Выдача денежных средств в подотчет — раскрываем новые особенности — все о налогах

Департамент банковского аудита о правомерности выдачи денежных средств под отчет

30.07.2012

Ответ

Мнение консультантов.

Как справедливо отмечено в тексте вопроса и вытекает из пункта 6.7 Положения № 302-П, аналитический учет по счетам учета расчетов с подотчетными лицами (балансовые счета 60307/60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам») ведется на лицевых счетах, открываемых каждому работнику, получающему денежные средства под отчет, и по целевому назначению подотчетных сумм.

Указанная норма позволяет сделать однозначный вывод о том, что принятый Банком порядок аналитического учета по счетам 60307/60308 должен обеспечивать контроль по каждому подотчетному лицу и целевому использованию, а ее дословное прочтение – лицевые счета открываются на каждое подотчетное лицо с учетом целевого назначения подотчетных сумм.

Вместе с тем, на наш взгляд, если Банк сможет обеспечить ведение аналитического учета, обеспечивающего надлежащий контроль за использованием подотчетных сумм на одном лицевом счете с отнесением по соответствующим символам ф.

0409202 «Отчета о наличном денежном обороте» и ф.

0409102 «Отчет о прибылях и убытках кредитной организации» исходя из их целевого назначения, то открытие отдельных лицевых счетов одному подотчетному лицу на хозяйственные и командировочные расходы не обязательно.

В соответствии с пунктом 1.

1 Положения № 373-П установленные в нем правила распространяются на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России), а также на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения, на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

По нашему мнению, данная формулировка дает основание сделать вывод о том, что действие Положения № 373-П не распространяется на кредитные организации, поскольку именно они ведут бухгалтерский учет в соответствии с правилами, установленными Банком России (пункт 14 статьи 2 Закона № 86-ФЗ).

Вместе с тем, порядок осуществления кассовых операций по хозяйственной деятельности самих кредитных организаций никакими специальными положениями не урегулирован.

Так, Положение № 318-П определяет порядок ведения кассовых операций с валютой РФ в виде банкнот и монеты Банка России при осуществлении банковских операций и других сделок, порядок работы с вызывающими сомнение в платежеспособности денежными знаками Банка России, неплатежеспособными, не имеющими признаков подделки денежными знаками Банка России, денежными знаками Банка России, наличие признаков подделки которых не вызывает сомнения у кассового работника кредитной организации, а также устанавливает правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории РФ (преамбула к Положению № 318-П). Следовательно, Положение № 318-П фактически определяет порядок проведения клиентских операций и специфических операций, присущих финансовым учреждениям (хранение, инкассация и тому подобное).

На наш взгляд, в силу неурегулированности порядка проведения кассовых операций по хозяйственной деятельности кредитных организаций, соответствующие нормы Положения № 373-П кредитным организациям следует применять на общем основании.

Глава 4 Положения № 373-П устанавливает порядок выдачи наличных денег, в том числе по подотчетным суммам.

Так, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, работнику под отчет оформляется расходный ордер согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные средства, подпись руководителя и дату. Таким образом, Положение № 373-П не содержит оговорки о том, на какой именно срок можно выдать наличные денежные средства под отчет. Определение этого срока находится исключительно в ведении руководителя организации, который обозначает его в собственноручной разрешительной надписи на заявлении работника или ином распорядительном документе.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

При этом установлено, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Следует отметить, что буквально указанное ограничение не ставится в зависимость от учета подотчетных сумм, а подразумевает задолженность в отношении конкретного подотчетного лица.

Если дословно трактовать приведенную формулировку, то можно сделать вывод о том, что при наличии задолженности подотчетного лица, по предыдущей сумме, взятой под отчет, новый аванс не может быть выдан, при этом никакой оговорки на возможное разное целевое использование выданных под отчет сумм в пункте 4.4. Положения № 373-П не содержится.

По нашему мнению, подобная трактовка на практике может привести к блокированию деятельности организации, поскольку данное требование далеко не всегда выполнимо.

Целесообразно, на наш взгляд, в своих внутренних документах, касающихся порядка работы с подотчетными лицами (например, в Приказе руководителя), помимо сроков и лимитов, предусмотреть возможность получения аванса на цели, по которым у подотчетного лица отсутствует задолженность.

Иными словами, при наличии задолженности подотчетного лица по сумме, выданной на хозяйственные расходы, по нашему мнению, допускается выдача новой суммы на командировочные расходы.

Источник: https://www.mosnalogi.ru/consultation/bankovskiy-audit/departament_bankovskogo_audita_o_pravomernosti_vydachi_denezhnyh_sredstv_pod_otchet.html?print=yes

Выдача денег под отчет и возможные негативные последствия

Мой знакомый в силу специфики деятельности его организации (у них так принято) часто берет деньги «под отчет».

Стоит отметить, что данные деньги он расходует действительно на те цели, ради которых деньги он и получает (по крайней мере, говорит так), и подтверждает это соответствующими документами (чеками).

И он спросил меня недавно, возможны ли негативные последствия от такой «подотчетности»? Меня данный вопрос заинтересовал.

Выдача «под отчет» худо-бедно регулируется Положениием ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

П. 4.1. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002.

П. 4.4.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. …

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Полное погашение ранее полученной под отчет суммы — хорошее условие. Только вот нарушение условия не влечет же ничтожность последующей выдачи денег под отчет, а лишь является нарушением порядка ведения кассовых операций.

А о том, что подотчетному лицу выдаются подтверждающие «закрытие выдачи» документы нет ни слова (может было бы хорошо обязать руководителя/бухгалтера выдавать такие документы при получении авансового отчета?).

У знакомого так, например: он приносит чеки и бухгалтер прикрепляет их к соответствующим расходным кассовым ордерам. Вот и всё.

Претензий вроде бы к знакомому по работе нет и все хорошо. Пока…

А всякое ведь бывает и могут завтра чеки «пропасть» у бухгалтера. И результатом (как я вижу) будет его обязанность «опять» предоставить авансовый отчет с подтверждающими документами. А не предоставит — обязан вернуть полученные «под отчет» деньги?!

Про прием есть только норма про остаток.

П. 3.4. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру 0310001.

Но логично, вроде, следующее: подтверждения использования по назначению нет — значит вся сумма остаток.

Верни обратно или используй (если то, что использовал по назначению ранее, не можешь подтвердить) в соответствии с целью выдачи (что означает опять совершить уже выполненное ранее действие, но уже, получается, за свои деньги надо будет выполнять, ну и принести полученный чек). А чеки могут и бесконечно «пропадать»… Это совсем теоретически, конечно, но все-таки.

Можно, конечно, копии делать всех подтверждающих документов до передачи бухгалтеру. Но копии не панацея. Лучше уже, получается, совсем под отчет не брать 🙂

Или не всё так страшно?

Кстати, изучение выдачи денег «под отчет» раскрывает широкий спектр возможных злоупотреблений и переквалификаций в заем или, например, дарение. Интересный такой момент порядка ведения кассовых операций…

Источник: https://zakon.ru/discussion/2014/5/22/vydacha_deneg_pod_otchet_i_vozmozhnye_negativnye_posledstviya

Выдача в подотчет

В некоторых ситуациях организации необходимо выдать своим сотрудникам наличные деньги под отчет. В каких ситуациях это возможно, и как это делается, вы можете узнать из следующей статьи.

Подотчетные деньги – это наличность, которая выдается работнику компании (подотчетному лицу) на затраты, связанные с осуществлением деятельности предпринимателя или компании.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году может быть осуществлена на следующие цели:

На хозяйственные затраты;
На приобретение активов;
На расходы в командировке;
На оплату расчетов по контрактам;
На расходы филиалов и подразделений организации, находящихся на общем балансе.

Особенности выдачи наличности

Наличность на расходы в командировке выдается в размере, полагающемся на такие затраты.
Сотрудники, получившие наличность в подотчет, должны отчитываться о расходовании полученных сумм. Они должны сделать это в течение трех дней по истечению срока, на который выдавалась наличность.

Если средства выдавались на поездку в командировку, не позднее трех дней с момента возвращения из нее. Отчет происходит путем подачи в бухгалтерию специальной авансовой отчетности о потраченных суммах.
Наличность в подотчет может быть выдана только в том случае, если лицо полностью отчиталось по ранее полученным средствам.
Передавать полученные деньги посторонним лицам категорически запрещено.

Приказ о выдаче средств

Управляющим организации должен быть издан приказ, в котором прописывается процедура выдачи и списания денег под отчет. В нем должна содержаться следующая информация:

Список сотрудников, которые могут получать подотчетные средства (обязательно указывается должность, фамилия и инициалы работника);
Сроки, на которые может выдаваться наличность;
Порядок подачи и утверждения авансовой отчетности.

Сотрудники организации, которым управляющий компании дал право получать наличность по отчет, должны быть ознакомлены с данным приказом. Также, они должны будут поставить свою подпись, в подтверждение ознакомления.

Кроме того, с сотрудниками, числящимися в приказе, должен быть заключен контракт о материальной ответственности.

Образец приказа можно найти в статье.

На какой срок выдается наличность

Предприниматель или управляющий организации вправе сам решить, на какой срок выдать деньги. Законодательством данный вопрос не регулируется. Самое главное, чтобы этот срок был указан в заявлении сотрудника, и управляющий был полностью согласен с этим сроком.

Как уже было написано выше, подотчетная наличность должна быть возвращена не позднее, чем по истечению трех дней с момента окончания срока, на который выдавались средства. В случае если в заявлении не указывается, на какой срок сотрудник получает наличность, возвратить их нужно будет в течение трех дней с момента получения.

Если наличность была выдана на длительный период (к примеру, несколько месяцев), сотрудник имеет полное право не возвращать их до окончания назначенного срока. Досрочно их вернуть можно по собственному желанию, или при увольнении.

Документальное оформление выдачи

При выдаче подотчетных средств должны быть оформлены следующие документы:

Служебная записка от инициатора выдачи – в ней должно быть обоснование того, что выдача денег действительно нужна. Также, должен быть прописан исполнитель. Если инициатором выступает управляющий компании, оформлять данную записку нет необходимости.
Приказ руководства о подотчетных сотрудниках – в нем отражается, кому может быть выдана наличность и в каких суммах.
Кассовые ордера по расходу.
Специфические документы (с учетом содержания трудовых поручений). Такими документами могут выступать:

Удостоверение работника, направленного в командировку;
Рабочее задание;
Книга регистрации работников, отправленных в командировки;
Доверенности на оплату товаров и работ от лица компании, книги учета таких доверенностей.

Процедура выдачи наличности

Выдача денежных средств под отчет осуществляется в несколько этапов:

Проверка наличия долга по ранее предоставляемым суммам. Стоит узнать, не имеется ли у сотрудника долга по полученным ранее подотчетным деньгам. Если задолженность есть, выдавать деньги нельзя.
Получение заявление.

Сотрудник должен написать заявление на имя директора компании о выдаче ему денег под отчет. Законодательно установленной формы заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. Главное, чтобы в тексте было прописано: сумма выдаваемой наличности и срок выдачи.

Управляющий должен проставить на заявлении свою подпись и дату. Выдавать подотчетные средства без данного заявления нельзя.

После того, как заявление было получено и подписано, можно оформлять расходный кассовый ордер. Ордер может оформить:

Главный бухгалтер;
Бухгалтер или иной должностной сотрудник (в том числе кассир);
Управляющий компании (если отсутствует бухгалтер или главный бухгалтер).

Также, бухгалтер или главный бухгалтер должны подписать данный документ. Если ни одного из них нет на рабочем месте, расходник подписывает директор организации.

Подробнее о расходном кассовом ордере читайте в статье.

Кассир обязан проверить полученный расходник. Если он составлен верно, то получатель средств должен предъявить кассиру документ, подтверждающий личность. После этого подотчетные средства могут быть выданы из кассы. Получатель денег и кассир должны поставить на ордере свои подписи.

В кассовой книге необходимо сделать запись о выписанном ордере. При этом записи в кассовой книге необходимо сверять со сведениями из ордеров. Делать это должен или бухгалтер, или главный бухгалтер. Если они отсутствуют – управляющий компании.

Подробнее о кассовой книге читайте в статье.

Авансовый отчет

Подотчетный сотрудник должен отчитаться о полученных средствах. Сделать это нужно в виде авансового отчета. Данный отчет должен быть предоставлен сотрудником управляющему компании в течение трех дней со дня:

Истечения срока, на который были выданы деньги;
Возвращения из командировки;
Выхода на работу (с отпуска или с больничного).

К отчету необходимо приложить бумаги, которые могут подтвердить осуществление расходов. Этими документами могут быть различные чеки. Сдается данная отчетность либо бухгалтеру, либо главному бухгалтеру, а при их отсутствии – директору компании.

Сотрудник, которому был сдан отчет, должно проверить его на:

Наличие подтверждающих бумаг;
Целевое расходование денег;
Правильность оформления самого отчета и подтверждающих бумаг;
Соответствие потраченных сумм.

Срок проверки, утверждение отчета и окончательный расчет устанавливает директор организации. После того, как отчет был утвержден, подотчетные средства списываются с баланса организации.

Но не все так просто. Бывают случаи, когда сотрудник потратил больше или меньше денег, чем получил под отчет. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

Потратил меньше. В такой ситуации, для принятия денег обратно, главный бухгалтер должен оформить кассовый ордер по приходу, в котором он должен отразить возвращаемую сумму.
Потратил больше. После того, как авансовая отчетность была утверждена, перерасход возвращается сотруднику по ордеру по приходу. Реквизиты данного ордера должны быть внесены в авансовый отчет.

Образец приходного ордера можно найти в статье.

Также может возникнуть ситуация, когда сотрудник вовремя не отчитался о полученных средствах и не вернул остаток. В таком случае, не возвращенные деньги можно вычесть из его зарплаты. Для этого необходимо:

Получить согласие от сотрудника на вычет данной суммы (если он не согласится, можно взыскать деньги путем обращения в суд).
Управляющий организации должен издать приказ об удержании. Сделать это нужно в течение месяца со дня истечения срока возврата подотчетных средств. Если данный срок не соблюсти, получить деньги обратно можно будет только через суд.
Ознакомить сотрудника с текстом данного приказа.

Следует учитывать, что сумма удержаний должна быть не более двадцати процентов от суммы заработной платы сотрудника. Если размер долга больше, чем данный предел, удержания производятся из нескольких зарплат.

Максимальная сумма подотчета

В соответствии с законодательством, расчеты по одному договору должны составлять не более ста тысяч рублей. Считается, что данное ограничение нельзя превышать. Однако некоторые нюансы все же имеются.

Данное ограничение установлено только на расчеты по договорам между компаниями и предпринимателями. А на расчеты с гражданами, которыми являются работники организации, данный лимит не распространяется. В данные расчеты входят выдача наличности под отчет, выплата заработной платы и социальные выплаты.

Главное, чтобы при расчетах с предпринимателями и компаниями, сотрудники не превышали лимит в сто тысяч рублей.

То есть, руководитель организации может выдавать подотчет любую сумму средств, в пределах финансовых возможностей.

Могут ли кассиры получать подотчетные средства

Подотчетные деньги выдаются из кассы компании. Если касса в организации временно отсутствует, данные суммы можно выдавать кассирам. Однако данное действие обязательно должно быть согласовано с кредитной организацией.

То есть, организация может выдавать кассирам денежные средства на выплату зарплаты работникам при правильном оформлении всех необходимых документов.

Выдача в подотчет в бюджетных компаниях

Выдача наличности в подотчет в бюджетных компаниях полностью совпадает с процедурой выдачи в частных компаниях.

Если средства выдаются на расходы в командировке, их размер определяется или коллективным контрактом, или нормативным актом.

Денежные средства также выдаются только по заявлению работников. Обязательно нужно проверить, отчитался ли сотрудник за прошлые полученные деньги.

Спорные ситуации

Сотруднику нужно срочно получить подотчетные средства, а управляющий компании находится в отпуске – деньги может выдать или финансовый директор или бухгалтер, но только при наличии доверенности.
Директор в устной форме попросил бухгалтера выдать ему деньги – выдавать деньги нельзя, это можно сделать только по письменному заявлению.
Сотруднику необходима сумма более ста тысяч рублей – выдать наличность можно, так как предельный лимит распространяется только на расчеты с предпринимателями и организациями.
Если необходимо приобрести материалы по гражданско-правовому контракту, наличность выдается подрядчику – в данном случае никаких нарушений кассовой дисциплины нет, так как с июня 2016 года сотрудник, работающий по такому договору, считается сотрудником организации.
Бухгалтер настаивает на том, чтобы подотчетный сотрудник подписал договор о материальной ответственности – выдача наличности под отчет не служит основанием для заключения такого договора. Если сотрудником не будут возвращены оставшиеся средства, их можно будет удержать из зарплаты работника.

Небольшая памятка бухгалтерам

Бухгалтера всегда должны помнить следующие правила:

Работник должен написать заявление на получение наличности из кассы.
Операция по выдачи средств должна быть оформлена ордером по расходу.
Если средства израсходованы не полностью, они должны быть возвращены обратно в кассу.
Новый аванс нельзя выдать до тех пор, пока сотрудник не отчитался за старый.
Одному подотчетному лицу нельзя выдать более ста тысяч за один раз.
Расходование средств должно быть подтверждено документально (чеками, квитанциями, актами, накладными).
Для того чтобы подтвердить оплату товара, недостаточно одного кассового чека, нужен еще товарный.
Если деньги не были возвращены в установленный срок, их удерживают из зарплаты работника. На суммы подотчетный средств начисляется НДФЛ. Если возникнут спорные ситуации, их необходимо оспаривать через суд.

Подробнее о бухгалтерском учете подотчетных средств читайте в статье.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/vydacha-deneg-v-podotchet-iz-kassy

Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника

Осторожно! Проверяющие могут приравнять подотчетный долг директора к его личным доходам и начислить на эту сумму НДФЛ и взносы.

https://www.youtube.com/watch?v=3jciOq7V8Fc

Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы.

В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже).

Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

Главные преимущества и недостатки каждого способа

Способ	Преимущества	Главный недостаток	Какие документы оформить
Погасить долг по подотчету дивидендами	Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13)	Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга. Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы	Протокол общего собрания участников (учредителей). Справка-расчет начисленных дивидендов
Переоформить долг по подотчету в заем	Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ	Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени	Договор займа
Выдать материальную помощь или денежный подарок	Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы, а от взносов вообще освобожден	Нельзя списать на расходы подарки и денежную помощь	Заявление. Приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка)
Арендовать личное имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование	Не нужно платить страховые взносы, а в случае с компенсацией — и НДФЛ	На проверке надо будет доказать, что имущество директора действительно используется в производственной деятельности компании	Договор аренды или соглашение о выплате компенсации и приказ
Провести в учете личные расходы директора как расходы компании	Не нужно начислять НДФЛ и взносы. А расходы можно будет учесть при расчете налога на прибыль, конечно, если их обосновать	На проверке будет сложно доказать обоснованность личных расходов директора	Авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.)

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. А чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о негативных последствиях как для него самого, так и для компании (см. ниже.).

Чем незакрытый подотчет рискован для директора и компании

1. Накопившийся подотчет проверяющие сочтут личным доходом директора. Тогда налоговая начислит с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, директор взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб.

x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). И это без учета пеней и штрафов. Конечно, доначисления можно оспорить. Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012).

Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте?

2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ.

Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет.

Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины.

Погасить долг по подотчету дивидендами

Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.

Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды.

Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ).

Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г. №15-03-11/08–16893).

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки. Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от7 октября 2013г. №3073-У.

А дивиденды в этом документе не упоминаются. Прямой ответственности за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет. Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств.

А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО.

Если у вас ООО. Можно оформить зачет дивидендов в счет долга по подотчету либо выдать их наличными, предварительно сняв их с расчетного счета.

Пример 1: Как зачесть дивиденды в счет долга по подотчету

По итогам I квартала 2014 года чистая прибыль ООО «Весна» после уплаты налогов составила 266 000 руб. В июне директор — единственный учредитель компании Спиридонов С. А.

принял решение направить ее на выплату дивидендов. При этом его долг перед компанией по подотчетным средствам составляет 180 000 руб. Учредитель согласился оформить зачет дивидендов в счет погашения долга.

Компания не получает дивиденды от других организаций.

Тогда проводки будут такими:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

266 000 руб. — начислены дивиденды Спиридонову;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

23 940 руб. (266 000 руб. x 9%) — удержан НДФЛ;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 71

180 000 руб. — зачтены дивиденды в счет долга по подотчетным средствам;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 51

62 060 руб. (266 000 – 23 940 – 180 000) — перечислена Спиридонову оставшаяся сумма дивидендов.

Если у вас АО. С 1 января 2014 года акционерные общества выплачивают дивиденды строго по безналичному расчету (п. 8 ст. 42 Федерального закона от26 декабря 1995г. №208-ФЗ). А это означает, что сначала понадобится перечислить деньги на банковскую карточку или расчетный счет директора, а затем он должен будет вернуть эти деньги компании, то есть погасить подотчетный долг.

Оформлять зачет и выдавать наличные, как в случае с ООО, рискованно. Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.

Переоформить долг по подотчету в заем

Для кого подходит: Для всех компаний.

Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.

Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НКРФ). С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Осторожно! Зависший подотчет можно переоформить в заем. Но если он будет беспроцентным, то с материальной выгоды надо удерживать НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды.

Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов.

Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.

Пример 2: Как долг по подотчету заменить на договор займа

Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись:

Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51

92 000 руб. — выдан заем директору;

Дебет 51 Кредит 71

92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания №3073-У).

Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет.

Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.

Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.

Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от11 октября 2012г. №ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19).

Выдать директору матпомощь или денежный подарок

Для кого подходит: Для любой компании.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы.

Материальная помощь. Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19).

Осторожно! Чиновники требуют платить взносы с материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год на одного человека.

С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФот14мая 2013г. №17744/12 . Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда.

Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и ее работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо.

Даже если она и больше 4000 руб. Но эта точка зрения неизбежно приведет к спору с фондами.

Подарок. От НДФЛ освобождены подарки, стоимость которых составляет максимум 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НКРФ). Это правило распространяется и на подарки деньгами (п. 1 ст. 128, ст. 572 ГК РФ).

Взносы на подарок директору начислять не надо (письмо Минздравсоцразвития России от19мая 2010г. №1239–19). При этом передачу подарка, который стоит более 3000 руб., надо оформить письменным договором дарения.

Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда.

Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как обычная зарплата.

Обратите внимание! Передача денег в рамках договора дарения не облагается страховыми взносами.

Ни матпомощь, ни подарки при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Проводки в обоих случаях будут такими:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73

начислены материальная помощь или подарок;

Дебет 73 Кредит 50

выданы материальная помощь или подарок.

Пользоваться имуществом директора за плату

Для кого подходит: Для компаний, которым есть что взять в пользование у директора.

Еще один способ закрыть долг — взять у директора в аренду что-нибудь, что нужно компании, например автомобиль. И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно погашать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами она не облагается. При этом арендную плату в отличие от матпомощи и подарков можно списать в налоговые расходы.

Безопаснее, чтобы сумма, которую вы будете начислять директору, не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль.

Осторожно! Можно закрывать подотчет компенсацией за использование машины. Но этот расход нормируют в налоговом учете.

Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ вообще не понадобится, как и платить взносы. Основание — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, подпункт «и» пункта 2 части 1 Закона № 212-ФЗ.

Но при расчете налога на прибыль можно будет учесть только выплаты в пределах норм. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

В бухучете записи будут следующими:

Дебет 26 (44) Кредит 73

начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (арендная плата);

Дебет 73 Кредит 71

зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы.

Провести в учете личные расходы директора

Для кого подходит: Для компаний, которые не боятся судебного разбирательства и риска проиграть спор.

Самый отважный способ. Вещи, которые директор приобрел лично для себя, можно отразить в учете как расходы компании. Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию.

Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами.

У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.

Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля. Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет.

Июнь 2014 г.

Источник: https://www.mosbuhuslugi.ru/material/zakryt-dolg-podotchet-summy-sotrudnik-direktor