраченных финансов.

Ярким примером можно назвать одно из постановлений ФАС МО от 03.09.

2013, в котором издержки на организацию технического совещания на теплоходе при участии иностранных делегатов посчитали обоснованными и назвали правомерным учет представительских расходов.

Что к ним относится, сложно ответить однозначно. Но в то же время можно без труда назвать расходы, которые нельзя включать в эту категорию растрат:

декор и праздничное украшение зала;
покупка призов и дипломов для вручения участникам конкурсных мероприятий, в том числе и представителям других организаций, клиентам;
сувениры и презенты, которые вручаются партнерам в рамках официальных переговоров;
организация досуга, развлекательной программы, не имеющей отношения к официальной части деловой встречи, переговоров, визита.

Другие расходы для важных приемов

В данном случае имеется в виду обеспечение доставки участников официального мероприятия к месту его проведения и обратно.

Учитывая позицию Министерства финансов, к данной категории не относятся затраты на покупку билетов железнодорожного транспорта и авиасообщения из других регионов или стран, а также финансы, которые потребовались для доставки гостей к месту временного пребывания из аэропорта, железнодорожного вокзала, размещения их в гостинице, оформления виз. Указанные статьи растрат организации не считаются официальными.

Представительскими расходами (что к ним относится еще, было отмечено выше) могут считаться растраты на покупку продовольствия, предназначенного для приготовления блюд на завтрак, обед или ужин. Для официальных встреч разрешено также приобретать спиртные напитки, что подтверждается разъяснительным письмом Минфина РФ от 25.03.2010.

Ведомство включило в перечень представительских расходов алкоголь. Что к ним относится еще, помимо спиртного? Многие думают, что в денежные траты на официальный прием, можно включить покупку чая, кофе, сахара, сладостей, которые могут быть предложены клиентам или партнерам вне проведения важного официального мероприятия, а, к примеру, во время ожидания в приемной.

Однако такие издержки Министерство не считает целесообразными.

К представительским расходам относятся затраты по приглашению переводчиков, не входящих в штат компании налогоплательщика. Необходимость в услугах специалистов на период проведения официального мероприятия оправдана при присутствии на приеме важных иностранных гостей.

Какие документы нужны для подтверждения

Конкретного перечня бумаг, которые требуются для проведения расходов через налоговую декларацию в качестве представительских, НК РФ не установил, но Министерство финансов РФ в Письме от 10.04.2014 разъясняет, что может быть признано в качестве таковых. К документам по оформлению представительских расходов относится:

первичная документация, свидетельствующая о факте покупки товаров, оплаты услуг (акты выполненных работ, товарные накладные, чеки, квитанции и т.д.);
отчет о проведенном официальном мероприятии или любой другой документ, в котором отражена взаимосвязь между затратами и приемом.

Для составления отчета налогоплательщикам разрешено самостоятельно разрабатывать форму. Однако в произвольном виде документ подавать нельзя.

В ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» указаны основные требования к составлению первичной документации и ее оформлению.

Что к ним относится? Представительские расходы нужно подтверждать детальными сведениями о проведенном мероприятии, включая информацию о:

времени и месте приема;
составе участников, в том числе приглашенных лицах от других организаций и сотрудниках компании-налогоплательщика);
итоговой денежной сумме, затраченной на организацию мероприятия;
заключительной части официального мероприятия (составление резолюций, договоров и соглашений о сотрудничестве, выстраивание партнерских взаимовыгодных отношений и планирование следующих мероприятий и т. п.).

Для аргументирования целей затраченных средств, помимо отчета, также рекомендуется прилагать дополнительные бумаги. К документам по оформлению представительских расходов относится:

приказ руководителя организации-налогоплательщика о проведении официального приема, торжественной встречи, в котором должна быть указана цель и установлены лица, несущие ответственность за организацию мероприятия;
подробная смета планируемых и итоговых затрат, в которой указывается список покупок, их предполагаемый ценовой диапазон и конечные расходы.

Ведение налогового учета по ОСН

Налогоплательщики имеют право использовать для налогового учета все затраты, которые имеют экономическую обоснованность, то есть указывать в декларации те расходы, которые направлены исключительно на получение прибыли и имеют документальное подтверждение.

Что касается правил расчета налогов и порядка налогового учета, то здесь многое зависит от используемой системы налогообложения.

Далее рассмотрим, как рассчитываются налоговые сборы при наличии представительских расходов, что к ним относится в бюджетном учреждении и коммерческом предприятии.

Стоит сразу сказать, что форма собственности организации-налогоплательщика не играет никакой роли для расчета налога. Огромное значение имеет система налогообложения (общая или упрощенная).

Чтобы узнать точный размер налога на прибыль при ОСН, затраты на официальные мероприятия нормируют по следующему принципу: их включают в состав иных расходных статей, при этом сумма не должна превышать 4 % от всех расходов, направленных на заработную плату наемным работникам за отчетный период, в котором и были осуществлены представительские расходы.

При этом важно учесть, что издержки организации, связанные с оплатой труда, включают в себя не только суммы, затраченные на выплату окладов и премий работникам, но и взносы в ПФР, ФСС, затраты на дополнительное страхование сотрудников и др.

При увеличении затрат, совокупных с оплатой труда на протяжении налогового периода, возрастает и предельный показатель норматива для проведения официальных расходов.

Таким образом, если часть представительских затрат была осуществлена в первом квартале и превысила положенные 4 %, но при этом не была учтена при расчете налогов, в последующих налоговых периодах ее разрешено учитывать для расчета годовой налоговой базы.

Кроме того, представительские расходы относятся на вычетах в пределах суммы налогооблагаемых доходов.

В данном случае учитывается, так называемый, «входной» НДС, а к вычету средств, затраченных на официальные мероприятия, принимается исключительно с суммы расходов, используемых при расчете налога на прибыль с учетом нормативов.

Если оставшаяся часть издержек суммарно укладывается в нормативы последующих кварталов отчетного года, то НДС с нее также разрешается принимать к вычету.

Пример налогового учета расходов на официальные встречи

В компании «Лидер», использующей общую систему налогообложения, было проведено представительское мероприятие в первом квартале. Издержки на его организацию и проведение составили 22 500 руб. (включая НДС 3 550 руб.).

В следующем квартальном периоде никаких приемов и встреч на официальном уровне не проводилось. При этом суммарные затраты на оплату труда в первом квартале составили 320 тыс. руб., а во втором – 370 тыс. руб.

Порядок налогового учета данной категории затрат для бюджетной или коммерческой организации будет выглядеть следующим образом:

В первом квартале норматив для учета издержек представительского характера составил 12 800 руб., то есть 4 % от 320 тыс. руб.
Поскольку норматив меньше полной суммы расходов на официальные мероприятия, к налоговому учету допускается принятие только 12 800 руб.
Далее высчитывается НДС, допустимый к вычету – 12 800 х 18 % = 2304 руб.

Теперь произведем расчет по двум кварталам, то есть по первому полугодию:

норматив для учета расходов на официальные встречи и приемы будет составлять 27 600 руб., поскольку при расчете учитывается сумма издержек на оплату труда работников за два квартала (320 тыс. руб. + 370 тыс. руб.) х 4%;
так как норматив превышает полную сумму представительских расходов, к учету принимается остаток 6150 руб. (22 500 – 3550 – 12 800);
размер возмещенного НДС во втором квартале составит 1107 руб. (6150 х 18 %).

Особенности учета при упрощенной системе налогообложения

Выделяя средства для покрытия представительских расходов при упрощенном режиме «доходы минус расходы», учреждение не сможет включить их в налогооблагаемую базу для расчета налога. Невозможность получения вычета утверждена статьей 346.

16 НК РФ, содержащая перечень издержек, на которые предприниматель по УСН «доходы минус расходы» смог бы сократить свои доходы. В ней нет упоминания о представительских расходах.

Что к ним относится при УСН? Абсолютно ничего, поэтому затраты на проведение официальных приемов налогоплательщику придется нести за своей счет, то есть задействовать прибыль, оставшуюся после уплаты всех налогов и взносов.

Как проводить такие расходы в бухгалтерии

В отличие от налогового, бухгалтерский учет не считает представительские растраты какой-то особой категорией расходов. Средства, затраченные на организацию и проведение официальных мероприятий, имеют принципиальное значение только для налоговиков.

В бухгалтерии данные издержки никак не квалифицируются. В большинстве случаев бухучет представительских расходов ведут с использованием Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» 10/99.

Согласно его нормам, затраты предприятия по стандартным видам деятельности разделяются на:

материальные (приобретение сырья, оборудования и т. д.);
связанные с оплатой труда и страховыми взносами;
амортизационные затраты,
иные статьи расходов.

Затраты на официальные мероприятия не подлежат нормированию при проведении бухучета. Что к ним относится? Представительские расходы принимаются в полной сумме, то есть в составе производственных или связанных с продажей затрат.

Никакого разделения на представительские и общехозяйственные расходы бухгалтерия не учитывает.

В некоторых случаях, в зависимости от специфики предпринимательской деятельности, данный вид издержек может присутствовать в корреспонденции счетов в графе учета материальных ценностей.

По экономическому предназначению представительские расходы близки к категории прочих затрат организации. При этом допускается, что фирма сможет определять их самостоятельно, внося перечень издержек в бухучет.

Еще один вопрос, который интересует бухгалтеров, – это отношение представительских расходов к бухгалтерским контировкам.

На практике подобные проводки чаще всего регистрируют с использованием счета 26, который обычно задействуется промышленными предприятиями, и 44 (для торговых фирм). В бюджетных учреждениях в основном применяют счет 86.

Не менее важно при ведении бухгалтерского учета представительских затрат корректно указать последовательность контировок, отражая этапы оборота денежных средств.

Источник: https://BusinessMan.ru/predstavitelskie-rashodyi-chto-k-nim-otnositsya-soderjanie.html

Учет представительских расходов

Главная > расчеты с персоналом > Учет представительских расходов

Что такое представительские расходы? Пожалуй, каждая организация рано или поздно сталкивается с их учетом.

Как правильно учесть представительские расходы в бухгалтерии, какие проводки следует выполнять? Чем отличается налоговый учет от бухгалтерского в отношении данного вида расходов? Рассмотрим эти вопросы подробнее в статье ниже.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Согласно НК РФ, представительские — это расходы на официальный прием или обслуживание лиц, представляющих другие учреждения, участвующие в переговорах с целью поддержания или установления сотрудничества, а также участников, которые прибыли на заседание руководящего органа.

К представительским расходам относят:

затраты, которые связанны с проведением делового приема (завтрак, обед и пр.);
транспортная доставка к месту, где проводится представительское мероприятие и обратно;
буфетное обслуживание в течение переговоров;
оплата услуг переводчика, которые не состоят в штате налогоплательщика, для осуществления перевода в течение представительского мероприятия.

В бухучете такого рода расходы принимают к учету полностью и отражают их в числе расходов на обычные виды деятельности в том отчетном периоде, когда они производились.

Бухгалтерский учет представительских расходов

Представительские – расходы по обычным видам деятельности и списываются либо в дебет сч. 44, либо в дебет сч.26.

Для производственных предприятий:

Как уже выше сказано, для таких организаций представительские расходы списываются на сч.26 «Общехозяйственные расходы».Дальнейший их учет зависит от метода списания управленческих расходов. Они могут быть списываны либо в дебет счета 20 «Основное производство», либо в дебет счета 90 «Продажи».

Если оплачиваются представительские расходы лично работником предприятия, то деньги ему выдаются под отчет, проводка по списанию имеет вид: Д26 К71.

Услуги сторонних организаций отражаются проводкой Д26 К60 (76).

Далее происходит списание представительских расходов с 26 счета одной из проводок: Д20 К26 или Д90/2 К26.

Для торговых предприятий:

Учреждениями, которые осуществляют торговую деятельность, такие расходы учитываются на 44 счете «Расходы на продажу».

Проводки по учету представительских расходов для торговых предприятий имеют вид:

Д44 К71, 60, 76 – представительские расх. списаны в расходы на продажу.
Д90/2 К44 – расх. учтены в составе себестоимости товара.

Налоговый учет

С целью налогообложения прибыли представительские расходы относят к прочим, которые связаны с реализацией и производством. Они являются нормируемыми и не могут быть более 4% от расходов учреждения, связанных с оплатой труда за отчетный период.

В соответствии с НК РФ, место для проведения представительских мероприятий не имеет значения. Исходя из этого, налогоплательщик вправе признавать расходы представительскими даже в случае проведения переговоров за ужином в командировке в другом городе в любое время суток.

Ст. 264 НК включает закрытый перечень таких расходов, и за его рамки выходить не стоит.

Если мероприятия не имеют официального характера, либо отсутствует документация, подтверждающая факт проведения деловых официальных переговоров, расходы на их проведение не учитывают для цели налогообложения прибыли.

Представительскими признаются расходы при условии, что они производились для осуществления деятельности, которая направлена на извлечение прибыли и подтверждены документально. Документально подтвержденные расходы — это затраты, подтверждаемые документами, которые оформлены согласно законодательству РФ.

Такими документами, в частности, могут служить:

приказ руководителя учреждения на осуществление представительских расходов с указанием их цели;
смета на представительские расх., программа по проведению официальной встречи с указанием ее даты, места проведения, сроков, ФИО всех ее участников и их должностей;
документы первичные (товарные чеки, счет ресторана, чеки ККМ, документ, подтверждающий оплату транспорта);
отчет о представительских расходах в связи с проведенными представительскими мероприятиями, где отражают: цель проведения представительских мероприятий и результат их проведения; прочие сведения относительно проведенного мероприятия, потраченная сумма;
расчет налоговой базы;
аналитические регистры налогового учета.

При расчете базы налога на прибыль расходы и доходы определяют нарастающим итогом с начала действия налогового периода. Поэтому сумма расходов по оплате труда будет увеличиваться.

Пример:

В апреле учреждение встречало партнеров, в связи, с чем имела следующие траты:

на доставку партнеров в кафе и обратно— 4 тыс. руб.;
на обед в кафе — 20 тыс. руб.;
на их доставку в сауну и обратно — 4 тыс. руб.;
на баню — 30 тыс руб.

Последние два пункта принять к учету мы не можем, согласно НК РФ.

Таким образом, общая стоимость расходов – 24 тыс. руб.

На организацию данных мероприятий работнику были выданы средства под отчет – 60 тыс. руб. Транспортные услуги оплачивались учреждением с расчетного счета.

Проводки по учету представительских расходов в бухгалтерии:

Учет налоговый:

Отчетным периодом является полугодие.

С начала года, затраты по оплате труда составили — 350000.

Предельно максимальная сумма представительских расходов, которая может учитываться с целью налогообложения, составляет 350 000 * 4% = 14000.

Размер предст. расх. в нашем примере — 24000.

В ходе расчета налога на прибыль, возможно уменьшение базы налога только на 14000. Остальные 10000 не будут учтены.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.