Как правильно оформляется командировка за границу? — все о налогах

Как правильно оформляется командировка за границу?

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Оформляем загранкомандировку

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

Итоги

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

• которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
• отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

• ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
• получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

• обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
• указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
• поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

• отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
• прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

• неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
• штрафы;
• судебные задолженности;
• алименты;
• налоги;
• просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

• 10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
• 30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках.

К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ.

Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Cкачать таблицу

Итоги

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки.

При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы.

Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kak_pravilno_oformlyaetsya_komandirovka_za_granicu/

Командировка за рубеж: правовые и налоговые аспекты

Как правильно оформить документы для заграничной командировки работника и какие аспекты законодательства стоит учесть в первую очередь рассказывает Ирина Буцкая, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения «»

На практике возникают ситуации, когда работника переводят на работу за рубеж в материнскую организацию. Но период оформления рабочей визы может занять длительное время.

В связи с этим работника могут направить в командировку за границу в материнскую компанию на период оформления документов, необходимых для оформления рабочей визы.

В кадрах и бухгалтерии в этом случае может возникнуть два вопроса:

1. Как оформить — как перевод к другому работодателю или как длительную командировку.
2. Где будет начисляться заработная плата — в России или за рубежом?

От ответов на эти вопросы будет зависеть и прибыль организации, ведь если расходы несет организация, зарегистрированная на территории РФ, то она может уменьшить свои доходы на расходы, понесенные за данного работника.

Изначально стоит отметить, что ст.

166 ТК РФ установлено, что поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы будет являться командировкой.

При этом максимальный срок командировки не установлен. Срок командировки компания определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

В связи с тем, что работник направляется в другую организацию для выполнения служебного задания своего работодателя, то необходимо оформить служебную командировку. ТК РФ устанавливает гарантии при направлении в командировку.

Такими гарантиями являются возмещение расходов по проезду, проживанию и выплата суточных. Кроме этого период нахождения в командировке оплачивается по среднему заработку.

Обязанность по оплате труда работников возлагается на работодателя, которым в данном случае будет являться российская компания.

В отношении налогового законодательства мы можем отметить, что организация вправе учесть расходы только в том случае, если они экономически обоснованы и направлены на получение прибыли. Данное требование установлено ст. 252 НК РФ.

На практике складывается ситуация, когда организации в суде доказывают обоснованность длительных командировок за рубеж.

Так в Московском арбитражном суде в 2015 году рассматривался подобный спор.

ИФНС утверждали, что сотрудники предприятия, находившиеся на территории иностранного государства непрерывно в течение более 183 дней в календарном году, фактически исполняют все свои трудовые функции вне основного места работы, что не отвечает понятию служебной командировки.

Но суд установил, что на предприятии имеется локальный акт об утверждении размера командировочных расходов, включая суточные, в случае направления в заграничную служебную командировку; затраты на служебные командировки оформлены служебными поручениями, авансовыми отчетами и иными первичными документами; командированные сотрудники выполняли за пределами РФ лишь часть своих трудовых функций. Поэтому работники направлялись именно в служебные командировки и выплаченные им суммы являются суточными, подлежащими учету в составе расходов по налогу на прибыль.

В других судебных решениях мы можем увидеть вывод, сделанный судами о том, что при направлении работников за границу на длительный период времени, когда все трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, выполняют по месту работы в иностранном государстве, получаемое ими вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства, которое относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации. Как пример можем привести Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.06.2016 N Ф07-3166/2016.

Как мы с вами видим, то при направлении работника в длительную заграничную командировку следует в задании указывать не только те должностные обязанности, которые указаны в Трудовом договоре, но и дополнительные поручения. В этом случае расходы по оплате командировочных расходов будут обоснованы.

Источник: https://delovoymir.biz/komandirovka-za-rubezh.html

Командировка за границу: суточные, документы, расходы

Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?

Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.

Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.

Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.

Командировка за границу:  основные расходы

Суточные при командировке за границу

Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.

По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.

Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.

Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.

Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.

При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.

Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.

Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.

Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.

Расходы на проезд

Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).

Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.

Расходы на проживание

В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.

Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.

Расходы на оформление загранпаспорта

Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.

Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.

Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Расходы на получение визы

Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.

Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера.

Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов.

Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.

Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.

Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.

Прочие расходы на зарубежную командировку

Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.

Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.

Документальное оформление командировки за границу

Оформление зарубежной командировки начинается с приказа, в котором прописываются сроки ее проведения, место назначения, реквизитов лица, направляемого в зарубежную поездку.

Кроме того, оформляется служебное задание на командировку и авансовый отчет, все так же, как и при обычной командировки по РФ.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять командировочное удостоверение. Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.

Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.

Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте здесь. Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.

При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://online-buhuchet.ru/komandirovka-za-granicu/

Суточные при загранкомандировках: нормы расходов и порядок учета

Осуществляя свой бизнес, хозяйствующий субъект в целях его расширения и поиска новых клиентов, заключает различные контракты за рубежом.

Поэтому руководству компании приходится либо ехать самим, либо отправлять определенных должностных лиц в служебные поездки за границу.

При этом нужно помнить суточные при загранкомандировках в 2018 году – нормы и учет имеют некоторые отличия от поездок внутри страны.

Основные изменения в 2017-2018 годах

Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.

В связи с этим на командировочные расходы и порядок нормирования суточных распространились правила, которые использовались при налогообложении НДФЛ.

Поэтому при исчислении базы по страховым взносам необходимо помнить, что отчисления начисляются на суммы превышения установленных нормативов по суточным в загранкомандировках.

Напомним, что предприятие имеет право самостоятельно определять размер суточных по служебным поездкам за рубеж, и они могут быть больше норматива, определенного НК РФ.

Его оно должно утвердить в существующем локальном актах, например, в Положении о командировках, Коллективном договоре и т.д. Такой порядок исчисления взносов распространяется и на компенсацию расходов по однодневным командировкам.

бухпроффи

Внимание! Старые правила действуют только при исчислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве, так как они остались в администрировании ФСС. Каких-либо заявленных новшеств по регулированию служебных поездок за рубеж в 2018 году не ожидается.

Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году

Законодательство определяет, что размер суточных предприятие устанавливает самостоятельно, ориентируясь на свои финансовые возможности и цели, которые должны быть достигнуты в результате поездки. Определяя размер можно исходить из действующих норм, установленных соответствующим Постановлением о загранпоездках, обязательных к исполнению бюджетными организациями.

Также можно учитывать имеющий опыт по произведенным расходам в командировках в определенные страны, который есть либо у самого предприятия, либо у его партнеров.

Для утверждения размера суточных хозяйствующий субъект закрепляет определенный размер в своем внутреннем положении, например, в Положении о командировках.

Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС.

бухпроффи

Внимание! НК РФ устанавливает нормы суточных при загранкомандировках в размере 2500 рублей за каждый день подобной поездки. Этой нормой следует руководиться, когда исчисляется НДФЛ и страховые взносы.

Какие существуют нормы для заграничной командировки

Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.

Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.

Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:

Иностранное государство — место командировки	Размер суточных, выраженный в долларах США
Великобритания	69
Германия	65
Китай	67
Турция	64
США	72

бухпроффи

Внимание! Кроме этого, этот акт устанавливает и надбавки к нормам для определенных категорий работников, направляемых в иностранные поездки. Коммерческие компании могут использовать нормы данного Постановления, или применять разработанные на его основе свои нормативы.

Скачать нормы суточных при заграничных командировках (Приложение №1) в формате Word.

Скачать размеры надбавок к зарубежной поездке (Приложение №2) в формате Wod.

Особенности заграничной командировки

Оформление загранпоездки похоже на оформление обычной служебной командировки, но имеет ряд особенностей. Рассмотрим их подробнее.

В какой валюте выдавать командировочные

Отвечая на этот вопрос бухгалтерия компании должна прежде всего определить количество дней командировки, когда работник будет находиться на территории России, а когда в иностранном государстве.

Нормы права определяют, что суточные, когда работник еще находится на территории России следует выплачивать в рублях. Например, время пока он добирается до аэропорта и т. д.

Дни же, приходящиеся на территорию иностранного государства надо оплачивать работнику в иностранной валюте. При этом возникает ситуация, когда в один день сотрудник фирмы был и в России и за рубежом.

Здесь действует правило, согласно которому дни отправления из страны подлежат оплате в иностранной валюте, а дни прибытия в Россию – в российской валюте (рублях).

бухпроффи

Внимание! Субъекту бизнеса дано право в своем локальном акте определять иной порядок выдачи суточных сотруднику, отправляющемуся в командировку.

Что если сотруднику необходимо докупить валюту за рубежом

Организация имеет право не выдавать работнику подотчетные средства в валюте, а передать рублевый эквивалент. При этом он должен будет по прибытии в страну назначения приобрести самостоятельно валюту на эту сумму.

Подтверждающим документов в этом случае будет справка из банка, в которой будет указываться курс и дата приобретения.

При расходовании данной валюты работник должен получать оправдательные документы. Они принимаются к учету по курсу на дату, в которую был составлен бланк.

бухпроффи

Важно! Суточные по поездке учитываются по курсу, который был установлен банком на дату сдачи авансового отчета по командировке.

Часть поездки по России, а часть за границей

Оформление такого рода командировки не должно представлять сложностей.

Поездку необходимо разделить на три отрезка — время поездки по России, время поездки по другому государству, день возвращения в Россию и поездка на свое предприятие.

На всю командировку выписывается единый пакет документов. Если для поездки оформляется служебное задание, то в нем подробно указываются задачи на каждый отрезок поездки.

бухпроффи

Внимание! При расчете суточных используются стандартные правила. Дни нахождения на территории страны рассчитываются по внутренним нормам. После этого дни нахождения в иностранном государстве, включая день прохождения паспортного контроля — по нормам страны назначения.

После этого будет еще один отрезок, как минимум состоящий из одного дня — это возвращение из страны и, возможно, путь по России в свою организацию. Суточные за эти дни опять выплачиваются по нормам внутренних поездок.

Сотрудник вернулся из поездки и снова уехал в тот же день

В процессе производственной деятельности может возникать ситуация, что работник утром приезжает из одной командировки, а вечером уже должен отбыть в другую.

По закону такое не запрещается. Правда, в нормативных документов нет указаний, как именно нужно оформлять такую ситуацию. В результате, есть два способа.

При первом способе оформление командировки по каждой поездке производится в полной мере — выписываются два приказа, два командировочных удостоверения, два задания и т. д.

Суточные работодатель также обязан выплатить в полной мере по всем дням поездок, включая дни нахождения в дороге. В таком случае день, в который обе поездки будут пересекаться, должен быть оплачен в двойной мере, поскольку он является и днем завершения первой поездки, и днем начала второй.

Второй способ — объединить поездки. Если сразу известно, что предстоит ехать в новую поездку, необходимо сразу оформить документы на продление поездки. Нужно помнить, что по закону длительность служебной командировки не ограничивается, и этот момент полностью отдан на усмотрение организации.

Все время поездки нужно разбить на отрезки исходя из нахождения в разных странах, и для каждого из них рассчитать суточные на основании принятой для этой страны нормы.

Дата прибытия считается по билету или по таможенному контролю

В постановлении №749 прямо указан ответ на этот вопрос — даты пересечения границ государств устанавливаются по штампу на постах таможенного контроля.

Это правило используется при определении размера суточных, поскольку день выезда из России считается как день нахождения за границей, а день въезда — как день на территории России.

День прилета может отличаться от дня, проставленного в паспорте. К примеру, самолет сел в аэропорту иностранного государства до 24-00, но таможенный контроль работник прошел уже в новых сутках, т. е. после 24-00. В связи с этим день фактического прилета ему будет считаться как день в России, а день прохождения таможни — уже как день заграничной командировки.

Однако из данного правила существует исключение. При передвижениях между странами Таможенного союза штампы в паспортах не ставятся. В этой ситуации дни пересечения границы будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении, а при его отсутствии — по проездным документам.

бухпроффи

Внимание! Правила при этом действуют те же — день отлета либо прибытия считаются как зарубежная командировка, а день вылета либо выбытия — как командировка внутри России.

Учет суточных

В отличие от российских поездок, при командировках за границу учет операций необходимо вести как в рублях, так и в валюте принимающей стороны, с учетом возникающих колебаний курса.

Д71 — К50/2 — выданы суточные из валютной кассы

Д71 — К50/1 — выданы суточные в рублях (для периода нахождения в России либо для самостоятельного приобретения валюты)

Д 20, 23, 25, 26, 44 — К71 — принят к учету авансовый отчет. Суточные в рублях списываются напрямую, в валюте — с пересчетом по курсу принятия отчета.

Д91 — К71 — списывается на расходы отрицательная курсовая разница по валюте

Д50 — К71 — возвращен в кассу остаток аванса

Д71 — К50 — выдан перерасход по командировочным суммам

Д70 — К68 — начислен НДФЛ на превышение норм суточных

Для целей налогообложения установлен лимит суточные при загранпоездках — 2500 рублей. При выдаче средств в пределах этой суммы, они не подлежат обложению налогами и не включаются в декларации и отчеты.

Однако, если размер суточных был больше, то на сумму превышения начисляется налог. Это происходит в завершающий день месяца, в котором был принят отчет к учету. Полученный размер налога удерживается из зарплаты. Кроме этого, данную сумму нужно будет показать в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

бухпроффи

Внимание! В связи с переходом управления взносами в налоговую, размер превышений дополнительно нужно будет обложить всеми типами платежей в соцфонды, кроме травматизма. Это выполняется в завершающий день месяца, в котором был сдан отчет, путем включения превышающей суммы в базу для расчета.

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/sutochnye-pri-zagrankomandirovkah.html

Суточные за границей в 2018 году

Пребывание сотрудника в поездке по распоряжению руководителя организации и для осуществления служебных поручений оплачивается с учетом средней заработной платы и суточных за все проведенные в командировке календарные дни.

В текущем 2018 году правительство не изменило порядок выплаты командировочных за границей государства.

Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:

• находятся в декрете;
• имеют оформленные ученические договорные соглашения;
• состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
• являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.

Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.

В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам:

• женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
• у которых есть ребенок-инвалид;
• если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
• с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.

Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.

Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812 от 26 декабря 2005 года, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник. Их можно представить таблицей.

Установленные нормыРазмер суточных, в долларах США

Белоруссия	57
Украина	53
Соединенные Штаты Америки	72
Германия	65
Великобритания	69
Франция	65
Абхазия	54
Грузия	54
Латвия	55
Таджикистан	60
Молдавия	53

Таблица с размерами

В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812 от 26 декабря 2005 года, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник. Их можно представить таблицей.

Отличия от суточных по России

Размер командировочных выплат за пребывание на территории за пределами Российской Федерации составляет не больше 2500 рублей для одного работника. Для рабочих поездок внутри российского государства их величина не превышает 700 рублей на сотрудника.

Оплата суточных, когда командировка за пределы России длилась только один день, производится в размере 50% от общей стоимости, назначенной внутренними правилами организации.

Поездка в рабочих целях, той же длительностью, но в пределах Российской Федерации подразумевает отсутствие выплат суточных. Руководители организаций могут установить локальными нормативными актами возмещение сотруднику затрат, связанных с данным выездом.

Главное отличие суточных заключается в том, что на территории России они предоставляются в рублях, а за границей – в определенной для страны валюте.

Оплата рабочей поездки служащим производится непосредственно перед ее началом. Руководство предварительно определяет сумму к выдаче должностному лицу.

Отправляясь в командировку, он должен иметь денежные средства на руках. Сроки выдачи командировочных регулируются законодательством.

Но работнику следует подтвердить все затраты, связанные с поездкой, сразу в день возвращения на рабочее место. Он предоставляет чеки и квитанции в отдел бухгалтерии, согласно которым производятся соответствующие выплаты за осуществленные расходы.

Бюджетным работникам перед отправлением в заграничную командировку необходимо ознакомиться с Постановлением Правительства РФ №812, принятым 26 декабря 2005 года. Данный законодательный акт предусматривает суммы компенсаций за сутки и проживание, установленные двумя Министерствами: иностранным и финансовым.

Затраты иностранных организаций также учитывают при начислении командировочных. Компания, принимающая сотрудника из России, может предоставить ему денежные средства на личные нужды. В этом случае организация, направившая служащего в рабочую поездку, не производит оплату его суточных.

Когда иностранное предприятие не возмещает личные потребности командировочного в валюте, но компенсирует ему питание, то производится оплата суточных, величина которых составит 30% от нормы. Возмещение за проживание рассчитывается согласно стоимости за одноместный номер в гостинице среднего класса.

Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение, какую валюту использовать для перечисления суточных за пределами своей страны. Однако служащему выдается соответствующая сумма в рублях, эквивалентная валюте.

Суточные рассчитывают в следующем порядке:

1. Если сотрудник был направлен в рабочую поездку за границу, должна быть произведена оплата его проживания в соответствии с законодательными нормами, соответствующие заграничным командировкам и странам, куда отправляется служащий.
2. Возвращение должностного лица из за границы на рабочее место сопровождается выплатой суточных в соответствии с российскими нормами. Организация должна произвести оплату до того момента, когда он пересекает границу, а именно, днем ранее.
3. При условии посещения во время рабочей поездки нескольких стран суточные рассчитывают согласно государственным нормам, учитывая место пребывания сотрудника в последний день командировки.

Порядок выплаты

Возмещение командировочных затрат должностному лицу производится за каждые сутки пребывания в поездке. В том числе компенсация распространяется на праздники, выходные, а также те дни, когда работник находился в дороге, включая неизбежные остановки.

Когда должностное лицо в командировке заболевает, ему оплачивают проживание за все время его нетрудоспособности по больничному листу, который выписывает медицинское учреждение.

Перечень затрат за весь период командировки сотрудник отражает авансовым отчетом, подтверждая их документами. Издержки, связанные с проездом, обосновываются:

• железнодорожными либо электронными билетами, маршрут- квитанциями;
• авиабилетами или контрольными купонами, посадочными талонами.

Для подтверждения расходов на проживание служащему достаточно предъявить руководству счет отеля, переведенный подробно на русский язык. Причины, связанные с использованием суточных, нет необходимости доказывать квитанциями или чеками.

Особенности налогообложения и страховых взносов

Нормирование суточных за командировку в иностранных государствах для расчета налогов и перечислений в страховой фонд производить нет необходимости. Зависимость норм и учета выражается суммами, предусмотренными во внутренних документах, а именно, в коллективном договоре, положении по командировкам.

Если произвели возмещение суточных иностранной валютой, расчет налога на прибыль в таком случае осуществляется путем перевода данной суммы в российские рубли, согласно официальному курсу Центрального Банка на момент предоставления компенсации. Это правило прописано в пункте 10 статьи 272 Налогового кодекса Российской Федерации.

Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных.

Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса.

К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.

Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.

Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации. Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.

Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://znaybiz.ru/kadry/rezhim/komandirovki/sutochnye-za-granicej.html

Командировка за границу: тонкости учета

9 Февраля, 2018

Екатерина Ермакова

Менеджер проектов компании «Интеркомп»

Что касается учета трат сотрудников, отправленных в рабочую поездку, то для того, чтобы такие расходы принять к учету в целях налога на прибыль, они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ).

Это первый факт, о котором ни в коем случае не нужно забывать.

Удивительно, но несмотря на то, что эта истина повторяется из уст в уста, на практике не так часто встретишь компанию, у которой все «командировочные» документы в идеальном порядке. 

Командировочные расходы согласно ТК РФ и НК РФ включают в себя: 

— траты на проезд;  — расходы по найму жилого помещения;  — дополнительные траты, связанные с проживанием;   

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. 

Документы, оформленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод, который может выполнить даже сам сотрудник (Приказ Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Исключением являются авиабилеты, которые не требуют перевода (письмо ФНС России от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@).

Авиабилеты 

Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2017 г. № 03-03-06/1/65743).

При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2017 г. № 03-03-06/1/65743). 

Расчет бонусами 

Еще один любопытный факт. При пользовании банковскими картами при расчетах мы часто получаем бонусы. Например, на бонусы можно купить авиа- или железнодорожные билеты.

Так, если билет оплачен бонусами сотрудника, накопленными на своей личной банковской карте по программе лояльности, то для учета такого билета опираться необходимо исключительно на документы.

Например, в билете РЖД за бонусы некоторых банков на билете указывается, что он оплачен наличными, в этом случае следует возместить расходы в полном объеме.

То же самое нужно сделать, если нет пометки о способе оплаты: опять же необходимо, как обычно, возместить «расходы» на проезд сотруднику, кстати, и НДС по таким тратам можно будет принять к вычету. А вот если на билете есть отметка, что денег за него сотрудник не платил, то в этом случае факт расхода отсутствует и работнику ничего не возмещается, получается, что сотрудник фактически сэкономил деньги компании. 

Невозвратный билет 

В случае если приобретен так называемый «невозвратный» авиабилет, при расторжении договора перевозки его стоимость не возвращается (подп. 4 п. 1 ст. 108 Воздушного кодекса РФ). Повторюсь, согласно НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами можно признать обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст.

 252 НК РФ). В то же время НК РФ уточняет, что к прочим расходам относятся траты на командировки, в частности, на проезд сотрудника к месту пребывания и обратно (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

То, что командировка не состоялась, не говорит о том, что расходы на покупку билета можно считать необоснованными, тем более, что невозвратные билеты стоят намного дешевле.

Ситуация, опять же, спорная, но я считаю, что стоимость невозвратного авиабилета можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль, даже если командировка не состоялась. К авансовому отчету помимо билета в этом случае необходимо приложить документ, подтверждающий, что билет является невозвратным.

Продолжим тему отмененных командировок. Рассмотрим пример: руководитель издал приказ о направлении сотрудника в загранкомандировку. Для оплаты сбора на выдачу визы сотруднику были выданы средства в сумме 5000 рублей. Через несколько дней поездка была отменена по распоряжению директора.

Сотрудник представил авансовый отчет с подтверждающими оплату сбора документами. Работникам возмещаются подтвержденные расходы как по России, так и за ее пределами, в том числе расходы на получение виз. При этом расходы должны быть еще и экономически обоснованы.

Вопрос об экономической обоснованности трат на визу в случае отмены загранкомандировки является спорным, но по мнению Минфина, а также налоговых органов, расходы на оформ­ление и выдачу виз по несостоявшимся командировкам не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, поскольку они не соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ (п. 1 письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134, п. 1 письма ФНС России от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756@). 

Квалификация выплат 

Что касается НДФЛ, то здесь ситуация иная. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса расходы на командировки не включаются в доход, подлежащий налогообложению.

Согласно официальной позиции, отмена командировки не изменяет квалификацию такого вида выплат, как возмещение расходов на получение виз, поэтому произведенные сотруднику выплаты на возмещение расходов по получению визы не подлежат обложению НДФЛ даже в случае отмены поездки (п. 2 письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Личная карта 

Компания перечисляет аванс на командировочные расходы своему сотруднику на его банковскую карту в рублях. Сотрудник оплачивает этой картой в том числе расходы в командировках за границей.

В этом случае Минфин считает, что расходы следует определять исходя из потраченной суммы согласно первичным документам по обменному курсу, установленному банком на дату списания средств (письма от 22 января 2016 г. № 03-03-06/1/2318, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128).

Документом, подтверждающим курс, может быть выписка с карточного счета сотрудника, где будет виден курс списания, такая выписка должна быть заверена банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). 

В иностранной валюте 

Вопросы часто возникают по учету расходов в иностранной валюте. На самом деле здесь все достаточно просто.

Если сотрудник приложил к авансовому отчету по загранкомандировке документ, который подтверждает курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке), то валютные расходы пересчитываются в рубли по курсу, указанному в этой бумаге (письма Минфина от 21 января 2016 г.

№ 03-03-06/1/2059, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128).

Если такого документа нет, то расходы, понесенные в иностранной валюте, надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ: в части средств, выданных авансом сотруднику под отчет перед командировкой, — на дату выдачи аванса (письмо Минфина от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059); в части, не покрытой авансом (то есть в сумме перерасхода), — на дату утверждения авансового отчета по загранкомандировке (письмо Минфина от 6 июня 2011 г. № 03-03-06/1/324). 

Иностранные налоги 

Зачастую сотрудники прикладывают к авансовым отчетам по заграничным командировкам оправдательные документы, где отдельной строкой выделены иностранные налоги.

Согласно позиции Минфина и ФНС, статья 270 НК РФ содержит закрытый перечень неучитываемых трат, иностранные налоги там не указаны.

В связи с этим налоги, уплаченные за рубежом, можно учесть в целях налогообложения прибыли на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Приезд иностранца в РФ 

И немного о приглашенных в Россию для переговоров иностранцах. Миграционный учет в России регламентирует Федеральный закон от 18 июля 2006 года № 109-ФЗ.

Для того чтобы иностранец приехал в российскую компанию в командировку, фирма должна его пригласить. Как правило, для деловых визитов оформляется деловая виза. Существует несколько типов и разновидностей деловых виз.

Виза выдается на 90 дней с возможностью однократного или двукратного въезда либо сроком до 12 месяцев (мультивиза).

То, что командировка не состоялась, не говорит о том, что расходы на покупку билета можно считать необоснованными. Ситуация спорная, я думаю, что стоимость невозвратного авиабилета можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль. 

После пересечения границы России иностранец должен встать на миграционный учет в течение семи дней.

Для граждан некоторых стран установлены иные сроки, например, 30 дней для резидентов Белоруссии, 15 дней для граждан Таджикистана. Если иностранец поселился в гостинице, то гостиница поставит его на учет.

Если вы решили поселить командированного иностранца в корпоративной квартире, то обязанность по регистрации будет лежать на компании. 

Что касается оформления командировочных расходов, то тут будут действовать законы той страны, откуда приехал иностранец. Российская сторона ничего оформлять не обязана. Встречаются случаи, когда российская сторона оплачивает часть расходов на проживание командированного иностранца.

В таком случае компания может перевыставить эти расходы иностранной организации, если у них заключен договор и такая возможность в нем предусмотрена. Если такой возможности нет, то расходы нельзя будет учесть в целях налогообложения прибыли, так как между вашей компанией и иностранцем отсутствуют трудовые отношения.

Пребывание иностранца в России сроком более 90 дней в течение 12 месяцев может быть обусловлено только трудовыми отношениями.

Источник: https://www.intercomp.ru/press-center/articles/komandirovka-za-granitsu-tonkosti-ucheta/

Командировка за границу 2018 — нормы суточных, расходы, документы ,оформление

Поездка за границу – дело далеко не новое. За границу ездят на отдых, в свадебное путешествие, по работе и по каким-либо другим причинам.
Если говорить про рабочие командировки за рубеж, то причин для них может быть много. Обычно, в командировку отправляют для обмена опытом, подписания соглашений по поставкам и т.д.

Законодательная база

Поездка за границу в ходе трудовой деятельности считается рабочей командировкой, согласно ст. 166 ТК Российской Федерации.

Перед тем, как отправить того или иного работника в командировку, оформляется соответствующий приказ, где указывается срок, на который сотрудник покидает страну и цель его пребывания за границей.

Однако, при разъездной трудовой деятельности сотрудника, все выезды за пределы компании не могут являться командировками (Постановление Правительства Российской Федерации № 749 от 13 ноября 2008 года).

Федеральный закон от 10 декабря 2013 года за номером 173 регламентирует саму процедуру отправления сотрудников в командировки за границу.

Постановление Правительства Российской Федерации за номером 749 от 13 ноября 2008 года регламентирует действия при командировании сотрудника.

А возмещение расходов и их размер предусмотрены внутренними документами предприятия. Таким документом может являться как трудовой договор, так и внутренний регламент.

Кого можно направить?

В командировку можно направить практически любого сотрудника, даже если он – иностранный гражданин. Но законодательство также предусматривает определенные исключения.

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации в командировки не могут быть направлены:

• беременные женщины;
• инвалиды, имеющие ограничение/запрет на профессиональные разъезды;
• несовершеннолетние, кроме сферы кино и цирка;
• лица, находящиеся в ученическом отпуске, кроме поездки, связанной с учебной деятельностью.

К числу таковых относятся:

• женщина, имеющая детей до трех лет;
• одинокий отец;
• сотрудник, у которого есть ребенок- инвалид;
• опекун или попечитель ребенка, не достигшего совершеннолетия;
• сотрудник, имеющий больного родственника, за которым ведется наблюдение, при этом предоставляются необходимые медицинские доказательства.

Командировка за границу

Стоит понимать, что командировка за границу возможна только при наличии трудовых отношений между работодателем и сотрудником.

При этом командировка отдельных категорий работников имеет ряд особенностей.

Директора

Директор/руководитель считается работником предприятия, а значит, на него распространяются те же самые условия и правила, которые действуют при командировке рядового сотрудника.

Во время командировки директора, на его место ставят временного исполнителя. Причем по возвращению из поездки место за командировочным сохраняется.

Обычно, директора направляют за границу, когда реализуется новый проект, нужно ведение переговоров, составление договоров с компаньонами и т.д.

Причиной поездки может служить и ревизионная проверка одного из филиалов предприятия и решение вопросов, связанных с таким процессом.

Возмещение затрат берется из расчета проживания в двухместной комнате и использования транспорта повышенного комфорта.

Бюджетников

Командировка сотрудника бюджетной организации регулируется трудовым законодательством и другими правовыми актами (постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 года за номером 812).

Руководителю предприятия в обычном порядке передается служебная записка, составляется приказ с указанием всех соответствующих пунктов.

При оплате затрат на питание командировочного работника принимающей стороной, суточные составляет 30 процентов от действующих норм.

Если же предусматривается обеспечение сотрудника иностранной валютой (например, евро), то суточные не выдаются.

Расчет проживания ведется исходя из стоимости одноместной комнаты в отеле среднего класса.

Госслужащих

Федеральный закон за номером 79 регулирует трудовую деятельность государственных служащих.

В частности, данный закон указывает, что регулирование командировок и поездок за границу осуществляется действующим указом Президента Российской Федерации (от 18 июля 2005 года за номером 813).

Госслужащие вправе пользоваться транспортом повышенной комфортности.

Порядок оформления

Оформление командировочных поездок должно быть осуществлено в соответствии с определенными требованиями и правилами.

Документы

Прежде чем отправить сотрудника за границу, определяется возможность данной поездки и соблюдение всех норм Трудового Кодекса. Далее, издается соответствующий приказ, в котором в обязательном порядке указывается причина поездки и ее длительность. Несмотря, на количество дней в поездке, оформление будет одинаковым.

Поездку за границу необходимо зафиксировать в табеле и журнале учета рабочего времени. Обычно, ставится отметка «06», либо «К».

При поездке в страны СНГ командировочному выдается удостоверение.

Возмещение расходов

Бухгалтерский отдел при приеме авансового отчета, оформленного по всем правилам и требованиям, производит возмещение затрат. Затраты рассчитываются за вычетом выплаченного аванса работнику перед командировкой.

Затратами считаются транспортные расходы и расходы на проживание. Все затраты в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами.

Например, если производилась аренда жилья на период командировки, то следует предоставить договор аренды.

Нормы суточных

Данные нормы рассчитываются при сопоставлении документа с отметками таможни.

В нем должны быть указаны даты пересечения границы, на основании которых рассчитывается период нахождения сотрудника в поездке на территории России и срок пребывания за границей.

Нормы по суточным регулирует статья 217 Налогового Кодекса Российской Федерации.

На сегодняшний день, на российской территории установлен показатель в 700 рублей в сутки, а на иностранной территории этот показатель равен 2500 рублей.

При однодневной поездке за границу, данные нормы сокращаются в два раза.

Получение загранпаспорта и визы

Не всегда у командированного сотрудника может оказаться загранпаспорт. В таком случае его оформлением занимается работник, направляемый за пределы России.

Оплата также производится лично им, но все расходы в последствии обязаны выплатить в бухгалтерии предприятия при предоставлении отчетных документов.

Все затраты по оформлению заграничного паспорта и визы относятся к командировочным расходам.

Однако, данное обстоятельство должно быть зафиксировано внутренними документами предприятия.

Аванс

Перед командировкой сотрудника предусматривается составление соответствующей сметы. В нее входят:

• оплата проживания;
• оплата суточных;
• медицинская страховка;
• оплата поездки к месту командировки (в том числе и за возвращение в РФ или пересечение путей);
• оплата перевозки багажа (до тридцати килограмм);
• затраты на переговоры по телефону;
• компенсация расходов при получении заграничного паспорта и визы;
• оплата расходов при совершенном валютном обмене.

Законодательство предусматривает возможность предоставления сотруднику аванса, размер которого устанавливается внутренними документами компании.

Компенсация проезда и проживания

На сегодняшний день нет норм для проживания, установленных законодательством РФ. Для этого процесса предусмотрены суточные нормы. Затраты по проезду и проживанию обуславливаются внутренними актами предприятия.

Если говорить о компенсации проезда, то сотрудник после окончания командировки должен предоставить в бухгалтерию организации соответствующие документы (билет, посадочный талон, багажная квитанция и др.)

При приобретении билета в электронном виде, следует предоставить его распечатку, а также посадочный документ.

Командировка с использованием личного автомобиля возможна только при письменном разрешении руководителя. В этом случае командированным сотрудником заполняется путевой лист, и в бухгалтерию предоставляются чеки и квитанции.

Если автомобиль является служебным, то ко всем вышеперечисленным документам прилагается технический паспорт.

Использование банковских карт

Сегодня широко используются банковские карты. Во время командировки сотруднику может быть выдана корпоративная карта. Не исключается возможность использования личной карты командировочного работника.

Фактическим затратами в таком случае будут являться:

• затраты в соответствии с курсом Центрального Банка на дату утверждения авансового документа;
• затраты на обмен валюты при предоставлении банковской выписки.

Курс обмена валюты

Затраты при обмене российских денежных средств на иностранные несет само предприятие.

Вопросы налогообложения

Некоторые затраты при командировках за границу подлежат обязательному налогообложению.

К числу таковых относятся:

1. Суточные затраты. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки.
2. Проживание и бронирование. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки, при отсутствии документов.
3. Дополнительные услуги отелей. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки, при отсутствии документов.
4. Проезд. НДФЛ не применяется при документальном подтверждении.
   Все затраты заносятся в статью «расходы».

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, командировки за границу 2018 года получили свое четкое законодательное регулирование, и при их оформлении работодатель должен учитывать все особенности российского законодательства, даже если он – зарубежный субъект предпринимательства.

На видео о служебной командировке за границу

Источник: https://nam-pokursu.ru/komandirovka-za-granicu/

Как правильно оформить командировку за границу — Бесплатная Юридическая Помощь

Многие компании сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в другой город или страну с целью решения рабочих вопросов.

Целями поездки может быть обсуждение или подписание контракта, посещение семинара или тренинга, поиск новых партнеров и прочее.

Если обратиться к официальным терминам, то служебная командировка представляет собой поездку работника, инициированную руководством организации, с целью необходимости выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы.

Командировка за границу отличается более сложной процедурой документального сопровождения. В связи с этим у большинства работников возникает множество вопросов по поводу правильного оформления командировки за границу.

Служебная поездка за границу. Пошаговая инструкция

Процесс отправки работника за рубеж состоит из следующих этапов:

• Определение суммы выплаты командированному сотруднику; • Расчет выплат, включаемых в расчет среднего заработка за все дни служебной поездки; • Расчет суточных; • Подготовка и оформление всех необходимых документов;

• Оплата страховых взносов и НДФЛ с суточных, а также стоимости проживания и проезда.

К расходам, необходимым для сопровождения служебной поездки за границу, относятся:

• Расходы по проезду на место и обратно; • Расходы по найму жилого помещения (отельного номера или квартиры); • Суточные расходы (связанные с проживанием);

• Прочие расходы, произведенные с ведома работодателя.

Оформление командировки за границу. С чего начать?

Начало оформления всей необходимой документации для выезда за границу начинается с официального приглашения иностранного партнера.

Этим партнером может быть не только отдельная фирма или компания, но и университет, институт, фонд и даже организационный комитет конференции. В таком специальном приглашении должны в обязательном порядке указываться сроки служебной поездки и финансовые условия.

Стоит отметить, что к последним относится оплата проживания и проезда, возмещение медицинской страховки, а также внесение организационного взноса.

Сотруднику, командируемому за границу по приглашению зарубежного партнера, необходимо оформить служебную записку. Служебная записка относится к документам установленного образца и оформляется на имя директора компании.

Помимо этого, командированному работнику необходимо согласовать все финансовые условия командировки в плановом отделе с последующим предоставлением отчетных документов в отдел международных связей.

Параллельно необходимо оформить командировочное задание установленного образца, прикрепив к нему переведенные на русский язык копии приглашения.

Как оформить командировку за границу: необходимые документы

Почти каждый год меняются требования к правильному оформлению служебных поездок, в том числе и зарубежных. Для составления командировки в 2014 году, необходимо ознакомиться со следующим перечнем документов:

Важно заметить, что командировочное удостоверение не выдается в том случае, если работник отправляется в служебную поездку в страну, пересечение границ которых нуждается в особой пометке в паспорте.

Если же служебная поездка осуществляется в страны СНГ, то оформление командировочного удостоверения является обязательным. Во время служебной поездки за рубеж необходимо сделать в специальном журнале запись о днях нахождения сотрудника в командировке.

А именно обозначить цифровым кодом «06» или буквенным кодом «К» в табеле учета рабочего времени.

Не менее сложной задачей является документальное оформление результатов заграничной командировки. Так, по возвращении из служебной поездки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней предоставить следующие документы:

• Отчет о выполненном служебном задании, составленный по форме N Т-10а, раздел 12;
• Авансовый отчет о сумме, потраченной во время отъезда, составленный по форме N АО-1.

При этом к авансовому отчету в обязательном порядке необходимо прикрепить:

• Документы, подтверждающие расходы (проездные документы, квитанции, посадочный талон, кассовые и товарные чеки, БСО); • Командировочное удостоверение с проставленными отметками о прибытии и выбытии из места командировки;

• Копии страниц загранпаспорта с наличием отметок о пересечении границ.

Также необходимым условием отчетности для командируемых сотрудников является предоставление трех экземпляров «Отчета о результатах поездки» в отдел международных связей.

Командировка за рубеж и связанные с ней расходы

Кроме основных расходов, связанных с зарубежной командировкой, компания может возместить сотруднику и множество других затрат. К таким расходам относятся:

• Расходы, связанные с оформлением медицинской страховки (без этого документа иностранцы не допускаются в ряд стран); • Расходы на проведение телефонных переговоров; • Расходы, связанные с обменом чеков на наличную валюту в банковских учреждениях; • Расходы по перевозке багажа (но только весом до 30-ти килограмм);

• Расходы, связанные с оформлением заграничного паспорта и визы.

Со дня пересечения границы РФ, суточные насчитываются согласно установленной норме выплаты в той стране, в которой находится сотрудник. Со дня пересечения работником государственной границы суточные будут уже рассчитываться согласно норме, установленной в пределах нашего государства.

Скачать образец бесплатно:

Бланк командировочного удостоверения, составленного по форме N Т-10 Бланк приказа о направлении в командировку по форме Т-9 Бланк служебного задания по форме -Т-10а Образец заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10 Образец заполнения приказа о направлении в командироку по форме Т-9 Образец заполнения служебного задания по форме Т-10а

Источник: https://besplatniy-urist.ru/blanks/komandirovochnie/kak-pravilno-oformit-komandirovku-za-granicu.html

Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных расходов в налоговом учете

Составляем авансовый отчет

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

— проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

— убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

— командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

— документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

— документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

— документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, «Транспортные расходы», «Гостиничные расходы», «Иные расходы») и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 «Краткий отчет о выполнении задания» (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

Что делать, если «первичка» на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык — либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О.

пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета).

Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет — это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

— в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

— налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

— в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

— работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.

Вид расходов	Налогна прибыль	НДФЛ	Страховые взносы вПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС
Суточные в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом, коллективнымдоговором

Полностью учитываются

в расходах

Не удерживается с сумм, не превышающих: (или) 700 руб. в сутки — для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки — для загранкомандировок. Если суточные выплачивались в большем размере, то сверхнормативные суммы облагаются

НДФЛ

Не начисляются

Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в рублях). И даже если в положении о командировках, принятом в вашей фирме, прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки (например, 2500 руб.), НДФЛ не будут облагаться лишь 700 руб. Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему надату выплаты суточных (а не на дату утверждения авансового отчета) Расходы на проезд: — к месту командировки и обратно (в том числе бизнес- классом или в вагонах СВ); — к аэропорту, вокзалу, пристани (в том числе натакси) и обратно Учитываются в расходах безограничений Не удерживается Не начисляются Расходы по найму жилого помещения — при наличии подтверждающихдокументов Учитываются в расходах безограничений Не удерживается со всей суммы «гостиничной» оплаты. Если подтверждающих документов нет, то НДФЛ облагаются суммы свыше: (или) 700 руб. в сутки — для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки — длязагранкомандировок Не начисляются. Если подтверждающих документов нет, то возмещаемая сотруднику сумма не облагается взносами в пределах норм, установленных в локальном нормативном акте. Если такие нормы вы не установили, то срочно дополните свое положение о командировках порядком возмещения работникам неподтвержденных расходов, чтобы избежать уплатывзносов Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, фитнес-залом, сауной и т.д.) Расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов, ваучеров,приглашений и т.п. Учитываются в расходах безограничений Не удерживается Не начисляются Оплата услуг связи Оплата услуг VIP-залов (залов повышенной комфортности)аэропортов Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативнорешать производственные задачи, требующие его участия

«Командировочный» НДС

И в завершение — несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые компании приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом в самих билетах НДС не выделен (Пункт 7 ст. 171 НК РФ). Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет.

Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа (билета), в котором НДС выделен отдельной строкой, поскольку этого требует Постановление N 914.

И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону.

Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не «светить» выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы.

Организация налогового учета, Расходы

Источник: https://www.pnalog.ru/material/avansovyy-otchet-nalogovyy-uchet

Как оформляется командировка за границу, расчет суточных и нормы оплаты расходов, условия в 2018 году

При решении некоторых производственных вопросов возникает необходимость в загранкомандировках. В соответствии со ст.

166 ТК РФ поездка сотрудника по приказу руководителя для выполнения должностных обязанностей за пределами места работы трактуется как служебная командировка. Её полагается оформить по закону, выдать сотруднику суточные командировочные и оплатить расходы.

Выезд по подобным вопросам за пределы РФ считается зарубежной командировкой. С 2017 года правила оформления командировки за границу значительно упростились.

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто не может

Руководитель должен знать, что в зарубежную командировку можно послать не каждого сотрудника, в этом плане закон устанавливает ограничения. Следующие категории работников нельзя командировать за границу:

• беременных;
• граждан с инвалидностью, связанной с ограничениями на разъездную деятельность;
• не достигших совершеннолетия, за исключением людей творческих профессий, например, на время осуществления съёмок;
• работников, находящихся в учебном отпуске, если только поездка не имеет связи с учёбой.

При условии согласия сотрудников разрешается отправлять в командировку за границу:

• одиноких отцов;
• одиноких родителей малолетних детей до 5 лет;
• работников, у которых находятся на иждивении дети с инвалидностью;
• попечителей или опекунов несовершеннолетних;
• Сотрудники, на которых возложена обязанность ухода за тяжелобольными родственниками.

Рабочие командировки, в том числе зарубежные, регламентируются Трудовым кодексом РФ

Оформление командировки за границу в 2017 году

Поводом для командировки за рубеж обычно бывает приглашение на международную конференцию, выставку или производственная необходимость.

Чтобы правильно оформить документы, существует пошаговая рекомендация:

• докладная генеральному директору компании от руководителя структурного подразделения, в которой излагается необходимость отправить сотрудника в заграничную командировку;
• составление приказа (распоряжения), в этом документе указываются сроки, задачи и цели, а также место назначения — название страны, подробного адреса организации;
• оформление и выдача командировочного удостоверения для стран СНГ;
• подпись командированного на приказе о зарубежной командировке;
• авансовые выплаты в соответствии с расчётами расходов в командировке.

Работодатель издаёт приказ по установленной форме Т-9, если командируется один сотрудник и Т-9а, если отправляются в поездку несколько сотрудников.

Зарубежная командировка оформляется так же, как и обычная, но в приказе указываются не только город и организация, но и страна

Кроме приказа, если в этом есть необходимость, составляется служебное задание (унифицированная форма NТ-10а). По закону раньше это было обязанностью, а с 2016 года — действие добровольное.

Кадровики делают специальные пометки в Книге учёта командировок, уточняя конкретные даты. В табеле также отмечаются командировочные дни кодом «К» или «06».

Иногда составляется задание о служебной командировке, хотя эта форма на данный момент не является обязательной.

Нужно ли командировочное удостоверение

В законодательстве РФ произошли изменения касательно положения о командировках, в частности отменена необходимость выдачи командировочного удостоверения для дальнего зарубежья. Теперь это является главным отличием от поездок по российской территории и странам СНГ.

Законодатели сочли бессмысленным нагромождением лишних документов, ведь в паспорте и так проставляется отметка о пересечении границы с указанием всей необходимой информации (даты и названия страны). По окончании командировки к отчёту прилагаются копии тех страниц паспорта, где указаны данные отметки.

Наличие билетов на поездку туда и обратно также станет доказательством пребывания в зарубежной командировке.

Командировочное удостоверение нужно тогда, когда в загранпаспорт не ставится отметка о пересечении границы. Это касается поездок по России и странам СНГ.

Командироочное удостоверение понадобится для поездок в страны СНГ, где при пересечении границы не ставится отметка в загранпаспорт

Таблица: документы, оформляемые при командировках

Наименование документа (№ формы)	Заполнение
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9)	В документах указывают фамилии и инициалы командированных работников, их должности или специальности, а также цель, время и место поездки.
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а)	Приказ заполняется на каждую поездку на основании служебного задания, отчёт о котором является приложением к приказу.
Командировочное удостоверение для поездок в страны СНГ (форма № Т-10)	Документ предназначен для того, чтобы удостоверить время пребывания в командировке, когда отметок в загранпаспорте о пересечении границ нет.
Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма № Т-10а)	В документе указывают цель, время и место поездки. Вернувшись из командировки, работник должен составить отчёт о выполнении задания и представить его руководству, а также в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (если оно выдаётся) и авансовым отчётом.
Авансовый отчёт (форма АО-1)	В течение трёх дней после возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчёт. К документу прилагаются оправдательные документы — билеты, счета за проживание, ксерокопия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы или командировочное удостоверение. Также будет лучше, если работник приложит различные проекты договоров, планы мероприятий, распорядок семинаров, лекций и т. д.

Последовательность подготовки к зарубежной командировке

Процесс подготовки к командировке за рубеж требует строгой последовательности:

• оформить визу. Это можно сделать самому или обратиться в компанию, предлагающую подобные услуги;
• забронировать номер в гостинице принимающей страны;
• подготовить необходимый пакет документов;
• рассчитать расходные средства, положенные для заграничной командировки;
• за дни командировки начислить среднюю зарплату;
• оплатить НДФЛ и все внебюджетные фондовые взносы на командировочные расходы.

Руководитель должен подробно изучить и вникнуть в суть приглашения от зарубежной компании. Важный момент в принятии решения заключается в финансовых возможностях предприятия. Если принимающая сторона заинтересована в присутствии данного сотрудника (это может быть полезный обмен опытом), иногда она берёт на себя часть командировочных расходов.

Если у работника, которого планируется отправить за рубеж, нет заграничного паспорта, следует предусмотреть расходы на его оформление. В ОВиР должен обратиться сам сотрудник, он оплачивает все госпошлины и сохраняет квитанции об оплате. После этого он предъявляет их в бухгалтерию компании и получает потраченные на оформление паспорта деньги.

Для выезда за границу потребуется заграничный паспорт работника, а в некоторых случаях и виза

Длительность поездки

До 2016 года существовали ограничения по срокам командировки за рубеж. На данный момент она может продолжаться столько, сколько требуется для решения производственных вопросов компании. На предприятиях разрабатываются положения о командировках, где уточняются некоторые специфические моменты, в частности, их продолжительность.

Длительность служебной поездки за рубеж аргументируется следующими моментами:

• экономическая обоснованность (результаты командировки благотворно отразятся на финансовых показателях);
• документы с расчётами получения более высоких доходов.

Работодатель, отправляющий в сотрудника за границу, должен учитывать, что если командировка продлится более чем 183 дня в пределах 12 месяцев, придётся выплатить налог с начисленных расходов в размере 30%, а не 13%.

Видео: особенности оформления командировки

Как рассчитать и оплатить расходы на командировку: суточные и прочее

Перед отъездом работника бухгалтер готовит смету, содержащую следующие статьи расходов, после чего выдаёт работнику аванс:

• расходы на проезд к пункту назначения и возвращение обратно;
• оплата гостиничного номера или аренды снятого жилья;
• размер суточных;
• стоимость медицинской страховки;
• стоимость перевозимого багажа до 30 килограммов;
• услуги телефонной связи;
• оформление визы;
• получение заграничного паспорта;
• затраты на обмен валюты.

Разработанная смета прилагается к расходному ордеру, на её основе рассчитывается размер аванса, который желательно выдать в валюте страны, куда отправляется работник.

Какую валюту брать для расчёта

Строго соблюдая положения законов о валютном регулировании, сотруднику может быть выдана иностранная валюта под отчёт.

За основу берётся курс обмена, который определён на день списания затрат. Для выдачи работнику необходимой суммы в валюте, её следует заранее закупить.

Кроме иностранных денег, командировочному могут выдать и российские рубли, которые при необходимости он может сам обменять.

При сдаче авансового отчёта, если не все наличные деньги были потрачены, они возвращаются в кассу предприятия.

Валюту расчёта работодатель определяет своим решением. Это могут быть деньги страны назначения или, для удобства, доллары или евро.

Иностранная валюта выдается строго под отчет работнику

По какому курсу считать суточные и каков должен быть их размер

Статья 217 НК РФ регламентирует норму суточных расходов, не подлежащих налогообложению: на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей. Эта сумма остаётся актуальной и на 2017 год.

Если к компании есть финансовые возможности, в локальном документе (положении о командировках) может быть предусмотрено повышение данных нормативов. С суммы разницы между нормой необходимо заплатить НДФЛ.

Обычно увеличение размера суточных сопряжено с уровнем жизни в стране, куда направляется сотрудник.

В наиболее развитых намного выше цены на проживание, питание и прочие расходы, без которых командировочный не может обойтись.

Как правило, для каждой страны имеются свои нормативы суточных, на них и равняются при решении увеличить оплату. Если заграничная командировка длится всего один день, суточные выплачиваются в размере 50% от установленного норматива.

Нередки случаи, когда работнику приходится за одну командировку в нескольких странах. Тогда выплата суточных производится в размерах, предусмотренных для каждой из них.

Размер суточных устанавливается специальным приказом

Для бюджетных организаций нормативы суточных расходов устанавливаются правительством. Коммерческие предприятия могут брать их в качестве ориентиров.

Таблица: нормы суточных при загранкомандировках в 2017 году (в долларах США)

Название страны	Размер суточных, долларов США
Беларусь	57
Бельгия	64
Болгария	55
Великобритания	69
Германия	65
Греция	58
Дания	70
Израиль	70
Индия	62
Испания	62
Италия	65
Казахстан	55
Китай	67
Нидерланды	65
Новая Зеландия	65
Норвегия	79
Польша	56
Португалия	61
Сербия и Черногория	60
США	72
Украина	53
Финляндия	62
Франция	65
Чехия	60
Швейцария	71
Швейия	65

Пример расчёта суточных

Командировочному назначен сложный маршрут. Из г. Воронеж 14 февраля 2017 г. он приезжает поездом в Москву. Оттуда вылетает 15 февраля в 8.30 и прибывает в 9.20 в Германию (г. Берлин).

С 15 февраля он находится в командировке весь день в Германии. На следующий день в 9.30 16 февраля отправляется в Италию и прибывает в Рим в 11.00 в тот же день.

Далее, после выполнения задания, в тот же день, 16 февраля, он улетает в 20.30 в Швецию, прибыв в Стокгольм в 23.40.

В Швеции он пробыл до 21 февраля, после чего возвращается в Москву (вылетает в 13.00, прибывает в 17.00). В тот же день он поездом выезжает в Воронеж, где находится предприятие, на котором он работает, и прибывает туда 22 февраля.

К этой компании локальным актом установлены нормы суточных:

• по России — 1000 руб;
• по Германии — 90 евро;
• по Италии — 100 евро;
• по Швеции — 120 евро.

Исходя из этих нормативов, производится следующий расчёт:

Из 9 командировочных дней, 14, 21 и 22 февраля рассчитываются по тарифу для российской территории — по 1000 руб. (3 х 1000 = 3000 руб.).

15 февраля по тарифу в Германии: 1 день — 90 евро.

16 февраля в Италии: 1 день — 100 евро.

С 17 по 21 февраля в Швеции: 5 дней — 120 евро.

Всего к выплате положено:

3000 руб. + 90 евро + 100 евро + (120 евро х 5) = 3000 руб. + 790 евро.

Видео: учёт командировочных расходов

Процедура возмещения расходов

По возвращении из командировки сотрудник составляет отчёт и предоставляет в бухгалтерию все первичные документы: платёжные документы всех видов (билеты, квитанции об оплате консульских сборов, посадочные талоны), распечатка электронного билета.

Сотрудники бухгалтерии считают все затраты, понесённые в ходе командировки, за минусом ранее выплаченного аванса. Эта сумма возмещается работнику. Если часть авансовых денег осталась неиспользованной, они сдаются в кассу.

Сотрудник обязан отчитаться о расходовании выданных перед командировкой средств

Факт выезда за рубеж и возвращения на родину отмечается таможенной службой. Такие пометки со штампами делаются в загранпаспортах. При отчётах после поездки в страну СНГ необходимо приложить проездные билеты и командировочное удостоверение с печатями.

В положении о командировках оговорены правила учёта расходов на проживание, бронирования гостиничного номера или наем жилья. Нередко, в целях экономии, выгоднее не брать номер в отеле, а арендовать жильё. В этом случае сотрудник должен сохранить один экземпляр договора аренды и приложить его к отчёту.

Понятно, что загранкомандировка требует значительных расходов, порой намного больших, чем внутри страны. В связи с этим нужны доказательные документы обо всех расходах. Командированный должен сохранить чеки, квитанции, билеты, талоны — всё, что может быть свидетельством потраченных средств.

Все расходы командированного за границей оплачиваются только после предъявления документов, подтверждающих оплату

Если сотрудник отправляется в зарубежную командировку на личном автотранспорте, он должен сохранить чеки с АЗС, подтверждающие расходы на горючее.

Если поездка осуществлялась на служебном автомобиле по письменному разрешению руководства, в бухгалтерию предъявляется путевой лист и все платёжные документы о транспортных расходах. Кроме того, сдаётся копия техпаспорта автомобиля и доверенности.

В последнее время предприимчивые руководители часто используют арендованный транспорт, что выгоднее в экономическом плане, чем приобретать автомобиль и содержать водителя. При использовании такого транспорта в загранкомандировке, к отчёту следует добавить:

• экземпляр договора;
• акт о возвращении автомобиля;
• квитанции об оплате аренды.

Командировочный может также понести другие расходы, связанные, например, с передвижением в городском транспорте, по платным дорогам, каналам, проходам. Очень важно сохранять все платёжные документы.

Возможность осуществления заграничных поездок и относительно несложная процедура их оформления играет положительную роль в развитии бизнеса. В творческой сфере также открываются гораздо более широкие возможности для обмена опытом, продвижения достижений в области искусства, что благотворно сказывается на имидже страны.

Источник: https://ideamaniya.ru/komandirovochnyie-rashodyi-sutochnyie-za-granitsu-v-2016-godu.html

Суточные при командировках в 2018 году: размеры выплат, изменения — статья

За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки. В этой статье Юлия Бусыгина, ведущая вебинара про оформление командировок в 2018 году, комментирует выплату суточных по командировкам и ситуацию по отмене суточных в 2018 году.

Суточные в 2018 году

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. В 2018 году суточные при командировках сотрудникам сохранены. 

Ситуацию комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы:

«Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные.

Соответственно, с 1 января 2018 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные.

Обращаю внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст.

217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ».

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке.

Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются (п. 11 Положения о командировках).

Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день,
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс под отчет 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные 1 день по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных в 2018 году по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ.

 Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше.

Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2500 руб.). Так сколько платить суточных? — решайте для своей организации самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Эксперт Юлия Бусыгина комментирует, как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные: «Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам».

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.

Однодневная командировка: суточные-2018

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

Источник: https://school.kontur.ru/publications/232

Как оформляется командировка за границу, расчет суточных и нормы оплаты расходов, условия в 2018 году

Руководителям компаний, часто отправляющим работников за границу, будет полезно узнать, как правильно оформляется командировка за рубеж, как происходит расчёт суточных и нормы командировочных расходов. Выясним, какие условия оплаты загранкомандировок действуют в 2018 году.

Кого можно направить в командировку за границу

Не получится командировать следующие категории граждан:

• беременных женщин;
• инвалидов;
• лиц, моложе 18 лет (кроме актёров и представителей других творческих профессий);
• работников, которые находятся в академическом отпуске.

А эти категории можно отправить в загранкомандировку, если получить от них письменное согласие:

• женщин с маленькими детьми (моложе трёх лет);
• отцов-одиночек;
• одиноких родителей, которые воспитывают детей моложе пяти лет;
• родителей, которые содержат детей-инвалидов;
• опекунов или попечителей;
• сотрудников, которые обязаны присматривать за тяжелобольным родственником.

Нужно ли работнику удостоверение

В 2015 году в российском законодательстве произошли серьёзные изменения, касающиеся оформления командировок. Теперь нет необходимости выписывать удостоверение работнику, отправляющемуся за рубеж. Соответствующие нормы должны быть внесены в локальные нормативные акты компании.

Оплата командировки за рубеж: расчёт и примеры

Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. При этом считать длительность поездки следует исходя из отметок пограничной службы.

Величина суточных в частных компаниях не регламентируется. Ограничения размера этой выплаты действуют только для работников госструктур, поскольку они финансируются из федерального бюджета. Узнать конкретный размер суточных для каждого иностранного государства можно из таблицы, приведённой в Постановлении Правительства №812 от 26.12.2005.

Если специалисту, выезжающему за рубеж, необходимо оформить загранпаспорт, то все расходы на его изготовление берёт на себя организация после предъявления работником оправдательных документов в бухгалтерию.

В какой валюте выдаётся аванс

Если поездка запланирована заранее, сотрудник имеет право написать заявление о предоставлении аванса на возможные командировочные расходы. К ним относятся:

• траты на поднаём жилья или оплату гостиницы;
• расходы на дорогу туда и обратно;
• затраты на питание.

Обратите внимание, что аванс может выдаваться как в рублях, так и в валюте той страны, куда отправляется сотрудник. В первом случае причитающаяся сумма переводится в иностранную валюту, например, в доллары США, путём умножения курса ЦБ РФ на день выдачи аванса на сумму суточных. Во втором случае при наличии иностранной валюты она выдаётся работнику из кассы организации.

Как рассчитать суточные в иностранной поездке

Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. Расчёт производится в соответствии с отметками в паспорте сотрудника, которые проставляют офицеры пограничной службы.

Учимся считать командировочные расходы

О подобных расходах после возвращения обратно на работу сотрудник обязан написать авансовый отчёт, где он указывает итоговую сумму расходов.

При этом в случае, когда потраченная сумма окажется больше, чем величина выданного аванса, работнику обязаны оплатить недостающую сумму. Если работник потратил меньше выданной под отчёт суммы, то сотрудник обязан вернуть оставшиеся средства работодателю. Ниже представлен образец авансового отчёта, по которому можно возместить расходы, понесённые в загранпоездке.

Авансовый отчет о загранкомандировке составляется по стандартной форме АО-1

Как оформить командировку за границу

При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и иностранная организация, куда направлен работник. Ниже представлены образцы данных приказов.

Пример приказа по форме Т-9

Из формы Т9 можно узнать все сведения о планируемой загранкомандировке

Приказ форма Т-9 составляется в случаях, когда в командировку направляются 2 и более работников

При составлении документов, необходимых сотрудникам в зарубежной поездке, следует соблюдать ряд правил.

В командировку можно отправить лишь работников, относящихся к определённой категории, причём делать это разрешено только с их письменного согласия. В случае когда поездка запланирована начальством заранее, сотрудник имеет право на написание заявления, чтобы ему предоставили аванс на все командировочные расходы.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/komandirovochnyie-rashodyi-sutochnyie-za-granitsu-v-2016-godu.html

Командировка за границу: расходы суточные оформление — Бухгалтерия

16 Января, 2018

Екатерина Ермакова

Менеджер проектов компании «Интеркомп»

Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке. А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России.

Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы. Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику.

Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле. 

Средства под отчет 

Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения в 2017 году. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно.

Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств.

Оформить его можно, например, в виде приказа.

Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).

Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте.

Передавать именную корпоративную карту от одного сотрудника другому противозаконно. Но на практике подобные случаи встречаются, рекомендую в таких ситуациях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г.

№ 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина от 27 ноября 2006 года № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ.

Переоценка валюты проходит в общем порядке. 

 1 ноября 2017 года валюта была выдана сотруднику по распоряжению руководителя для служебной поездки в США. Сотрудник предоставил утвержденный авансовый отчет в бухгалтерию 20 ноября 2017 года. У работника по отчету возник перерасход средств в размере 100 долларов.

Как отразить эти операции в учете?  30 октября 2017 года: 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 52 
В банке получены валютные средства на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (57 500 руб. по курсу 57,5 руб./долл.

США); 

31 октября 2017 года: 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1 
Отражена курсовая разница от переоценки валютных средств на отчетную дату на сумму 500 руб. (100 долл. США × 58 руб. = 58 000 руб. — 57 500 руб. = 500 руб.

); 

1 ноября 2017 года: 

Дебет 71 (субсчет «Расчеты в валюте») Кредит 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)
Валюта выдана сотруднику компании под отчет на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб. по курсу 58,2 руб.

/долл. США); 

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США») Кредит 91.1
Отражена курсовая разница на сумму 200 руб. (58 000 руб. (на 31.10.2017) — 58 200 руб. (на 01.11.2017) = 200 руб.

); 

20 ноября 2017 года: 

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб., курс взят на дату выдачи валюты сотруднику); 

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 100 долл. США (5950 руб. по курсу 59,5 руб./долл. США). Перерасход отражен по курсу на дату утверждения авансового отчета, так как документа о конвертации не предоставлено. 

Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее — перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.

Суточные 

Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных.

Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты — 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст.

 217 НК РФ). Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ). 

Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается.

Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. от 29 июля 2015 г.).

Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу — по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами.

Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина от 1 октября 2015 года № 03-04-06/56259, от 1 марта 2013 года № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России от 26 марта 2013 г.

№ ЕД-4-3/[email protected]) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса». 

Сотрудник направлен в командировку в США, затем, не заезжая в Россию, он едет в Германию по тому же приказу руководителя. Суточные в компании установлены в размере 900 руб. для поездок по России, 60 долл.

для поездок в США и 50 евро для поездок в Европу, в том числе в Германию. Рассчитаем суточные, если 5 октября сотрудник вылетел в США, в Германию он вылетел 8 октября, в Россию прилетел 11 октября.

Курс доллара на момент утверждения авансового отчета составил 57 рублей, курс евро — 68 рублей. 

Итак, суточные составят: 

— с 5 по 7 октября — 10 260 руб. (3 дня × 60 USD=180 USD); 

— с 8 по 10 октября — 10 200 руб. (3 дня × 50 EUR=150 EUR);

— 11 октября — 900 руб. 

Итого: 21 360 руб. 

Как мы знаем, в части НДФЛ законодательством установлены лимиты. Рассчитаем предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ. 

С 5 по 10 октября — 15 000 руб. (6 дн. × 2500 руб.) 

11 октября — 700 рублей. 

С разницы, составляющей 5660 рублей (21 360 — 15 700), необходимо удержать НДФЛ у сотрудника, а также заплатить взносы. А вот в целях налога на прибыль всю сумму суточных можно принять к учету, если данные размеры прописаны в локально-нормативном акте компании («Положение о командировках»).

Корпоративные карты 

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов.

По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации.

В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). 

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными.

Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт».

На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

Основные различия 

В таблице мы собрали основные различия между командировками по России и за рубежом.

по России	за границу
При направлении в командировку необходимо	издать приказ или распоряжение, где будут обозначены сроки, место назначения, цель командировки; отмечать в табеле учета рабочего времени дни командировки
оформить заграничный паспорт, при необходимости – визу
Аванс сотруднику выдается	в рублях	может быть выдан как в рублях, так и в валюте
Размер суточных, который не облагается НДФЛ	700 рублей	2500 рублей
Подтверждающие документы	документы на иностранном языке должны иметь построчный перевод, который может быть выполнен самим сотрудником
Возмещаемые расходы	работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; б) обязательные консульские и аэродромные сборы; в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки; д) иные обязательные платежи и сборы
Статус сотрудника	не изменяется	при нахождении за границей РФ более 183 дней статус изменяется на нерезидента, НДФЛ с этого момента нужно платить в размере 30%

Источник: https://www.intercomp.ru/press-center/articles/komandiroa-za-granitsu-slozhnosti-oformleniya/

Суточные при командировках – размеры выплат

Если человек не находится на рабочем месте, это не означает, что ему этот день не будет оплачен. Речь идет о вынужденном отсутствии по пожеланию нанимателя – т.е. о нахождении в командировке.

За поездку в рабочих целях сотрудник обязательно получит деньги в соответствии со своим средним заработком.

Однако, дополнительно выплачиваются еще и суточные – компенсация за пребывание вне местожительства.

Долгое время ожидалось, что они будут отменены. Однако это выплата осталась в списке обязательств для работодателя. Закреплена данная обязанность в 168-ой ст. ТК РФ. Точный размер определяется внутри учреждения.

В законодательстве лишь установлены максимально допустимые суммы, на которые налог (НДФЛ) не распространяется. Если поездка происходит внутри страны, то этот размер равен 700 руб.

, если же работнику нужно выезжать за границу, то речь идет о сумме в 2500 руб. Если же в локальных актах будут утверждены большие суммы, то налог удерживается с разницы. Например, при суточных 1500 руб.

для командировки внутри страны налог будет снят с 800 руб. (1500 – 700).

Порядок выплат суточных при командировках за границу

Выплачиваться средства должны за общее количество дней пребывания в командировке. Даже если день является выходным либо праздничным, суточные все равно должны быть предоставлены. Также предусмотрена их выплата за время пребывания в пути (в т.ч. дни пересечения границы).

Не выплачиваются деньги за однодневные поездки и в тех случаях, когда у сотрудника есть возможность каждый день возвращаться к себе домой (в случае с заграничными поездками данное условие практически невозможно).

Порядок выплаты является максимально простым: сотрудник получает ту сумму, которая прописан в нормативных актах учреждения.

Если выдача выполняется в рублях, то учитывать нужно еще и расходы по обмену на иностранную валюту.

Размер и норма суточных при командировках за границу

Отправляясь на территорию другой страны, работник может получать в виде суточных ровно ту сумму, которая прописана в локальных актах учреждения. В РФ установлен предел выплаты, с которой НДФЛ не снимается. Речь идет о сумме в 2500 рублей.

Именно этот размер называют нормой. Если на поездку за пределы России работник получит на каждый день больше 2500 рублей, то сумма, превышающая ограничение, будет облагаться налогами.

Документы и отчет по суточным в командировке

В трудовой деятельности многих интересует — командировка за границу как оформить авансовый отчет. При его заполнении расходы не нужно подтверждать документами.

Подтверждающая документация понадобится для подведения итогов и расчетов. И здесь пригодятся все документы: чеки, справки, путевые листы, квитанции, данные о покупке/продаже валюты и так далее. Уже после этого подводится итог об остатке или перерасходе.

Размер суточных при однодневной командировке за границу

Если продолжительность командировки составляет один день, то наниматель вместо суточных может компенсировать ему затраты.

Речь идет о расходах на проезд, питание, переговоры и т.д. Каждый из этих затрат должен иметь документальное подтверждение.

В их отношении действует то же ограничение в сумме 2.500 руб, с которой не взимается НДФЛ.

Оформление командировки за границу

Порядок оформления этой процедуры установлен Положением, которое было принято Правительством в 2008-м году.

В ТК РФ сказано, что основанием для направления является решение работодателя.

Решение может быть оформлено любым документом, чаще всего используется приказ (по форме Т-9). В нем должны содержаться следующие данные:

• страна и точное место поездки;
• служебное поручение;
• планируемый срок.

Сотруднику выдается денежная сумма на все траты, связанные с проездом и проживанием. В большинстве случаев деньги выдаются в валюте страны, куда отправляется человек. Дополнительно могут быть выданы и рубли – с учетом времени, которое потратит работник до пересечения границы.

Вся информация должна быть зафиксирована в специальном журнале и в табеле. После поездки сам служащий должен оформлять авансовый отчет, служебную записку (в некоторых случаях) и документы о затратах.

Срок хранения приказов по командировкам за границу

В этом вопросе опираются на данные, которые утверждены Росархивом.

В них сказано, что существует срок хранения командировочных приказов длительностью в пять лет. Однако он относится для поездок внутри России.

Что касается заграничных направлений, то для этой документации срок равен 10 годам.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(3 3,67

Источник: https://analyzbuhuchet.ru/komandirovka-za-granicu-rasxody-sutochnye-oformlenie.html

Расчет дней командировка за границу

Следовательно, если сотрудник вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку, суточные нужно выплатить дважды.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки.

Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день выплатите в полном размере. Пример Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде.

Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября. Первым днем командировки считается 10 ноября.

Расчет суточных при загранкомандировках в 2017-2018 гг

За этот день сотруднику положено 750 рублей командировочных.Например, была запланирована аналогичная командировка, но в связи с плохими погодными условиями вылет самолета был задержан на сутки. Фактически самолет вылетел в 23.00 11 апреля и прилетел 12 апреля.

В такой ситуации сотруднику должны заплатить за 10 и 11 апреля по 2500 рублей суточных, а за 12 апреля – 750 рублей.
Налогообложение суточных С первого января текущего года вступили в силу изменения Налогового Кодекса.

Если ранее суммы свыше 750 и 2500 рублей для внутренней и заграничной командировки соответственно облагались только НДФЛ, то теперь с них необходимо уплатить еще и страховые взносы.

Пример расчета суточных в командировке заграницу и по рф

Здесь не лишне указать, что оформление однодневных командировок аналогично многодневным. То есть также издается распорядительный документ, поездка фиксируется в табеле учета рабочего времени и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»). Пошаговая инструкция Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

• доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
• издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
• выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
• ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
• расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в условиях заключаемого трудового соглашения.

По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
• при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных. Суточные в загранкомандировке в 2017-2018 гг.

для «прибыльных» целей Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп.
12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет – просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Суточные при командировках в 2018 году: размеры выплат, изменения

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов. Подтверждение О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п. Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом.

В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Как правильно произвести расчет командировочных в 2018 году

(700 руб/дн. × 16 дн.); – пособие по временной нетрудоспособности за период с 17 по 20 марта; – компенсацию расходов по найму жилья.

Кроме того, за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни по графику организации за период с 11 по 16 марта, а также с 21 по 26 марта включительно. Расчет суточных подтвердите документально, например бухгалтерской справкой (см. образец ниже).

Такой документ поможет обосновать размер выплаченных суточных в случае налоговой проверки (см., например, письмо УФНС России по г.

Командировка за границу? суточные по «заграничным» нормам

ТК РФ);

• если деятельность работника согласно трудовому договору имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 Какие нормативные документы используются?

• Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.

Источник: https://buh-nds.ru/raschet-dnej-komandirovka-za-granitsu/

Командировки заграницу как оформить и провести

Перечень командировочных расходов, которые организация может учесть при налогообложении, перечислен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ:

• Затраты на проезд;
• Затраты на жилье;
• Суточные;
• Оформление визы;
• Оформление загранпаспорта;
• Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и другие подобные платежи и сборы.

Расходы на проезд Организация возмещает своему работнику расходы на:

• доставку до места посадки к месту назначения (до аэропорта, вокзала) и обратно, к месту работы;
• доставку до места назначения и обратно (билет на самолет, поезд и т.д.);
• перемещение в месте назначения.

Для того чтобы организация имела возможность учесть эти расходы при налогообложении, нужно, чтобы они были документально подтверждены.

Важно

Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги. Расходы на оформление загранпаспорта Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Командировка за границу: суточные, документы, расходы

Внимание

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье. Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять командировочное удостоверение. Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.

Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.

Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте здесь.

Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.

Как правильно оформить командировку за границу

Для этого нужно собрать документы, подтверждающие оплату проезда, это билеты, чеки, проездные. Расходы на жилье Командируемый работник, прибыв к месту назначения, находит себе жилье, снимает квартиру в аренду или номер в гостинице, отеле. Дополнительные расходы в гостинице (баня, сауна, массаж, питание) работнику не оплачивается.

В качестве командировочных расходов на проживание может быть учтены также затраты на бронирование номер в отеле, если эта услуга платная.

Расходы списываются при наличии документов, подтверждающих факт оплаты и оказание услуги, например, чеки, акт об оказании услуги, накладные, счета-фактуры и пр.

Суточные Если два предыдущих вида командировочных расходов для зарубежной поездки ничем не отличаются от поездки по РФ, то с суточными несколько сложнее.

Размер суточных при командировке за границу определяет организация самостоятельно.

Заграничные командировки: учет и подтверждение затрат

• инвалиды, имеющие ограничение/запрет на профессиональные разъезды;
• несовершеннолетние, кроме сферы кино и цирка;
• лица, находящиеся в ученическом отпуске, кроме поездки, связанной с учебной деятельностью.

Однако, есть спорные категории сотрудников, которых можно отправить в командировку, но только с их письменно оформленного согласия. К числу таковых относятся:

• женщина, имеющая детей до трех лет;
• одинокий отец;
• сотрудник, у которого есть ребенок- инвалид;
• опекун или попечитель ребенка, не достигшего совершеннолетия;
• сотрудник, имеющий больного родственника, за которым ведется наблюдение, при этом предоставляются необходимые медицинские доказательства.

Командировка за границу Стоит понимать, что командировка за границу возможна только при наличии трудовых отношений между работодателем и сотрудником.

Командировка за границу

При аренде автомобиля в командировке, следует приложить соглашение на аренду, акт возврата и квитанции об уплате сервиса арендодателя. Использование банковских карт Сегодня широко используются банковские карты. Во время командировки сотруднику может быть выдана корпоративная карта.

• затраты в соответствии с курсом Центрального Банка на дату утверждения авансового документа;
• затраты на обмен валюты при предоставлении банковской выписки.

Курс обмена валюты Затраты при обмене российских денежных средств на иностранные несет само предприятие. Вопросы налогообложения Некоторые затраты при командировках за границу подлежат обязательному налогообложению.

К числу таковых относятся:

Командировка за границу: сложности оформления

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Процедуры при отъезде Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы. Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов. Подтверждение О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Оформление командировки за границу

Параллельно необходимо оформить командировочное задание установленного образца, прикрепив к нему переведенные на русский язык копии приглашения.

Как оформить командировку за границу: необходимые документы Почти каждый год меняются требования к правильному оформлению служебных поездок, в том числе и зарубежных.

Для составления командировки в 2014 году, необходимо ознакомиться со следующим перечнем документов: • Служебное задание, составленное по форме N Т-10а; • Приказ о направлении в командировку,составленный по форме N Т-9 (N Т-9а); • Командировочное удостоверение, составленное по форме N Т-10.

Важно заметить, что командировочное удостоверение не выдается в том случае, если работник отправляется в служебную поездку в страну, пересечение границ которых нуждается в особой пометке в паспорте.

Как отправить работника в заграничную командировку в 2018 году

К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:

• договор аренды (проката) автомобиля;
• акт о возврате автотранспорта;
• чеки и счета об оплате услуг компании.

Использование платежных карт Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом. Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:

• оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
• расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.

Пример: Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2017 года.

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Причем особенности зарубежной командировки в том, страны могут значительно отличаться по уровню жизни. Поэтому организация может установить для разных стран разные величины суточных. Никакие законодательные документы не ограничивают размер суточных ни в большую, ни в меньшую сторону.

Оговаривается только, что суточные в пределах 2500 руб. не облагаются НДФЛ. Если суточные установлены в большем размере, то с величины, превышающей 2500 руб., необходимо будет удержать НДФЛ. Суточные – это определенная денежная сумма, которая ежедневно компенсируется работнику на произведение им различных расходов, не связанных с проживанием и проездом. В день, когда работник пересекает границу с РФ при выезде, начинают действовать размер суточных, установленных для страны, в которую командируемый въехал.

Загранкомандировка (заграничная командировка)

В случае, если работнику подотчет дается иностранная валюта, организация должна ее предварительно купить. Подробнее о покупке валюты можно почитать здесь. Если работнику даются отечественные рубли, то работник самостоятельно проведет обмен по месту назначения.

При возвращении на место постоянной работы работник сдает служебное задание со своим отчетом о проделанных действиях.
Отчет должен быть как можно более подробным, с подробным описанием произведенных расходов.

Кроме того, он сдает авансовый отчет с оправдательными документами.

Если у работника остались деньги, то он их возвращает в кассу с оформлением приходного кассового ордера (скачать образец ПКО), если работнику нужно возместить сумму, потраченную сверх выданного аванса, то она выдается ему из кассы на основании расходного кассового ордера (скачать образец РКО).

Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.

Расходы на проезд Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей). Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.

Расходы на проживание В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.

Источник: https://law-uradres.ru/komandirovki-zagranitsu-kak-oformit-i-provesti/

Командировки за границу: суточные, нюансы оформления :: BusinessMan.ru

При поездке по работе за границу суточные важно получить сразу и в полном объеме. Но не все знают, как их рассчитывать, ведь денежный курс постоянно меняется. При резких его колебаниях персонал может оказаться в минусе по возвращении.

Размер компенсации

В 2018 году величина выплат на питание составила 2,5 тыс. руб., если человек едет за границу. Суточные для командировок по территории России составляют 700 рублей. Однако закон позволяет компаниям платить больше.

Работнику можно назначить и больше выплату при поездке за границу. Теперь это разрешается статьей 165 Трудового кодекса России. В период выполнения служебных обязанностей персонал обеспечивается оплатой по среднему за каждый день, и по возвращении многие компании пересчитывают суточные в большую сторону, согласно текущему денежному курсу страны пребывания.

Чаще на руки выдают перед поездкой за границу суточные размером 2,5 тыс. рублей. Перерасчет выполняют уже после заполнения работником отчета о командировке. Позже компенсируются затраты сверх выданных средств, согласно действующим положениям о командировках. Возвращают деньги только по чекам, билетам или квитанциям.

Действующие в 2018 году положения

Суточные за границу определяются статьей 168 Трудового кодекса России, часть 1. В абзаце 3 прописано, что работодатель обязан выплачивать довольствие на питание персоналу, выполняющему служебные обязанности вне района проживания. Официально установлен верхний лимит не облагаемой налогом суммы:

• 700 руб. для поездок по территории России;
• 2,5 тыс. руб., если выплачиваются суточные за границу;

Верхний предел денежной компенсации на питание не ограничен законодательными актами, но с ростом суммы добавляются НДФЛ и страховые взносы. Поэтому работодатели не спешат устанавливать психологически непреодолимые уровни компенсаций. Часто работнику проводят доплаты по дополнительным статьям, в случаях, когда нет возможности оплатить питание законными методами.

Расчет довольствия

Суточные расходы за границу должны облагаться налогом, если их размер превысит 2,5 тыс. рублей. При поездках по территории России высчитывается НДФЛ, если сумма превысит 700 руб. Информация о минимальной необлагаемой сумме прописана в пункте 3, абзаце 12 статьи 217 Налогового кодекса.

Итак, работнику положены командировочные за границу. Суточные без налога не покрывают расходы на питание, и тогда компания вправе назначить компенсацию гораздо больше 2,5 тысяч рублей. Но придется удерживать налог с суммы, установленной сверх нормы.

На 10 апреля 2018 года курс $ по отношению к рублю составил 58,67. Эта дата будет являться днем отчетности. Если при поездке за границу были назначены командировочные, равные, к примеру, 60$, то это равно 3520.2 руб.

Соответственно, из 3520.2 только 2500 руб. не облагается налогом, из оставшейся суммы, 1020.2, высчитывают НДФЛ. Колебания денежного курса в период командировки не учитываются. Однако по приезде персонал не должен остаться в должниках из-за резкого удорожания валюты той страны, в которую он направился.

Нюансы выплат

По-разному рассчитываются однодневные командировочные расходы, суточные за границей в выходной день. Часто заработок в поездке намного меньше оплаты в обычный день работы. Это связано с тем, что в командировке день закрывается по среднему доходу, который у новых сотрудников довольно низкий.

В выходные и праздники в командировке оплачиваются только суточные при условии, что работник отдыхает. Также ему компенсируются затраты на проживание в эти дни. Средний заработок закрывается и за дни, проведенные в дороге.

При выполнении служебных обязанностей в праздники и выходные оплата уже начисляется в двойном размере с сохранением суточных. Время исчисления суток начинается с 0 часов. Даже если работник выехал из дома в 23:59, ему положено начислять суточные. Аналогично, если он возвращается домой в 0:01 и это доказано документально (чеками, билетом), то ему прибавляется еще один рабочий день.

Существует такое понятие, как вынужденная остановка в пути при опоздании поезда, самолета или отмене рейса. Этот период также закрывается по среднему доходу, и затраты на проживание компенсируются в полном объеме.

Период нахождения в России оплачивается из расчета 700 руб. в сутки. Если этот день пересекается с периодом за границей, то сравнивают количество часов, проведенных на своей территории и за границей.

Размер суточных соответствует большему числу.

Компенсация за однодневную поездку

Суточные при командировках за границу на один день по законодательству РФ не оплачиваются. Но существует понятие длина рабочего дня. Если получается превышение 8-часового дня, а работник еще в дороге, то эти часы должны компенсироваться согласно Трудовому кодексу.

Компания может во внутренних документах прописать компенсации для однодневных командировок, это законом не воспрещается.

Часто используют: оплату за напряженный график работы, премиальные за выполнение плана.

Также, согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации, компании могут значительно завысить сумму компенсации. Важно не забыть высчитать налог с превышающей установленную законом суммы.

Отчет о поездке

Для получения полной компенсации рекомендуется сохранять работнику и принимать бухгалтеру все чеки согласно положениям. Если по какой-то причине утрачен билет, то можно его будет восстановить позже. Однако придется удержать сумму из его командировочных.

День отъезда подтверждается билетом или чеком за транспорт. При использовании своего авто либо служебного можно подтверждать командировочным удостоверением, хотя оно было отменено. Также используется путевой лист, чеки за топливо и другие документы, используемые в пути. Можно, чтобы сотрудник для отчета написал служебное письмо.

Последовательность оформления

Командировку начинают оформлять с выдачи сотруднику служебного задания. Он должен написать заявку на поездку. После выпускается приказ, с которым его должны ознакомить под подпись.

Только после этого выдаются командировочные за границу. Суточные и размер руководители подбирают индивидуально в каждом случае, в зависимости от того, куда осуществляется поездка. Не забывают сделать отметки в рабочем табеле. С первой даты командировки оплату начинают считать по среднему.

При однодневной командировке сотруднику можно выдавать суммы на питание, не облагаемые налогом. Но размер компенсации не должен превышать 700 руб. по России.

В противном случае придется высчитывать налог. Нормы суточных за границей соответственно выше 2,5 тыс. руб.

Причем отчитываться за потраченные средства придется по другим статьям — затраты, связанные с выполнением служебных обязанностей.

Все траты в однодневной командировке должны осуществляться с ведома работодателя. Если сотрудник потратит деньги без согласования с начальством, придется оплатить из своего дохода. Но данные траты не относятся к доходам работника и не должны облагаться налогом.

Служебная поездка в дружественные страны

Иные правила действуют при командировочных за границу в страны СНГ. Подтвердить свое пребывание за границей непросто. Ведь отметок в паспорте не ставится при пересечении границы. К таким странам относятся: Белоруссия, Казахстан.

Как же рассчитывать суточные? Сотрудник может не доехать до пункта назначения. По положению № 749, работник подтверждает свое присутствие за границей по проездным билетам. Пункт 19 этого положения определяет и сроки отчетности за прошедшую командировку.

Согласно п. 19, отчитаться необходимо в течение трех рабочих дней. В противном случае документы бухгалтерия может и не принять. Составляется авансовый отчет и прикладываются все чеки. Если, согласно положениям, денежные средства оказались в избытке, то заполняется строка «остаток». При излишних тратах указывается пункт «перерасход».

Траты на питание

Суточные являются компенсацией за питание во время командировки. Вне зависимости от того, что приобретается сотрудником на эти деньги, отчитываться по ним не нужно. Документального подтверждения по этим средствам не требуется, даже если деньги после поездки остались.

Суточные выдаются командированному согласно положению организации. Единственным критерием подсчета денежных средств после поездки является количество дней, проведенных при исполнении служебных обязанностей. Если выданная компенсация из расчета длительности поездки оказалась больше, работник возвращает излишек.

Причем у некоторых должностей присутствует возможность дополнительно компенсировать питание по статье «представительских расходов». В отчет прикладываются чеки из ресторанов или других точек питания. Однако не всем сотрудникам можно проводить эти траты официально.

Когда рекомендуется завышать компенсации на питание?

Существуют регионы, в которых суточные должны быть намного выше обычного. К таким относятся регионы Крайнего Севера, страны с неспокойной обстановкой или с неблагоприятными погодными условиями.

К таким относятся:

• Некоторые регионы Сибири.
• Предприятия с повышенной вредностью: нефтяные месторождения, карьеры для добычи ископаемых, шахты, морские объекты.
• Страны с недружественной обстановкой: Сирия, Сомалийское государство, Ирак, Палестина, Афганистан и другие. В последнее время к таким относят некоторые территории Украины.

Суточные можно завышать сколь угодно. Но, когда они являются очень большими, с них взимаются страховые взносы. Это уже ограничивает желание работодателя «бросаться» денежными средствами в неограниченном количестве.

Обязанности работодателя

После выпуска внутреннего приказа для сотрудника и выдачи суточных установленной суммы, компания не имеет законного права для перерасчета величины компенсации на питание.

По приезде работник отчитывается по установленным руководством в документе цифрам.

Однако на практике работодатели выдают меньшую величину денежных средств, а по возвращении сотрудника пересчитывают по курсу валюты в большую сторону.

Оплате компанией подлежат комиссионные сборы. Также компенсируется оформление визы, необходимые проверки для въезда в страну, снятие биометрических данных. Также по независящим от работника причинам компенсируются затраты на пребывание за границей при задержании местными властями.

Также при отсутствии страховки, сотрудник имеет право получить от работодателя медицинские расходы, связанные с непредвиденным лечением или травмой. Компанией компенсируется оплата восстановления документов при отсутствии в том вины работника.

Источник: https://BusinessMan.ru/komandirovki-za-granitsu-sutochnyie-nyuansyi-oformleniya.html

Как правильно оформить и оплатить служебную командировку?

Организация направляет в служебную командировку за границу группу из 5 работников. Вопросами организации проезда, проживания и питания в командировке поручено заниматься одному работнику.

Можно ли всю сумму аванса в иностранной валюте (расходы по проживанию, проезду, суточные на 5 человек) перечислить на счет, к которому открыта корпоративная дебетовая карточка?

Можно только для оплаты расходов по проживанию и проезду – с письменного согласия всех командированных работников.

При решении вопросов об авансировании в иностранной валюте работников при направлении в служебную командировку необходимо руководствоваться Инструкцией № 185*.

______________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).

Так, при направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается проведение оплаты расходов одним из командированных работников за всех лиц, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка.

Однако это правило действует:

– при наличии письменного согласия всех командированных работников;

– в отношении расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно и по найму жилого помещения.

В этом случае указанные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах иностранной валюты работником, осуществлявшим их оплату посредством корпоративной дебетовой карточки (п. 391 Инструкции № 185).

В то же время не допускаются передача другим лицам иностранной валюты, полученной на расходы, связанные со служебными командировками за границу, а также использование корпоративных дебетовых карточек физическими лицами, не являющимися держателями этих карточек (часть вторая п. 39 Инструкции № 185).

Из этого следует, что перечисление аванса на суточные допускается только в сумме, приходящейся на работника, которому выдана корпоративная карточка.

Исключение составляют спортивные делегации Республики Беларусь, направленные за границу для участия в спортивных или спортивно-массовых мероприятиях согласно постановлениям Совета Министров Республики Беларусь:

– от 08.06.2009 № 754 «Об утверждении Положения о порядке формирования и направления спортивных делегаций Республики Беларусь за границу для участия в спортивных мероприятиях» (далее – Положение № 754);

Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/kak-pravilno-oformit-i-oplatit-sluzhebnu-0