График документооборота для учетной политики — образец — все о налогах

График документооборота для учетной политики — образец

График документооборота для учетной политики — образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала.

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Итоги

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

упорядочить процесс работы с документами;
рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
сократить задержки времени при обработке документации;
избежать рабочих конфликтов;
осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

масштабов деятельности фирмы;
структуры предприятия;
особенностей построения системы управления;
видов применяемой первички;
иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2017-2018 годах».

сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/grafik_dokumentooborota_dlya_uchetnoj_politiki_obrazec/

Образец графика документооборота для учетной политики — в бюджетном учреждении, УСН в 2018 году

На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.

Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.

Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.

Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений.

Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.

Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:

базовые понятия;
какова его роль;
правовая база.

Базовые понятия

В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.

Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:

документооборот;
входящие документы;
исходящие документы;
первичная обработка;
предварительное рассмотрение;
исполнение;
таксировка;
котировка.

Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.

Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.

Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг.

«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.

Важно помнить о некоторых существенных моментах:

При обнаружении каких-либо ошибок	Осуществляется возвращение отправителю
В случае наличия повреждений упаковки следует выполнить максимально тщательную проверку	Наличия всех документов, бумаг (после вскрытия упаковка должна быть обязательно уничтожена)

Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления. Именно это называется «предварительным рассмотрением».

Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.

Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены.

За утерю исполнительных листов, судебных решений полагается серьезное наказание. Под ним подразумевается не только наложение штрафов или же иных наказаний, но также более серьезное.

no images were found

Некоторые действия подпадают под статьи Уголовного кодекса РФ. Обработка документации подразумевает под собой «таксировку», а также «контировку».

«Таксировка» — процедура вычисления стоимости хозяйственной операции. «Контировка» — обозначение в документации первичного характера специальных корреспондентских счетов.

Какова его роль

Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения.

Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право:

Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.

Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.

Правовая база

Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.

В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству:

Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:

основные положения, используемая терминология;
хранение и учет документации;
процедура комплектования;
как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.

Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.

Именно на такие моменты в первую очередь обращают внимание различные контролирующие организации. Таким образом, можно будет избежать штрафов, иных неприятных моментов.

Образец графика документооборота для учетной политики в 2018 году ↑

Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.

Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.

Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:

начальный этап составления;
что в результате;
заполненный пример.

Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.

Начальный этап составления

В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

главный бухгалтер;
руководитель предприятия.

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.

Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).

Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.

В графике всегда должна присутствовать следующая информация:

взаимосвязь;
сроки выполнения определенных работ.

Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы. На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное.

Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:

типовые;
индивидуальные;
унифицированные (на конкретном предприятии).

При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности.

Что в результате?

При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:

подразделений предприятия;
участвующих в формировании лиц.

Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией. Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.

Заполненный пример

В случае отсутствия соответствующего опыта составления документов данного типа стоит заранее ознакомиться с образцом. Так можно будет избежать необходимости тратить время на разработку нового формата.

Нюансы при составлении ↑

При составлении документа рассматриваемого типа, несмотря на отсутствие установленной на законодательном уровне унифицированной формы, необходимо учитывать некоторые нюансы.

Наибольшие сложности обычно вызывают следующие моменты:

в бюджетном учреждении;
при УСН.

В бюджетном учреждении

При составлении графика на предприятии данного типа необходимо будет заранее определиться со следующими важными моментами:

направлением движения документов;
сроки формирования, сдача в архив.

Отсутствие графика подобного рода может привести к неправильному отражению всевозможных хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

При УСН

При формировании его на предприятии с УСН следует отражать в нем следующие моменты:

элементы учетной политики;
основание для трансфера;
учет в целях налогообложения;
законодательные основания (со ссылками на нормативно-правовые документы).

Несмотря на отсутствие унифицированного формата графика документооборота необходимо обязательно его составлять.

При этом величина самой компании не имеет никакого значения – как и способ ведения бухгалтерского отчета (электронный, иной).

Источник: https://buhonline24.ru/nal-plan/uchetnaja-politika/obrazec-grafika-dokumentooborota-dlja-uchetnoj-politiki.html

Требования к учётной политике документооборота

Эффективный оборот документов способен повысить качество работы практически любой организации. Правильная организация документооборота влияет на всю деятельность компании. От неё зависит успех всех управленческой деятельности.

В 2018-ом году при проверках организаций налоговыми органами усиленное внимание уделяется проверке корректности документов. Это связано с тем, что эти данные являются основополагающим фактором при формировании вывода о качестве работы предприятия.

В нашем государства используется система, которая определяет назначения и вид каждого документа, а также их унификацию. Необходимо точно следовать общепринятым нормам составления форм и их заполнения. Также нужно соблюдать все требования и условия, в противном случае документы просто не будут обладать юридической силой.

Зачем это необходимо

График, на основе которого определяется учётная политика документооборота, очень важен. Для того чтобы понять это, нужно обратиться к положениям о документах времён Советского Союза.

Оно было принято в 1983-ем году и действует по сей день.

До тех пор, пока законодательством нашего государства не будет принят общероссийский стандарт бухгалтерии, советские правила буду являться основными.

Термин документооборот включает в себя следующие манипуляции с «первичкой»:

создание;
получение;
принятие и последующая обработка;
отправку в архив.

Все вышеописанные действия лежат на «плечах» главного бухгалтера. Именно он отвечает за корректность действий. Однако право принятия изменённых положений обладают только лишь владелец организации и уполномоченное управленческое лицо.

Первоначально, правильная учётная политика документооборота необходима отделам компании, специализирующимся на финансовой деятельности (отдел кадров, бухгалтерия, отдел снабжения, отчётные лица, отдел работы с сотрудниками и т.д.).

Уполномоченные лица обязаны заниматься созданием, отправкой и передачей документов согласно утверждённому графику. Для его соблюдения каждого сотрудника с обязанностями данного рода необходимо снабдить личной копией этого графика.

Она должна содержать следующие данные:

список документов его компетенции;
сроки их сдачи;
отделы организации, куда будут отправляться данные.

В свою очередь лицо, создавшее график, стоит в ответе за:

точное соблюдение составленного графика;
быстрое, а главное корректное формирования документов;
передача данных в отдел бухгалтерии согласно установленным срокам;
корректность всей информации, указанной в графике.

В большинстве случаев, задача мониторинга выполнения утверждённого графика лежит на главном бухгалтере. Однако могут быть исключения, бюджет, документооборот и т.д. может также контролироваться другим лицом.

Образец графика документооборота для учетной политики

Главные уточнения

Правила и первичные документы

Стандарты документооборота предусматривают создание графика со сроками получения, оформления и т.д., помимо этого определяется список лиц уполномоченных подписывать документ.

Также обязательно нужно учитывать, что требования главного бухгалтера необходимо соблюдать всем сотрудником кампании без исключения, включая структурные подразделение, которые обладают полномочиями в сфере финансов.

Любые операции, бланки для которых не существуют, согласно федеральному законодательству, проводятся с помощью собственноручно разработанных форм. При этом все основные реквизиты, присущие стандартным первичным документам, сохраняются.

Помимо этого, стандарты первичных документов включают:

номенклатуру документов, включая формы строгой отчётности;
для определённых документов создавать особые условия хранения с доступом только для уполномоченных лиц;
период формирования регистров учёта;
список сотрудников организации, обладающих правом получения различных доверенностей, с указанием их срока действия (не может превышать отметку в три года);
перевод данных, написанных на иностранных языках.

Положение, опубликованное в Федеральном законе под номером 402, обязательными реквизитами для любого первичного документа бухгалтерской отчётности являются:

название документа;
дата его составления;
наименование организации, которая разработала документ;
наличие фактов хозяйственной деятельности;
величина их измерения;
название должности лица, составившего первичный документ;
подпись этого лица, с расшифровкой фамилии и инициалов.

Важные этапы утверждения

Выбор конкретного вида учётной политики и его утверждение должен производиться согласно определённым требованиям (рациональность, полнота, осмотрительность, приоритет содержащихся данных, непротиворечивость и т.д.).

Основные этапы выглядят обработки документов и их утверждения выглядят следующим образом:

процесс составления и оформления;
перемещения документов по отделам организации;
их приём, обработка и дальнейшая передача в архив бухгалтерией.

Учётная политика организации может подвергнуться изменениям в следующих случаях:

законодательством были проведены изменения нормативных актов по бухгалтерским учётам;
организация создала или модернизировала способы ведения отчётности;
деятельность компании существенно поменялась.

Важно знать

Грамотно созданный процесс документооборота должен не только показывать бюджет и ведения деятельности проверяющим организациям, но и обеспечивать возможность простого поиска конкретного документа.

Первоначально, необходимо ознакомится с основным базовыми понятиями:

Документооборот	Это процесс создания основной документации и её хранения.
Выходящие данные	Все входящие данные, которые регистрируются в специально этого созданных каталогах (он может принимать как бумажный, так и электронный вид).
Исходящие данные	Аналогично предыдущему пункту, за исключением того, что обрабатываются не полученные, а отправленные данные.
Первоначальная обработка	Данный процесс подразумевает получение документов их проверку на правильность составления и т.д.
Исполнение	Выполнение действия, указанного в полученном документе.
Таксировка	Процесс вычисления общей стоимости конкретной хозяйственной операции.
Котировка	Указание данных в документах о первичном характере полученных отчётов.

Общие нюансы

Учётная политика документооборота создаётся на основании утверждённого приказа Министерства Финансов от 9 декабря 1998-го года. ПБУ регламентируют основы политики организации, которая создаётся главным бухгалтером предприятия.

Она включает в себя следующие утверждённые данные:

план счетов бухучёта;
используемые формы для создания первичных документов;
даты проведения инвентаризации всех имеющихся активов;
способы их оценки;
требования и условия документооборота;
регламент контроля хозяйственных операций.

Что входит в общую политику документооборота

Весь бухгалтерский учёт формируется исходя из его политики. Выполнение заданий, поставленных перед ним, напрямую касается процесса реализации документооборота. Учётная политика, принятая учреждением, обязательно утверждается каким-либо способом. Это может быть приказ или же распоряжение от уполномоченного лица.

Политика документооборота включает в себя:

самостоятельная установка организационной формы работы бухгалтерского отдела, исходящая их типа деятельности компании, условий и требования хозяйствования;
определение в заранее утверждённом порядке форм и методов организации учёта, документооборота и т.д.;
разработка систем внутреннего производственного учёта и отчётности;
формирование учётной политики по иным вопросам согласно установленному порядку.

При этом она утверждает:

способ проведения процесса инвентаризации, его метод и порядок;
требования и условия для проведения документооборота и обработки данных;
осуществление контроля над всеми хозяйственными операциями и т.д.

Последние инструкции

Новый электронный формат

В соответствии с принятыми поправками, которые были внесены 4-го марта 2018-го года, с 1-го июля семнадцатого года появится возможность использования нового формата документов в электронном формате.

С указанной даты будут использоваться два новых формата счета фактуры:

с дополнительной информацией, с наличием функции счета-фактуры, которая используется при расчётах суммы НДС, а также актов об отгрузке различных товаров, передача прав на владение чем-либо и т.д.;
с дополнительной информацией, с наличием функции о выполнении каких-либо работ, передачи прав на владение чем-либо и т.д., результатом выполнения которых будет являться изменение финансового положения обоих сторон.

Согласно четвёртому подпункту первого пункта 165-ой статьи Налогового Кодекса Российской Федерации, налогоплательщик обязан предоставлять копии документов, которые подтверждают экспорт чего-либо за пределы территории нашего государства.

Составление и внедрение расписания

Для того чтобы составить график документооборота необходимо провести предварительную подготовку.

Она включает в себя выполнение следующих манипуляций:

составление полного списка документов, которые будут подвергнуты обработке;
определение количества оригинальных экземпляров для каждого документа;
формирование таблицы соответствия типа документы с должностями сотрудников организации, обладающими правом их подписания;
сопоставление конкретного вила документа с ответственными за него сотрудниками;
точное указание сроков сдачи документов;
разработка методов контроля над исполнением графика документооборота;
выполнение каких-либо других нюансов графика.

Введение графика в учётную политику организации, при этом обязательно нужно выполнит несколько этапов:

утвердить график;
ознакомится с его причастными исполнителями;
оформить визуальные стенды в каждом отделе организации, для размещения копий графика;
наладить грамотное взаимодействие исполнителей графика между собой;
провести отладку софта, необходимого для автоматизации процесса обмена данными между сотрудниками предприятия;

Примерный график

График должен отражать фактический документооборот и включать в себя перечень процедур по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов.

Каждый его элемент должен быть грамотно составлен, тогда он поспособствует:

улучшению ответственности исполнителей;
выявлению и исключению ненужных документов;
общей рационализации деятельности.

График должен являться:

организационным регламентов;
средством обслуживания;
средством улучшения качества проводимой деятельности.

Исправление ошибок

Абсолютно все документы бухгалтерии должны быть составлены грамотно без каких-либо ошибок. Однако они заполняются людьми, которым свойственно допускать неточности. Чаще всего ошибки являются локальными, например, неправильно указанная дата или ошибка в написании названия чего-либо.

Исправить допущенную ошибку можно несколькими способами: корректурный, «красное сторно», дополнительная запись. Первым способ заключается в зачёркивании неверной информации тонкой чертой, второй – используется для корректировки ошибок в числах (поверх неверной информации красным цветом пишется верное число).

Дополнительная запись располагается возле ошибки при условии наличия свободного пространства.

Источник: https://buhuchetpro.ru/uchjotnaja-politika-dokumentooborota/

График документооборота для учетной политики 2018 года

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец.

Зачем нужен

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать.

Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

создание;
получение от контрагентов и др.;
принятие к учету;
обработку;
передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

документы по его компетенции;
сроки;
отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

соблюдение графика;
оперативное и правильное создание документов;
передачу документов вовремя в бухгалтерию;
их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Принципы составления

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

создание;
проверка;
обработка, занесение в базу;
передача в архив.

Как оформить

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так:

Однако образец 2018 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии. Также см. «Деньги в подотчет: как выдавать и оформлять».

Источник: https://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/grafik-dokoborot.html

График документооборота бюджетного учреждения

График документооборота – схема, описывающая движение первичных документов в учреждении. Соблюдение графика документооборота упрощает контроль фактов хозяйственной жизни, необходимый бухгалтеру, в том числе, для подготовки отчетности и снижения налоговых рисков. Особенности составления графика документооборота на примерах разъясняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Светлана Руденко, эксперт по бюджетному учету

Нужен ли график документооборота бюджетного учреждения?

Понятие графика документооборота не содержится ни в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ни в Инструкции № 157н. При этом ст. 9 Закона № 402 ФЗ и п.

9 Инструкции №157н определено, что лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для отражения в бухгалтерском учете. Согласно п.

6 Инструкции № 157н правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных учетных документов в соответствии с графиком документооборота, утверждаются в составе учетной политики учреждения.

Как правильно вести контроль хозяйственных операций T1M45S Все о графике бухгалтерского документооборота в учреждении 2016-10-03 true

Образец графика документооборота бюджетного учреждения можно посмотреть здесь

Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности бюджетного учреждения необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота.

Отсутствие в учреждении графика документооборота может привести к несвоевременному отражению хозяйственных операций в учете. Например, водитель-экспедитор передал в бухгалтерию накладные и счета фактуры от 29 марта только 20 апреля.

В связи с этим бухгалтерия не смогла принять к вычету НДС в I квартале. В таком случае, по мнению налоговиков, необходимо подавать уточненную декларацию.

Таким образом, в каждом учреждении в рамках учетной политики необходимо разработать и утвердить график документооборота – схему, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение.

Все новации законодательства – в статьях и сервисах журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Составление графика документооборота

Единой определенной законодательством формы графика документооборота нет. Учреждение самостоятельно разрабатывает график, исходя из особенностей своей деятельности и объема хозяйственных операций.

Учтите, что до сих пор действует положение Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 «О документах и документообороте в бухгалтерском учете».

В приложении к этому документу приведен пример графика документооборота в виде перечня работ.

Перед составлением графика документооборота необходимо проанализировать деятельность учреждения. Первый этап – определение перечня документов. Необходимо установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и определить перечень документов, которые образуются в процессе деятельности.

Второй этап – назначение ответственных лиц. Необходимо установить лиц, ответственных за оформление документов.

Работники, в должностные обязанности которых входит составление первичных документов, отвечают за их правильное оформление.

Этих же работников необходимо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Также следует определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов.

Третий этап – определение сроков. Сроки, в которые конкретный работник передает документы в бухгалтерию, – самое важное в графике документооборота.

Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со времени составления или исполнения документа.

Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр.

Четвертый этап – приведение документооборота в соответствие с законодательством.

Следует проанализировать, какие требования предъявляет законодательство к оформлению документов, совершению фактов хозяйственной жизни, отражению их в учете. Например, в соответствии с п. 3 ст.

168 Налогового кодекса РФ счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

В графике документооборота следует предусмотреть сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения. Сроки хранения документов в графике документооборота можно не указывать, поскольку они определены законодательно.

Перед утверждением графика документооборота целесообразно согласовать его со всеми заинтересованными лицами. После согласования график документооборота утверждается руководителем учреждения.

В график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

наименование документа;
составление документа: ответственное лицо, срок исполнения;
предоставление документа: ответственное лицо, срок исполнения;
обработка документа: ответственное лицо, срок исполнения;
передача в архив учреждения: ответственное лицо, срок передачи.

Образец графика документооборота в бюджетном учреждении можно посмотреть здесь. 2 раздела, которые должны быть в учетной политике – 2017 читайте в журнале →

Соблюдение графика документооборота

Ознакомление ответственных лиц с графиком документооборота – обязательная процедура. Каждому работнику, участвующему в документообороте, нужно знать, что, как и когда он будет делать. Есть два варианта:

Каждому исполнителю под роспись вручить выписку из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения (п. 5.5 Положения № 105).
Оформить дополнительный лист к графику документооборота, где работники распишутся в ознакомлении с графиком.

Обратите внимание: составленный по всей форме график документооборота дает право требовать представления документов в установленные сроки. Специалисты Роструда в письме от 18 декабря 2014 г.

№ 3251-6-1 подтвердили правомерность санкций за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации, в случае если положением о премировании организации предусмотрены условия лишения или снижения премиальных выплат.

С целью соблюдения графика документооборота в учреждении также необходимо внести изменения в должностные инструкции работников. Нужно включить соблюдение сроков представления документов в список обязанностей соответствующих сотрудников или закрепить обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом.

Как организовать контроль за поступлением документов

Учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Одна из задач главного бухгалтера и руководителя учреждения – организовать контроль за созданием, получением, обработкой и хранением документов (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи используйте:

график документооборота;
номенклатуру дел. Как изменился план счетов с 2017 года читайте в журнале →

Что проверить в полученных документах при соблюдении графика документооборота

Прежде чем принять первичный документ к учету, проверьте:

форму документа. Для разных случаев она может быть своя. Например, завскладом при приемке товара нашел расхождения по его количеству и качеству и составил акт приемки материалов (ф. 0504220). А ему нужно было составить и передать в бухгалтерию приходный ордер на приемку материальных ценностей (ф. 0504207). Завскладом составил документ не по той форме;
заполнение и все подписи ответственных сторон;
обязательные реквизиты;
факт операции, которая отражена в документе. При необходимости сличите документ с договором, к которому он относится.

Также проверьте, нет ли «красных» остатков в бухучете. Например, если кладовщик отдал акт о списании матзапасов, в котором количество выданных больше, чем отражено в бухучете. В этом случае бухгалтеру нужно вернуть акт кладовщику для проверки.

https://www.youtube.com/watch?v=Ba74-9vaa5c

Это следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Правила электронного документооборота в бухгалтерии читайте в журнале →

Образец приказа об утверждении графика документооборота

Пример графика документооборота

Первичные документы в графике бухгалтерского докуметооборота

Первичным документом оформляют каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Для первичных учетных документов есть унифицированные формы. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, разработайте ее самостоятельно. Собственные бланки утвердите в учетной политике.

Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Первичка и учетные регистры: что нового в 2017 году читайте в журнале →

Унифицированные формы в графике внутреннего докуметооборота

Унифицированные формы первичных документов для учреждений госсектора утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно. Исключение – формы по учету кассовых операций. Их менять нельзя, даже запрещено дополнять реквизитами.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя. Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. В каких случаях и как составлять приходный ордер (ф. 0504207) читайте в журнале →

Формы, которые разработали самостоятельно

Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике. В таких формах должны быть реквизиты:

наименование документа;
дата составления;
наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
величина натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;
наименование должностных лиц, которые совершили и оформили сделку, операцию или ответственны за ее оформление;
подписи ответственных лиц и их расшифровку или иные реквизиты, которые необходимы для их идентификации;
информация, которую субъекты учета (администраторы доходов бюджета) предоставляют в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).

Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделах III, IV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.

Например, в перечне унифицированных документов акта выполненных работ (оказанных услуг) нет. Поэтому форму акта учреждение вправе утвердить самостоятельно. При разработке этой формы используйте перечень обязательных реквизитов. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186. Все изменения в вашей работе с 1 января 2017 года читайте в журнале →

Как нумеровать и подшивать первичку

Все первичные документы в бухгалтерии должны быть пронумерованы, подписаны и скреплены печатью учреждения. После этого их нужно подшить в папки. А в конце каждого месяца бухгалтерия распечатывает регистры учета и раскладывает их в эти же папки.

Это установлено в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

А для кассовых документов есть свои особенности в нумерации и брошюровании. Нарушения в первичке: как избежать претензий ревизоров читайте в журнале →

Регистры

Данные из первичных документов отражают в бухгалтерских регистрах. Регистры – это перечни операций в хронологическом порядке, которые сгруппированы по счетам бухучета. Их ведут в виде книг, журналов, карточек. Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Регистры ведите по унифицированным формам. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, можете разработать ее самостоятельно. Собственные регистры закрепите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Что вы знаете о налоговом регистре? читайте в журнале →

Унифицированные формы в графике документооборота учреждения

Унифицированные формы регистров бухучета и указания, как их заполнять, утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя.

Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Формы, которые разработали самостоятельно

Если форма регистра не унифицирована, учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Также в качестве регистров можно применять формы, которые настроены в вашей бухгалтерской программе. Например, оборотка, карточка счета, анализ счета и т. п. Главное, чтобы неунифицированные формы были утверждены в учетной политике и включали обязательные реквизиты:

наименование регистра;
наименование учреждения;
дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
величина денежного и (или) натурального измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;
наименования должностей сотрудников, ответственных за ведение регистра;
подписи сотрудников, которые ведут эти регистры, с указанием их фамилий и инициалов или других реквизитов для идентификации этих лиц.
Такие правила установлены в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При регистрации объектов бухучета в регистрах не допускаются:

пропуски или изъятия;
тражение мнимых и притворных объектов бухучета.

Такие правила определены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Образец графика документооборота бюджетного учреждения можно посмотреть здесь

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3651-grafik-dokumentooborota-uchrejdeniya

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь — образец графика документооборота в бухгалтерии 2017.

Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии — своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации.

Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок.

Для этого нужен график — специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии — это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.

График документооборота в бухгалтерии бланк

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

определяет порядок создания и движения первичной документации;
позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха.

В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками.

Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год:

Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел.

Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

См. Производственный календарь 2017

См. также производственный календарь на 2019

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
сдача документа в бухгалтерию;
обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График документооборота в бухгалтерии бланк

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец — ниже.

Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/51898-grafik-dokumentooborota-v-buhgalterii-obrazets-2017-qqq-17-m06